Phân loại hoạt động thông tin ứng dụng trong công tác quản lý các đoàn cán bộ đào tạo nước ngoài
MỤC LỤC
Phân loại hoạt động thông tin
Trên cơ sở các chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy của Uỷ ban Quốc gia DSGĐ&TE, các hoạt động thông tin trong Uỷ ban có thể sắp xếp thành 2 nhóm chính:. • Các hoạt động phục vụ việc chỉ đạo, điều hành, quản lý Nhà nớc của ngành. • Các hoạt động hành chính, quản lý nội bộ cơ quan thờng trực Uỷ ban QGDS. Các hoạt động của nhóm 1 gồm:. 2) Quản lý hậu cần các phơng tiện tránh thai. 3) Quản lý trang thiết bị tuyên truyền giáo dục. 4) Quản lý tài liệu tuyên truyền giáo dục. 5) Quản lý báo cáo thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ. 6) Quản lý công tác đào tạo. g) Quản lý đoàn ra, đoàn vào. 8) Tổng hợp thông tin cho cán bộ lãnh đạo. Các hoạt động nhóm 2 gồm:. 4) Quản lý công tác nghiên cứu khoa học 5) Quản lý sinh hoạt khoa học. Các hoạt động ở nhóm thứ hai có tính chất trợ giúp cho các hoạt động ở nhóm thứ nhất.
Mô tả các hoạt động thông tin
+ Đối với quyết định, chỉ thị thông t, văn bản điều hành: vào sổ, sao chộp, lu trữ, gửi đến cỏc địa chỉ liờn quan, theo dừi quỏ trỡnh triển khai, thu thập các báo cáo về kết quả triển khai. + Đối với quyết định, chỉ thị: chuyên viên dự thảo, trình lãnh đạo duyệt ký, vào sổ, sao chộp, lu trữ, gửi đến cỏc địa chỉ liờn quan, theo dừi quỏ trỡnh triển khai, thu thập các báo cáo về các kết quả triển khai. + Đối với đơn th khiếu nại, kiến nghị: từ các kết quả đã giải quyết chuyên viên dự thảo văn bản trả lời, trình ngời có trách nhiệm duyệt, vào sổ, lu trữ, gửi đi và theo dõi thực hiện.
Các quy trình nghiệp vụ thông tin phục vụ công tác tại cơ quan thờng trùc Uû ban quèc gia DS-G§ & TE
+ Đối với thông báo, công điện: chuyên viên dự thảo, trình ngời có trách nhiệm duyệt ký, vào sổ, gửi đến các dịa chỉ liên quan. + Đối với báo cáo, tờ trình: chuyên viên tổng hợp, dự thảo, lãnh đạo ký duyệt, vào sổ, lu trữ gửi đi. + Đối với đơn th khiếu nại, kiến nghị: từ các kết quả đã giải quyết chuyên viên dự thảo văn bản trả lời, trình ngời có trách nhiệm duyệt, vào sổ, lu trữ, gửi đi và theo dõi thực hiện. + Đối với các loại thông tin khác: các tổng hợp thông tin từ kho dữ liệu, các dự thảo do chuyên viên, trình ngời có trách nhiệm duyệt, vào sổ, gửi đi. 2.3 Các quy trình nghiệp vụ thông tin phục vụ công tác tại cơ quan thờng. b) Xử lý thông tin. • Tuỳ theo tính chất và mức độ quan trọng của văn bản (trừ các văn bản nhận “để biết”), việc xử lý có thể thuộc trách nhiệm của một hoặc nhiều đơn vị. Đánh giá hiện trạng ứng dụng CNTT của Uỷ ban quốc gia dân số gia đình và trẻ em.
Tình hình thực hiện tin học hoá quản lý hành chính nhà nớc trong giai đoạn 1996- 2000
Các phần mềm nêu trên đã bộc lộ nhiều khuyết điểm cha hoàn thiện; Cha có chơng trình tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Uỷ ban; Từ cấp tỉnh trở xuống cha có chơng trình ứng dụng chuyên ngành và chơng trình thông tin quản lý;. Mặc dù đã có phần mềm ứng dụng để tin học hoá các hoạt động nghiệp vụ nhng cơ sở dữ liệu của cơ quan thờng trực Uỷ ban quốc gia DS-GĐ&TE hiện mới chỉ dùng lại ở mức thí điểm, cha triển khai rộng rãi do nhiều nguyên nhõn khỏc nhau, chủ yếu là cha cú những quy định rừ ràng, chớnh sỏch thoả. Hầu hết các cán bộ thuộc cơ quan Uỷ ban DS-GĐ&TE sử dụng thành thạo Internet và các phần mềm tin học văn phòng (phần mềm Winword, Excel, PowerPoint); Nhiều cán bộ nghiệp vụ thành thạo các phần mềm chuyên ngành DS-KHHGĐ từ nớc ngoài mang về (phần mềm dự báo dân số: People, Mortpak, Demproj; phần mềm xây dựng mục tiêu: Target -Setting, Target -Cost; phần mềm phân tích số liệu thống kê:. Xtable, IMPS, SPSS, Stata; Epinfo).
Hiện trạng cơ sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin (CNTT)
Đến nay hầu hết các cán bộ chuyên môn của cơ quan đã biết sử dụng Internet phục vụ công việc, nhng phổ biến nhất vẫn là sử dụng dịch vụ th điện tử và tra cứu thông tin chuyên ngành. Trớc nhu cầu trao đổi thông tin ngày càng tăng, Uỷ ban đã nâng cấp mạng LAN nhiều lần để đến nay đợc hệ thống mạng nh thể hiện trên Hình 1 (Sơ đồ mạng LAN tại trụ sở chính 12 Ngô Tất Tố, hà Nội). Trong quá trình thực tập tại Uỷ ban dân số gia đình và trẻ em , em đã tìm hiều đợc một số các chơng trình quản lý, các chơng trình này rất đa dạng, từ quản lý nhân sự trong cơ quan đến quản lý công văn đi đến trong uỷ ban.
Phơng pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
Định nghĩa Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu. Từ định nghĩa trên, ta thấy: Hệ thống thông tin đợc thực hiện bởi những con ngời, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học.
Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức .1 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
Cùng một hệ thống thông tin nhng có thể đợc mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của ngời mô tả. Tính ổn định của ba mô hình giảm dần từ mô hình lô gíc đến mô hình vật lý trong. Nghĩa là: Mô hình lô gíc là mô hình ít thay đổi nhất; Mô hình vật lý ngoài ít thay đổi; Mô hình vật lý trong thì luôn thay đổi.
Mô hình lô gíc
Ngời mô tả là ngời quản lý, ngời sử dụng hay ngời phân tích thiết kế. Có ba mô hình đã đợc đề cập đến để mô tả cùng một hệ thống thông tin. Đó là mô hình lô gic, mô hình vật lý ngoài,mô hình vật lý trong.
1 §é tin cËy
Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế và có thể làm hại cho doanh nghiệp. Đây cũng là một tiêu chuẩn quan trọng vì ngời sử dụng thờng ít hiểu biết về tin học nờn một chơng trỡnh thiết kế dễ hiểu, sỏng sủa, giao diện đẹp, rừ ràng sẽ làm cho ngời sử dụng không e ngại và yêu thích. Việc xuất hiện những công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình.Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu mới ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này.
Hồ sơ đoàn
CSDL đoàn
Thuật toán tìm kiếm dữ liệu
Danh sách hộ chiếu của từng cán bộ
Việc đào tạo nguồn nhân lực là một yêu cầu cần thiết, tất yếu của bất kỳ một tổ chức kinh tế xã hội nào, cùng với sự phát triển không ngừng của thời đại công nghệ thông tin , của nền kinh tế toàn cầu, thì việc trao đổi học tập và đào tạo. Chính vì hàng năm ngày càng có nhiều cán bộ ngành dân số đợc cử đi học nớc ngoài, nên vấn đề quản lý bằng máy các đoàn cán bộ đào tạo nớc ngoài là hết sức cần thiết, hơn thế nữa, việc giải quyết tốt bài toán còn góp phần cho việc tin học hóa quản lý hành chính nhà nớc của khối cơ quan hành chính thuộc chính phủ. Việc xây dựng hệ thống thông tin phục vụ việc quản lý các đoàn cán bộ học tập và đào tạo nớc ngoài là một bài toán mang tính thực tế cao và có phạm vi ứng dụng không chỉ trong toàn bộ uỷ ban dân số gia đình và trẻ em, mà còn với các vụ, các bộ liên quan khác.
Tuy nhiên, do giới hạn về trình độ và thời gian nên đề tài này không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong đợc sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các bạn để đề tài ngày càng hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới thầy giáo- TS.Lê Văn Năm - ngời đã trực tiếp hớng dẫn em hoàn thành chuyên đề thực tập này. Em xin chân thành cảm ơn các cô, chú, anh, chị tại trung tâm thông tin đặc biệt là anh Phạm Vũ Hoàng - là ngời trực tiếp hớng dẫn em trong thời gian em thực tập tại Trung tâm thông tin – Uỷ ban dân số gia đình và trẻ em.
Xin cảm ơn tất cả các bạn đã giúp đỡ tôi hoàn thành đề tài này.
Mã lệnh xử lý form nhập quyết định ( form đoàn)
Private Sub Adodc1_MoveComplete(ByVal adReason As. ADODB.EventReasonEnum, ByVal pError As ADODB.Error, adStatus As ADODB.EventStatusEnum, ByVal pRecordset As ADODB.Recordset) On Error Resume Next.
Mã lệnh xử lý form tìm kiếm theo đoàn Dim rs As New ADODB.Recordset
On Error Resume Next 'bo qua loi thc thi cua Ado 'tao ket noi CSDL.
Mã lệnh xử lý form tìm kiếm theo nớc
,doan.ngay_qd,doan.nguoi_ki_qd,doan.nguon_kinh_phi,doan.dv_chinh,doan.dv_p hoi_hop,doan.so_nguoi FROM doan,nuoc,chuyen_di where.
Form nhập thông tin cán bộ đi trong đoàn
Private Sub text6_KeyPress(keyascii As Integer) If keyascii = 13 Then Me.cbgioitinh.SetFocus End Sub.
Form nhập chuyến đi
Private Sub adocd_MoveComplete(ByVal adReason As. ADODB.EventReasonEnum, ByVal pError As ADODB.Error, adStatus As ADODB.EventStatusEnum, ByVal pRecordset As ADODB.Recordset) On Error Resume Next.