Nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ chứng thực tại UBND phường thịnh đán – TP thái nguyên – tỉnh thái nguyên

LỜI CẢM ƠN Trong q trình thực khóa luận này, tác giả nhận quan tâm giúp đỡ Quý thầy, cô, bạn bè Trước tiên, xin trân trọng cảm ơn Thạc sĩ Phạm Thị Bích Hải, Cô định hướng cho tác giả chủ đề nghiên cứu; nghiêm túc mặt khoa học tận tình giúp đỡ tơi mặt để hồn thành khóa luận Tác giả xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu; Thầy giáo, Cô giáo Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Trường Đại học Công nghệ thông tin Truyền thông Thái Nguyên hướng dẫn giúp đỡ tơi điều kiện q trình thực khóa luận Xin trân trọng cảm ơn Lãnh đạo cán phòng ban UBND Phường Thịnh Đán – TP Thái Nguyên – Tỉnh Thái Nguyên cấp tài liệu, tạo điều kiện tốt để tác giả hồn thành khóa luận Xin trân trọng cảm ơn Thái Nguyên, ngày tháng năm 2017 Sinh viên thực Mè Việt Huy i LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan nội dung nghiên cứu khóa luận tốt nghiệp em nghiên cứu từ tài liệu tham khảo trình khảo sát thực đến việc xây dựng chương trình với chức khảo sát phân tích thiết kế hệ thống khóa luận Các số liệu, bảng biểu kết khóa luận trung thực, nhận xét xuất pháp từ thực tiễn kinh nghiệm có Sinh viên Mè Việt Huy ii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i LỜI CAM ĐOAN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC HÌNH vi Chương 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỒ SƠ VÀ HỒ SƠ CHỨNG THỰC 1.1 Khái niệm hồ sơ 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Chức hồ sơ 1.1.3 Phân loại hồ sơ .5 1.2 Hồ sơ chứng thực 1.2.1 Giới thiệu chung công tác chứng thực 1.2.2 Các loại hồ sơ chứng thực 1.2.3 Thẩm quyền chứng thực người thực chứng thực 1.3 Thủ tục chứng thực 11 1.3.1 Thủ tục chứng thực từ 11 1.3.2 Quyền, nghĩa vụ người yêu cầu chứng thực 11 1.3.3 Nghĩa vụ quyền chủ tịch phó chủ tịch UBND xã (phường) 12 1.3.4 Thủ tục chứng thực từ 12 1.3.5 Địa điểm chứng thực từ 13 1.3.6 Trường hợp không chứng thực từ 13 1.3.7 Thời hạn chứng thực từ 13 1.4 Thủ tục chứng thực chữ ký, hồ sơ hợp đồng, văn soạn sẵn 13 1.4.1 Thủ tục chứng thực chữ ký thời hạn chứng thực chữ ký 14 1.4.2 Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn quyền người sử dụng đất 14 1.4.3 Chứng thực hợp đồng, văn soạn thảo sẵn 15 1.4.4 Hồ sơ trình tự chứng thực ký chứng thực 16 1.4.5 Chứng thực trụ sở làm việc sửa lỗi kỹ thuật 19 1.4.6 Chứng thực hợp đồng, văn đo người thực chứng thực soạn thảo giúp chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng 19 1.5 Chế độ lưu trữ báo cáo, giải khiếu nại 20 iii 1.5.1 Chế độ lưu trữ 20 1.5.2 Chế độ báo cáo 20 1.5.3 Giải khiếu nại 21 Chương 2.THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ CHỨNG THỰC TẠI UBND PHƯỜNG THỊNH ĐÁN TẠI UBND PHƯỜNG THỊNH ĐÁN –THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN – TỈNH THÁI NGUYÊN 23 2.1 Tình hình chung UBND phường Thịnh Đán 23 2.1.1 Vị trí 23 2.1.2 Cơ cấu tổ chức 23 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ vủa UBND phường 24 2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ công chức tư pháp – hộ tịch 27 2.2 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ chứng thực UBND Phường Thịnh Đán 29 2.2.1 Tình hình hồ sơ chứng thực UBND Phường Thịnh Đán 29 2.2.2 Tình hình cơng tác quản lý hồ sơ chứng thực UBND phường Thịnh Đán 29 2.2.3 Quy trình quản lý hồ sơ chứng thực UBND phường Thịnh Đán 33 2.2.3 Một số quy định quản lý hồ sơ chứng thực 35 2.2.4 Một số biểu mẫu hồ sơ chứng thực 39 2.2.5 Kết đạt 48 2.3 Đánh giá chung 49 2.3.1 Ưu điểm 49 2.3.2 Hạn chế 50 2.4 Một số kiến nghị liên quan đến hoạt động chứng thực 51 2.4.1 Một số quy định thẩm quyền, thủ tục chứng thực chưa phù hợp 51 2.4.2 Đề xuất số giải pháp 53 Chương 3.ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HỒ SƠ CHỨNG THỰC TẠI UBND PHƯỜNG THỊNH ĐÁN – TP THÁI NGUYÊN – TỈNH THÁI NGUYÊN 55 3.1 Giới thiệu phần mềm quản lý hồ sơ chứng thực 55 3.1.1 Giới thiệu chung phần mềm 55 3.1.2 Lợi ích mà phần mềm quản lý hồ sơ chứng thực mang lại 55 iv 3.1.3 Điều kiện cài đặt sử dụng phần mềm 56 3.1.4 Các chức phần mềm 56 3.2 Ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ chứng thực vào thực tế quản lý hồ sơ chứng thực UBND Phường Thịnh Đán 57 3.2.1 Hồ sơ chứng thực 57 3.2.2 Chức quản lý công dân chứng thực 59 3.2.3 Chức quản lý phòng ban 60 3.2.4 Chức quản lý lĩnh vực chứng thực 61 3.2.5 Chức quản lý thông tin người ký chứng thực 62 3.2.6 Chức quản lý phân quyền quản lý người dùng 63 3.2.7 Chứng lưu trữ phục hồi bảo vệ liệu 64 3.3 Đề xuất triển khai phần mềm quản lý hồ sơ chứng thực 64 3.3.1 Nâng cao nhận thức cán lãnh đạo quản lý hồ sơ chứng thực 64 3.3.2 Tăng cường hạ tầng sở công nghệ 64 3.3.3 Đảm bào tài 65 3.3.4 Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên 65 KẾT LUẬN 66 TÀI LIỆU THAM KHẢO 67 v DANH MỤC HÌNH Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức UBND Phường Thịnh Đán 23 Hình 2.3 Lưu đồ quy trình quản lý hồ sơ chứng thựctại UBND Phường Thịnh Đán 33 Hình 2.4 Danh mục thủ tục chứng thực thuộc thẩm quyền UBND Phường Thịnh Đán 36 Hình 2.5 Danh mục thủ tục chứng thực thuộc thẩm quyền UBND Phường Thịnh Đán 37 Hình 2.4 Bảng niêm yết cơng khai mức thu lệ phí chứng thực UBND Phường Thịnh Đán 38 Hình 2.5 Biên lai thu lệ phí chứng thực 39 Hình 2.6 Biểu mẫu bìa sổ chứng thực từ 43 Hình 2.7 biểu mẫu bìa sổ chứng thực chữ ký / chứng thực điểm 44 Hình 2.8 Biểu mẫu bìa sổ chứng thực hợp đồng giao dịch 45 Hình 2.9 Biểu mẫu sổ chứng thực từ 46 Hình 2.10 Biểu mẫu sổ chứng thực chữ ký, chứng thực điểm 47 Hình 2.11 Biểu mẫu sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch 48 Hình 3.1 Giao diện đăng nhập phần mềm 55 Hình 3.2 Sơ đồ chức chương trình quản lý hồ sơ chứng thực 56 Hình 3.3 Giao diện chức nhập hồ sơ chứng 57 Hình 3.4 Giao diện form nhập liệu hồ sơ chứng thực 58 Hình 3.5 Chức tìm kiếm hồ sơ chứng thực 58 Hình 3.6 Giao diện chức quản lý cơng dân chứng thực 59 Hình 3.7 Giao diện Form nhập thêm công dân chứng thực 59 Hình 3.8 Giao diện chức quản lý phòng ban 60 Hình 3.9 Giao diện Form nhập thơng tin phòng ban 60 Hình 3.10 Giao diện chức quản lý lĩnh vực chứng thực 61 Hình 3.11 Giao diện Form nhập thơng tin lĩnh vực chứng thực 61 Hình 3.12 Giao diện chức quản lý thông người ký chứng thực 62 Hình 3.13 Giao diện Form nhập thông tin người ký chứng thực 62 Hình 3.14 Giao diện chức phân quyền 63 Hình 3.15 Giao diện Form nhập thông tin người dùng phân quyền 63 Hình 3.16 Giao diện chức lưu trữ phục hồi liệu 64 vi BẢNG KÝ TỰ VIẾT TẮT STT KÝ TỰ VIẾT TẮT DỊCH NGHĨA TP UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân TP - HT Tư pháp – Hộ Tịch VP Văn Phòng CT Chủ tịch PCT Phó Chủ tịch CMND Thành phố Chứng minh nhân dân vii LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong năm trở lại đây, nhu cầu sao, kể chứng thực lớn Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 Chính phủ cơng chứng, chứng thực đời có đóng góp to lớn việc đáp ứng yêu cầu chứng thực nhân dân Tuy nhiên, trình thực Nghị định 75 bộc lộ hạn chế tình trạng ùn tắc, tải hoạt động công chứng, chứng thực giấy tờ, chữ ký phòng công chứng UBND huyện Nhận thấy cần thiết phải ban hành văn để thay cho văn cũ, ngày 18/ 05/ 2007 Chính phủ ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký thay nghị định Số 23/2015/NĐ-CP Nghị định đời với đời luật công chứng 2014 đáp ứng kịp thời yêu cầu nhân dân cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký thể tinh thần cải cách hành theo chế cửa, dấu, đáp ứng mong mỏi nhân dân vấn đề Nghị định thực việc phân cấp đặc biệt phân cấp thẩm quyền chứng thực cho UBND cấp phường giấy tờ, văn tiếng Việt, tạo thuận lợi cho nhân dân mở hệ thống rộng rãi cho UBND cấp xã, phường, thị trấn có thẩm quyền, chứng thực thay có phòng cơng chứng UBND cấp huyện Nghị định số 75 trước Việc chứng thực theo Nghị định số Số 23/2015/NĐ-CP chứng thực giao cho Ban Tư pháp cấp xã, phường thách thức đội ngũ cán Tư pháp xã, phường, khơng trang bị cơng cụ hỗ trợ để nhận biết văn giả mạo văn giấy tờ giả mạo ngày tinh vi, khó phát Qua thời gian học tập Trường Đại học công nghệ thông tin truyền thơng, chun ngành Quản trị văn phòng, phần hiểu yêu cầu công tác quản lý vai trò tin học công tác quản lý ứng dụng cụ thể công việc Trên sở báo cáo thực tập tốt nghiệp, khóa luận tốt nghiệp này, thực đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao hiệu quản lý hồ sơ chứng thực UBND Phường Thịnh Đán – TP Thái Nguyên – Tỉnh Thái Nguyên” Bên cạnh nội dung có, tơi sâu vào việc ứng dụng CNTT vào quản lý hồ sơ chứng thực UBND Phường Thịnh Đán Với kinh nghiệm thực tế công việc giúp đỡ, hướng dẫn tận tình Thạc sĩ Phạm Thị Bích Hải, tơi hồn thành khóa luận tốt nghiệp theo thời gian quy định Trong thời gian nghiên cứu hoàn thành khóa luận, nỗ lực cố gắng thời gian vốn kiến thức hạn chế, tìm hiểu chưa sâu nên khơng thể tránh khỏi nhiều thiếu sót Tơi mong nhận góp ý q thầy bạn để đề tài tơi hồn thiện Mục đích nghiên cứu đề tài - Nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ chứng thực UBND Phường Thịnh Đán – TP.Thái Nguyên – Tỉnh Thái Nguyên - Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ chứng thực UBND Phường Thịnh Đán – TP.Thái Nguyên – Tỉnh Thái Nguyên Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài - Nghiên cứu làm rõ lý luận hoạt động chứng thực - Tình hình hoạt động chứng thực thực trạng quản lý nhà nước hoạtđộng chứng thực UBND Phường Thịnh Đán – TP.Thái Nguyên – Tỉnh Thái Nguyên - Những giải pháp nhằm đổi để nâng cao chất lượng hiệu hoạt động chứng thực Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài - Nghiên cứu hoạt động quản lý nhà nước hoạt động chứng thực UBND Phường Thịnh Đán – TP Thái Nguyên – Tỉnh Thái Nguyên Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp quan sát khoa học - Phương pháo thu thập - Phương pháp phân tích - Phương pháp đánh giá tổng hợp Dự kiến đóng góp đề tài - Làm rõ nội dung quản lý nhà nước hoạt động chứng thực thực trạng công tác UBND cấp Phường - Đề xuất giải pháp nhằm đổi để nâng cao hiệu quản lý nhà nước hoạt động chứng thực - Là tài liệu để giúp quan quản lý nhà nước hoạt động chứng thực thực nhiệm vụ quản lý nhà nước hoạt động chứng thực UBND cấp xã (phường) Tài liệu nghiên cứu đề tài - Luật chứng thực, luật đất đai - Thông tư liên tịch Tư pháp – Tài liên quan đến cơng tác chứng thực - Nghị định, văn quy phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực công tác chứng thực Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung đề tài chia thành chương: - Chương Cơ sở lý thuyết chung hồ sơ hồ sơ chứng thực - Chương Thực trạng quy trình quản lý hồ sơ chứng thực UBNDPhường Thịnh Đán UBND Phường Thịnh Đán –TP Thái Nguyên – Tỉnh Thái Nguyên - Chương Ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quản lý hồ sơ chứng thực UBND Phường Thịnh Đán – TP Thái Nguyên – Tỉnh Thái Nguyên giá trị pháp lý văn chứng thực với trình tự, thủ tục cơng chứng giá trị pháp lý văn công chứng, để người dân thực quyền tự định đoạt tự chịu trách nhiệm quyền, lợi ích hợp pháp 2.4.2 Đề xuất số giải pháp Khi Nghị định Số: 23/2015/NĐ-CP triển khai thực UBND Phường Thịnh Đán công việc cán tư pháp trở nên tải, cán tư pháp nhận biết văn bản, giấy tờ giả mạo hay cấp sai thẩm quyền Đối với vấn đề cần ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý để việc lưu trữ kiểm tra liệu thực nhanh chóng, an tồn, có khoa học Để nâng cao hiệu cơng tác chứng thực, đáp ứng nhu cầu nhân dân; bảo đảm tính an tồn pháp lý giao dịch tổ chức cá nhân cần thực tốt số giải pháp sau: Một là,nâng cao vai trò, trách nhiệm cấp uỷ đảng, quyền cấp sở đạo tổ chức thực nhiệm vụ công chứng, chứng thực thực tốt luật cơng chứng Nghị định số: 23/2015/NĐ-CP phủ Hai là, cần rà soát , đánh giá hoạt động đội ngũ cán bộ, công chức tư pháp đề từ có xếp bố trí cán làm công tác công chứng chứng thực phù hợp với lực, trình độ, tiêu chuẩn theo hướng dẫn văn cấp Ba là, đẩy mạnh việc tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật chứng thực đến đông đảo tầng lớp nhân dân với nhiều hình thức thiết thực như: Tuyên truyền thông qua hoạt động câu lạc pháp luật buổi sinh hoạt tổ chức đồn thể như: đồn niên, hội nơng dân, hội cựu chiến binh, hội phụ nữ Thực niêm yết công khai trụ sở UBND phường thủ tục từ trình tự cơng chứng, chứng thực để nhân dân biết để tiện theo dõi, giám sát thực theo quy định Bốn là, tăng cường tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn công tác chứng thực cho cán làm công tác công chứng, chứng thực gắn với làm tốt công tác tra, kiểm tra để phát huy mặt tích cực, việc làm hay để nhân rộng, đồng thời kịp uốn nắn, khắc phục sai phạm Phòng Tư pháp cần tăng 53 cường công tác tra, kiểm tra chuyên ngành việc chứng thực UBND cấp phường để kịp thời chấn chỉnh, uốn nắn sai sót Năm là, UBND phường thực tốt việc thu lệ phí chứng thực theo quy định hành dành kinh phí hợp lý để tăng cường sở vật chất phục cụ có hiệu cho nhiệm vụ cơng chứng, chứng thực Có chế độ đãi ngộ động viên, khen thưởng kịp thời cán trực tiếp thực cơng tác chứng thực có thành tích Sáu là, UBND phường thực ứng dụng công nghệ thông tin nhằm tin học hóa nâng cao cơng tác quản lý hồ sơ chứng thực để nâng cao khả tra cứu thông tin hồ sơ chứng thực, quản lý có hiệu 54 CHƯƠNG ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HỒ SƠ CHỨNG THỰC TẠI UBND PHƯỜNG THỊNH ĐÁN – TP THÁI NGUYÊN – TỈNH THÁI NGUYÊN 3.1 Giới thiệu phần mềm quản lý hồ sơ chứng thực 3.1.1 Giới thiệu chung phần mềm Phần mềm quản lý hồ sơ chứng thực hệ thống hỗ trợ cho việc quản lý liệu hồ sơ chứng thực, chạy giao diện thân thiện, dễ sử dụng Hình 3.1 Giao diện đăng nhập phần mềm 3.1.2 Lợi ích mà phần mềm quản lý hồ sơ chứng thực mang lại - Đảm bảo tính khả thi - Đối với lãnh đạo: Kiểm sốt chặt chẽ q trình nhập liệu lên hệ thống - Đối với người sử dụng, cán nhân viên: cập nhật nhanh chóng, xử lý xác, thao tác đơn giản, dễ làm, báo cáo kịp thời, đầy đủ - Cán tra quản lý dễ dàng tra cứu thông tin cần thiết liên quan đến hồ sơ chứng thực Cung cấp kịp thời thông tin cần thiết hồ sơ chứng thực xác minh xác giấy tờ, hồ sơ chứng thực Việc quản lý truy cập diễn thuận lợi, nhanh chóng hiệu 55 3.1.3 Điều kiện cài đặt sử dụng phần mềm - Ít 01 máy chủ - Hệ điều hành Window XP, Window 7, Window - Phần mềm giả lập server XamPP 3.1.4 Các chức phần mềm - Quản lý nhâp chi tiết đến đối tượng chứng thực từ giấy tờ - Phần mềm quản lý hồ sơ chứng thực giúp chiết xuất báo cáo nhanh gọn, giảm bớt gánh nặng trình lưu trữ tham vấn tài liệu -Cho phép tìm kiếm hồ sơ chứng thực theo số, lĩnh vực, người ký, người chứng thực -Tra cứu tìm kiếm thơng tin nhanh tiện lợi Hình 3.2 Sơ đồ chức chương trình quản lý hồ sơ chứng thực 56 3.2 Ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ chứng thực vào thực tế quản lý hồ sơ chứng thực UBND Phường Thịnh Đán Dưới tính quan trọng chức phần mềm giúp nâng cao hiệu công tác quản lý hồ chứng thực UBND Phường Thịnh Đán 3.2.1 Hồ sơ chứng thực Hình 3.3 Giao diện chức nhập hồ sơ chứng Chức mục gồm chức sau: - Chức nhập liệu: Chức cho phép cán tư pháp thêm thông tin hồ sơ chứng thực từ (bản gốc) hồ sơ, giấy tờ gồm: • Số chứng thực • Số chứng minh nhân dân • Họ tên • Nơi thường trú • Loại chứng thực • Nội dung tóm tắt • Lãnh đạo ký • Lệ phí • Thù lao (nếu có) 57 Hình 3.4 Giao diện form nhập liệu hồ sơ chứng thực - Chức tìm kiếm: Chức giúp tìm kiếm thơng tin hồ sơ chứng thực theo tiêu chí tìm kiếm sau: • Số chứng thực • Khách hàng yêu cầu • Lĩnh vực chứng thực • Lãnh đạo ký Hình 3.5 Chức tìm kiếm hồ sơ chứng thực 58 3.2.2 Chức quản lý cơng dân chứng thực Hình 3.6 Giao diện chức quản lý công dân chứng thực - Chức giúp trích lọc thơng tin cơng dân chứng thực từ thông tin nhập hồ sơ chứng thực gồm thơng tin sau • Số chứng minh nhân dân • Họ tên • Nơi thường trú • Ngồi mục thêm cơng dânchứng thực Hình 3.7 Giao diện Form nhập thêm công dân chứng thực 59 3.2.3 Chức quản lý phòng ban Hình 3.8 Giao diện chức quản lý phòng ban - Chức dùng để nhập thơng tin địa phòng ban liên quan đến cơng tác chứng thực gồm: • Tên phòng ban • Địa Hình 3.9 Giao diện Form nhập thơng tin phòng ban 60 3.2.4 Chức quản lý lĩnh vực chứng thực Hình 3.10 Giao diện chức quản lý lĩnh vực chứng thực - Chức dùng để quản lý thêm lĩnh vực chứng thực thuộc thẩm quyền phận tư pháp cấp sử dụng Hình 3.11 Giao diện Form nhập thơng tin lĩnh vực chứng thực 61 3.2.5 Chức quản lý thơng tin người ký chứng thực Hình 3.12 Giao diện chức quản lý thông người ký chứng thực - Chức giúp quản lý thông tin người ký hồ sơ chứng thực gồm thông tin liên hệ bản, ngồi chức thêm, sửa, xóa thơng tin lãnh đạo theo yêu cầu công việc yếu tố tác động như: nghỉ hưu, chun cơng tác, đình chỉ, miễn nhiệm, để gắn với trách nhiệm người ký Hình 3.13 Giao diện Form nhập thông tin người ký chứng thực 62 3.2.6 Chức quản lý phân quyền quản lý người dùng Hình 3.14 Giao diện chức phân quyền - Chức phân quyền quản lý người dùng có nhiệm vụ tạo tài khoản đăng nhập chương trình, phần quyền người dùng người quản trị, ngồi mục xóa bỏ, sửa đổi thông tin lấy lại mật người sử dụng quên mật Hình 3.15 Giao diện Form nhập thông tin người dùng phân quyền 63 3.2.7 Chứng lưu trữ phục hồi bảo vệ liệu Hình 3.16 Giao diện chức lưu trữ phục hồi liệu - Chức phục hồi bảo vệ liệu xuất người phân quyền quản trị, chức giúp khơi phục liệu vơ tình hay có ý bị xóa, nhằm bảo đảm an tồn thơng tin hồ sơ chứng thực không bị 3.3 Đề xuất triển khai phần mềm quản lý hồ sơ chứng thực 3.3.1 Nâng cao nhận thức cán lãnh đạo quản lý hồ sơ chứng thực Hiện quản lý hồ sơ chứng thực có tầm ảnh hưởng lớn đến trình hoạt động quan tổ chức Phục vụ cho việc tra tìm thơng tin chứng thực liên quan đến cá nhân, tập thể để đảm bảo tính xác với cơng chứng Chính việc ứng dụng phần mềm vào quản lý hồ sơ chứng thực cần thiết để nâng cao hiệu quản lý chứng thực kịp thời, nhanh chóng 3.3.2 Tăng cường hạ tầng sở cơng nghệ Để áp dụng phần mềm quản lý hồ sơ chứng thực phường Thịnh Đán nên cần trang bị 01 máy chủ, cấu hình từ Core i3 trở lên, hệ điều hành Window XP, Window 7, Window có lắp mạng Internet 64 3.3.3 Đảm bào tài Huy động tối đa kinh phí quan để tạo điều kiện hết mức việc đầu tư trang thiết bị, máy móc phục vụ cho hạ tầng cơng nghệ thơng tin đặc biệt có kiến nghị nên cấp xin thêm kinh phí để cử cán học tập nghiên cứu sâu rộng, tin học để vận hành hệ thống liên quan đến lĩnh vực cơng nghệ tồn quan 3.3.4 Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên Hiện quan có số lượng cán biên chế phù hợp với tiêu cấp giao nhiên cán yếu trình độ cơng nghệ thơng tin q trình làm việc thủ trưởng đơn vị đươc quan tâm lãnh đạo cấp tạo điều kiện hết mức cho cán vừa làm việc vừa cử học lớp bồi dưỡng tin học để nâng cao tay nghề để đáp ứng với phát triển sâu rộng công nghệ thông tin đặc biệt lĩnh vực quản lý hồ sơ chứng thực 65 KẾT LUẬN Được đống ý Ban giám hiệu, Khoa Hệ thống thông tin kinh tế Trường Đại học Công nghệ thông tin Truyền thông em đăng ký thực tập UBND Phường Thịnh Đán với đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao hiệu quản lý hồ sơ chứng thực UBND Phường Thịnh Đán – TP.Thái Nguyên – Tỉnh Thái Nguyên” Qua việc nghiên cứu tìm hiểu đề tài em nhận thức vai trò tầm quan trọng công tác chứng thực yêu cầu người dân cơng cải cách hành Nhà nước Hoạt động chứng thực giải nhiều khó khăn cho người chứng thực người làm công tác chứng thực Tuy khoảng thời gian thực khố luận khơng nhiều khoảng thời gian vô quý giá Em cọ sát với thực tế, vận dụng kiến thức học vào thực tiễn công việc Bên cạnh em quan sát cách làm việc anh, chị ban tư pháp phường rút học kinh nghiệm cho thân Để trường em vững tin với kiến thức học trải nghiệm thực tế từ khoá thực tập để phục vụ cho công việc saunày Trong thời gian hồn thành khố luận, em nhận giúp đỡ tận tình đầy đủ trách nhiệm thầy, cô giáo khoa đặc biệt cô Phạm Thị Bích Hải, thầy, giáo trường Đại học công nghệ thông tin Truyền thông anh chị công tác UBND Phường Thịnh Đán, cho em bày tỏ lòng biết ơn đến quý thầy cô giáo, anh chị tận tình hướng dẫn hỗ trợ cho thân tơi thời gian qua Do lực thân hạn chế nên khố luận tốt nghiệp chắn đơi chút sai sót Rất mong góp ý tận tình q thầy giáo Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực Mè Việt Huy 66 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Việt Hùng, Chu Quý Hoàn, Nguyễn Lương Chi, (2013) Tổ chức lập hồ sơ quản lý hồ sơ Đại học Công nghệ thông tin Truyền thông Thái Nguyên [2] Luật thi công chứng số Số: 53/2014/QH13, ban hành 20 tháng 06 năm 2014 [3] Luật đất đai Số: 45/2013/QH13, ban hành ngày 29 tháng 11 năm 2013 [4] Nghị định Số: 23/2015/NĐ-CP phủ ban hành ngày 16 tháng 02 năm 2015 quy định cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch [5] Thông tư liên tịch số:158/2015/TTLT-BTC-BTP Bộ Tài Chính – Bộ Tư Pháp ban hành ngày 12 tháng 10 năm 2015 quy định mức thu, chế độ thu, nộp quản lý lệ phí chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch [6] Thông tư 07/2012/TT-BNV Bộ Nội vụ ban hành ngày 22 tháng 11 năm 2012 việc Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan [7] Thông tư liên tịch số: 20/2015/TT-BTP Bộ Tư Pháp ban hành ngày 29 tháng 12 năm 2015 Quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều nghị đinh số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch [8] Thông tư liên tịch số số: 01/2009/TTLT-BTP- BNV Bộ Tư Pháp – Bộ Nội Vụ ban hành ngày 28 tháng 04 năm 2009 Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Phòng Tư pháp thuộc ủy ban nhân dân cấp huyện Công tác Tư pháp Ủy ban nhân dân cấp xã 67 ... lý thuyết chung hồ sơ hồ sơ chứng thực - Chương Thực trạng quy trình quản lý hồ sơ chứng thực UBNDPhường Thịnh Đán UBND Phường Thịnh Đán TP Thái Nguyên – Tỉnh Thái Nguyên - Chương Ứng dụng công. .. thông tin để nâng cao hiệu quản lý hồ sơ chứng thực UBND Phường Thịnh Đán – TP Thái Nguyên – Tỉnh Thái Nguyên CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỒ SƠ VÀ HỒ SƠ CHỨNG THỰC 1.1 Khái niệm hồ sơ 1.1.1 Khái... hiệu quản lý hồ sơ chứng thực UBND Phường Thịnh Đán – TP Thái Nguyên – Tỉnh Thái Nguyên Bên cạnh nội dung có, tơi sâu vào việc ứng dụng CNTT vào quản lý hồ sơ chứng thực UBND Phường Thịnh Đán