Ứng dụng hệ thống quản lý DMS để nâng cao hiệu quả công tác quản lý hợp đồng bán hàng tại công ty cổ phần công nghệ DKT

LỜI CẢM ƠN Được phân công khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế trường đại học Công Nghệ Thông Tin Truyền Thông Thái Nguyên Với đồng ý hai ThS Nguyễn Thị Hằng ThS Trần Thu Phương em thực đề tài: Ứng dụng hệ thống quản lý DMS để nâng cao hiệu công tác quản lý hợp đồng bán hàng công ty Cổ Phần Cơng Nghệ DKT Để hồn thành báo cáo em xin chân thành cảm ơn ThS.Nguyễn Thị Hằng ThS Trần Thu Phương hướng dẫn, giảng dạy em suốt trình làm khố luận Mặc dù có nhiều cố gắng để hồn thành khố luận, xong bên cạnh em có nhiều thiếu sót mà thân khơng thấy q trình làm khố luận kinh nghiệm tiếp xúc thực tiễn q ít, kiến thức thân hạn chế Vây, em mong góp ý thầy giáo để khố luận em hồn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn! Thái Nguyên, ngày 18 tháng 04 năm 2017 Sinh viên Hoàng Thị Nhẫn i LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan: Khố luận tốt nghiệp với đề tài: “Ứng dụng hệ thống quản lý DMS để nâng cao hiệu công tác quản lý hợp đồng bán hàng công ty Cổ Phần Công Nghệ DKT” cơng trình nghiên cứu riêng tơi, số liệu, kết khoá luận trung thực chưa công bố nội dung từ nơi đâu Nếu khơng với nêu trên, tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm với đề tài Thái nguyên, ngày 18 tháng 04 năm 2017 Sinh viên Hoàng Thị Nhẫn ii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i LỜI CAM ĐOAN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC HÌNH ẢNH v DANH MỤC VIẾT TẮT vi LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HOÁ 1.1 Quá trình phát triển pháp luật hợp đồng 1.1.1 Hợp đồng kinh tế kinh tế kế hoạch hóa tập trung 1.1.2 Pháp lệnh hợp đồng kinh tế 1989 1.1.3 Hệ thống pháp luật hợp đồng với đời luật dân 1995 luật thương mại 1997 1.2 Những quy định hành pháp luật Việt Nam hợp đồng mua bán hàng hóa 1.2.1 Khái niệm đặc điểm hợp đồng 1.2.2 Khái niệm hợp đồng mua bán hàng hóa 1.2.3 Giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa 1.2.4 Thực hợp đồng mua bán hàng hóa 11 1.2.5 Trách nhiệm vật chất vi phạm nghĩa vụ hợp đồng 13 1.2.6 Giải tranh chấp 14 1.3 Những vi phạm hợp đồng bán hàng 15 1.3.1 Khái niệm “Vi phạm hợp đồng” theo quy định Công ước Viên16 1.3.2 Vi phạm hợp đồng qua thực tiễn giải số vụ tranh chấp hàng hóa khơng phù hợp với hợp đồng 17 Chương THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DKT 25 2.1 Giới thiệu công ty Cổ Phần Công Nghệ DKT 25 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển 25 2.1.2 Chức nhiệm vụ công ty 29 iii 2.1.3 Cơ cấu tổ chức công ty Cổ Phần Công Nghệ DKT 31 2.1.4 Nhân công ty 34 2.2 Thực trạng quản lý hợp đồng bán hàng công ty Cổ Phần Công Nghệ DKT 35 2.3 Quy trình công tác quản lý hợp đồng bán hàng công ty Cổ Phần Công Nghệ DKT 38 2.4 Ưu điểm, nhược điểm hệ thống quản lý bán hàng DMS 40 2.4.1 Ưu điểm 40 2.4.2 Nhược điểm 41 2.4.3 Giải pháp khắc phục 42 Chương ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG BÁN HÀNG DMS TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DKT 43 3.1 Giới thiệu hệ thống quản lý bán hàng DMS công ty Cổ Phần Công Nghệ DKT 43 3.1.1 Hệ thống bán hàng cũ 43 3.1.2 Hệ thống quản lý bán hàng DMS 44 3.2 Ứng dụng hệ thống quản lý hợp đồng bán hàng DMS công ty Cổ Phần Công Nghệ DKT 53 3.2.1 Giao diện đăng nhập hệ thống 53 3.2.2 Giao diện trang chức quản lý hợp đồng 53 3.2.3 Giao diện tạo hợp đồng 55 KẾT LUẬN 62 TÀI LIỆU THAM KHẢO 63 iv DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1 Hình ảnh nhân viên DKT làm việc 27 Hình 2.2 Hình ảnh nhân viên DKT họp 27 Hình 2.3 Sơ đồ trình phát triển cơng ty 28 Hình 2.4 Sơ đồ cấu tổ chức công ty Cổ Phần Công Nghệ DKT 31 Hình 2.5 Giao diện chức hợp đồng 36 Hình 2.6 Quy trình quản lý hợp đồng bán hàng 38 Hình 3.1 Giao diên hệ thống bán hàng cũ Reseller 43 Hình 3.2 Giao diện kết nối 44 Hình 3.3 Giao diện liên hệ 45 Hình 3.4 Giao diện chức khách hàng 46 Hình 3.5 Giao diện chức cơng việc 46 Hình 3.6 Giao diện chức hội 47 Hình 3.7 Giao diện chức doanh số 47 Hình 3.8 Danh sách yêu cầu thực hợp đồng 48 Hình 3.9 Site yều cầu cần kiểm tra 49 Hình 3.10 Site cần duyệt 49 Hình 3.11 Site yêu cầu bàn giao 50 Hình 3.12 Site yêu cầu CSKH 50 Hình 3.13 Site 51 Hình 3.14 Site tới hạn cần triển khai 52 Hình 3.15 Giao diện đăng nhập hệ thống 53 Hình 3.16 Giao diện chức hợp đồng 54 Hình 3.17 Giao diện tạo đầu mối 55 Hình 3.18 Giao diện đặt hẹn 55 Hình 3.19 Giao diện tạo hộ 56 Hình 3.20 Giao diện tạo khách hàng 57 Hình 3.21 Giao diện tạo hợp đồng 58 Hình 3.22 Hợp đồng cung cấp phần mềm website Bizweb 59 Hình 3.23 Hợp đồng cung cấp phần mềm website Bizweb 60 Hình 3.24.Hợp đồng cung cấp phần mềm website Bizweb 61 v DANH MỤC VIẾT TẮT HĐKT Hoạt động kinh tế KHHTT Kế hoạch hoá tập trung PLHĐKT Pháp lệnh hoạt động kinh tế BLDS Bộ luật dân LTM Luật thương mại CNTT Công nghệ thông tin TMĐT Thương mại điện tử HĐQT Hội đồng quản trị vi LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mua bán hàng hóa hoạt động hoạt động thương mại, cầu nối sản xuất tiêu dùng không giới hạn phạm vi quốc gia mà mở rộng quốc gia khác toàn giới Khi hai bên tiến hành mua bán hàng hóa (bên mua bên bán hàng hóa) với nảy sinh hình thức hai bên ký kết miệng, văn bản, email, fax mà người ta gọi hợp đồng mua bán hàng hóa Hợp đồng mua bán hàng hóa phong phú đa dạng, điều chỉnh nhiều nguồn luật phổ biến hoạt động kinh doanh cá nhân hay tổ chức Nhà xã hội tiếng người Pháp A.Foulier nhận định, hợp đồng chiếm 9/10 dung lượng luật hành đến đó, luật quy định hợp đồng điều khoản, từ điều khoản thứ đến điều khoản cuối Trong hệ thống pháp luật nước ta có quy định cụ thể điều chỉnh quan hệ hợp đồng từ Pháp lệnh hợp đồng kinh tế 1989, tiếp đến Bộ luật dân 1995, Luật thương mại 1997 tiêu biểu hai văn pháp luật ban hành Bộ luật dân 2005 luật thương mại 2005 Như vậy, nói hợp đồng mua bán hàng hóa nội dung khơng thể thiếu hoạt động kinh doanh Việc nắm vững, hiểu rõ quy định pháp luật hợp đồng mua bán hàng hóa giúp chủ thể kinh doanh ký kết thực hợp đồng nhận lợi, an toàn hiệu quả, tránh tranh chấp, rủi ro đáng tiếc Công ty Cổ phẩn Công nghệ DKT công ty hoạt động lĩnh vực thương mại điện tử internet Công ty khẳng định vị trí hàng đầu lĩnh vực Thương mại điện tử Bizweb.vn sản phẩm tiêu biểu DKT, thương hiệu đánh giá Giải pháp bán hàng online số Việt Nam Vào tháng 10/ 2014, DKT tiếp tục mắt phần mềm quản lý bán hàng thông minh Sapo.vn đạt giải thưởng Sao Khuê 2015 Đây hứa hẹn sản phẩm dẫn đầu quản lý bán hàng Việt Nam Cơng ty có vai trò quan trọng lĩnh vực bán hàng oline người việt sử dụng nhiều Các cửa hàng, bên tham gia có sản phẩm muốn quảng bá tốt sản phẩm khách hàng biết đến, cơng ty, cửa hàng phải có phần mềm trang web để quản bá sản phẩm Vậy, cơng ty cổ phần cơng nghệ dkt đáp ứng đưa phần mềm hữu hiệu nâng cao giải pháp bán hàng hiệu cho khách hàng Đây lý mà chọn chủ đề Ứng dụng hệ thống quản lý DMS để nâng cao hiệu công tác quản lý hợp đồng bán hàng cơng ty Cổ Phần Cơng Nghệ DKT Mục đích - Tìm hiểu nắm rõ kiến thức cơng tác quản lý hợp đồng bán hàng công ty Cổ Phần Cơng Nghệ DKT - Xây dựng quy trình nghiệp vụ quản lý hợp đồng bán hàng công ty Cổ Phần Công Nghệ DKT - Xây dựng chương trình quản lý hợp đồng bán hàng cơng ty Cổ Phần Công Nghệ DKT Phương pháp nghiên cứu - Nghiên cứu lý luận: nghiên cứu, tìm hiểu tài liệu, giáo trình ,bài viết nguồn thơng tin từ internet quản lý hợp đồng bán hàng - Phỏng vấn chuyên viên: Lấy ý kiến trực tiếp giảng viên hướng dẫn giáo viên khác để hồn thiện nội dung hình thức đề tài - Nghiên cứu thực tế: Khảo sát, trạng công tác quản lý hợp đồng công ty Cổ Phần Công Nghệ DKT Ý nghĩa đề tài  Đối với người sử dụng - Tiết kiệm thời gian tìm kiếm, ghi chép, tính tốn số liệu , sai sót - Thuận tiện tìm kiếm thơng tin chứng từ cần thiết - Cập nhật liệu nhanh chóng, kịp thời - Lưu trữ chọn vẹn xác tạo điều kiện cho việc giải công việc tốt hiệu  Đối với thân - Tiếp cận thực tế, ứng dụng kiến học khảo sát hệ thống - Nâng cao khả lập trình - Hiểu biết thêm công tác quản lý hợp đồng bán hàng tăng khả giao tiếp, hiểu biết xã hội - Tiếp xúc với phần mềm khác tăng khả hiểu biết kinh nghiệm làm việc sau tốt nghiệp Kết cấu đề tài Chun đề khố luận gồm phần sau: - Chương Cơ sở lý thuyết quản lý hợp đồng mua bán hoá - Chương Thực trạng quản lý hợp đồng bán hàng công ty cổ phần công nghệ DKT - Chương Ứng dụng hệ thống quản lý hợp đồng bán hàng DMS công ty cổ phần công nghệ DKT Chương CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HỐ 1.1 Q trình phát triển pháp luật hợp đồng 1.1.1 Hợp đồng kinh tế kinh tế kế hoạch hóa tập trung Hợp đồng kinh tế chế KHHTT: theo điều lệ tạm thời chế độ HĐKT theo nghị định số 04/TTg ngày 4/6/1960 HĐKT hợp đồng sản xuất, vận tải xây dựng bao thầu Từ ta rút điều lệ tạm thời khái quát vài lĩnh vực cụ thể HĐKT mà chưa nêu khái niệm chung HĐKT Sau điều lệ chế độ HĐKT ban hành theo Nghị định số 54/CP ngày 10/3/1975 đưa nghị định HĐKT: HĐKT công cụ pháp lý nhà nước việc xây dựng phát triển kinh tế quốc dân CNXH Nghị định xây dựng rõ ràng mối quan hệ XHCN bên có liên quan dẫn đến việc ký kết thực HĐKT ký đồng thời quy định nghĩa vụ chịu trách nhiệm bên nhau, bảo vệ quyền lợi ích bên tham gia ký kết, định hướng cho bên có kế hoạch cụ thể giúp thành viên thực mục tiêu ban đầu đặt Từ đặc điểm kinh tế quy tắc, quy định HĐKT ta kết luận sau: HĐKT chế KHHTT có đặc điểm: - HĐKT hình thức pháp lý mang tính chất tố chức kế hoạch - Mục đích HĐKT thực tiêu kế hoạch nhà nước - Chủ thể HĐKT đơn vị, tổ chức giao tiêu kế hoạch nhà nước 1.1.2 Pháp lệnh hợp đồng kinh tế 1989 Khi đất nước chuyển sang kinh tế thị trường câc quan hệ kinh tế đơn vị kinh tế mang nội dung chất Trong điều kiện đó, điều lệ chế độ HĐKT ban hành kèm theo nghị định 54/CP ngày 10/3/1975 không phù hợp Nhà nước ban hành PL HĐKT ngày 25/9/1989 nhiều văn khác để điều chỉnh quan hệ hợp đồng theo quan điểm đổi PL HĐKT 1989 đời đánh dấu bước tiến quan trọng lĩnh vực pháp lý HĐKT nói chung bao gồm hợp đồng mua bán hàng hóa Chủ thể HĐKT: điều PL HĐKT quy định, hợp đồng ký kết pháp nhân với pháp nhân(một số tổ chức có tư cạch pháp nhân cần đáp ứng Hình 3.11 Site yêu cầu bàn giao Với mục site yêu cầu bàn giao, hợp đồng hoàn thành tất thủ tục nhân viên in tiến hành ký kết hợp đồng giao cho khách hàng hợp đồng trao đổi hai bên Hình 3.12 Site yêu cầu CSKH 50 Ở site nhân viên thực chức chăm sóc khách hàng, khách hàng khơng hài lòng hay khơng am hiểu chức sản phẩm bên công ty khách hàng phản ánh lại với nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên chăm sóc khách hàng gửi lại yêu cầu đến nhân viên chịu trách nhiệm xử lý việc phản hổi lại với khách Hình 3.13 Site Mục hiển thị tất site mà nhân viên công ty tạo nhất, yêu cầu nhân viên thực xem thực đầy đủ để hồn thiện hợp đồng 51 Hình 3.14 Site tới hạn cần triển khai Mục tất site gần hết hạn lưu mục này, mục có trách nhiệm nhắc nhở thơng báo cho nhân viên biết site hết hạn yêu cầu nhân viên phải gọi điện thông báo với khách hàng tư vấn hỏi xem họ có nhu cầu sử dụng sản phẩm bên tiếp hay khơng, họ có nhu cầu nhân viên tạo hợp đồng gia hạn tiếp hợp đồng cho khách hàng ký kết hai bên 52 3.2 Ứng dụng hệ thống quản lý hợp đồng bán hàng DMS công ty Cổ Phần Công Nghệ DKT 3.2.1 Giao diện đăng nhập hệ thống Địa đăng nhập vào hệ thống http://dms.dkt.com.vn/ Mỗi nhân viên công ty cấp người tài khoản đăng nhập vào hệ thống, tài khoản nhân viên công ty, tài khoản công ty bảo mật quyền riêng tư người Hình 3.15 Giao diện đăng nhập hệ thống 3.2.2 Giao diện trang chức quản lý hợp đồng Sau đăng nhập xong trang chủ hệ thống thị Ta chọn đến chứa hợp đồng, bên chức hiển thị tất hợp đồng mà nhân viên tạo quản lý DMS nhân viên Tất hợp đồng bao gồm hợp đồng hết hạn, hợp đồng hết hạn, hợp đồng cần triển khai Khi mở chức nhân viên biết nhiệm vụ cần phải làm Khi hợp đồng hết hạn người nhân viên có trách nhiệm thơng báo cho khách hàng để họ gia hạn với gói dịch vụ mà họ sử dụng Còn với gói gói 53 hết hạn nhân viên thơng báo cho khách họ có nhu cầu ký hợp đồng gia hạn tiếp Nếu khơng nhân viên chuyển trạng thái để huỷ gói dịch vụ Hình 3.16 Giao diện chức hợp đồng 54 3.2.3 Giao diện tạo hợp đồng  Bước 1: Để tạo hợp đồng cho khách hàng việc nhân viên phải vào mục đầu để tạo ghi đầy đủ thơng tin: số điện thoại, email, địa chỉ, nhập mô tả (nếu cẩn) => nhấn cập nhật Hình 3.17 Giao diện tạo đầu mối  Bước : Tiếp theo nhân viên đặt lịch hẹn cho khách, mô tả hẹn đặt thời hẹn với khách => lưu lại Hình 3.18 Giao diện đặt hẹn 55  Bước 3: Đến nhân viên tiếp tục chuyển trạng thái lên hội, nhân viên ghi đầy đủ thông tin : Tên sản phẩm/dịch vụ, hội, lĩnh vực kinh doanh Hình 3.19 Giao diện tạo hộ 56  Bước 4: Khi chuyển lên hội nhân viên tiếp tục chuyển hội lên thành khách hàng Ở nhân viên ghi đầy đủ thông tin chung: CMT, ngày cấp, nơi cấp, địa điểm, lĩnh vực => nhấn cập nhật Hình 3.20 Giao diện tạo khách hàng 57  Bước 5: Sau chuyển thành khách hàng, nhân viên tạo hợp đồng cho khách ghi đầy đủ thông tin mục bao gồm: thông tin khách hàng, thông tin sản phẩm dịch vụ, thông tin tốn => cập nhật Hình 3.21 Giao diện tạo hợp đồng 58  Bước 6: Sau hoàn thành hết bước tạo hợp đồng cho khách nhân viên thực bước cuối xuất file gói hợp đồng mà nhân viên tạo Hình 3.22 Hợp đồng cung cấp phần mềm website Bizweb 59 Hình 3.23 Hợp đồng cung cấp phần mềm website Bizweb 60 Hình 3.24.Hợp đồng cung cấp phần mềm website Bizweb 61 KẾT LUẬN  Kết đạt Trong thời gian thực tập Công ty Cổ Phần Công Nghệ DKT em hiểu rõ nắm rõ kiến thức việc quản lý hợp đồng công ty - Biết quy trình làm việc nhân viên kinh doanh DKT họ tạo hợp đồng - Áp dụng môn học học trường: tổ chức lập hồ sơ quản lý hồ sơ, bảng tính điện tử, thủ tục hành chính, phân tích thiết kế hệ thống thơng tin văn phòng - Được học tập làm việc nhân viên thức cơng ty - Học khả ứng xử giao tiếp, tư vấn sản phẩm với khách hàng  Hạn chế - Kiến thức chưa sâu, hiểu biết xã hội ít, báo cáo nhiều thiếu sót - Chưa hiểu rõ quy trình việc quản lý hợp đồng - Do thời gian có hạn, việc sưu tầm tài liệu, kiến thức thân hạn chế vậy, chun đề chắn nhiều thiếu sót, dừng lại mức độ tham khảo Em mong thầy xem xét giúp đỡ em hoàn thiện tốt đề tài  Hướng phát triển - Quản lý chặt chẽ quy trình cơng tác quản lý hợp đồng bán nhân viên công ty - Mở lớp bồi dưỡng cho nhân viên công ty học hiểu rõ quy định, luật sử dụng hợp đồng - Vì cơng ty mơi trường thương mại điện tử đòi hỏi việc tuyển dụng nhân viên phải chuyên sâu có kiến thức cơng nghệ thơng tin 62 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Hữu Tân, (2012), Quản trị hành văn phòng, NXB Lao động xã hội [2] Nguyễn Minh Phương, (2014), Quản lý giải văn quan, tổ chức, NXB Chính Trị Quốc Gia [3] Đỗ Văn Đại, (2013), Luật bồi thường hợp đồng kinh tế Việt Nam, NXB ĐH QG TP Hồ Chí Minh [4] Nguyễn Đăng Dung, (2013), Luật hợp đồng, NXB Thống Kê [5] Hoàng Văn Ninh, (2006), Các quy định pháp luật hợp đồng mẫu hợp đồng, NXB Thống Kê 63 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Thái Nguyên, ngày 18 tháng 04 năm 2017 Giáo viên HD1 Giáo viên HD2 ThS Nguyễn Thị Hằng ThS Trần Thu Phương 64 ... quản lý hợp đồng bán hàng công ty cổ phần công nghệ DKT - Chương Ứng dụng hệ thống quản lý hợp đồng bán hàng DMS công ty cổ phần công nghệ DKT Chương CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG MUA BÁN... ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG BÁN HÀNG DMS TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DKT 43 3.1 Giới thiệu hệ thống quản lý bán hàng DMS công ty Cổ Phần Công Nghệ DKT 43 3.1.1 Hệ. .. DMS để nâng cao hiệu công tác quản lý hợp đồng bán hàng công ty Cổ Phần Công Nghệ DKT Mục đích - Tìm hiểu nắm rõ kiến thức công tác quản lý hợp đồng bán hàng công ty Cổ Phần Công Nghệ DKT - Xây