Tin học hóa công tác quản lý lịch làm vệc của công ty cổ phần công nghệ DKT – hà nội

LỜI CẢM ƠN Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin chân thành cảm ơn khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Đại học Công nghệ thông tin truyền thông Thái Nguyên tạo điều kiện cho chúng em thực đề tài Khóa luận tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn thầy, cô giáo khoa tận tình giảng dạy, truyền đạt kiến thức cần thiết, kinh nghiệm quý báu suốt trình học tập trường Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy Trần Thắng, người tận tình hướng dẫn, bảo, giúp đỡ em suốt thời gian thực đề tài Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn Công ty cổ phần Công nghệ DKT tạo điều kiện thuận lợi cho em tìm hiểu học tập suốt trình thực đề tài Mặc dù, cố gắng hoàn thành đề tài thực tập tốt nghiệp với tất cố gắng nỗ lực thân, song chắn tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận thơng cảm, góp ý tận tình bảo Thầy cô bạn để đề tài em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Thái Nguyên, ngày 10 tháng 02 năm 2017 Sinh viên thực Vũ Thị Phương Thanh i LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan: Khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Tin học hóa cơng tác quản lý lịch làm vệc Công ty cổ phần Công nghệ DKT – Hà Nội” cơng trình nghiên cứu riêng cá nhân tôi, không chép tài liệu chưa công bố nội dung đâu Các kết nghiên cứu số liệu báo cáo sử dụng cách trung thực, nguồn trích dẫn có thích rõ ràng, minh bạch Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm lời cam đoan danh dự Thái Nguyên, ngày 10 tháng 02 năm 2017 Sinh viên thực Vũ Thị Phương Thanh ii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i LỜI CAM ĐOAN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC HÌNH ẢNH v DANH MỤC VIẾT TẮT vi LỜI NÓI ĐẦU Chương TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC 1.1 Khái quát quản lý, lịch làm việc công tác quản lý lịch làm việc 1.1.1 Khái quát quản lý 1.1.2 Khái niệm lịch làm việc quản lý tiến trình làm việc 1.1.3 Ứng dụng công nghệ phần mềm quản lý lịch làm việc 14 1.2 Nội dung quản lý 15 1.2.1 Lập kế hoạch kế hoạch 15 1.2.2 Tổ chức 17 1.2.3 Lãnh đạo, điều hành 18 1.2.4 Kiểm tra, đánh giá điều chỉnh 19 Chương GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DKT VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC CỦA CÔNG TY 22 2.1 Giới thiệu Công ty Cổ phần Công nghệ DKT 22 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển 22 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, lĩnh lực hoạt động công ty 23 2.2 Thực trạng ứng dụng CNTT công tác quản lý lịch làm việc Công ty Cổ phần công nghệ DKT 25 2.3 Ưu điểm, nhược điểm hệ thống quản lý cá nhân Essential Pim 36 2.3.1 Ưu điểm 36 2.3.2 Nhược điểm 37 2.3.3 Giải pháp khắc phục 38 iii Chương ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ESSENTIAL PIM TRONG QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DKT 39 3.1 Ứng dụng phần mềm Essential Pim quản lý lịch làm việc nhân viên 39 3.1.1 Hệ thống quản lý cũ 39 3.1.2 Giới thiệu chung phần mềm Essential Pim 40 3.1.2 Các tính phần mềm Essential Pim 40 3.3 Các chức 44 KẾT LUẬN 63 TÀI LIỆU THAM KHẢO 64 iv DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1 Sơ đồ quản lý thời gian, tiến trình làm việc Hình 2.1 Cơng ty Cổ phần Công Nghệ DKT 22 Hình 2.2 Ứng dụng CNTT Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ DKT 25 Hình 2.3 Sơ đồ máy tổ chức công ty 27 Hình 3.1 Giao diên hệ thống quản lý công việc cũ 39 Hình 3.2 Cửa sổ giao diện phần mềm 41 Hình 3.3 Cửa sổ hẹn 44 Hình 3.4 Họp giao ban 45 Hình 3.5 Tham gia chương trình Con đường thành cơng 45 Hình 3.6 Duyệt khách hàng nâng cấp Website cao cấp 46 Hình 3.7 Soạn email trao đổi thơng tin với khách hàng 46 Hình 3.8 Tập huấn tính Bizweb, Sapo 47 Hình 3.9 Ký hợp đồng với khách hàng 47 Hình 3.10 Họp đánh giá doanh thu Quý I 48 Hình 3.11 Cơng tác Thái Ngun 49 Hình 3.12 Ký hợp đồng với khách hàng Hưng Yên 50 Hình 3.13 Kiểm tra việc ứng dụng kỹ kinh doanh phòng khối 51 Hình 3.14 Trao đổi thơng tin dịch vụ với khách hàng 52 Hình 3.15 Duyệt khách hàng nâng cấp website lên cao cấp 53 Hình 3.16 Trao đổi thông tin dịch vụ với khách hàng 54 Hình 3.17 Họp tổng kết khối tuần 12 55 Hình 3.18 Lịch tuần 56 Hình 3.19 Lịch tháng 56 Hình 3.20 Bảng cơng việc cần làm 57 Hình 3.21 Bảng Thơng tin ghi 58 Hình 3.22 Bảng Liên hệ 59 Hình 3.23 Cửa sổ Mật 60 Hình 3.24 Cửa sổ EPIM hôm 61 Hình 3.25 Cửa sổ Thư 61 Hình 3.26 Cửa sổ hộp Rác 62 v DANH MỤC VIẾT TẮT DKT Công ty Cổ phần Công nghệ DKT DMS DKT Manager System CNTT Công nghệ thông tin vi LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài: Trong thời đại cơng nghiệp hóa, đại hố máy tính khơng xa lạ với Các ứng dụng tin học trở thành nhu cầu cần thiết nhiều lĩnh vực như: Kinh tế, Y tế, Giáo dục…Việc ứng dụng ngành công nghệ thông tin vào sống giúp cho xử lý công việc nhanh hơn, thuận tiện Qua thời gian phân tích tìm hiểu nghiên cứu bám sát thực tế công việc kết hợp với lý thuyết học, với nhu cầu thực tế chương trình, em định lựa chọn đề tài: “Tin học hóa cơng tác quản lý lịch làm vệc Công ty cổ phần Cơng nghệ DKT – Hà Nội” Mục đích đề tài: Ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin vào công tác quản lý lịch làm việc, giúp cho người thuận tiện dễ dàng việc xem lịch công tác cá nhân Để đạt điều kiện nói trên, cần nắm kiến thức công tác quản lý, hiểu rõ quy trình quản lý lịch làm việc, thực trạng giải pháp giải khó khăn tồn công tác quản lý lịch làm việc cơng ty Từ đó, xây dựng quy trình quản lý lịch làm việc cho cán nhân viên Công ty Cổ phần công nghệ DKT đồng thời ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý lịch làm việc Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý lịch làm việc Công ty Cổ phần Công nghệ DKT Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý lịch làm việc Công ty Cổ phần Công nghệ DKT Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài nghiên cứu: Với kết đạt được, đề tài làm cơng cụ để phát triển tư cho sinh viên ngành Quản trị Văn phòng ngành khác Trường Đại học Công Nghệ Thông Tin Truyền Thơng Ứng dụng chương trình đề tài vào thực tiễn công tác quản lý lịch làm việc cơng ty để nâng cao vai trò cơng nghệ thơng tin Nội dung Khóa luận tốt nghiệp gồm có 03 chương: Chương Tổng quan tài liệu quản lý lịch làm việc Chương Giới thiệu Công ty Cổ phần Công nghệ DKT công tác quản lý lịch làm việc công ty Cổ phần Công nghệ DKT Chương Ứng dụng phần mềm Essential Pim quản lý lịch làm việc Công ty Cổ phần Công nghệ DKT CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC 1.1 Khái quát quản lý, lịch làm việc công tác quản lý lịch làm việc 1.1.1 Khái quát quản lý “Quản lý gì?” câu hỏi mà người học quản lý bắt đầu cần hiểu, muốn hiểu mong muốn lý giải Vậy suy cho quản lý gì? Xét phương diện nghĩa từ, quản lý thường hiểu chủ trì hay phụ trách cơng việc Bản thân khái niệm quản lý có tính đa nghĩa nên có khác biệt nghĩa rộng nghĩa hẹp Hơn nữa, có khác biệt thời đại, xã hội, chế độ, nghề nghiệp,… nên quản lý có nhiều giải thích, lý giải khác Cùng với phát triển phương thức xã hội hóa sản xuất mở rộng nhận thức người khác biệt nhận thức lý giải khái niệm quản lý trở nên rõ rệt Xuất phát từ góc độ nghiên cứu khác nhau, nhiều học giả ngồi nước đưa giải thích không giống quản lý Các trường phái quản lý học đưa định nghĩa quản lý sau: Theo F.W Taylor (1856 - 1915): người khai sinh khoa học quản lý “ông tổ” trường phái “quản lý theo khoa học”, tiếp cận quản lý góc độ kinh tế - kỹ thuật cho rằng: Quản lý hồn thành cơng việc thơng qua người khác biết cách xác họ hồn thành cơng việc cách tốt rẻ Theo Henry Fayol (1886 - 1925): người tiếp cận quản lý theo quy trình người có tầm ảnh hưởng to lớn lịch sử tư tưởng quản lý từ thời kỳ cận – đại tới nay, quan niệm rằng: Quản lý tiến trình bao gồm tất khâu: lập kế hoạch, tổ chức, phân công điều khiển kiểm soát nỗ lực cá nhân, phận sử dụng có hiệu ngồn lực vật chất khác tổ chức để đạt mục tiêu đề J.H Donnêlly, James Gibson J.M Ivancevich nhấn mạnh tới hiệu phối hợp hoạt động nhiều người cho rằng: Quản lý trình người hay nhiều người thực nhằm phối hợp hoạt động người khác để đạt kết mà người hành động riêng rẽ đạt Stephan Robbins quan niệm: Quản lý tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát hành động thành viên tổ chức sử dụng tất nguồn lực khác tổ chức nhằm đạt mục tiêu đề Đặc điểm quản lý Để làm rõ chất quản lý cần phải luận giải đặc điểm hoạt động quản lý Như vậy, hoạt động quản lý có đặc điểm sau sau: Thứ nhất: Quản lý hoạt động mang tính tất yếu phổ biến Tính tất yếu phổ biến hoạt động quản lý biểu chỗ: Bản chất người tổng hòa mối quan hệ xã hội Điều có nghĩa người khơng thể tồn phát triển không quan hệ hoạt động với người khác Khi người tham gia hoạt động với tất yếu phải có “ý chí điều khiển” phải có tác nhân quản lý muốn đạt tới trật tự hiệu Mặt khác, người thông qua hoạt động để thỏa mãn nhu cầu mà thỏa mãn nhu cầu lại phát sinh nhu cầu khác người phải tham dự vào nhiều hình thức hoạt động với nhiều loại hình tổ chức khác Chính vậy, hoạt động quản lý tồn tất yếu loại hình tổ chức khác có tổ chức kinh tế loại hình tổ chức người Thứ hai: Hoạt động quản lý biểu mối quan hệ người với người Thực chất quan hệ người với người quản lý quan hệ chủ thể quản lý (người quản lý) đối tượng quản lý (người bị quản lý) Một đặc trưng bật hoạt động quản lý so với hoạt động khác chỗ là: Các hoạt động cụ thể người biểu mối quan hệ chủ thể (con người) với đối tượng (là lĩnh vực phi người) Còn hoạt động quản lý dù lĩnh vực nào, cấp độ biểu mối quan hệ người với người với Vì vậy, tác động quản lý (mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý,…) có khác biệt so với tác động hoạt động khác Thứ năm ngày 06 tháng năm 2017: Từ 8h00 – 12h00: Đi ký hợp đồng Hưng Yên Từ 1h30 – 5h30: Kiểm tra việc ứng dụng kỹ kinh doanh pòng khối Hình 3.12 Ký hợp đồng với khách hàng Hưng Yên 50 Hình 3.13 Kiểm tra việc ứng dụng kỹ kinh doanh phòng khối 51 Thứ ngày 07 tháng năm 2017: Từ 8h00 – 12h00: Trao đổi thông tin dịch vụ với khách hàng Từ 1h30 – 5h30: Duyệt khách hàng nâng cấp trang website lên cao cấp Hình 3.14 Trao đổi thơng tin dịch vụ với khách hàng 52 Hình 3.15 Duyệt khách hàng nâng cấp website lên cao cấp 53 Thứ ngày 08 tháng năm 2017: Từ 8h00 – 10h45: Trao đổi thông tin dịch vụ với khách hàng Chị Thủy 0986245873 Anh Hà 0936482516 Anh Thái 0933421423 Anh Phong 0913432536 Từ 10h45 – 12h: Họp tổng kết khối kinh doanh Hà Nội tuần 12 Hình 3.16 Trao đổi thơng tin dịch vụ với khách hàng 54 Hình 3.17 Họp tổng kết khối tuần 12 55 Sau hoàn tất trình nhập thơng tin nhấn OK để lưu lại Ta có kết lịch tuần lịch tháng sau: Hình 3.18 Lịch tuần Hình 3.19 Lịch tháng Kết xem hiển thị theo tuần, ngày, tháng, năm tùy theo nhu cầu người dùng Cuộc hẹn báo trước khoảng thời gian người nhập cài đặt sẵn tự phần mềm Nếu có ghi hiển thị đầy đủ với thông tin vài đặt có chng báo hẹn trước 56  Việc cần làm Để mở cửa sổ nhập thông tin việc cần làm mới, thực theo cách: Cách 1: thẻ Tệp – Mới – chọn Việc cần làm Cách 2: nhấn tổ hợp phím Shift+Ctrl+O Sau hồn tất thao tác cửa sổ việc cần làm sau: Người dùng tiến hành nhập thông tin cho họp chủ đề, địa điểm, thời gian bắt đầu, kết thúc, mức độ ưu tiên hẹn Hình 3.20 Bảng cơng việc cần làm 57 Lưu ý: Sau công việc thực cần tích vào vng nhỏ phía trái cơng việc tự gạch bỏ để mặc định cho người xem công việc giải tránh nhầm lẫn thuận lợi cho theo dõi công việc  Ghi hay lưu ý Cách mở ghi có cách: Cách 1: nhấn vào ghi cửa sổ hành động dọc phía trái cửa sổ hiển thị trực quan Cách 2: thẻ Tệp – Mới – nhấp vào Ghi Cách 3: nhấn tổ hợp phím Shift+Ctrl+N Hình 3.21 Bảng Thơng tin ghi  Liên hệ Có cách để mở cửa sổ liên hệ: Cách 1: nhấn vào liên hệ cửa sổ hành động dọc phía bên trái cửa sổ hiển thị trực quan Cách 2: thẻ Tệp – Mới – nhấn Liên hệ Cách 3: nhấn tổ hợp phím Shift+Ctrl+C Cửa sổ liên hệ bao gồm thông tin cá nhân, công việc, ghi chú, ảnh thông tin người cần liên hệ Thông tin người cần liên hệ bao gồm: họ tên, số di động, email,… tùy theo cài đặt người dùng thông tin cần sử dụng Ta nhận biết rõ cửa sổ hiển thị Liên hệ qua giao diện hình: 58 Hình 3.22 Bảng Liên hệ  Mật Mật dược mở theo cách sau: Cách 1: nhấn vào Mật nở cửa sổ hành động dọc phía trái cửa sổ hển thị trực quan Cách 2: thẻ Tệp – Mới – Mật Cách 3: nhấn tổ hợp phím Shift+Ctrl+P Mật sử dụng mà người dùng muốn bảo mật giữ an tồn thơng tin lịch làm việc cá nhân Cửa sổ làm việc với mật bao gồm nội dung cần nhập như: nhan đề, tên người dùng, mật khẩu,… cửa sổ hiển thị Mật sau: 59 Hình 3.23 Cửa sổ Mật  EPIM hôm Mở EPIM hôm thực theo cách: Cách 1: chọn chuột vào EPIM hôm hành động dọc phía trái cửa sổ trực quan Cách 2: thẻ đến EPIM hôm Cách 3: nhấn tổ hợp phím Shift+Ctrl+O Cửa sổ EPIM hơm hiển thị cơng việc nhập ngày hơm xảy gần với ngày hơm Dưới hiển thị Pim hơm nay: 60 Hình 3.24 Cửa sổ EPIM hơm  Hộp thư Mở hộp thư thực theo cách: Cách 1: chọn chuột vào Thư dọc phía bên trái cửa sổ trực quan Cách 2: thẻ đến – thư Cách 3: nhấn tổ hợp phím Ctrl+F5 Thư mục người dùng nhập thơng tin thư gửi cho ai, đâu hay nhận từ ai, đâu, thời gian nào,… cửa sổ làm việc với thư: Hình 3.25 Cửa sổ Thư 61  Hộp rác Để mở cửa sổ hộp rác ta có cách sau: Cách 1:chọn vào rác dọc phía trái cửa sổ hiển thị trực quan Cách 2: thẻ đến – rác Cách 3: nhấn tổ hợp phím Ctrl+F9 Rác chứa cơng việc, hẹn, ghi xóa xếp theo thời gian tạo ra, hiệu chỉnh xóa, có chủ đề, địa điểm hạng mục Hình 3.26 Cửa sổ hộp Rác Như vậy, nhờ có phần mềm Essential Pim quản lý lịch làm việc mà tất công việc tham dự họp, hội nghị, dự đại hội, giao ban,… tuần, tháng hay khoảng thời gian trưởng Khối kinh doanh Hà Nội thực cách đầy đủ, nhanh chóng thời gian Bởi có báo trước hay nhắc nhở nhập sẵn nên cơng việc có chuẩn bị trước hồn thành tốt Qua đó, ta thấy tác dụng to lớn việc ứng dụng CNTT quản lý, đặc biệt quản lý tiến trình cơng việc Tin học hóa cơng tác hành văn phòng khơng giảm bớt thời gian, cơng sức mà góp phần tạo nên hiệu công việc hệ thống quản lý Khơng thế, góp phần tạo nên phong cách làm việc chuyên nghiệp đáp ứng yêu cầu thời buổi CNTT nghiệp công nghệp hóa đại hóa đất nước 62 KẾT LUẬN  Kết đạt Trong thời gian thực tập Công ty Cổ Phần Công Nghệ DKT em hiểu rõ nắm rõ kiến thức việc quản lý lịch làm việc công ty - Biết quy trình làm việc nhân viên Công ty Cổ phần Công nghệ DKT họ làm việc - Áp dụng môn học học trường: Quản trị nguồn nhân lực bảng tính điện tửphân tích thiết kế hệ thống thơng tin văn phòng - Được học tập làm việc nhân viên thức cơng ty  Hạn chế - Kiến thức chưa sâu, hiểu biết xã hội ít, báo cáo nhiều thiếu sót - Chưa hiểu rõ quy trình việc quản lý lịch làm việc - Do thời gian có hạn, việc sưu tầm tài liệu, kiến thức thân hạn chế vậy, chun đề chắn nhiều thiếu sót, dừng lại mức độ tham khảo Em mong thầy xem xét giúp đỡ em hồn thiện tốt đề tài  Hướng phát triển - Quản lý chặt chẽ quy trình cơng tác quản lý lịch làm việc nhân viên DKT - Vì cơng ty mơi trường thương mại điện tử đòi hỏi việc tuyển dụng nhân viên phải chuyên sâu có kiến thức cơng nghệ thơng tin 63 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Trường Đại Học Lao Động – Xã Hội, (2011), Giáo trình Quản trị nguồn nhân lực, Nhà xuất Lao Động – Xã Hội [2] Nguyễn Hữu Tân, (2012), Quản trị hành văn phòng, NXB Lao động xã hội [3] Đào Xuân Chúc, (2006), Bài giảng Quản trị văn phòng, Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội [4] Nguyễn Văn Thâm, Lưu Kiếm Thanh, Lê Xuân Lam, Bùi Xuân Lự, (1999), Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính, Nhà xuất Thống kê [5] Nguyễn Hữu Thân, (2001), Giáo trình quản trị nhân sự, Nhà xuất Thống kê 64 ... liệu quản lý lịch làm việc Chương Giới thiệu Công ty Cổ phần Công nghệ DKT công tác quản lý lịch làm việc công ty Cổ phần Công nghệ DKT Chương Ứng dụng phần mềm Essential Pim quản lý lịch làm. .. DKT đồng thời ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý lịch làm việc Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý lịch làm việc Công ty Cổ phần Công nghệ DKT Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản. .. làm việc Công ty Cổ phần Công nghệ DKT CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC 1.1 Khái quát quản lý, lịch làm việc công tác quản lý lịch làm việc 1.1.1 Khái quát quản lý Quản lý gì?”