Tin học hóa công tác quản lý lịch làm việc cho cán bộ nhân viên tại UBND huyện lục ngạn, tỉnh bắc giang

Qua một thời gian phân tích tìm hiểu nghiên cứu bám sát thực tế công tác quản lý lịch làm việc tại UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang, yêu cầu nâng cao chất lượng làm việc trong công tá

Cuối cùng, em chân thành cảm ơn đến các thầy cô giáo khác trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế – Trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông, cùng các bạn đã giúp đỡ em trong đợt báo cáo này để em có thể hoàn thiện đề tài thực tập khóa luận tốt nhất

Em xin chân thành cảm ơn !

Sinh viên

Nguyễn Thị Dinh

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bài khóa luận tốt nghiệp là do chính tôi thực hiện, số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và chưa hề được sử dụng để bảo

vệ một học vị nào Nhờ sự giúp đỡ của Ủy Ban Nhân Dân huyện Lục Ngạn và thầy cô hướng dẫn tôi chỉ tham khảo và không hề sao chép bài báo cáo nào dưới mọi hình thức, các thông tin trích dẫn trong luận văn đã được chỉ rõ nguồn gốc rõ ràng và được phép công bố

Thái Nguyên, ngày….tháng… năm 2017

Sinh viên

NGUYỄN THỊ DINH

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN ii

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC iii

DANH MỤC HÌNH ẢNH v

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT vi

LỜI NÓI ĐẦU 1

Chương 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHUNG VỀ QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC 4

1.1 Khái niệm lịch làm việc 4

1.1.1 Khái niệm lịch làm việc 4

1.1.2 Yêu cầu của lịch làm việc 4

1.1.3 Phân loại 4

1.1.4 Nguyên tắc xây dựng 5

1.1.5 Những việc cần khi tiến hành xây dựng lịch làm việc 7

1.2 Khái quát chung về quản lý 9

1.2.1 Khái niệm quản lý 9

1.2.2.Đặc điểm của quản lý 11

1.2.3.Mục tiêu của quản lý 11

1.3 Quản lý lịch làm việc 12

1.3.1 Khái niệm quản lý lịch làm việc 12

1.3.2 Nội dung của quản lý lịch làm việc 12

Chương 2 THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH CÔNG TÁC QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC CHO CÁN BỘ NHÂN VIÊN TẠI UBND HUYỆN LỤC NGẠN 18

2.1 Giới thiệu khái quát về UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang 18

2.1.1 Địa giới hành chính 18

2.1.2 Vị trí và chức năng 23

2.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 24

2.1.4 Sơ đồ Cơ cấu tổ chức bộ máy của đơn vị: 26

2.1.5 Vị trí, chức năng của các phòng ban: 27 2.2 Thực trạng công tác quản lý lịch làm việc của UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh

2.2.1.Thực trạng công tác quản lý lịch làm việc của UBND huyện Lục Ngạn 29

2.2.2 Quy trình quản lý lịch làm việc: 33

Chương 3 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ESSENTIAL PIM TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC CHO CÁN BỘ NHÂN VIÊN TẠI UBND HUYỆN LỤC NGẠN 41

3.1 Giới thiệu về phần mềm Essential PIM 41

3.1.1 Giao diện phần mềm Essential PIM 41

3.1.2 Tính năng của phần mềm Essential PIM 44

3.2 Ứng dụng phần mềm Essential PIM vào công tác quản lý lịch làm việc tại UBND huyện Lục Ngạn 57

3.2.1 Hướng dẫn cài đặt phần mềm Essential PIM 58

3.2.2 Ứng dụng phần mềm trong công tác quản lý Lịch làm việc tại UBND huyện Lục Ngạn 59

KẾT LUẬN 69

TÀI LIỆU THAM KHẢO 70

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2.1 Sơ đồ Cơ cấu tổ chức UBND huyện Lục Ngạn 27

Hình 2.2 Quy trình quản lý lịch làm việc 33

Hình 3.1 Giao diện chính phần mềm Essential PIM 43

Hình 3.2 Giao diện tổng quan của chọn ngôn ngữ 47

Hình 3.3.Giao diện của EPIM hôm nay 48

Hình 3.4 Giao diện tổng quan của Lịch 49

Hình 3.5 Giao diện tổng quan của Việc cần làm 50

Hình 3.6 Giao diện tổng quan của Ghi chú 51

Hình 3.7 Giao diện tổng quan của Liên hệ 52

Hình 3.8 Giao diện tổng quan của Thư 53

Hình 3.9.Giao diện tổng quan của Mật khẩu 54

Hình 3.10 Giao diện tổng quan của Rác 55

Hình 3.11.Giao diện tổng quan của Đồng bộ 56

Hình 3.13 Bảng đánh giá Mức độ ưu tiên/ Sự hoàn tất/ Thể loại công việc 57

Hình 3.14 Bảng chọn cài đặt phần mềm 58

Hình 3.15.Giao diện ban đầu khi mở phần mềm 59

Hình 3.16 Giao diện cuộc hẹn mới 60

Hình 3.17.Giao diện cuộc hẹn mới Buổi sáng ngày 01/03 61

Hình 3.18 Giao diện cuộc hẹn mới buổi chiều ngày 01/03 61

Hình 3.19 Các công việc của UBND huyện Lục Ngạn tháng 03/2017 62

Hình 3.20 Bảng công việc của UBND huyện Lục Ngạn tháng 03/2017 63

Hình 3.21 Giao diện quản lý công việc theo tuần 63

Hình 3.22 Giao diện quản lý công việc theo ngày 64

Hình 3.23 Giao diện cửa sổ việc cần làm mới 65

Hình 3.24.Giao diện việc cần làm 66

Hình 3.25 Giao diện công việc đã hoàn thành của việc cần làm 67

Hình 3.26 Ghép cặp các thiết bị muốn đồng bộ 67

Hình 3.27 Danh sách lịch làm việc sau khi đồng bộ hóa với điện thoại di động 68

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

11 NN & PTNT Nông nghiệp và phát triển nông thôn

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Sự bùng nổ công nghệ thông tin nói riêng và khoa học công nghệ nói chung đang tác động mạnh mẽ vào sự phát triển của các ngành trong đời sống xã hội Nền khoa khọc máy tính ngày nay đang giữ một vị trí trung tâm trong hầu hết các lĩnh vực của xã hội Với những lợi ích do công nghệ thông tin mang lại, các nhà quản lý đã kịp thời đưa những ứng dụng tin học vào phục vụ cho công tác quản lý lịch cá nhân.Việc ứng dụng của ngành công nghệ thông tin vào cuộc sống giúp cho chúng ta xử lý công việc nhanh hơn, thuận tiện hơn

Hoạt động quản lý tại cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội… gọi chung là cơ quan, tổ chức luôn cần được duy trì tính liên tục và phải có trình

tự Hay nói cách khác là cần phải có sự sắp xếp, quản lý một cách khoa học quá trình hoạt động của mỗi cá nhân, của cơ quan Phần lớn mỗi cá nhân, cơ quan, tổ chức đều

có lịch làm việc phù hợp với tính chất công việc cũng như chức năng, nhiệm vụ riêng của mình Song trên thực tế để quản lý lịch làm việc của cá nhân, cơ quan một cách khoa học, hiệu quả nhất cần tốn nhiều thời gian và công sức Chính vì vậy cần có biện pháp cải thiện hiện trạng trên để đáp ứng yêu cầu về công việc và giảm bớt thời gian, công sức cho công tác quản lý tại mỗi cơ quan, tổ chức

Qua một thời gian phân tích tìm hiểu nghiên cứu bám sát thực tế công tác quản

lý lịch làm việc tại UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang, yêu cầu nâng cao chất lượng làm việc trong công tác quản lý lịch làm việc của văn phòng Ủy ban và góp

phần tin học hóa công tác hành chính văn phòng, em đã quyết định lựa chọn đề tài:

“Tin học hóa công tác quản lý lịch làm việc cho cán bộ nhân viên tại UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang”

Xây dựng được quy trình quản lý lịch làm việc cho cán bộ nhân viên Văn phòng UBND huyện Lục Ngạn đồng thời ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý lịch làm việc

3 Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác quản lý lịch làm việc

- Đánh giá so sánh thực trạng việc quản lý lịch làm việc tại UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang

- Đề xuất những giải pháp để nâng cao hiệu quả quản lý lịch làm việc tại văn phòng UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang

4 Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu

- Công tác Quản lý lịch làm việc tại văn phòng UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang

- Phần mềm Quản lý lịch làm việc Essential PIM

Phạm vi nghiên cứu

- Tại văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Lục Ngạn

5 Phương pháp nghiên cứu:

Nghiên cứu về công tác quản lý lịch làm việc của UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang Khảo sát thực tế để áp dụng vào quản lý lịch làm việc của UBND huyện

Ứng dụng phần mềm sẽ giúp cho công tác quản lý lịch làm việc tra tìm một cách đầy đủ, chính xác, dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi cũng như giải quyết công việc được chính xác, kịp thời và hiểu quả hơn,rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin

Sử dụng máy tính vào các công việc tìm kiếm các thông tin chi tiết về công việc sẽ

dễ dàng nhanh chóng và thuận tiện Việc lưu trữ sẽ đơn giản, không cần phải có nơi lưu trữ lớn, các thông tin về công việc cần giải quyết được nhanh chóng.Việc thống kê định kỳ từng kỳ, từng năm thuận tiện, nhanh chóng

Ứng dụng phần mềm sẽ giúp giảm bớt chi phí về thời gian, công sức Ngoài ra, ứng dụng phần mềm sẽ giúp cho việc quản lý, cập nhật lich làm việc, những thay đổi trong lịch làm việc được thuận lợi và nhanh chóng hơn giúp công tác quản lý, giúp nắm bắt công việc tốt hơn Sắp xếp công việc hợp lí để ưu tiên giải quyết những công việc quan trọng

Với kết quả đạt được, đề tài có thể làm công cụ để phát triển tư duy cho sinh viên ngành Quản Trị Văn Phòng cũng như các ngành khác của Trường ĐH Công Nghệ Thông Tin và Truyền Thông

8 Nội dung đề tài gồm 3 chương:

Khóa luận có bố cụ chia làm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết chung về quản lý lịch làm việc

Chương 2: Thực trạng và quy trình công tác quản lý lịch làm việc cho cán bộ nhân viên tại UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang

Chương 3: Ứng dụng phần mềm Essential PIM trong công tác quản lý lịch làm việc cho cán bộ nhân viên tại UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang

Chương 1

CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHUNG VỀ QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC

1.1 Khái niệm lịch làm việc

1.1.1 Khái niệm lịch làm việc

Lịch làm việc là một tập hợp những hoạt động, công việc được xắp xếp theo trình tự, thời gian, địa điểm nhất định nào đó (có thể tuần hoàn) để mọi người cùng người thực hiện

Nghiệp vụ tổ chức 1 ngày làm việc:

Lên lịch làm việc:

- Lịch làm việc của lãnh đạo

- Lịch làm việc của văn phòng

- Lịch làm việc của cá nhân

1.1.2 Yêu cầu của lịch làm việc

- Đảm bảo tính chính xác khi xây dựng lịch làm việc: Chính xác tên công việc, chính xác ngày, giờ thực hiện, chính xác địa điểm thực hiện, chính xác tên người thực hiện…

- Đảm bảo không có sự trùng lặp: Không trùng lặp thời gian, địa điểm, con người khi thực hiện các công việc…

- Đảm bảo không bỏ sót: Không bỏ sót công việc, không bỏ sót một trong các yếu tố như thời gian, địa điểm, thành phần…

- Đảm bảo tính khả thi: Khi xây dựng lịch làm việc phải tính toán, dự phòng thật sát thực tế Tránh tối đa sự thay đổi, điều chỉnh lịch làm việc Tuy nhiên, trong những trường hợp bất khả kháng vẫn phải có sự điều chỉnh lịch Nhưng khi điều chỉnh cần có sự tính toán đến các yếu tố đảm bảo thực hiện được như thời gian, con người…

- Đảm bảo tính hiệu quả khi thực hiện: Ngay từ khi xây dựng lịch cần tính đến các yếu tố ưu tiên, việc quan trọng hay không quan trọng, cần thiết hay không cần thiết

để ưu tiên bố trí con người, địa điểm và thời gian… Đồng thời, để đảm bảo khâu thực hiện được hiệu quả, ngay từ khi xây dựng lịch cũng cần tính đến các yếu tố dự phòng:

dự phòng về thời gian, địa điểm, nhân sự…

1.1.3 Phân loại

Là lịch công tác chung của cả một cơ quan, đơn vị do bộ phận văn phòng lên kế hoạch để các cán bộ biết được công việc nào làm trước, công việc nào làm sau Xây dựng lịch làm việc của cơ quan, đơn vị đảm bảo tính khoa học cũng như hiệu quả công việc chung được nâng cao, góp phần vào hoạt động phát triển chung của toàn cơ quan, đơn vị

- Lịch làm việc của cá nhân

Là lịch của riêng của một cá nhân trong cơ quan, đơn vị như lịch làm việc của Giám đốc cơ quan, chủ tịch UBND xã cũng được bộ phận văn phòng dựa vào những công việc của họ hằng ngày hay những kế hoạch từ cơ quan cấp trên chỉ đạo lên lịch công tác một cách hợp lý Đảm bảo công việc không bị chồng chéo, xáo trộn ảnh hưởng đến hoạt động của cả cơ quan, đơn vị

 Theo thời gian

- Lịch làm việc một tuần (lịch công tác tuần): bao gồm công việc trong một tuần

mà cơ quan, đơn vị hay cá nhân phải thực hiện trong tuần đó

- Lịch làm việc hàng ngày: thường chỉ áp dụng cho cá nhân một người, bao gồm công việc buổi sáng, buổi chiều được sắp xếp thời gian hợp lý, để công việc không bị

bỏ sót hay không thể giải quyết được

Bố cục lịch công tác

- Đảm bảo nội dung thể hiện được các yếu tố chính sau:

+ Tên công việc: cần ghi chính xác tên công việc

+ Thời gian thực hiện: cần ghi chính xác ngày, tháng, năm, giờ, phút

+ Địa điểm thực hiện: chính xác tên phòng, số phòng, tên nhà, số nhà

+ Nhân sự: ghi chính xác thành phần

- Bố cục lịch làm việc của đơn vị và của cá nhân hàng tuần Đảm bảo nội dung thể hiện được các hoạt động chính của lãnh đạo và sự tham gia của các đơn vị, cá nhân liên quan; thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc; địa điểm; thành phần; người chủ trì, cá nhân hoặc đơn vị chịu trách nhiệm về tài liệu, hậu cần…

1.1.4 Nguyên tắc xây dựng

Để xây dựng lịch làm việc cho Cơ quan và người lãnh đạo, cần phải nắm vững một số nguyên tắc sau:

 Nguyên tắc không trùng lặp

Nguyên tắc này đòi hỏi khi xếp lịch không được để cho các hoạt động bị trùng lặp ở hai trong ba yếu tố: Thời gian, địa điểm, con người Xét cho cùng, các hoạt động đều có liên quan đến ba vấn đề cơ bản, đó là:

-Thời gian mà hoạt động đó bắt đầu diễn ra và kết thúc

- Địa điểm là nơi hoạt động đó được thực hiện (khu vực địa lý, hội trường, phòng họp)

- Con người tham gia vào hoạt động đó

Nếu các hoạt động này bị trùng lặp hai trong ba yếu tố trên thì một trong số các hoạt động đó sẽ không thể tiến hành được

 Nguyên tắc ưu tiên

Khi sắp xếp các chương trình làm việc của Cơ quan cũng như lịch làm việc của người lãnh đạo, cần phải tính đến tầm quan trọng cũng như tính cấp thiết của hoạt động đó Đối với những hoạt động quan trọng, không thể trì hoãn được thì cần ưu tiên sắp xếp vào khoảng thời gian phù hợp và có thể đẩy các hoạt động khác vào thời gian trước hoặc sau Đối với các hoạt động có số lượng thành phần tham gia đông cần được

ưu tiên về mặt địa điểm thuận lợi cho việc đi lại, nghỉ ngơi Nhưng nếu số lượng ít, lại

là những người có quan hệ đặc biệt với Cơ quan đơn vị hoặc người lãnh đạo thì nên bố trí lại các phòng họp nhỏ, không gần nơi đi lại của nhiều người và có các trang thiết bị tốt về âm thanh, ánh sáng

Để thực hiện được nguyên tắc này, văn phòng cần yêu cầu các Cơ quan đơn vị hoặc các bộ phận phải thông báo dự kiến các hoạt động của mình lên văn phòng trước

đó để văn phòng có kế hoạch sắp xếp và bố trí Mặt khác, văn phòng cũng cần đề nghị các Cơ quan đơn vị khi đưa lịch cần cho biết hoạt động nào không thể trì hoãn, hoạt động nào có thể xếp lui lại hoặc sớm hơn để khi cần văn phòng có thể điều chỉnh cho phù hợp Đồng thời, để thực hiện các hoạt động này, các Cơ quan đơn vị phải cung cấp đầy đủ cho văn phòng các thông tin cần thiết như: Thành phần than dự, thời gian dự kiến, yêu cầu về địa điểm, kinh phí và trang thiết bị…

Tuy nhiên, thông thường các Đơn vị đều muốn hoạt động hoặc yêu cầu của

lãnh đạo, cần có sự nhạy cảm và sự phán đoán cần thiết Cần lưu ý rằng, khi thực hiện nguyên tắc ưu tiên, văn phòng nên có sự trao đổi với người lãnh đạo và các bộ phận có liên quan hoặc cần giải thích lý do khi cần thiết

về mặt thời gian, địa điểm, nhân sự) Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc điều chỉnh lịch phải được hạn chế tối đa vì sự điều chỉnh đó sẽ làm ảnh hưởng đến hoạt động chung của Cơ quan đơn vị cũng như hoạt động của người lãnh đạo, thậm chí gây ra những hậu quả khó lường hoặc gây lãng phí về thời gian, công sức và tiền của

Do vậy, chỉ điều chỉnh và thay đổi lịch trong những điều kiện sau đây:

- Nếu thay đổi về thời gian thì phải có khả năng kịp thời báo cho nhân sự (thành phần mời tham dự)

- Nếu thay đổi về địa điểm thì phải đảm bảo khoảng cách giữa hai địa điểm không quá xa, không gây khó khan cho việc đi lại của người tham dự, không làm tăng thêm chi phí lớn về kinh tế

- Nếu thay đổi về nhân sự thì phải được báo trước và đảm bảo không ảnh hưởng đến mục đích cơ bản của hoạt động đó

1.1.5 Những việc cần khi tiến hành xây dựng lịch làm việc

Để xây dựng lịch làm việc cho Cơ quan và người lãnh đạo, cần thực hiện một

số nghiệp vụ sau đây:

- Đề ra quy định cho các bộ phận, các Cơ quan đơn vị dự kiến kế hoạch cho

- Văn phòng cần cử các nhân viên có kinh nghiệm và nắm vững chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Cơ quan đơn vị, tập hợp đề nghị của các bộ phận, kết hợp dự kiến công việc của người lãnh đạo để xây dựng lịch tổng thể cho toàn Cơ quan

và lịch làm việc cho bộ phận lãnh đạo

- Khi xây dựng lịch phải đảm bảo các nguyên tắc cơ bản Lịch và chương trình làm việc cần ghi rõ tên công việc, thời gian, địa điểm diễn ra hoạt động và thành phần tham dự Trong lịch cần ghi rõ trách nhiệm và sự tham gia của bộ phận lãnh đạo vào các hoạt động cụ thể

- Trong khi xếp lịch, cần trao đổi với bộ phận lãnh đạo để xin ý kiến chỉ đạo và trao đổi với các bộ phận có liên quan để sắp xếp các hoạt động sao cho phù hợp và hiệu quả Lịch làm việc cần được in ấn rõ ràng và phải kiểm tra lại trước khi gửi đi các nơi Lịch phải được gửi đến cho người lãnh đạo ở tất cả các bộ phận trong Cơ quan đơn vị vào ngày làm việc cuối tuần

- Trong tuần hoặc trong tháng, văn phòng cần giao nhiệm vụ cho các nhân viên theo dõi việc thực hiện lịch trong thực tế Những hoạt động nào chưa thể tiến hành được, hoặc bị trì hoãn, thay đổi thì cần được các nhân viên ghi chép lại để bố trí tiếp vào tuần tới, tháng tới

- Nếu là nhân viên riêng, cần sắp xếp lịch của cá nhân sao cho phù hợp với lịch làm việc của người thủ trưởng để hỗ trợ cho thủ trưởng hoàn thành công việc Cần thường xuyên theo dõi, nhắc nhở lãnh đạo, quản lí nhớ các công việc trong tuần, trong tháng và chủ động chuẩn bị tài liệu, văn bản hoặc các phương tiện cần thiết cho người lãnh đạo, giúp họ thực hiện tốt chương trình làm việc

Tóm lại, việc xây dựng lịch làm việc là một nghiệp vụ khá phức tạp, vì vậy cần phải nắm vững nhiều vấn đề, phải có tư duy và trình độ tổ chức, điều hành, phải nhanh nhạy và linh hoạt

Bố cục lịch làm việc của Cơ quan đơn vị và cá nhân hàng tuần Đảm bảo nội dung thể hiện được các hoạt động chính của lãnh đạo và sự tham gia của các Cơ quan đơn vị, cá nhân liên quan, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, địa điểm, thành phần, người chủ trì, cá nhân hoặc Cơ quan đơn vị chịu trách nhiệm về tài liệu, hậu cần…

1.1.6 Vai trò của lịch làm việc

Lịch làm việc đóng vai trò quan trọng để thực hiện hoạt động trong cơ quan, tổ chức một cách khoa học, nề nếp và hiệu quả

Lịch làm việc của cá nhân sẽ giúp cho cá nhân quản trị được thời gian cá nhân

và thực hiện công việc được giao một cách hiệu quả

Lịch làm việc giúp cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu một cách tương đối chính xác Lịch làm việc góp phần đảm bảo tính ổn định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức

Lịch làm việc giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức: có lịch làm việc khoa học sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động; có lịch làm việc tốt sẽ hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động Làm việc theo lịch làm việc giúp cho cơ quan chủ động công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc

Lịch làm việc giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sự thay đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn đạt mục tiêu đã đề ra

Lịch làm việc giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc, bố trí lực lượng tập trung theo một kế hoạch thống nhất, phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra Lịch làm việc đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được thống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo cơ quan

Lịch làm việc làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức

1.2 Khái quát chung về quản lý

1.2.1 Khái niệm quản lý

“Quản lý là gì” chắc hẳn là câu hỏi mà bất cứ người học quản lý ban đầu nào cũng cần hiểu và mong muốn lý giải.Vậy suy cho cùng quản lý thời gian là gì? Xét

trên phương diện nghĩa của từ, quản lý thường được hiểu là chủ trì hay phụ trách một công việc nào đó

Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, các thời cơ của tôt chưc để đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến động

Bản thân khái niệm quản lý đã có tính đa nghĩa nên có sự khác biệt giữa nghĩa rộng và nghĩa hẹp.Hơn nữa, do sự khác biệt về thời đại, xa hội, chế độ, nghề nghiệp nên có nhiều giải thích, lý giải khác nhau Cùng với sự phát triển của phương thức xã hội hóa sản xuất và sự mở rộng trong nhận thức của con người thì sự khác biệt về nhận thức và lý giải khái niệm quản lý càng trở nên rõ rệt.Xuất phát từ những góc độ nghiên cứu khác nhau có rất nhiều quan điểm và nhận định về quản lý khác nhau Xuất hiện các trường phái quan niệm như sau:

Theo F.W TayLor (1856-1915): là một trong những người đầu tiên khai sinh ra khoa học quản lý và là “ ông tổ” của trường phái “ quản lý theo khoa học”, tiếp cận dưới góc độ kinh tế- kỹ thuật đã cho rằng: Quản lý là hoàn thành công việc của mình thông qua người khác à biết được một cách chính xác họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất

Theo Henry Fayol (1886-1925): là người đầu tiên tiếp cận quản lý theo quy trình và là người có tầm ảnh hưởng to lớn trong lịch sử tư tưởng quản lý từ thời kỳ cận – hiện đại tới nay thì: Quản lý là một tiến trình bao gồm tất cả các khâu: lập kế hoạch ,

tổ chức, phân công điều khiển và kiểm soát các nỗ lực của cá nhân, bộ phận và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực vật chất khác của tổ chức để đạt được mục tiêu đề ra

J.H Donnelly, James Gibson và J.M Ivancevich trong khi nhấn mạnh tới hiệu quả sự phối hợp hoạt động của nhiều người đã cho rằng: Quản lý là một quá trình do một người hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được

Stephan Robbins quan niệm: Quản lý là tiến trình hoạch định, tổ chức lãnh đạo

và kiểm soát những hành động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đặt ra

- Quản lý là hoạt động của các cơ quan quản lý nhằm đưa ra các quyết định

- Quản lý là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những cộng sự trong cùng một tổ chức

- Quản lý là quá trình phối hợp các nguồn lực nhằm đạt được những mục đích của tổ chức Hoặc đơn giản hơn nữa, quản lý là sự có trách nhiệm về một cái gì đó…

Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, các thời cơ của tôt chưc để đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến động

Theo cách tiếp cận hệ thống, mọi tổ chức, (cơ quan quản lý nhà nước đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp…) đều có thể được xem như một hệ thống gồm hai phân hệ là: chủ thể quản lý và đối tượng quản lý.Mỗi hệ thống bao giờ cũng hoạt động trong môi trường nhất định

1.2.2.Đặc điểm của quản lý

- Quản lý là sự tác động có mục đích đã được đề ra theo đúng ý chí của chủ thể quản lý đối với chính đối tượng chịu sự quản lý

- Quản lý muốn thự hiện được phải dựa trên cơ sở tổ chức và quyền uy

- Quản lý xuât hiện ở bất cứ nơi nào có hoạt động chung của con người

- Quản lý hoạt động mang tính tất yếu

- Quản lý là hoạt động để phối hợp các nguồn lực

1.2.3.Mục tiêu của quản lý

Mục tiêu của quản lý là trạng thái tương lai mà chủ thể mong muốn đạt được trong quá trình vận động của hệ thống tại thời gian và không gian xác định Nó là tiêu đích mà mọi hoạt động của hệ thống hướng tới, nó định hướng và chi phối sự vận động của toàn bộ hệ thống quản lý Mục tiêu quản lý phải được xác định trước để chi phối, dẫn dắt cả chủ thể và đối tượng quản lý trong toàn bộ quá trình hoạt động Việc xác định mục tiêu trong quản lý có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của toàn bộ hệ thống quản lý bởi vì nếu xác định mục tiêu sai, mọi hoạt động của hệ thống sẽ trở thành vô nghĩa, thậm chí gây ra những hậu quả nghiêm trọng

1.3 Quản lý lịch làm việc

1.3.1 Khái niệm quản lý lịch làm việc

Quản lý lịch làm việc là một quá trình bao gồm các công việc như sắp xếp thời gian thích hợp cho từng công việc, là việc lên kế hoạch để đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian hoạch định

Bằng thói quen phác thảo kế hoạch làm việc, người biết quản lý lịch làm việc khoa học sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý thời gian của mình, nhờ đó tạo nên hiệu quả công việc cao

1.3.2 Nội dung của quản lý lịch làm việc

Để quản lý tốt tất cả các công việc, đạt được hiệu quả tốt nhất thì cần phải có các bước chuẩn bị , đặc biệt quản lý lịch làm việc cần có quy trình và có phương pháp quản lý khoa học thì hiệu suất sẽ tăng cao Theo nghiên cứu, muốn quản lý lịch làm việc cần phải chuẩn bị đúng quy trình sau:

- Lập kế hoạch

- Tổ chức

- Lãnh đạo, điều hành

- Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh

Để hiểu được bản chất của quy trình quản lý lịch làm việc, chúng ta cùng đi tìm hiểu từng bước của quy trình quản lý công việc

Vai trò của kế hoạch

Việc lập kế hoạch có tầm quan trọng đặc biệt đối với công việc quản lý Nó là chức năng cơ bản của mọi nhà quản lý Các kế hoạch được xây dựng ra một cách hiệu

- Giúp tổ chức ứng phó với sự thay đổi của môi trường

- Kế hoạch chỉ ra phương án tốt nhất để phối hợp các nguồn lực đạt mục tiêu

- Tạo sự thống nhất trong hoạt động của tổ chức

- Là cơ sở cho chức năng kiểm tra

Yêu cầu của lập kế hoạch

+ Công tác lập kế hoạch phải được ưu tiên đặc biệt: ưu tiên về mặt nhân lực, vật lực, tài lực và mặt thời gian

+ Lập kế hoạch phải mang tính khách quan

+ Kế hoạch phải mang tính kế thừa

+ Kế hoạch phải mang tính khả thi

+ Kế hoạch phải mang tính hiệu quả

+ Quá trình lập kế hoạch phải đảm bảo tính dân chủ

- Đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của hoạt động quản lý

Nội dung chức năng của tổ chức

Chức năng của tổ chức bao gồm có nhiều nội dung phong phú và đa dạng và tổ chức thì có 3 nội dung sau:

Thiết kế bộ máy: thiết kế cơ cấu tổ chức

Khái niệm cơ cấu tổ chức: là tổng hợp các bộ phận được chuyê môn hóa, có quyền hạn và trách nhiệm cụ thể, được bố trí theo một cách thức nhất định và có mối quan hệ qua lại với nhau nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu, chức năng nhiệm vụ

đã định trước

Phân công công việc

- Mục tiêu phân công công việc

Các nghiên cứu đều khẳng định, thiết kế và phân công công việc khoa học là một phương pháp nâng cao lao động và hiệu quả sử dụng các nguồn lực trong tổ chức Trong đó cần phải thỏa mãn những yêu cầu sau:

+ Chia nhiệm vụ thành những nhiệm vụ đơn giản hơn

+ Có khả năng tác nghiệp và quy trình hóa việc thực hiện các nhiệm vụ

+ Tạo sự hấp dẫn, hứng thú trong khi thực hiện công vệc

+ Nâng cao được chất lượng công việc và tiết kiệm được chi phí lao động

- Cơ sở phân công công việc

+ Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ chung ( mục tiêu chung )

+ Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ cụ thể ( mục tiêu bộ phận )

+ Căn cứ vào công việc của từng vị trí

+ Căn cứ vào đặc điểm, năng lực của từng cá nhân

- Các yêu cầu khi phân công công việc

Để phân công công việc được hiệu quả nhà quản lý cần phải thực hiện yêu cầu: + Xuất phát từ yêu cầu của công việc để sắp xếp

+ Tập hợp các công việc tương tự vào cùng một nhóm

+ Quy định rõ ràng, chính xác nhiệm vụ của mỗi bộ phận

+ Cung cấp các điều kiện vật chất, kỹ thuật để thực thi công việc

+ Trao quyền tương xúng cho chủ thể phụ trách các bộ phận

- Các nguyên tắc kiểm soát chất lượng hoạt động thiết kế và phân công công việc trong tổ chức:

+ Chuyên môn hóa công việc

+ Phù hợp với năng lực và khả năng của con người và các nguồn lực, vật chất

kỹ thuật hiện có

+ Hiệu quả, tiết kiệm chi phí duy trì hoạt động

+ Công việc có tính phong phú, hấp dẫn

+ Phát huy được tính độc lập, tự chủ, sáng tạo của người lao động.v.v

 Lãnh đạo, điều hành

Khái niệm

Lãnh đạo là tác động bằng nghệ thuật và khoa học để duy trì kỷ luật, kỷ cương của tổ chức và hướng dẫn, thuyết phục, khích lệ nhân viên nhằm phát huy cao nhất tiềm năng và năng lực của họ hướng tới thực hiện mục tiêu của tổ chức

Đặc trưng của lãnh đạo

- Là một chức năng của quy trình quản lý gắn với chủ thể quản lý

- Chức năng lãnh đạo có 2 phương diện cơ bản: Duy trì kỉ cương, kỷ luật và động viên, khích lệ nhân viên

- Vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật vì thế đòi hỏi chủ thể quản

lý phải vận dụng các tri thức của nhiều khoa học

Vai trò của lãnh đạo

- Duy trì kỷ luật, kỷ cương nhằm ổn định tổ chức

- Hướng dẫn, thuyết phục, khích lệ nhân viên để phát huy cao nhất tiềm năng và năng lực của nhân viên nhằm phát triển tổ chức

- Phối hợp các cố gắng riêng lẻ thành cố gắng chung

- Xây dựng văn hóa tổ chức

Nội dung của lãnh đạo

- Tác động quyền lực trong việc duy trì kỷ luật, kỷ cương đối với nhân viên

- Hướng dẫn, thuyết phục và khích lệ nhân viên

- Lựa chọn một mô hình và phong cách quản lý phù hợp

Những yêu cầu nhằm nâng cao hiệu quả của lãnh đạo

- Những yêu cầu để có nội dung tác động hiệu quả tới nhân viên

+ Những nội dung, quy chế của tổ chức phải phù hợp với pháp luật của nhà nước và điều kiện của đơn vị

+ Việc xây dựng và thực thi nó phải đảm bảo tính dân chủ: Là sản phẩm của trí tuệ tập thể chứ không phải là sự áp đặt ý muốn chủ quan của chủ thể quản lý

+ Để động viên khích lệ nhân viên, nhiệt tình phát huy tối đa tiềm năng và năng lực của họ, nhà quản lý phải nhận thức được các lý thuyết về động cơ thúc đẩy và vận dụng sáng tạo vào điều kiện của tổ chức

- Những yêu cầu để có phương thức tác động hiệu quả

+ Chủ thể quản lý phải có năng lực, phẩm chất nhất định

+ Chủ thể quản lý phải biết vận dụng linh hoạt và sáng tạo hệ thống phương pháp quản lý

+ Chủ thể quản lý phải lựa chọn phong cách quản lý phù hợp

+ Chủ thể quản lý phải tạo lập và hoàn thiện nghệ thuật quản lý

 Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh

Khái niệm

- Kiểm tra là quá trình đo lường hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức trên cơ sở các tiêu chuẩn đã được xác lập để phát hiện những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra các giải pháp phù hợp giúp tổ chức phát triển theo đúng mục tiêu

- Đặc điểm

+ Kiểm tra là một quá trình

+ Kiểm tra là một chức năng của quy trình quản lý

+ Kiểm tra thể hiện quyền hạn và trách nhiệm của nhà quản lý đối với hiệu lực

và hiệu quả của tổ chức

+ Kiểm tra là một quy trình mang tính phản hồi

- Vai trò

+ Thông qua kiểm tra nhà quản lý nắm được nhịp độ, tiến và mức độ thực hiện công việc của các thành viên, nắm và kiểm soát được chất lượng các công việc được hoàn thành

+ Kiểm tra cung cấp các căn cứ cụ thể để hoàn thiện các quyết định quản lý Nhờ có kiểm tra mà nhà quản lý biết được quyết định, mệnh lệnh được ban hành có phù hợp hay không, từ đó có sự điều chỉnh

+ Kiểm tra giúp đảm bảo thực thi quyền lực của chủ thể quản lý Người quản lý biết thái độ, trách nhiệm của nhân viên trong việc thực hiện mục tiêu, nhằm duy trì trật

tự của tổ chức

+ Thông qua kiểm tra, người quản lý nâng cao trách nhiệm của mình đối với công việc của mình đối với công việc được phân công và đảm bảo thực thi hiệu lực của quyết định đã được ban hành

+ Kiểm tra giúp cho tổ chức hoàn thiện và theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường

+ Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới tổ chức

- Một số công cụ kiểm tra

+ Bảng tiêu chuẩn công việc

+ Nội quy, quy chế, pháp luật

+ Các công cụ kĩ thuật: Biểu đồ Gantt, PERT…

- Một số cách kiểm tra

+ Kiểm tra trực tiếp và kiểm tra gián tiếp

+ Kiểm tra khâu trọng điểm

+ Kiểm tra chéo giữa các bộ phận

+ Kiểm tra ngẫu nhiên và kiểm tra mặc nhiên

+ Kiểm tra toàn bộ với kiểm tra bộ phận

Các nội dung cơ bản của quản lý lịch làm việc: Lập kế hoạch – Tổ chức – Lãnh đạo, điều hành – Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ cho nhau Cần xác định chính xác công việc quản lý lịch làm việc phải làm để đạt được các mục tiêu của tổ chức, cá nhân

Chương 2

THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH CÔNG TÁC QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC

CHO CÁN BỘ NHÂN VIÊN TẠI UBND HUYỆN LỤC NGẠN

2.1 Giới thiệu khái quát về UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang

2.1.1 Địa giới hành chính

Lục Ngạn là một huyện miền núi của Tỉnh, nằm trên trục đường Quốc lộ 31, có địa giới hành chính như sau:

- Phía Bắc giáp huyện Chi Lăng và huyện Hữu Lũng - Tỉnh Lạng Sơn;

- Phía Tây và Nam giáp huyện Lục Nam - Tỉnh Bắc Giang;

- Phía Đông giáp huyện Sơn Động - tỉnh Bắc Giang

Trung tâm huyện lỵ cách trung tâm thành phố Bắc Giang 40km, có tổng diện tích tự nhiên là 101.223,72 ha, với 30 đơn vị hành chính được chia thành 2 vùng rõ rệt : Vùng thấp gồm 17 xã và 1 thị trấn, vùng cao gồm 12 xã

Huyện Lục Ngạn là một huyện miền núi địa hình chia cắt thành hai vùng rõ rệt

là vùng núi và vùng đồi thấp:

Địa hình vùng núi cao: chiếm gần 60% diện tích tự nhiên toàn huyện; bao gồm

12 xã là Sơn Hải, Cấm Sơn, Tân Sơn, Hộ Đáp, Phong Minh, Sa Lý, Phong Vân, Kim Sơn, Phú Nhuận, Đèo Gia, Tân Lập, Tân Mộc Vùng này địa hình bị chia cắt mạnh, độ dốc khá lớn, độ cao trung bình từ 300- 400 m, nới thấp nhất là 170 m so với mực nước biển Trong đó núi cao độ dốc >250, chiếm hơn 60% diện tích tự nhiên trong vùng và chủ yếu là diện tích rừng tự nhiên Vùng này dân cư chủ yếu là các dân tộc ít người, có mật độ dân số thấp, khoảng 110 người/km2, kinh tế chưa phát triển, tiềm năng đất đai còn nhiều, có thể phát triển kinh tế rừng, chăn nuôi đại gia súc và trồng cây ăn quả Trong tương lai có điều kiện phát triển du lịch tại các hồ Cấm Sơn, Khuôn Thần

Địa hình vùng đồi thấp: bao gồm 17 xã còn lại và 1 thị trấn Diện tích chiếm trên 40% diện tích toàn huyện Địa hình có độ chia cắt trung bình với độ cao trung bình từ 80 - 120 m so với mực nước biển Đất đai trong vùng phần lớn là đồi thoải, một số nơi đất bị xói mòn, thường thiếu nguồn nước tưới cho cây trồng Nhưng ở vùng này đất đai lại thích hợp với trồng các cây ăn quả như: hồng, nhãn, vải thiều Đặc biệt

lớn nhất miền Bắc, đồng thời tiếp tục trồng cây lương thực, phát triển công nghiệp chế biến hoa quả Trong tương lai còn có tiềm năng phát triển du lịch sinh thái kiểu miệt vườn

Lục Ngạn nằm trọn trong vùng Đông Bắc Việt Nam nên chịu ảnh hưởng của vùng nhiệt đới gió mùa, trong đó có tiểu vùng khí hậu mang nhiều nét đặc trưng của vùng miền núi, có khí hậu tương tự các tỉnh Lạng Sơn, Thái Nguyên

- Nhiệt độ trung bình cả năm là 23,50C, vào tháng 6 cao nhất là 27,80C, tháng 1

và tháng 2 nhiệt độ thấp nhất là 18,80C

- Bức xạ nhiệt trung bình so với các vùng khí hậu nhiệt đới, số giờ nắng bình quân cả năm là 1.729 giờ, số giờ nắng bình quân trong ngày là 4,4 giờ Với đặc điểm bức xạ nhiệt như vậy là điều kiện thuận lợi cho phát triển nhiều loại cây trồng

- Độ ẩm không khí trung bình là 81%, cao nhất là 85% và thấp nhất là 72%

- Gió bão: là vùng chịu ảnh hưởng của gió mùa đông bắc, vào mùa đông tốc độ gió bình quân 2,2m/s, mùa hạ có có gió mùa đông nam, là vùng ít chịu ảnh hưởng của bão

Đánh giá chung về điều kiện khí hậu thời tiết có thể thấy Lục Ngạn là vùng có lượng mưa thấp, ít sương muối, mưa xuân đến muộn hơn, ẩm độ không khí không quá cao, lượng bức xạ nhiệt trung bình, đó là những yếu tố thuận lợi tạo điều kiện cho cây

ăn quả (nhất là vải thiều) đậu quả tốt hơn khi ra hoa thụ phấn so với các huyện khác trong tỉnh Bắc Giang

Thủy văn: So với các vùng khác trong tỉnh Bắc Giang, Lục Ngạn thường có lượng mưa thấp hơn

Theo tài liệu của trạm khí tượng thuỷ văn huyện cho thấy các đặc điểm khí hậu thể hiện như sau:

Lượng mưa trung bình hàng năm 1321mm, lượng mưa năm cao nhất 1780mm tập trung vào các tháng 6,7,8, lượng mưa năm thấp nhất là 912mm, tháng có ngày mưa ít nhất

là tháng 12 và tháng 1 Đây là một khó khăn cho phát triển cây trồng và vật nuôi

Huyện Lục Ngạn có lượng mưa hàng năm thấp nhất so với các vùng khác trong tỉnh Bắc Giang, là huyện miền núi có diện tích rừng tự nhiên lớn, địa hình dốc từ 8 -

150 có nơi dốc > 250 nên ít bị ảnh hưởng của lũ lụt Ngược lại do lượng mưa thấp và phát triển thuỷ lợi chưa đồng đều nên hàng năm thường chịu ảnh hưởng của hạn hán đến sự sinh trưởng và năng suất của cây trồng Sâu bệnh cũng có năm xảy ra ở một vài

nơi trong huyện nhưng quy mô tác động nhỏ Đặc biệt về gió, bão ít chịu ảnh hưởng, động đất cũng chưa xảy ra

Do đặc điểm thiên tai ít xảy ra nên huyện có nhiều thuận lợi để phát triển bền vững Tuy nhiên, cần tăng cường biện pháp thuỷ lợi để hạn chế ảnh hưởng của hạn hán

và chú ý công tác bảo vệ thực vật, phát hiện sâu bệnh sớm để có biện pháp ngăn chặn kịp thời

Các nguồn tài nguyên:

Nhóm đất bùn lầy có diện tích 18,79 ha chiếm 0,02% diện tích đất điều tra thổ thưỡng phân bố ở vùng trũng, thường xuyên bị ngập úng Số diện tích này có thể cải tạo để nuôi trồng thuỷ sản

Nhóm đất Feralít vàng nhạt ở trên núi có độ cao từ 700 - 900m so với mực nước biển có diện tích là 1.728,72 ha chiếm 1,82% diện tích đất điều tra Nhóm đất này có

độ dốc tương đối lớn, tầng dày từ 30 - 100cm thích hợp với phát triển cây lâm nghiệp, cần trồng rừng và khoanh nuôi tái sinh rừng

Nhóm đất Feralít trên núi, ở độ cao từ 200 - 700m so với mặt nước biển có diện tích 23.154,73 ha, chiếm 24,4% diện tích điều tra, phân bố chủ yếu ở vùng đồi cao, độ dốc lớn, thích hợp với việc phát triển lâm nghiệp Trong nhóm đất này một số diện tích

ở độ cao trung bình trên 200m có thể trồng các loại cây ăn quả lâu năm như: nhãn, hồng, vải thiều

Nhóm đất Feralít ở vùng đồi thấp, ở độ cao từ 25 - 200m có diện tích là 56.878,42 ha, chiếm 59,93% diện tích điều tra Nhóm đất này thích hợp với việc trồng rừng, trồng các cây công nghiệp và các cây ăn quả như : nhãn, vải thiều, hồng, na, đặc biệt là cây vải thiều cho hiệu quả kinh tế cao

đồi thấp Đất này có tầng dày khá thích hợp cho việc trồng các cây lương thực như lúa, ngô, khoai, sắn, rau Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng nhiều nơi đã bị bạc màu

Lục Ngạn tuy là huyện miền núi nhưng có khoảng hơn 10 ngàn ha đất tương đối bằng có độ dốc từ 0 - 80 chiếm khoảng 10% so với diện tích đất tự nhiên Đây là một thuận lợi cho việc trồng cây lương thực và hoa màu Nếu có biện pháp khai thác, cải tạo đất để tăng độ phì, trồng cây lương thực có năng suất cao thì sẽ giải quyết tốt vấn đề lương thực cho nhân dân trong huyện

Huyện có hơn 30% đất có độ dốc từ 8 - 250, phân bố ở các vùng đồi núi thấp Đây là một tiềm năng phát triển cây công nghiệp và cây ăn quả, đặc biệt là cây vải thiều đang có xu hướng phát triển mạnh Khoảng 60% đất còn lại có độ dốc > 250 phù hợp với phát triển lâm nghiệp và nghề rừng

Đất đai Lục Ngạn với đặc điểm khí hậu ở vùng nhiệt đới gió mùa Tuy lượng mưa hàng năm ít hơn so với các vùng khác trong tỉnh Bắc Giang, nhưng có tài nguyên nước mặt ở sông Lục Nam và các hồ Cấm Sơn, Khuôn Thần có trữ lượng tương đối lớn, nếu được khai thác hợp lý sẽ có điều kiện phát triển nền kinh tế đa dạng theo hình thức nông lâm - công nghiệp và thương mại dịch vụ, du lịch vườn trại trên cơ sở một

hệ sinh thái đa dạng của nhiều loại cây rừng, cây ăn quả có giá trị kinh tế cao

- Tài nguyên nước:

Nguồn nước mặt:

Trên địa bàn huyện có sông Lục Nam chảy qua dài gần 45 km từ Đèo Gia xuống Mỹ An đến Phượng Sơn Nước sông chảy quanh năm với lưu lượng khá lớn Mức nước sông trung bình vào mùa lũ khoảng 4,5m, lưu lượng lũ lớn nhất: Qmax= 1.300 - 1.400 m3/s, lưu lượng nước mùa kiệt Qmin= 1 m3/s Ngoài sông Lục Nam còn

có nhiều suối nhỏ nằm rải rác ở các xã vùng núi cao

Ngoài sông Lục Nam, trên địa bàn huyện còn có nhiều suối nhỏ nằm rải rác ở các xã vùng cao, hệ thống ao hồ chứa tương đối nhiều do kết quả hoạt động tích cực của phong trào thuỷ lợi, đắp đập ngăn nước Hồ Cấm Sơn có diện tích tại địa phương lớn nhất huyện 2.600 ha, hồ Khuôn Thần diện tích 140ha và hàng chục hồ chứa khác với tổng diện tích hàng ngàn ha, cùng với hệ thống sông suối đã cung cấp một lượng nước khá lớn đáp ứng nhu cầu sản xuất và đời sống của nhân dân

Nguồn nước ngầm:

Nguồn nước ngầm: hiện tại chưa được điều tra kỹ để đánh giá về trữ lượng nước ngầm nhưng qua khảo sát sơ bộ các giếng ở một số vùng trong huyện cho thấy mực nước ngầm nằm không quá sâu (khoảng 20 - 25 m), chất lượng nước khá tốt, có thể khai thác dùng trong sinh hoạt của các điểm dân cư

Nhìn chung nguồn nước trong huyện có trữ lượng và chất lượng tương đối tốt,

có thể đáp ứng nhu cầu sản xuất và đời sống của nhân dân Tuy nhiên, do đặc điểm lượng mưa thấp hơn các vùng khác trong tỉnh nên sản xuất nông nghiệp cũng gặp không ít khó khăn, có năm do hạn hán kéo dài, nhiều hồ đập bị cạn kiệt nước đã gây ảnh hưởng lớn đến thời vụ sản xuất và đời sống của nhân dân Vì vậy trong tương lai cần phải khảo sát kỹ về trữ lượng nước, có kế hoạch hợp lý, kết hợp với việc bảo vệ và phát triển rừng đầu nguồn để khắc phục tình trạng thiếu nước trong mùa khô hạn

Tóm lại, tài nguyên nước Lục Ngạn ở các sông Lục Nam và hai hồ chứa lớn là Cấm Sơn và Khuôn Thần cùng nhiều hồ, sông suối nhỏ có tiềm năng rất lớn, huyện cần bổ xung hoàn chỉnh hệ thống lấy nước, dự trữ nước một cách hợp lý sẽ phục vụ tốt cho sản xuất nông - lâm nghiệp, công nghiệp và sinh hoạt, đồng thời cần tiến hành thăm dò đánh giá nguồn nước ngầm đi đôi với việc đẩy mạnh công tác trồng rừng phủ xanh đất trống đồi núi trọc để giữ lượng nước mưa

- Tài nguyên rừng:

Lục Ngạn là huyện miền núi có diện tích lâm nghiệp là 35.817,85 ha, chiếm 35,38% tổng diện tích đất tự nhiên của toàn huyện.Trong đó, diện tích đất rừng sản xuất là 16.124,04 ha, chiếm 45,02% tổng diện tích đất lâm nghiệp Diện tích đất rừng phòng hộ là 19.693,81 ha, chiếm 54,98% tổng diện tích đất lâm nghiệp của huyện

- Tài nguyên khoáng sản:

Huyện Lục Ngạn có một số khoáng sản quý như: than, đồng, vàng , theo tài liệu điều tra tài nguyên dưới lòng đất cho biết: về than các loại có trữ lượng khoảng 30.000 tấn Quặng đồng có khoảng 40.000 tấn nhưng hàm lượng thấp nên không có ý nghĩa khai thác công nghiệp Ngoài ra Lục Ngạn còn có vàng sa khoáng nhưng trữ lượng không lớn, một số khoáng sản khác như đá, sỏi, cát, đất sét có thể khai thác để

- Tài nguyên nhân văn:

Lục Ngạn là huyện miền núi cao, có diện tích 101.223 ha, dân số 204.041 người, gồm 8 dân tộc (trong đó dân tộc Kinh chiếm 51%, các dân tộc khác chiếm 49% như Tày, Nùng, Sán Dìu, Sán Chỉ, Cao Lan, Dao, Thái, Ê Đê và Hoa), có 29 xã và 1 thị trấn bao gồm 397 thôn bản được chia thành 2 vùng: Vùng thấp là 17 xã và 1 thị trấn; vùng cao; vùng sâu là 12 xã

Năm 2006 toàn huyện có 202 làng bản được công nhận làng văn hoá và có 27.226 hộ gia đình được công nhận gia đình văn hoá Nhân dân các dân tộc trong huyện đang tích cực lao động sản xuất, chuyển đổi cơ cấu kinh tế phù hợp với nền kinh tế thị trường, phát triển mạnh kinh tế vườn rừng, kinh tế trang trại tạo nên những vườn cây đặc sản vải thiều, môi trường sinh thái đẹp và có sức hấp dẫn du khách tham quan du lịch sinh thái Đó là nguồn tài nguyên nhân văn, giàu truyền thống tốt đẹp để phát huy nội lực Lục Ngạn có khu di tích lịch sử Đền Hả được xếp hạng cấp quốc gia, một di tích xếp hạng cấp tỉnh đồng thời có nhiều cảnh đẹp thiên nhiên nổi tiếng như

Hồ Cấm Sơn, hồ Khuôn Thần, hồ Làng Thum có thể đầu tư xây dựng thành các khu nghỉ ngơi du lịch phục vụ nhân dân trong huyện và các du khách trong và ngoài nước

Các nguồn lực về con người

Dân số : Năm 2006, dân số trung bình của huyện là 204.041 người; tỷ lệ tăng dân số tự nhiên đạt 1,19% Trong đó: Nữ có 100.729 người, chiếm 49,37% tổng dân số, có 44.148 hộ gia đình, bình quân mỗi hộ có 4,62 người Mật độ dân số bình quân 202 người/km2, dân số nông thôn chiếm 96,63% và dân số thành thị 3,37%, điều đó chứng tỏ mức đô thị hoá, phát triển công nghiệp và dịch vụ ở Lục Ngạn còn ở mức rất thấp

Dân số phân bố không đồng đều giữa các xã trong huyện Xã có dân đông nhất

là Quý Sơn (15.167 người), Thanh Hải (13.885 người), xã có dân số ít nhất là Sa Lý (2.681 người)

2.1.2 Vị trí và chức năng

Văn phòng HĐND và UBND huyện Lục Ngạn (gọi tắt là Văn phòng) là cơ quan chuyên môn tham mưu tổng hợp cho UBND huyện Lục Ngạn về hoạt động của UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành UBND huyện; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân huyện, UBND huyện

và các cơ quan Nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân, UBND huyện Lục Ngạn

Văn phòng là cơ quan giúp việc cho Thường trực HĐND và UBND huyện; tham mưu tổng hợp, phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác của Thường trực HĐND và UBND huyện đảm bảo tính thống nhất, liên tục, có hiệu lực và hiệu quả

Văn phòng HĐND và UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước

2.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn

Xây dựng các chương trình làm việc, kế hoạch công tác tháng, quý, sáu tháng

và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, UBND huyện Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện tổ chức theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, HĐND và UBND các xã, thị trấn thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác sau khi được ban hành

Giúp HĐND, Thường trực HĐND và UBND huyện theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, Thường trực HĐND, UBND các xã, thị trấn trong việc triển khai thực hiện các nội dung chỉ đạo của HĐND huyện, UBND huyện và trong việc chuẩn bị các báo cáo, đề án; tham gia ý kiến về nội dung trong quá trình soạn thảo các

đề án để HĐND, Thường trực HĐND, UBND huyện xem xét, quyết định

Bảo đảm việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin thường xuyên, kịp thời, chính xác, phục vụ cho công tác của HĐND và UBND, Thường trực HĐND và chỉ đạo điều hành của UBND huyện Thực hiện chế độ thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật

Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân trong phạm vi quản lý của Văn phòng

Phối hợp với các cơ quan chức năng phổ biến và tập huấn triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật đến các phòng ban, UBND các xã, thị trấn và theo dõi, đôn đốc thực hiện những văn bản quy phạm pháp luật đó

Phối hợp với các đơn vị liên quan để chuẩn bị nội dung và phục vụ các kỳ họp

UBND huyện với các cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân; bảo đảm các điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật, hậu cần cho các hoạt động của HĐND và UBND huyện

Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Thường trực HĐND, UBND huyện đảm bảo đúng chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định của pháp luật

Tổ chức, quản lý công tác hành chính của Thường trực HĐND, UBND huyện; hướng dẫn và kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, HĐND và UBND các xã, thị trấn về nghiệp vụ hành chính thống nhất trong toàn huyện theo quy định của pháp luật

Quản lý trực tiếp hệ thống “Một cửa điện tử”, tiếp nhận và trả kết quả một số thủ tục hành chính của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện

Quản lý tổ chức, đội ngũ cán bộ, công chức, kinh phí, tài sản, vật tư, hàng hóa được giao theo đúng quy định của Nhà nước

Thực hiện những nhiệm vụ khác được do Thường trực HĐND và UBND huyện phân công theo quy định của pháp luật

Tổ chức lập, trình duyệt, xem xét và kiểm tra, quản lý theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng xã, thị trấn, điểm dân cư trên địa bàn huyện

Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin ,thể dục thể thao ,y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được cấp

có thẩm quyền phê duyệt

Xây dựng phát triển mạng lưới thương mại,dịch vụ,du lịch và kiểm tra việc chấp hành quy định của nhà nước về kiểm tra việc thực hiện các hoạt động trên

Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và quốc phòng toàn dân thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự an toàn xã hội ,phòng chống tội phạm ,các tệ nạn xã hội ,tuyên truyền giáo dục phổ biến chính sách,pháp luật về các vấn đề xã hội

Chỉ đạo tổ chức công tác tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân(HĐND) cùng cấp

Tổ chức thực hiện việc bầu cử Quốc hội, Đại biểu HĐND theo quy định của pháp luật, quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ ,quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên

2.1.4 Sơ đồ Cơ cấu tổ chức bộ máy của đơn vị:

Uỷ ban nhân dân huyện gồm có 01 Chủ tịch UBND huyện và 03 Phó Chủ tịch UBND ( 01 Phó Chủ tịch phụ trách khối Kinh tế, Tài chính, Doanh nghiệp, Thương mại,

Du lịch; 01 Phó Chủ tịch phụ trách khối Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thủy lợi, Thủy sản, Công nghiệp, Khoa học công nghệ và xây dựng nông nghiệp và xây dựng nông thôn; 01 Phó Chủ tịch phụ trách khối Văn hóa Xã hội và các lĩnh vực xã hội khác )

Các phòng ban chuyên môn: Bao gồm 13 phòng ban phụ trách chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn riêng Các phòng ban chuyên môn có chức năng tham mưu , tư vấn, phối kết hợp với nhau để giúp việc cho UBND theo lĩnh vực riêng được phân công, thực hiện chức năng quản lý nhà nước theo quy định của pháp luật, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện và các Phó Chủ tịch UBND huyện về công tác , kết quả hoạt động của phòng ban mình

Các phòng ban, đơn vị trực thuộc UBND huyện Lục Ngạn

1 Phòng Tài chính kế hoạch

2 Phòng Kinh tế hạ tầng

3 Phòng LĐ - TBXH

4 Phòng Tư pháp

5 Phòng Tài nguyên môi trường

6 Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn

7 Phòng Thanh tra

8 Phòng Nội vụ

9 Phòng Giáo dục và đào tạo

10 Phòng Văn hóa và thông tin

11 Phòng Y tế

12 Phòng Dân tộc

13 Văn phòng HĐND và UBND huyện

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Ngạn

Hình 2.1 Sơ đồ Cơ cấu tổ chức UBND huyện Lục Ngạn

2.1.5 Vị trí, chức năng của các phòng ban:

 Phòng kinh tế hạ tầng

Phòng Công Thương thuộc Uỷ ban nhân dân huyện là cơ quan chuyên môn có chức năng tham mưu, Giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về công thương ở địa phương (đối với những lĩnh vực khác thuộc Phòng Công Thương do

Chủ tịch

Phó chủ tịch

( Kinh tế )

Phó chủ tịch ( Nông nghiệp)

Phó chủ tịch ( Văn hóa – xã hội )

Phòng GD - ĐT

Phòng Nội vụ Phòng TC - KH

Phòng Tư pháp

Phòng Công Thương có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu

sự quản lý trực tiếp của Uỷ ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm

tra và hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Công Thương

 Phòng nội vụ

Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, là cơ quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi chính

phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng

Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng

thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ

 Phòng lao động thương binh và xã hội

Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động, người có công và xã hội; thực hiện một

số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện và theo quy

định của pháp luật

Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và côngtác của Ủy ban nhân dân cấp huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra về

chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội

 Phòng giáo dục và đào tạo

Phòng Giáo dục và Đào tạo là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo, bao gồm: mục tiêu, chương trình, nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi

Phòng Giáo dục và Đào tạo có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân cấp huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ

của Sở Giáo dục và Đào tạo

 Phòng nông nghiệp và phát triển nông thôn

Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ở các huyện là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp huyện; tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương về: nông nghiệp; lâm nghiệp; diêm nghiệp; thuỷ lợi; thuỷ sản; phát triển nông thôn; phát triển kinh tế hộ; kinh tế trang trại nông thôn; kinh tế hợp tác xã Nông, lâm, ngư, diêm nghiệp gắn với ngành nghề, làng nghề ở nông thôn và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân cấp huyện và theo quy định của pháp luật, bảo đảm sự

thống nhất quản lý của ngành, lĩnh vực công tác ở địa phương

Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân cấp huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn

nghiệp vụ của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

 Phòng tài nguyên và môi trường

Phòng Tài nguyên và Môi trường là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân cấp huyện, có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà

nước về: đất đai, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường

Phòng Tài nguyên và Môi trường có tư cách pháp nhân, có con dấu; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Tài nguyên và Môi trường

2.2 Thực trạng công tác quản lý lịch làm việc của UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang

2.2.1.Thực trạng công tác quản lý lịch làm việc của UBND huyện Lục Ngạn

Cán bộ nhân viên văn phòng xây dựng các chương trình làm việc, kế hoạch công tác tháng, quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, UBND huyện Cán bộ văn phòng giúp Thường trực HĐND, UBND huyện tổ chức theo dõi,

đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, HĐND và UBND các xã, thị trấn thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác sau khi được ban hành

Cán bộ nhân viên văn phòng giúp HĐND, Thường trực HĐND và UBND huyện theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, Thường trực HĐND, UBND các xã, thị trấn trong việc triển khai thực hiện các nội dung chỉ đạo của HĐND huyện, UBND huyện và trong việc chuẩn bị các báo cáo, đề án; tham gia ý kiến về nội dung trong quá trình soạn thảo các đề án để HĐND, Thường trực HĐND, UBND huyện xem xét, quyết định

Cán bộ nhân viên văn phòng đảo đảm việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin thường xuyên, kịp thời, chính xác, phục vụ cho công tác của HĐND và UBND, Thường trực HĐND và chỉ đạo điều hành của UBND huyện Thực hiện chế

độ thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật

Cán bộ văn phòng giúp Thường trực HĐND, UBND huyện tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân trong phạm vi quản lý của Văn phòng

Cán bộ văn phòng phối hợp với các cơ quan chức năng phổ biến và tập huấn triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật đến các phòng ban, UBND các

xã, thị trấn và theo dõi, đôn đốc thực hiện những văn bản quy phạm pháp luật đó

Cán bộ nhân viên văn phòng phối hợp với các đơn vị liên quan để chuẩn bị nội dung và phục vụ các kỳ họp HĐND, các phiên họp UBND huyện; các cuộc họp và làm việc của Thường trực HĐND, UBND huyện với các cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân; bảo đảm các điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật, hậu cần cho các hoạt động của HĐND và UBND huyện

Cán bộ nhân viên văn phòng quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Thường trực HĐND, UBND huyện đảm bảo đúng chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định của pháp luật

Cán bộ nhân viên văn phòng tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, các quy chuẩn và tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên ngành được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi lĩnh vực quản lý được giao

Cán bộ nhân viên văn phòng hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ đối với UBND các xã, thị trấn thuộc huyện trong việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong lĩnh vực hoạt động

Cán bộ nhân viên văn phòng giúp UBND huyện thực hiện và chịu trách nhiệm

về việc thẩm định, đăng ký, cấp các loại giấy phép thuộc phạm vi trách nhiệm và thẩm quyền của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật và theo phân công của UBND huyện

Cán bộ nhân viên văn phòng giúp UBND huyện quản lý nhà nước đối với tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân; hướng dẫn và kiểm tra hoạt động của các hội và

tổ chức phi Chính phủ trên địa bàn thuộc các lĩnh vực quản lý của phòng theo quy định của pháp luật

- Lãnh đạo đơn vị chú trọng đến việc nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp

vụ cho các cán bộ, nhân viên trong đơn vị để làm tốt các công việc liên quan tới thực hiện công việc và giải quyết công việc

- Không phù hợp với yêu cầu quản lý trong thời kỳ hiện nay, thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa

- Khó quản lý, khó kiểm soát hết được lượng công việc, dễ bị trùng lặp hoặc thiếu sót

 Biện pháp khắc phục

Từ những nhược điểm mà trong công tác quản lý lịch làm việc của UBND huyện Lục Ngạn gặp phải và gắn với sự phát triển của cuộc cách mạng khoa học công nghệ ngày càng phát triển, để công tác quản lý theo kịp công nghệ hiện đại, giúp cho công tác quản lý dễ dàng, thuận tiện, khoa học hơn các phương pháp cũ Từ đó em đã chọn đề tài “Tin học hóa công tác quản lý lịch làm việc cho cán bộ nhân viên tại UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang” Đề tài này sẽ phần nào giúp cho công tác quản lý tại UBND huyện Lục Ngạn đạt được hiểu quả cao, quản lý khoa học, tìm kiếm

dễ dàng, sử dụng được hết tiềm năng của phần mềm, nắm bắt khoa học công nghệ, lưu trữ tài liệu trong thời gian dài, hạn chế diện tích lưu trữ tài liệu

Vì vậy, em chọn phầm mềm Essential PIM vào quản lý lịch làm việc tại UBND huyện, để khắc phục hết các hạn chế mà khi sử dụng các phương pháp quản lý thủ công mắc phải, ngoài ra còn giúp cho hiểu quả công tác quản lý được nâng cao, và bắt kịp với xu thế phát triển của công nghệ thông tin

Bài toán “Quản lý lịch làm việc tại UBND huyện Lục Ngạn” đã giúp giải quyết

và đáp ứng một cách hiệu quả các nhu cầu về mặt quản lý thông tin trong các hoạt động của UBND Tin học hoá trong công tác quản lý lịch làm việc nhằm giảm bớt sức lao động của con người, tiết kiệm được thời gian, độ chính xác cao, gọn nhẹ và tiện lợi hơn rất nhiều so với việc làm thủ công quản lý trên giấy tờ như trước đây Tin học hoá giúp thu hẹp không gian lưu trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, tự động hệ thống hoá và

cụ thể hoá các thông tin theo nhu cầu của con người