Phân tích thiết kế hệ thống thông tin hỗ trợ công tác quản lí lịch làm việc cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam

CÁC KÍ HIỆU VÀ TỪ VIẾT TẮT Do đề tài sử dụng phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng, do vậy có nhiều kí hiệu khác biệt so với các kí hiệu trong phương pháp hướng chức năng truyền thống. Để tiện theo dõi, tôi xin đưa ra giải thích của các kí hiệu được sử dụng nhiều như sau: Kí hiệu/từ viết tắt Diễn giải CRM Customer Relationship Management Hệ thống quản lí quan hệ khách hàng ERP Enterprise Resource Planning Hệ thống quản lí nguồn lực doanh nghiệp RUP Rational Unified Process Quy trình sản xuất phần mềm phổ biến do tập đoàn Rational phát triển OOAD Object Oriented Analyst & Design Phân tích thiết kế hướng đối tượng UseCase: Nhóm xử lí. Là một dãy các xử lí để thực hiện một công việc. Ví dụ: Usecase BanHang là một nhóm các xử lí như đặt hàng, kiểm tra kho, trả lời đơn đặt hàng, viết hóa đơn, giao hàng, kiểm tra hàng, thanh toán. <<bao gồm>>: Liên kết bao hàm. Là một loại liên kết giữa 2 Usecase, trong đó, Usecase ở đầu mũi tên là một thành phần của Usecase ở gốc của mũi tên. Ví dụ: công việc Bán hàng luôn bắt đầu bằng một Đặt hàng, do vậy, đặt hàng là một thành 1 phần của bán hàng. <<mở rộng>>: Liên kết mở rộng. Là một loại liên kết giữa 2 usecase, trong đó, usecase ở đầu mũi tên là usecase cơ bản, usecase ở gốc mũi tên là usecase mở rộng, usecase mở rộng chứa tất cả các chức năng của usecase cơ bản ngoài ra, nó còn chứa những chức năng bổ sung khác mà uscase cơ bản không có. Lớp Là một khái niệm trong phân tích thiết kế hướng đối tượng. Lớp là một nhóm các đối tượng cùng loại, có các thuộc tính và phương thức. Ví dụ: Lớp CongViec có các thuộc tính như tên công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện và các phương thức như tạo mới công việc, sửa công việc, lưu công việc vào cơ sở dữ liệu… Quan hệ thừa kế Là một loại quan hệ giữa 2 lớp, trong đó lớp ở đầu mũi tên có các thuộc tính và phương thức cơ bản, lớp ở gốc mũi tên có đầy đủ các thuộc tính và chức năng của lớp kia, ngoài ra còn có thêm các thuộc tính và chức năng mở rộng khác. Màn hình Là một loại giao diện người dùng có tính chất cố định cao, được sử dụng trong thiết kế luồng giao diện. 2 Hoạt động Là một xử lí bên trong của máy tính mà không xuất hiện lên giao diện của người sử dụng. Luồng giao diện Là một dãy các giao diện người dùng, trong đó, giao diện ở gốc mũi tên xẩy ra trước, ở đầu mũi tên xẩy ra sau khi người dùng kích hoạt một sự kiện trên giao diện gốc. Bảng dữ liệu Là một bảng trong cơ sở dữ liệu, gồm có tên bảng ở phía trên (NhanVien), các trường của bảng ở phía dưới (MaNhanVien, TenNhanVien), khóa chính có kèm theo từ khóa PK và kí hiệu gạch chân. Quan hệ 1:N Là một loại quan hệ trong cơ sở dữ liệu. Trong đó, mỗi bản ghi trong bảng ở đầu mũi tên tương ứng với nhiều bản ghi trong bảng ở gốc mũi tên. Ví dụ: Một PhongBan có thể có nhiều NhanVien. 3 MỤC LỤC MỤC LỤC 4 LỜI MỞ ĐẦU 7 I.GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ĐỀ TÀI 7 II.TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI 8 III.MỤC TIÊU 9 III.1.Mục tiêu hệ thống: 9 IV.PHẠM VI 10 IV.1.Nghiệp vụ: 10 IV.2.Mức độ hoàn thành: 10 V.PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 10 V.1.Về nghiệp vụ 10 V.2.Về quy trình: 11 V.3.Về phương pháp phát triển: 11 VI.KẾT QUẢ 11 VI.1.Kết quả sau khi triển khai dự án: 11 VI.2.Kết quả sau khi hoàn thiện giai đoạn phân tích thiết kế: 12 CHƯƠNG I – LÍ LUẬN CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÍ – QUY TRÌNH & PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG 13 I.NGHIỆP VỤ QUẢN LÍ 13 I.1.Hệ thống quản lí nguồn lực doanh nghiệp 13 I.2.Hệ thống quản lí quan hệ khách hàng 13 I.3.Hệ thống quản lí lịch làm việc 13 II.QUY TRÌNH RUP SMALL 14 II.1.Nhược điểm của quy trình Water Fall 14 II.2.RUP Small: 15 II.3.Các giai đoạn phát triển của RUP: 16 III.PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN 18 CHƯƠNG II – PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ CÔNG TÁC QUẢN LÍ LỊCH LÀM VIỆC CHO CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ Ở VIỆT NAM 20 I.KHẢO SÁT HỆ THỐNG 20 I.1.Mục đích 20 I.2.Công việc đã làm 20 I.2.1.Khảo sát thực tế: 20 I.2.1.a.Thực tế quản lí tại Công ty TNHH AVIZON (số 3/25 Phan Đình Phùng) 20 I.2.1.b.Các hệ thống có sẵn: 21 I.2.2.Lập bản mô tả tổng quan hệ thống 21 I.3.BẢN MÔ TẢ TỔNG QUAN 21 I.3.1.Mục đích của các hoạt động nghiệp vụ: 21 I.3.2.Các chức năng nghiệp vụ chính: 22 I.3.3.Các quy trình nghiệp vụ: 22 I.3.3.a.Quy trình lập và quản lí kế hoạch cá nhân: 22 I.3.3.b.Quy trình phân công công việc sử dụng cho nhà quản lí 23 I.3.4.Các loại thông tin sử dụng trong hệ thống: 23 I.3.5.Yêu cầu đặt ra: 23 I.3.5.a.Yêu cầu chức năng: 23 4 I.3.5.b.Yêu cầu phi chức năng: 25 II.XÁC ĐỊNH VÀ ĐẶC TẢ CÁC KHỐI CHỨC NĂNG 25 II.1.Mục đích: 25 II.2.Xác định tác nhân tham gia hệ thống: 25 II.3.Biểu đồ khung cảnh hệ thống: 27 II.4.Xác định các khối chức năng hệ thống: 27 II.5.Đặc tả chi tiết cho từng khối chức năng như sau: 28 II.5.1.Quản lí công việc cá nhân: 28 II.5.1.a.Thông tin tóm tắt: 28 II.5.1.b.Các kịch bản: 28 II.5.1.c.Các kịch bản con: 29 II.5.2.Phân công công việc: 31 II.5.2.a.Thông tin tóm tắt: 31 II.5.2.b.Các kịch bản chính: 31 II.5.2.c.Kịch bản con: 32 II.5.3.Xem báo cáo chi tiết công việc 33 II.5.3.a.Thông tin mô tả 33 II.5.3.b.Các kịch bản chính: 33 II.5.4.Quản lí các yếu tố liên quan: 33 II.5.4.a.Thông tin mô tả 33 II.5.4.b.Các kịch bản chính: 34 II.5.4.c.Các kịch bản con 35 III.MÔ HÌNH HÓA NGHIỆP VỤ 35 III.1.Mục đích: 35 III.2.Các bước: 35 III.2.1.Xác định các khái niệm nghiệp vụ: 35 III.2.2.Bổ sung các thuộc tính: 36 III.2.2.a.Lớp công việc: 36 III.2.2.b.Gọi điện 37 III.2.2.c.Gặp mặt 37 III.2.2.d.Gửi email 37 III.2.2.e.Gửi fax 37 III.2.2.f.Công việc khác 37 III.2.2.g.Nhân sự 37 III.2.2.h.Khách hàng 38 III.2.2.i.Tổ chức 38 III.2.2.j.Quy trình 38 III.2.2.k.Bước 39 III.2.2.l.Sản phẩm 39 III.2.2.m.Tài liệu 39 III.2.3.Sơ đồ liên kết lớp nghiệp vụ 40 IV.XÁC ĐỊNH CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀ LỚP THAM GIA TRONG KHỐI CHỨC NĂNG 40 IV.1.Mục đích: 40 IV.2.Kết quả: 40 IV.2.1.Khối chức năng Lập & Quản lí lịch làm việc cá nhân 41 IV.2.2.Khối chức năng phân công công việc 42 IV.2.3.Xem báo cáo chi tiết 43 IV.2.4.Quản lí các yếu tố liên quan khác 44 V.THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 46 5 V.1.Mục đích: 46 V.2.Các công việc: 46 V.2.1.Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu: 46 V.2.2.Thiết kế cơ sở dữ liệu: 46 V.2.3.Sơ đồ Cơ sở dữ liệu thể hiện mối quan hệ thừa kế của lớp CongViec 48 V.2.4.Chi tiết các trường trong cơ sở dữ liệu 49 VI.LÀM NGUYÊN MẪU GIAO DIỆN NGƯỜI DÙNG 55 VI.1.Mục đích: 55 VI.2.Các mô hình luồng giao chính (work flow screen) 55 VI.2.1.Giao diện Chọn chức năng: 55 VI.2.2.Giao diện Công việc 56 VI.2.3.Giao diện khách hàng 57 VI.2.4.Giao diện Thông tin cá nhân: 58 VI.3.Các giao diện chính 58 KẾT LUẬN 68 Những kết quả chính đạt được sau khi kết thúc giai đoạn thiết kế hệ thống 68 I.Lí luận 68 II.Phân tích thiết kế hệ thống 68 III.Các kiến nghị: 69 Tài liệu tham khảo 70 6 LỜI MỞ ĐẦU I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ĐỀ TÀI Trong những năm gần đây, khi mà ngành Công nghệ Thông tin bùng nổ mạnh mẽ. Có rất nhiều hệ thống quản lí, kinh tế, kĩ thuật đã được tin học hóa. Khi đi vào ứng dụng thực tế, các hệ thống này đã chứng tỏ khả năng vượt trội của mình, thay thế nhiều hệ thống quản lí thủ công khác. Tại Việt Nam, đại đa số các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp quốc doanh, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đã triển khai các hệ thống quản lí tin học hóa hiện đại, rút ngắn thời gian, thay thế nhiều nhân sự trong công tác quản lí. Tuy nhiên, bên cạnh đó, còn không ít các doanh nghiệp loại vừa và nhỏ vẫn duy trì hình thức quản lí thủ công giấy tờ. Nguyên nhân là do các doanh nghiệp này chưa đủ điều kiện để tiếp cận các hệ thống quản lí tin học hóa tiên tiến trên thế giới. Có thể do trình độ năng lực về quản lí, kĩ thuật, ngoại ngữ của nhân viên trong các doanh nghiệp của ta chưa đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu để triển khai hệ thống. Hoặc do nguồn tài chính của các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa đủ để áp dụng triển khai các hệ thống trên. Hệ thống thông tin trợ giúp quản lí lịch làm việc cho doanh nghiệp vừa và nhỏ được đặt ra như một phần hỗ trợ công tác quản lí kế hoạch làm việc cho các đối tượng này. Hệ thống được xây dựng với giao diện đơn giản, Việt hóa toàn bộ, dễ sử dụng nhằm mục đích khắc phục các nhược điểm của bộ máy quản lí không hiệu quả ở các doanh nghiệp này. Hệ thống được xây dựng trên cơ sở các ngôn ngữ và cơ sở dữ liệu nguồn mở, do vậy sẽ có giá thành giảm hơn rất nhiều lần so với những hệ thống cùng loại do nước ngoài sản xuất. 7 Hệ thống quản lí lịch làm việc được tiến hành phân tích thiết kế dựa trên quy trình tiên tiến nhất hiện nay – quy trình RUP. Đây là quy trình phát triển phần mềm được sử dụng chính thức trong rất nhiều doanh nghiệp phần mềm trong nước và trên thế giới nhằm thay thế quy trình WaterFall vốn đã bộc lộ rất nhiều khuyết điểm. Hệ thống cũng được áp dụng một phương pháp mới trong phân tích thiết kế đó là phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng, với phương pháp này, ta có thể tạo ra bản thiết kế chi tiết hơn nhiều so với phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng. Hơn nữa, sử dụng phân tích thiết kế hướng đối tượng ta có thể tạo ra bản thiết kế có tính tái sử dụng cao, rất tiện lợi cho việc bảo trì nâng cấp hệ thống. Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả đề tài nhận được rất nhiều hướng dẫn, góp ý, định hướng từ phía giáo viên hướng dẫn là Giảng viên Nguyễn Thị Thúy, khoa Tin học Kinh tế, Đại học kinh tế quốc dân. Tác giả xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ này. II. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Trong thời điểm hiện nay, khi mà nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, số lượng các doanh nghiệp vừa và nhỏ ngày càng tăng mạnh. Lĩnh vực kinh doanh ở các doanh nghiệp này khá đa dạng, và hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp này tỏ ra rất hiệu quả. Song song với sự phát triển trên là sự quan tâm chưa đầy đủ của xã hội cho loại hình doanh nghiệp này. Các học thuyết quản lí, các loại hình dịch vụ, phần lớn tập trung cho các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp quốc doanh. Do vậy, ở các doanh nghiệp này, tuy hoạt động kinh doanh rất hiệu quả, nhưng công tác quản lí thì vẫn rất sơ sài, kém hiệu quả, đặc biệt là việc lập và quản lí kế hoạch làm việc. Hiện tại, ở các doanh nghiệp 8 này, thói quen lập kế hoạch làm việc chưa có, hoặc không thường xuyên, hoặc ở mức đơn giản, sơ sài, kém hiệu quả. Do vậy, thường xảy ra tình trạng các công việc được thực hiện một cách tự phát, hoặc chồng chéo, không theo quy trình định sẵn. Theo đó, nhiều hợp đồng bị bỏ qua do bên thực hiện trễ hẹn, hoặc không hoàn thành tốt do làm việc chưa khoa học. Ở các doanh nghiệp này, khái niệm quy trình và lập quy trình hầu như chưa được biết tới. Do vậy, các nhân viên thạo việc giữ vai trò quan trọng, không thể thiếu được. Trong trường hợp các nhân viên này nghỉ việc, công việc sẽ bị rối lên, công tác tuyển dụng trở nên rất khó khăn, và việc đào tạo nhân viên mới phải tiến hành trong thời gian dài. Nguyên nhân là do các doanh nghiệp không quan tâm tới việc lập quy trình, các nhân viên hầu hết làm theo thói quen, kinh nghiệm. Nếu các kinh nghiệm này được tổ chức thành quy trình làm việc, tin chắc nó sẽ rất có lợi cho các nhân viên khác, đặc biệt là các nhân viên mới. III. MỤC TIÊU Hệ thống quản lí lịch làm việc là một hệ thống thông tin quản lí được thiết kế riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhằm trợ giúp công tác quản lí lịch làm việc một cách thống nhất đồng bộ và đúng quy trình. III.1.Mục tiêu hệ thống: • Trợ giúp công tác quản lí lịch làm việc của các nhân viên. • Trợ giúp công tác phân công và bàn giao công việc cho nhà quản lí. • Trợ giúp công tác quản lí và theo dõi tiến độ làm việc theo từng cá nhân, tiến độ làm việc chung cho nhà quản lí và các nhân viên trong doanh nghiệp. • Trợ giúp công tác lập và quản lí quy trình làm việc. • Trợ giúp công tác lập và quản lí kế hoạch làm việc từ xa. • Cung cấp hệ thống nhắc nhở công việc tự động. 9 • Hỗ trợ quản lí rủi ro. IV. PHẠM VI IV.1. Nghiệp vụ: Hệ thống tập trung vào quản lí kế hoạch làm việc cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với số lượng nhân viên dưới 30 người. Ngoài ra hệ thống còn hỗ trợ các chức năng khác tuy nhiên chỉ nhằm mục đích làm hiệu quả hơn công tác quản lí lịch làm việc. Các chức năng khác mà hệ thống đồng thời hỗ trợ là: • Quản lí khách hàng • Quản lí nhân sự • Quản lí sản phẩm • Quản lí quy trình IV.2. Mức độ hoàn thành: Trong phạm vi đề tài chỉ dừng lại ở mức hoàn thiện bản thiết kế chi tiết hệ thống, chưa đi vào xây dựng hệ thống một cách chính thức. Các mảng công tác chính mà đề tài thực hiện: • Xác định yêu cầu • Phân tích hệ thống • Thiết kế hệ thống V.PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU V.1. Về nghiệp vụ Hệ thống được xây dựng dựa trên các khảo sát và nghiên cứu thực tế ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn Hà Nội. Đồng thời hệ thống cũng áp dụng các nguyên tắc quản lí doanh nghiệp dựa trên các hệ thống quản lí hiện có như hệ thống quản lí nguồn lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise Resource Planning), hệ thống quản lí quan hệ khách hàng (CRM – Customer Relationship Management) 10 [...]... v Nh qun lớ 26 II.3 Biu khung cnh h thng: Tạo công việc mới Cập nhật thông tin cho công việc Hệ thống Tiến độ thực hiện Nhan Vien Thông báo từ nhà quản lí Message từ nhân viên khác quản lí Cập nhật thông tin liên quan đến hệ thống lịch Nguoi Su Dung Phân công công việc Gửi thông báo Nha Quan Li Tổng hợp kết quả làm việc của NV Phản hồi từ nhân viên làm việc Hỡnh 7: Biu khung cnh h thng II.4 Xỏc nh... chn thc hin mt trong cỏc chc nng b sung, cp nht, xem, in cụng vic Tỏc nhõn liờn quan: Nhõn viờn Bổ sung công việc Tra cứu công việc Quản lí công việc cá nhân Nhan Vien Hiển thị thông tin Xem thông tin Cập nhật thông tin In thông tin Hỡnh 9: Mụ hỡnh khi chc nng qun lớ cụng vic cỏ nhõn II.5.1.b Cỏc kch bn: Nhõn viờn chn chc nng ng... nhân Xem thông tin Quản lí khách hàng Quản lí các yếu tố liên quan Nguoi Su Dung Quản lí tài liệu Quản lí quy trình Quản lí sản phẩm Hỡnh 11: Mụ hỡnh khi chc nng liờn quan ti ngi s dng II.5.4.b Cỏc kch bn chớnh: Ngi s dng la chn mt trong cỏc yu t Khỏch hng, Sn phm, Quy trỡnh, Ti liu cp nht thụng tin H thng hin th mn hỡnh cp nht cho yu t c... nhập Nhan Vien Cập nhật thông tin cho công việc Xem thông tin cập nhật Xem xét ra quyết định chủ quan Lựa chọn chức năng kế tiếp Tạo mới một công việc Hỡnh 4: Quy trỡnh lp v qun lớ k hoch cỏ nhõn 22 Kết thúc phiên làm việc I.3.3.b Quy trỡnh phõn cụng cụng vic s dng cho nh qun lớ Nh qun lớ ng nhp h thng xem cỏc thụng tin tng hp v tin lm vic ca cỏc nhõn viờn Trờn c s cỏc thụng tin trờn, cựng vi cỏc yờu... tit cụng vic Qun lớ cỏc yu t liờn quan khỏc Nguoi Su Dung Nhan Vien Quản lí công việc cá nhân Nha Quan Li Quản lí tài khoản cá nhân Quản lí các yếu tố liên quan Hỡnh 8: Mụ hỡnh cỏc khi chc nng h thng 27 Phân công công việc Quản lí nhân viên II.5 c t chi tit cho tng khi chc nng nh sau: II.5.1 Qun lớ cụng vic cỏ nhõn: II.5.1.a Thụng tin túm tt: Mc ớch: Giỳp nhõn viờn cú th thc hin cỏc hot ng to mi,... viên Tra cứu nhân viên Xem thông tin Bổ sung nhân viên Hiển thị thông tin Cập nhật thông tin In thông tin Xóa Sửa Hỡnh 10: Mụ hỡnh khi chc nng liờn quan ti nh qun lớ II.5.2.b Cỏc kch bn chớnh: Nh qun lớ la chn chc nng ng nhp h thng H thng kim tra ti khon ng nhp Nu phự hp s cho phộp nh qun lớ ng nhp h thng H... II.5.2.a Thụng tin túm tt: Mc ớch: Giỳp nh qun lớ to mi cụng vic v la chn nhõn viờn thc hin cụng vic Mụ t túm tt: Nh qun lớ to mi mt cụng vic hoc la chn mt cụng vic ó cú v b sung cỏc nhõn viờn vo mc nhúm trin khai Tỏc nhõn liờn quan: Nh qun lớ Tạo mới công việc Chọn công việc Chọn từ danh sách Phân công công việc Chọn nhân viên Nha Quan Li Quản lí nhân viên... thụng tin cho cỏc i tng cú liờn quan trong vic lp k hoch cụng vic ú l Khỏch hng, Sn phm, Quy trỡnh, K hoch 33 Mụ t túm tt: ngi s dng la chn yu t cn cp nht thụng tin, h thng hin th mn hỡnh cp nht thụng tin cho yu t m ngi s dng la chn, ngi dựng chn mt trong cỏc chc nng B sung, Cp nht Tỏc nhõn liờn quan: ngi s dng Đăng nhập Cập nhật thông tin Đăng xuất Quản lí tài... lc doanh nghip, nh qun lớ a ra quyt nh phõn cụng cụng vic cho tng nhõn viờn Nh qun lớ la chn chc nng phõn cụng cụng vic trờn h thng, nhp vo cỏc thụng tin mụ t v la chn nhõn viờn thc hin Thụng tin trờn s c lu vo c s d liu, v s c a ra khi ngi dựng la chn chc nng xem thụng tin cp nht cỏ nhõn Xem thông tin tổng hợp Tạo mới một công việc Đăng nhập Nhan Vien Lựa chọn nhân viên triển khai Kết thúc phiên làm. .. Vien Lựa chọn nhân viên triển khai Kết thúc phiên làm việc Yêu cầu nghiệp vụ Hỡnh 5: Quy trỡnh phõn cụng cụng vic I.3.4 Cỏc loi thụng tin s dng trong h thng: Thụng tin lu tr: Thụng tin v cụng vic Thụng tin v nhõn viờn Thụng tin v khỏch hng Thụng tin v quy trỡnh Thụng tin v k hoch, I.3.5 Yờu cu t ra: I.3.5.a Yờu cu chc nng: Xõy dng h thng tin hc húa cụng tỏc qun lớ lch lm vic ỏp ng cỏc yờu cu