Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam

Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG TỔ CHỨC

1.1 KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Kiểm soát nội bộ theo định nghĩa của báo cáo COSO là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu theo phạm trù sau đây:

- Tính hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động - Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Sự tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành

Phạm trù thứ nhất đề cập đến việc thiết lập và thực hiện các mục tiêu hoạt động cơ bản của hầu hết các doanh nghiệp là lợi nhuận; bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực Phạm trù thứ hai liên quan đến việc xây dựng các phương pháp hạch toán kế toán để thiết lập các báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và có độ tin cậy cao Gồm các báo cáo quản trị nội bộ phục vụ cho việc ra quyết định của Ban giám đốc, và các số liệu công bố trước công luận phục vụ cho bên thứ ba: nhà cung cấp, cơ quan thuế, ngân hàng…Phạm trù thứ ba đề cập đến việc tuân thủ các quy định, luật lệ được áp dụng cho doanh nghiệp

Kiểm soát nội bộ được thực hiện thông qua các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục Việc thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ thuộc về trách nhiệm của Hội đồng quản trị và người quản lý Quá trình thực hiện kiểm soát nội bộ tại đơn vị chủ yếu là quá trình thiết lập, thực hiện, kiểm tra và đánh giá các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục Hội đồng quản trị (nếu có) là một nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kiểm soát của đơn vị thông qua

việc tác động đến các chính sách và quan điểm kiểm soát của nhà quản lý Các nhân viên khác trong tổ chức chính là người thực hiện các thủ tục kiểm soát hàng ngày thông qua việc tuân thủ các quy trình của hệ thống kiểm soát nội bộ Vì vậy khả năng, tinh thần và phẩm chất của họ quyết định rất lớn đến sự thành công của kiểm soát nội bộ Qua quá trình vận hành và thực hiện các thủ tục kiểm soát, Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và đưa ra các giải pháp để cải tiến những điểm yếu kém và lạc hậu tồn tại trong hệ thống

1.2 CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Hệ thống kiểm soát nội bộ được cấu thành từ năm thành phần cơ bản sau và chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau:

- Môi trường kiểm soát - Đánh giá rủi ro

- Các hoạt động kiểm soát - Thông tin và truyền thông - Giám sát

1.2.1 Môi trường kiểm soát

Thông thường khi công ty phát triển càng lớn thì người chủ doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc quản lý, giám sát và kiểm soát các rủi ro và gian lận Vì vậy thái độ và ý thức kiểm soát của người quản lý ảnh hưởng rất nhiều vào sự kiểm soát của đơn vị Nếu nhà quản lý cấp cao nhận thức kiểm soát là vấn đề quan trọng, thì các nhân viên khác cũng hết sức tôn trọng các quy trình kiểm soát Ngược lại, nếu nhà quản lý không thực sự chú tâm vào vấn đề kiểm soát trong đơn vị thì chắc chắn hệ thống kiểm soát sẽ không mang lại hiệu quả như mong đợi

Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ và hành động của nhà quản lý đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát, cũng như tính

đồng bộ trong các hoạt động kiểm soát của các phòng ban Để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp cần tìm hiểu các nhân tố thuộc về môi trường kiểm sóat:

- Triết lý quản lý và phong cách điều hành - Cơ cấu tổ chức

- Phương pháp ủy quyền

- Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát - Trình độ và phẩm chất đội ngũ cán bộ nhân viên - Chính sách nhân sự

- Sự trung thực và các giá trị đạo đức

1.2.1.1 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý

Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản lý về việc giám sát các rủi ro trong kinh doanh; phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính và cả thái độ của họ đối với việc lập báo cáo tài chính và các phương pháp kế toán, sử dụng các kênh thông tin chính thức hay không chính thức… Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị

1.2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Là bộ máy thực hiện các hoạt động để đạt được mục tiêu của đơn vị Việc xây dựng cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các thành viên trong đơn vị Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát tất cả các hoạt động của đơn vị

1.2.1.3 Phương pháp ủy quyền

Là cách thức người quản lý ủy quyền cho cấp dưới một cách chính thức Việc phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức Nó cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị Cần có văn bản ủy quyền để giúp cho công việc tiến hành dễ dàng và tránh sự lạm quyền

1.2.1.4 Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát

Ủy ban kiểm soát gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng quản trị nhưng không tham gia điều hành đơn vị Ủy ban kiểm soát giám sát việc tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát sẽ làm cho môi trường kiểm soát được tốt hơn do sự kiểm soát của nó đến các hoạt động của người quản lý

1.2.1.5 Trình độ và phẩm chất của cán bộ nhân viên

Một tổ chức chỉ có thể đạt được các mục tiêu nếu nhân viên ở mọi cấp đảm bảo về kiến thức và kỹ năng cần thiết Nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có năng lực và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao Một khía cạnh cũng không kém phần quan trọng là phẩm chất của người nhân viên Khi thiếu yếu tố này, các thủ tục dù chặt chẽ đến đâu cũng không thực hiện được trong thực tế

1.2.1.6 Các chính sách về nguồn nhân lực

Là các chính sách về tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt và khen thưởng cho các nhân viên Chính sách nhân sự ảnh hưởng quyết định đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát

1.2.1.7 Sự trung thực và các giá trị đạo đức

Để tạo được ý thức này trong đơn vị, các nhà quản lý cao cấp cần xây dựng, ban hành và phổ biến rộng rãi các hướng dẫn về chuẩn mực đạo đức để có thể hướng dẫn hoặc ngăn chặn nhân viên không tham gia vào các hoạt

động được xem là thiếu đạo đức hoặc phạm pháp Muốn đạt hiệu quả, nhà quản lý cấp cao phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các giá trị đạo đức Ngoài ra cũng cần loại bỏ những động cơ dẫn người nhân viên đến sai phạm

Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng rất quan trọng đến quá trình thực hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát Một môi trường kiểm soát yếu kém không thể nào tạo được các thủ tục kiểm soát hữu hiệu Ngược lại, một môi trường kiểm soát tốt có thể hạn chế phần nào sự thiếu sót của thủ tục kiểm soát Môi trường kiểm soát chính là điều kiện cần cho các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng

1.2.2 Đánh giá rủi ro

Tất cả các hoạt động đang diễn ra trong mọi đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro Vì vậy các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho các mục tiêu của doanh nghiệp không thực hiện được Việc đánh giá và nhận dạng các rủi ro tạo cơ sở để xác định các giải pháp xử lý rủi ro

Những rủi ro có thể xuất phát từ bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp Kinh doanh là chấp nhận rủi ro Rủi ro càng cao thì lợi nhuận càng lớn Trong thực tế không thể nào loại bỏ hết tất cả các rủi ro Vấn đề là nhà quản lý quyết định mức rủi ro nào chấp nhận được và quản lý chúng như thế nào Để làm được điều này người quản lý cần phải:

- Thiết lập các mục tiêu của tổ chức, phải thiết lập mục tiêu riêng của từng hoạt động để đạt được mục tiêu chung của đơn vị Việc xác định mục tiêu rất quan trọng trong việc đánh giá rủi ro vì một sự kiện chỉ là rủi ro khi nó gây ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của tổ chức Có những sự kiện là rủi ro đối với tổ chức này nhưng lại là cơ hội đối với tổ chức khác

- Nhận dạng và phân tích rủi ro khiến cho các mục tiêu không thể thực hiện:

+ Các rủi ro có thể phát sinh từ môi trường hoạt động (chính trị, thay đổi môi trường pháp lý, thị trường tiền tệ, sự cạnh tranh, sự tiến bộ kỹ thuật, các chính sách nhà nước…) và từ trong nội bộ của doanh nghiệp (những thay đổi trong quy chế, chính sách mở rộng thị trường, chính sách đổi mới kỹ thuật, sự sắp xếp lại tổ chức của đơn vị, thiếu nhân sự chủ chốt, áp dụng nguyên tắc kế toán mới…)

+ Quá trình đánh giá rủi ro cần thực hiện qua các giai đoạn: xác định đối tượng, tiếp đến xác định các nhân tố ảnh hưởng tới rủi ro của từng đối tượng, và cuối cùng nhận diện rủi ro

+ Các phương pháp đánh giá rủi ro:

● Đánh giá hoạt động đã qua thông qua các bằng chứng có giá trị (chứng từ, thông tin)

● Đánh giá tác động tiềm tàng gây ra bởi các tác nhân đang tồn tại và sẽ phát triển trong tương lai

+ Từ kết quả đánh giá rủi ro, các biện pháp quản lý rủi ro mà doanh nghiệp có thể áp dụng:

● Tránh rủi ro bằng cách không tiến hành một số hoạt động

● Chuyển giao các rủi ro như mua bảo hiểm, góp vốn liên doanh… ● Giảm rủi ro bằng cách thiết lập hoặc tăng cường các hoạt động kiểm soát nội bộ nhằm giảm khả năng xuất hiện hoặc sự tác động của rủi ro xuống còn mức có thể thực hiện được

1.2.3 Hoạt động kiểm soát

Là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn đơn vị ở mọi cấp độ và mọi hoạt động Nó đảm bảo các hành động cần thiết để quản lý các

rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của đơn vị Những hoạt động kiểm soát chủ yếu của đơn vị có liên quan đến hệ thống kế toán:

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ

- Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động - Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin

- Kiểm tra độc lập - Phân tích rà soát

1.2.3.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Được thực hiện theo hai nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm Yêu cầu của nguyên tắc này là không để cho một bộ phận hay cá nhân nào tham gia vào giải quyết toàn bộ nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến lúc kết thúc Khi đó, thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của tất cả các nhân viên được tự động kiểm soát chéo lẫn nhau Mục tiêu của thủ tục này là phát hiện ra các sai sót cũng như các hành vi gian lận Đồng thời không một cá nhân nào được thực hiện nhiều hơn một trong bốn chức năng sau đây: phê duyệt, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản

Phân chia trách nhiệm thường được đề cập đến như là sự tách biệt giữa các chức năng:

- Chức năng kế toán với chức năng hoạt động: bộ phận thực hiện các nghiệp vụ không được ghi chép sổ sách kế toán, vì khi đó họ có thể thổi phồng kết quả

- Chức năng kế toán với chức năng bảo quản tài sản: các nhân viên kế toán không được giao nhiệm vụ giữ tài sản vì có thể tham ô tài sản và che giấu bằng cách sửa chữa lại sổ sách

- Người xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản: người phê duyệt tài sản không nên kiêm nhiệm việc giữ tài sản vì sẽ làm tăng rủi ro lạm dụng tài sản

Ngoài ra trong từng nghiệp vụ cụ thể cũng có những yêu cầu khác về phân chia trách nhiệm để hạn chế gian lận và sai sót Tuy nhiên cần chú ý rằng việc phân chia trách nhiệm có thể bị vô hiệu hóa do các nhân viên thông đồng

1.2.3.2 Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động

Tất cả các nghiệp vụ đều phải được ủy quyền cho một người chịu trách nhiệm Khi bất kỳ ai trong công ty cũng có thể mua hay chi dùng tài sản thì sự hổn độn sẽ xảy ra ngay Có hai mức độ ủy quyền:

- Ủy quyền chung là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp dụng cho toàn đơn vị, nhân viên cấp dưới được chỉ đạo xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm vi giới hạn của chính sách Các ví dụ về ủy quyền chung như hạn mức bán chịu, bảng giá bán cố định đối với sản phẩm dịch vụ, hạn mức tồn kho tối thiểu…

- Ủy quyền cụ thể là trường hợp một cá nhân xét duyệt cụ thể cho từng nghiệp vụ riêng biệt Đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, người quản lý sẽ yêu cầu xét duyệt cụ thể đối với từng trường hợp Ví dụ khoản bán chịu trên hạn mức tín dụng, các nghiệp vụ về xây dựng cơ bản… Ủy quyền cụ thể thường áp dụng cho các nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh

1.2.3.3 Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin

Hoạt động này được thực hiện cho cả tài sản vật chất và thông tin của đơn vị Bởi vì thông tin thực chất cũng là một dạng tài sản

Tài sản vật chất cần được bảo vệ để không bị mất mát, tham ô, hư hỏng hay sử dụng lãng phí, sai mục đích Chỉ những người ủy quyền mới được phép tiếp cận với tài sản của đơn vị Tài sản có thể được kiểm soát bằng cách

sử dụng nhà kho an toàn, tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ và tổ chức kiểm kê định kỳ… nhằm hạn chế việc tiếp cận đối với chúng Ngoài ra, việc so sánh đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế phải được thực hiện định kỳ

Để thông tin kế toán đáng tin cậy và không bị tiết lộ cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ, phê chuẩn các nghiệp vụ và phân quyền các mức độ truy cập thông tin của từng bộ phận và từng cá nhân Để thực hiện kiểm soát tốt quá trình xử lý thông tin cần đảm bảo:

- Các chứng từ phải được đánh số liên tục để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết

- Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt

- Nội dung của chứng từ cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dể hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau

- Tổ chức luân chuyển chứng từ phải khoa học, kịp thời Nghĩa là chứng từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải quy định thời gian xử lý nhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo

- Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát

- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn và dễ dàng truy cập

- Các nghiệp vụ hoặc các hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép

1.2.3.4 Kiểm tra độc lập

Là việc kiểm tra được tiến hành bởi cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) thực hiện nghiệp vụ Kiểm tra độc lập giúp giảm được

các sai sót và gian lận do sự cẩu thả hoặc thiếu năng lực của nhân viên Mặc dù sự phân chia trách nhiệm đã tạo ra một sự kiểm soát lẫn nhau một cách tự nhiên trong độc lập, nhưng do hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh hướng giảm sút tính hữu hiệu, cho nên kiểm tra độc lập vẫn phải tồn tại trong các nghiệp vụ mà người quản lý xét thấy trọng yếu và rủi ro cao

1.2.3.5 Phân tích rà soát

Là việc so sánh giữa hai nguồn số liệu khác nhau Tất cả mọi khác biệt đều cần làm rõ Ưu điểm của thủ tục này là mau chóng phát hiện các gian lận, sai sót hoặc các biến động bất thường để kịp thời có biện pháp xử lý

Ngoài ra hoạt động kiểm soát này còn bao gồm việc xem xét lại những mục tiêu đã được thực hiện bằng cách so sánh với số liệu kế hoạch, dự toán, số liệu kỳ trước và những dữ liệu khác có tính chất tài chính và phi tài chính Đồng thời xem xét một cách tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện Việc soát xét lại quá trình thực hiện giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hiệu quả hay không Với việc điều tra nghiên cứu về những vấn đề bất ngờ xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, hoặc có những hành động điều chỉnh cho thích hợp

1.2.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin được thu thập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong đơn vị dưới các hình thức và thời gian thích hợp, đảm bảo mọi người trong tổ chức có thể thực hiện được nhiệm vụ của mình Truyền thông là sự cung cấp thông tin bên trong đơn vị và với bên ngoài Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên và các cấp ngang hàng với nhau Mỗi cá nhân cần hiểu vai trò của mình trong hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như hoạt động của cá nhân tác động đến hệ thống như thế nào Ngoài ra cũng cần có sự trao đổi thông tin

hữu hiệu với các đối tượng bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông và cơ quan thuế Thông tin và truyền thông tạo ra các báo cáo, chứa đựng các thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát đơn vị Nhờ có hệ thống thông tin liên lạc chính xác, trung thực và các hoạt động truyền thông kịp thời mà các thành viên trong đơn vị nắm bắt, trao đổi, xử lý, quản lý và kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả

Hệ thống thông tin trong đơn vị gồm nhiều phân hệ, trong đó hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận quan trọng Hệ thống thông tin kế toán xét về mặt quy trình gồm 3 bộ phận: Chứng từ, sổ sách và báo cáo

1.2.4.1 Chứng từ kế toán

Đóng vai trò hết sức quan trọng trong quy trình kế toán nói riêng và trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung, thông qua ý nghĩa của nó đối với chất lượng thông tin và việc bảo vệ tài sản:

- Sự trung thực và chính xác của thông tin trên chứng từ kế toán khi nó được ghi chép ngay lúc nghiệp vụ phát sinh và kèm theo chữ ký xác nhận và xét duyệt của người có trách nhiệm Sự phù hợp thông tin liên quan đến mức độ chi tiết và cụ thể của thông tin và tính hữu dụng của nó

- Để bảo vệ các tài sản hiện có trong đơn vị, các chứng từ kế toán liên quan đến tài sản phải có chữ ký của người có thẩm quyền và người tiếp nhận tài sản

- Chứng từ kế toán còn là một phương tiện thể hiện sự ủy quyền Để đảm bảo sự xét duyệt của người được ủy quyền đối với mọi nghiệp vụ, có thể thiết lập 1 chứng từ được đánh số liên tục cho loại nghiệp vụ đó

- Chứng từ kế toán còn có ý nghĩa quan trọng khác là sự kiểm tra trước và sau khi nghiệp vụ xảy ra Trước khi nghiệp vụ xảy ra, người có thẩm quyền sẽ xem xét chi tiết nội dung trên chứng từ để thể hiện sự xét duyệt của mình Sau khi nghiệp vụ xảy ra, chứng từ cung cấp đầy đủ thông tin nội dung

nghiệp vụ, những cá nhân chịu trách nhiệm và có liên quan Chứng từ lưu lại là bằng chứng quan trọng cho việc kiểm tra và đánh giá các thủ tục kiểm soát

- Ngoài ra, chứng từ kế toán còn là một tài liệu pháp lý quan trọng khi cần xem xét trách nhiệm của các bên

1.2.4.2 Sổ sách kế toán

Đảm nhận vai trò ghi chép và xử lý các dữ liệu thông tin Nó là một dấu vết quan trọng cho việc kiểm tra và đánh giá các thủ tục kiểm soát

1.2.4.3 Báo cáo kế toán trong đơn vị:

Gồm có báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị Số liệu trình bày trên báo cáo tài chính phải trung thực, hợp lý và phản ánh được tình hình hoạt động tại doanh nghiệp, các thông tin khác phải được công bố đầy đủ trong thuyết minh báo cáo tài chính

1.2.5 Việc giám sát

Là quá trình người quản lý đánh giá chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ Nhằm xác định hệ thống kiểm soát nội bộ có vận hành đúng theo thiết kế và cần phải điều chỉnh gì cho phù hợp với tình hình của từng giai đoạn Giám sát giúp cho hệ thống kiểm soát nội bộ duy trì tính hữu hiệu qua các thời kỳ Có hai loại giám sát:

1.2.5.1 Giám sát thường xuyên

Được thực hiện trong các hoạt động, do nhà quản lý và các nhân viên thực hiện trong trách nhiệm của mình, thông qua việc tiếp nhận các ý kiến đóng góp của khách hàng, nhà cung cấp…hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động khác thường

1.2.5.2 Giám sát định kỳ

Được thực hiện thông qua các đánh giá riêng biệt thông qua các chương trình đánh giá định kỳ, hay các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ hoặc do kiểm toán độc lập thực hiện

1.3 CÁC LOẠI KIỂM SOÁT

Tùy theo cách phân loại mà có các loại kiểm soát khác nhau:

1.3.1 Phân loại theo mục tiêu 1.3.1.1 Kiểm soát phòng ngừa

Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế để ngăn chặn các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm Kiểm soát phòng ngừa thường được tiến hành trước khi nghiệp vụ xảy ra Kiểm soát phòng ngừa thường được thực hiện ngay trong công việc hàng ngày của nhân viên theo chức năng của họ: phân chia trách nhiệm, giám sát, kiểm tra tính hợp lý, sự đầy đủ, chính xác…

1.3.1.2 Kiểm soát phát hiện

Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm phát hiện các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm Kiểm soát phát hiện thường được thực hiện sau khi nghiệp vụ xảy ra như các công việc đối chiếu cuối kỳ

Kiểm soát phát hiện và kiểm soát phòng ngừa có quan hệ bổ sung cho nhau trong việc thực hiện các mục tiêu kiểm soát Thế mạnh của kiểm soát phòng ngừa là ngăn chặn các sai phạm trước khi xảy ra do đó giảm được thiệt hại Nhưng không có thủ tục nào có thể giảm được rủi ro xuống bằng không và đôi khi chi phí cho kiểm soát phòng ngừa trong nhiều trường hợp rất cao Khi đó, kiểm soát phát hiện sẽ giúp phát hiện sai phạm lọt lưới của kiểm soát phòng ngừa, nó góp phần làm tăng sự chú ý và trách nhiệm của nhân viên trong quá trình thực hiện kiểm soát phòng ngừa

1.3.1.3 Kiểm soát bù đắp

Là khái niệm về sự bù đắp một yếu kém của một thủ tục kiểm soát này bằng một thủ tục kiểm soát khác

1.3.2 Phân loại theo phạm vi kiểm soát

Gồm có hai loại: kiểm soát trực tiếp và kiểm soát chung

1.3.2.1 Kiểm soát chung

Kiểm soát chung là các thủ tục, chính sách chung được áp dụng cho tất cả các hoạt động Kiểm soát chung có ảnh hưởng quan trọng tới các kiểm soát trực tiếp Nếu kiểm soát chung tốt có thể hạn chế những yếu kém của kiểm soát trực tiếp, làm cho kiểm soát trực tiếp đạt hiệu quả cao hơn Ngược lại, nếu kiểm soát chung yếu kém thì cần bổ sung bằng hoạt động kiểm soát trực tiếp tốt hơn

Kiểm soát chung bao gồm các kiểm soát tổ chức hoạt động như việc phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, kiểm soát việc ủy quyền và phê chuẩn các nghiệp vụ, kiểm soát việc sử dụng bảo quản sổ sách, báo cáo kế toán, kiểm soát việc truy cập thông tin kế toán…

1.3.2.2 Kiểm soát trực tiếp

Kiểm soát trực tiếp là các hoạt động kiểm soát được áp dụng cho từng hoạt động xử lý cụ thể Kiểm soát trực tiếp thường được phân thành: kiểm soát đầu vào, kiểm soát xử lý và kiểm soát kết quả của hệ thống thông tin kế toán

1.4 CÔNG TÁC TỔ CHỨC KSNB TẠI DOANH NGHIỆP

Để đảm bảo công tác tổ chức KSNB tại doanh nghiệp được tiến hành hiệu quả điều tiên quyết là cần sự am hiểu, hỗ trợ của quản lý cấp cao và sự tham gia của các nguồn lực Đặc biệt doanh nghiệp cần tổ chức:

- Mục tiêu đặt ra cho hệ thống kiểm soát nội bộ được nhất trí ở cấp cao Các cấp quản lý hiểu rõ và chấp nhận trách nhiệm của họ đối với quá trình kiểm soát Tất cả nhân viên cùng tham gia và tuân thủ các qui định kiểm soát

- Phạm vi của hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng, quản lý, áp dụng cho từng chu trình cụ thể nhằm kiểm soát toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp Bao gồm các chính sách và thủ tục quản lý tất cả các rủi ro kinh doanh của đơn vị

- Hệ thống kiểm soát được thiết lập ban đầu nhằm nhận biết và hạn chế các rủi ro lớn

- Công tác tổ chức kiểm soát nội bộ thứ hai bao gồm quá trình kiểm tra đảm bảo tất cả nhân viên thi hành đúng như yêu cầu

- Công tác tổ chức kiểm soát nội bộ thứ ba gồm các quá trình xem xét đánh giá định kỳ các thủ tục kiểm soát nội bộ để đảm bảo chúng đáp ứng được mục tiêu đề ra và hạn chế tới mức chấp nhận được các rủi ro do môi trường thay đổi

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Ở chương 1, tác giả đã trình bày một số cở sở lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ theo mô hình của báo cáo COSO Mô hình này sẽ được áp dụng làm cơ sở cho việc khảo sát và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ Từ đó đưa ra các định hướng, giải pháp nhằm xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC CÔNG TY VỪA VÀ NHỎ

2.1 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI

Theo Nghị định số 56/2009/NĐ-CP ngày 30/06/2009 định nghĩa Doanh nghiệp vừa và nhỏ là cơ sở kinh doanh đã đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật, được chia thành ba cấp: nhỏ, vừa theo quy mô tổng nguồn vốn (tổng nguồn vốn tương đương tổng tài sản được xác định trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp) hoặc số lao động bình quân năm (tổng nguồn vốn là tiêu chí ưu tiên), cụ thể như sau:

Quy mô

Khu vực

Tổng nguồn vốn

Số lao động

Tổng nguồn vốn

Số lao động

I Nông, lâm nghiệp và thủy sản

20 tỷ đồng trở xuống

Dưới 200 người

Từ trên 20 tỷ đồng đến 100 tỷ đồng

Từ trên 200 người đến 300 người II Công

nghiệp và xây dựng

20 tỷ đồng trở xuống

Dưới 200 người

Từ trên 20 tỷ đồng đến 100 tỷ đồng

Từ trên 200 người đến 300 người III Thương

mại và dịch vụ

10 tỷ đồng trở xuống

Dưới 50 người

Từ trên 10 tỷ đồng đến 50 tỷ đồng

Từ trên 50 người đến 100 người

Luận văn tập trung nghiên cứu hệ thống kiểm soát của các Doanh nghiệp vừa và nhỏ chủ yếu tại địa bàn thành phố Hồ Chí Minh Tác giả lựa

chọn các công ty tại thành phố Hồ Chí Minh vì nơi đây tập trung khá nhiều các loại hình doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ và có thể đại diện mẫu Hệ thống kiểm soát của các công ty khảo sát được tổ chức tùy theo cơ cấu và quy mô của từng công ty Các công ty này thường có một cơ cấu tổ chức gồm các

phòng chức năng chính như:

- Ban Giám Đốc: chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh

doanh, tổ chức, quản lý, điều hành; đồng thời sử dụng hiệu quả các nguồn lực của công ty

- Phòng tổ chức nhân sự: tổ chức tuyển dụng nhân viên; quản lý lưu trữ hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động; thiết lập các chính sách tiền lương và các khoản trích theo lương

- Phòng kinh doanh: tổ chức mạng lưới phân phối, tiêu thụ sản phẩm; đề ra các chính sách đảm bảo mục tiêu tăng doanh thu và lợi nhuận của công ty

- Phòng thu mua: đảm bảo chuỗi cung ứng hàng hóa, vật tư, tài sản cho công ty

- Phòng kế toán: phản ánh chính xác, đầy đủ sự biến động tài sản và nguồn vốn tại doanh nghiệp; tiến hành ghi sổ và lập báo cáo tài chính đúng hạn

2.2 NỘI DUNG KHẢO SÁT

Ban Giám Đốc

Phòng tổ chức

nhân sự Phòng kinh doanh Phòng kế toán

Phòng quản lý sản xuất Phòng thu mua

Luận văn tập trung khảo sát các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo mô hình COSO, từ đó có cái nhìn tổng thể về thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ Trên cơ sở khảo sát thực tế, trình bày những điểm mạnh và những điểm còn hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp này, từ đó đưa ra các quan điểm, định hướng, giải pháp để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam

2.3 PHƯƠNG PHÁP KHẢO SÁT

Nghiên cứu tiến hành khảo sát 10 đơn vị có quy mô vừa và nhỏ Việc khảo sát được tiến hành dưới hình thức điều tra thông qua bảng câu hỏi kết hợp phỏng vấn trực tiếp những người nắm giữ các vị trí chủ chốt của công ty như: kế toán trưởng, trưởng các bộ phận, kế toán tổng hợp Nội dung bảng câu hỏi trình bày ở phần phụ lục

2.4 KẾT QUẢ KHẢO SÁT

Qua kết quả khảo sát tác giả trình bày những điểm mạnh và điểm còn hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ của Việt Nam cụ thể như sau:

2.4.1 CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

2.4.1.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát được hình thành và xây dựng bởi các cá nhân trong công ty đặc biệt là người đứng đầu Nhưng thực tế kết quả khảo sát cho thấy người quản lý chưa chú tâm thật sự vào vấn đề kiểm soát vì họ cho rằng hoạt động của doanh nghiệp vẫn rất bình thường, họ chưa thấy được cái bất bình thường trong những hoạt động tưởng như bình thường đó Nếu không có các biện pháp kiểm soát kịp thời, gian lận và sai sót tiếp diễn đến mức độ

nghiêm trọng, sẽ dẫn đến việc lúng túng không biết nên bắt đầu kiểm soát từ đâu và kiểm soát như thế nào Sự thông đồng của các nhân viên đã vô hiệu hóa các thủ tục kiểm soát Đến lúc này chi phí để tái cấu trúc công ty là rất lớn và việc tái cấu trúc công ty không phải dễ thực hiện Do đó, các nhà quản lý nên ý thức rằng khi đặt mục tiêu tăng trưởng cho công ty, song song xét về lâu dài cũng nên cân nhắc việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ

Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường có một cơ cấu tổ chức đơn giản và gọn nhẹ Việc một bộ phận phải giải quyết nhiều công việc của nhiều bộ phận là điều khó tránh khỏi Chức năng và quyền hạn của từng bộ phận cũng không rõ ràng và cụ thể Những văn bản quy định quá trình hoạt động của doanh nghiệp cũng như các văn bản mô tả chức năng các phòng ban và mối quan hệ giữa các phòng ban chưa được ban hành, có khi chỉ là những thỏa thuận miệng Việc này dẫn đến các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm lẫn nhau Một cơ cấu tổ chức và phương pháp ủy quyền chưa hợp lý không thể tạo được môi trường kiểm soát tốt

Khi công ty càng lớn mạnh thì yêu cầu kiểm soát cần được chú trọng hơn Việc kiểm soát lúc này không phải là tập trung quyền lực vào một vài người như lúc trước mà nó cần được phân quyền một cách hệ thống cho từng bộ phận và từng người Việc phân quyền này cần thực hiện một cách khoa học và hợp lý, đúng người đúng việc Trong thực tế rất nhiều công ty có đầy đủ các bộ phận và các trưởng bộ phận, nhưng họ lại không được phân qyền để giải quyết các vấn đề Trong khi đó Tổng giám đốc ôm đồm rất nhiều việc, nhưng họ lại không đủ thời gian để giải quyết hết tất cả các việc liên quan Khi đó công tác kiểm soát trong công ty hầu như không mạng lại hiệu quả như mong muốn

Ngân sách dùng cho việc tuyển dụng, đào tạo và trả lương thưởng cho nhân viên cũng rất hạn chế, kéo theo trình độ và kinh nghiệm của nhân viên

tuyển dụng được cũng có hạn chế nhất định Bên cạnh đó các quy trình và quy định hoạt động chưa được thiết kế và truyền đạt rộng rãi trong công ty, dẫn đến các nhân viên chưa hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của họ trong bộ máy

Các giá trị đạo đức và sự trung thực chưa được các doanh nghiệp quy định bằng văn bản và có chế tài hợp lý Khi nhân viên cấp dưới có những động cơ gian lận, họ lại không được hướng dẫn cụ thể và cố ý làm liều

2.4.1.2 Đánh giá rủi ro

Như chúng ta đã biết các công ty vừa và nhỏ thường có số lượng nhân viên và nguốn vốn ít Vì vậy loại hình doanh nghiệp này thường có 4 lực cản chính đối với sự phát triển, đó là vấn đề tiếp cận tài chính, tiếp cận thị trường, môi trường thương mại – đầu tư và hiệu quả - năng suất lao động Trên thực tế các doanh nghiệp này cần rất nhiều vốn để đầu tư mở rộng sản xuất, nhưng các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện vẫn chưa nhận được nhiều ưu đãi về tín dụng, thậm chí nguồn vốn này còn có dấu hiệu co hẹp trong những giai đoạn kinh tế khó khăn

Bên cạnh đó, những khó khăn về đất sản xuất, thiếu thông tin và nguồn nhân lực, vẫn là bài toán nan giải, là khó khăn mang tính truyền thống với doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam

Ngoài ra do cơ cấu trong doanh nghiệp nhỏ, nên việc phân chia trách nhiệm và hoạt động kiểm soát chưa được chú trọng Nguyên tắc bất kiêm nhiệm bị vi phạm nghiêm trọng Hệ lụy sai sót, gian lận, biển thủ xảy ra là điều tất yếu

2.4.1.3 Các hoạt động kiểm soát

Như trên đã nêu, các rủi ro bên ngoài doanh nghiệp như khả năng cạnh tranh thấp, nguồn vốn tài trợ eo hẹp, hạn chế về thông tin và tiến bộ khoa học công nghệ luôn là yếu tố làm cho các doanh nghiệp không đạt được các mục

tiêu mong muốn Tuy nhiên ngoài những giải pháp thông thường như tìm kiếm nguồn tài trợ vốn chính từ kênh ngân hàng, nhận hợp đồng gia công lại cho các tập đoàn lớn của thế giới, các công ty này chưa có những định hướng rõ ràng để giảm thiểu rủi ro trong tương lai (như tìm kiếm nguồn tài trợ từ các quỹ đầu tư khác, liên kết với các công ty cùng chủng loại tạo thành các hiệp hội nghề nghiệp, nhằm thống nhất hoạt động và giá cả để tránh trường hợp cạnh tranh bất lợi cho nhau…)

Về công tác kiểm tra kiểm soát hầu hết các doanh nghiệp được khảo sát chưa có quy trình hướng dẫn cụ thể các hoạt động tại công ty, hoặc tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ hay ban kiểm soát có tính độc lập và khách quan trong hoạt động Nên việc kiểm soát lẫn nhau hay kiểm tra độc lập là không có

2.4.1.4 Thông tin và truyền thông

Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều sử dụng máy tính cho công tác kế toán và quản lý Việc quản lý thông tin trong đơn vị thể hiện qua các nội dung sau:

- Chứng từ kế toán: về mặt chất lượng vẫn còn tồn tại nhiều chứng từ không đủ điều kiện theo quy định vẫn được duyệt chi: mua các vật liệu sửa chữa văn phòng như sơn, đinh ốc vít và một số vật tư mua lẻ tại các cửa hàng nhỏ đa số chỉ là bảng kê thông thường mà không có hóa đơn đỏ Về mặt lưu giữ chứng từ, vẫn còn nhiều công ty lưu giữ chưa có hệ thống và sắp xếp chưa có khoa học, chưa đảm bảo cho việc tìm kiếm về sau

- Sổ sách kế toán: tại hầu hết các công ty đều mở sổ, ghi chép đúng với chế độ kế toán do nhà nước ban hành Do đã ứng dụng tin học trong công tác kế toán nên số liệu thường chính xác Các thông tin nội bộ được chuyển đúng đối tượng và ban lãnh đạo có kiểm soát các thông tin trao đổi với bên ngoài

- Báo cáo tài chính, báo cáo quản trị: báo cáo tài chính được thực hiện theo đúng biểu mẫu và thời hạn do phải nộp cho các cơ quan chức năng

Riêng báo cáo quản trị ngoài báo cáo lãi lổ từng tháng nhằm phục vụ cho việc phân tích, quản lý tài chính, hầu hết các doanh nghiệp thực hiện được, còn các báo cáo khác như báo cáo hiệu quả của từng bộ phận, lập bảng dự toán ngân sách cho từng thời kỳ…chỉ có số ít công ty thực hiện

2.4.1.5 Giám sát

Do chưa có sự kiểm tra kiểm soát một cách độc lập, cũng như các công ty chưa sử dụng chức năng kiểm soát nội bộ, nên việc giám sát được thực hiện theo cách tự phát và không hệ thống

Nhận xét những tồn tại yếu kém, nguyên nhân của tồn tại đó và kết luận về các thành phần của hệ thống kiểm soát tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ

-Nhận xét: từ thực tiễn của các công ty ta có thể thấy rõ những mặt hạn

chế của các thành phần cấu tạo nên hệ thống kiểm soát nội bộ ở đây:

+ Môi trường kiểm soát yếu kém:

 Là do đội ngũ nhân viên có trình độ và năng lực chưa cao, các giá trị đạo đức chưa được truyền bá rộng rãi trong công ty Bản thân nhiều nhà quản lý chưa được kinh qua các trường lớp nghiệp vụ về kiểm soát Công tác đào tạo lại không được quy hoạch cụ thể căn cứ vào nhu cầu thực tế

 Các nhà quản lý chưa tính đến những yếu tố rất dễ xảy ra, do vậy không quan tâm đến hậu quả to lớn mà nó gây ra về các kiểm soát trong công ty Việc tìm kiếm nguồn vốn, tạo thương hiệu, thị phần đòi hỏi sự hỗ trợ từ chính phủ và tính đồng bộ cộng hưởng từ các doanh nghiệp cùng loại

+ Hoạt động kiểm soát:

 Đối với các rủi ro từ môi trường bên ngoài: nhà quản lý của các doanh nghiệp vẫn còn lúng túng chưa chủ động tìm kiếm các giải pháp, mà vẫn dựa vào các chính sách khuyến khích phát triển của nhà nước là chủ yếu

 Đối với các rủi ro từ môi trường bên trong doanh: các doanh nghiệp chưa chú trọng đến tính khách quan, trung thực của thông tin qua các hoạt động kiểm soát, từ đó không tổ chức các hoạt động kiểm soát

+ Thông tin liên lạc:

 Các chứng từ thanh toán không đúng quy định là do thủ tục kiểm soát ở khâu này chưa hiệu quả, do các nhân viên mua hàng chia nhỏ số tiền cho mỗi lần mua (dưới 100.000 đồng), người thực hiện dễ dãi, nể nang Việc lưu giữ chưa khoa học là do diện tích dùng làm kho cất giữ chứng từ nhỏ hẹp, cần có nhiều kệ để kê các thùng đựng chứng từ, các thùng đựng chứng từ cần dán nhãn ghi rõ loại chứng từ, tháng năm và giao trách nhiệm cụ thể cho nhân viên làm việc này

 Về báo cáo quản trị: tại nhiều đơn vị do chưa tổ chức hệ thống ghi chép kịp thời, cũng như sự hạn chế trình độ của nhân viên nên chưa thực hiện được hệ thống báo cáo này

-Kết luận:

Qua kết quả khảo sát thực tế các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ cho chúng ta cái nhìn khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp này Phần tiếp theo sẽ đi sâu phân tích các thủ tục kiểm soát đã được thiết lập tại các đơn vị này theo từng chu trình hoạt động Từ đó sẽ đưa ra các nhận xét, đánh giá tính hiệu quả hay các yếu kém của nó để có những giải pháp cụ thể cho từng thủ tục kiểm soát

2.4.2 CÁC LOẠI KIỂM SOÁT 2.4.2.1 Kiểm soát phòng ngừa

Các doanh nghiệp được khảo sát phần lớn các công ty chưa thiết lập quy trình cụ thể cho từng chu trình hoạt động Các hoạt động được thực hiện mang tính chất tự phát và theo sự điều hành của trưởng phòng và Giám đốc Do không có quy trình các bước thực hiện được ban hành và áp dụng chặt chẽ cho nên các thủ tục kiểm soát phòng ngừa chưa phát huy tác dụng

Quản lý mua hàng

Mua hàng gồm có hai khâu: mua hàng trong nước và nhập khẩu Đối với các mặt hàng mua trong nước do điều kiện mua cũng như vận chuyển tương đối dễ dàng cho nên các nhân viên thu mua thường không chú trọng nhiều Khi có yêu cầu về hàng hóa dịch vụ, để thuận tiện và nhanh chóng nhân viên thu mua thường gọi điện thoại để đặt hàng Việc đặt hàng qua điện thoại rất dễ xảy ra tình trạng Nhà cung cấp không giao đủ số lượng, giao nhầm chủng loại, chất lượng và thời hạn giao hàng thường bị trễ Sau đó bộ phận mua hàng mới tiến hành làm đơn đặt hàng Việc mua hàng khi không có sự xét duyệt trước của Ban giám đốc, trong thời điểm hàng hóa và giá cả không ổn định dễ xảy ra tình trạng người quản lý và nhân viên mua hàng lạm dụng quyền hạn để thủ lợi (trong việc duyệt giá mua, số lượng mua hàng ) Ban giám đốc phê duyệt đơn đặt hàng sau khi hàng hóa được mua, rất dễ xảy ra tình trạng giá thanh toán cao hơn giá thực phải trả Ví dụ như Nhà cung cấp thông báo ngày xx.xx.xxxx tăng giá đồng loạt các mặt hàng, nhân viên phòng thu mua đặt hàng trước ngày này, giá cả vẫn áp dụng mức giá cũ Đến khi làm đơn đặt hàng sau ngày tăng giá, giá trên đơn đặt hàng được áp dụng mức giá mới Nếu có sự thông đồng giữa Nhà cung cấp và nhân viên thu mua, thất thoát xảy ra là điều khó tránh khỏi Ngoài ra do không có thủ tục đánh giá lựa chọn Nhà cung cấp, nên thường xảy ra tình trạng hàng hóa nhập kho không

đúng chất lượng Việc phải đổi hàng, trả hàng làm lãng phí thời gian sản xuất kinh doanh, tăng chí phí chờ đợi trong sản xuất, thậm chí phải đền hợp đồng cho khách hàng do không giao hàng đúng thời hạn

Mua hàng nhập khẩu: do thời gian giao hàng dài, cần một lượng tiền lớn cũng như điều kiện vận chuyển tương đối khó khăn Các công ty vừa và nhỏ đa số đều hạn chế về nguồn vốn và cũng như chưa lập được dự toán ngân sách chính xác, nên chưa chủ động về dòng tiền để có kế hoạch nhập hàng cụ thể Dẫn đến không có thời gian dự trù khi gặp điều kiện xấu Gặp những lúc điều kiện thời tiết thất thường, vật tư khan hiếm, tình hình thế giới biến động, những điều kiện khách quan kể trên làm cho hàng nhập về kho không kịp thời, đã làm chậm tiến độ sản xuất, ảnh hưởng đến việc sản xuất kinh doanh của công ty Ví dụ trường hợp công ty Một thành viên Long Bình có chiến lược bán máy gặt đập liên hiệp của công ty Kubota Thái Lan cho vụ hè thu năm 2010, nhưng do trục trặc, máy nhập về trể khoảng một tháng so với dự kiến ban đầu Đến lúc này nhu cầu của thị trường đã hết Do loại máy này có giá khá cao và chỉ sử dụng được cho vùng đồng bằng sông Cửu Long, nên công ty đã không bán được số máy này Dẫn đến chi phí lưu kho tăng, chi phí lãi vay tăng, vòng quay vốn chậm đã ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu kinh doanh của công ty

Quản lý việc bán hàng

Bán hàng gồm có hai khâu: bán trong nước và bán xuất khẩu.Trong tình hình cạnh tranh đang diễn ra gay gắt như hiện nay, nhận được đặt hàng là một nổ lực to lớn của phòng kinh doanh Cộng thêm áp lực về doanh số và mục tiêu kinh doanh của năm đã làm cho đội ngũ nhân viên bán hàng của công ty luôn muốn nhận đơn đặt hàng của khách hàng càng nhiều càng tốt mà không chú ý đến năng lực đáp ứng của nhà máy Như trường hợp công ty Hòa Bình – sản xuất hàng trang trí nội thất – trong mùa giáng sinh năm 2009 phòng

kinh doanh đã nhận quá nhiều đơn đặt hàng mà không có sự phê duyệt từ trước của phòng kế hoạch sản xuất Với công suất bình thường công ty không thể nào đáp ứng được thời hạn giao hàng đã cam kết Để giải quyết vấn đề này, Ban giám đốc đã cho tăng ca tối đa để tận dụng hết công suất máy Nhưng việc này đã vấp phải phản ứng mạnh từ phía công nhân, Ban giám đốc đã phải đưa ra các chính sách rất mềm dẻo cho người lao động, để họ tiếp tục sản xuất cho kịp thời hạn giao hàng Và đây cũng là một bài học để công ty cân nhắc khi nhận những đơn đặt hàng lớn

Ngoài ra để đạt được doanh số trong kỳ, nhân viên bán hàng nhận đơn đặt hàng với những điều khoản và điều kiện từ khách hàng không được phê duyệt Hoặc để đẩy doanh số bán hàng bộ phận bán hàng chấp nhận cấp nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng và do đó làm cho công ty phải chịu rủi ro tín dụng quá mức

Bán hàng xuất khẩu: Do không có sự đối chiếu và kiểm tra trước khi giao hàng rất dễ xảy ra tình trạng giao hàng sai quy cách, số lượng, chủng loại Khi sản phẩm đã sản xuất xong, bộ phận sản xuất xếp hàng lên cont, nhưng do mã hàng sản xuất trong công ty thường khác với mã hàng của những khách hàng Nếu gặp lúc hàng cần đi gấp và có quá nhiều đơn đặt hàng cần phải làm, họ thường bỏ qua bước đối chiếu giữa đơn đặt hàng của khách về số lượng và mã hàng của hàng hóa đã xếp lên cont Như chúng ta đã biết xuyên suốt cả một quy trình từ sản xuất đến việc xuất hàng cho khách hàng mà chỉ do một bộ phận đảm nhiệm, không có sự tham gia kiểm tra và xét duyệt của các bộ phận khác rất dễ xảy ra sai sót Với luồng thông tin như vậy, thì việc phát hiện ra nhầm lẫn chỉ có thể có ở phía khách hàng Do việc vận chuyển cũng như điều kiện thanh toán tương đối phức tạp và tốn nhiều thời gian cũng như chi phí Cho nên việc sai sót này làm cho công ty phải trả thêm cho một khoản chi phí như giao lại hàng cho khách hàng, chi phí vận chuyển

lô hàng đã giao nhầm đến đúng khách hàng; quan trọng là sự phàn nàn, đánh giá năng lực của công ty và độ tin cậy đối với sản phảm giảm xuống từ phía khách hàng

Thêm vào đó là việc kế toán ghi nhận doanh thu sai niên độ: việc xuất hóa đơn đỏ được căn cứ và thực hiện sau ngày có tờ khai hải quan Nếu gặp trường hợp khai hải quan nhầm lẫn về tên hàng, mã hàng, số lượng thì cần phải điều chỉnh tờ khai hải quan và cả hóa đơn đỏ

Các công ty được khảo sát chưa có quy trình nghiệp vụ bán hàng cũng như chưa đào tạo bài bản kỹ năng bán hàng cho nhân viên Việc tiếp xúc khách hàng, giới thiệu sản phẩm, tư vấn khách hàng vẫn còn mang tính tự phát của mỗi cá nhân Nếu công tác này được chú trọng sẽ tăng giá trị cũng như doanh thu của doanh nghiệp

Các thủ tục kiểm soát trong công tác tổ chức nhân sự

Hầu hết tại các công ty khảo sát, quy chế tuyển dụng là phòng nhân sự ưu tiên con em của Ban giám đốc, công nhân viên đang làm việc cho công ty hoặc người quen biết Nếu không có sẽ xem xét hồ sơ của ứng viên trên các mạng tuyển dụng Nếu hồ sơ nào đáp ứng yêu cầu công việc thì trình Giám đốc phê duyệt Quy chế này tạo ra được mặt tích cực đã tạo sự an tâm cho nhân viên trong công việc Nhưng công ty chưa có quy định cụ thể trong nhiều trường hợp có nhiều người cùng đáp ứng yêu cầu thì ai sẽ được nhận Việc nhận người quen vào làm việc bỏ qua các bước kiểm tra, sát hạch về năng lực, trình độ và kinh nghiệm làm việc dẫn đến việc nhận người thiếu năng lực, không được đào tạo Ngoài ra việc tuyển dụng người quen vô tình đã tạo ra sự nể nang lẫn nhau trong công việc hay tạo thành các nhóm người thông đồng, bảo vệ những hành vi sai trái cho nhau, làm vô hiệu hóa các thủ tục kiểm soát phòng ngừa của công ty

Thêm vào đó việc quản trị nhân sự lạc hậu chủ yếu do ý muốn chủ quan của Cán bộ lãnh đạo tuyển dụng mà không hợp lý hoặc có vụ lợi cá nhân Việc bố trí nhân sự không phù hợp với năng lực của từng nhân viên dẫn đến tăng tính dễ bị tổn thương, giảm lợi thế cạnh tranh bền vững của doanh nghiệp, năng suất bị hạ thấp và không phát huy được năng lực chuyên môn của đội ngũ nhân viên

Quản lý thông tin tài chính kế toán trên mạng máy vi tính

Hầu hết các công ty được khảo sát chưa sử dụng một phần mềm quản lý cho toàn bộ hoạt động của tất cả các phòng ban, từ đầu vào cho đến đầu ra Hiện nay phần lớn các công ty đều sử dụng các phần mềm kế toán cho việc hạch toán và lập các báo cáo kế toán Các phần mềm kế toán được thiết kế và viết theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp Số liệu kế toán được lưu trên máy chủ với các quy định:

- Kế toán trưởng lập danh sách nhân viên cần sử dụng phần hành nào trong phần mềm để bộ phận tin học tạo danh mục người sử dụng Người quản trị mạng, kế toán trưởng và kế toán tổng hợp được vào tất cả các phần hành của kế toán Riêng người quản trị mạng biết tất cả các mật khẩu của những người sử dụng

- Mỗi người sử dụng phải tự tạo cho mình một mật mã để đăng nhập vào danh mục của mình theo các nguyên tắc mà bộ phận tin học đã đưa ra Ví dụ mật mã phải gồm bao nhiêu chữ, bao nhiêu số, có chữ viết hoa, có sử dụng các ký tự đặc biệt như “*”, “!” ngoài ra không dùng tên, ngày tháng năm sinh làm mật mã…khi vào sử dụng phải khai báo tên và mật mã này, nếu khai báo không đúng thì không vào được chương trình

- Mỗi một danh mục sử dụng chỉ được phép vào các phân hệ mà người này được phép sử dụng do phòng ban yêu cầu và đã được quản trị cài đặt từ

trước Để đảm bảo an toàn cho một số phân hệ quan trọng chỉ có những mật khẩu riêng của người quản lý cấp cao mới vào được

Việc quản lý chương trình nghiêm ngặt chỉ được áp dụng cho thông tin của kế toán, còn thông tin của các phòng ban khác chưa được bảo vệ chặt chẽ Ví dụ như thông tin về doanh số bán hàng của phòng kinh doanh tiếp thị, kế hoạch sản xuất, bảng xây dựng các bậc lương và bảng lương của phòng nhân sự…các bảng biểu, báo cáo của phòng ban này chủ yếu được cập nhật và tạo trên file excel Cách làm này có ưu điểm là gọn nhẹ về thiết bị, chương trình được xây dựng đơn giản, không tốn nhiều công sức thiết kế Tuy nhiên giới hạn của nó là độ an toàn và tính bảo mật của thông tin thấp

Kiểm soát hàng tồn kho và tài sản cố định

Hàng tồn kho và tài sản cố định thường chiếm một tỷ trọng lớn, số lượng nghiệp vụ nhập xuất lớn, và được cất trữ, sử dụng ở nhiều nơi Việc xác nhận tình trạng của loại tài sản này là việc khó khăn nên dễ xảy ra các gian lận và sai sót Tại các công ty khảo sát hàng tồn kho được lưu trữ tại kho bãi theo quy định của công ty Do các công ty này có quy mô nhỏ nên thủ kho thường kiêm luôn kế toán kho Hoặc cũng có công ty có cả kế toán kho và thủ kho nhưng kế toán kho chủ yếu cập nhật và hạch toán chứng từ, từ thủ kho chuyển lên, dẫn đến tình trạng nhập xuất nhầm số lượng và nhầm mã hàng vẫn xảy ra nhưng không phát hiện kịp thời Ngoài ra do công tác quản lý kho không được quy định chặt chẽ nên phần lớn việc sắp xếp kho tùy thuộc vào thủ kho Dẫn đến tình trạng hàng hư để lẫn lộn trong hàng tốt, không có sơ đồ kho, không tuân thủ phương pháp nhập trước xuất trước, không treo thẻ kho, không dán tên, mã hàng để nhận dạng từng loại, từng lô hàng hóa vật tư Số hàng dư thừa sau khi sản xuất không được theo dõi và xử lý kịp thời để tồn đọng lâu năm Công cụ dụng cụ xuất cho các bộ phận chưa được mở sổ theo dõi dẫn đến mất mát, sử dụng sai mục đích

Tài sản cố định phân bố rải rác ở nhiều nơi trong công ty nhưng không được dán nhãn tên, mã để nhận dạng Danh sách tài sản được theo dõi ở phòng kế toán, việc ghi nhận tài sản cố định được hạch toán tuân theo chuẩn mực kế toán Tuy nhiên việc ghi tăng tài sản cố định do doanh nghiệp tự chế tạo chưa được kế toán cập nhật, chưa theo dõi cũng như trích khấu hao cho loại tài sản này, dẫn đến chi phí hạch toán trong kỳ chưa chính xác, báo cáo tài chính cũng bị sai lệch

Quản lý công nợ

Như đã đề cập ở phần trên các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang rất cần các nguồn vốn tài trợ để đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh, cho nên nguồn tài trợ vốn chiếm dụng từ các nhà cung cấp được khai thác triệt để Tuy nhiên đối tượng mà các công ty này quan tâm là quản lý công nợ của khách mua hàng Vì nếu bị khách hàng chiếm dụng vốn quá lâu, hoặc không thanh toán thì các đơn vị này khó tự chủ được dòng tiền Hầu hết tại các công ty khảo sát việc quản lý công nợ bán hàng được thực hiện theo các quy định:

- Bán hàng cho các công ty: việc cấp hạn mức tín dụng chỉ dựa trên hợp đồng được ký kết giữa hai bên và sự tin tưởng nhau qua quá trình hợp tác Các đơn vị làm ăn với công ty càng lâu dài thì mức độ tín nhiệm càng cao Chính sách này trong thực tế đã đơn giản hóa các thủ tục nên việc buôn bán diễn ra nhanh chóng với số lượng nhiều Tuy nhiên có nhiều công ty lợi dụng sự tín nhiệm để chiếm đoạt tiền nợ Ví dụ trường hợp công ty thảm Phương Thúy năm 2007 cho đến nay đã không thanh toán cho công ty TNHH DV VT Quyền Năng 86.000.000 tiền cước vận chuyển hàng

- Bán hàng cho đại lý: hạn mức tín dụng được cấp dựa vào khoảng đặt cọc hay ký quỹ và số dư nợ phải thấp hơn hoặc bằng khoảng đặt cọc Đối với các đại lý lớn mà công ty có chiến lược phát triển, hạn mức tín dụng có thể vượt nhiều lần so với khoảng đặt cọc Do đó công ty tăng cường kiểm soát

bằng cách cử nhân viên bán hàng luân phiên xuống đại lý để giúp bán hàng và tổng kết lượng hàng bán ra để kịp thời thu tiền Với cách quản lý này là khá an toàn Tuy nhiên do các công ty này chưa làm bảng phân tích tuổi nợ cho từng đối tượng nên việc nhắc và hối nợ vẫn chưa thực hiện triệt để

- Ngoài ra công nợ tạm ứng của nhân viên cũng chiếm một lượng khá lớn Theo chính sách của công ty nhân viên muốn tạm ứng khoản mới thì phải hoàn ứng khoản trước đó Thực tế thủ tục này đã không được chấp hành triệt để do nhiều lý do khách quan và chủ quan: do chưa có đủ chứng từ nhưng hàng hóa và dịch vụ đã nhận nên chưa thực hiện việc hoàn ứng Nếu phòng kế toán không tiếp tục ứng tiền thì hoạt động mua hàng và dịch vụ bị đình trệ Nếu tiếp tục ứng tiền thì số dư khó mà giảm xuống Có nhiều trường hợp nhân viên đã nghỉ việc nhưng số dư tiền tạm ứng vẫn chưa tất toán hết

Quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

Tiền là một loại tài sản rất nhạy cảm và khả năng mất mát rất cao, ý thức được điều này, các nhà quản lý luôn quan tâm đến việc kiểm soát nó Hầu hết tại các công ty khảo sát, việc quản lý tiền được thực hiện theo các quy định:

- Quy định số tiền mặt tồn tại quỹ thường nhỏ hơn mười triệu đồng (10.000.000VNĐ) Nếu vào chiều hôm trước thu được tiền của khách hàng với số lớn hơn tồn quỹ cho phép, mà đã quá giờ giao dịch ngân hàng, thì sáng hôm sau phải nộp ngay số tiền vượt trội vào ngân hàng

- Quy định thu tiền tại đại lý: công ty thỏa thuận với các đại lý là nhân viên bán hàng sẽ đi thu tiền kèm theo giấy giới thiệu của công ty.Việc này đã tạo tâm lý thoải mái cho khách hàng

- Công ty và ngân hàng quy định: khi rút tiền hoặc chuyển tiền cho khách hàng phải có chữ ký của người chủ tài khoản và chứng từ đó (Ủy nhiệm chi, Sec) phải được đóng dấu đỏ của công ty Tuy nhiên các cuốn Sec

thường được cất giữ ở phòng kế toán và việc rút tiền mặt thường do thủ quỹ hoặc nhân viên kế toán thực hiện Nếu có thông đồng với nhau thì rất dễ giả chữ ký của Giám đốc để rút tiền từ ngân hàng Ví dụ trường hợp Kế toán trưởng Đoàn Thị Thảo công ty cổ phần Beecom Việt Nam đã giả chữ ký để rút tiền công ty, “Theo báo Tuổi Trẻ Chủ Nhật ngày 03/04/2011 trang pháp luật”

Kiểm soát chi phí

Khủng hoảng kinh tế trong những năm gần đây đã ảnh hưởng đến hầu hết các thành phần kinh tế của hầu hết các nước Thêm vào đó, việc tìm giải pháp tài chính tối ưu cho chiến lược phát triển bền vững trong thời kỳ hậu hội nhập luôn là vấn đề nan giải đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ Vì vậy, một giải pháp mà các doanh nghiệp tính đến là quản lý và tiết kiệm chi phí hiệu quả và cắt giảm các chi phí bất hợp lý

Tổng chi phí trong doanh nghiệp bao gồm chi phí lao động trực tiếp, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Hiện nay, vấn đề kiểm soát chi phí chủ yếu mà các công ty đang tiến hành là cắt giảm chi phí: cắt giảm chi phí lương, duyệt gắt gao từng khoản chi và liên tục nhắc nhở nhân viên tiết kiệm chi phí…tuy nhiên, cuối cùng hiệu quả kiểm soát chi phí vẫn không đạt được như mong đợi và vấp phải sự phản ứng của nhân viên Trong các công ty vừa và nhỏ Ban giám đốc thường nhầm lẫn việc kiểm soát chi phí là cắt giảm chi phí và lúng túng trong xây dựng ý thức tự nguyện tiết kiệm ở nhân viên Điều này dẫn đến hệ quả là doanh nghiệp thường loay hoay tốn thời gian giải quyết chi phí phát sinh ngoài ý muốn và tốn nhiều chi phí để duy trì bộ máy hoạt động không hiệu quả

2.4.2.2 Kiểm soát phát hiện Quản lý mua hàng

Tại các công ty được khảo sát thực hiện các thủ tục được để phát hiện những gian lận và sai sót bao gồm:

- Kiểm soát khâu nhận vật tư hàng hóa và kiểm nghiệm: Khi hàng về đến kho nhân viên mua hàng thông báo cho thủ kho, để sắp xếp kho bãi; và thông báo cho nhân viên phòng kiểm tra chất lượng để kiểm nghiệm chất lượng hàng nhập kho Nhân viên kiểm tra chất lượng chọn mẫu vật tư để kiểm tra, nếu đạt sẽ làm biên bản nghiệm thu và bàn giao cho thủ kho 1 liên và lưu 1 liên Sau đó thủ kho kiểm đếm số lượng hàng hóa, ký nhận lên phiếu giao hàng hóa và nhận lại 1 liên từ người giao hàng để làm cơ sở đối chiếu

- Kiểm soát khâu ghi nhận khoản nợ phải trả người bán: Bộ chứng từ nhập kho được thủ kho chuyển cho kế toán kho, kế toán kho sẽ đối chiếu phiếu giao hàng với đơn đặt hàng Nếu đạt sẽ làm phiếu nhập kho và ghi nhận khoản nợ phải trả cho người bán Kế toán kho sau khi làm phiếu nhập kho chuyển cho thủ kho 1 liên để theo dõi và đối chiếu

- Kiểm soát khâu thanh toán tiền mua hàng: kế toán thanh toán căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn đỏ từ nhà cung cấp để lên kế hoạch thanh toán

Do đặc thù các công ty vừa và nhỏ là ít người cho nên người quản lý kho cũng là người cập nhật việc nhập xuất hàng hóa trong kho Kết hợp các thủ tục trên cho thấy rất dễ xảy ra tình trạng câu kết giữa nhà cung cấp với người quản lý kho, nhà cung cấp bán hàng chất lượng không đủ tiêu chuẩn Trên thực tế cho thấy tại một số công ty khảo sát có những vật tư tồn kho lâu ngày, không sử dụng được do chất lượng không đáp ứng tiêu chuẩn Mặc dù lô hàng nào cũng có kiểm nghiệm Vì khi kiểm tra chất lượng nhân viên kiểm nghiệm chỉ chọn mẫu, nếu nhà cung cấp đã cố ý để những vật tư hàng hóa đạt

chất lượng lên trên và những hàng hóa kém chất lượng ở dưới Chỉ cần nhân viên kiểm nghiệm xác nhận trên mẫu, có thể công ty sẽ phải trả tiền cho những lô hàng kém chất lượng

Quản lý bán hàng

Mỗi khi có quyết định tăng hoặc giảm giá bán, công ty thường thông báo và ra quyết định giá bán lẻ cho các cửa hàng và đại lý Các cửa hàng và đại lý bắt buộc phải báo cáo ngay số lượng đã bán mà chưa lập bảng kê về phòng kinh doanh để nộp tiền về cho công ty theo giá cũ Số lượng hàng hóa bán ra là do nhân viên của từng đại lý kê khai Phòng kinh doanh căn cứ vào số bán ra trên các báo cáo này để lập bảng kê Phòng kế toán căn cứ vào số liệu này để xuất hóa đơn và thu tiền Tuy nhiên theo cách này phòng kinh doanh chỉ có số liệu thống kê riêng biệt số bán theo giá cũ chứ không thể kiểm tra được tính đầy đủ của số liệu báo cáo nếu như có việc ghi thiếu số bán ra

Các thủ tục kiểm soát trong công tác tổ chức nhân sự

Về việc đào tạo: chất lượng nguồn nhân lực tại các công ty vừa và nhỏ luôn là vấn đề làm cho Ban giám đốc phải bận tâm Tuy nhiên tại các công ty được khảo sát có rất ít công ty thực hiện những chương trình đào tạo quản lý bài bản như thuê giảng viên đào tạo cho nhân viên, cho nhân viên theo học các khóa đào tạo bên ngoài Việc đào tạo chủ yếu là trong nội bộ công ty như nhân viên cũ hướng dẫn cho nhân viên mới, hay các chương trình đào tạo hội nhập… Do chưa có những chính sách giữ chân nhân viên thích đáng và các ràng buộc cụ thể, nên xảy ra trường hợp nhân viên sau khi được đào tạo kinh nghiệm đã không tiếp tục gắn bó với công ty

Chính sách đãi ngộ và lương thưởng: lương trả cho lao động là căn cứ vào mức độ hoàn thành công việc được giao và mức thưởng căn cứ vào kết quả đánh giá công việc và hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty Tuy

nhiên việc đánh giá kết quả công việc của nhân viên để xét tăng lương, thưởng hàng năm lại tùy thuộc nhiều vào yếu tố chủ quan của người quản lý mà công ty không kiểm soát được, trong khi việc phản ánh trực tiếp của nhân viên không được công khai do họ ngại va chạm với cấp quản lý Ngoài ra chính sách tăng lương hàng năm của công ty cũng làm cho một số nhân viên tăng sức ỳ trong công việc, họ không phấn đấu làm việc mà chỉ chờ đến kỳ để được tăng lương

Quản lý thông tin tài chính kế toán trên mạng máy vi tính

Hầu hết các phần mềm kế toán đều có ghi nhận mã số máy sử dụng, ngày sử dụng trên từng mẫu tin trong các dữ liệu được tạo mới hoặc dữ liệu sữa chữa Các tập tin được lưu trên máy chủ, dữ liệu sau khi lưu chỉ có kế toán trưởng và kế toán tổng hợp mới được phân quyền vào chỉnh sửa Với cách tổ chức như vậy đảm bảo kiểm soát được trách nhiệm của từng người cập nhật dữ liệu và lưu lại các dấu vết kiểm soát Tuy nhiên người quản trị mạng biết được tất cả các mật khẩu, nếu người này dùng mật khẩu của người khác để vào chương trình làm ảnh hưởng tới số liệu Nếu không phát hiện được sẽ gây hoang mang cho người trực tiếp tạo ra dữ liệu kế toán

Kiểm soát hàng tồn kho và tài sản cố định

Hạch toán giá trị hàng tồn kho: hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp giá gốc Trong trường hợp giá cả có biến động lớn thì giá trị hàng tồn kho vẫn không được điều chỉnh Do đó giá trị hàng tồn kho chưa được phản ánh chính xác trong trường hợp này

Việc đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực tế của hàng tồn kho rất ít khi thực hiện Do đó nếu thủ kho cố tình kê khống số lượng thì đến kỳ kiểm kê mới phát hiện được

Mua sắm tài sản cố định, công cụ dụng cụ, trang thiết bị: các thủ tục thanh toán và quản lý trong việc mua sắm các loại tài sản này đã không thể phát hiện được nếu như có gian lận và sai sót là do:

- Bộ phận kỹ thuật đảm nhiệm việc mua sắm, nghiệm thu và quản lý - Khi có nhu cầu mua bộ phận kỹ thuật sẽ khảo sát thị trường và lấy bản báo giá của nhà cung cấp Khi được Ban giám đốc ký duyệt sẽ tiến hành mua hàng

- Khi có đầy đủ chứng từ, bộ phận kế toán sẽ tiến hành thanh toán Theo quy trình này phòng kế toán cũng chỉ kiểm soát được bộ chứng từ có hợp lệ hay không, chứ không thể nào kiểm soát được chất lượng của tài sản đó có đúng với giá trị hay không Việc phát hiện ra tài sản có đúng với chất lượng được mua hay không phải chờ một khoảng thời gian dài khi sử dụng Việc này chỉ có thể phát hiện nếu phòng kế toán có thủ tục theo dõi chi phí sữa chữa cho từng loại tài sản riêng biệt hoặc cho đến khi loại tài sản này không còn sử dụng được trước thời hạn

Quản lý công nợ

Hàng hóa ký gửi tại đại lý, định kỳ nhân viên bán hàng đi xuống đại lý để ghi nhận doanh thu và thu tiền Dựa trên báo cáo doanh thu của nhân viên bán hàng, bộ phận kế toán lập phiếu thu và hạch toán giảm công nợ cho đại lý Thủ tục này cũng chỉ mang tính chất ghi nhận chứ chưa kiểm soát được tính đầy đủ Nếu như có sự thông đồng giữa đại lý và nhân viên bán hàng, công ty sẽ không kiểm soát được số vốn bị chiếm dụng khi người này cố tình lập báo cáo doanh số thấp hơn số thực

Kiểm soát chi phí

Các khoản chi môi giới, hoa hồng cho khách hàng khi mua hàng hóa dịch vụ luôn đồng hành với nền kinh tế, không riêng với nước nào mà trên thế giới cũng tồn tại những khoản này Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp Việt Nam quy định các khoản hoa hồng môi giới không quá 10% các khoản chi không tính thuế Đối với doanh nghiệp mới thành lập, mức chi này không được vượt quá 15% trong 3 năm đầu mới đi vào hoạt động Điều này cho thấy khoản chi phí này được chấp nhận như một khoản phí hoạt động tại các doanh nghiệp.Vấn đề đặt ra là làm thế nào để kiểm soát được loại chi phí này đối với doanh nghiệp được hưởng hoa hồng khi mua hàng Thực tế, các khoản chi hoa hồng này không chỉ thể hiện ở hình thức nhận tiền mặt, chuyển tiền vào tài khoản trực tiếp mà còn thông qua các hình thức đa dạng như đi du lịch nước ngoài, quà tặng, quà biếu Tại các doanh nghiệp thường chỉ kiểm soát các loại chi phí dựa trên bộ chứng từ, và không thể nào phát hiện được khoản hoa hồng mà nhà cung cấp chi trả, vì nó là khoản tiền vô hình Thông thường tỷ lệ hoa hồng được hưởng tỷ lệ nghịch với chất lượng hàng hóa và dịch vụ được mua Nếu nhân viên mua hàng thông đồng với nhà cung cấp mua hàng kém chất lượng để được nhận khoản hoa hồng cao, thì doanh nghiệp rất khó kiểm soát Vì loại gian lận này không để lại bất kỳ dấu vết phát hiện nào Và đây là môi trường thuận lợi để người được giao nhiệm vụ mua hàng gian lận số hoa hồng này Nếu có quy chế quản lý, kiểm soát tốt loại chi phí này sẽ đảm bảo lợi ích và giá trị cho doanh nghiệp

Chi phí vận chuyển, bốc xếp: với các công ty thương mại, chi phí này chiếm một tỷ lệ khá cao Định kỳ chủ phương tiện lập bản kê thanh toán, chuyển cho phòng kinh doanh ký xác nhận Bảng thanh toán này được kế toán kiểm tra sự chính xác về mặt số liệu cũng như chứng từ hóa đơn kèm theo Tuy nhiên với chi phí bốc xếp thường do các tổ chức cá nhân thực hiện nên

việc thanh toán thường chỉ là các bảng kê chứ không có hóa đơn đỏ, ngoài ra giá cả bốc xếp lại tùy thuộc vào khối lượng của từng loại hàng hóa và khoảng cách vận chuyển Cho nên việc kiểm soát tính chính xác của chi phí này cũng có những khó khăn Nếu nhân viên phòng kinh doanh thông đồng với các cá nhân thì việc chi khống tiền là điều khó tránh khỏi

2.4.2.3 Kiểm soát bù đắp

Quản lý mua hàng và bán hàng

Tại các công ty khảo sát các thủ tục kiểm soát phòng ngừa và phát hiện chưa phát huy tác dụng, vẫn còn nhiều yếu kém Tại các công ty cũng đưa ra quy định và chế tài về xử lý nhân viên vi phạm làm cho tiến độ, chất lượng, số lượng… không đúng kế hoạch để bổ sung cho các thủ tục trên Tuy nhiên quy định này vẫn chưa khắc phục được tình trạng như đã nêu vì việc xử lý chỉ xảy ra khi phát hiện có sai phạm nghiêm trọng Trong khi đó việc kiểm tra không được tiến hành thường xuyên và các biện pháp thực hiện để tìm ra nguyên nhân không mấy hiệu quả Các sai phạm vẫn bị lọt lưới

Các thủ tục kiểm soát trong công tác tổ chức nhân sự

Đối với các nhân viên được công ty cử đi học, khi kết thúc khóa học phải nộp các chứng nhận hay bằng cấp về phòng nhân sự Phòng nhân sự sẽ bổ sung hồ sơ cũng như sắp xếp lại bậc lương Với cách làm như vậy cũng chỉ nâng cao được trình độ của nhân viên chứ chưa nâng cao được năng lực đáp ứng cho nhu cầu công việc của công ty

Nhận xét về những tồn tại yếu kém, nguyên nhân của những tồn tại đó của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Qua những phân tích về thực trạng cơ cấu kiểm soát của các đơn vị, trong một số quy trình, công đoạn các công ty cũng đã có những thủ tục kiểm tra, kiểm soát khá chặt chẽ và có hiệu quả cao trong quá trình điều hành các

hoạt động sản xuất kinh doanh Tuy nhiên hệ thống kiểm soát nội bộ của các công ty được khảo sát vẫn còn những hạn chế nhất định là do nó chưa được tổ chức thành một hệ thống, cụ thể các hạn chế là:

*Quản lý mua hàng: chất lượng hàng hóa, thời gian giao hàng, giá cả của hàng hóa chưa được kiểm soát chặt chẽ là do:

- Chưa có kế hoạch sản xuất kinh doanh cụ thể, rõ ràng đã phát sinh tình trạng khi cần gấp hàng hóa vật tư, Ban giám đốc chấp nhận việc mua hàng mà không có sự xét duyệt Việc làm này đã tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận thu mua, mua hàng kém chất lượng, gian lận giá cả và thời gian cung cấp hàng không đúng

- Mua hàng nhập khẩu: do các công ty hạn chế về vốn cũng như là số lượng mỗi lần đặt hàng, nên khi gặp điều kiện kinh tế khó khăn hay bất thường các công ty nước ngoài thường bỏ qua các đơn đặt hàng của doanh nghiệp trong nước và cũng không bồi thường thiệt hại

*Quản lý bán hàng

- Áp lực về doanh số và công ty không dự báo kế hoạch sản xuất chính xác trong thực tế, đã tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận kinh doanh nhận những đơn hàng mà nhà máy không đủ khả năng đáp ứng Cộng thêm chính sách bán hàng chưa được tạo lập cụ thể cho từng thời điểm, từng khu vực đã làm động lực cho nhân viên bán hàng cấp quá nhiều hạn mức tín dụng cho các đối tượng chưa được xét duyệt

- Quy trình xuất hàng giao cho bộ phận sản xuất đã quy phạm nghiêm trọng quy tắc bất kiêm nhiệm, đã tạo điều kiện cho các sai sót khi giao hàng như giao nhầm mã hàng, số lượng, nhầm khách hàng…

- Quy trình bán hàng và kỹ năng bán hàng của đội ngũ nhân viên bán hàng vẫn còn nhiều hạn chế và mang tính tự phát

- Cơ chế giá trong nhiều thời điểm còn nhiều kẽ hở, các thủ tục kiểm soát thực tế trong trường hợp giá cả biến động ở các đại lý chỉ mới thu thập được thông tin về số lượng hàng đã bán chứ chưa kiểm soát được độ chính xác của báo cáo đó

* Công tác tổ chức nhân sự

- Chính sách tuyển dụng ưu tiên người nhà Ban giám đốc, người quen biết, con em trong công ty bỏ qua các quy định về sát hạch năng lực, trình độ, tay nghề đã tạo điều kiện cho các nhóm thế lực trong công ty phát triển Các nhóm người này sẵn sàng thông đồng, bao che cho nhau làm vô hiệu hóa hệ thống kiểm soát nội bộ

- Quản trị nhân sự lạc hậu và quá trình này diễn ra theo ý muốn chủ quan của cán bộ tuyển dụng đã không dùng đúng người đúng việc Điều này làm tăng tính xung đột trong công ty, giảm lợi thế cạnh tranh bền vững, năng suất thấp, không phát huy được năng lực của đội ngũ nhân viên

- Chính sách lương thưởng, đãi ngộ nhân viên chưa thỏa đáng trong thực tế có hiện tượng chảy máu chất xám và kinh nghiệm ở các công ty nhỏ

*Bảo quản thông tin trên mạng máy vi tính

- Tại các công ty chương trình quản lý dữ liệu kế toán đã tạo ra được

các thủ tục kiểm soát khá nghiêm ngặt, tuy nhiên với các dữ liệu của phòng ban khác vẫn chưa thật sự an toàn

- Quản trị viên là người biết tất cả mật khẩu của mọi người điều này làm khó kiểm soát dữ liệu khi gặp sự cố

*Quản lý hàng tồn kho và tài sản cố định

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm thường bị vi phạm trong bố trí nhân sự giữa kế toán kho và thủ kho, nên việc đối chiếu số liệu ít khi được thực hiện Quản lý và sắp xếp kho chưa khoa học dẫn đến thất thoát hàng tồn kho

- Chưa điều chỉnh giá trị hàng tồn kho khi giá cả biến động mạnh