MỤC LỤC
- Sự trung thực và chính xác của thông tin trên chứng từ kế toán khi nó được ghi chép ngay lúc nghiệp vụ phát sinh và kèm theo chữ ký xác nhận và xét duyệt của người có trách nhiệm. - Để bảo vệ các tài sản hiện có trong đơn vị, các chứng từ kế toán liên quan đến tài sản phải có chữ ký của người có thẩm quyền và người tiếp nhận tài sản.
Chứng từ lưu lại là bằng chứng quan trọng cho việc kiểm tra và đánh giá các thủ tục kiểm soát. - Ngoài ra, chứng từ kế toán còn là một tài liệu pháp lý quan trọng khi cần xem xét trách nhiệm của các bên.
Kiểm soát chung bao gồm các kiểm soát tổ chức hoạt động như việc phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, kiểm soát việc ủy quyền và phê chuẩn các nghiệp vụ, kiểm soát việc sử dụng bảo quản sổ sách, báo cáo kế toán, kiểm soát việc truy cập thông tin kế toán…. Kiểm soát trực tiếp thường được phân thành: kiểm soát đầu vào, kiểm soát xử lý và kiểm soát kết quả của hệ thống thông tin kế toán.
- Công tác tổ chức kiểm soát nội bộ thứ ba gồm các quá trình xem xét đánh giá định kỳ các thủ tục kiểm soát nội bộ để đảm bảo chúng đáp ứng được mục tiêu đề ra và hạn chế tới mức chấp nhận được các rủi ro do môi trường thay đổi. Mô hình này sẽ được áp dụng làm cơ sở cho việc khảo sát và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Tuy nhiên ngoài những giải pháp thông thường như tìm kiếm nguồn tài trợ vốn chính từ kênh ngân hàng, nhận hợp đồng gia công lại cho các tập đoàn lớn của thế giới, các công ty này chưa có những định hướng rừ ràng để giảm thiểu rủi ro trong tương lai (như tỡm kiếm nguồn tài trợ từ cỏc quỹ đầu tư khác, liên kết với các công ty cùng chủng loại tạo thành các hiệp hội nghề nghiệp, nhằm thống nhất hoạt động và giá cả để tránh trường hợp cạnh tranh bất lợi cho nhau…). Riêng báo cáo quản trị ngoài báo cáo lãi lổ từng tháng nhằm phục vụ cho việc phân tích, quản lý tài chính, hầu hết các doanh nghiệp thực hiện được, còn các báo cáo khác như báo cáo hiệu quả của từng bộ phận, lập bảng dự toán ngân sách cho từng thời kỳ…chỉ có số ít công ty thực hiện.
Do đó doanh nghiệp cần phải xây dựng quy định về nhân sự, lương thưởng phù hợp và hấp dẫn để giữ chân các vị trí chủ chốt, tránh gây ra các hiểu lầm và thắc mắc từ nhân viên. Ví dụ: cung cấp các mặt hàng có giá vừa phải, phù hợp với người dân có thu nhập thấp và trung bình, có đội ngũ nhân viên phục vụ khách hàng nhiệt tình, luôn luôn giữ chữ tín với khách hàng về chất lượng…. Các rủi ro mà các doanh nghiệp gặp phải là sự xuất hiện kỹ thuật mới từ đối thủ cạnh tranh nước ngoài, mức sống của người dân ngày càng nâng cao khiến yêu cầu về chất lượng hàng hóa dịch vụ càng khắc khe, các cơn bão giá làm đội chi phí lên…Để hạn chế những rủi ro nêu trên, các doanh nghiệp vừa và nhỏ nên gia nhập tổ chức nghề nghiệp để cập nhật những thay đổi của môi trường pháp lý, môi trường kinh doanh, môi trường xã hội… từ đó sẽ tìm ra những chính sách đối phó hợp lý và kịp thời.
Việc khuyến khích nhân viên phát hiện rủi ro là cách để người nhân viên tự giác rà soát lại những hoạt động của chính bản thân họ, đồng thời nâng cao trách nhiệm của nhân viên đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu không có các hoạt động kiểm soát và đánh giá định kỳ để phát hiện các yếu kém, thì liệu nhân viên có thực hiện và duy trì các thủ tục kiểm soát hay không. Thông qua việc thực hiện đánh giá một cách trung thực khách quan hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó có những bổ sung chấn chỉnh kịp thời, các đơn vị nên cân nhắc giữa chi phí và lợi ích mà xây dựng bộ phận này.
Hệ thống thông tin và truyền thông phải chắc lọc thông tin quan trọng và cần thiết để cung cấp cho Ban lãnh đạo để hướng sự chú ý của họ đến việc cần giải quyết.
+Nếu yêu cầu mua hàng cần quá trình lựa chọn nhà cung cấp thì bộ phận mua hàng dựa vào yêu cầu cung cấp hàng hóa, dịch vụ để lựa chọn nhà cung cấp.Việc lựa chọn nhà cung cấp được thực hiện theo quy trình “Lựa chọn nhà cung cấp” được mô tả trong mục 2.1.1.4. + Phòng tài chính phê duyệt yêu cầu mua hàng nếu xét thấy đảm bảo các yếu tố về giá cả, điều kiện thanh toán… Nếu phòng tài chính không phê duyệt phương án cần báo cáo thông tin về đơn mua hàng cho Tổng giám đốc / Giám đốc để có sự chấp thuận phê duyệt điều chỉnh kế hoạch mua hàng hoặc kết thúc quy trình mua hàng (không mua hàng theo yêu cầu). Trường hợp khỏch hàng là đại lý thì mỗi đại lý mới khi đáp ứng yêu cầu trở thành đại lý của công ty đã có đủ hồ sơ (Đăng ký kinh doanh, mã số thuế, hợp đồng…) và đã được tạo mã trong hệ thống thông tin.
+ Số lượng hàng hóa trên đơn hàng: Số lượng hàng bán ra trong đơn hàng làm cho hệ số tồn kho khả dụng nhỏ hơn hệ số tồn kho tiêu chuẩn thì đơn hàng này cũng cần phải qua phê duyệt của người có thẩm quyền. Kế toán phải thu dựa vào dữ liệu đã được các bộ phận khác thông tin lên hệ thống thông tin về công nợ khách hàng và quản lý tuổi nợ, hạn mức công nợ quản lý cả quá trình, và tiến độ thu tiền dựa trên lệnh thu, thông báo trả tiền từ phía đại lý. Để tạo sự khỏch quan và trỏnh tỡnh trạng thắc mắc trong nhõn viờn cần ghi rừ trong thỏa ước lao động tập thể các điều khoản về các kênh tuyển dụng; lựa chọn nhân sự và tuyển dụng; chế độ đãi ngộ và lương thưởng; chính sách đào tạo và phát triển nhân sự; kỹ luật và việc đánh giá năng lực của nhân viên hàng năm.
- Phòng kế toán mở sổ phụ ghi chi tiết từng hạn mục tài sản cố định và công cụ dụng cụ: nguyên giá, giá trị tăng thêm hay thay đổi, khấu hao lũy kế, mã số, bộ phận sử dụng, ngày mua, thời hạn thanh lý, nhà cung cấp, chi phí sửa chữa của tài sản đó. - Cần cử giám sát kiểm kê chọn mẫu đột xuất hàng hóa, tài sản cố định và công cụ theo hai cách: chọn những hàng hóa, tài sản hiện có và đối chiếu với mã hàng đó, mã tài sản đó có được ghi nhận trong sổ sách kế toán hay không; chọn những mã hàng, mã tài sản có trên sổ sách kế toán và yêu cầu thủ kho, bộ phận quản lý tài sản, kiểm kê loại hàng đó để xác nhận các loại hàng hóa, tài sản là có thực. - Tạo lập hệ thống nhà cung cấp truyền thống và gửi tới họ thông điệp giá trị đạo đức của công ty là nhân viên không được nhận hoa hồng dưới bất kỳ hình thức nào, nếu nhà cung cấp nào vi phạm nguyên tắc này thì công ty sẽ chấm dứt việc mua hàng.
GIẢI PHÁP XÂY DỰNG CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ.
Phương pháp chủ yếu được áp dụng đó là phương pháp duy vật biện chứng. Đây là phương pháp được sử dụng xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu để hoàn thành luận văn. Ngoài ra, thông qua khảo sát thực tiễn luận văn đi sâu phân tích, hệ thống, để chọn lọc các vấn đề lý luận và thực tiễn phù hợp với điều kiện thực tế của công ty.
Trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết và khảo sát thực tiễn, đưa ra các chu trình hoạt động cụ thể và công tác tổ chức một hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp vừa và nhỏ. Luận văn tập trung nguyên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của các Doanh nghiệp vừa và nhỏ tập trung tại địa bàn TP.