Các quy trình chính của quy trình bán hàng:
* Bán hàng đại lý – khách hàng
a. Nhận đơn đặt hàng
Khi khách hàng hoặc đại lý gửi đơn mua hàng đến. Bộ phận bán hàng sẽ là nơi tiếp nhận thông tin đơn hàng.
b. Xác nhận đơn đặt hàng
Chuẩn bị thông tin đơn hàng: Bước này nhằm đáp ứng các yêu cầu công
ty bán trực tiếp cho khách lẻ hoặc phát sinh một đơn hàng mới liên quan đến việc mở một mã khách hàng mới để theo dõi công nợ. Trường hợp khách hàng là đại lý thì mỗi đại lý mới khi đáp ứng yêu cầu trở thành đại lý của công ty đã có đủ hồ sơ (Đăng ký kinh doanh, mã số thuế, hợp đồng…) và đã được tạo mã trong hệ thống thông tin.
Lập phiếu bán hàng: Khi đã có đủ thông tin đặt hàng và mã khách
hàng, nhân viên bán hàng sẽ lập phiếu bán hàng và cập nhật trong hệ thống thông tin để bắt đầu quá trình bán hàng.
c. Xử lý đơn hàng Phê duyệt bán hàng
bởi các bước phê duyệt. Việc phê duyệt đơn hàng bởi các yếu tố như:
+ Giá bán: Giá bán là giá được xây dựng để áp dụng cho chi nhánh và đại lý (theo cấp của đại lý). Việc giá bán trên phiếu bán hàng có thay đổi so với giá bán đã được thiết lập phải có sự phê duyệt của người có thẩm quyền.
+ Số lượng hàng hóa trên đơn hàng: Số lượng hàng bán ra trong đơn hàng làm cho hệ số tồn kho khả dụng nhỏ hơn hệ số tồn kho tiêu chuẩn thì đơn hàng này cũng cần phải qua phê duyệt của người có thẩm quyền.
Đơn hàng không được phê duyệt & Trao đổi thông tin với khách hàng - Khi phiếu bán hàng không được phê duyệt
+Do mức tồn kho khả dụng: Bộ phận bán hàng thoả thuận lại kế hoạch giao hàng với khách hàng hoặc đại lý. Nếu đại lý đồng ý, tiến hành bán hàng như bình thường với ngày giao hàng mới.
+Do các điều kiện về giá: đàm phán lại về giá cả...tiến hành các bước tiếp theo như bình thường.
+ Do các điều kiện về công nợ. Thỏa thuận về kế hoạch trả nợ của khách hàng.
Xử lý đơn hàng được phê duyệt.
Khi phiếu bán hàng được thông qua, xác nhận lại các thông tin về địa chỉ giao hàng và phương thức giao hàng, địa chỉ ghi hóa đơn … Chuyển sang các bước thực hiện đơn hàng.
d. Thực hiện đơn hàng
In hóa đơn và phiếu giao hàng
Tùy thuộc vào số lượng hàng hóa được thỏa thuận giao cho khách hàng - đại lý, bộ phận kế toán sẽ in ra hóa đơn VAT cho đúng số hàng hóa sẽ được giao cho khách hàng. Lúc này một phiếu bán hàng có thể được giao nhiều lần. Có nhiều hóa đơn, mỗi hóa đơn tương ứng với một lần giao hàng. Khi xuất hóa đơn
cho khách hàng là lúc ghi nhận công nợ của khách hàng (hạn thanh toán, ngày hóa đơn…).
e. Giao hàng
Xuất hàng và giao hàng
Sau khi hóa đơn được in, bộ phận kho tiến hành xuất hàng khỏi kho và chuyển cho bộ phận giao nhận.
Xác nhận giao hàng
- Khi bộ phận giao nhận giao hàng về sẽ cập nhật lại thông tin về thực tế số hàng hóa được giao nhận. Thông tin do bộ phận giao nhận cần đảm bảo cung cấp được các thông tin như:
+ Nếu không giao được hàng. Hàng hóa được đưa vào một kho tạm chờ xử lý và thông báo cho bộ phận bán hàng để liên hệ xác nhận với khách hàng.
+ Nếu giao được một phần (Do xe khách hàng đầy, không nhận được hết). Hàng hóa chưa giao hết cần đưa vào một kho tạm và thông báo cho bộ phận bán hàng để liên hệ xác nhận với khách hàng và chủ động liên hệ để giao số hàng chưa giao được.
+ Các hàng hóa trong kho tạm này có thể được thể hiện trong các báo cáo liên quan.
Phản hồi của khách hàng.
- Trong các trường hợp cần sự phản hồi của khách hàng rồi mới chính thức ghi nhận việc xuất hàng khỏi kho của công ty. Còn trước khi khách hàng xác nhận thì hàng hóa coi như hàng hóa đi đường và chưa chính thức xuất khỏi kho công ty thì cần thực hiện bước này. Nếu không cần xác nhận thì có thể bỏ qua và việc xác nhận chỉ là việc liên hệ trao đổi giữa nhân viên kinh doanh và khách hàng.
Bộ phận bán hàng sẽ định kỳ hoặc sau mỗi lần giao hàng sẽ in biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng - đại lý để làm cơ sở thanh toán và đồng thời nhắc nợ đối với đại lý - khách hàng.
Kế toán phải thu.
Kế toán phải thu dựa vào dữ liệu đã được các bộ phận khác thông tin lên hệ thống thông tin về công nợ khách hàng và quản lý tuổi nợ, hạn mức công nợ quản lý cả quá trình, và tiến độ thu tiền dựa trên lệnh thu, thông báo trả tiền từ phía đại lý.
* Nhận lại hàng bán
a. Tiếp nhận yêu cầu
- Khách hàng yêu cầu đổi, trả hàng.
- Bộ phận bán hàng tạo yêu cầu đổi, trả hàng. b. Kiểm tra, phân loại
- Bộ phận bán hàng trao đổi thông tin với khách hàng về yêu cầu trả, đổi hàng hóa. Nếu khách hàng vẫn tiếp tục thực hiện đổi trả hàng, nhân viên bán hàng phụ trách khách hàng - đại lý tiến hành lập yêu cầu đổi trả hàng và các thông tin liên quan để gửi giám đốc kinh doanh phê duyệt.
- Nếu yêu cầu không được chấp nhận, quy trình kết thúc, nhân viên bán hàng phụ trách khách hàng - đại lý sẽ thông báo và trao đổi lại với khách hàng - đại lý. Nếu yêu cầu được chấp nhận, hàng hóa sẽ được nhập vào kho chờ kiểm tra.
- Bộ phận kiểm nghiệm kiểm tra tình trạng hàng được trả lại, thông tin được gửi lại cho bộ phận bán hàng để trao đổi với phía khách hàng - đại lý.
- Bộ phận bán hàng trao đổi thông tin với khách hàng - đại lý và thống nhất phương án xử lý. Phương án xử lý này được giám đốc kinh doanh phê duyệt.
- Tùy vào phương án được phê duyệt, hàng hóa trả - đổi được nhập vào các kho tương ứng hoặc trả lại khách hàng - đại lý.
Nếu đổi hàng: cập nhật số mã của hàng nhập kho và hàng xuất kho. d. Xử lý công nợ
- Hàng hóa sau khi được nhập kho, bộ phận bán hàng và phòng kế toán sẽ tiến hành xem xét lại các khoản công nợ của khách hàng:
+ Xuất đổi hàng: Việc đổi hàng không phải xuất hoá đơn thay thế hoặc phía muốn đổi trả hàng không xuất hoá đơn hàng bán trả lại. Việc ghi nhận công nợ không thay đổi.
+ Trả hàng: Việc trả hàng phải huỷ hoá đơn và xuất hoá đơn thay thế, hoặc khách hàng xuất hoá đơn trả lại. Kế toán sẽ có những bút toán điều chỉnh hợp lý để ghi nhận công nợ.