Cùng với đó, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới quý Công ty TNHH MTV Chuyển phát nhanh Thuận Phong, đặc biệt là các anh, chị trong phòng Hành chính nhân sự đã giúp em hòa nhập nhanh với môi
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: PHẠM HỮU KỲ ANH MSSV: 2054092003 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN CHUYỂN PHÁT NHANH THUẬN PHONG Ngành: Quản trị kinh doanh Chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực Giảng viên hướng dẫn: Ths Nguyễn Đức Trung Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2023 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH - Họ tên sinh viên: Phạm Hữu Kỳ Anh Mã số: 2054092003 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: HỒN THIỆN QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN CHUYỂN PHÁT NHANH THUẬN PHONG Ngành: Quản trị kinh doanh Chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực Giảng viên hướng dẫn: Ths Nguyễn Đức Trung Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2023 GVHD: Ths Nguyễn Đức Trung Báo cáo thực tập LỜI CẢM ƠN Đây đề tài mà em nghiên cứu làm báo cáo sau khoảng thời gian theo học chuyên ngành Quản trị nhân lực khoa Quản trị kinh doanh – Trường Đại học Mở thành phố Hồ Chí Minh tham gia q trình thực tập Công ty TNHH MTV Chuyển phát nhanh Thuận Phong Trong suốt q trình nghiên cứu, phân tích để hồn thiện báo cáo, em nhận nhiều quan tâm, bảo tận tình từ thầy trường anh, chị đồng nghiệp công ty Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến khoa Quản trị kinh doanh trường tạo cho em môi trường học tập rèn luyện tốt, cung cấp cho em kiến thức kỹ bổ ích giúp em áp dụng vào thực tế sống, thuận lợi hoàn thành thực tập Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giáo viên hướng dẫn Th.S Nguyễn Đức Trung người thầy vô vùng tâm huyết, tận tâm hướng dẫn tạo điều kiện cho em suốt trình thực đề tài Cùng với đó, em xin gửi lời cảm ơn tới quý Công ty TNHH MTV Chuyển phát nhanh Thuận Phong, đặc biệt anh, chị phòng Hành nhân giúp em hịa nhập nhanh với môi trường làm việc, đồng thời sẵn sàng chia sẻ, cung cấp thông tin tạo điều kiện hỗ trợ em suốt trình làm báo cáo thực tập Bài báo cáo tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, em mong nhận góp ý q báu thầy để em hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! i GVHD: Ths Nguyễn Đức Trung Báo cáo thực tập TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Tp Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2023 GIẤY XÁC NHẬN THỰC TẬP CỦA DOANH NGHIỆP I THÔNG TIN THỰC TẬP SINH Họ tên: Phạm Hũu Kỳ Anh MSSV: 2054092003 Lớp: DH20NL01 Ngành: Quản trị nguồn nhân lực Trường: Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh Đã hồn thành đợt thực tập Công ty TNHH MTV Chuyển phát nhanh Thuận Phong – Chi nhánh Hồ Chí Minh Thời gian: từ ngày 03/10/2023 đến ngày 25/12/2023 Địa chỉ: 84 – 86 đường D1, KDC Him Lam, Tân Hưng, Quận 7, TP HCM Phịng ban: Phịng nhân Vị trí: Thực tập sinh C&B II NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP Cán hướng dẫn Xác nhận đơn vị thực tập (Ký ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên đóng dấu) ii GVHD: Ths Nguyễn Đức Trung Báo cáo thực tập DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh J&T Express từ 2020 – 2022 Bảng 2.2 Tình hình nhân chi nhánh Hồ Chí Minh từ 2021 – 2023 10 Bảng 2.3 Mẫu danh sách ghi nhận hồ sơ thành phần hồ sơ 14 DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức J&T Express khu vực Việt Nam 2023 Sơ đồ 2.2 Lưu đồ quản lý hồ sơ 11 Sơ đồ 2.3 Lưu đồ quản lý hợp đồng 16 Sơ đồ 2.4 Lưu đồ quy trình tra cứu hồ sơ nhân viên 19 Hình 2.1 Logo công ty J&T Express Hình 2.2 Giao diện hệ thống ERP J&T Express 12 Hình 2.3 Một góc tủ hồ sơ cứng 15 iii GVHD: Ths Nguyễn Đức Trung Báo cáo thực tập DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Giải nghĩa BP Bộ phận CCCD Căn cước công dân CRM Hệ thống quản lý thông tin nhân viên C&B Compensation & Benefits – Lương thưởng phúc lợi ERP Enterprise Resourcing Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp HĐLĐ Hợp đồng lao động KPI Key Performance Indicator – Chỉ số hoạt động quan trọng MTV Một thành viên TNHH Trách nhiệm hữu hạn TTTC Trung tâm trung chuyển VIP Very Important Person – Người quan trọng VP Văn phòng iv GVHD: Ths Nguyễn Đức Trung Báo cáo thực tập MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG iii DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT iv PHẦN 1: MỞ ĐẦU 1.1 Lý lựa chọn đề tài 1.2 Mục tiêu, phạm vi, phương pháp thực báo cáo thực tập tốt nghiệp 1.3 Mơ tả vị trí thực tập 1.4 Giới thiệu kết cấu báo cáo PHẦN 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY TNHH MTV CHUYỂN PHÁT NHANH THUẬN PHONG 2.1 Giới thiệu tổng quát Công ty TNHH MTV Chuyển phát nhanh Thuận Phong 2.1.1 Khái quát công ty 2.1.2 Tình hình hoạt động kinh doanh 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 2.1.4 Tình hình nhân 2.2 Thực trạng quy trình quản lý hồ sơ nhân viên Công ty TNHH MTV Chuyển phát nhanh Thuận Phong 10 2.2.1 Quy trình quản lý hồ sơ nhân viên công ty 10 2.2.2 Đánh giá quy trình quản lý hồ sơ nhân viên công ty 21 PHẦN 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY TNHH MTV CHUYỂN PHÁT NHANH THUẬN PHONG 23 3.1 Giải pháp giải vấn đề thất lạc hồ sơ hợp đồng nhân viên 23 3.2 Giải pháp giải vấn đề nhân viên khơng làm quy trình làm việc 24 3.3 Giải pháp giải vấn đề trình ký hợp đồng thủ cơng 26 PHẦN 4: KẾT LUẬN 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 v GVHD: Ths Nguyễn Đức Trung Báo cáo thực tập PHẦN 1: MỞ ĐẦU 1.1 Lý lựa chọn đề tài Ở thời đại đầy biến động nay, tổ chức, doanh nghiệp phải biết quản trị nguồn nhân lực, nhân lực cốt lõi tổ chức, tổ chức có tồn phát triển hay khơng phải nhìn vào người làm việc Tuy việc quản trị nguồn nhân lực quan trọng thường bị người khác xem nhẹ, khơng đưa kết trực tiếp phận tài chính, sản xuất hay kinh doanh Đây điều mà cấp quản trị phải biết dành quan tâm đặc biệt để quản trị cấp lẫn phát triển nghiệp Nhưng quản trị nhân lực khơng phải chuyện dễ làm hai Nó cơng việc liên quan đến nhiều đến tâm lý, đạo đức, tinh thần lẫn kỹ chuyên môn, công nghệ, luật pháp,… Việc quản trị chưa dễ dàng, nên đặc biệt trọng đến nó, biết tổ chức có gì, thiếu gì, cần thực cơng tác quản trị nguồn nhân lực đắn Công ty TNHH thành viên chuyển phát nhanh Nhuận Phong công ty lĩnh vực chuyển phát nhanh, có quy mơ nhân lên đến hàng chục nghìn người nên việc để quản trị hiệu nhiều người tốn nan giản, địi hỏi kết hợp đồng điệu cá nhân, phận với phải có quy trình phù tối ưu để người dựa theo thực Trong có việc quản lý hồ sơ phận lương thưởng phúc lợi giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin nhân sự, giải vấn đề phát sinh tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác quản lý nhân sự, lý tác giả chọn đề tài: “Hồn thiện quy trình quản lý hồ sơ nhân viên Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Chuyển phát nhanh Thuận Phong” 1.2 Mục tiêu, phạm vi, phương pháp thực báo cáo thực tập tốt nghiệp Mục tiêu: Kỳ thực tập giúp tác giả tiếp cận thực tế với ngành quản trị nguồn nhân lực sau trình học lý thuyết trường Các hoạt động thực tế doanh nghiệp hội để tác giả ôn lại kiến thức học mở mang kiến thức, trang bị kỹ cần thiết trường làm việc Ngoài ra, việc phân GVHD: Ths Nguyễn Đức Trung Báo cáo thực tập tích quy trình C&B, ưu điểm cần phát huy nhược điểm cần phải khắc phục mục tiêu đề Thơng qua q trình phân tích, tác giả đưa kiến nghị để nâng cao hiệu quản lý hồ sơ, khắc phục khó khăn tồn đọng Phạm vi thực tập: + Thời gian: Từ 03/10/2023 đến 25/12/2023 + Khơng gian: Phịng Nhân sự, Công ty TNHH thành viên chuyển phát nhanh Nhuận Phong – Chi nhánh Hồ Chí Minh Phương pháp thực hiện: + Thu thập liệu: Đọc báo cáo, tài liệu, quan sát, vấn trực tiếp + Phân tích liệu: So sánh, đối chiếu + Đề xuất: Tổng hợp Kết dự kiến: + Thu thập thông tin, số liệu, liệu tổng hợp trực quan, sát với yêu cầu thực tế làm + Có thể thu thập liệu mà thu thập từ nguồn khác văn có sẵn, vấn + Dữ liệu có độ tin cậy cao + Phát điểm tương đồng, khác biệt liệu, nhờ rà sốt lại tính xác thực liệu + Kết hợp liệu từ nguồn khác + Rút kết luận, giải pháp 1.3 Mơ tả vị trí thực tập + Chức danh: Thực tập sinh C&B + Thời gian làm việc: 08h00 – 17h30 từ thứ đến thứ 6, thứ từ 8h00 – 12h00 Nghỉ trưa từ 12h00 – 13h30 + Các cơng việc cần làm: Tham gia vào quy trình quản lý hồ sơ Thiết lập tài khoản CRM cho nhân viên Lập hồ sơ cho bảo hiểm xã hội GVHD: Ths Nguyễn Đức Trung Báo cáo thực tập Hỗ trợ công việc phát sinh khác 1.4 Giới thiệu kết cấu báo cáo Ngoài lời cảm ơn; danh mục bảng biểu; danh mục sơ đồ, hình vẽ; danh mục từ viết tắt; mục lục; phụ lục danh mục tài liệu tham khảo, báo cáo thực tập gồm phần: Phần 1: Mở đầu Phần 2: Thực trạng quy trình quản lý hồ sơ nhân viên Công ty TNHH MTV Chuyển phát nhanh Thuận Phong Phần 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình quản lý hồ sơ nhân viên Cơng ty TNHH MTV Chuyển phát nhanh Thuận Phong Phần 4: Kết luận