Cùng với đó, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới quý Công ty TNHH MTV Chuyển phát nhanh Thuận Phong, đặc biệt là các anh, chị trong phòng Hành chính nhân sự đã giúp em hòa nhập nhanh với môi
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY TNHH MTV CHUYỂN PHÁT NHANH THUẬN PHONG
Giới thiệu tổng quát về Công ty TNHH MTV Chuyển phát nhanh Thuận
Hình 2.1 Logo công ty J&T Express
(Nguồn: Tác giả sưu tầm)
Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH
Tên công ty: Công ty TNHH MTV chuyển phát nhanh Thuận Phong
Tên quốc tế: J&T EXPRESS VIETNAM COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: J&T VietNam Co, Ltd
Trụ sở chính của công ty nằm tại tầng 9 và tầng 11, khu cao ốc văn phòng – thương mại – dịch vụ, số 8 – 10 đường Mai Chí Thọ, Phường Thủ Thiêm, Thành phố Thủ Đức, Hồ Chí Minh Địa chỉ thực tập được đặt tại 84 - 86 đường D1, khu dân cư Him Lam, Tân Hưng, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh.
Mã số thuế: 0313617136 Điện thoại: (028) 7306 1066
J&T Express là một thương hiệu chuyển phát nhanh tiên tiến, tận dụng công nghệ và Internet để tối ưu hóa dịch vụ giao nhận Với mạng lưới rộng khắp, công ty đảm bảo giao hàng nhanh chóng không chỉ trong nội thành mà còn đến các khu vực ngoại thành và vùng sâu, vùng xa ở nhiều tỉnh, thành phố trên toàn quốc.
J&T Express đang mở rộng dịch vụ chuyển phát nhanh ra quốc tế, hiện có mặt tại 10 quốc gia, bao gồm Việt Nam và 9 quốc gia khác: Thái Lan, Indonesia, UAE, Mexico, Ả Rập Xê-út, Philippines, Malaysia, Singapore và Campuchia.
Tầm nhìn: J&T Express là thương hiệu chuyển phát nhanh uy tín và bền vững tại Việt Nam
Giá trị cốt lõi của J&T Express bao gồm Bổn phận, Chia sẻ và Trách nhiệm, nhằm cung cấp dịch vụ giao hàng chất lượng cao nhất cho khách hàng J&T Express cam kết phục vụ một cách trung thực và có trách nhiệm đối với từng đơn hàng, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng trong mọi khía cạnh của quá trình giao nhận.
Tập đoàn J&T Express được thành lập tại Jakarta, Indonesia vào tháng 8 năm 2015 và bắt đầu hoạt động tại Việt Nam từ ngày 22 tháng 7 năm 2018 Hiện tại, J&T Express đã có mặt ở 10 quốc gia và khu vực trên toàn cầu, bao gồm Việt Nam, Thái Lan, Indonesia, Các Tiểu vương quốc Ả Rập Thống nhất, Mexico và Ả Rập Saudi, phục vụ cho hơn 2 tỷ người Đến cuối tháng 12 năm 2021, J&T Express đã trở thành thương hiệu chuyển phát nhanh quốc tế duy nhất của ASEAN được ghi danh trong danh sách uy tín.
15 công ty kỳ lân giá trị nhất thế giới, với giá trị khởi điểm là 20 tỷ USD
Tại Việt Nam, J&T Express đã rozsah 1.000 bưu cục đến tháng 8 năm 2
Vào nửa cuối năm 2023, công ty đang mở rộng mạng lưới với 200 bưu cục mới trên toàn quốc, nhằm đảm bảo sự phủ sóng rộng rãi và đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Ngày 23 tháng 7 năm 2022, J&T Express có tên trong danh sách “Top 10 Thương hiệu xuất sắc Châu Á năm 2022” nhờ những nỗ lực cải tiến trên tất cả phương diện chất lượng dịch vụ, đội ngũ, nhân sự, uy tín thương hiệu, trách nhiệm cộng đồng, …
Ngày 22 tháng 7 năm 2022, công ty một lần nữa đạt giải thưởng “Chuyển đổi số Việt Nam – Vietnam Digital Awards năm 2022” cho giải pháp hậu cần thông minh Smart E-logistic Solution Giải thưởng là một minh chứng cho thấy doanh nghiệp có chiến lược và đường lối vận hành đúng đắn, nỗ lực thay đổi nhờ tận dụng công nghệ và hiểu rõ nhu cầu người dùng, từ đó tạo nên thành công ấn tượng tại thị
Năm 2023, J&T Express tiếp tục khẳng định vị thế với giải thưởng “Top 10 thương hiệu xuất sắc Châu Á” nhờ nỗ lực cải tiến dịch vụ và ứng dụng công nghệ làm nền tảng Điều này không chỉ giúp công ty hoàn thiện giải pháp dịch vụ mà còn hỗ trợ khách hàng mở rộng kinh doanh trong bối cảnh thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ.
(1) Dịch vụ chuyển phát tiêu chuẩn – J&T Express:
J&T Express là dịch vụ chuyển phát tiêu chuẩn hỗ trợ hoạt động kinh doanh trên các nền tảng thương mại điện tử Dù là dịch vụ tiêu chuẩn, J&T Express nổi bật với nhiều ưu điểm vượt trội như thời gian giao hàng nhanh, khả năng vận chuyển hàng hóa với trọng lượng lớn và mức giá cạnh tranh so với các dịch vụ cùng phân khúc trên thị trường.
(2) Dịch vụ chuyển phát nhanh – Fast Delivery
J&T Fast cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh, giúp cải thiện đáng kể tốc độ giao hàng và đảm bảo giao hàng kịp thời cho cả người dùng cá nhân và chủ cửa hàng Đặc biệt, với các mặt hàng có giá trị như sản phẩm điện tử, dịch vụ này cam kết đáp ứng yêu cầu vận chuyển nhanh chóng và bảo quản hàng hóa một cách tốt nhất.
(3) Siêu dịch vụ giao hàng – Super Service Delivery
J&T Super tự hào mang đến dịch vụ vận chuyển hàng đầu với cam kết cung cấp trải nghiệm giao hàng tuyệt vời cho khách hàng và doanh nghiệp Chúng tôi đáp ứng bốn tiêu chí quan trọng: hỏa tốc, ưu tiên, bảo mật và đặc quyền, nhằm đảm bảo sự hài lòng tối đa cho người sử dụng dịch vụ.
(4) Giao hàng tươi sống – J&T Express
Dịch vụ J&T Fresh cam kết cung cấp chất lượng dịch vụ tốt nhất với tốc độ vận chuyển nhanh chóng Chúng tôi chuyên bảo quản và đóng gói sản phẩm tươi sống, đảm bảo giao hàng đến tay người nhận với nguyên trạng và độ tươi ngon tuyệt đối.
(5) Vận chuyển quốc tế - J&T International
7 lý, thời gian tốt nhất
Thực trạng quy trình quản lý hồ sơ nhân viên tại Công ty TNHH MTV Chuyển phát nhanh Thuận Phong
2.2.1 Quy trình quản lý hồ sơ nhân viên tại công ty
Quy trình quản lý hồ sơ nhân viên tại Công ty TNHH MTV Chuyển phát nhanh Thuận Phong được thực hiện bởi đội ngũ cán bộ nhân viên mảng C&B trong phòng Nhân sự, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng Nhân sự.
Quản lý hồ sơ nhân viên bao gồm ba khâu chính: quản lý hồ sơ, quản lý hợp đồng và tra cứu hồ sơ nhân viên Trong đó, quy trình quản lý hồ sơ đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và lưu trữ thông tin nhân sự một cách hiệu quả.
Quy trình quản lý hồ sơ nhân viên đầy đủ (chưa kể hợp đồng) bao gồm 7 bước được thể hiện trong sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ 2.2 Lưu đồ quản lý hồ sơ
Bước 1: Tiếp nhận thông tin ứng viên
Khi ứng viên đạt yêu cầu tuyển dụng, họ sẽ nộp hồ sơ và ký hợp đồng, từ đó bộ phận tuyển dụng ghi lại thông tin chi tiết và chuyển hồ sơ về chi nhánh quản lý khu vực Hồ sơ bao gồm bản mềm thông tin cơ bản gửi qua Zalo hoặc email và bản cứng gửi bằng dịch vụ chuyển phát nhanh, kèm theo danh sách ứng viên và giấy tờ tương ứng Dù ứng viên có nhận việc hay không, hồ sơ vẫn được gửi về chi nhánh để tổng hợp và lưu trữ Thông tin bản mềm sẽ được xử lý ở Bước 2, trong khi hồ sơ cứng sẽ được xử lý ở Bước 3 sau khi tiếp nhận.
Bộ phận chịu trách nhiệm: Nhóm tuyển dụng
Thời gian thực hiện: Khi có nhân viên nhận việc hoặc nhân viên bổ sung hồ sơ
Bước 2: Cập nhật thông tin cơ bản của nhân viên mới lên thư mục lưu trữ
Sau khi nhận thông tin ứng viên từ bộ phận tuyển dụng, nhân sự quản lý khu vực sẽ phân phối hồ sơ tới nhóm chấm công để nhập dữ liệu vào hệ thống và các thư mục lưu trữ của công ty Thông thường, nhiệm vụ này được thực hiện bởi thực tập sinh.
Hệ thống ERP J&T EXPRESS, do công ty phát triển, được sử dụng để nhập thông tin từ hồ sơ nhân viên, có thể truy cập tại địa chỉ https://erp.jtexpress.vn/ Hình 2.2 dưới đây minh họa giao diện của hệ thống.
Hình 2.2 Giao diện hệ thống ERP J&T Express
(Nguồn: Tác giả sưu tầm)
Các thông tin được nhập lên hệ thống:
+ Ngày ký HĐLĐ chính thức
+ Chức danh + Số điện thoại + Email cá nhân + Ngày sinh + Số căn cước công dân + Ảnh chụp CCCD mặt trước, mặt sau
Bộ phận chịu trách nhiệm: nhóm duyệt công
Thời gian thực hiện: sau tối đa 1 ngày từ khi tiếp nhận thông tin ứng viên
Bước 3: Nhận hồ sơ giấy từ khu vực gửi lên
Vào đầu mỗi tháng, các khu vực gửi hồ sơ giấy của ứng viên đã ứng tuyển về chi nhánh phụ trách để kiểm tra và lưu trữ Thời gian từ khi gửi hồ sơ đến khi chi nhánh tiếp nhận để xử lý thường dao động từ 1 đến 3 ngày, phụ thuộc vào điều kiện môi trường, thời gian xử lý đơn hàng và thời gian làm việc.
Nhân sự quản lý khu vực sẽ nhận và phân phối hồ sơ cứng từ khu vực cho các nhân viên phụ trách chấm công, đảm bảo việc xử lý và lưu trữ hồ sơ được thực hiện hiệu quả.
Khi tiếp nhận hồ sơ, cần ưu tiên xử lý để phản hồi và bổ sung kịp thời Những hồ sơ chưa đến lượt sẽ được lưu trữ riêng trong khu vực hồ sơ chưa xử lý.
Bộ phận chịu trách nhiệm: nhóm duyệt công
Thời gian thực hiện: ngay sau khi nhận hồ sơ từ khu vực gửi lên chi nhánh
Bước 4: Kiểm tra hồ sơ và in mã QR
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, nhân viên và thực tập sinh sẽ kiểm tra tính đầy đủ của các thành phần hồ sơ theo yêu cầu và xác nhận số lượng đã giao đúng theo danh sách Một bộ hồ sơ cứng hoàn chỉnh của nhân viên bao gồm 14 mục cần thiết.
1 Bảng thông tin ứng viên
2 Sơ yếu lý lịch của ứng viên (1 bản, có công chứng)
3 Căn cước công dân của ứng viên (2 bản sao công chứng)
4 Sổ hộ khẩu (1 bản sao công chứng)
5 Đơn xin việc của ứng viên
6 Giấy khám sức khỏe (bản gốc)
7 Bằng cấp cao nhất (1 bản sao, không yêu cầu đối với các vị trí Bảo vệ, Nhân viên giao nhận, Tài xế, Nhân viên phân hàng và Thực tập sinh)
8 2 ảnh 3*4 (chụp trong vòng 6 tháng gần nhất)
9 Giấy xác nhận hạnh kiểm (1 bản sao công chứng)/ lý lịch tư pháp (bản
10 Giấy xác nhận bảo lãnh của người thân ứng viên (chỉ yêu cầu đối với các vị trí là Trưởng bưu cục, Nhân viên điều phối bưu cục và Nhân viên giao nhận)
11 CCCD của người bảo lãnh (1 bản sao, chỉ yêu cầu đối với các vị trí là Trưởng bưu cục, Nhân viên điều phối bưu cục và Nhân viên giao nhận)
12 Bản mô tả công việc
13 Cam kết trách nhiệm của nhân viên
14 Cam kết bảo mật thông tin
Sau khi kiểm tra, nếu thấy thiếu thành phần nào thì sẽ ghi chú lại và chuyển sang Bước 5, còn trường hợp đã đầy đủ thì chuyển sang Bước 6
Mỗi hồ sơ, dù thiếu hay đủ thành phần, đều được tạo và in mã QR riêng biệt, giúp dễ dàng tìm kiếm và lưu trữ Các mã QR này được hệ thống của công ty phát triển Khi sử dụng phần mềm của công ty để quét mã, người dùng sẽ nhận được thông tin chi tiết về nhân viên, trong khi việc quét bằng phần mềm khác chỉ cung cấp mã số nhân viên.
Bộ phận chịu trách nhiệm: hồ sơ sẽ được nhóm tuyển dụng và duyệt công kiểm tra 2 lần; nhóm duyệt công sẽ chịu trách nhiệm in mã QR
Thời gian thực hiện: tối đa 1 ngày sau khi nhận hồ sơ
Bước 5: Phản hồi cho khu vực bổ sung
Nếu hồ sơ thiếu thành phần hoặc số lượng không đủ, phản hồi sẽ được gửi về các khu vực bổ sung và chuyển đến chi nhánh sớm nhất có thể Mẫu danh sách ghi nhận hồ sơ và thành phần hồ sơ nhân viên được thể hiện trong Bảng 2.3, với các ô trống chỉ ra thành phần còn thiếu và các ô được đánh dấu “x” cho biết thành phần hồ sơ đã có.
Bảng 2.3 Mẫu danh sách ghi nhận hồ sơ và thành phần hồ sơ
Để tiết kiệm chi phí cho công ty, các hồ sơ và thành phần hồ sơ thiếu sẽ được gửi kèm trong đợt gửi hồ sơ cứng tiếp theo.
Bộ phận chịu trách nhiệm: nhóm duyệt công
Thời gian thực hiện: ngay sau khi nhóm duyệt công kiểm tra lần 2
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY TNHH MTV CHUYỂN PHÁT NHANH THUẬN
Giải pháp giải quyết vấn đề thất lạc hồ sơ và hợp đồng nhân viên
Thứ nhất: Lưu trữ hồ sơ điện tử
Trong quá trình thực tập tại doanh nghiệp, tác giả nhận thấy rằng việc lưu trữ hồ sơ điện tử ngay từ đầu là rất cần thiết Điều này không chỉ giúp dễ dàng trong việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu mà còn đảm bảo an toàn, khó bị thất lạc Việc scan và tập hợp hồ sơ thành dạng điện tử sẽ mang lại sự tiện lợi và hiệu quả trong quản lý thông tin.
Việc lưu trữ hồ sơ điện tử tại chi nhánh Hồ Chí Minh mặc dù mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng gặp phải một số bất cập Hiện tại, chi nhánh đang lưu trữ hơn 20.000 hồ sơ nhân viên, và quá trình scan tất cả hồ sơ này tốn rất nhiều thời gian và chi phí, với mỗi bộ hồ sơ mất khoảng 5 phút để hoàn thành Tổng thời gian cần thiết lên tới hơn 100.000 phút, tương đương với hơn 208 ngày công Để thực hiện việc này, cần có không gian lưu trữ lớn, nhân lực dồi dào và thiết bị scan Giải pháp tối ưu nhất là giao nhiệm vụ cho các thực tập sinh, nhằm tiết kiệm chi phí, với ước tính chi phí duy trì khoảng 30.000.000 đồng/năm Lợi ích của việc lưu trữ hồ sơ điện tử bao gồm khả năng tìm kiếm hồ sơ nhanh chóng, giảm nguy cơ thất lạc trong quá trình vận chuyển và lưu trữ, cũng như giảm áp lực lưu trữ cho chi nhánh, tiết kiệm chi phí vận chuyển Với những lợi ích này, đầu tư vào biện pháp lưu trữ hồ sơ điện tử là hoàn toàn hợp lý.
Thứ hai: Lưu trữ trong hộp đựng hồ sơ chuyên dụng
Hiện nay, nhiều hồ sơ không đủ chỗ lưu trữ trong tủ hồ sơ và phải được để trong thùng giấy, dẫn đến tình trạng nhân viên thường xuyên di dời các thùng hồ sơ trong kho Khi trời mưa, việc che đậy hồ sơ trở nên khó khăn, gây ra tình trạng ẩm mốc và hư hại cho tài liệu.
Lưu trữ trong các hộp đựng chuyên dụng là cần thiết để hạn chế tình trạng lộn xộn Giá thị trường của các hộp này khoảng 35.000 đồng/hộp, một mức giá hợp lý cho một giải pháp lưu trữ bền bỉ và chuyên nghiệp Tuy nhiên, việc đặt mua các hộp này vẫn gặp nhiều khó khăn.
Chi phí mua văn phòng phẩm tại chi nhánh thường bị hạn chế, dẫn đến việc nhân viên không đủ ngân sách để mua các vật phẩm cần thiết Các hộp văn phòng phẩm chỉ được đặt khi nhân viên quản lý hồ sơ đề xuất tăng kinh phí với bộ phận thu mua Tác giả kiến nghị rằng nhân viên quản lý hồ sơ cần chú ý đến vấn đề này để cải thiện hiệu quả công tác quản lý hồ sơ.
Thứ ba: Kiểm tra định kỳ
Sau khi sắp xếp, hồ sơ thường không được chú ý và chỉ được sử dụng khi cần cho bộ phận pháp chế trong các vụ vi phạm hoặc đợt thanh tra, kiểm toán Điều này dẫn đến tình trạng thiếu hụt hồ sơ thường xuyên, khiến danh sách hồ sơ hiện có và danh sách trên các thư mục lưu trữ không chính xác.
Việc kiểm tra định kỳ hồ sơ là cần thiết để quản lý hiệu quả lượng tài liệu ngày càng tăng và được lưu trữ ở nhiều nơi Kiểm tra giúp công ty nắm rõ những tài liệu hiện có và những gì còn thiếu, từ đó có thể bổ sung kịp thời Tốt nhất nên thực hiện kiểm tra ít nhất một lần mỗi tháng, vì tần suất sử dụng hồ sơ không cao, nên việc này là đủ để đảm bảo mọi thứ được quản lý chặt chẽ.
Giải pháp giải quyết vấn đề nhân viên không làm đúng quy trình làm việc
Thứ nhất: Cần có sự quan tâm và đốc thúc của cấp trên và các bên liên quan
Sau khi quy trình đã được thống nhất và bắt đầu vận hành, việc tuân thủ các bước và thời gian quy định thường chỉ được đảm bảo trong vài tháng đầu Tuy nhiên, theo thời gian, nhiều khu vực gặp phải sự chậm trễ đáng kể, có nơi kéo dài đến năm tháng mà vẫn chưa gửi hồ sơ, mặc dù đã có nhiều nhắc nhở.
Tình trạng khó khăn trong việc tổng hợp hồ sơ ứng viên xuất phát từ việc bộ phận tuyển dụng khu vực phải đảm nhận nhiều công việc chuyên môn khác nhau, dẫn đến khối lượng công việc quá tải Nhân sự trong bộ phận này thường xuyên phải tăng ca, và việc bổ sung nhiệm vụ tổng hợp hồ sơ càng làm cho họ thêm bận rộn Để khắc phục vấn đề này, các bên liên quan cần tổ chức các cuộc họp định kỳ nhằm cải thiện quy trình tuyển dụng.
Thứ hai: Tuyển dụng thêm nhân sự phụ trách hồ sơ
Bộ phận tuyển dụng hôm nay có nhiệm vụ tìm kiếm ứng viên, liên lạc với họ, phỏng vấn, nhận và lập hồ sơ, xây dựng hợp đồng, báo cáo thống kê doanh số, tổng hợp hồ sơ để gửi lên chi nhánh và giải quyết các thắc mắc của ứng viên và nhân viên Trong đó, việc nhận và xử lý hồ sơ ứng tuyển, lập hợp đồng và tổng hợp hồ sơ gửi lên chi nhánh thuộc trách nhiệm của bộ phận tuyển dụng.
31 nhân sự đang làm việc, bao gồm: 2 chuyên viên tuyển dụng, 7 nhân viên tuyển dụng, 1 cộng tác viên và 21 thực tập sinh tuyển dụng
Việc không thể bàn giao hồ sơ đúng thời gian quy định của bộ phận tuyển dụng thường xuất phát từ hai nguyên nhân chính Thứ nhất, sự tiếp nhận hồ sơ cho vị trí viên giao nhận và nhân viên điều phối bưu cục diễn ra liên tục do tỷ lệ nghỉ việc cao Giải quyết vấn đề này thuộc về bộ phận đào tạo và vận hành, nên sẽ không được đề cập trong bài viết này Thứ hai, tình trạng thiếu nguồn nhân lực thực hiện cũng góp phần vào việc chậm trễ này, vấn đề này sẽ được phân tích kỹ lưỡng trong phần tiếp theo.
Để giải quyết vấn đề thiếu nhân lực, một giải pháp hiệu quả là tuyển dụng thực tập sinh Các công việc như tiếp nhận, sắp xếp, lập danh sách và đóng gói hồ sơ không yêu cầu kinh nghiệm, vì vậy việc tuyển một số thực tập sinh để hỗ trợ là khả thi Hơn nữa, chi phí thuê thực tập sinh không cao, giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện.
Tuyển thêm nhân sự để thực hiện công việc thường được từ chối vì lẽ thường niên đánh giá nó không bắt buộc và không quá quan trọng để công ty tuyển dụng thêm nhân lực Tuy nhiên, đây là thời điểm phòng ban tuyển dụng cần phân tích kỹ sự cần thiết của mỗi vị trí, đặc biệt là ở các khu vực có nhu cầu cao.
Việc tuyển thêm nhân sự cấp trên là cần thiết để họ nắm rõ công việc hiện tại, xác định những hỗ trợ cần thiết và đánh giá kết quả đạt được sau khi bổ sung nhân lực Điều này sẽ giúp đề xuất dễ dàng được thông qua.
Giải pháp giải quyết vấn đề trình ký hợp đồng thủ công
Thứ nhất: Mua phần mềm trình ký online
Theo quy định pháp luật hiện hành, doanh nghiệp được phép sử dụng phần mềm để ký hợp đồng trực tuyến thay cho hình thức ký hợp đồng thủ công Các hợp đồng trực tuyến này vẫn có giá trị pháp lý đầy đủ như các hợp đồng ký tay truyền thống.
Mặc dù quy định về việc ký hợp đồng điện tử đã được ban hành từ năm 2005, nhưng rất ít doanh nghiệp trong ngành vận chuyển áp dụng do thói quen ký hợp đồng trên giấy và sự xa lạ với công nghệ này Đến đầu năm 2023, Giao hàng tiết kiệm, một công ty lớn trong lĩnh vực chuyển phát nhanh, đã tiên phong áp dụng phần mềm ký online, từ đó làm tăng nhận thức của nhiều doanh nghiệp về lợi ích của việc ký hợp đồng điện tử.
Trên thị trường hiện nay, có nhiều phần mềm trình ký như VNPT eContract, C-Contract, và MISA AMIS WeSign, cung cấp các gói cước và giao diện đa dạng cho nhu cầu của doanh nghiệp Mặc dù chi phí ký hợp đồng bằng phần mềm có thể cao hơn so với phương pháp truyền thống, nhưng lợi ích mà nó mang lại là đáng kể Việc ký kết và đóng mộc hợp đồng diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm không gian lưu trữ và dễ dàng tìm kiếm khi cần, đồng thời giảm thiểu rủi ro mất mát hợp đồng.
Thứ hai: Đào tạo nhân viên cách sử dụng phần mềm trình ký online
Việc mua phần mềm chỉ là bước đầu, còn việc sử dụng hiệu quả phần mềm đó lại là một thách thức khác Do phần mềm này còn mới và ít người quen thuộc, việc đào tạo nhân viên trở nên rất quan trọng Đào tạo không chỉ giúp nhân viên nắm vững cách sử dụng mà còn giảm thiểu rủi ro sai sót Khi nhân viên thành thạo, công việc sẽ diễn ra suôn sẻ hơn, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí cho tổ chức.