Quy trình tuyển dụng ứng viên Sơ đồ 2.3: Quy trình tuyển dụng của Công ty cho đối tác Trang 25 Bước 1: Tìm kiếm ứng viên Lên phương án làm nguồn để tiếp cận các ứng viên phù hợp với yêu
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN VIETSTAR
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN CÔNG TY
1.1.1 Tổng quan về công ty
Hình 1.1: Logo Công ty Cổ phần Tập đoàn VietStar
Công ty Cổ phần Tập đoàn Vietstar, thành lập vào ngày 01 tháng 08 năm 2018, chuyên cung cấp dịch vụ tài chính và nhân sự tại Việt Nam Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn, Vietstar cam kết mang đến dịch vụ chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp hiện nay.
Tên công ty: CÔNG TY CỒ PHẦN TẬP ĐOÀN VIETSTAR
- Tên quốc tế: VIETSTAR GROUP JOINT STOCK COMPANY
- Tên viết tắt: VIETSTAR GROUP
- Địa chỉ: 602 Cộng Hòa, Phường 13, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Người đại diện: Hà Duy Phương
- Website chính thức: https://vietstargroup.vn/
1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần Tập đoàn Vietstar, thành lập vào tháng 08/2018, đã có 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung ứng nhân sự và hỗ trợ vay tiêu dùng Dưới sự dẫn dắt của Ban Giám đốc giàu kinh nghiệm và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tâm huyết, cùng với cơ sở vật chất hiện đại, công ty đã khẳng định được vị thế vững chắc trên thị trường.
1.1.3 Tầm nhìn và sứ mệnh
Dịch vụ của Vietstar là chỗ dựa vững chắc cho khách hàng, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian Khách hàng có thể tập trung vào lĩnh vực thế mạnh của mình để phát triển, trong khi Vietstar hỗ trợ họ một cách hiệu quả.
Vietstar đóng vai trò là cầu nối đáng tin cậy giữa người lao động và doanh nghiệp, giúp họ tìm kiếm việc làm ổn định và tạo cơ hội làm việc trong môi trường mong muốn Đồng thời, Vietstar cung cấp các chương trình đào tạo để nâng cao trình độ chuyên môn, đáp ứng nhu cầu thị trường lao động Trong lĩnh vực tài chính, Vietstar cam kết đáp ứng nhu cầu vay tiêu dùng của người dân trên toàn quốc.
VietStar hướng đến việc trở thành "Nhà tuyển dụng" hàng đầu cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước, đồng thời đáp ứng nhu cầu tài chính hàng ngày của người dân trên toàn quốc.
Trong 5 năm tới, Vietstar Group sẽ là cái tên hàng đầu về lĩnh vực tài chính và cung ứng nhân sự
Trong tương lai, phát triển để trở thành top 5 công ty về tài chính và cung ứng nhân sự chất lượng nhất tại thị trường Việt Nam
Hiện tại VietStar đang cung cấp hai dịch vụ chính là: Hỗ trợ vay tiêu dùng và dịch vụ tuyển dụng nhân sự
Các đối tác tiêu biểu của Vietstar là Concentrix, Fe Credit, Nature Origin, Transcomos, Viet Credit, Hoa Sao, OCB, TPBank, SHB, ACS Việt Nam, Lotte,
Vietstar là công ty dịch vụ thuê ngoài hàng đầu, chuyên cung cấp giải pháp cho các công ty tài chính và ngân hàng lớn Hoạt động của Vietstar tập trung vào việc phục vụ khách hàng, phát triển nguồn nhân lực và xây dựng mối quan hệ đối tác bền vững Công ty tạo ra giá trị gia tăng lâu dài cho các đối tác thông qua việc kiểm soát rủi ro nội bộ, tối ưu hóa hệ thống vận hành và nâng cao tính minh bạch trong doanh nghiệp.
1.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Tập đoàn Vietstar a Doanh thu từ lĩnh vực cung ứng nhân sự cho các đối tác của Công ty năm 2020-2022
Bảng 1.1: Doanh thu từ lĩnh vực cung ứng nhân sự năm 2020-2022 Đơn vị: triệu đồng Đối tác Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Nguồn: Báo cáo tài chính của Công ty năm 2020 – 2022
Vietstar có hai đối tác lớn trong lĩnh vực tuyển dụng, với Công ty Trancosmos chiếm tỷ lệ cao nhất, đạt 42,8% năm 2020, 42,7% năm 2021 và 41,8% năm 2022 Vietstar thường tuyển dụng cho Trancosmos các vị trí như nhân viên tư vấn, bán hàng và chăm sóc khách hàng Đối tác lớn thứ hai, Concentrix, chủ yếu tuyển dụng nhân viên chăm sóc khách hàng bằng tiếng Anh và các vị trí liên quan đến sàn thương mại điện tử bằng tiếng Nhật và tiếng Anh, với tỷ lệ ổn định là 35,9% năm 2020, 35% năm 2021 và 35% năm 2022.
2022 Bên cạnh đó còn có các đối tác lớn khác như Fe Credit, Hoa Sao… cũng tăng
Doanh thu của Vietstar trong giai đoạn 2020-2022 cho thấy sự tăng trưởng ổn định, chứng minh rằng dịch vụ cung ứng nhân sự của công ty đáp ứng hiệu quả nhu cầu của khách hàng Kết quả hoạt động kinh doanh trong những năm này khẳng định vị thế vững chắc của Vietstar trên thị trường.
Bảng 1.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty năm 2020-2022 Đơn vị: tỷ đồng
% Doanh thu 1.980.755.868 3.554.273.562 4.293.367.200 79,4% 20,8% Tổng chi phí 4.171.769.251 3.388.188.561 4.005.652.030 (18,8)% 9,4% Lợi nhuận sau thuế
Nguồn: Báo cáo tài chính của Công ty 2020-2022
Theo bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Vietstar trong giai đoạn 2020-2022, doanh thu năm 2020 đạt 1.980.755.868 đồng, nhưng công ty ghi nhận lợi nhuận âm do ảnh hưởng nặng nề của dịch Covid-19 Năm 2020 là một thách thức lớn cho nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam, bao gồm cả Vietstar.
Năm 2021, Vietstar đã thích nghi với tình hình dịch bệnh và triển khai các kế hoạch kinh doanh riêng, dẫn đến doanh thu công ty tăng thêm 1.573.517.694 đồng so với năm trước.
Năm 2022, khi dịch bệnh dần ổn định, Vietstar đã vượt trội trong lĩnh vực cung ứng nhân sự và dịch vụ tài chính, với doanh thu đạt 4.293.367.200 đồng Tổng chi phí qua các năm 2020, 2021, 2022 lần lượt là 4.171.769.251 đồng, 3.388.188.561 đồng và 4.005.652.030 đồng Từ 2020 đến 2021, chi phí giảm 18.8% nhờ vào các biện pháp tiết kiệm chi phí quản lý Tuy nhiên, trong năm 2022, chi phí tăng 9.4% do ban lãnh đạo triển khai chiến lược mới.
Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và cải thiện chính sách đào tạo nhân viên mới nhằm mở rộng thị trường, chi phí phát sinh đã tăng so với năm 2021.
Lợi nhuận sau thuế của Vietstar đã trải qua sự tăng trưởng qua từng năm, mặc dù năm 2020 gặp khó khăn do dịch bệnh khiến kinh tế đình trệ và công ty phải chi tiêu nhiều để duy trì hoạt động trong bối cảnh doanh thu giảm sút Tuy nhiên, vào năm 2021, lợi nhuận đạt 166.085.001 đồng khi tình hình bắt đầu ổn định và nhu cầu tuyển dụng gia tăng Đến năm 2022, lợi nhuận sau thuế của Vietstar tăng 73,2% so với năm 2021 Trong bối cảnh kinh tế đầy biến động và ảnh hưởng của dịch Covid-19, Vietstar, dù là công ty trẻ, vẫn duy trì sự ổn định trong kinh doanh và đang trên đà phát triển.
CƠ CẤU TỔ CHỨC
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Tập đoàn VietStar
Nguồn: Phòng nhân sự của Công ty
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Phòng Kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm khách hàng mới và duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ Đội ngũ này không chỉ xây dựng các chiến lược kinh doanh hiệu quả mà còn tập trung vào việc gia tăng doanh số và lợi nhuận, từ đó góp phần vào sự tăng trưởng bền vững của công ty.
Phòng Nhân sự gồm ba bộ phận: tuyển dụng, đào tạo và lương thưởng, có nhiệm vụ hoạch định nguồn nhân lực, nâng cao khả năng làm việc và kiến thức chuyên môn cho nhân viên, cũng như tuyển dụng nhân sự chất lượng Phòng này còn quản lý, cập nhật hồ sơ, lý lịch, bảo hiểm xã hội và hợp đồng lao động của nhân viên Trong khi đó, Phòng Dự án chịu trách nhiệm nghiên cứu và triển khai kế hoạch dự án, tổ chức và quản lý thực hiện dự án để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn, đạt yêu cầu chất lượng và mang lại hiệu quả cao cho công ty.
Phòng Tài chính – Kế toán có nhiệm vụ xây dựng và hướng dẫn thực hiện hệ thống kế toán cho toàn công ty, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán Phòng cũng thực hiện thang bảng lương và tính lương cho toàn bộ nhân viên, đồng thời thu thập và lưu trữ hóa đơn, chứng từ liên quan đến thu, chi của các phòng ban và các nghĩa vụ thuế của công ty.
Phòng Marketing: Xây dựng và phát triển khả năng nhận diện thương hiệu công ty đến khách hàng, quảng bá dịch vụ và mở rộng thị trường
1.2.2 Cơ cấu tổ chức a Tình hình nhân sự của Công ty năm 2020 – 2022
Trong 5 năm hoạt động Vietstar có nhiều sự phát triển và thành công nhất định Số lượng nhân sự công ty tăng qua từng năm, cụ thể năm 2020 là 214 nhân viên, qua năm 2021 tăng lên 245 nhân viên, đến năm 2022 tổng nhân sự là 266 nhân viên
Biểu đồ 1.1: Số lượng nhân sự của Công ty năm 2020 – 2022
Nguồn: Phòng nhân sự của Công ty b Cơ cấu nhân sự theo giới tính
Bảng 1.2: Cơ cấu nhân sự theo giới tính năm 2020-2022
Số lượng ( Người) % Số lượng
Nguồn: Phòng nhân sự của Công ty
Bảng 1.3: Cơ cấu nhân sự theo độ tuổi 2020 – 2022
Số lượng ( Người) % Số lượng
Nguồn: Phòng nhân sự của Công ty
Vietstar sở hữu một đội ngũ nhân sự trẻ, năng động và sáng tạo, đóng vai trò chủ chốt trong hoạt động của công ty Nhân viên của Vietstar không chỉ có chuyên môn cao mà còn thể hiện tác phong làm việc chuyên nghiệp.
2020 nhân sự dưới 30 tuổi chiếm tới 79%, qua đến năm 2021 và năm 2022 thì lực lượng nhân sự trẻ đạt mức cao và dần ổn định chiếm 82% Từ năm 2020 đến năm
Vào năm 2020, lực lượng nhân sự trên 30 tuổi giữ ổn định, nhờ vào kinh nghiệm phong phú và thời gian làm việc lâu dài tại công ty từ những ngày đầu thành lập Hiện tại, họ đang đảm nhiệm các vị trí cao trong tổ chức Cơ cấu nhân sự được phân chia theo trình độ chuyên môn.
Bảng 1.4: Cơ cấu nhân sự theo trình độ chuyên môn năm 2020 – 2022
Số lượng ( Người) % Số lượng
Nguồn: Phòng nhân sự của Công ty
Nhận xét từ các số liệu cho thấy, trình độ nhân sự của công ty Vietstar chủ yếu đạt trình độ Đại học, với tỷ lệ 45% vào năm 2020, tăng lên 88% trong năm 2021 và duy trì ở mức 88% trong năm 2022 Điều này chứng tỏ Vietstar đang tập trung vào việc phát triển nguồn nhân sự chất lượng cao.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH DỊCH VỤ TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN VIETSTAR
TỔNG QUAN VỀ NHÂN SỰ TẠI BỘ PHẬN TUYỂN DỤNG CỦA CÔNG
Nhân sự của bộ phận tuyển dụng hiện tại có 15 nhân sự bao gồm: 1 Quản lý, 1 Giám sát, 2 Trưởng nhóm và 3 Chuyên viên, 8 Nhân viên
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ phận tuyển dụng
Nguồn: Bộ phận tuyển dụng của Công ty Trách nhiệm công việc và quyền hạn cho từng vị trí:
- Quản lý chung toàn nhóm dự án, phân tích tài chính lãi/lỗ
- Xây dựng chiến lược phát triển dịch vụ tuyển của Vietstar
- Xây dựng bộ máy nhân sự trong nhóm dự án, gồm tổ chức bộ máy, tuyển dụng, đào tạo, xây dựng quy chế, vận hành…
- Tìm kiếm khách hàng, chăm sóc khách hàng, là người làm việc trực tiếp với các khách hàng quan trọng
- Quyết định chiến lược phát triển
- Quyết định về các vấn đề nhân sự, chính sách KPI Khen thưởng, đào tạo
- Chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân sự mới, mở rộng nhân sự, đào tạo
- Xây dựng, hoạch định chiến lược tuyển dụng, nguồn ứng viên hiệu quả
- Trực tiếp làm việc (tuyển dụng theo đơn hàng) các vị trí quan trọng của công ty (20% thời gian)
- Quyết định các vấn đề về nhân sự (theo định biên và chính sách đã được phê duyệt): tuyển dụng, đào tạo, sa thải
- Chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân sự cho nội bộ nhóm mình quản lý, đào tạo và hỗ trợ cho các thành viên trong nhóm hoàn thành mục tiêu
- Tìm kiếm khách hàng, chăm sóc khách hàng, là người làm việc trực tiếp với các khách hàng của nhóm mình quản lý
- Trực tiếp tham gia tuyển dụng (theo đơn hàng) các dự án ngắn hạn quan trọng của nhóm và các vị trí cần những kinh nghiệm lâu năm
- Tìm kiếm , xây dựng nguồn ứng viên mới
- Quyết định các vấn đề về nhân sự thuộc nhóm mình quản lý (theo định biên và chính sách đã được phê duyệt):
- Theo dõi KPI, đào tạo và hỗ trợ cho nhóm hoàn thành mục tiêu
- Trực tiếp làm việc tuyển dụng theo đơn hàng (100% thời gian)
- Khuyến khích hỗ trợ trưởng nhóm tìm kiếm nguồn ứng viên, hỗ trợ và đào tạo nhân viên mới
- Trực tiếp làm việc tuyển dụng theo đơn hàng cho các vị trí đơn giản, cấp độ nhân viên… (100% thời gian)
2.1.2 Mức lương cơ bản cho từng vị trí nhân viên nội bộ của công ty
Bảng 2.1: Mức lương cơ bản cho từng vị trí của nhân viên Đơn vị: triệu đồng
Vị trí Từ… Đến… Yêu cầu chung
Quản lý > 25.000.000 32.000.000 > 5 năm kinh nghiệm
Giám sát > 15.000.000 20.000.000 > 3 năm kinh nghiệm
Trưởng nhóm > 10.000.000 13.000.000 > 2 năm kinh nghiệm
Chuyên viên > 8.000.000 10.000.000 > 1 năm kinh nghiệm
Nhân viên > 6.000.000 8.000.000 < 1 năm kinh nghiệm
Sinh viên mới ra trường 4.500.000 6.000.000
Không yêu cầu kinh nghiệm (sinh viên mới ra trường)
Nguồn: Phòng nhân sự của Công ty
Khung lương áp dụng cho việc tuyển dụng đầu vào dựa trên năng lực ứng viên, với xét tăng lương hàng năm vào cuối năm, không vượt quá khung quy định Phụ cấp điện thoại được áp dụng cho cả nhân viên chính thức và thử việc (nếu có) Ngoài mức lương cơ bản, công ty còn có chính sách hoa hồng cho tất cả nhân viên và thực tập sinh khi tuyển được ứng viên đi làm qua thời gian bảo hành (từ 20-30 ngày tùy dự án), với mức hoa hồng từ 500.000 – 1.000.000 đồng cho mỗi ứng viên.
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH DỊCH VỤ TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ
2.2.1 Quy trình làm việc với đối tác
Sơ đồ 2.2: Quy trình làm việc với đối tác
Nguồn: Bộ phận tuyển dụng của Công ty
Nhận yêu cầu tuyển dụng từ đối tác
Nhận kết quả phỏng vấn và thông báo đến ứng viên
Sắp lịch phỏng vấn theo lịch của đối tác
Theo dõi và chăm sóc ứng viên
Thanh toán chi phí với đối tác
Bước 1: Nhận yêu cầu tuyển dụng từ đối tác
Vietstar tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng từ đối tác và nghiên cứu kỹ lưỡng mô tả công việc, chế độ chính sách, và văn hóa công ty Chúng tôi tư vấn cho đối tác về những điểm còn hạn chế trong bản mô tả công việc Sau khi hoàn thiện, bộ phận tuyển dụng sẽ tìm kiếm và lựa chọn ứng viên phù hợp, đồng thời tiến hành phỏng vấn sơ bộ.
Bước 2: Tìm kiếm ứng viên
Bộ phận tuyển dụng gửi danh sách ứng viên đạt phỏng vấn sơ bộ cùng với bản đánh giá cho trưởng nhóm Trưởng nhóm sau đó chuyển hồ sơ sang đối tác để xem xét Đối tác sẽ phản hồi kết quả về Vietstar trong vòng 2 ngày làm việc.
Bước 3: Sắp xếp lịch phỏng vấn theo lịch của đối tác
Khi kết quả đạt yêu cầu, Vietstar sẽ sắp xếp lịch phỏng vấn cho các ứng viên theo lịch của đối tác và thông báo kết quả phỏng vấn trong vòng tối đa 3 ngày làm việc Mỗi ngày phỏng vấn thường có hai khung giờ là 9h00 sáng và 14h00 chiều, ứng viên có thể chọn khung giờ phù hợp với lịch trình của mình Sau khi thống nhất thời gian phỏng vấn, nhân viên tuyển dụng sẽ đặt lịch với đối tác, thường trễ hơn 30 phút so với thời gian hẹn của ứng viên để đảm bảo xử lý các vấn đề phát sinh.
Bước 4: Nhận và thông báo kết quả phỏng vấn
Vietstar nhận kết quả báo lại cho ứng viên kết quả phỏng vấn
Đối với ứng viên đang phỏng vấn, hợp tác với khách hàng để thảo luận về mức lương và chế độ đối tác cung cấp ứng viên một cảm giác đáng tin cậy Khi ứng viên đạt được quyết định chấp nhận việc, trưởng nhóm sẽ gửi Thư mời nhận việc đến ứng viên theo mẫu của đối tác, hướng dẫn các bước tiếp theo và cam kết sẽ hỗ trợ ứng viên trong quá trình hoàn thành công việc.
Đối với các ứng viên không đạt phỏng vấn, hãy gửi email hoặc thông báo qua các kênh như Facebook, Zalo để thông báo kết quả Trong thông điệp, cần nêu rõ lý do ứng viên chưa phù hợp với vị trí tuyển dụng và hẹn họ sẽ được xem xét cho những cơ hội việc làm khác phù hợp hơn trong tương lai.
Bước 5: Theo dõi ứng viên
Theo dõi, hỗ trợ ứng viên và đối tác cho đến ngày ứng viên nhận việc
Bước 6: Tiến hành thanh toán
Vietstar sẽ làm biên bản nghiệm thu dịch vụ và đối tác tiến hành thanh toán chi phí dịch vụ
2.2.2 Quy trình tuyển dụng ứng viên
Sơ đồ 2.3: Quy trình tuyển dụng của Công ty cho đối tác
Nguồn: Bộ phận tuyển dụng của Công ty
Thu nhận, chọn lọc và lưu trữ hồ sơ ứng viên
Liên hệ ứng viên và phỏng vấn sơ bộ
Thông báo ứng viên tham gia phỏng vấn
Thông báo kết quả phỏng vấn Ứng viên nhận việc Ứng viên nghỉ việc
Lưu hồ sơ ứng viên Đậu Trượt Đạt
Bước 1: Tìm kiếm ứng viên
Để tiếp cận ứng viên phù hợp với yêu cầu của đối tác, cần xây dựng phương án tạo nguồn ứng viên cả trực tuyến và trực tiếp Việc đăng tin tuyển dụng trên các trang và nhóm tìm kiếm việc làm trên Facebook, cũng như chạy quảng cáo cho tin đăng (nếu cần) là những bước quan trọng trong quá trình này.
Hình 2.1: Đăng tin tuyển dụng lên nhóm tìm việc làm trên nền tảng Facebook Bước 2: Thu nhận, chọn lọc và lưu trữ hồ sơ ứng viên
Khi nhận hồ sơ ứng viên, tuyển dụng viên sẽ điền đầy đủ thông tin vào hệ thống để kiểm tra sự trùng lặp dữ liệu, nhằm tránh việc liên hệ với ứng viên nhiều lần Sau khi xác minh, họ sẽ xem xét hồ sơ và chọn lọc những ứng viên phù hợp để chủ động liên hệ Đối với những hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, chúng sẽ được lưu trữ trong hệ thống để xem xét cho các vị trí công việc sau này.
Hình 2.2: Hệ thống lưu trữ thông tin ứng viên của bộ phận tuyển dụng
Nguồn: Bộ phận tuyển dụng của Công ty
Bước 3: Liên hệ ứng viên và phỏng vấn sơ bộ
Khi trao đổi với ứng viên, cần thảo luận rõ ràng về các yêu cầu công việc, bao gồm kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết, mức thu nhập và đãi ngộ, cũng như thông tin về công ty như lĩnh vực hoạt động, văn hóa doanh nghiệp, quy mô công ty và địa điểm làm việc.
- Định hướng công việc của ứng viên, yêu cầu của ứng viên về vị trí, cấp bậc, lương và phúc lợi mong muốn…
Trong quá trình tuyển dụng, nếu viên đánh giá thấy thông tin của ứng viên không phù hợp với yêu cầu công việc hoặc ứng viên không muốn tiếp tục do cảm thấy không phù hợp, tuyển dụng viên sẽ cập nhật hệ thống là ứng viên chưa đạt Ngược lại, nếu ứng viên phù hợp và sẵn sàng tham gia phỏng vấn, tuyển dụng viên sẽ gửi thư mời phỏng vấn cho ứng viên.
Hình 2.3: Danh sách ứng viên đạt vòng phỏng vấn sơ bộ gửi sang đối tác
Nguồn: Bộ phận tuyển dụng của Công ty
Bước 4: Thông báo ứng viên tham gia phỏng vấn
Sau khi thống nhất thông tin và công việc phù hợp với ứng viên, tuyển dụng viên sẽ gửi thư mời phỏng vấn qua email, bao gồm thời gian, địa điểm và các lưu ý cần thiết Đồng thời, cần liên hệ lại với ứng viên để xác nhận việc tham gia phỏng vấn, nên thực hiện liên hệ ít nhất một giờ trước thời gian phỏng vấn.
- Trường hợp ứng viên đồng ý tham gia thì nhắc lại thời gian, địa điểm, vị trí để xe hoặc thông tin người phỏng vấn (nếu có)
Nếu ứng viên gặp trường hợp bận rajh rut không thể tham gia phỏng vấn hoặc có thay đổi ý định, nhân sự tuyển dụng sẽ thông báo đến đối tác Họ cũng sẽ liên hệ lại với ứng viên để nắm được lý do, và nếu lý do hợp lý, họ sẽ định cấu lại lịch phỏng vấn cho ứng viên.(When a candidate is unable to attend an interview due to sudden workload or change of mind, the recruitment officer will notify the partner They will also contact the candidate to understand the reason, and if the reason is valid, they will reschedule the interview for the candidate.)
Hình 2.4: Thư mời nhận việc qua mail dành cho ứng viên phù hợp
Bước 5: Thông báo kết quả phỏng vấn
Sau khi có kết quả phỏng vấn, đối tác sẽ gửi lại thông tin cho tuyển dụng viên Tuyển dụng viên sẽ kiểm tra tính chính xác của thông tin và liên hệ với ứng viên để thông báo kết quả Đồng thời, họ cũng cập nhật thông tin của ứng viên lên hệ thống.
Kết quả phỏng vấn thành công: Liên hệ với ứng viên để chúc mừng, thông báo thời gian và địa điểm nhận việc, đồng thời giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến quy trình nhận việc.
CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ
2.3.1 Các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài
Ngày càng nhiều công ty tại Việt Nam lựa chọn thuê dịch vụ tuyển dụng thay vì tự tuyển dụng nhân viên, nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời tìm kiếm nhân sự chất lượng Vietstar nổi bật trong lĩnh vực cung ứng nhân sự với nhóm trao đổi việc làm "Internship - Career Opportunities (HCMC)" và kết nối với nhiều cộng đồng tuyển dụng trên mạng xã hội Tuy nhiên, Vietstar đang đối mặt với sự cạnh tranh từ các công ty như Alehub và Nhân Kiệt Công ty TNHH Rbox, thành lập vào tháng 1/2018, đã xây dựng thương hiệu mạnh mẽ trong ngành cung ứng nhân sự, với hơn 79% hồ sơ ứng viên đạt chất lượng và nhận việc thành công Rbox phân chia quy trình tuyển dụng thành hai bộ phận: bộ phận nguồn tìm kiếm ứng viên qua các hình thức truyền thông và bộ phận tuyển dụng quản lý dữ liệu ứng viên trên hệ thống riêng của công ty.
Rbox tối ưu hóa quy trình tuyển dụng bằng cách cập nhật và trích xuất thông tin ứng viên nhanh chóng, với gần 30.000 hồ sơ mỗi ngày cho nhiều vị trí khác nhau Bộ phận tuyển dụng tiến hành sàng lọc, gọi điện và chăm sóc ứng viên hiệu quả Họ tham gia phỏng vấn ứng viên cùng đối tác, từ đó nắm rõ các câu hỏi thường gặp và kỳ vọng của đối tác, giúp điều chỉnh kịp thời nhằm nâng cao chất lượng tuyển dụng.
Thị trường lao động tại Thành phố Hồ Chí Minh đang mở rộng với sự đa dạng cao, nhờ vào sự đầu tư của nhiều công ty trong và ngoài nước Điều này tạo ra nhu cầu nhân lực lớn, mang lại tiềm năng phát triển cho các doanh nghiệp Đối với Vietstar, một công ty chuyên cung ứng nhân sự, đây vừa là cơ hội để phát triển, vừa là thách thức cần phải vượt qua.
Thị trường lao động đang mở rộng với nhu cầu tuyển dụng cao, nhiều công ty có xu hướng thuê ngoài để tiết kiệm chi phí Tuy nhiên, thách thức lớn là các đối tác yêu cầu ứng viên trẻ nhưng phải có kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn vững vàng Chất lượng và chi phí trong lĩnh vực cung ứng nhân sự tại Việt Nam, đặc biệt là Thành phố Hồ Chí Minh, đang diễn ra cạnh tranh gay gắt.
2.3.2 Các yếu tố thuộc môi trường bên trong
Với tính chất công việc yêu cầu gọi điện liên tục và áp lực doanh số, nhân viên thường gặp phải căng thẳng Để giảm bớt áp lực này, Vietstar tổ chức nhiều chương trình hoạt động giữa giờ, giúp nhân viên thư giãn và lấy lại năng lượng Công ty luôn nỗ lực tạo ra một môi trường làm việc thoải mái và tích cực, nơi mọi người có thể hỗ trợ, quan tâm, động viên và chia sẻ với nhau một cách dễ dàng.
- Chính sách nhân sự của công ty
Chính sách nhân sự tại đây bao gồm chế độ lương, thưởng, phúc lợi và chương trình đào tạo phát triển dành cho nhân viên, tạo ra động lực lớn nhất để khuyến khích và giữ chân nhân tài.
Mức lương cạnh tranh tại Vietstar hiện nay vẫn chưa đáp ứng đủ với chi phí sinh hoạt ở Thành phố, đặc biệt đối với nhân viên chưa có kinh nghiệm và sinh viên mới ra trường, với mức lương từ 4.500.000 – 6.000.000 cho nhân viên mới và từ 6.000.000 – 8.000.000 cho nhân viên dưới một năm kinh nghiệm Để khuyến khích sự sáng tạo và cống hiến của nhân viên, công ty áp dụng chính sách thưởng và phúc lợi theo quy định của Luật Lao động, cùng với chương trình thưởng nóng cho những nhân viên vượt doanh số hàng ngày và hàng tháng, nhằm tạo động lực làm việc hiệu quả.
ƯU ĐIỂM VÀ HẠN CHẾ TRONG QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG DỊCH VỤ NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN VIETSTAR
ƯU ĐIỂM
Số lượng ứng viên dồi dào:
Mỗi quý, VietStar tiếp nhận hơn 7.000 hồ sơ ứng viên, với việc cập nhật liên tục hàng ngày cho tất cả các dự án từ đối tác Do hầu hết các dự án tuyển dụng chỉ yêu cầu trình độ phổ thông, nguồn ứng viên từ Facebook chiếm ưu thế lớn, trong khi các trang tuyển dụng như TopCV và Việc làm 24h chỉ đóng góp một phần nhỏ.
Công ty Vietstar có chính sách đào tạo chuyên biệt cho nhân viên mới và thực tập sinh, giúp họ nhanh chóng hiểu rõ văn hóa và môi trường làm việc Công ty cũng cung cấp lộ trình thăng tiến cho thực tập sinh thành nhân viên chính thức nếu có thành tích tốt trong quá trình thực tập Đặc biệt, quy trình chăm sóc ứng viên từ lúc nộp đơn đến khi nhận việc được thực hiện chu đáo, với đội ngũ tuyển dụng tận tâm và nhiệt tình, hỗ trợ ứng viên vượt qua khó khăn, qua đó nâng cao thương hiệu công ty.
HẠN CHẾ
Bên cạnh những ưu điểm, thì quy trình tuyển dụng của công ty còn có nhiều hạn chế:
Thứ nhất, nguồn tìm kiếm ứng viên chưa đa dạng nên chất lượng hồ sơ chưa thực sự đạt yêu cầu của đối tác
Nguồn tìm kiếm ứng viên hiện tại chưa phong phú, chủ yếu chỉ dựa vào việc đăng tin tuyển dụng trên các nhóm tìm việc trên Facebook và Zalo Vì ngân sách cho hoạt động tuyển dụng còn hạn chế, nên bộ phận tuyển dụng chỉ thực hiện một phần nhỏ việc đăng tin.
Có 26 trang tìm việc phổ biến, uy tín và chất lượng như Topcv, VietNamWork và Vieclam24h Tuy nhiên, nội dung và poster của các bài tuyển dụng trên những trang này vẫn còn khá đơn giản và chưa đủ ấn tượng để thu hút ứng viên.
Tổng hồ sơ ứng tuyển (Hồ sơ)
Số lượng hồ sơ thu về
Số lượng hồ sơ nhận việc
Số lượng hồ sơ yêu cầu
Các trang tuyển dụng khác:
Bảng 3.1: Số lượng hồ sơ và chi phí tuyển dụng năm 2022
Nguồn: Bộ phận tuyển dụng của Công ty
Hình 3.1: Đánh giá ứng viên khi phỏng vấn của đối tác
Nguồn: Bộ phận tuyển dụng của Công ty
Bảng 3.1 và hình 3.1 cho thấy, mặc dù số lượng hồ sơ thu thập từ Facebook lên tới 27.278 hồ sơ trong một năm, chỉ có 10.760 hồ sơ đạt yêu cầu, trong khi yêu cầu là 12.000 hồ sơ với chi phí 15.200.000 Ngược lại, nguồn hồ sơ từ Website công ty và trang tuyển dụng khác có số lượng thấp hơn nhưng tỷ lệ đạt tiêu chuẩn lại cao hơn 50% Tuy nhiên, do ngân sách hạn chế cho bộ phận tuyển dụng, Facebook vẫn là lựa chọn ưu tiên của các tuyển dụng viên Dữ liệu cho thấy, tỷ lệ trượt khi ứng viên tham gia phỏng vấn trực tiếp với đối tác khá cao, nguyên nhân chủ yếu là do kiến thức chuyên môn, định hướng và kinh nghiệm của họ chưa đáp ứng yêu cầu.
Thứ hai, quy trình tuyển dụng bảy bước còn đơn giản và chưa chuyên nghiệp
Trong quá trình phỏng vấn sơ bộ, tuyển dụng viên chỉ dựa vào cảm tính để đánh giá ứng viên, mà chưa có phiếu đánh giá năng lực cụ thể Quy trình phỏng vấn qua điện thoại diễn ra nhanh chóng và đơn giản, khiến ứng viên cảm thấy thiếu sự chuyên nghiệp và tin cậy Điều này dẫn đến việc công ty Vietstar luôn gặp khó khăn trong việc tìm kiếm ứng viên chất lượng.
Thứ ba, trang thiết bị của Công ty chưa đáp ứng nhu cầu làm việc của nhân viên gây khó khăn và làm giảm hiệu quả khi làm việc
Hệ thống lưu trữ và nhập hồ sơ ứng viên của công ty hiện đang gặp nhiều hạn chế, khi chỉ sử dụng trang tính Google để quản lý hồ sơ, dẫn đến tình trạng quá tải và thường xuyên trục trặc, tốn thời gian trong việc phục hồi và tìm kiếm thông tin Bên cạnh đó, hệ thống gọi điện của công ty cũng bị giới hạn về phút gọi và chỉ cho phép gọi một chiều, gây khó khăn trong việc liên lạc với ứng viên.
Thứ tư, chưa có sự phân chia dự án, công việc cụ thể cho từng nhân viên
Do chưa có sự phân chia công việc rõ ràng, quy trình làm việc gặp khó khăn, đặc biệt là khi đăng bài tuyển dụng Việc tất cả tuyển dụng viên cùng đăng tin tìm ứng viên cho một vị trí trong một dự án dễ dẫn đến tình trạng trùng lặp bài viết, làm giảm độ tin cậy và gây ra sự trùng lặp ứng viên Kết quả là một số dự án có quá nhiều hồ sơ, trong khi các dự án khác lại thiếu hụt ứng viên.
GIẢI PHÁP VÀ ĐƯA RA ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN QUY TRÌNH DỊCH VỤ TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ
ĐA DẠNG HÓA CÁC KÊNH TUYỂN DỤNG VÀ XÂY DỰNG NỘI DUNG,
DUNG, POSTER HẤP DẪN HƠN
Để thu hút ứng viên chất lượng, công ty nên đăng tin tuyển dụng không chỉ trên mạng xã hội mà còn trên các trang tuyển dụng và website của mình Mặc dù chi phí cao hơn khi đăng trên các nhóm Facebook, nhưng tỷ lệ hồ sơ đạt yêu cầu cao hơn, giúp tăng uy tín và khả năng lan tỏa Với doanh thu hơn 50% từ lĩnh vực cung ứng nhân sự, việc đầu tư vào tuyển dụng là cần thiết để đáp ứng nhu cầu khách hàng và mở rộng vị trí tuyển dụng, từ đó tăng doanh thu Ngoài ra, việc xây dựng và đăng tin tuyển dụng trên website sẽ nâng cao độ nhận diện thương hiệu Để nổi bật trong thị trường lao động cạnh tranh, các thông báo tuyển dụng cần được thiết kế chuyên nghiệp và hấp dẫn, với poster ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin cần thiết, có logo công ty để tăng uy tín và tính độc đáo Bản mô tả công việc cũng cần rõ ràng, chi tiết, đặc biệt là chế độ đãi ngộ, giúp ứng viên tin tưởng và quyết định ứng tuyển.
NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CUỘC GỌI PHỎNG VẤN SƠ BỘ
Trao đổi trực tiếp với quản lý giúp nắm rõ tính chất công việc, địa điểm, thời gian làm việc, chế độ lương, thưởng và các yêu cầu công việc cho đối tác Nhờ đó, tuyển dụng viên có thể điều chỉnh phương thức tuyển chọn hợp lý và lựa chọn ứng viên phù hợp nhất.
NÂNG CAO CƠ SỞ VẬT CHẤT
Trong quy trình tuyển dụng, bước gọi điện phỏng vấn sơ bộ đóng vai trò quan trọng để tuyển dụng viên có thể đánh giá sự phù hợp của ứng viên với vị trí cần tuyển Tuy nhiên, hệ thống gọi hiện tại của công ty đang gặp vấn đề với giới hạn thời gian cuộc gọi, dẫn đến việc tự ngắt kết nối trong quá trình trao đổi Điều này khiến ứng viên không thể liên lạc lại với tuyển dụng viên, gây khó khăn cho cả hai bên Do đó, công ty cần đầu tư nâng cấp hệ thống gọi để không bị giới hạn thời gian, từ đó nâng cao hiệu quả công việc trong quy trình tuyển dụng.
HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG
Công ty cần tối ưu hóa quy trình làm việc và phân chia nhiệm vụ cho từng nhân viên tuyển dụng, mỗi người hoặc nhóm đảm nhiệm một dự án cụ thể để tìm kiếm và đăng bài tuyển dụng, nhằm tránh trùng lặp dữ liệu Để đảm bảo chất lượng cuộc phỏng vấn sơ bộ, công ty nên chuẩn bị bảng câu hỏi và phiếu đánh giá cho từng ứng viên, với các phiếu đánh giá khác nhau cho từng vị trí để đảm bảo tính khách quan Dựa vào tiêu chí trên phiếu đánh giá, nhân viên tuyển dụng có thể dễ dàng xác định sự phù hợp của ứng viên Tạo không khí phỏng vấn thoải mái và vui vẻ rất quan trọng, khuyến khích sự giao tiếp hai chiều giữa tuyển dụng viên và ứng viên Nội dung phỏng vấn cần linh hoạt, không quá cứng nhắc, cho phép nhân viên tuyển dụng điều chỉnh câu hỏi dựa trên kinh nghiệm và trình độ của ứng viên.
PHIẾU ĐÁNH GIÁ PHỎNG VẤN
Họ và tên: Vị trí ứng tuyển: Tên công ty:
STT Tiêu chí đánh giá
Mức độ đánh giá ( 1-4) Tuyển dụng viên đánh giá
Rất chú tốt Tốt Tạm được
2 Hiểu biết về vị trí công việc
Mức lương kỳ vọng: Ngày có thể nhận việc:
Lịch hẹn phỏng vấn: Thuận tiện di chuyển không:
Bảng 4.1: Phiếu đánh giá năng lực ứng viên phỏng vấn
Sử dụng phiếu đánh giá năng lực ứng viên trong quá trình phỏng vấn giúp nhân viên tuyển dụng đánh giá ứng viên một cách công bằng và rõ ràng Phương pháp này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả công việc.
ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG
Đánh giá sau khi tuyển chọn là bước quan trọng giúp công ty xác định hiệu quả của quy trình tuyển dụng Nếu công tác tuyển dụng được đánh giá tốt, điều này sẽ tạo điều kiện để công ty tiếp tục phát huy và cải thiện quy trình trong tương lai Ngược lại, nếu kết quả không đạt yêu cầu, nhân sự cần nhanh chóng xác định nguyên nhân và có biện pháp khắc phục Tuy nhiên, hiện tại Vietstar chưa thực hiện đánh giá quy trình tuyển dụng, và để xác định hiệu quả, công ty có thể áp dụng các phương pháp đánh giá phù hợp.
- Tạo ra bảng khảo sát với những câu hỏi như
Số ứng viên ứng tuyển, đi phỏng vấn và đậu phỏng vấn có đảm bảo đúng yêu cầu dự án không?
Số ứng viên đang làm việc có đảm bảo yêu cầu của dự án hay không?
Mức độ phù hợp giữa ứng viên và công việc? Ứng viên gặp khó khăn gì trong quá trình làm việc?
Số lượng và chất lượng hồ sơ ứng tuyển từ các vị trí dự án phản ánh hiệu quả của công tác tuyển dụng Thông thường, nhu cầu tìm việc cao nhất diễn ra từ tháng 2 đến tháng 8, trong khi vào các tháng cuối năm, nhu cầu này giảm đáng kể.