Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ công chức, viên chức huyện hà quảng, tỉnh cao bằng

Việc nắm bắt thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác ngày càng đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý điều hành.Công tác quản lý thông tin hồ sơ nhân viên là hoạt động đảm b

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn tới TS Nguyễn Lệ Nhung (Khoa hệ thống thông tin kinh tế) đã từng bước hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong quá trình thực tập và hoàn thiện thực tập khóa luận tốt nghiệp

Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo Khoa hệ thống thông tin kinh tế - trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông – Đại học Thái Nguyên, đã chỉ bảo về kiến thức chuyên môn và tinh thần học tập độc lập, sáng tạo để tôi có được những kiến thức thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo, cán bộ phòng Nội vụ huyện Hà Quảng, tỉnh Cao Bằng đã tạo điều kiện giúp đỡ cho tôi rất nhiều trong quá trình hoàn thiện khóa luận của mình

Bên cạnh đó, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc của mình tới gia đình, bạn

bè - những người luôn sát cánh, tạo mọi điệu kiện tốt nhất để tôi có thể thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

Trong quá trình thực hiện đề tài tốt nghiệp, mặc dù đã cố gắng hết sức, nhưng do thời gian và khả năng có hạn nên không thể tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, rất mong các thầy cô giáo góp ý và giúp đỡ để khóa luận được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn !

LỜI CAM ĐOAN

Nhận thức được khóa luận tốt nghiệp là sản phẩm hoàn thiện của sinh viên ngành Hệ thống Thông tin Kinh tế khi ra trường, cần tới sự miệt mài của bản thân và nhất là sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo Tôi đã tổng hợp các kiến thức được học cùng kinh nghiệm và số liệu khảo sát thực tế nhằm hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình

Tôi xin cam đoan: Nội dung của khóa luận không sao chép của bất kỳ khóa luận nào và là sản phẩm của chính bản thân tôi nghiên cứu thực tế xây dựng lên Mọi thông tin và nội dung sai lệch tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Hội đồng bảo vệ

Thái Nguyên, tháng 4 năm2017

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Châu

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

LỜI CAM ĐOAN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC HÌNH ẢNH v

LỜI NÓI ĐẦU 1

Chương 1.TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ 4

1.1 Khái quát chung về quản lý hồ sơ 4

1.1.1 Khái niệm quản lý hồ sơ 4

1.1.2 Quy trình quản lý hồ sơ 4

1.2 Khái quát về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 6

1.2.1 Khái niệm hồ sơ cán bộ, công chức 6

1.2.2 Vai trò của quản lý hồ sơ cán bộ trong các cơ quan nhà nước 7

1.2.3 Ý nghĩa của công tác quản lý hồ sơ cán bộ 7

1.2.4 Nguyên tắc xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 8

1.2.5 Thành phần hồ sơ cán bộ 9

1.2.6 Mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 10

1.2.7 Chế độ quản lý hồ sơ cán bộ 11

1.2.8 Trách nhiệm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức 14

1.3 Giới thiệu về phần mềm Microsoft Excel 2010 16

Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ VIÊN CHỨC HUYỆN HÀ QUẢNG, TỈNH CAO BẰNG 22

2.1 Giới thiệu chung về huyện Hà Quảng 22

2.2.1 Lịch sử phát triển 22

2.1.2 Chức năng, Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện 26

2.2 Giới thiệu về phòng nội vụ và thực trạng quản lý tại phòng Nội vụ huyện Hà Quảng 31

2.2.1 Giới thiệu về phòng Nội vụ 31

2.2.2 Đánh giá thực trạng quản lý tại huyện Hà Quảng 35

2.2.3 Quy trình nghiệp vụ quản lý thông tin hồ sơ cán bộ 38

2.3 Những kết quả đạt được và một số tồn tại trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ 43

Chương 3.ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ

CÁN BỘ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC HUYỆN HÀ QUẢNG 49

3.1 Đặt vấn đề bài toán 49

3.2 Giải quyết bài toán 50

3.3 Giao diện của chương trình 51

3.3.1 Giao diện chính 51

3.3.2 Quản lý thông tin hồ sơ cán bộ công chức viên chức 52

3.3.2 Quản lý danh sách lãnh đạo chủ chốt của Huyện 60

3.3.3 Quản lý danh sách Đảng Viên 62

3.3.4 Quản lý danh sách kiêm nhiệm, tăng cường 63

3.3.5 Thông tin danh bạ cán bộ công chức viên chức 64

KẾT LUẬN 65

TÀI LIỆU THAM KHẢO 66

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1: Giao diện của excel 16

Hình 1.2: Các lệnh trong thực đơn Office 17

Hình 1.3: Thanh công cụ của excel 17

Hình 1.4.Forms nhập dữ liệu hoàn chỉnh 19

Hình 1.5 Báo chọn tiêu đề 19

Hình 1.6 Thêm dữ liệu 20

Hình 1.7 Tìm kiếm dữ liệu 20

Hình 1.8.: Xóa dữ liệu 21

Hình 2.1 Hà Quảng ngày nay 23

Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức huyện 25

Hình 2.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Nội vụ 36

Hình 2.4 Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ tại UBND huyện Hà Quảng 39

Hình 3.1 Giao diện chính của chương trình 51

Hình 3.2 Giao diện quản lý thông tin hồ sơ cán bộ công chức viên chức 52

Hình 3.3 Danh sách trích ngang 53

Hình 3.4 Chi tiết thông tin hồ sơ cán bộ công chức viên chức 53

Hình 3.5 Thông tin chung 54

Hình 3.6 Lương, phụ cấp 54

Hình 3.7 Quá trình tăng lương 55

Hình 3.8 Thêm mới quá trình tăng lương 56

Hình 3.9 Hồ sơ nhân thân 57

Hình 3.10 Quản lý quá trình công tác 57

Hình 3.11 Quá trình đào tạo, bồi dưỡng cán bộ 58

Hình 3.12 Quá trình khen thưởng 59

Hình 3.13 Thông tin khác về cá bộ công chức viên chức 59

Hình 3.14 Quản lý quá trình hợp đồng 60

Hình 3.15 Danh sách cán bộ chủ chốt 61

Hình 3.16 Thêm mới danh sách cán bộ chủ chốt 62

Hình 3.17 Quản lý danh sách Đảng viên 62

Hình 3.18 Thêm mới Đảng viên 63

Hình 3.19 Cán bộ kiêm nhiệm, tăng cường 64

Hình 3.20 Thông tin danh bạ cán bộ công chức viên chức 64

LỜI NÓI ĐẦU

Quản lý hồ sơ cán bộ là việc làm chủ động, thường xuyên của các cơ quan có thẩm quyền theo phân cấp quản lý Do vậy, để nắm bắt thông tin về cán bộ, công chức ngoài việc tiếp xúc trực tiếp hoặc thông qua các kênh thông tin khác như: nhận xét đánh giá của cấp quản lý trực tiếp về cán bộ, kết quả công việc mà cán bộ, công chức được giao, phản ánh của dư luận quần chúng thì nhất thiết phải tiến hành nghiên cứu hồ

sơ cán bộ, công chức Vì hồ sơ là tài liệu tập hợp thông tin đầy đủ, chính xác, toàn diện, tin cậy, có tính pháp lý về quá trình hoạt động và trưởng thành của cán bộ, công chức

và qua đó cũng có thể hiểu thêm những vấn đề liên quan khác

Trong công tác quản lý cán bộ viên chức việc xây dựng và quản lý hồ sơ là một nhiệm vụ quan trọng Làm tốt công tác hồ sơ cán bộ, công chức cũng sẽ góp phần đắc lực cho công tác thống kê, tổng hợp phục vụ nghiên cứu, tổng kết, đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ về phương diện số lượng, cơ cấu, trình độ trong từng giai đoạn cách mạng, qua đó đánh giá hiệu quả các chủ trương, đường lối công tác cán bộ của Đảng Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cùng với công tác thống kê, tổng hợp về cán bộ, công chức góp phần quan trọng vào việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, tuyển chọn, bố trí sử dụng, đào tạo bồi dưỡng cán bộ

Xuất phát từ vị trí, vai trò của hồ sơ cán bộ yêu cầu đặt ra đối với công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ cùng sự phát triển của công nghệ thông tin nhằm nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ, dưới với sự dẫn dắt tận tình của cô NGUYỄN

LỆ NHUNG em đã chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ công chức, viên chức huyện Hà Quảng, tỉnh Cao Bằng”

1 Lý do chọn đề tài

Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và công nghệ với những thành tựu kỳ diệu của nó đã tác động mạnh mẽ đến mọi hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng Cũng với sự phát triển nhanh chóng của tin học và vai trò ngày càng nổi trội của thông tin, thế giới đã bước vào một kỷ nguyên mới, kỷ nguyên của công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin đã và đang từng bước đi vào tất cả các lĩnh vực, chiếm một vị trí quan trọng trong xã hội Cùng với sự phát triển của khoa học – công nghệ, hoạt động quản lý đang có nhiều đổi mới theo xu hướng hiện đại hóa đáp ứng nhu

cầu ngày càng cao của xu thế hội nhập và phát triển, càng có nhiều phát minh tiên tiến dần thay thế sức lao động, giải phóng con người, giúp con người giải quyết công việc nhanh chóng

Việc nắm bắt thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác ngày càng đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý điều hành.Công tác quản lý thông tin hồ sơ nhân viên là hoạt động đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin phục vụ cho việc quản lý tất

cả các hoạt động các thông tin chi tiết của từng cá nhân cán bộ, nhân viên trong các tổ chức đoàn tại các cơ quan nhà nước các tổ chức chính trị - xã hội khác…

Nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ nhân viên của từng

cơ quan, đơn vị nói chung và đối với huyện Hà Quảng, tỉnh Cao Bằng nói riêng Vì vậy em chọn đề tài “ Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức huyện Hà Quảng, tỉnh Cao Bằng ” cho bài báo cáo khóa luận tốt nghiệp của mình Thông qua đề tài này, em muốn tìm hiểu kỹ hơn về quản lý hồ

sơ, từ đó làm cơ sở để đưa ra giải pháp ứng dụng phần mềm hợp lý vào quản lý hồ

sơ nhân viên tại huyện Hà Quảng nhằm xây dựng để cải thiện quy trình quản lý hồ

sơ tại đây trở nên hiệu quả hơn Hơn nữa đây là cơ hội để em tìm hiểu, học hỏi, mở rộng thêm kiến thức và áp dụng kiến thức vào thực tế Đồng thời đây cũng là dịp để

em tổng hợp kiến thức của mình trong hơn ba năm học tại trường Qua đó làm cơ sở cho em sau này khi ra trường sẽ có được hành trang tốt nhất để xin việc và làm việc

2 Ý nghĩa khoa học-thực tiễn

Chương trình giúp cho nhân viên hoặc là người quản lý tra tìm một cách đầy

đủ, chính xác, dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi cũng như quản lý thông tin của nhân viên tại cơ quan, tổ chức được hiểu quả hơn

Chương trình giảm bớt chi phí về thời gian cũng như công việc của cán bộ quản lý nhân sự trong việc quản lý thông tin hồ sơ của cán bộ, nhân viên một cách chặt chẽ khoa học phù hợp với sự phát triển của đất nước Chương trình xây dựng phải sát với thực tế, giao diện gần gũi, dễ sử dụng

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Bằng những kiến thức tổng hợp kết hợp với tìm hiểu, phân tích công tác tổ chức quản lý thông tin hồ sơ cán bộ Trên cơ sở đó nhằm chỉ ra những ưu, nhược điểm còn tồn tại và để đề ra biện pháp hoàn thiện hơn trong việc quản lý hồ sơ cho

cán bộ làm công tác cũng như theo dõi chính xác thông tin của từng cán bộ nhân viên trong đợn vị, tổ chức

4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

Công tác quản lý thông tin hồ sơ cán bộ viên chức huyện Hà Quảng và ứng dụng công nghệ thông tin nhằm năng cao hiệu quả quản lý

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp khảo sát thực tế;

- Phương pháp phân tích, thiết kế;

- Phương pháp tổng hợp

6 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mục lục, mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, bài thực tập cơ sở này gồm 3 chương:

- Chương 1: Tổng quan về quản lý hồ sơ

- Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ công chức, viên chức tại phòng Nội vụ huyện Hà Quảng, tỉnh Cao Bằng

- Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức huyện Hà Quảng, tỉnh Cao Bằng

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ 1.1 Khái quát chung về quản lý hồ sơ

1.1.1 Khái niệm quản lý hồ sơ

Quản lý hồ sơ bao gồm: việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ

sơ trong tổ chức Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức

1.1.2 Quy trình quản lý hồ sơ

Lập hồ sơ

Khái niệm

Khoản 10, Điều 2, Luật Lưu trữ: Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định

 Tác dụng của việc lập hồ sơ

- Đối với cá nhân: Giúp mỗi cán bộ, nhân viên sắp xếp giấy tờ khoa học, quản

lý chặt chẽ tài liệu, tra cứu nhanh chóng, thuận tiện cho nghiên cứu, đề xuất ý kiến và nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, tạo tác phong làm việc khoa học

- Đối với cơ quan:

+ Tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, mang lại hiệu quả;

+ Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan; + Quản lý toàn bộ công việc và hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan; + Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra và giám sát;

+ Là công cụ để kiểm soát, đánh giá việc thi hành quyền lực nhà nước; + Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ cho công tác nghiên cứu trước mắt và về sau;

+ Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ;

+ Không phát sinh kinh phí chỉnh lý tài liệu

 Yêu cầu của việc lập hồ sơ

Đề hồ sơ lập ra có chất lượng, đáp ứng tốt các yêu cầu về nghiên cứu sử dụng và lưu trữ tài liệu, khi lập hồ sơ cần chú ý đảm bảo các yêu cầu dưới đây:

- Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hình thành hồ sơ Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị là cơ sở pháp lý cho hoạt động của

cơ quan, đơn vị đó Mỗi cơ quan, đơn vị có chức năng, nhiệm vụ nhất định do cơ quan cấp trên có thẩm quyền giao Do đó, văn bản hình thành trong hoạt động của

cơ quan, đơn vị nào, tất yếu sẽ phản ánh việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó Nói cách khá, những phản ánh hoạt động của cơ quan, đơn vị trên từng mặt công tác, từng vấn đề, sự việc cụ thể

- Đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản

Nhìn chung mọi sự việc, vấn đề do cơ quan giải quyết đều phải trải qua một quá trình hoặc ngắn, hoặc dài Nói cách khác, nó đều có khởi đầu và kết thúc Văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc có mối liên quan chặt chẽ với nhau, đó là khách quan chứ không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của con người

Hồ sơ lập ra có đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn bản thì mới phản ánh các vấn đề, sự việc được trọn vẹn, giữ được mối liên hệ bên trong của chúng Do đó giúp cán bộ cơ quan nghiên cứu, sử dụng tài liệu được dễ dàng và hoàn chỉnh Thực hiện yêu cầu này, đòi hỏi người lập phải biết phân loại hồ sơ cho phù hợp, không xé

lẻ những văn bản có liên quan về một sự việc, vấn đề để lập thành những hồ sơ khác nhau

Tuy nhiên, cần phải thấy rằng yêu cầu về đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản trong hồ sơ chỉ có thể thực hiện đối với vấn đề, sự viêc Còn các

hồ sơ được tập hợp bởi các văn bản giống nhau về tác giả, tên loại hay thời gian ban hành thì không thể thực hiện được mối liên hệ này

- Các văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị

Trong thực tế hoạt động của các cơ quan, văn bản phản ánh về một vấn đề, sự việc thường hình thành khá nhiều Trong đó có những văn bản có ý nghĩa lịch sử, ý nghĩa thực tiễn lâu dài, có những văn bản chỉ có ý nghĩa thực tiễn trong thời gian ngắn, thậm chí không còn ý nghĩa gì sau khi vấn đề, sự việc phản ánh trong văn bản

đó đã được giải quyết Các loại văn bản nói trên do giá trị khác nhau, yêu cầu nghiên cứu, sử dụng không giống nhau nên thời hạn bảo quản chúng cũng sẽ khác nhau

- Văn bản trong hồ sơ phải phản ánh đúng thể thức văn bản

Giá trị làm bằng chứng pháp lý và giá trị sử liệu của các văn bản không chỉ thể hiện ở nội dung của văn bản mà còn phụ thuộc vào sự đúng đắn của thể thức văn bản, nhất là đối với văn bản do các cơ quan Đảng, nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội ban hành Muốn cho hoạt động lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể dùng làm bằng chứng pháp lý thì đòi hỏi các văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định Chẳng hạn, đối với các văn bản của cơ quan nhà nước ban hành phải có Quốc hiệu, tên cơ quan, số ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan Nếu văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành mà thiếu những yếu tố trên, sẽ không có giá trị pháp lý Xét về lâu dài, những văn bản như vậy sẽ không thể trở thành sử liệu đáng tin cậy Do vậy, khi lập hồ sơ, cần coi trọng đúng mức yêu cầu này, chú ý thu thập và lựa chọn những tài liệu đảm bảo thể thức để đưa vào hồ sơ

- Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác

Khi lập hồ sơ, cần phải làm tốt công tác biên mục bên trong và bên ngoài bìa

hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung văn bản trong hồ sơ để tra tìm, nghiên cứu được nhanh chóng và thuận tiện Do đó yêu cầu đặt ra đối với lập hồ sơ hiện hành cũng như lập hồ sơ trong lưu trữ là phải biên mục đầy đủ và chính xác, Đặc biệt là đối với các hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn

- Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản

Khi lập hồ sơ có nhiều cách lập nhưng đòi hỏi cán bộ văn thư, cán bộ được theo dõi giải quyết công việc phải lập sao cho tiện việc tra tìm và sử dụng

1.2 Khái quát về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

1.2.1 Khái niệm hồ sơ cán bộ, công chức

- Hồ sơ cán bộ,công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về cán bộ, công chức bao gồm : nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ công chức

- Hồ sơ gốc là hồ sơ cửa cán bộ, công chức do cơ quan có thẩm quyền quản

lý cán bộ, công chức lập và xác nhận lần đầu khi cán bộ, công chức được tuyển dụng theo quy định của pháp luật

1.2.2 Vai trò của quản lý hồ sơ cán bộ trong các cơ quan nhà nước

bộ, công chức nghiên cứu nắm được một cách đầy đủ nhất về bản thân người cán bộ, công chức, cung cấp những thông tin tin cậy để phân biệt được phẩm chất chính trị, năng lực công tác, đạo đức tác phong, hoàn cảnh gia đình, quan hệ xã hội của cán bộ, công chức phục vụ cho công tác sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng và bố trí cán bộ, công chức

 Hồ sơ cán bộ, công chức còn là căn cứ để cơ quan quản lý và sử dụng theo dõi và thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức được đầy đủ và chính xác hơn; làm cơ sở để đánh giá, tuyển chọn, khen thưởng những cán bộ, công chức tận tuỵ, gương mẫu và thực hiện chế độ bảo hiểm đối với cán bộ, công chức

 Trong công tác quản lý cán bộ, công chức việc xây dựng và quản lý hồ sơlà một nhiệm vụ quan trọng Làm tốt công tác hồ sơ cán bộ, công chức cũng sẽ góp phần đắc lực cho công tác thống kê, tổng hợp phục vụ nghiên cứu, tổng kết, đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức về phương diện số lượng, cơ cấu, trình độ trong từng giai đoạn cách mạng, qua đó đánh giá hiệu quả các chủ trương, đường lối công tác cán bộ của Đảng Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cùng với công tác thống kê, tổng hợp về cán bộ, công chức góp phần quan trọng vào việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, tuyển chọn, bố trí sử dụng, đào tạo bồi dưỡng cán bộ

1.2.3 Ý nghĩa của công tác quản lý hồ sơ cán bộ

Quản lý cán bộ, công chức là việc làm chủ động, thường xuyên của các cơ quan

có thẩm quyền theo phân cấp quản lý Do vậy, để nắm bắt thông tin về cán bộ, công chức ngoài việc tiếp xúc trực tiếp hoặc thông qua các kênh thông tin khác như: nhận xét đánh giá của cấp quản lý trực tiếp về cán bộ, kết quả công việc mà cán bộ, công

chức được giao, phản ánh của dư luận quần chúng thì nhất thiết phải tiến hành nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức Vì hồ sơ là tài liệu tập hợp thông tin đầy đủ, chính xác, toàn diện, tin cậy, có tính pháp lý về quá trình hoạt động và trưởng thành của cán bộ, công chức và qua đó cũng có thể hiểu thêm những vấn đề liên quan khác

Trong công tác quản lý cán bộ, công chức việc xây dựng và quản lý hồ sơlà một nhiệm vụ quan trọng Làm tốt công tác hồ sơ cán bộ, công chức cũng sẽ góp phần đắc lực cho công tác thống kê, tổng hợp phục vụ nghiên cứu, tổng kết, đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức về phương diện số lượng, cơ cấu, trình độ trong từng giai đoạn cách mạng, qua đó đánh giá hiệu quả các chủ trương, đường lối công tác cán bộ của Đảng Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cùng với công tác thống kê, tổng hợp về cán bộ, công chức góp phần quan trọng vào việc nghiên cứu,

hoạch định chính sách, tuyển chọn, bố trí sử dụng, đào tạo bồi dưỡng cán bộ

1.2.4 Nguyên tắc xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

- Xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức là trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ công chức

- Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức được thực hiện thống nhất, khoa học để quản lý được đầy đủ chính xác thông tin của từng cán bộ, công chức từ khi được tuyển vào cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước đến khi ra khỏi

cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước nhằm đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, thống kê, đánh giá, tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ hưu, và thực hiện các chính sách đối với cán bộ, công chức

- Hồ sơ cán bộ, công chức được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước quy định, chỉ nhưng người được cơ quan tổ chức, đơn vị

có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, khai thác hồ sơ của cán bộ, công chức

- Cán bộ công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp Những tài liệu do cán bộ, công chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức hoặc cơ quan có thẩm quyền khác xác minh, chứng nhận

1.2.5 Thành phần hồ sơ cán bộ

- Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức’’ là tài liệu chính và bắt buộc có trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức để phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của cán bộ, công chức Quyển lý lịch do cán bộ, công chức

tự lê khai và được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức thẩm tra xác minh, chứng nhận

-Bản “sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt về bản thân cán bộ, công chức và các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ, công chức Sơ yếu lý lịch do cán bộ, công chúc tự kê khai và các tài liệu bổ sung khác của cán bộ, công chức được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận

- Bản “ tiểu sử tóm tắt ’’ là tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản

lý cán bộ, công chức tóm tắt từ Quyển lý lịch của cán bộ, công chức quy định để phục vụ cho bầu cử, bổ nhiệm khi có yêu cầu

- Bản sao giấy khai sinh; giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên và các văn bản có liên quan đến nhân thân của cán bộ, công chức; các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo chuyên môn: bảng điểm, văn bằng chứng chỉ tin học,ngoại ngữ, lý luận chính trị… Trường hợp văn bằng chứng chỉ được cấp bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt Nam theo quy định của pháp luật

- Các quyết định về việc tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, nâng nghạch ….của cán bộ, công chức

- Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ, công chức theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền

- Các bản xem xét đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền đối với cán bộ, công chức

- Bản kê khai tài sản theo quy định của pháp luật

- Những văn bản có liên qua trực tiếp đến quá trình công tác và quan hệ xã

hộ của cán bộ, công chức

- Đối với những cán bộ, công chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo phải bổ sung đầy đủ các tài liệu liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ của cán bộ, công chức đó

1.2.6 Mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

- Sổ đăng ký hồ sơ cán bộ, công chức: là sổ ghi các tiêu chí cơ bản theo hồ

sơ gốc của cán bộ, công chức phục vụ công tác quản lý

- Sổ giao, nhận hồ sơ cán bộ, công chức: là sổ theo dõi hồ sơ cán bộ, công chức do cơ quan, tổ chức, đơn vị khác chuyển đến hoặc do cơ quan, tổ chức, đơn vị trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức chuyển giao cho cơ quan, tổ chức, đơn vị khác tiếp tục quản lý

- Sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức: là sổ theo dõi người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức

- Phiếu chuyển hồ sơ cán bộ, công chức: là phiếu liệt kê đầy đủ thành phần,

số lượng các tài liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức khi chuyển giao hồ sơ cho các

cơ quan, tổ chức, đơn vị khác quản lý

- Phiếu yêu cầu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức: là phiếu dùng cho người đến nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức Phiếu yêu cầu nghiên cứu hồ sơ cán

bộ, công chức nào thì được lưu trong thành phần hồ sơ đó

- Mục lục tài liệu là bảng ghi danh mục các thành phần có trong hồ sơ cán

bộ, công chức Mục lục tài liệu được lưu trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức

- Niêm phong hồ sơ là tem dán ngoài bì hồ sơ dùng để bảo mật hồ sơ cán bộ, công chức trong quá trình vận chuyển

- Bì hồ sơ là túi cứa các tài liệu bên trong hồ sơ của một cán bộ, công chức

- Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ về lập hồ sơ, quy trình sử dụng, khai thác hồ

sơ, tra cứu, giải thích nội dung các tiêu chí dùng trong hồ sơ cán bộ, công chức

Các loại mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức do Bộ Nội Vụ thống nhất ban hành

1.2.7 Chế độ quản lý hồ sơ cán bộ

Lập hồ sơ cán bộ, công chức

- Trong thời gian 45 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng lần đầu, cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức có trách nhiệm hướng dẫn cán bộ, công chức kê khai lý lịch, hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc

- Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức có trách nhiệm tổ chức thẩm tra và xác minh tính trung thực của các tiêu chí thông tin do cán

bộ, công chức tự kê khai và đóng dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức, đơn vị đó để đưa vào quản lý

Bổ sung hồ sơ cán bộ, công chức

- Định kì hằng năm chậm nhất là ngày 15 tháng 01 của năm sau hoặc theo yêu cầu của quản lýđội ngũ cán bộ, công chức, cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ

sơ cán bộ, công chức hướng dẫn cán bộ, công chức kê khai những thông tin phát sinh trong kì có liên quan đến bản thân, quan hệ gia đình và xã hội của năm trước để

bổ sung vào hồ sơ theo quy định

- Cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ có trách nhiệm sưu tầm, thu thập những tài liệu có liên quan đến cán bộ, công chức thuộc đối tượng quản lý để bổ sung vào hồ sơ cán bộ, công chức Các tài liệu thu thập được phải đảm bảo tính chính xác, trung thực và được cơ quan có thẩm quyền xác nhận

- Hồ sơ cán bộ, công chức bị hư hỏng, thất lạc, thì việc lập hồ sơ mới thay thế phải được người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quyết định thực hiện

- Việc sửa chữa các dữ liệu thông tin hồ sơ cán bộ, công chức phải được người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ quyết định sau khi đã có kết quả thẩm tra xác minh theo quy định của pháp luật

Chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức

- Cán bộ, công chức được điều động, luân chuyển đến cơ quan tổ chức, đơn

vị khác thì hồ sơ của cán bộ, công chức đó được chuyển cho cơ quan đơn vị, tổ chức có thẩm quyền quản lý hồ sơ mới quản lý

- Khi chuyển giao hồ sơ phải đảm bảo các quy định sau:

+ Kiểm tra tài liệu, ghi phiếu chuyển hồ sơ;

+ Niêm phong hồ sơ;

+ Vào sổ giao nhận hồ sơ;

+ Lập biên bản nhận hồ sơ

Cán bộ không còn làm việc tại cơ quan, tổ chức, đơn vị thì việc chuyển giao

và lưu hồ sơ được thực hiện như sau :

+ Đối với cán bộ, công chức nghỉ hưu, nghỉ mất sức thôi việc hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc thì được nhận 1 bản sao sơ yếu lý lịch, quyết định liên quan Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan đơn vị có thẩm quyền quản lý, lưu giữ

+ Đối với cán bộ, công chức chuyển ra khỏi cơ quan, tổ chức đơn vị của Nhà nước đượcnhận 1 bản sao sơ yếu lý lịch của bản thân Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan đơn vị có thẩm quyền quản lý, lưu giữ và chỉ được chuyển giao cho đơn vị khác khi có yêu cầu bằng văn bản

- Việc chuyển giao hồ sơ phải do cán bộ dược phân công làm công tác tổ chức thuộc cơ quan, tổ chức đơn vị tiếp nhận cán bộ, công chức thực hiện Trường hợp khoảng cách quá xa nơi tiếp nhận, thì hồ sơ được chuyển theo đường bưu điện

Tiếp nhận hồ sơ cán bộ, công chức

- Cách thức tiếp nhận hồ sơ được thực hiện như sau :

+ Cán bộ, công chức được điều động hoặc bổ nhiệm chức vụ thuộc cơ quan khác thì cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức mới khi tiếp nhận cán

bộ, công chức phải yêu cầu cơ quan cũ bàn giao đầy đủ hồ sơ cán bộ, công chức đó

+ Cán bộ, công chức được cử đến cơ quan khác thì cơ quan có thẩm quyền mới yêu cầu cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đó gửi một bộ ồ sơ là bản sao

để theo dõi

- Thời gian tiếp nhận hồ sơ là 30 ngày kể từ ngày cán bộ, công chức có quyết định điều động, luân chuyển, bổ nhiệm chức vụ ở cơ quan, tổ chức đơn vị khác

Nghiên cứu sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức

- Các quy định khi nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức :

+ Có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền ghi rõ địa chỉ, chức danh, yêu cầu nghiên cứu hồ sơ của ai, về vấn đề gì Các yêu cầu phải ghi

rõ cụ thể trong phiế nghiên cứu hồ sơ và phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đầy ý:

+ Chỉ được xem những tài liệu có nội dung liên quan đến nhiêm vụ, công vụ được giao

+ Không được làm sai lệch nội dung và hình thức hồ sơ như: tẩy xóa, đánh dấu, sửa chữa, thêm, bớt các tài liệu đã có sẵn trong hồ sơ

+ Được sao chụp lại những tài liệu liên quan trong thành phần hồ sơ khi được người đứng đàu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý cho phép

- Nhiêm vụ cản cán bộ trực tiếp làm nhiệm vụ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức: + Cung cấp đúng và đày đủ các tài liệu cho người đến nghiên cứu, khai thác + Kiểm tra tình trạng hồ sơ khi trả phải đảm bảo đúng như khi cho mượn vào sổ theo dõi, nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức

Lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức tại cơ quan

- Việc lưu giữ hồ sơ gốc phải thực hiện đầy đủ các bước: lập số hồ sơ, phân loại tài liệu, lập phiếu liệt tài liệu, lập phiếu kiểm soát hồ sơ và vào sổ đăng ký hồ sơ,lập thư mục hồ sơ để phục vụ tra cứu

- Lưu giữ hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầu:

+ Săp xếp hồ sơ theo vần A, B, C hoặc theo đàu mối trực thuộc đảm bảo nguyên tắc dễ tìm kiếm, dễ thấy, dễ lấy, dễ bảo quản và không bị nhàu nát hoặc thất lạc hồ sơ;

+ Tài liệu trong mỗi hồ sơ phải được sắp xếp riêng thành từng nhóm theo thứ

tự thời gian, để dễ tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ để trong một bì hồ sơ;

- Quy trình lưu giữ hồ sơ được thực hiện như sau:

+ Kiểm tra và xử lý để đảm bảo các tài liệu được lưu trong hồ sơ là những tài liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý

+ Loại bỏ những tài liệu trùng, thừa chỉ lưu giữ lại mỗi loại tài liệu một bản Những tài liệu hỏng thì phải có biện pháp khắc phục, phục chế

+ Trường hợp cần hủy tài liệu trong thành phần hồ sơ phải thành lập hội đồng hủy hồ sơ do người đứng đầu cơ quan quyết định

Bảo quản hồ sơ

- Khu vực bảo quản hồ sơ phải đảm bảo đủ diện tích theo quy định và đáp ứng được các yêu cầu về môi trường an ninh, khô ráo, thoáng khí

- Trang thiết bị và phương tiện bảo quản gồm: tủ, két, giá, kệ hồ sơ,bàn ghế, máy điều hòa, máy hút ẩm… đảm bảo hồ sơ được lưu giữ lâu dài

Chế độ báo cáo công tác quản lý hồ sơ

- Định kỳ vào 30 tháng 01 năm saucơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ có trách nhiệm báo cáo công tác quản lý hồ sơ của đơn vị mình với người đứng đầu đơn vị cơ quan có thẩm quyền quản lý theo phân cấp quản lý cán bộ, công chức

- Nội dung báo cáo:

+ Đanh giá việc thực hiện quy chế quản lý hồ sơ ở đơn vị mình

+ Bao cáo thực trạng số lượng, chất lượng hồ sơ và đánh giá kết quả của việc nghiên cứu, sử dụng hồ sơ phục vụ cho công tác quả lý cán bộ, công chức

+ Tình trạng thiết bị phục vụ công tác quản lý hồ sơ

+ Số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ

+ Kinh phí đảm bảo công tác quản lý hồ sơ

+ Kiến nghị đề suất mới phục vụ công tác quản lý hồ sơ

1.2.8 Trách nhiệm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

Trách nhiệm của người đứng đàu cơ quan

- Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức chịu trách nhiệm về công tác quản lý hồ sơ của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình

- Người đứng đàu cơ quan có thẩm quyềm xem xét và quyết định những nội dung sau:

+ Lựa chọn người đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ để bố trí làm chuyên trách về công tác hồ sơ;

+ Tổ chức cho cán bộ, công chức kê khai, thẩm tra và làm thủ tục xác nhận

hồ sơ gốc, hồ sơ cán bộ được xây dựng lại do bị thất lạc, hỏng và các tài liệu khác theo quy định của pháp luật;

+ Đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét, xác định lại, sửa chữa lại những tài liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức;

+ Thông báo cho cán bộ, công chức biết kết luận xác minh về các dữ liệu thông tin trong hồ sơ do cán bộ, công chứ tự kê khai không thống nhất hoặc không chính xác; + Hủy bỏ những tài liệu thừa, trùng lập, không có nội dung liên quan trong hồ sơ:

+ Xử lý kỉ luật hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét, xử lí cá nhân, đơn vị, tổ chức có sai phạm trong kê khai, quản lý và bảo quản hồ sơ

Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý hồ sơ

- Chấp hành sự chỉ đạo kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác hồ sơ của cơ quan cấp trên đồng thời hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc các cơ quan, tổ chức, đơn vị trực thuộc

- Tổ chức thực hiện các quy định về bổ sung, chuyển giao, tiếp nhận, nghiên cứu, sử dụng, lưu trữ, bảo quản hồ sơ theo quy định

- Giao nộp đầy đủ kịp thời cho cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ cán bộ cấp trên những tài liệu liên quan đến hồ sơ hiện đang công tác ở đơn vị mình nhưng thuộc thẩm quyền quản lý đơn vị, tổ chức, cơ quan cấp trên

Trách nhiệm của cán bộ trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ

- Chủ động đề xuất kế hoạch, biện pháp quản lý và khai thác hồ sơ

- Tổ chức tốt việc bổ sung các tài liệu vào hồ sơ đảm bảo kịp thời, chính xác

- Tổ chức tốt việc sắp xếp bảo quản hồ sơ Cung cấp số liệu, tư liệu nhanh chóng, kịp thời, chính xác

- Nghiên cứu phát triên các vấn đề chưa rõ hoặc mâu thuẫn hay các vấn đề nảy sinh trong công tác quản lý hồ sơ báo cáo cho người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền xem xét, xử ký

- Đôn đốc thu thập đầy đủ các thành phần tài liệu trong hô sơ thuôc thẩm quyền quản lý của đơn vị, tổ chức, cơ quan mình

- Thường xuyên học tập, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng nâng cai trình độ chuyên môn, nghiệp vụ

Trách nhiệm của cán bộ công chức đối với hồ sơ cá nhân

- Tất cả các cán bộ công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, trung thực hồ sơ của mình theo hướng dẫn hoặc theo yêu cầu của cơ qun, đơn vị, tổ chức

có thẩm quyền quản lý hồ sơ

- Cán bộ, công chức được quyền nghiên cứu hồ sơ của mình tại cơ qua, tổ chức, đơn vị lưu giữ hồ sơ

- Cán bộ, công chức nếu có kiến nghị điều chỉnh, bổ sung những thông tin

trong hồ sơ của mình phải báo cáo với người đứng đầu cơ quan, tổ chứ, đơn vị có

thẩm quyền quản lý xem xét, giải quyết

1.3 Giới thiệu về phần mềm Microsoft Excel 2010

Excel là gì: Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng

dụng, mà khi chạyr chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:

 Tính toán đại số, phân tích dữ liệu

 Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách

 Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau

 Vẽ đồ thị và các sơ đồ

 Tự động hóa các công việc bằng các macro

 Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau

Hình 1.1: Giao diện của excel

Nút lệnh Office chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới,

mở tập tin, lưu tập tin, … và danh mục các tập tin đã mở trước đó Nút lệnh Office

gi ng như th c đơn File của các phiên bản trước

Hình 1.2: Các lệnh trong thực đơn Office

Thanh công cụ của excl bao gồm nhiều lệnh để thực hiện các tính năng excel

Hình 1.3: Thanh công cụ của excel

Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,…

Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu,…

Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thi t lập in ấn Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel

Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,…

Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thi t lập bảo vệ bảng tính

View: Thiết lập các ch độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình,…

Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người có hiểu bi t về VBA

Để mở nhóm này nhấn vào nút Office Excel Options Popular Chọn Show Developer tab in the Ribbon

Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,…

 Người dùng thông thường làm việc với các đối tượng cơ bản của Excel

- Bảng (Table): lưu trữ dữ liệu

- Truy vấn (Query): xử lý dữ liệu

- Biểu mẫu (Forms): hiển thị dữ liệu từ bảng/truy vấn dưới dạng giao diện đồ họa để tương tác với người sử dụng

- Báo cáo (Report): hiển thị tổng kết và kết xuất dữ liệu từ bảng/truy vấn

 Các thành phần cơ bản của Excel

- Bảng (Table): lưu trữ dữ liệu

- Truy vấn (Query): xử lý dữ liệu

- Biểu mẫu (Forms): hiển thị dữ liệu từ bảng/truy vấn dưới dạng giao diện đồ họa để tương tác với người sử dụng

- Báo cáo (Report): hiển thị tổng kết và kết xuất dữ liệu từ bảng/truy vấn

Mở Forms: Chúng ta cần phải ấn vào bảng mà ta đã tạo

Lưu ý: nên bấm vào phần tiêu đề rồi ấn vào biểu tượng Forms đã được cài sẵn trên thanh công cụ

Hình 1.4 Forms nhập dữ liệu hoàn chỉnh

- Thêm dữ liệu:

+ Với một bảng chưa có dữ liệu thì ta cũng chọn bấm vào tiêu đề của bảng

và chọn forms Khi đó ta sẽ thấy hiện lên báo cho chúng ta nếu muốn chọn dòng này làm tiêu đề thì ấn OK

Hình 1.5 Báo chọn tiêu đề + Thêm dữ liệu: Nhấn New nhập thông tin vào forms rồi ấn New record

Hình 1.6 Thêm dữ liệu

- Khi muốn thêm thông tin của một đối tượng nào đó và hồ sơ quản lý thì ta nhấn chuột vào ô New rồi điền đầy đủ thông tin theo các mục đã liệt kê sẵn trong bảng

- Tìm dữ liệu: trên forms đã tạo chọn Criteria để tìm kiếm, nhập số thứ tự

hoặc một trường nào đó mà mình nhớ sau đó nhấn enter và chúng ta có thể tiến hàng sửa chữa ngay trên forms này

Hình 1.7 Tìm kiếm dữ liệu

- Để xóa dữ liệu: nhấn Delete trong Forms

Hình 1.8 Xóa dữ liệu Khi một đối tượng quản lý không thuộc phạm vi quản lý mà muốn xóa khỏi

hồ sơ ta nhấn chuột vào ô Delete để xóa đối tượng đó khỏi danh sách

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ VIÊN CHỨC HUYỆN HÀ QUẢNG, TỈNH CAO BẰNG

2.1 Giới thiệu chung về huyện Hà Quảng

2.2.1 Lịch sử phát triển

Vị trí địa lý

Hà Quảng là huyện nằm ở phía bắc tỉnh Cao Bằng, phía bắc có đường biên giới là 61,7 km, giáp với tỉnh Quảng Tây-Trung Quốc, phía nam Hà Quảng là huyện Hòa An, phía tây Hà Quảng giáp với huyện Thông Nông, phía đông Hà Quảng giáp với huyện Trà Lĩnh Trấn Xuân Hòa là huyện ly của Hà Quảng nằm trên tỉnh lộ 203, cách thị xã Cao Bằng 35 km về hướng bắc và di tích hang Pắc Bó (biên giới Việt-Trung) 10 km về hướng nam Huyện hà Quảng bao gồm các xã Sóc Hà, Kéo Yên, Trường Hà, Vân An, Lũng Nặm, Tổng Cọt, Nội Thôn,Cải Viên, Hồng Sĩ, Mã Ba, Sĩ Hai, Phù Ngọc, Đào Ngạn, Hạ Thôn, Quý Quân, Xuân Hoà,Thượng Thôn, Nà Sác, Vần Dính

Địa hình huyện Hà Quảng chia cắt mạnh và phức tạp, gồm có 02 vùng rõ rệt: -Vùng thấp có 06 xã và 01 thị trấn, gồm: Thị trấn Xuân Hòa và các xã Đào Ngạn, Phù Ngọc, Sóc Hà, Nà Sác, Quí Quân,Trường Hà, là vùng có các thung lũng tương đối bằng phẳng, có nhiều sông suối đất canh tác, chủ yếu trồng lúa nước và cây thuốc lá Trong đó các xã, thị trấn đều có xóm vùng sâu,vùng cao, điều kiện nước sinh hoạt, canh tác rất khó khăn

- Vùng cao gồm 12 xã (còn gọi là lục khu) gồm các xã: Lũng Nặm, Kéo Yên, Vân An, Cải Viên, Nội Thôn, Tổng Cọt, Thượng Thôn, Sỹ Hai, Mã Ba, Hạ Thôn, Hồng Sỹ, Vần Dính là các xã đặc biệt khó khăn, canh tác chủ yếu trên đất rẫy có độ dốc lớn (trồng cây ngô là chủ yếu), vùng này khó khăn về nguồn nước sinh hoạt, nước sản xuất, người dân sống chủ yếu hứng nước mưa để sử dụng và sinh hoạt

Hình 2.1 Hà Quảng ngày nay Kinh tế xã hội

Hà Quảng là một trong những huyện bị thiệt hại nặng nề trong Chiến tranh biên giới Việt-Trung năm 1979

Nhằm nâng cao hiệu quả phát triển kinh tế, tăng thu nhập cho người dân từ sản xuất nông nghiệp Từ năm 2009 đến nay, huyện đã chú trọng mở rộng, đưa các loại giống mới vào sản xuất, năng suất và sản lượng một số cây trồng năm sau cao hơn năm trước: năm 2009 năng suất lúa tăng từ 43 tạ/ha lên 47,9tạ/ha năm 2013; năm 2009 sản lượng cây thuốc lá từ 1.137 tấn tăng lên năm 2014 là 1.487 tấn Giá trị sản xuất nông nghiệp là: 36 triệu đồng/ha năm 2013 Năm 2009 tổng sản lượng lương thực có hạt đạt 15.168 tấn, đến hết năm 2013 đạt 17.963 tấn

Mặc dù khó khăn về thị trường nhưng ngành công nghiệp-tiểu thủ công nghiệp của huyện trong những năm qua đã có bước phát triển mới về số lượng và chất lượng, công cụ, dụng cụ được cải tiến, cơ giới nhỏ được ứng dụng vào sản xuất làm giảm đáng kể sức lao động của người dân, tổng giá trị sản xuất công nghiệp-tiểu thủ công nghiệp qua các năm đều tăng, năm 2009 đạt 3.114,377 triệu đồng; năm 2010 đạt 3.675,79 triệu đồng, năm 2011 đạt 5.585 triệu đồng, năm 2012 đạt 6.385,636 triệu đồng, năm 2013 đạt 7.618,556 triệu đồng

Hoạt động kinh doanh thương mại trên địa bàn huyện trong 5 năm qua tương đối ổn định, giá cả các mặt hàng ít biến động, cung cầu hàng hóa luôn được đảm

bảo; các nghề truyền thống hoạt động có hiệu quả, góp phần tăng thu nhập cho các

hộ gia đình, như nghề sản xuất Khẩu sli tại Nà Giàng (xã Phù Ngọc), nghề làm hương, giấy gió tại Nà Kéo (xã Trường Hà), Nà Mạ,

Khu di tích quốc gia đặc biệt Pác Bó hàng năm ước tính có trên 50.000 lượt khách đến tham quan, du lịch vẫn đang tiếp tục được đầu tư, tôn tạo, ngày càng thu hút khách du lịch trong nước và quốc tế

Việc triển khai thực hiện các dự án, công trình xây dựng cơ bản trên địa bàn huyện luôn đảm bảo đúng tiến độ, đảm bảo quy trình, đạt chất lượng Tổng vốn đầu

tư phát triển trên địa bàn huyện từ năm 2009 đến năm 2013 là: 345.020,820 triệu đồng, đầu tư xây dựng được trên 250 công trình và hạng mục công trình Cơ sở hạ tầng từng bước được phát triển, cơ bản đáp ứng tình hình phát triển chung của địa phương

Chương trình mục tiêu quốc gia xây dựng nông thôn mới được triển khai thực hiện ở 18 xã trên địa bàn huyện từ năm 2011 đến năm 2013 Qua 03 năm thực hiện chương trình đã đạt được một số kết quả đáng kể, cụ thể: Công tác lập quy hoạch đề án chung, cơ bản đã hoàn thành, phê duyệt quy hoạch chi tiết và công bố công khai quy hoạch được 15 xã (còn 03 xã Mã Ba,Vần Dính, Cải Viên, đang thực hiện quy hoạch nên chưa có đề án)

Về xây dựng nông thôn đạt các tiêu chí về nông thôn mới vào năm 2015 Từ năm 2011 đến 6 tháng đầu năm 2014 với 19 tiêu chí, huyện có 04 xã đạt 3-5 tiêu chí, 12 xã đạt 6-9 tiêu chí, 02 xã đạt trên 11 tiêu chí (xã Trường Hà, Đào Ngạn).Nguồn vốn thực hiện gồm: Ngân sách trung ương đầu tư, hỗ trợ; vốn huy động từ các Doanh nghiệp, Tổng công ty và nhân dân đóng góp

Thu ngân sách hàng năm của huyện năm 2009 thu đạt 4.781,872 triệu đồng, năm 2013 thu đạt 18.790,201 triệu đồng Chi ngân sách cơ bản đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, đảm bảo đúng luật ngân sách Nhà nước Hàng năm đều lập dự toán phân

bổ ngân sách trình kỳ họp HĐND quyết định phê chuẩn, đồng thời trình kỳ họp HĐND phê chuẩn kết quả quyết toán thu chi ngân sách năm trước

Tốc độ tăng trưởng kinh tế hàng năm của huyện trong những năm qua luôn đạt trên 10%, thu nhập bình quân đầu người tăng hàng năm, năm 2009 là 5,72 triệu đồng/ người/ năm, đến tháng 9/2014 đạt 12 triệu đồng/ người/năm Tỷ lệ hộ nghèo chung của toàn huyện mỗi năm từ 4-5% trở lên

Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức huyện

UBND Huyện Hà Quảng có trụ sở được đặt tại tổ Xuân Hợp, thị trấn Xuân Hòa, huyện Hà Quảng, Cao Bằng Bao gồm có các phòng ban:

PHÂN THEO LOẠI HÌNH TỔ CHỨC

Kế hoạch

Phòng

Nông nghiệp và PTNT huyện

Phòng

Nội vụ

Phòng Tài nguyên Môi trường

Phòng Kinh tế

và Hạ tầng

Phòng Lao động TBXH

Phòng Dân tộc

Phòng Văn Hóa Thông tin

Thanh tra

Phó chủ tịch

8 Phòng Văn hóa và Thông tin

9 Phòng Giáo dục và Đào tạo

Uỷ ban nhân dân huyện chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở

Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;

Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn

 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai,

Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các chương trình đó;

Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;

Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;

Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của pháp luật

 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ

ở các xã, thị trấn;

Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh

 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện quy hoạch xây dựng đã được duyệt;

Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ

sở theo sự phân cấp;

Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh

 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch trên địa bàn huyện;

Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn

 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử;

Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong trào

về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo

vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý;

Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế, trạm

y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ

và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc

bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoá gia đình;

Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề

y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo

 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt;

Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương

 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản

lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;

Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;

Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực hiện

các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội

 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn giáo;

Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch, dự

án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;

Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công dân ở địa phương;

Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật

 Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;

Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân;

Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật;