LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong công cuộc đổi mới đất nước, các ngành, các lĩnh vục hoạt động có những đóng góp nhất định và luôn muốn vươn tới sự hoàn thiện. Hòa nhập vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác văn thư đã có những bước phát triển mới phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính. Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra, quản lý điều hành công việc của các cơ quan đảng, các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời chính xác và đồng thời công tác văn thư cũng được xác định là một mặt của hoạt động quản lý nói chung và chiếm phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp tới sự quản lý của cơ quan. Đồng thời làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan một cách nhanh chóng, chính xác chất lượng, đúng chế độ. Bước sang thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, đã tạo ra những chuyển biến mạnh mẽ mọi mặt trong nền kinh tế. Các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp không ít các vấn đề trong việc quản lý văn bản đến. Để hoạt động một cách hiệu quả nhất bất kể cơ quan, tổ chức nào cũng không thể không coi trọng công tác này. Bởi nó chính là công cụ để ghi lại, truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vi là điều kiện để cơ quan thực hiện tốt công việc quản lý. Xuất phát từ các lý do trên em đã chọn đề tài “Ứng dụng Microsoft Excel vào việc quản lý văn bản đến tại văn phòng UBND xã Leng Su Sìn huyện Mường Nhé tỉnh Điện Biên 2. Mục đích nghiên cứu Xây dựng được quy trình quản lý văn bản đến phục vụ cho công tác quản lý văn bản đến tại xã Leng Su Sìn huyện Mường Nhé tỉnh Điện Biên.. 3. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: những lý luận chung về thực trạng hoạt động quản lý văn bản hành chính đến của UBND xã Leng Su Sìn,huyện Mường Nhé,tỉnh Điện Biên Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý văn bản đến tại văn phòng UBND xã Leng Su Sìn,huyện Mường Nhé,tỉnh Điện Biên. 4.Phương pháp nghiên cứu +Khảo sát thực trạng. +Phỏng vấn. +Nghiên cứu tài liệu. 5. Bố cục của bài gồm 3 chương: + Chương 1: Tổng quan về quản lý văn bản đến. + Chương 2: Khảo sát hiện trạng công tác quản lý văn bản đến tại UBND xã Leng Su Sìn huyện Mường Nhé tỉnh Điện Biên. + Chương 3: Xây dựng chương trình quản lý văn bản đến.
MỤC LỤC MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT DANH MỤC HÌNH ẢNH LỜI MỞ ĐẦU Chương CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐỄN 1.1 Khái quát quản lý văn 1.1.1 Khái niệm quản lý văn 1.2 Nghiệp vụ quản lý văn đến 1.2.1 Tiếp nhận văn đến .7 1.2.2 Phân loại bóc bì văn đến .8 1.3 Đóng dấu đến đăng ký văn đến 1.3.1 Đóng dấu đến 1.3.2 Đăng ký văn đến 1.4 Phân phối, chuyển giao văn đến .13 1.5 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 15 Chương KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI VĂN PHỊNG UBND XÃ LENG SU SÌN, HUYỆN MƯỜNG NHÉ, TỈNH ĐIỆN BIÊN 16 2.1 Giới thiệu UBND xã Leng Su Sìn 16 2.1.1 Vị trí địa lý Cơ cấu tổ chức UBND xã Leng Su Sìn huyện Mường Nhé 16 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn máy quản lý 17 2.2 Thực trạng quản lý văn đến 18 2.3 Quy trình quản lý văn đến 21 Chương ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI VĂN PHỊNG UBND XÃ LENG SU SÌN, HUYỆN MƯỜNG NHÉ, TỈNH ĐIỆN BIÊN 23 3.1 Giới thiệu tính Microsoft Excel .23 3.2 Xây dựng chương trình 27 3.2.1 Giao diện chương trình 27 3.2.2 Một số giao diện khác chương trình 27 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO .31 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN .32 DANH MỤC VIẾT TẮT Ký hiệu Ý nghĩa UBND HĐND NQ QĐ TT BNV Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Nghị Quyết định Thông tư Bộ Nội Vụ DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1 Mẫu đến theo phụ lục kềm theo thông tư số 072012/TT-BNV .9 Hình 1.2 Bìa sổ đăng ký văn đến 11 Hình 1.3 Mẫu sổ đăng ký đơn thư .12 Hình 1.4 Sổ đăng ký văn mật đến 13 Hình 2.1 UBND xã Leng Su Sìn huyện Mường Nhé tỉnh Điện Biên 16 Hình 2.2 Cơ cấu tổ chức UBND xã Leng Su Sìn .17 Hình 3.1 Các thành phần worbook .24 Hình 3.2 Giao diện Excel 24 Hình 3.3 Các lệnh thực đơn Office 25 Hình 3.4 Bảng lựa chọn truy cập nhanh 25 Hình 3.5 Hộp thoại Excel Options .26 Hình 3.6 Giao diện chương trình 27 Hình 3.7 Giao diện form nhập văn đến 27 Hình 3.8 Giao diện quản lý văn đến 28 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vục hoạt động có đóng góp định ln muốn vươn tới hồn thiện Hòa nhập vào xu năm gần nghiệp vụ công tác văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Cơng tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra, quản lý điều hành công việc quan đảng, quan nhà nước, tổ chức kinh tế xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời xác đồng thời cơng tác văn thư xác định mặt hoạt động quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp tới quản lý quan Đồng thời làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan cách nhanh chóng, xác chất lượng, chế độ Bước sang thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước, tạo chuyển biến mạnh mẽ mặt kinh tế Các đơn vị hành nghiệp doanh nghiệp gặp khơng vấn đề việc quản lý văn đ ến Để hoạt động cách hiệu quan, tổ chức không coi trọng công tác Bởi cơng cụ để ghi lại, truyền đạt định quản lý trình hoạt động quan, đơn vi điều kiện để quan thực tốt công việc quản lý Xuất phát từ lý em chọn đề tài “Ứng dụng Microsoft Excel vào việc quản lý văn đến văn phòng UBND xã Leng Su Sìn huyện Mường Nhé tỉnh Điện Biên Mục đích nghiên cứu Xây dựng quy trình quản lý văn đến phục vụ cho công tác quản lý văn đến xã Leng Su Sìn huyện Mường Nhé tỉnh Điện Biên Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: lý luận chung thực trạng hoạt động quản lý văn hành đến UBND xã Leng Su Sìn,huyện Mường Nhé,tỉnh Điện Biên Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý văn đến văn phòng UBND xã Leng Su Sìn,huyện Mường Nhé,tỉnh Điện Biên 4.Phương pháp nghiên cứu + Khảo sát thực trạng + Phỏng vấn + Nghiên cứu tài liệu Bố cục gồm chương: + Chương 1: Tổng quan quản lý văn đến + Chương 2: Khảo sát trạng công tác quản lý văn đến UBND xã Leng Su Sìn huyện Mường Nhé tỉnh Điện Biên + Chương 3: Xây dựng chương trình quản lý văn đến CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐỄN 1.1 Khái quát quản lý văn 1.1.1 Khái niệm văn quản lý văn Khái niệm văn - Theo nghĩa rộng: Văn hiểu vật mang tin ghi ký hiệu hay ngôn ngữ, nghĩa phương tiện dung để ghi nhận truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác - Theo nghĩa hẹp: văn hiểu tài liệu, giấy tờ, hồ sơ hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, loại giấy tờ dùng để quản lý điều hành hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội, loại giấy tờ dùng để quản lý điều hành hoạt động quan, tổ chức thị, thông tư, nghị định, nghị quyết, đề án công tác, báo cáo… gọi văn Ngày nay, khái niệm dùng cách rộng rãi hoạt đọng quan, tổ chức Khái niện văn dùng tài liệu hiểu theo nghĩa hẹp nói Khái niệm quản lý văn - Quản lý văn áp dụng biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng kịp thời, đảm bảo an tồn văn hình thành hoạt động hàng ngày quan, tổ chức Khái niệm văn đến - Văn đến văn quan, tổ chức, cá nhân khac gửi đến quan để yêu cầu, đề nghị giải vấn đề mang tính chất cơng 1.2 Nghiệp vụ quản lý văn đến 1.2.1 Tiếp nhận văn đến Khi tiếp văn chuyển đến quan người cán văn thư quan, tổ chức phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong văn mật phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Nếu phát thiếu bì, khơng ngun vẹn đến muộn thời gian ghi bì phải báo cáo cho lãnh đạo quan người có trách nhiệm, trường hợp cần thiết lập biên Trường hợp gửi qua mạng, mail, fax cán văn thư phải kiểm tra kĩ số lượng văn bản, phát sai xót phải kịp thời báo cáo cho lãnh đạo quan để giải 1.2.2 Phân loại bóc bì văn đến * Tất văn đến phân loại xử lý sau Loại phải bóc bì : gồm bì văn đến gửi cho quan tổ chức Loại khơng bóc bì : bì văn đến có đóng dấu mức độ mật gửi đích danh cá nhân tổ chức đoàn thể quan, tổ chức văn thư chuyển tiếp đến nơi nhận Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký Xử lý đơn, thư khiếu nại, tố cáo thực theo quy định pháp luật khiếu nại, tố cáo * Việc bóc bì văn phải đảm bảo u cầu: Những bì có đóng dấu mức độ khẩn phải bóc trước để giải kịp thời Không gây hư hại văn bản, không bỏ sót văn bì, khơng làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện Đối chiếu số, ký hiệu ghi bì với số, ký hiệu văn bì; văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát có sai sót, thơng báo cho nơi gửi biết để giải Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần phải kiểm tra, xác minh điểm văn đến mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng 1.3 Đóng dấu đến đăng ký văn đến 1.3.1 Đóng dấu đến Dấu đến đóng vào văn nhằm xác nhận văn chuyển tới văn thư quan nhận ngày nào; trường hợp văn giải khơng kịp thời,qua dấu đến tìm nguyên nhân truy cứu trách nhiệm thuộc Dấu “Đến” phải khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC Số :…………………………… ĐẾN Ngày :………………………… Chuyển :………………… Lưu hồ sơ số :…………………………… Hình 1.1 Mẫu đến theo phụ lục kềm theo thông tư số 072012/TT-BNV Số đến: Số đến số thứ tự đăng ký văn đến Số đếm đánh liên tục từ số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm Ngày đến: Là ngày, tháng, năm, quan tổ chức nhận văn (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến đăng ký; ngày 10 tháng 1,2 phải thêm số trước; năm ghi chữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/11, 27/7/11, 31/2/11 Giờ đến: Đối với văn đến có đóng dấu đến “ Thượng khẩn” “Hỏa tốc” (kể “Hỏa tốc” hẹn giờ”), Văn thư phải nghi nhận (trong trường hợp cần thiết, cần ghi phút, ví dụ: 14.30) Chuyển: ghi tên đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải Lưu hồ sơ số: Ghi số kí hiệu hồ sơ mà văn lập theo danh mục Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn thư phải đóng dấu đến Đối với văn đến chuyển qua Fax qua mạng , trường hợp cần thiết, phải chụp in giấy đóng dấu “ Đến” 1.3.2 Đăng ký văn đến * Lập Sổ đăng ký văn đến: Căn số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức quy định việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp Cụ thể sau: Trường hợp 2000 văn đến, nên lặp hai sổ: Sổ đăng ký văn đến dùng để đăng ký tất loại văn (trừ văn mật) sổ đăng ký văn mật đến 10 + Sơ đồ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức UBND xã Leng Su Sìn: CHỦ TỊCH UBND PHÓ CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Phụ trách văn hóa Phụ trách kinh tế Phòng văn Phòng tư thư pháp lưu trữ Phòng văn hóa xã hội Phòng Phòng khuyến Phòng Phòng tài nơng tư địa qn khuyến lâm Hình 2.2 Cơ cấu tổ chức UBND xã Leng Su Sìn 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn máy quản lý + Chủ tịch UBND xã ký văn bản: Chỉ thị, Quyết định UBND chủ trương công tác quan trọng, tổ chức máy phận Phê duyệt tiêu quan trọng kế hoạch ngân sách, cơng trình xây dựng lớn xã văn trình Huyện uỷ, UBND huyện Nếu Chủ tịch cơng tác Phó Chủ tịch uỷ quyền ký thay + Phó Chủ tịch UBND xã phụ trách lĩnh vực công tác Chủ tịch uỷ quyền ký thay số thị, định cá biệt, Quyết định UBND xã để đạo vấn đề cụ thể, ký duyệt luận chứng kinh tế làm ghi kế hoạch khởi công xây dựng sau UBND xã thông qua, ký văn có liên quan tới chứng thực, giấy khai sinh… Chủ tịch UBND xã ký văn bản: Chỉ thị, Quyết định 19 UBND chủ trương công tác quan trọng, tổ chức máy phận Phê duyệt tiêu quan trọng kế hoạch ngân sách, công trình xây dựng lớn xã văn trình Huyện uỷ, UBND huyện Nếu Chủ tịch công tác Phó Chủ tịch uỷ quyền ký thay + Trưởng ban công chức UBND soạn thảo văn phát sinh trình giải cơng việc thuộc lĩnh vực hoạt động 2.2 Thực trạng quản lý văn đến văn phòng UBND xã Leng Su Sìn * Khái niệm văn đến: văn đến văn quan, tổ chức, cá nhân khac gửi đến quan để yêu cầu, đề nghị giải vấn đề mang tính chất cơng 2.2.1 Các loại văn đến văn phòng UBND xã Leng Su Sìn + Quyết định + Thông báo + Báo cáo + Công văn + Thông tư + Nghị định + Nghị + Giấy mời + Chỉ thị 2.2.2 Tình hình quản lý văn đến Văn phòng UBND xã Leng Su Sìn Cơng văn đến tất cơng văn, giấy tờ đơn vị nhận từ nơi khác gửi đến Nhìn chung, số lượng văn đến quan tương đối nhiều, văn đến đóng dấu, vào sổ đăng kí văn đến, có ngày, tháng, năm văn đến Tất tập để bìa cứng, đưa vào hộp lưu trữ Sau hai năm cán Văn thư – Lưu trữ Quy trình tiếp nhận giải văn đến UBND xã tuân theo trình tự quy định rõ ràng cụ thể Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính Phủ cơng tác Văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính Phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính Phủ công tác Văn thư 20 2.2.3 Nhận xét, đánh giá Việc quản lý văn đến quan thực thủ cơng, tiếp nhận cơng văn đến phận văn thư phải ghi vào sổ thực máy vi tính tiện cho việc tra cứu Điều đảm bảo tính hệ thống, chăt chẽ quản lý văn đến cần phải đại hóa cơng tác văn thư để xây dựng hệ thống quản lý văn nói chung quản lý văn đến nói riêng đại, thống nâng cao hiệu thơng tin văn phòng Bộ phận văn thư quan có 01 cán với u cầu cơng việc có khối lượng lớn nhiều chưa giải nhanh chóng kịp thời, gây ảnh hưởng không nhỏ đến định quản lý quan Do đó, vấn đề đặt cần nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ bô phận văn thư nhằm giải cơng việc cách có hệ thống, hiệu Các phương tiện để bảo quản tài liệu thiếu kho lưu trữ chưa bảo đảm quy cách, chưa có máy hút ẩm, … dẫn đến tài liệu chưa bảo quản cách tốt 21 2.3 Quy trình quản lý văn đến BƯỚC TRÁCH NHIỆM NỘI DUNG CÔNG VIỆC 1, Tiếp nhận văn từ nguồn (bưu điện, Fax, văn chuyển qua mạng) 2, Phân loại văn bản: - Văn bóc bì: Các bì văn gửi đến quan, tổ chức - Văn khơng bóc bì: bì có dấu Khẩn, Mật, gửi đích danh cá nhân tổ chức đoàn thể 3, Bóc bì văn QUY TRÌNH Cán văn Bắt đầu thư Tiếp nhận văn đến phân loại, bóc bì KẾT QUẢ - Nhóm văn thường (văn bóc bì) - Nhóm văn Khẩn, Mật, Hỏa tốc Ưu tiến bóc bì văn Khẩn, Mật, hỏa tốc - Văn có 1, Đóng dấu đến dấu đến - Văn 2, Đăng ký văn đăng ký đến sổ đăng ký văn đến - Cán văndấu thư.đến, làm thủ Đóng tục đăng ký văn đến 1, Trình văn đến 2, Xin ý kiến đạo 3, Nhân văn đến 4, Chuyển tiếp văn 5, Đăng ký bổ sung, cho đơn vị ký nhận - Cán văn thư Lãnh đạo, Phân chuyển giao thủphối trưởng văn quan đến - Cán văn thư - Các liênbản đến Giảiphận văn quan đạo giải văn đến - - Các đơn vị, cá nhân có văn đến 1, Xác định trách nhiệm giải văn - Văn đến 2, Giải văn đến 1, Qua sổ đăng ký văn bản, kể đăng ký qua máy tính 2, Đơn đốc thường xunu cầu báo cáo - Lãnh đạo - Cán văn thư Theo dõi, kiểm tra việc giải văn lưu băn đến - Ra ý kiến 22 giải - Giải cơng vệc xác, tiến độ Ghi TT Biểu tượng Ý nghĩa Bắt đầu quy trình Các bước cơng việc cụ thể Ra định Kết thúc quy trình Mũi tên bước quy trình 23 CHƯƠNG ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI VĂN PHỊNG UBND XÃ LENG SU SÌN HUYỆN MƯỜNG NHÉ TỈNH ĐIỆN BIÊN 3.1 Giới thiệu tính Microsoft Excel Tính tốn đại số, phân tích liệu Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách Truy cập nguồn liệu khác Vẽ đồ thị sơ đồ Tự động hóa cơng việc macro Và nhiều ứng dụng khác để giúp phân tích nhiều loại hình tốn khác • Workbook: Trong Excel, workbook tập tin mà bạn làm việc (tính tốn, vẽ đồ thị,…) lưu trữ liệu Vì workbook chứa nhiều sheet (bảng tính), bạn tổ chức, lưu trữ nhiều loại thơng tin có liên quan với tập tin (file) Một workbook chứa nhiều worksheet hay chart sheet • Worksheet: Còn gọi tắt sheet, nơi lưu trữ làm việc với liệu, gọi bảng tính Một worksheet chứa nhiều ô (cell), ô tổ chức thành cột dòng.Worksheet chứa workbook.Một Worksheet chứa 16,384 cột 1,048,576 dòng (phiên cũ chứa 256 cột 65,536 dòng) • Chart sheet: Cũng sheet workbook, chứa đồ thị • Sheet tabs: Tên sheet thể tab đặt góc trái cửa sổ workbook Để di chuyển từ sheet sang sheet khác ta việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến sheet tab 24 Các thành phần Workbook Hình 3.1 Các thành phần worbook Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định “.XLSX” (dựa chuẩn XML giúp việc trao đổi liệu ứng dụng dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước “.XLS” Giao diện Excel Hình 3.2 Giao diện Excel • Nút lệnh Office chứa lệnh thường hay sử dụng tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin,… danh mục tập tin mở trước Nút lệnh Office • Chúng ta chế biến lệnh truy cập nhanh chứa lệnh mà ta 25 hay sử dụng Nhấn vào để mở danh mục lệnh vào lệnh cần cho lên lệnh truy cập nhanh Nếu nút lệnh q bạn nhấn chọn More Commands… để mở cửa sổ điều chế lệnh truy cập nhanh Các lệnh thực đơn Office Hình 3.3 Các lệnh thực đơn Office Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh Hình 3.4 Bảng lựa chọn truy cập nhanh Hộp thoại để chế biến lệnh truy cập nhanh 26 Hình 3.5 Hộp thoại Excel Options Đặt vấn đề Công tác văn thư lưu trữ điều quan trọng quan hành nghiệp doanh nghiệp Thế đa số địa phương sử dụng công cụ thô sơ để quản lý văn Vậy để làm để cải thiện cơng tác lưu trữ văn thư cách tốt cần có phần mềm với chi phí vừa phải đáp ứng tốt u cầu đề xây dựng ứng dụng giúp quản lý văn cách tốt Ứng dụng khơng đòi hỏi máy tính có cấu hình cao nhân viên có trình độ chun mơn sử dụng mà cần nhân viên có trình độ thấp trở lên sử dụng 27 3.2 Xây dựng chương trình 3.2.1 Giao diện chương trình Hình 3.6 Giao diện chương trình Giao diện chương trình cho người dùng nhìn bao quát đề tài Trong chương trình gồm có sheet như: Văn đến, loại văn bản, thống kê theo loại văn bản, thống kê theo nơi gửi 28 3.2.2 Một số giao diện khác chương trình Hình 3.7 Giao diện form nhập văn đến Giao diện form dùng để nhập liệu thông tin văn đến số đến, ngày tháng đến, ngày tháng văn bản… Hình 3.8 Giao diện quản lý văn đến 29 Giao diện dùng để cập nhật thông tin loại văn như: Tên văn bản, ký hiệu Giao diện có icon trang chủ để người dùng click chuột vào chuyển sang 30 KẾT LUẬN Kết đạt Việc ứng dụng công nghệ thông tin việc quản lý văn đến việt quan trọng, giúp cho cán quản lý thực tốt cơng việc có liên quan đến nhiệm vụ cấp giao + Quản lý văn đến lưu trữ hoạt động nhà trường hàng năm có cách hệ thống khoa học + Giúp cho cán văn thư truy xuất văn đến lưu trữ hàng năm nhanh chóng + Hình thành tác phòng cơng tác làm việc theo hướng cơng ngiệp hóa đại hóa người quản lý văn đến + Bước đầu giúp cho cán quản văn thư tiếp cận với công nghệ thông tin, thu thập thông tin phục vụ cho việc quản lý , tạo hưng phấn việc tự nghiên cứu cán chất lượng hiệu công việc Hạn chế: + Bên cạnh ưu điểm trên, việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn đến gặp nhiều hạn chế + Nhiều cán quản lý chưa có điều kiện học qua lớp tin học cán quản lý công tác huyện miền núi, vùng sâu, vùng xa, vùng đặc biệt khó khăn đất nước + Số lượng cán văn thư biết sử dụng máy tính thành thạo + Trang thiết bị phục vụ cho việc quản lý ứng dụng cơng nghệ thơng tin thiếu thơn, số lượng máy tính cung cấp cho văn phòng + Nâng cao nhận thức vị trí, vai trò tầm quan trọng việc việc ứng dụng công nghệ thông tin cho cán quản lý văn đén Qua thời gian tuần thực tập, nghiên cứu đề tài em thêm hiểu biết quy trình quản lý văn quan Đồng thời hiểu thực trạng quản lý văn xã Chiềng Lao để từ ứng dụng excel vào quản lý văn đến cách xây dựng chương trình quản lý văn đến cho UBND Leng Su Sìn Hướng phát triển đề tài Trong thời gian tới em tiếp tực nghiên cứu mở rộng lĩnh vực không nghiên cứu văn mà văn đến Để đáp ứng nhu cầu thực tế UBND xã đáp ứng nhu cầu sống 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Nam Thuận, (2006), “ Microsoft excel”, nhà xuất giao thông vận tải [2] Nghị định 110/2004NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2014 phủ cơng tác văn thư; [3] PGS TS Nguyễn Hữu Thi (2005), Giáo trình quản trị văn phòng, Nhà Xuất Bản Khoa học – kỹ thuật Hà Nội; [5] Vương Đình Quyền (2011), lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội; [6] Dương Văn Khảm, (2011) Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư – lưu trữ Việt Nam, NXB Văn hóa thơng tin; [7] Luật lưa trữ số 01/2011 – QH13 ngày 11 tháng 11 năm 201 Quốc hội 32 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN … ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… Thái Nguyên, ngày tháng năm 2017 GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 33