tìm hiểu công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến của văn phòng bộ - bộ lao động - thương binh và xã hội

Vị trí và chức năng: Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan của Chính phủ, thực hiệnchức năng quản lý nhà nước về lao động, việc làm, an toàn lao động, dạy nghề,chính sách đối vớ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Đề tài

“Tìm hiểu công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến của Văn phòng Bộ - Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội”

Đơn vị thực tập : Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

Giảng viên hướng dẫn : ThS.Đặng Thị Minh

Khoa : Quản lý Nhà nước về Xã hội

Sinh viên thực tập : Vương Thị Dịu

HÀ NỘI, 2009

LỜI CẢM ƠN

Đợt thực tập từ ngày 02/03 đến ngày 02/5/2009 của sinh viên Học viện Hànhchính tại Văn phòng Bộ do trường Học viện Hành chính phối hợp với Bộ Lao động– Thương binh và Xã hội thực hiện, đây là chương trình hàng năm nằm trongchương trình đào tạo cử nhân Hành chính của Học viện Hành chính

Sau 4 năm học tập và nghiên cứu tại Học viện Hành chính, sinh viên chúng em

đã được truyền dạy những kiến thức, lý thuyết cơ bản về Quản lí Nhà nước, về hoạtđộng của các cơ quan chức năng trong Quản lý Nhà nước Đợt thực tập tại Bộ Laođộng tuy rất ngắn ngủi song rất có ý nghĩa đối với chúng em, đây là cơ hội để sinhviên được tiếp cận thực tế công việc tại các cơ quan Nhà nước

Tại đây, chúng em có thể áp dụng và kiểm chứng nững kiến thức mình đã họcvào thực tiễn, đây cũng là cơ hội để em bổ sung cho mình các kiến thức thực tế mới

và các kỹ năng trong xử lý công việc trong hoạt động thực tiễn hàng ngày.Được sựgiúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, công chức tại Văn phòng Bộ, đoàn sinh viên thựctập chúng em được sắp xếp vào thực tập tại Văn phòng Bộ, trực tiếp tìm hiểu vềcông tác Văn thư- Lưu trữ tại phòng Văn thư – lưu trữ Đợt thực tập của bản thân

em kết thúc với đề tài “Tìm hiểu công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến của Vănphòng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội”

Qua 4 năm vừa học vừa quan sát thực tế, bên cạnh đó là sự giúp đỡ và hướngdẫn cụ thể của các thầy cô trong Học viện thì cùng với bản báo cáo tốt nghiệp này

em xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo, các thầy cô trong trường Học Viện Hànhchính, đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của cô Đặng Thị Minh – Giảng viên khoa

Xã hội và Thầy quản lý Hà Văn Nghĩa Xin phép gửi lời biết ơn trân trọng đến tậpthể các cô chú, anh chị trong Văn phòng Bộ đã tận tình giúp đỡ để quá trình thựctập của em được thuận lợi

Việc vận dụng kiến thức, áp dụng lý thuyết đã học vào thực tế không đơn giản,

do vậy trong quá trình thực tập và hoàn thành bản báo cáo không tránh khỏi nhữngsai sót Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo bộ môn vàban lãnh đạo Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội để bản báo cáothực tập đạt kết quả tốt, đồng thởi bổ sung thêm cho em những kiến thức bổ íchtrước khi trở thành một công chức trong tương lai

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà nội, ngày 14 tháng 04 năm 2009

Sinh viên thực hiện Vương Thị Dịu

Tại đây, khi được trực tiếp tham gia vào những công việc của văn phòng đãmang đến cho em rất nhiều cơ hội về thực tiễn, không chỉ là được hiểu rõ hơn, sâuhơn về những gì mình đã được thầy cô truyền dạy trên lớp mà còn được trực tiếpvận dụng những kiến thức đó đề làm những công việc đó Điều này có ý nghĩa rấtlớn, đó như là một bước đệm vững chắc để giúp em có thể tham gia một cách vữngvàng cho công việc sau này, giúp bản thân tránh khỏi những bỡ ngỡ khi chính thứclàm việc tại một cơ quan nào đó, từ đó giúp cho công việc được hoàn thành mộtcách nhanh và hiệu quả nhất.

Bên cạnh đó, qua quá trình được trực tiếp tham gia vào công việc, bản thân em

đã thấy lĩnh vực văn thư khá hấp dẫn, đã thực sự thu hút được sự quan tâm của em,nên em đã quyết định chọn đề tài về văn thư lưu trữ để làm báo cáo cho đợt thực tập này

II GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP

1 BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

1.1 Vị trí và chức năng:

Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan của Chính phủ, thực hiệnchức năng quản lý nhà nước về lao động, việc làm, an toàn lao động, dạy nghề,chính sách đối với Thương binh, Liệt sỹ và người có công, bảo trợ xã hội trongphạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công và thực hiện đại diện chủ sởhữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước thuộc Bộ quản lýtheo quy định của pháp luật

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:

Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội thực hiện nhiệm vụ quyền hạn theo quyđịnh tại - Nghị định số 178/NĐ-CP ngày 3/12/2007 của Chính phủ quy định chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và nhiệm

vụ, quyền hạn cụ thể sau:

- Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ các dự án luật, Pháp lệnh và các vănbản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ về lao động thươngbinh và xã hội

- Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch phát triển, kếhoặch dài hạn, năm năm và hàng năm về lĩnh vực lao động, thương binh và xã hội

và các chương trình, dự án quan trọng của Bộ

- Ban hành các Quyết định, Chỉ thị, Thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà nướccủa Bộ

- Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm thực hiện các văn bản quyphạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch được phê duyệt về lao động,thương binh và xã hội; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật thuộcphạm vi nhà nước của Bộ

Thống nhất quản lý việc khai báo, điều tra, thống kê báo cáo về tai nạn laođộng.

- Về dạy nghề

Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ các chính sách về dạy nghề, học nghề,quy định về điều kiện thủ tục thành lập các cơ sở dạy nghề, tiêu chuẩn giáo viên dạynghề và đề án quy hoặch mạng lưới các cơ sở dạy nghề

Ban hành điều lệ mẫu của cơ sở dạy nghề

Thống nhất quản lý tiêu chuẩn cấp bậc nghề, danh mục nghề đào tạo; chươngtrình, nội dung, phương pháp đào tạo; quy chế thi tuyển, quy chế cấp loại văn bằng,chứng chỉ tốt nghiệp; đào tạo bồi dưỡng giáo viên dạy nghề, cán bộ quản lý cơ sởdạy nghề; đánh giá chất lượng nghề

Chủ trì phối hợp với các Bộ, Ngành có liên quan trong việc chỉ đạo và kiểmtra hoạt động của các cơ sở dạy nghề

- Về công tác Thương binh Liệt sỹ

Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ chính sách chế độ ưu đãi đối vớingười hoạt động cách mạng, liệt sỹ và gia đình liệt sỹ, Thương binh, Bệnh binh,người hoạt động kháng chiến và người có công giúp đỡ cách mạng, quy hoạch quytập mộ, nghĩa trang liệt sỹ đài tưởng niệm và các công trình ghi công liệt sỹ, chỉ đạoviệc kiểm tra nuôi dưỡng, điều dưỡng đối với Thương binh, Bệnh binh và người cócông với Cách mạng; việc cung cấp chân tay giả, dụng cụ chỉnh hình, các phươngtiện trợ giúp khác cho Thương binh, Bệnh binh và người có công

- Về Bảo trợ xã hội

Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ chính sách xoá đói, giảm nghèo, cứutrợ xã hội, trợ giúp xã hội; chương trình quốc gia về xoá đói, giảm nghèo; quyhoạch mạng lưới cơ sở bảo trợ xã hội; tổ chức và hoạt động các cơ sở bảo trợ xãhội;

Chỉ đạo kiểm tra tình hình thực hiện chính sách xoá đói, giảm nghèo; cứu trợ

xã hội trợ giúp xã hội đối với người tàn tật, trẻ mồ côi, trẻ lang thang người già côđơn không nơi nương tựa, người gặp thiên tai, lũ lụt, nạn nhân trong chiến tranh.-Về phòng, chống tệ nạn xã hội:

Trình Thủ tướng Chính phủ chính sách và giải pháp phòng ngừa tệ nạn mạidâm, cai nghiện ma tuý; tổ chức và hoạt động của các cơ sở chữa trị cai nghiện; quyhoạch cơ sở cai nghiện cho các đối tượng nghiện ma tuý

Chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện tổ chức chữa trị, cai nghiện, giáo dục dạynghề, tạo việc làm, tái hoà nhập cộng đồng cho các đối tượng mại dâm và nghiện

ma tuý

- Thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lao động

- Tổ chức thực hiện nghiên cứu khoa học, và ứng dụng tiến bộ Khoa học Kỹthuật vào lĩnh vực Lao động Thương binh và Xã hội

- Quyết định các biện pháp, chủ trương cụ thể và chỉ đạo việc thực hiện cơchế hoạt động của các tổ chức sự nghiệp, dịch vụ công trong lĩnh vực Lao động,Thương binh và Xã hội theo quy định của pháp luật; quản lý và chỉ đạo đối với các

tổ chức thuộc Bộ

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể thuộc quyền đại diện chủ sở hữuphần vốn nha nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước thuộc Bộ quản lý theo quyđịnh của pháp luật

- Quản lý nhà nước đối với các hoạt động của hội và tổ chức phi Chính phủtrong lĩnh vực Lao động, Thương binh và Xã hội theo quy định của pháp luật

- Thanh tra, kiểm tra , giải quyết khiếu nại, tố cáo; chống tham nhũng tiêucực và sử lý vi phạm theo thẩm quyền về Lao động Thương binh và Xã hội

- Quyết định và chỉ đạo việc thực hiện chương trình cải cách hành chính của

Bộ theo nội dung và mục tiêu chương trình cải cách hành chính nhà nước đã đượcThủ tướng Chính phủ phê duyệt

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; chỉ đạo thực hiện chế độ tiền lương vàcác chính sách chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật; tổ chức công tác đào tạo bồidưỡng, xây dựng đội ngũ công chức, viên chức nhà nước thuộc thẩm quyền Hướngdẫn về chuyên môn, nghiệp vụ đối với các cơ quan quản lý nhà nước về Lao động,Thương binh và Xã hội ở địa phương

- Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách đượcphân bổ theo quy định của pháp luật

Bộ trưởng: Nguyễn Thị Kim Ngân

+ Vụ Tiền lương - Tiền công;

+ Vụ Bảo hiểm xã hội;

+ Viện Khoa học Lao động và Xã hội;

+ Viện Khoa học Chỉnh hình - phục hồi chức năng;

+ Trung tâm Tin học;

+ Báo Lao động và Xã hội;

hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật , tài sản, kinh phí hoạtđộng, đảm bảo phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động của Bộ.

2.2 Nhiệm vụ:

Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng tuần của Bộ;đôn đốc, theo dõi, đánh giá, báo cáo kết quả thực hiện chương trình, kế hoạch côngtác đã được Bộ duyệt

Giúp Bộ làm đầu mối tổ chức các hoạt động phối hợp với Bộ, Nghành, các tổchức chính trị - xã hội và Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định của Chính Phủ

Thực hiện chế độ báo cáo tháng, quý về hoạt động chỉ đạo điều hành theoquy định

Thực hiện các nhiệm vụ thuộc chức năng quản trị Hành chính; phục vụ hoạtđộng chỉ đạo, điều hành công việc hàng tuần, hàng ngày của lãnh đạo Bộ

Tổ chức chỉ đạo và thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ hồ sơ, cácquy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc Bộ, kiểmtra thể thức trong việc trình Lãnh đạo Bộ ký duyệt, ký và ban hành văn bản quyphạm pháp luật, văn bản hành chính theo quy định của Nhà nước; quản lý và tổchức hoạt động của Thư viện Bộ

Bảo đảm trật tự, kỷ luật, kỷ cương theo nội quy làm việc của cơ quan: quản

lý chế độ làm việc, sinh hoạt và hội nghị của Bộ theo quy định của Nhà nước và củaBộ

Tổ chức và thực hiện công tác phòng, chữa cháy nổ, phòng chống bão lụt;phòng chống dịch bệnh và công tác Y tế đối với cơ quan Bộ, tổ chức công tác dânquân, tự vệ cơ quan Bộ theo quy định của Nhà nước và của Bộ

Quản lý và sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật, phương tiện, kinh phí hoạt động;đảm bảo phương tiện và điều kiện làm việc của cơ quan Bộ theo quy định

Về thi đua – Khen thưởng: Trình Bộ và tổ chức việc thực hiện thi đua khenthưởng; xét tặng kỷ niệm chương vì sự nghiệp lao động, Thương binh và Xã hội;xét tặng các danh hiêụ thi đua, khen thưởng đối với đơn vị và cá nhân thuộc Bộ.Trình Bộ xét đề nghị các Bộ, Nghành và các cấp có thẩm quyền tặng danh hiệu thiđua, khen thưởng đối với cá nhân đơn vị thuộc Bộ (kể cả khen thưởng thành tíchkháng chiến) Thực hiện nhiệm vụ thường trực Hội đồng Thi đua – Khen thưởngcủa Bộ và cơ quan Bộ

Phối hợp với Công đoàn Bộ chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ,

2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ:

Văn phòng Bộ có Chánh Văn phòng và các Phó Văn phòng giúp việc

3 MỐI QUAN HỆ GIỮA BỘ VÀ VĂN PHÒNG BỘ

THỨ TRƯỞNG:

(Đàm Hữu Trác)

THỨ TRƯỞNG (Bùi Hồng Lĩnh) THỨ TRƯỞNG:(Ng Thanh Hoà) THỨ TRƯỞNG:Phùng Ngọc Hùng

Các đơn vị do Thứ trưởng phụ trách

Các đơn vị do Thứ trưởng phụ trách

Các đơn vị do Thứ trưởng phụ trách

Mỗi quan hệ trực thuộc

Mỗi quan hệ phối hợp

SƠ ĐỒ MỖI QUAN HỆ GIỮA VĂN PHÒNG VÀ CÁC ĐƠN VỊ THUỘC BỘ

1 LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động đảm bảo thông tin phục vụ cho công táclãnh đạo, chỉ đạo điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chứckinh tế, chính trị Xã hội

Nói đến công tác văn thư, lưu trữ là nói đến công văn giấy tờ, soạn thảo vănbản, ban hành văn bản, tổ chức, quản lý, giải quyết văn bản lập hồ sơ hiện hànhnhằn đảm bảo thông tin Mọi hoạt động quản lý đếu liên quan đến công văn, giấy tờ,

sử dụng công văn giấy tờ làm công cụ phục vụ quản lý Vì vậy công tác văn thư, lưutrữ là công tác không thể thiếu ở mỗi cơ quan Công tác văn thư, lưu trữ góp phầnvào hoạt động của cơ quan, tổ chức được suôn sẻ thuận lợi hơn, tạo thành một hệthống đồng bộ xuyên suốt từ trên xuống dưới Quản lý khâu này tốt là góp phần vàoviệc giải quyết các vấn đề liên quan đến giấy tờ được trôi chảy nhất

Trong một khoảng thời gian được trực tiếp tham gia vào một số công việc tạiphòng Văn thư lưu trữ, em đã thu lại cho mình khá nhiều kiến thức thực tế liên quanđến chuyên nghành của mình Và với để tài liên quan đến nghiệp vụ quản lý vănbản đi và văn bản đến, em mong muốn bản thân mình sẽ hiểu thêm và sâu hơn nữa

về chuyên nghành mà mình đã được học, đồng thời cũng phục vụ cho công việc saunày của bản thân mình

Thông qua bản báo cáo tốt nghiệp này, em muốn thầy cô và các anh, chị đãnhiệt tình giúp đỡ em trong thời gian qua thấy được kết quả học tập của bản thânkhi ngồi trên ghế nhà trường cũng như những nỗ lực cố gắng tìm hiểu thực tế khithực tập tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

2 PHẠM VI, PHƯƠNG PHÁP VÀ ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU

Văn thư lưu trữ là một khâu không thể thiếu và đã có mặt từ rất lâu, chính vìthế trong phạm vi của Bộ em xin nghiên cứu với những số liệu được chủ yếu từ banăm trở lại đây : 2006, 2007, 2008 Tuy với phạm vi nghiên cứu là 3 năm trở lại đâynhưng lại cung cấp những số liệu khá đầy đủ và chính xác về lĩnh vực văn bản đến,văn bản đi của Văn phòng Bộ

Phương pháp nghiên cứu để tài dựa trên việc thu thập tài liệu thực tế kết hợpnhững kiến thức thực tế thu được cùng với kiến thức đã được thầy cô truyền dạy ởtrên giảng đường Bản báo cáo là sự tổng hợp những kiến thức lý luận chung kếthợp kiến thức thực tế, được trình bày dưới sự hướng dẫn của giáo viên hướng dẫnvới mục đích để nội dung báo cáo được rõ ràng, khoa học nhất.

Đối tượng của bài báo cáo là những lý luận chung nhất về công tác văn bản cụthể là văn bản đến và văn bản đi của cơ quan thực tập, tìm hiểu về quy trình chungcũng như quy trình riêng về nghiệp vụ văn bản đến, văn bản đi của cơ quan

Nội dung chính của bản cáo cáo xoay quanh những tìm hiểu về nghiệp vụ xử

lý văn bản đến, văn bản đi của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

Em hy vọng với những nội dung được đề cập đến trong bản báo cáo này cũng phầnnào nêu bật được những lý thuyết chính, đáng chú ý và thực sự mang lại nhữngthông tin khi đọc bản báo cáo thực tập này

II NỘI DUNG ĐỀ TÀI

CHƯƠNG I

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN

LÝ VĂN BẢN

I.TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN

1.1 Khái niệm văn bản

Là phương tiện ghi tên và truyền đạt thông tin ngôn ngữ và ký hiệu nhất định

1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước

Là những thông tin và quyết định quản lí thành văn viết do cơ quan Nhà nước

có thẩm quyền ban hành theo hình thức, trình tự, thủ tục, quy chế do pháp luật quy định mang tính quyền lực đơn phương và làm phát sinh hậu quả pháp lý cụ thể

1.3 Chức năng của văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quản lý nhà nước có bốn chức năng chính đó là:

- Chức năng thông tin

- Chức năng quản lý

- Chức năng pháp lý

- Chức năng Văn hóa – Xã hội

II.QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN NÓI CHUNG

2.1 Lý luận chung về nghiệp vụ quản lý văn bản đến

2.1.1 Tiếp nhận, đăng kí văn bản đến:

a, Tiếp nhận văn bản đến

Văn bản đến là tất cả văn bản ( kể cả văn bản mật ), bao gồm văn bản quyphạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên nghành, văn bản khác và đơn,thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức gọi chung là văn bản đến

Theo Điều 13 NGghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư quy đinh: “ Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tậptrung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn bảnđến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giảiquyết”

Khi tiếp nhận văn bản do bưu điện, giao liên hoặc do cán bộ trong cơ quan, tổchức trực tiếp chuyển đến, văn thư phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng, nơinhận v.v…; đối vơi văn bản đến mang bí mật nhà nước ( mật, tối mật, tuyệt mật ),

phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi nhằm phát hiện những sai sót, hư hỏng, mất máttrước khi nhận và ký nhận.

Nếu thấy bì văn bản bị rách, bị bóc, bị mất, hoặc bị tráo đổi văn bản bên trongv.v…, phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, những cơquan, tổ chức không có Văn phòng hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức giaotrách nhiệm, trong trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người đưa văn bản.Đối với văn bản được chuyển đến qua máy Fax hoặc qua mạng, văn thư cũngphải kiểm tra sơ bộ về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản và nơinhận…Trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặcbáo cáo cho người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

b , Phân loại sơ bộ:

Sau khi tiếp nhận, các văn bản đến được phân loại sơ bộ như sau:

- Loại không bóc bì bao gồm:

+ Các bì văn bản đến trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật theo quy địnhtại Thông tư số 12/2002/TT – BCA ( A11 ) ngày 13/9/2002 của Chính phủ hướngdẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 23/8/2002 của Chính phủ quyđịnh chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước, nếu văn thư không đượcgiao nhiệm vụ bóc bì văn bản mật;

+ Những bì văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan tổ chức ( trên

bì ghi tên đơn vị hoặc tên của các cá nhân trong cơ quan, tổ chức);

+ Bì văn bản, giấy tờ gửi cho tổ chức Đảng và các đoàn thể như Công đoàn,Đoàn Thanh niên v.v… của cơ quan, tổ chức và thư riêng

- Loại bóc bì bao gồm tất cả văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan, tổ chức ( ngoài

bì ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc ghi chức danh của người đứng đầu cơ quan, tổchức) kể cả các bì văn bản có đóng dấu chữ ký hiệu độ “ Mật” và “Tối mật” nếuvăn thư được giao nhiệm vụ bóc bì, đăng ký các loại văn bản đó

- Trường hợp có kèm theo phiếu gửi, phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếugửi, khi nhận xong, phải ký nhận và đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại nơi gửivăn bản;

- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo; văn bản cần được kiểm tra, xác minh mộtđiểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày, tháng ghi trên vănbản, cần giữ lại cả bì và đính kèm văn bản để làm bằng chứng

đ, Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến:

Văn bản đến có thể được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc các công cụkhác như thẻ đăng ký hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính

- Đăng ký văn bản đến bằng sổ

+ Lập sổ đăng ký văn bản đến

Tùy theo tổng số văn bản đến và số lượng mỗi nhóm văn bản đến hàng năm

mà quyết định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp

Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đến dưới 2000 văn bảnmột năm cần lập ít nhất hai sổ sau:

Sổ đăng ký văn bản đến ( loại thường )

Sổ đăng ký văn bản đến ( loại mật )

Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đến từ 2000 đến dưới 5000 vănbản một năm, nên lập các hồ sơ sau:

Sổ đăng ký văn bản đến ( loại thường ) của các Bộ, nghành, cơ quan trungương;

Sổ đăng ký văn bản đến ( loại thường ) của các cơ quan khác;

Sổ đăng ký văn bản đến ( loại mật )

Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đến trên 5000 văn bảnmột năm, có thể lập các sổ đăng ký ( loại thường ) chi tiết hơn, theo một nhóm cơquan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản đến ( loại mật )

ban hành kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước.

+ Việc đăng ký ( cập nhật ) thông tin đầu vào của văn bản đến vào cơ sở dữliệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phầnmềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phân mềm đó

2.1.2.Trình và chuyển giao văn bản đến:

a, Trình văn bản đến

Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơquan, tổ chức, cấp phó của người đứng đầu, chánh văn phòng hoặc người đượcngười đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm ( người có thẩm quyền) xem xét

và cho ý kiến phân phối, giải quyết

Người có thẩm quyền, căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của

cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạc công tác được giao cho các đơn

vị, cá nhân v.v…, ghi ý kiến phân phối văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân, ý kiến chỉđạo giải quyết ( nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản của cơ quan, tổ chức Đốivới văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân, cần xác định rõ đơn vịhoặc cá nhân chủ trì giải quyết, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giảiquyết của mỗi đơn vị, cá nhân

Ý kiến phân phối, giải quyết được ghi vào khoản giấy trống phía trên lề tráicủa văn bản hoặc cập nhật trực tiếp vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản Trong nhữngtrường hợp cần thiết, ý kiến phân phối, giải quyết được ghi hoặc cập nhật vào phiếuriêng( Phụ lục IV )

Sau khi có ý kiến phân phối, giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đếnđược đăng ký bổ sung vào cột ( 7 ) sổ đăng ký văn bản đến ( Phụ lục II ) hoặc vàocác trường hợp tương ứng trong cơ sở dữ liệu quản lý văn bản

b, Chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ

ý kiến của người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn bản đến trong cơ quan, tổchức cũng như trong các đơn vị đều phải bảo đảm những yêu cầu sau:

- Nhanh chóng : Văn bản đến ( loại khẩn ) phải được chuyển ngay cho đơn vịhoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết;

- Đúng đối tượng: Văn bản đến ( loại mật) phải được chuyển đến tận tay ngườinhận;

- Chặt chẽ: Khi chuyển giao văn bản phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu vàngười nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu “ Thượng khẩn”

và “ Hỏa tốc”, phải ghi rõ thời gian nhận

Văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, saukhi tiếp nhận, phải vào sổ đăng ký văn bản đến của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vịxem xét và cho ý kiến phân phối, giải quyết Căn cứ ý kiến phân phối của thủtrưởng đơn vị, văn bản được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.Khi nhận được bản chính của văn bản được chuyển phát bằn Fax hoặc quamạng, văn thư cũng phải thực hiện các công việc như đóng dấu đến, ghi số và ngàyđến ( số đến là số thứ tự đăng ký đã được ghi khi đăng ký bản Fax, văn bản chuyểnqua mạng; ngày đến là ngày, tháng, năm nhận và đăng ký văn bản trến giấy đó) vàchuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản qua mạng

Mẫu số chuyển giao văn bản đến và cách ghi thực hiện theo hướng dẫn tại Phụlục V

2.1.3Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

a, Giải quyết văn bản đến:

Sau khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giảiquyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định định cụ thểcủa cơ quan, tổ chức; đối với những văn bản có đóng dấu các độ khẩn, phải giảiquyết khẩn trương, không chậm trễ

Khi giải quyết văn bản đến liên quan đến các đơn vị, cá nhân khác, đơn vịhoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao đó kèm theo phiếugiải quyết văn bản để tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân Khi trình ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phảitrình kèm phiếu giải quyết văn bản có ý kiến tham gia của tất cả các đơn vị, cá nhânliên quan

b, Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luậthoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giảiquyết

Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị cánhân giải quyết văn bản theo thời hạn đã được quy định

- Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi giải quyết văn bản đến và thườngxuyên tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm tổng số văn bản đến; văn bản đến

đã được giải quyết; văn bản đến đã hết hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo

cho người được giao trách nhiệm xem xét; giải quyết Mẫu sổ và cách ghi sổ đượcthực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VI.

- Đối với văn bản đến có đóng dấu “ Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệmtheo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

2.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

2.2.1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

a, Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Căn cứ quy đinh của pháp luật, văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại thể thức, hìnhthức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi thực hiện các thủ tục tiếp theo để pháthành văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, kịp thời báo cáo cho người được giaotrách nhiệm xem xét, giải quyết

b, Ghi số và ngày, tháng, văn bản

Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy địnhkhác trong một số trường hợp cụ thể và đối với một số loại văn bản chuyên nghànhnhư hóa đơn, chứng từ kế toán v.v…, đều phải được tập trung tại văn thư để ghi sốtheo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức

- Ghi số của văn bản

Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định củapháp luật hiện hành

Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chứcban hành trong một năm ( hoặc một nhiệm kỳ) được đánh riêng cho từng loại hoặcđánh chung cho một số văn bản hành chính Tùy theo tổng số văn bản và số lượngmỗi loại văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành hàng năm ( hoặc theo nhiệm kỳ)

mà lựa chọn phương pháp đăng ký và đánh số văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau:+ Đối với những cơ quan, tổ chức nhỏ, có số lượng văn bản hành chính banhành trong một năm ( hoặc một nhiệm kỳ ) ít (dưới 5000 văn bản), có thể đăng ký

và đánh số chung cho tất cả các loại văn bản hành chính;

+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản hành chính ban hành trong mộtnăm (hoặc một nhiệm kỳ từ 500 đến dưới 2000 văn bản, có thể lựa chọn phươngpháp đăng ký và đánh số hỗn hợp, vừa theo từng loại văn bản ( áp dụng đối với một

số loại văn bản như quyết định ( cá biệt ), chỉ thị ( cá biệt ), giấy giới thiệu, giấy điđường,v.v…); vừa theo các nhóm văn bản nhất định ( nhóm văn bản có ghi tên loạinhư chương trình, kế hoạch, báo cáo v.v… và nhóm công văn hành chính);