Công tác văn thư bộ lao động – thương binh và xã hội

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN MỞ ĐẦU 3 1. Lý do chọn đề tài 3 2. Mục tiêu của đề tài 3 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4 4. Nguồn tài liệu tham khảo 4 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4 6. Phương pháp nghiên cứu 5 7. Bố cục của đề tài 5 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 6 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức tổ chức của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 6 1.1.1. Vị trí, chức năng 6 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức 6 1.1.2.1. Nhiệm vụ và quyền hạn 6 1.1.2.2. Cơ cấu tổ chức 14 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 15 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ 15 1.2.1.1. Chức năng 15 1.2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 15 1.2.1.3. Cơ cấu tổ chức 17 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính 18 1.2.2.1. Chức năng 18 1.2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 18 1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức 19 1.2.3. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ 19 1.2.3.1. Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 19 1.2.3.2. Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 21 1.2.3.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan 23 1.2.3.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 24 1.2.3.5. Công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 25 1.2.4. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng. 26 1.2.4.1. Xác định vị trí việc làm trong Văn phòng Bộ 26 1.2.4.2. Mô tả các vị trị việc làm 27 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 33 2.1. Tổ chức và điều hành công tác văn thư 33 2.1.1. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư 33 2.1.2. Các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư 33 2.2. Mô hình tổ chức văn thư 35 2.3. Nhân sự làm công tác văn thư 36 2.4. Soạn thảo và ban hành văn bản 37 2.4.1. Quy trình soạn thảo văn bản 37 2.4.2. Kỹ thuật soạn thảo văn bản 38 2.4.3. Thẩm quyền ký ban hành văn bản 40 2.5. Quản lý và giải quyết văn bản đến 42 2.6. Quản lý và giải quyết văn bản đi 48 2.7. Quản lý và sử dụng con dấu 55 2.8. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 57 2.9. Cơ sở vật chất 58 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 61 3.1. Đánh giá chung 61 3.1.1. Ưu điểm 61 3.1.2. Hạn chế 62 3.1.3. Nguyên nhân 63 3.2. Đề xuất, kiến nghị 63 KẾT LUẬN 65 PHẦN PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN MỞ ĐẦU 3

1 Lý do chọn đề tài 3

2 Mục tiêu của đề tài 3

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4

4 Nguồn tài liệu tham khảo 4

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4

6 Phương pháp nghiên cứu 5

7 Bố cục của đề tài 5

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 6

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức tổ chức của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 6

1.1.1 Vị trí, chức năng 6

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức 6

1.1.2.1 Nhiệm vụ và quyền hạn 6

1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức 14

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 15

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ 15

1.2.1.1 Chức năng 15

1.2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 15

1.2.1.3 Cơ cấu tổ chức 17

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính 18

1.2.2.1 Chức năng 18

1.2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 18

1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức 19

1.2.3 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ 19

1.2.3.1 Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu - tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 19

1.2.3.2 Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 21

1.2.3.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan 23

1.2.3.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 24

1.2.3.5 Công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 25

1.2.4 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 26

1.2.4.1 Xác định vị trí việc làm trong Văn phòng Bộ 26

1.2.4.2 Mô tả các vị trị việc làm 27

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 33 2.1 Tổ chức và điều hành công tác văn thư 33

2.1.1 Trách nhiệm của Chánh Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư 33

2.1.2 Các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư 33

2.2 Mô hình tổ chức văn thư 35

2.3 Nhân sự làm công tác văn thư 36

2.4 Soạn thảo và ban hành văn bản 37

2.4.1 Quy trình soạn thảo văn bản 37

2.4.2 Kỹ thuật soạn thảo văn bản 38

2.4.3 Thẩm quyền ký ban hành văn bản 40

2.5 Quản lý và giải quyết văn bản đến 42

2.6 Quản lý và giải quyết văn bản đi 48

2.7 Quản lý và sử dụng con dấu 55

2.8 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 57

2.9 Cơ sở vật chất 58

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 61

3.1 Đánh giá chung 61

3.1.1 Ưu điểm 61

3.1.2 Hạn chế 62

3.1.3 Nguyên nhân 63

3.2 Đề xuất, kiến nghị 63

KẾT LUẬN 65 PHẦN PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Hiện nay, hoạt động quản lý hành chính là một hoạt động rất đa dạng, yêucầu nhiều năng lực và tư duy, chủ thể quản lý luôn có bộ phận trợ giúp tùy theoquy mô tổ chức mà đó là một bộ phận hay một cá nhân Trong hoạt động quản

lý nói chung thì gồm có Quản trị văn phòng Đây là một ngành đáp ứng nhu cầuthực tiễn của từng cơ quan, đơn vị, đòi hỏi người quản lý và các nhân viên phải

có một kiến thức tổng hợp, phong cách làm việc phù hợp với nhu cầu của xã hội

và phải nằm trong khuôn khổ của pháp luật Văn phòng là bộ phận cung cấpthông tin, điều hành và xử lý công việc nội bộ và bên ngoài Văn phòng thựchiện chức năng tham mưu, tổng hợp và chức năng hậu cần, giúp cho các hoạtđộng của cơ quan thực hiện có hiệu quả

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là một trong những cơ sở đào tạo các cán

bộ chuyên ngành về nhiều lĩnh vực như: Hành chính học, Văn thư – Lưu trữ,Quản trị văn phòng,…., nhằm cung cấp cho bộ máy trợ giúp của cơ quan hànhchính nhà nước, đáp ứng nguồn nhân lực có trình độ mà yêu cầu công việc xãhội đòi hỏi Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành” , trường Đại học Nội

vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan nhà nước, doanhnghiệp nhằm tạo điều kiện cho sinh viên được áp dụng những kiến thức lýthuyết vào thực tế công việc tại cơ quan Đây được coi như một bước đánh dấucho sự phát triển trong nhận thức, là bước tập dượt rèn luyện kỹ năng nghềnghiệp cho một nhà Quản trị văn phòng

Được sự giới thiệu của trường Đại học Nội vụ, sự hướng dẫn của các thầy

cô trong khoa cùng sự chỉ bảo tận tình, giúp đỡ của các cô, chú, anh, chị tạiPhòng Hành chính – Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, tôi đãhoàn thành thời gian thực tập theo kế hoạch của Khoa (từ ngày 04/01 -11/3/2016) Trong khoảng thời gian này, bản thân tôi đã cố gắng học hỏi, rènluyện kỹ năng nghiệp vụ, xây dựng cho mình phong cách của một nhà Quản trịvăn phòng trên cở sở vận dụng những lý thuyết đã học tại trường và sự hướngdẫn nhiệt tình của các cán bộ tại cơ quan

Qua đây, tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, Khoa

Quản trị văn phòng, Thạc sỹ Lâm Thu Hằng – Giảng viên hướng dẫn thực tậpcùng với các cô, chú, anh, chị trong Văn phòng Bộ đã hướng dẫn, giúp đỡ, tạomọi điều kiện để tôi hoàn thành tốt thời gian thực tập cũng như bài báo cáo củamình.

Mặc dù đã cố gắng nhưng bài báo cáo của tôi không tránh khỏi nhữngthiếu sót và hạn chế Kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô

và các cán bộ trong Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội để bàibáo cáo của tôi được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn.!

Hà Nội, ngày 12 tháng 3 năm 2016

Sinh viên

Vi Thị Lợi

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành các lĩnh vực hoạt độngđều có những đóng góp nhất định là luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện.Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền hành chính quốcgia Trong đó có công tác văn thư được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn

Công tác văn thư có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơquan nhà nước từ trung ương đến địa phương Đây là hoạt động đảm bảo thôngtin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo chỉ đạo, kiểm tra, quản lý điều hành côngviệc, gồm toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản; quản lý, giảiquyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan; quản lý và sử dụng condấu nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan theo quyđịnh của nhà nước

Công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việchàng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Nhờ

có công tác văn thư được thực hiện tốt mà hoạt động của các cơ quan được đảmbảo nhanh chóng, thông suốt, chính xác Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vựclao động, người có công và xã hội trong phạm vi cả nước nên công tác văn thưtại Bộ có vị trí, vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động quản lý của cơquan Hiện nay, công tác văn thư tại Bộ đã đạt được những kết quả tương đốitốt, tuy nhiên vẫn còn những bất cập, chưa được thực hiện thống nhất và khoahọc: soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi – đến, công tác lập hồ sơ, …… Xuất

phát từ thực tế trên, tôi đã chọn công tác văn thư làm chuyên đề báo cáo thực

tập của mình

2 Mục tiêu của đề tài

Báo cáo thực tập này được thực hiện với những mục tiêu sau:

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ,Văn phòng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội

- Tìm hiểu tổ chức và hoạt động của văn phòng Bộ

- Khảo sát tình hình công tác văn thư tại Văn phòng Bộ hiện nay, từ đóđưa ra những nhận xét, đánh giá về ưu điểm, nhược điểm của công tác văn thư

- Đề xuất, kiến nghị một số giải pháp để nâng cao chất lượng, thống nhất

và đạt hiệu quả, hoàn thiện hơn về công tác văn thư tại Văn phòng Bộ

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của bài báo cáo bao gồm:

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Laođộng - Thương binh và Xã hội;

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vănphòng Bộ;

- Tìm hiểu tình hình tổ chức và hoạt động công tác văn phòng của Vănphòng Bộ;

- Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng Bộ;

- Đưa ra một số giải pháp, đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quảcông tác văn thư tại Văn phòng Bộ

Phạm vi nghiên cứu của bài báo cáo là nghiên cứu, tìm hiểu thực trạngcông tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội từ năm

2012 đến năm 2015

4 Nguồn tài liệu tham khảo

Để thực hiện được tốt bài báo cáo thực tập này, thì tôi đã tham khảo từmột số nguồn tài liệu sau:

Một số giáo trình, sách liên quan đến quản trị văn phòng, công tác vănthư

Các văn bản quy định của Nhà nước về công tác văn thư: Nghị định,Thông tư, Công văn,

Báo cáo thực tập của các khóa trước

Một số bài báo đăng trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ

vận tải, 2009 Hai giáo trình trên đã nghiên cứu đầy đủ về mặt lý luận của công

tác văn thư.

Một số báo cáo thực tập đã nghiên cứu về thực trạng và đề xuất giải phápgóp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhànước và một số trường Đại học như:

- “Tìm hiểu công tác văn thư ở Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội –Thực trạng và giải pháp” – Sinh viên Nguyễn Văn Đông – Lớp CĐLT VT-LTK1

- “Công tác văn thư – lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện ĐôngSơn” – Sinh viên Nguyễn Thị Lan – Lớp Lưu trữ học và Quản trị văn phòngK53 – Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

- “Hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Văn phòng Trường Đại họcBách khoa Hà Nội” – Sinh viên Đinh Thị Hoài

Và một số đề tài nghiên cứu khác

Tuy nhiên, cho đến năm 2015 chưa có một đề tài nào nghiên cứu đầy đủ

và toàn diện về công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và

Xã hội

6 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu, tôi đã sử dụng một số phương pháp như sau:

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ LAO ĐỘNG

-THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức tổ chức của

Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

Tên cơ quan: Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

Trụ sở: Số 12, Ngô Quyền, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Số điện thoại: 04.38269557

1.1.1 Vị trí, chức năng

Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan của Chính phủ, thựchiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: Việc làm, dạy nghề, lao động,tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xãhội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp), an toàn lao động, người có công, bảo trợ

xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em, bình đẳng giới, phòng, chống tệ nạn xã hội(sau đây gọi chung là lĩnh vực lao động, người có công và xã hội) trong phạm vi

cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộcphạm vi quản lý nhà nước của Bộ

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

1.1.2.1 Nhiệm vụ và quyền hạn

Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn quyđịnh tại Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ

quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quanngang Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:

1 Trình Chính phủ các dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự ánpháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, dự thảo nghịđịnh của Chính phủ theo chương trình xây dựng pháp luật hàng năm của Bộ đãđược phê duyệt và các nghị quyết, dự án, đề án theo sự phân công của Chínhphủ, Thủ tướng Chính phủ; chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn,năm năm, hàng năm và các dự án, công trình quan trọng quốc gia về ngành, lĩnhvực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ

2 Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo quyết định, chỉ thị, chương trìnhmục tiêu quốc gia, chương trình quốc gia, chương trình hành động quốc gia vàcác văn bản khác về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộhoặc theo phân công

3 Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị và các văn bản khác về quản lýnhà nước đối với ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý

4 Chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật,chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình mục tiêu quốc gia, chương trìnhquốc gia, chương trình hành động quốc gia, các dự án, công trình quan trọngquốc gia sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dụcpháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ

5 Về lĩnh vực việc làm và bảo hiểm thất nghiệp:

a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về chính sách việclàm, chính sách phát triển thị trường lao động, chỉ tiêu tạo việc làm mới vàkhuyến khích tạo việc làm mới; về tuyển dụng và quản lý lao động Việt Nam vàlao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam; về chính sách việc làm đối với đốitượng đặc thù, lao động dịch chuyển; về lao động bị mất việc làm trong sắp xếplại doanh nghiệp nhà nước;

b) Hướng dẫn cơ chế thực hiện các dự án của Chương trình mục tiêu quốcgia về việc làm theo thẩm quyền;

c) Quy định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức và hoạt động của tổ chức

dịch vụ việc làm;

d) Hướng dẫn và tổ chức thực hiện các hoạt động giao dịch việc làm;đ) Tổ chức hệ thống thông tin thị trường lao động; thu thập, cung cấp cơ

sở dữ liệu về thị trường lao động cho tổ chức, cá nhân có nhu cầu;

e) Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật

về bảo hiểm thất nghiệp

6 Về lĩnh vực người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theohợp đồng:

a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về người lao độngViệt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng;

b) Phát triển thị trường lao động ngoài nước;

c) Xây dựng và hướng dẫn thực hiện kế hoạch đào tạo nguồn lao động đilàm việc ở nước ngoài; quy định nội dung, chương trình và chứng chỉ bồi dưỡngkiến thức cho người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài;

d) Quy định về Giấy phép; quyết định việc cấp, đổi, thu hồi Giấy phéphoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài;

đ) Tổ chức, hướng dẫn việc đăng ký hợp đồng của doanh nghiệp và ngườilao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng cá nhân; giám sát việc thựchiện hợp đồng của doanh nghiệp;

e) Phối hợp với Bộ Ngoại giao tổ chức và chỉ đạo công tác quản lý, xử lýnhững vấn đề liên quan đến người lao động Việt Nam làm việc ở nước ngoàitheo hợp đồng;

g) Quản lý Quỹ hỗ trợ việc làm ngoài nước

c) Quy định danh mục nghề đào tạo; chương trình khung trình độ caođẳng nghề, trung cấp nghề; quy chế tuyển sinh, thi, kiểm tra, công nhận tốtnghiệp, cấp bằng, chứng chỉ nghề; mẫu bằng, chứng chỉ nghề;

d) Quy định nguyên tắc, quy trình và tổ chức việc xây dựng tiêu chuẩn kỹnăng nghề quốc gia; quản lý việc đánh giá, cấp chứng chỉ kỹ năng nghề quốcgia;

đ) Quy định tiêu chuẩn, quy trình kiểm định chất lượng dạy nghề;

e) Quyết định thành lập trường cao đẳng nghề; công nhận hiệu trưởngtrường cao đẳng nghề tư thục theo thẩm quyền

8 Về lĩnh vực lao động, tiền lương:

a) Hướng dẫn thực hiện về hợp đồng lao động, đối thoại tại nơi làm việc,thương lượng tập thể, thỏa ước lao động tập thể, kỷ luật lao động, trách nhiệmvật chất, giải quyết tranh chấp lao động và đình công;

b) Hướng dẫn thực hiện tiền lương tối thiểu, chế độ tiền lương đối vớingười lao động và người giữ chức danh lãnh đạo, quản lý trong doanh nghiệpnhà nước; chế độ tiền lương trong doanh nghiệp hoạt động theo Luật doanhnghiệp và tổ chức, cá nhân có sử dụng lao động theo quy định của Bộ luật laođộng;

c) Hướng dẫn thực hiện chế độ tiền lương đối với người lao động trongdoanh nghiệp nhà nước đi học tập, công tác ở nước ngoài; chế độ tiền lương đốivới lao động là người nước ngoài làm việc trong các doanh nghiệp nhà nước;chế độ ưu đãi đối với lao động đặc thù;

d) Quy định nguyên tắc xây dựng định mức lao động, tiêu chuẩn kỹ thuậtcông nhân, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước

9 Về bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm xã hội tự nguyện:

a) Hướng dẫn, kiểm tra thực hiện chế độ, chính sách bảo hiểm xã hội bắtbuộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện và các hình thức bảo hiểm xã hội khác theoquy định của pháp luật;

b) Quy định chế độ thông tin, báo cáo về bảo hiểm xã hội; giải quyếtkhiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội

10 Về lĩnh vực an toàn lao động:

a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về an toàn lao động,điều kiện lao động; bồi thường tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp; chế độlàm việc, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi đối với người lao động;

b) Phối hợp với Bộ Y tế quy định và hướng dẫn thực hiện chế độ bồidưỡng bằng hiện vật cho người lao động làm việc trong điều kiện có yếu tố nguyhiểm, độc hại theo quy định của pháp luật; ban hành danh mục bệnh nghềnghiệp;

c) Ban hành danh mục các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêmngặt về an toàn lao động; phương tiện bảo vệ cá nhân đối với người lao động;nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm và đặc biệt nặng nhọc, độc hại,nguy hiểm;

d) Quy định và hướng dẫn thực hiện chế độ trang bị phương tiện bảo vệ

cá nhân; tiêu chuẩn phân loại lao động theo điều kiện lao động;

đ) Quy định và hướng dẫn chung về kiểm định các loại máy, thiết bị, vật

tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động;

e) Ban hành quy trình kiểm định đối với các loại máy, thiết bị, vật tư cóyêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động thuộc phạm vi quản lý;

g) Thẩm định để các Bộ quản lý ngành, lĩnh vực ban hành quy trình kiểmđịnh đối với các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn laođộng; tiêu chí, điều kiện hoạt động của các tổ chức kiểm định;

h) Quy định, hướng dẫn việc kiểm tra chất lượng các sản phẩm, hàng hóađặc thù về an toàn lao động theo quy định của pháp luật;

i) Ban hành hệ thống Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về an toàn lao động;k) Chủ trì và phối hợp hướng dẫn, tổ chức triển khai Chương trình quốcgia về bảo hộ lao động, an toàn lao động, vệ sinh lao động; Tuần lễ quốc gia về

an toàn, vệ sinh lao động và phòng, chống cháy nổ;

l) Quản lý việc khai báo, điều tra, thống kê, báo cáo về tai nạn lao động;tổng hợp và báo cáo các cấp có thẩm quyền về tai nạn lao động trong phạm vi cảnước

11 Về lĩnh vực người có công:

a) Hướng dẫn, kiểm tra thực hiện chính sách, pháp luật về ưu đãi đối vớingười có công với cách mạng;

b) Quy định chế độ, định mức, phương thức trang cấp dụng cụ chỉnh hình

và phương tiện trợ giúp cho người có công với cách mạng;

c) Phối hợp với các Bộ, ngành, địa phương, các đoàn thể chính trị - xã hội

tổ chức các phong trào đền ơn đáp nghĩa, quản lý “Quỹ đền ơn đáp nghĩa”;

d) Quy hoạch và hướng dẫn quy hoạch mạng lưới cơ sở nuôi dưỡng, điềudưỡng người có công, công trình ghi công liệt sĩ;

đ) Quy định việc quản lý các công trình ghi công liệt sĩ;

e) Hướng dẫn công tác tiếp nhận, quy tập hài cốt liệt sĩ; thông tin về mộliệt sĩ

c) Hướng dẫn xây dựng quy hoạch mạng lưới cơ sở bảo trợ xã hội;

d) Quy định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức và hoạt động của cơ sởbảo trợ xã hội;

đ) Quy định thủ tục nhận đối tượng vào các cơ sở bảo trợ xã hội và từ cơ

sở bảo trợ xã hội về gia đình,

13 Về lĩnh vực bảo vệ và chăm sóc trẻ em:

a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về chính sách bảo vệ,chăm sóc trẻ em trong phạm vi quyền hạn, trách nhiệm của Bộ;

b) Quy định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức và hoạt động của cơ sở trợgiúp trẻ em;

c) Quy định thủ tục tiếp nhận trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt vào các cơ sởtrợ giúp trẻ em và từ cơ sở trợ giúp trẻ em trở về gia đình;

d) Chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành, địa phương, tổ chức chính trị - xã

hội và các tổ chức khác thực hiện Chương trình hành động Quốc gia vì trẻ em;Chương trình bảo vệ trẻ em, chăm sóc, giáo dục trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt vàcác chương trình, kế hoạch khác về bảo vệ, chăm sóc, giáo dục trẻ em;

đ) Quản lý, sử dụng Quỹ Bảo trợ trẻ em Việt Nam

14 Về lĩnh vực phòng, chống tệ nạn xã hội:

a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về chính sách, giảipháp phòng ngừa tệ nạn mại dâm; cai nghiện ma túy; quản lý sau cai nghiện; hỗtrợ nạn nhân bị mua bán;

b) Hướng dẫn xây dựng quy hoạch mạng lưới Trung tâm Chữa bệnh Giáo dục - Lao động xã hội, cơ sở quản lý sau cai nghiện;

-c) Quy định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức và hoạt động của Trungtâm Chữa bệnh - Giáo dục - Lao động xã hội, cơ sở quản lý sau cai nghiện; cấp

và thu hồi Giấy phép đối với các cơ sở cai nghiện ma túy tự nguyện theo quyđịnh của pháp luật;

d) Quy định chương trình giáo dục, dạy nghề và tái hòa nhập cộng đồngđối với người bán dâm và người nghiện ma túy;

đ) Quy định thủ tục đưa đối tượng vào Trung tâm Chữa bệnh Giáo dục Lao động xã hội, cơ sở quản lý sau cai nghiện

-15 Về lĩnh vực bình đẳng giới:

a) Hướng đẫn thực hiện về bình đẳng giới theo quy định của pháp luật;b) Tham gia đánh giá việc lồng ghép vấn đề bình đẳng giới trong xâydựng văn bản quy phạm pháp luật;

c) Tổng kết, báo cáo cơ quan có thẩm quyền về thực hiện bình đẳng giớitheo quy định của pháp luật

16 Hướng dẫn và tổ chức thực hiện công tác thống kê trong lĩnh vực laođộng, người có công và xã hội theo quy định của pháp luật; xây dựng cơ sở dữliệu, hệ thống thông tin thống kê của Bộ, ngành

17 Quản lý các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vựclao động, người có công và xã hội theo quy định của pháp luật

18 Quản lý các hoạt động chuyên môn y tế trong các đơn vị thuộc lĩnh

vực lao động, người có công và xã hội có hoạt động y tế theo quy định của phápluật.

19 Về dịch vụ công:

a) Quản lý nhà nước các dịch vụ công trong ngành, lĩnh vực thuộc phạm

vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật;

b) Xây dựng và ban hành tiêu chuẩn, quy trình, quy chuẩn, định mức kinh

tế - kỹ thuật đối với hoạt động tổ chức cung ứng dịch vụ công thuộc ngành, lĩnhvực;

c) Hướng dẫn các tổ chức thực hiện dịch vụ công theo quy định của phápluật

20 Thực hiện hợp tác quốc tế và hội nhập quốc tế trong lĩnh vực laođộng, người có công và xã hội theo quy định của pháp luật

21 Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách hành chính của

Bộ theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước đãđược Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt

22 Thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu nhà nước đối với công tytrách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu, phần vốn nhànước đầu tư vào các doanh nghiệp khác được tổ chức và hoạt động theo Luậtdoanh nghiệp thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ

23 Quản lý hội, tổ chức phi Chính phủ hoạt động trong lĩnh vực lao động,người có công và xã hội theo quy định của pháp luật

24 Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức;thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷluật đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Bộ theoquy định của pháp luật

25 Nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệtrong lĩnh vực lao động, người có công và xã hội

26 Thanh tra; kiểm tra; giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng, chống thamnhũng, tiêu cực và xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật

27 Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách

nhà nước được phân bổ theo quy định của pháp luật.

28 Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướngChính phủ giao và theo quy định của pháp luật

1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức

* Lãnh đạo Bộ:

Bộ trưởng: Phạm Thị Hải Chuyền

Thứ trưởng: + Huỳnh Văn Tí

+ Nguyễn Trọng Đàm

+ Phạm Minh Huân

+ Doãn Mậu Diệp

+ Đào Hồng Lan

* Các đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước:

1 Vụ Lao động - Tiền lương 9 Văn phòng Bộ

2 Vụ Bảo hiểm xã hội 10 Cục Quản lý Lao động ngoài nước

3 Vụ Hợp tác quốc tế 11 Cục An toàn lao động

4 Vụ Bình đẳng giới 12 Cục Người có công

5 Vụ Kế hoạch - Tài chính 13 Cục Phòng, chống tệ nạn xã hội

6 Vụ Pháp chế 14 Cục Việc làm

7 Vụ Tổ chức cán bộ 15 Cục Bảo trợ xã hội

8 Thanh tra Bộ 16 Cục Bảo vệ, chăm sóc trẻ em

17 Tổng cục Dạy nghề

* Các đơn vị sự nghiệp công lập:

1 Trung tâm Thông tin

2 Viện Khoa học Lao động và Xã hội

3 Viện Chỉnh hình - Phục hồi chức năng

4 Tạp chí Lao động và Xã hội

5 Tạp chí Gia đình và Trẻ em

6 Báo Lao động và Xã hội

7 Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức lao động - xã hội

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Phụ lục 01)

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ

1.2.1.1 Chức năng

Văn phòng Bộ là đơn vị thuộc Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, cótrách nhiệm giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị thựchiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; tổ chức thực hiện công tác hànhchính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất - kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạtđộng, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ chung cho hoạt độngcủa Bộ và công tác quản trị nội bộ

Văn phòng Bộ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng theoquy định của pháp luật

1.2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

1 Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tháng, hàngtuần của Bộ; là đầu mối tổng hợp và lập báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất vềcông tác chỉ đạo, điều hành và tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch côngtác của Bộ đã được phê duyệt

2 Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ và ngànhthực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ, các văn bản hành chính thôngthường của Bộ và các nhiệm vụ khác được Bộ giao

3 Trình Bộ phân công nhiệm vụ và đôn đốc, giám sát việc thực hiện cácnội dung, công việc thuộc trách nhiệm của Bộ được giao tại các nghị quyết,chương trình, kết luận và các văn bản khác do cơ quan của Đảng và Nhà nướcban hành

4 Tổng hợp tình hình xử lý công việc theo nhiệm vụ được giao, thông tinkịp thời đến Lãnh đạo Bộ các công việc đã được giải quyết, chưa được giảiquyết và những công việc cần thiết khác để Lãnh đạo Bộ xem xét, xử lý

5 Phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung, chương trình cáccuộc họp, buổi làm việc của Lãnh đạo Bộ; ghi biên bản và ra thông báo kết luậncác cuộc họp, buổi làm việc của Lãnh đạo Bộ (trong trường hợp người chủ trìcuộc họp, buổi làm việc yêu cầu)

6 Làm đầu mối liên hệ, tổ chức các hoạt động phối hợp với Bộ, cơ quanngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các tổ chức chính trị - xã hội và Ủy ban

nhân dân cấp tỉnh theo quy định của Chính phủ.

7 Thực hiện các nhiệm vụ quản trị hành chính; phục vụ hoạt động chỉđạo, điều hành công việc hàng tuần, hàng ngày của Lãnh đạo Bộ

8 Tổ chức chỉ đạo, quản lý và thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưutrữ hồ sơ, các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong cơ quan Bộ và các đơn

vị trực thuộc Bộ; kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và quy trìnhthủ tục trong việc trình Lãnh đạo Bộ duyệt, ký và ban hành văn bản quy phạmpháp luật, văn bản hành chính theo quy định của pháp luật; quản lý và tổ chứchoạt động của thư viện Bộ

9 Bảo đảm trật tự, kỷ luật, kỷ cương theo nội quy, quy chế làm việc của

cơ quan; quản lý chế độ làm việc, sinh hoạt và hội nghị của Bộ theo quy địnhcủa pháp luật và của Bộ

10 Tổ chức thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng, chống lụt,bão; bảo đảm an toàn vệ sinh, môi trường, phòng, chống dịch bệnh và công tác y

tế đối với cơ quan Bộ; tổ chức thực hiện công tác quốc phòng, an ninh của Bộ và

cơ quan Bộ

11 Bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc của cơ quan Bộ; quản lý

và sử dụng cơ sở vật chất - kỹ thuật, kinh phí hoạt động của cơ quan Bộ

12 Thực hiện công tác kế toán, tài chính của cơ quan Bộ; là đơn vị dựtoán cấp II của Bộ

13 Về Thi đua - Khen thưởng

a) Xây dựng chương trình, kế hoạch, nội dung phát động các phong tràothi đua trong các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ, ngành;

b) Giúp Bộ trưởng quản lý thống nhất kiểm tra và giám sát việc tổ chứcthực hiện công tác thi đua, khen thưởng của Bộ, ngành;

c) Giúp việc Bộ trưởng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của Ủy viênHội đồng Thi đua - Khen thưởng Trung ương;

d) Tổ chức thực hiện và quản lý, sử dụng quỹ thi đua, khen thưởng của Bộ

để phục vụ cho công tác thi đua, khen thưởng;

đ) Thực hiện nhiệm vụ Thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng Bộ,

ngành và các nhiệm vụ trong hoạt động của Khối thi đua các Bộ, ngành khoahọc - văn hóa - xã hội.

14 Chủ trì, phối hợp với các cơ quan báo chí, xuất bản, truyền thông vàcác đơn vị liên quan tổ chức thực hiện hoạt động thông tin, tuyên truyền về hoạtđộng của ngành LĐ-TB&XH ở trong nước và ngoài nước; giúp Bộ trưởng thuthập, xử lý thông tin của báo chí về các lĩnh vực hoạt động của Bộ

15 Là đầu mối giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình trảlời chất vấn của Đại biểu Quốc hội và kiến nghị của cử tri về những vấn đềthuộc ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ

16 Phối hợp với Trung tâm Thông tin và các đơn vị liên quan để thôngtin, tuyên truyền về tình hình hoạt động của Bộ trên trang thông tin điện tử củaBộ

17 Phối hợp với Công đoàn Bộ chăm lo đời sống vật chất, tinh thần chocông chức, viên chức và người lao động trong cơ quan Bộ theo chế độ, chínhsách của Nhà nước và của Bộ

18 Quản lý công chức, viên chức và người lao động của Văn phòng Bộtheo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ

19 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ giao hoặc do pháp luật quy định

1.2.1.3 Cơ cấu tổ chức

1 Văn phòng Bộ có Chánh Văn phòng Bộ, các Phó Chánh Văn phòng Bộ

và một số công chức, viên chức, người lao động

2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ gồm:

a) Đại diện Văn phòng Bộ tại Thành phố Hồ Chí Minh;

i) Nhà khách;

k) Nhà khách Người có công (đơn vị sự nghiệp công lập)

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ (Phụ lục 02)

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính

1.2.2.1 Chức năng

Phòng Hành chính là phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Văn phòng Bộ,

có chức năng giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện công tác hành chính, văn thư,lưu trữ theo quy định của Nhà nước và Bộ

1.2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Phòng Hành chính có các nhiệm vụ cụ thể sau:

Tiếp nhận, đăng ký, quản lý, làm thủ tục chuyển giao, phát hành văn bản

đi, đến (công văn, tài liệu, điện tín, đơn, thư, báo chí và các loại văn bản hànhchính khác) theo quy định của Nhà nước và của Bộ;

Kiểm tra thể thức, thủ tục ban hành văn bản đi theo quy định của phápluật; có trách nhiệm xem xét, báo cáo và đề xuất với Lãnh đạo Văn phòng Bộnhững trường hợp sai sót cần thiết điều chỉnh, bổ sung;

Làm đầu mối giúp việc Chánh Văn phòng Bộ thực hiện công tác bảo vệ bímật nhà nước của cơ quan Bộ;

Quản lý, sử dụng con dấu, công văn, tài liệu mật theo quy định của Nhànước và của Bộ;

Thực hiện việc đánh máy, in, sao chụp văn bản theo quy định của Nhànước và của Bộ;

Thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện quản lýcông tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Bộ và các đơn vị thuộc Bộ; lập và giaonộp hồ sơ lưu trữ theo quy định; hướng dẫn các quy trình nghiệp vụ lưu trữ theoquy định của Nhà nước về công tác lưu trữ cho các đơn vị thuộc Bộ; phục vụ tracứu tài liệu của Lãnh đạo Bộ, các đơn vị thuộc Bộ và tổ chức, công dân khi cóyêu cầu;

Quản lý và tổ chức hoạt động của Thư viện;

Quản lý, sử dụng có hiệu quả tài sản được giao Định kỳ xây dựng kếhoạch thay thế, sửa chữa tài sản và thực hiện chế độ báo cáo theo quy định củaNhà nước và của Bộ;

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng Bộ giao

1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức

Phòng Hành chính bao gồm Trưởng phòng, Phó trưởng phòng và một sốcán bộ, công chức, người lao động

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính (Phụ lục 03)

1.2.3 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ

1.2.3.1 Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu - tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan

* Chức năng tham mưu, tổng hợp

Bác đã từng nói : “Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúpcán bộ lãnh đạo nắm được tình hình Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thìlãnh đạo sẽ giải quyết không đúng Cho nên, phải luôn nêu cao tinh thần tráchnhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật”

Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội là bộ máy tham mưu,giúp việc cho lãnh đạo Bộ trong công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành, thực hiệnchức năng, nhiệm vụ của Bộ và của từng đơn vị

Văn phòng có vai trò quan trọng, ảnh hưởng nhiều tới hoạt động của cơquan, đơn vị; là yếu tố chủ quan của người lãnh đạo Sự thành bại của công việcphụ thuộc vào mức độ đúng đắn trong quyết định quản lý Do đó, người lãnhđạo cần những ý kiến tham mưu, trợ giúp Những nhân tố này được Văn phòngthu thập, chọn lọc và tổn hợp thành những kết luận chung nhằm cung cấp cholãnh đạo những thông tin, những phương án để ra quyết định đúng đắn và kịpthời Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội đã và đang nỗ lực thựchiện chức năng quan trọng đó của mình để hoạt động của Bộ được thống nhất,thông suốt và hiện đại

Văn phòng thể hiện vai trò của mình trong việc thực hiện chức năng thammưu, tổng hợp về các vấn đề như xây dựng, ban hành các quy chế về công tác

văn thư – lưu trữ; nội quy, quy định, quy chế làm việc; kiểm tra và chịu tráchnhiệm về thủ tục và thể thức của văn bản; tổ chức điều hành hội họp của cơquan; xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác, giám sát việc thực hiện cácchương trình công tác đó; quản lý, tuyển dụng, bồi dưỡng trình độ nhân sự;trong việc thu thập , xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo; công tác thi đua,khen thưởng Về chức năng này, Văn phòng phải nghiên cứu tổng hợp, đề xuất ýkiến để lãnh đạo cho ý kiến tổ chức công việc, điều hành bộ máy thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ của cơ quan.

* Chức năng đảm bảo hậu cần

Đối với chức năng này, Văn phòng giúp trong việc xây dựng các chươngtrình, kế hoạch, lịch làm việc cho cơ quan, cho lãnh đạo, đông thời theo dõi, đônđốc các đơn vị thực hiện các kế hoạch, hướng dẫn các các bộ chuyên môn về kỹthuật và nghiệp vụ

Văn phòng còn tổ chức điều phối các hoạt động của cơ quan như tổ chứcphục vụ các chuyến đi công tác cho cơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc hội họp,hội nghị, hội thảo,…; công tác thi đua khen thưởng; tổ chức thực hiện công việchành chính, lễ tân, tổ chức các sự kiện, tiếp khách đảm bảo khoa học, hiệu quả,chu đáo và văn minh và giải quyết các yêu cầu của khách trong phạm vi chophép

Văn phòng tổ chức mua sắm, quản lý, sử dụng toàn bộ tài sản, trang thiết

bị của cơ quan Tổ chức quản lý tài chính cho mọi hoạt động của cơ quan, vănphòng đã đảm bảo kịp thời, đầy đủ kinh phí, thanh quyết toán kinh phí kịp thời,chi tiêu đúng nguyên tắc tài chính, tiết kiệm

Tổ chức và thực hiện tốt công tác bảo vệ, đảm bảo an ninh trật tự trong cơquan, bảo vệ tài sản, trang thiết, cơ sở vật chất của cơ quan Bộ phận lái xe đảmbảo phương tiện làm việc cho lãnh đạo, cán bộ đi công tác mỗi khi có lịch

Thuộc chức năng này, văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiếnvới thủ trưởng cơ quan, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi thủtrưởng có ý kiến phê duyệt Đó là bộ phận dịch vụ tổng hợp cho các hoạt độngcủa các đơn vị nói chung và của lãnh đạo nói riêng, là vị trí trung tâm kết nối

hoạt động quản lý, điều hành giữa các cấp, các đơn vị, bộ phận trong cơ quan

Bộ Do đó, Văn phòng đã đáp ứng được đầy đủ, kịp thời

Có thể thấy, Văn phòng Bộ đã nắm bắt được vai trò quan trọng của mìnhtrong hoạt động của Bộ, do vậy Văn phòng đã và đang thực hiện khá tốt chứcnăng của mình, đảm bảo tính khách quan, giúp cho việc quản lý điều hành mộtcách tốt nhất và có hiệu quả cao Văn phòng Bộ là cánh tay phải đắc lực trongviệc tham vấn cho lãnh đạo cơ quan, giúp lãnh đạo Bộ quản lý và điều hànhcông việc chất lượng, hiệu quả

Hai chức năng tham mưu – tổng hợp và giúp việc, đảm bảo hậu cần cómối quan hệ chặt chẽ với nhau, đều đáp ứng nhu cầu công tác lãnh đạo, điềuhành của thủ trưởng cơ quan

1.2.3.2 Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường

kỳ của cơ quan

Để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được diễn ra thường xuyên vàhiệu quả thì việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ là yêu cầu đầu tiên

và không thể thiếu trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Chương trình công tác thường kỳ là nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chứcphải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định đảm bảo cho hoạt động của

cơ quan diễn ra liên tục, thống nhất, hiệu quả và đạt được mục tiêu đã đặt ra

Việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ nhằm đảm bảo cho BộLao động – Thương binh và Xã hội hoạt động thống nhất và có hiệu quả Việcxây dựng các chương trình công tác phải có sự phân công phối hợp với các đơn

vị và phù hợp với chức năng Hiện nay, tại Bộ đã ban hành các loại chương trìnhcông tác năm, chương trình công tác quý, chương trình công tác tháng và lịchcông tác tuần

Cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tình hình chung của Bộ để banhành các chương trình làm việc cụ thể Quy trình xây dựng chương trình côngtác được tiến hành theo trình tự như sau:

* Tiếp nhận, tổng hợp xây dựng chương trình công tác

- Xây dựng chương trình công tác năm:

+ Theo chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ

+ Chương trình công tác của các Tổng cục, Cục, Vụ trực thuộc Bộ, Thanhtra Bộ gửi Văn phòng Bộ, Phòng Thư ký – Tổng hợp tiếp nhận

Chương trình công tác năm có 2 phần:

+ Phần 1 Xây dựng các chương trình, đề án trình cấp trên, Bộ phê duyệt.Tiến độ triển khai các công việc trọng tâm của đơn vị trong năm, trong đó nêu rõđơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp thực hiện, người chỉ đạo triển khai, thời giantrình Bộ, trình Chính phủ

+ Phần 2 Thực hiện chức năng quản lý nhà nước (nêu rõ từng nội dung

cụ thể, thời gian triển khai và thời gian hoàn thành theo tháng, quý, năm Cácđơn vị xây dựng chương trình công tác theo mẫu trước ngày 05/11 hàng năm

- Chương trình công tác quý:

Trên cơ sở chương trình công tác năm và yêu cầu của Chính phủ, củaLãnh đạo Bộ, vào tháng cuối hàng quý, các đơn vị tiến hành rà soát lại kết quảthực hiện Chương trình thực hiện trong quý và chương trình thực hiện quý tiếptheo, để chuyển tiếp những việc chưa hoàn thành của quý trước sang quý sau,hoặc những việc của kế hoạch quý tiếp theo xét thấy không có tính khả thi thìlàm văn bản xin điều chỉnh sang quý sau Văn bản gửi cho Văn phòng Bộ,phòng Thư ký – Tổng hợp xử lý chậm nhất vào ngày 10 của tháng cuối quý Vănphòng tổng hợp để Bộ trình Chính phủ xin điều chỉnh (đối với các đề án trìnhChính phủ)

- Chương trình công tác tháng:

Căn cứ vào chương trình công tác năm, quý của Bộ, yêu cầu của lãnh đạo

Bộ, chương trình công tác tháng của Chính phủ, Văn phòng Bộ (phòng Thư ký –Tổng hợp chủ trì) xây dựng chương trình công tác tháng của Bộ vào ngày 30hàng tháng, gửi Lãnh đạo Bộ và các đơn vị triển khai thực hiện

- Chương trình công tác tuần:

Căn cứ vào chương trình công tác tháng và các vấn đề đột xuất, yêu cầucủa cấp trên, địa phương, các cơ quan đoàn thể, Lãnh đạo Bộ và của các đơn vịthuộc Bộ đề xuất công việc cần triển khai thực hiện trong tuần, chuyên viên tổnghợp giúp việc Lãnh đạo Bộ xây dựng chương trình công tác tuần của các đồngchí Lãnh đạo Bộ, trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt và đưa lịch lên mạng trước 16hthứ Sáu hàng tuần

* Xem xét

Trưởng phòng hoặc Phó phòng Thư ký – Tổng hợp xây dựng chươngtrình công tác năm, chuyên viên Tổng hợp chung xây dựng chương trình côngtác quý, 6 tháng, chuyên viên giúp việc Lãnh đạo Bộ xây dựng công tác tuần,Trưởng phòng xem xét lại lần cuối dự thảo của tất cả các chương trình trước khitrình lãnh đạo Văn phòng phê duyệt, ký trình Lãnh đạo Bộ

Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ (Phụ lục 04)

1.2.3.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan

Hội nghị là một trong những phương tiện để nhà quản lý thực hiện việcđiều hành và kiểm soát hoạt động của cơ quan, là phương thức phổ biến rộng rãicông việc một cách nhanh nhất và đảm bảo tính dân chủ

Công tác tổ chức Hội nghị được thực hiện như sau:

Bước 1 Công việc chuẩn bị trước khi Hội nghị diễn ra

- Văn phòng tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch cho hội nghị, giúp

Bộ trưởng xác định phạm vi, quy mô hội nghị, thời gian, địa điểm tổ chức hộinghị;

- Dự kiến thành phần tham dự, số lượng khách mời, chuẩn bị giấy mời đại

biểu và các chuẩn bị các tài liệu;

- Chuẩn bị kinh phí và cơ sở vật chất phục vụ cho hội nghị;

- Phụ trách về công tác lễ tân, hậu cần

Bước 2 Trong khi hội nghị diễn ra

Văn phòng Bộ thực hiện các công việc sau:

- Đón tiếp đại biểu, thống kê tình hình đại biểu tới dự hội nghị để cungcấp thông tin phục vụ cho khai mạc, điều hành hội nghị;

- Theo dõi diến biến hội nghị, đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị bố trí bộ phậnthường trực hội nghị để đảm bảo cho hội nghị diễn ra bình thường, đề phòngnhững sự cố xảy ra thì kịp thời khắc phục;

- Phối hợp với đơn vị chủ trì, văn phòng cử cán bộ ghi biên bản để tổnghợp ý kiến phục vụ hội nghị

Bước 3 Sau khi hội nghị kết thúc

- Văn phòng thu thập thông tin, tổng hợp kết quả hội nghị, chủ trì việc lập

hồ sơ hội nghị

- Căn cứ vào kết quả hội nghị, Văn phòng Bộ bổ sung công việc đề ra vàochương trình cơ quan năm sau;

- Quyết toán kinh phí hội nghị, tổng kết, rút kinh nghiệm

Sơ đồ quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan (Phụ lục 05)

1.2.3.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

cơ quan

Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào thì việc đi công tác của lãnh đạo là côngviệc mang tính chất thường xuyên và cần thiết Mỗi chuyến đi công tác của lãnhđạo có tác dụng quan trọng đối với hoạt động của toàn bộ cơ quan Vì vậy, cácchuyến đi phải được tổ chức chu đáo, được thực hiện như sau:

* Trước chuyến đi công tác:

- Các đơn vị lập kế hoạch chuyến đi, xác định mục đích, nội dung, địađiểm và thành phần tham gia chuyến đi công tác

- Văn phòng liên hệ, thông báo trước cho nơi tiếp nhận chuyến đi côngtác, nội dung chuyến đi, thành phần, thời gian và những đề nghị để cơ quan, đơn

vị tiếp nhận chuyến đi giúp đỡ đoàn.

- Văn phòng chuẩn bị nội dung chuyến đi

- Chuẩn bị tài liệu cho chuyến đi: tùy theo mục đích, nội dung và tính chấtcủa chuyến đi đểchuẩn bị tài liệu cho phù hợp

- Chuẩn bị kinh phí: Văn phòng dự trù kinh phí phục vụ chuyến đi côngtác

- Chuẩn bị phương tiện đi lại: sắp xếp người lái, mua vé máy bay hoặcvisa

- Bố trí nơi ăn, nghỉ cho lãnh đạo

* Trong khi lãnh đạo đi công tác:

- Thường xuyên giữ liên lạc với lãnh đạo để báo cáo tình hình thực hiệncông việc của các đơn vị trong cơ quan, đảm bảo quá trình quản lý vẫn diễn rabình thường và thông suốt

- Theo dõi và đôn đốc các đơn vị được phân công thực hiện công việc của

cơ quan đảm bảo về nội dung và tiến độ thời gian

* Sau chuyến đi công tác

- Sau khi thủ trưởng và đoàn công tác trở về, Văn phòng chịu trách nhiệmbáo cáo kết quả hoạt động của cơ quan với lãnh đạo

- Tiến hành thanh quyết toán kinh phí

- Hoàn tất hồ sơ chuyến đi công tác cho lãnh đạo

Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo (Phụ lục 06)

1.2.3.5 Công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

Văn hóa công sở bao gồm trình độ nhận thức, môi trường, cảnh quan làmviệc, đạo đức nghề nghiệp, phong cách giao tiếp ứng xử của cán bộ công nhânviên trong cơ quan nhằm đảm bảo tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của

cơ quan Đồng thời xây dựng một công sở văn minh, lịch sự với một phong cáchứng xử chuẩn mực, hướng tới mục tiêu xây dựng một đội ngũ cán bộ, công nhânviên có phẩm chất đạo đức tốt

Hiện nay, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội đã và đang triển khai

thực hiện theo Quy chế “Văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước”(Ban hành kèm theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm

2007 của Thủ tướng Chính phủ) Bộ đã quán triệt tốt việc thực hiện quy chế vănhóa công sở đến toàn bộ cán bộ, công chức trong cơ quan, đưa quy định thựchiện văn hóa công sở vào Quy chế làm việc của Bộ để tổ chức thực hiện hiệuquả

Qua đánh giá kết quả thực hiện, nhìn chung cán bộ, công chức, viên chứckhi đến làm việc tại cơ quan đều đúng giờ, ăn mặc gọn gàng, lịch sự Cách giaotiếp ứng xử của cán bộ cơ quan với khách đến liên hệ công tác thì với thái độnhã nhặn, khiêm tốn, biết lắng nghe ý kiến của khách; giải thích, hướng dẫn rõràng, cụ thể về các vấn đề cần giải quyết trong chức năng, nhiệm vụ, quyền hạncủa cơ quan Trong giao tiếp với đồng nghiệp, đều có thái độ trung thực, thânthiện, hợp tác phối hợp cùng thực hiện nhiệm vụ chung của cơ quan Khi giaotiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức đã đáp ứng được yêu cầu xưngtên, đều nói năng nhẹ nhàng, thái độ niềm nở và trao đổi ngắn gọn, tập trung vàonội dung công việc

Xây dựng văn hóa công sở là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có

kỷ cương và dân chủ Nhận được sự đồng tình và hưởng ứng của cán bộ, côngchức, viên chức tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội mà văn hóa công sởtại Bộ càng trở nên gần gũi và được mọi người trong cơ quan thực hiện với thái

độ nghiêm túc, đạt kết quả khá tốt

1.2.4 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng.

1.2.4.1 Xác định vị trí việc làm trong Văn phòng Bộ

Vị trí việc làm là công việc hoặc nhiệm vụ gắn với chức danh nghề nghiệphoặc chức vụ quản lý tương ứng; là căn cứ xác định số lượng người làm việc, cơcấu viên chức để thực hiện tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức trong cơquan, đơn vị

Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội có cơ cấu tổ chứctương đối lớn, có 09 phòng ban, đơn vị; tương ứng với các phòng ban, đơn vị đó

thì có rất nhiều vị trí việc làm Do số lượng vị trí việc làm tương đối nhiều vàthời gian thực tập còn hạn chế nên tôi chỉ mô tả vị trí việc làm của Chánh Vănphòng Bộ, Phó Chánh Văn phòng Bộ và 09 vị trí việc làm thuộc Phòng Hànhchính.

1.2.4.2 Mô tả các vị trị việc làm

 Bản mô tả công việc của Chánh Văn phòng Bộ

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHÁNH VĂN PHÒNG

Đơn vị công tác Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

- Tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, chỉ đạo của cấptrên Tham mưu giúp Lãnh đạo Bộ xây dựng nhiệm vụ trọng tâm và các chươngtrình, kế hoạch công tác năm, quý, tháng, tuần; chỉ đạo công tác tổng hợp tìnhhình hoạt động, điều hành, báo cáo tổng kết của Văn phòng Bộ; xây dựngchương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng Bộ

- Tham mưu giúp Lãnh đạo Bộ xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn; dự

án, dự thảo văn bản pháp luật do Văn phòng Bộ được giao chủ trì xây dựng

- Tham dự các cuộc họp của Bộ, các buổi làm việc của Lãnh đạo Bộ Khi

được Lãnh đạo Bộ ủy nhiệm có thể chủ trì cuộc họp với các đơn vị để giải quyếtcông việc của Bộ.

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, công tác thu – chi ngân sách của Vănphòng, thực hiện chế độ chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đàotạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức thuộc Vănphòng

- Ký các văn bản: công văn, báo cáo, quyết định , của Văn phòng Bộ.Thừa lệnh Bộ trưởng ký một số văn bản của Bộ Soát xét và điều chỉnh các vănbản của Bộ trước khi trình ký

- Giải quyết các công việc khác theo quy định của pháp luật hoặc do Bộtrưởng, Thứ trưởng giao hoặc ủy quyền

 Bản mô tả công việc của Phó Chánh Văn phòng Bộ

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

Bộ phận Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

Cán bộ quản lý trực tiếp Chánh Văn phòng

* Nhiệm vụ:

- Phó Chánh Văn phòng 1: Vũ Xuân Hân

+ Giúp Chánh Văn phòng Bộ phụ trách công tác tổng hợp, thư ký; quản lý

và thực hiện công tác hành chính; quản trị công sở của Bộ

+ Chỉ đạo và thực hiện công tác xây dựng và thực hiện các chương trình,

kế hoạch của Bộ và các báo cáo định kỳ, đột xuất

+ Công tác phối hợp với các Bộ, ngành, đoàn thể, địa phương

+ Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản để trình Chánh Văn phòng

Bộ hoặc Lãnh đạo Bộ duyệt ký Công tác cải cách hành chính liên quan đến hiệnđại hóa công sở tại cơ quan Bộ

+ Giúp Chánh Văn phòng Bộ về công tác tổ chức cán bộ của Văn phòngBộ; phụ trách công tác ý tế; bảo đảm các yêu cầu, điều kiện phục vụ hoạt động

của cơ quan Bộ.

+ Phụ trách và chỉ đạo hoạt động của các đơn vị: Phòng Thư ký – Tổnghợp, Phòng Hành chính, Phòng Quản trị

+ Thực hiện các công việc khác do Chánh Văn phòng giao cho

- Phó Chánh Văn phòng 2: Lưu Hồng Sơn

+ Giúp Chánh Văn phòng Bộ phụ trách công tác thông tin – tuyên truyền,thi đua – khen thưởng của Bộ, Văn phòng Bộ

+ Phụ trách công tác quốc phòng – an ninh; công tác phòng, chống, chữacháy nổ; công tác phòng, chống lụt bão của cơ quan

+ Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ: Người phát ngôn vàcung cấp thông tin cho báo chí theo quy định của Bộ; Thường trực Hội đồng thiđua khen thưởng Bộ; giúp việc Thành viên Hội đồng thi đua khen thưởng Trungương và thi đua khen thưởng theo khối

+ Phụ trách và chỉ đạo hoạt động của các đơn vị: Phòng Tuyên truyền –Thi đua, Phòng Quốc phòng – An ninh

+ Thực hiện các công việc khác do Chánh Văn phòng giao cho

- Phó Chánh Văn phòng 3: Võ Vĩnh Nam

+ Giúp Chánh Văn phòng Bộ phụ trách công tác quản lý công sở tại trụ sởD25; bảo đảm điều kiện và phương tiện đi lại, làm việc của Lãnh đạo Bộ và cơquan Bộ theo quy định; công tác đón tiếp, phục vụ đối tượng người có công đếnlàm việc với Bộ

+ Phụ trách và chỉ đạo hoạt động của các đơn vị: Phòng Quản trị nhà làmviệc liên cơ D25, Phòng Quản lý xe, Nhà khách

+ Thực hiện các công việc khác do Chánh Văn phòng giao cho

- Phó Chánh Văn phòng 4: Nguyễn Thị Dân

+ Tham gia quản lý, điều hành, giải quyết một số nhiệm vụ khi ChánhVăn phòng Bộ giao hoặc ủy quyền

+ Phụ trách và chỉ đạo hoạt động của các đơn vị: Nhà khách Người cócông, trực tiếp quản lý và điều hành Đại diện Văn phòng Bộ tại Thành phố HồChí Minh

+ Thực hiện các công việc khác do Chánh Văn phòng giao cho.

- Phó Chánh Văn phòng 5: Vũ Ngọc Thủy

+ Trực tiếp làm nhiêm vụ Thư ký Bộ trưởng

+ Tham gia quản lý, điều hành, giải quyết một số nhiệm vụ khi ChánhVăn phòng Bộ giao hoặc ủy quyền

 Trưởng phòng Hành chính

- Chịu sự quản lý trực tiếp của Lãnh đạo Văn phòng Bộ

- Trực tiếp quản lý, điều hành các công việc của Phòng Hành chính vềcông tác văn thư – lưu trữ của Bộ, photocoppy và bộ phận thư viện

- Xây dựng quy chế làm việc của phòng, phân công nhiệm vụ cụ thể choPhó trưởng phòng, công chức và người lao động trong phòng để thực hiện cácchức năng, nhiệm vụ của Phòng

- Trực tiếp xử lý sơ bộ văn bản đến

- Quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản được giao trong Phòng Hànhchính

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo giao

- Tham mưu giúp Lãnh đạo xây dựng văn bản về công tác lưu trữ

- Xây dựng các báo cáo thống kê, báo cáo chuyên đề và đột xuất khác

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức Phòng thực hiện đúng các nội dungnghiệp vụ của công tác lưu trữ

- Giải quyết các công việc của phòng khi trưởng phòng vắng mặt

- Xin ý kiến Lãnh đạo tổ chức các đoàn đi tham quan, hiếu, hỉ.

- Thực hiện các công việc khác do lãnh đạo phòng giao

 Chuyên viên Vũ Thị Thu Hoài

- Kiểm tra thể thức, thẩm quyền ban hành văn bản trước khi đóng dấu,đóng dấu văn bản, đăng ký văn bản đi vào phần mềm

- Chịu trách nhiệm về bảo quản và sử dụng con dấu theo quy định

- Tiếp nhận thông tin điện thoại và truyền đạt lại các thông tin chính xác,đầy đủ và kịp thời đến các đối tượng nhận tin

- Cho văn bản vào bì, dán bì, ghi nơi nhận và phát hành văn bản

- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Lưu văn bản đi, sắp xếp tập lưu văn bản đi, phục vụ sử dụng văn bản đi

và bàn giao văn bản cho Bộ phận Lưu trữ của cơ quan sau một năm làm việc

- Thực hiện các công việc khác do lãnh đạo phòng giao

 Nhân viên Bùi Đắc Hoàng

- Đánh máy văn bản khi được lãnh đạo giao

- Thực hiện việc xử lý, trình văn bản cho Lãnh đạo Bộ và Chánh Vănphòng Bộ

- Chịu trách nhiệm về việc phân chia các văn bản đến sau khi đã có ý kiếnphân phối của Lãnh đạo về từng đơn vị để đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản

- Tiếp nhận thông tin điện thoại và truyền đạt lại các thông tin chính xác,đầy đủ và kịp thời đến các đối tượng nhận tin

- Thực hiện các công việc khác do Lãnh đạo phòng giao

 Nhân viên Vũ Thị Hòa

- Tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn bản đến, đóng dấu Đến, ghi số đến và

nhập vào phần mềm quản lý văn bản đến

- Ghi Sổ chuyển giao văn bản cho các đơn vị

- Ghi Sổ chuyển giao văn bản đi bưu điện

- Thực hiện công tác Thư viện của Bộ, cung cấp tài liệu khi có yêu cầu

- Thực hiện các công việc khác khi do Lãnh đạo phòng giao

 Nhân viên Trương Thị Nga

- Thực hiện việc chỉnh lý và bổ sung hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ.

- Thực hiện photocoppy khi nhân viên Nguyễn Tuấn Anh vắng mặt

- Thực hiện các công việc khác do lãnh đạo Phòng giao

 Nhân viên Ngô Thị Hoa

- Thực hiện việc chỉnh lý và bổ sung hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ

- Thực hiện việc phục vụ tra tìm và khai thác tài liệu lưu trữ khi có yêucầu

- Nhập dữ liệu vào phần mềm lưu trữ

- Thực hiện các công việc khác do lãnh đạo phòng giao

 Nhân viên Trần Thị Hiền

- Chỉnh lý và bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ

- Nhập dữ liệu vào phần mềm lưu trữ

- Thực hiện các công việc khác do lãnh đạo phòng giao

 Nhân viên Nguyễn Tuấn Anh

- Đánh máy văn bản khi lãnh đạo giao

- Thực hiện photocoppy công văn, tài liệu

- Chịu trách nhiệm bảo quản và theo dõi, sử dụng máy photocoppy

- Thực hiện các công việc khác do lãnh đạo Phòng giao

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ

2.1 Tổ chức và điều hành công tác văn thư

2.1.1 Trách nhiệm của Chánh Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư

Chánh Văn phòng Bộ là người trực tiếp giúp Lãnh đạo Bộ tổ chức thựchiện các nhiệm vụ của công tác văn thư của cơ quan mình và trực tiếp chỉ đạonghiệp vụ văn thư ở các đơn vị, bộ phận thuộc Văn phòng Thường xuyên theodõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản Quy phạm pháp luật, hướngdẫn cán bộ văn thư làm các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm của mình

Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

Trực tiếp giúp Thủ trưởng cơ quan tham mưu, thực hiện nhiệm vụ côngtác văn thư trong phạm vi cơ quan, đon vị

Ký thừa lệnh Bộ trưởng một số văn bản được giao và ký văn bản do Vănphòng Bộ ban hành

Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của Bộ trưởng

Xem xét và chịu trách nhiệm ký về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản đối với tất cả các văn bản đi trước khi trình lãnh đạo Bộ ký

Xem xét các văn bản quan trọng và cho ý kiến giải quyết văn bản đến,phân phối văn bản đến cho các dơn vị, cá nhân và báo cáo lãnh đạo Bộ nhữngcông việc quan trọng

Giúp Bộ trưởng đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị lập hồ sơ và nộp hồ sơ vàolưu trữ cơ quan đúng thời gian quy định

Giúp Bộ trưởng quản lý và kiểm tra việc sử dụng các loại con dấu của cơquan

2.1.2 Các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư

* Các văn bản của Nhà nước:

Hiện nay, công tác văn thư của Bộ đã và đang thực hiện theo các văn bảncủa Nhà nước như sau:

+ Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tácvăn thư;

+ Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủsửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP;

+ Nghị định 58/2011/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ vềQuản lý và sử dụng con dấu;

+ Nghị định 31/2009/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001của Chính phủsửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sửdụng con dấu

+ Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

+ Thông tư 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ Tư pháphướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật củaChính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ vàvăn bản quy phạm pháp luật liên tịch

+ Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến

* Các văn bản do Bộ ban hành

+ Công văn 1503/LĐTBXH-VP ngày 20 tháng 5 năm 2005 của Vănphòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về việc sử dụng tờ trình và phiếutrình khi trình lãnh đạo Bộ;

+ Công văn 3109/LĐTBXH-PC ngày 20 tháng 9 năm 2005 của Bộ Laođộng – Thương binh và Xã hội giám sát việc thi hành văn bản quy phạm phápluật;

+ Công văn 86/VP-HC ngày 28 tháng 6 năm 2006 của Văn phòng Bộ Laođộng – Thương binh và Xã hội về thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ vềsoạn thảo và ban hành văn bản hướng dẫn Luật, Pháp lệnh

+ Công văn 1487/LĐTBXH-VP ngày 04 tháng 5 năm 2007 của Bộ Laođộng – Thương binh và Xã hội hướng dẫn chế độ báo cáo thống kê cơ sở côngtác Văn thư, lưu trữ năm 2006

+ Công văn số 86/VP-HC ngày 28 tháng 6 năm 2006 của Văn phòng Bộ

về việc hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ

+ Quyết định 1860/QĐ-LĐTBXH ngày 11 tháng 12 năm 2006 của BộLao động – Thương binh và Xã hội về ban hành quy chế làm việc của Bộ;

+ Quyết định 437/QĐ-BLĐTBXH ngày 30 tháng 3 năm 2007 của Bộ Laođộng – Thương binh và Xã hội ban hành Quy chế xây dựng và ban hành văn bảnquy phạm pháp luật về Lao động, thương binh và xã hội

+ Quyết định số 1486/QĐ-LĐTBXH ngày 03 tháng 10 năm 2013 của BộLao động – Thương binh và Xã hội ban hành Quy chế văn thư và lưu trữ của BộLao động – Thương binh và Xã hội

Nhìn chung, công tác văn thư của Bộ chủ yếu là thực hiện theo các quyđịnh của nhà nước Năm 2013 Bộ mới chỉ ban hành Quy chế Văn thư – Lưu trữcủa Bộ, cũng chưa ban hành thêm một số văn bản nào mới nêu cụ thể tráchnhiệm của từng đơn vị, cá nhân liên quan đến công tác văn thư

2.2 Mô hình tổ chức văn thư

Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội là cơ quan của Chính phủ, hàngngày Bộ nhận được rất hiều văn bản từ bên ngoài gửi đến, đồng thời cũng pháthành một số lượng không nhỏ văn bản đi Căn cứ vào khối lượng công việc, Bộ

tổ chức văn thư theo hình thức tập trung Tất cả văn bản đến và văn bản đi, tổchức quản lý, đóng dấu,…đều tập trung tại bộ phận văn thư

Do chức năng và nhiệm vụ đặc biệt của Văn thư trong mọi hoạt động của

Bộ, bộ phận Văn thư nằm trong phòng Hành chính và được bố trí ngay tầng 1gần cổng ra vào nên thuận tiện cho việc giao nhận tài liệu, giấy tờ từ bên ngoàichuyển đến

Tổ chức văn thư tập trung là hình thức được sử dụng phổ biến hiện nay.Hình thức tập trung đảm bảo quyết định chỉ đạo của lãnh đạo, kế hoạch làm việccủa các đơn vị, phòng ban trong cơ quan rút ngắn thời gian ban hành vì khôngphải mất nhiều thời gian đi lại nếu bộ phận văn thư được tổ chức phân tán Bêncạnh đó việc tiếp nhận văn bản đến và làm thủ tục đăng ký văn bản, trình lãnhđạo cho ý kiến xử lý sẽ được tiến hành nhanh hơn, có hiệu quả hơn nhất là đối