KHÓA LUẬN: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND, UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH, TỈNH CAO BẰNG

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 6. Phương pháp nghiên cứu 5 8. Cấu trúc của đề tài 5 NỘI DUNG 6 CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 6 1.1. Lý luận chung về công tác văn thư. 6 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư 6 1.1.2. Vị trí, tác dụng của công tác văn thư 6 1.1.3. Nội dung công tác văn thư 8 1.2. Lý luận chung về công tác lưu trữ. 10 1.2.1. Khái niệm, vai trò, nội dung và nguyên tắc của công tác lưu trữ. 10 1.2.1.1. Khái niệm 10 1.2.1.2. Nội dung 11 1.2.1.3. Vai trò 11 1.2.1.4. Nguyên tắc 12 1.2.1.5. Chính sách của nhà nước về lưu trữ 12 1.2.2. Khái niệm, đặc điểm, loại hình và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ. 13 1.2.2.1. Khái niệm 13 1.2.2.2. Đặc điểm 13 1.2.2.3. Loại hình 13 1.2.2.4. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ 14 1.3. Khái niệm, nội dung và vai trò của tổ chức công tác văn thư, lưu trữ. 15 1.3.1. Khái niệm tổ chức công tác văn thư, lưu trư. 15 1.3.2. Nội dung tổ chức công tác văn thư, lưu trữ 15 1.4. Tính chất và mối quan hệ giữa công tác văn thư và côn tác lưu trữ. 16 1.4.1. Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữ. 16 1.4.2. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ. 17 Tiểu kết 18 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH 19 2.1. Khái quát về UBND huyện Trùng Khánh 19 2.1.1. Quá trình hình thành 19 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Trùng Khánh 21 2.1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 21 2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Trùng Khánh 21 2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng huyện Trùng Khánh 23 2.1.3.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐNDUBND huyện Trùng Khánh 23 2.1.3.2. Vị trí, chức năng của văn phòng huyện Trùng Khánh 23 2.1.3.3. Nhiệm vụ và quyền hạn 24 2.1.3.4. Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc 24 2.1.3.5. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong Văn phòng HĐND và UBND huyện Trùng Khánh 26 2.2. Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh 32 2.2.1. Tổ chức bộ phận quản lý văn thư, lưu trữ 32 2.2.2. Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ 34 2.2.3. Tổ chức và xây dựng các biện pháp ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 36 2.2.4. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 39 2.2.4.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 39 2.2.4.2. Quy trình quản lý văn bản đi 41 2.2.4.3. Quy trình quản lý văn bản đến 42 2.2.4.4. Việc quản lý và sử dụng con dấu 45 2.2.4.5. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 47 2.2.4.6. Hoạt động lưu trữ 48 2.2.5. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ 52 2.2.5.1. Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử Eoffice trong quản lý văn bản đến tại văn phòng HĐND và UBND huyện Trùng Khánh 53 2.2.5.2. Quy trình quản lý văn bản đến tại UBND huyện theo hệ thống phần mềm Eoffice 55 2.2.5.3. Quy trình quản lý văn bản đi tại UBND huyện theo hệ thống phần mềm Eoffice 56 2.2.5.4. Những kết quả đã đạt được và hạn chế từ ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử Eoffice trong công tác văn thư tại UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng. 57 2.2.6. Tổ chức các hoạt động kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ trong Văn phòng UBND huyện Trùng Khánh 58 2.2.7. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ 60 2.3. Nhận xét 60 2.3.1. Ưu điểm 60 2.3.2. Hạn chế 62 2.3.3. Nguyên nhân 63 Tiểu kết 64 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH 65 3.1. Hoàn thiện hình thức tổ chức công tác văn thư và kiện toàn bộ phận làm công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND UBND huyện Trùng Khánh 65 3.2. Nâng cao nhận thức và tăng cường trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo và cán bộ công chức, viên chức về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ 66 3.3. Nâng cao trình độ của cán bộ văn thư, lưu trữ 68 3.4. Đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị phụ trợ 70 3.5. Xây dựng và hoàn thiện một cách đồng bộ các văn bản, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện 71 3.6. Mở rộng diện tích kho lưu trữ và xây dựng kho lưu trữ tập trung theo hướng hiện đại hóa 71 3.7. Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ 72 3.8. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra đánh giá 73 Tiểu kết 75 KẾT LUẬN 76 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 77 PHỤ LỤC

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TỔ CHỨC CƠNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHỊNG HĐND, UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH, TỈNH CAO BẰNG Khóa luận tốt nghiệp ngành Người hướng dẫn Sinh viên thực Mã số sinh viên Khóa Lớp : QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG : THS LÂM THU HẰNG : HỒNG THỊ BAY : 1305QTVB005 : 2013-2017 : ĐH QTVP 13B HÀ NỘI - 2017 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khóa luận phát triển hồn thiện thời gian thực tập UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng Tài liệu sử dụng báo cáo có tính xác thực lấy từ nguồn đáng tin cậy UBND huyện Hà Nội, ngày 20 tháng 04 năm 2017 Tác giả Hoàng Thị Bay LỜI CẢM ƠN Được phân công Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đồng ý cô giáo hướng dẫn Ths Lâm Thu Hằng, em thực đề tài “Tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ Văn phòng HĐNDUBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng” Từ kiến thức trang bị ghế nhà trường,được giúp đỡ, hướng dẫn tận tình thầy giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tập thể cán bộ, cơng chức khối Văn phòng HĐND-UBND huyện Trùng Khánh đặc biệt cán văn thư Hoàng Thị Ngà cô giáo Lâm Thu Hằng thời gian viết khoá luận trang bị cho em kiến thức làm sở, tảng cho việc tiếp thu tri thức kỹ nghề nghiệp, giúp đỡ em trình vận dụng kiến thức học trường vào thực công việc thực tế quan nơi thực tập hoàn thành khố luận Mặc dù có nhiều cố gắng song hạn chế thời gian phạm vi kiến thức nên khóa luận khơng thể tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận góp ý quý thầy cô giáo cô, chú, anh, chị quan để khóa luận em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt HĐND-UBND HĐND UBND Nghĩa đầy đủ Hội đồng nhân dân- Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài 2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu đề tài Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài NỘI DUNG .6 CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1.Lý luận chung công tác văn thư 1.1.1.Khái niệm công tác văn thư 1.1.2.Vị trí, tác dụng cơng tác văn thư 1.1.3.Nội dung công tác văn thư 1.2.Lý luận chung công tác lưu trữ 10 1.2.1.Khái niệm, vai trò, nội dung ngun tắc cơng tác lưu trữ 10 1.2.1.1.Khái niệm 10 1.2.1.2.Nội dung 11 1.2.1.3.Vai trò 11 1.2.1.4.Nguyên tắc 12 1.2.1.5.Chính sách nhà nước lưu trữ 12 1.2.2.Khái niệm, đặc điểm, loại hình ý nghĩa tài liệu lưu trữ .13 1.2.2.1.Khái niệm 13 1.2.2.2.Đặc điểm 13 1.2.2.3.Loại hình 13 1.2.2.4.Ý nghĩa tài liệu lưu trữ 14 1.3.Khái niệm, nội dung vai trò tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ .15 1.3.1.Khái niệm tổ chức công tác văn thư, lưu trư 15 1.3.2.Nội dung tổ chức công tác văn thư, lưu trữ 15 1.4.Tính chất mối quan hệ công tác văn thư côn tác lưu trữ 16 1.4.1.Tính chất công tác văn thư công tác lưu trữ .16 1.4.2.Mối quan hệ công tác văn thư công tác lưu trữ 17 Tiểu kết 18 QUA CHƯƠNG NÀY CHÚNG TA CÓ THỂ NHẬN THẤY CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ LUÔN GIỮ MỘT VỊ TRÍ, VAI TRỊ RẤT QUAN TRỌNG TRONG Q TRÌNH TỒN CẦU HĨA VÀ HỘI NHẬP HIỆN NAY CĨ THỂ THẤY ĐƯỢC NẾU QUAN TÂM LÀM TỐT CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ SẼ GÓP PHẦN BẢO ĐẢM CHO CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA NỀN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC ĐƯỢC THƠNG SUỐT NHỜ ĐÓ GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VÀ THÚC ĐẨY NHANH CHĨNG CƠNG CUỘC CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH HIỆN NAY MỖI CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC CẦN PHẢI CĨ MỘT NHẬN THỨC ĐÚNG ĐẮN VỀ VỊ TRÍ VÀ VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐỂ CĨ THỂ ĐƯA RA NHỮNG BIỆN PHÁP PHÙ HỢP NHẰM ĐƯA CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN ĐƠN VỊ MÌNH ĐI VÀO NỀ NẾP VÀ GĨP PHẦN TÍCH CỰC NÂNG CAO HIỆU LỰC, HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN, ĐƠN VỊ 18 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND- UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH 19 2.1 Khái quát UBND huyện Trùng Khánh 19 2.1.1 Quá trình hình thành 19 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Trùng Khánh 21 2.1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 21 2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Trùng Khánh 21 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng huyện Trùng Khánh 23 2.1.3.1 Tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND-UBND huyện Trùng Khánh .23 2.1.3.2 Vị trí, chức văn phòng huyện Trùng Khánh 23 2.1.3.3 Nhiệm vụ quyền hạn 24 2.1.3.4 Cơ cấu tổ chức lề lối làm việc 24 2.1.3.5 Xác định vị trí việc làm xây dựng mơ tả việc vị trí Văn phòng HĐND UBND huyện Trùng Khánh 26 2.2 Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Trùng Khánh 32 2.2.1 Tổ chức phận quản lý văn thư, lưu trữ 32 2.2.2 Tổ chức nhân làm công tác văn thư, lưu trữ .34 2.2.3 Tổ chức xây dựng biện pháp ban hành văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 36 2.2.4 Tổ chức thực nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 39 2.2.4.1 Soạn thảo ban hành văn 39 2.2.4.2 Quy trình quản lý văn 40 2.2.4.3 Quy trình quản lý văn đến 42 2.2.4.4 Việc quản lý sử dụng dấu 45 2.2.4.5 Lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan 46 2.2.4.6 Hoạt động lưu trữ 48 2.2.5 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ 52 2.2.5.1 Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử E-office quản lý văn đến văn phòng HĐND UBND huyện Trùng Khánh 53 2.2.5.2 Quy trình quản lý văn đến UBND huyện theo hệ thống phần mềm Eoffice 55 2.2.5.3 Quy trình quản lý văn UBND huyện theo hệ thống phần mềm E-office .56 2.2.5.4 Những kết đạt hạn chế từ ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử Eoffice cơng tác văn thư UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng 57 2.2.6 Tổ chức hoạt động kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ Văn phòng UBND huyện Trùng Khánh 58 2.2.7 Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ 60 2.3 Nhận xét 60 2.3.1 Ưu điểm 60 2.3.2 Hạn chế 62 2.3.3 Nguyên nhân 63 Tiểu kết 64 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND- UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH 65 3.1 Hồn thiện hình thức tổ chức cơng tác văn thư kiện tồn phận làm cơng tác văn thư, lưu trữ Văn phòng HĐND- UBND huyện Trùng Khánh 65 3.2 Nâng cao nhận thức tăng cường trách nhiệm cán lãnh đạo cán cơng chức, viên chức vai trò công tác văn thư, lưu trữ 66 3.3 Nâng cao trình độ cán văn thư, lưu trữ 68 3.4 Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị phụ trợ 70 3.5 Xây dựng hoàn thiện cách đồng văn bản, đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện 71 3.6 Mở rộng diện tích kho lưu trữ xây dựng kho lưu trữ tập trung theo hướng đại hóa 71 3.7 Ứng dụng Cơng nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ .72 3.8 Tăng cường công tác tra, kiểm tra đánh giá 73 Tiểu kết 75 KẾT LUẬN 76 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 77 PHỤ LỤC .78 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn thư lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý hành nhà nước Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức UBND huyện Trùng Khánh từ thành lập đến trọng công tác văn thư, lưu trữ xem nhiệm vụ then chốt việc quản lý đạo hoạt động UBND huyện Vì thế, cơng tác văn thư, lưu trữ UBND huyện vào nề nếp đạt kết đáng khích lệ Bên cạnh kết đạt số hạn chế định công tác tổ chức nhân làm văn thư, lưu trữ chưa kiện toàn; đội ngũ cán văn thư, lưu trữ thiếu số lượng; hệ thống văn quản lý công tác văn thư, lưu trữ thiếu, chất lượng văn chưa cao, Nhằm sớm khắc phục tình trạng trên, bước chấn chỉnh, tăng cường công tác văn thư, lưu trữ , đồng thời tăng cường khả khai thác thông tin lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học UBND huyện nhu cầu đáng khác cần phải nhanh chóng tìm biện pháp để thay đổi cách quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện có tính khoa học mang lại hiệu cao Xuất phát từ thực tế trên, em chọn đề tài “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp Thơng qua đề tài này, nhằm xem xét nghiên cứu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ để đề xuất số biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ quan Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà em đúc rút quan thực tập 2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác văn thư, lưu trữ công tác giữ vai trò quan trọng quan Nhà nước nói chung doanh nghiệp nói riêng, vấn đề nhiều người quan tâm nghiên cứu khía cạnh khác Cho đến Việt Nam có nhiều cơng trình nghiên cứu, nhiều luận văn tốt nghiệp đề cập đến vấn đề công tác văn thư, lưu trữ như: Đề tài nghiên cứu khoa học TS Dương Văn Khảm: “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước công tác lưu trữ 1999-2001” Đề tài chủ yếu tập trung vào việc đánh giá thực trạng tổ chức lưu trữ, hệ thống đào tạo cán công chức nước ta giai đoạn từ có ngành Lưu trữ hình thành Đề tài đề xuất chế quản lý nhà nước công tác lưu trữ Khóa luận tốt nghiệp sinh viên : Trần Thị Thúy: “ Thực trạng biện pháp hoàn thiện cơng tác văn thư, lưu trữ xí nghiệp sửa chữa tàu 81” khóa luận nêu lên thực trạng hoạt động cơng tác văn thư lưu trữ xí nghiệp Khóa luận tốt nghiệp sinh viên Bùi Thị Mến: “Tiếp tục hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ trường Cao đẳng nghề số 3- Bộ Quốc Phòng Nghiên cứu khoa học Đặng Thị Nhung “ Công tác văn thư UBND Tuyên Quang số ý kiến” Nghiên cứu khoa học Phạm Thị Thu Nhàn “ Công tác Lưu trữ công ty cổ phần Sông Đà 11- Thực trạng giải pháp” Báo cáo thực tập tốt nghiệp công tác văn thư lưu trữ văn phòng HĐND, UBND huyện Đơng Sơn sinh viên Nguyễn Thị Lan- Trường Đại học khoa học xã hội nhân văn Báo cáo thực tập công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Bình Liêu sinh viên La Thị Hằng- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo công tác văn thư lưu trữ quản trị văn phòng UBND xã Bình Hòa- sinh viên Đỗ Cường Phú- Học viện Hành Quốc gia Khóa luận “Thực trạng cơng tác văn thư Tổng cục thi hành án dân sự- Bộ Tư Pháp”- sinh viên Nguyễn Quốc Hỷ- Trường Đại học Thành Khóa luận “ Tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Thiệu Hóa” – Sinh viên Nguyễn Thị Hiền- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đề tài “ Công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Đồng Hỷ” Lê Thị Phượng- Lưu trữ viên UBND huyện Đồng Hỷ, năm 2009 Các tài liệu nghiên cứu rõ, cụ thể đánh giá công tác văn thư, lưu trữ cách xác khách quan Ngồi tài liệu đưa quy định Nhà nước giải pháp để công tác đạt hiệu cao Các cơng trình nghiên cứu đề cập đến vấn đề công tác văn thư, lưu trữ góc độ khác lý luận thực tiễn chưa có cơng trình nghiên cứu đề cập đến việc tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng Vì vậy, đề tài mà em lựa chọn để nghiên cứu không trùng với cơng trình nghiên cứu cơng bố Những tài liệu gợi ý quý báu, có giá trị tham khảo, kế thừa giúp em tiến hành nghiên cứu đề tài “ Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng.” Mục tiêu nghiên cứu đề tài - Làm rõ số vấn đề lý luận công tác văn thư, lưu trữ - Phân tích đánh giá thực trạng việc tổ chức cơng tác văn thư, lưu 3.5 Xây dựng hoàn thiện cách đồng văn bản, đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Văn hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ Nhà nước ban hành hướng dẫn công tác tương đối nhiều như: Luật số: 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011của Quốc hội Luật lưu trữ, Nghị định số: 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi bổ sung số điều nghị định công tác văn thư, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư, Thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Văn hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ Nhà nước ban hành hướng dẫn công tác tương đối nhiều như: Luật số: 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011của Quốc hội Luật lưu trữ, Nghị định số: 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ chính, Thơng tư số 04/2013/TT-BNV Bộ Nội Vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức,…Trên sở UBND huyện Trùng Khánh phải xây dựng hoàn thiện hệ thống văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ Căn văn quy phạm pháp luật, văn đạo Bộ Nội vụ văn hướng dẫn nghiệp vụ Sở Nội vụ, UBND tỉnh Cao Bằng, quan nên xây dựng hoàn chỉnh ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Đồng thời, rà soát văn quan ban hành khơng phù hợp lĩnh vực công tác văn thư, lưu trữ để chỉnh sửa, bổ sung thay 3.6 Mở rộng diện tích kho lưu trữ xây dựng kho lưu trữ tập trung theo hướng đại hóa Là quan đứng đầu huyện nên số lượng văn năm lớn, diện tích kho lưu trữ quan hạn hẹp khơng đáp ứng yêu cầu bảo quản lưu trữ số lượng lớn tài liệu HĐND,UBND huyện 71 Trùng Khánh Vì việc làm cấp thiết mở rộng diện tích kho lưu trữ để việc xếp bảo quản tài liệu tiến hành cách khoa học, thuận tiện cho việc tra tìm Do hồ sơ tài liệu khơng quản lý tập trung mà phân tán phòng ban việc quản lý khơng thống nhất, hồ sơ tài liệu không tránh khỏi mát, rách nát, mối mọt 3.7 Ứng dụng Công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ Hiện nay, cách mạng công nghệ thông tin diễn sôi động tác động sâu sắc trực tiếp đến mặt hoạt động kinh tế, xã hội đất nước Phương hướng tin học hố cơng tác văn thư, lưu trữ xuất phát từ yêu cầu thực tế khả phát triển tương lai Sử dụng công nghệ thông tin cho phép nâng cao suất lao động cán văn thư, lưu trữ lên nhiều lần nhờ giảm nhẹ sức lao động cán văn thư, lưu trữ Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ tạo điều kiện quản lý thông tin phục vụ cho quản lý cách nhanh chóng vừa tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn ngày giấy, đồng thời tăng nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc giúp lãnh đạo định kịp thời, xác, đắn Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ: phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng Ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc Từng bước áp dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ nhằm số hoá tài liệu lưu trữ hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ nhân dân cán cơng chức, viên chức, giúp cho tra cứu tìm tài liệu dễ dàng, nhanh chóng Cần triển khai xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo 72 tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào công tác văn thư, lưu trữ nhằm xây dựng thực quy trình xử lý cơng việc hợp lý, phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 Đây thực chất hình thức rà sốt thủ tục hành nhằm xây dựng quy trình xử lý cơng việc khoa học, hợp lý, phương pháp làm việc khoa học, xác định rõ việc (làm gì);rõ người (ai làm); rõ cách làm (theo trình tự nào, theo quy định nào, theo biểu mẫu ) Đồng thời tạo điều kiện để lãnh đạo quan kiểm sốt q trình giải công việc nội quan, thông qua bước nâng cao chất lượng hiệu công tác quản lý việc thực nghiệp vụ văn thư lưu trữ, khắc phục tồn phổ biến lâu quan làm theo thói quen, kinh nghiệm, tuỳ tiện Ứng dụng công nghệ thông tin giúp giảm bớt công việc người bỏ sức để làm mà thay vào thiết bị hỗ trợ người cần kiến thức tin học để áp dụng vào cơng việc mình, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin tốt giúp cho việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ tốt chuyên nghiệp Lãnh đạo không làm việc trực tiếp với nhân viên mà cơng việc giải máy móc áp dụng Hạn chế khối lượng văn giấy tờ không cần thiết, tiết kiệm diện tích kho tàng Áp dụng cơng nghệ thơng tin vào công tác giúp lãnh đạo quản lý nắm bắt tình hình cơng việc cách nhanh chóng, thuận lợi 3.8 Tăng cường công tác tra, kiểm tra đánh giá Đảm bảo công tác văn thư lưu trữ thực tốt số biện pháp trên, quan cần phải thường xuyên tiến hành tra, kiểm tra nghiệp vụ văn thư, lưu trữ quan để phát mặt hạn chế đưa giải pháp để kịp thời khắc phục Thanh tra, kiểm tra, đánh giá khâu then chốt giúp quan nắm tình hình thực quy định nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Thanh tra, kiểm tra, đánh giá bước cuối quy trình cơng việc 73 xem xét thời gian hoàn thành định Thanh tra, kiểm tra, đánh giá thực sau kết thúc công việc vừa xảy để có kết luận chuẩn xác sau có kết luận công việc tiến hành kiểm tra xem xét kết luận có với thực tế công việc hay không Thanh tra, kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ tiến hành kiểm tra văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn nghiệp vụ Nhà nước văn hướng dẫn quan công tác văn thư, lưu trữ quan theo thời gian thực định Để thực việc tra, kiểm tra, đánh giá, quan thường áp dụng cách thức như: Kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra qua báo cáo văn UBND huyện cần tăng cường tra, kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ Kết kiểm tra, cần phải có kết luận, kiến nghị thông báo cho lãnh đạo đơn vị kiểm tra biết Định kỳ tổng kết công tác văn thư, lưu trữ để đánh giá kết đạt đề phương hướng nhằm tiếp tục đẩy mạnh công tác văn thư, lưu trữ Qua công tác tra, kiểm tra quan lấy làm tiêu chí bình xét thi đua khen thưởng, đánh giá xếp loại tập thể, cá nhân có thành tích việc thực tốt công tác văn thư, lưu trữ để từ cán có thêm động lực việc thực cơng việc Nội dung cơng tác tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ gồm: kiểm tra tổ chức công tác văn thư, lưu trữ quan, trình độ số lượng cán làm công tác văn thư, lưu trữ quan, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ quan việc thực nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo quy định, hướng dẫn nhà nước Từ tổng hợp kết đưa đánh giá xác công tác văn thư, lưu trữ quan đồng thời xây dựng phương án, kế hoạch khắc phục tồn hạn chế 74 nhằm mục đích hồn thiện phát triển công tác văn thư, lưu trữ quan Trên số nhận xét, kiến nghị em công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Trùng Khánh, dựa sở đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ thời gian em thực tập Em hy vọng giải pháp lãnh đạo quan quan tâm xem xét sớm đưa vào thực tế Tiểu kết Công tác văn thư, lưu trữ cơng tác có vị trí, ý nghĩa đặc biệt hoạt động quan, tổ chức nói chung UBND huyện Trùng Khánh nói riêng Thực tốt công tác phục vụ đắc lực cho công tác quản lý, đạo mà giúp cho việc bảo quản, khai thác tối ưu nguồn thơng tin q giá trước hình thành q khứ Do đó, xuất phát từ tình hình thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ quan việc nâng cao hiệu chất lượng công tác cần thiết Nhưng để thực tốt giải pháp đòi hỏi phải có quan tâm giúp đỡ thường xun tích cực từ nhiều phía Những giải pháp hồn thiện công tác văn thư, lưu trữ mà em đề xuất mang tính thực tiễn lý luận Vì vậy, việc triển khai áp dụng cần thực linh hoạt, sáng tạo có điều chỉnh thích hợp nhằm đạt hiệu cao việc tổ chức cơng tác văn thư lưu trữ Văn phòng HĐNDUBND huyện Trùng Khánh 75 KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế Văn phòng HĐND- UBND huyện Trùng Khánh em nhận thấy công tác văn thư, lưu trữ có vị trí khơng thể thiếu cơng tác quản lý điều hành hoạt động quan Văn bản, giấy tờ công cụ đắc lực giúp cho việc định ban lãnh đạo, tránh tình trạng hiểu sai, làm sai gây lãng phí cơng sức tài sản quan Công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng năm qua quan tâm mức lãnh đạo cá nhân quan, nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ lãnh đạo có biện pháp tổ chức công tác ngày hiệu quả, góp phần nâng cao hiệu cơng việc quan Bằng việc hệ thống hóa sở lý luận cơng tác văn thư, lưu trữ, phân tích đánh giá thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ Văn phòng HĐND- UBND huyện Trùng Khánh thời gian qua, từ đề biện pháp để tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ có tính hợp lý khả thi nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác văn thư, lưu trữ quan thời gian tới Hy vọng giải pháp đưa góp phần nâng cao tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức quan 76 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Nghiêm Kỳ Hồng - ThS Hà Quang Thanh (2006) Quy định pháp luật Soạn thảo văn công tác văn thư - lưu trữ, NXB Lao động Ths Triệu Văn Cường – Trần Như Nghiêm (2006), Soạn thảo ban hành văn công tác văn thư lưu trữ, NXB Văn hóa thơng tin, Hà Nội Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I (2009), Giáo trình lưu trữ, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội PGS Vương Đình Quyền(2011), Lý luận chung phương pháp cơng tác văn thư, NXB Đại học Quốc Gia, Hà Nội Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011của Quốc hội Luật lưu trữ Luật số 77/2015/QH13 ngày 19/06/2015 Quốc hội Luật Tổ chức quyền địa phương Luật số 80/2015/QH13 ngày 19/06/2015 Quốc hội Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư 10 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu 11 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 12 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức 13 Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I(2009), Giáo trình lưu trữ, NXB Giao thơng vận tải, Hà Nội 14 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Trùng Khánh ngày 18 tháng 05 năm 2016 15 Website: trungkhanh.caobang.gov.vn 16 https://ww.google.com.vn/ 17 http://www.bachkhoatrithuc.vn/ 77 PHỤ LỤC PHỤ LỤC Sơ đồ tổ chức máy HĐND-UBND huyện Trùng Chủ tịch UBND huyện Phó chủ tịch phụ trách văn hóa-xã hội Phó chủ tịch phụ trách khối kinh tế Phó chủ tịch phụ trách tài mẫu Phòng Y tế Phòng Nội vụ Văn phòng HĐND-UBND Phòng Giáo dục đào tạo Phòng Cơng thương Phòng Tư pháp Phòng Dân tộc Phòng Tài chính-kế hoạch Phòng Thanh tra Phòng Văn hóathơng tin Phòng Thống kê Phòng Tài ngun mơi trường Phòng Lao động thương binh xã hội Phòng Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn (Nguồn: Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Trùng Khánh) PHỤ LỤC Quy chế công tác văn thư lưu trữ UBND tỉnh Cao Bằng PHỤ LỤC Một số hình ảnh kho lưu trữ cuả quan: Phụ lục Một sô mẫu dấu quan Phụ lục Một số phong bì văn đi- đến quan ... Nội, ngày 20 tháng 04 năm 2017 Tác giả Hoàng Thị Bay LỜI CẢM ƠN Được phân công Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đồng ý cô giáo hướng dẫn Ths Lâm Thu Hằng, em thực đề tài “Tổ... sau: - Thảo văn - Duyệt văn - Đánh máy, in văn - Ký văn để ban hành Hai là, quản lý giải văn Nội dung bao gồm công việc: - Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thu t trình bày; - Trình ký văn bản; -. .. Bình Hòa- sinh viên Đỗ Cường Ph - Học viện Hành Quốc gia Khóa luận “Thực trạng cơng tác văn thư Tổng cục thi hành án dân s - Bộ Tư Pháp - sinh viên Nguyễn Quốc H - Trường Đại học Thành Khóa luận