MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 6. Phương pháp nghiên cứu 5 8. Cấu trúc của đề tài 5 NỘI DUNG 6 CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 6 1.1. Lý luận chung về công tác văn thư. 6 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư 6 1.1.2. Vị trí, tác dụng của công tác văn thư 6 1.1.3. Nội dung công tác văn thư 8 1.2. Lý luận chung về công tác lưu trữ. 10 1.2.1. Khái niệm, vai trò, nội dung và nguyên tắc của công tác lưu trữ. 10 1.2.1.1. Khái niệm 10 1.2.1.2. Nội dung 11 1.2.1.3. Vai trò 11 1.2.1.4. Nguyên tắc 12 1.2.1.5. Chính sách của nhà nước về lưu trữ 12 1.2.2. Khái niệm, đặc điểm, loại hình và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ. 13 1.2.2.1. Khái niệm 13 1.2.2.2. Đặc điểm 13 1.2.2.3. Loại hình 13 1.2.2.4. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ 14 1.3. Khái niệm, nội dung và vai trò của tổ chức công tác văn thư, lưu trữ. 15 1.3.1. Khái niệm tổ chức công tác văn thư, lưu trư. 15 1.3.2. Nội dung tổ chức công tác văn thư, lưu trữ 15 1.4. Tính chất và mối quan hệ giữa công tác văn thư và côn tác lưu trữ. 16 1.4.1. Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữ. 16 1.4.2. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ. 17 Tiểu kết 18 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH 19 2.1. Khái quát về UBND huyện Trùng Khánh 19 2.1.1. Quá trình hình thành 19 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Trùng Khánh 21 2.1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 21 2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Trùng Khánh 21 2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng huyện Trùng Khánh 23 2.1.3.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐNDUBND huyện Trùng Khánh 23 2.1.3.2. Vị trí, chức năng của văn phòng huyện Trùng Khánh 23 2.1.3.3. Nhiệm vụ và quyền hạn 24 2.1.3.4. Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc 24 2.1.3.5. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong Văn phòng HĐND và UBND huyện Trùng Khánh 26 2.2. Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh 32 2.2.1. Tổ chức bộ phận quản lý văn thư, lưu trữ 32 2.2.2. Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ 34 2.2.3. Tổ chức và xây dựng các biện pháp ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 36 2.2.4. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 39 2.2.4.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 39 2.2.4.2. Quy trình quản lý văn bản đi 41 2.2.4.3. Quy trình quản lý văn bản đến 42 2.2.4.4. Việc quản lý và sử dụng con dấu 45 2.2.4.5. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 47 2.2.4.6. Hoạt động lưu trữ 48 2.2.5. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ 52 2.2.5.1. Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử Eoffice trong quản lý văn bản đến tại văn phòng HĐND và UBND huyện Trùng Khánh 53 2.2.5.2. Quy trình quản lý văn bản đến tại UBND huyện theo hệ thống phần mềm Eoffice 55 2.2.5.3. Quy trình quản lý văn bản đi tại UBND huyện theo hệ thống phần mềm Eoffice 56 2.2.5.4. Những kết quả đã đạt được và hạn chế từ ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử Eoffice trong công tác văn thư tại UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng. 57 2.2.6. Tổ chức các hoạt động kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ trong Văn phòng UBND huyện Trùng Khánh 58 2.2.7. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ 60 2.3. Nhận xét 60 2.3.1. Ưu điểm 60 2.3.2. Hạn chế 62 2.3.3. Nguyên nhân 63 Tiểu kết 64 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH 65 3.1. Hoàn thiện hình thức tổ chức công tác văn thư và kiện toàn bộ phận làm công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND UBND huyện Trùng Khánh 65 3.2. Nâng cao nhận thức và tăng cường trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo và cán bộ công chức, viên chức về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ 66 3.3. Nâng cao trình độ của cán bộ văn thư, lưu trữ 68 3.4. Đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị phụ trợ 70 3.5. Xây dựng và hoàn thiện một cách đồng bộ các văn bản, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện 71 3.6. Mở rộng diện tích kho lưu trữ và xây dựng kho lưu trữ tập trung theo hướng hiện đại hóa 71 3.7. Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ 72 3.8. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra đánh giá 73 Tiểu kết 75 KẾT LUẬN 76 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 77 PHỤ LỤC
Trang 1BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND, UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH,
TỈNH CAO BẰNG
Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn : THS LÂM THU HẰNG
Sinh viên thực hiện : HOÀNG THỊ BAY
Mã số sinh viên : 1305QTVB005
HÀ NỘI - 2017
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là bài khóa luận được phát triển và hoàn thiệntrong thời gian thực tập tại UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng
Tài liệu được sử dụng trong báo cáo có tính xác thực và được lấy từnhững nguồn đáng tin cậy trong UBND huyện
Hà Nội, ngày 20 tháng 04 năm 2017
Tác giả
Hoàng Thị Bay
Trang 3
LỜI CẢM ƠN
Được sự phân công của Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội và sự đồng ý của cô giáo hướng dẫn Ths Lâm Thu Hằng, em đã
thực hiện đề tài “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng
HĐND-UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng”.
Từ những kiến thức được trang bị trên ghế nhà trường,được sự giúp đỡ,hướng dẫn tận tình của các thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tậpthể cán bộ, công chức của khối Văn phòng HĐND-UBND huyện TrùngKhánh đặc biệt là cán bộ văn thư Hoàng Thị Ngà và cô giáo Lâm Thu Hằngtrong thời gian viết khoá luận đã trang bị cho em những kiến thức làm cơ sở,nền tảng cho việc tiếp thu tri thức mới cũng như kỹ năng nghề nghiệp, giúp
đỡ em trong quá trình vận dụng kiến thức đã học tại trường vào thực hiện nhữngcông việc thực tế của cơ quan nơi thực tập và hoàn thành khoá luận này
Mặc dù đã có nhiều cố gắng song do hạn chế về thời gian và phạm vikiến thức nên khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót Rất mong nhậnđược sự góp ý của quý thầy cô giáo cũng như các cô, chú, anh, chị trong cơquan để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 4DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
1 HĐND-UBND Hội đồng nhân dân- Ủy ban nhân dân
Trang 5MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU 1
1 Lý do chọn đề tài 1
2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2
3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 3
4 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 4
5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4
6 Phương pháp nghiên cứu 5
8 Cấu trúc của đề tài 5
NỘI DUNG 6
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 6
1.1 Lý luận chung về công tác văn thư 6
1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 6
1.1.2 Vị trí, tác dụng của công tác văn thư 6
1.1.3 Nội dung công tác văn thư 8
1.2 Lý luận chung về công tác lưu trữ 10
1.2.1 Khái niệm, vai trò, nội dung và nguyên tắc của công tác lưu trữ 10
1.2.1.1 Khái niệm 10
1.2.1.2 Nội dung 11
1.2.1.3 Vai trò 11
1.2.1.4 Nguyên tắc 12
1.2.1.5 Chính sách của nhà nước về lưu trữ 12
1.2.2 Khái niệm, đặc điểm, loại hình và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ 13
1.2.2.1 Khái niệm 13
Trang 61.2.2.2 Đặc điểm 13
1.2.2.3 Loại hình 13
1.2.2.4 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ 14
1.3 Khái niệm, nội dung và vai trò của tổ chức công tác văn thư, lưu trữ 15
1.3.1 Khái niệm tổ chức công tác văn thư, lưu trư 15
1.3.2 Nội dung tổ chức công tác văn thư, lưu trữ 15
1.4 Tính chất và mối quan hệ giữa công tác văn thư và côn tác lưu trữ 16
1.4.1 Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữ 16
1.4.2 Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ 17
Tiểu kết 18
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND- UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH 19
2.1 Khái quát về UBND huyện Trùng Khánh 19
2.1.1 Quá trình hình thành 19
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Trùng Khánh 21
2.1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 21
2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Trùng Khánh 21
2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng huyện Trùng Khánh 23
2.1.3.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Trùng Khánh 23
2.1.3.2 Vị trí, chức năng của văn phòng huyện Trùng Khánh 23
2.1.3.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 24
2.1.3.4 Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc 24
2.1.3.5 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong Văn phòng HĐND và UBND huyện Trùng Khánh 26
Trang 72.2 Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng
Khánh 32
2.2.1 Tổ chức bộ phận quản lý văn thư, lưu trữ 32
2.2.2 Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ 34
2.2.3 Tổ chức và xây dựng các biện pháp ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 36
2.2.4 Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 39
2.2.4.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 39
2.2.4.2 Quy trình quản lý văn bản đi 41
2.2.4.3 Quy trình quản lý văn bản đến 42
2.2.4.4 Việc quản lý và sử dụng con dấu 45
2.2.4.5 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 47
2.2.4.6 Hoạt động lưu trữ 48
2.2.5 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ 52
2.2.5.1 Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử E-office trong quản lý văn bản đến tại văn phòng HĐND và UBND huyện Trùng Khánh 53
2.2.5.2 Quy trình quản lý văn bản đến tại UBND huyện theo hệ thống phần mềm Eoffice 55
2.2.5.3 Quy trình quản lý văn bản đi tại UBND huyện theo hệ thống phần mềm E-office 56
2.2.5.4 Những kết quả đã đạt được và hạn chế từ ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử Eoffice trong công tác văn thư tại UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng 57
2.2.6 Tổ chức các hoạt động kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ trong Văn phòng UBND huyện Trùng Khánh 58
2.2.7 Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ 60
2.3 Nhận xét 60
2.3.1 Ưu điểm 60
Trang 82.3.2 Hạn chế 62
2.3.3 Nguyên nhân 63
Tiểu kết 64
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND- UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH 65
3.1 Hoàn thiện hình thức tổ chức công tác văn thư và kiện toàn bộ phận làm công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND- UBND huyện Trùng Khánh 65
3.2 Nâng cao nhận thức và tăng cường trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo và cán bộ công chức, viên chức về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ 66
3.3 Nâng cao trình độ của cán bộ văn thư, lưu trữ 68
3.4 Đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị phụ trợ 70
3.5 Xây dựng và hoàn thiện một cách đồng bộ các văn bản, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện 71
3.6 Mở rộng diện tích kho lưu trữ và xây dựng kho lưu trữ tập trung theo hướng hiện đại hóa 71
3.7 Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ 72
3.8 Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra đánh giá 73
Tiểu kết 75
KẾT LUẬN 76
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 77 PHỤ LỤC
Trang 9MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Văn thư lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tácthường xuyên đối với mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính nhànước Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều cómột đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờliên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu,
sử dụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xácnhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Do đó, khi các cơ quan, tổchức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì
đó là "huyết mạch" trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Công tác vănthư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việclãnh đạo, quản lý điều hành công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnhhưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng vàhiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức
UBND huyện Trùng Khánh từ khi thành lập đến nay rất chú trọng vềcông tác văn thư, lưu trữ và xem đây là một nhiệm vụ then chốt trong việcquản lý và chỉ đạo mọi hoạt động của UBND huyện Vì thế, công tác văn thư,lưu trữ của UBND huyện đã đi vào nề nếp và đạt được những kết quả đángkhích lệ Bên cạnh những kết quả đạt được vẫn còn một số hạn chế nhất địnhnhư công tác tổ chức nhân sự làm văn thư, lưu trữ chưa được kiện toàn; độingũ cán bộ văn thư, lưu trữ còn thiếu về số lượng; hệ thống văn bản quản lýcông tác văn thư, lưu trữ còn thiếu, chất lượng văn bản chưa cao,
Nhằm sớm khắc phục tình trạng trên, từng bước chấn chỉnh, tăngcường công tác văn thư, lưu trữ , đồng thời tăng cường khả năng khai thácthông tin lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học củaUBND huyện và các nhu cầu chính đáng khác cần phải nhanh chóng tìm racác biện pháp để thay đổi cách quản lý công tác văn thư, lưu trữ của UBND
Trang 10huyện có tính khoa học và mang lại hiệu quả cao Xuất phát từ thực tế trên,
em chọn đề tài “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND,
UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng” làm đề tài cho bài khóa luận
tốt nghiệp của mình Thông qua đề tài này, nhằm xem xét và nghiên cứu thựctrạng công tác văn thư, lưu trữ để đề xuất một số biện pháp nhằm nâng caohiệu quả công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan
Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kếthợp với lý luận chuyên môn mà em đã đúc rút được tại cơ quan thực tập
2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác văn thư, lưu trữ là công tác giữ vai trò quan trọng trong các cơquan Nhà nước nói chung và các doanh nghiệp nói riêng, cho nên vấn đề nàyđược rất nhiều người quan tâm nghiên cứu ở các khía cạnh khác nhau Chođến nay ở Việt Nam đã có nhiều công trình nghiên cứu, nhiều luận văn tốtnghiệp đã đề cập đến vấn đề về công tác văn thư, lưu trữ như:
Đề tài nghiên cứu khoa học của TS Dương Văn Khảm: “Cơ sở khoahọc để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ 1999-2001” Đề tài chủyếu tập trung vào việc đánh giá thực trạng tổ chức lưu trữ, hệ thống đào tạocán bộ công chức của nước ta trong giai đoạn từ khi có ngành Lưu trữ hìnhthành Đề tài đề xuất một cơ chế quản lý nhà nước về công tác lưu trữ
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên : Trần Thị Thúy: “ Thực trạng vàbiện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại xí nghiệp sửa chữa tàu 81”khóa luận nêu lên thực trạng hoạt động công tác văn thư lưu trữ tại xí nghiệp
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Bùi Thị Mến: “Tiếp tục hoàn thiệncông tác văn thư lưu trữ tại trường Cao đẳng nghề số 3- Bộ Quốc Phòng
Nghiên cứu khoa học của Đặng Thị Nhung “ Công tác văn thư ởUBND Tuyên Quang và một số ý kiến”
Nghiên cứu khoa học của Phạm Thị Thu Nhàn “ Công tác Lưu trữ tạicông ty cổ phần Sông Đà 11- Thực trạng và giải pháp”
Trang 11Báo cáo thực tập tốt nghiệp công tác văn thư lưu trữ tại văn phòngHĐND, UBND huyện Đông Sơn của sinh viên Nguyễn Thị Lan- Trường Đạihọc khoa học xã hội và nhân văn.
Báo cáo thực tập công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Bình Liêucủa sinh viên La Thị Hằng- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo công tác văn thư lưu trữ và quản trị văn phòng tại UBND xãBình Hòa- sinh viên Đỗ Cường Phú- Học viện Hành chính Quốc gia
Khóa luận “Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục thi hành án dânsự- Bộ Tư Pháp”- sinh viên Nguyễn Quốc Hỷ- Trường Đại học Thành đô
Khóa luận “ Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện ThiệuHóa” – Sinh viên Nguyễn Thị Hiền- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đề tài “ Công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Đồng Hỷ” của LêThị Phượng- Lưu trữ viên tại UBND huyện Đồng Hỷ, năm 2009
Các tài liệu trên đã nghiên cứu khá rõ, cụ thể và đánh giá công tác vănthư, lưu trữ một cách chính xác và khách quan Ngoài ra các tài liệu này cònđưa ra các quy định của Nhà nước và các giải pháp để công tác này đạt hiệuquả cao hơn Các công trình nghiên cứu trên đề cập đến vấn đề về công tácvăn thư, lưu trữ dưới các góc độ khác nhau cả về lý luận và thực tiễn nhưngchưa có công trình nghiên cứu nào đề cập đến việc tổ chức công tác văn thư,lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng Vì vậy,
đề tài mà em lựa chọn để nghiên cứu không trùng với các công trình nghiên cứu đãcông bố
Những tài liệu trên là những gợi ý quý báu, có giá trị tham khảo, kếthừa giúp em tiến hành nghiên cứu đề tài “ Tổ chức công tác văn thư, lưu trữtại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng.”
3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
- Làm rõ một số vấn đề lý luận về công tác văn thư, lưu trữ
- Phân tích và đánh giá thực trạng việc tổ chức công tác văn thư, lưu
Trang 12trữ của UBND huyện Trùng Khánh, từ đó khái quát những ưu điểm, hạn chếcũng như nguyên nhân trong việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBNDhuyện Trùng Khánh.
- Đề xuất một số giải giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức côngtác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh
4 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
- Khảo sát, đánh giá thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng
HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằmnâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan
- Khảo sát, đánh giá vai trò của lãnh đạo văn phòng trong việc tổ chứccông tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh
- Khảo sát tình hình tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòngHĐND, UBND huyện Trùng Khánh
5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu:
+ Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ
+ Các biện pháp tổ chức công tác văn thư, lưu trữ
+ Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND,UBND huyện Trùng Khánh
+ Các giải pháp để hoàn thiện tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Vănphòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Phạm vi thời gian: nghiên cứu từ năm 2011 đến 2016
+ Phạm vi không gian: đề tài tập trung nghiên cứu về việc tổ chứccông tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh
+ Phạm vi nội dung: đề tài tập trung nghiên cứu về việc tổ chức công
tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh giai
đoạn 2011- 2016
Trang 136 Phương pháp nghiên cứu
Để thu thập thông tin nhằm làm rõ vấn đề nghiên cứu, đề tài đã sử dụngmột số các phương pháp nghiên cứu như:
Thứ nhất là, phương pháp lý luận chung về chủ nghĩa Mác Lênin là hệ
thống các quan điểm, cơ sở lý luận giúp chúng ta tìm tòi, xây dựng, lựa chọn
và vận dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học trong nhận thức và thựctiễn Phương pháp lý luận chung về chủ Nghĩa Mác Lênin giúp chúng ta cócái nhìn khách quan khi đánh giá sự vật, sự việc, tránh tư duy phiến diện, duy
ý chí của bản thân cá nhân
Thứ hai là, phương pháp điều tra, khảo sát thực tế.
Thứ ba là, phương pháp so sánh, đối chiếu nhằm so sánh thực trạng tổ
chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện đã làmđúng yêu cầu của Nhà nước hay chưa, từ đó lựa chọn các giải pháp tốt nhất đểhoàn thiện, nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan
Thứ tư là, phương pháp phân tích và tổng hợp: Từ những thông tin, số
liệu, tài liệu thu thập được trong quá trình nghiên cứu, tìm tòi (sách báo, mạngInternet, tạp chí, giáo trình, số liệu của cơ quan…) tiến hành phân tích, tổnghợp và đưa ra những đánh giá phù hợp của các giải pháp hoàn thiện tổ chứccông tác văn thư, lưu trữ trên cơ sở phân tích đánh giá thực trạng tổ chức côngtác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh
8 Cấu trúc của đề tài
Ngoài lời cam đoan, lời cảm ơn, danh mục chữ viết tắt, phần mở đầu,kết luận, sơ đồ, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục Phần nội dung củabài khóa luận bao gồm ba chương:
Chương 1: Những vấn đề chung về công tác văn thư, lưu trữ
Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh.
Trang 14NỘI DUNG CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG
VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1 Lý luận chung về công tác văn thư.
1.1.1 Khái niệm công tác văn thư
Nhìn chung, khái niệm về công tác văn thư có rất nhiều khái niệmnhưng hiểu một cách chung nhất về khái niệm văn thư là:
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quanđến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ
sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lýcủa các cơ quan, tổ chức
Tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP, công tác văn thư quy định bao gồmcác công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệukhác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý
và sử dụng con dấu trong công tác văn thư
1.1.2 Vị trí, tác dụng của công tác văn thư
a Vị trí
Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu được tronghoạt động của tất cả các cơ quan Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể dùlớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần phảidùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánhtình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sựkiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.Công tác văn thư đối vớihoạt động của cơ quan có thể ví như một sợi dây chuyền trong một nhà máy
tự động, sợi dây chuyền đó liên hệ tất cả các bộ phận trong cơ quan với lãnhđạo, liên hệ các bộ phận với nhau, liên hệ cơ quan đó với các cơ quan cấp trên
và cấp dưới Nếu sợi dây chuyền đó ngừng hoạt động hoặc hoạt động không
Trang 15đều sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của nhà máy.
b Tác dụng
Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc,… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý.
Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều
bộ phận Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:
- Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hộichỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránhnạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính
- Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan Mọi chủtrương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đềuđược phản ánh trong văn bản Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơquan là rất quan trọng Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặtchẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữgìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan
- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổchức đảng, tổ chức chính trị - xã hội Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động
Trang 16của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội cũng như của cácđồng chí lãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác,phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chínhtrị - xã hội thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thànhtrong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội lànguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp
ủy, lưu trữ tổ chức chính trị - xã hội Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư,mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá Giải quyết xongcông việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúngquy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụtiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốtcho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau
1.1.3 Nội dung công tác văn thư
Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến quản lý
và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 05 nộidung cơ bản sau:
Công tác văn thư bao gồm những nội dung cơ bản sau:
Một là, soạn thảo và ban hành văn bản
Quá trình soạn thảo để ban hành một văn bản thường phải trải quanhững công việc như sau:
Trang 17- Trình ký văn bản;
- Ghi số, ngày tháng, năm văn bản;
- Đăng ký; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật ( nếu có);
- Làm thủ tục chuyển giao và theo dõi chuyển giao;
- Lưu và tổ chức khai thác sử dụng bản lưu
Ba là, quản lý và giải quyết văn bản đến Nội dung này bao gồm các
- Chuyển giao văn bản đến;
- Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Bốn là, quản lý và sử dụng con dấu Nội dung này bao gồm các công việc:
- Quy định về việc khắc dấu của các cơ quan, tổ chức
- Quy định những việc được làm và không được làm đối với người vănthư khi giữ con dấu của cơ quan
- Quy định về việc sử dụng các con dấu của cơ quan trong các văn bảncho phù hợp Quy định về việc đóng dấu và bảo quản con dấu của cơ quan, tổ
chức.
Năm là, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Nội dung này bao gồm các công việc:
- Mở hồ sơ;
- Thu thập tài liệu để đưa vào hồ sơ;
- Phân chia các đơn vị bảo quản, sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ;
- Kết thúc và biên mục hồ sơ
Nội dung công tác văn thư gồm nhiều khâu nghiệp vụ liên quan mật
Trang 18thiết với nhau; nếu một khâu làm không tốt, sẽ ảnh hưởng đến các khâu khác.Trong toàn bộ quy trình công tác văn thư, có nhiều người tham gia, từ Thủtrưởng đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ văn thư, Vì vậy để làm tốt công tácvăn thư mọi người cần xác định rõ trách nhiệm để hoàn thành tốt nhiệm vụcủa mình.
Trong một cơ quan, cán bộ văn thư tiến hành công tác chuyên mônnhư: tiếp nhận, đăng ký công văn đến, chuyển giao và theo dõi thời hạn giảiquyết công văn đến; trình ký và đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục gửi công vănđi;cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu; đánh máy, in văn bản (nếu cơ quankhông có cán bộ đánh máy, in chuyên trách)
Cán bộ lãnh đạo, chuyên viên có trách nhiệm thảo công văn đi, giảiquyết công văn đến Tất cả các cán bộ có liên quan đến công văn giấy tờ đều
có nhiệm vụ bảo vệ tài liệu, sắp xếp tài liệu đã giải quyết thành hồ sơ và nộpvào lưu trữ cơ quan đúng quy định
1.2 Lý luận chung về công tác lưu trữ.
1.2.1 Khái niệm, vai trò, nội dung và nguyên tắc của công tác lưu trữ 1.2.1.1 Khái niệm
Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin Tất cảnhững văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tàiliệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận, thực tiến, pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoahọc, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục
vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầuchính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì vậy công tác lưu trữ
Trang 19được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một mặt xích không thểthiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước.
Ở nước ta, công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau:
- Thực hiện các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu trữ
- Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ thu thập, bổ sung tài liệulưu trữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Công tác lưu trữ là sự lựa chọn, giữ lại và tố chức khoa học những vănbản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chínhtrị, văn hóa, khoa học, lịch sử của toàn xã hội
Tóm lại: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước baogồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiến, pháp chế liên quan tới việc tổ chứckhoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữphục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chínhđáng nhân dân
1.2.1.2 Nội dung
Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung cơ bản sau:
- Phân loại tài liệu lưu trữ
- Xác định giá trị tài liệu
- Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ
- Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Tiêu hủy tài liệu lưu trữ
1.2.1.3 Vai trò
Trang 20Công tác lưu trữ rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ cácnhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thông tinquá khứ có trong tài liệu lưu trữ Mục đích cao cả của công tác lưu trữ làhướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, của các quốc gia và củamỗi con người
Nếu công tác lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp được tổ chức tốt thì
sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với các quốc gia, địa phương, các cơquan và toàn xã hội
Trước hết, công tác lưu trữ được tổ chức tốt sẽ giúp các cơ quan, doanhnghiệp lưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnhđạo và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc
Công tác lưu trữ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việckhai thác thông tin trong tài liệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán
bộ trong cơ quan, tổng kết hoạt động và rút ra những bài học kinh nghiệm bổích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh
- Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê
1.2.1.5 Chính sách của nhà nước về lưu trữ
- Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản antoàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam
Trang 21- Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học,công nghệ trong hoạt động lưu trữ.
- Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổchức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà nước,đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ
- Tăng cường mở rộng hợp tác quốc tế trong hoạt động lưu trữ
1.2.2 Khái niệm, đặc điểm, loại hình và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ.
1.2.2.2 Đặc điểm
Tài liệu lưu trữ có những đặc điểm:
- Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin về quá khứ
- Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, bản sao của các văn bản
- Tài liệu lưu trữ do Đảng, Nhà nước thống nhất quản lý, được bảoquản, nghiên cứu và sử dụng theo những quy định chặt chẽ, thống nhất củaĐảng, Nhà nước
Trang 22hoạt động của Đảng, Nhà nước, tổ chức đoàn thể trên các mặt kinh tế, chínhtrị, văn hóa, quân sự Tài liệu hành chính có nhiều thể loại, tùy thuộc vào từnggiai đoạn lịch sử của từng quốc gia Hiện nay, tài liệu hành chính của Nhànước là Hiến pháp, Luật, Nghị quyết, Nghị định,…Tài liệu hành chính củaĐảng Cộng sản Việt Nam là Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tri,…
- Tài liệu khoa học kỹ thuật có nội dung phản ánh các hoạt động vềnghiên cứu khoa học, phát minh sáng chế, thiết kế xây dựng cơ bản, Tài liệukhoa học kĩ thuật có nhiều loại như bản vẽ, bản thuyết minh kĩ thuật, biểu đồ
- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh ghi âm và ghi hình là các loại hình tàiliệu phản ánh các hoạt động sáng tạo của con người và các hoạt động phongphú khác Tài liệu này có khả năng ghi và tái hiện các sự kiện bằng hình ảnh,
âm thanh Tài liệu bao gồm các âm bản, các bức ảnh, các băng, đĩa ghi âm vàghi hình
1.2.2.4 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn đối với tất cả các hoạt động chínhtrị,kinh tế, văn hoá, khoa học, của loài người
Ý nghĩa chính trị: Tài liệu lưu trữ mang tính chất giai cấp rõ rệt, bất
kỳ thời đại nào, các giai cấp đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợigiai cấp mình Ở nước ta, sau khi giành được chính quyền, Đảng và Nhà nước
đã tiến hành tập trung quản lý tài liệu lưu trữ và triệt để sử dụng nhằm phục
vụ cho sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế, văn hoá, củng cố quốcphòng, bảo vệ đất nước,
Ý nghĩa kinh tế: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa kinh tế to lớn; nội dungtài liệu phản ánh tình hình kinh tế chung, tình hình phát triển của từng ngành,từng nhà máy, xí nghiệp Việc nghiên cứu, sử dụng triệt để tài liệu lưu trữ sẽmang lại lợi ích to lớn cho nền kinh tế quốc dân
Trang 23Ý nghĩa khoa học: Tài liệu lưu trữ được sử dụng làm tư liệu tổng kếtcác quy luật vận động và phát triển sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hội
và tư duy Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt trong nghiên cứu lịch sử, bất kỳtài liệu lưu trữ nào ít nhiều đều chứa đựng những thông tin chân thực về xãhội của thời kỳ lịch sử đã sản sinh ra chúng Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệuquan trọng nhất, chính xác nhất cho việc nghiên cứu lịch sử Đảng, lịch sử dântộc nói chung cũng như của từng địa phương, từng ngành, từng cơ quan nóiriêng
Ý nghĩa văn hoá: Tài liệu lưu trữ là một di sản văn hoá đặc biệt củadân tộc Tài liệu lưu trữ phản ánh những thành quả lao động sáng tạo về vậtchất và tinh thần của nhân dân ta qua các thời kỳ lịch sử Nó có vai trò quantrọng đối với việc nghiên cứu nền văn hoá dân tộc, kế thừa những tinh hoavăn hoá mà cha ông ta đã trải qua trong quá trình xây dựng nền văn hoá mớicủa dân tộc
1.3 Khái niệm, nội dung và vai trò của tổ chức công tác văn thư, lưu
trữ.
1.3.1 Khái niệm tổ chức công tác văn thư, lưu trư.
Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ là thông qua pháp luật về công tác
văn thư, lưu trữ thông qua bộ máy quản lý và các chế độ nghiệp vụ văn thư,lưu trữ để tổ chức khoa học tài liệu văn thư, tập trung những hồ sơ có giá trịvào bảo quản trong các kho lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quảnhững hồ sơ tài liệu đó cho công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước Nhằmđưa công tác văn thư, lưu trữ không ngừng phát triển, phục vụ tốt nhất chocác mục tiêu của bộ máy quản lý và của toàn xã hội
1.3.2 Nội dung tổ chức công tác văn thư, lưu trữ
Tổ chức bộ phận quản lý văn thư, lưu trữ
Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ
Trang 24Tổ chức xây dựng ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác vănthư lưu trữ.
Tổ chức các biện pháp thực hiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫnvăn thư lưu trữ
Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
Tổ chức hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thưlưu trữ
Tổ chức các hoạt động kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ
Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ
Nếu làm tốt tổ chức công tác văn thư, lưu trữ sẽ có vai trò đặc biệt quantrọng như: công tác tổ chức bộ phận quản lý, nhân sự làm công tác văn thưlưu trữ được tốt hơn, việc tổ chức xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
về công tác văn thư lưu trữ và các biện pháp tốt nhất để thực hiện các văn bản
đã ban hành, góp phần làm tốt công tác thanh tra kiểm tra giúp hoạt động này
đi vào nề nếp ổn định hơn, đồng thời nếu làm tốt công tác tổ chức văn thư lưutrữ sẽ giúp cho cơ quan hoạt động các quy trình nghiệp vụ được thống nhất và
áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn thư lưu trữ tại cơ quan, gópphần mang lại hiệu quả của công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan, giúp chohoạt động này đi vào ổn định, phát triển hơn
1.4 Tính chất và mối quan hệ giữa công tác văn thư và côn tác lưu trữ 1.4.1 Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữ.
Tính chất cơ mật:
Tài liệu chứa đựng nhiều bí mật của Đảng, Nhà nước, của ngành, của
cơ quan, Vì vậy để bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài liệu, đòi hỏi công tácvăn thư, lưu trữ phải tuân theo những nguyên tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ;cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải luôn luôn nêu cao tinh thần trách
Trang 25nhiệm, cảnh giác cách mạng, ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnhcác quy chế về bảo vệ tài liệu.
Tính chất khoa học:
Tài liệu chứa đựng một khối lượng thông tin rất lớn, để tổ chức sử dụng
có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ văn thư và lưu trữ phải được tiếnhành theo phương pháp khoa học và có hệ thống lý luận riêng
1.4.2 Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ.
Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội dungnghiệpvụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau:
- Nguồn tài liệu chủ yếu và vô tận bổ sung cho các kho lưu trữ là tàiliệu văn thư Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ có và giữ lại được đầy đủ tàiliệu để bổ sung cho kho lưu trữ
- Tài liệu trong một cơ quan làm ra bảo đảm đầy đủ thể thức, đúng thểloại văn bản, khi giải quyết xong lập hồ sơ đầy đủ và nộp vào kho lưu trữ sẽtạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại, xác định giá trị tài liệu và phục vụkhai thác
- Công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư làm tốt thì kho lưu trữ tránh đượctình trạng nhận từ văn thư từng bó, từng gói tài liệu chưa chỉnh lý, không mấtcông khôi phục và chỉnh lý hồ sơ
- Công tác lưu trữ làm tốt sẽ phát hiện những vấn đề cần chấn chỉnhtrong công tác văn thư
=> Tóm lại: Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nộidung nghiệp vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau và đềukhông thể thiếu được trong hoạt động của mỗi cơ quan Vì vậy các cơ quancần phải quan tâm tổ chức tốt để phục vụ cho công tác hàng ngày và lâu dài
về sau
Trang 26Tiểu kết
Chương này đã hệ thống hóa lại các vấn đề lý luận liên quan đến côngtác văn thư, lưu trữ Đồng thời đã nêu ra những nội dung của tổ chức công tácvăn thư, lưu trữ như: tổ chức bộ phận quản lý văn thư, lưu trữ và nhân sự làmvăn thư, lưu trữ; tổ chức xây dựng ban hành và tổ chức các biện pháp thựchiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp
vụ văn thư lưu trữ; ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưutrữ; việc thanh tra, kiểm tra xử lý vi phạm về công tác văn thư lưu trữ cho đếnviệc sơ kết tổng kết công tác này
Qua chương này chúng ta có thể nhận thấy công tác văn thư, lưu trữluôn giữ một vị trí, vai trò rất quan trọng trong quá trình toàn cầu hóa và hộinhập hiện nay Có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư lưutrữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính Nhà nướcđược thông suốt Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính Nhànước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay Mỗi
cơ quan hành chính Nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí vàvai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phùhợp nhằm đưa công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan đơn vị mình đi vào nề nếp
và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị
Trang 27CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND- UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH
2.1 Khái quát về UBND huyện Trùng Khánh
châu Thượng Lang được ghi rõ hơn, trong sách Tên làng xã Việt Nam đầu thế
kỷ XIX có ghi châu Thượng Lang có 4 tổng, 35 xã, thôn; trong đó tổng Lăng
Yên có 13 xã, thôn; tổng Nga ổ có 9 xã, thôn; tổng Ỷ Cống có 9 xã, lũng;tổng Dương Châu có 6 xã Đến Năm 1831 (năm Tự Đức thứ 4), sau cải cáchhành chính, đổi trấn làm tỉnh (1831), đổi châu làm huyện (1834) thì Cao bằng
có 1 phủ, 5 huyện Đó là phủ Trùng Khánh, (trước là phủ Cao Bằng, đổi làmTrùng Khánh từ năm 1826-năm Minh Mệnh thứ 7); huyện Thượng Lang thời
kỳ này có 4 tổng, 37 xã, thôn
Thời kỳ Pháp thuộc, tên gọi, địa giới và số lượng các đơn vị hành chínhthuộc tỉnh Cao Bằng thường xuyên thay đổi Những năm cuối thế kỷ XIX,Cao bằng có phủ Trùng Khánh và phủ Hòa An, trong đó phủ Trùng Khánh có
3 châu là: Thượng Lang, Hạ Lang và Quảng Uyên Đầu thế kỷ XX, “CaoBằng là Đạo quan binh thứ nhì”, gồm một phủ Hòa An (phủ lỵ ở Nước Hai),
Trang 287 châu, miền Đông vẫn gồm 3 châu, và châu Thượng Lang có châu lỵ đặt ởTrùng Khánh phủ.
Năm 1928, theo cuốn Danh mục các làng xã Bắc Kỳ, xuất bản tại Hà
Nội, thì Cao Bằng có 1 phủ, 38 tổng, 230 xã; lúc đó châu Thượng Lang có 6tổng, 42 xã Tổng Lăng Yên 11 xã, tổng Nga Ổ 5 xã, tổng Phong Châu 6 xã,tổng Phong Đằng 7 xã, tổng Trà Lĩnh 7 xã, tổng Ỷ Cống 6 xã
Năm 1942, tổng Trà Lĩnh tách khỏi phủ Trùng Khánh, lập thành châuTrấn Biên Năm 1945, tổng Phong Đằng tách khỏi phủ Trùng Khánh và nhậpvào châu Hạ Lang
Sau Cách mạng Tháng Tám năm 1945, phủ Trùng Khánh được đổi tênthành huyện Trùng Khánh thuộc tỉnh Cao Bằng
Từ năm 1975 đến 1978, khi tỉnh Cao Bằng và tỉnh Lạng Sơn hợp nhấtthành tỉnh Cao Lạng, Trùng Khánh thuộc tỉnh Cao Lạng Theo Nghị quyết Kỳhọp thứ tư, Quốc hội Khóa VI, ngày 29-12-1978, tỉnh Cao Lạng được chiatách thành tỉnh Cao Bằng và Lạng Sơn, huyện Trùng Khánh trở lại đơn vịhành chính trực thuộc tỉnh Cao Bằng cho đến ngày nay
Huyện có 20 đơn vị hành chính, gồm 19 xã và 1 thị trấn, bao gồm cácxã: Đình Minh, Lăng Hiếu, Lăng Yên, Phong Nặm, Phong Châu, Ngọc
Chung, Ngọc Khê,Ngọc Côn (năm 2008 mới tách từ xã Ngọc Khê), Đình
Phong, Đàm Thủy, Đức Hồng, Cảnh Tiên, Cao Thăng, Chí Viễn, Thân Giáp,Đoài Côn, Thông Huề, Trung Phúc, Khâm Thành và Thị Trấn Trùng Khánh
Huyện Trùng Khánh có 8 xã biên giới tiếp giáp với Trung Quốc, vớichiều dài đường biên 63,15 km, bao gồm: Lăng Yên, Ngọc Chung, PhongNặm, Ngọc Khê, Ngọc Côn, Đình Phong, Chí Viễn, Đàm Thủy Huyện cócửa khẩu Pò Peo (thuộc xã Ngọc Côn) và nhiều đường mòn dân sinh, nhândân hai bên đường biên thường xuyên qua lại giao lưu kinh tế, văn hóa,…
Trang 292.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Trùng Khánh
2.1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
UBND huyện Trùng Khánh là cơ quan chấp hành của HĐND huyện,bảo đảm thực hiện các chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế-xã hội, củng
cố an ninh, quốc phòng và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn huyệntrong khuôn khổ Hiến pháp, Luật và các văn bản quy phạm pháp luật, văn bảnquản lý Nhà nước của các cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hộiđồng nhân dân huyện
UBND huyện Trùng Khánh làm việc theo nguyên tắc tập trung dânchủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách, quản lý toàn diện các mặt trong tất cảcác lĩnh vực
UBND huyện Trùng Khánh có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn theoĐiều 97 đến Điều 110, mục II, chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân
và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003
2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Trùng Khánh
UBND huyện Trùng Khánh hoạt động trên cơ sở Luật Tổ chức HĐND
và UBND ban hành ngày 26 tháng 11 năm 2003 và quy chế hoạt động củaUBND huyện Hoạt động của UBND huyện là sự kết hợp chặt chẽ giữa chế
độ làm việc tập thể gắn trách nhiệm của từng thành viên, thực hiện theonguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách, dưới sự kiểmsoát của HĐND huyện và cơ quan hành chính cấp trên trực tiếp UBND tỉnh
UBND huyện Trùng Khánh bao gồm: 01 Chủ tịch và 03 Phó chủ tịch,các Ủy viên Ủy ban và các phòng ban chuyên môn
Trang 30Chủ tịch UBND huyện là người lãnh đạo cao nhất, là người chủ trìcông việc của UBND huyện, chịu trách nhiệm trước UBND và HĐND huyện
về việc quản lý Nhà nước trên địa bàn huyện trong tất cả các lĩnh vực
Chủ tịch UBND lãnh đạo, điều hành toàn diện về các mặt công tác củaUBND, chỉ đạo việc tổ chức thực hiện các chỉ thị, nghị quyết của HĐND vàUBND tỉnh
Phó chủ tịch
UBND huyện Trùng Khánh có 03 Phó chủ tịch: một phụ trách về mặtvăn hoá, y tế, giáo dục, xã hội, một phụ trách về kinh tế, một phụ trách về cáclĩnh vực khác
Theo Điều 5, Quy chế hoạt động của UBND huyện Trùng Khánh: Phóchủ tịch là người giúp việc cho Chủ tịch, chịu trách nhiệm quản lý Nhà nướctrên địa bàn huyện và giải quyết các công việc liên quan đến lĩnh vực thuộctrách nhiệm mà mình quản lý Ký thay mặt Chủ tịch những văn bản thuộc lĩnhvực phụ trách
Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện
UBND huyện Trùng Khánh là cơ quan hành chính Nhà nước cấp huyệngồm có 14 phòng, ban trực thuộc.Ngoài ra, còn có bốn ban, ngành thuộcUBND huyện là: Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng; Ban Quản lý chợ; Đàitruyền thanh-Truyền hình và Trạm Khuyến nông-Khuyến lâm
Các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện là cơ quan tham mưugiúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý địa phương và thực hiện một
số nhiệm vụ quyền hạn theo sự ủy quyền của Chủ tịch UBND theo quy địnhcủa pháp luật góp phần đảm bảo sự thống nhất trong quản lý của ngành hoặclĩnh vực công tác ở địa phương
1.Văn phòng HĐND - UBND huyện
2 Phòng Nội vụ
3 Phòng Công thương
Trang 3111 Phòng Văn hóa và thông tin.
12 Phòng Lao động Thương binh và xã hội
13 Phòng Giáo dục và đào tạo
14 Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Sơ đồ tổ chức bộ máy UBND huyện Trùng Khánh (Xem phụ lục 1)
2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng huyện Trùng Khánh
2.1.3.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Trùng Khánh
Văn phòng là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Thủ trưởng cơ quantrong việc điều hành lãnh đạo của cơ quan Thông qua hoạt động của Vănphòng có thể đánh giá hoạt động của cơ quan, là mạch máu thông suốt tronghoạt động của cơ quan
Văn phòng HĐND- UBND có tầm quan trọng đặc biệt ảnh hưởng trựctiếp đến hoạt động quản lý của cơ quan, vì vậy UBND huyện Trùng Khánhquan tâm đến việc trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị cơ cấu tổ chức chovăn phòng
2.1.3.2 Vị trí, chức năng của văn phòng huyện Trùng Khánh
Văn phòng HĐND- UBND có chức năng tham mưu, tổng hợp choUBND huyện về hoạt động của UBND huyện, giúp UBND huyện về công tácdân tộc, chỉ đạo điều hành Cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của
Trang 32HĐND-UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vậtchất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND.
Văn phòng HĐND- UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và có tàikhoản riêng chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động củaHĐND- UBND đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp
vụ của Văn phòng HĐND và Văn phòng UBND tỉnh Cao Bằng
2.1.3.3 Nhiệm vụ và quyền hạn
Tham mưu giúp HĐND, UBND xây dựng chương trình làm việc, kếhoạch công tác hàng tháng, hàng quý, 6 tháng và cả năm, đôn đốc kiểm tracác cơ quan chuyên môn của huyện việc thực hiện chương trình, kế hoạchcông tác của Chủ tịch HĐND và UBND huyện
Thu thập và thông tin, chuẩn bị các báo cáo, phục vụ sự lãnh đạo, chỉđạo điều hành của HĐND, UBND huyện, Chủ tịch HĐND và Chủ tịchUBND huyện theo quy định của pháp luật
Quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật củaHĐND, UBND huyện; theo dõi kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó ở cácphòng, ban, ngành, các xã, thị trấn
Soạn thảo các văn bản liên quan đến sự giám sát, chỉ đạo, điều hànhhàng ngày của thường trực HĐND và UBND huyện Ban hành thông báo ýkiến chỉ đạo của Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch, các Phó chủ tịchUBND huyện
Tham mưu tổng hợp đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động củaHĐND, UBND và tham mưu cho Chủ tịch UBND trong công tác tiếp dân.Liên hệ công tác và trực tiếp làm công tác tổ chức các hội nghị, các kỳ họpcủa HĐND và UBND huyện
2.1.3.4 Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc
Cơ cấu tổ chức
UBND huyện là cơ sở cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền
Trang 33chung nên Văn phòng HĐND và UBND huyện được tổ chức theo sơ đồ sau:
Văn phòng có mối quan hệ phối hợp với Văn phòng cấp uỷ Đảng cấphuyện, quan hệ mật thiết với các cơ quan chuyên môn và UBND cấp xã, đểthực hiện hiệu quả chức năng, nhiệm vụ tham mưu tổng hợp, giúp việc cholãnh đạo
Chủ tịch
Chánh Văn phòng
Phó Chánh Văn phòng
Bộ phận tạp vụ
Bộ phận
kế toán
Bộ phận tổng hợp
Trang 342.1.3.5 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong Văn phòng HĐND và UBND huyện Trùng Khánh
1 Hoàng Văn Đông Chánh
Vănphòng
Chỉ đạo, điều hành, quản lý chung và toàndiện mọi hoạt động, nhiệm vụ công tácvăn phòng, thực hiện chức năng giúpHĐND , UBND huyện điều hành các hoạtđộng chung của các phòng, ban, đơn vịhuyện, UBND các xã, thị trấn; tham mưugiúp UBND huyện trong công tác chỉ đạo,điều hành các hoạt động của huyện; đảmbảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho các hoạtđộng của HĐND và UBND, Chủ tịchHĐND, Chủ tịch UBND huyện
2 Hoàng Thanh
Phong
Phóchánhvănphòng
Giúp Chánh văn phòng quản lý công táchành chính, bộ phận văn thư – lưu trữ, bộphận tài vụ, bộ phận tổng hợp, bộ phận lái
xe, bộ phận tạp vụ; bộ phận bảo vệ, quản
lý nhà khách Văn phòng UBND huyện;quản lý cơ sở vật chất, tài sản của vănphòng; đảm bảo các điều kiện về vật chất– kỹ thuật phục vụ công tác của HĐNDhuyện, Thường trực HĐND huyện,UBND huyện, lãnh đạo UBND huyện vàlãnh đạo Văn phòng Trực tiếp chỉ đạo,điều hành mọi hoạt động thuộc lĩnh vựchành chính – quản trị của văn phòng; tổ
Trang 35chức đón tiếp khách đến liên hệ làm việcvới Thường trực HĐND và UBND huyện,lãnh đạo UBND huyện Xây dựng kếhoạch công tác dự trù kinh phí hoạt độngcho các bộ phận có liên quan của Vănphòng Trực tiếp tham mưu giúp Thườngtrực HĐND huyện trong quá trình chỉ đạođiều hành công việc của HĐND huyện,thường xuyên thu thập xử lý thông tin,nghiên cứu, đề xuất các giải pháp về hoạtđộng của Thường trực HĐND huyện;phối hợp với các cơ quan, HĐND các xã,thị trấn Tổ chức các cuộc họp tiếp xúc cửchi của Đại biểu Quốc hội, Đại biểuHĐND tỉnh, Đại biểu HĐND huyện trênđịa bàn Giúp Chánh văn phòng Tổ chứccông dân, ngân sách của cơ quan theo chế
độ Nhà nước và các dịch công như: Lễtân, Nhà khách, ô tô, điện thoại,…
3 Nông Thị Hường Chuyên
viênvănphòng
- Giúp lãnh đạo văn phòng thường xuyêntheo dõi đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp vàphân tích tình hình hoạt động kinh tế, vănhóa – xã hội của các ngành các cấp đượcphân công theo dõi trong việc thực hiệnnhiệm vụ kinh tế, văn hóa – xã hội trongviệc chấp hành các văn bản của cấp trên,các chủ trương của Đảng và Nhà nước,của Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Huyện ủy,
Trang 36HĐND và UBND huyện nhằm phản ánhkịp thời phục vụ sự chỉ đạo điều hành củaHĐND và UBND huyện
- Nghiên cứu các văn bản của Đảng, củaNhà nước, nhất là các văn bản quản lýNhà nước có liên quan đến lĩnh vực côngtác được phân công, đề xuất với Lãnh đạovăn phòng trong việc triển khai, tổ chứcthực hiện các văn bản đó một cách chínhxác, kịp thời
- Tham gia các cuộc họp của HĐND,UBND huyện và các cuộc họp với cáccấp, ngành trong huyện khi bàn về côngviệc thuộc phạm vi mình theo dõi; phátbiểu đề xuất ý kiến của mình trong cuộchọp, hội nghị Khi được phân công, cótrách nhiệm trực tiếp làm thư ký cuộc họp
và soạn thảo các văn bản cần thiết trìnhHĐND và UBND huyện ban hành
4 Tạ Việt Hùng Chuyên
viênvănphòng
- Có nhiệm vụ chuẩn bị nội dung, cungcấp tình hình thuộc lĩnh vực mình phụtrách, dự tiếp và làm việc với các đoànkhách tỉnh, huyện bạn và các đoàn nướcngoài đến làm việc với huyện theo sựphân công của Chánh, Phó Chánh vănphòng Chuyên viên không làm thay côngviệc chuyên môn thuộc trách nhiệm củaphòng, ban trực thuộc
Trang 37- Rèn luyện kỹ năng quản lý nhà nước, tổchức tốt công tác thông tin (tiếp nhận hồ
sơ công việc và nộp hồ sơ lưu trữ mộtcách khoa học), biên tập thành thạo cácvăn bản quản lý Nhà nước theo đúng trình
tự, nội dung, thẩm quyền và thể thức theoquy định hiện hành của Nhà nước tronglĩnh vực quản lý được phân công
- Khi được lãnh đạo phụ trách phân cônglàm việc trực tiếp với Chủ tịch, các Phóchủ tịch UBND huyện lĩnh vực công tácđược phân công Khi nhận nhiệm vụ trựctiếp từ Thường trực HĐND huyện, Chủtịch, các Phó chủ tịch UBND huyện,chuyên phải báo cáo với lãnh đạo Vănphòng về công việc thực hiện, hoặc saukhi kết thức để tổng hợp theo dõi chung
5 Hoàng Thị Ngà Cán bộ
văn thư
- Đảm bảo công tác tiếp nhân văn bản đến
và xử lý văn bản đi một cách chính xác nhất,nhanh chóng, kịp thời, phục vụ đắc lực cho
sự chỉ đạo điều hành của Thường trựcHĐND, UBND huyện, và Văn phòng
- Kiểm tra chặt chẽ thể thức và hình thứcvăn bản của Thường trực HĐND huyện,UBND huyện và Văn phòng trước khiphát hành; quản lý và sử dụng các loạicon dấu theo quy định hiện hành của Nhànước và của cơ quan
Trang 38- Đánh máy, in ấn tài liệu của cơ quanđảm bảo thể thức của văn bản theo đúngquy định chung, văn bản phải in rõ vàđẹp.
- Các nội dung văn bản đến, văn bản đi,tài liệu đánh máy được quản lý chặt chẽ
và thực hiện công tác bảo mật trong quản
lý văn bản theo đúng quy định
viên kếtoán
- Lập các dự toán kinh phí hàng năm,hàng quý và phải đảm bảo kinh phí phục
vụ các hoạt động của Thường trực HĐND
và UBND huyện và của Văn phòng; quản
lý chặt chẽ các nguồn kinh phí, chi tiêuphải đúng chế độ quy định và hết sức tiếpkiệm chi; thực hiện chế độ báo cáo quyếttoán và kiểm kê tài sản theo đúng quyđịnh
- Mở sổ theo dõi tài sản, thu chi xuất nhậphàng hóa vật tư theo đúng quy định của
cơ quan tài chính, xây dựng các định mức
sử dụng vật tư hàng hóa đảm bảo phù hợpvới thực tế sử dụng, tránh để xảy ra lãnhphí
- Có kế hoạch kinh phí hàng tháng, quý,năm để mua sắm trang thiết bị tài sản, vật
tư, hàng hóa phục vụ yêu cầu công táccủa cơ quan
- Thực hiện chế độ thanh toán cho các
Trang 39đơn vị bên ngoài cơ quan và cho cán bộ,công chức với tinh thần nhanh nhất, tíchcực nhất nhưng phải đảm bảo nguyên tắc,chế độ quy định hiện hành.
- Quản lý theo dõi các nguồn kinh phí đầu
tư xây dựng cơ bản thuộc Văn phòng
7 Nông Thị Dung Nhân
viên tạpvụ
- Tổ chức quản lý toàn bộ cơ sở vật chất
do cơ quan Văn phòng quản lý
- Thực hiện các thủ tục về xây dựng cơbản, sửa chữa nhỏ trong cơ quan, muasắm các phương tiện, trang thiết bị, vật tưhàng hóa theo đúng quy định hiện hành
- Đảm bảo phục vụ tốt cho các cuộc hộinghị, hội họp và làm việc thường xuyêncũng như đột xuất của Thường trựcHĐND huyện, UBND huyện, Văn phòngtại trụ sở làm việc của HĐND và UBNDhuyện
- Phối hợp với Nhà khách văn phòng đểtiếp đón, phục vụ các cuộc hội nghị vàcác đoàn khách đến làm việc với huyện
- Xây dựng và chăm sóc cây cảnh, tổ chứcthực hiện công tác vệ sinh trong cơ quan,đảm bảo sạch, đẹp
8 Hoàng Văn Đại Nhân
viên láixe
- Quản lý đội xe và đảm bảo hoạt động tốt
để phục vụ lãnh đạo huyện và Văn phòng
- Xe phục vụ phải đúng theo quy định củaNhà nước, thực hiện tiếp kiệm xăng dầu
Trang 40và giữ gìn xe tốt, lái xe an toàn.
- Mở sổ theo dõi lý lịch của xe để có kếhoạch bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế phụtùng cho xe nhằm có điều kiện phục vụcông tác kịp thời, không bị ách tắc
- Khi có công việc đột xuất của Thườngtrực HĐND, UBND huyện trực tiếp điềuhành xe đi công tác thì lái xe có tráchnhiệm thông báo cho Chánh hoặc PhóChánh văn phòng biết trước khi đi
9 Nông Văn Minh Nhân
viênbảo vệ
- Đảm bảo an ninh, trật tự cho UBNDhuyện
- Bảo vệ cơ quan ngoài giờ hành chính,ngày nghỉ hàng tuần, ngày lễ, ngày tết
- Chấp hành nội quy, quy chế của cơquan, kỷ luật lao động, an toàn lao động
2.2 Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh
2.2.1 Tổ chức bộ phận quản lý văn thư, lưu trữ
Bộ phận quản lý công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thểthiếu trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan Bộ phận quản lý công tác vănthư, lưu trữ có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác văn thư, lưu trữtrong cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng nhữngvăn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, các biện pháp
để thực hiện các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ;quản lý và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của cơ quan; đềxuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ cho cơ quan,