THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ UBND HUYỆN ỨNG HÒA

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B.PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ CẤU , TỔ CHỨC UBND HUYỆN ỨNG HÒA VÀ PHÒNG NỘI VỤ 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu của UBND huyện Ứng Hòa 3 1.1.1 Lịch sử hình thành 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Ứng Hòa 3 1.1.3.Cơ cấu của UBND huyện Ứng Hòa 9 1.2. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu của phòng Nội vụ huyện Ứng Hòa 9 1.2.1 Vị trí, chức năng 9 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ 10 1.1.3 Tổ chức và biên chế 13 CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ UBND HUYỆN ỨNG HÒA 14 2.1 Hoạt động quản lý 14 2.1.1.Quy chế công tác văn thư 14 2.1.2. Hình thức tổ chức văn thư và nhân sự 14 2.1.3. Các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư 15 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 15 2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 15 2.2.1.1Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 16 2.2.1.2Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 16 2.2.1.3Nhận xét : 17 2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản( phụ lục 5) 18 2.2.2.1Quản lý và giải quyết văn bản đi 18 2.2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến 19 2.2.3 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 21 2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 22 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊNHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN UBND HUYỆN ỨNG HÒA 23 3.1 Nhận xét, đánh giá 23 3.2 Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư UBND huyện Ứng Hòa 24 C. PHẦN KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC 26

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

B.PHẦN NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ CẤU , TỔ CHỨC UBND HUYỆN ỨNG HÒA VÀ PHÒNG NỘI VỤ 3

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu của UBND huyện Ứng Hòa 3

1.1.1 Lịch sử hình thành 3

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Ứng Hòa 3

1.1.3.Cơ cấu của UBND huyện Ứng Hòa 9

1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu của phòng Nội vụ huyện Ứng Hòa 9

1.2.1 Vị trí, chức năng 9

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ 10

1.1.3 Tổ chức và biên chế 13

CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ UBND HUYỆN ỨNG HÒA 14

2.1 Hoạt động quản lý 14

2.1.1.Quy chế công tác văn thư 14

2.1.2 Hình thức tổ chức văn thư và nhân sự 14

2.1.3 Các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư 15

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 15

2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 15

2.2.1.1Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 16

2.2.1.2Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 16

2.2.1.3Nhận xét : 17

2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản( phụ lục 5) 18

2.2.2.1Quản lý và giải quyết văn bản đi 18

2.2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến 19

2.2.3 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 21

2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 22

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN UBND HUYỆN ỨNG HÒA 23

3.1 Nhận xét, đánh giá 233.2 Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư UBND huyện Ứng Hòa 24

C PHẦN KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC 26

A PHẦN MỞ ĐẦU

Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặcbiệt quan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưngđều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy

tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu,

sử dụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận

sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản

đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưutrữ còn quan trọng hơn nhiều Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập,công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" tronghoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảothông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hànhcông việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việcgiải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơquan,tổ chức

Là sinh viên trường đại học Nội vụ Hà Nội với chuyên ngành lưu trữ học,

em đã được thầy cô giảng dạy nắm bắt cơ bản về đặc điểm hoạt động ngành vănthư- lưu trữ Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng thực tế vềchuyên ngành mình đã học, trường đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức một đợtkiến tập cho sinh viên khoa văn thư- lưu trữ nhằm nâng cao trình độ hiểu biếtcũng như kiến thức thực tế với phương châm nhà trường đã đề ra: “ học đi đôivới hành ”.Tạo cơ hội cho sinh viên chủ độc ,độc lập trong quá trình quan sát,nhận xét ,đánh giá nội dung công tác Văn thư, Lưu trữ của cơ quan ,tổchức.Giúp sinh viên nâng cao ý thức, trách nhiệm trong việc học tập các họcphần tiếp theo

Trong quá trình thực tập do kỹ năng giao tiếp còn chưa tốt ,kỹ năng ápdụng kiến thức vào thực tế còn chưa cao, khả năng sử dụng các trang thiết bịnhư máy in , máy fax còn hạn chế gây khó khăn trong quá trình kiến tập Tuynhiên nhờ có sự giúp đỡ nhiệt tình ban lãnh đạo, các anh chị trong cơ quan đãgiúp đỡ em hoàn thành tốt đợt kiến tập

Trong suốt quá trình kiến tập em chân thành cảm ơn bác Phan Văn người hướng dẫn kiến tập cùng tập thể ban lãnh đạo và các anh chị phòng Nội

Hùng-vụ nói riêng cũng như UBND huyện Ứng Hòa nói chung trong quá tình tìm hiểuthu thập thông tin

Trong quá trình thực gần một tháng tại phòng Nội vụ huyện Ứng Hòa em

đã nhận sự chỉ dạy nhiệt tình của cán bộ trực tiếp hướng dẫn cũng như cán bộcông chức trong phòng Nội vụ giúp em hoàn thành tốt đợt kiến tập

Do thời gian ,trình độ, kiến thức còn hạn chế báo cáo kiến tập của em cònnhiều hạn chế , mang tính chủ quan trong nhận định đánh giá cũng như đề ranhững giải pháp Chính vì vậy để báo cáo được hoàn thiện hơn em mong được

sự thông cảm và đóng góp ý kiến của các thầy,cô để báo cáo được hoàn thiệnhơn

Em xin chân thành cảm ơn!

B.PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ CẤU , TỔ CHỨC UBND

HUYỆN ỨNG HÒA VÀ PHÒNG NỘI VỤ 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu của UBND huyện Ứng Hòa

1.1.1 Lịch sử hình thành

Huyện Ứng Hòa nguyên là phủ Ứng Thiên đời nhà Lê thuộc trấn SơnNam Năm Gia Long thứ 13 (năm 1814) phủ Ứng Thiên đổi tên là phủ ỨngHòa Năm Minh Mạng thứ 12 (năm 1831), khi tỉnh Hà Nội được thành lập, ỨngHòa là một trong bốn phủ của tỉnh Hà Nội Phủ Ứng Hòa gồm các huyện SơnMinh sau đổi thành Sơn Lãng, Chương Đức (sau đổi thành Chương Mỹ), ThanhOai và Hoài An Năm 1888, khi tỉnh Hà Đông được thành lập, phủ Ứng Hòathuộc tỉnh Hà Đông Năm 1891, thành lập phủ Mỹ Đức thuộc tỉnh Hà Đông, baogồm huyện Yên Đức, Chương Mỹ và Sơn Lãng Sau Cách mạng tháng Támthành công, huyện Sơn Lãng đổi tên là huyện Ứng Hòa, huyện Yên Đức đổi tên

là huyện Mỹ Đức

Ngày 21/4/1965, tỉnh Hà Tây được thành lập theo Nghị quyết của ủy banThường vụ Quốc hội, trên cơ sở hợp nhất hai tỉnh Sơn Tây và Hà Đông Ngày12/8/1991, kỳ họp thứ chín Quốc hội khóa 8 thông qua Nghị quyết chia tỉnh HàSơn Bình thành hai tỉnh Hòa Bình và Hà Tây Theo đó, huyện Ứng Hòa thuộctỉnh Hà Tây Ngày 23/9/2003, Chính phủ ra Nghị định số 107/2003/NĐ-CP điềuchỉnh địa giới hành chính mở rộng thị trấn Vân Đình thuộc huyện Ứng Hòa.Theo đó, sáp nhập toàn bộ diện tích tự nhiên và nhân khẩu của xã Tân Phương

và một phần diện tích và dân số các xã Liên Bạt, Phương Tú, Vạn Thái vào thịtrấn Vân Đình Sau khi điều chỉnh, huyện Ứng Hòa gồm 29 đơn vị hành chínhgồm thị trấn Vân Đình và 28 xã Từ ngày 1 tháng 8 năm 2008, toàn bộ tỉnh HàTây xác nhập vào Hà Nội theo nghị quyết 15/2008/QH12 kì họp quốc hội khóa

12 ngày 29 tháng 5 năm 2008 Theo đó huyện Ứng Hòa thuộc Hà Nội

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Ứng Hòa

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội

đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệmtrước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên Uỷ ban nhândân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhànước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảmthực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng,

an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Trong lĩnh vực kinh tế:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐNDcùng cấp thông qua để trình UBND cấp tỉnh phê duyệt, tổ chức kiểm tra việcthực hiện kế hoạch đó

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương; phương án phân bổ dự toán ngân sách của cấp mình, quyếttoán ngân sách địa phương, lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trongtrường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáoUBND, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn kiểm tra UBNDcấp xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách, kiểm tra nghị quyết củaHĐND cấp xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định củaluật ngân sách

- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn

Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai:

- Xây dựng, trình HĐND cùng cấp thông qua các chương trình khuyếnkhích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chứcthực hiện các chương trình đó

- Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấukinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản,phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ, hải sản

- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ giađình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của phápluật

- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi, tổ chức bảo vệ đê điều, các công trìnhthuỷ lợi vừa và nhỏ, quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định củapháp luật.

- Xem xét quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn.Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp:

- Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch pháttriển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện

- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,dịch vụ ở các xã, thị trấn

- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu, phát triển cơ sở chế biếnnông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của UBNDtỉnh

Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:

- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xâydựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện, quản lý việc thực hiệnquy hoạch xây dựng đã được duyệt

- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng

cơ sở theo sự phân cấp

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thựchiện pháp luật trong xây dựng, tổ chức việc thực hiện các chính sách về nhà ở,quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn

- Quản lý việc khai thác, sản xuất kinh doanh vật liệu xâu dựng theo phâncấp của UBND cấp tỉnh

Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:

- Xây dựng phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm traviệc chấp hành quy định của nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và dulịch trên địa bàn huyện

- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạtđộng thương mại, dịch vụ và du lịch trên địa bàn

- Kiểm tra việc chấp hành quy định của nhà nước về hoạt động thươngmại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.

Trong lĩnh vực văn hoá, thông tin, giáo dục, y tế, xã hội và thể dục thểthao:

- Xây dựng các trương trình đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,

y tế, thể dục thể thao, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khiđược cấp có thẩm quyền phê duyệt

- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổcập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề, tổchức các trường mầm non, thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địabàn, chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,quy chế thi cử

- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phòngtrào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thểthao, bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử, văn hoá và danh lam thắngcảnh do địa phương quản lý

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, quản lý các trung tâm y tế,trạm y tế, chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ cho nhân dân, phòng chốngdịch bệnh, bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơinương tựa, bảo vệ chăm sóc bà mẹ, trẻ em, thực hiện chính sách dân số kế hoạchhoá gia đình

- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hànhnghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm

- Tổ chức chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động,

tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo, hướng dẫn hoạt động từthiện, nhân đạo

Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường:

- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụsản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng chống khắc phục hậu quả

thiên tai, bão lụt.

- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường vàchất lượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bànhuyện, ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tạiđịa phương

Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội:

- Tổ chức phòng trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang

và quốc phòng toàn dân Thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủhuyện, quản lý lực lượng dự bị động viên, chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dânquân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ

- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhậpngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trườnghợp vi phạm theo quy định của pháp luật

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự an toàn xã hội, xâydựng lực lượng công an nhân dân vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước, thực hiệncác biện pháp phòng ngừa và phòng chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và cáchành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương

- Chỉ đạo và kiểm tra việc quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại củangười nước ngoài ở địa phương

- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ

an ninh trật tự, an toàn xã hội

Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:

- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc vàtôn giáo

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kếhoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộcthiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt

- Chỉ đạo và kiểm tra thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo,quyền tự do, tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc khong theo một tôn giáo nào củacông dân ở địa phương

- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của phápluật và chính sách của nhà nước theo quy định của pháp luật.

Trong lĩnh vực thi hành pháp luật:

- Tổ chức, chỉ đạo công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm traviệc chấp hành hiến pháp, luật các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhànước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp

- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biệnpháp bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội, tổchức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền vàlợi ích hợp pháp khác của công dân

- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn

- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của phápluật

Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước, tổchức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân,hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn

Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:

Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhândân theo quy định của pháp luật

Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc UBND cấp mình theo hướng dẫn của UBND cấp trên

Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấpcủa UBND cấp trên

Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện

Xây dựng đề án thành lập mới, sát nhập, chia tách, điều chỉnh địa giớihành chính ở địa phương trình HĐND cùng cấp thông qua để trình cấp trên xemxét quyết định

Xây dựng đề án thành lập các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhândân theo hướng dẫn của Chính phủ trình Hội đồng nhân dân quyết định

1.1.3.Cơ cấu của UBND huyện Ứng Hòa ( Sơ đồ : phụ lục 1và 2 )

Theo luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003; nghịđịnh 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 quy định tổ chức các cơ quanchuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện,quận, xã phường thành phố thuộctỉnh; Căn cứ Nghị quyết số 23/2008/NQ-HĐND ngày 11 tháng 12 năm 2009 củaHội đồng nhân dân thành phố Hà Nội về tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc

Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã – thành phố Hà Nội UBND huyện ỨngHòa gồm 1 chủ tịch, 3 phó chủ tịch và 5 ủy viên UBND huyện Ứng Hòa có 12

cơ quan chuyên môn tham mưu giúp việc cho UBND quản lý những ngành, lĩnhvực mình phụ trách trên lãnh thổ huyện gồm :

- Phòng Nội vụ

- Phòng Tư pháp

- Phòng Tài chính – Kế hoạch

- Phòng Tài nguyên và Môi trường

- Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội

- Phòng Văn hoá và Thông tin

- Phòng Giáo dục và Đào tạo

Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu

sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân huyện;đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của

Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạchsau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật vềcác lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao

Về tổ chức, bộ máy:

Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp huyện theo hướng dẫncủa Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội

- Trình Ủy ban nhân dân quyết định hoặc để Ủy ban nhân dân huyện trìnhcấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyênmôn thuộc UBND huyện

- Xây dựng các đề án thành lập, xác lập, giải thể của tổ chức sự nghiệptrình cấp có thẩm quyền quyết định

Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:

-Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế hànhchính,

- Giúp UBND huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chếhành chính sự nghiệp, công việc hàng năm

-Giúp Uỷ ban nhân dân huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quyđịnh về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổchức sự nghiệp cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã

Về công tác xây dựng chính quyền:

-Giúp Uỷ ban nhân dân huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thựchiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân côngcủa Uỷ ban nhân dân huyện và hướng dẫn của Uỷ ban nhân dân Thành phố

đồng nhân dân cùng cấp thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyềnxem xét, quyết định Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địagiới hành chính của huyện

-Giúp Uỷ ban nhân dân huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể,sáp nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, làng, tổ dân phốtrên địa bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Tổ trưởng, Tổ phó tổdân phố và Trưởng, phó thôn

-Giúp Uỷ ban nhân dân huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra, tổng hợpbáo cáo việc thực hiện pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hànhchính, đơn vị sự nghiệp, xã, thị trấn trên địa bàn huyện

Về cán bộ, công chức, viên chức:

-Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng,điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồidưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, côngchức, viên chức;

- Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn và thực hiệnchính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã, thị trấntheo phân cấp

Về cải cách hành chính:

-Giúp Uỷ ban nhân dân huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quanchuyên môn cùng cấp và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác cải cáchhành chính ở địa phương;

-Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện về chủ trương, biện pháp đẩymạnh cải cách hành chính trên địa bàn huyện;

-Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo Uỷ bannhân dân huyện và Thành phố

Giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức vàhoạt động của hội và tổ chức phi Chính phủ trên địa bàn.

Về công tác văn thư, lưu trữ:

-Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hànhchế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

-Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bànhuyện và lưu trữ huyện

Về công tác tôn giáo:

-Giúp Uỷ ban nhân dân huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chứcthực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôngiáo và công tác tôn giáo trên địa bàn;

-Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiệnnhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của Uỷ bannhân dân Thành phố và theo quy định của pháp luật

Về công tác thi đua khen thưởng:

-Tham mưu, đề xuất với Uỷ ban nhân dân huyện tổ chức các phong tràothi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nướctrên địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng thi đua - Khenthưởng huyện;

-Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua,khen thưởng theo quy định của pháp luật

-Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm

về công tác nội vụ theo thẩm quyền

Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dânhuyện và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụtrên địa bàn

Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệthống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụ

trên địa bàn.

Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối vớicán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theo quyđịnh của pháp luật và theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân huyện

Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật

và theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân huyện

Giúp Uỷ ban nhân dân huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vực công táckhác được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nộivụ

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Uỷ ban nhân dânhuyện

-Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặtcông tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụđược phân công Khi Trưởng phòng vắng mặt một Phó Trưởng phòng đượcTrưởng phòng uỷ nhiệm điều hành các hoạt động của Phòng

Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễnnhiệm, từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Trưởng phòng, Phó Trưởngphòng do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện quyết định theo quy định của phápluật

Biên chế của phòng Nội vụ do Uỷ ban nhân dân huyện quyết định trongtổng biên chế hành chính của huyện gồm 1 trưởng phòng ,2 phó phòng, 6 cán bộcông chức

CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ UBND HUYỆN

ỨNG HÒA

Công tác văn thư quy định bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hànhvăn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

2.1 Hoạt động quản lý

2.1.1.Quy chế công tác văn thư

Quy chế công tác văn thư – lưu trữ thực hiện theo quy chế làm việc củavăn phòng HĐND-UBND huyện Ứng Hòa

Nhiệm vụ văn thư giữ vai trò quan trọng, chiếm phần lớn trong hoạt độngcủa văn phòng Chính vì vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơquan và được xem như một phần của hoạt động quản lý Nó có vai trò và ýnghĩa như sau:

- Đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiếtcho hoạt động quản lý nhà nước nói chung, của mỗi đơn vị cơ quan nói riêng

- Góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng chính xác,hiệu suất chất lượng công tác của cơ quan

- Góp phần phòng chống tệ nạn quan liêu giấy tờ

- Góp phần giữ bí mật của nhà nước, của cơ quan

- Đảm bảo giữ gìn hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.Công tác văn thư đóng một vai trò quan trọng đối với hoạt động của bộmáy nhà nước, các cơ quan Đảng,…Đây là công tác có quan hệ mật thiết vớiviệc ban hành đường lối, chủ chương của Đảng, luật pháp của nhà nước, vớiviệc hoạt định chương trình kế hoạch công tác, lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức thựchiện các nhiệm vụ công tác của cơ quan, tổ chức

2.1.2 Hình thức tổ chức văn thư và nhân sự

Trong cơ quan hình thức tổ chức văn thư được bố trí theo hình thức vănthư hỗn hợp có nghĩa là vừa có văn thư chung của cơ quan đặt tại văn phòng,vừa có cán bộ văn thư chuyên trách ,kiêm nhiệm đặt tại các phòng ban Văn thư

cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận văn bản gửi cho cả cơ quan, văn thư các đơn

vị tiếp nhận ghi vào sổ văn bản đi đến liên quan đến đơn vị mình

2.1.3 Các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư

Công tác văn thư đặt dưới sự quản lý của văn phòng với mục đích nângcao hiệu quả công tác văn thư trong quá trình giải quyết công việc, đáp ứng nhucầu thực tế của UBND huyện Trong quá trình hoạt động căn cứ văn bản do nhànước banhành hướng dẫn nghiệp vụ như : thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19tháng 01 năm 2011 Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính, nghị định 110/2004/NĐ-CP NGÀY 08 THÁNG 4 NĂM 2004 CỦACHÍNH PHỦ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ,… để hướng dẫn chỉ đạo về công tácvăn thư Nhìn chung việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư cơ bản được thựchiện tốt.Tuy nhiên cần có sự kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn nhiều hơn về nghiệp

vụ văn thư

Trên cơ sở văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước, văn bản hướng dẫncủa cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, UBND huyện Ứng Hòa đã nhận thứcđược vai trò của công tác văn thư Việc quản lý, chỉ đạo của công tác văn thưđược thức hiện trên cơ sở văn bản của Đảng và Nhà nước về công tác văn thưtrên cơ sở đó ban hành những văn bản hướng dẫn ngiệp vụ về công tác văn thư

cụ thể như quy chế về công tác văn thư- lưu trữ

Những văn bản trên cho thấy sự quan tâm lãnh đạo huyện về công tác vănthư và tạo tiền đề thực hiện tốt công tác văn thư của huyện Tuy nhiên hiện naycông tác lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức, chưa có nhà kho bảo quản riêng

và thiếu trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu Đối văn bản do UBND huyện vàphòng Nội vụ ban hành đã lâu như quy chế công tác văn thư-lưu trữ nên khôngcòn phù hợp với thực tế và khó khăn trong việc triển khai thực hiện

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Căn cứ luật 31/2004/QH11 ban hành văn bản của HĐND và UBND ngày

03 tháng 12 năm 2004, văn bản quy phạm pháp luật của UBND cấp huyện làquyết định và chỉ thị về các vấn đề quản lý ở địa phương Các loại văn bản hànhchính thông thường khác rất đa dạng và phong phú như giấy mời, công văn ,…

2.2.1.1Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Bước 1: Cán bộ trong các phòng ban căn cứ yêu cầu , nội dung công việcsoạn thảo loại văn bản phù hợp.Thu thập thông tin và xây dựng dự thảo văn bản

Bước 2: Nếu cần thiết thì xin ý kiến đóng góp các phòng ban có liên quan

bổ sung vào dự thảo văn bản Trình lãnh đạo bộ phận phòng ban xem xét, phêduyệt và sửa chữa, bổ sung nếu cần.Trong trường hợp văn bản không có gì saisót thì lãnh đạo đơn vị sẽ ký nháy về nội dung và thể thức văn bản văn bản

Bước 3 :Văn thư phòng ban ghi số văn bản, nhân bản , đóng dấu theo quyđịnh nếu là văn bản thuộc phẩm quyền ban hành phòng ban đó Nếu văn bản dochủ tịch huyện giao cho soạn thảo thì trình chủ tịch huyện ký ban hành Sau đócán bộ chuyên môn chuyển văn bản cho văn thư cơ quan ghi số văn bản , nhânbản ,đóng dấu và gửi cơ quan được nêu trong văn bản.Văn bản soạn thảo lưu haibản: một bản lưu tại văn thư cơ quan, một bản lưu tại đơn vị soạn thảo văn bản

2.2.1.2Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Đối với văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo thông tư số 25/20011/TT-BNV văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộtrưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch vàthông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội

vụ và văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảnhành chính

Đối với văn bản hành chính thông thường được thực hiện theo thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính

Văn bản ban hành phải đầy đủ chính yếu tố thể thức cơ bản gồm :

Quốc hiệu: biểu thị tên nước , ghi đầu trang văn bản về phía bên phải, inđậm kiểu chữ đứng

Tác giả văn bản :được trình bày ở góc phía trái trên cùng, trang đầu vănbản;phía dưới có dấu gạch ngang, in đậm,bằng ½ cỡ chữ, ở giữa

Ví dụ: ỦY BAN NHÂN DÂN

HUYỆN ỨNG HÒA