Tiểu luận: Công tác văn thư tại Huyện ủy Mê Linh Hà Nội

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG QUAN VỀ HUYỆN ỦY MÊ LINH HÀ NỘI 4 1.1. Một số vấn đề lý luận về công tác văn thư 4 1.1.1. Sự hình thành công tác văn thư 4 1.1.2. Khái niệm về công tác văn thư 4 1.1.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 5 1.1.4. Nhiệm vụ của công tác văn thư 6 1.1.5. Những yêu cầu đối với công tác văn thư 6 1.1.6. Các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư 8 1.2. Tổng quan về Huyện ủy Mê Linh Hà Nội 9 1.2.1. Giới thiệu chung về Huyện ủy Mê Linh 9 1.2.2. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Huyện ủy Mê Linh Hà Nội 10 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Huyện ủy Mê Linh 14 Tiểu kết: 15 Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HUYỆN ỦY MÊ LINH HÀ NỘI 16 2.1. Tình hình tổ chức và hoạt động quản lý về công tác văn thư 16 2.1.1. Công tác tổ chức cán bộ 16 2.1.2. Hoạt động quản lý và chỉ đạo công tác văn thư tại Huyện ủy Mê Linh Hà nội 18 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 20 2.2.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản 20 2.2.2. Công tác quản lý văn bản đi 23 2.2.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 27 2.2.4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 29 2.2.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành 30 Chương 3 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HUYỆN ỦY MÊ LINH – HÀ NỘI 33 3.1. Nhận xét, Đánh giá chung về công tác văn thư tại Huyện ủy Mê Linh Hà Nội 33 3.1.1. Ưu điểm 33 3.1.2. Nhược điểm 34 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Huyện ủy Mê linh – Hà Nội 35 Tiểu kết: 37 KẾT LUẬN 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 PHỤ LỤC 41

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự

hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp Trong suốt thời gian học tập ngồi trên ghế nhà trường, bản thân tôi đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý thầy cô, gia đình, bạn bè

Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát, thu thập và tổng hợp thông tin, tôi đã nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình từ TS Bùi Thị Ánh Vân

và các cán bộ tại Huyện ủy Mê linh - Hà Nội là chị Chu Thị Hậu cán bộ văn thư, với lòng biết ơn sâu sắc nhất, tôi xin gửi đến TS Bùi Thị Ánh Vân đã tận tâm hướng dẫn tôi qua từng buổi học trên lớp cũng như những buổi nói chuyện, thảo luận về lĩnh vực nghiên cứu khoa học

Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu, tôi gặp khá nhiều khó khăn, mặt khác do trình độ, thời gian nghiên cứu còn hạn chế và những nguyên nhân khác nên dù đã cố gắng song đề tài của tôi không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót

Vì thế, tôi rất mong nhận được sự đóng góp quý báu của quý thầy, cô và các bạn học cùng lớp để kiến thức của tôi trong lĩnh vực này được ngày một hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 01 tháng 08 năm 2016

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Mọi số liệu

và mọi thông tin trong đề tài này là trung thực Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về những thông tin số liệu đã viết trong đề tài tài

Hà Nội, ngày 01 tháng 08 năm 2016

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI CAM ĐOAN 2

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 3

MỤC LỤC 4

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 2

4 Đối tượng nghiên cứu 2

5 Phạm vi nghiên cứu 3

6 Phương pháp nghiên cứu 3

7 Bố cục đề tài 3

Chương 1 4

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 4

VÀ TỔNG QUAN VỀ HUYỆN ỦY MÊ LINH HÀ NỘI 4

1.1 Một số vấn đề lý luận về công tác văn thư 4

1.1.1 Sự hình thành công tác văn thư 4

1.1.2 Khái niệm về công tác văn thư 4

1.1.3 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 5

1.1.4 Nhiệm vụ của công tác văn thư 6

1.1.5 Những yêu cầu đối với công tác văn thư 6

1.1.6 Các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư 8

1.2 Tổng quan về Huyện ủy Mê Linh - Hà Nội 9

1.2.1 Giới thiệu chung về Huyện ủy Mê Linh 9

1.2.2 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Huyện ủy Mê Linh Hà Nội 10

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Huyện ủy Mê Linh 14

* Tiểu kết: 15

Chương 2 16

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ 16

TẠI HUYỆN ỦY MÊ LINH HÀ NỘI 16

2.1 Tình hình tổ chức và hoạt động quản lý về công tác văn thư 16

2.1.1 Công tác tổ chức cán bộ 16

2.1.2 Hoạt động quản lý và chỉ đạo công tác văn thư tại Huyện ủy Mê Linh Hà nội 18

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 20

2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 20

2.2.2 Công tác quản lý văn bản đi 23

2.2.3 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 27

2.2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 29

2.2.5 Công tác lập hồ sơ hiện hành 30

Chương 3 33

NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO 33

HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HUYỆN ỦY MÊ LINH – HÀ NỘI 33

3.1 Nhận xét, Đánh giá chung về công tác văn thư tại Huyện ủy Mê Linh - Hà Nội 33

3.1.1 Ưu điểm 33

3.1.2 Nhược điểm 34

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Huyện ủy Mê linh – Hà Nội 35

* Tiểu kết: .37

KẾT LUẬN 38

TÀI LIỆU THAM KHẢO 40

đá, gỗ,…để phục vụ cho sinh hoạt hằng ngày và truyền kinh nghiệm cho các thế

hệ sau

Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải

có đầy đủ thông tin cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu và chính xác nhất là nguồn thông tin bằng văn bản

Công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn

và đã có các số liệu cụ thể nên rất thuận lợi cho tôi triển khai đề tài này Thông qua đó, tôi đã kiểm chứng được những lý luận đã học vào thực tiễn và góp phần tìm ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư

Với tất cả những lý do trên, tôi xin chọn đề tài: “Công tác văn thư tại

Huyện ủy Mê Linh - Hà Nội” làm đề tài cho bài tiểu luận.

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Để thực hiện đề tài này tôi đã tìm đọc tác phẩm: “Giáo trình nghiệp vụ

công tác văn thư” (Trường cao đẳng nội vụ Hà nội, 2009) và “Giáo trình lý luận phương pháp công tác văn thư” (PGS.Vương Đình Quyền, 2007) đã cung

cấp cho tôi những kiến thức lý luận về công tác văn thư như: Vị trí, vai trò, những hiểu biết chung cũng như những nội dung của công tác văn thư

Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Công tác văn thư tại Huyện ủy Mê linh”

(Sinh viên Nguyễn Thị Giang, 2015) Đây là báo cáo thực tập tốt nghiệp hệ Cao đẳng của tôi, báo cáo này được thực tập tại Huyện ủy Mê Linh - Hà Nội, báo cáo này giúp tôi có được những số liệu, thông tin hữu ích, thực tế về công tác văn thư

Ngoài ra báo cáo này cho tôi biết được Chương 2, Chương 3 trong đề tài này

3 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài này được thực hiện tại Huyện ủy Mê Linh - Hà Nội để đưa ra nghiên cứu công tác văn thư tại Huyện ủy Mê Linh - Hà Nội Để từ đó đưa ra các thực trạng phương pháp nghiên cứu và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả chất lượng công tác văn thư Thông qua đó, giúp tôi kiểm chứng lại những kiến thức đã học ở trường và là hành trang vô cùng quý báu đối với tôi trên con đường học tập và nghiên cứu về sau

4 Đối tượng nghiên cứu

- Nghiên cứu Công tác văn thư tại Huyện ủy Mê Linh - Hà Nội

- Nghiên cứu một số vấn đề lý luận về công tác văn thư và khái quát về Huyện ủy Mê Linh - Hà Nội

- Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại Huyện ủy Mê Linh - Hà Nội

- Từ đó, tôi đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Huyện ủy Mê Linh

5 Phạm vi nghiên cứu

- Về mặt không gian: Huyện ủy Mê Linh Hà nội

- Thời gian nghiên cứu: Từ tháng 02 đến tháng 04 năm 2015

6 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài này, tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:Phương pháp quan sát, ghi chép, tổng kết thực tiễn: nhằm thu thập những thông tin có giá trị về công tác văn thư tại Huyện ủy Mê Linh

Phương pháp nghiên cứu, thu thập thông tin: nhằm tìm kiếm thêm nhiều thông tin có giá trị về công tác văn thư

Phương pháp điều tra bảng hỏi: phương pháp này đem lại những thông tin xác thực về công tác văn thư

Phương pháp phỏng vấn: phương pháp này được vận dụng để phỏng vấn một số cán bộ công tác tại Huyện ủy Mê Linh, thông qua đó, tôi tìm hiểu một số vấn đề xoay quanh đề tài này

Phương pháp so sánh, đối chiếu: phương pháp này được sử dụng để nhận xét về công tác văn thư của Huyện ủy Mê Linh trên cơ sở đối chiếu với quy định của các cơ quan nhà nước về công tác văn thư

Phương pháp phân tích, tổng hợp: các phương pháp này được áp dụng trong việc lựa chọn, tổng hợp, xử lý, sắp xếp các thông tin từ sách, báo, tạp chí chuyên ngành, báo cáo thực tập tốt nghiệp của sinh viên và những thông tin thu thập được

từ các cán bộ công tác tại Huyện ủy Mê Linh để trình bày trong đề tài này

Phương pháp tư duy lôgic: phương pháp này vô cùng quan trọng, giúp cho việc viết báo cáo chính xác và hiệu quả

7 Bố cục đề tài

Nội dung nghiên cứu của đề tài ngoài phần mở đầu, kết luận chung, tài

liệu tham khảo, phụ lục thì đề tài được trình bày theo 03 chương:

Chương 1: Một số vấn đề lý luận về công tác văn thư và tổng quan về Huyện ủy Mê Linh - Hà Nội.

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Huyện ủy Mê Linh - Hà Nội Chương 3: Nhận xét, đánh giá và một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Huyện ủy Mê Linh - Hà Nội.

Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

VÀ TỔNG QUAN VỀ HUYỆN ỦY MÊ LINH HÀ NỘI

1.1 Một số vấn đề lý luận về công tác văn thư

1.1.1 Sự hình thành công tác văn thư

Thuật ngữ văn thư được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ Văn thư vốn là từ gốc Hán dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản, bao gồm cả văn bản do cá

nhân, gia đình, dòng họ sáng lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc, lệnh…) để phục vụ cho

quản lý, điều hành công việc chung [6; Tr.13]

Đặc biệt ở nước ta, dưới Triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước Thời Minh Mệnh, cơ quan giúp việc vua trong công tác công văn, giấy tờ được gọi là văn thư phòng

1.1.2 Khái niệm về công tác văn thư

Như ta đã biết hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thực hiện qua quá trình phát và nhận các ngôn bản ở dạng âm thanh (là các lời nói) hoặc được ghi lại dưới dạng chữ viết Ngôn bản được ghi lại dưới dạng chữ viết chính là văn bản

Ngày nay văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế…dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành các mặt công tác Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với văn bản như: soạn thảo, duyệt,

ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ…Những công việc này được gọi là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức Vậy có thể định nghĩa về công tác văn thư:

“Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ

quan, tổ chức” [6; Tr.14].

“Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản tài liệu khác hình thành trong quá trình hình thành của các cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư” [5; Tr.1]

“ Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân” [9; Tr.7]

1.1.3 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư

a ) Vị trí của công tác văn thư

Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước của mỗi cơ quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước

b ) Ý nghĩa của công tác văn thư

- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan, đơn

vị nói riêng Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản

- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế

độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của nhà nước để làm những việc trái pháp luật

- Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của

cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác trong cơ quan Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội

dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của

cơ quan một cách chân thực

- Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ, hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được giao nộp vào lưu trữ cơ quan Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ

1.1.4 Nhiệm vụ của công tác văn thư

Công tác văn thư thực hiện các nhiệm vụ sau:

Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư;

Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư;

Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác văn thư;

Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua khen thưởng trong công tác văn thư;

Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp lệnh về công tác văn thư;

Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư;

Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư

1.1.5 Những yêu cầu đối với công tác văn thư

Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư đối với cơ quan,

tổ chức, văn thư giúp cho quản lý công việc của cơ quan được nhanh chóng và quá trình tham mưu cho lãnh đạo, quản lý hậu cần được tốt hơn Do đó, công tác

văn thư đòi hỏi những yêu cầu rất chặt chẽ sau:

a) Nhanh chóng

Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan Giải quyết công việc chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa của những

sự việc được nêu trong văn bản

b) Chính xác

Chính xác về mặt nội dung : nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý, không được trái với các văn bản quy định của Nhà nước, cấp trên Dẫn chứng hoặc trích dẫn văn bản phải chính xác, số liệu đầy đủ, chứng cứ rõ ràng

Chính xác về mặt thể thức: văn bản ban hành phải đầy đủ các yếu tố thể thức do Nhà nước quy định, chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của văn thư Yêu cầu chính xác phải được quán triệt đầy đủ trong các khâu đánh máy, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản

c) Bí mật

Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của Huyện ủy Mê Linh có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Nhà nước Vì vậy trong quá trình tiếp nhận, sao gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải đảm bảo bí mật Tức là chỉ những người có liên quan mới được biết về nội dung văn bản Những văn bản đã có

“dấu Mật” thì phải chuyển đúng đối tượng không để lọt vào tay người không có trách nhiệm nhất là kẻ xấu

d) Hiện đại

Tính hiện đại trong công tác văn thư đó chính là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này Như vậy nhân viên văn thư có thể soạn thảo trên máy vi tính bằng các phần mềm có sẵn vừa đảm bảo chính xác về hình thức và công việc soạn thảo cũng như được tiến hành nhanh hơn so với phương pháp soạn thảo thủ công

1.1.6 Các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư

Công tác văn thư bao gồm 4 khâu nghiệp vụ chủ yếu sau đây:

Thể thức văn bản: “Là các thành phần cần phải có và cách thức trình bày các thành phần đó đối với một thể loại văn bản nhất định do các cơ quan có thẩm quyền quy định” [6; Tr.131]

Văn bản đi: “Là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi” [6; Tr.31, 32]

Văn bản đến: “Là tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến” [9; Tr.59]

Con dấu “Là vật thể được khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên một hình dấu cố định trên văn bản” [9; Tr.78]

Hồ sơ: “Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như: tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, thời gian hoặc những đặc điểm khác hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân” [9; Tr.111]

Lập hồ sơ “Là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trìnhtheo dõi, giải quyết công việc thành những hồ sơ theo các nguyên tắc

và phương pháp nhất định” [9; Tr.112]

1.2 Tổng quan về Huyện ủy Mê Linh - Hà Nội

1.2.1 Giới thiệu chung về Huyện ủy Mê Linh

Huyện Mê Linh là vùng đất cổ có bề dày lịch sử văn hóa lâu đời, từng là kinh đô của Nước Nam dưới thời Hai Bà Trưng nằm ở phía bắc Sông Hồng của Thành Phố Hà Nội Huyện có diện tích đất tự nhiên 14.251 ha, dân số xấp xỉ 193.727 người, có 16 xã và 02 thị trấn Quang Minh và Chi Đông, huyện đang trong quá trình công nghiệp hóa, đô thị hóa nhanh Mê Linh cũng là Huyện đầu tiên được Thủ Tướng Chính phủ phê duyệt định hướng chung quy hoạch đô thị

Mê Linh đến năm 2020 (tại Quyết Định số 208/2004/QĐ-TTg ngày 13/12/2004)

đây là điều kiện cơ bản để Huyện Mê Linh phát triển về kinh tế xã hội

Trên mảnh đất này, Mùa Xuân năm 40 (SCN), Hai Bà Trưng phất cờ đại nghĩa dấy binh đánh đuổi giặc phong kiến Phương Bắc xâm lược nước ta, giành lại Sơn Hà Hai Bà Trưng xưng Vương đóng đô ở Mê Linh Vùng đất Mê Linh trong lịch sử là kinh đô của nước Văn Lang độc lập tự chủ

Mê Linh là Huyện đồng bằng nên có nhiều thế mạnh để phát triển kinh tế

xã hội Hiện nay đang là một trong những trọng điểm để phát triển công nghiệp

và các khu đô thị, Mê Linh được chia thành 3 tiểu vùng như sau:

* Tiểu vùng đồng bằng: Chiếm 47% diện tích đất tự nhiên của toàn Huyện được hình thành trên nền phù sa cổ, nguồn gốc đất bạc màu do đó chỉ thích hợp

để trồng màu, hoặc phát triển sản xuất công nghiệp và xây dựng

* Tiểu vùng ven đê Sông Hồng: Chiếm 22% được Sông Hồng bồi đắp rất thích hợp để sản xuất nông nghiệp, diện tích đất phù sa giàu hàm lượng dinh dưỡng

* Tiểu vùng Trũng: Chiếm 31% là vùng đất bãi ngoài đê đất phù sa có hàm lượng dinh dưỡng trung bình và cao, phát triển cho nông nghiệp kỹ thuật cao

Là vùng phù sa cổ có nhiều cánh đồng rộng, bằng phẳng cùng với hệ thống thủy lợi đã và đang cứng hóa Huyện có nhiều điều kiện để phát triển ngành nông nghiệp và đô thị hóa các khu Chung cư đi vào hoạt động Tuy là Huyện nằm ở ven sông, nhưng Mê Linh ít có di tích thờ thủy thần, điều này

chứng tỏ nhân dân nơi đây ít chịu ảnh hưởng sâu sắc bởi giá trị lịch sử Là Huyện có nhiều di tích lịch sử cách mạng và truyền thống văn hóa lâu đời.

1.2.2 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Huyện ủy

Mê Linh Hà Nội

Huyện ủy Mê Linh được hình thành từ ngày 05 tháng 07 năm 1946 trên

cơ sở hợp nhất 2 Huyện Bình Xuyên và Yên Lãng theo Nghị Quyết Đảng Bộ Huyện Mê Linh lần thứ nhất tổ chức đầu tháng 2 năm 1946 Trải qua 69 năm hoạt động Huyện ủy Mê Linh dưới sự lãnh đạo của Đảng Bộ và nhân dân hoàn thành các mục tiêu kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng, công tác xây dựng Đảng của địa phương qua các năm, cả Huyện ủy bao gồm 45 chi bộ trực thuộc, toàn

bộ cơ quan có 60 Đảng viên kể cả Huyện ủy và các khối đoàn thể, Đảng bộ cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp là 19 TCCS Đảng, Đảng bộ các doanh nghiệp Nhà nước công ty cổ phần là 4 TCCS Đảng; Đảng bộ lực lượng vũ trang là 02 TCCS Đảng

Huyện ủy Mê Linh là cơ quan tham mưu thuộc hệ thống các ban xây dựng Đảng, có chức năng tham mưu giúp việc cho Huyện ủy, chịu sự chỉ đạo quản lý trực tiếp của Thường trực Huyện ủy và Ban Thường Vụ Huyện ủy theo chế độ định kỳ và đột xuất

Căn cứ vào Điều lệ Đảng quy định số 23-QĐ/TW ngày 31/10/2006 của Ban chấp Hành Trung ương về thi hành Điều lệ Đảng Nghị Quyết Đại hội lần thứ IX của Đảng bộ Huyện ủy Mê Linh Ban chấp hành Đảng bộ Huyện Mê Linh khóa IX ban hành Quy chế làm việc của Ban chấp Hành Đảng bộ Huyện như sau:

a) Chức năng

- Huyện ủy Mê Linh là cơ quan lãnh đạo Đảng ở địa phương chịu sự quản

lý về thực hiện các các đường lối, chính sách, nghị quyết của Đảng cũng như của Thành ủy Hà nội, đồng thời có trách nhiệm phối hợp với Ban ngành, các Đoàn thể tổ chức xây dựng và phát triển Đảng bộ Huyện về mọi mặt

- Tham mưu với Ban Thường Vụ, trực tiếp là Thường Trực Huyện ủy về thực hiện các nguyên tắc, chế độ quản lý tài chính, tài sản của Đảng, trực tiếp

quản lý tài chính, bảo đảm Hậu cần cho Hoạt động của cấp Ủy và các chi, Đảng

bộ trực thuộc Đảng bộ Huyện

- Là cơ quan tham mưu, tổng hợp của Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy giúp Thường trực Huyện ủy phối hợp hoạt động của các Ban xây dựng Đảng Bộ Huyện ủy phục vụ cho hoạt động chung của các cấp ủy

- Phối hợp tham mưu giúp Huyện ủy, trực tiếp là Ban Thường vụ Thường trực Huyện ủy về đề xuất chủ trương, chính sách thuộc lĩnh vực kịnh tế - xã hội,

an ninh, quốc phòng, xây dựng Đảng và hệ thống chính trị, công tác đối ngoại của cấp ủy

b) Nhiệm vụ, quyền hạn của Huyện ủy

Huyện ủy Mê Linh có những nhiệm vụ sau:

* Nghiên cứu, đề xuất:

- Chủ trì, phối hợp với cơ quan chức năng giúp cấp ủy xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế làm việc của cấp ủy; sơ kết, tổng kết, việc thực hiện và sửa đổi, bổ sung quy chế khi cần thiết Giúp Huyện ủy xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác năm, quý, tháng của Ban Thường vụ Huyện ủy và lịch công tác tuần của Thường trực Huyện ủy; theo dõi tình hình thực hiện các chương trình công tác để bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp

- Tổ chức hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng cấp ủy trong văn phòng Huyện ủy và đối với công tác văn phòng cấp ủy của các Chi, Đảng bộ trực thuộc trên cơ sở tài liệu và hướng dẫn của văn phòng Trung ương Đảng và văn phòng Thành ủy

* Hướng dẫn thực hiện, kiểm tra, giám sát

- Tổ chức công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo của Huyện ủy, thực hiện chế độ cung cấp thông tin đối với các đồng chí Huyện ủy, ủy viên và các Chi, Đảng bộ trực thuộc theo quy chế hoạt động của Huyện ủy Giúp Ban Thường

vụ, Thường trực Huyện ủy thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất với thành phố, theo dõi, đôn đốc các Ban xây dựng đảng Huyện ủy, các Chi, Đảng bộ trực thuộc thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo quy định

- Tiếp nhận, phát hành và quản lý công văn, tài liệu, văn kiện…từ nơi khác gửi đến và từ Huyện ủy, thực hiện và trực tiếp kiểm tra việc thực hiện ở các văn phòng cấp ủy trực thuộc về chế độ bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước trong hệ thống cấp ủy.

- Hướng dẫn kiểm tra nghiệp vụ tài chính kế toán đối với các cấp ủy trực thuộc, bảo đảm hậu cần và các điều kiện phục vụ hoạt động của Ban chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện ủy và các Chi, Đảng bộ trực thuộc Huyện ủy

* Thẩm định, thẩm tra

- Theo dõi, đôn đốc, thẩm tra việc chuẩn bị các đề án Trình cấp ủy về yêu cầu, phạm vi, quy trình tiến độ chuẩn bị và thể thức văn bản của đề án Tham gia cùng các cơ quan chủ trì đề án chỉnh lý các văn bản của cấp ủy liên quan đến đề án

- Thẩm định nội dung các đề án thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính trước khi trình Ban chấp hành, BanThường vụ Huyện ủy

* Phối hợp

- Tham gia hoặc phối với các phòng, ban, ngành, mặt trận tổ quốc, các đoàn thể và cơ quan chức năng của Huyện nghiên cứu, đề xuất những chủ trương, cơ chế, chính sách nhằm cụ thể hóa đường lối, chủ trương, Nghị Quyết, chỉ thị của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về kinh tế - xã hội, an ninh, quốc phòng, đối ngoại, xây dựng Đảng và hệ thống chính trị phù hợp với tình hình thực tiễn của Đảng bộ Huyện

- Chủ trì hoặc phối hợp xây dựng đề án, Nghị Quyết, Chỉ thị, Chương trình hành động và trực tiếp biên tập những văn bản của cấp ủy do ban Thường

vụ, Thường trực huyện ủy giao

- Phối hợp với các phòng ban, ngành, mặt trận tổ quốc các Đoàn thể Huyện và các cơ quan, tổ chức có liên quan tham mưu giúp Ban Thường vụ, Thường trực Huyện ủy, chỉ đạo kiểm tra, sơ kết, tổng kết việc thực hiện Nghị quyết, Chỉ thị, Quyết định của Thành ủy và của Huyện ủy về kinh tế - xã hội

- Phối hợp với các cơ quan chức năng Nhà nước trong việc quản lý quy hoạch, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản; đầu tư dự án cho các cơ quan Đảng

theo đúng quy định của pháp luật; chỉ đạo tổ chức hoạt động và quản lý khai thác có hiệu quả các cơ sở vật chất hiện có của Huyện ủy.

* Thực hiện một số nhiệm vụ do ban Thường vụ, Thường trực Huyện ủy giao

- Tiếp nhận và xử lý đơn thư gửi đến Huyện ủy; kiến nghị với Thường trực Huyện ủy xử lý những đơn thư có nội dung quan trọng; theo dõi đôn đốc việc giải quyết đơn, thư được Thường trực Huyện ủy giao phối hợp với các cơ quan chức năng, tổ chức công tác tiếp dân

- Trực tiếp quản lý, tổ chức khai thác tài liệu kho lưu trữ của Huyện ủy, chỉ đạo Hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ trong cơ quan Đảng và tổ chức chính trị - xã hội thuộc Đảng bộ

- Tổ chức quản lý, khai thác, bảo vệ mạng thông tin diện rộng của Đảng bộ; triển khai ứng dụng công nghệ thông tin ở Huyện ủy; hỗ trợ và đảm bảo kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin đối với Đảng ủy các xã, Thị trấn

- Tổ chức phục vụ các Hội nghị của các cấp ủy; các cuộc họp Thường Trực; Ban Thường vụ Huyện ủy; các hội nghị do ban thường vụ Huyện ủy triệu tập và các cuộc làm việc của Đồng chí Bí thư, đồng chí Phó Bí thư Thường trực Huyện ủy theo chương trình công tác hoặc các cuộc kiểm tra, khảo sát ở cơ sở; tham gia tổ chức phục vụ Đại hội đại biểu Đảng bộ Huyện

* Quyền hạn

- Được thừa lệnh Ban Thường vụ Huyện ủy truyền đạt chỉ thị chủ trương của Huyện ủy đến cơ sở, yêu cầu lãnh đạo các cơ quan Ban ngành, Đoàn thể và

cơ sở trong Huyện báo cáo tình hình thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo của Huyện

ủy và được thực hiện nhiệm vụ chức năng của cơ quan đơn vị mình

- Chịu trách nhiệm trước Ban Thường vụ Thành ủy về việc lãnh đạo chỉ đạo, tổ chức thực hiện các Nghị quyết, chủ trương, chính sách, Quyết định của cấp trên về cán bộ và công tác cán bộ tại địa phương

- Quyết định những chủ trương và giải pháp quan trọng trong quản lý đất đai, phát triển kinh tế - xã hội, quản lý đô thị, đảm bảo an ninh, quốc phòng trên địa bàn Huyện

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Huyện ủy Mê Linh

- Huyện ủy Mê Linh làm việc theo chế độ tập thể, đại diện là ban Thường

vụ và Ban chấp hành Huyện ủy

- Ban chấp hành Đảng bộ Huyện Mê Linh (Huyện ủy Mê Linh), khóa IX nhiệm kỳ (2010 – 2015) gồm có 01 Bí thư và 02 phó Bí thư Thường trực Huyện

ủy, một Phó Bí thư Huyện ủy là Chủ tịch UBND phụ trách các lĩnh vực, ngoài ra còn các Ban của Đảng, văn phòng và các Ban giúp việc thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo của Huyện ủy Mê Linh

+) Đứng đầu Ban Thường vụ Huyện ủy là Bí thư Huyện ủy;

Đồng chí Lưu Tiến Long – Điều hành chung toàn bộ hoạt động của Huyện ủy, là người chịu trách nhiệm về tình hình kinh tế - xã hội, an ninh – quốc phòng,…của Huyện ủy trước Thành ủy Hà nội, trước Đảng bộ và nhân dân trong Huyện; chủ trì công việc của Ban chấp hành và Ban Thường vụ

* Cơ cấu tổ chức của Huyện ủy Mê Linh bao gồm;

+) Ban chấp hành đảng bộ Huyện gồm: 45 đồng chí

+) Ban Thường vụ gồm: 13 đồng chí

+) Bí thư Huyện ủy: 01 đồng chí

+) phó Bí thư Huyện ủy: 02 đồng chí: 01 Phó bí thư Thường trực Huyện ủy: 01 phó Bí thư là Chủ tịch UBND Huyện

+) Các ban tham mưu giúp việc

.) Ban Tổ chức Huyện ủy: 07 đồng chí

.) Ban tuyên giáo Huyện ủy: 03 đồng chí

.) Ban dân vận Huyện ủy: 04 đồng chí

.) Ủy ban kiểm tra Huyện ủy: 04 đồng chí

+) Văn phòng Huyện ủy gồm: 11 cán bộ công nhân viên chức; 01 Chánh văn phòng; 02 phó Chánh văn phòng, 01 kế toán; 01 cán bộ văn thư kiêm thủ quỹ; 01 chuyên viên kỹ thuật viên; 02 lái xe; 02 bảo vệ; 01 chuyên viên tổng hợp

* Tiểu kết:

Trong Chương 1, tôi đã làm rõ một số vấn đề lý luận về công tác văn thư: khái niệm văn bản, công tác văn thư và vị trí chức năng của công tác văn thư Đồng thời tôi đã trình bày tổng quan về Huyện ủy Mê Linh - Hà Nội: từ lịch sử hình thành đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Những vấn

đề trong Chương 1 là cơ sở lý luận là nền tảng để tôi triển khai Chương 2 có hiệu quả hơn

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HUYỆN ỦY MÊ LINH HÀ NỘI 2.1 Tình hình tổ chức và hoạt động quản lý về công tác văn thư

2.1.1 Công tác tổ chức cán bộ

a) Về tổ chức công tác văn thư tại văn phòng Huyện ủy.

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức Nó bao gồm toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, tổ chức quản lý giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành, quản lý

và sử dụng con dấu và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các

cơ quan tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị xã hội

Cách bố trí phòng của người làm công tác văn thư trong văn phòng Huyện

ủy được nằm ở ngay lối hành lang ra vào phòng đầu tiên, phòng văn thư là phòng độc lập cách bố trí như vậy để thuận tiện cho việc giao dịch, giúp việc cho mọi người có thể nhìn thấy phòng làm việc của cán bộ văn thư được dễ dàng

và nhanh chóng Huyện ủy Mê Linh tổ chức văn thư theo mô hình tập trung, chỉ

có một văn thư chung của Huyện ủy, các đơn vị phòng ban không bố trí người làm văn thư riêng và cán bộ văn thư của Huyện ủy Mê linh là văn thư kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ kiêm thủ quỹ Công tác văn thư trong văn phòng Huyện ủy được trang bị các máy móc hiện đại như: máy vi tính, máy in lazer, máy quét, máy Fax, ngoài ra máy phôtô coppy thì được để ở một phòng riêng (phòng công nghệ thông tin) do một chuyên viên tổng hợp quản lý máy, không được thuận tiện cho lắm vì công việc của văn thư cần phải dùng đến máy phôtô coppy thường xuyên và liên tục nên hơi bất tiện

* Ưu điểm:

+) Tất cả các văn bản giấy tờ đều phải qua bộ phận văn thư do đó việc kiểm soát văn bản dễ dàng, thuận tiện

+) Quy trình quản lý văn bản được thực hiện nghiêm túc

+) Tạo điều kiện thuận lợi trong việc tra tìm và sử dụng văn bản khi có

yêu cầu

* Nhược điểm

Do số lượng cán bộ văn thư ít và kiêm nhiệm nhiều công việc do đó việc

tổ chức văn thư theo mô hình tập trung còn gặp nhiều khó khăn như:

+) Trong công tác chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân chưa được chuyển giao kịp thời đôi lúc còn bị quên việc, để xót việc chưa làm hết

+) Đôi lúc còn chuyển nhầm văn bản cho các đơn vị, cá nhân điều này ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ thực hiện công việc và các hoạt động liên quan đến nội dung văn bản

b) Về cán bộ làm công tác văn thư tại Huyện ủy

Trình độ chuyên môn của người làm văn thư tại văn phòng Huyện ủy có trình độ Đại học chuyên ngành ngoại ngữ nhưng hiện nay đã được cử đi học bồi dưỡng nghiệp vụ và cán bộ văn thư ở đây đã có đủ năng lực và kiến thức nghiệp

vụ để hoạt động độc lập, thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ văn thư lưu trữ

Trước sự phát triển nhanh chóng của Huyện ủy Mê Linh với quy mô lớn, hoạt động thường xuyên và liên tục thì Huyện ủy có khối lượng văn bản phát sinh ra trong một năm là rất lớn Ví dụ: Trong năm 2013 số lượng văn bản phát hành đi của Huyện là 1685 văn bản, trong đó có 802 Quyết định, 90 Kế hoạch, 5 Chỉ thị, 130 Nghị quyết, 237 Công văn, 421 giấy mời Số lượng văn bản đến bao

gồm 4276 văn bản (theo số liệu đăng ký trong sổ đăng ký văn bản đi, đến năm

2013) việc bố trí cán bộ văn thư kiêm nhiệm như vậy là rất mỏng không đáp ứng

được yêu cầu to lớn mà công tác văn thư đặt ra

* Nhận xét:

Việc tổ chức văn thư cũng như việc bố trí cán bộ làm công tác văn thư của Huyện ủy Mê Linh đã được chú trọng và được sự quan tâm của các lãnh đạo Huyện ủy Nhưng để công tác văn thư được đáp ứng tốt có hiệu quả trong quá trình hoạt động thì cần phải có sự tổ chức lại Đặc biệt là việc bố trí tổ chức cán

bộ làm công tác văn thư đủ số lượng, đảm bảo chất lượng để công tác văn thư thực sự là một trong những hoạt động quản lý nhà nước

- Về cơ cấu tổ chức của bộ phận làm công tác văn thư

Biên chế cán bộ: Hiện nay Huyện ủy Mê Linh có 01 biên chế cán bộ làm công tác văn thư; 01 biên chế làm cán bộ Lưu trữ và hiện tại không nhận cán bộ văn thư hợp đồng có thời hạn.

2.1.2 Hoạt động quản lý và chỉ đạo công tác văn thư tại Huyện ủy Mê Linh Hà nội

a) Về việc ban hành văn bản chỉ đạo công tác văn thư

Huyện ủy Mê Linh là cơ quan độc lập không dưới sự quản lý của Bộ nào, trong quá trình hoạt động thì Huyện ủy Mê Linh không ban hành những văn bản quy định về công tác văn thư, mà từ TW sẽ có những văn bản quy định xuống và

cơ quan phải thực hiện theo đúng quy định Cơ quan không ban hành Quy chế

về công tác văn thư Tất cả những quy chế liên quan đến các khâu nghiệp vụ về công tác văn thư như: Quản lý và sử dụng con dấu, quản lý và giải quyết văn bản…riêng Huyện ủy Mê linh không ban hành các văn bản nào quy định về công tác văn thư Hiện nay Nhà nước đã ban hành rất nhiều các văn bản chỉ đạo

và các văn bản Hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư tạo hành lang cơ sở pháp lý cho việc tổ chức công tác văn thư ở các cơ quan Nhà nước, các tổ chức

Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản được thực hiện theo các văn bản Hướng dẫn của Đảng và Nhà nước như:

- Nghị Định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Thông tư liên tịch 55/2005/TT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Thông tư 07/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về quản lý hồ sơ tài liệu, hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Thông tư 07/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về quản lý hồ sơ tài liệu, hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, Huyện ủy Mê

linh phải căn cứ vào những văn bản Hướng dẫn của TW về công tác văn thư như:

- Hướng dẫn 22-HD/VPTW ngày 06/11/2009 của văn phòng Trung ương

về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức đảng các cấp

- Hướng dẫn 08-DH/BTCTW ngày 09/11/2011 của ban Tổ chức Trung ương về quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức đảng

- Hướng dẫn 11-HD/VPTW ngày 28/5/2004 của Văn phòng Trung ương đảng về thể thức văn bản của đảng

Tất cả những văn bản trên từ TW ban hành để các cơ quan Đảng và tổ chức chính trị phải tuân thủ về công tác văn thư theo đúng quy định và làm việc theo quy trình của cơ quan Đảng, nhằm chỉ đạo hướng dẫn công tác văn thư và đặc biệt là ban hành các văn bản chỉ đạo về nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ chuyên trách trong lĩnh vực này Việc tổ chức, quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư thì Huyện ủy Mê Linh được thực hiện trong việc áp dụng các văn bản của Đảng và Nhà nước về công tác văn thư và xây dựng ban hành các văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư của Huyện ủy Mê Linh, là thực hiện đúng các văn bản quy phạm pháp luật của Đảng và nhà nước đã nêu ở trên

để ban hành các văn bản này không trái với các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư của Đảng và Nhà nước

b) Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư.

Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của Đảng và Nhà nước, văn bản hướng dẫn của TW Đảng Huyện ủy đã nhận thức rõ được vai trò quan trọng của việc tổ chức công tác văn thư Coi công tác văn thư như một hoạt động của

bộ máy Nhà nước Như vậy khi có các văn bản quy định và hướng dẫn về công tác văn thư của các cơ quan có thẩm quyền, mới ban hành thì Huyện ủy sẽ tiến hành sao y bản chính và gửi cho các đơn vị thực hiện, đặc biệt là cán bộ văn thư

sẽ là người căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, của cơ quan mình để sao y bản chính và gửi cho các Ban Đảng, đơn vị, cá nhân có liên quan để thực hiện các văn bản của cấp trên được hiệu quả nhất khi có những văn bản mới quy định

của TW của Thành phố thì văn phòng Huyện ủy sẽ tham mưu cho Thường trực Huyện ủy xây dựng kế hoạch mở lớp tập huấn để triển khai các văn bản hướng dẫn của TW và Thành phố khi được sự đồng ý của Thường trực Huyện ủy, văn phòng Huyện ủy sẽ mở lớp tập huấn để triển khai cho các cán bộ, công chức trong cơ quan.

Dưới sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước cũng như sự lãnh đạo, chỉ đạo của huyện ủy Mê Linh về công tác văn thư Hệ thống các văn bản mới nhằm thay thế sự lạc hậu và tạo hành lang pháp lý cho việc thực hiện cũng như tổ chức công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức trong Huyện ủy, thể hiện nhận thức khá toàn diện và đầy đủ của các cấp lãnh đạo đối với công tác văn thư

Tuy nhiên hệ thống văn bản trên đến nay đã bộc lộ một số những bất cập

2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản

a) Công tác xây dựng văn bản

Để đảm bảo cho việc văn bản sau khi được ban hành có hiệu lực thì văn bản đó phải được xây dựng theo đúng thể thức văn bản Đây là yếu tố bảo đảm hiệu lực pháp lý cho văn bản, đảm bảo cho văn bản ban hành theo mẫu thống nhất, giúp cho việc sử dụng văn bản được thuận tiện trước mắt cũng như lâu dài

Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, soạn thảo và ban hành văn bản

là một nhiệm vụ quan trọng để đưa ra các quyết định, ý kiến chỉ đạo sao cho được chính xác, Huyện ủy Mê linh đã tiến hành xây dựng như sau:

- Văn bản của Huyện ủy do cán bộ chuyên môn soạn thảo, văn bản của Ban nào do Ban đó phân công cho cán bộ nhân viên theo nhiệm vụ được giao chịu trách nhiệm soạn thảo, cán bộ nhân viên căn cứ vào yêu cầu công việc xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên để ban hành văn bản, việc giao cho cán bộ nhân viên soạn thảo văn bản đảm bảo nội dung của văn bản được chính xác theo đúng yêu

cầu quy định

- Đối với một số văn bản quan trọng như “Báo cáo chính trị” việc soạn thảo văn bản được văn phòng soạn thảo dưới dạng dự thảo sau đó tập thể BTV, BCH Đảng bộ, văn phòng bổ sung, chỉnh sửa hoàn chỉnh văn bản, trình Thường trực Huyện ủy ký, ban hành tham gia đóng góp ý kiến

b) Công tác ban hành văn bản

Việc ban hành văn bản của Huyện ủy được Thường trực Huyện ủy ban hành theo Quyết định 31-QĐ/TW ngày 01/10/1997 tại điều 2 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng ban hành qui định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của đảng

Quyết định 91-QĐ/TW ngày 16/02/2004 tại điều 2 của Ban Chấp Hành Trung ương bổ sung thẩm quyền ban hành văn bản trong một số điều của “Quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng”

Huyện ủy Mê Linh có quyền ban hành như sau:

- Đại hội đại biểu đảng bộ cấp Huyện ban hành:

+ Đại hội: Nghị quyết, Quy chế, Thông báo

+ Đoàn chủ tịch: Thông báo, Báo cáo

+ Đoàn thư ký: Báo cáo

+ Ban thẩm tra tư cách đại biểu: Báo cáo

+ Ban kiểm phiếu: Báo cáo

- Ban chấp hành Đảng bộ Huyện ban hành:

+ Nghị quyết, Quyết định, Kết luận, Quy chế, Quy chế, Quy định, Thông báo, Báo cáo

- Ban Thường vụ Huyện ủy Ban hành:

+ Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Kết luận, Quy chế, Quy định, Thông tri, Hướng dẫn, Thông báo, Báo cáo

Đối với tất cả các loại văn bản mà cơ quan phát hành đi đều được đảm bảo theo đúng thành phần thể thức và nội dung thi hành theo điều 2 Quyết định của Bộ chính trị 31-QĐ/TW ngày 01/10/1997 ban hành quy định “Về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng” và Hướng dẫn 11-