MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG QUAN VỀ HUYỆN ỦY MÊ LINH HÀ NỘI 4 1.1. Một số vấn đề lý luận về công tác văn thư 4 1.1.1. Sự hình thành công tác văn thư 4 1.1.2. Khái niệm về công tác văn thư 4 1.1.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 5 1.1.4. Nhiệm vụ của công tác văn thư 6 1.1.5. Những yêu cầu đối với công tác văn thư 6 1.1.6. Các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư 8 1.2. Tổng quan về Huyện ủy Mê Linh Hà Nội 9 1.2.1. Giới thiệu chung về Huyện ủy Mê Linh 9 1.2.2. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Huyện ủy Mê Linh Hà Nội 10 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Huyện ủy Mê Linh 14 Tiểu kết: 15 Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HUYỆN ỦY MÊ LINH HÀ NỘI 16 2.1. Tình hình tổ chức và hoạt động quản lý về công tác văn thư 16 2.1.1. Công tác tổ chức cán bộ 16 2.1.2. Hoạt động quản lý và chỉ đạo công tác văn thư tại Huyện ủy Mê Linh Hà nội 18 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 20 2.2.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản 20 2.2.2. Công tác quản lý văn bản đi 23 2.2.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 27 2.2.4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 29 2.2.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành 30 Chương 3 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HUYỆN ỦY MÊ LINH – HÀ NỘI 33 3.1. Nhận xét, Đánh giá chung về công tác văn thư tại Huyện ủy Mê Linh Hà Nội 33 3.1.1. Ưu điểm 33 3.1.2. Nhược điểm 34 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Huyện ủy Mê linh – Hà Nội 35 Tiểu kết: 37 KẾT LUẬN 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 PHỤ LỤC 41
LỜI CẢM ƠN Trên thực tế thành công mà không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp Trong suốt thời gian học tập ngồi ghế nhà trường, thân nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ quý thầy cô, gia đình, bạn bè Để hoàn thành đề tài này, trình khảo sát, thu thập tổng hợp thông tin, nhận giúp đỡ, bảo tận tình từ TS Bùi Thị Ánh Vân cán Huyện ủy Mê linh - Hà Nội chị Chu Thị Hậu cán văn thư, với lòng biết ơn sâu sắc nhất, xin gửi đến TS Bùi Thị Ánh Vân tận tâm hướng dẫn qua buổi học lớp buổi nói chuyện, thảo luận lĩnh vực nghiên cứu khoa học Trong trình khảo sát nghiên cứu, gặp nhiều khó khăn, mặt khác trình độ, thời gian nghiên cứu hạn chế nguyên nhân khác nên dù cố gắng song đề tài không tránh khỏi hạn chế, thiếu sót Vì thế, mong nhận đóng góp quý báu quý thầy, cô bạn học lớp để kiến thức lĩnh vực ngày hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 01 tháng 08 năm 2016 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu riêng Mọi số liệu thông tin đề tài trung thực Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm thông tin số liệu viết đề tài tài Hà Nội, ngày 01 tháng 08 năm 2016 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT HU Huyện ủy UBMT Ủy ban mặt trận TW Trung ương BTV Ban thường vụ BCH Ban chấp hành SCN Sau công nguyên TCCS Tổ chức sở UBND Ủy ban nhân dân ĐH Đại hội MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN .2 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU .1 Lý chọn đề tài .1 Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu .2 Phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài .3 Chương MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ .4 VÀ TỔNG QUAN VỀ HUYỆN ỦY MÊ LINH HÀ NỘI 1.1 Một số vấn đề lý luận công tác văn thư 1.1.1 Sự hình thành công tác văn thư 1.1.2 Khái niệm công tác văn thư 1.1.3 Vị trí, ý nghĩa công tác văn thư .5 1.1.4 Nhiệm vụ công tác văn thư 1.1.5 Những yêu cầu công tác văn thư 1.1.6 Các khâu nghiệp vụ chủ yếu công tác văn thư 1.2 Tổng quan Huyện ủy Mê Linh - Hà Nội 1.2.1 Giới thiệu chung Huyện ủy Mê Linh .9 1.2.2 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Huyện ủy Mê Linh Hà Nội .10 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Huyện ủy Mê Linh 14 * Tiểu kết: 15 Chương 16 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ .16 TẠI HUYỆN ỦY MÊ LINH HÀ NỘI 16 2.1 Tình hình tổ chức hoạt động quản lý công tác văn thư .16 2.1.1 Công tác tổ chức cán 16 2.1.2 Hoạt động quản lý đạo công tác văn thư Huyện ủy Mê Linh Hà nội 18 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 20 2.2.1 Công tác xây dựng ban hành văn 20 2.2.2 Công tác quản lý văn 23 2.2.3 Công tác quản lý giải văn đến 27 2.2.4 Công tác quản lý sử dụng dấu 29 2.2.5 Công tác lập hồ sơ hành 30 Chương .33 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO 33 HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HUYỆN ỦY MÊ LINH – HÀ NỘI 33 3.1 Nhận xét, Đánh giá chung công tác văn thư Huyện ủy Mê Linh - Hà Nội 33 3.1.1 Ưu điểm 33 3.1.2 Nhược điểm 34 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư Huyện ủy Mê linh – Hà Nội 35 * Tiểu kết: 37 KẾT LUẬN 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư hoạt động thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân Đối với quan, tổ chức, cá nhân, công tác văn thư có vai trò đặc biệt quan trọng, yếu tố thông tin góp phần lớn hoạt động quản lý nhà nước, thông tin lưu giữ nhiều hình thức như: truyền miệng, khắc phiến đá, gỗ,…để phục vụ cho sinh hoạt ngày truyền kinh nghiệm cho hệ sau Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý nhà nước nói chung quan nói riêng Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu xác nguồn thông tin văn Công tác văn thư làm tốt góp phần giải công việc nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước Đề tài công tác văn thư phù hợp với chuyên ngành theo học, chuyên ngành văn thư – lưu trữ Tôi sinh lớn lên vùng đất Mê linh giàu sắc văn hóa, vùng đất gắn liền với tên tuổi khởi nghĩa Hai Bà Trưng, xưng vương đóng đô Mê Linh Chính mà sau trường mong muốn công tác cống hiến phần tri thức nhỏ bé cho quê hương ngày phát triển có nhiều người biết đến hơn, trước thực tập có số liệu cụ thể nên thuận lợi cho triển khai đề tài Thông qua đó, kiểm chứng lý luận học vào thực tiễn góp phần tìm số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Với tất lý trên, xin chọn đề tài: “Công tác văn thư Huyện ủy Mê Linh - Hà Nội” làm đề tài cho tiểu luận Lịch sử nghiên cứu vấn đề Để thực đề tài tìm đọc tác phẩm: “Giáo trình nghiệp vụ công tác văn thư” (Trường cao đẳng nội vụ Hà nội, 2009) “Giáo trình lý luận phương pháp công tác văn thư” (PGS.Vương Đình Quyền, 2007) cung cấp cho kiến thức lý luận công tác văn thư như: Vị trí, vai trò, hiểu biết chung nội dung công tác văn thư Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Công tác văn thư Huyện ủy Mê linh” (Sinh viên Nguyễn Thị Giang, 2015) Đây báo cáo thực tập tốt nghiệp hệ Cao đẳng tôi, báo cáo thực tập Huyện ủy Mê Linh - Hà Nội, báo cáo giúp có số liệu, thông tin hữu ích, thực tế công tác văn thư Ngoài báo cáo cho biết Chương 2, Chương đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đề tài thực Huyện ủy Mê Linh - Hà Nội để đưa nghiên cứu công tác văn thư Huyện ủy Mê Linh - Hà Nội Để từ đưa thực trạng phương pháp nghiên cứu số giải pháp nhằm nâng cao hiệu chất lượng công tác văn thư Thông qua đó, giúp kiểm chứng lại kiến thức học trường hành trang vô quý báu đường học tập nghiên cứu sau Đối tượng nghiên cứu - Nghiên cứu Công tác văn thư Huyện ủy Mê Linh - Hà Nội - Nghiên cứu số vấn đề lý luận công tác văn thư khái quát Huyện ủy Mê Linh - Hà Nội - Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư Huyện ủy Mê Linh - Hà Nội - Từ đó, đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Huyện ủy Mê Linh Phạm vi nghiên cứu - Về mặt không gian: Huyện ủy Mê Linh Hà nội - Thời gian nghiên cứu: Từ tháng 02 đến tháng 04 năm 2015 Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài này, sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp quan sát, ghi chép, tổng kết thực tiễn: nhằm thu thập thông tin có giá trị công tác văn thư Huyện ủy Mê Linh Phương pháp nghiên cứu, thu thập thông tin: nhằm tìm kiếm thêm nhiều thông tin có giá trị công tác văn thư Phương pháp điều tra bảng hỏi: phương pháp đem lại thông tin xác thực công tác văn thư Phương pháp vấn: phương pháp vận dụng để vấn số cán công tác Huyện ủy Mê Linh, thông qua đó, tìm hiểu số vấn đề xoay quanh đề tài Phương pháp so sánh, đối chiếu: phương pháp sử dụng để nhận xét công tác văn thư Huyện ủy Mê Linh sở đối chiếu với quy định quan nhà nước công tác văn thư Phương pháp phân tích, tổng hợp: phương pháp áp dụng việc lựa chọn, tổng hợp, xử lý, xếp thông tin từ sách, báo, tạp chí chuyên ngành, báo cáo thực tập tốt nghiệp sinh viên thông tin thu thập từ cán công tác Huyện ủy Mê Linh để trình bày đề tài Phương pháp tư lôgic: phương pháp vô quan trọng, giúp cho việc viết báo cáo xác hiệu Bố cục đề tài Nội dung nghiên cứu đề tài phần mở đầu, kết luận chung, tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài trình bày theo 03 chương: Chương 1: Một số vấn đề lý luận công tác văn thư tổng quan Huyện ủy Mê Linh - Hà Nội Chương 2: Thực trạng công tác văn thư Huyện ủy Mê Linh - Hà Nội Chương 3: Nhận xét, đánh giá số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Huyện ủy Mê Linh - Hà Nội Chương MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG QUAN VỀ HUYỆN ỦY MÊ LINH HÀ NỘI 1.1 Một số vấn đề lý luận công tác văn thư 1.1.1 Sự hình thành công tác văn thư Thuật ngữ văn thư sử dụng phổ biến triều đại phong kiến Trung Hoa du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ Văn thư vốn từ gốc Hán dùng để tên gọi chung loại văn bản, bao gồm văn cá nhân, gia đình, dòng họ sáng lập (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) văn quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc, lệnh…) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung [6; Tr.13] Đặc biệt nước ta, Triều Nguyễn sử dụng phổ biến quan nhà nước Thời Minh Mệnh, quan giúp việc vua công tác công văn, giấy tờ gọi văn thư phòng 1.1.2 Khái niệm công tác văn thư Như ta biết hoạt động giao tiếp ngôn ngữ thực qua trình phát nhận ngôn dạng âm (là lời nói) ghi lại dạng chữ viết Ngôn ghi lại dạng chữ viết văn Ngày văn phương tiện quan Đảng, Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế…dùng để ghi chép truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, đạo, điều hành mặt công tác Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý văn như: soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ…Những công việc gọi công tác văn thư trở thành thuật ngữ quen thuộc cán bộ, viên chức quan, tổ chức Vậy định nghĩa công tác văn thư: “Công tác văn thư khái niệm dùng để toàn công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm bảo đảm thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức” [6; Tr.14] “Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hình thành quan, tổ chức, quản lý sử dụng dấu công tác văn thư” [5; Tr.1] “ Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân” [9; Tr.7] 1.1.3 Vị trí, ý nghĩa công tác văn thư a ) Vị trí công tác văn thư Công tác văn thư xác định hoạt động máy quản lý nói chung hoạt động quản lý quan nói riêng Trong văn phòng, công tác văn thư thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem phận hoạt động quản lý nhà nước quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước b ) Ý nghĩa công tác văn thư - Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước nói chung quan, đơn vị nói riêng Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu nhất, xác thông tin văn - Làm tốt công tác văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn nhà nước để làm việc trái pháp luật - Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Nếu trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ, nội Chương NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HUYỆN ỦY MÊ LINH – HÀ NỘI 3.1 Nhận xét, Đánh giá chung công tác văn thư Huyện ủy Mê Linh - Hà Nội Sau phân tích thực trạng công tác văn thư Huyện ủy Mê Linh Hà Nội, xin đưa số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn thư Huyện ủy thời gian tới, tạo điều kiện phát huy vai trò to lớn công tác văn thư phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo, đạo hoạt động Huyện ủy góp phần ổn định trị, phát triển kinh tế xã hội Công tác văn thư máy quan Đảng, đoàn thể công tác cung cấp đảm bảo thông tin nhằm tham mưu giúp việc trực tiếp cho công tác lãnh đạo hoạt động Huyện ủy thực đường lối đạo Đảng, Nhà nước theo quy chế làm việc BCH Đảng Công tác văn thư quan Đảng ngày củng cố, giai đoạn hội nhập Quốc tế Các khâu nghiệp vụ công tác văn thư ngày quy định cụ thể, đặc biệt khâu nghiệp vụ xây dựng giải văn quan Đảng, tổ chức trị - xã hội công tác văn thư bước củng cố Vì cần phải đổi công tác văn thư giai đoạn cần áp dụng thành tựu khoa học công nghệ tin học việc đổi công tác văn thư, đổi toàn công tác liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan điều kiện cần thiết trình hội nhập 3.1.1 Ưu điểm Do có văn quy định cụ thể chi tiết từ Trung ương công tác công văn, giấy tờ công việc thuận lợi, giảm bớt ách tắc, số lượng văn ban hành sai, quản lý không tốt để thất lạc tài liệu giảm bớt Đối với Huện ủy Mê linh Hà nội số lượng công văn giấy tờ nội bên gửi đến lớn, tình trạng thất lạc văn nhiều gây khó khăn cho 33 việc khai thác, tra tìm tài liệu nhiều thời gian Tuy Huyện ủy Mê linh Hà nội không ban hành quy chế công tác văn thư quan dựa quy định, quy chế Trung ương công tác văn thư, nên tình trạng nêu khắc phục ngày vào nề nếp Điều thể qua việc bố trí người có lực có trình độ chuyên môn nghiệp vụ tốt Cơ quan có tập huấn nghiệp vụ soạn thảo văn cho Trưởng phòng ban Do đó, cán nắm nội dung cách quy định ban hành văn bản, quy trình văn bản, kỹ thuật soạn thảo văn bản, thể thức loại văn Từ phòng ban xây dựng văn theo lĩnh vực chuyên môn Công tác văn thư tiến hành bước đồng bộ, nhịp nhàng, nhận, chuyển giao văn đi, đến thực nhanh chóng, phân loại độ mật, khẩn để chuyển giao kịp thời Cán nhân viên văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ giao đảm bảo quy định công tác văn thư Các chế độ, sách cán làm công tác văn thư Lãnh đạo ngành Lãnh đạo quan thực quan tâm thực đầy đủ 3.1.2 Nhược điểm Tuy đạt số kết quan trọng việc thực quy trình tiếp nhận, xử lý công văn, giấy tờ, đến tồn sau: Việc quản lý công văn giấy tờ, quy định thu nộp tài liệu vào lưu trữ cuối năm nhiều phòng ban thực chưa tốt Tất văn có lưu giữ lại để phục vụ cho công tác thời, nhiên văn không lập thành hồ sơ mà xếp theo số đặc trưng riêng Do văn nằm rải rác phòng ban nghiệp vụ chuyên môn mối quan hệ khách quan văn hiện, kết cần đến văn đó, cán văn thư phải nhớ xác yếu tố thông tin văn không tìm gây nhiều thời gian Riêng cán bộ, công nhân viên chức, nhiều người quản lý hồ sơ luộm thuộm, làm thất thoát ảnh hưởng đến suất làm việc cá nhân toàn quan 34 Trong công tác lập hồ sơ phòng ban chưa thực theo quy định Cơ quan chưa có danh mục hồ sơ, việc lập hồ sơ thực theo quán tính chất lượng hồ sơ chưa cao, cán văn thư chưa có phương pháp lập hồ sơ, tài liệu đưa vào lưu trữ tình trạng rời lẻ, bó gói nguyên nhân chủ yếu làm công tác lưu trữ Huyện ủy Mê linh chưa trọng Việc đăng ký văn đi, đến quan thô sơ theo phương pháp truyền thống đăng ký vào sổ mà chưa đại hóa theo phương pháp đăng ký máy vi tính Việc ban hành quy chế công tác văn thư hạn chế, đến quan chưa có văn ban hành quy định công tác văn thư 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư Huyện ủy Mê linh – Hà Nội Để hướng tới xây dựng quan đại, theo kịp chủ trương công nghiệp hóa, đại hóa đất nước, qua trình tìm hiểu, phân tích thực trạng công tác văn thư Huyện ủy Mê linh Hà nội sở sở thực tiễn, lý luận nghiệp vụ công tác văn thư, xin đưa số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác văn thư Huyện ủy Mê linh Hà Nội, để góp phần tích cực trình nâng cao hiệu hoạt động quản lý hệ thống Đảng, nhà nước nói riêng Công tác văn thư quan Đảng ngày củng cố, giai đoạn hội nhập quốc tế * Hoàn thiện hệ thống tổ chức văn thư Huyện ủy Đây giải pháp mang tính chất lâu dài cần có thời gian đầu tư thích đáng quan tâm cấp lãnh đạo Huyện ủy Nhà nước Số lượng văn ban hành năm phòng Ban tương đối lớn, nên bố trí phận văn thư chuyên trách phòng Ban có công tác văn thư Huyện ủy vào nề nếp Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư tăng cường trách nhiệm ngành, cấp công tác văn thư Trước mắt 35 cần tập trung phổ biến số văn quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành quy định công tác văn thư * Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng, thay đăng ký sổ theo phương thức truyền thống nay, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tra tìm nhanh chóng, xác Gửi văn Fax, gmail tạo hiệu xuất cao công việc tiết kiệm thời gian, công sức tiết kiệm giấy tờ, giảm chi phí cho việc chuyển giao văn cho quan, tránh tình trạng văn gửi không đến kịp thời gian quy định * Hoàn thiện đội ngũ cán làm văn thư Kiện toàn tổ chức máy bố trí đủ biên chế làm công tác văn thư ngành, cấp phải phù hợp với nội dung công việc như: tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản… Trong công tác văn thư Huyện ủy Mê linh việc tăng cường thêm biên chế cán văn thư có trình độ chuyên môn cao yêu cầu cấp bách ưu tiên số một, trình làm việc thực tế Huyện ủy mê linh cán làm công tác văn thư có 01 cán văn thư biên chế 01 cán làm hợp đồng, nên chưa đáp ứng nhu cầu đặt đảm bảo cho khâu nghiệp vụ thực tốt Yêu cầu đặt thời gian tới Huyện ủy cần phải có bố trí thêm cán văn thư, phòng, Ban nên có 01 cán phụ trách công tác văn thư Áp dụng sách khen thưởng kỷ luật rõ dàng cán làm văn thư quan để họ thấy quyền lợi trách nhiệm hoạt động công tác văn thư Hằng năm có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm công tác văn thư chuyên trách, hình thức đào tạo quy, chức thông qua lớp tập huấn Chi Cục Văn thư- lưu trữ tổ 36 chức Chỉ yếu tố người đầu tư thích đáng công tác văn thư Huyện ủy nói riêng Việt nam nói chung phát huy hết giá trị hiệu hoạt động * Hoàn thiện khâu nghiệp vụ văn thư - Công tác văn thư bao gồm: soạn thảo, ban hành, quản lý văn quản lý sử dụng dấu Người thực công tác văn thư người làm tất công việc tạo điều kiện cho việc giải công việc nhanh chóng, đạt hiệu cao Để nâng cao chất lượng công tác văn thư phục vụ công cải cách hành nói chung Công tác quản lý giải văn đi, đến Việc quản lý văn đi, đến quan cần phải tập trung thống cần tiến hành rà soát lại xem khâu thực tốt, khâu chưa thực tốt bế tắc đâu để sớm có biện pháp khắc phục * Đầu tư nâng cấp sở vật chất Tăng cường sở cung cấp thêm trang thiết bị đại như: Bàn ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy Fax, máy photo coppy, giá kệ, cặp, bìa hồ sơ…theo tiêu chuẩn phục vụ công tác văn thư, cải thiện môi trường làm việc cho cán văn thư, tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu công việc đáp ứng yêu cầu trình hội nhập * Tiểu kết: Trên số nhận xét, đánh giá công tác văn thư dựa sở tìm hiểu, phân tích, đánh giá thực trạng tình hình hoạt động Huyện ủy Mê linh Hà nội, đề chương 2, đưa ưu điểm, nhược điểm số giải pháp nhằm nâng cao, hoàn thiện công tác văn thư Huyện ủy Mê linh Hà nội từ nhận thấy công tác văn thư có quan tâm, nhiên vấn đề tồn cần kịp thời khắc phục 37 KẾT LUẬN Qua khảo sát thực tế Huyện ủy Mê linh – Hà nội, thấy văn bản, giấy tờ công cụ đắc lực hoạt động quan trọng thiếu trình hình thành phát triển quan, tổ chức hoạt động quản lý điều hành quan Chính vậy, để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ việc học tập ghế Nhà trường chưa đủ mà học tập kinh nghiệm, kiến thức qua trải nghiệm thực tế Công tác văn thư thực tốt tạo điều kiện trợ giúp việc định ban lãnh đạo Huyện ủy đắn, xác, kịp thời phù hợp với điều kiện thực tế quan Để đảm bảo tính trung thực, xác kịp thời văn bản, giấy tờ Ban lãnh đạo Huyện ủy ccàn quan tâm đạo sát không ngừng nâng cao chất lượng áp dụng thành tựu khoa học, kỹ thuật vào công tác văn thư cách linh hoạt khéo léo phù hợp với hoàn cảnh điều kiện quan Qua trình thực đề tài này, trang bị thêm cho nhiều kiến thức, kinh nghiệm cho thân Đó không nắm vững kỹ nghiệp vụ mà kỹ sống, cách ứng xử nơi công sở Có thể thấy lý thuyết thực tế có khoảng cách, đòi hỏi người cán làm công tác văn thư phải biết linh động, sáng tạo nhằm đạt hiệu công tác cao Việc tiến hành khảo sát số vấn đề công tác văn thư Huyện ủy Mê linh – Hà nội như: Tình hình tổ chức hoạt động quản lý, đạo công tác văn thư, hoạt động nghiệp vụ,…Từ số liệu tình hình thực trạng công tác văn thư mà khảo sát chương sở để hoàn thiện chương Từ đưa ưu điểm, nhược điểm số giải pháp nhằm nâng cao, hiệu công tác văn thư Huyện ủy Mê linh – Hà nội Cơ quan mà chọn quan Đảng không công tác văn thư bị xem nhẹ, mà ngược lại giữ vai trò quan trọng quan tâm đặc biệt Nhìn chung văn phòng Huyện ủy Mê linh – Hà Nội thực 38 tốt nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo, quản lý nhân sự, chịu trách nhiệm công tác văn thư – lưu trữ Tuy công tác văn thư Huyện ủy Mê linh có nhiều thiếu xót hạn chế đáp ứng yêu cầu Huyện ủy Mê linh - Hà nội thuận lợi dễ dàng việc soạn thảo, ban hành văn quản lý lưu trữ tài liệu quan 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thị Giang ( 2015 ), báo cáo thực tập tốt nghiệp “ Công tác văn thư Huyện ủy Mê linh Hà nội” Hướng Dẫn 08-HD/BTCTW ngày 09/11/2011 Ban Tổ chức Trung ương Hướng dẫn quản lý sử dụng dấu quan, tổ chức Đảng Hướng dẫn 05-HD/ VPTU ngày 24/08/2011về lập hồ sơ hội nghị quận, Huyện, Thị ủy, Đảng ủy trực thuộc Thành ủy Hà Nội Các hướng dẫn Văn phòng Trung ương: - Hướng dẫn 11-HD/VPTW ngày 28/5/2004 hướng dẫn Văn phòng Trung ương thể thức văn Đảng - Hướng Dẫn số 22-HD/VPTW ngày 06/11/2009 Hướng dẫn Văn phòng Trung ương nộp hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức Đảng cấp Các Nghị định Chính phủ: - Nghị Định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quy định quản lý sử dụng dấu - Nghị Định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ công tác văn thư PGS Vương Đình Quyền ( 2007 ), giáo trình “ Lý luận phương pháp công tác văn thư”, NXB Chính trị Quốc Gia, Hà Nội Các Quyết định Trung ương: - Quyết Định Bộ Chính trị 31-QĐ/TW ngày 01/10/1997 ban hành quy định “ thể loại, thẩm quyền ban hành thể thức văn cảu Đảng” - Quyết Định Ban Bí thư 91-QĐ/TW ngày 16/2/2004 Bổ sung thẩm quyền ban hành văn số điều “ Quy định thể loại, thẩm quyền ban hành thể thức văn Đảng” - Quyết Định 296-QĐ/TW ngày 30/3/2010 Ban Bí thư Trung ương Đảng mẫu dấu tổ chức Đảng Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà nội ( 2009 ), giáo trình “ giáo trình nghiệp vụ công tác văn thư” NXB Giao thông vận tải, Hà nội 40 PHỤ LỤC I ẢNH Ảnh 1: Trụ sở Huyện ủy Mê linh – Hà Nội ( Nguồn: Tác giả ) Ảnh 2: Tủ đựng tập lưu văn Huyện ủy Mê linh – Hà Nội (2014-2015) ( Nguồn: Tác giả) 41 Ảnh 3: + Các trang thiết bị văn phòng phẩm Máy in Máy Fax Tủ đựng đồ văn phòng phẩm 42 Ảnh 4: + Cách bố trí phòng làm việc cán văn thư Được bố trí hành lang lối vào Huyện ủy 43 II SƠ ĐỒ - SƠ ĐỒ 1: Cơ cấu tổ chức Huyện ủy Mê Linh BÍ THƯ PHÓ BÍ THƯ Thường trực Ban Tổ chức Ban Dân Vận PHÓ BÍ THƯ – Chủ tịch UBND Huyện Ủy Ban Kiểm tra Ban Tuyên giáo 44 Văn Phòng Huyện ủy Trung Tâm Bồi dưỡng trị Huyện - SƠ ĐỒ 2: Cơ cấu tổ chức văn phòng Huyện ủy Mê Linh Hà Nội CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG Bộ phận: Văn thư Lưu trữ Bộ phận Chuyên viên Bộ phận: Cơ yếu Tổng hợp 45 Bộ phận: Tài vụ III VĂN BẢN - Văn 1: Mẫu sổ đăng ký văn Huyện ủy Mê Linh: Phần bìa: ĐẢNG BỘ THÀNH PHỐ HÀ NỘI HUYỆN ỦY MÊ LINH SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI KHÓA XV Năm……… Quyển số………………… Bắt đầu ngày…………… Kết thúc ngày…………… Phần nội dung bên trong: Ngày tháng Số ký hiệu Trích yếu Người ký Bản Bản Nơi nhận Số trang Số Lưu hồ sơ Ghi 10 46 - Văn 2: Mẫu sổ đăng ký văn đến Huyện ủy Mê Linh: Phần bìa: ĐẢNG BỘ THÀNH PHỐ HÀ NỘI HUYỆN ỦY MÊ LINH SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN KHÓA XV Năm……… Quyển số………………… Bắt đầu ngày…………… Kết thúc ngày…………… Phần nội dung bên trong: Ngày tháng Số đến Tác giả Văn đến Số ký Ngày Số hiệu tháng trang Số 47 Tên gọi Chuyển cho Lưu hồ sơ Ghi 10 11