tiểu luận công tác văn thư lưu trữ

N: VN TH LU TR Thanh Linh Giáo viên híng dÉn: Nguyễn Thị Lời Mở đầu Trong cơng đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến để vươn tới hồn thiện Hồ vào xu năm gần nghiệp vụ cơng tác Văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Cơng tác Văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Đồng thời cơng tác Văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng guồng máy hoạt động lãnh đạo, đạo,quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần cơng tác có làm tốt hay khơng Vì cơng tác vừa mang tính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật liên quan nhiều cán bộ, công chức Làm tốt cơng tác Văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, xuất, chất lượng, chế độ, giữ bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy phát triển kinh tế bảo vệ đất nước Quốc gia Nắm bắt tầm quan trọng đó, Đảng Nhà nước ta nhiều năm qua không ngừng cải cách Hành quốc gia có cơng tác Văn thư tập trung đổi sáng tạo Vì vậy, để làm tốt cơng tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hành… Ngày công tác quản trị văn phòng dần khẳng định vị tầm quan trọng trọng quan, tổ chức Tuy nhiên, nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn để thực tốt nghiệp vụ văn phòng quan thiếu nhiều Cơng việc cơng tác văn phòng tham gia tổ chức lưu trữ hồ sơ, chứng từ, công tác soạn thảo văn bản, vào sổ công văn đi, công văn đến, duyệt văn bản, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ hành, trì, ghi nhớ hồ sơ, xếp phân loại hồ sơ Hoạt động cơng tác quản trị văn phòng đóng góp phần không nhỏ vào phát triển quan, tổ chức Vì cơng tác quản trị văn phòng cần tổ chức quản lý cách khoa học hoạt động có hiệu cao, từ giúp đơn vị triển khai cơng việc thuận lợi, đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội chất lượng cơng việc Sinh viªn thùc hiÖn: Nguyễn Đăng Học Lớp: OA17C1 Trang ĐỀ ÁN: VN TH LU TR Thanh Linh Giáo viên hớng dẫn: Nguyễn Thị CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ -LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Khái niệm Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ công tác quản lý, bao gồm tồn cơng việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn hình thành hoạt động quan Nhà nước, doanh nghiệp Nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang Hay nói cách khác công tác văn thư phận công tác văn giấy tờ, phần q trình xử lý thơng tin u cầu Cơng tác văn thư phận công tác văn bản, giấy tờ Do q trình thực cần đảm bảo yêu cầu sau đây: 2.1 Nhanh chóng: Q trình giải cơng việc quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn kịp thời góp phần hồn thiện tốt cơng việc quan 2.2 Chính xác: Tất khâu từ tiếp nhận văn đến nghiên cứu dự thảo văn bản, ký duyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn đòi hỏi phải thực theo quy trình, nguyên tắc đối tượng 2.3 Bí mật: Trong nội dung văn đến, văn quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật quan, Nàh nước Vì trình tiếp nhận, gửi, phát hành, bảo quản văn phải bảo đảm bí mật Tức người có liên quan biết nội dung văn 2.4 Hiện đại: Việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại Vì vậy, u cầu đại hóa cơng tác văn thư trở thành tiền đề bảo đảm cho cơng tác quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng có suất chất lượng cao Hiện đại hóa cơng tác văn thư ngày trở thành nhu cầu cấp bách, phải tiến hành bước, phù hợp với khoa học kỹ thuật đất nước điều kiện cụ thể quan Cần tránh tư tưởng bảo thủ,lạc hậu coi thường việc áp dụng phương tiện kỹ thuật đại, Sinh viªn thùc hiƯn: Nguyễn Đăng Học Lớp: OA17C1 Trang ĐỀ ÁN: VĂN THƯ LU TR Thanh Linh Giáo viên hớng dẫn: Nguyn Th phát minh sáng chế có liên quan đến việc tăng cường hiệu công tác văn thư Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư 3.1 Vị trí: Cơng tác văn thư xác định hoạt động máy quản lý nói chung Trong văn phòng cơng tác văn thư khơng thể thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng Như công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước 3.2 Ý nghĩa  Công tác văn thư bảo đảm việc cung cấp cách kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước DN Thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thông tin văn  Làm tốt công tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, có suất, chất lượng, sách, chế độ giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật  Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan Nếu trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ, nội dung xác, phản ánh chân thực hoạt động quan cần thiết văn băng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan sát thực, có hiệu  Cơng tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia hồ sơ, tài liệu có giá trị hoạt động quan nộp vào lưu trữ quan Trong trình hoạt động quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập hoàn chỉnh văn giữ lại đầy đủ chất lượng tài liệu lưu trữ tăng lên nhiêu, đồng thời cơng tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai mặt nghiệp vụ II CƠNG TÁC SOẠN THẢO THÀNH VĂN BẢN Các quy định Nhà nước kỹ thuật trình bày thành phần, Sinh viªn thùc hiƯn: Nguyễn Đăng Học Lớp: OA17C1 Trang ĐỀ ÁN: VĂN TH LU TR Thanh Linh Giáo viên hớng dẫn: Nguyn Thị thể thức Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ việc Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Thông tư hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành văn bản; áp dụng quan Nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ chức) Điều Thể thức văn Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định theo quy định Khoản 3, Điều Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư hướng dẫn Thông tư Điều Kỹ thuật trình bày văn Kỹ thuật trình bày văn quy định Thơng tư bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ chi tiết trình bày khác, áp dụng văn soạn thảo máy vi tính in giấy; văn soạn thảo phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác văn làm giấy mẫu in sẵn; không áp dụng văn in thành sách, in báo, tạp chí loại ấn phẩm khác Điều Phơng chữ trình bày văn Phơng chữ sử dụng trình bày văn máy vi tính phông chữ tiếng Việt mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 Điều Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn vị trí trình bày Khổ giấy Văn hành trình bày khổ giấy khổ A4 (210mm x 297mm) Các văn giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển trình bày khổ giấy A5 (148mm x 210mm) giấy mẫu in sẵn (khổ A5) Kiểu trình bày Văn hành trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 (định hướng in theo chiều dài) Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu không làm thành phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng in theo chiều rộng) Định lề trang văn (đối với khổ giấy A4) • Lề trên: cách mép từ 20 - 25mm; • Lề dưới: cách mép từ 20 - 25mm; • Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35mm; Sinh viªn thùc hiƯn: Nguyễn Đăng Học Lớp: OA17C1 Trang ĐỀ ÁN: VĂN THƯ LƯU TRỮ Thanh Linh Giáo viên hớng dẫn: Nguyn Th L phi: cách mép phải từ 15 - 20mm Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A4 thực theo sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn kèm theo Thơng tư (Phụ lục II) Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A5 áp dụng tương tự theo sơ đồ Phụ lục Điều Quốc hiệu Thể thức Quốc hiệu ghi văn bao gồm dòng chữ: "CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" "Độc lập - Tự - Hạnh phúc" Kỹ thuật trình bày Quốc hiệu trình bày số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên phải Dòng thứ nhất: "CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng thứ hai: "Độc lập - Tự - Hạnh phúc" trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ cỡ chữ 12, dòng thứ hai cỡ chữ 13; dòng thứ cỡ chữ 13, dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; đặt canh dòng thứ nhất; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, khơng dùng lệnh Underline), cụ thể: CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hai dòng chữ trình bày cách dòng đơn Điều Tên quan, tổ chức ban hành văn Thể thức Đối với Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, Ủy ban Quốc hội Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi quan chủ quản Tên quan, tổ chức ban hành văn bao gồm tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với tổ chức kinh tế cơng ty mẹ) tên quan, tổ chức ban hành văn a) Tên quan, tổ chức ban hành văn phải ghi đầy đủ viết tắt theo quy định văn thành lập, quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động công nhận tư cách pháp nhân quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ: • BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM Sinh viªn thùc hiƯn: Nguyễn Đăng Học Lớp: OA17C1 Trang ĐỀ ÁN: VĂN TH LU TR Thanh Linh Giáo viên hớng dẫn: Nguyn Thị HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN TỈNH THÁI NGUYÊN b) Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp viết tắt cụm từ thơng dụng Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN), UBND TỈNH QUẢNG BÌNH VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN SỞ NỘI VỤ VIỆN DÂN TỘC HỌC Kỹ thuật trình bày Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên trái Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp trình bày chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng Nếu tên quan, tổ chức chủ quản dài, trình bày thành nhiều dòng Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh tên quan, tổ chức chủ quản; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợp tên quan, tổ chức ban hành văn dài trình bày thành nhiều dòng, ví dụ: BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC Các dòng chữ trình bày cách dòng đơn Điều Số, ký hiệu văn Thể thức a) Số văn Số văn số thứ tự đăng ký văn văn thư quan, tổ chức Số văn ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm b) Ký hiệu văn - Ký hiệu văn có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn theo bảng chữ viết tắt tên loại văn kèm theo Thông tư (Phụ lục I) chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước (áp dụng chức danh Chủ tịch nước Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ: Nghị Chính phủ ban hành ghi sau: Số: /NQ-CP Chỉ thị Thủ tướng Chính phủ ban hành ghi sau: Số: /CT-TTg Quyết định Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành ghi sau: Số: /QĐ-HĐND Báo cáo ban Hội đồng nhân dân ghi sau: Số /BC-HĐND - Ký hiệu công văn bao gồm chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, phận) soạn thảo chủ trì soạn thảo cơng văn (nếu có), ví dụ: Sinh viªn thùc hiÖn: Nguyễn Đăng Học Lớp: OA17C1 Trang ĐỀ N: VN TH LU TR Thanh Linh Giáo viên hớng dÉn: Nguyễn Thị Cơng văn Chính phủ Vụ Hành Văn phòng Chính phủ soạn thảo: Số: /CP-HC Công văn Bộ Nội vụ Vụ Tổ chức Cán Bộ Nội vụ soạn thảo: Số: /BNV-TCCB Công văn Hội đồng nhân dân tỉnh Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo: Số: /HĐND-KTNS Công văn Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội soạn thảo: Số: /UBND-VX Công văn Sở Nội vụ tỉnh Văn phòng Sở soạn thảo: Số: /SNV-VP Trường hợp Hội đồng, Ban tư vấn quan sử dụng dấu quan để ban hành văn Hội đồng, Ban ghi "cơ quan" ban hành văn phải lấy số Hội đồng, Ban, ví dụ Quyết định số 01 Hội đồng thi tuyển công chức Bộ Nội vụ trình bày sau: BỘ NỘI VỤ HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC Số: 01/QĐ-HĐTTCC Việc ghi ký hiệu công văn UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành công văn chữ viết tắt tên lĩnh vực (các lĩnh vực quy định Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân năm 2003) giải công văn Chữ viết tắt tên quan, tổ chức đơn vị quan, tổ chức lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu Kỹ thuật trình bày Số, ký hiệu văn trình bày số 3, đặt canh tên quan, tổ chức ban hành văn Từ "Số" trình bày chữ in thường, ký hiệu chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ "Số" có dấu hai chấm; với số nhỏ 10 phải ghi thêm số phía trước; số ký hiệu văn có dấu gạch chéo (/), nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn có dấu gạch nối (-) khơng cách chữ, ví dụ: Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định Thường trực Hội đồng nhân dân); Số: 19/HĐND-KTNS (Công văn Thường trực Hội đồng nhân dân Ban Kinh tế ngân sách soạn thảo); Số: 23/BC-BNV (Báo cáo Bộ Nội vụ); Số: 234/SYT-VP (Công văn Sở Y tế Văn phòng soạn thảo) Điều Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Thể thức a) Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành (tên riêng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi quan, tổ chức đóng trụ sở; đơn vị hành đặt tên theo tên người, chữ số kiện lịch sử phải ghi tên gọi đầy đủ đơn vị hành đó, cụ thể sau: - Địa danh ghi văn quan, tổ chức Trung ương tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ: Sinh viªn thùc hiƯn: Nguyễn Đăng Học Lớp: OA17C1 Trang ĐỀ ÁN: VĂN THƯ LƯU TRỮ Thanh Linh Gi¸o viªn híng dÉn: Nguyễn Thị Văn Bộ Cơng Thương, Cơng ty Điện lực thuộc Tập đồn Điện lực Việt Nam (có trụ sở thành phố Hà Nội): Hà Nội, Văn Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài (có trụ sở thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên, Văn Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học Công nghệ Việt Nam (có trụ sở thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa, Văn Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở thị xã Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương, - Địa danh ghi văn quan, tổ chức cấp tỉnh: + Đối với thành phố trực thuộc Trung ương: tên thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ: Văn Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội sở, ban, ngành thuộc thành phố: Hà Nội, Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh sở, ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh Ví dụ mẫu giấy giới thiệu TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NA Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: /GGT- (3) (4) , ngày tháng năm 20 GIẤY GIỚI THIỆU (2) trân trọng giới thiệu: Ông (bà): (5) Chức vụ: Được cử đến: (6) Về việc: Đề nghị Q quan tạo điều kiện để ơng (bà) có tên hồn thành nhiệm vụ Giấy có giá trị đến hết ngày ./ Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ Sinh viªn thùc hiƯn: Nguyễn Đăng Học Lớp: OA17C1 Trang N: VN TH LU TR Thanh Linh Giáo viên híng dÉn: Nguyễn Thị Như trên; (Chữ ký, dấu) • Lưu: VT Họ tên Ghi chú: • (1) Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) • (2) Tên quan, tổ chức ban hành văn (cấp giấy giới thiệu) • (3) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành văn • (4) Địa danh • (5) Họ tên, chức vụ đơn vị công tác người giới thiệu • (6) Tên quan, tổ chức giới thiệu tới làm việc • 2.Thẩm quyền ban hành văn Thẩm quyền ban hành văn quy phạm pháp luật quyền địa phương theo Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2015 2.1 Chủ thể ban hành Luật năm 2015 kế thừa quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân năm 2004 tiếp tục trao thẩm quyền ban hành văn quy phạm pháp luật cho chủ thể địa phương Hội đồng nhân dân (HĐND) Ủy ban nhân dân (UBND) cấp tỉnh, huyện, xã Tuy nhiên, bổ sung thêm chủ thể đơn vị hành - kinh tế đặc biệt Đơn vị hành - kinh tế đặc biệt xác định cấp hành chính, tương đương cấp huyện cấp tỉnh thẩm quyền kinh tế xác định tương đương với quyền cấp I (ngay bên quyền trung ương mà tạm gọi cấp tỉnh) Mỗi vùng lãnh thổ nên trao quyền quản lý phải có tiềm lực định kinh tế - trị - văn hóa - xã hội Tiềm lực phải đủ mạnh, đủ tầm Nền tảng hệ thống pháp luật đầy đủ, chiến lược phát triển kinh tế với cấu ngành, nghề quy mô phù hợp, sở vật chất đất đai, nhà ở, cơng sở, nhà máy, xí nghiệp; vốn, đầu tư, chế tự chủ, tự quản để trở thành chủ thể kinh tế độc lập khác biệt với chủ thể vùng lãnh thổ khác Dựa vào đó, Nhà nước trao quyền cho để hình thành tổ chức quyền đơn vị hành - lãnh thổ Luật Tổ chức quyền địa phương năm 2015 dành Chương V với Điều (từ Điều 74 - 77) quy định “chính quyền địa phương đơn vị hành - kinh tế đặc biệt” Theo đó, Điều 74 đưa khái niệm đơn vị hành kinh tế đặc biệt đơn vị Quốc hội định thành lập, áp dụng chế sách đặc biệt kinh tế - xã hội, có quyền địa phương tổ chức phù hợp với đặc điểm, yêu cầu, mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội đơn vị hành - kinh tế đặc biệt đó” Điều 75 quy định tổ chức quyền địa phương đơn vị hành - kinh tế đặc biệt với cấu tổ chức gồm có HĐND UBND, nguyên tắc tổ chức phương thức hoạt động thực theo Luật Tổ chức quyền địa phương Điều 76, 77 quy định thẩm quyền Sinh viªn thùc hiƯn: Nguyễn Đăng Học Lớp: OA17C1 Trang ĐỀ ÁN: VĂN THƯ LƯU TRỮ Thanh Linh Gi¸o viªn híng dÉn: Nguyễn Thị thành lập giải thể đơn vị hành - kinh tế đặc biệt Có thể nói, việc Luật năm 2015 trao quyền ban hànhVBQPPL cho chủ thể đơn vị hành - kinh tế đặc biệt hoàn toàn hợp lý, lẽ chủ thể đơn vị hành hệ thống máy nhà nước Quốc hội thành lập giống đơn vị hành khác tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, huyện, xã, phường… Bên cạnh đó, theo Luật Tổ chức quyền địa phương năm 2015, tổ chức đơn vị hành - kinh tế đặc biệt bao gổm HĐND UBND tương đương với đơn vị hành khác Do đó, việc trao thẩm quyền ban hành VBQPPL cho chủ thể hoàn toàn phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quyền địa phương, đồng thời phát huy tốt tiềm đơn vị dựa sở mạnh vùng 2.2 Thẩm quyền hình thức Theo quy định Luật năm 2015, hình thức VBQPPL HĐND ban hành nghị quyết, UBND ban hành định Thứ nhất, Luật năm 2015 bỏ hình thức thị UBND cấp Hệ thống VBQPPL nước ta đa dạng hình thức, với nhiều chủ thể có thẩm quyền khác ban hành Với nhiều hình thức VBQPPL khác nhau, dẫn đến hệ thống VBQPPL cồng kềnh, nhiều tầng nấc, phần làm giảm hiệu lực, hiệu quản lý nhà nước Do đó, xuất phát từ thực tế này, chủ trương đơn giản hóa hình thức VBQPPL ln quan xây dựng pháp luật coi trọng Luật năm 2015 ngoại lệ giảm bớt hình thức VBQPPL UBND Theo đó, UBND cấp ban hành VBQPPL với hình thức định, điều có nghĩa thị UBND khơng ban hành với tư cách VBQPPL Chỉ thị văn sử dụng thường xuyên hoạt động quản lý nhà nước nói chung, khơng riêng UBND Theo quy định Điều 14, 17, 20 Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân năm 2004 quy định rõ: Chỉ thị UBND cấp tỉnh ban hành để quy định biện pháp đạo, phối hợp hoạt động, đôn đốc kiểm tra hoạt động quan, đơn vị trực thuộc HĐND, UBND cấp việc thực văn quan nhà nước cấp trên, HĐND cấp định mình; Chỉ thị UBND cấp huyện ban hành để quy định biện pháp đạo, kiểm tra hoạt động quan, đơn vị trực thuộc HĐND, UBND cấp xã việc thực văn quan nhà nước cấp trên, HĐND cấp định mình; Chỉ thị UBND cấp xã ban hành để quy định biện pháp đạo, kiểm tra hoạt động quan, tổ chức, cá nhân thuộc phạm vi quản lý việc thực văn quan nhà nước cấp trên, HĐND cấp định Như vậy, hiểu thị văn ban hành để đạo, điều hành công việc phát sinh trình UBND thực hoạt động quản lý hành Tuy nhiên, thực tế chứng minh, tính “có chứa QPPL” thị thường khơng đảm bảo, hầu hết, thị dùng để phổ biến, tuyên truyền, triển khai thực văn cấp trên; đề biện pháp thực cho tổ chức, cá Sinh viªn thùc hiƯn: Nguyễn Đăng Học Lớp: OA17C1 Trang 10 ĐỀ ÁN: VĂN THƯ LƯU TR Thanh Linh Giáo viên hớng dẫn: Nguyn Th xong trình cho lãnh đạo ký, sau chuyển lại cho văn thư đóng dấu hồn thành thủ tục pháp lý - Ghi số, ngày tháng văn Văn thư tiến hành lấy số chung cho tất văn Số văn lấy liên tục từ (01/01-31/12) năm ghi tay Ngày tháng văn bản: ngày văn ký thức Bước 2: Đóng dấu văn Văn sau có chữ ký lãnh đạo cán văn thư đóng dấu lên văn dấu quan, dấu tên, dấu chức danh Dấu đóng lên văn dấu có hình quốc huy Qua khảo sát thực tế UBND phường Vĩnh Trung UBND phường thực thao tác bảo quản dấu nghiêm túc, có cán văn thư có quyền đóng dấu, ngồi khơng ủy quyền khơng cho phép người đóng dấu Bước 3: Sổ đăng ký văn Khi ghi số ngày tháng văn văn thư tiếp tục chuyển sang việc đăng ký vào sổ Tất văn quan đăng ký vào sổ đăng ký văn chung, để dễ dàng nắm bắt khối lượng văn quan ban hành năm cán văn thư tiến hành lập sổ Quyết định riêng không lập chung với tất loại văn quan Hiện UBND huyện Hòa Vang song song với việc đăng ký vào sổ tiến hành đăng ký văn máy tính Bước 4: Chuyển giao văn Tất văn cán văn thư giao liên quan chuyển trực tiếp cho quan khác đăng ký vào sổ Khi chuyển giao văn có chữ ký người nhận văn Bước 5: Lưu văn Các lưu xem sản phẩm quan trực tiếp làm ra, chúng ln phản ánh lực, trình độ chuyên môn cán nhân viên Sinh viªn thùc hiƯn: Nguyễn Đăng Học Lớp: OA17C1 Trang 34 N: VN TH LU TR Thanh Linh Giáo viên híng dÉn: Nguyễn Thị quan Bản lưu văn chứng để tra tìm cần thiết.Vì chúng bảo quản cẩn thận quan khai thác cách có hiệu quả.Việc tổ chức, khai thác văn lưu chặt chẽ nhằm tránh thất lạc, mát tài liệu - Sơ đồ quy trình điều hành văn đi: Văn Chánh VP chỉnh sửa Lãnh đạo Văn thư ChuyểngiaoV B * Quy trình thực gồm 04 bước: + Bước 1: Văn cán UBND phường soạn thảo chuyển đến Chánh văn phòng UBND phường tiếp nhận chỉnh sửa + Bước 2: Văn sau chỉnh sửa với yêu cầu cán chun mơn trình lãnh đạo UBND phường ký ban hành + Bước 3: Văn vào sổ, vào số văn phận văn thư nhân theo số lượng yêu cầu văn + Bước 4: Bộ phận văn thư phụ trách công tác chuyển giao văn gửi đến đơn vị, sở khác ngồi địa phương 2.2 Quy trình tổ chức quản lý văn đến Tổ chức quản lý, giải văn đến Văn đến quan chủ yếu từ nguồn: UBND thành phố, UBND Quận , Sở ban ngành trực thuộc Ủy ban, nhân viên bưu điện chuyển đến, văn thư quan khác mang đến, cán họp mang về, mạng trao đổi nội bộ, thư điện tử thành phố… thành phần văn đến quan bao gồm: Quyết định, thông báo, giấy mời, thông tư, thị, cơng văn… Sinh viªn thùc hiƯn: Nguyễn Đăng Học Lớp: OA17C1 Trang 35 ĐỀ ÁN: VĂN THƯ LƯU TRỮ Thanh Linh Giáo viên hớng dẫn: Nguyn Th Thnh phn văn đến quan nhìn chung phong phú đa dạng Nó gồm nhiều văn khác nhiều quan khác - Văn đến quan cấp trên: UBND TP Đà Nẵng, Sở Nội vụ, Sở tài nguyên môi trường, - Văn đến quan ngang cấp: UBND quận - Văn đến cấp dưới: UBND xã , ngành chuyên môn thuộc huyện Bước - Tiếp nhận văn đến: Khi tiếp nhận văn chuyển đến từ nguồn, cán văn thư kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) trước nhận ký nhận - Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến Sau kiểm tra xong, cán văn thư tiến hành phân loại văn làm hai loại chủ yếu Đối với loại sách, báo, tư liệu, văn đích danh cán văn thư đăng ký vào sổ thơng tin ngồi bìa văn gửi đến cho cá nhân giải Còn loại văn đến khác phải tiến hành đăng ký vào sổ đơn vị thơng tin trước chuyển giao - Đóng dấu văn đến ghi số văn đến Tất tất văn đến UBND huyện đóng dấu đến, dấu đến đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống, phía góc trái; phần lề văn bản, phần số kí hiệu (với văn có tên gọi), phần trích yếu nội dung với văn khơng có tên gọi), khoảng giấy trắng địa danh, ngày, tháng, năm ban hành Tất văn đến quan đóng dấu đến đăng ký vào sổ máy tính ngày UBND huyện dùng loại sổ để đăng ký cho tất văn đến - Đăng ký văn đến Văn đến quan cán văn thư ghi chép rõ ràng, xác Sinh viªn thùc hiƯn: Nguyễn Đăng Học Lớp: OA17C1 Trang 36 ĐỀ ÁN: VĂN THƯ LƯU TRỮ Thanh Linh Gi¸o viªn híng dÉn: Nguyễn Thị Bước 2.Trình chuyển giao văn đến - Trình văn đến Sau văn đăng ký xong, văn thư tiến hành chuyển giao cho cán có trách nhiệm giải - Chuyển giao văn đến Văn đến chuyển giao cho phận cá nhân giải vào ý kiến người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn đến đảm bảo yêu cầu nhanh chóng, đối tượng, chặt chẽ Bước Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Khi nhận văn đến, phận, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn quy định cụ thể quan - Theo dõi đôn đốc việc giải văn Tất văn đến có ấn định thời hạn giải theo quy định pháp luật quy định quan, tổ chức phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải * Quy trình thực gồm 04 bước: + Bước 1: Văn đến Chánh văn phòng UBND huyện tiếp nhận sau phân chia tùy theo lĩnh vực mà lãnh đạo UBND huyện phụ trách; + Bước 2: Chuyển giao cho văn thư trình lãnh đạo bút phê đạo công việc cho cán chuyên môn; + Bước 3: Văn sau bút phê chuyển phận văn thư làm công tác nghiệp vụ vào sổ, vô số văn bản; + Bước 4: Bộ phận văn thư sau làm công tác nghiệp vụ gửi văn đến cán chuyên môn bút phê đạo lãnh đạo UBND huyện Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ 3.1 Công tác lập hồ sơ - Lập hồ sơ khâu quan trọng cuối công tác văn thư, giải xong công việc mà chưa lập hồ sơ xem chưa hồn thành cơng việc Sinh viªn thùc hiƯn: Nguyễn Đăng Học Lớp: OA17C1 Trang 37 ĐỀ ÁN: VĂN THƯ LƯU TR Thanh Linh Giáo viên hớng dẫn: Nguyn Th - Tác dụng Danh mục hồ sơ: Quản lý hoạt động quan, tổ chức cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ Giúp cho quan, tổ chức chủ động việc tổ chức lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu giai đoạn văn thư chặt chẽ khoa học Là để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm cá nhân quan, tổ chức việc lập hồ sơ chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Là để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ phục vụ sử dụng - Yêu cầu hồ sơ lập: + Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, đơn vị, hình thành hồ sơ; + Văn hồ sơ phải có giá trị bảo quản an toàn, nguyên vẹn; + Văn bản, tài liệu hồ sơ phải đầy đủ, hồn chỉnh, có giá trị pháp lý, có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến vấn đề, việc trình tự giải cơng việc 3.2 Quy trình lập hồ sơ hành UBND huyện Hòa Vang - Mở hồ sơ; - Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ; - Phân chia đơn vị bảo quản xếp văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản; - Biên mục hồ sơ: đánh số tờ, ghi mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc, viết bìa hồ sơ Lãnh đạo quan có trách nhiệm đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành Chánh văn phòng trực tiếp giúp lãnh đạo quan theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc nộp lưu 3.3 Công tác nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Theo điều 23 điều lệ công tác công văn giấy tờ, hồ sơ giải xong sau kết thúc chuẩn bị nộp lưu vào lưu trữ quan có giao nộp Sinh viªn thùc hiƯn: Nguyễn Đăng Học Lớp: OA17C1 Trang 38 ĐỀ ÁN: VĂN THƯ LƯU TR Thanh Linh Giáo viên hớng dẫn: Nguyn Th h sơ vào Lưu trữ quan việc bảo quản hồ sơ an tồn, phục vụ tích cực cho nghiên cứu trước mắt lâu dài thực tế quy trình văn Nhà nước chưa có văn rõ nộp lưu Vì quan UBND huyện không thực nộp lưu hồ sơ Do điều kiện hạn chế phòng kho lưu trữ tài liệu nhỏ nên việc lưu cất giữ tài liệu đơn vị, cá nhân hạn chế Cơng tác quản lý sử dụng dấu - Công tác quản lý UBND huyện Hòa Vang thực quản lý dấu chặt chẽ, dấu cất giữ họp đựng dấu có khóa cẩn thận tránh tình trạng dấu Tất dấu cán văn thư lau chùi Con dấu giữ gìn cẩn thận cán bảo quản người có trách nhiệm, có độ tin cậy, có trình độ nghiệp vụ chun mơn văn thư Nhìn chung, cơng tác quản lý sử dụng dấu UBND huyện tốt, với quy định Nhà nước quy định - Công tác sử dụng dấu Công tác quản lý sử dụng dấu thực theo quy định Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 Chính phủ quy định việc quản lý sử dụng dấu, mục 4, Điều 25 26 Nghị định Số:110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ cơng tác văn thư * Hiện UBND huyện sử dụng loại dấu sau: Dấu có hình Quốc huy Dấu chức danh Dấu họ tên Dấu ngày, tháng, năm Dấu y Dấu văn đến Dấu xác nhận UBND huyện Hòa Vang Sinh viªn thùc hiƯn: Nguyễn Đăng Học Lớp: OA17C1 Trang 39 ĐỀ ÁN: VĂN THƯ LƯU TRỮ Thanh Linh Giáo viên hớng dẫn: Nguyn Th Tt c cỏc dấu phải để lại quan quản lý chặc chẽ văn phòng, cán phụ trách văn thư có trách nhiệm sử dụng bảo quản dấu, không mang dấu khỏi quan chưa có đồng ý lãnh đạo quan Các dấu cất vào tủ có khóa Con dấu quan đóng vào nơi có chữ ký người có thẩm quyền, thể thức, nội dung, khơng đóng dấu khống, đóng vào giấy trắng Đóng dấu phải rõ ràng trùm lên 1/3 bên trái chữ ký Đánh giá ưu điểm, hạn chế nguyên nhân tồn công tác văn thư UBND huyện Hòa Vang 5.1 Ưu điểm - Các cán soạn thảo thực theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Bộ Nội vụ quy định nên tạo thuận lợi cho việc soạn thảo ban hành văn - Tài liệu lưu trữ UBND huyện bảo quản cận thận, an tồn, thuận lợi cho cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu - Diện tích kho lưu trữ bảo quản tài liệu tương đối rộng, thoáng thiết bị kho đại giúp bảo bảo tài liệu lâu hơn, không bị yếu tố bên ngồi tác động nhiều - Nhìn chung sổ đăng ký văn đến quan văn đạo hoàn toàn giống nhau, giúp cho cán văn thư nắm bắt thông tin hồ sơ cách dễ dàng - Công tác văn thư UBND huyện quản lý chặt chẽ thống nhất, tiến hành chu đáo theo quy trình Nhà nước quy định Mọi thơng tin đến quan bảo đảm nhanh chóng, xác đáp ứng nhu cầu cơng việc quan Sinh viªn thùc hiƯn: Nguyễn Đăng Học Lớp: OA17C1 Trang 40 ĐỀ ÁN: VĂN TH LU TR Thanh Linh Giáo viên hớng dẫn: Nguyn Thị - Do công tác chỉnh lý bảo quản tài liệu tốt nên tác động nhiều đến cơng tác sử dụng tài liệu lưu trữ, giúp cho việc tra tìm nhanh chóng, thuận tiện - Công tác tổ chức giải văn đi, đến đăng ký sổ máy tính cách rõ ràng chặt chẽ giúp cho cán văn thư quản lý tài liệu dễ dàng tránh sai sót khơng cần thiết - Cán văn thư người sử dụng dấu, dấu cất giữ họp đựng dấu có khóa cẩn thận tránh tình trạng dấu, cán văn thư lau chùi - Quy chế công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Phúc Thọ đảm bảo thể thức lề, cỡ chữ… - Quy chế phân chia thành mục rõ ràng, dễ hiểu - Được áp dụng theo văn Nhà nước quan cấp nên tránh tình trạng có quy định trái với quy định Nhà nước pháp luật - Trong quy chế nêu rõ nội dung công tác văn thư, lưu trữ công tác soạn thảo, ban hành văn bản; công tác quản lý văn đến, văn đi…điều giúp cho người thực nắm bắt rõ nội dung cần làm công tác văn thư, lưu trữ - Người soạn thảo quy chế người có khả năng, chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cao - Văn trình bày cận thận, dễ nhìn, có thẩm mỹ 5.2 Hạn chế - Bên cạnh văn soạn thảo theo thể thức việc canh lề văn chưa canh theo trang giấy A4, số phận soạn thảo khơng theo thơng tư 01, sai thành phần thể thức văn - Do khối lượng tài liệu thuộc UBND tương đối lớn nên số lượng kho chứa tài liệu không nhiều nên buộc phải bố trí nhiều kho hơn, điều làm cho cơng tác quản lý sử dụng gặp nhiều khó khăn - Vẫn số giá đựng tài liệu khơng đạt tiêu chuẩn quy định Sinh viªn thùc hiƯn: Nguyễn Đăng Học Lớp: OA17C1 Trang 41 ĐỀ ÁN: VĂN THƯ LƯU TR Thanh Linh Giáo viên hớng dẫn: Nguyn Th - UBND huyện Hòa Vang chưa lập sổ chuyển giao văn trực tiếp quan sổ theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Một số cán bộ, công chức, viên chức chưa nhận thức vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư nên việc triển khai thực văn chế độ thống kê, báo cáo liên quan đến công tác văn thư - Cán văn thư kiêm nhiệm chức vụ cán lưu trữ nên hạn chế trình thực nhiêm vụ số lượng công việc nhiều nên làm công việc bị tồn động nhiều - Công tác lập hồ sơ hành chưa thực quan tâm vào nề nếp Tài liệu hành chưa lập hồ sơ hoàn chỉnh - Việc theo dõi xử lý văn khâu văn thư lỏng lẻo, nhiều lúc khơng kịp thời - Dấu dùng tùy tiện, chưa phân công trách nhiệm cụ thể cho người quản lý dấu 5.3 Nguyên nhân tồn - Trang thiết bị văn phòng trang bị đầy đủ, bị hư hỏng không đem sữa chữa kịp thời, điều ảnh hưởng lớn đến công tác giải chuyển giao văn bản, làm chậm tiến độ giải công việc, ảnh hưởng lớn công tác hành văn phòng Ví dụ: Máy fax bị hư hỏng không sửa chữa dẫn tới văn cần gấp đến muộn ảnh hưởng lớn quy trình giải công việc, đặc biệt văn hành chính, làm cho việc chuyển giao văn nội quan diễn - Không gian chật hẹp ảnh hưởng đến việc xếp trang thiết bị giấy tờ không để ngăn nắp vị trí, phải kê ghế lại để làm nơi để hồ sơ công việc bất tiện làm ảnh hưởng đến công việc phận văn thư CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN HÒA VANG Sinh viªn thùc hiƯn: Nguyễn Đăng Học Lớp: OA17C1 Trang 42 ĐỀ ÁN: VĂN THƯ LƯU TRỮ Thanh Linh Gi¸o viªn híng dÉn: Nguyễn Thị Các giải pháp kiến nghị Văn phòng phận cấu thành giúp việc cho nhà quản trị, mà diễn hoạt động văn thư, lưu trữ; đảm bảo thông tin; phục vụ hậu cần cho hoạt động quản lý quan, tổ chức.Hiểu tầm quan trọng Văn phòng nên Đảng Nhà nước ta ban hành nhiều văn quy phạm pháp luật cơng tác văn phòng Thơng qua thời gian thực tập em xin có số đề xuất thân mong góp phần phát huy ưu điểm, khắc phục mặt hạn chế quan: Về đội ngũ, cán bộ, cơng chức (người làm Văn phòng) - Tích cực đổi nâng cao lực làm việc, khả lãnh đạo cán bộ, công chức Văn phòng; - Xây dựng cấu tổ chức hợp lí nội Văn phòng để thực nhiệm vụ giao, số lượng cán bộ, cơng chức phòng tổng hợp đơng nên chuyển sang phòng khác để chất lượng cơng việc tốt hơn; - Bên cạnh việc lãnh đạo nước tập huấn nên cử cán cơng tác nước để tiếp thu kinh nghiệm cơng tác hành văn phòng để áp dụng làm thay đổi hành quan; - Phát huy cao khả tư duy, sáng tạo đội ngũ cán bộ, công chức UBND huyện cách tổ chức thi sáng tạo, đổi cách làm việc có hiệu cán bộ, công chức; - Thực phân công công việc cho cán bộ, cơng chức Văn phòng theo trình độ, lực; - Mỗi cá nhân phải tích cực việc rèn luyện, nâng cao tinh thần làm việc, tinh thần trách nhiệm, ý thức phẩm chất; - Mở lớp đào tạo tin học ngoại ngữ cho cán bộ, công chức Văn phòng để thúc đẩy cơng tác Tin học hóa cơng tác Hành văn phòng Về mặt thể chế - Bên cạnh thực theo quy chế hoạt động Ủy ban nên xây dựng thêm quy chế hoạt động Văn phòng để việc tổ chức điều hành thuận lợi Đồng thời xác định rõ mối liên hệ Văn phòng với đơn vị chun mơn phận Văn phòng Sinh viªn thùc hiƯn: Nguyễn Đăng Học Lớp: OA17C1 Trang 43 ĐỀ ÁN: VĂN THƯ LƯU TRỮ Thanh Linh Gi¸o viªn híng dÉn: Nguyễn Thị Cơ sở vật chất - Cần lập kế hoạch bố trí lại phòng làm việc khoa học toàn UBND huyện; - Cần mở rộng diện tích phận văn thư chuyển phận văn thư sang phòng khác rộng rãi thoáng mát - Đầu tư việc trang bị loại trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động Văn phòng nói chung hoạt động Ủy ban nói riêng trang bị thêm máy hủy tài liệu, để tránh bị lộ thơng tin, đảm bảo kín đáo; - Trang bị thêm cặp, giá, hộp để tài liệu tăng thêm kho đựng tài liệu lưu trữ Về quy trình nghiệp vụ - Cần phát huy khả nhân viên phòng đặc biệt kỹ giao tiếp - Thận trọng việc chuyển giao văn bản, khơng để xảy tình trạng văn gửi việc gửi văn khơng xác; - Tiến hành tuyển dụng thêm cán bộ, công chức có trình độ chun mơn; - Thường xun tổ chức kiểm tra cơng tác lưu trữ tồn UBND huyện nói chung đơn vị nói riêng; - Thường xuyên họp kiểm tra tình hình thực công việc, đồng thời đưa giải pháp khả thi nữa, khắc phục tồn tại, hạn chế khơng đáng có; - Triển khai việc áp dụng ISO 9000: 2008 cơng tác Văn phòng; - Để UBND huyện thực quan có mơ hình làm việc chuẩn tất hoạt động, đặc biệt hoạt động hành văn phòng việc phát triển đồng thời hoạt động lúc cần thiết, ví dụ như: + Các hoạt động mang tính chất tập thể phải phát huy đồn kết làm việc ln mang tinh thần tập thể Cơng đồn, Đồn niên… + Các phong trào ủng hộ Nhà nước phát động + Thường xuyên mở buổi làm việc trực tiếp lãnh đạo UBND huyện với đơn vị, tổ chức với nhân dân để ngày xứng đáng quan hành cấp huyện ln bảo vệ quyền lợi lợi ích nhân dân - Lập kế hoạch cụ thể công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ UBND huyện; Sinh viªn thùc hiÖn: Nguyễn Đăng Học Lớp: OA17C1 Trang 44 ĐỀ N: VN TH LU TR Thanh Linh Giáo viên hớng dÉn: Nguyễn Thị - Lãnh đạo UBND huyện cần quan tâm tới công tác thống kê, lập hồ sơ, nộp lưu vào lưu trữ quan, khai thác bảo quản tài liệu; - Công tác soạn thảo văn phòng ban cần thống thể thức quy định; - Cần có cán lưu trữ riêng để không bị làm ảnh hưởng đến q trình giải cơng việc Về quan tâm Lãnh đạo UBND huyện Hòa Vang Lãnh đạo Ủy ban cần quan tâm đến đời sống vật chất, tinh thần cán làm văn phòng, thường xuyên tổ chức đợt thăm quan, nghỉ mát, tổ chức nhiều phong trào văn nghệ để tăng cường giao lưu phòng, ban quan; có chế độ thưởng người có thành tích tốt, có sáng tạo, đồng thời nghiêm khắc kiểm điểm phê bình cá nhân vi phạm quy chế quan KẾT LUẬN Hiện nay, đất nước ta thời kỳ mở cửa hội nhập với giới, điều tạo cho đất nước ta nhiều hội thách thức Chính phải đổi lĩnh vực để nâng cao ưu khả cạnh tranh Nền Hành Nhà nước đổi để đáp ứng nhu cầu đó, bắt đầu tiến hành đổi hành quan Văn phòng ln phải đơn vị đầu, đơn vị tham mưu giúp lãnh đạo cải cách hành quan Đối với UBND huyện Hòa Vang vậy, cơng tác Hành văn phòng thay từ cũ sang tư duy, nhận thức cách làm việc, điều tạo hiệu định công tác Hành văn phòng UBND hun Hòa Vang Đối với em – Một sinh viên Khoa quản trị Văn phòng Trường Đại học Đơng Á q trình học tập, nghiên cứu khoảng thời gian quý báu Qua thời gian này, em hồn thiện kĩ năng, kiến thức dang dở Trong khuân khổ báo cáo em nêu lên chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện nói chung Văn Sinh viªn thùc hiƯn: Nguyễn Đăng Học Lớp: OA17C1 Trang 45 ĐỀ ÁN: VĂN THƯ LƯU TRỮ Thanh Linh Giáo viên hớng dẫn: Nguyn Th phũng HND & UBND huyện nói riêng, đồng thời em khái quát tình hình cơng tác hành văn phòng quan như: Cơng tác văn phòng, cơng tác văn thư, công tác lưu trữ… qua thời gian thực tập em nhận thấy bên cạnh ưu điểm vượt trội hoạt động Văn phòng tồn nhiều nhược điểm cần khắc phục để bước xây dựng cơng tác hành Văn phòng HĐND & UBND đại Qua báo cáo này, lấn em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy, cô Khoa quản trị Văn phòng Cơ Nguyễn Thị Thanh Linh tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành báo cáo Bản báo cáo nhiều thiếu sót, kính mong thầy giáo đồng chí lãnh đạo quan góp ý chân thành để báo cáo hoàn thiện hơn./ Em xin chân thành cảm ơn! Đà Nẵng, ngày 30 tháng năm 2018 SINH VIÊN Nguyễn Đăng Học Mục lục Tiêu đề Tran g Phần mở đầu CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ II CÔNG TÁC SOẠN THẢO THÀNH VĂN BẢN Sinh viªn thùc hiƯn: Nguyễn Đăng Học Lớp: OA17C1 Trang 46 ĐỀ ÁN: VĂN THƯ LƯU TR Thanh Linh Giáo viên hớng dẫn: Nguyn Th Các quy định Nhà nước kỹ thuật trình bày văn Thẩm quyền ban hành văn Quy trình soạn thảo ban hành văn III: CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN Công tác tổ chức văn Công tác tổ chức văn đến IV CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN A Lập danh mục hồ sơ B Các bước lập hồ sơ 12 18 18 21 23 23 25 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN I VÀI NÉT VỀ LỊCH SỬ RA ĐỜI VÀ PHÁT TRIỂN 28 II 30 II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND HUYỆN HÒA VANG III VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 31 Soạn thảo văn ban hành văn 31 Quản lý văn 32 Lập hồ sơ 37 4.Quản lý sử dụng dấu 38 Đánh giá ưu khuyết điểm 39 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ TAI UBND HUYỆN HÒA VANG 41 KẾT LUẬN 44 Sinh viªn thùc hiƯn: Nguyễn Đăng Học Lớp: OA17C1 Trang 47 N: VN TH LU TR Thanh Linh Giáo viên híng dÉn: Nguyễn Thị Sinh viªn thùc hiƯn: Nguyễn Đăng Học Lớp: OA17C1 Trang 48 ... Thị CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ -LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Khái niệm Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ công tác quản lý, bao gồm... việc tăng cường hiệu công tác văn thư Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư 3.1 Vị trí: Cơng tác văn thư xác định hoạt động máy quản lý nói chung Trong văn phòng cơng tác văn thư khơng thể thiếu nội... III Công tác Quản lý văn Công tác tổ chức quản lý văn Lưu đồ : Quy trình quản lý, giải văn Sinh viªn thùc hiƯn: Nguyễn Đăng Học Lớp: OA17C1 Trang 17 Công ty TÀI LIỆU THAM KHẢO ĐỀ ÁN: VĂN THƯ LƯU