tiểu luận công tác văn thư lưu trữ

Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụcho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quanĐảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kin

Lời Mở đầu

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động

có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện

Hoà vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư cónhững bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cáchhành chính

Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụcho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quanĐảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, cácđơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác

Đồng thời công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộmáy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của vănphòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắtxích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo,quản lý điều hành

Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộcvào một phần của công tác này có được làm tốt hay không Vì đây là một côngtác vừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật và liên quan nhiềucán bộ, công chức Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc

cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chế độ, giữ

bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợidụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vàoviệc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia Nắmbắt được tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã khôngngừng cải cách nền Hành chính quốc gia trong đó có công tác Văn thư được tậptrung đổi mới và sáng tạo hơn

Vì vậy, để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lýluận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo vănbản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành…

Ngày nay công tác quản trị văn phòng đang dần khẳng định vị thế và tầmquan trọng của mình trọng của mình trong các cơ quan, tổ chức Tuy nhiên,nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ vănphòng tại các cơ quan còn thiếu rất nhiều Công việc chính của công tác vănphòng là tham gia tổ chức lưu trữ các hồ sơ, chứng từ, công tác soạn thảo vănbản, vào sổ công văn đi, công văn đến, duyệt văn bản, chuyển giao văn bản, lập

hồ sơ hiện hành, duy trì, ghi nhớ các hồ sơ, sắp xếp phân loại hồ sơ Hoạt độngcủa công tác quản trị văn phòng đóng góp 1 phần không nhỏ vào sự phát triểncủa cơ quan, tổ chức Vì vậy công tác quản trị văn phòng cần được tổ chức quản

lý một cách khoa học và hoạt động có hiệu quả cao, từ đó sẽ giúp đơn vị đótriển khai công việc được thuận lợi, đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội cũngnhư chất lượng công việc

2 Yêu cầu

Công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản, giấy tờ Do đó trongquá trình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây:

2.1 Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc

nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản kịp thời

sẽ góp phần hoàn thiện tốt công việc của cơ quan

2.2 Chính xác: Tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến nghiên cứu dự thảo

văn bản, ký duyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn bản đòi hỏi phảiđược thực hiện theo đúng quy trình, đúng nguyên tắc và đối tượng

2.3 Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều

vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nàh nước Vì vậy trong quá trìnhtiếp nhận, sao gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải bảo đảm bí mật.Tức là chỉ những người có liên quan mới được biết về nội dung văn bản

2.4 Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư

gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Vìvậy, yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đềbảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng cónăng suất chất lượng cao Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trởthành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với khoahọc kỹ thuật của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan Cần tránh

tư tưởng bảo thủ,lạc hậu coi thường việc áp dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại,

các phát minh sáng chế có liên quan đến việc tăng cường hiệu quả công tác vănthư.

3 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư

3.1 Vị trí: Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy

quản lý nói chung Trong văn phòng công tác văn thư không thể thiếu được và lànội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của vănphòng Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xemnhư một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chấtlượng quản lý Nhà nước

3.2 Ý nghĩa

 Công tác văn thư bảo đảm việc cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xácnhững thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước và các DN.Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau nhưngtrong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản

 Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan đượcnhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ

và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêugiấy tờ, giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản Nhà nước đểlàm việc trái pháp luật

 Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan.Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dungchính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết cácvăn bản sẽ là băng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan là sátthực, có hiệu quả

 Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốtcông tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốcgia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được nộp vàolưu trữ cơ quan Trong quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần phải được

tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập càng hoànchỉnh văn bản giữ lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càngđược tăng lên bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi hơn

để triển khai các mặt nghiệp vụ của mình

II CÔNG TÁC SOẠN THẢO THÀNH VĂN BẢN

1 Các quy định Nhà nước về kỹ thuật trình bày về các thành phần,

thể thức

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội

vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Điều 1 Phạm vi và đối tượng áp dụng

Thông tư này hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính vàbản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội, tổchức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhândân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức)

Điều 2 Thể thức văn bản

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm nhữngthành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sungtrong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theoquy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày

08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông

tư này

Điều 3 Kỹ thuật trình bày văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy, kiểutrình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phôngchữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với vănbản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng cácphương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấymẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạpchí và các loại ấn phẩm khác

Điều 4 Phông chữ trình bày văn bản

Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việtcủa bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001

Điều 5 Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày

1 Khổ giấy

Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210mm x 297mm).Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyểnđược trình bày trên khổ giấy A5 (148mm x 210mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn(khổ A5)

3 Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

• Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25mm;

• Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25mm;

• Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35mm;

• Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20mm.

4 Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4

được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theoThông tư này (Phụ lục II) Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trênmột trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại Phụ lục trên

Điều 6 Quốc hiệu

Dòng thứ nhất: "CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" được trình

bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

Dòng thứ hai: "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc" được trình bày bằng chữ in

thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡchữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữđứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từđược viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, khôngdùng lệnh Underline), cụ thể:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn

Điều 7 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

1 Thể thức

Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốchội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủyban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trungương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủquản

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủquản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và têncủa cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

a) Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc đượcviết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặccông nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

TỈNH NGHỆ AN

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN

b) Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từthông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), ViệtNam (VN),

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữnhư cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơquan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng

từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợptên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, vídụ:

BỘ NỘI VỤ

CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ

NHÀ NƯỚC

Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn

Điều 8 Số, ký hiệu của văn bản

1 Thể thức

a) Số của văn bản

Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức Sốcủa văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm vàkết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

b) Ký hiệu của văn bản

- Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theobảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I)

và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối vớichức danh Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ:

Nghị quyết của Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: /NQ-CP

Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: /CT-TTg.Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành được ghi như sau: Số: /QĐ-HĐND

Báo cáo của các ban của Hội đồng nhân dân được ghi như sau: Số /BC-HĐND

- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chứcdanh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộphận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ:

Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn thảo:Số: /CP-HC.

Công văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo: Số: /BNV-TCCB

Công văn của Hội đồng nhân dân tỉnh do Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo:Số: /HĐND-KTNS

Công văn của Ủy ban nhân dân tỉnh do tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõilĩnh vực văn hóa - xã hội soạn thảo: Số: /UBND-VX

Công văn của Sở Nội vụ tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: /SNV-VP

Trường hợp các Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng con dấucủa cơ quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là "cơ quan" banhành văn bản thì phải lấy số của Hội đồng, Ban, ví dụ Quyết định số 01 của Hộiđồng thi tuyển công chức Bộ Nội vụ được trình bày như sau:

Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặclĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể,bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu

2 Kỹ thuật trình bày

Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên

cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Từ "Số" được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13,kiểu chữ đứng; sau từ "Số" có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghithêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa cácnhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ:Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân);

Số: 19/HĐND-KTNS (Công văn của Thường trực Hội đồng nhân dân do BanKinh tế ngân sách soạn thảo);

Số: 23/BC-BNV (Báo cáo của Bộ Nội vụ);

Số: 234/SYT-VP (Công văn của Sở Y tế do Văn phòng soạn thảo)

Điều 9 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

1 Thể thức

a) Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tênriêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phốthuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với nhữngđơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sửthì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của tỉnh,thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:

Văn bản của Bộ Công Thương, của Công ty Điện lực 1 thuộc Tập đoàn Điện lực

Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội,

Văn bản của Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có trụ

sở tại thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên,

Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam

(có trụ sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa,

Văn bản của Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở tại thị

xã Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương,

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:

+ Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực thuộc

Trung ương, ví dụ:

Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và của các sở, ban, ngành thuộc

thành phố: Hà Nội, của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và của các sở,

ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh

Ví dụ mẫu giấy giới thiệu

TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /GGT- (3) (4) , ngày tháng năm 20

GIẤY GIỚI THIỆU .(2) trân trọng giới thiệu: Ông (bà):

(5)

Chức vụ:

Được cử đến:

(6)

Về việc:

Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để ông (bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ Giấy này có giá trị đến hết ngày /

Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

• (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

• (2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (cấp giấy giới thiệu)

• (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

• (4) Địa danh

• (5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được giới thiệu

• (6) Tên cơ quan, tổ chức được giới thiệu tới làm việc

2.Thẩm quyền ban hành văn bản

Thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015

2.1 Chủ thể ban hành

Luật năm 2015 đã kế thừa những quy định của Luật Ban hành văn bảnquy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2004 khitiếp tục trao thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật cho các chủ thể ởđịa phương đó là Hội đồng nhân dân (HĐND) và Ủy ban nhân dân (UBND) cáccấp tỉnh, huyện, xã Tuy nhiên, đã bổ sung thêm một chủ thể mới là đơn vị hànhchính - kinh tế đặc biệt Đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt được xác định làmột cấp hành chính, có thể tương đương cấp huyện hoặc cấp tỉnh nhưng thẩmquyền kinh tế được xác định sẽ là tương đương với chính quyền cấp I (ngay bêndưới chính quyền trung ương mà sẽ tạm gọi là cấp tỉnh) Mỗi vùng lãnh thổ chỉnên được trao quyền quản lý khi nó phải có những tiềm lực nhất định về kinh tế

- chính trị - văn hóa - xã hội Tiềm lực đó phải đủ mạnh, đủ tầm Nền tảng đó là

hệ thống pháp luật đầy đủ, chiến lược phát triển kinh tế với cơ cấu ngành, nghề

và quy mô phù hợp, cơ sở vật chất như đất đai, nhà ở, công sở, nhà máy, xínghiệp; vốn, đầu tư, cơ chế tự chủ, tự quản để trở thành một chủ thể kinh tế độclập khác biệt với các chủ thể ở các vùng lãnh thổ khác Dựa vào đó, Nhà nước sẽtrao quyền cho nó để hình thành tổ chức chính quyền ở đơn vị hành chính - lãnhthổ

Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 đã dành Chương V với 4Điều (từ Điều 74 - 77) quy định về “chính quyền địa phương ở đơn vị hànhchính - kinh tế đặc biệt” Theo đó, Điều 74 đưa ra khái niệm đơn vị hành chính -kinh tế đặc biệt là đơn vị do Quốc hội quyết định thành lập, được áp dụng các cơchế chính sách đặc biệt về kinh tế - xã hội, có chính quyền địa phương được tổchức phù hợp với đặc điểm, yêu cầu, mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội của đơn

vị hành chính - kinh tế đặc biệt đó” Điều 75 quy định về tổ chức chính quyềnđịa phương ở đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt với cơ cấu tổ chức gồm cóHĐND và UBND, nguyên tắc tổ chức và phương thức hoạt động được thực hiệntheo Luật Tổ chức chính quyền địa phương Điều 76, 77 quy định về thẩm quyền

thành lập và giải thể đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt.

Có thể nói, việc Luật năm 2015 trao quyền ban hànhVBQPPL cho chủ thể đơn

vị hành chính - kinh tế đặc biệt là hoàn toàn hợp lý, bởi lẽ chủ thể này cũng làmột đơn vị hành chính trong hệ thống bộ máy nhà nước do Quốc hội thành lậpcũng giống như các đơn vị hành chính khác như tỉnh, thành phố trực thuộc trungương, huyện, xã, phường… Bên cạnh đó, theo Luật Tổ chức chính quyền địaphương năm 2015, tổ chức đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt cũng bao gổmHĐND và UBND cũng tương đương với đơn vị hành chính khác Do đó, việctrao thẩm quyền ban hành VBQPPL cho chủ thể này là hoàn toàn phù hợp vớichức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương, đồng thời có thểphát huy tốt nhất tiềm năng của các đơn vị này dựa trên cơ sở thế mạnh của từngvùng

2.2 Thẩm quyền hình thức

Theo quy định của Luật năm 2015, hình thức VBQPPL do HĐND banhành là nghị quyết, UBND ban hành là quyết định

Thứ nhất, Luật năm 2015 đã bỏ hình thức chỉ thị của UBND các cấp

Hệ thống VBQPPL của nước ta hiện nay rất đa dạng về hình thức, với nhiều chủthể có thẩm quyền khác nhau ban hành Với nhiều hình thức VBQPPL khácnhau, dẫn đến hệ thống VBQPPL khá cồng kềnh, nhiều tầng nấc, phần nào làmgiảm hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước Do đó, xuất phát từ thực tế này, chủtrương đơn giản hóa hình thức VBQPPL luôn được các cơ quan xây dựng phápluật coi trọng Luật năm 2015 cũng không phải ngoại lệ khi giảm bớt hình thứcVBQPPL của UBND Theo đó, UBND các cấp chỉ ban hành VBQPPL với hìnhthức quyết định, điều này có nghĩa chỉ thị của UBND sẽ không được ban hànhvới tư cách là VBQPPL nữa

Chỉ thị là văn bản được sử dụng thường xuyên trong hoạt động quản lýnhà nước nói chung, không chỉ của riêng UBND Theo quy định tại các Điều 14,

17, 20 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủyban nhân dân năm 2004 cũng quy định rõ: Chỉ thị của UBND cấp tỉnh được banhành để quy định biện pháp chỉ đạo, phối hợp hoạt động, đôn đốc và kiểm trahoạt động của cơ quan, đơn vị trực thuộc và của HĐND, UBND cấp dưới trongviệc thực hiện văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, của HĐND cùng cấp vàquyết định của mình; Chỉ thị của UBND cấp huyện được ban hành để quy địnhbiện pháp chỉ đạo, kiểm tra hoạt động của cơ quan, đơn vị trực thuộc và củaHĐND, UBND cấp xã trong việc thực hiện văn bản của cơ quan nhà nước cấptrên, của HĐND cùng cấp và quyết định của mình; Chỉ thị của UBND cấp xãđược ban hành để quy định biện pháp chỉ đạo, kiểm tra hoạt động của cơ quan,

tổ chức, cá nhân thuộc phạm vi quản lý trong việc thực hiện văn bản của cơquan nhà nước cấp trên, của HĐND cùng cấp và quyết định của mình Như vậy,

có thể hiểu chỉ thị là văn bản được ban hành để chỉ đạo, điều hành các công việcphát sinh trong quá trình UBND thực hiện hoạt động quản lý hành chính Tuynhiên, thực tế đã chứng minh, tính “có chứa QPPL” của chỉ thị thường khôngđảm bảo, hầu hết, các chỉ thị là dùng để phổ biến, tuyên truyền, triển khai thựchiện các văn bản của cấp trên; đề ra các biện pháp thực hiện cho các tổ chức, cá

nhân có liên quan; chỉ đạo, đôn đốc, nhắc nhở, giao nhiệm vụ cho cấp dưới…Với vai trò sử dụng như vậy, hình thức chỉ thị không phù hợp với chức năng củaVBQPPL Hơn nữa, từ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008,toàn bộ các chủ thể nhà nước ở trung ương đều không còn thẩm quyền ban hànhVBQPPL với tên gọi chỉ thị Do đó, bỏ hình thức chỉ thị của UBND là hợp lý và

khoa học, đáp ứng yêu cầu đơn giản hóa hệ thống VBQPPL Thứ hai, bổ sung VBQPPL của chính quyền địa phương tại đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt

Với tư cách là một đơn vị hành chính trong hệ thống bộ máy nhà nước,Luật năm 2015 trao thẩm quyền ban hành VBQPPL cho đơn vị hành chính -kinh tế đặc biệt Tương tự hình thức VBQPPL của HĐND và UBND các cấpđược tổ chức tại các đơn vị hành chính bình thường, theo quy định tại Điều 29Luật năm 2015, HĐND tại đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt ban hành nghịquyết, UBND đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt ban hành quyết định

1.3 Thẩm quyền nội dung

Theo khoa học luật Việt Nam, thẩm quyền nội dung là giới hạn quyền lực

mà pháp luật cho phép các chủ thể ban hành VBQPPL để quy định những vấn đềthuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình Với từng hình thức văn bảnđược ban hành thì sẽ có những quy định tương ứng về nội dung được thể hiệntrong văn bản đó

Nội dung những văn bản do chính quyền địa phương ban hành quy địnhtại Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủyban nhân dân đã có những hạn chế nhất định khi chưa phân định một cách rõràng nội dung của văn bản do chính quyền cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã ban hành,

mà chủ yếu căn cứ dựa trên phạm vi ban hành văn bản Điều đó dẫn đến tìnhtrạng thụ động khi giải quyết những vấn đề phát sinh tại địa phương, cũng nhưtình trạng sao chép văn bản của cấp trên… Để khắc phục tình trạng này, trên cơ

sở sự phân định thẩm quyền quy định tại Luật Tổ chức chính quyền địa phươngnăm 2015, Luật năm 2015 đã quy định cụ thể nội dung của VBQPPL do từng cơquan, từng cấp ban hành Theo đó, HĐND cấp tỉnh ban hành nghị quyết để quyđịnh: Chi tiết điều, khoản, điểm được giao trong VBQPPL của cơ quan nhà nướccấp trên; chính sách, biện pháp nhằm bảo đảm thi hành Hiến pháp, luật,VBQPPL của cơ quan nhà nước cấp trên; biện pháp nhằm phát triển kinh tế - xãhội, ngân sách, quốc phòng, an ninh ở địa phương; biện pháp có tính chất đặcthù phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế - xã hội của địa phương ( Điều 27).UBND cấp tỉnh ban hành quyết định để quy định: Chi tiết điều, khoản, điểmđược giao trong VBQPPL của cơ quan nhà nước cấp trên; biện pháp thi hànhHiến pháp, luật, văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, nghị quyết của HĐNDcùng cấp về phát triển kinh tế - xã hội, ngân sách, quốc phòng, an ninh ở địaphương; biện pháp thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương (Điều28)

HĐND cấp huyện, cấp xã ban hành nghị quyết, UBND cấp huyện, cấp xã banhành quyết định để quy định những vấn đề được luật giao ( Điều 30 )Như vậy, đối với nghị quyết của HĐND cấp tỉnh và quyết định của UBND cấp

tỉnh, Luật năm 2015 đã quy định rõ hơn theo hướng VBQPPL của UBND cấptỉnh quy định chi tiết những vấn đề được văn bản cấp trên giao; tổ chức, đảmbảo thi hành Hiến pháp và pháp luật tại địa phương và quyết định những vấn đề

cụ thể tại địa phương Riêng đối với nghị quyết của HĐND, quyết định củaUBND cấp huyện, xã, Luật năm 2015 đã giới hạn chỉ được ban hành để quyđịnh những vấn đề được luật giao

3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

3.1 BIÊN SOẠN CÔNG VĂN QUYẾT ĐỊNH

3.1.1 Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản

c) Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

Các thành phần thể thức văn bản được trình bày như sau:

a) Quốc hiệu:

- Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1

- Dòng chữ trên: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam>>> được trình bàybằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm

- Dòng chữ dưới: Độc lập - Tự do - Hạnh phúcccc được trình bày bằng chữ

in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cái đầu của các cụm từđược viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía dưới có đường kẻngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2

- Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ

in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa,

cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nétliền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so vớidòng chữ

c) Số, ký hiệu của văn bản:

- Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3

- Từ số được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ

13, kiểu chữ đứng; sau từ số có dấu hai chấm; giữa số và ký hiệu văn bản có dấugạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nốikhông cách chữ (-), ví dụ:

- Số: 188/QĐ-CTY

d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản:

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày tại ô số 4,bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấuphẩy Được căn lề về phía bên phải văn bản

- Ví dụ: Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2007

đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:

- Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại đượctrình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản được đặt canh giữa (cân đối ở giữa dòng)bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 14 đến 15, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dungvăn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡchữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có

độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

- Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ viết tắtV/v (về việc) bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng

e) Nội dung văn bản:

- Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6

- Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng có thể lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt;khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cáchdòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên

- Đối với những văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính có phầncăn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng códấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy

g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền:

- Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ kháccủa người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt TM , KT , TL ,quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

- Họ tên của người ký văn bản và học hàm, học vị (nếu có) được trình bày tại

ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

- Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c

h) Dấu của cơ quan:

- Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8

i) Nơi nhận:

- Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b

3.2 BIÊN SOẠN QUY TRÌNH QUY ĐỊNH

3.2.1 Hình thức tài liệu:

- Mẫu chữ là chữ theo fonts TIMES NEW ROMAN, kích cỡ là 12

- Các tài liệu thuộc các Hệ thống quản lý của Công ty có dạng văn viếtvà/hoặc lưu đồ

- Quy ước biểu diễn trong các lưu đồ quy trình được sử dụng bắt buộc cho tất

cả các các loại tài liệu như sau:

- Hình thức của một lưu đồ trình bày trong phần nội dung của Thủ tục như sau:

Cá nhân/Bộ phận thực hiện Qui trình Tài liệu/Mẫu biểu

Tất cả các tài liệu có thể trình bày bằng văn xuôi hoặc dạng lưu đồ …, tuy nhiên với tài liệu là Thủ tục thì nên trình bày dưới dạng lưu đồ

- Phần bìa của tài liệu theo trang 1 của tài liệu này (trừ biểu mẫu)

- Phần trên cùng của tài liệu (bao gồm logo của Công ty, tên Công ty – tên củatài liệu, phần theo dõi hiệu lực của tài liệu) có trong tất cả các trang của tài liệu

- Phần theo dõi sửa đổi của tài liệu như trang 2 của hướng dẫn này

Bắt đầu hoặc kết thúc

Bước công việc

Xem xét

Ra quyết định Phê duyệt

Đường đi

Lưu hồ sơ

3.2.2 Nội dung tài liệu: Nội dung của tài liệu bao gồm các mục theo thứ

tự như sau:

- Mục đích: là mục đích của việc sử dụng tài liệu.

- Phạm vi: Lĩnh vực, phạm vi áp dụng tài liệu.

- Định nghĩa: định nghĩa các thuật ngữ và/hoặc các từ viết tắt (nếu có).

- Nội dung tài liệu: nêu thứ tự các bước thực hiện một công việc bao gồm các

thông tin về:

 Cái gì cần làm, phải làm hay nên làm?

 Tại sao?

 Ai thực hiện công việc ấy?

 Thực hiện như thế nào?

 Thực hiện ở đâu?

 Khi nào thực hiện?

LƯU Ý: Phần nội dung được thực hiện trình tự: Phần thứ nhất là lưu đồ (nếu có),

phần thứ hai là phần thuyết minh theo lưu đồ và trả lời các câu hỏi trên

- Tài liệu tham khảo: Các tài liệu, văn bản được dùng làm cơ sở việc soạn

thảo tài liệu

- Phụ lục : các Hướng dẫn công việc, Quy định, Tiêu chuẩn, Mẫu biểu … đính

kèm với tài liệu

3.3.2 Trình bày tài liệu: Theo cách trình bày của Hướng dẫn công việc này

- Số hiệu, loại tài liệu:

STT Loại tài liệu Cách đánh số hiệu Ví dụ

Loại tài liệu Ký hiệu viết tắt Ghi chú

Đối với mã số thì mỗi loại tài liệu sử dụng mã số tiến theo thời gian, tuynhiên riêng đối với biễu mẫu thì chỉ đánh số như sau: Bộ phận – x – BM0y

Trong đó: x là số của quy trình, quy định, y là số của biểu mẫu theo thứ tựluỹ tiến

Đối với tài liệu bên ngoài thì ngoài các số hiệu của chúng đã có sẵn, công ty

sử dụng số tham khảo là: mã số tiến / TLBN – tên viết tắt của bộ phận sử dụng

Ví dụ Phòng HCNS sử dụng nghị định số 114 / ND – CP của chính phủ quy địnhchi tiết về thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi thì số hiệu tham khảo là: 1 (mã

Mã số tham khảo của bộ phận nào thì bộ phận đó tự ghi vào tài liệu bên ngoài

- Qui định về đóng dấu tài liệu: Để kiểm soát tài liệu Công ty dùng 03 mẫudấu là dấu kiểm soát, dấu hết hiệu lực và dấu tham khảo Dấu được đónglên tất cả các trang của tài liệu , Mẫu dấu cụ thể như sau:

III Công tác Quản lý văn bản

1 Công tác tổ chức quản lý văn bản đi

Lưu đồ : Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đi.

Công ty

ĐÃ KIỂM SOÁT

Công ty HẾT HIỆU LỰU

Công ty TÀI LIỆU THAM KHẢO

Bước công việc Biểu mẫu Trách nhiệm

Các đơn vị, cá nhân soạn thảo

- Thông tư01/2011/TT-BNV

TTCP

1131/2008/QĐ-Các đơn vị, cá nhân

Kiểm tra thể thức VB Lãnh đạo VP ký nháyTrưởng bộ phận,

Phó Chánh Thanh tra

Vào sổ, Scan, Photo, Đóng

dấu, phát hành VB Phần mềm QL hoặcsổ công văn đi Văn thư

1.1 Giải quyết hồ sơ công văn đi:

Qui trình ban hành văn bản của Thanh tra tỉnh:

- CBVT có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản trước khi lấy số, vào sổ,đóng dấu (đối với những văn bản Thủ trưởng đơn vị được quyền ký trực tiếp).

1.3 Ký tắt: Các văn bản, quyết định sau khi được thẩm tra pháp chế hành

chính được chuyển tới LĐVP xem xét, ký tắt

1.4 Ký duyệt: Sau khi LĐVP ký tắt, văn bản, quyết định được trình Thủ

trưởng cơ quan ký duyệt:

- Thủ trưởng cơ quan ký các văn bản, quyết định thuộc thẩm quyền

- Thủ trưởng cơ quan duyệt các văn bản, quyết định để hoàn tất thủ tụctrình Thủ trưởng cơ quan cấp trên ký

- Trường hợp văn bản, quyết định không đạt yêu cầu sẽ được chuyển trảlại đơn vị soạn thảo để bổ sung, hoàn thiện theo chỉ đạo của Lãnh đạo cơ quan

1.5 Vào sổ lấy số, nhân bản , đóng dấu phát hành:

- Đối với các văn bản, quyết định thuộc thẩm quyền của Lãnh đạo cơquan ký:

Tất cả các văn bản, quyết định sau khi được Lãnh đạo cơ quan ký, CBVT

có trách nhiệm vào sổ, lấy số và phối hợp với cán bộ, chuyên viên được giaotrực tiếp xử lý hồ sơ/công văn xác định số lượng văn bản, quyết định cần thiết

để chuyển nhân bản, đóng dấu

- Các văn bản không được người có thẩm quyền duyệt ký được coi là vănbản không hợp lệ

- Mọi thủ tục sao văn bản: Sao y, sao lục, trích sao, phải thực hiện đúngquy định

- Văn thư chịu trách nhiệm kiểm tra nghiêm ngặt tiêu đề văn bản và chữ

ký của Chánh Thanh tra (hoặc Phó Chánh Thanh tra phụ trách bộ phận) chữ kýnháy của lãnh đạo các phòng chuyên môn trước khi đóng dấu và phát hành Nếuvăn bản không đúng với quy định của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày 06/5/2005 và Thông tư số 01/2011/TT-BNV banhành ngày 19/01/2011 văn thư không đóng dấu phát hành mà chuyển trả lạingười dự thảo

CBVT phối hợp với cán bộ, chuyên viên được giao trực tiếp xử lý hồsơ/công văn thực hiện việc gửi văn bản, quyết định

Cán bộ, chuyên viên được giao trực tiếp xử lý hồ sơ/công văn và CBVT

có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ theo quy định hiện hành

- Đối với các văn bản, quyết định trình Thủ trưởng cơ quan cấp trên hoặcchuyển các cơ quan liên quan ký:

Tất cả các văn bản, quyết định sau khi được Thủ trưởng cơ quan phêduyệt, chuyên viên tiếp nhận và CBVT thực hiện tiếp tục theo bước 5 2.6

1.6 Trình cơ quan cấp trên hoặc chuyển các cơ quan liên quan ra văn bản:

CBVT có trách nhiệm trình Thủ trưởng cơ quan cấp trên ký văn bản,quyết định hoặc chuyển các cơ quan liên quan ra văn bản

- Cách ghi số và mã hiệu công văn đi:

+ Số của công văn đi được thống nhất ghi theo số thứ tự chung cho 1 niên

độ (1 năm) theo số liên tục từ thấp đến cao, bắt đầu từ ngày đầu tiên của năm(01 tháng 01) và kết thúc bằng ngày cuối cùng của năm đó

+ Mã hiệu của công văn đi được ký hiệu bằng 02 chữ cái đầu của loại vănbản tương ứng và 02 chữ cái viết tắt tên của Thanh tra tỉnh thành

Ví dụ: Số: 01/QĐ-TT: Quyết định số 01 của Thanh tra tỉnh Lào Cai

- Cán bộ văn thư phải có trách nhiệm xử lý và gửi toàn bộ công văn đingay trong ngày bằng cách chuyển ra bưu điện hoặc chuyển đến địa chỉ ngườinhận theo yêu cầu

- Vào sổ công văn đi

- Ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản và đóng dấu cơ quan vào văn bản(kể cả dấu “Mật”, “Khẩn”, “Hoả tốc” - nếu có)

- Làm thủ tục ban hành tới những nơi nhận ghi trên văn bản

- Lưu văn bản

- Khi đã đóng dấu và vào số, văn thư phải lưu một bản gốc có chữ ký gốc

để quản lý và nộp lưu trữ sau này Người soạn thảo văn bản lưu một bản sao đểtheo dõi

Việc truyền văn bản qua mạng phải bảo đảm nguyên tắc thông tin kịpthời, chuẩn xác và bảo mật

1.7 Văn bản nội bộ:

Văn bản nội bộ là một dạng văn bản đi (do nội bộ Thanh tra tỉnh banhành) song chỉ phát hành nội bộ cơ quan không phát hành ra bên ngoài, đó làvăn bản điều hành gửi đến các phòng nghiệp vụ trong cơ quan

Giải quyết văn bản nội bộ cũng như giải quyết văn bản đi theo mục 5.3của quy trình (đã trình bày ở trên)

Các phòng nghiệp vụ và cá nhân khi nhận được văn bản nội bộ cũng tiếnhành giải quyết, xử lý tương tự như đối với văn bản đến khác

Văn bản nội bộ cũng lưu như mọi văn bản khác

1.Công tác tổ chức quản lý văn bản đến

*Lưu đồ : Quy trình quản lý, giải quyết văn bản Đến:

Trách nhiệm Trình tự thực hiện Tài liệu, biểu mẫu liên quan

Cán bộ văn thư Bóc bì văn bản đến

Cán bộ văn thư Đóng dấu văn bản đến

Chánh Thanh tra tỉnhgiao việc cho các Phó Chánhthanh tra và các các

phòng Phê duyệt văn

Phòng chuyên môn Lưu hồ sơ

2.1 Tiếp nhận công văn đến:

- CBVT xem nhanh qua một lượt ngoài bì xem có đúng công văn gửi cho

cơ quan hay không, cái nào không đúng chuyển thường trực để trả lại cho nhânviên Bưu điện

- Sau đó CBVT có nhiệm vụ bóc bì, sơ bộ phân chia văn bản, thư từ, sáchbáo, thành các loại riêng Những thư từ đề tên riêng người nhận, sách báo, bảntin, không phải vào sổ công văn đến Đối với văn bản gửi đến cơ quan đềuphải vào sổ đăng ký công văn đến – BM.TT.06.01, chia thành hai loại: Loại phảibóc bì và loại không bóc bì:

+ Loại bóc bì vào sổ: Là những văn bản ngoài bì đề tên cơ quan, không códấu “Mật” Nếu văn bản khẩn, hoả tốc, có nội dung quan trọng, cấp bách thìCBVT phải chuyển ngay đến Chánh Thanh tra (hoặc Phó Chánh Thanh tra nếuChánh Thanh tra đi vắng) trong thời gian ngắn nhất.

+ Loại không bóc bì mà chỉ vào sổ, chuyển cả bì những văn bản “Mật”, văn bản

gửi Đảng uỷ và các đoàn thể đơn vị trực thuộc cơ quan

2.2 Đăng ký công văn đến:

Sau khi bóc bì, phân loại, CBVT đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến và đăng kýcông văn vào sổ đăng ký công văn đến đối với các văn bản phải vào Sổ đăng kýcông văn đến xem ( biểu mẫu BM.TT.06.01)

2.3 Trình văn bản đến:

Tất cả các văn bản đến, sau khi đã đăng ký: Cán bộ Văn thư phải trình ngay choVăn phòng- Tổng hợp để nắm bắt nội dung sau đó Văn phòng – Tổng hợp trựctiếp hoặc phân công cán bộ trình văn bản lên Chánh Thanh tra tỉnh

2.4 Xem xét nội dung, giao việc cho các đơn vị:

Chánh Thanh tra duyệt văn bản được chuyển đến phòng ban chuyên môn hay cánhân giải quyết theo thẩm quyền

2.5 Phân phối chuyển giao văn bản:

Cán bộ văn thư có trách nhiệm:

- Chuyển giao công văn đến cho các cá nhân, phòng ban chuyên môn xem(biểu mẫu BM.TT.06.02)

- Thông báo cán bộ đầu mối của các đơn vị, phòng ban chuyên môn tới kýnhận vào sổ đăng ký công văn đến, văn bản ngày nào phải chuyển giao ngaytrong ngày đó CBVT không để người không có trách nhiệm xem văn bản củangười khác, đơn vị, phòng ban khác

IV Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Theo thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ nội

vụ về “HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ VĂN BẢN, LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU

HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN”

A Lập danh mục hồ sơ

Điều 13: lập danh mục hồ sơ

1 Tác dụng của Danh mục hồ sơ

a) Quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệthống hồ sơ

b) Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ vàquản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học

c) Là căn cứ để kiểm tra, đôn dốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân;góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổchức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơquan

d) Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng

2 Căn cứ lập Danh mục hồ sơ

Các căn cứ chủ yếu để lập Danh mục hồ sơ bao gồm: Các văn bản quyđịnh về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức vàcác đơn vị trong cơ quan tổ chức; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; Quychế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức; Kế hoạch, nhiệm vụ công táchàng năm của cơ quan, tổ chức, của các đơn vị và của mỗi cá nhân; Danh mục

hồ sơ của những năm trước; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơcủa cơ quan, tổ chức (nếu có)

3 Nội dung lập Danh mục hồ sơ

a) Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ

- Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chứchoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức Căn cứ tình hình thực tế củamỗi cơ quan, tổ chức để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảođảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện Những cơ quan, tổchức có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị được phânđịnh rõ ràng thì áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức.Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõràng thì xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động

- Nếu theo cơ cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức;theo lĩnh vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan,

tổ chức làm đề mục lớn (các phần) của Danh mục hồ sơ

- Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộcchức năng nhiệm vụ của đơn vị - đối với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức;hoặc là các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động - đối với khung đề mụctheo lĩnh vực hoạt động

- Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chungđến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của hồsơ

b) Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặcngười lập

- Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu tráchnhiệm lập hồ sơ dựa trên các căn cứ lập Danh mục hồ sơ tại Khoản 2 Điều này;đặc biệt là chương trình kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, tổchức và của các đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá nhân trongđơn vị

- Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dungcủa các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết côngviệc

c) Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ

Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tàiliệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Bảng thờihạn bảo quản tài liệu chuyên ngành và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơquan, tổ chức (nếu có)

d) Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ

- Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã

- Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêngbảng chữ số Ả-rập.

- Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập

và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn Chữ viết tắt của các đề mụclớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễhiểu, dễ nhớ

Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau:

+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01.+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu

từ số 01

4 Tổ chức lập Danh mục hồ sơ

a) Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách sau:

- Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan,

tổ chức; lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dựthảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu

cơ quan, tổ chức ký ban hành

- Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theohướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của

cơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình lãnhđạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổchức ký ban hành

b) Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký banhành vào đầu năm

c) Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cánhân liên quan để thực hiện lập hồ sơ theo Danh mục Trong quá trình thực hiện,nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có công việc giải quyết phát sinhthuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoặc cá nhân

đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình để Văn thưtổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức

B Các bước lập hồ sơ

- Bước 1: Mở hồ sơ

+ Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về

hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ được thiết kế

và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ

+ Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ

sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổchức chưa có Danh mục hồ sơ)

+ Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bútchì, khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực

+ Trong năm, nếu có những công việc phát sinh thì cán bộ, công chức,viên chức cũng phải mở hồ sơ về những công việc thuộc trách nhiệm của mình

- Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ