Chương 1: Một số vấn đề lý luận về công tác văn thư – lưu trữ và khái quát về Công ty Thuốc lá Thăng Long.Chương 2: Khảo sát thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Thuốc lá Thăng Long.Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao hiệu quả của công tác văn thư – lưu trữ ở Công ty Thuốc lá Thăng Long.
PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Công tác văn thư - lưu trữ coi thiếu quan doanh nghiệp nào, giúp ích nhiều cho hoạt động sản xuất kinh doanh bảo vệ bền vững doanh nghiệp Việc tổ chức tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần tạo nên thống quản lý, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ, công tác văn thư lưu trữ phải kết hợp hài hịa với cơng tác văn thư làm tốt tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ Cơng tác văn thư có chức đảm bảo thơng tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan, tổ chức Đây cơng tác vừa mang tính trị vừa có tính chất nghiệp vụ, kĩ thuật liên quan đến nhiều cán bộ, công chức Công tác tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hành,lưu trữ tổ chức Vì làm tốt cơng tác văn thư, tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài sau Công tác lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức khoa học tài liệu; bảo quản an toàn tài liệu tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Mục đích cao cơng tác lưu trữ hướng tới việc phục vụ lợi ích đáng xã hội, người Nếu công tác lưu trữ quan, doanh nghiệp tổ chức tốt giúp quan, doanh nghiệp lưu trữ đầy đủ cung cấp kịp thời thông tin cần thiết cho lãnh đạo cán q trình thực cơng việc Nội dung nhiều tài liệu lưu trữ chứa đựng học kinh nghiệm quý báu trình phát triển quốc gia, quan Vì vậy, cơng tác lưu trữ giúp quan, tổ chức, doanh nghiệp việc khai thác thông tin tài liệu để giáo dục truyền thống cho hệ cán quan, tổng kết hoạt động rút học kinh nghiệm bổ ích quản lý, sản xuất, kinh doanh Công ty Thuốc Thăng Long công tác văn thư – lưu trữ có vấn đề bất cập nên tơi tìm hiểu để góp phần hỗ trợ cho phát triển Công ty Thuốc Thăng Long Là sinh viên khoa Văn thư - Lưu trữ nên chọn đề tài để phù hợp với việc phục vụ cho chun ngành sau Do tơi định chọn vấn đề “Khảo sát, đánh giá công tác văn thư lưu trữ Công ty Thuốc Thăng Long” làm đề tài cho tiểu luận Mục tiêu nghiên cứu: Sáng tỏ lý thuyết văn thư – lưu trữ mà học, chứng minh đắn lý thuyết Tìm số giải pháp để góp phần hỗ trợ cho phát triển Công ty Thuốc Thăng Long Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu tiểu luận công tác văn thư – lưu trữ Công ty Thuốc Thăng Long Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu công tác văn thư lưu trữ Công ty Thuốc Thăng Long: - Thời gian nghiên cứu: năm 2016-2017 - Phạm vi không gian: Tại Công ty Thuốc Thăng Long – Hà Nội Phương pháp nghiên cứu: - Thư viện - Khảo sát thực tiễn - Phân tích tài liệu - Phương pháp đối chiếu, tổng hợp Bố cục đề tài: Ngoài phần mở đầu; kết luận; tài liệu tham khảo phụ lục tiểu luận gồm chương: - Chương 1: Một số vấn đề lý luận công tác văn thư – lưu trữ khái quát Công ty Thuốc Thăng Long - Chương 2: Khảo sát thực trạng công tác văn thư – lưu trữ Công ty Thuốc Thăng Long - Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ Công ty Thuốc Thăng Long Chương MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG 1.1 Công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm cơng tác văn thư: Hiện có nhiều khái niệm khác công tác văn thư: - Công tác văn thư công tác tổ chức giải quản lí văn giấy tờ quan, tổ chức, doanh nghiệp Theo khuynh hướng cơng tác văn thư bao gồm hai nội dung chủ yếu: tổ chức giải văn quản lí quy trình chuyển giao văn quan, tổ chức - Cơng tác văn thư tồn cơng việc soạn thảo ban hành văn quan tổ chức, tổ chức quản lí văn quan Tóm lại: “ Cơng tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân (dưới gọi chung quan, tổ chức ).” 1.1.2 Nội dung công tác văn thư : Công tác văn thư gồm nội dung công việc sau : -Thứ nhất, xây dựng văn Thảo văn bản; Duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt; Đánh máy văn bản; Ký văn -Thứ hai, quản lý giải văn Quản lý giải văn đến; Quản lý giải văn đi; Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan -Thứ ba, quản lý sử dụng dấu Các loại dấu; Quản lý dấu; Sử dụng dấu 1.1.3 Yêu cầu công tác văn thư: Q trình thực cơng tác văn thư phải đảm bảo yêu cầu sau : - Nhanh chóng : Q trình giải cơng việc quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý giải văn kịp thời góp phần hồn thành tốt cơng việc quan - Chính xác : Tất khâu từ tiếp nhận văn đến soạn thảo văn bản, ký duyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn phải thực theo quy trình, ngun tắc đối tượng - Bí mật : Trong nội dung văn đến, văn quan thuộc phạm vi bí mật quan, Nhà nước Vì trình tiếp nhận, nhân bản, gửi, phát hành, bảo quản văn phải bảo đảm bí mật - Hiện đại : Việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng phương tiện kĩ thuật văn phòng đại Vì vậy, u cầu đại hóa cơng tác văn thư trở thành tiền đề bảo đảm cho cơng tác quản lí Nhà nước nói chung quan nói riêng có suất chất lượng cao Hiện đại hóa cơng tác văn thư ngày trở thành nhu cầu cấp bách, phải tiến hành bước, phù hợp với điều kiện cụ thể quan, tổ chức, doanh nghiệp Cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu coi thường việc áp dụng tiến khoa học kĩ thuật, phát minh sáng chế có liên quan đến việc tăng cường hiệu công tác văn thư 1.2 Công tác lưu trữ : 1.2.1 Khái niệm cơng tác lưu trữ: Hiện có nhiều quan niệm khác công tác lưu trữ: - Công tác lưu trữ khâu cuối trình xử lý thơng tin Tất văn đến qua xử lý, lưu văn hồ sơ tài liệu liên quan phải chuyển vào lưu trữ - Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tấc vấn đề lý luận thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân - Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ xã hội Vì cơng tác lưu trữ mắt xích khơng thể thiếu hoạt động máy Nhà nước Tóm lại, “ Cơng tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân.” 1.2.2 Nội dung công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ gồm nội dung sau : - Hoạt động nghiệp vụ: thực quy trình nghiệp vụ lưu trữ - Hoạt động quản lý: soạn thảo, ban hành văn quy phạm pháp luật để quản lý nhà nước lưu trữ, tổ chức kiểm tra, hướng dẫn thực quy định nhà nước lưu trữ; - Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ, đào tạo cán lưu trữ,hợp tác quốc tế lưu trữ 1.2.3 Tính chất cơng tác lưu trữ : - Tính chất khoa học: Nghiên cứu tìm quy luật hoạt động xã hội phản ánh vào tài liệu lưu trữ, xây dựng hệ thống lý luận lưu trữ để thực nội dung chuyên môn công tác lưu trữ phân loại, xác định giá trị.thu nhập bổ sung tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ v.v… Mỗi quy trình nghiệp vụ lưu trữ loại hình tài liệu lưu trữ có đặc thù Khoa học lưu trữ phải tìm tịi, phát đặc điểm cụ thể loại hình tài liệu lưu trữ đề cách xác cách tổ chức khoa học cho loại hình tài liệu Để quản lý thống lĩnh vực nghiệp vụ lưu trữ, cơng tác tiêu chuẩn hóa lưu trữ phải nghiên cứu cách đầy đủ - Tính chất mật: Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử, sử dụng rộng rãi phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho hoạt động xã hội Tuy nhiên số tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều nội dung bí mật quốc gia, kẻ thù tìm thủ đoạn, âm mưu để đánh cắp bí mật quốc gia tài liệu lưu trữ Vì nguyên tắc, chế độ công tác lưu trữ phải thể đầy đủ tính chất bảo vệ nội dung mật tài liệu; cán lưu trữ phải người giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản, quyền lợi dân tộc, cảnh giác cách mạng, có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ Đảng Nhà nước 1.3 Một số nét khái quát công ty Thuốc Thăng Long – Hà Nội 1.3.1 Thông tin chung Ngày 06/1/1957, Nhà máy Thuốc Lá Thăng Long (Vinataba Thang Long), đơn vị tiên phong ngành Công nghiệp Thuốc Việt Nam thành lập Theo Quyết định số 318/2005/QĐ-TTg ngày 06/12/2005 Thủ tướng Chính phủ, Nhà máy Thuốc Thăng Long chuyển đổi thành Công ty TNHH MTV Thuốc Thăng Long Trải qua 57 năm xây dựng phát triển, hệ cán bộ, công nhân viên Công ty nối tiếp xây dựng nên truyền thống quý báu, với đóng góp có ý nghĩa lớn lao cho ngành Công nghiệp Thuốc Việt Nam Tên đầy đủ: Công ty TNHH MTV Thuốc Thăng Long Tên tiếng Anh: Thang Long Tobacco Company Limited Tên viết tắt: Vinataba Thang Long Trụ sở chính: 235 Nguyễn Trãi, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội Lĩnh vực sản xuất kinh doanh cơng ty bao gồm: sản xuất kinh doanh thuốc điếu; chế tạo, gia công sửa chữa thiết bị chuyên ngành thuốc lá; xuất, nhập mặt hàng Công ty kinh doanh số ngành nghề khác Trong suốt 57 năm, Cơng ty ln thực nghiêm túc quy trình cơng nghệ, đảm bảo không ngừng nâng cao chất lượng 100% sản phẩm đầu ra, thỏa mãn nhu cầu ngày cao thị trường nước quốc tế Với sản lượng trung bình tỷ bao năm, Vinataba Thăng Long doanh nghiệp tiên phong việc sản xuất, kinh doanh giới thiệu sản phẩm thuốc Việt Nam thị trường giới Hiện nay, nhiều nhãn hiệu thuốc bao Cơng ty Thuốc Thăng Long có mặt nhiều khu vực thị trường giới Ngoài thị trường xuất lâu năm Trung Đơng, Châu Phi, Đơng Nam Á… cơng ty cịn khơng ngừng tìm kiếm mở rộng thị trường Singapore, Hàn Quốc, châu Âu, Hoa Kỳ Hiện tại, Vinataba Thang Long giữ vai trò quan trọng Tổng Cơng ty Thuốc Việt nam nói riêng ngành thuốc Việt nam nói chung Trong tương lai, cơng ty tập trung nỗ lực để đẩy mạnh mối quan hệ hợp tác với nhiều quốc gia khu vực giới Công ty sẵn sàng hợp tác chia sẻ hội kinh doanh với tất khách hàng đối tác nước ngành thuốc Việt Nam 1.3.2 Cơ cấu tổ chức: Công ty Thuốc Thăng Long - Hà Nội gồm có: Ban lãnh đạo phòng ban nghiệp vụ, đơn vị thành viên, phân xưởng Ban lãnh đạo gồm: Hội đồng thành viên, Ban Giám đốc, Văn phòng Hội đồng thành viên Các phòng ban nghiệp vụ gồm: Văn phịng, Phịng Hành chính, Phịng Kế hoạch vật tư, Phịng Xuất nhập khẩu, Phòng Tổ chức nhân sự, Phòng Tài kế tốn, Phịng Thị trường, Phịng Tiêu thụ, Phịng Kỹ thuật cơng nghệ, Phịng Quản lý chất lượng, Phịng Kỹ thuật điện, Ban Bảo vệ Các đơn vị thành viên: Công ty Thuốc Bắc Sơn (Vinataba Bắc Sơn), Cơng ty Thuốc Thanh Hóa (Vinataba Thanh Hóa), Công ty Thuốc Đà Nẵng (Vinataba Đà Nẵng) Các phân xưởng: Phân xưởng sợi, phân xưởng bao cứng, phân xưởng bao mềm, phân xưởng điện Sơ đồ cấu tổ chức công ty Thuốc Thăng Long – Hà Nội ( xem Phụ lục ) Tiểu kết : Có thể khẳng định, cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trị quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Đặc biệt, q trình hoạt động cơng ty sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị cao Bên cạnh việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cịn quan trọng nhiều Do , cơng tác đóng vai trị khơng thể thiếu đối vơi công ty Thuốc Thăng Long – Hà Nội - Xác định loại tài liệu có giá trị cần phải nộp lưu, bổ sung vào lưu trữ - Phân chia nguồn tài liệu phải thu thập, bổ sung theo mạng lưới kho lưu trữ - Thực thủ tục giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ hành có nhiệm vụ: - Thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu hành giải xong cán công chức quan Lưu trữ hành vào danh mục hồ sơ tình hình thực tế tài liệu để lựa chọn tiếp nhận tài liệu nộp lưu Lưu trữ hành thu thập, bổ sung tài liệu giải xong lập hồ sơ theo quy định Nhà nước - Định kỳ giao nộp tài liệu lưu trữ hành vào lưu trữ lịch sử: Tài liệu thu thập, bổ sung vào lưu trữ lịch sử lập hồ sơ xác, thống kê thành mục lục hồ sơ có biên bàn giao hồ sơ lưu trữ hành lưu trữ lịch sử Biên bàn giao hồ sơ lập thành hai bản: bên giao, bên nhận Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử: Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm phối hợp với lưu trữ hành lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu hang năm từ lưu trữ hành vào lưu trữ lịch sử Lưu trữ lịch sử tổ chức hướng dẫn cho lưu trữ hành thành phần loại tài sản có giá trị phải nộp lưu, tiêu chuẩn hồ sơ thu thập vào lưu trữ lịch sử Tại Công ty Thuốc Thăng Long, việc thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ công việc thường xuyên tất yếu 2.1.2.3 Chỉnh lý tài liệu: Chỉnh lý tài liệu cơng việc tổng hợp nhiều quy trình nghiệp vụ công tác lưu trữ; nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản khai thác, sử dụng tài liệu; loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy; nhờ góp phần nâng cao hiệu sử dụng kho tàng trang thiết bị, phương tiện bảo quản Việc thực chỉnh lý tài liệu Văn phòng thực theo ba bước: Thứ nhất, chuẩn bị chỉnh lý Sau xuất tài liệu khỏi kho để chỉnh lý, phải tiến hành giao nhận tài liệu Việc giao nhận tài liệu lập thành biên theo mẫu đính kèm Tiến hành vệ sinh sơ tài liệu trước chỉnh lý để hạn chế tác hại bụi bẩn từ tài liệu gây người thực Yêu cầu khảo sát tài liệu phải xác định rõ vấn đề sau: - Tên phông; giới hạn thời gian: thời gian sớm muộn tài liệu phông khối tài liệu đưa chỉnh lý; - Khối lượng tài liệu đưa chỉnh lý: số mết giá, số cặp, gói tài liệu số lượng hồ sơ, đơn vị bảo quản; - Thành phần tài liệu: tài liệu hành bao gồm loại văn bản, giấy tờ chủ yếu; ra, phông khối tài liệu đưa chỉnh lý cịn có loại tài liệu tài liệu kỹ thuật, phim ảnh, ghi âm…; - Nội dung tài liệu: lĩnh vực, vấn đề chủ yếu kiện quan trọng hoạt động quan, đơn vị hình thành khơng phản ánh tài liệu; - Tình trạng phơng khối tài liệu đưa chỉnh lý: mức độ thiếu đủ phông khối tài liệu; mức độ xử lý nghiệp vụ; tình trạng vật lý phơng khối tài liệu; tình trạng cơng cụ thống kê, tra cứu Nếu phát thành phần tài liệu phơng cịn thiếu, cán lưu trữ tiến hành thu thập, bổ sung trước thực chỉnh lý Phạm vi thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung xác định yếu tố sau: - Mục đích, yêu cầu phạm vi giới hạn tài liệu đưa chỉnh lý; - Báo cáo kết khảo sát tài liệu: - Chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức – đơn vị hình thành phơng, đơn vị, phận nhiệm vụ cá nhân liên quan; - Sổ đăng ký văn đi, đến; - Biên giao nhận tài liệu đợn vị, phận cá nhân (nếu có) Cuối cùng, biên soạn văn hướng dẫn chỉnh lý lập kế hoạch chỉnh lý - Biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng: Bản lịch sử đơn vị hình thành phơng biên soạn riêng gộp vào làm một, bao gồm phần - Biên soạn hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ: bao gồm phần chính: + Hướng dẫn phân loại tài liệu: nội dung bao gồm phương án phân loại tài liệu hướng dẫn cụ thể q trình phân chia tài liệu phơng khối tài liệu đưa chỉnh lý thành nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ hay đưa tài liệu vào nhóm thích hợp + Hướng dẫn lập hồ sơ gồm nội dung: hướng dẫn chi tiết phương pháp tập hợp văn bản, tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ phơng khối tài liệu cịn tình trạng lộn xộn, chưa lập hồ sơ; hướng dẫn chỉnh sửa hồn thiện hồ sơ phơng khối tài liệu lập hồ sơ cịn chưa xác, đầy đủ; hướng dẫn viết tiêu đề hồ sơ; hướng dẫn xếp văn bản, tài liệu bên hồ sơ, tùy theo loại hồ sơ mà biên soạn hướng dẫn cụ thể việc xếp văn bản, tài liệu loại hồ sơ theo trình tự định, bảo đảm phản ánh diễn biến việc hay trình theo dõi, giải công việc thực tế -Biên soạn hướng dẫn xác định giá trị tài liệu: nội dung bao gồm phần phần kê nhóm tài liệu cần giữ lại bảo quản loại khỏi phông phần hướng dẫn cụ thể dùng làm để người tham gia chỉnh lý thực việc xác định giá trị định thời gian bảo quản cho hồ sơ thống -Lập kế hoạch chỉnh lý Thứ hai, thực chỉnh lý Cán lưu trữ vào hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, tiến hành phân chia tài liệu thành nhóm Trong trình phân chia tài liệu thấy có chính, gốc văn bản, tài liệu có giá trị thuộc phơng khác để riêng lập thành danh mục để bổ sung cho phơng Lập hồ sơ phông tài liệu chưa lập hồ sơ chỉnh sửa hồn thiện hồ sơ phơng tài liệu lập hồ sơ Biên mục phiếu tin; hệ thống hóa hồ sơ biên mục hồ sơ Để tài liệu lưu trữ tốt cán lưu trữ vệ sinh tài liệu cách cẩn thận; gỡ bỏ ghim, kẹp tài liệu; với tờ tài liệu bị quăn, gấp, nhàu làm phẳng tài liệu Thống kê tài liệu hết giá trị; kiểm tra, làm thủ tục tiêu hủy tài liệu loại Toàn hồ sơ phông khối tài liệu đưa chỉnh lý lên thẻ tạm phiếu tin lên bìa sổ đánh số thức chữ số Ả Rập Số hồ sơ đánh liên tục cho tồn phơng Sau đưa hồ sơ vào cặp (hộp); viết dán nhãn cặp (hộp) Xây dựng công cụ quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu Thứ ba, kết thúc chỉnh lý Kiểm tra kết chỉnh lý vào mục đích,yêu cầu đợt chỉnh lý; văn hướng dẫn chỉnh lý dã ban hành; báo cáo kết khảo sát tài liệu; hợp đồng chỉnh lý (nếu có); biên giao nhận tài liệu để chỉnh lý; kế hoạch chỉnh lý Lập biên kiểm tra, nghiệm thu chỉnh lý (nếu cần) Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vào kho bảo quản xếp lên giá Tổng kết chỉnh lý: Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý, trình bày tóm tắt kết đạt nhận xét, đánh giá Hoàn chỉnh bàn giao hồ sơ đợt chỉnh lý 2.1.2.4 Thống kê tài liệu lưu trữ: Thống kê tài liệu lưu trữ giúp Công ty xác định phương hướng bổ sung tài liệu thiếu bị hư hỏng, lập kế hoạch bảo quản an tồn tài liệu có giá trị - Mục lục hồ sơ: dùng thống kê hồ sơ, cố định trật tự hồ sơ theo phương án hệ thống hóa phản ánh thành phần, nội dung hồ sơ phòng lưu trữ Cấu tạo trình bày chi tiết mục lục hồ sơ thực theo tiêu chuẩn cấp ngành Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/8/1997 2.1.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ : Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ công tu Thuốc Thăng Long bao gồm công việc sau: - Tạo điều kiện tốt để kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ - Thực biện pháp phịng, chống trùng, nấm mốc, khử axit tác nhân khác gây hư hỏng - Sắp xếp tài liệu kho cách khoa học, quản lý việc xuất, nhập tài liệu theo quy định chặt chẽ - Tu bổ tài liệu : tùy thuộc vào mức độ hư hỏng chất liệu tài liệu hư hỏng biện pháp: vá, dán tài liệu; bồi tài liệu; bồi viền mép tài liệu; làm bao bảo vệ tài liệu vải - Kiểm tra tình trạng tài liệu thường xuyên, lập phông thay đổi với tài liệu có giá trị đặc biệt - Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với loại hình tài liệu lưu trữ 2.1.2.6 Kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ Đây khâu then chốt giúp cơng ty năm tình hình thực quy định Nhà nước; bước cuối quy trình cơng việc xem xét thời gian hoàn thành định Để thực việc kiểm tra, đánh giá, công ty áp dụng cách thức như: kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra qua báo cáo văn Tiểu kết: Từ thực trạng cho thấy công tác văn thư – lưu trữ Công ty Thuốc Thăng Long – Hà Nội thực tuân theo quy định Nhà nước đạt kết đáng ghi nhận giúp cho hoạt động Cơng ty xác, hiệu quả, tiết kiệm thời gian chi phí Bên cạnh đó, cịn mặt hạn chế khiến cho công tác văn thư – lưu trữ Công ty gặp nhiều khó khăn, khơng thể phát triển bền vững Vì vậy, ta cần có hướng giải nâng cao hiệu công tác Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ Ở CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG 3.1 Phát huy ưu điểm công tác văn thư - lưu trữ công ty: - Công tác văn thư lưu trữ Công ty tiến hành bước nhịp nhàng đồng bộ, chuyển giao văn đi, đến thực nhanh chóng, kịp thời để đảm bảo cho hoạt động cơng văn, giấy tờ Công ty lưu thông Đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin, bảo mật thông tin cách tuyệt đối để đảm bảo cho công việc Cơng ty giải xác theo nguyên tắc chế độ, nhờ tiết kiệm thời gian công sức cho cán trình thi hành cơng vụ - Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ ngày quan tâm trang bị tương đối đầy đủ như: máy phô tô copy, máy fax, máy scan văn bản,máy vi tính, điện thoại, tủ đựng tài liệu, điều hịa, bình lọc nước Đặc biệt đầu tư, cải tạo, nâng cấp, phòng, kho Lưu trữ, mua sắm phương tiện bảo quản hồ sơ, tài liệu - Công tác xây dựng ban hành văn thực theo quy trình soạn thảo,ban hành văn quy định pháp luật - Công tác lập hồ sơ bước đầu thực số cán chuyên môn trình giải cơng việc lập hồ sơ cơng việc theo lĩnh vực giao, thuận lợi cho trình giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan - Công tác quản lý sử dụng dấu thực tốt, cán văn thư tuân thủ theo nguyên tắc, quy định, dấu bảo quản an toàn vệ sinh thường xuyên - Công ty áp dụng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư- lưu trữ giúp cho việc giải văn nhanh chóng, xác, hiệu quả, tiết kiệm thời gian chi phí - Cơng tác xử lý, thu thập, quản lý, lưu trữ văn thực cách chặt chẽ an toàn tuyệt đối Để Công ty phát triển bền vững công tác văn thư – lưu trữ cần phải tăng cường ưu điểm sau: - Công tác văn thư lưu trữ Công ty tiếp tục tiến hành bước nhịp nhàng đồng bộ, chuyển giao văn đi, đến thực nhanh chóng, kịp thời để đảm bảo cho hoạt động công văn, giấy tờ Công ty lưu thông Đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin, bảo mật thông tin cách tuyệt đối để đảm bảo cho công việc Công ty giải xác theo nguyên tắc chế độ - Thực công tác xây dựng ban hành văn theo quy trình soạn thảo,ban hành văn quy định pháp luật - Tiếp tục thực tốt công tác quản lý sử dụng dấu, cán văn thư tuân thủ theo nguyên tắc, quy định, dấu bảo quản an toàn vệ sinh thường xuyên - Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ - Ứng dụng công nghệ tin học vào công tác văn thư – lưu trữ phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng; đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày cao xã hội người - Thường xuyên cập nhật, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực văn quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ cho cá nhân cần nâng cao nhận thức, trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ thực thi công vụ - Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ văn quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ đến tồn thể cán bộ, cơng nhân viên Cơng ty Quán triệt việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Thường xuyên mở đợt tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 3.2 Những mặt hạn chế công tác văn thư - lưu trữ cơng ty: Bên cạnh ưu điểm nêu công tác văn thư- lưu trữ Công ty cịn mặt tồn sau: - Cơng tác lập hồ sơ lưu trữ chưa thống phịng ban - Cơng ty trọng đến cơng tác văn thư cịn cơng tác lưu trữ chưa quan tâm nhiều Do không quan tâm đào tạo nghiệp vụ nhiều mà cán thống kê tài liệu lưu trữ chưa đánh giá giá trị tài liệu, không đảm bảo thực theo quy định hành - Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chưa thực nghiêm túc - Cán lãnh đạo có biểu xa rời thực tế, thiếu sâu sát nhân viên sở, nhiều giải công việc không theo điều tra , nghiên cứu cụ thể - Công tác lập hồ sơ hành chưa thực quan tâm vào nề nếp Tài liệu hành chưa lập hồ sơ hoàn chỉnh Nếu tiếp tục tình trạng ảnh hưởng xấu tới Cơng ty, như: - Sự nhận thức chưa đầy đủ nội dung công tác lưu trữ kéo theo xem nhẹ công tác này, coi công tác lưu trữ công việc giản đơn, người làm công việc khơng cần phải đào tạo, bồi dưỡng Với nhận thức vậy, dẫn đến sai sót việc soạn thảo, ban hành văn bản, chưa đánh giá giá trị tài liệu, không đảm bảo thực theo quy định hành Do Cơng ty cần phải tăng cường trọng đến Công tác lưu trữ - Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chưa thực nghiêm túc làm cho hồ sơ dễ bị thất lạc, khó tìm kiếm - Cán lãnh đạo biểu xa rời thực tế, thiếu sâu sát nhân viên sở, nhiều giải công việc không theo điều tra, nghiên cứu cụ thể Điều khiến cho công tác quản lý gặp nhiều khó khăn, giải cơng việc khơng nhanh chóng, xác hiệu quả, nhiều thời gian chi phí 3.3 Các kiến nghị biện pháp khắc phục: -Thường xuyên cập nhật, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực văn quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ cho cá nhân cần nâng cao nhận thức, trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ thực thi công vụ -Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ văn quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ đến tồn thể cán bộ, cơng nhân viên Cơng ty Quán triệt việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Tạo điều kiện thuận lợi cho cán văn thư – lưu trữ hoàn thành tốt nhiệm vụ - Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết năm, cuối năm công tác văn thư – lưu trữ để rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm được, việc chưa làm để có kế hoạch khen thưởng, biểu dương cá nhân, đơn vị có thành tích cao cá nhân, đơn vị vi phạm đưa giải pháp khắc phục, hình thức xử lý nghiêm khắc góp phần nâng cao lực trách nhiệm cán - Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy phơ tơ coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ - Tiếp tục đổi chế làm việc để nâng cao chất lượng, hiệu công việc thời gian làm việc - Trau dồi thêm kỹ chuyên môn cho cán làm công tác văn thư – lưu trữ Hàng năm cần tạo điều kiện cho cán văn thư – lưu trữu tập huấn nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ KẾT LUẬN Qua việc tìm hiểu thực trạng cho thấy công tác văn thư – lưu trữ Công ty Thuốc Thăng Long – Hà Nội thực tuân theo quy định Nhà nước đạt kết đáng ghi nhận giúp cho hoạt động Công ty hiệu quả, tiết kiệm thời gian chi phí Tại cơng ty Thuốc Thăng Long – Hà Nội, công tác văn thư- lưu trữ thực hiện, tuân thủ theo quy định Nhà nước, đạt kết đáng ghi nhận giúp cho hoạt động Công ty hiệu quả, nhanh chóng Tuy nhiên cịn mặt hạn chế công tác lập hồ sơ, lưu trữ; việc nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chưa thực nghiêm túc; cán lãnh đạo có biểu xa rời thực tế, thiếu sâu sát nhân viên sở, nhiều giải công việc không theo điều tra, nghiên cứu cụ thể; việc Công ty trọng đến công tác văn thư mà chưa quan tâm nhiều tới công tác lưu trữ khiến cho cán thống kê tài liệu lưu trữ chưa đánh giá giá trị tài liệu, không đảm bảo thực theo quy định hành Do đó, cần có hướng giải nâng cao hiệu công tác để giúp Công ty phát triển bền vững cơng tác đóng vai trị khơng thể thiếu Công ty Thuốc Thăng Long Những kiến nghị biện pháp khắc phục cá nhân tơi, tơi hi vọng kiến nghị góp phần khắc phục hạn chế cơng tác văn thư - lưu trữ góp phần phát huy ưu điểm Công ty Thuốc Thăng Long – Hà Nội Công tác văn thư – lưu trữ đóng góp vai trị quan trọng hoạt động Công ty Việc nâng cao hiệu hoạt động khơng thể thiếu, điều giúp Công ty phát triển bền vững TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26 tháng 11 năm 2014 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Thông tư 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn Quyết định số 283/QĐ-TLTL ngày 12 tháng năm 2016 Tổng công ty Thuốc Việt Nam việc ban hành Quy chế cơng tác Văn thư Lưu trữ-Bảo vệ bí mật PGS.TS Triệu Văn Cường, Giáo trình văn thư, NXB Lao Động, Hà Nội - 2016 GVC.TS Chu Thị Hậu, Giáo trình Lý luận phương pháp cơng tác lưu trữ, NXB Lao Động, Hà Nội - 2016 PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức công ty Thuốc Thăng Long – Hà Nội H G i m ộ đ ố c h C i đ n g n h v i n h p h ò t n g b n nn g p v ụ c a ê ệ i Phụ lục Hình ảnh trụ sở cơng ty Thuốc Thăng Long - Hà Nội Trụ sở công ty Thuốc Thăng Long Hà Nội ... tác văn thư – lưu trữ Công ty Thuốc Thăng Long - Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ Công ty Thuốc Thăng Long Chương MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ... triển Công ty Thuốc Thăng Long Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu tiểu luận công tác văn thư – lưu trữ Công ty Thuốc Thăng Long Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu công tác văn thư lưu trữ Công. .. trạng công tác văn thư – lưu trữ công ty Thuốc Thăng Long 2.1.1 Công tác văn thư 2.1.1.1 Công tác soạn thảo ban hành văn bản: - Về hình thức văn bản: Hiện nay, văn mà công ty Thuốc Thăng Long