Đề tài NCKH: Khen thưởng và xử phạt công tác công văn giấy tờ của một số triều đại phong kiến Việt Nam

Từ khâu soạn thảo các loại văn bản đến nộidung, thẩm quyền ban hành; từ việc chuyển giao, giải quyết đến quản lý và sửdụng các con dấu; tổ chức lưu trữ văn bản cho đến việc đào tạo và tu

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lí do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 1

3 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài: 2

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

6 Phương pháp nghiên cứu 4

7 Đóng góp của đề tài 4

8 Cấu trúc đề tài 4

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC CÔNG VĂN GIẤY TỜ THỜI PHONG KIẾN VIỆT NAM 5

1.1.. Thiết lập các cơ quan chuyên trách soạn thảo và chuyển giao văn bản .5

1.1.1 Các cơ quan chuyên trách soạn thảo văn bản 5

1.1.2 Các cơ quan chuyên trách chuyển giao văn bản 7

1.2 Các loại văn bản quản lý nhà nước của các triều đại phong kiến Việt Nam 11

1.3 Quy định về công tác công văn giấy tờ của các triều đại phong kiến Việt Nam 12

1.3.1 Quy định về soạn thảo và ban hành văn bản 12

1.3.2 Quy định về chuyển giao văn bản 15

1.3.3 Quy định về quản lý và giải quyết văn bản 15

1.4 Đề ra các hình thức xử phạt 16

Tiểu kết chương 1 18

Chương 2 TÌM HIỂU QUY ĐỊNH VỀ KHEN THƯỞNG VÀ XỬ PHẠT TRONG CÔNG TÁC CÔNG VĂN GIẤY TỜ CỦA MỘT SỐ TRIỀU ĐẠI PHONG KIẾN VIỆT NAM 19

2.1 Quy định về khen thưởng và xử phạt trong công tác soạn thảo văn bản .19

2.1.1 Về thể thức văn bản: 19

2.1.2 Cách thể hiện nội dung văn bản: 23

2.2 Quy định về khen thưởng và xử phạt trong chuyển giao văn bản 25

2.2.1 Khen thưởng và xử phạt trong chuyển giao văn bản của các triều đại trước Nguyễn 25

2.2.2 Khen thưởng và xử phạt trong chuyển giao văn bản dưới triều Nguyễn 26

2.3 Quy định về khen thưởng và xử phạt trong giải quyết văn bản 29

2.4 Quy định về khen thưởng và xử phạt trong bảo mật thông tin văn bản .31

2.5. Quy định về khen thưởng và xử phạt trong bảo quản và lưu trữ văn bản .33

Tiểu kết chương 2 35

Chương 3 BÀI HỌC KINH NGHIỆM VÀ SỰ VẬN DỤNG CÁC QUY ĐỊNH VỀ KHEN THƯỞNG VÀ XỬ PHẠT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CÁC TRIỀU ĐẠI PHONG KIẾN TRONG GIAI ĐOẠN HIỆN NAY 36

3.1 Một số bài học kinh nghiệm 36

3.2 Nhận xét 37

3.3 Một số kiến nghị đối với công tác công văn giấy tờ trong giai đoạn hiện nay 42

KẾT LUẬN 44

TÀI LIỆU THAM KHẢO 45

PHỤ LỤC

Ở nước ta, từ thời phong kiến, công tác này được phát triển và dần dần có

nề nếp, kỷ cương qua các triều đại Từ khâu soạn thảo các loại văn bản đến nộidung, thẩm quyền ban hành; từ việc chuyển giao, giải quyết đến quản lý và sửdụng các con dấu; tổ chức lưu trữ văn bản cho đến việc đào tạo và tuyển dụngcán bộ làm công tác công văn, giấy tờ đều được quy định khá chặt chẽ và mangtính khoa học

Để góp phần tìm hiểu về công tác văn thư dưới các triều đại phong kiếnViệt Nam nói chung và công tác khen thưởng và xử phạt về công tác công văngiấy tờ nói riêng, em đã chọn đề tài : Quઐ đ nh ề kh n thư‸ng à h t tऀong c ng t c c ng n gi ઐ t c t tऀiều đ i hong kiến Vi t N

cho công trình nghiên cứu khoa học đầu tay của mình với mong muốn hiểu biếthơn về lịch sử công tác văn thư Việt Nam

2 Mục tiêu c đề tài

Tìm hiểu công tác khen thưởng và xử phạt trong công tác công văn giấy

tờ thời phong kiến Việt Nam ( chủ yếu là thời Lê và thời Nguyễn qua 2 bộ luậtHoàng Việt Luật Lệ thời Nguyễn;Quốc Triều Hình Luật thời nhà Lê.)

Từ nghiên cứu các quy định về khen thưởng và xử phạt của công tác công

công văn giấy tờ góp phần xây dựng và hoàn thiện công tác văn thư thời hiện đại.

3 Nhi ụ nghiên cứu

Thứ nhất: Tìm hiểu khái quát về công tác công văn giấy tờ thời phong

kiến Việt Nam

- Thứ hai: Tìm hiểu công tác khen thưởng và xử phạt trong công tác công

văn giấy tờ thời phong kiến Việt Nam ( chủ yếu là thời Lê và thời Nguyễn.)

Thứ ba: Rút ra được một số bài học kinh nghiệm trong công tác công văn

giấy tờ góp phần xây dựng và hoàn thiện công tác văn thư thời hiện đại

4 Đ i tượng à h i nghiên cứu c đề tài:

4.1 Đ i tượng nghiên cứu:

Quy định về khen thưởng và xử phạt về công tác công văn giấy tờ thờiphong kiến

số nhận xét và bài học kinh nghiệm nhằm tổ chức tốt công tác công văn, giấy tờphục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan và cải cách hành chính nhà nước

hiện nay.

Đây có thê được khẳng định là công trình lớn nhất, toàn diện nhất nghiêncứu về công tác văn thư thời phong kiến Các tác giả khác cũng có một số côngtrình nghiên cứu nhưng chỉ đề cập đến một số mặt cụ thể của công tác này

Chẳng hạn như Luận án Tiến sĩ của Vũ Thị Phụng nghiên cứu về “Văn bản quản lý Nhà nước thời Nguyễn (1802- 1884) ” của Nhà xuất bản Đại học Quốc

số 1/1973; “Mộc bản Hoàng Việt luật lệ - bộ Luật Gia Long” của tác giả Phạm

Thị Huệ - Nguyễn Huy Khuyến (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 8/2007);

“Vài nét về các kho lưu trữ và thư viện trong lịch sử phong kiến Việt Nam”

của tác giả Nguyễn Thu Hoài (Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, số 11/2008.)

Riêng tác giả Vương Đình Quyền đã có một loạt bài viết trên các tạp chí

nghiên cứu về các mặt của công tác công văn, giấy tờ: “Thể chế về văn bản, giấy tờ trong nên hành chính dưới triều Lê Thánh Tông” (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 1/1993); “Thể chế về soạn thảo và ban hành văn bản của nhà nước phong kiến triều Nguyễn” (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 3/1994); “Minh Mệnh -

vị hoàng đế khai sáng nền lưu trữ triều Nguyễn” (Tạp chí Xưa và Nay số 7/1995); “Thông tin liên lạc hành chính dưới triều vua Minh Mạng” (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 4/1994; “Phiếu nghĩ - một phương thức giải quyết văn bản của các hoàng đế triều Nguyễn” (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 4/1996) Những

công trình nghiên cứu trên đã khái quát một cách tương đối hoàn chỉnh các mặtcủa công tác văn thư dưới các triều đại phong kiến trên cơ sở tư liệu là các bộlịch sử, các thư tịch cổ Tuy nhiên chưa có một công trình nào tập trung nghiêncứu riêng về các quy định về khen thưởng và xử phạt về công tác công văn giấy

tờ như đề tài mà chúng tôi lựa chọn.

Những công trình nghiên cứu nói trên là nguồn tài liệu tham khảo _quantrọng trong quá trình thực hiện đề tài Ngoài ra tác giả đề tài còn tham kháonhiều nguôn tài liệu khác như: Các sách lý luận về công tác văn thư - lưu trữ,các văn bản của Chính phủ, văn phòng Chính phủ, Bộ nội vụ về hoạt động này

6 Phương h nghiên cứu

Để thực hiện đề tài, nhóm tác giả đã sử dụng các phương pháp hệ thống,phương pháp so sánh, phương pháp thống kê, mô tả, phân tích đối với các nguồn

tư liệu Ngoài ra, chúng tôi còn sử dụng phương pháp của các ngành khoa họckhác như phương pháp sử liệu học, phương pháp luật học để khai thác và xử lýcác nguồn tài liệu

7 Đóng gó c đề tài

Về mặt lý luận: Thông qua nghiên cứu những ghi chép chúng ta hiểu biếtthêm về các quy định và khen thưởng và xử phạt công tác công văn giấy tờ dướicác triều đại phong kiến, góp phần vào việc nghiên cứu lịch sử văn thư Việt Nam

Về mặt thực tiễn: Nghiên cứu các quy định và khen thưởng và xử phạttrong công tác công văn, giấy tờ thời phong kiến giúp chúng ta có thể rút ranhững kinh nghiệm của cha ông để làm tốt công tác văn thư ngày nay Đồngthời những ghi chép đó có thể sử dụng làm tư liệu để nghiên cứu lịch sử văn thư

- lưu trữ Việt Nam và sẽ là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viêntrường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là các sinh viên đã và đang học môn cơ

sở ngành “Lịch sử văn bản và công tác văn thư Việt Nam”

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC CÔNG VĂN GIẤY TỜ

THỜI PHONG KIẾN VIỆT NAM

Nhận thức được vai trò của công tác công văn giấy tờ - công cụ vàphương tiện trong việc quản lý và điều hành đất nước, các triều đại phong kiến,đặc biệt là triều Lê và triều Nguyễn rất quan tâm đến việc đề ra các quy địnhnhằm thể chế hóa đưa công tác công văn giấy tờ đi vào nền nếp

1.1 Thiết lậ c c cơ qu n chuઐên tऀ ch o n thảo à chuઐển gi o

- Hàn lâm viện: phụng mệnh vua khởi thảo một số loại văn thư như

chiếu, chỉ, cùng các văn bản, mệnh lệnh khác của nhà vua… Chức quan đứngđầu là Thừa chỉ, hàm chánh tứ phẩm Ngoài ra còn có các chức như Thị tộc(chánh ngũ phẩm) giữ việc đọc sách, Thị giảng (tòng ngũ phẩm) phụ trách việcgiải thích, bình luận các tấu biểu, văn thư, Thị thư (chánh lục phẩm) vào sổ cácvăn thư…

- Đông các viện: rà soát, sửa chữa các văn bản do Hàn lâm viện đãsoạn thảo trước khi trình lên nhà vua duyệt Chức quan đứng đầu là Đông cácđại học sĩ, hàm tòng tứ phẩm

- Trung thư giám: Đây là cơ quan phụ trách việc biên chép các dự thảo

văn bản của Hàn lâm viện và Đông các viện thành dự thảo chính thức để trìnhvua chuẩn y Đối với một số văn bản quan trọng như sắc phong chức tước chocác đại thần, hoàng tử, hoàng hậu, hoàng thân quốc thích… thì Trung thư giám

có nhiệm vụ khắc lên trên các lá vàng, lá bạc hay viết lên giấy rắc nhũ vàng, nhũbạc rồi đóng thành từng tập (quyển) đem lưu trữ Người xưa gọi các tập văn bảnnày là kim sách (sách vàng) và ngân sách (sách bạc).Chức quan đứng đầu là

Như vậy: ba cơ quan trên có quan hệ mật thiết với nhau, đều có chức năngtrong soạn thảo văn bản và với quy trình chặt chẽ Một số loại văn thư đầu tiên

do Hàn lâm viện khởi thảo, rồi chuyển qua Đông các viện sửa chữa, cuối cùngđến Trung thư giám biên chép để trình vua xem xét, chuẩn y Ngoài ra, đối vớimột số văn bản quan trọng như sắc phong chức tước cho các đại thần, hoàng tử,hoàng hậu, hoàng thân quốc thích… thì Trung thư giám có nhiệm vụ khắc lêntrên các lá vàng, lá bạc hay viết lên giấy rắc nhũ vàng, nhũ bạc rồi đóng thànhtừng tập (quyển) đem lưu trữ Người xưa gọi các tập văn bản này là kim sách(sách vàng) và ngân sách (sách bạc)

- Hoàng môn tỉnh: Đây là cơ quan quản lí các ấn tín của nhà vua ( Lê

Thánh Tông có 6 quả bảo ấn để dùng vào các loại việc khác nhau) Sau khi vănbản đã được chép lại, Hoàng môn tỉnh có trách nhiệm đóng dấu để ban hành.Quan đứng đầu là Hoàng môn thị lang, hàm tòng tam phẩm

- Bí thư giám: Đây là cơ quan trông coi về thư viện và bảo quản các sáng

tác thơ văn của nhà vua Quan đứng đầu là bí thư ngũ giám học sĩ, hàm tòng ngũphẩm

Tऀiều Nguઐễn:

Văn phòng Nhà vua thời Gia Long: gồm 4 cơ quan:

Thị thư viện, Thị Hàn viện (Soạn thảo, chuyển đạt và lưu giữ văn bản,giầy tờ của vua); Nội Hàn viện (Phụ trách ngự chế và thư từ riêng); Thượng bảo

ty (Coi giữ ấn tín)

Thời Minh Mạng: Năm 1820, Nhà vua cho lập Văn thư phòng, Văn thưphòng có nhiệm vụ soạn thảo văn bản do vua ban hành; chuẩn bị và tâu trình lênvua văn bản của Bộ, Nha và địa phương “Văn thư phòng là nơi khu mật củaNhà nước, không phải là người dự việc cấm không được vào”

Năm 1827,để bước đầu hạn chế bớt quyền hành của các tổng trấn, vuaMinh Mạng quy định: Các trấn tại Bắc Thành và Gia Định, muốn triển khai vấn

đề gì, đều phải làm các tờ tâu trình thẳng lên nhà vua Quy định trên đã làm tăngkhối lượng công việc cần phải giải quyết tại cơ quan của triều đình, số lượngcông văn, giấy tờ tăng, công việc của các bộ trở nên phức tạp Vì thế, văn thư

phòng không còn phù hợp và cần thiết phải lập một cơ quan mới, đầy đủ quyềnhạn thay mặt vua giải quyết công việc ở các trấn, đổng thời kiểm sát và chếngự quyền lực của các Bộ ở triều đình Năm 1929, Nội các được thành lập

Nội các dưới triều vua Minh Mạng được chia làm 4 tào:

+ Tào Thượng bảo: Thảo chỉ, dụ, giữ ấn tín và đóng dấu vào văn bản, saolục và chuyển giao bản phó các tấu sớ đã được vua phê duyệt cho các nha môn

để thi hành và chuyển bản chính cho Tào Biểu bạ để lưu giữ

+ Tào Ký chú: Giữ và cung tiến nghiên, but vua dùng, ghi chép những lờivua nói, cử chỉ của vua, tấu nghị của các quần thần khi vua ngự triều hoặc đituần thú

+ Tào Đồ thư: Sao lục và bảo quản văn thơ của vua, lưu giữ các văn bảnngoại giao và bản đồ

+ Tào Biểu bạ: Lưu các bản son có chữ vua phê, châu khuyên, châu điểm

và bản phó các biểu, chương, sớ, sách trong kinh ngoài trấn gửi tới…

Quan chức nội các gồm 4 người có phẩm trật từ tam phẩm và tư phẩm, 28người có phẩm trật từ ngũ phẩm đến cửu phẩm…

1.1.1.2 Văn phòng các Bộ

Trong bộ máy Nhà nước trung ương thời Nguyễn, ngoài văn phòng nhàvua, tại mỗi bộ, triều Nguyễn còn quy định phải tổ chức riêng một bộ phận vănphòng lo tiếp nhận công văn, soạn thảo một số văn bản thông thường và quản lýcon dấu Năm 1844, tào biểu bạ thời Minh Mạng được đổi tên là Sở bản chương,chia làm 3 chương:

+ Lại Hộ chương: Bảo quản sớ, sách của Bộ Lại và Bộ Hộ gồm cả bảnchâu phê và bản sao sớ, sách của địa phương

+ Lễ Binh chương: Bảo quản sớ, sách của bộ Lễ và Bộ Binh

+ Hình Công chương: Bảo quản sớ, sách của bộ Hình và bộ Công

Việc thiết lập các cơ quan như vậy nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạtđộng của các bộ nói riêng và của cả bộ máy nhà nước nói chung

1.1.2 Các cơ quan chuyên trách chuyển giao văn bản

Sử dụng văn bản là phương tiện trong việc điều hành đất nước, ngoài thiết

lập các cơ quan chuyên trách soan thảo văn bản, các triều đại phong kiến chútrọng đến việc chuyển giao văn bản đến các nha môn và địa phương chính xác,kịp thời, an toàn để việc thực thi mệnh lệnh của vua được hiệu quả Vì thế, yêucầu tất yếu đặt ra là phải tổ chức các cơ quan giúp việc cho nhà vua về vấn đềnày Trong suốt quá trình điều hành đất nước, các triều đại phong kiến đã từngbước kiện toàn các cơ quan chuyên trách chuyển giao văn bản ngày một chuyênnghiệp và hiệu quả hơn Đó là các cơ quan sau đây:

H th ng tऀ d ch (hay còn gọi là nhà trạm):

Thiết lập từ thời Lý, nhà trạm do bộ Binh quản lý Các triều đại phongkiến chia đường cái quan thành các cung đường, mỗi cung đường đặt một nhàtrạm

Các trạm dịch có nhiệm vụ chính là chuyển đưa công văn, giấy tờ phục vụcho hoạt động quản lý của triều đình và các địa phương Ngoài ra còn có nhiệm

vụ vận chuyển vật cống, hàng hóa cho nhà nước và là nơi dừng chân nghỉ ngơicủa các quan chức nhà nước trên đường đi công tác

Nhà trạm được đặt dọc đường cái quan và làm theo kiểu cách thống nhất.Năm 1806, vua Gia Long quy định: nhà trạm đều nên đặt bên đường cái quanchính, mỗi trạm dựng 3 tòa nhà trạm cả lớn nhỏ và bốn bề hàng rào bằng gỗ, cửaphía trước có treo biển đề tên trạm Đến năm 1814 lại quy định: nhà trạm ở cácdoanh trấn đều dựng 5 gian 2 chái, gian giữa cao 12 thước 8 tấc, lòng nhà dọcngang đều 8 thước 2 tấc, sân đằng trước, đằng sau, bên phải, bên trái đều 7thước 3 tấc Bốn bề xây tường gạch, phía trước mở một cửa, xây tường xungquanh rộng 15 trượng, cao 8 thước Thời gian đầu, nhà trạm đều lợp bằng tranh,đến năm Minh Mạng thứ 9 (1928), nhà vua quy định tất cả đều lợp bằng ngói

Thực ra, hệ thống trạm dịch đã được thiết lập từ trước, nhưng đến thờiMinh Mạng thì mới được bố trí một cách rộng rãi và tổ chức quy củ, chặt chẽhơn

Có 2 loại trạm: mã trạm ( trạm đường bộ ) và thuyền trạm (trạm đườngsông) Tuy nhiên, mã trạm là chủ yếu, được phân bố khắp toàn quốc, còn thuyềntrạm chỉ thiết lập những nơi nhiều sông, giao thông thủy thuật tiện, như ở các

tỉnh Vĩnh Long, Định Tường, An Giang, Hà Tiên.

Thời Minh Mạng, có 149 trạm trong đó có 16 thuyền trạm

Các trạm dịch được bố trí cách nhau từ 20 dặm đến 40 dặm

Về tổ chức, mỗi trạm có một Đội trưởng phụ trách chung và một Thứ độitrưởng giúp việc (năm Minh Mạng thứ 18 đổi thành Dịch thừa và Dịch mục) vàcác phu trạm Đội trưởng và Thứ đội trưởng do các dinh, trấn tuyển chọn lậpdanh sách trình lên vua phê duyệt (cấp bằng), các chế độ được hưởng theo ngạch

bộ Binh Đội trưởng và Thứ đội trưởng có nhiệm vụ ở nhà trạm để điều hànhviệc chạy trạm, quản lí phu trạm và tài sản của trạm như ngựa, thuyền

Số lượng phu trạm (lính trạm) ở mỗi trạm do nhà vua quy định, thường từ

30 đến 100 người, tùy thuộc vào tình hình đường sá và khối lượng cộng việcchạy trạm Ví dụ năm Minh Mạng thứ 20 (1839), vua đã chuẩn y lời tâu: “Chocác trạm Thuật biên, Biên phúc thuộc tỉnh Biên hòa, việc đưa trạm hơi bận thìtính lưu lại mỗi trạm 80 tên phu trạm, còn 3 trạm Biên thịnh, Biên long, Biênphúc việc đưa trạm hơi rỗi thì đều tính lưu lại mỗi trạm 60 tên phu trạm Phutrạm được tuyển từ dân đinh các làng xã gần nơi bố trí trạm dịch Họ có nhiệm

vụ chuyển giao công văn, giấy tờ ( chạy bộ, bằng ngựa hoặc thuyền), chuyểnvận hàng hóa công, khiêng cáng quan lại, chăm sóc ngựa hoặc tu sửa thuyền Họđược nhà nước cấp tiền lương, miễn binh dịch, thuế thân và khen thưởng mỗikhi hoàn thành tốt nhiệm vụ

Ở mỗi trạm, các phu trạm được chia ra nhiều ban và làm việc theo chế độtrực ban do Đội trưởng phân công Hết phiên trực thì về nhà lao động sản xuất,đợi đến phiên trực lần sau Chế độ trực cũng được quy định rất nghiêm ngặt.Năm Thiệu Trị thứ 5 (1845), nhà vua chỉ thị: từ nay trở đi, các Dịch thừa, Dịchmục ở các nhà trạm phải đốc thúc phu trạm, không được tự tiện rời bỏ sở trạm.Quan địa phương phải định kỳ kiểm tra tên nào dám bỏ công việc thì phảinghiêm hạch trị tội Nếu quan địa phương còn có thiên vị tư tính, để đến nỗi tênphạm bỏ trốn, thì viên quan ấy cũng phải giao Bộ nghị xử

- Tઐ Bưu chính

Được thiết lập vào năm 1820 dưới thời Minh Mạng Ty Bưu chính có

nhiệm vụ quản lí nhà trạm, và việc chuyển công văn, giấy tờ trong toàn quốc,đặt dưới sự điều hành của bộ Binh Sỡ dĩ giao công việc này cho bộ Binh là đểđảm bảo việc tổ chức và quản lí được chặt chẽ, chuyển giao công văn, giấy tờđược nhanh chóng, kịp thời và an toàn.

Ty Bưu chính do một chủ sự (hàm chánh lục phẩm) phụ trách, một tư vụ(hàm chánh thất phẩm) làm phụ tá Thuộc viên gồm hai thư lại hàm chánh bátphẩm, hai thư lại hàm chánh cửu phẩm và 15 thư lại chưa vào ngạch quan chứcnhà nước Tất cả thuộc viên đều do bộ Binh tuyển chọn và được hưởng lươngtheo các thứ bậc do nhà vua quy định

+ Cùng với bộ Binh kiểm tra công văn từ triều đình gửi đi các địa phươngtrước khi chuyển giao cho ty Bưu chính

Ty Thông chính sứ gồm có Thông chính sứ, Thông chính phó sứ đều dovua bổ nhiệm, giúp việc có 1 viên ngoại lang, 1 chủ sự, 1 tự vụ, 4 bát cửu phẩmthư lại, 15 thư lại chưa vào ngạch quan chức

1.2 C c lo i n bản quản lý nhà nước c c c tऀiều đ i hong kiến

Vi t N

Trong suốt chiều dài lịch sử ngàn năm của chế độ phong kiến Việt Nam,các vương triều đều sử dụng văn bản làm phương tiện thông tin phục vụ chohoạt động quản lý Bởi vậy, khối lượng văn bản quản lý hình thành trong hoạtđộng của bộ máy nhà nước khá đa dạng và phong phú

Có thể kể đến các loại văn bản sau:

Luật Gia Long

- Chiếu: Chiếu là loại văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của nhà vua,

được các hoàng đế dùng để công bố cho thần dân quyết sách, chủ trương, ra lệnh,thành lập bộ máy, điều động quan lại…

- L : Lệ là loại văn bản pháp luật do vua ban hành dùng để bổ sung cho

luật hoặc đề ra các quy định mới về những vấn đề, sự việc thuộc lĩnh vực quản

lý nhà nước

- L nh: Lệnh là văn bản do vua ban hành để ra lệnh thi hành hoặc quy

định thực hiện các vấn đề thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước

- Sắc: Là văn bản do vua ban hành, dùng đẻ ra lệnh cho nha môn, thần

dân thi hành thực hiện các nhiệm vụ công tác và công việc thuộc lĩnh vực quản

lý nhà nước

- Chỉ: Là loại văn bản do vua ban hành, cũng dùng để ra lệnh.

- Dụ: Là hình thức văn bản do vua ban hành, dùng để khuyên bảo răn dạy

thần dân, ra lệnh thi hành, các quy định mang tính pháp quy

Đó là các loại văn bản quan trọng, liên quan đến việc điều tiết các quan hệ

trong xã hội, thuộc thẩm quyền ban hành của vua Ngoài các loại văn bản trên,dưới các triều đại phong kiến Việt Nam, các loại văn bản thuộc thẩm quyền banhành của tướng lĩnh, thần dân, nha môn cũng khá đa dạng và phong phú Đó làcác văn bản như hịch, biểu, điều trần, đề, khải, tấu, sớ, các loại công văn như tư

di, giáo thị, truyền thị

Ngoài hệ thống văn bản quản lý nhà nước, các loại sổ sách hành chính nhànước cũng có một vai trò không kém phần quan trọng đối với hoạt động quản lýcủa các cơ quan nhà nước Chúng ghi chép các thông tin về chính trị, kinh tế,văn hóa, xã hội,… của từng làng, xã, từng phủ, huyện, lộ, trấn hoặc của từng cơquan thuộc bộ máy nhà nước Các sổ sách đó được lập ra do nhu cầu của quản lýnhà nước nói chung hoặc để phục vụ cho việc thực hiện chức năng nhiệm vụ củatừng cơ quan Do vậy, rất được các vương triều coi trọng Trong đó, có một sốloại sổ sách như hộ tịch, sổ duyệt tuyển, địa bạ,… đã được mẫu hóa ở mức độkhá cao để thi hành thống nhất trong cả nước

1.3 Quઐ đ nh ề c ng t c c ng n gi ઐ t c c c tऀiều đ i hong kiến Vi t N

1.3.1 Quy định về soạn thảo và ban hành văn bản

Các triều đại phong kiến Việt Nam đã sớm quan tâm đến vấn đề thể thứcvăn bản quản lý nhà nước, thể hiện tư tưởng chỉ đạo và việc làm cụ thể của một

số vị vua đương thời

Thời Trần, thể thức văn bản trở thành nội dung chủ yếu trong các kỳ thituyển chọn thư lại Toàn thư chép rằng, tháng 2 năm Mậu Tý (1228), dướithời Trần Thái Tông, đã thi tuyển lại viên bằng thể thức công văn (bạ đầu cách).Còn Lê Thánh Tông, năm 1468, đã chỉ thị cho bộ Lễ “bàn định quy cách giấy tờtrong dân gian để ban hành trong cả nước Đến tháng 7 năm Tân Mão (1471),vua cho ban hành thể thức bản đồ và văn khế, có hiệu lực thi hành từ ngày mồngmười, tháng giêng năm sau, sau ngày đó nếu ai không tuân theo thì cho là khônghợp lệ”

Triều Nguyễn, vua Minh Mạng đã có quan điểm rõ ràng hơn về công tácgiấy tờ Ông ra lệnh : “Trẫm xem chương sớ bốn phương có nhiều từ không hợp

khoản Đây dẫu là việc nhỏ, nhưng đã có Nhà nước thì chế độ văn từ phải hoạchnhất, há lại cứ để khác nhau, các khanh nên làm mẫu thức mà thi hành”

Việc ghi Quốc hiệu, đô hiệu, niên hiệu và thời gian của văn bản đã đượccác triều đại quy định khá chặt chẽ Toàn thư chép, tháng 4 năm Mậu Thân(1428), Lê Thái Tổ ngay sau khi lên ngôi xuống chiếu rằng: “Từ sau ngày chiếuthư ban ra, nếu quân hay dân có dâng thư nói việc gì thì phải theo đúng Quốchiệu, đô hiệu, niên hiệu như trong chiếu thư, ai trái thế thì phải xử phạt trượnghay biếm chức; những giấy tờ, văn khế, khoán ước về mua bán, đổi chác, vaymượn mà không theo đúng như trong chiếu thì sẽ không có giá trị”

Vua Gia Long và Minh Mạng biểu thị quan điểm rõ ràng, đúng đắn SáchĐại Nam thực lục chép: tháng 2 năm Giáp Tý (1804), Gia Long đặt Quốc hiệu làViệt Nam, ngày Đinh Sửu, vua xuống chiếu bố cáo trong ngoài rằng: “Đế vươngdựng nước trước hết phải trọng quốc hiệu để tỏ rõ sự nhất thống… sau nghỉ tớimưu văn công võ, ở ngôi chính, chịu mệnh trời, nên định lấy ngày 17 tháng 2năm nay kính cáo Thái miếu, cải chính quốc hiệu là Việt Nam để dựng nền lớn,truyền lâu xa Phàm công việc nước ta, việc gì quan hệ đến quốc hiệu và thư từbáo cáo với nước ngoài, đều lấy Việt Nam làm tên nước, không được xưng hiệu

cũ là An Nam nữa”

Năm 1838, sau khi quyết định đổi tên nước thành Đại Nam, Minh Mạng

đã ra sắc chỉ nhấn mạnh: việc ghi Quốc hiệu lên văn bản là vấn đề hệ trọng cóliên quan đến quốc thể, từ nay quốc hiệu phải gọi là Đại Nam, mọi văn bản, giấy

tờ đều phải ghi như vậy

Các văn bản đều phải ghi niên hiệu (tên hiệu nhà vua, người ta dựa vào đó

để tính năm kể từ khi ông vua đó lên ngôi) Ví dụ: Thuận Thiên năm thứ I, GiaLong năm thứ ba) và ngày tháng ban hành Ngày tháng văn bản phải viết bằngchữ kép chứ không được dùng chữ đơn, nhằm ngăn ngừa sự sửa chữa tẩy xóa

- Về việc ký văn bản

Trong các triều đại Việt Nam, đặc biệt triều Lê trở về sau, chữ ký và condấu đã được chính quyền phong kiến coi trọng nhằm đảm bảo tính chân thực vàhiệu lực pháp lý của các văn bản được ban hành

Thời Lý, không phát hiện có sách sử ghi chép những quy định về việc kýtên trong văn bản.

Đến thời Trần đã có quy định về điểm chỉ vào giấy tờ, văn khế Toàn thưchép: Năm Đinh Hợi (1227), vua Trần Thái Tông đã xuống chiếu “rằng tất cảcác đơn từ, văn khế đều dùng phép in ngón tay vào nữa tờ giấy” Năm Đinh Dậu,vua lại xuống chiếu: “Phàm làm giấy tờ về chúc thư, văn khế, ruộng đất và vaymượn tiền bạc thì người làm chứng in tay ở 3 dòng trước, người bán in tay ở 4dòng sau”

Thời Lê Thánh Tông, có nhiều quy định về ký văn bản được ban hành.Năm 1446, vua quy định: “Văn bản của các nha môn nếu chánh quan khuyếthoặc đi vắng thì quan tá nhị thay giữ ấn tín của nha môn ấy ký tên ở dưới chỗ đềnăm tháng” Năm 1478, Thánh Tông định lệ ký tên cho người đứng đầu các nhamôn: “các bản tâu và mọi giấy tờ việc quan, quan thủ lĩnh các nha môn ký tênvào cuối tờ giấy…”

Năm Hồng Đức thứ 14 (1483), ra sắc chỉ rằng: “Kể từ nay, sáu Bộ có bảntâu và hết thảy công văn các việc đều phải ký tên ở cuối tờ giấy như các quankinh lịch và thủ lĩnh thừa ty ở các xứ” Năm 1484 lại ra quy định: “Các bản tâu

và đề của các quan viên trong ngoài thì chính viên quan phụ trách phải ký tên,không được sai lại viên viết chữ ký thay” Như vậy, văn bản bắt buộc phải cóchữ ký của người có thẩm quyền và đúng chỗ

Triều Nguyễn đã thừa kế các quy định về ký văn bản của triều Lê, đồngthời đã đề ra một số quy định:

+ Văn bản trước khi đưa cho người có trách nhiệm duyệt ký để ban hànhthì phải cử người kiểm tra lại cẩn thận

+ Văn bản tâu trình lên nhà vua ngoài chữ ký của người đứng đầu cơ quan(hoặc cấp phó), thì người thảo văn bản (phụng thảo) và người soát xét lại vănbản (phụng khảo) đều phải ghi tên mình vào văn bản đó Hai quan này đều phảichịu trách nhiệm liên đới với nhau về nội dung văn bản tâu trình

- Việc đóng dấu văn bản, sử dụng và quản lý con dấu

Việc quản lý con dấu được các triều đại coi trọng hơn so với chữ ký, xem

con dấu là yếu tố thông tin quan trọng nhất để đảm bảo hiệu lực pháp lý và tínhchân thực của văn bản, đặc biệt là thể hiện quyền uy của hoàng đế và của cảvương triều Minh Mạng rất coi trọng con dấu: “Phàm dùng ấn tín là để phòngngừa gian dối, ngăn cấm sự thay đổi” Ông còn chỉ rõ mục đích, ý nghĩa của condấu là: “dùng bảo tỷ của nhà nước là để tỏ lệnh tin, bày lời dạy, rất trọng màphép rất lớn”.

1.3.2 Quy định về chuyển giao văn bản

Chuyển giao văn bản là một khâu quan trọng trong đảm bảo thông tin chohoạt động quản lý nhà nước của các triều đại phong kiến Việt Nam Ngoài việcthiết lập các cơ quan chuyên trách chuyển giao văn bản, các triều đại phong kiến

đã có các quy định nhằm đảm bảo chuyển đệ công văn nhanh chóng, kịp thời và

Thứ 3, các triều đại phong kiến quy định cụ thể về thủ tục chuyển giaovăn bản như việc cho văn bản vào bì, cho bì vào ống trạm, khi chuyển giao phảighi rõ cơ quan gửi, cơ quan nhận, tháng, ngày, giờ chuyển giao

Thứ 4, các triều đại phong kiến quy định về thời hạn chuyển giao đối vớivăn bản giấy tờ và đề ra các quy định về khen thưởng và xử phạt trong chuyểngiao văn bản

1.3.3 Quy định về quản lý và giải quyết văn bản

Giải quyết văn bản là khâu quan trọng trong công tác công văn, giấy tờ vì

nó quyết định đến chất lượng của hoạt động quản lý nhà nước Các triều đạiphong kiến đã quy định cụ thể các cơ quan tham gia vào quá trình giải quyết vănbản Thời Lê Thánh tông, hệ thống nhà trạm, văn phòng Nhà vua, lục bộ, lụckhó, lục tự tham gia vào quá trình tham mưu cho vua trong giải quyết văn bản.Triều Nguyễn, Ty Bưu chính, Ty thông chính sứ, nha môn, địa phương, Lục bộ,

Nội các là các cơ quan tham gia vào quy trình giải quyết văn bản trình vua Vídụ: Địa phương và nha môn soạn thảo văn bản, Lục bộ tham mưu bằng cáchsoạn thảo phiếu nghĩ ghi ý kiến tham mưu trong giải quyết văn bản của địaphương và nha môn để vua tham khảo khi phê duyệt Thời Nguyễn, thể thức phêduyệt của vua đối với các bản tấu trình bao gồm:

- Châu phê: Vua cho một đoạn văn dài hoặc mấy câu vắn tắt, hoặc chỉ mộtcâu: “Trí đạo liễu” (đã biết cho) hoặc “y tấu” (Chuẩn y lới tấu), hoặc “y nghị”(chuẩn y lời đề nghị)

- Châu điểm: Vua điểm một chữ son lên đầu chữ tấu để biểu thị vua đãđọc và đồng ý với nội dung văn bản

- Châu khuyên: Trường hợp văn bản đề cập đến nhiều vấn đề mà phải lựachọn một trong những vấn đề, sự việc thì vua lựa chọn vấn đề, sự việc nào, vua

sẽ dùng bút son khuyên tròn vào sự việc, vấn đề đó

- Châu mạt: Nếu vua có ý kiến phủ nhận hoặc không đồng ý với sự việc,vấn đề hoặc bác bỏ người nào thì vua quẹt một gạch son lên câu ấy hoặc tênngười ấy

- Châu sổ: là nét son sổ trực tiếp lên những chỗ cần sửa chữa hoặc vuakhông chấp nhận

- Chấu cải là chữ, câu, đoạn viết bên cạnh những chữ đã sổ bỏ nhằm chữalại hoặc thể hiện quan điểm của nhà vua

1.4 Đề ऀ c c hình thức h t

Hệ thống hình phạt trong pháp luật phong kiến Việt Nam được chia làmhai loại là ngũ hình: xuy hình (đánh bằng roi); trượng hình (đánh bằng gậy); đồhình (tù khổ sai); lưu hình (đi đày); tử hình (giết chết) và các hình phạt ngoàingũ hình, trong đó các hình phạt thuộc về ngũ hình đóng vai trò chủ đạo, và cáchình phạt ngoài ngũ hình thường được coi là phụ hình kèm với chính hình trongngũ hình Năm loai tội phạm đó, xét về mặt nội dung có sự phong kiến ViệtNam khác nhau về mức độ của tính nguy hiểm xã hội, chính vì thế nó trở thànhmột tiêu chí để phân loại tội phạm

Trong các bộ luật, tội phạm nhiều chỗ cũng được gọi bằng các tội danh

như: tội xuy, tội trượng, tội đồ, tội lưu, tội tử Cụ thể theo điều 1 chương Danh

lệ của Quốc triều hình luật (QTHL) cũng như Hoàng Việt luật lệ (HVLL) thì:

- Tội xuy: có 5 bậc, từ 10 đến 50 roi gồm 10, 20, 30, 40, 50 roi

- Tội trượng: có 5 bậc từ 60 đến 100 trượng gồm 60, 70, 80, 90, 100trượng

- Tội đồ:

Theo Quốc triều hình luật: 3 bậc, phân biệt giữa công việc của đàn ông và

đàn bà Đối với đàn ông: 3 bậc bao gồm dịch đinh, tượng phường binh, chungđiền binh Đối với đàn bà: 3 bậc bao gồm dịch phu, xuy thất tỳ, thung thất tỳ

Theo Hoàng Việt luật lê: có 5 bậc đồ: 1 năm với 60 trượng; 1,5 năm với

70 trượng; 2 năm với 80 trượng; 2,5 năm với 90 trượng; 3 năm với 100 trượng

- Tội lưu: 3 bậc lưu

Theo Quốc triều hình luật: gồm có lưu cận châu, lưu ngoại châu, lưu viễn

châu

Theo Hoàng Việt luật lê: gồm 2000 dặm với 100 trượng; 2500 dặm với

100 trượng; 3000 dặm với 100 trượng

Tội tử:

Theo Quốc triều hình luật: có 3 bậc giảo (thắt cổ), trảm (chém đầu); trảm

kiêu (chém bêu đầu); lăng trì (tùng xẻo)

Theo Hoàng Việt luật lệ: có 2 bậc giảo (thắt cổ), trảm (chém).

Ngoài ra còn quy định nhuận tử(chết 2 lần) bao gồm lăng trì (xẻo chậm),trảm kiêu (chém bêu đầu); lục thi (chặt xác chết) Bên cạnh ngũ hình còn cóhình phạt ngoài ngũ hình như biếm, phạt tiền, thích chữ, tịch thu tài sản, sung vợcon làm nô tỳ… nhưng chủ yếu là hình phạt đi kèm

Tiểu kết chương 1

Nhìn tổng thể, nền hành chính của nước ta thời phong kiến đã có hệ thốngvăn bản quản lý nhà nước gồm nhiều thể loại khác nhau, mỗi loại dùng vào mụcđích nhất định Các triều đại sau thường có sự kế thừa, hoàn thiện và phát triểncác loại văn bản của triều đại trước Do vậy càng về sau thì các loại văn bảncàng đa dạng, chức năng của mỗi loại càng được xác định rõ ràng hơn

Qua hệ thống văn bản đã nêu trên, có thể thấy rằng, dưới các triều đạiphong kiến Việt Nam, các văn bẩn có hiệu lực pháp lý cao như Luật, Lệ, chiếu,chỉ, dụ, sắc, đều thuộc thẩm quyền ban hành của hoàng đế Còn các cơ quannhà nước, từ lục Bộ đến các chính quyền địa phương chỉ được quyền ban hànhcác văn bản mang tính chất truyền đạt, thông báo, trao đổi, tâu bày, phản ánhtình hình Ngoại trừ thời Gia Long triều Nguyễn, một số văn bản ban hành dướidanh nghĩa là hội đồng đình thần hoặc Tổng trấn Bắc Thành, Nam Thành cũng

có hiệu lực tương đối cao Như vậy do ở các triều đại quyền lực nhà nước đềutập trung vào tay vua Vua là người nắm quyền lập pháp, hành pháp, tư pháp,thậm chí cả quyền chỉ huy quân đội Mọi vấn đề lớn nhỏ của quốc gia, trên danhnghĩa đều phải thông qua nhà vua và do vua quyết định Lấy triều Nguyễn làm

ví dụ: việc thăng giáng, bổ nhiệm các quan chức từ Trung ương đến trấn, phủ,huyện đều thuộc thẩm quyền của nhà vua; loại văn bản vua dùng để quyết địnhvấn đề này là chiếu , dụ, sắc

Từ đó, là cơ sở lý luận dể nhóm tác giả đi sâu vào nghiên cứu vấn đề khenthưởng, xử phạt công tác công văn giấy tờ ở các triều đại phong kiến Việt Nam

ở chương 2

Chương 2 TÌM HIỂU QUY ĐỊNH VỀ KHEN THƯỞNG VÀ XỬ PHẠT

TRONG CÔNG TÁC CÔNG VĂN GIẤY TỜ CỦA MỘT SỐ TRIỀU ĐẠI PHONG KIẾN VIỆT NAM

2.1 Quઐ đ nh ề kh n thư‸ng à h t tऀong c ng t c o n thảo

n bản

2.1.1 Về thể thức văn bản:

Theo PGS Vương Đình Quyền, các triều đại phong kiến Việt Nam, từ rấtsớm đã quan tâm đến vấn đề thể thức của văn bản quản lý nhà nước, thể hiệntrong tư tưởng chỉ đạo và việc làm cụ thể của một số hoàng đế Ngay từ thờiTrần, thể thức văn bản đã trở thành nội dung chủ yếu trong các kì thư tuyển

chọn thư lại Toàn thư chép rằng, tháng 2 năm Mậu Tý (1228), dưới thời Trần

Thái Tông, đã thi tuyển lại viên bằng thể thức công văn (bạ đầu cách) Lê ThánhTông năm 1468, đã chỉ thị cho bộ Lễ: “bàn định quy cách giấy tờ trong nhângian để ban hành trong cả nước” Đến tháng 7 năm Tân Mão (1471), nhà vuacho ban hành thể thức về bản đồ và văn khế, có hiệu lực thi hành từ ngày 10tháng giêng năm sau, sau ngày đó nếu ai không tuân theo thì cho là không hợp lệ.Đến triều Nguyễn, vua Minh Mạng đã có quan điểm rõ ràng hơn về điều này.Trước tình trạng văn bản của các nơi gửi đến không tuân theo một thể thứcthống nhất, ông đã lệnh cho quần thần nghiên cứu đề ra quy định thống nhất vềthể thức của văn bản để áp dụng trong cả nước: “Trẫm xem chương sớ 4 phương

có nhiều tờ không hợp khoản Đây dẫu là việc nhỏ nhưng đã có nhà nước thì chế

độ văn từ phải hoạch nhất, há lại cứ để khác nhau, các khanh nên làm mẫu thức

mà thi hành”

Sau đây là các quy định về khen thưởng và xử phạt khi không thực hiệnđúng quy định của nhà nước trong soạn thảo và ban hành văn bản:

Thứ nhất: Ghi Quốc hiệu trên văn bản

Việc ghi Quốc hiệu, Đô hiệu, niên hiệu và thời gian ban hành trên văn bản

đã được các triều đại quy định khá chặt chẽ, xem đây là yếu tố thông tin đảm

(1428), Lê Thái Tổ ngay sau khi lên ngôi đã xuống chiếu rằng: “từ sau ngàychiếu thư ban ra nếu quân hay dân có dâng thư nói việc gì thì phải theo đúngQuốc hiệu, Đô hiệu, niên hiệu như trong chiếu thư, ai trái thế thì phải xử phạttrượng hay biếm chức; những giấy tờ, văn khế, khoán ước về mua bán, đổi trác,vay mượn mà không theo đúng như trong chiếu thì sẽ không có giá trị”.

Dưới triều Nguyễn, các hoàng đế Gia Long và Minh Mạng đã biểu thị một

quan điểm rõ ràng và đúng đắn về vấn đề này Sách Đại Nam thực lục chép rằng:

tháng 2 năm Giáp Tý (1804), Gia Long đặt Quốc hiệu là Việt Nam Ngày ĐinhSửu, nhà vua xuống chiếu tố cáo trong ngoài Năm 1838, sau khi quyết định đổitên nước thành Đại Nam, Minh Mạng đã ra sắc chỉ nhấn mạnh: việc ghi Quốchiệu lên văn bản là vấn đề hệ trọng có liên quan đến quốc thể, từ nay Quốc hiệuphải gọi là Đại Nam, mọi văn bản giấy tờ đều phải ghi như vậy

Thứ 2: Quy định về ký văn bản:

Dưới các triều đại Việt Nam, đặc biệt từ triều Lê trở về sau, chữ ký và condấu đã được chính quyền phong kiến coi là những yếu tố thông tin quan trọngnhằm đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản được ban hành

Ở thời Lý, không thấy sử sách ghi chép về việc ký tên trong văn bản Đến

thời Trần, đã có quy định về điềm chỉ vào giấy tờ, văn khế Toàn thư chép: năm

Đinh Hợi (1227), vua Trần Thái Tông đã xuống chiếu: “rằng tất cả các đơn từ,văn khế đều dùng phép in ngón tay vào một tờ giấy”

Dưới thời Lê Thánh Tông, nhiều quy định về ký văn bản đã được banhành Năm 1446, nhà vua quy định: “văn bản các nha môn nếu chánh quan đivắng thì quan tá nhị thay giữ ấn tín của nha môn ấy, ký tên dưới chỗ đề nămtháng”

Như vậy, theo những quy định nêu trên, thì mọi văn bản, giấy tờ của cácnha môn đều phải có chữ ký của người có thẩm quyền và phải ký đúng chỗ,đúng chức trách

Triều Nguyễn đã kế thừa các quy định về ký văn bản của triều Lê, đồngthời đã đề ra một số quy định sau đây:

Văn bản trước khi đưa cho người có trách nhiệm duyệt ký để ban hành thì

phải cử người kiểm tra lại cẩn thận.

Văn bản tâu trình lên nhà vua, ngoài chữ ký của người đúng đầu cơ quanhoặc cấp phó thì người thảo văn bản (phụng thảo) và người soát xét lại văn bản(phụng khảo) đều phải ghi tên mình vào văn bản đó Có nghĩa là 2 quan chứcnày đều phải liên đới chịu trách nhiệm về nội dung văn bản tấú trình

Đối với các loại sổ sách như địa bạ, sổ hộ tịch, sổ lý lịch,…không chỉngười chịu trách nhiệm lập hồ sơ ký tên, mà cả người kiểm tra và duyệt cũngphải ký tên ở dưới Tất cả cá nhân phải liên đới chịu trách nhiệm về những saisót nếu bị phát hiện

Thứ ba: Quy định về đóng dấu văn bản, sử dụng và quản lý con dấu:

Việc quản lý con dấu được các triều đại coi trọng hơn so với chữ ký, xemcon dấu là yếu tố thông tin quan trọng nhất để đảm bảo hiệu lực pháp lý và tínhchân thực của văn bản, đặc biệt là thể hiện quyền uy của hoàng đế và của cảvương triều Minh Mạng rất coi trọng con dấu: “Phàm dùng ấn tín là để phòngngừa gian dối, ngăn cấm sự thay đổi” Ông còn chỉ rõ mục đích, ý nghĩa của condấu là: “dùng bảo tỷ của nhà nước là để tỏ lệnh tin, bày lời dạy, rất trọng màphép rất lớn”

Triều Lê, vua Lê Thánh Tông đã cho đúc 6 con dấu, mỗi loại dấu được sửdụng đóng vào văn bản có nội dung khác nhau:

Ví dụ: Dấu Thuận thiên thừa vận chi bảo dùng đóng vào văn bản truyền ngôi; dấu Đại thiên hành hóa chi bảo dùng đóng vào các văn bản liên quan đến việc đánh dẹp; dấu Chế cáo chi bảo dùng đóng vào các văn bản chế, chiếu; dấu

Sắc dụ chi bảo dùng khi ra sắc dụ, hiệu lệnh thưởng phạt và các việc quan trọng; dấu Ngự tiền chi bảo dùng đóng vào giấy tờ, sổ sách; dấu Ngự tiền tiểu bảo

dùng đóng vào các văn bản có nội dung cơ mật

Xử phạt:

Xử phạt rất nặng những vi phạm về thể thức đóng dấu văn bản, làm dấu

giả hoặc dùng dấu giả đóng vào văn bản Quốc triều hình luật có tới 4 điều luật

quy đinh về các tội danh này:

+ Đóng dấu vào sổ sách công bị thiếu sót phạt 80 trượng Nếu cố ý đónggian thì xử phạt nặng hơn: bị biếm chức hoặc bị tội đồ

+ Làm giả con dấu của thái thượng hoàng, hoàng thái hậu, hoàng hậu,hoàng thái tử và vợ hoàng thái tử thì bị tội chém hoặc xử giảo

+ Làm giả con dấu của các nha môn, các quan đại thần, tướng súy và cáccon dấu khác thì xử tội dày đi châu xa hoặc châu gần

+ Dùng dấu giả của nhà vua, của quan đóng vào sắc mệnh, văn bằng, sổsách hoặc cho người khác mượn để lấy tiền hay đồ vật thì khép vào tội làm giả,đúc giả

Đến triều Nguyễn, đặc biệt dưới thời vua Minh Mạng, đã đề ra nhiều quyđịnh, thể lệ về con dấu và đóng dấu vào văn bản Dưới đây là những quy định cụthể:

Dấu của nhà vua được làm bằng vàng hoặc bằng ngọc, gọi chung là kimngọc bảo tỷ Nếu được làm bằng ngọc gọi là ngọc tỷ, nếu được làm bằng vàngthì được gọi là kim bảo tỷ Bảo ty là khái niệm chung chỉ con dấu của nhà vua.Triều Nguyễn có tới hàng chục loại bảo tỷ có tên khác nhau Mỗi loại được quyđịnh cụ thể về hình dáng, kích cỡ, trọng lượng, công dụng

Vua Minh Mạng cũng quy định và xử phạt việc đóng dấu và quản lý dấu:

- Đối với các loại sổ sách đóng thành tập, phải đóng dấu kiềm vào chỗgiáp lai Trong văn bản, những chỗ tẩy xóa, sửa chữa, những nơi có số liệuthống kê, quyết toán về tài chính, lương thực… đều phải đóng dấu kiềm lênhoặc vào bên cạnh để ngăn ngừa sự tẩy xóa, sửa chữa

Xử phạt nghiêm những trường hợp đóng sót hoặc không đóng dấu Nếu

xảy ra sai sót thì cả người trực tiếp làm công tác văn thư và người quản lý côngviệc này đều bị phạt Minh Mạng quy định: “Phàm các nha môn làm giấy tờ gửi

đi nơi khác mà đóng dấu ấn sót một chỗ cần phải đóng thì lại điển, quan thủ lĩnhsoát lại và người phát đi đều phải phạt 60 trượng Nếu không đóng ấn thì phạt 80trượng Nếu giấy tờ nào đóng sót hoặc không đóng ấn khiến cho việc điều bátbinh mã, cung cấp quân nhu, tiền lương cho nơi biên giới bị trở ngại thì đều bịphạt 100 trượng”

- Nghiêm cấm việc sử dụng dấu sai nguyên tắc như dùng ấn công đóngvào văn bản riêng Minh Mạng ra chỉ dụ: Phàm các quan viên lớn nhỏ ở cácdoanh, trấn có viên nào đem ấn công đóng vào thư riêng thì chiếu luật vì chế trịtội Nếu có sự mưu cầu gì ở trong ấy thì tùy theo mức nặng nhẹ mà luận tội Đếnthời vua Thiệu Trị lại quy định thêm: “Ai đã được cấp riêng dấu quan phòng thìtrong tập tự tâu bày mới được đem dấu quan phòng cấp riêng, thì cho phép kýtên đè lên, không được lấy ấn công của bản nha dùng vào tập tự tâu bày củamình”

Minh Mạng còn quy định, nếu nội dung văn bản không phải là việc công

mà quan phụ trách bắt phải đóng dấu thì nhân viên của phòng dấu được phéplàm văn bản báo cáo lên cấp trên Nếu nhân viên phòng dấu vị nể mà che giấu,khi sự việc bị phát giác thì quan phụ trách đó sẽ bị kết tội là thủ phạm, nhân viênphòng đóng dấu bị quy là tòng phạm Nếu không có xác nhận của thủ trưởng cơquan mà nhân viên phòng đóng dấu tự tiện đóng dấu trộm sẽ bị xử tội nặng

2.1.2 Cách thể hiện nội dung văn bản:

Nội dung soạn thảo trong văn bản của các triều đại cũng được coi trọng.Các triều đại quy định:

Thứ nhất: Nội dung văn bản phải chính xác, rõ ràng Điều đó thể hiện ở

các nội dung sau:

- Các bản tâu không được nói mập mờ, văn bản viết thẳng hàng, khôngđược tẩy xóa, không để sai sót Nếu sai, sẽ bị xử phạt Ví dụ: Triều Lê: NămHồng Đức thứ 2(1471), Lê Thánh Tông trị tội viên chỉ huy sứ Phan Sư Kinh vì

tờ tâu của ông rối rắm, lằng nhằng, có ý ngạo mạn, lừa dối

- Việc ghi họ, tên, chức tước trong văn bản phải rõ ràng, thống nhất,không được nhầm lẫn Đặc biệt, cần chú trọng đến những văn bản liên quanđến vấn đề dân đinh, tiền lương, thuế khóa Quốc triều hình luật quy định: thảochiếu, chế mà quên nhầm hay viết chiếu, chế mà sai chữ thì xử phạt 60 trượng,thảo sai ý chỉ của nhà vua thì xử tội biếm hay tội đồ tùy theo trường hợp nặngnhẹ Thời Nguyễn, vua Minh Mạng xử quan Hồ Đức Hiếu của tỉnh Quảng Nam

80 trượng vì viết nhầm tên can phạm bỏ trốn Phạm Văn Chế là Phan Văn Chế.Năm 1833, ông cũng xử phạt Bố chính Trần Truyền, quan duyệt tuyển ĐặngĐức Thiêm của tỉnh Định Tường vì việc khai man, giảm bớt số lượng dân đinhtrong tỉnh

- Nội dung tấu, sớ, phiếu nghĩ trình vua, các vấn đề tâu bày phải dựa vàonhững căn cứ, bằng chứng xác đáng và phải cân nhắc, suy nghĩ kỹ càng, lập luậnchắt chẽ, không được qua loa, tắc trách, theo ý chủ quan của mình Quốc triềuhình luật quy định: Các quan, sảnh viện làm công văn, giấy tờ về việc banthưởng chỉ dựa vào tờ khai của đương sự mà không xét rõ quan tước trong sổgốc của từng người thì xử phạt 20 trượng Những quan tâu việc hay dân thư mànội dung trước sau không thống nhất, nếu là việc nặng thì bị tội đồ hay lưu, việcnhẹ thì bị biếm

Năm 1837, vua Minh Mạng ra lệnh giáng 2 cấp đối với Cấp sự trung lễkhoa Hà Thúc Tương vì trong một bản tâu đã đề nghị giảm thuế cho hai huyệnThọ Xương và Vĩnh Thuận (Tuyên Quang), trong khi việc đóng thuế của 2huyện này đã được triều đình bàn bạc và ra quyết định

Vua Thiệu Trị cũng từng giáng 2 cấp và đổi đi nơi khác với Chưởng ấncấp sự trung Lễ khoa là Phạm Chân về tội dâng sớ bàn luận về công việc ở trấnTây thiếu căn cứ và ý kiến trước sau không thống nhất [11- 174]

Thứ hai: Việc xưng hô trong văn bản cũng phải tuân theo quy định:

Quốc triều hình luật quy định: “Các quan tâu việc mà nói lầm như khôngnói “tâu” mà lại nói “thưa”, không xưng là “thần” mà lại xưng là “tôi” thì xửphạt tiền 5 quan Dâng thư mà viết lầm thì xử phạt 50 roi, biếm một tư”

Thứ ba: Từ ngữ sử dụng trong văn bản không được phạm húy: