Tài liệu TIỂU LUẬN: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư-Lưu trữ trong văn phông Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn pdf

Công tác Văn thư-Lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý mà còn liên quan đến nhiều cán bộ cô

TIỂU LUẬN:

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư-Lưu trữ trong văn phông Công ty Cơ điện và phát

triển nông thôn

Lời mở đầu

ở trên nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin được truyền tải chủ yếu dưới hình thức văn bản Có thể nói văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin hữu hiệu nhất Hiện nay có nhiều cơ quan đơn vị sử dụng phương tiện này trong hoạt động quản lý và điều hành cuả đơn vị mình

Công tác Văn thư-Lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong cơ quan đơn vị Làm tốt công tác văn thư - lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lý, kịp thời, hiệu quả đảm bảo cho cơ quan, đơn vị thực hiện công việc quản lý và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao Từ những lập luận trên cho thấy công tác Văn thư-Lưu trữ là không thể thiếu được trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào

Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn là một doanh nghiệp Nhà nước, trong quá trình hoạt động hàng năm công ty đã ban hành một khối lượng văn bản tương đối lớn để quản lý, điều hành mội hoạt động trong đơn vị, đồng thời cũng tiếp nhận một khối lượng khá lớn công văn, tài liệu do các cơ quan nhà nước và các đơn

vị liên quan gứi tới Đây là khối lượng tài liệu rất quan trọng cần được tổ chức lưu trữ một cách khoa học và bảo quản tốt để phục vụ cho công tác khai thác và sử dụng sau này

Công tác Văn thư-Lưu trữ của văn phông Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn trong thời gian qua đã có những đóng góp tích cực vào kết quả hoạt động của công tác văn phòng Tuy nhiên, bên cạnh đó còn tồn tại một số điểm bất cập đó là những thiếu sót, sai phạm cả do ý kiến chủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại

đó là những yếu kém về trình độ chuyên môn quản lý, những lạc hậu về cơ sở vật

chất kỹ thuật Vì vậy đổi mới nâng cao hiệu quả công tác Văn thư-Lưu trữ trong hoạt động văn phông công ty là công việc cần thiết

Sau thời gian thực tập tìm hiểu, nghiên cứu, quan sát hoạt động của văn phòng Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn, em đã quyết định chọn đề tài “Một

số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư-Lưu trữ trong văn phông Công ty

Cơ điện và phát triển nông thôn”

Mục đích nghiên cứu đề tài này là: làm rõ tính khoa học, hợp lý của công tác Văn thư-Lưu trữ trong văn phông Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn hiện nay, phân tích mặt mạnh, mặt yếu và mạnh dạn đề xuất một số giải pháp cải tiến, hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư-Lưu trữ trong hoạt động văn phông Công ty

Chương I:

Thực trạng công tác văn thư lưu trữ của công ty Cơ điện và phát triển nông

thôn

I-Sự hình thành và phát triển của công ty Cơ điện và phát triển nômg thôn

1- Sự hình thành, phát triển và nhiệm vụ của công ty Cơ điện và phát triển nông thôn

Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn được thành lập năm 1956 theo quyết định số 07/QĐ ngày 8/3/1956 của Bộ Nông nghiệp Xưởng có năng lực sửa chữa 250 máy kéo trong một năm trên địa bàn phường Phương Mai, ngõ 102 đường Trường Ching – Hà Nội Ngày đầu thành lập, xưởng mang tên là Xưởng 250 A

Đến năm 1969, theo yêu cầu phát triển của ngành cơ khí Hà Nội, Bộ Nômg mghiệp ra quyết định số 16 NN/ QĐ ngày 21/03/1969 đổi tên xương 250A thành nhà máy đại tu máy kéo Hà Nội Ngoài nhiệm vụ đại tu các loại ô tô, máy kéo dùng trong nông nghiệp, nhà máy còn được bổ xung thêm nhiệm vụ phục hồi phụ tùng và sản xuất chế tạo một số phụ tùng thay thế cho các loại máy nông nghiệp, các loại bơm thuốc trừ sâu và đào tạo công nhân kỹ thuật cho ngành cơ khí nông nghiệp Sau khi đát nước thống nhất, để phục vụ nhu cầu mới của ngành cơ khí nông nghiệp

cả nước,Bộ Nông nghiệp ra quyết định số 102/NN-CKQĐ ngày o2/o9/1977 đổi tên nhà máy đại tu máy kéo Hà Nội thành nhà máy cơ khí nông nghiệp 1 Hà Nội với nhiệm vụ chế tạo các chi tiết phụ tùng máy nổ dẫn động máy nông nghiệp,các loại giàn cày, giàn phay đất v.v Năm 1993, theo chủ trương thành lập lại các doanh nghiệp của nhà nước, Bộ Nông nghiệp ra quyết định số 202 NN/TCCB-QĐ ngày 24/03/1993 thành lập lại nhà máy Nông nghiệp 1 Hà Nội với tên mới Công ty Cơ điện và triển nông thôn Nhiệm vụ của công ty lúc này là :

- Hiện nay, công ty đã bổ xung các ngành nghề :

+ Lắp đặt máy móc thiết bị chế biến nông sản trong ngành

+ Lắp ráp hệ thống điện trong các xí nghiệp và dân dụng

+ Tham gia xây dựng và lắp ráp các trạm thuỷ jợi vừ và nhỏ

+ Cơ cấu hoạt động kinh doanh và cơ cấu lao động của công ty :

a - Cơ cấu hoạt động: Công ty hoạt động theo phương pháp hạch toán báo sổ Hàng năm, công ty giao khoán chỉ tiêu định mức giao nộp cho các xưởng theo một chỉ tiêu giá trị sản lượng quy ra tiền căn cứ trên diện tích nhà xưởng, số lượng máy móc thiết bị và số lương cán bộ công nhân viên Các xưởng tự chủ động tìm việc làm, lập phương án biên pháp sản xuất kinh doanh (thông qua hợp đồng kinh tế), tự

tổ chức tiêu thụ sản phẩm, thu tiền nộp về công ty

Công ty.quản lý vốn, cấp vốn, giúp vay vốn thông qua quản lý hợp đồng kinh tế Các xưởng được quyền ký kết các hợp đồng kinh tế có giá trị nhỏ hơn 10 triệu đồng Các hợp đồng có giá trị lớn hơn 10 triệu đồng phải trình giám đốc ký Giám đốc công ty là chủ tài khoản duy nhất trong công ty Các xưởng trưởng không được quyền sử dụng tài khoản

b – Cơ cấu lao động : Công ty hoạt động và sử dụng người lao động dựa trên

cơ sở luật lao động áp dụng đối với doanh nghiệp nhà nước Cơ cấu lao động trong công ty bao gồm:

Ban lãnh đạo: Giám đốc, Các phó giám đốc, kế toán trưởng là công chức nhà nước, không phải ký hợp đồng lao động

- Tất cả cán bộ – công nhân viên còn lại đều phải ký hợp đồng lao động, do giám đốc trực tiếp ký với từng cá nhân

Hiện nay , tổng số cán bộ công nhân viên trong công ty là 200 người Trong

đó :

3 - Mô hình bộ máy tổ chức của công ty :

4 - Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty :

Giám đốc là người có quyền hạn cao nhất trong công ty, trực tiếp quản lý và

chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty thông qua các quyết

định quản lý

Phó giám đốc tổ chức nhân sự : Chịu trách nhiệm trước giám đốc về các

hoạy động tổ chức hành chính đối nội, đối ngoại trong công ty Là người quản lý

trực tiếp văn phòng công ty

Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật :là người phụ trách phông kế hoạch kỹ thuật

của công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động có liên quan đến

khoa học kỹ thuật, công nghệ và chất lượng sản phẩm

Phó giám đốc kinh doanh thương mại : là người phụ trách phông kinh tế và

phông thương mại, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động tài chính,

thương mại, xuất nhập khẩu v.v

Giám đốc Công ty

Phó GĐ tổ

chức nhân

Phó GĐ phụ trách

Phó GĐ kinh doanh thương

Văn phòng

Công ty

Phòng kế

tế

Phòng thương mại

Xưởng cơ

khí chế

tạo

Xưởng cơ khí sửa chữa

Xưởng máy nông nghiệp

Xưởng nhựa bơm trừ sâu

Ngoài ra, các phó giám đốc còn thực hiện các nhiệm vụ và chức năng khác theo sự uỷ quyền của giám đốc, trợ giúp giám đốc trong quá trình ra quyết định quản lý

+ Quản lý vốn (vốn cố định, vốn lưu động, vốn tự có và các loại vốn khác) + Phục vụ nhu cầu vốn cho các hợp đồng kinh tế đã ký kết

+ Theo dõi đốn đốc việc thanh quyết toán cho các hợp đồng kinh tế

+ Giao dịch với ngân hàng, các cơ quan chức năng của nhà nước để thực hiện các nghĩa vụ kinh tế xã hội trong công ty

- Phòng kế hoạch kỹ thuật :

+Thực hiện nhiệm vụ quản lý chất lượng sản phẩm hàng hoá theo quy định của nhà nước

+ Theo dõi đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng kinh tế cấp công ty và cấp xưởng

+ Nghiên cứu và lập các dự án mở rộng mặt hàng sản xuất chế tạo của công

ty Thực hiện dự án khi được triển khai về mặt kỹ thuật

+ Tham gia tiếp thị khai thác thị trường, tìm các đơn hàng phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty

+ Quản lý điện phục vụ sản xuất toàn công ty

- Phòng thương mại :

+ Chức năng chính là khai thác các thị trường, tìm bạn hàng trong và ngoài nước, buôn bán các loại vật tư, phụ tùng thiết bị máy móc

+ Làm các thủ tục xuất nhập hàng hoá qua cửa khẩu biên giới

+ Tham gia tìm tòi ký kết các hợp đồng kinh tế phục vụ sản xuất kinh doanh trong công ty

- Văn phòng :

+ Nhiệm vụ về tổ chức gồm :

* Thực hiện các chính sách lao động, bảo hiểm xã hội đối với người lao động

* Giải quyết hưu trí, nghỉ chế độ cho người lao động

* Quản lý hồ sơ lý lịch, cấp xác nhận chứng nhận các loại

* Khen thưởng , kỷ luật

* Quản lý công tác bảo hiểm lao động

* Nâng lương, nâng bậc hàng năm

+ Nhiệm vụ về hành chính gồm :

* Phục vụ hành chính tại chỗ : văn thư, lưu trữ, kiểm tra đóng dấu các loại văn bản, hợp đồng kinh tế, hồ sơ khác

* Thực hiện các công tác xã hội theo yêu cầu của chính quyền địa phương

* Thực hiện công tác giao dịch đối ngoại theo yêu cầu của ban giám đốc

* Quản lý nhà xưởng, đường giao thông nội bộ, nhà tập thể, các đơn vị thuê nhà xưởng

* Khám chữa bệnh ban đầu, cấp cứu ốm đau, tai nạn đột xuất

* Tuần tra canh gác bảo vệ địa bàn côngty

* Phụ trách đội xe

- Các đơn vị thành viên :

Hiện tại, công ty có 4 xưởng sản xuất : xưởng cơ khí chế tạo, xưởng cơ khí sửa chữa, xưởng máy nông nghiệp, xưởng nhựa nbản trừ sâu Mỗi xưởng đều hoạt động sản xuất độc lập và có các bộ phận quản lý riêng, chịu sự điều hành trực tiếp

từ giám đốc xuống các xưởng căn cứ trên hợp đồng kinh tế đã được ký kết, các phông ban chỉ quản lý theo chức năng

Bộ máy tổ chức của công ty hoạt động theo cơ cấu trực tuyến, với kiểu tổ chức này, công ty tạo ra sự thống nhất tập trung trong điều hành, chế độ trách nhiệm

rõ ràng, thông tin nhanh nhạy Tuy nhiên, cơ cấu này đòi hỏi người quản lý phải có trình độ toàn diện, tính quyết đoán cao Do đó cần chuyển giao một phần quyền và trách nhiệm cho cấp dưới chủ động sáng tạo

Chương II:

Thực trạng công tác văn thư-lưu trữ ở công ty Cơ điện và Phát triển nông

thôn

I- Công tác văn thư:

1-Tổ chức và giải quyết văn bản đến:

- Nhận và vào sổ “Công văn đến”

Văn bản được chuyển đến cơ quan trước hết phải qua bộ phận văn thư, sau khi tiếp nhận nhân viên văn thư xem nhanh qua một lượt , mục đíchcủa bước nàylà xem các văn bản gửi đếncó đúng địa chỉ hay không,nếu không đúng thì kịp thời gửi trả lại cho người chuyển văn bản Sau khi thưc hiện đầy đủ các bước trên nhân viên văn thư sẽ phải kí nhận vào sổ nhận văn bản.Khikí nhận công văn, nhân viên văn thư có trách nhiệm đóng dấutiếp nhận văn bản, ghi số đến và ngàyđến sau đó vào sổ “công văn đến”

- Xử lí, phân phối công văn đến, theo dõi việc giải quyết công văn đén: Sau khi làm thủ tụctiếp nhận nhân viên văn thư có trach nhiệmphân loạicông văn đến

Đối với những văn bản gửi đến vi phạm về thể thứcvăn bản hành chính:không đúng về ngày, tháng, trích yếu, tênloại văn bản và văn bản khong thuộc thẩm quyền xử lí của cơ quan thì nhân viên văn thưphải gửi trả lại công văn

đó cho nơi gửi theo đúng quy định

Trường hợp nhận những công văn quan trọng hoặc do những yêu cầu của nơi gửi công văn có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu, nhân viên văn thư phải kí xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi gửi lai phiếu đó cho cơ quan ban hành văn bản

Đóng dấu đến vào công văn nhằm xác nhận công văn đã qua văn thư đồng thời ghi nhận ngày tháng công văn đến cơ quan

Sau khi đóng dấu đến, văn thư xếp văn bản vào cặp theo trật tự văn bản, trình lên giám đốc xem xét phê duyệt cho ý kiến về việc phân phối giải quyế văn

bản đến của cơ quan.Giám đốc có thể ủy nhiệm cho cấp dưới của mình (Phó giám đốc) ký phê duyệt những văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác, những văn bản

có nội dung thông thường như: cấp cho cán bộ các bản sao văn bản, công văn hành chính dùng để giao dịch

Giám đốc phê duyệt xong, văn thư có nhiệm vụ chuyển công văn đã duyệt đến các phòng ban trong công ty Trước khi các phòng ban nhận công văn thì người nhận phải ký nhận những văn bản nhận vào sổ “Ký nhận” ở bộ phận văn thư

2-Tổ chức giải quyết và quản lý công văn đi

Các đơn vị, phòng ban theo chức năng nhiệm vụ được quy định có trách nhiệm soạn thảo văn bản trình giám đốc phê duyệt Văn bản soạn thảo phải đầy đủ các yếu tố về thể thức, tuân theo quy trình soạn thảo văn bản quản lý nhà nước.Sau khi công văn được soạn thảo nhân viên văn thư phải trình lên giám đốc ký duyệt Sau đó văn thư có trách nhiệm vào sổ công văn đi, ngày đi, tác giả, nơi nhận Loại công văn cần chuyển nhanh thì ngoài phong bì ghi mức độ khẩn, mật

Khi văn bản đến được xử lý quá lâu và ngay cả khi được đóng thêm dấu khẩn

mà tốc độ giải quyết cũng không tăng lên được bao nhiêu thì bộ phận văn thư có trách nhiệm nhắc lãnh đạo giải quyết văn bản đến cho đúng thời hạn hoặc giúp lãnh đạo nhắc nhở các bộ phận các phòng, ban tổ, nhân viên giải quyết kịp thời các văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo

3- Công tác lập và quản lý hồ sơ

Sau khi xây dựng, ban hành văn bản của cơ quan, bộ phậnbộ phận văn thư của cơ quan và các đơn vị thành viên tiến hành lưu văn bản Việc lưu văn bản được thực hiện bằng phương pháp lập hồ sơ

Công ty có 3 loại hồ sơ tài liệu:

Hồ sơ nguyên tắc: Là tập các bản sao các văn bản pháp quy về một loại công tác nhất định, dùng làm căn cứ giải quyết công việc hàng ngày

Hồ sơ nguyên tắc có thể tập hợp văn bản của nhiều năm và lưu tại đơn vị công tác để tra cứu hàng ngày Hồ sơ nguyên tắc ở công ty do các phòng ban cơ quan tự quản lý và sử dụng vào nghiệp vụ của mình

Hồ sơ nhân sự: do bộ phận tổ chức lao động trong văn phòng lập và quản lý Khi lãnh đạo hay các phòng ban trong công ty thì văn phòng có trách nhiệm cung cấp, giải quyết kịp thời

Hồ sơ công việc: là toàn bộ các văn bản tài liệu có liên quan đến nhau về việc giải quyết một vấn đề một công việc

Để quản lý hồ sơ công ty đã sử dụng biện pháp làm mục lục chung cho cả cơ quan Theo phương pháp này hàng năm các phòng ban làm mục lục hồ sơ của đơn

vị mình, sau đó nhân viên văn thư tập hợp bản mục lục đó tạo thành một bản mục lục chung cho toàn cơ quan

II- Công tác lưu trữ:

Hai công tác văn thư-lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Tại công ty

Cơ điện và phát triển nông thôn, nhân viên văn thư vừa làm làm công tác văn thư vừa kiêm luôn công tác lưu trữ Hàng năm, số công văn đưa vào lưu trữ chiếm khoảng 50% số công văn công ty tiếp nhận và ban hành

1- Phân loại tài liệu lưu trữ: phân loại tài liệu lưu trữ là khâu quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Trên cơ sở các văn bản được đưa vào lưu trữ, công ty phân loại tài liệu theo các mặt hoạt động chủ yếu của cơ quan

-Báo cáo tổng hợp