MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục của đề tài 3 Phần 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND THỊ XÃ PHÚC YÊN, TỈNH VĨNH PHÚC 4 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc. 4 1.1.1. Vị trí địa lý và hành chính 4 1.1.2. Chức năng của UBND Thị xã Phúc Yên 6 1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Thị xã Phúc Yên 7 1.1.4. Cơ cấu tổ chức 8 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND Thị xã Phúc Yên 9 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND Thị xã Phúc Yên 9 1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND Thị xã Phúc Yên 12 1.2.2.1. Vị trí, chức năng 12 1.2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 12 1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức 14 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 14 Phần II. TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 17 2.1. Công tác soạn thảo văn bản 17 2.2. Công tác quản lý văn bản 19 2.2.1. Quy trình công tác quản lý văn bản đi 19 2.2. Quy trình công tác quản lý văn bản đến 26 2.3. Công tác quản lý con dấu 30 2.4. Công tác lập Hồ sơ 31 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 33 3.1. Đánh giá chung 33 3.1.1. Ưu điểm 33 3.1.2. Hạn chế 34 3.2. Đề xuất kiến nghị 36 KẾT LUẬN 38 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2.Mục tiêu đề tài 3.Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.Nguồn tài liệu tham khảo 5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu 6.Phương pháp nghiên cứu 7.Bố cục đề tài Phần 1: KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA UBND THỊ XÃ PHÚC YÊN, TỈNH VĨNH PHÚC 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND Thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc 1.1.1.Vị trí địa lý hành .4 1.1.1.Chức UBND Thị xã Phúc Yên 1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn UBND Thị xã Phúc Yên 1.1.3.Cơ cấu tổ chức .8 1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động cơng tác hành văn phịng UBND Thị xã Phúc Yên 1.1.4.Tổ chức hoạt động Văn phòng UBND Thị xã Phúc Yên .9 1.1.5.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng UBND Thị xã Phúc Yên 12 1.2.2.1 Vị trí, chức .12 1.2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn .12 1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức .14 1.1.6.Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả công việc vị trí văn phịng 14 Phần II 16 TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 16 2.1 Công tác soạn thảo văn 16 2.2 Công tác quản lý văn .18 2.2.1 Quy trình công tác quản lý văn .18 2.2 Quy trình công tác quản lý văn đến 26 2.3 Công tác quản lý dấu .30 2.4 Công tác lập Hồ sơ .31 PHẦN III 32 Tạ Thị Trang Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 32 3.1 Đánh giá chung 32 3.1.1 Ưu điểm 32 3.1.2 Hạn chế .34 3.2 Đề xuất kiến nghị 36 KẾT LUẬN 38 PHỤ LỤC 40 PHỤ LỤC Tạ Thị Trang Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Cơng tác văn thư có vai trị quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Nó có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Trong quan đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ ln quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thơng qua văn bản- Tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hố, hành nhà nứơc có phát triển để phù hợp.Với vai trị quan trọng cơng tác Văn thư- Lưu trữ, lĩnh vực quản lý hành chính, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Theo phát triển khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành, văn phịng khơng giấy hình thành… công việc phận văn thư, lưu trữ giảm tải khơng mà người làm văn thư, lưu trữ vai trò, vị trí quan, tổ chức tất văn đi, đến hình thức phải tập trung đầu mối phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử quản lý thống phận lưu trữ Do đó, cơng tác văn thư tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Sau học xong lý thuyết của chuyên ngành quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực tập thắng văn phòng UBND thị xã Phúc Yên, nhận thấy công tác văn thư số vấn đề tồn chun mơn cịn nhiều hạn chế, lãnh đạo chưa quan tâm nhiều đến công tác văn thư nên cần phải rõ tầm quan trọng công tác văn thư hoạt động quản lý chung Uỷ ban Với mong muốn đóng góp phần nhỏ bé kiến thức trang bị trường trải nghiệm thực tế thời gian thực tập nhằm góp phần nâng cao hiệu công tác văn Tạ Thị Trang Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thư UBND thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc nên chọn chủ đề “Thực trạng công tác văn thư Văn phòng UBND thị xã Phúc yên” làm báo cáo thực tập tốt nghiệp Mục tiêu đề tài Đưa kiến nghị, đề xuất nhằm thực khâu nghiệp vụ công tác văn thư xác, đầy đủ, quy trình theo quy định nhà nước văn phòng UBND thị xã Phúc Yên Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: đề tài tập trung nghiên cứu quy cơng tác văn thư Văn phịng UBND thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc - Phạn vi nghiên cứu: Văn phòng UBND thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc Nguồn tài liệu tham khảo -Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; -Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; -Quyết định số 164/QĐ-UBNDngày 16 tháng năm 2012 Chủ tịch UBND thị xã Phúc Yên việc ban hành Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ UBND thị xã Phúc Yên -Theo Điều lệ Tổ chức Hoạt động Văn phòng UBND thị xã Phúc n - Giáo trình cơng tác văn thư lưu trữ Lịch sử vấn đề nghiên cứu Có nhiều cơng trình nghiên cứu cơng tác văn thư lưu trữ, tieeuu biểu cơng trình sau: - Báo cáo Cơng tác Văn thư – Lưu trữ quản trị văn phòng Văn phòng ủy ban nhân dân Huyện Vĩnh Tường tác giả Đỗ Thị Thơm… - Đề tài Công tác văn thư văn phòng ubnd xã lai uyên, huyện Bến Cát, tỉnh Bình Dương Nguyễn Thị Kim Ngọc - Khóa luận Thực trạng cơng tác văn thư Tổng cục Thi hành án dân Tạ Thị Trang Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Bộ Tư pháp Nguyễn Quốc Hỷ Phương pháp nghiên cứu Báo cáo sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh, thống kê phương pháp vật biện chứng Bố cục đề tài Gồm phần: phần 1: Khảo sát cơng tác văn phịng ubnd thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc phần 2: Tổ chức công tác văn thư phần 3: Kết luận đề xuất kiến nghị Tạ Thị Trang Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần 1: KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA UBND THỊ XÃ PHÚC YÊN, TỈNH VĨNH PHÚC 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND Thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc 1.1.1 Vị trí địa lý hành Thị xã Phúc n thị cổ có lịch sử phát triển 100 năm có thay đổi cấp bậc, đơn vị hành nhiều Địa phận thị xã Phúc Yên nằm cạnh Quốc lộ 2, có đường sắt Hà Nội - Lào Cai chạy qua; cách sân bay quốc tế Nội Bài 8km, cách Tp Hà Nội 30km Thị xã Phúc Yên thức thành lập vào ngày 31/10/1905 tỉnh lỵ tỉnh Phúc Yên Phạm vi thị xã lúc gồm đất làng Đạm Xuyên, Tháp Miếu Tiền Châu Trong kháng chiến chống Pháp, Phúc Yên chuyển thành Thị trấn, sau đó, tái lập thành thị xã từ ngày 1/2/1955 Ngày 26/6/1976, lần nữa, Phúc Yên chuyển thành thị trấn thuộc huyện Yên Lãng, Tạ Thị Trang Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tỉnh Vĩnh Phú Khi huyện Yên Lãng sáp nhập với huyện Bình Xuyên thành huyện Mê Linh Phúc Yên huyện lỵ Mê Linh Năm 1978, Phúc Yên huyện Mê Linh sáp nhập thành phố Hà Nội Năm 1991, Phúc Yên huyện Mê Linh chuyển tỉnh Vĩnh Phú năm 1997 chuyển tỉnh Vĩnh Phúc Ngày 9/12/2003, Chính phủ ban hành Nghị định số 153/NĐ-CP thành lập Thị xã Phúc Yên sở tách huyện Mê Linh Thị xã Phúc Yên thức vào hoạt động theo địa giới hành từ 1/1/2004 Từ thành lập đến năm 60 kỷ trước, Phúc Yên trung tâm trị, kinh tế, văn hố - xã hội tỉnh Vĩnh Phúc Nhân dân Phúc Yên thể tinh thần yêu nước, cách mạng có đóng góp to lớn cho nghiệp giải phóng dân tộc, xây dựng bảo vệ Tổ quốc Đô thị Phúc Yên phát triển mạnh sau tỉnh Vĩnh Phúc tái lập Với quan tâm tỉnh, với chế thu hút đầu tư đắn, tầng lớp nhân dân đồng tình ủng hộ Phúc Yên trở thành địa hấp dẫn thu hút đầu tư nhiều doanh nghiệp ngồi nước; có tập đồn kinh tế tiếng hàng đầu giới Toyota, Honda Chính có mặt doanh nghiệp lớn làm thay đổi nhanh chóng cấu kinh tế địa bàn thị xã, đưa Phúc Yên trở thành vùng kinh tế trọng điểm tỉnh Nhiều năm qua, thị xã đạt tốc độ tăng trưởng kinh tế cao Cơ cấu kinh tế là: Công nghiệp - dịch vụ - nơng nghiệp Trong đó, giá trị sản xuất công nghiệp địa bàn chiếm 7580% giá trị sản xuất công nghiệp tỉnh Tổng thu ngân sách địa bàn năm (2004-2012) đạt gần 60 nghìn tỷ đồng, chiếm 80% tổng thu ngân sách tỉnh Cùng với sản xuất công nghiệp, lĩnh vực du lịch có bước phát triển mạnh Nhiều dự án đầu tư, khai thác có hiệu sân golf Đại Lải, khu nghỉ dưỡng Flamingo, nhiều trung tâm thương mại, sở dịch vụ thị xã xung quanh khu vực hồ Đại Lải Hệ thống kết cấu hạ tầng kỹ thuật quan tâm đầu tư xây dựng đồng bộ, giao thông, điện, cấp nước sinh hoạt, xử lý chất thải Thị xã có hệ thống giáo dục hoàn chỉnh từ bậc mầm non đến đại học Hiện nay, địa bàn có trường đại học, trường cao đẳng, trường trung học chuyên nghiệp; có bệnh viện lớn, trung tâm thương mại; tỷ lệ lao động phi nông nghiệp đạt gần 80% Tốc độ tăng trưởng kinh tế Phúc Yên Tạ Thị Trang Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cao mặt chung tỉnh, thu ngân sách địa bàn thị xã chiếm tỷ trọng cao tổng thu ngân sách toàn tỉnh Cơ cấu kinh tế địa bàn thị xã chuyển dịch mạnh theo hướng tăng giá trị sản xuất ngành công nghiệp, dịch vụ Hiện nay, Phúc Yên đơn vị dẫn đầu phát triển công nghiệp tỉnh Vĩnh Phúc Các lĩnh vực văn hoá - xã hội, an ninh quốc phòng, xây dựng hệ thống trị thị xã Phúc Yên năm qua đạt kết thành tựu to lớn Đời sống vật chất, tinh thần nhân dân bước cải thiện nâng cao Trong Chương trình tổng thể xây dựng phát triển thị tỉnh Vĩnh Phúc đến năm 2030 tầm nhìn đến năm 2050, thị xã Phúc Yên sau công nhận đô thị loại III phấn đấu trở thành thành phố giai đoạn 2016-2020 Giai đoạn 2021-2030, hình thành thành phố Vĩnh Phúc sở hợp thành phố Vĩnh Yên, thị xã Bình Xuyên thành phố Phúc Yên Trong quy hoạch phát triển đô thị Vĩnh Phúc đến năm 2030, tầm nhìn đến năm 2050, Phúc Yên xác định vùng kinh tế trọng điểm, hạt nhân đô thị thành phố Vĩnh Phúc, trọng điểm du lịch, dịch vụ, giáo dục - đào tạo Vĩnh Phúc Thị xã Phúc Yên gồm 10 xã, phường • • • • • • • • • • Phường Xuân Hòa Phường Đồng Xuân Phường Trưng Trắc Phường Trưng Nhị Phường Hùng Vương Phường Phúc Thắng Xã Cao Minh Xã Nam Viêm Xã Tiền Châu Xã Ngọc Thanh 1.1.1 Chức UBND Thị xã Phúc Yên UBND Thị xã tổ chức đạo thi hành hiến pháp, luật, văn quan Nhà nước cấp nghị HĐND cấp UBND cấp đạo hoạt động UBND cấp trực tiếp Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn pháp luật quy định, UBND định, thị tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành văn Tạ Thị Trang Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND Thị xã Phúc Yên Nhiệm vụ quyền hạn UBND việc thực quản lý Nhà nước: - Quản lý Nhà nước địa phương lĩnh vực nông, lâm, nghiệp, ngư, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mai - dịch vụ, văn hố, giáo dục, y tế, khoa học, cơng nghệ môi trường; thể dục – thể thao, báo chí phát lĩnh vực xã hội khác; quản lý Nhà nước đất đai nguồn tài nguyêSn thiên nhiên khác, quản lý việc thực tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hoá - Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, luật, văn quan cấp nghị HĐND cấp quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân công dân địa phương - Bảo đảm an ninh trị, trật tự, an tồn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang xây dựng quốc phịng tồn dân, thực chế độ nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần chỗ, nhiệm vụ động viên, sách hậu phương quân đội sách lực lượng vũ trang nhân dân địa phương, quản lý hộ tịch, hộ địa phương, quản lý việc cư trú lại người nước ngồi địa phương - Phịng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hợp pháp khác cơng dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm hàng giả tệ nạn xã hội khác - Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ công chức viên chức Nhà nước cán cấp xã, công tác bảo hiểm xã hội theo phân cấp Chính phủ - Tổ chức đạo công tác thi hành án dân địa phương theo quy định pháp luật - Tổ chức thực việc thu chi ngân sách địa phương theo quy định pháp luật Tạ Thị Trang Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Chủ tịch Phó chủ tịch Phó chủ tịch Văn phịng Phịng LĐTBXH HĐND & UBND Phòng Nội vụ Phòng Tư pháp Phòng tài chính- Phịng kinh tế Kế hoạch Phịng giáo dục Phịng VH-TT Phịng y tế Phịng Thanh tra Ban Giải phóng Phịng quản lý thị mặt Phịng Tài ngun – Phịng Thống Kê Mơi trường Hình 1:Sơ đồ cấu tổ chức uỷ ban nhân dân thị xã Phúc n Ngồi cịn có đơn vị trực thuộc như: • Ban quản lý khu du lịch đại lải • Đài truyền • Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng • Trung tâm giới thiệu việc làm • Trung tâm văn hố thơng tin • Hội chữ thập đổ Tạ Thị Trang Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sau đó, chọn vào chuyển cho Chánh Văn phịng kết thúc việc kích chuột vào mục “chuyển” Để xem thông tin văn chuyển cần kích chuột vào lệnh “cơng việc chuyển để xem đầy đủ thơng tin văn sau: Tạ Thị Trang 28 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Văn đến phải đăng ký đầy đủ vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn đến mạng qua phần mềm - Văn mật đến đăng ký riêng; sử dụng phần mềm máy vi tính khơng nối mạng LAN mạng Internet - Văn mật có hẹn giờ, hỏa tốc đến ngồi hành chính, nhân viên bảo vệ nội Văn phòng chuyển cho Chánh Văn phòng để xử lý Bước 2: Trình, chuyển giao văn đến - Văn đến sau đăng ký, phải trình Chánh Văn phịng UBND để xin ý kiến phân phối văn Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận - Căn vào ý kiến đạo giải quyết, Văn thư bổ sung thông tin vào sổ đăng ký chuyển văn theo ý kiến đạo Chánh Văn phòng - Việc chuyển giao văn phải đảm bảo kịp thời, xác, đối tượng giữ gìn bí mật nội dung văn Người nhận văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn Trong trường hợp văn đến không thuộc thẩm quyền giải quyết, đơn vị tiếp nhận văn phải trả lại văn cho Văn thư để báo cáo Chánh Văn phòng xử lý Bước 3: Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Sau nhận văn đến, Lãnh đạo đơn vị, cá nhân liên quan có trách nhiệm đạo, giải kịp thời theo thời hạn yêu cầu Lãnh đạoUBND thị xã, thời hạn yêu cầu văn theo quy định pháp luật - Trường hợp văn đến khơng có u cầu thời hạn trả lời thời hạn giải thực theo Quy chế làm việc UBND - Trách nhiệm tổng hợp tình hình xử lý văn đến quy định sau: + Văn thư Bộ: Tổng hợp số liệu văn đến, văn đến chuyển trực tiếp đến đơn vị trực thuộc UBND giải quyết, đến hạn chưa giải quyết, báo cáo Chánh Văn phòng UBND Tạ Thị Trang 29 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Đối với văn đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định + Chánh Văn phịng UBND có trách nhiệm đơn đốc, báo cáo Lãnh đạo UBND thị xã tình hình giải quyết, tiến độ kết giải văn đến để thông báo cho đơn vị liên quan 2.3 Công tác quản lý dấu Việc quản lý sử dụng dấu UBND thị xã Phúc Yên tuân thủ theo quy định điều Nghị định Số: 58/2001/NĐ-CP 24 tháng 08 năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu • Mỗi quan, tổ chức chức danh nhà nước quy định Điều 3, Điều Nghị định sử dụng dấu Trong trường hợp cần có thêm dấu nội dung dấu thứ phải đồng ý văn quan có thẩm quyền thành lập phải có ký hiệu riêng để phân biệt với dấu thứ nhất; • Các quan, tổ chức có chức cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ chứng minh nhân dân, thị thực visa có dán ảnh khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ phải cấp có thẩm quyền cho phép nội dung dấu phải giống dấu ướt mà quan, tổ chức phép sử dụng • Con dấu khắc xong phải đăng ký mẫu quan công an, phải nộp lệ phí Bộ Tài quy định sử dụng sau cấp "Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu" Cơ quan, tổ chức bắt đầu sử dụng dấu phải thông báo giới thiệu mẫu dấu • Việc đóng dấu vào loại văn giấy tờ phải theo quy định pháp luật • Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng dấu quan, tổ chức • Con dấu phải để trụ sở quan, tổ chức phải quản lý chặt chẽ Trường hợp thật cần thiết để giải công việc xa trụ sở quan Thủ trưởng quan, tổ chức mang dấu theo phải chịu Tạ Thị Trang 30 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trách nhiệm việc mang dấu khỏi quan • Mực in dấu thống dùng màu đỏ • Trong trường hợp bị dấu, quan, tổ chức phải báo cho quan công an gần quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo huỷ bỏ dấu bị • Con dấu sử dụng bị mịn, hỏng có chuyển đổi tổ chức hay đổi tên tổ chức phải làm thủ tục khắc lại dấu nộp lại dấu cũ • Cơ quan, tổ chức sử dụng dấu phải tạo điều kiện để quan có thẩm quyền kiểm tra việc chấp hành quy định quản lý sử dụng dấu Hiện phận Văn thư UBND thị xã Phúc Yên việc quản lý dấu tuân thủ nghiêm ngặt, dấu bảo quản phòng làm việc phận văn thư cất cẩn thận két sắt theo quy định nhà nước; 2.4 Công tác lập Hồ sơ Hồ sơ tập văn (hoặc văn bản) có liên quan đến vấn đề, việc hay người hình thành q trình giải vấn đề việc kết hợp lại có điểm giống hình thức loại văn bản, tác giả, thời gian ban hành Lập hồ sơ công việc cuối công tác văn thư quan, thực sau vấn đề, việc đề cập văn giải xong, thường vào dịp cuối năm, kết thúc năm công tác quan, chuẩn bị bước sang năm với chương trình, kế hoạch cơng tác * Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập - Nội dung việc lập hồ sơ công việc: + Mở hồ sơ Căn vào Danh mục hồ sơ UBND thị xã Phúc Yên, đơn vị thực tế công việc giao, cán bộ, công chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ Cán bộ, cơng chức q trình giải cơng việc tiếp tục đưa văn hình thành có liên quan vào hồ sơ Tạ Thị Trang 31 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mẫu danh mục hồ sơ UBND THỊ XÃ PHÚC YÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VĂN PHÒNG Độc lập – tự – Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ NĂM STT Ký hiệu hồ Tiêu đề hồ Thời hạn Người lập Ghi sơ sơ bảo quản hồ sơ Bản danh mục hồ sơ gồm có hồ sơ, bao gồm: hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời Duyệt Ngày tháng năm CHÁNH VĂN PHỊNG (Ký tên đóng dấu PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung 3.1.1 Ưu điểm + Công tác Hành văn phịng ln giữ vai trị quan trọng hoạt động Văn phịng thực cơng tác tham mưu-tổng hợp giúp lãnh Tạ Thị Trang 32 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đạo đưa định quản lý xác, hiệu xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức thành công hội nghị, hội thảo, chuyến công tác cho Lãnh đạo UBND thị xã Phúc n; + Thơng qua tình hình khiểm tra, rà sốt hệ thống hóa văn quản lý UBND thị xã Phúc Yên để thấy chất lượng số lượng văn UBND; + Công tác lập kế hoạch thực chặt chẽ từ kế hoạch dài hạn đến kế hoạch ngắn hạn, kịp thời thông báo tới đơn vị; + Công tác thu thập, xử lý thong tin đáp ứng nhu cầu hoạt động quan góp phần thúc đẩy hoạt động quan thuận lợi logic Văn phịng ln đảm bảo đầy đủ điều kiện sở vật chất cho hoạt động toàn quan như: mua sắm trang thiết bị, vệ sinh, y tế đảm bảo thực tốt + Công tác Văn thư - Lưu trữ thực cách thống hiệu Nhưng văn quan trọng mẫu hóa tạo nên thống soạn thảo ban hành văn đơn vị Việc tổ chức giải văn đi, văn đến lập hồ sơ Văn phòng UBND thị xã Phúc Yên văn thư thực theo quy định cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước dung quy trình, nhanh chóng, xác, đảm bảo tiến độ giải cơng việc tính bí mật văn hoạt động quản lý văn bản, giấy tờ, tài liệu Bên cạnh đó, việc áp dụng thành tựu khoa học công nghệ việc quản lý văn mạng UBND thị xã Phúc Yên mang lại nhiều hiệu cao + Được quan tâm Lãnh đạo UBND thị xã Phúc Yên công tác đào tạo, bồi dưỡng cán nhân viên quan trọng Văn phòng thường xuyên tổ chức lớp đào tạo ngắn hạn, lớp tập huấn nhằm nâng cao, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, chuyên viên + Công tác tuyển dụng cán bộ, chuyên viên để bổ sung vào nguồn nhân lực văn phòng thiếu Đội ngũ nhân viên văn phòng tuyển dụng từ nhiều nguồn khác thông qua theo dõi, giới thiệu từ sở, từ cán quan kết hợp với hình thức thi tuyển cơng chức… Với hình thức Tạ Thị Trang 33 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tuyển dụng cán phong phú, đa dạng Văn phòng UBND đảm bảo chất lượng đội ngũ cán đáp ứng nhu cầu cơng việc Văn phịng; + Phẩm chất trị cán bộ, cơng chức tốt, có tinh thần trách nhiệm công việc, cố gắng phấn đấu hồn thành tốt cơng việc giao từ tạo khơng khí làm việc than thiện, hịa đồng + Mơi trường làm việc đảm bảo tạo nên thoải mái kích thích tinh thần làm việc cán bộ, cơng chức, viên chức để hồn thành tốt cơng việc văn phịng tiết kiệm thời gian cơng sức lao động cho Văn phịng + Tiếp thu áp dụng kịp thời thành tựu khoa học cơng nghệ vào hoạt động văn phịng nhằm đại hóa văn phịng, tiết kiệm tiền bạc, thời gian cơng sức lao động.các phần mềm tài chính, nhân sự, quản lý tài sản, quản lý văn bản… + Công tác Thi đua - Khen thưởng Văn phịng ý quan tâm nhằm động viên, khích lệ cán nhân viên có thành tích xuất xắc q trình làm việc đồng thời có chế kỷ luật khơng hồn thành cơng việc giao Điều đó, giúp cán bộ, cơng chức ln cố gắng phấn đấu để hồn thành tốt công việc nhận thấy trách nhiệm cơng việc 3.1.2 Hạn chế + Do số lượng văn gửi tới UBND thị xã Phúc Yên nhiều nên việc theo dõi xử lý văn khâu văn thư nhiều không kịp thời, dẫn đến tiến độ giải công việc bị chậm +Bên cạnh cơng tác soạn thảo văn cịn thiếu sót, u cầu thể thức kỹ thuật trình bày văn hành soạn thảo chưa xác, làm thời gian việc chỉnh sửa lại văn bản, ảnh hưởng đến tiến độ giải công việc + Mặc dù UBND thị xã ban hành nhiều văn hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hầu hết đơn vị trực thuộc UBND thị xã Phúc Yên không thực theo quy định Hầu hết không năm rõ quy định thể thức kỹ thuật soạn thảo văn Tạ Thị Trang 34 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Văn thư kiêm nhiệm đơn vị chuyên môn với kinh nghiệm giải cơng việc cịn yếu khiến việc xử lý văn nhiều lúng túng chưa quy trình chưa khoa học + Cơ sở vật chất chưa đáp ứng nhu cầu công việc quan, số máy tính hay bị lỗi mạng hay tải + Các khâu lập hồ sơ, thu thập bổ sung tài liệu giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan chậm, hồ sơ giao nộp dạng bó gói, đóng hộp làm thời gian diện tích kho, gây tốn kinh phí cho hoạt động chỉnh lý tài liệu hàng năm quan + Giữa đơn vị hay có luân chuyển cán làm công việc bị dán đoạn, hiệu cơng việc giảm sút + Diện tích kho lưu trữ chưa đáp ứng khối lượng văn quan + Một số cán bộ, nhân viên chưa đào tạo chuyên môn, lĩnh vực công tác nên q trình giải cơng việc cịn gặp nhiều khó khăn + Hệ thống phần mềm quản lý văn đến nhiều trục trặc kỹ thuật khiến cho việc sử dụng phần mềm để giải cơng việc bị dán đoạn + Một số nhân viên đặc biệt văn thư kiêm nhiệm đơn vị thuộc UBND thị xã chưa ý thức trách nhiệm tầm quan trọng cơng việc dẫn đến tình trạng khơng hăng say q trình làm việc chưa thực u cơng tác văn thư + Kinh phí phục vụ cho hoạt động công tác Văn thư – Lưu trữ hạn hẹp nên việc tân trang lại kho lưu trữ mở rơng diện tích kho nhiều hạn chế + Tuy áp dụng phần mềm quản lý, tra tìm tài liệu khơng chạy HTML nên việc xử lý công việc bị hạn chế không gian thời gian + Phần mềm quản lý văn giúp cho việc tra tìm tài liệu nhanh chóng xác nhiên nội dung văn khơng thể thị được, người Tạ Thị Trang 35 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội muốn khai thác sử dụng tài liệu phải lên lưu trữ tìm văn + Hình thức tra tìm tài liệu đơn vị lưu trữ cịn mang tính chất thủ cơng, gây thời gian chưa áp dụng triệt để thành tựu khoa học – kỹ thuật 3.2 Đề xuất kiến nghị + UBND thị xã Phúc Yên cần phải quan tâm nhiều việc nâng cấp, đào tạo đội ngũ cán văn thư Đồng thời, thường xun kiểm tra trình độ chun mơn nghiệp vụ cán văn thư qua để thấy vai trị trách nhiệm cơng việc; +Cán bộ, nhân viên phải đào tạo lĩnh vực công tác để nâng cao chất lượng công tác văn thư phục vụ cho hoạt động quản lý UBND cơng cải cách hành nói chung việc tất yếu phải làm trang bị cho đội ngũ cán công chức kiến thức công tác văn thư văn thư kiêm nghiệm UBND +Xây dựng lớp hướng dẫn nghiệp vụ, mở lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho cán bộ, nhân viên đặc biệt văn thư kiêm nhiệm đơn vị để nắm quy trình soạn thảo, xử lý giải văn quan, đơn vị + Đối với cán văn thư chuyên trách cần trang bị thêm kiến thức bổ trợ trình đào tạo kiến thức nhà nước, hệ thống hành chính, quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000, tin học ứng dụng… Thực công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ UBND thị xã Phúc Yên + Tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư quan đặc biệt văn thư kiêm nhiệm đơn vị q trình khảo sát cơng tác văn thư đơn vị cịn nhiều thiếu sót; + Nâng cao sách đãi ngộ cán bộ, cơng chức làm cơng tác văn thư nhằm khích lệ tinh thần làm việc có trách nhiệm cơng việc mà giao; + Tăng cường trang thiết bị phục vụ cho hoạt động công tác văn thư nhăm Tạ Thị Trang 36 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nâng cao chất lượng giải công việc bước đưa khoa học công nghệ vào khâu quan trọng công tác văn thư góp phần xây dựng mơ hình văn phịng đại hồn thiện hơn, tiết kiệm cơng sức lao động chi phí quan; + Tạo môi trường làm việc thoải mái, gần gũi giúp cho việc trao đổi công việc tạo thuận lợi cho việc học hỏi, giao lưu nhân viên với Dân gian có câu “ Học thầy khơng tày học bạn” trao đổi đồng nghiệp dễ dàng cụ thể hàng ngày họ tiếp xúc thực cơng việc thường xuyên; + Phong cách làm việc Lãnh đạo ảnh hưởng lớn tới trình làm việc nhân viên Vì vậy, nhân viên thịi ln phải tn thủ, kính trọng nhiệm vụ lãnh đạo giao phó đồng thời người quản lý cần có quan tâm, chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho nhân viên để cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư yên tâm làm việc Tạ Thị Trang 37 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Công tác văn thư lưu trữ năm gần trở thành u cầu có tính cấp thiết Bên cạnh việc phát triển kinh tế theo chế thị trường cơng tác văn thư có vai trị quan trọng tổ chức, quan, đơn vị, hoạt động góp phần đảm bảo cung cấp thơng tin cách nhanh chóng, kịp thời, xác, liên tục có hệ thống phục vụ cho cơng tác lãnh đạo, quản lý điều hành Bởi thực tôt công tác văn thư lưu trữ mang lại hiệu không trước mắt lâu dài thực chất cơng tác văn thư lưu trữ công tác xây dựng quản lý văn chứa đựng nhiều yếu tố Với kiến thức trang bị 04 năm Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, với bảo, giúp đỡ tận tình Lánh đạo Văn phịng UBND thị xã Phúc Yên, anh, chị, cô, phận văn thư UBND giúp em thấy tầm quan trọng cơng tác văn thư nói riêng hoạt động văn phịng nói chung nhận thấy thân phải cố gắng nhiều, không ngừng học hỏi để có thêm kinh nghiệm trau dồi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ kỹ mềm để thực tốt tất công việc liên quan đến văn phịng đặc biệ cơng tác văn thư lưu trữ giúp em vận dụng kiến thức học vào thực tiễn củng cố lại hệ thống kiến thức học tích luỹ nhiều kinh nghiệm hữu ích cơng việc để sau trường em có nhiều kiến thức thực tế kinh nghiệm trang bị khơng q trình học tập trường mà dịp kiến tập giúp em tự tin bước vào cơng việc văn phịng; Em tin văn phịng phận khơng thể thiếu ln giữ vị trí đặc biệt quan trọng quan tổ chức Để phát huy tối đa thành đó, văn phịng ln cần quan tâm tận tình đạo kịp thời xác từ cấp lãnh đạo bên cạnh ý thức, tinh thần học hỏi, tinh thần trách nhiệm với cơng việc nhân viên văn phịng yếu tố quan trọng để đưa hoạt động văn phòng ngày phát triển đại; Trong trình kiến tập em tiếp xúc, quan sát trực tiếp làm khâu nghiệp vụ liên quan đến lĩnh vực văn thư lưu trữ giúp em thấy giá trị Tạ Thị Trang 38 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công việc, ngày thấy gắn bó yêu nghề mà theo học tâm rèn luyện để trở thành nhân viên văn phịng khơng vững chun mơn nghiệp vụ mà cịn có trách nhiệm công việc Hơn dịp thực tập giúp em học hỏi nhiều điều đặc biệt kỹ mềm giao tiếp với đồng nghiệp, cấp trên, với khách tiền đề yếu tố thiếu để dẫn đến thành công đặc biệt văn phòng Sau thực tập xong em thấy yêu gắn bó với nghề mà chọn em tin tưởng vào lựa chọn nghề nghiệp thấy vinh dự sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trên toàn báo cáo em trong thời gian kiến Văn phòng UBND thị xã Phúc Yên Do thời gian thực tập có hạn, kinh nghiệm kiến thức thực tế thân chưa sâu nên thiếu sót điềukhông thể tránh khỏi, em mong nhận giúp đỡ, đóng góp ý kiến thầy bạn để báo cáo em hoàn thiện Một lần em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tồn thể thầy giáo Khoa Quản trị văn phịng hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo đặc biệt cô Lâm Thu Hằng gảng viên trực tiếp hướng dẫn em làm báo cáo Đồng thời, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Lãnh đạo Văn phòng UBND thị xã Phúc Yên, đặc cô, chị phận văn thư nhiệt tình đón nhận, giúp đỡ hướng dẫn nghiệp vụ để em hồn thành tốt đợt thực tập Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 11 tháng năm 2016 Sinh viên Tạ Thị Trang Tạ Thị Trang 39 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC (Phụ lục 01: Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn đến) Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký vănbản đến Bước 2: Bước 3: Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Quy trình quản lý giải văn Bước 1: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày VB, ghi số ngày tháng, năm VB Bước 2: Đăng ký văn Bước 3: Nhân đóng dấu quan dấu mức độ mật khẩn (nếu có) Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát Lưu văn Bước 5: Tạ Thị Trang Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02 ( Mẫu sổ đăng ký công văn đến) Phần bìa: UBND THỊ XÃ PHÚC YÊN SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN MẬT Năm…… Quyển số Phần nội dung đăng ký: Ngày, tháng đến Số đến Tác giả Số, kí hiệu Ngày, tháng VB Tên loại trích yếu nội dung Đơn vị, người nhận Ký nhận Ghi (1)ngày, tháng đơn vị nhận văn (2) Số thứ tự văn đến quan 01 năm 01/01 đến 31/12 (3) quan, đơn vị soạn thảo văn (4) Số, kí hiệu văn (5) ngày tháng ban hành văn (6)tên loại văn tóm tắt nội dung văn (7)Đơn vị, người nhận giải văn (8) chữ ký cá nhân, đơn vị nhận văn (9) ghi Tạ Thị Trang Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03: (Mẫu sổ đăng ký công văn đi) UBND THỊ XÃ PHÚC YÊN SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI Năm…… Quyển số: …… Nội dung sổ Đăng ký công văn đi: Ngày, tháng VB Số, ký hiêu VB Tên loại trích yếu nội dung Người ký Nơi nhận Đơn vị người nhận lưu Số lượng Ghi (1)Ngày, tháng đăng ký văn (2)Số, ký hiệu văn đăng ký theo trình tự số lượng phát hành văn quan, ngày 01/01 đến 31/12 năm (3)Tên loại văn trích yếu nội dung văn (4)Cá nhân, đơn vị ban hành văn (5)Nơi nhận nơi văn gửi đến để báo cáo, thông báo, giải công việc (6)Cá nhân đơn vị soạn thảo văn nhận lưu để lập hồ sơ công việc (7)Số lượng văn mà đơn vị đăng ký nhân văn thư quan dựa vào quan liệt kê phần nơi nhận (8)Ghi Tạ Thị Trang Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A