MỤC LỤC BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT A. LỜI CẢM ƠN 1 B. LỜI NÓI ĐẦU 2 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo 3 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục của đề tài 3 TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC VỀ CỦA HĐND – UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG 5 1. Điều kiện tự nhiên 5 2. Tình hình Kinh tế Xã hội. 5 Phần I.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND – UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG 7 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của HĐND – UBND thành phố Cao Bằng 7 1.1.1. Chức năng 7 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 7 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 8 1.2. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng HĐND – UBND thành phố Cao Bằng 10 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 10 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND thành phố. 11 1.3. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng. 12 Phần II.. CHUYÊN ĐỀ: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CỦA HĐND – UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG 19 1.1. LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 19 2.1.1. Khái niệm về công tác văn thư 19 2.1.2. Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư 19 Yêu cầu của công tác văn thư 20 2.1.3. Yêu cầu đối với cán bộ thực hiện công tác văn thư 22 2.1.4. Bố trí của phòng văn thư 24 2.1.5. Hình thức tổ chức Văn thư 25 1.2. Các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư 25 2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 25 2.2.1.1. Các văn bản quy định về soạn thảo và ban hành văn bản 26 2.2.1.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 26 2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của HĐND – UBND thành phố Cao Bằng 27 2.3.1. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của HĐND – UBND thành phố Cao Bằng 27 2.3.2. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của HĐND – UBND thành phố Cao Bằng 30 2.3.3. Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 32 2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 36 2.5. Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử eOffice trong quản lý văn bản đến tại Văn phòng HĐND – UBND thành phố Cao Bằng 36 2.5.1. Chức năng của phần mềm eOffice 36 2.5.1.1. Quản lý, trình duyệt văn bản đến 36 2.5.1.2. Quản lý, trình duyệt, phát hành văn bản đi 37 2.5.1.3. Quản lý hồ sơ công việc 38 2.5.1.4. Quản lý các thông báo chung 38 2.5.1.5. Hệ thống chuyển văn bản liên thông 38 2.5.1.6. Quản lý gửi nhận gmail, chia sẻ file 39 2.5.1.7. Hệ thống phân quyền 39 2.5.1.8. Khai thác thông tin 39 2.5.1.9. Quản trị hệ thống 39 2.5.1.10. Hội thoại hình ảnh, chatting 40 2.5.1.11. Quản lý lịch làm việc 40 2.5.1.12. Trưng cầu ý kiến 40 2.5.1.13. Quản lý tin nhắn di động 40 2.5.1.14. Công cụ định nghĩa luồng công việc 40 2.5.1.15. Hệ thống notify 41 2.5.1.16. Hệ thống đọc tin RSS 41 2.5.1.17. Duyệt bài viết cho các tòa báo, đài truyền hình, đài tiếng nói 41 2.5.2. Quá trình sử dụng phần mềm eOfice vào xử lý văn bản 41 2.5.3. Những kết quả đạt được từ ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử eOffice trong công tác văn thư tại HĐND UBND thành phố Cao Bằng. 42 PHẦN II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 43 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan 43 1. Ưu điểm 43 2. Nhược điểm: 44 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục những nhược đểm 45 KẾT LUẬN 47 PHẦN III. PHỤ LỤC 49 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức các phòng ban chuyên môn HĐND – UBND thành phố Cao Bằng 50 2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND – UBND thành phố Cao Bằng 51 3. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lí và giải quyết văn bản đi của HĐND UBND thành phố Cao Bằng. 52 4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của HĐND UBND thành phố Cao Bằng. 53 5. Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 54 6. Quy trình quản lý văn bản đến tại HĐND UBND thành phố Cao Bằng theo hệ thống phần mềm Eoffice 55
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT - UBND : Ủy ban nhân dân - HÐND : Hội đồng nhân dân - TB – XH : Thương binh – xã hội - TN – MT : Tài nguyên – Môi trường - GD – ÐT : Giáo dục – Đào tạo - NN&PTNN : Nông nghiệp phát triển - VH – TT : - TC – KT : Phan Thị Hồng Hạnh nông thôn Văn hóa – Thông tin Tài – Kế toán Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phan Thị Hồng Hạnh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành báo cáo thực tập này, nỗ lực thân, em xin trân trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc đến: Ban giám hiệu, giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình giảng dạy năm qua, không truyền đạt kiến thức kỹ mà trang bị cho em đạo đức văn phòng tinh thần cán bộ, công chức tương lai Xin cảm ơn cô ThS Lâm Thu Hằng tận tình hướng dẫn cho trình thực tập để em xây dựng hoàn thiện báo cáo Xin chân thành cảm ơn đến HĐND – UBND thành phố Cao Bằng, cán công chức công tác Văn phòng HĐND – UBND thành phố Cao Bằng tạo điều kiện, giúp đỡ, tin tưởng em suốt trình kiến tập quan em hoàn thành công việc cụ thể trao dồi nhiều kiến thức thực tiễn, nâng cao kĩ thân./ Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 11 tháng năm 2016 NGƯỜI VIẾT BÁO CÁO Phan Thị Hồng Hạnh Phan Thị Hồng Hạnh Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay, máy văn phòng phận thiếu quan hay tổ chức Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, máy giúp nhà nước quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung toàn quan, tổ chức Công tác văn thư hoạt động quang trọng hoạt động quản lý tất quan, tổ chức Nhà nước Công tác văn thư hoạt động thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo đạo quản lý điều hành công việc quan Ngày nay, công tác văn thư khẳng định tầm quan trọng hoạt động quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng Công tác văn thư thực hiên tốt giúp cho lãnh đạo xử lý thông tin cách xác, kịp thời, bảo đảm bảo mật quan đạt hiệu hạn chế quan liêu giấy tờ, giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Suốt trình học tập rèn luyện Đại học Nội vụ Hà Nội, em nhà trường, thầy cô quý quan nơi đơn vị thực tập tạo điều kiện; suốt thời gian thực tập, từ ngày 04/01/2016 đến ngày 11/3/2016 Văn phòng HĐND - UBND Thành phố Cao Bằng, bỡ ngỡ lúng túng công việc nhận tận tình giúp đỡ cán văn phòng em làm quen với công việc công chức Nhà nước đạt yêu cầu mục đích đợt thực tập mà nhà trường mong muốn mang lại cho sinh viên Nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư phát triển đất nước, thấy bất cập tồn đọng công tác văn thư Văn phòng nên em chọn chuyên đề “Tổ chức công tác văn thư Văn phòng HĐND - UBND thành phố Cao Bằng” Mục tiêu đề tài Báo cáo thực tập với đề tài chọn nhằm đạt mục tiêu sau: Phan Thị Hồng Hạnh Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Khảo sát công tác văn phòng HĐND – UBND Thành phố Cao Bằng; - Nghiên cứu, mô tả cách thức tổ chức công tác văn thư quan HĐND – UBND Thành phố; - Đánh giá thực trạng tổ chức công tác văn thư HĐND - UBND thành phố Cao Bằng; - Tìm nguyên nhân hạn chế tồn cách tổ chức công tác văn thư quan; - Đưa kết đạt trình thực tập Văn phòng HĐND – UBND thành phố Cao Bằng Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư; Phạm vi nghiên cứu: HĐND – UBND thành phố Cao Bằng Nguồn tài liệu tham khảo Các loại văn quy định công tác văn thư Lịch sử vấn đề nghiên cứu Đã có nhiều đề tài nghiên cứu công tác văn thư nhằm nâng cao hoạt động quản lý quan hành nhà nước, tác giả lại đưa góc nhìn khác Những viết đóng góp lớn công tác nhìn nhận quan hành đơn vị nghiệp công tác văn thư Phương pháp nghiên cứu Với phương pháp nghiên cứu chủ yếu: Quan sát, phân tích, tổng hợp, thống kê, đánh giá, so sánh… Bố cục đề tài Với giúp đỡ cán Văn phòng HĐND – UBND thành phố Cao Bằng, em hoàn thành tốt công việc giao Em hoàn thành báo cáo thực tập có nội dung gồm phần: Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND – UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG Phần II CHUYÊN ĐỀ: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN Phan Thị Hồng Hạnh Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHÒNG CỦA HĐND – UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Tuy nhiên trình thực tập, việc áp dụng kiến thức học vào công việc thực tiễn nhiều bỡ ngỡ, kinh nghiệm chưa nhiều, kết đánh giá bước trưởng thành em sau quãng thời gian học tập rèn luyện trường Vì thời gian thực tập báo cáo thực tậpkhông tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Em kính mong nhận thông cảm, góp ý, bảo, nhận xét nhà Trường, Khoa Quản trị Văn phòng thầy giáo, cô giáo cán bộ, lãnh đạo Văn phòng để viết em hoàn chỉnh hơn, giúp cho em có thêm kinh nghiệm quý báu công việc tạo điều kiện thuận lợi cho bước tương lai Phan Thị Hồng Hạnh Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC VỀ CỦA HĐND – UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG Điều kiện tự nhiên Cao Bằng có diện tích tự nhiên 6.690,72 km² Phía Bắc Đông Bắc giáp tỉnh Quảng Tây (Trung Quốc), có đường biên giới dài 333,125 km; phía Tây giáp tỉnh Hà Giang Tuyên Quang; phía Nam giáp tỉnh Bắc Kạn; phía Đông Nam giáp tỉnh Lạng Sơn Cao Bằng tỉnh miền núi vùng cao biên giới, xa trung tâm kinh tế lớn vùng Đông Bắc nước Tháng 9/2012, Thị xã Cao Bằng thành lập thêm hai phường ( Duyệt Trung Hòa Chung), đưa tổng số phường lên 8/11 đơn vị hành trực thuộc thành lập Thành phố Cao Bằng trực thuộc tỉnh (Nghị số 60/NQ-CP ngày 25/9/2012 Chính Phủ), với tổng diện tích đất tự nhiên: 10.762,81 ha; dân số: 84.421 người Thành phố Cao Bằng thành phố miền núi, địa hình dạng lòng máng thuộc vùng hợp lưu sông Bằng sông Hiến Thành phố Cao Bằng trung tâm tỉnh Cao Bằng có đường Quốc lộ nối từ Thái Nguyên, Bắc Cạn lên, đường Quốc lộ nối từ Lạng Sơn lên, giao cắt qua địa bàn thành phố, thông tuyến tới cửa Tà Lùng Cửa Sóc Giang Thành phố Cao Bằng có nhiều lợi việc mở rộng giao thương với tỉnh nước với Trung Quốc, điều kiện thuận lợi để phát triển kinh tế theo hướng hội nhập, công nghiệp hóa đại hóa Thành phố Cao Bằng gồm dân tộc Tày, Nùng, Mông, Kinh, Sống rải rác xen kẽ khắp địa bàn Ngôn ngữ giao tiếp chủ yếu tiếng Tày, Nùng, Kinh Có truyền thống tôn thờ tổ tiên danh nhân có công với dân tộc Tình hình Kinh tế - Xã hội Năm 2015 nhìn chung: tình hình kinh tế, xã hội thành phố tiếp tục phát triển ổn định, mức tăng trưởng đạt Sản xuất nông nghiệp đạt theo kế hoạch; kiểm soát tốt dịch bệnh; hoạt động kinh doanh dịch vụ địa bàn tiếp tục phát triển để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng ngày tăng người dân; văn hóa xã hội có nhiều biến chuyển tích cực, chất lượng giáo dục, đào tạo, công tác dạy học nâng lên, tỷ lệ học sinh bỏ học giảm, bảo đảm thực Phan Thị Hồng Hạnh Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chế độ sách với người có công, người nghèo, cận nghèo, đồng bào dân tộc thiểu số; tổ chức tốt ngày lễ, kỷ niệm lớn dân tộc địa phương; nhân dân tiếp tục vận động thực hành tiết kiệm việc tang lễ, cưới xin theo định hướng xây dựng đời sống văn hóa khu dân cư; công tác dân tộc tôn giáo quan tâm trọng Công tác tiếp dân giải khiếu nại tố cáo cải cách hành thực hành tiết kiệm, phòng chống tham nhũng tăng cường; giữ vững quốc phòng an ninh; đảm bảo trật tự an toàn xã hội Cụ thể: • Về kinh tế: - Tốc độ phát triển kinh tế đạt 14,9%, đó: + Công nghiệp đạt 14,6%; + Dịch vụ, thương mại đạt 26%; + Nông lâm ngư nghiệp đạt 4,1% - Thu nhập bình quân đầu người đạt 25,37 (triệu đồng/người); - Cơ cấu kinh tế sau: + Công nghiệp chiếm 30; + Dịch vụ thương mại chiếm 29,5%; + Nông lâm ngư nghiệp chiếm 40,5% - Giá trị sản xuất nông nghiệp đạt 48,5 (triệu đồng/ha); - Tổng sản lượng lương thực có hạt 2997,1 tấn; - Giá trị sản xuất CN&TTCN đạt 34310 triệu đồng; - Thu ngân sách đạt 181580 triệu đồng; • Về xã hội - môi trường: - Tỷ suất sinh 0,01%; - Tỷ lệ hộ nghèo 2,69%; - Trường chuẩn quốc gia 05 trường; - Duy trì phổ cập giáo dục tiểu học đạt 13/13 xã, phường; - Số bác sĩ/1vạn dân 20 bác sĩ; - Hộ gia đình văn hóa đạt 90%; - Cơ quan đơn vị văn hóa đạt 92,1%; - Giữ tỷ lệ che phủ rừng đạt 72%; - Tỷ lệ dân dùng nước sinh hoạt 100% Phan Thị Hồng Hạnh Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND – UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức HĐND – UBND thành phố Cao Bằng 1.1.1 Chức UBND HĐND bầu quan chấp hành HĐND, quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan Nhà nước cấp HĐND – UBND thành phố Cao Bằng quan chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Pháp luật Nhà nước văn luật Nghị Quyết đạo phát triển kinh tế - xã hội, an ninh – quốc phòng địa bàn thành phố HĐND – UBND thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành Nhà nước từ Trung ương đến sở 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn - HĐND – UBND thành phố Cao Bằng có nhiệm vụ việc thực quản lý Nhà nước địa phương lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hoá, phát thanh, truyền hình lĩnh vực xã hội khác; quản lý Nhà nước đất đai nguồn tài nguyên thiên nhiên khác; quản lý việc thực tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hoá; - Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật, văn Chính Phủ Nghị quyết, Quyết định UBND tỉnh Cao Bằng, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân công dân địa bàn thành phố; - Đảm bảo an ninh trị, trật tự an toàn xã hội; thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang nhân dân xây dựng quốc phòng toàn dân; thực chế độ nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần chỗ, nhiệm vụ động viên, Phan Thị Hồng Hạnh Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sách hậu phương quân đội sách lực lượng vũ trang nhân dân địa bàn thành phố; - Phòng chống thiên tai; bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội; bảo vệ tình trạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hợp pháp khác công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm giả tệ nạn xã hội khác; - Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương; đào tạo đội ngũ viên chức Nhà nước cán xã, phường; Bảo hiểm xã hội theo phân cấp Chính Phủ; - Tổ chức đạo công tác thi hành án địa phương theo quy định pháp luật; tổ chức việc thu, chi ngân sách thành phố theo quy định pháp luật; phối hợp với quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, kịp thời loại thuế khoản thu khác địa phương; - HĐND – UBND thành phố Cao Bằng thực việc quản lý địa giới hành chính, chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước tỉnh Cao Bằng 1.1.3 Cơ cấu tổ chức HĐND – UBND thành phố Cao Bằng hoạt động sở Luật Tổ chức quyền địa phương ban hành ngày 19 tháng năm 2015 quy chế hoạt động HĐND - UBND thành phố Để hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ mình, HĐND – UBND thành phố Cao Bằng xếp tổ chức máy làm việc sau: Thường trực HĐND – UBND thành phố Cao Bằng có: 01 Chủ tịch, 03 Phó chủ tịch; Các phòng ban (22 phòng ban) chuyên môn sau: • • • • • • • • Văn phòng HĐND UBND thành phố Phòng Nội vụ Phòng Kinh tế Phòng Dân tộc Phòng Tư pháp Thanh tra Phòng Tài – Kế hoạch Phòng Lao động Thương Binh – xã hội Phan Thị Hồng Hạnh 10 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác Văn phòng HĐND – UBND thành phố điều hành triển khai thực theo quy định pháp luật, phân công nhiệm vụ rõ ràng cho phòng, ban, công chức Việc tổ chức lao động khoa học Văn phòng HĐND – UBND thành phố vận dụng tốt, bố trí cán phù hợp với trình độ lực người tạo điều kiện tốt cho cá nhân phát huy khả công tác Điều khẳng định thực tế vị trí công tác hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Trong đợt thực tập Văn phòng HĐND – UBND thành phố Cao Bằng em nhận thấy công tác công tác văn thư chiếm vai trò quan trọng quan Đây công việc quan trọng thiếu mang tính chất tất yếu hoạt động quản lý quan Trong thời gian thực tập, em có số nhận xét, đánh giá công tác quản trị văn phòng sau: Ưu điểm Trong năm qua công tác hành Văn phòng HĐND – UBND thành phố có bước tiến rõ rệt bước nâng cao nhận thức cán bộ, công chức viên chức đặc biệt cán Văn phòng HĐND – UBND thành phố từ có quan tâm mực người sở vật chất công tác Được quan tâm Văn phòng HĐND – UBND thành phố đầu tư trang thiết bị, bổ sung kiện toàn xếp lại đội ngũ công chức, bố trí cán phù hợp với chuyên môn lực công tác - Lãnh đạo quan quan tâm tới đời sống cán quan; - Các phòng, ban hoàn thành tốt công tác giao; - Việc cài đặt chương trình phần mềm quản lý văn Hồ sơ công việc Văn phòng đạt hiệu cao giúp cho việc tiếp nhận, xử lý chuyển giao theo dõi văn đi, đến xác giúp cho việc tra cứu văn nhanh chóng thuận tiện; - Văn đến văn quan đăng ký hệ thống phần mềm quản lý văn Văn phòng nhằm quản lý chặt chẽ văn Phan Thị Hồng Hạnh 45 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đồng thời tra cứu văn nhanh chóng; - Cán văn thư có trình độ chuyên môn cao nên công tác văn thư nên công tác văn thư đảm bảo thực tốt xác nhất; - Phòng làm việc nhân viên văn thư sẽ, có thiết bị khoa học đảm bảo cho việc lưu trữ tài liệu không bị hỏng môi trường thời tiết; - Bộ phận chuyên viên trực tiếp tham mưu văn bản, đồng thời phối hợp phòng, ban chuyên môn kiểm tra, rà soát chuẩn bị văn nội dung đảm bảo hội nghị kỳ họp; - Cán Văn thư sử dụng thành thạo phần mềm quản lý văn đi, văn đến Tất văn nhập vào máy phục vụ cho việc tra cứu văn đơn vị, phòng, ban phục vụ tốt công tác Hành văn phòng, giúp Văn phòng giải tốt công việc liên quan đến giấy tờ văn Có thành công đạo chặt chẽ, thường xuyên, kịp thời Lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND thành phố Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm phòng Văn phòng HĐND – UBND thành phố tồn số nhược điểm cần khắc phục như: - Nhiều trang thiết bị cũ, chưa đáp ứng đủ yêu cầu công việc Vì công việc nhiều khó khăn; - Hệ thống phần mềm bị lỗi, gây ảnh hưởng tới tiến độ công việc; - Tại phòng văn thư sử dụng trang thiết bị lạc hậu chưa đáp ứng nhu cầu làm việc; - Lãnh đạo thường xuyên công tác việc giải văn chậm dẫn đến tình trạng tồn đọng văn bản; - Một số phận chưa thực theo quy định Nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ, xếp văn không theo trình tự lưu văn photo, văn dự thảo, việc lập hồ sơ công việc cán chưa thực Các phòng, ban soạn thảo văn chưa thể thức, kỹ thuật trình bày theo Thông Phan Thị Hồng Hạnh 46 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tư 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ; - Một số khâu nghiệp vụ chưa làm tốt như: công tác lập hồ sơ chưa đảm bảo yêu cầu, tài liệu xếp theo tên loại văn thời gian, chưa đưa vấn đề cụ thể nên khó phản ánh hoạt động quan mang tính chất chung chung, việc tra tìm trở nên khó khăn II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục nhược đểm Trong thời gian thực tập quan em học hỏi nhiều điều bổ ích công tác văn phòng thấy Văn phòng HĐND – UBND thành phố Cao Bằng phận quan trọng cấu tổ chức làm việc HĐND – UBND thành phố Cao Bằng Là quan chuyên môn giúp việc quan, tham mưu cho lãnh đạo quan nhiều lĩnh vực, giúp UBND đạo điều hành hoạt động địa phương Vì em xin đưa số đề xuất với quan để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm sau: - Cơ quan sử dụng hình thức thủ công soạn thảo quản lý văn bản, cần đầu tư trang thiết bị công tác soạn thảo quản lý hiệu quả; - Phòng văn thư, lưu trữ cần trang bị thêm trang thiết bị như: máy điều hoà, quạt thông gió Lãnh đạo văn phòng cần nhắc nhở, đôn đốc nhân viên phòng thường xuyên dọn dẹp, xếp tài liệu lưu trữ khoa học hợp lý; - Các cán bộ, nhân viên cần nâng cao ý thức trách nhiệm với công việc, chủ động việc xử lý, giải tình khó khăn; - Cơ quan cần trau dồi kiến thức cho cán phòng hơn, tin học ngoại ngữ nên thường xuyên cử cán học thêm để nâng cao trình độ lực làm việc cán bộ; - Cơ quan cần sửa chữa mua sắm kịp thời trang thiết bị phục vụ nhu cầu làm việc cán phòng; - Do nhu cầu công việc nhiều mà số lượng nhân lực quan lại thiếu nên cần bổ sung thêm nguồn nhân lực để hoàn thành tốt công việc quan; - Cơ quan cần thường xuyên họp để đánh giá lực, phẩm chất Phan Thị Hồng Hạnh 47 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công việc cán phòng Từ khen thưởng người có thành tích cao phê bình cán không hoàn thành tốt nhiệm vụ giao; - Các lãnh đạo nên phân công công việc cụ thể, bàn giao trách nhiệm cho phận, cá nhân để thống quy trình làm việc; - Cung cấp kịp thời văn phòng phẩm phục vụ công việc, cần bố trí xếp phòng làm việc khoa học Chuyển phòng văn thư sang phòng với diện tích lớn để thuận tiện công việc Việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, trình độ chuyên môn cho cán bộ, công chức phải làm thường xuyên có chương trình kế hoạch cụ thể Cần có quan tâm Lãnh đạo Văn phòng khen thưởng - kỷ luật cán kịp thời Mặt khác, cần có nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm tạo điều kiện mặt vật chất tinh thần cho đội ngũ công chức, chuyên viên lao động hợp đồng làm việc Văn phòng HĐND – UBND thành phố Cao Bằng KẾT LUẬN Công tác quản trị văn phòng hoạt động thiếu máy quan, tổ chức Văn phòng HĐND – UBND thành phố phận quan trọng HĐND – UBND thành phố Không thực chức tham mưu, tổng hợp phục vụ công tác quản lý, đạo, điều hành Phan Thị Hồng Hạnh 48 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lãnh đạo mà văn phòng thực nhiệm vụ xây dựng chương trình công tác quan, chuẩn bị báo cáo hoạt động HĐND - UBND thành phố, biên tập, quản lý hồ sơ, biên kỳ họp HĐND - UBND thành phố, phối hợp với ngành chức soạn thảo hoàn chỉnh đề án, Nghị Quyết, Quyết định, Chỉ thị trình HĐND - UBND thành phố để ban hành Bài báo cáo thực tập em trình thực tập Văn phòng HĐND – UBND thành phố Trong báo cáo em nêu lên chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng HĐND – UBND thành phố Bài báo cáo em hệ thống hóa văn quản lý, đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư quan Em xin nhận xét, đóng góp số ý kiến đề xuất để góp phần xây dựng công tác văn phòng Văn phòng HĐND – UBND thành phố hoạt động đem lại hiệu tốt Trong thời gian thực tập Văn phòng em giúp đỡ anh Vũ Văn Đệ – Chánh văn phòng, giúp đỡ cán công chức, chuyên viên Văn phòng quan tâm giúp đỡ để em hoàn thành tốt đợt thực tập Văn phòng HĐND – UBND thành phố (Từ ngày 04/1/2016 11/3/2016) Trong đợt thực tập giúp em vận dụng kiến thức học để tìm hiểu thực tiễn công tác văn phòng, công tác văn thư Không củng cố lại kiến thức chuyên ngành mà nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, biết phong cách làm việc, kỹ giao tiếp người cán văn phòng thích nghi với môi trường làm việc thực tế nắm vững bước công việc cán văn phòng Bên cạnh thuận lợi trình thực tập em gặp phải số khó khăn như: lúng túng xử lý văn bản, giao tiếp chưa tốt Để hoàn thành tốt đợt thực tập hoàn thành tốt báo cáo thực tập Em xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo Văn phòng toàn thể cán bộ, công chức, chuyên viên Văn phòng, đặc biệt quan tâm, nhiệt tình giúp đỡ anh Đinh Văn Giáp - chuyên viên, tạo điều kiện giúp đỡ cho em thời gian thực tập Văn phòng HĐND – UBND thành phố Một lần em Phan Thị Hồng Hạnh 49 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy (cô) Khoa QTVP đặc biệt ThS.Lâm Thu Hằng - giảng viên hướng dẫn thực tập Lớp QTVPK1A giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập Do thời gian thực tập có hạn nên báo cáo em tránh khỏi thiếu sót Kính mong nhà trường thầy (cô) Khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện giúp đỡ, tham gia, đóng góp ý kiến cho báo cáo em hoàn thiện Em xin trân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày 11 tháng năm 2016 NGƯỜI VIẾT BÁO CÁO Phan Thị Hồng Hạnh Phan Thị Hồng Hạnh 50 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III PHỤ LỤC Sơ đồ cấu tổ chức phòng ban chuyên môn HĐND – UBND thành phố Cao Bằng Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng HĐND – UBND thành phố Cao Bằng Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lí giải văn HĐND – UBND thành phố Cao Bằng Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lí giải văn đến HĐND – UBND thành phố Cao Bằng Sơ đồ hóa lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Quy trình quản lý văn đến HĐND - UBND thành phố Cao Bằng theo hệ thống phần mềm Eoffice Phan Thị Hồng Hạnh 51 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ cấu tổ chức phòng ban chuyên môn HĐND – UBND thành phố Cao Bằng CHỦ TỊCH UBND Phó Chủ tịch UBND Phó Chủ tịch UBND Phòng Nội Vụ Văn phòng Phòng TNMT HĐNDUBND Phòng Tư pháp Phòng GD-ĐT Công an Trung tâm PTQĐ &GPM B Phòng TC-KH Ban Quản lý chợ Phan Thị Hồng Hạnh Phòng Văn hóa thể thao Phòng QLĐT Ban WB Thanh tra Phòng Kinh tế Phòng Y tế VP ĐKQS D đất 52 Phó Chủ tịch UBND Phòng Dân tộc Đài TTTH Đội TTĐT Phòng lĐTBX H BCH quân Trạm KNKL Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng HĐND – UBND thành phố Cao Bằng Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng Bộ phận chuyên viên Bộ phận tạp vụ Phó Chánh Văn phòng Bộ phận văn thư Viên chức biệt phái Phan Thị Hồng Hạnh Bộ phận Kế toán Bộ phận lái xe 53 Cán hợp đồng Bộ phận lưu trữ Bộ phận bảo vệ Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lí giải văn HĐND - UBND thành phố Cao Bằng Trình văn Kiểm tra thể thức ghi số ngày tháng văn Sắp xếp văn lưu, phục vụ nhu cầu sử dụng Trình ký văn Đóng dấu Đăng ký Chuyển giao văn văn văn Phan Thị Hồng Hạnh 54 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý giải văn đến HĐND - UBND thành phố Cao Bằng văn đến Theo dõi, đôn đốc, giải quyếtvăn đến Kiểm tra, Sao văn bản, chuyển giao phân loại văn đến Tiếp nhận Viết phiếu xử lý văn Phan Thị Hồng Hạnh Trình VB đến lãnh đạo, xin ý kiến phân phối hướng giải 55 Đăng ký văn đến Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quy trình lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Chuẩn bị bìa hồ sơ Mở hồ sơ Ghi số, ký hiệu, tiêu đề vào bìa hồ sơ Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào Thu thập từ phòng, ban thuộc HĐND - UBND thành phố hồ sơ Phân chia đơn vị bảo quản xếp văn tài liệu hồ sơ Sắp xếp theo thư tự thời gian Đánh số tờ Ghi mục lục văn Biên mục hồ sơ Viết chứng từ kết thúc Giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Phan Thị Hồng Hạnh Viết bìa hồ sơ 56 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quy trình quản lý văn đến HĐND - UBND thành phố Cao Bằng theo hệ thống phần mềm Eoffice Văn TW, Tỉnh, ĐP, công dân Văn thư Scan văn bản, vào sổ Chánh Văn phòng Giao việc Lãnh đạo UBND thành phố Văn thư y/ lục Chuyển tiếp (1) (2) (3) (3a) (3b) (4) (4a) (4b) (5) Phan Thị Hồng Hạnh 57 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (3b) (4) Phản hồi/ chuyển tiếp (5) Các ngành/Địa phương/ Cán bộ, công chức, viên chức Chú thích: (1)Các quan, ban, ngành, địa phương, công dân gửi công văn đến UBND thành phố qua phận văn thư thuộc văn phòng HĐND UBND thành phố (2)Văn thư nhận văn bản, scan văn quan, tổ chức, đơn vị, công dân gửi đến vào sổ văn đến Eoffice, chuyển Chánh Văn phòng (không chuyển giấy) (3)Chánh Văn phòng xử lý văn theo 02 hướng: (3a)Trình Lãnh đạo UBND thành phố xem xét, đạo (3b)Sao y/ lục/ trích văn để gửi ngành, địa phương triển khai thực (4)Lãnh đạo UBND thành phố xử lý văn theo 02 hướng: (4a)Chỉ đạo ngành, địa phương, công dân, cán bộ, công chức, viên chức triển khai thực nhiệm vụ theo quy định thông qua mục “Giao việc” (4b)Chuyển văn đến cho ngành chuyên môn tham mưu UBND thành phố giải thông qua mục “Chuyển tiếp” (5)Sau nhận đạo Lãnh đạo, ngành, địa phương, cán bộ, công chức, viên chức triển khai thực báo cáo kết lãnh đạo UBND thành phố thông qua mục “Phản hồi” Nếu cần thiết phải xin ý kiến đạo tiếp theo, sử dụng mục “Chuyển tiếp” Phan Thị Hồng Hạnh 58 Lớp ĐH QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phan Thị Hồng Hạnh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 59 Lớp ĐH QTVP K1A