Công tác văn phòng HĐND – UBND thành phố cao bằng

MỤC LỤC BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT A. LỜI CẢM ƠN 1 B. LỜI NÓI ĐẦU 2 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo 3 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục của đề tài 3 TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC VỀ CỦA HĐND – UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG 5 1. Điều kiện tự nhiên 5 2. Tình hình Kinh tế Xã hội. 5 Phần I.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND – UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG 7 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của HĐND – UBND thành phố Cao Bằng 7 1.1.1. Chức năng 7 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 7 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 8 1.2. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng HĐND – UBND thành phố Cao Bằng 10 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 10 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND thành phố. 11 1.3. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng. 12 Phần II.. CHUYÊN ĐỀ: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CỦA HĐND – UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG 19 1.1. LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 19 2.1.1. Khái niệm về công tác văn thư 19 2.1.2. Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư 19 Yêu cầu của công tác văn thư 20 2.1.3. Yêu cầu đối với cán bộ thực hiện công tác văn thư 22 2.1.4. Bố trí của phòng văn thư 24 2.1.5. Hình thức tổ chức Văn thư 25 1.2. Các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư 25 2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 25 2.2.1.1. Các văn bản quy định về soạn thảo và ban hành văn bản 26 2.2.1.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 26 2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của HĐND – UBND thành phố Cao Bằng 27 2.3.1. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của HĐND – UBND thành phố Cao Bằng 27 2.3.2. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của HĐND – UBND thành phố Cao Bằng 30 2.3.3. Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 32 2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 36 2.5. Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử eOffice trong quản lý văn bản đến tại Văn phòng HĐND – UBND thành phố Cao Bằng 36 2.5.1. Chức năng của phần mềm eOffice 36 2.5.1.1. Quản lý, trình duyệt văn bản đến 36 2.5.1.2. Quản lý, trình duyệt, phát hành văn bản đi 37 2.5.1.3. Quản lý hồ sơ công việc 38 2.5.1.4. Quản lý các thông báo chung 38 2.5.1.5. Hệ thống chuyển văn bản liên thông 38 2.5.1.6. Quản lý gửi nhận gmail, chia sẻ file 39 2.5.1.7. Hệ thống phân quyền 39 2.5.1.8. Khai thác thông tin 39 2.5.1.9. Quản trị hệ thống 39 2.5.1.10. Hội thoại hình ảnh, chatting 40 2.5.1.11. Quản lý lịch làm việc 40 2.5.1.12. Trưng cầu ý kiến 40 2.5.1.13. Quản lý tin nhắn di động 40 2.5.1.14. Công cụ định nghĩa luồng công việc 40 2.5.1.15. Hệ thống notify 41 2.5.1.16. Hệ thống đọc tin RSS 41 2.5.1.17. Duyệt bài viết cho các tòa báo, đài truyền hình, đài tiếng nói 41 2.5.2. Quá trình sử dụng phần mềm eOfice vào xử lý văn bản 41 2.5.3. Những kết quả đạt được từ ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử eOffice trong công tác văn thư tại HĐND UBND thành phố Cao Bằng. 42 PHẦN II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 43 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan 43 1. Ưu điểm 43 2. Nhược điểm: 44 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục những nhược đểm 45 KẾT LUẬN 47 PHẦN III. PHỤ LỤC 49 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức các phòng ban chuyên môn HĐND – UBND thành phố Cao Bằng 50 2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND – UBND thành phố Cao Bằng 51 3. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lí và giải quyết văn bản đi của HĐND UBND thành phố Cao Bằng. 52 4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của HĐND UBND thành phố Cao Bằng. 53 5. Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 54 6. Quy trình quản lý văn bản đến tại HĐND UBND thành phố Cao Bằng theo hệ thống phần mềm Eoffice 55

MỤC LỤ

BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT

A LỜI CẢM ƠN 1

B LỜI NÓI ĐẦU 2

1 Lý do chọn đề tài 2

2 Mục tiêu của đề tài 2

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3

4 Nguồn tài liệu tham khảo 3

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3

6 Phương pháp nghiên cứu 3

7 Bố cục của đề tài 3

TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC VỀ CỦA HĐND – UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG 5

1 Điều kiện tự nhiên 5

2 Tình hình Kinh tế - Xã hội 5

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND – UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG 7

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của HĐND – UBND thành phố Cao Bằng 7

1.1.1 Chức năng 7

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 7

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 8

1.2 Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng HĐND – UBND thành phố Cao Bằng 10

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 10

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND thành phố 11

1.3 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng 12

Phần II CHUYÊN ĐỀ: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN

PHÒNG CỦA HĐND – UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG 19

1.1 LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 19

2.1.1 Khái niệm về công tác văn thư 19

2.1.2 Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư 19

Yêu cầu của công tác văn thư 20

2.1.3 Yêu cầu đối với cán bộ thực hiện công tác văn thư 22

2.1.4 Bố trí của phòng văn thư 24

2.1.5 Hình thức tổ chức Văn thư 25

1.2 Các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư 25

2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 25

2.2.1.1 Các văn bản quy định về soạn thảo và ban hành văn bản 26

2.2.1.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 26

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của HĐND – UBND thành phố Cao Bằng 27

2.3.1 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của HĐND – UBND thành phố Cao Bằng 27

2.3.2 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của HĐND – UBND thành phố Cao Bằng 30

2.3.3 Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 32

2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 36

2.5 Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử eOffice trong quản lý văn bản đến tại Văn phòng HĐND – UBND thành phố Cao Bằng 36

2.5.1 Chức năng của phần mềm eOffice 36

2.5.1.1 Quản lý, trình duyệt văn bản đến 36

2.5.1.2 Quản lý, trình duyệt, phát hành văn bản đi 37

2.5.1.3 Quản lý hồ sơ công việc 38

2.5.1.4 Quản lý các thông báo chung 38

2.5.1.5 Hệ thống chuyển văn bản liên thông 38

2.5.1.6 Quản lý gửi nhận gmail, chia sẻ file 39

2.5.1.7 Hệ thống phân quyền 39

2.5.1.8 Khai thác thông tin 39

2.5.1.9 Quản trị hệ thống 39

2.5.1.10 Hội thoại hình ảnh, chatting 40

2.5.1.11 Quản lý lịch làm việc 40

2.5.1.12 Trưng cầu ý kiến 40

2.5.1.13 Quản lý tin nhắn di động 40

2.5.1.14 Công cụ định nghĩa luồng công việc 40

2.5.1.15 Hệ thống notify 41

2.5.1.16 Hệ thống đọc tin RSS 41

2.5.1.17 Duyệt bài viết cho các tòa báo, đài truyền hình, đài tiếng nói 41

2.5.2 Quá trình sử dụng phần mềm eOfice vào xử lý văn bản 41

2.5.3 Những kết quả đạt được từ ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử eOffice trong công tác văn thư tại HĐND - UBND thành phố Cao Bằng 42

PHẦN II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 43

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan 43

1 Ưu điểm 43

2 Nhược điểm: 44

II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục những nhược đểm 45

KẾT LUẬN 47

PHẦN III PHỤ LỤC 49

1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức các phòng ban chuyên môn HĐND – UBND thành phố Cao Bằng 50

2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND – UBND thành phố Cao Bằng 51

3 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lí và giải quyết văn bản đi của HĐND - UBND thành phố Cao Bằng 52

4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của HĐND - UBND thành phố Cao Bằng 53

5 Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.54

6 Quy trình quản lý văn bản đến tại HĐND - UBND thành phố Cao Bằng theo hệ thống phần mềm Eoffice 55

BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT

- TB – XH : Thương binh – xã hội

- TN – MT : Tài nguyên – Môi trường

- GD – ÐT : Giáo dục – Đào tạo

- NN&PTNN : Nông nghiệp và phát triển

nông thôn

- VH – TT : Văn hóa – Thông tin

- TC – KT : Tài chính – Kế toán

A LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài báo cáo thực tập này, ngoài sự nỗ lực của bản thân, emxin trân trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc đến: Ban giám hiệu, các giảng viên củatrường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình giảng dạy trong những năm qua,không chỉ truyền đạt những kiến thức kỹ năng cơ bản mà còn trang bị cho emđạo đức văn phòng và tinh thần của một cán bộ, công chức tương lai Xin đượccảm ơn cô ThS Lâm Thu Hằng đã tận tình hướng dẫn cho quá trình thực tập để

em có thể xây dựng và hoàn thiện báo cáo Xin chân thành cảm ơn đến HĐND –UBND thành phố Cao Bằng, cán bộ công chức công tác tại Văn phòng HĐND –UBND thành phố Cao Bằng đã tạo điều kiện, giúp đỡ, tin tưởng em trong suốtquá trình kiến tập tại cơ quan em có thể hoàn thành những công việc cụ thể vàtrao dồi được nhiều kiến thức thực tiễn, nâng cao được kĩ năng của bản thân./

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 11 tháng 3 năm 2016

NGƯỜI VIẾT BÁO CÁO

Phan Thị Hồng Hạnh

B LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay, bộ máy văn phòng là một bộ phận không thể thiếu ở bất cứ một

cơ quan hay tổ chức nào Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có tráchnhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, là bộ máy giúpnhà nước quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo vật chất, kỹ thuật chohoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức

Công tác văn thư là hoạt động quang trọng trong hoạt động quản lý của tất

cả các cơ quan, tổ chức Nhà nước Công tác văn thư là hoạt động thông tin bằngvăn bản, phục vụ cho lãnh đạo chỉ đạo quản lý và điều hành các công việc của

cơ quan

Ngày nay, công tác văn thư càng khẳng định được tầm quan trọng tronghoạt động quản lý Nhà nước nói chung và các cơ quan nói riêng Công tác vănthư được thực hiên tốt sẽ giúp cho lãnh đạo xử lý các thông tin một cách chínhxác, kịp thời, bảo đảm bảo mật cơ quan và đạt hiệu quả hạn chế quan liêu giấy

tờ, giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt độngcủa các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan

Suốt quá trình học tập và rèn luyện tại Đại học Nội vụ Hà Nội, em đãđược nhà trường, các thầy cô cùng quý cơ quan nơi đơn vị thực tập tạo điềukiện; trong suốt thời gian thực tập, từ ngày 04/01/2016 đến ngày 11/3/2016 tạiVăn phòng HĐND - UBND Thành phố Cao Bằng, mặc dù còn bỡ ngỡ và lúngtúng trong công việc nhưng nhận được sự tận tình giúp đỡ của các cán bộ vănphòng em đã được làm quen với công việc của một công chức Nhà nước và đãđạt được những yêu cầu cũng như mục đích của đợt thực tập mà nhà trườngmong muốn mang lại cho sinh viên Nhận thức được tầm quan trọng của côngtác văn thư đối với sự phát triển của đất nước, thấy được những bất cập còn tồn

đọng trong công tác văn thư tại Văn phòng nên em chọn chuyên đề “Tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng HĐND - UBND thành phố Cao Bằng”.

2 Mục tiêu của đề tài

Báo cáo thực tập với đề tài đã chọn nhằm đạt được các mục tiêu chính sau:

- Khảo sát công tác văn phòng của HĐND – UBND Thành phố Cao Bằng;

- Nghiên cứu, mô tả cách thức tổ chức công tác văn thư trong cơ quanHĐND – UBND Thành phố;

- Đánh giá được thực trạng tổ chức công tác văn thư của HĐND - UBNDthành phố Cao Bằng;

- Tìm ra các nguyên nhân của những hạn chế còn tồn tại trong cách tổchức công tác văn thư của cơ quan;

- Đưa ra những kết quả đã đạt được trong quá trình thực tập tại Vănphòng HĐND – UBND thành phố Cao Bằng

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư;

Phạm vi nghiên cứu: HĐND – UBND thành phố Cao Bằng

4 Nguồn tài liệu tham khảo

Các loại văn bản quy định về công tác văn thư

6 Phương pháp nghiên cứu

Với các phương pháp nghiên cứu chủ yếu: Quan sát, phân tích, tổng hợp,thống kê, đánh giá, so sánh…

7 Bố cục của đề tài

Với sự giúp đỡ của cán bộ Văn phòng HĐND – UBND thành phố CaoBằng, em đã hoàn thành tốt các công việc được giao Em đã hoàn thành bài báocáo thực tập có nội dung gồm 3 phần:

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND – UBNDTHÀNH PHỐ CAO BẰNG

Phần II CHUYÊN ĐỀ: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN

PHÒNG CỦA HĐND – UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ

Tuy nhiên trong quá trình thực tập, việc áp dụng những kiến thức đã đượchọc vào công việc thực tiễn còn nhiều bỡ ngỡ, kinh nghiệm chưa nhiều, đây làmột trong những kết quả đầu tiên đánh giá bước trưởng thành của em sau quãngthời gian học tập và rèn luyện tại trường Vì vậy trong thời gian thực tập cũngnhư trong bản báo cáo thực tậpkhông tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế Emkính mong nhận được sự thông cảm, góp ý, chỉ bảo, nhận xét của nhà Trường,Khoa Quản trị Văn phòng cùng các thầy giáo, cô giáo và các cán bộ, lãnh đạoVăn phòng để bài viết của em được hoàn chỉnh hơn, giúp cho em có thêm đượcnhững kinh nghiệm quý báu trong công việc và tạo điều kiện thuận lợi chonhững bước đi tiếp theo trong tương lai

TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC VỀ CỦA HĐND – UBND THÀNH PHỐ

CAO BẰNG

1 Điều kiện tự nhiên

Cao Bằng có diện tích tự nhiên 6.690,72 km² Phía Bắc và Đông Bắc giáptỉnh Quảng Tây (Trung Quốc), có đường biên giới dài 333,125 km; phía Tâygiáp tỉnh Hà Giang và Tuyên Quang; phía Nam giáp tỉnh Bắc Kạn; phía ĐôngNam giáp tỉnh Lạng Sơn Cao Bằng là một tỉnh miền núi vùng cao biên giới, xacác trung tâm kinh tế lớn của vùng Đông Bắc và cả nước

Tháng 9/2012, Thị xã Cao Bằng thành lập thêm hai phường ( Duyệt Trung

và Hòa Chung), đưa tổng số phường lên 8/11 đơn vị hành chính trực thuộc vàthành lập Thành phố Cao Bằng trực thuộc tỉnh (Nghị quyết số 60/NQ-CP ngày25/9/2012 của Chính Phủ), với tổng diện tích đất tự nhiên: 10.762,81 ha; dân số:84.421 người

Thành phố Cao Bằng là thành phố miền núi, địa hình dạng lòng mángthuộc vùng hợp lưu của sông Bằng và sông Hiến Thành phố Cao Bằng là trungtâm của tỉnh Cao Bằng có đường Quốc lộ 3 nối từ Thái Nguyên, Bắc Cạn lên,đường Quốc lộ 4 nối từ Lạng Sơn lên, giao cắt qua địa bàn thành phố, thôngtuyến tới cửa khẩu Tà Lùng và Cửa khẩu Sóc Giang Thành phố Cao Bằng cónhiều lợi thế trong việc mở rộng giao thương với các tỉnh trong nước và vớiTrung Quốc, là điều kiện thuận lợi để phát triển kinh tế theo hướng hội nhập,công nghiệp hóa hiện đại hóa

Thành phố Cao Bằng gồm các dân tộc Tày, Nùng, Mông, Kinh, Sống rảirác và xen kẽ trên khắp địa bàn Ngôn ngữ giao tiếp chủ yếu bằng tiếng Tày, Nùng,Kinh Có truyền thống tôn thờ tổ tiên và các danh nhân có công với dân tộc

2 Tình hình Kinh tế - Xã hội.

Năm 2015 nhìn chung: tình hình kinh tế, xã hội của thành phố tiếp tụcphát triển và ổn định, mức tăng trưởng đạt khá Sản xuất nông nghiệp cơ bản đạttheo kế hoạch; kiểm soát tốt dịch bệnh; hoạt động kinh doanh dịch vụ trên địabàn tiếp tục phát triển để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng ngày càng tăng của ngườidân; văn hóa xã hội có nhiều biến chuyển tích cực, chất lượng giáo dục, đào tạo,công tác dạy và học được nâng lên, tỷ lệ học sinh bỏ học giảm, bảo đảm thực

hiện chế độ chính sách với người có công, người nghèo, cận nghèo, đồng bàodân tộc thiểu số; tổ chức tốt các ngày lễ, kỷ niệm lớn của dân tộc và của địaphương; nhân dân tiếp tục cuộc vận động thực hành tiết kiệm trong việc tang lễ,cưới xin theo định hướng xây dựng đời sống văn hóa ở khu dân cư; công tác dântộc và tôn giáo được quan tâm chú trọng Công tác tiếp dân giải quyết khiếu nại tốcáo cải cách hành chính thực hành tiết kiệm, phòng chống tham nhũng được tăngcường; giữ vững quốc phòng an ninh; đảm bảo trật tự và an toàn xã hội Cụ thể:

 Về kinh tế:

- Tốc độ phát triển kinh tế đạt 14,9%, trong đó:

+ Công nghiệp đạt 14,6%;

+ Dịch vụ, thương mại đạt 26%;

+ Nông lâm ngư nghiệp đạt 4,1%

- Thu nhập bình quân đầu người đạt 25,37 (triệu đồng/người);

- Cơ cấu kinh tế như sau:

+ Công nghiệp chiếm 30;

+ Dịch vụ thương mại chiếm 29,5%;

+ Nông lâm ngư nghiệp chiếm 40,5%

- Giá trị sản xuất nông nghiệp đạt 48,5 (triệu đồng/ha);

- Tổng sản lượng lương thực có hạt là 2997,1 tấn;

- Giá trị sản xuất CN&TTCN đạt 34310 triệu đồng;

- Thu ngân sách đạt 181580 triệu đồng;

 Về xã hội - môi trường:

- Tỷ suất sinh là 0,01%;

- Tỷ lệ hộ nghèo còn 2,69%;

- Trường chuẩn quốc gia là 05 trường;

- Duy trì phổ cập giáo dục tiểu học đạt 13/13 xã, phường;

- Số bác sĩ/1vạn dân là 20 bác sĩ;

- Hộ gia đình văn hóa đạt 90%;

- Cơ quan đơn vị văn hóa đạt 92,1%;

- Giữ tỷ lệ che phủ rừng đạt 72%;

- Tỷ lệ dân dùng nước sinh hoạt là 100%

HĐND – UBND thành phố Cao Bằng là cơ quan chịu trách nhiệm chấphành Hiến pháp, Pháp luật của Nhà nước và các văn bản dưới luật và NghịQuyết chỉ đạo sự phát triển kinh tế - xã hội, an ninh – quốc phòng trên địa bànthành phố.

HĐND – UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, gópphần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước

từ Trung ương đến cơ sở

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

- HĐND – UBND thành phố Cao Bằng có nhiệm vụ trong việc thực hiệnquản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp,ngư nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hoá,phát thanh, truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác; quản lý Nhà nước về đất đai

và các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác; quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đolường chất lượng sản phẩm hàng hoá;

- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,Luật, các văn bản của Chính Phủ và Nghị quyết, Quyết định của UBND tỉnhCao Bằng, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dântrên địa bàn thành phố;

- Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội; thực hiện nhiệm vụ xâydựng lực lượng vũ trang nhân dân và xây dựng quốc phòng toàn dân; thực hiệnchế độ nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên, chính

sách hậu phương quân đội và chính sách đối với lực lượng vũ trang nhân dântrên địa bàn thành phố;

- Phòng chống thiên tai; bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổchức xã hội; bảo vệ tình trạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền vàlợi ích hợp pháp khác của công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm giả

và các tệ nạn xã hội khác;

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương; đào tạo độingũ viên chức Nhà nước và cán bộ xã, phường; Bảo hiểm xã hội theo sự phâncấp của Chính Phủ;

- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương theo quy định củapháp luật; tổ chức việc thu, chi ngân sách của thành phố theo quy định của phápluật; phối hợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, kịp thờicác loại thuế và các khoản thu khác ở địa phương;

- HĐND – UBND thành phố Cao Bằng thực hiện việc quản lý địa giớihành chính, chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước tỉnh Cao Bằng

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

HĐND – UBND thành phố Cao Bằng hoạt động trên cơ sở Luật Tổ chứcchính quyền địa phương ban hành ngày 19 tháng 6 năm 2015 và quy chế hoạtđộng của HĐND - UBND thành phố Để hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm

vụ của mình, HĐND – UBND thành phố Cao Bằng sắp xếp tổ chức bộ máy làmviệc như sau:

Thường trực HĐND – UBND thành phố Cao Bằng có: 01 Chủ tịch, 03Phó chủ tịch;

Các phòng ban (22 phòng ban) chuyên môn như sau:

 Phòng Tài chính – Kế hoạch

 Phòng Lao động Thương Binh – xã hội

 Phòng Giáo dục – Đào tạo

 Phòng Quản lý đô thị

 Phòng Y tế

 Phòng Tài nguyên và Môi trường

 Văn hóa Thông tin

 Trung tâm Văn hóa thể thao

 Đội trật tự đô thị

 Trạm Khuyến nông - khuyến lâm

 Đài Truyền thanh truyền hình

 Ban quản lý Dự án và giải phóng mặt bằng

 Ban quản lý dự án “đầu tư và phát triển miền núi phía Bắc”(WB)

 Văn phòng Đăng kí quyền sử dụng đất

 Công an

 Ban chỉ huy quân sự

Chủ tịch HĐND - UBND thành phố phụ trách chung công tác lãnh đạo,chỉ đạo, quản lý điều hành các lĩnh vực công tác của HĐND – UBND thành phố.Chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh, Ban thường vụ Thành ủy và các hoạt độngthuộc chức năng, nhiệm vụ của HĐND – UBND thành phố Là người đứng đầuBan chấp hành Đảng bộ chịu trách nhiệm cao nhất, toàn diện trước Ban chấphành, Ban thường vụ và Thường trực Thành ủy, cùng Ban chấp hành Đảng bộthành phố

Phó chủ tịch phụ trách văn hóa xã hội: Giúp Chủ tịch chỉ đạo, điều hànhcác lĩnh vực: Giáo dục; y tế; văn hóa; thể thao; Thông tin - Truyền thông, truyềnthanh – truyền hình, Lao động – Thương binh xã hội, Dân số - Kế hoạch hóa giađình; Bảo hiểm xã hội; dân tộc; các tổ chức hội quần chúng – nghề nghiệp, thựchiện các chương trình mục tiếu quốc gia, xóa đói giảm nghèo và việc làm phòngchống tệ nan xã hội, giáo dục quốc phòng – an ninh, giáo dục pháp luật, chươngtrình hỗ trợ phát triển, chỉ đạo công tác xây dựng cơ bản thuộc phạm vi phân

công phụ trách Trực tiếp chỉ đạo văn phòng HĐND và UBND thành phố, Chủtịch các Hội đồng, trưởng các ban của thành phố theo linh vực phân công phụtrách và một số việc khác do Chủ tịch phân công Được Chủ tịch Ủy quyền lãnhđạo công việc của HĐND – UBND thành phố khi Chủ tịch đi vắng.

Phó Chủ tịch giúp Chủ tịch chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác: Tàinguyên, môi trường, đô thị; nông lâm nghiệp – kiểm lâm, khuyến nông khuyếnlâm, thú y, bảo vệ thực vật, thống kê; chỉ đạo công tác xây dựng cơ bản thuộcphạm vi vân công phụ trách, Hội đồng quản trị ngân hàng chính sách xã hội.Trưởng ban chỉ huy phòng chống lụt bão, giảm nhẹ thiên tai; Trưởng ban đạidiện Hội đồng quản trị ngân hàng chính sách xã hội Chủ tịch Hội đồng, trưởngban chỉ đạo của thành phố theo lĩnh vực liên quan được phân công phụ trách vàmột số nhiệm vụ khác do Chủ tịch phân công

Phó Chủ tịch giúp Chủ tịch chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác:Ngành công thương, dịch vụ; Tài chính – kế hoạch, ngân hàng nông nghiệp vàphát triển; kho bạc, thuế; quản lý thị trường Kinh tế đối ngoại, kinh tế cửa khẩu;chỉ đạo công tác xây dựng cơ bản thuộc phạm vi phân công phụ trách Giúp Chủtịch, Chủ tịch Hội đồng, Trưởng các ban chỉ đạo của thành phố theo các lĩnh vựcliên quan được phân công phụ trách và một số nhiệm vụ khác do Chủ tịch phâncông

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức các phòng ban chuyên môn HĐND – UBNDthành phố Cao Bằng:

(xem phụ lục 01)

1.2.Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng HĐND – UBND thành phố Cao Bằng

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng.

Địa chỉ: Số 32, phố Đàm Quang Trung, phường Hợp Giang, TP CaoBằng;

SĐT: 0263860193

Email: vphdnd.ubnd.thixa@gmail.com

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và

kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND thành phố.

 Nhiệm vụ

Văn phòng HĐND và UBND thành phố có nhiệm vụ xây dựng chươngtrình công tác của cơ quan, chuẩn bị báo cáo về hoạt động của HĐND và UBNDthành phố, biên tập, quản lý hồ sơ, biên bản các kỳ họp của HĐND và UBNDthành phố, phối hợp với các ngành chức năng soạn thảo và hoàn chỉnh các đề án,Nghị Quyết, Quyết định, Chỉ thị trình HĐND và UBND thành phố để ban hành

Thống nhất về việc ban hành các văn bản của HĐND và UBND, Chủ tịchHĐND và UBND thành phố, theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn trongviệc chuẩn bị các đề án được phân công để trình cấp có thẩm quyền

Thường xuyên cung cấp và xử lý thông tin kịp thời, chính xác để phục vụcho công tác lãnh đạo của HĐND và UBND thành phố, giúp lãnh đạo cơ quanthực hiện các chế độ thông tin báo cáo lên cấp trên

Thực hiện tốt các mối quan hệ làm việc giữa HĐND và UBND thành phố,Chủ tịch UBND với Thường trực Thành ủy, nhân dân trong thành phố

 Cơ cấu tổ chức

Văn phòng HĐND và UBND thành phố có số lượng nhân sự gồm 20người, trong đó có 01 Chánh văn phòng, 02 phó chánh văn phòng, 05 chuyênviên, 02 viên chức biệt phái, 01 cán bộ hợp đồng, 02 kế toán, 01 văn thư, 01 lưutrữ, 01 tạp vụ, 02 lái xe, 02 bảo vệ

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND thành phố

(Xem phụ lục 02)

1.3.Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn

- Trực tiếp lập lịch công tác tuần, dự thảo chương trình công tác, kế hoạchcông tác hàng tháng, quý, năm của thường trực HĐND-UBND thành phố;

- Theo dõi công tác của Khối Nội chính của UBND thành phố (bao gồm:Công tác Nội vụ, Công an, Quân sự);

- Chủ tài khoản, quản lý sử dụng kinh phí và tài sản của văn phòng, kýduyệt các khoản chi tiêu, ký các hợp đồng kinh tế, xin chủ trương của Thườngtrực UBND thành phố khi mua sắm các loại tài sản, trang thiết bị văn phòng, sửachữa trụ sở;

- Chịu trách nhiệm tổ chức công tác đối nội, đối ngoại, công tác đón, tiếpkhách;

- Trực tiếp quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng UBND thành phố;

HĐND Thường xuyên giữ mối liên hệ với văn phòng HĐNDHĐND UBND tỉnh CaoBằng Phối hợp hoạt động với Văn phòng Thành ủy, các tổ chức đoàn thể củathành phố;

- Giúp việc trực tiếp cho đồng chí Lương Tuấn Hùng – Chủ tịch UBNDthành phố

2 Đồng chí Đoàn Anh Tuấn – Phó Chánh Văn phòng

Giúp chánh văn phòng điều hành công tác văn phòng và một số công việcchuyên môn theo phân công của Chánh văn phòng, chịu trách nhiệm trước

Chánh văn phòng phụ trách theo dõi khối Kinh tế ngành.

- Theo dõi, tổng hợp, rà soát, thẩm định các đề án, phương án, dự án, vàcác văn bản của các phòng: Quản lý đô thị; Tài nguyên – Môi trường; Trung tâmphát triển quỹ đất và GPMB; ban Quản lý dự án đầu tư và xây dựng; đội Quản

lý trật tự đô thị thành phố báo cáo lãnh đạo văn phòng trước khi trình Chủ tịchUBND và Phó Chủ tịch (phụ trách );

- Làm thư kí ghi biên bản các phiên họp, hội nghị và soạn thảo các thôngbáo kết luận có liên quan đến lĩnh vực kinh tế ngành của UBND thành phố;

- Chủ tài khoản thứ hai, được ký các thủ tục khi Chánh Văn phòng đicông tác hoặc nghỉ phép;

- Giúp việc trực tiếp cho đồng chí Nguyễn Quốc Trung – Phó Chủ tịchUBND thành phố

3 Đồng chí Lê Thị Thanh Nga – Phó Chánh Văn phòng

- Trực tiếp phụ trách công tác Tiếp dân, nhận và xử lý đơn thư khiếu nại,

tố cáo của tổ chức và công dân;

- Tham gia tiếp dân định kỳ hàng tháng của UBND thành phố Tổng hợpcác ý kiến chỉ đạo, ra thông báo kết luận cho từng kỳ tiếp công dân;

- Trực tiếp theo dõi phụ trách bộ phận “Một cửa” của UBND thành phố;

- Làm thư ký ghi biên bản các phiên họp, hội nghị và soạn thảo các thôngbáo kết luận có liên quan đến lĩnh vực phụ trách của UBND thành phố;

- Theo dõi, tổng hợp, rà soát, thẩm định các văn bản của phòng Tư pháp,Thanh Tra Thành phố, báo cáo lãnh đạo văn phòng trước khi trình Chủ tịchUBND và Phó Chủ tịch (phụ trách) Giữ mối liên hệ với những cơ quan: Tòa ánnhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Thi hành án dân sự, Hội Luật gia Thành phố

4 Đồng chí Lê Kim Duyên – Chuyên viên

- Phụ trách tham mưa toàn bộ công tác Dân tộc của Thành phố;

- Phụ trách công tác lễ tân, phối hợp với đồng chí Kế toán giúp Chánh vănphòng xây dựng kế hoạch và thực hiện công tác mua sắm tài sản, trang thiết bịphục vụ hoạt động yêu cầu công tác Chịu trách nhiệm tổ chức công tác đối nội,đối ngoại, công tác đón, tiếp khách Báo cáo lãnh đạo văn phòng trước khi trình

Phó Chủ tịch UBND (phụ trách);

- Trực tiếp thực hiện các chế độ đảm bảo an ninh, phòng chống cháy nổ,

vệ sinh trong văn phòng và phối hợp với Văn phòng thành ủy và các đơn vị liênquan thực hiện những nội dung trên;

- Làm các thủ tục trình duyệt các khoản thu, chi của văn phòng theo đúngquy định

5 Đồng chí Vũ Linh Nhâm – Chuyên viên

- Tổng hợp, soạn thảo báo cáo kinh tế - xã hội tháng, quý, 6 tháng, năm,báo cáo đột xuất của UBND Thành phố;

- Làm thư ký ghi biên bản các phiên họp thường kỳ, hội nghi có nội dungtổng hợp của Thường trực UBND Thành phố;

- Chuẩn bị các bài viết, bài phát biểu tổng hợp của Chủ tịch, các Phó Chủtịch UBND Thành phố do Chủ tịch, Các Phó Chủ tịch UBND thành phố hoặclãnh đạo văn phòng phân công;

- Theo dõi, tổng hợp, rà soát, thẩm định các văn bản của phòng Tài kính –

Kế hoạch, phòng Kinh tế (lĩnh vực công nghiệp, thương mại, dịch vụ), phòngQuản lý thị trường, Ban Quản lý chợ, báo cáo lãnh đạo văn phòng trước khitrình Chủ tịch và Phó Chủ tịch (phụ trách) Tổng hợp, giúp việc cho Thườngtrực UBND thành phố, lãnh đạo văn phòng đối với một số công việc khác khiđược phân công Giữ mối liên hệ với phòng Thống kê Thành phố

6 Đồng chí Nguyễn Như Quỳnh – Phó Trạm trưởng trạm Khuyến nông –Khuyến lâm Thành phố (viên chức biệt phái)

- Tham mưu trực tiếp giúp cho thường trực phụ trách lĩnh vực xây dựngNông thôn mới, lĩnh vực nông, lâm nghiệp;

- Theo dõi, tổng hợp công tác thẩm tra, rà soát, thẩm định các đề án,phương ám, dự án và các văn bản của phòng Kinh tế (lĩnh vực nông - Lâmnghiệp), Trạm Khuyến nông – Khuyến lâm, Trạm Thú y,Trạm Bảo vệ thực vật,Hạt Kiểm lâm thành phố Báo cáo lãnh đạo văn phòng trước khi trình Chủ tịchUBND và Phó Chủ tịch (phụ trách) thẩm định các dự thảo văn bản của các đơn

vị trên báo cáo lãnh đạo văn phòng trước khi trình Phó Chủ tịch (phụ trách);

- Chuẩn bị các bài viết, bài phát biểu tổng hợp của Chủ tịch, các Phó Chủtịch UBND thành phố do Chủ tịch hoặc lãnh đạo văn phòng phân công theo lĩnhvực được phụ trách;

- Trực tiếp giúp việc cho đồng chí Nông Thị Chầm – Phó Chủ tịch UBNDThành phố

7 Đống chí La Việt Hùng – chuyên viên

- Soạn thảo các văn bản giải quyết của UBND, thẩm tra, rà soát, thẩmđịnh các đề án, phương án và các văn bản của phòng Giáo dục và Đào tạo;phòng Văn hóa – TT, Trung tâm Văn hóa thể thao thành phố, Đài phát thanhtruyền hình thành phố;

- Chuẩn bị các bài viết, bài phát biểu tổng hợp của Chủ tịch, các Phó Chủtịch UBND thành phố do Chủ tịch hoặc lãnh đạo văn phòng phân công theo lĩnhvực được phụ trách;

- Báo cáo lãnh đạo văn phòng trước khi trình Phó Chủ tịch (phụ trách);

- Trực tiếp giúp việc cho đồng chí Lâm Đức Xuân – Phó Chủ tịch UBNDthành phố và giúp việc cho các đồng chí Thường trực HĐND thành phố

8 Đồng chí Vũ Thị Thúy Bình – Phó Chủ tịch Hội Chữ Thập đỏ Thànhphố (viên chức biệt phái)

- Phụ trách tham mưu công tác Chữ Thập Đỏ thành phố;

- Phụ trách kiểm ra công tác theo dõi, tổng hợp, rà soát, thẩm định các đề

án, phương án, dự án và các văn bản của phòng Lao động – TBXH, Y tế, Bảohiểm xã hội, Trung tâm Y tế Thành phố, Trung tâm Dân số - KHHGĐ thành phốbáo cáo lãnh đạo văn phòng trước khi trình Phó Chủ tịch UBND (phụ trách);

- Chuẩn bị các bài viết, bài phát biểu tổng hợp của Chủ tịch, Các Phó Chủtịch UBND thành phố do Chủ tịch hoặc lãnh đạo văn phòng phân công theo lĩnhvực được phụ trách;

- Làm thư ký ghi biên bản các phiên họp, hội nghị và soạn thảo các thôngbáo kết luận có liên quan đến lĩnh vực chính sách xã hội của UBND thành phố;

- Soạn thảo các văn bản giải quyết của Thường trực HĐND, ghi biên bản,tổng hợp hồ sơ, ra thông báo, kết luận trong các kỳ họp giao ban hoặc khi giám

sát lại các cơ quan, đơn vị của Thường trực HĐND Cung cấp thông tin phục vụquản lý và hoạt động của HĐND;

- Trực tiếp giúp việc cho đồng chí Nguyễn Quốc Trung – Phó Chủ tịchUBND thành phố và giúp việc cho đồng chí Ủy viên Thường trực HĐND thànhphố

9 Đồng chí Đinh Văn Giáp – chuyên viên

- Trực quầy tiếp nhận và trả hồ sơ lĩnh vực xây dựng tại bộ phận “Mộtcửa” của thành phố;

- Trực tiếp phụ trách phần mềm eOffice của Văn phòng HĐND – UBNDthành phố;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vựcphân công

10 Đồng chí Nông Thị Ngân Hà – Chuyên viên

- Trực tại quầy tiếp nhận và trả hồ sơ cấp giấy phép kinh doanh tại bộphận “Một cửa” của thành phố;

- Phối hợp với đồng chí Đinh Văn Giáp phụ trách phần mềm Eoffice củaVăn phòng HĐND – UBND thành phố;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo văn phòng phụ trách lĩnh vựcphân công

11 Đồng chí Trần Thị Thùy Linh – Cán bộ hợp đồng

Trực tại quầy tiếp nhận và trả hồ sơ lĩnh vực đất đai tại bộ phận “Mộtcửa” của thành phố

12 Đồng chí Hoàng Thạch Yến – Kế toán

- Đảm bảo kinh phí hoạt động thường xuyên của Thường trực HĐND –UBND, văn phòng hoặc những nhiệm vụ phát sinh trong công tác lãnh, chỉ đạocủa Thường trực HĐND – UBND thành phố;

- Giúp Chánh văn phòng xây dựng dự toán và quyết toán thu chi tài chínhtheo đúng quy định Đảm bảo thực hiện tốt quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan;

- Quản lý, theo dõi trên sổ sách và tổng hợp tình hình tăng, giảm tài sản cốđịnh, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ phục vụ nghiệp vụ chuyên môn của văn

phòng Chủ động tham mưa, đề xuất việc kiểm kê, thanh lý tài sản công theoquy định;

- Giám sát việc thu chi của chủ tài khoản và người được ủy quyền theochế độ hiện hành Tổng hợp, báo cáo lãnh đạo văn phòng về tình hình sử dụngkinh phí quản lý tài sản của văn phòng theo quy định Phụ trách tham mưu giúpchánh văn phòng quản lý công sản, lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa phươngtiện, trang thiết bị đáp ứng yêu cầu công tác của Thường trực và Văn phòngHĐND – UBND thành phố

13 Đồng chí Đinh Thị Hương Ly – Văn thư

- Thực hiện nghiêm túc quy trình xử lý văn bản, tiếp nhận, quản lý toàn bộcông văn đi, đến, phát hành các văn bản của HĐND – UBND thành phố và củaVăn phòng theo đúng địa chỉ, đúng quy định của nhà nước Chuyển giao nhanhchóng, đầy đủ, kip thời, chính xác công văn đến, thư báo đến Thường trựcHĐND – UBND, lãnh đạo văn phòng;

- Quản lý con dấu, cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường, bảo quản hồ sơ, tàiliệu đầy đủ, đúng quy định, thực hiện nguyên túc công tác bảo mật;

- Quản lý, sắp xếp, lưu trữ tài liệu đảm bảo khoa học theo năm, kết thúcnăm bàn giao cho nhân viên lưu trữ để đưa vào kho lưu trữ

14 Đồng chí Lý Thị Đàn – nhân viên đánh máy, in ấn, lưu trữ

- Quản lý kho lưu trữ của văn phòng HĐND – UBND thành phố, trực tiếpthu nhập tài liệu, chỉnh lý phân loại tài liệu, hoàn chỉnh hồ sơ, hệ thống hóa tàiliệu trong kho lưu trữ, bảo quản, giữ gìn bí mật tài liệu, tổ chức phụ vụ khai tháctài liệu trong kho lưu trữ hiệu quả;

- Thực hiện công việc in ấn, pho to văn bản theo đúng quy định về thểthức của văn bản, đảm bảo chính xác, đúng số lượng;

- Phụ trách việc chỉnh lý tài liệu trong kho lưu trữ

15 Đồng chí Đinh Đăng Hải – Đội Trưởng đội Bảo vệ

Phụ trách Đội bảo vệ của cơ quan thực hiện công việc thường trực bảo vệ

cơ quan trong và ngoài giờ hành chính, đảm bảo các chế độ an ninh, nội vụ,phòng chống cháy nổ…( Hàng tuần xây dựng lịch phân công trực tiếp của bộ

phận bảo vệ đảm bảo an toàn công sở 24/24 giờ) Sửa chữa, thay thế các thiệt bịđiện, nước của cơ quan.

16 Đồng chí Đàm Văn Cẩm – Nhân viên Bảo vệ

Thực hiện dự phân công của đồng chí đội trưởng Đội bảo vệ của cơ quan,trong công tác thường trực bảo vệ cơ quan trong và ngoài giờ hành chính, đảmbảo các chế độ an ninh, nội vụ, phòng chống cháy nổ…( Hàng tuần xây dựnglịch phân công trực tiếp của bộ phận bảo vệ đảm bảo an toàn công sở 24/24 giờ).Sửa chữa, thay thế các thiệt bị điện, nước của cơ quan

17 Đồng chí Hoàng Hải Bình và đồng chí Mai Trường Giang - lái xe.Phụ trách và lập kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng thường xuyên, trực tiếpsửa dụng, bảo quản xe ô tô 11A 000.77 ( đ/c Giang), xe ô tô 11B 007.57 và xe11A 001.08 ( đ/c Bình) phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND – UBNDtheo sự điều hành của lãnh đạo văn phòng, có trách nhiệm giữ gìn, bảo đảm antoàn phương tiện, sử dụng tiết kiệm xăng dầu

18 Đồng chí Nông Thị Diễm Anh – Kế toán – Kiêm thủ quỹ

Phối hợp với đồng chí Hoàng Thạch Yến giúp chánh văn phòng xây dựng

dự toán và quyết toán thu chi tài chính theo đúng quy định Đảm bảo thực hiêntốt quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan Kiêm kế toán của 04 đơn vị: phòng Nội

vụ, phòng Dân tộc, Đội Trật tự đô thị, Đài truyền thanh truyền hình thành phố

19 Đồng chí Phương Thị Nguyệt Minh – Nhân viên phục vụ

- Làm công tác lễ tân, phục vụ nước uống, làm công tác vệ sinh trongphòng làm việc của thường trực HĐND – UBND thành phố và lãnh đạo vănphòng, phòng tiếp công dân (trong những ngày tiếp công dân), phòng tiếpkhách, phòng họp, hội trường của Thường trực HĐND – UBND thành phố; làmcông tác vệ sinh trong phòng họp, hội trường, khu vực hành lang và các nhà vệsinh thuộc khối UBND thành phố;

- Chăm sóc cây cảnh trong phòng làm việc của Thường trực HĐND –UBND thành phố, lãnh đạo Văn phòng và khu vực hành lang, tiền sảnh của cơquan

Phần II.

CHUYÊN ĐỀ: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG

CỦA HĐND – UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG 1.1.LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

2.1.1 Khái niệm về công tác văn thư

Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản,

tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản, qản lý và sửa dụng con dấu trong các cơquan, tổ chức nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách,pháp luật của Đảng và Nhà nước; báo cáo, liên hệ giữa các cơ quan tổ chức, cácngành, các cấp trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức

Văn thư vốn là từ Hán gốc dùng chỉ tên gọi chung của các loại văn bản do

cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) và vănbản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để phục vụ choquản lý, điều hành công việc chung Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biếndưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trungcổ; đặc biệt dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhànước

2.1.2 Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư

 Vai trò của công tác văn thư:

Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lýnói chung, là nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng Trong vănphòng công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạtđộng của văn phòng và là một mắt xích trong bộ máy hoạt động quản lý của cơquan, đơn vị Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan,được xem là một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếpđến chất lượng quản lý Nhà nước

 Ý nghĩa của công tác văn thư:

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác nhữngthông tin cấp thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vịnói chung Công tác quản lý đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết Thông tinphục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông

tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Về nội dung côngviệc có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tácquản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến nhữngthông tin mang tính pháp lý.

Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơquan nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng, đúng chính sách, đúng chế

độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu,giảm bớt giấy tờ không cần thiết và hạn chế việc lợi dụng sơ hở trong việc quản

lý văn bản để làm những việc trái pháp luật

Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơquan Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của các cơ quan cũng nhưhoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan Nếutrong quá trình hoạt động của các cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dungvăn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cầnthiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơquan một cách chân thực

Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu, tạo điềukiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên vào cáckho lưu trữ lịch sử là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp vào lưutrữ cơ quan Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần tổ chức tốtviệc lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữlại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấynhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các khâunghiệp vụ Ngược lại nếu chất lượng hồ sơ không tốt, văn bản giữ lại không đầy

đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ thấp, gây khó khăn cho công táclưu trữ trong việc tiến hành các khâu nghiệp vụ, làm cho giá tài liệu tại các kholưu trữ lịch sử ở mức thấp

Yêu cầu của công tác văn thư

Đứng trước đòi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư ởcác cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn giấy tờ

phải đảm bảo những yêu cầu hết sức cơ bản Thể hiện việc đáp ứng các đòi hỏi

về nhu cầu quản lý Nhà nước ở từng lĩnh vực, khía cạnh của cuộc sống, từ đócông tác văn thư có những yêu cầu cơ bản sau:

 Yêu cầu nhanh chóng:

Quá trình quản lý công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xâydựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản Do đó, xây dựng văn bảnnhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanhchóng mọi công việc của cơ quan;

Nội dung mỗi văn bản đều chứa đựng một sự việc nhất định, nếu giải quyếtvăn bản chậm làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan; đồngthời làm giảm ý nghĩa những sự việc được nêu ra trong mỗi văn bản

+ Chính xác về thể thức văn bản: Văn bản ban hành phải có đầy đủ cácthành phần do Nhà nước quy định, mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn doNhà nước quy định;

+ Chính xác về các khâu kỹ thuật, nghiệp vụ, yêu cầu về tính chính xácphải được quán triệt một cách đầy đủ các khâu nghiệp vụ như đánh máy vănbản, đăng ký và chuyển giao văn bản Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiệnđúng thể loại văn bản

 Yêu cầu bí mật:

Trong nội dung văn bản đi, văn bản đến của cơ quan có nhiều vấn đềthuộc phạm vi, danh mục bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước Vì vậy trongquá trình tiến hành xây dựng văn bản và tổ chức giải quyết, xử lý văn bản phảiđảm bảo giữ gìn bí mật;

Khi lựa chọn cán bộ văn thư phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật của

cơ quan Về khía cạnh nhất định yêu cầu bí mật trong công tác văn thư còn phảithể hiện ở việc giữ gìn bí mật nội dung những công việc mới của cơ quan hoặcchưa được ban hành thành văn bản.

 Yêu cầu hiện đại hoá:

Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền vớiviệc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Vì vậy, yêu cầuhiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm chocông tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất,chất lượng cao Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay trước hết nói đến ứngdụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và thực hiện trang bị các thiết

có nhiều văn bản, hoạt động cần giữ bí mật Chính vì vậy mà cán bộ văn thư cầnphải có những phẩm chất chính trị như: Lòng trung thành đối với cơ quan, tổchức chính trị - xã hội; tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, chính sách của Đảng,giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong bất kỳ tình huống nào; chấp hànhnghiêm chỉnh pháp luật của nhà nước, coi việc chấp hành luật là nghĩa vụ củamình; rèn luyện bản thân, coi việc học tập chính trị nâng cao trình độ hiểu biết

về Đảng, về nhà nước, về giai cấp vô sản là nhiệm vụ thường xuyên

 Về chuyên môn nghiệp vụ

Cán bộ văn thư cần phải thể hiện chuyên môn nghiệp vụ trên hai mặt: lýluận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành

Về lý luận nghiệp vụ: Cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ vềcông tác văn thư, phải hiểu được nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điềukiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó Tuy nhiên, người cán bộ văn thư phải

có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận của mình trong quá trình công tác,

từng bước rèn luyện để hoàn thiện bản thân và hoàn thiện lý luận nghiệp vụ vềcông tác văn thư.

Về kỹ năng thực hành: cán bộ văn thư cần phải có kỹ năng thực hành mộtcách trung thực và chính xác Quá trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của côngtác văn thư không những giúp cán bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề màcòn giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ

Do tính chất của công việc đòi hỏi người cán bộ văn thư của các cơ quan,

tổ chức chính trị- xã hội không những phải có các yêu cầu cơ bản trung thực,thẳng thắn, nhanh nhẹn, thật thà,…mà còn cần phải có những yêu cầu khác như:

 Tính cơ mật

Tính cơ mật ở người cán bộ văn thư được thể hiện đó là sự kín đáo, có ýthức giữ gìn bí mật Bất cứ trong hoàn cảnh nào khi ra khỏi phòng làm việckhông được để văn bản, tài liệu trên bàn, những ghi chép có nội dung quan trọngkhông được vứt vào sọt rác; luôn cảnh giác tránh lộ bí mật của cơ quan, tổ chứcĐảng, tổ chức chính trị-xã hội

 Tính tỷ mỉ

Do tính chất công việc mà người cán bộ văn thư cần phải có tính tỉ mỉ đếntừng chi tiết Bất cứ công việc nào đều phải thực hoàn chỉnh đến từng chi tiếtnhỏ, không đươc bỏ qua bất cứ một chi tiết nào dù là nhỏ nhất, đặc biệt là vớinhững công việc như thống kê và kiểm tra các nhiệm vụ, ghi chép và chuyểnnhững lời nhắn v.v…

 Tính thận trọng

Trước xử lý một nhiệm vụ nào đó, cán bộ văn thư phải hết sức thận trọng,đặc biệt đối với việc phát hiện những sai sót của cán bộ trong các cơ quan, tổ chứcĐảng, tổ chức chính trị-xã hội về công tác văn thư; những trường hợp nghi ngờ vănbản giả mạo, những vấn đề về việc sử dụng con dấu không đúng quy định Tínhthận trọng sẽ giúp cho cán bộ văn thư tránh những sai lầm nghiêm trọng

 Tính ngăn nắp, gọn gàng

Cán bộ văn thư hằng ngày phải tiếp xúc với các văn bản, giấy tờ, nội dungcông việc lại phức tạp, nếu không được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp thì sẽ ảnh

hưởng đến công việc Mặt khác, phòng làm việc của cán bộ văn thư là nơi đếnliên hệ công tác, tra tìm tài liệu, đóng dấu văn bản…nếu không được gọn gàng

và ngăn nắp sễ có ảnh hưởng không tốt đến cán bộ văn thư

 Tính nguyên tắc

Nội dung nghiệp vụ văn thư phải được thực hiện theo chế độ quy định củaĐảng, Nhà nước và của cơ quan, trước hết là các quy định của cơ quan, tổ chứcĐảng, tổ chức chính trị - xã hội như: chế độ bảo vệ bí mật, quy định về công tácvăn thư, lưu trữ, quy định về quản lý con dấu v.v…dù trong bất cứ hoàn cảnhnào thì cán bộ văn thư cũng phải giữ đúng nguyên tắc, không được phép làm tráiquy định

 Tính tế nhị

Tính tế nhị của người cán bộ văn thư được thể hiện qua sự lễ độ, thân mậtvới người khác, cảm xúc riêng Đặc biệt phải tránh nóng vội khi có việc khẩncấp hoặc phải trả lời những yêu cầu của người khác khi nghi ngờ một điều gì đótrong công việc

Tính tế nhị sẽ giúp cho người cán bộ làm công tác văn thư ngày càngchiếm được lòng tin và sự yêu mến của bạn bè đồng nghiệp và mọi người trong

cơ quan, tổ chức Đảng Điều đó giúp cho người cán bộ văn thư tạo được bầukhông khí thoải mái trong phòng làm việc của mình Đó cũng là một trongnhững điều kiện để nâng cao hiệu quả trong công việc

 Độ tin cậy

Cán bộ văn thư là người tiếp xúc với văn bản, nắm được nội dung hoạtđộng của cơ quan Vì vậy cán bộ văn thư phải luôn thể hiện độ tin cậy để lãnhđạo có thể yên tâm làm việc

2.1.4 Bố trí của phòng văn thư

Phòng văn thư của HĐND – UBND thành phố Cao Bằng được tổ chức

theo mô hình khép kín, đảm bảo kín đáo, tạo không gian yên tĩnh tâm trung làmviệc và không gây ảnh hưởng đến người khác Phòng văn thư ở tại vị trí tầng 2,ngay khu vực tiền sảnh, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tiếp nhận văn bảnđến phòng làm việc được trang bị khá đầy đủ các thiết bị như: máy tính, máy

fax, máy photo, ghế ngồi, điện thoại, tủ đựng tài liệu, bàn làm việc, giá kê tàiliệu… và phần mềm eOfice tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết công việcnhanh chóng, kịp thời.

2.1.5 Hình thức tổ chức Văn thư

Mỗi cơ quan, tổ chức lại lựa chọn hình thức tổ chức văn thư sao cho phùhợp với cơ cấu tổ chức, số lượng văn bản đi và đến, chức năng, nhiệm vụ của cơquan mình Có rất nhiều hình thức tổ chức công tác văn thư nhưng thông thườngngười ta áp dụng ba hình thức chính đó là:

 Hình thức Văn thư tập trung: được áp dụng hầu hết các tác nghiệpchuyên môn, công tác văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị, hình thứcnày thường được áp dụng tại một cơ quan, đơn vị có cơ cấu phức tạp, có quy mônhỏ, số lượng văn bản ít

 Hình thức Văn thư phân tán: được áp dụng khi hầu hết các khâu nghiệp

vụ được giả quyết ở các sở dơn vị, tổ chức trực thuộc cơ quan, đơn vị có cơ cấuphức tạp, nhiều văn bản đi và đến có nhiều cơ sở cách xa nhau

 Hình thức Văn thư hỗn hợp: được áp dụng khi một số khâu nghiệpnghiệp vụ chủ yếu như đánh máy, sao in, đăng ký văn bản, tổ chức thực hiện ởmột số nơi, còn các khâu nghiệp vụ như theo dõi, giải quyết văn bản lưu trongquá trình thực hiện ở các đơn vị, bộ phận khác của cơ quan, hình thức này thôngthường được áp dụng tại các cơ quan, tổ chức trong hệ thống hành pháp quản lýhành chính Nhà nước

Dựa vào chức năng, nhiệm vụ, khối lượng công việc mà HĐND – UBNDthành phố chọn mô hình tổ chức công tác Văn thư theo hình thức tập chung

1.2.Các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư

2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Công tác soạn thảo văn bản là một trong những giai đoạn trong công tácvăn thư Văn bản là một vật chứa thông tin nó được ghi lại bằng nhiều ngôn ngữ

và được truyền đạt trong hoạt động quản lý của cơ quan theo đúng thể thức vàthẩm quyền quy định Kỹ thuật soạn thảo văn bản yêu cầu người soạn thảo phải

có kỹ năng và đúng tiêu chuẩn Nhà nước đề ra

2.2.1.1 Các văn bản quy định về soạn thảo và ban hành văn bản

Công tác soạn thảo văn bản của HĐND – UBND thành phố Cao Bằngđược thực hiện bởi bộ phận Chuyên viên và văn bản của phòng nào thì do chínhphòng đó soạn thảo Việc soạn thảo văn bản của HĐND – UBND thành phố chấphành nghiêm theo quy định Nhà nước, cụ thể:

+ Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992;

+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ

+ Nghị định số 161/2005/NĐ ngày 27/12/2005 của Chính phủ quy địnhchi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạmpháp luật;

+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về côngtác Văn thư;

+ Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN 5700-2002) về mẫu trình bày văn bảnquản lý Nhà nước do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành;

+ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

+ Công văn số 139/VTLT Nhà nước - TTTH về hướng dẫn quản lý vănbản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng

2.2.1.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản được tóm tắt như sau:

Bước 1: Xác định mục đích, tính chất và tầm quan trọng của văn bản, xác

định rõ văn bản có tầm quan trọng hay không Công việc này được xác địnhngay tại phòng chuyên môn, chuyên viên của văn phòng

Bước 2: Thu thập và xử lý thông tin

Việc thu thập và xử lý thông tin quyết định đến chất lượng và nội dung vănbản Thông tin cần thu thập gồm thông tin pháp lý, thông tin thực tiễn, yêu cầu phải

xử lý thông tin chính xác và loại ra những thông tin không chính xác

Bước 3: Xác định tên loại văn bản

Tên loại văn bản phải phù hợp với mục đích, tính chất của văn bản và vấn

đề sự việc đề cập