Nâng cao hiệu quả quản lý văn bản tại văn phòng HĐND UBND thành phố bắc kạn, tỉnh bắc kạn

LỜI CÁM ƠN Tôi xin chân thành cảm ơn đến thầy giáo THs Mai Ngọc Anh ThS.Đỗ Văn Đại tồn thể thầy, giáo khác khoa Hệ thống thông tin kinh tế – Trường Đại học Công nghệ thông tin truyền thông, anh, chị cơng tác văn phòng HĐND-UBND thành phố Bắc Kạn, tỉnh Bắc Kạn bạn giúp đỡ để tơi hồn thiện báo cáo khóa luận tốt nghiệp cách tốt Tôi xin chân thành cảm ơn! i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Nâng cao hiệu quản lý văn văn phòng HĐND-UBND thành phố Bắc Kạn, tỉnh Bắc Kạn” công trình nghiên cứu riêng cá nhân tơi, khơng chép tài liệu chưa công bố nội dung đâu Các kết nghiên cứu số liệu báo cáo sử dụng cách trung thực, nguồn trích dẫn có thích rõ ràng, minh bạch Tơi xin hồn toàn chịu trách nhiệm lời cam đoan danh dự Thái Nguyên, ngày tháng năm 2017 Sinh viên thực Mạc Thị Hoàng ii MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN i LỜI CAM ĐOAN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC HÌNH vi DANH MỤC BẢNG .vii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT .viii LỜI MỞ ĐẦU Chương TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN 1.1 Khái quát chung văn 1.1.1 Khái niệm văn 1.1.2 Chức văn 1.1.3 Phân loại văn 1.1.4 Những yêu cầu chung văn 1.1.5 Văn quản lý nhà nước 1.2 Quản lý văn 1.2.1 Quản lý văn 1.2.2 Quản lý văn đến 1.2.3 Nguyên tắc quản lý văn đi- đến 1.2.4 Yêu cầu việc quản lý văn 1.3 Khái quát tài liệu mật 1.3.1 Khái niệm 1.3.2 Phân loại tin tức thuộc phạm vi bí mật nhà nước 1.3.3 Nội dung quản lý nhà nước bảo vệ bí mật nhà nước 12 1.3.4 Trách nhiệm quan, tổ chức cơng dân bảo vệ bí mật nhà nước 13 Chương KHẢO SÁT THỰC TẾ VỀ CƠNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHỊNG HĐND-UBND THÀNH PHỐ BẮC KẠN, TỈNH BẮC KẠN 14 2.1 Khái quát chung văn phòng HĐND-UBND thành phố Bắc Kạn, tỉnh Bắc Kạn 14 2.1.1 Chức văn phòng HĐND- UBND 15 2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng HĐND- UBND 16 iii 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 21 2.2 Thực trạng quản lý văn 22 2.2.1 Trình văn 22 2.2.2 Xem xét thể thức, ghi số, ngày, tháng năm 23 2.2.3 Đóng dấu văn 24 2.2.4 Đăng ký văn 24 2.2.5 Làm thủ tục gửi văn 26 2.2.6 Lưu văn theo dõi kiểm tra việc gửi văn 26 2.3 Thực trạng quản lý văn đến 27 2.3.1 Tiếp nhận văn đến 27 2.3.2 Đóng dấu đến đăng kí văn đến 28 2.3.3 Trình chuyển giao văn đến 30 2.4 quy định quản lý văn mật 30 2.5 Nhận xét, đánh giá quy trình quản lý văn Văn phòng HĐND-UBND 43 2.5.1 Ưu điểm 43 2.5.2 Nhược điểm 43 2.6 Thực trạng ứng dụng CNTT HĐND-UBND Thành Phố Bắc Kạn 44 2.6.1 Thực trạng nguồn nhân lực 44 Văn phòng HĐND-UBND có 17 cán phụ trách chun mơn có cán chun phụ trách cơng tác văn thư văn phòng có chun viên cán hợp đồng có trình độ đại học chun ngành lưu trữ học quản trị văn phòng 44 2.6.2 Thực trạng hạ tầng kỹ thuật 44 2.6.3 Mục tiêu ứng dụng CNTT quản lý văn 46 2.7 Hạn chế 47 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND THÀNH PHỐ BẮC KẠN, TỈNH BẮC KẠN 48 3.1 Giới thiệu phần mềm QLVB&HSCV 48 3.2 Các chức phần mềm 49 3.2.1.Đăng nhập hệ thống 49 3.2.2 Mục trang chủ 50 iv 3.2.3 Phần danh mục 52 3.2.4 Chức quản lý văn 54 3.2.5 Chức quản lý văn đến 56 3.2.6 Chức tra cứu văn 58 3.2.7 Chức báo cáo in sổ 61 3.3 Giải pháp 62 KẾT LUẬN 66 TÀI LIỆU THAM KHẢO 67 v DANH MỤC HÌNH Hình 2.1 Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng HĐND- UBND thành phố Bắc Kạn 21 Hình 2.2 Quy trình quản lý văn 22 Hình 2.3 mẫu bìa sổ đăng kí văn 24 Hình 2.4 mẫu trang đầu sổ đăng kí văn 25 Hình 2.5 Mẫu trình bày bì văn 26 Hình 2.6 Quy trình quản lý văn đến 27 Hình 2.7 Mẫu dấu đến 28 Hình 2.8 Mẫu bìa trang đầu sổ đăng kí văn mật đến 29 Hình 3.1 Đăng nhập hệ thống 49 Hình 3.2 Trang chủ 49 Hình 3.3 Các phần hình làm việc 50 Hình 3.4 Mục trang chủ phần mềm 52 Hình 3.5 Phần danh mục 54 Hình 3.6 Mục quản lý văn 56 Hình 3.7 Mục quản lý văn đến 58 vi DANH MỤC BẢNG Bảng 3.1 Bảng thích chức mục trang chủ 51 Bảng 3.2 Bảng thích chức phần danh mục 52 Bảng 3.3 Bảng thích Các chức quản lý văn 55 Bảng 3.4 Bảng thích chức quản lý văn đến 57 Bảng 3.5 Bảng diễn giải chức tra cứu văn đi: 59 Bảng 3.6 Bảng thích chức tra cứu văn đến: 60 vii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CVP/Phó CVP Chánh văn phòng/ phó cháng văn phòng HĐND/UBND Hội đồng nhân dân/ Ủy ban nhân dân TT HĐND/UBND Hồ sơ CV TT tổng hợp TTĐT GD&ĐT QLVB&HSCV QLNN QL QSDĐ VB VHTT Thường trực hội đồng nhân dân/ Ủy ban nhân dân Hồ sơ công việc Thông tin tổng hợp Thông tin điện tử Giáo dục Đào tạo Quản lý văn hồ sơ công việc Quản lý nhà nước Quản lý Quyền sử dụng đất Văn Văn hóa thơng tin viii LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công văn giấy tờ phương tiện thông tin cần thiết hoạt động Nhà nước Nó đời khơng nhu cầu giao tiếp truyền thông tin, mà nhu cầu quản lý Nhà nước Vì công tác văn thư xem chức quản lý trở thành điều kiện thiếu việc phát triển hoàn thiện xã hội Tổ chức hợp lý công tác văn thư có ảnh hưởng tốt đến chất lượng hoạt động quản lý Nhà nước tính linh hoạt, tính bền vững, tính tổ chức tiết kiệm Đứng trước yêu cầu đổi Nhà nước ta nay, đặc biệt cơng cải cách hành quốc gia cho phù hợp với kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa diễn sôi động từ trung ương đến địa phương, khơng nói đến việc hồn thiện hợp lý hố cơng tác văn thư có hoạt động quản lý văn đến quan hành Nhà nước mà khơng nghiên cứu ứng dụng tin học công tác văn thư Thực tế cho thấy, công tác văn thư quan hành Nhà nước nay, bên cạnh kết đạt nhiều tồn cần khắc phục như: - Tình trạng q tải cơng tác văn thư việc xử lý thông tin lượng thông tin không ngừng tăng lên; - Phương tiện xử lý thơng tin nghèo nàn thủ cơng, việc tổ chức công tác văn thư theo nề nếp cũ, không đáp ứng nhu cầu , nhanh chóng , xác; - Nhiều quan phương tiện xử lý thơng tin lạc hậu dẫn đến tình trạng xử lý tài liệu hồ sơ sản sinh năm, văn nằm tủ văn pháp quy đăng Công báo, người ta không nhớ hết văn bản, thông tin cần thiết trước ban hành văn dẫn đến việc xây dựng ban hành văn bị trùng lặp, chồng chéo, chí mâu thuẫn Hiểu tầm quan trọng việc phải nắm bắt, truyền tải thơng tin cho nhanh chóng, kịp thời, đầy đủ, xác để phục vụ cho cơng tác quản lý cần thiết việc đại hóa cơng tác văn thư quan, đơn vị, tổ chức cho đạt hiệu làm việc tốt nhất.Thực tế nước ta nay, việc đưa số phần mềm ứng dụng vào việc quản lý quan, đơn vị, tổ chức phổ biến trở nên cần thiết, với vốn kiến thức hiểu biết sinh viên ngành quản trị văn phòng với trình tìm hiểu thực tiễn đơn vị em lựa chọn đề tài “Nâng cao hiệu quản lý văn văn phòng HĐNDUBND thành phố Bắc Kạn, tỉnh Bắc Kạn” Mục đích nghiên cứu  Nghiên cứu tổng quan văn quản lý văn quạn, tổ chức  Khảo sát thực tế cơng tác quản lý văn văn phòng HĐND- UBND thành phố Bắc Kạn tỉnh Bắc Kạn  Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quản lý cơng tác quản lý văn văn phòng HĐND- UBND thành phố Bắc Kạn tỉnh Bắc Kạn Đối tượng phạm vi nghiên cứu  Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng quản lý công tác quản lý văn văn phòng HĐND-UBND thành phố Bắc Kạn, tỉnh Bắc Kạn  Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu khái niệm bản, thực trạng giải pháp nâng cao hiệu quản lý công tác quản lý văn văn phòng HĐND-UBND thành phố Bắc Kạn, tỉnh Bắc Kạn Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài Chương trình thiết lập mang ý nghĩa khoa học với mục đích tìm hiểu, nghiên cứu,ứng dụng đề xuất giải pháp đại hóa cơng tác quản lý văn đi- đến, từ tiết kiệm thời gian, chi phí nhân lực cơng tácvăn thư Giúp ta nhìn nhận vấn đề quản lý văn dễ dàng Hiểu rõ cách quản lý văn quan nhà nước Nó giúp ta có khả phân tích giải toán thực tiễn Bố cục Ngoài phầm mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, báo cáo khóa luận tốt nghiệp bao gồm chương: Chương 1: Tổng quan văn quản lý văn quan tổ chức Chương 2: Khảo sát thực tế công tác quản lý văn văn phòng HĐND-UBND thành phố Bắc Kạn, tỉnh Bắc Kạn Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu cơng tác quản lý văn văn phòng HĐND-UBND thành phố Bắc Kạn, tỉnh Bắc Kạn Độ mật, Độ khẩn Phân loại văn theo mức độ, để phân biệt với loại văn thông thường, văn quy phạm pháp luật hay văn hành Các loại văn phải lưu trữ bảo quản riêng theo quy định Danh sách cấp Danh sách cấp quan để phân cấp tổ chức, quan quan theo cấp cụ thể thuận lợi cho việc nhập liệu sàng lọc tổ chức, quan Danh sách quan Liệt kê danh sách quan, đơn vị theo cấp, quan hiển thị thông tin chi tiết địa nhận văn mạng Danh sách đơn vị Liệt kê danh sách đơn vị nội trực thuộc quản lý nội cấp quan, cục, vụ, viện…Mỗi đơn vị nội có người Đại diện nhận VB số ký hiệu VB phát hành Danh sách đơn vị Liệt kê phòng ban theo đơn vị nội Đây danh nội cấp mục nhằm phục vụ cho việc chọn nơi nhận văn bản, phân xử lý,…Mỗi phòng ban có người Đại diện nhận VB Danh sách chức vụ Tạo danh sách chức vụ cán bộ: Chủ tịch, Phó chủ tịch, Chánh văn phòng, Trưởng phòng… Danh sách mẫu Nơi lưu trữ văn mẫu tổ chức, quan văn Danh sách ngày lễ Khai báo ngày lễ tết nghỉ theo quy định nhà nước, tết năm nhằm phục vụ cho việc tính hạn xử lý văn bản, (nếu thời gian xử lý văn có ngày lễ hạn xử lý tự động bỏ qua ngày cộng thêm hạn xử lý vào ngày tiếp theo) 53 Hình 3.5 Phần danh mục 3.2.4 Chức quản lý văn “Quản lý văn đi” xây dựng nhằm quản lý văn đơn vị, tổ chức Cơ sở liệu văn cho phép lưu trữ xếp văn cách có hệ thống, phục vụ cho việc tìm kiếm cập nhật văn dễ dàng, quản lý thống Văn phần chức cho phép người dùng lưu trữ, tạo lập gửi văn qua mạng đến đơn vị nội quan ngồi Ngồi người dùng theo dõi cơng việc cụ thể dựa văn soạn thảo, ký hay theo dõi hồi báo 54 Bảng 3.3 Bảng thích Các chức quản lý văn Chức Văn chờ ban hành Chú thích Hiển thị danh sách văn dự thảo lãnh đạo duyệt chương trình, trạng thái chờ vào sổ Vào sổ văn Cập nhật thông tin văn phát hành chuyển văn cho đơn vị Gửi văn qua mạng Hiển thị văn cho phép gửi qua mạng tới đơn vị bên sử dụng hệ thống quản lý văn Hồi báo văn qua Hiển thị văn cần theo dõi hồi báo mạng quan Cho phép cập nhật thông tin phúc đáp đơn vị nhận văn qua đường mạng Toàn văn Hiển thị toàn văn phát hành vào sổ Văn ngày Hiển thị danh sách văn vào sổ ngày hành Văn có gắn dấu Hiển thị văn phát hành đánh dấu quan trọng để tiện theo dõi Văn liên quan Hiển thị danh sách văn theo tình trạng hồi báo (văn theo dõi hồi báo, Văn kết thúc hồi báo, Là người theo dõi hồi báo, Văn xem để biết) Báo cáo in sổ Tạo lập loại sổ dựa thống kê tình hình xử lý cơng việc đơn vị theo tiêu chí định người dùng lựa chọn Tra cứu văn Tìm kiếm,tra cứu văn lưu hệ thống Tra cứu liệu năm Tìm kiếm văn liệu phân tách theo năm 55 Hình 3.6 Mục quản lý văn 3.2.5 Chức quản lý văn đến Quản lý Văn đến” thiết kế để quản lý văn đến quan; đơn vị Tổ chức lưu trữ văn nhận cách có hệ thống, dễ tìm kiếm để xử lý; Trợ giúp việc nhập văn hỗ trợ việc phân xử lý văn theo thẩm quyền giải quyết; Giúp Lãnh đạo kiểm sốt, kiểm tra, theo dõi trình luân chuyển tiến độ xử lý văn bản; Các đơn vị nội bộ, phòng ban người sử dụng theo dõi cơng việc cụ thể 56 Bảng 3.4 Bảng thích chức quản lý văn đến Chức Chú thích Văn đến qua đường Hiển thị danh sách văn đến qua đường mạng mạng trạng thái chờ vào sổ Hòm thư cơng Lấy danh sách văn đến từ hệ thống email đơn vị vào hệ thống quản lý văn đến Vào sổ văn Cập nhật thông tin văn đến vào hệ thống Phân xử lý thay Trong trường hợp lãnh đạo vắng, cho phép văn thư phân xử lý thay văn thư có quyền sử dụng chức để phân phối văn đến đơn vị đồng thời kết thúc xử lý văn Văn chuyển Hiển thị danh sách văn có tạo phiếu chuyển để chuyển lại văn (chuyển nhầm) Văn y Hiển thị văn chờ chuyển y đến đơn vị Văn đến nội Hiển thị văn phát hành đơn vị nội quan gửi đến Toàn văn đến Hiển thị toàn danh sách văn đến Văn đến ngày Hiển thị văn đến ngày hành hệ thống Văn có gắn dấu * Hiển thị văn mà người dùng đánh dấu quan trọng để tiện theo dõi Văn liên quan Hiển thị danh sách văn mà người dùng với vai trò: Người xem để biết, Người phối hợp xử lý, Toàn văn liên quan đến cá nhân người dùng (Trạng thái văn bản: Chờ xử lý, Đã chuyển xử lý, Phối hợp xử lý, Văn cần xem) Báo cáo in sổ Tạo lập loại sổ dựa thống kê tình hình xử lý cơng việc đơn vị theo tiêu chí định người dùng lựa chọn Tra cứu văn Tìm kiếm,tra cứu văn lưu hệ thống Tra cứu liệu năm Tra cứu văn liệu phân tách theo năm 57 Hình 3.7 Mục quản lý văn đến 3.2.6 Chức tra cứu văn Tra cứu văn đi/đến chức cho phép người sử dụng tra cứu, tìm kiếm lại văn đi/đến lưu sở liệu chương trình theo tiêu thức quản lý văn Ngoài chức Tra cứu mở rộng hỗ trợ người sử dụng tìm kiếm tồn văn văn đi/đến lưu trữ sở liệu 58 Bảng 3.5 Bảng diễn giải chức tra cứu văn đi: Chức Chú thích Tồn văn Hiển thị toàn văn Theo sổ văn Hiển thị danh sách văn xếp theo sổ văn Theo số ban hành Hiển thị danh sách văn xếp theo số ban hành Theo ngày ban hành Hiển thị danh sách văn xếp theo ngày ban hành văn Theo loại văn Hiển thị danh sách văn xếp theo loại văn Theo người ký Hiển thị danh sách văn xếp theo người ký văn Theo người soạn thảo Hiển thị danh sách văn xếp theo người soạn thảo văn Theo đơn vị soạn thảo Hiển thị danh sách văn xếp theo đơn vị soạn thảo văn Danh sách văn nội Hiển thị danh sách văn phát hành nội Theo độ quan trọng Hiển thị danh sách văn xếp theo độ quan trọng văn Theo độ khẩn Hiển thị danh sách văn xếp theo độ khẩn văn Tra cứu theo tiêu thức Mở giao diện cho phép tra cứu theo nhiều tiêu chí văn như: theo số thứ tự theo số, theo loại, theo ngày ban hành, theo người soạn thảo, theo người ký, theo trích yếu… Tra cứu toàn văn Mở giao diện tra cứu toàn văn Lọc văn Tra cứu nhanh văn cách gõ cụm từ có liên quan đến văn cần tìm 59 Bảng 3.6 Bảng thích chức tra cứu văn đến: Chức Chú thích Toàn văn Hiển thị toàn văn đến Theo sổ văn Hiển thị danh sách văn xếp theo sổ văn Theo loại văn Hiển thị danh sách văn xếp theo loại văn Theo nơi gửi Hiển thị danh sách văn xếp theo nơi gửi văn Theo ngày đến Hiển thị danh sách văn xếp theo ngày đến văn Theo ngày ban hành Hiển thị danh sách văn xếp theo ngày ban hành văn Theo độ khẩn Hiển thị danh sách văn xếp theo độ khẩn Văn quan trọng Hiển thị danh sách văn đánh dấu quan trọng Theo người xử lý Hiển thị danh sách văn xếp theo người xử lý văn Theo người phối hợp xử Hiển thị danh sách văn xếp theo người lý phối hợp xử lý văn Theo tình trạng xử lý Hiển thị danh sách văn xếp theo tình trạng xử lý văn Tra cứu theo tiêu thức Mở giao diện cho phép tra cứu theo nhiều tiêu chí văn như: theo sổ, theo loại, theo ngày, theo người xử lý, theo người ký, theo trích yếu… Tra cứu toàn văn Mở giao diện tra cứu toàn văn Lọc văn Tra cứu nhanh văn cách gõ cụm từ có liên quan đến văn cần tìm 60 3.2.7 Chức báo cáo in sổ Chức Báo cáo in sổ cho người sử dụng thực tạo lập loại sổ dựa thống kê tình hình xử lý cơng việc đơn vị theo tiêu chí định người dùng lựa chọn Chức cho phép người dùng lựa chọn kết xuất báo cáo dạng HTML tệp word tùy mục đích người sử dụng Để thực chức Báo cáo in sổ, người dùng thao tác sau: Bước 1: Lựa chọn danh mục chức Báo cáo in sổ bên trái giao diện làm việc Bước 2: Nhấp chọn loại sổ báo cáo muốn in danh mục Báo cáo in sổ, ví dụ loại Văn – Sổ chuẩn Cục văn thư, giao diện hiển thị sau: Bước 3: Nhập thông tin trường tiêu thức để lọc văn muốn in Sổ văn bản, Đơn vị soạn thảo, Độ khẩn,… Bước 4: Nhấp chuột vào biểu tượng máy in góc phải giao diện in sổ văn để thiết lập kiểu liệu hiển thị sau in 61 Chú thích thơng số: –Chiều trang in: Cho phép thiết lập kiểu hiển thị liệu trang in Dọc Ngang –Kiểu hiển thị: Cho phép thiết lập kiểu hiển thị nội dung trang in trực tiếp trình duyệt kết xuất tệp văn Word Bước 5: Nhấn Đồng ý để xác nhận kiểu hiển thị trang in vừa thiết lập Bước 6: Nhấn nút chức Chấp nhận để in báo cáo theo tiêu thức lựa chọn 3.3 Giải pháp Một tăng cường đầu tư cở sở hạ tầng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực công nghệ thông tin để đảm bảo cho hoạt động ứng dụng CNTT quan mơi trường mạng an tồn, hiệu Trong kế hoạch số 86/KH-UBND kế hoạch phát triển CNTT năm 2017 UBND Thành Phố Bắc Kạn nêu  Mục tiêu tổng quát Ứng dụng CNTT mạnh mẽ hoạt động hệ thống trị, tạo tảng phát triển kinh tế tri thức góp phần thúc đẩy kinh tế - xã hội phát triển bảo đảm quốc phòng, an ninh Từng bước tạo tảng, đưa việc ứng dụng phát triển CNTT thành phố Bắc Kạn lên tầm cao Phát triển hoàn thiện sở hạ tầng kỹ thuật đảm bảo cho hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước môi trường mạng an toàn, hiệu Nâng cao chất lượng, hiệu ứng dụng công nghệ thông tin quản lý điều hành quan nhà nước địa bàn thành phố 62 Từng bước xây dựng hệ thống quyền điện tử thành phố, phục vụ tốt nhu cầu người dân, doanh nghiệp Đảm bảo nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu triển khai ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước địa bàn thành phố  Mục tiêu cụ thể  Về hạ tầng kỹ thuật Xây dựng hệ thống mạng nội (LAN) ủy ban nhân dân xã, phường; Tăng cường sử dụng mạng LAN 100% phòng, ban, ngành Hình thành mạng hành điện tử thành phố 100% cán bộ, công chức, viên chức quan nhà nước cấp thành phố 85% cán bộ, công chức cấp xã, phường trang bị máy tính phục vụ cơng tác Thiết kế hệ thống mạng, đầu tư trang bị hệ thống phần cứng, phần mềm đảm bảo an tồn thơng tin, an ninh mạng  Ứng dụng công nghệ thông tin nội quan nhà nước Triển khai hệ thống Văn phòng điện tử 100% phòng, ban, ngành thành phố Mở rộng đảm bảo chất lượng, hiệu hệ thống quyền điện tử thành phố 100% ứng dụng phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc (QLVBHSCV), phần mềm dùng chung khác tỉnh phòng, ban, ngành thành phố Ứng dụng kết nối liên thông hệ thống quản lý văn hồ sơ cơng việc cấp quyền (thành phố, xã phường) Thực tốt việc chuyển nhận văn qua mạng đạt tỷ lệ 100% văn hành cấp thành phố 90% cấp xã, phường 100% cán bộ, công chức, viên chức cấp thành phố sử dụng hộp thư điện tử công vụ thức tỉnh trao đổi cơng việc  Ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ người dân doanh nghiệp Thường xuyên cập nhật cung cấp lên Cổng TTĐT thành phố thông tin hoạt động phát triển kinh tế - xã hội địa bàn thành phố, góp phần thực tốt nhiệm vụ minh bạch hóa thơng tin, cơng khai hóa quy trình giải thủ tục hành cơng, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức công dân việc giải thủ tục hành 63 Việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến: Mức độ đạt 90%; mức độ đạt 60% Ưu tiên nhóm dịch vụ quy định định 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 Thủ tướng Chính phủ Tiếp tục triển khai nâng cao chất lượng, hiệu hệ thống quyền điện tử, mơ hình cửa điện tử để thuận tiện cho người dân, doanh nghiệp Vì thường trực HĐND-UBND cần tăng cường tổ chức tập huấn, bồi dưỡng kiến thức, kỹ sử dụng thiết bị, sử dụng phần mềm tin học vào công tác quản lý văn bản; xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng cho đối tượng từ HĐND-UBND thành phố đến xã, phường cho phù hợp nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý, khai thác, sử dụng liệu ngày hiệu Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ cho phòng, ban,đơn vị, xã, phường trực thuộc Nâng cao trách nhiệm cán làm công tác Văn thư – lưu trữ cấp sở Mở thêm lớp tập huấn nâng cao kiến thức công nghệ thông tin, cách thức sử dụng chuyên sâu phần mềm chuyên ngành cho lãnh đạo, chuyên viên phòng, ban, đơn vị HĐND-UBND Chú trọng đầu tư, phát triển nguồn nhân lực chuyên công nghệ thơng tin cho HĐND-UBND phòng, ban xã phường Tiếp tục đầu tư bổ sung thiết bị cơng nghệ thơng tin quan trọng thiếu, đồng thời thay thiết bị cũ hỏng, lạc hậu theo thời gian để đảm bảo hoạt động HĐND-UBND diễn ổn định lâu dài, an toàn hiệu Hai tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động nội việc trao đổi phòng, ban, đồn thể UBND xã, phường thành phố Ngày 06/10 năm 2016 UBND Thành Phố Bắc Kạn ban hành Công văn số 1282 việc tăng cường ứng dụng phần mềm QLVB&HSCV chữ ký số trao đổi văn điện tử có nếu: Tăng cường thực chữ ký số văn gửi nhận văn môi trường mạng thông qua phân mềm quản lý văn hô sơ công việc, họp thư điện tử ( hạn chế sử dụng văn giấy) văn sau: Giấy mời họp nội bộ- tài liệu phục vụ họp; văn để biết, để báo cáo; thông báo chung quản; tài liẹu cần trao đổi trình xử lý công việc; thông tin đạo, điều hành lãnh đạo; lịch công tác quan; chương trình, kê hoạch 64 quan; cơng văn Khi gửi phát hành văn giấy, quan phải gửi kèm theo điện tử (được ký sổ) thông qua phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc hộp thư điện từ Ba ban hành văn việc hướng dẫn, quản lý văn đi, đến lập hồ sơ môi trường mạng quan, quy định điều kiện để bảo đảm tính xác thực, tính tồn vẹn khả truy cập yêu cầu việc thu thập, lựa chọn, bảo quản, sử dụng nhóm tài liệu Để đảm bảo đồng bộ, thống việc sử dụng phần mềm phục vụ hoạt động ngày quan Xây dựng tiêu chuẩn thi đua có tiêu chí đánh giá việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin việc quản lý văn bản, đổi phương thức lãnh đạo, thay đổi lề lối làm việc, nâng cao chất lượng, hiệu công tác quản lý, điều hành góp phần thúc đẩy cơng đổi mới, phát triển nhanh đại hóa cơng tác lãnh đạo, đạo cấp ủy đảng Bốn tăng cường việc sử dụng lưu trữ tài liệu môi trường mạng để phục vụ việc tra tìm, nghiên cứu tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức người dân Công văn số 1280/UBND-VHTT UBND Thành Phố Bắc Kạn ban hành nêu “ Sử dụng trang/cổng thông tin điện tử đơn vị (nếu có) để đăng tải văn quy phạm pháp luật loại thông tin khác nêu Nghị định 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 Chính phủ quy định việc cung cấp thông tin dịch vụ công trực tuyến trang thông tin điện tử cổng thông tin điện tử quan nhà nước, phục vụ việc tham khảo, sử dụng, lưu trữ máy tính, hạn chế chụp giấy để gừi quan, đơn vị trực thuộc cá nhân; đăng tải dự thảo văn cần xin ý kiến rộng rãi tổ chức, cá nhân, hạn chế tối đa việc gửi dự thảo văn in giấy để xin ý kiến” 65 KẾT LUẬN Quản lý văn vấn đề quan trọng đơn vị, tổ chức muốn có chương trình quản lý văn thật hiệu quả, xác dễ dàng quản lý Làm để thiết kế hệ thống thực quy trình quản lý văn cách hiệu quả, tiệt kiệm thời gian, nhân lưc Phần mềm QLVB&HSCV phần mềm hữu ích, giúp cho việc quản lý văn quan đươc dễ dàng nhanh chóng, thuận tiện từ gúp cho việc quản lý khoa học Với mục đích muốn giúp cho công việc lưu giữ thông tin, quản lý thơng tin Đề tài góp phần vào việc đưa tin học ứng dụng vào quản lý văn đi, đến văn phòng HĐND- UBND Thành Phố bắc Kạn, tỉnh Bắc Kạn Tự động hóa cơng việc, để làm thống kê báo cáo xác Đưa kết thỏa đáng, giữ liệu an tồn tuyệt đối bí mật, giải phóng thời gian nhanh chóng, kịp thời điều kiện Qua em xin gửi lời cảm ơn tới Thầy Mai Ngọc Anh Thầy Đỗ Văn Đại tận tình gúp đỡ, hướng dẫn em hồn thành đề tài này, em mong nhận góp ý bổ sung thầy cô bạn để đề tài em hoàn thiện Kết đạt - Bài báo cáo trình bày theo bố cục đầy đủ, rõ ràng, đảm bảo yêu cầu mà Khoa Hệ thống thông tin kinh tế Trường Đại học Công nghệ thông tin Truyền thông quy định cho khóa luận tốt nghiệp - Tìm hiểu, nghiên cứu so sánh kiến thức học lớp thực hành thực tiễn - Chương trình phản ánh quy trình, nghiệp vụ quản lý văn , đến thực tế, đáp ứng nhu cầu tin học hóa cơng tác quản lý văn quan, tổ chức 66 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Vương Đình Quyền (2011), Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội; [2] PGS.TS Nguyễn Hữu Thi (2005), Giáo trình quản trị văn phòng, NXB Khoa học –kỹ thuật Hà Nội; [3] Bộ nội vụ (2011), Thông tư 01/2011/TT – BNV 2011 “Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính”; [4] Bộ nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT – BNV 2012 ngày 22 tháng 12 năm 2012 về” hướng dẫn quản lý văn bản, lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan”; [5] Nghi định 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư; [6] Kế hoạch số 86/KH-UBND kế hoạch phát triển CNTT năm 2017 UBND tỉnh Bắc Kạn; [7] Công văn số 1282/VHTT-UBND UBND Thành Phố Bắc Kạn việc tăng cường ứng dụng phần mềm QLVB&HSCV chữ ký số trao đổi văn điện tử; [8] Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước tỉnh Bắc Kạn ,Ban hành kèm theo Quyết định số:1353/QĐ-UBND ngày 22 tháng năm 2016 Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn; [9] Website cục văn thư lưu trữ nhà nước: http://www.archives.gov.vn 67 ... THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG HĐND -UBND THÀNH PHỐ BẮC KẠN, TỈNH BẮC KẠN 2.1 Khái quát chung văn phòng HĐND -UBND thành phố Bắc Kạn, tỉnh Bắc Kạn Bắc Kạn tỉnh miền núi nằm trung... quan văn quản lý văn quạn, tổ chức  Khảo sát thực tế công tác quản lý văn văn phòng HĐND- UBND thành phố Bắc Kạn tỉnh Bắc Kạn  Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quản lý công tác quản lý văn văn phòng. .. quan văn quản lý văn quan tổ chức Chương 2: Khảo sát thực tế cơng tác quản lý văn văn phòng HĐND -UBND thành phố Bắc Kạn, tỉnh Bắc Kạn Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu công tác quản lý văn văn phòng