Tin học hóa công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tại UBND thành phố cao bằng, tỉnh cao bằng

LỜI CẢM ƠN Trải qua quãng thời gian học tập Khoa Hệ thống Thông tin – Kinh tế, Trường Đại học Công nghệ thông tin & truyền thông Thái Nguyên, giúp đỡ quý báu thầy giáo, giáo em hồn thành khóa luận tốt nghiệp đại học Hoàn thành báo cáo này, cho phép em xin bày tỏ lời cảm ơn thầy giáo, cô giáo Khoa Hệ thống Thông tin – Kinh tế, Trường Đại học Công nghệ thông tin truyền thông Thái Nguyên Đồng thời, em xin gửi lời cảm ơn đặc biệt hướng dẫn tận tình giáo Phạm Thị Bích Hải giúp đỡ em suốt trình thực báo cáo Cùng với giúp đỡ nhiệt tình cán bộ, nhân viên công tác văn phòng UBND thành phố Cao Bằng giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi nhất, cung cấp số liệu thực tế để em hoàn thành báo cáo Mặc dù cố gắng để hoàn thiện đề tài, song thời gian có hạn kiến thức, kinh nghiệm hạn chế việc thu thập thơng tin thực tế, tập hợp tài liệu, báo cáo em khơng tránh khỏi thiết sót, hạn chế định Vì vậy, em mong nhận góp ý bảo chân thành giáo hướng dẫn tồn thể thầy giáo, giáo Khoa để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn./ Thái Nguyên, ngày 25 tháng năm 2017 Sinh viên Hoàng Quang Thế i LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài nghiên cứu em thời gian qua hướng dẫn Th.S Phạm Thị Bích Hải Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chưa công bố hình thức trước Những kết số liệu khóa luận thực UBND thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng, không chép nguồn tài liệu, số liệu khác Thái Nguyên, ngày 25 tháng năm 2017 Sinh viên Hoàng Quang Thế ii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i LỜI CAM ĐOAN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC VIẾT TẮT v DANH MỤC HÌNH ẢNH, BẢNG BIỂU vi LỜI MỞ ĐẦU vii Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỒ SƠ VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC 1.1 Khái niệm hồ sơ 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Chức hồ sơ 1.1.3 Phân loại hồ sơ 1.2 Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 1.2.1 Khái niệm Cán bộ, công chức, viên chức 1.2.2 Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 1.2.3 Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 1.2.4 Vị trí, vai trò hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 1.3 Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 1.3.1 Khái niệm 1.3.2 Nguyên tắc trách nhiệm cán trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ 1.3.3 Các phương pháp quản lý hồ sơ CB, CC, VC ưu nhược điểm phương pháp 1.3.4 Ý nghĩa công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 14 Chương THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CƠNG CHỨC, VIÊN CHỨC TẠI UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG 15 2.1 Giới thiệu chung UBND thành phố Cao Bằng 15 2.1.1 Sự đời, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 15 2.1.2 Sơ đồ cấu tổ chức 22 2.2 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức UBND thành phố Bằng 23 2.2.1 Tình hình hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 23 iii 2.2.2 Công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC UBND thành phố Cao Bằng 25 2.2.3 Đánh giá ưu, nhược điểm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức UBND thành phố Cao Bằng 36 2.3 Quy trình quản lý hồ sơ cán công chức viên chức 39 Chương ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP, ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC TẠI UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG – TỈNH CAO BẰNG 42 3.1 ứng dụng phần mềm quản lý nhân Perfect HRM vào công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức UBND thành phố Cao Bằng 42 3.1.1 Giới thiệu chung phần mềm Perfect HRM 42 3.1.2 Chức phần mềm mang lại 42 3.1.3 Lợi ích phần mềm Quản lý nhân Perfect HRM mang lại 43 3.2 Ứng dụng phần mềm quản lý nhân Perfect HRM vào công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức UBND thành phố Cao Bằng 43 3.2.1 Giao diện đăng nhập 43 3.2.2 Chức thẻ Danh sách nhân viên 46 3.2.3 Thêm nhân viên 49 3.2.4 Tiện ích tìm kiếm truy xuất thơng tin phần mềm 51 3.2.5 Các tùy chọn riêng dành cho CB, CC, VC 53 3.2.6 Danh mục thống kê tình hình nhân 56 3.2.7 Sao lưu đồng liệu phần mềm 57 3.2.8 Một số ưu điểm hạn chế phần mềm 58 3.3 Điều kiện đảm bảo ứng dụng phần mềm Perfect HRM vào quản lý hồ sơ CB, CC, VC UBND thành phố Cao Bằng 58 3.3.1 Tăng cường nhận thức tầm quan trọng việc ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý hồ sơ 58 3.3.2 Quan tâm đầu tư hạ tầng sở Công nghệ thông tin 58 3.3.3 Đảm bảo tài 59 3.3.4 Nâng cao trình độ đội ngũ Cán bộ, cơng chức, viên chức 59 KẾT LUẬN 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO 62 Comment [HQT01]: Số trang iv DANH MỤC VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT CỤM TỪ ĐẦY ĐỦ CB Cán CC Công chức VC Viên chức CNTT Công nghệ thông tin UBND Ủy Ban Nhân Dân HĐND Hội Đồng Nhân Dân TCCB Tổ chức cán TW Trung Ương CSDL Cơ sở liệu 10 BCH Ban huy v DANH MỤC HÌNH ẢNH, BẢNG BIỂU Hình 2.1 UBND thành phố Cao Bằng 15 Hình 3.1 Giao diện đăng nhập khởi tạo chương trình 43 Hình 3.2 Giao diện tùy chọn chương trình 44 Hình 3.3 Giao diện chương trình 44 Hình 3.4 Màn hình phân hệ Danh sách nhân viên 46 Hình 3.5 Các phòng ban có UBND thành phố Cao Bằng 46 Hinh 3.6 Thêm phòng ban 47 Hình 3.7 Nhập thơng tin phòng ban 47 Hình 3.8 Thơng tin CB, CC, VC 48 Hình 3.9 Các tiện ích phân hệ Danh sách nhân viên 48 Hình 3.10 Giao diện Thêm nhân viên 49 Hình 3.11 Thơng tin sau điền đầy đủ 50 Hình 3.12 Danh sách nhân viên sau cập nhật thêm 51 Hình 3.13 Truy xuất thơng tin theo biểu mẫu có sẵn hệ thống 51 Hình 3.14 Kết truy xuất thơng tin theo biểu mẫu có sẵn 52 Hình 3.15 Các tiêu chí lựa chọn để truy xuất thơng tin 52 Hình 3.16 Kết sau lọc tiêu chí cần hiển thị 53 Hình 3.17 Các tùy chọn riêng dành cho nhân viên 53 Hình 3.18 Các thơng tin cần điền mục khen thưởng 54 Hình 3.19 Tùy chọn theo mã nhân viên để khen thưởng 54 Hình 3.20 Thơng tin công tác CB, CC, VC 55 Hình 3.21 Thơng tin việc đưa CB, CC, VC học tập đào tạo trình độ chun mơn 55 Hình 3.22 Thống kê giới tính nhân làm việc UBND 56 Hình 3.23 Thống kê trình độ học vấn CB, CC, VC 57 Hình 3.24 Sao lưu liệu 57 Bảng 2.1 Mẫu Sổ đăng ký hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 28 Bảng 2.2 Mấu sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ cán công chức, viên chức 33 Bảng 2.3 Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 39 vi LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong thời đại nay, công nghệ thơng tin phát triển mạnh me, nhanh chóng xâm nhập vào nhiều lĩnh vực khoa học, kỹ thuật, nhiều ngành nghề đặc biệt cơng tác văn phòng cơng tác quản lý nói chung cơng tác quản lý hồ sơ nói riêng Tuy nhiên UBND thành phố Cao Bằng chưa sử dụng công nghệ thông tin, việc lưu trữ bảo quản hồ sơ chủ yếu phương pháp truyền thống, bảo quản tủ đựng hồ sơ, tài liệu, quan khơng có biểu mẫu đăng ký, quản lý hồ sơ CB, CC, VC Như việc đưa công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC yêu cầu cấp thiết để loại bỏ phương pháp lưu trữ hồ sơ lạc hậu, gây thời gian cho người quản lý tài liệu Qua trình nghiên cứu khảo sát thực trạng công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC UBND thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng yêu cầu nâng cáo chất lượng công việc quản lý hồ sơ CB, CC, VC quan, em định thực đề tài: "Tin học hóa cơng tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức UBND thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng” Mục tiêu, nhiệm vụ, đối tượng phạm vi, phương pháp nghiên cứu  Mục tiêu nghiên cứu Khảo sát khả ứng dụng phần mềm nhằm nâng cao hiệu quản lý hồ sơ CB,CC,VC Phòng UBND thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng  Nhiệm vụ nghiên cứu - Hệ thống hóa sở lý luận cơng tác quản lý hồ sơ CB,CC,VC - Đánh giá so sánh thực trạng quản lý hồ sơ CB,CC,VC Phòng UBND thành phố Cao Bằng với quy định chuẩn Nhà nước ban hành - Đề xuất giải pháp, nâng cao hiệu quản lý hồ sơ CB, CC, VC UBND thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng  Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: Tin học hóa trình quản lý hồ sơ, ứng dụng phần mềm phù hợp vào công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC UBND thành phố Cao bằng, tỉnh Cao Bằng - Phạm vi nghiên cứu: vii + Không gian: UBND thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng + Thời gian: Đề triển khai thực đề tài này, em đánh giá thực trạng quan thời gian từ năm 2012 đến Năm 2012, UBND tỉnh Cao Bằng đầu tư trang thiết bị, hệ thống máy tính, hạ thầng mạng cho UBND thành phố Cao Bằng, đội ngũ cán bồi dưỡng, nâng cao nhận thức việc Ứng dụng CNTT công việc  Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: đọc tài liệu, giáo trình, quy định, thơng tư có liên quan tới cơng tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC - Phương pháp quan sát - Phương pháp thu thập thông tin: thu thập thông tin CB, CC, VC - Phương pháp đánh giá tổng hợp: đánh giá cách lưu trữ hồ sơ CB, CC, VC tổng hợp lại cách xếp giấy tờ, tài liệu có hồ sơ Ý nghĩa đề tài  Ý nghĩa thực tiễn Những kết nghiên cứu đề xuất giải pháp đề tài khả thi để UBND thành phố Cao ứng dụng phần mềm vào quản lý hồ sơ CB, CC, VC, nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC UBND thành phố Cao  Ý nghĩa khoa học Những kết nghiên cứu sở lý luận quản lý hồ sơ góp phần làm giàu sở lý luận cho việc ứng dụng CNTT vào quản lý hồ sơ cấp quản lý sở Bố cục, nội dung nghiên cứu Ngoài phần mở đầu kết luận, nội dung nghiên cứu đề tài kết cấu chương: Chương 1: Cơ sở lý luận chung hồ sơ quản lý hồ sơ CB, CC, VC Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC UBND thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng Chương 3: Đề xuất giải pháp, ứng dụng phần mềm công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC UBND thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng viii CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỒ SƠ VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC 1.1 Khái niệm hồ sơ 1.1.1 Khái niệm “Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân.”(1) “Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân”(2) 1.1.2 Chức hồ sơ - Nâng cao hiệu suất chất lượng công tác cán bộ, công chức, viên chức Trong quan, cơng văn giấy tờ q trình giải sau giải xong xếp phân loại cách khoa học theo vấn đề, việc phản ánh chức nhiệm vụ quan đơn vị tổ chức, phận, giúp cho cán thủ trưởng quan tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến giải cơng việc có xác đáng kịp thời Do đó, góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác cán nói riêng quan nói chung - Giúp quan, đơn vị quản lý tài liệu chặt chẽ Khi văn lập thành hồ sơ, tạo điều kiện thuận lợi cho thủ trưởng quan, đơn vị tổ chức cán văn thư theo dõi nắm thành phần, nội dung khối lượng văn quan, đơn vị Ngồi biết hồ sơ, tài liệu cần bảo quản chu đáo, nhằm phát văn bị phân tán, thất lạc, mất q trình sử dụng, giữ gìn bí mật quan nhà nước - Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Theo quy định Luật Lưu trữ, văn hình thành hoạt động quan, tổ chức sau 01 năm kể từ năm cơng việc có liên quan đến văn kết thúc, Theo từ điển thuật ngữ lưu trữ Hội đồng Lưu trữ Quốc tế xuất năm 1988 Theo khoản 10, điều 2, luật lưu trữ số 01/2011/QH13 văn có giá trị lưu trữ cần nộp lưu vào lưu trữ quan (lưu trữ hành) Việc giao nộp tài liệu phải sở hồ sơ, tài liệu riêng lẻ Đây yêu cầu bắt buộc Vì công tác lập hồ sơ quan hành làm tốt tức bước đầu phân loại xác định giá trị văn Trên sở đó, cán văn thư dễ dàng lựa chọn văn có giá trị thực tiễn giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ quan hoàn chỉnh Nếu hồ sơ lập văn thư, tạo điều kiện thuận lợi cho cán lưu trữ làm tốt công tác chỉnh lý nghiệp vụ chuyên môn khác, tránh khó khăn, phức tạp việc lập, phân loại, xác định giá trị tài liệu có hồ sơ Do mà nâng cao hiệu chất lượng cơng tác lưu trữ, đáp ứng kịp thời đầy đủ yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu quan 1.1.3 Phân loại hồ sơ - Hồ sơ công việc: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc có đặc trưng tên loại, tác giả,… hình thành q trình giải cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị - Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn mặt công tác nghiệp vụ định, dùng để tra cứu, làm pháp lý giải công việc quam - Hồ sơ nhân sự: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan đến cá nhân cụ thể (hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, hồ sơ đảng viên…) - Hồ sơ chuyên ngành: Là tài liệu liên quan đến ngành nghề chuyên môn vẽ kỹ thuật, vẽ mặt Ví dụ hồ sơ liên quan tới trình xây dựng quan Xây dựng nên cơng trình 1.2 Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 1.2.1 Khái niệm Cán bộ, công chức, viên chức Cán công dân Việt Nam, bầu cử, phê chuẩn, bổ nhiệm giữ chức vụ, chức danh theo nhiệm kỳ quan Đảng cộng sản Việt Nam, nhà nước, tổ chức trị - xã hội cấp TW, cấp tỉnh, thành phố, quận (huyện), thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh, biên chế hưởng lương từ ngân sách nhà nước Trong phần thông tin khen thưởng hiển thị thông tin liên quan tới việc khen thưởng CB, CC, VC như: khen thưởng, lý khen thưởng, hình thức khen thưởng, số định khen thưởng, ban hành, ban hành ngày hiển thị rõ mục này, tiện cho công tác quản lý người làm công tác văn phòng Cũng tùy chọn khen thưởng, mục thơng tin công tác CB, CC, VC quan trọng, quan biết thời gian CB, CC, VC cơng tác đâu với lý gì, từ ngày đến ngày nào, số tiền cơng tác phí Như giúp cho công tác quản lý lãnh đạo văn phòng UBND, phòng Tài – kế hoạch biết chi trả khoản tiền đợt công tác Phần thơng tin đào tạo: mục đích quản lý CB, CC, VC làm việc UBND thành phố có nhu cầu học nâng cao trình độ học vấn theo chương trình UBND nhằm nâng cao công tác chuyên môn cho CB, CC, VC Tùy vào hình thức đào tạo có thời gian đào tạo ngắn thời gian đào tạo dài Ngoài có số định cử CB, CC, VC đào tạo, tiện cho công việc theo dõi nhân UBND thành phố Sau đào tạo xong CB, CC, VC nộp lại cấp, chứng liên quan tới khóa đào tạo cho UBND Căn vào điều chuyển lương, phụ cấp chức vụ cần Hình 3.20 Thơng tin cơng tác CB, Hình 3.21 Thơng tin việc đưa CB, CC, VC CC, VC học tập đào tạo trình độ chun mơn 55 3.2.6 Danh mục thống kê tình hình nhân Trong danh mục đưa biểu đồ thống kê tình hình nhân năm đó, tổng hợp liệu chấm công thống kê số ngày nghỉ phép CB, CC, VC năm Danh mục thống kê giúp cho người làm công tác thống kê UBND thành phố tiện theo dõi thông số CB, CC, VC làm việc UBND, tình trạng làm việc phòng ban, tiện cho việc theo dõi cán để cử học nâng cao trình độ chun mơn CB, CC, VC trình độ chun mơn chưa đáp ứng công việc mà UBND thành phố giao cho Danh mục thống kê thống kê theo tiêu chí sau: - Thống kê theo giới tính - Thống kê theo chức danh - Thống kê theo trình độ - Thống kê chứng ngoại ngữ tin học - Thống kê dân tộc - Thống kê theo tôn giáo - Thống kê theo độ tuổi - Thống kê theo chun mơn Hình 3.22 Thống kê giới tính nhân làm việc UBND 56 Hình 3.23 Thống kê trình độ học vấn CB, CC, VC 3.2.7 Sao lưu đồng liệu phần mềm Để tránh cho trường hợp thơng tin, chương trình sữ tự động thực lưu đồng toàn liệu đơn vị định Cách thực sau: - Tại giao diện chương trình chọn “sao lưu liệu” ấn F3 - Chọn đường dẫn, đặt tên chứa hồ sơ Hình 3.24 Sao lưu liệu 57 3.2.8 Một số ưu điểm hạn chế phần mềm  Ưu điểm: - Dễ dàng nhập xuất liệu - Lưu trữ số lượng lớn hồ sơ CB, CC, VC Khả đồng liệu tốt, hỗ trợ tiếng Việt tiện cho việc sử dụng - Tự động xếp hồ sơ mang lại tiện lợi, xác, dễ dàng cho truy vấn người dùng - Có thể thêm, sửa, xóa thông tin hồ sơ, chuyển giao hồ sơ luân chuyển, thuyên chuyển CB, CC, VC - Có thể tra cứu thơng tin khơng có mạng internet  Hạn chế - Hệ thống không cho phép nhập ảnh CB, CC, VC lớn 50KB - Chức tìm kiếm hồ sơ có tác dụng vào chức đăng nhập nhập hồ sơ 3.3 Điều kiện đảm bảo ứng dụng phần mềm Perfect HRM vào quản lý hồ sơ CB, CC, VC UBND thành phố Cao Bằng 3.3.1 Tăng cường nhận thức tầm quan trọng việc ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý hồ sơ Hiện nay, lãnh đạo UBND thành phố Cao Bằng dần quan tâm đến tầm quan trọng công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ CB, CC, VC Khuyến khích ứng dụng Cơng nghệ thơng tin vào công tác quản lý hồ sơ để phục vụ cơng việc lãnh đạo tồn quan Nhận thấy việc quản lý hồ sơ nhiệm vụ quan trọng, ảnh hưởng tới công việc quản lý CB, CC, VC Chính vậy, việc tin học hóa cơng tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC cần thiết để nâng cao hiệu quản lý hồ sơ Các quy trình quản lý hồ sơ cập nhật lưu trữ đầy đủ, tránh thời gian công sức CB, CC, VC 3.3.2 Quan tâm đầu tư hạ tầng sở Công nghệ thông tin Hạ tầng sở công nghệ thông tin cần đảm bảo cho việc sử dụng phần mềm Perfect HRM để lưu trữ cập nhật hồ sơ Hiện UBND thành phố Cao Bằng trang bị đầy đủ trang thiết bị máy tính, hạ tầng mạng Internet để phục vụ cho cơng tác tìm kiếm, thu thập, xử lý cung cấp thông tin Đây sở 58 thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC 3.3.3 Đảm bảo tài Nhận thức tầm quan việc bảo quản, lưu trữ hồ sơ, UBND thành phố sử dụng tối đa kinh phí quan để có điều kiện tối đa việc đầu tư trang thiết bị, máy móc, phần mềm phục vụ cho cơng tác Tin học hóa Đầu tư thêm tài để mua sắm thiết bị để bảo quản hồ sơ như: Cặp, hộp, tủ đựng hồ sơ 3.3.4 Nâng cao trình độ đội ngũ Cán bộ, cơng chức, viên chức Hiện nay, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm việc UBND thành phố Cao Bằng đạt chuẩn trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cấu độ tuổi tương đối đồng Đây điều kiện thuận lợi cho việc học hỏi lẫn tiếp thu tiến khoa học kỹ thuật, kiến thức quản lý để nâng cao chất lượng công việc Tuy nhiên số CB, CC, VC có trình độ ngoại ngữ tin học thấp Trong năm gần đây, cơng tác quản lý nhà nước đào tạo, bồi dưỡng CB, CC, VC Đảng, nhà nước, cấp, ngành quan tâm Đây động lực thúc đẩy công tác đào tạo, bồi dưỡng CB, CC, VC ngày gia tăng hiệu chất lượng đào tạo Số lượng CB, CC, VC đưa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao kiến thức trình độ, chuyên môn công nghệ thông tin tăng lên hàng năm có trẻ hóa độ tuổi CHế độ đào tạo, bồi dưỡng CB, CC, VC trẻ tuổi có lực để phát chun mơn, kinh nghiệm cơng tác ngày quan tâm Đó sở thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc quan nói chung ứng dụng vào việc quản lý hồ sơ CB, CC, VC phận Tổ chức cán nói riêng 59 KẾT LUẬN Hiện cơng tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức vấn đề thiết yếu, chất lượng hiệu làm việc có ảnh hưởng lớn mang tính định tới khâu khác quy trình quản lý hành nhà nước quan Được đồng ý Ban giám hiệu, khoa Hệ thống Thông tin – Kinh tế trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyền thông Em thực đề tài khóa luận “Tin học hóa cơng tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức UBND thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng” Thông qua việc nghiên cứu tìm hiểu đề tài Bản thân em nhận thức hiểu biết thêm vai trò tầm quan trọng việc Tin học hóa cơng tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC Việc ứng dụng phần mềm tối ưu hóa thời gian người làm công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC UBND thành phố Cao Bằng Qua đề tài khóa luận thực thời gian vừa qua, em đạt kết sau:  Cơ sở lý luận hồ sơ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức - Khái niệm hồ sơ - Khái niệm cán bộ, công chức, viên chức - Khái niệm hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức - Khái niệm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức  Thực trạng quy trình cơng tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức UBND thành phố Cao Bằng – tỉnh Cao Bằng - Khái quát UBND thành phố Cao bằng, tỉnh Cao Bằng - Khải sát thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức UBND thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng - Tìm văn quy định công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức - So sánh, đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức UBND thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng - Đưa quy trình công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 60  Đề xuất giải pháp, ứng dụng phần mềm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức ubnd thành phố cao – tỉnh Cao Bằng - Giới thiệu phần mềm Perfect HRM, tính phần mềm công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức - Trình bày ưu, nhược điểm phần mềm Perfect HRM quản lý hồ sơ - Các điều kiện đảm bảo thực thi việc ứng dụng phần mềm Perfect HRM quản lý hồ sơ cán bộ, công chức viên chức Tuy nhiên với thời gian hạn chế thân em chưa đủ kiến thức nên số hạn chế - Chưa nắm ưu, nhược điểm so với phần mềm quản lý khác - Chưa có đủ kiến thức, điều kiện tìm hiểu kỹ tiện ích khác mà phần mềm mang lại Mặc dù cá nhân em có nhiều cố gắng, nỗ lực trình nghiên cứu thực đề tài nhiều mặt hạn chế thời gian kiến thức nên báo cáo em khơng tránh khỏi thiếu sót, nhiều vấn đề chưa giải hồn chỉnh Vì vậy, em mong nhân ý kiến đóng góp thầy, bạn để em hồn thiện phát triển đề tài Một lần em xin chân thành cảm ơn Cơ Phạm Thị Bích Hải tận tình bảo em hồn thiện đề tài báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! 61 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Mai Ngọc Anh, Nguyễn Việt Hùng, Chu Quý Hoàn, (2015), Bài giảng Tổ chức lập hồ sơ quản lý hồ sơ [2] Luật viên chức số 58/2010/QH12 ngày 15 tháng 11 năm 2010 Quốc hội [3] Nghị định số 56/2015/NĐ-CP đánh giá, phân loại CB,CC,VC [4] Quyết định 02/2008/QĐ-BNV việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức [5] Thông tư 07/2012/TT-BNV Bộ Nội vụ ban hành ngày 22/11/2012 việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan [6] Thông tư hướng dẫn số 12/2012/TT-BNV Bộ Nội vụ ban hành ngày 18/12/2012 quy định cụ thể việc quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức [7] Cổng thông tin điện tử UBND thành phố Cao Bằng https://ubndtp.caobang.gov.vn/ 62 PHỤ LỤC Hình 1: Mẫu 1a-BNV/2007, mẫu Hồ sơ CB, CC, VC 63 Hình Sơ lược lý lịch CB, CC, VC mẫu 1a-BNV/2007 64 Hình Mẫu 02a-BNV/2007 Sơ yếu lý lịch CB, CC, VC 65 Hình Mẫu 4a-BNV-2007, phiếu bổ sung lý lịch CB, CC, VC 66 Hình Hồ sơ cán bộ, cơng chức, viên chức 67 Hình Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV 68 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Thái Nguyên, ngày … tháng … năm …… GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 69 ... 1.2 Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 1.2.1 Khái niệm Cán bộ, công chức, viên chức 1.2.2 Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 1.2.3 Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức. .. công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức UBND thành phố Bằng 23 2.2.1 Tình hình hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức 23 iii 2.2.2 Công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC UBND. .. TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC TẠI UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG – TỈNH CAO BẰNG 42 3.1 ứng dụng phần mềm quản lý nhân Perfect HRM vào công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công