Chương 2 THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC TẠI UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG
2.2. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tại UBND thành phố Bằng
2.2.3. Đánh giá ưu, nhược điểm của công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tại UBND thành phố Cao Bằng
2.2.3.1. Ưu điểm
- Công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tại UBND thành phố Cao Bằng đã và đang dần được Nhà nước, các cấp, ban ngành quan tâm, là động lực thúc đẩy công tác lưu trữ phát triển đạt được hiệu quả. UBND thành phố Cao Bằng ngày càng có sự nhìn nhận đúng đắn vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và bảo quản hồ sơ tại cơ quan.
- Từ lãnh đạo đến các phòng ban, đơn vị xã, phường, các cá nhân trong cơ quan được nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của việc bảo quản, lưu trữ hồ sơ nên công tác bảo quản hồ sơ đã và đang được cải thiện và nâng cao về chất lượng.
Việc đầu tư các trang thiết bị kỹ thuật và nhân lực có phần được đảm bảo, quản lý hệ thống tạ tầng cơ sở công nghệ đã được lãnh đạo cơ quan quan tâm, góp phần nâng cao chất lượng công tác quản lý hồ sơ nói riêng và công tác văn thư – lưu trữ nói chung.
2.2.3.2. Hạn chế
Bên cạnh những kết quả đã đạt được thì công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC tại UBND thành phố Cao bằng vẫn còn những hạn chế còn tồn tại:
- Công tác quản lý hồ sơ vẫn chưa thực sự được đề cao trong nhận thức của CB, CC, VC. Chưa ứng dụng CNTT trong các công tác bảo quản, lưu trữ hồ sơ CB, CC, VC. Hiện nay cơ quan vẫn chưa có các thiết bị như: máy quét, máy ảnh kỹ thuật số, để đưa các hình ảnh, văn bản tài liệu về hồ sơ CB, CC, VC vào các phương tiện và các thiết bị lưu trữ bảo quản nhằm phục vụ công tác nghiên cứu, khai thác hồ sơ CB, CC, VC.
- Vẫn còn lưu trữ hồ sơ dưới dạng truyền thống, lưu trữ trong tủ đựng hồ sơ tài liệu, không phù hợp với thời kỳ Công nghiệp hóa – hiện đại hóa.
Comment [HQT02]: Thêm Thực trạng
- Việc khai thác hồ sơ theo phương pháp thủ công và chưa số hóa được tài liệu nên hệ cơ sở dữ liệu chung vẫn chưa có.
- Số lượng hồ sơ CB, CC, VC ngày càng nhiều, Việc điền, tra cứu thủ công sẽ tốn thời gian, gây ra sự chậm chễ của CB, CC, VC
- Việc lưu trữ hồ sơ bằng giấy tờ sẽ khó bảo quản, dễ thất lạc và bị tác động bởi yếu tố bên ngoài. Gây khó khăn cho việc tìm kiếm, tra cứu, tổng hợp.
2.2.3.3. Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC tại UBND thành phố Cao Bằng
Xuất phát từ thực trạng, cũng như những hạn chế còn tồn tại trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tại UBND thành phố Cao Bằng trong thời gian qua. Để hoàn thiện công tác cập nhật, bảo quản và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức. đúng theo quy định và các văn bản hướng dẫn của các cấp trên đề ra, cụ thể là sớm có những biện pháp khắc phục những tồn tại đó, cần thực hiện những giải pháp sau.
Tổng hợp, rà soát lại các văn bản quy định về quản lý hồ sơ CB, CC, VC sau đó xây dựng kế hoạch cụ thể để khắc phục, đồng thời tham mưu với đơn vị để lấy ý kiến đóng góp cho kế hoạch khắc phục những tồn tại về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại UBND thành phố. Và kết hợp với văn phòng, Sở Nội vụ tỉnh để triển khai những kế hoạch đó.
Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC. Thông báo tới các CB, CC, VC đang công tác tại UBND sớm bổ sung, cập nhật thông tin còn thiếu để hoàn thành hồ sơ CB, CC, VC của mình và tăng cường trách nhiệm đối với công tác quản lý hồ tại UBND thành phố Cao Bằng.
Kiện toàn bộ máy, bố trí đủ bên chế làm công tác tổ chức cán bộ phù hợp với các nội dung công việc như: tiếp nhận xử lý, lưu trữ và bảo quản hồ sơ CB, CC, VC. Từng bước hiện đại hóa công cụ quản lý hồ sơ CB, CC, VC như: trang bị thêm máy vi tính, mạng internet và phần mềm quản lý hồ sơ CB, CC, VC thống nhất để dễ nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ CB, CC, VC một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Trang bị máy quét, máy ảnh kỹ thuật số, video để đưa các hình ảnh, văn bản tài liệu vể hồ sơ CB, CC, VC vào các phương tiện, thiết bị lưu trữ, bảo quản phục vụ công tác nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ CB, CC, VC.
Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ. Các hình thức đào tạo có thể là chính quy, tại chức hoặc thông qua các lớp tập huấn.
Công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC là một trong những nội dung quan trọng của công tác cán bộ, do vậy rẩt cần được sự quan tâm đầy đủ, sự chỉ đạo sát sao của lãnh đạo, cũng như tinh thần trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức với chình hồ sơ cá nhân của mình và sự tân tâm, tận tụy của những người trực tiếp làm công tác hồ sơ CB, CC, VC.
Ứng dụng CNTT trong quản lý hồ sơ để triển khai việc xây dựng cơ sở dữ liệu và phần mềm quản lý CB, CC, VC. Thống nhất, khắc phục sự chồng chéo, nhiều văn bản giấy tờ. Cụ thể là ứng dụng phần mềm Perfect HRm quản lý hồ sơ CB, CC, VC để nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ tại UBND thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng, cụ thể trong các khâu như sau:
- Nhập dữ liệu của hồ sơ.
- Nhập thông tin, bổ sung thông tin nhanh chóng.
- Thông tin được cập nhật kịp thời.
- Tạo các văn bản liên quan đến CB, CC, VC.
- Lưu trữ được các thông tin và giấy tờ liên quan tới CB, CC, VC.