Chương 2 THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC TẠI UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG
2.3. Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức
Quy trình quản lý hồ sơ CB,CC,VC
Bảng 2.3. Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức
Trách nhiệm Trình tự công việc Tài liệu liên quan
Bộ phận TCCB (Cán bộ phòng TCCB)
QĐ 14/2006/QĐ-BNV QĐ 06/2007/QĐ-BNV QĐ 02/2008/QĐ-BNV
CB,CC,VC
Mẫu 01a-BNV/2007 Mẫu 02a-BNV/2007 Mẫu 04a-BNV/2007 Bộ phận TCCB
(Cán bộ phòng TCCB)
Trưởng phòng TCCB
Bộ phận TCCB (Cán bộ phòng TCCB)
- Sổ đăng ký CB, CC, VC - Phần mềm
Mô tả quy trình quản lý hồ sơ CB, CC, VC.
Bước 1: Hướng dẫn lập/ kê khai, bổ sung hồ sơ CB, CC, VC.
Bộ phận TCCB có trách nhiệm hướng dẫn CB, CC, VC lập/kê khai, bổ sung hồ sơ CB, CC, VC.
- Lập hồ sơ: Đối với cán bộ, công chức, viên chức được đề bạt, bổ nhiệm, thuyên chuyển, tuyển dụng về UBND thì Bộ phận tổ chức cán bộ có trách nhiệm hướng dẫn CB, CC, VC lập hồ sơ theo quy định tại quyết định 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 về việc ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ công chức; Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/6/2007 về việc ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, và quyết định 02/2008/QĐ-
Thẩm định hồ sơ
Ký xác nhận Lập/ Kê khai, bổ sung
hồ sơ
Hướng dẫn lập/ kê khai, bổ sung hồ sơ CB,CC,VC
Cập nhật; Lưu hồ sơ
BNV ngày 06/10/2008 của Bộ Nội vụ về việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
- Kê khai bổ sung hồ sơ: Định kỳ hàng năm (chậm nhất là ngày 15 tháng 01 của năm sau), bộ phận Tổ chức cán bộ có trách nhiệm gửi bản kê khai bổ sung hồ sơ cán bộ, công chức theo mẫu 4a-BNV/2007 “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” và hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức kê khai bổ sung hồ sơ.
Bước 2: CB, CC, VC lập/kê khai, bổ sung hồ sơ.
- Lập hồ sơ:
Trong thời gian 45 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng lần đầu, CB, CC, VC phải kê lý lịch, hoàn chỉnh các phần hồ sơ gốc theo quy định tại Khoản 1, khoản 2, khoản 3, khoản 4, khoản 5, khoản 6 Điều 6 của quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ban hành kèm theo quyết định 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 của Bộ Nội vụ; khoản 4, điều 1, quyết định 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 về biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức (CB, CC, VC có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, trung thực hồ sơ của mình theo quy định của quy chế).
Thành phần hồ sơ gồm.
+ Quyển “Lý lịch cán bộ công chức” theo mẫu 01a-BNV/2007;
+ Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” theo mẫu 02c-BNV-2008;
+ Bản sao giấy khai sinh;
+ Giấy chứng nhận sức khỏe;
+ Các văn bản liên quan đến thân nhân;
+ Các giấy tờ liên quan đến trình độ đào tạo (văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm).
- Kê khai, bổ sung hồ sơ.
Cán bộ công chức, viên chức có trách nhiệm tự khai bổ sung hồ sơ theo mẫu 4a-BNV/2007 khi có biến động về hồ sơ của mình trong các trường hợp sau.
+ Thay đổi liên quan đến nhân thân.
+ Sự thay đổi về tài sản.
+ Kế quả học tập, nâng cao trình độ.
+ Khen thưởng, kỷ luật.
Bước 3: Thẩm định hồ sơ.
Trường hợp CB, CC, VC mới được đề bạt, bổ nhiệm, thuyên chuyển, tuyển dụng thì bộ phận Tổ chức cán bộ thực hiện thẩm tra và xác minh tính trung thực của các tiêu chí, thông tin do CB, CC, VC tự kê khai. Nếu hồ sơ chưa đạt yêu cầu thì chuyển lại và hướng dẫn để CB, CC, VC tiếp tục hoàn thiện.
Bước 4: Ký xác nhận.
Lãnh đạo xem xét, ký xác nhận vào hồ sơ của CB, CC, VC mới được đề bạt, bổ nhiệm, thuyên chuyển, tuyển dụng và xem xét, ký xác nhận vào bản bổ sung hồ sơ hàng năm của CB, CC, VC đang làm việc tại cơ quan..
Bước 5: Cập nhật, lưu hồ sơ.
Bộ phận TCCB có trách nhiệm cập nhật, lưu giữ hồ sơ CB, CC, VC.
Công tác quản lý hồ sơ.
- Tiếp nhận hồ sơ CB, CC, VC.
Tất cả các hồ sơ CB, CC, VC được bộ phận TCCB tiếp nhận, kiểm tra đủ thành phần hồ sơ theo yêu cầm gồm: Lý lịch cán bộ công chức, viên chức. Bản sao giấy khai sinh, giấy chứng nhận sức khỏe, các văn bản liên quan đến thân nhân, các loại giấy tờ liên quan đến trình độ đào tạo của CB, CC, VC.
- Xử lý hồ sơ CB, CC, VC.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, bộ phận TCCB có trách nhiệm đăng ký hồ sơ vào Sổ đăng ký hồ sơ cán bộ, công chức theo mẫu S01-BNV/2008 ban hành theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 08/10/2008 của Bộ Nội vụ về việc ban thành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.