THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA UBND PHƯỜNG HOÀNG TÂN

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND PHƯỜNG HOÀNG TÂN. 4 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Hoàng Tân. 4 1.1.1 Lịch sử hình thành của UBND phường Hoàng Tân. 4 1.1.2 Chức năng của UBND phường Hoàng Tân. 5 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Hoàng Tân. 5 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Hoàng Tân. 6 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư – Lưu trữ. 9 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA UBND PHƯỜNG HOÀNG TÂN. 10 2.1 Hoạt động quản lý. 10 2.1.1. Xây dựng ban hành văn bản quy định về công tác Văn thư – Lưu trữ. 10 2.1.2. Quản lý phông lưu trữ UBND phường Hoàng Tân. 11 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong công tác Văn thư – Lưu trữ. 12 2.1.4. Đào tào, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động văn thư – lưu trữ. 13 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 13 2.2 Hoạt động nghiệp vụ. 14 2.2.1. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. 14 2.2.2. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ. 14 2.2.3. Xác định giá trị tài liệu. 15 2.2.4. Chỉnh lý tài liệu. 17 2.2.5. Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ. 20 2.2.6. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 21 2.2.7. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. 22 CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ. 24 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập tại UBND phường Hoàng Tân và kết quả đạt được. 24 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ ở UBND phường Hoàng Tân. 25 3.3. Một số khuyến nghị. 26 3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức. 26 3.3.2 Đối với bộ môn văn thư – lưu trữ, khoa, trường. 27 C. PHẦN KẾT LUẬN 28 D. PHẦN PHỤ LỤC 29

MỤC LỤC MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND PHƯỜNG HOÀNG TÂN Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND phường Hoàng Tân Lịch sử hình thành UBND phường Hoàng Tân 1.1.2 Chức UBND phường Hoàng Tân 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND phường Hoàng Tân .5 1.1.4 Cơ cấu tổ chức UBND phường Hoàng Tân 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận Văn thư – Lưu trữ CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA UBND PHƯỜNG HOÀNG TÂN 10 2.1 Hoạt động quản lý .10 2.1.1 Xây dựng ban hành văn quy định công tác Văn thư – Lưu trữ 10 2.1.2.Quản lý phơng lưu trữ UBND phường Hồng Tân 11 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu KHCN công tác Văn thư – Lưu trữ 12 2.1.4 Đào tào, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng hoạt động văn thư – lưu trữ 13 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ quan, tổ chức 13 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 14 2.2.1 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 14 2.2.2 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 14 2.2.3 Xác định giá trị tài liệu 15 2.2.4 Chỉnh lý tài liệu .17 2.2.5 Công tác thống kê xây dựng cơng cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ .20 2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 21 2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 22 CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 24 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập UBND phường Hoàng Tân kết đạt .24 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ UBND phường Hoàng Tân 25 3.3 Một số khuyến nghị 26 3.3.1 Đối với quan, tổ chức 26 3.3.2 Đối với môn văn thư – lưu trữ, khoa, trường 27 C PHẦN KẾT LUẬN .28 D PHẦN PHỤ LỤC 29 A PHẦN MỞ ĐẦU Thực tập cuối khóa giai đoạn quan trọng sinh viên sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội không ngoại lệ Thông qua trình này, sinh viên trải nghiệm, tiếp xúc với công việc thực tế, lần vận dụng kiến thức trang bị giảng đường đại học vào cơng việc Có thể nói bước đệm quan trọng để sinh viên tích lũy kinh nghiệm quý báu tiền đề để trường sinh viên không bỡ ngỡ, nhanh chóng thích ứng với cơng việc Cơng tác lưu trữ nghiệp vụ quan trọng khơng thể thiếu hình thành phát triển đơn vị, ghi lại q trình hoạt động quan, tổ chức, Đảng , Nhà Nước Doanh nghiệp Trong trình xây dựng bảo vệ đất nước, tài liệu lưu trữ công cụ thiết yếu để bảo vệ vững chủ quyền tổ quốc, chống lại âm mưu xâm lược bọn đế quốc, thực dân Đồng thời, tài liệu lưu trữ phương tiện thơng tin Đảng nhà nước sử dụng để tuyên truyền đường lối, chủ trương, sách đến tầng lớp nhân dân Ngồi ra, tài liệu lưu trữ sử dụng rộng rãi lĩnh vực đạt hiệu cao Do đó, tài liệu lưu trữ phải bảo quản từ hệ sang hệ khác, nguồn thơng tin vơ tận để người công dân, ngành, quan sử dụng Tuy nhiên, đất nước ta trải qua nhiều chiến tranh kéo dài, vậy, nhiều tài liệu bị hủy hoại, phân tán khắp nơi, mặt khác số người thiếu ý thức, thiếu tinh thần trách nhiệm, thiếu hiểu biết, tiêu hủy nhiều tài liệu có giá trị Trước tình hình trên, để đưa cơng tác lưu trữ tài liệu lưu trữ vào nề nếp trở thành nhu cầu cấp bách Đảng nhà nước Trong năm gần đây, tình hình công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ Trung ương địa phương ngày quan, đoàn thể, tổ chức trọng phát triển Đảng nhà nước ta ban hành hàng loạt văn bản, công văn nhằm hướng dẫn, đạo, tổ chức cách có hệ thống, quan quản lý công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ từ Trung ương đến địa phương Bên cạnh đó, quan có nhiều đầu tư sở vật chất, trình độ chun mơn cán làm cơng tác lưu trữ…góp phần làm cho cơng tác lưu trữ bước đầu vào nề nếp Là học sinh - sinh viên, thân em nhận thấy việc học tập lớp, giảng đường hạn chế chưa đủ để phục vụ cho công việc sau này, cần kinh nghiệm từ thực tế để hồn thiện thân tích lũy thêm kiến thức từ sống Thực tập giúp thân em nói riêng bao sinh viên nói chung vận dụng học vào thực tiễn để trường không bỡ ngỡ, lúng túng trước công việc, giúp họ trở thành người động, sáng tạo công việc Qua thực tập tốt nghiệp, học sinh - sinh viên kiểm chứng lại học áp dụng kiến thức thực tiễn để giải cơng việc thuộc thẩm quyền chuyên môn, thể nhạy bén thay đổi công việc Đặc biệt chuyên ngành Lưu trữ em nhận thấy môn tương đối thú vị có tầm vai trò quan phát triển xã hội chưa quan tâm cách thực Qua em tích lũy thêm kiến thức, kinh nghiệm nghề, rèn luyện đức tính cần thiết cho nhà Lưu trữ tương lai Đồng thời qua trình thực tập nhà trường đánh giá lực học sinh - sinh viên trình học tập giải cơng việc thực tế Thực phương châm “ Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tiễn ” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt thực tập từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/3/2017 cho sinh viên ngành Lưu Trữ Học bậc Đại học Đợt thực tập trang bị cho sinh viên kiến thức thực tế, để kiểm nghiệm hệ thống lý luận, kết hợp lý luận thực tiễn từ có nhìn thấu đáo hành nước nhà, đồng thời có kỹ năng, kinh nghiệm để phục vụ cho công việc sau Được đồng ý Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tiếp nhận UBND phường Hồng Tân tơi thực tập Văn phòng UBND phường Hồng Tân – Thị xã Chí Linh – tỉnh Hải Dương Là cán lưu trữ tương lai, đợt thực tập trang bị cho kiến thức bản, trước hết nhận thức rõ ràng công tác lưu trữ tầm quan trọng công tác lưu trữ phát triển đất nước, thấy bất cập công tác quan Từ thấy trách nhiệm nghĩa vụ hệ trẻ lớn Trong trình thực tập, viết báo cáo, hạn chế thân thiếu kinh nghiệm thực tế, có nhiều cố gắng khơng tránh khỏi thiếu sót, mong đóng góp q báu thầy, Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội cơ, chú, anh, chị Văn phòng UBND phường Hồng Tân để báo cáo thực tập hoàn chỉnh Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cơ, lãnh đạo UBND phường Hồng Tân, đồng thời em xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội , đặc biệt thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành kế hoạch thực tập tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực tập Nguyễn Thị Hòa B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND PHƯỜNG HỒNG TÂN Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND phường Hồng Tân Lịch sử hình thành UBND phường Hồng Tân Xã Hồng Tân thuộc huyện Chí Linh, tỉnh Hải Dương Xã trở thành đơn vị hành từ tháng 02 năm 1946, thành lập Hồng Tân gồm có làng : Đọ Xá, Đại Tân, Đại Bát, Hoàng Gián, Phục Thiện, Đồng Cống Đến năm 1956 ba làng Đồng Cống, Hoàng Gián Phục Thiện tách để thành lập xã Hoàng Tiến, đồng thời làng Đại Bộ thuộc xã Lê Lợi sáp nhập xã Hoàng Tân Như xã Hồng Tân có làng từ năm 1956 Trong q trình xây dựng phát triển Hồng Tân hình thành số trung tâm sản xuất kinh doanh, bật làng Bến Tắm, đến xã Hồng Tân có làng: Đại Bộ, Đại Bát, Đại Tân, Đỗ Xá Bến Tắm Theo Quyết định số 09/NQ-CP ngày 12 tháng 02 năm 2010 thành lập thường Hồng Tân thuộc Thị xã Chí Linh, tỉnh Hải Dương sở tồn 1.055,03 diện tích tự nhiên 6.884 nhân xã Hoàng Tân Phường Hồng Tân có 1.055,03 diện tích tự nhiên 6.884 nhân Địa giới hành phường Hồng Tân: + Phía Đơng giáp xã Hồng Tiến + Phía Tây giáp phường Cộng Hòa + Phía Nam giáp xã Văn Đức tỉnh Quảng Ninh + Phía Bắc giáp phường Bến Tắm xã Bắc An Trụ sở làm việc phường Hoàng Tân trụ sở xã Hồng Tân Do vị trí địa lý phường có quốc lộ 18 chạy qua, nên năm gần tốc độ thị hóa phường Hồng Tân cao, đặc biệt khu vực ven quốc lộ 18 Lịch sử 70 năm đấu tranh xây dựng phát triển UBND phường Hoàng Tân nhìn chung địa bàn phường mức sống người dân tương đối ổn định, số hộ nghèo, đói ngày giảm, mức tăng trưởng kinh tế phường năm sau cao năm trước, mặt dân trí tương đối đồng đều, tỉ lệ trẻ em đưa tới trường cao, đường làng ngõ xóm kiên cố hóa, khang trang, đẹp 1.1.2 Chức UBND phường Hoàng Tân Uỷ ban nhân dân quan hành Nhà nước địa phương, thực quản lý hành Nhà nước địa phương theo phân cấp quản lý UBND phường Hoàng Tân thực theo điều 114 Hiến pháp năm 2013 quy định: Ủy ban nhân dân cấp quyền địa phương Hội đồng nhân dân cấp bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân quan hành nhà nước cấp Ủy ban nhân dân tổ chức việc thi hành Hiến pháp pháp luật địa phương; tổ chức thực nghị Hội đồng nhân dân thực nhiệm vụ quan nhà nước cấp giao 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND phường Hoàng Tân Phát triển kinh tế, văn hóa xã hội, giáo dục y tế… Thu chi ngân sáchtheo quy định pháp luật phối hợp với thôn để đảm bảo thu thu kịp thời khoản thu khác Tuyên truyền giáo dục pháp luật Giữ gìn trật tự an tồn xã hội phòng chống thiên tai Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội năm trình HĐND phường thơng qua, trình UBND thị xã phê duyệt tổ chức thực kế hoạch Tổ chức hướng dẫn việc thực chương trình kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển nơng, cơng nghiệp, dịch vụ theo quy định cấp Tổ chức thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật vào sản xuất Tổ chức xây dựng cơng trình thủy lợi, lập quy hoạch sử dụng đất đai, thực quản lý nguồn nước Tổ chức huấn luyện quân phổ thơng, xây dựng quốc phòng tồn dân; thực công tác nghĩa vụ quân sự, công tác tuyển quân, đăng ký, quản lý quân dự bị động viên; tổ chức huấn luyện sử dụng lực lượng dân quân tự vệ địa phương; thực hậu cần chỗ sách hậu phương quân đội Thực quản lý trạm Y tế phường, triển khai chương trình kế hoạch hóa gia đình, thực chế độ sách với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ, thực cơng tác cứu trợ xã hội, hoạt động nhân đạo từ thiện, thực quy hoạch quản lý tu bổ nghĩa trang liệt sĩ Thực biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự an tồn xã hội Xây dựng lực lượng cơng an phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc Thực phòng ngừa chống tội phạm; quản lý hộ khẩu, đăng ký tạm trú, phối hợp với quan chức việc thi hành án, xử lý vi phạm pháp luật địa phương Kiểm tra việc thực pháp luật địa phương; tổ chức tiếp dân giải khiếu nại, tố cáo theo quy định Thực sách dân tộc tôn giáo 1.1.4 Cơ cấu tổ chức UBND phường Hoàng Tân Theo Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quy định Cơ cấu tổ chức UBND phường Hoàng Tân bao gồm: • Ủy ban nhân dân phường: - 01 chủ tịch UBND phường: Là người phụ trách chung Lãnh đạo điều hành mặt phường, đơn đốc đạo hoạt động phòng ban trực thuộc UBND - 02 Phó Chủ Tịch UBND phường người giúp việc cho Chủ Tịch thực nhiệm vụ Chủ Tịch phân công Chủ Tịch ủy nhiệm giải chịu trách nhiệm trước Chủ Tịch Hàng tuần phải báo cáo kết công tác với Chủ Tịch, công việc phức tạp đột xuất cần xin ý kiến Chủ Tịch để giải • Ủy ban nhân dân phường có phòng ban sau: - Văn phòng Ủy ban phường có nhiệm vụ tham mưu tổng hợp cho Chủ Tịch UBND đạo điều hành Xây dựng chương trình, kế hoạch báo cáo sơ kết, tổng kết, báo cáo kiểm điểm, công tác đạo điều hành Thường trực HĐND, UBND Chủ tịch UBND phường Chuẩn bị nội dung phục vụ phiên họp HĐND UBND, họp làm việc Chủ tịch Phó Chủ tịch Quản lý dấu Thường trực HĐND UBND, tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ, hành Tiếp nhận hồ sơ trả hồ sơ, công chứng giấy tờ, tiếp nhận đơn thư khiếu nại tố cáo theo quy định Pháp luật - Phòng tài kế tốn giúp UBND phường thực quản lý lĩnh vực: tài chính, kế hoạch đầu tư, tổng hợp, thu chi - Phòng văn hóa xã hội: thực cơng tác quản lý nhà nước vấn đề: văn hóa, gia đình, thể dục thể thao… - Phòng tư pháp - hộ tịch: giúp UBND thực chức quản lý nhà nước về: phổ biến giáo dục pháp luật, thi hành án dân sự, chứng thực hộ tịch, đăng ký kết hôn, đăng ký giấy khai sinh, khai tử, trợ giúp pháp lý hòa giả sở cơng tác tư pháp khác - Phòng lao động - thương binh xã hội giúp UBND thực chức quản lý nhà nước như: lao động việc làm, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo vệ chăm sóc trẻ em, phòng chống tệ nạn xã hội - Cơng an: bảo vệ giữ gìn an ninh, trật tự, truy bắt tội phạm… - Phòng địa chính: Tham mưu giúp UBND thực chức quản lý Nhà nước kiến trúc Quy hoạch xây dựng, vật liệu xây dựng, nhà công sở, hạ tầng kỹ thuật, khảo sát đất đai, tư vấn giải thắc mắc, khiếu nại, tranh chấp hình thức chuyển đổi đất đai - Ban quân sự: Tổ chức huấn luyện quân phổ thông, xây dựng quốc phòng tồn dân, thực cơng tác nghĩa vụ quân sự, công tác tuyển quân, đăng ký, quản lý quân dự bị động viên; tổ chức huấn luyện sử dụng lực lượng dân quân tự vệ địa phương; thự hậu cần chỗ sách hậu phương quân đội - Các tổ chức trị xã hội: + Hội phụ nữ + Hội niên + Hội nông dân + Hội cựu chiến binh + Mặt trận tổ quốc phường + Hội người cao tuổi + Hội nạn nhân chất độc màu da cam + Hội niên xung phong + Hội khuyến học + Hội chữ thập đỏ • Sơ đồ cấu tổ chức UBND phường Hoàng Tân Chủ tịch UBND phường Phó Chủ tịch Văn phòng – Thống kê Phòng Tài – Kế hoạch Phó Chủ tịch Phòng Văn hóa – Xã hội Phòng Tư pháp – Hộ tịch Phòng Lao động – Thương binh xã hội Phòng Địa Cơng an phường Ban Qn đựng tài liệu, cặp, hộp, bình chữa cháy… Các tài liệu lưu trữ chủ yếu nhóm tài liệu hành chính, ngồi số tài liệu phim ảnh tài liệu khoa học, kỹ thuật thiết kế xây dựng cơng trình xây dựng phường Hoàng Tân Tài liệu lưu trữ phường Hoàng Tân đưa vào bảo quản tủ lưu trữ kim loại, tủ có khóa cẩn thận Trước cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ không làm tốt, nhiều tài liệu lưu trữ có giá trị bị hư hỏng Trong năm gần đây, thấy vị trí quan trọng tài liệu lưu trữ với đạo quan cấp công tác lưu trữ UBND phường thực quan tâm, chưa có kho lưu trữ, tài liệu lưu trữ phường chủ yếu đưa vào cặp, hộp bảo quản tủ lưu trữ, ngồi sử dụng hòm để đựng tài liệu Các tủ, hòm đựng tài liệu đặt vị trí cao ráo, thống mát khơng bị ánh sáng chiếu trực tiếp vào nên tài liệu bị ẩm mốc, giấy bị vàng, giòn hạn chế, tượng côn trùng phá hoại tài liệu khơng có Để cơng tác bảo quản tài liệu thực tốt UBND phường Hồng Tân đưa số quy định để bảo quản tài liệu tốt như: Cán Văn thu - Lưu trữ phải thường xuyên làm công tác kiểm tra định kỳ tài liệu, thực tốt công tác vệ sinh tài liệu, biện pháp phòng chống cháy nổ, phát thấy hư hỏng phải kịp thời khắc phục để tránh hậu nguy hại đến tài liệu Do có phương tiện bảo quản tốt có định kỳ kiểm tra, vệ sinh tài liệu năm nên tài liệu lưu trữ UBND phường Hồng Tân khơng có tình trạng mục nát hay bị trùng phá hoại Vì tài liệu lưu trữ ln tình trạng tốt 2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trình nghiên cứu cung cấp thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ lợi ích chung cho quan, đơn vị mặt: kinh tế, trị, văn hóa, xã hội…và thực tiễn yêu cầu thiết yếu mục đích cuối cơng tác lưu trữ Vì UBND phường Hồng Tân chưa có phòng đọc riêng nên việc khai thác 22 sử dụng tài liệu lưu trữ gặp khó khăn vấn đề nguồn tài liệu, số lượt người đến khai thác sử dụng chưa nhiều cho trung bình năm có khoảng gần 100 lượt người đến khai thác sử dụng tài liệu, chủ yếu phòng, ban đến để mượn tài liệu tham khảo phục vụ cho hội họp quan Vì chưa có kho lưu trữ riêng nguồn tài liệu lưu trữ chưa thực phong phú nên hình thức cơng bố tài liệu lưu trữ, triển lãm tài liệu lưu trữ hay tổ chức khai thác sử dụng phòng đọc khơng tổ chức Phương pháp mà cán lưu trữ để quản lý tài liệu lưu trữ phương pháp truyền thống dung sổ thống kê, theo dõi việc mượn tài liệu mà việc mượn tài liệu chưa xảy mát thất lạc 23 CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập UBND phường Hoàng Tân kết đạt • Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập UBND phường Hoàng Tân Trong thời gian thực tập UBND phường Hồng Tân em thực hành số cơng việc nghiệp vụ lưu trữ như: + Xác định giá trị tài liệu để lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản lâu dài vĩnh viễn loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy + Đến phòng ban để làm việc khâu thu thập tài liệu lưu trữ + Tiếp nhận độc giả, hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu, làm thủ tục cho mượn tài liệu, cuối ngày làm việc thu tài liệu từ độc giả + Sắp xếp lại tài liệu tủ Không thực hành nghiệp vụ lưu trữ, em thực hành số công việc ghiệp vụ văn thư như: + Biên mục bên trong, biên mục bên + Soạn thảo văn + Quản lý văn đi, đến + In tài liệu + Đóng dấu quan +… • Kết đạt được: + Trong thời gian thực tập UBND phường Hoàng Tân hướng dẫn đạo cụ thể, nhiệt tình lãnh đạo cán nhân viên UBND phường Hoàng Tân em thực hành số công việc nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ hồn thành tốt cơng việc giao Tuy nhiên sinh viên thực tập nên bỡ ngỡ đưa lý thuyết vào cơng việc thực tế nhiều thiếu sót hạn chế 24 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ UBND phường Hồng Tân Trong cơng tác văn thư - lưu trữ việc đa dạng hóa cơng tác văn thư lưu trữ quan trọng nhất, điều giúp cho chất lượng cơng tác ngày phát triển tồn diện Bên cạnh việc hồn thiện chấp hành nghiêm văn quy phạm pháp luật ngành văn thư - Lưu trữ Việc tổ chức khoa học phòng đọc cung cấp đầy đủ thông tin cho độc giả vơ qun trọng, góp phần cho việc giải tốt công việc quan, giúp quan phát triển, để làm tốt cơng việc đòi hỏi phải có đội ngũ cán có chuyên môn vững vàng, thường xuyên tổ chức lớp huấn luyện nâng cao kiến thức cho cán Do UBND phường Hồng Tân chưa có kho lưu trữ riêng trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ thơ sơ nên tài liệu bị phân tán, tập trung rời lẻ dẫn đến tình trạng hư hỏng nhanh hay số nguồn tài liệu bị mát, chưa có trang thiết bị đại nên việc khai thác sử dụng bảo quản tài liệu phục hồi tài liệu gặp phải nhiều khó khăn Lãnh đạo UBND phường Hồng Tân kiểm tra khảo sát thực tế tình hình lưu trữ tài liệu quan mình, xem nguồn tài liệu có bị phân tán hay khơng trang thiết bị bảo quản có đem lại hiệu hay không….sau kiểm tra xong cán Văn thư kiêm Lưu trữ giúp lãnh đạo soạn thảo văn trình lên cấp phê duyệt Khi đồng ý quan cấp lãnh đạo quan xây dựng phương án, lập thiết kế xây dựng kho lưu trữ cho phù hợp đảm bảo yêu cầu kho lưu trữ Các trang thiết bị bổ sung vào phòng ban phục vụ cơng tác lưu trữ bảng thống kê điện tử, giá, hộp để tài liệu, máy điều hòa nhiệt độ kho,hệ thống báo cháy chữa cháy tự động Bên cạnh thủ trưởng quan người thực nghiêm quy định công tác lưu trữ quy định cụ thể cho cán nhân viên đến khai thác, sử dụng tài liệu để có trách nhiệm bảo vệ tài liệu 25 Ngoài đề xuất em xin đóng góp thêm số ý kiến cơng tác Lưu trữ UBND phường Hoàng Tân để hoạt động UBND ngày hiệu + Cán Văn thư kiêm Lưu trữ cán phận Văn phòng cần xếp lại thời gian làm việc cho khoa học + Lãnh đạo quan cần bố trí cho cán Văn phòng học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ tiếp thu khoa học kỹ thuật để ứng dụng vào công tác lưu trữ UBND 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với quan, tổ chức Qua trình thực tập em xin đưa số kiến nghị sau: Xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan phù hợp với thực trạng quan để tạo thống nhất, đồng bộ, thực quy định Nhà nước quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư vào nề nếp Cử cán làm công tác văn thư, lưu trữ thường xuyên tập huấn bồi dưỡng cao trình độ chun mơn, đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ để thấy vị trí, vai trò cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động quản lý quan Quan tâm tới công tác văn thư, lưu trữ; trang bị thêm trang thiết bị đại phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ Cán văn thư, lưu trữ cán chuyên môn cần có phối hợp chặt chẽ, cần tự giác cơng việc, đặt cơng việc nên mục đích chung,phải có nơi quy quy định riêng quan trách nhiệm nghĩa vụ cán chuyên môn thực công tác văn thư, lưu trữ Cần đơn giản hóa thủ tục hành rườm rà Đầu tư thêm trang thiết bị làm việc văn phòng đại Áp dụng cơng nghệ đại đặc biệt công nghệ thông tin trình quản lý văn đi, đến quan 26 3.3.2 Đối với môn văn thư – lưu trữ, khoa, trường Sinh viên có hội cọ sát với thực tế trình học tập, chưa tiếp xúc nhiều với trang thiết bị đại công tác văn thư, lưu trữ Sinh viên gặp phải bỡ ngỡ đưa lý thuyết vào cơng việc thực tế chưa tiếp xúc cọ sát nhiều trình học tập, số trang thiết bị đại hạn chế phục vụ trình thực hành, tạo điều kiện tốt cho sinh viên sau trường việc làm Để trau dồi nhiều kiến thức thực tiễn cho sinh viên em mong thầy cô khoa Văn thư – Lưu trữ, thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên khảo sát thực tế cọ sát với công việc sau trường sinh viên làm, đầu tư thêm trang thiết bị đại phục vụ cho thực hành Trên số khuyến nghị nhỏ em, em mong khóa học sau tiếp xúc với cơng việc tốt 27 C PHẦN KẾT LUẬN Quá trình thực tập UBND phường Hoàng Tân thời gian từ ngày 10/01/2017 – 10/3/2017 giúp em có nhìn khái qt hình dung tính chất cơng việc công tác Văn thư - Lưu trữ, tương lai em hy vọng góp phần cơng sức vào xây dựng đất nước, áp dụng kiến thức học vào thực tế Trong trình thực tập em tiếp xúc tìm hiểu thực tế thực trạng, nội dung công tác Văn thư - Lưu trữ UBND phường Hoàng Tân thấy ưu điểm tồn đọng, mặt hạn chế công tác Văn thư - Lưu trữ đây, quan thực tốt xong kết chưa thực liên quan tới khâu nghiệp vụ sở hạ tầng khơng đảm bảo độ an tồn, xác Đợt thực tập giúp em nhận thức đầy đủ, đắn nghề nghiệp chọn sau này, em mong muốn sau trường trở thành cán có lực, vững vàng chun mơn, có ý thức trách nhiệm với nghiệp Lưu trữ để phục vụ cho xã hội Trong thời gian thực tập hoàn thành báo cáo, có nhiều cố gắng học hỏi, vận dụng kiến thức học thực tiễn công việc để viết báo cáo cách trung thực, xác đầy đủ Tuy nhiên, không tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận đóng góp q báu thầy khoa Văn thư Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà nội lãnh đạo cán UBND phường Hoàng Tân để báo cáo thực tập em hoàn chỉnh Qua em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy cô khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đồng chí lãnh đạo cán bộ, nhân viên UBND phường Hoàng Tân giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập tốt nghiệp này./ Em xin chân thành cảm ơn! Hoàng Tân, Ngày 11 tháng năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Hòa 28 D PHẦN PHỤ LỤC 29 Phụ lục 01 Một số hình ảnh phục vụ cho hoạt động cơng tác cơng tác văn thư, lưu trữ Hình ảnh 01 30 Hình ảnh 02 31 Hình ảnh 03 Hình ảnh 01, 02, 03: tủ đựng tài liệu lưu trữ 32 Hình ảnh 04: Máy in Hình ảnh 05: Máy photocoppy 33 PHỤ LỤC 02: BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc … (4)… , ngày … tháng … năm 20… BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU - Căn Công văn số /VTLTNN-NVTW ngày tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước v/v ban hành Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; - Căn cứ: .……………………(1)…………………………… … Chúng gồm: BÊN GIAO: ………………………(2)………………… …, đại diện là: - Ông (bà): …… Chức vụ công tác/chức danh: …………… - Ông (bà): …… Chức vụ công tác/chức danh: …… BÊN NHẬN: ………………………(3)…………………… , đại diện là: - Ông (bà): .…… Chức vụ công tác/chức danh: .…… - Ông (bà): …… Chức vụ công tác/chức danh: .…… Thống lập biên giao nhận tài liệu …………(4)………… …… với nội dung cụ thể sau: Tên phông (hoặc khối) tài liệu: … Thời gian tài liệu: Thành phần số lượng tài liệu: 34 3.1 Tài liệu hành chính: - Tổng số hộp (cặp): - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ………………………… - Quy mét giá: mét 3.2 Tài liệu khác (nếu có): ……………………….… Công cụ tra cứu tài liệu liên quan kèm theo(5): ……………………….… …………………….…… …………………….…… Biên lập thành hai bản; bên giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên ghi rõ họ tên) (Ký tên ghi rõ họ tên) Xác nhận quan, tổ chức (6) (chức vụ, chữ kí người có thẩm quyền, họ tên, đóng dấu) Ghi chú: Căn kế hoạch công tác hợp đồng chỉnh lý tài liệu v.v… 2, Ghi tên lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu, chẳng hạn Phòng Lưu trữ Bộ …, Trung tâm Lưu trữ tỉnh ……., Lưu trữ Sở/Ban …… , Lưu trữ Công ty …… , v.v… tên quan, tổ chức đơn vị (nếu có) thực chỉnh lý tài liệu Mục đích hay ghi rõ lý giao nhận: để chỉnh lý sau chỉnh lý 35 Liệt kê công cụ tra cứu tài liệu liên quan kèm theo (nếu có) như: - Mục lục tài liệu nộp lưu; - Các công cụ tra tìm khác thẻ, sở liệu tra tìm tự động ; - Các tài liệu liên quan khác lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phông; hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu v.v Xác nhận quan, tổ chức quản lý tài liệu (trong trường hợp lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu khơng có dấu riêng) 36 ... cho em hoàn thành kế hoạch thực tập tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực tập Nguyễn Thị Hòa B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND PHƯỜNG HOÀNG TÂN Lịch sử hình thành,... tịch, đăng ký kết hôn, đăng ký giấy khai sinh, khai tử, trợ giúp pháp lý hòa giả sở công tác tư pháp khác - Phòng lao động - thương binh xã hội giúp UBND thực chức quản lý nhà nước như: lao động... tác Văn thư - Lưu trữ Hiện nay, công tác Văn thư - Lưu trữ UBND phường Hoàng Tân thực theo văn Nhà nước sau: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013