Cung cấp những kiến thức cơ bản về xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc, quản lý thời gian giúp cho học viên biết vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn hàng ngày để xây dựng chương trình, kế hoạch cô

Chuyên đề 12 KỸ NĂNG XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC, LỊCH LÀM VIỆC CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN CỦA CÁ NHÂN I KHÁI QT CHUNG VỀ CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CƠNG TÁC, LỊCH LÀM VIỆC CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC Khái niệm, vai trị chương trình, kế hoạch cơng tác, lịch làm việc quan, tổ chức a) Khái niệm - Khái niệm chương trình Chương trình tồn việc cần làm lĩnh vực công tác tất mặt công tác quan, ngành chủ quản hay Nhà nước nói chung theo trình tự định thời gian định Đối với chương trình quan trọng, cần có phê duyệt định ban hành quan có thẩm quyền Sau phê duyệt ban hành quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực nghiêm túc - Khái niệm kế hoạch Kế hoạch công tác việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, tiêu, biện pháp tiến hành lĩnh vực, nhiệm vụ cơng tác Nhà nước nói chung ngành, quan, đơn vị, địa phương nói riêng Kế hoạch thường xây dựng cho thời gian định theo niên hạn như: kế hoạch dài hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm ); kế hoạch trung hạn (2 - năm), kế hoạch ngắn hạn (1 năm, tháng, quý) Theo nguyên tắc, kế hoạch cấp có thẩm quyền phê duyệt bắt buộc quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hoàn thành thời hạn Kế hoạch đề (hoặc giao) có hồn thành tốt thời hạn hay khơng chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ giao quan, đơn vị - Khái niệm lịch làm việc: ghi ngày thực công việc theo dự kiến kế hoạch 160 b) Vai trò - Chương trình, kế hoạch có vai trị quan trọng tổ chức hoạt động quan, tổ chức cá nhân + Chương trình, kế hoạch giúp cho quan, tổ chức đạt mục tiêu cách tương đối xác Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính ổn định hoạt động quan, tổ chức + Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu làm việc quan, tổ chức: có chương trình, kế hoạch tốt giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho quan, tổ chức hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt hạn chế rủi ro trình hoạt động Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho quan chủ động công việc, biết làm việc trước, việc sau, khơng bỏ sót cơng việc + Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với thay đổi trình điều hành quan, tổ chức cách linh hoạt mà đạt mục tiêu đề Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo quan phân bổ sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng đơn vị để thực có hiệu nhiệm vụ đề Chương trình, kế hoạch đảm bảo cho thủ trưởng quan điều hành hoạt động thống nhất, tránh chồng chéo mâu thuẫn việc lãnh đạo, đạo, phát huy trí tuệ tập thể lãnh đạo quan + Chương trình, kế hoạch làm sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá hoạt động quan, tổ chức - Lịch làm việc đóng vai trị quan trọng để thực hoạt động quan, tổ chức cách khoa học, nề nếp hiệu Lịch làm việc cá nhân giúp cho cá nhân quản trị thời gian cá nhân thực công việc giao cách hiệu Những yêu cầu chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc a) Yêu cầu chương trình cơng tác - Đảm bảo bám sát đường lối, chủ trương, sách Đảng Nhà nước - Đảm bảo tính trọng tâm, trọng điểm: xác định định hướng công tác, mục tiêu, trọng tâm cơng tác thời gian 161 - Đảm bảo tính đồng bộ: triển khai đồng tất lĩnh vực công tác quan Trên sở xếp theo thứ tự ưu tiên việc - Tính thẩm quyền: Xác định vấn đề thuộc tập thể lãnh đạo, bàn bạc trước quyết; vấn đề phải xin ý kiến cấp cấp uỷ đảng trước định Đối với nội dung cơng việc chương trình phải xác định rõ quan, đơn vị chịu trách nhiệm chủ trì quan, đơn vị chịu trách nhiệm phối hợp - Đảm bảo tính khả thi: Chương trình phải phù hợp với khả thời gian thực Tránh đưa nhiều vấn đề vào chương trình để khơng thực Khi lập chương trình cần có quỹ thời gian dự trữ, dự phịng việc đột xuất - Đảm bảo tính hệ thống: tất Bộ, quan ngang Bộ, quan trực thuộc Chính phủ UBND cấp tỉnh phải xây dựng chương trình cơng tác phù hợp với chương trình cơng tác Chính phủ Phải đảm bảo ăn khớp chương trình cấp uỷ đảng cấp với chương trình quan Bảo đảm tính hệ thống chương trình năm, tháng với chương trình tháng, tuần b) Yêu cầu kế hoạch công tác - Kế hoạch phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ quan tổ chức - Kế hoạch phải đáp ứng chủ trương định cấp - Nội dung kế hoạch cần rõ danh mục công việc dự kiến, nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) phải thể rõ mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp tiến độ cụ thể việc - Các công việc phải xếp có hệ thống (tất Bộ, quan ngang Bộ, quan trực thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phải xây dựng kế hoạch công tác năm, tháng, quý tháng phù hợp với chương trình cơng tác Chính phủ), có trọng tâm, trọng điểm - Các kế hoạch phải cân đối ăn khớp với - Phải đảm bảo tính khả thi, tránh ơm đồm nhiều công việc c) Yêu cầu lịch làm việc - Đảm bảo tính xác xây dựng lịch làm việc: xác tên cơng việc; xác ngày, thực hiện; xác địa điểm thực hiện; xác tên người thực hiện… 162 - Đảm bảo khơng có trùng lặp: khơng trùng lặp thời gian, địa điểm, người thực công việc - Đảm bảo khơng bỏ sót: khơng bỏ sót việc; khơng bỏ sót yếu tố: thời gian, địa điểm, thành phần… - Đảm bảo tính khả thi: xây dựng lịch phải tính tốn, dự phịng thật sát thực tế Tránh tối đa thay đổi, điều chỉnh lịch làm việc Tuy nhiên, trường hợp bất khả kháng phải có điều chỉnh lịch Nhưng điều chỉnh cần có tính tốn đến yếu tố đảm bảo thực thời gian, người… - Đảm bảo tính hiệu thực hiện: từ xây dựng lịch cần tính đến yếu tố ưu tiên: việc quan trọng hay không quan trọng, cần thiết hay không cần thiết để ưu tiên bố trí người, địa điểm thời gian, …Đồng thời, để đảm bảo khâu thực hiệu quả, từ xây dựng lịch cần tính đến yếu tố dự phịng: dự phịng thời gian, địa điểm, nhân sự… II PHÂN LOẠI CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CƠNG TÁC, LỊCH LÀM VIỆC CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC Phân loại chương trình a) Phân loại theo cấp lãnh đạo - Chương trình quản lý cấp lãnh đạo lãnh đạo Trung ương hoạch định - Chương trình quản lý cấp trung gian lãnh đạo cấp tỉnh, thành phố, quận, huyện đưa - Chương trình cấp thừa hành lãnh đạo cơng sở, phịng ban chun mơn đưa b) Phân loại theo thời gian - Chương trình cơng tác năm: thể mục tiêu, định hướng, nhiệm vụ giải pháp lớn, quan trọng hoạt động quan, đơn vị năm - Chương tình cơng tác nửa năm: có chương trình cơng tác tháng đầu năm chương trình cơng tác tháng cuối năm Thơng thường, loại chương trình áp dụng cho quan lớn với nhiều nhiệm vụ khác cần phải tiến hành kiểm sốt cơng việc chặt chẽ 163 - Chương trình cơng tác q: để triển khai chương trình cơng tác năm Loại chương trình cơng tác có tính cụ thể chương trình năm - Chương trình cơng tác tháng: cụ thể hóa mục tiêu chương trình cơng tác q Nó thể cơng việc phải làm tháng - Chương trình cơng tác tuần: để xác định cụ thể, xác hoạt động cần làm quan lãnh đạo tuần - Ngoài ra, đặc điểm hoạt động số quan cịn có loại chương trình cơng tác nhiệm kỳ Phân loại kế hoạch công tác a) Theo thời gian dự kiến thực - Kế hoạch dài hạn: kế hoạch có nội dung lớn, quan trọng, có phạm vi ảnh hưởng rộng thời gian tác động lâu dài (5 năm, 10 năm, 20 năm) với quan, tổ chức - Kế hoạch trung hạn: kế hoạch cụ thể hóa kế hoạch dài hạn, chiến lược khoảng thời gian khơng dài Thơng thường, kế hoạch năm - Kế hoạch ngắn hạn: kế hoạch cụ thể hóa kế hoạch trung hạn, cơng việc cụ thể, thiết lập để thực mục tiêu ngắn hạn, cụ thể hóa hoạt động trực tiếp làm sản sinh kết Các kế hoạch loại thường kế hoạch nửa năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng hay kế hoạch tuần Tuy nhiên, tất phân loại kế hoạch mang tính tương đối b) Theo phạm vi tác động - Kế hoạch chiến lược: loại kế hoạch đề cập đến mục tiêu có tính tổng quát cao Loại kế hoạch có tầm tác động rộng lớn, bao quát nhiều khía cạnh khác tổ chức định hướng chung cho phát triển chung quan, tổ chức - Kế hoạch tác nghiệp: loại kế hoạch cụ thể mục tiêu kế hoạch chiến lược thành mục tiêu cụ thể, xác việc cần phải làm cách thức tiến hành cơng việc 164 c) Theo lĩnh vực hoạt động - Kế hoạch hoạt động quan - Kế hoạch công tác lãnh đạo - Kế hoạch hoạt động văn phòng Phân loại lịch làm việc a) Theo chủ thể hoạt động - Lịch làm việc quan, đơn vị; - Lịch làm việc cá nhân b) Theo thời gian - Lịch làm việc tuần (lịch công tác tuần) - Lịch làm việc hàng ngày: thường áp dụng cho cá nhân III KỸ NĂNG XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CƠNG TÁC, LỊCH LÀM VIỆC CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC Căn để lập chương trình, kế hoạch cơng tác - Căn vào chức năng, nhiệm vụ chung quan: giúp việc xây dựng nội dung chương trình, kế hoạch cơng tác không bị trái thẩm quyền - Căn vào chủ trương chung cấp trên: chủ trương, sách Đảng Nhà nước thời kỳ - Căn vào chương trình, kế hoạch cơng tác giao yêu cầu quan quản lý cấp hoạt động tổ chức - Căn vào đề nghị quan, đơn vị cấp - Căn vào quy mô, tính chất u cầu thực tiễn cơng việc: đặc điểm tình hình chung quan tất lĩnh vực cơng tác Trong đó, ý tới công tác tồn đọng từ thời gian trước chuyển sang - Căn vào điều kiện, nguồn lực khả quan, tổ chức: kinh phí; phương tiện làm việc; quỹ thời gian; nhân lực (số lượng trình độ cán bộ) có khoảng thời gian thực chương trình, kế hoạch Quy trình lập chương trình, kế hoạch cơng tác a) Quy trình lập chương trình cơng tác 165 Bước 1: u cầu đơn vị gửi đăng ký khối lượng công việc thuộc thẩm quyền giải thủ trưởng quan Bước 2: Xây dựng dự thảo chương trình làm việc Bước 3: Lấy ý kiến góp ý (nếu có) Bước 4: Thơng qua chương trình Bước 5: Ban hành, gửi quan, đơn vị để thực hiện; lưu trữ theo quy định b) Quy trình lập kế hoạch cơng tác Quy trình lập kế hoạch gồm bước sau: Bước 1: Nghiên cứu, chọn lựa dự kiến nội dung đưa vào kế hoạch Đây giai đoạn tìm kiếm thơng tin, nắm bắt hội Bước 2: Xác định mục tiêu - Cần phải xác định cụ thể xác Bước 3: Phân tích nguồn lực - Xác định hỗ trợ từ cấp (chủ trương, sách, quy định hành Đảng Nhà nước); - Phân tích khả quan, tổ chức thời gian, kinh phí, nhân lực, phương tiện… - Phân tích yếu tố khách quan khác: điều kiện kinh tế, văn hóa xã hội, mơi trường… Bước 4: Xây dựng phương án hành động Xây dựng hệ thống hoạt động để thực mục tiêu Bước 5: Soạn thảo kế hoạch; thông qua kế hoạch đưa vào thực Bố cục chương trình, kế hoạch cơng tác Ngồi thành phần thể thức theo quy định, riêng bố cục nội dung chương trình, kế hoạch cơng tác gồm ba phần sau đây: a) Phần mở đầu - Trình bày khái quát vấn đề xác định sở khoa học cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch - Trình bày khái qt thuận lợi khó khăn - Nêu rõ pháp lý cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch - Trình bày mục đích lập chương trình, kế hoạch 166 b) Phần nội dung - Nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ chương trình, kế hoạch biện pháp thực - Các điều kiện, phương tiện thực - Các đối tượng phân cơng thực - Trình tự triển khai, tổ chức thực hiện…, biện pháp đảm bảo thực hiện, chế độ trách nhiệm - Thời gian kiểm tra, đánh giá, sơ kết, tổng kết Các hình thức khen thưởng, kỷ luật c) Phần kết luận - Trình bày triển vọng việc thực kế hoạch - Nêu đề xuất, kiến nghị Bố cục lịch công tác hàng tuần - Bố cục lịch làm việc quan (lịch công tác tuần) Đảm bảo nội dung thể yếu tố sau: + Tên cơng việc: cần ghi xác tên cơng việc + Thời gian thực hiện: cần ghi xác ngày, tháng, năm, giờ, phút + Địa điểm thực hiện: xác tên phòng, số phòng, tên nhà, số nhà + Nhân sự: ghi xác thành phần - Bố cục lịch làm việc đơn vị cá nhân hàng tuần Đảm bảo nội dung thể hoạt động lãnh đạo tham gia đơn vị, cá nhân liên quan; thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc; địa điểm; thành phần; người chủ trì, cá nhân đơn vị chịu trách nhiệm tài liệu, hậu cần… IV TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN CỦA CÁ NHÂN Lập kế hoạch công tác Tất người quản lý công việc thời gian cá nhân tốt việc lập kế hoạch cá nhân Trước tiên, công chức, viên chức cần lập danh sách công việc cần làm Cần lưu ý số vấn đề: - Không làm tải danh sách công việc mà lập sát với thực tế; 167 - Lập kế hoạch cho công việc lâu dài cho công việc trước mắt; - Kiên khơng gạch bỏ ngồi danh sách cơng việc chưa làm chưa hoàn thành xong; - Lập kế hoạch cho việc nhỏ Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên - Theo mức độ quan trọng - Theo mức độ cấp thiết hay không cấp thiết Cấp thiết Không cấp thiết Quan trọng Không quan trọng Trên sở bốn trường hợp trên, công chức viên chức đưa định phải làm hay lên kế hoạch để làm sau không cần làm; tự làm hay giao cho làm - Nếu cơng việc cần ưu tiên cơng việc lớn phân chia thành cơng việc nhỏ để hồn thành theo thời gian cho phép Tự đặt mục tiêu xác định thời gian cần hồn thành Cơng chức, viên chức cần nắm hiểu rõ nhiệm vụ nội dung công việc cụ thể giao với mục tiêu cụ thể lượng thời gian dành cho cơng việc đó; sở quỹ thời gian có, phân phối thời gian cho việc đặt mục tiêu cụ thể cho việc với lượng thời gian mang lại Ln đặt mục tiêu hồn thành cơng việc từ lần Có thể lập bảng để theo dõi cơng việc sau: Thứ tự ưu tiên Tên công việc Mục tiêu cần đạt Thời gian hoàn thành 168 Tự kiểm tra, đánh giá kết công việc Tự công chức, viên chức kiểm tra, đánh giá rút kinh nghiệm việc thực công việc thời gian bị tiêu hao Việc kiểm tra, đánh giá phải thường xuyên để tránh lãng phí thời gian cá nhân Kiên điều chỉnh thời gian cho cơng việc mà cho không cần nhiều thời gian đến Nắm cơng việc chưa làm chưa hồn thành xong để bố trí thời gian phù hợp cho Dự kiến tình đột xuất Để sử dụng quỹ thời gian cá nhân hiệu quả, công chức, viên chức cần lên kế hoạch sát với thực tế Tuy nhiên, kế hoạch, cá nhân phải dự kiến tình đột xuất để dự phòng thời gian cần cho việc đột xuất Dự kiến trước khoảng thời gian gián đoạn xảy để có cơng việc khác thay lấp đầy thời gian đó; Sắp xếp hồ sơ tài liệu nơi làm việc gọn gàng ngăn nắp Thay phải thời gian cho việc lục tìm văn bản, giấy tờ, tài liệu cần, công chức, viên chức cần tổ chức xếp hồ sơ tài liệu nơi làm việc gọn gàng ngăn nắp Mỗi công việc cụ thể cần phải lập hồ sơ theo quy trình Hồ sơ phải xếp giá tủ cách khoa học, tiện lợi cho việc tra tìm Mỗi lĩnh vực, công việc thân phụ trách cần có hồ sơ ngun tắc đảm bảo tính cập nhật, đầy đủ xếp logíc để phục vụ hiệu cho công việc Việc xếp hồ sơ, tài liệu cá nhân xếp gọn gàng, khoa học máy tính cá nhân để cần tra tìm nhanh chóng thuận tiện Quản lý thời gian cá nhân Quản lý thời gian hành động kiểm soát kiện cá nhân, quản lý thời gian không đơn vấn đề thời gian mà vấn đề quản lý thân mối liên hệ với thời gian Do đó, cơng chức, viên chức cần: - Nắm rõ quỹ thời gian tối đa tối thiểu mà có để giải công việc 169 - Biết kết hợp giải nhiệm vụ loại có liên quan đến đối tượng, địa bàn, …để giảm bớt chi phí thời gian - Khơng lãng phí thời gian; khơng chần chừ Tóm lại, có lực quản lý sử dụng thời gian cá nhân, công chức, viên chức giải nhiều công việc cách hiệu CÂU HỎI THẢO LUẬN Anh/Chị hiểu chương trình, kế hoạch, lịch làm việc chất lượng? Anh/Chị kể tên chương trình, kế hoạch, lịch làm việc quan anh/chị? Anh/Chị nêu nguyên tắc phải tuân thủ xây dựng kế hoạch? Theo anh/chị làm để có chương trình, kế hoạch, lịch làm việc chất lượng? Anh/Chị nhận xét, đánh giá chương trình, kế hoạch, lịch làm việc quan mình? BÀI TẬP THỰC HÀNH Anh/chị xây dựng kế hoạch mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm quan, đơn vị năm? Anh/chị phân tích bình luận bố cục kế hoạch, lịch làm việc giảng viên đưa ra? TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Văn Thâm, Hành văn phịng NXB Thống kê HN.1996 Nguyễn Hải Sơn Quản trị học NXB Thống kê, HN 1998 Học viện Hành Quốc gia Hành văn phịng quan nhà nước NXB Đại học Quốc gia Hà Nội HN 2004 170 ... b) Theo thời gian - Lịch làm việc tuần (lịch công tác tuần) - Lịch làm việc hàng ngày: thường áp dụng cho cá nhân III KỸ NĂNG XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC, LỊCH LÀM VIỆC CỦA CƠ QUAN,... nếp hiệu Lịch làm việc cá nhân giúp cho cá nhân quản trị thời gian cá nhân thực công việc giao cách hiệu Những u cầu chương trình, kế hoạch cơng tác, lịch làm việc a) u cầu chương trình cơng tác... cần… IV TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN CỦA CÁ NHÂN Lập kế hoạch công tác Tất người quản lý công việc thời gian cá nhân tốt việc lập kế hoạch cá nhân Trước tiên, công chức, viên chức cần