Cung cấp cho học viên một số kiến thức cơ bản để công chức ngạch cán sự và tương đương biết cách tổ chức, thu thập và phân tích, xử lý thông tin nói chung và số liệu nói riêng phục vụ công việc trong phạm vi chức trách được g

Chuyên đề 13 KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THƠNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH I THƠNG TIN VÀ THU THẬP THƠNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH Khái niệm thông tin Thông tin tất tin tức, việc, kiện, tượng, ý tưởng, phán đoán, … làm tăng thêm hiểu biết người Trong hoạt động quản lý, thông tin mà nhà quản lý cần cho việc định Bên cạnh nhà quản lý có liệu, thông tin, họ cần đến cho mục đích ban hành định quản lý họ gọi thơng tin Như vậy, thông tin tập hợp tất liệu xử lý, mã hóa, xếp nhằm giúp cho nhà quản lý đưa định tốt môi trường cụ thể Phân loại thơng tin quản lý hành a) Theo kênh tiếp nhận - Dựa vào mối quan hệ người gửi người nhận: thông tin từ cấp gửi xuống, cấp gửi lên, ngang cấp quan có liên quan gửi đến - Dựa vào phương tiện gửi - nhận: thông tin văn bản, lời, thông tin phi ngôn ngữ - Dựa vào cách thức gửi - nhận: thông tin công khai (thông tin qua phương tiện thông tin đại chúng); thông tin bán công khai; thông tin mật - Dựa vào nguồn tiếp nhận: Nguồn sơ cấp nguồn thứ cấp; nguồn bên nguồn bên ngoài; nguồn nguồn cũ; nguồn quan trọng nguồn quan trọng; nguồn tin thức nguồn tin khơng thức… b) Theo tính chất đặc điểm sử dụng thông tin - Thông tin phải biết - Thông tin cần biết - Thông tin nên biết c) Theo phạm vi lĩnh vực hoạt động Phân loại dựa lĩnh vực ngành nghề khác như: nông nghiệp, công nghiệp, thương mại, giáo dục, y tế, … 171 d) Theo tính chất thời điểm nội dung - Thơng tin pháp lý (hay gọi thơng tin sách) - Thơng tin thực tế (tình hình triển khai, thực định quản lý đơn vị thuộc quan, tổ chức) - Thông tin phản hồi (tâm tư, nguyện vọng, ý kiến cán bộ, công chức, công dân, khách hàng) - Thông tin kinh tế - xã hội Vai trò đặc điểm thơng tin quản lý hành a) Vai trò thơng tin - Thơng tin công cụ, phương tiện, đồng thời sản phẩm trình quản lý: Về chất, hoạt động quản lý q trình làm việc với thơng tin Thông tin công cụ để người quản lý thực hoạt động quản lý Sản phẩm phương tiện q trình tác động người quản lý người bị quản lý thông tin - Thông tin sở để nhà quản lý ban hành định quản lý: Một khâu quan trọng trình ban hành định quản lý khâu thu thập thông tin xử lý thông tin Đây điều kiện tiên để đảm bảo cho định quản lý hợp pháp hợp lý Nó liên quan đến chất lượng hiệu định hành - Thơng tin để tổ chức kiểm tra, đánh giá thực định quản lý: đây, thơng tin giúp nhà quản lý nhận thức xác công việc cần tổ chức thực hiện; thông tin giúp cho nhà quản lý có sở xây dựng phương án thực phương án dự phòng; thơng tin sở để giải công việc; thông tin để kiểm tra, đánh giá công việc thực - Thơng tin góp phần quan trọng việc phân tích, dự báo, phòng ngừa ngăn chặn rủi ro hoạt động quản lý: Trong quản lý, việc sớm có thơng tin liên quan quan trọng cho công việc cụ thể Trên sở thông tin cung cấp nhà quản lý phân tích, đánh giá cơng việc nhiều góc độ để đưa dự báo, phòng ngừa ngăn chặn rủi ro b) Đặc điểm thơng tin quản lý hành Thơng tin quản lý hành có đặc điểm sau: 172 - Bên cạnh tính khách quan, thơng tin quản lý hành mang tính chủ quan người cung cấp thơng tin Thơng tin bị bóp méo, sai thật thường xuất hoạt động quản lý quan, tổ chức - Mỗi loại thơng tin có giá trị định sử dụng cho mục đích khác quản lý Vì vậy, giá trị thơng tin quản lý khơng thể lượng hóa theo giá - Thơng tin giá trị nhanh cung cấp Điều đòi hỏi nhà quản lý phải sử dụng nhanh nhất, tối đa giá trị thơng tin Thu thập thơng tin u cầu q trình tổ chức thu thập thơng tin Thông tin trở thành phận thiếu hoạt động quản lý hành Cơng chức, viên chức thực nhiệm vụ thu thập thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý hành cần quan tâm tới yêu cầu sau đây: a) Hiểu, biết xác nhu cầu thơng tin phục vụ quản lý Muốn thu thập cung cấp thông tin hiệu quả, công chức, viên chức trước hết cần xác định đối tượng có nhu cầu cần cung cấp thơng tin Sau xác định nhu cầu đối tượng sử dụng thông tin - Đối tượng cần cung cấp thơng tin là: thân cán bộ, công chức; lãnh đạo quan, tổ chức; phận quản lý khác quan; quan bên ngoài, đối tác, khách hàng - Nhu cầu thơng tin đối tượng khác Có thể thơng tin pháp lý (hay gọi thơng tin sách); thơng tin thực tế (tình hình triển khai, thực định quản lý đơn vị thuộc quan, tổ chức); thông tin phản hồi (tâm tư, nguyện vọng, ý kiến cán bộ, công chức, công dân, khách hàng); b) Đánh giá ý nghĩa thơng tin mà thu thập xử lý Bên cạnh số lượng thông tin thu thập được, người quản lý cần chất lượng giá trị thơng tin cơng việc Vì vậy, công chức, viên chức cần đánh giá ý nghĩa thơng tin mà thu thập xử lý Muốn đánh giá ý nghĩa thơng tin mà thu thập xử lý, cơng chức, viên chức cần phân tích thông tin; so sánh thông tin, số liệu liên quan với 173 c) Nắm vững, tìm tòi có khả phát hiện, thu thập thơng tin cần thiết Để thu thập thơng tin tốt, công chức, viên chức cần nắm vững phương pháp để tìm tòi, phát thơng tin thu thập thông tin, sau phương pháp bản: - Đọc ghi chép thông tin; - Phương pháp chụp tài liệu; - Phương pháp nghe báo cáo; - Phương pháp tra cứu qua mạng; - Các phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: phương pháp quan sát; phương pháp vấn; phương pháp thống kê xã hội học; phương pháp thực nghiệm; phương pháp trắc nghiệm; phương pháp ví dụ điển hình; phương pháp thẩm tra, đối chiếu d) Nắm xác nguồn thơng tin để khai thác, thu thập, cung cấp hợp lý, lúc, mục đích, phù hợp với quy định pháp luật - Cán bộ, công chức, viên chức khai thác, thu thập thơng tin cần nắm xác nguồn gốc tin thông tin phát sinh từ nguồn gốc cụ thể thông tin nguồn tin có giá trị Có thể có nhiều nguồn gốc thông tin như: nguồn sơ cấp nguồn thứ cấp; nguồn bên nguồn bên ngoài; nguồn nguồn cũ; nguồn quan trọng nguồn quan trọng; nguồn tin thức nguồn tin khơng thức; nguồn tin qua phương tiện thơng tin đại chúng (nguồn tin công khai); nguồn tin qua văn bản; nguồn tin thu thập từ thực tế qua trao đổi trực tiếp - Cung cấp thông tin cách thức công chức, viên chức đưa thông tin đến với người sử dụng Khi cung cấp thông tin cần cung cấp hợp lý, lúc, mục đích, phù hợp với quy định pháp luật cần phải lựa chọn hình thức cung cấp thơng tin phù hợp để đạt hiệu cao Có ba hình thức cung cấp thơng tin là: - Cung cấp thông tin văn bản: văn bản; viết báo cáo tổng hợp tình hình hoạt động toàn quan tháng, quý năm… - Cung cấp thông tin lời: họp, hội nghị; qua trao đổi điện thoại; qua trao đổi trực tiếp 174 - Cung cấp thông tin kết hợp lời văn Mỗi hình thức cung cấp thơng tin có ưu nhược điểm riêng Vì vậy, cơng chức, viên chức cung cấp thơng tin cần ý thức rõ lựa chọn hình thức đó: tính hợp lý, lúc, mục đích phù hợp với quy định pháp luật II XỬ LÝ THƠNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH Khái niệm xử lý thông tin quản lý hành Xử lý thơng tin quản lý hành việc tác động vào thơng tin quản lý: loại bỏ thông tin nhiễu, liên kết thông tin theo mối liên hệ chất, vốn có, nhằm rút thơng tin thật có giá trị, phục vụ cho việc giải nhiệm vụ quản lý hành Thơng tin tự khơng có giá trị, giá trị việc sử dụng Vì vậy, quản lý hành cần có quy trình phương pháp hiệu xử lý thông tin như: tập hợp phân loại thơng tin; tóm tắt thơng tin; tổng hợp thơng tin; phân tích thơng tin; xác định độ tin cậy thông tin; lựa chọn thông tin Quy trình xử lý thơng tin quản lý hành Quy trình xử lý thơng tin trình tự bước, biện pháp tác động vào thông tin nhằm rút thơng tin mới, có giá trị phục vụ hoạt động quản lý Trong quy trình xử lý thơng tin diễn hoạt động phương pháp sau: a) Tiếp nhận thông tin - Tiếp nhận thông tin tập hợp thông tin từ nhiều nguồn nơi cách chủ động bị động - Sau tiếp nhận thông tin, công chức, viên chức cần tiến hành phân loại thông tin Đó việc chia thơng tin thành loại, vấn đề, lĩnh vực khác theo tiêu chí lựa chọn Có thể phân chia thông tin thành loại khác theo: nội dung thông tin; hệ thống quản lý (thông tin từ cấp gửi xuống, cấp gửi lên, ngang cấp quan có liên quan gửi đến); hình thức truyền đạt thông tin (thông tin văn bản, lời, thơng tin phi ngơn ngữ) 175 b) Tóm lược thơng tin Tóm lược thơng tin việc giảm bớt lượng nội dung tin đảm bảo nội dung cốt yếu thông tin để phục vụ cho việc tổng hợp thông tin sử dụng thông tin c) Xác nhận, kiểm tra độ tin cậy thông tin Thông tin thu thập từ nguồn tin khác Công chức, viên chức phải trả lời câu hỏi đặt là: thông tin có đến từ nguồn tin nào? Với loại nguồn tin thường có độ tin cậy khác nhau, như: - Nguồn tin từ văn bản, công báo, tài liệu lưu trữ: nguồn tin thường có giá trị pháp lý cao - Nguồn tin từ sách, báo, tạp chí: nguồn tin thường khơng coi nguồn tin có giá trị pháp lý cao Bởi độ tin cậy nguồn tin có khác nên sử dụng cung cấp thông tin cần thích rõ nguồn thơng tin Để kiểm tra độ tin cậy nguồn tin, công chức, viên chức cần kiểm tra thực tế cách kiểm tra trực tiếp kiểm tra gián tiếp nguồn tin d) Phân tích, tổng hợp, kiến nghị giải - Phân tích thơng tin Phân tích thơng tin q trình phân loại, so sánh, đối chiếu để kiểm tra tính xác, tính khoa học, hợp lý thơng tin Việc phân tích nhằm nắm nội dung hiểu chất thơng tin, chất tình hình, việc + Công chức, viên chức phải phân loại thông tin thành: thơng tin thơng tin hỗ trợ; thơng tin có giá trị, giá trị khơng có giá trị; phải loại bỏ nghi ngờ thông tin thiếu cứ, thiếu sở khoa học + Công chức, viên chức phải so sánh, đối chiếu để kiểm tra tính xác, tính khoa học, hợp lý thông tin: phương pháp giúp công chức, viên chức kiểm định độ tin cậy thơng tin Phương pháp nhằm mục đích xác định rõ thông tin đáng tin thông tin khơng đáng tin Đồng thời, qua để phát điều bất hợp lý, mâu thuẫn, phi logic nội dung thơng tin 176 Có nhiều phương pháp so sánh thông tin để xác định độ tin cậy xác thơng tin như: so sánh thông tin thu tiến độ giải công việc, kết đạt với chương trình, kế hoạch định; so sánh thông tin cách thức tổ chức thực với ý kiến đạo cấp trên; so sánh số liệu báo cáo trước với báo cáo sau; … Nói cách khác, phân tích tin, công chức, viên chức cần đặt trả lời câu hỏi như: thơng tin nói việc gì? thơng tin đề cập đến nội dung gì? câu hỏi nghi vấn như: sao? nguyên nhân? diễn biến? kết thúc?, - Tổng hợp thông tin Tổng hợp thông tin phương pháp xếp thông tin kiểm tra, xác minh, phân tích, chọn lọc theo chủ đề định Chủ đề theo thời gian, việc, chuyên đề, lĩnh vực cơng tác Thơng tin xếp theo trật tự phù hợp với đặc điểm chủ đề chọn nhu cầu sử dụng tin lãnh đạo quan Để cung cấp thông tin cách hiệu quả, công chức, viên chức khơng thể bỏ qua khâu tổng hợp tin Q trình tổng hợp thông tin giúp công chức, viên chức nhìn nhận chất, mối liên hệ quy luật biến đổi, phát triển vấn đề, kiện thông qua thông tin Để tổng hợp thông tin, chuyên viên cần thực thao tác sau: + Sắp xếp, hệ thống lại thông tin: theo thời gian theo tiến trình diễn vấn đề, kiện…Quá trình xếp hệ thống lại thông tin giúp người sử dụng thông tin dễ dàng tiếp cận vấn đề theo trình tự lơgic định + Tái lại trình, cách thức giải vấn đề, vật, tượng + Tìm điểm tương đồng khác biệt thông tin vấn đề, việc + Tổng hợp thông tin dạng số liệu phương pháp tính tốn, so sánh để có nhìn nhận tổng quát vấn đề - Kiến nghị giải thông tin Có thể nói, có người trực tiếp thu thập thơng tin, tóm lược thơng tin, phân tích thơng tin tổng hợp thơng tin có nhìn nhận thấu đáo, xác tham mưu hiệu cho việc giải thông tin 177 Trước hết, để kiến nghị, giải tin, công chức, viên chức cần có lựa chọn thơng tin phù hợp để cung cấp Đó thơng tin có giá trị nội dung phù hợp với yêu cầu người cần tin; thơng tin có tính mới; thơng tin có độ tin cậy cao; thơng tin tiêu biểu - điển hình có tính khái qt cao Trên cở sở thông tin lựa chọn, công chức, viên chức cần có ý kiến tham mưu giải tin để đảm bảo việc sử dụng thông tin có hiệu Cuối cùng, cơng chức, viên chức cần lưu ý đến việc lưu trữ thông tin theo quy định Đặc biệt, cần ý lưu trữ thông tin phải nhiều công thu thập, tổng hợp số liệu quan trọng giúp cho người công chức, viên chức thu thập, xử lý thông tin có hiệu nhanh chóng lần sau CÂU HỎI THẢO LUẬN Anh/Chị phân biệt liệu với thơng tin quản lý hành nhà nước? Anh/Chị cho biết có loại thơng tin quản lý hành nhà nước? Hãy thảo luận yêu cầu thông tin hoạt động quản lý hành nhà nước? Hãy thảo luận nhiệm vụ công chức, viên chức thu thập xử lý thông tin? Theo anh/chị làm để thu thập xử lý thông tin hiệu quả? Anh/Chị cung cấp 05 địa hữu dụng để tra cứu thông tin qua mạng Trong trường hợp thủ trưởng quan yêu cầu cấp thời gian 02 tiếng phải cung cấp thông tin cần cho vấn đề anh/chị xử lý nào? TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng năm 2011 Chính phủ Quy định việc cung cấp thông tin dịch vụ công trực tuyến trang thông tin điện tử cổng thông tin điện tử quan nhà nước Thông tư số 23/2011/TT-BTTTT ngày 11 tháng năm 2011 Bộ Thông tin Truyền thông Quy định việc quản lý, vận hành, sử dụng bảo 178 đảm an tồn thơng tin mạng truyền số liệu chuyên dùng quan Đảng, Nhà nước Học viện Hành Quốc gia Kỹ thuật tổ chức công sở NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2002 Nguyễn Văn Thâm Tổ chức điều hành hoạt động cơng sở NXB Chính trị Quốc gia Hà Nội, 2003 179 ... chức, vi n chức cần đánh giá ý nghĩa thơng tin mà thu thập xử lý Muốn đánh giá ý nghĩa thơng tin mà thu thập xử lý, cơng chức, vi n chức cần phân tích thơng tin; so sánh thông tin, số liệu liên... chức, công dân, khách hàng); b) Đánh giá ý nghĩa thơng tin mà thu thập xử lý Bên cạnh số lượng thông tin thu thập được, người quản lý cần chất lượng giá trị thơng tin cơng vi c Vì vậy, công chức, ... dựng phương án thực phương án dự phòng; thơng tin sở để giải công vi c; thông tin để kiểm tra, đánh giá công vi c thực - Thơng tin g p phần quan trọng vi c phân tích, dự báo, phòng ngừa ngăn