THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN

MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 3 1.1.1. Lịch sử hình thành 3 1.1.2. Chức năng 3 1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn. 7 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 8 1.2.1. Chức năng 8 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 8 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 8 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN 10 2.1. Thực trạng hoạt động quản lý công tác văn thư – lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 10 2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 10 2.1.1.1. Quy chế công tác văn thư lưu trữ 10 2.1.1.2. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ 10 2.1.2. Quản lý phông lưu trữ Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn 10 2.1.2.1. Số lượng phông, các loại hình tài liệu trong phông lưu trữ do Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 10 2.1.2.2. Nội dung cơ bản của tài liệu trong phông lưu trữ do Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 11 2.1.3. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động Văn thư - Lưu trữ 11 2.1.4. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư-lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 13 2.2. Thực trạng hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư – lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 13 2.2.1. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 14 2.2.1.1. Các loại hồ sơ hình thành tại Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 14 2.2.1.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 14 2.2.1.3. Phương pháp lập hồ sơ 14 2.2.1.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 14 2.2.2. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 15 2.2.2.1. Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành của Sở 15 2.2.2.2. Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 15 2.2.2.3. Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 15 2.2.2.4. Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 15 2.2.2.5. Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ 15 2.2.3. Xác định giá trị tài liệu 16 2.2.3.1. Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 16 2.2.3.2. Xử lý tài liệu loại 16 2.2.4. Chỉnh lý tài liệu 16 2.2.4.1. Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 16 2.2.4.2. Phương án phân loại tài liệu được Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn áp dụng 17 2.2.4.3. Quy trình chỉnh lý tài liệu của Sở Nội vụ tỉnh Lạng sơn 17 2.2.5. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 17 2.2.5.1. Thống kê tài liệu lưu trữ 17 2.2.5.2. Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng sơn 18 2.2.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ 18 2.2.6.1. Kho lưu trữ bảo quản tài liệu lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 18 2.2.6.2. Các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 19 2.2.7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 19 2.2.7.1. Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 19 2.2.7.2. Đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu 19 2.2.7.3. Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 20 Chương 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 21 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 21 3.1.1. Về công tác văn thư 21 3.1.1.1. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến, đóng dấu đến và ghi số đến, ngày đến 21 3.1.1.2. Scan văn bản đến vào máy tính 21 3.1.1.3. Photo văn bản 21 3.1.1.4. Đóng dấu các loại dấu của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 22 3.1.1.5. Viết bì, vào bì, dán bì văn bản 22 3.1.1.6. Cho văn bản đi bưu điện 22 3.1.2. Công tác lưu trữ 22 3.1.2.1. Phân loại và sắp xếp tài liệu 22 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 24 3.2.1. Nâng cao chất lượng hoạt động quản lý công tac Văn thư – lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Son 24 3.2.1.1. Nâng cao nhận thức về vị trí, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và tăng cường tuyên truyền, phổ biến các văn bản của nhà nước 24 3.2.1.2. Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ và tăng cường kiểm tra, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ 25 3.2.1.3. Tổ chức hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ và đẩy mạnh tổ chức các lớp tập huấn, các cuộc thi và nhằm nâng cao trình độ, chuyên môn của cán bộ VTLT 25 3.2.1.4. Thực hiện công tác kiểm tra, đánh giá, xếp loại, thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, Lưu trữ 26 3.2.2. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ 26 3.2.2.1. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư 26 3.2.2.2. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ 28 3.3. Một số khuyến nghị 28 3.3.1. Đối với Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 28 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 29 C. PHẦN KẾT LUẬN 30 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 PHỤ LỤC

MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

MỤC LỤC 1

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 5

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 3

Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN 3

1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 3

2.Lịch sử hình thành 3

3.Chức năng 3

4.Nhiệm vụ, quyền hạn 4

5.Cơ cấu tổ chức của Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn 7

5.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 7

6.Chức năng 7

7.Nhiệm vụ, quyền hạn 7

8.Cơ cấu tổ chức 8

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN 10

2.Thực trạng hoạt động quản lý công tác văn thư – lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 10

3.Xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 10

4.Quy chế công tác văn thư lưu trữ 10

5.Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ 10

6.Quản lý phông lưu trữ Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn 10

7.Số lượng phông, các loại hình tài liệu trong phông lưu trữ do Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 10

8.Nội dung cơ bản của tài liệu trong phông lưu trữ do Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 11

9.Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động Văn thư - Lưu trữ 11

10.Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư-lưu trữ của Sở Nội vụ

tỉnh Lạng Sơn 12

11.Thực trạng hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư – lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 13

12.Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 14

13.Các loại hồ sơ hình thành tại Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 14

14.Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 14

15.Phương pháp lập hồ sơ 14

16.Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 14

17.Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 15

18.Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành của Sở 15

19.Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 15

20.Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 15

21.Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 15

22.Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ 15

23.Xác định giá trị tài liệu 16

24.Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 16

25 Xử lý tài liệu loại 16

26.Chỉnh lý tài liệu 16

27.Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 16

28 Phương án phân loại tài liệu được Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn áp dụng 16

29.Quy trình chỉnh lý tài liệu của Sở Nội vụ tỉnh Lạng sơn 17

30.Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 17

31.Thống kê tài liệu lưu trữ 17

32.Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng sơn 18

33.Bảo quản tài liệu lưu trữ 18

34.Kho lưu trữ bảo quản tài liệu lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 18

35.Các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 18

36.Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 19

37.Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 19

38 Đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu 19

39 Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 19

Chương 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 20

3.1.Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 20

3.1.1.Về công tác văn thư 20

3.1.1.1.Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến, đóng dấu đến và ghi số đến, ngày đến 20

3.1.1.2.Scan văn bản đến vào máy tính 20

3.1.1.3.Photo văn bản 20

3.1.1.4.Đóng dấu các loại dấu của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 21

3.1.1.5.Viết bì, vào bì, dán bì văn bản 21

3.1.1.6.Cho văn bản đi bưu điện 21

3.1.2.Công tác lưu trữ 21

3.1.2.1.Phân loại và sắp xếp tài liệu 21

3.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 23 3.2.1.Nâng cao chất lượng hoạt động quản lý công tac Văn thư – lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Son 23

3.2.1.1.Nâng cao nhận thức về vị trí, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và tăng cường tuyên truyền, phổ biến các văn bản của nhà nước 23

3.2.1.2.Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ và tăng cường kiểm tra, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ 24

3.2.1.3.Tổ chức hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ và đẩy mạnh tổ chức các lớp tập huấn, các cuộc thi và nhằm nâng cao trình độ, chuyên môn của cán bộ VTLT 24

3.2.1.4.Thực hiện công tác kiểm tra, đánh giá, xếp loại, thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, Lưu trữ 24

3.2.2.Nhóm giải pháp về nghiệp vụ 25

3.2.2.1.Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư 25

3.2.2.2.Giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ 26

3.3 Một số khuyến nghị 27

3.3.1 Đối với Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 27

3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 27

C PHẦN KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC 32

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

A PHẦN MỞ ĐẦU

Như chúng ta đã biết, VTLT là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và làcông tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhànước Trong các cơ quan, đơn vị công tác VTLT luôn được quan tâm, bởi đó làcông tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn bản

Là một sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, khoa Văn thư – Lưu trữ, sauhơn ba năm được học tập tại trường tôi đã được thầy cô giảng dạy lý thuyết vềnghiệp vụ VTLT, và nắm được những kỹ năng, thao tác làm việc trong chươngtrình đào tạo Tuy nhiên còn nhiều điều mà tôi chưa biết và cần học hỏi thêm rấtnhiều khi ứng dụng vào công việc thực tế

Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kĩ năng trong quá trình tổ chức

và thực hiện những hoạt động, quản lí, điều hành của cơ quan tổ chức, Trường Đạihọc Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức một đợt thực tập cho sinh viên khoa Văn thư – Lưutrữ tại các cơ quan, đơn vị từ ngày 10 tháng 01 năm 2016 đến ngày 10 tháng 3năm 2017 nhằm nâng cao trình độ hiểu biết cũng như giúp sinh viên đi gần hơn vớithực tế, làm quen và tăng cường các kỹ năng ngành nghề, năng lực chuyên môn đãđược đào tạo

Dưới sự chỉ đạo và đồng ý của lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn, tôi đã đượctiếp nhận về Văn phòng Sở để giúp cán bộ VTLT của Sở về công tác VTLT, thựchiện các nghiệp vụ chuyên môn khác mà mình được đào tạo

Trong thời gian thực tập tiếp xúc với môi trường thực tế tôi đã có thêm rấtnhiều thông tin, kiến thức bổ ích Có thể tự tạo cho mình một phương thức học tậptrên cơ sở thực tế cũng như qua học hỏi Nhờ đó mà bản thân có thể trau dồi đượckiến thức nhiều hơn, năng động hơn, khéo léo hơn.Và đó cũng là một trong nhữngđiều kiện cần thiết đối với chuyên ngành Lưu trữ học nói riêng và bất kì mộtchuyên ngành nào khác trong các cơ quan đơn vị Đây là một hoạt động cực kì ýnghĩa và bổ ích cho sinh viên chúng tôi để phục vụ cho công tác của mình

Sau hai tháng thực tập tại Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn, do còn gặp nhiều khó khăntrong việc áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế và thời gian thực tập cònhạn chế, vì vậy bài báo cáo của tôi không tránh khỏi có những thiếu sót, mang tính

chủ quan trong nhận định, đánh giá cũng như đề xuất giải pháp Song, dưới sựgiúp đỡ tận tình, chu đáo của anh Vũ Đức Thiện – Chánh văn phòng Sở và chị LưuThị Minh Huế - chuyên viên lưu trữ, cùng toàn thể các cán bộ, công chức, viênchức tại sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn và quá trình giảng dạy, hướng dẫn tận tình củathầy cô trong khoa Văn thư – Lưu trữ , bài báo cáo của tôi đã được hoàn thiện hơn.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

2 Lịch sử hình thành

Ngành nội vụ tỉnh Lạng Sơn, cơ quan tham mưu, giúp việc về công tác tổchức, công tác cán bộ khối chính quyền, trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, là ngànhchuyên môn sớm được thành lập gắn liền với sự ra đời của Ủy ban nhân dân lâmthời tỉnh Lạng Sơn sau cách mạng tháng Tám năm 1945

Tên gọi ban đầu của đơn vị là phòng Hành chính - Nhân sự - Tổ chức thuộcvăn phòng Ủy ban nhân dân lâm thời tỉnh Lạng Sơn Qua các giai đoạn thực hiệnnhiệm vụ chính trị của tỉnh, ngành đã được đổi tên gọi khác nhau, từ tháng 2/2004đến nay có tên là Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

Dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo của Tỉnh ủy, ủy ban nhân dân tỉnh, phát huynhững thành tích của các thế hệ cán bộ ngành nội vụ tỉnh qua các thời kỳ, giai đoạncách mạng Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn đã có nhiều nỗ lực trong công tác tham mưucho tỉnh không ngừng củng cố, nâng cao hiệu lưc, hiệu quả, chất lượng hoạt độngchỉ đạo điều hành của các ngành, các cấp từ tỉnh đến cơ sở, đóng góp to lớn vào sựnghiệp xây dựng bộ máy chính quyền, phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo an ninhquốc phòng trên địa bàn tỉnh Lạng sơn

70 năm qua, ngành nội vụ tỉnh Lang Sơn ngày càng trưởng thành và pháttriển cả về tổ chức và đội ngũ cán bộ, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu yêu cầu,nhiệm vụ trong thời kỳ đổi mới, tiến hành sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóađất nước

Ôn lại truyền thống vẻ vang của ngành nội vụ qua các thời kỳ, giai đoạncách mạng sẽ góp phần khơi dậy niềm tự hào, củng cố niềm tin, nâng cao tinhthần, ý chí cách mạng cho các thế hệ cán bộ của ngành Từ đó tiếp tục phấn đấu, nỗlực vượt qua mọi khó khăn, thách thức, để đóng góp nhiều hơn nữa công sức, trítuệ cho việc thực hiện thắng lợi nhiệm vụ của ngành trong thời kỳ đổi mới

Phụ lục 1 Sở Nội vụ tỉnh Lạng sơn

3 Chức năng

Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh có chức năng

tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước vềnội vụ, gồm: tổ chức bộ máy; biên chế cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước;cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, côngchức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổchức phi chính phủ; VTLT nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng; công tácthanh niên và trực tiếp thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy địnhcủa pháp luật.

Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉđạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân tỉnh, đồng thờichịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Nội vụ

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch,

đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn,kiểm tra, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật về các lĩnh vực thuộcphạm vi quản lý nhà nước được giao

- Công tác địa giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính

- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, CC, VC và cán bộ, công chức cấp xã

- Về cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã và nhữngngười hoạt động không chuyên trách ở cấp xã

- Thực hiện chế độ, chính sách tiền lương

- Cải cách hành chính; cải cách chế độ công vụ, công chức

- Công tác tổ chức hội; quỹ xã hội, quỹ từ thiện

- Thực hiện công VTLT:

Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành và hướng dẫn thực hiện cácchế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;

Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác quản lý lưu trữ thông tin

số trong các cơ quan, đơn vị nhà nước trên địa bàn tỉnh theo quy định của phápluật;

Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưu trữlịch sử của tỉnh, quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theoquy định của pháp luật;

Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan đối với

cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; quyếtđịnh việc hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quyđịnh của pháp luật;

Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;

Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ côngchức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ;giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét giải quyếtkhiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ; Thực hiện côngtác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;

Thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của tỉnh, gồm: Trình cấp có thẩmquyền ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phêduyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; hướng dẫn các cơ quan,

tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý,xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu lưutrữ lịch sử và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật

Cấp, cấp lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ đối với cá nhân có đủ cácđiều kiện theo quy định của pháp luật; Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữtheo quy định của pháp luật

- Công tác tôn giáo

- Công tác thi đua, khen thưởng

- Công tác thanh niên

- Thực hiện hợp tác quốc tế về công tác nội vụ và các lĩnh vực được giaotheo quy định của pháp luật và theo phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dântỉnh

- Thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo liên

quan đến công tác nội vụ theo quy định của pháp luật và theo sự phân công hoặc

ủy quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh; thực hiện các quy định về phòng, chống thamnhũng, tiêu cực, các quy định về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; xử lý theothẩm quyền các vi phạm pháp luật, hoặc tham mưu cho cấp có thẩm quyền xử lýcác vi phạm pháp luật trên các lĩnh vực công tác được giao theo quy định của phápluật

- Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác nội vụ và các lĩnh vực khácđược giao đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc tỉnh,đối với Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã Giúp Ủy ban nhândân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước theo các lĩnh vực công tác đượcgiao đối với các tổ chức của các Bộ, ngành Trung ương và địa phương khác đặt trụ

- Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng

hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn,nghiệp vụ được giao

- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất với Ủy ban nhândân tỉnh và Bộ Nội vụ về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức, vịtrí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làmviệc trong các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Sở Nội vụ; quản lý hồ sơ, quyếtđịnh việc tuyển dụng, tiếp nhận, sử dụng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, biệtphái, nâng bậc lương, bổ nhiệm ngạch, chuyển ngạch, thay đổi chức danh nghềnghiệp, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng và các chế độ, chínhsách khác đối với công chức, viên chức, người lao động thuộc thẩm quyền quản lýcủa Sở Nội vụ theo quy định và theo sự phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhândân tỉnh

- Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản được giao theo quy địnhcủa pháp luật và theo phân công, phân cấp hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dântỉnh.

- Quy định cụ thể về mối quan hệ công tác và trách nhiệm của người đứngđầu các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Sở Nội vụ theo quy định của pháp luật

- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủtịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao và theo quy định của pháp luật

5 Cơ cấu tổ chức của Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn.

- Thanh tra Sở Nội vụ

 Các cơ quan trực thuộc Sở Nội vụ:

- Ban Thi đua - Khen thưởng;

- Chi cục VTLT

Phụ lục 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

5.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

6 Chức năng

Bộ phận VTLT của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn thuộc văn phòng Sở, thực hiệncông tác VTLT của Sở

7 Nhiệm vụ, quyền hạn

 Bộ phận văn thư chuyên trách có nhiệm vụ:

- Quản lý công văn đi, đến, lập hồ sơ tập lưu văn bản đi của cơ quan và giaonộp vào lưu trữ theo Quy trình quản lý văn bản đi và đến (MS: QT-HC-01) Hệthống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO-9001:2000 của Văn phòngUBND tỉnh; Quyết định số 53/QĐ-VP ngày 19/5/2008 Ban hành Quy chế tạm thời

về việc sử dụng chương trình eOffice của Văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn;

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan quy định tại khoản 2Điều 29 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về côngtác văn thư

- Quản lý, sử dụng con dấu đúng theo quy định về công tác bảo mật;

- Hàng ngày có trách nhiệm đưa công văn, tài liệu vào phòng làm việc củacác đồng chí lãnh đạo UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh Phân côngvăn, tài liệu để vào các ô tủ ở bộ phận văn thư theo từng phòng, bộ phận

 Bộ phận lưu trữ chuyên trách có nhiệm vụ:

- Phối kết hợp với các Phòng, cán bộ, công chức trong việc lập hồ sơ, tiếpnhận hồ sơ, tài liệu của các phòng chuyên môn đến hạn nộp lưu;

- Thu thập tài liệu không có nhu cầu tại phòng làm việc của các đồng chílãnh đạo UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh;

- Sắp xếp hồ sơ, xây dựng các công cụ tra cứu, phục vụ khai thác sử dụng tàiliệu có hiệu quả;

- Tổ chức thực hiện các các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành của Văn phòngUBND tỉnh theo quy định

8 Cơ cấu tổ chức

Gồm hai nhân sự làm công tác VTLT:

- Nhân sự phụ trách văn thư: cán sự, văn thư: Vy Thị Hoàng Linh

- Nhân sự phụ trách lưu trữ: chuyên viên (CĐ): Lưu Thị Minh Huế

 Mô hình tổ chức công tác lưu trữ

- Tổ chức bộ phận

Bộ phận phụ trách công tác lưu trữ của Sở gồm một cán bộ phụ trách lưu trữkiêm văn phòng, nghiệp vụ lưu trữ chỉ tiến hành mỗi khi chỉnh lý, nhưng Sở lạithuê người chỉnh ý nên bố trí bộ phận lưu trữ như vậy là phù hợp

a)Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ

- Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ Người 1

b)Ngạch công chức, viên chức, chức danh

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA SỞ

4 Quy chế công tác văn thư lưu trữ

Hiện nay, Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn đã ban hành Quy chế về công tác VTLT(Ban hành kèm theo Quyết định số 299/QĐ-SNV ngày 28 tháng 8 năm 2009 củaGiám đốc sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn)

Việc ban hành Quy chế công tác VTLT của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn, giúpcho Sở thực hiện thống nhất các hoạt động trong công tác VTLT, làm cơ sở kiểmtra thực hiện Pháp luật trong việc ban hành, quản lý và xử lý văn bản; giữ gìn tàiliệu lưu trữ để sử dụng lâu dài

Công tác Văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản,quản lý, xử lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của

cơ quan; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu của cơquan

Công tác Lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, phân loại, chỉnh lý, xácđịnh giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu, giaonộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo qui định; tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

Quy chế này đã quy định đầy đủ nguyên tắc, trách nhiệm và quy trình củatừng nghiệp vụ trong công tác VTLT của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

Phụ lục 4: Quy chế về công tác VTLT (Ban hành kèm theo Quyết định số 299/QĐ-SNV ngày 28 tháng 8 năm 2009 của Giám đốc sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn)

5 Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ

Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn là cơ quan thực hiện công tác VTLT, nên khôngban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ VTLT

6 Quản lý phông lưu trữ Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn

7 Số lượng phông, các loại hình tài liệu trong phông lưu trữ do Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

Sở hiện đang quản lý một phông là Phông Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

Các loại hình tài liệu trong phông lưu trữ:

- Tài liệu hành chính bao gồm các thể loại văn bản: Luật, Lệnh, Pháp lệnh,Nghị định, Nghị quyết, Thông tư, Chỉ thị, Quyết định, Kế hoạch, Báo cáo, Thôngbáo, Biên bản, Công văn,… và một số mẫu biểu kèm theo

- Tài liệu khác: tài liệu khoa học kỹ thuật (tài liệu xây dựng cơ bản, các bản

- Tài liệu về công tác Quản lý VTLT

Phụ lục 5: Phông lưu trữ mà Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn đang bảo quản

9 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động Văn thư - Lưu trữ

Nhằm cập nhật, bổ sung kiến thức, nghiệp vụ về công tác VTLT đối cho CC,

VC làm công tác VTLT trên địa bàn tỉnh, Sở Nội vụ phối hợp với Trường đào tạo,bồi dưỡng cán bộ, công chức Bộ Nội vụ tổ chức khóa bồi dưỡng nghiệp vụ VTLT

Đối tượng là CC,VC làm công tác VTLT tại cơ quan, tổ chức thuộc Danhmục cơ quan, tổ chức phải nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Chi cục VTLT của tỉnh LạngSơn, ban hành tại Quyết định số 328/QĐ-UBND ngày 07/3/ 2016 của Chủ tịch

UBND tỉnh Lạng Sơn Các lớp học ngắn hạn này cũng góp phần giúp CC,VC cóthể học hỏi kinh nghiệm, kỹ năng cập nhật những văn bản mới của nhà nước quyđịnh về công tác VTLT.

Nội dung bồi dưỡng gồm:

- Bồi dưỡng, cập nhật kiến thức Văn thư theo Thông tư hướng dẫn của BộNội vụ (Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012; Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 về công tácVăn thư);

- Bồi dưỡng, cập nhật kiến thức mới theo quy định tại Luật Lưu trữ năm2011; Nghị định của Chính phủ và Thông tư của Bộ Nội vụ quy định, hướng dẫnthực hiện Luật Lưu trữ năm 2011

- Kỹ năng, nghiệp vụ trong thực hiện công tác VTLT

Nhằm thực hiện theo Quyết định số 2504/QĐ-UBND ngày 31/12/2015 của

Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn về việc ban hành Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán

bộ, CC, VC tỉnh Lạng Sơn năm 2016, Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn đã ban hành Quyếtđịnh số 397 /QĐ-SNV ngày 21 tháng 9 năm 2016 Về việc tổ chức khóa bồi dưỡngkiến thức, nghiệp vụ VTLT cho CC, VC năm 2016 Và công văn số 970/SNV-CCVC ngày 16 tháng 9 năm 2016 về việc tổ chức bồi dưỡng kiến thức, nghiệp vụVTLT năm 2016 Nội dung của hai văn bản nêu rõ địa điểm, thời gian, số lượnghọc viên, cơ sở đào tạo, giảng viên đào tạo năm 2016

Nhìn chung, công tác đào tạo, bồi dưỡng CC, VC làm VTLT tại sở Nội vụtỉnh Lạng Sơn cũng được quan tâm, tuy nhiên số lượng các lớp tập huấn được mởcòn ít, số lượng CC, VC tham gia còn ít, các cuộc thi về VTLT cũng còn tổ chứcchưa hiệu quả

Công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động VTLT chưa được quan tâm

Phụ lục 6: Quyết định số 397 /QĐ-SNV ngày 21 tháng 9 năm 2016 Về việc

tổ chức khóa bồi dưỡng kiến thức, nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ cho CC, VC năm

2016

Phụ lục 7: công văn số 970/SNV-CCVC ngày 16 tháng 9 năm 2016 về việc

tổ chức bồi dưỡng kiến thức, nghiệp vụ VTLT năm 2016

10 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư-lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

Nhằm nâng cao vai trò, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong việc

quản lý, chỉ đạo và việc thực hiện các khâu nghiệp vụ về công tác VTLT, tạo sựchuyển biến về nhận thức và trách nhiệm của CC, VC về lập hồ sơ công việc màmình đảm nhiệm và thực hiện việc thu thập, bảo quản hồ sơ, tài liệu, phát huy giátrị tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật

Sở Nội vụ tiến hành kiểm tra định kỳ mỗi năm một lần, qua kiểm tra, đánhgiá đúng thực trạng công tác VTLT của cơ quan, tổ chức, kịp thời phát hiện, chấnchỉnh những thiếu sót trong quá trình thực hiện các quy định của Nhà nước vềcông tác VTLT

Thực hiện kế hoạch công tác năm 2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn,

Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch cụ thể về kiểm tra công tác VTLT đối với các cơquan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, đó là công văn số 998/SNV-CCVTLT ngày 23tháng 9 năm 2016 về việc kiểm tra công tác VTLT năm 2016, nội dung kiểm tratập trung vào công tác quản lý, chỉ đạo thực hiện công tác VTLT; các hoạt độngnghiệp vụ công về VTLT

Qua kiểm tra, sẽ có báo cáo kết quả kiểm tra công tác VTLT, đó là báo cáo

số 282/BC-SNV ngày 24 tháng 10 năm 2016 của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn về việcbáo cáo kết quả kiểm tra công tác VTLT năm 2016 Tuy nhiên, nội dung báo cáochỉ ở mức tổng hợp, chưa có thống kê cụ thể Việc thực hiện công tác VTLT của

Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn luôn thực hiện đúng theo quy định nên không xảy ra tìnhtrạng khiếu kiện hoặc phải giải quyết khiếu nại, tố cáo

Qua kiểm tra thực tế cho thấy, việc triển khai các văn bản của Nhà nước vềcông tác VTLT được thực hiện tương đối tốt, tuy nhiên, việc lập hồ sơ hiện hành vàgiao nộp hồ sơ chưa được thực hiện đồng bộ

Phụ lục 8: Công văn số 998/SNV-CCVTLT ngày 23/9/2016 về việc kiểm tra công tác VTLT năm 2016

11 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư – lưu trữ của

Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

Các nghiệp vụ về công tác VTLT của Sở đều được thực hiện theo Quy chế

về công tác Văn thư và Lưu trữ (Ban hành kèm theo Quyết định số 299/QĐ-SNVngày 28 tháng 8 năm 2009 của Giám đốc sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn)

Thực trạng hoạt động nghiệp vụ VTLT đều được thể hiện trong Báo cáo số09/BC-SNV ngày 19/01/2017 về việc thống kê định kỳ công tác VTLT năm 2016

Phụ lục 9: Báo cáo số 09/BC-SNV ngày 19 tháng 01 năm 2017 về việc thống

kê định kỳ công tác VTLT năm 2016

12 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

13 Các loại hồ sơ hình thành tại Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

 Các loại hồ sơ gồm: hồ sơ công việc, hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc

14 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ

Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn chưa ban hành danh mục hồ sơ

15 Phương pháp lập hồ sơ

Quy trình lập hồ sơ gồm 3 bước:

- Bước 1: Mở hồ sơ: Hàng năm, căn cứ vào danh mục hồ sơ của phòng vàthực tế công việc được giao, mỗi công chức chuẩn bị các bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ

sơ lên bìa để quản lý văn bản liên quan đến công việc giải quyết, ngoài bìa ghi rõtiêu đề hồ sơ

- Bước 2: Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ

- Bước 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ: Khi công việc giải quyết xong thì hồ

sơ cũng kết thúc, công chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổsung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa

16 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn đã xây dựng được kho lưu trữ để bảo quản hồ sơ,tài liệu của cơ quan

Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một việc làm bắt buộc đối với các đơn

vị, cá nhân trong cơ quan Hồ sơ được giao nộp được đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn

an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và cũng

là để góp phần bảo vệ an toàn tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, phục vụnhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài Nếu không tiến hành giaonộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì hồ sơ, tài liệu sẽ dễ bị thất lạc, mất mác và khi cónhu cầu nghiên cứu, sử dụng sẽ gặp khó khăn trong việc tra tìm

Thời hạn, thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu được thực hiện theo thông tư07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 về việc hướng dẫn quản lý văn bản,lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

 Nhận xét:

Ưu điểm: Các văn bản trong hồ sơ được sắp xếp khoa học Cuối năm vănthư luôn kiểm tra tài liệu của mình quản lí, chọn lọc được những tài liệu có giá trị

nộp vào lưu trữ hiện hành của Sở

Hạn chế: Có trường hợp bị mất bản lưu dẫn đến tài liệu lưu trữ bị thiếu

17 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ

18 Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành của Sở

- Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành của Sở chưa tốt, tài liệuchủ yếu nằm rải rác ở các phòng chuyên môn

- Việc thu thập tài liệu còn chưa tập trung, chia làm nhiều đợt, tài liệu nhỏ lẻ

- Một số tài liệu bảo quản vĩnh viễn đến thời hạn nộp lưu đã được Sở tiếnhành nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh

19 Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

Hàng năm, Chánh Văn phòng Sở chỉ đạo công chức phụ trách công tác lưutrữ lưu trữ phối hợp với các phòng thuộc sở tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đếnhạn nộp lưu vào kho lưu trữ

Thu thập hồ sơ, tài liệu từ Lãnh đạo sở, các phòng và cá nhân công chức

20 Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

Thành phần tài liệu cần thu thập bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xácđịnh thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau: Các hồ

sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc; hồ sơ vềnhững công việc chưa giải quyết xong; hồ sơ phối hợp giải quyết công việc đãtrùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì; các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo

21 Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

Cuối năm Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn sẽ tiến hành thu thập tài liệu vào lưu trữ

22 Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ

Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và haibản Biên bản giao nhận tài liệu Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữhiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản

 Nhận xét:

Ưu điểm:

- Số lượng văn bản nộp vào lưu trữ tương đối đầy đủ, gồm những văn bản từkhi thành lập Sở tới nay

- Hàng năm cán bộ văn thư lập kế hoạch thu thập và bổ sung tài liệu

- Công tác bổ sung tài liệu được tiến hành thường xuyên, nhìn chung có chấtlượng

Hạn chế: Nhiều tài liệu còn trong tình trạng bó gói

23 Xác định giá trị tài liệu

24 Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

Hội đồng xác định giá trị tài liệu do Giám đốc Sở quyết định thành lập sẽtiến hành xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ cơ quan, tô chức Hội đồng xác địnhgiá trị tài liệu gồm:

- Đại diện lãnh đạo Sở, Chủ tịch Hội đồng;

- Chánh Văn phòng, Uỷ viên;

- Đại diện các phòng có tài liệu Uỷ viên;

- Đại diện phòng Quản lý Văn thư, lưu trữ, ủy viên;

- Công chức phụ trách công tác lưu trữ cơ quan, ủy viên kiêm thư ký

25 Xử lý tài liệu loại

- Nghiêm cấm các phòng, cá nhân tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu dưới bất kỳ hìnhthức nào và bán tài liệu tiêu hủy ra thị trường tự do

- Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyết địnhbằng văn bản của người có thẩm quyền

26 Chỉnh lý tài liệu

27 Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

Sở Nội vụ đã tiến hành chính lý xong tài liệu tích đống giai đoạn từ 1960-2010

 Tài liệu lưu trữ nộp vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh: Phông Ban Tổ chứcChính quyền và phông Sở Nội vụ,

- Thời gian của tài liệu: Từ năm 1960 đến năm 2010

- Số lượng tài liệu: 791 hộp và 9.238 hồ sơ Quy ra mét giá là 99 mét

 Tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ Sở Nội vụ: Phông Sở Nội vụ tỉnh LạngSơn

- Thời gian của tài liệu: từ năm 2004 đến năm 2010

- Tổng số hộp và hồ sơ: 381 hộp; 1.725 hồ sơ, tương đương 48 mét

28 Phương án phân loại tài liệu được Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn áp dụng

 Phân loại theo phương án cơ cấu tổ chức – thời gian, cụ thể như sau:Bước 1 Tài liệu của Sở Nội vụ được chia theo các phòng chuyên môn

Bước 2 Tài liệu của các phòng chuyên môn được chia theo từng năm

Bước 3 Tài liệu từng năm của các phòng chuyên môn được chia thành cácnhóm lớn, nhóm vừa và nhóm nhỏ

Phụ lục 10:Phương án phân loại, lập hồ sơ tài liệu phông Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

29 Quy trình chỉnh lý tài liệu của Sở Nội vụ tỉnh Lạng sơn

Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn thực hiện chỉnh lý theo Công văn số283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhànước về việc ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính

30 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ

31 Thống kê tài liệu lưu trữ

Thời gian thống kê được thực hiện theo chế độ định kỳ: số liệu thống kêđược tính từ 0h ngày 01 tháng 01 đến 24h ngày 31 tháng 12 hàng năm Báo cáothống kê được thực hiện theo qui định của Bộ Nội vụ về chế độ báo cáo thống kêtổng hợp công tác văn thư lưu trữ

Đối tượng thống kê lưu trữ gồm: tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiệnbảo quản tài liệu lưu trữ, cán bộ công chức làm công tác Lưu trữ Cụ thể như sau:

 Cán bộ làm công tác lưu trữ gồm 1 cán bộ: là chị Lưu Thị Minh Huế chuyên viên lưu trữ thuộc Văn phòng Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn

- Thống kê về tài liệu lưu trữ:

- Tài liệu bảo quản vĩnh viễn: 337 hộp, 1848 hồ sơ tương đương 42 mét

- Tài liệu bảo quản có thời hạn: 381 hộp, 1725 hồ sơ tương đương 48 mét

- Số lượng tài liệu trùng thừa, hết giá trị là: 367 bó, tương đương 34 mét

- Số lượng tài liệu tham khảo: khoảng 6 mét

- Phông Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn trong tình trạng bó gói, rời lẻ, lộn xộn,chưa được phân loại: 100,5 mét

- Tài liệu thuộc giai đoạn đã chỉnh ký trước đây được thống kê, sắp xếp lêngiá, tuy nhiên giai đoạn tài liệu này có một số hồ sơ tài liệu được lập chưa chínhxác, chưa khoa học, nhiều hồ sơ còn chưa đáp ứng được yêu cầu về nghiệp vụ lưutrữ, phải chỉnh lý lại: 61 mét

- Tài liệu không xử lý được tách ra trong quá trình chỉnh lý, gồm: tài liệunăm 2011-2012, tài liệu không thuộc phông, tài liệu của đơn vị trực thuộc:8 mét

 Kho lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn là kho lưu trữ chuyên dụng.Kho lưu trữ có diện tích khoảng 40m2, quy mô nhỏ, xây dựng hoặc bố trí theo đúngtiêu chuẩn qui định

 Các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ:

Trang thiết bị dùng cho lưu trữ Đơn vị tính Số lượng

- Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động Hệ thống 1

- Hệ thống điều hòa nhiệt độ trung tâm Hệ thống 1

32 Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng sơn

Tài liệu sau khi chỉnh lý được thống kê, hệ thống thành các quyển mục lụcphục vụ tra cứu, bao gồm:

- Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn

- Mục lục hồ sơ bảo quản có thời hạn phông Sở Nội vụ tỉnh Lạng sơn

- Danh mục tài liệu loại

Ngoài ra còn có quyển lời nói đầu - LSĐVHTP và LSP - phương án phânloại được đóng thành quyển riêng để thuận lợi hơn trong quá trình tra cứu

Phụ lục 11: Hướng dẫn tra tìm mục lục phông Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn (2004-2010)

33 Bảo quản tài liệu lưu trữ

34 Kho lưu trữ bảo quản tài liệu lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

Kho lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn là kho lưu trữ chuyên dụng: kholưu trữ chuyên dụng là công trình bao gồm: khu vực kho bảo quản tài liệu, khu vựcxử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vục lắp đặt thiết bị ký thuật và khuvực công chúng Áp dụng với cơ quan, tổ chức sử dụng ngân sách nhà nước

Kho lưu trữ có diện tích khoảng 40m2, quy mô nhỏ, xây dựng hoặc bố trítheo đúng tiêu chuẩn qui định Kho lưu trữ chỉ bảo quản tài liệu của một phông nêndiện tích và quy mô như vậy là phù hợp cho công tác bảo quản

35 Các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

- Giá để tài liệu: Có 9 giá sắt đôi để tài liệu lưu trữ, các tài liệu lưu trữ được

để trong các cặp tài liệu để bảo quản tài liệu lưu trữ

- Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động: được đảm bảo an toàn và thực hiệntheo đúng tiêu chuẩn hiện hành về phòng chống cháy nổ

- Bình chữa cháy khí, bọt: để hạn chế hư hỏng cho tài liệu

- Máy điều hòa nhiệt độ: trong kho tài liệu cần duy trì chế độ nhiệt độ là20±2oC nên cần trang bị đủ máy điều hòa nhiệt độ để hoạt động 24/24 giờ

Công tác phòng cháy nổ được đảm bảo an toàn và đúng quy định, các trangthiết bị về kho đã thực hiện đúng theo tiêu chuẩn hiện hành về phòng chống cháy

nổ và thường xuyên kiểm tra công tác này

Phụ lục 12: Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ của Sở

36 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

37 Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ luôn được thực hiện thườngxuyên và đúng theo nội quy của Kho lưu trữ Tính từ đầu năm 2016 đến nay đã có

10 lượt người tra cứu và khai thác sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ

38 Đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu

- Tài liệu lưu trữ của Sở được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cácphòng, công chức thuộc sở và các tổ chức, cá nhân có nhu cầu chính đáng, trừ cácloại tài liệu mật được thực hiện theo qui định riêng

- Công chức thuộc sở có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mụcđích công vụ phải có ý kiến của Chánh Văn phòng sở Cán bộ, công chức khôngthuộc Sở Nội vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu

- Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sửdụng tài liệu, có giấy chứng minh thư nhân dân, hộ chiếu (đối với người nướcngoài) và ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo sở

39 Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

- Mượn tài liệu nghiên cứu tại chỗ: Sau khi nghiên cứu văn bản xong, ngườikhai thác phải trả đầy đủ tài liệu mượn và ký trả hồ sơ, tài liệu vào sổ theo dõimượn tài liệu

- Mượn tài liệu về nơi làm việc: Trường hợp đặc biệt do nhu cầu công táccông chức thuộc sở cần sử dụng hồ sơ, tài liệu ở ngoài kho phải được Chánh Vănphòng đồng ý

- Sao, chụp tài liệu lưu trữ: Người đến khai thác cần sao chụp tài liệu phảithực hiện đầy đủ thủ tục khai thác và có giấy xin sao chụp tài liệu, đồng thời phảiđược sự đồng ý của người có thẩm quyền mới được phép sao chụp Việc sao chụptài liệu lưu trữ phải do cán bộ lưu trữ thực hiện Đối với tài liệu mật được thực hiệntheo qui chế bảo vệ bí mật Nhà nước

Chương 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG

SƠN VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được

Qua hai tháng thực tập, tôi đã vận dụng những kiến thức đã được học tạitrường, cùng với sự hướng dẫn tận tình của cán bộ văn thư, lưu trữ tại Sở, tôi đãthực hiện thành thạo các số nghiệp vụ về VTLT

Nhận thấy Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn thực hiện công tác VTLT cơ bản đúngtheo quy định của nhà nước và giống với kiến thức đã được học tại trường, nên tôi

có thể áp dụng lý thuyết đã học vào thực tiễn một cách dễ dàng hơn, cụ thể nhưsau:

3.1.1 Về công tác văn thư

3.1.1.1 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến, đóng dấu đến và ghi số đến, ngày đến

Cán bộ văn thư của Sở hướng dẫn tôi phân loại bì, sau khi bóc bì, tôi đượcthực hành đóng dấu đến, dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấytrống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nộidung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, nămban hành văn bản

Sau đó ghi số đến, ngày đến:

- Số đến: Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến Số đến được đánh liêntục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàngnăm

- Ngày đến: ghi ngày, tháng, năm Sở nhận được văn bản

3.1.1.2 Scan văn bản đến vào máy tính

Được hướng dẫn và thực hiện scan văn bản vào máy tính và chuyển văn bảnđến cho lãnh đạo Sở, các phòng ban qua hệ thống Eoffice của Sở

3.1.1.3 Photo văn bản

Được hướng dẫn và thực hiện photo các văn bản đi của cơ quan theo sốlượng ở phần nơi nhận