Công tác lưu trữ tài liệu tại UBND huyện phù ninh

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu: 2 3. Mục tiêu nghiên cứu: 3 4. Đối tượng nghiên cứu: 3 5. Phạm vi nghiên cứu: 3 6. Phương pháp nghiên cứu: 3 7. Bố cục đề tài: 4 Chương 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TỔNG QUAN VỀ UBND HUYỆN PHÙ NINH 5 1.1. Cơ sở lý luận về Công tác Lưu trữ tại UBND huyện Phù Ninh 5 1.1.1. Khái niệm công tác lưu trữ 5 1.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của công tác lưu trữ 6 1.2. Tổng quan về UBND huyện Phù Ninh 8 1.2.1. Vị trí địa lý 8 1.2.2. Lịch sử hình thành và phát triển của UBND huyện Phù Ninh 8 1.2.3. Cơ cấu tổ chức và bộ máy làm việc của UBND huyện Phù Ninh 9 Tiểu kết 11 Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN PHÙ NINH 12 2.1. Tình hình chung 12 2.2. Lưu trữ tài liệu giấy 12 2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan 14 2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu 15 2.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu 16 2.2.4. Công tác bảo quản tài liệu 16 2.2.5. Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 17 2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 18 Tiểu kết 19 Chương 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI UBND HUYỆN PHÙ NINH 20 3.1. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ về chuyên môn, nghiệp vụ tại UBND huyện Phù Ninh 20 3.1.1. Về công tác thu thập, bổ sung tài liệu 20 3.1.2. Về công tác xác định giá trị tài liệu 20 3.1.3. Về công tác bảo quản tài liệu 21 3.1.4. Về ứng dụng công nghệ thông tin 22 3.2. Một số đề xuất chung về công tác lưu trữ tại UBND huyện Phù Ninh 22 Tiểu kết 23 KẾT LUẬN 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 PHỤ LỤC 26  

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tốt tiểu luận này, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho tiếp cận, trải nghiệm với môn học "Phương pháp luận nghiên cứu khoa học" Đặc biệt gửi lời cảm ơn chân thành đến Giảng viên TS Bùi Thị Ánh Vân - người trực tiếp giảng dạy môn Cô truyền đạt cho sinh viên nhiều kiến thức chuyên môn quý báu ứng dụng thực tiễn hữu ích Sau cùng, xin gửi lời tri ân đến Phòng Nội vụ UBND huyện Phù Ninh hướng dẫn, bảo tận tình để giúp hoàn thiện tiểu luận Tôi xin chân thành cảm ơn quý thầy cô quý quan! Hà Nội, ngày 10 tháng năm 2016 Tác giả LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu riêng Các nội dung nghiên cứu, số liệu đề tài nghiên cứu tiểu luận hoàn toàn trung thực MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Nền hành nhà nước Việt Nam số khái niệm quen thuộc khuôn khổ nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Hầu hết khái niệm nói chung có nhiều định nghĩa khác nhau, khái niệm hành nhà nước Tuy nhiên, cách định nghĩa dùng phổ biến cho hành nhà nước hệ thống hợp thành tổ chức (bộ máy, người, nguồn lực công) chế hoạt động để thực thi quyền hành pháp nhà nước theo qui định pháp luật Nói nghĩa muốn có hành nhà nước hoàn chình cần hội tụ đủ yếu tố: − Hệ thống thể chế hành bao gồm Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh văn qui phạm tổ chức, hoạt động hành nhà nước tài phán hành chính; − Cơ cấu tổ chức chế vận hành máy hành nhà nước cấp, ngành phù hợp với yêu cầu quyền hành pháp; − Đội ngũ cán bộ, công chức hành đảm bảo số lượng chất lượng để thực tốt chức năng, nhiệm vụ hành chính; − Nguồn lực tài sở vật chất kỹ thuật đảm bảo yêu cầu thực thi công vụ quan công chức hành Sở dĩ đề cập đến khái niệm lẽ công tác văn thư - lưu trữ nói chung công tác lưu trữ nói riêng nằm hệ thống hành nhà nước Việt Nam Nếu công tác văn thư bao gồm công việc như: soạn thảo, duyệt ký ban hành, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký văn đến, lập hồ sơ gọi chung công tác văn thư công tác lưu trữ giai đoạn kế tiếp, liền kề công tác văn thư Công tác lưu trữ bao gồm khâu nghiệp vụ như: chỉnh lý tài liệu; thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ; xác định giá trị tài liệu Đi từ nội dung phần thấy công tác lưu trữ tồn hầu khắp quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị - xã hội công tác lưu trữ hướng tới công tác lưu trữ UBND huyện Phù Ninh Công tác coi hoạt động nghiệp vụ mang tính chất thường xuyên, góp phần không nhỏ việc nâng cao chất lượng lãnh dạo, đạo hoạt động hành Và biết, tài liệu lưu trữ chính, gốc tài liệu có giá trị chọn từ toàn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân, bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử toàn xã hội Xác định ý nghĩa to lớn tầm quan trọng công tác lưu trữ, UBND huyện Phù Ninh số công trọng, nâng lên hàng đầu Tại đây, công tác lưu trữ có vai trò thiết yếu việc xây dựng thể chế hành Tiếp đến, làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư hành chính, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành nhà nước thúc đẩy nhanh trình thực công cải cách hành Hơn nữa, Tài liệu lưu trữ góp phần việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế hành nhà nước quyền lợi đáng công dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Là sinh viên ngành Văn thư - Lưu trữ, sau lĩnh hội kiến thức vững ngành nghề theo học, với mong muốn áp dụng lý luận vào thực tiễn vận dụng vào UBND huyện Phù Ninh Bởi trước có hội tiếp cận, khảo sát sơ lược tình hình công tác nên biết nguồn thông tin để thực tiểu luận cách trọn vẹn Quan trọng mong muốn đóng góp suy nghĩ tích cực đưa giải pháp để xây dựng công tác lưu trữ UBND huyện Phù Ninh cách có hiệu Tôi xin chọn đề tài "Công tác lưu trữ tài liệu UBND huyện Phù Ninh" làm đề tài tiểu luận Lịch sử nghiên cứu: Trong trình thực đề tài này, sử dụng số tài liệu như: Giáo trình Lưu trữ học trường Đại học Nội vụ (2009); Luật lưu trữ (2011) Ngoài ra, tiểu luận dựa thông tin, số liệu từ Báo cáo Phòng Nội vụ huyện Phù Ninh Bên cạnh đó, truy cập vào trang web Ủy ban nhân dân huyện Phù Ninh (phuninh.phutho.gov.vn) để tìm hiểu thêm thông tin làm sở để triển khai chương 2, đề tài Mục tiêu nghiên cứu: Mục tiêu tảng hoạt động đề tài làm sở cho việc đánh giá kế hoạch nghiên cứu đưa điều mà kết phải đạt Đối với đề tài Nghiên cứu Công tác Lưu trữ tài liệu UBND huyện Phù Ninh đặt ba mục tiêu sau: − Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ UBND huyện Phù Ninh; − Thực trạng công tác lưu trữ quan; − Đánh giá hiệu hoạt động đưa số giải pháp hoàn thiện nâng cao công tác lưu trữ Đối tượng nghiên cứu: Công tác lưu trữ tài liệu UBND huyện Phù Ninh Phạm vi nghiên cứu: − Không gian: UBND huyện Phù Ninh − Thời gian nghiên cứu: công tác lưu trữ UBND huyện Phù Ninh từ năm 1945 đến Phương pháp nghiên cứu: Mỗi ngành khoa học khác có phương pháp nghiên cứu khác Vận dụng vào nghiên cứu công tác lưu trữ sử dụng đan xen linh hoạt phương pháp như: − − − − − Phương pháp quan sát, khảo sát thực tiễn; Phương pháp vấn, điều tra; Phương pháp thu thập, xử lý thông tin; Phương pháp tư logic; Phương pháp phân tích tổng hợp Bố cục đề tài: Ngoài Phần mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục đề tài chia bố cục rõ rệt thành chương: Chương 1: Cơ sở lý luận Công tác Lưu trữ Tổng quan UBND huyện Phù Ninh; Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ UBND huyện Phù Ninh; Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ UBND huyện Phù Ninh Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TỔNG QUAN VỀ UBND HUYỆN PHÙ NINH 1.1 Cơ sở lý luận Công tác Lưu trữ UBND huyện Phù Ninh 1.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ Song hành với công tác văn thư, thời đại công nghiệp hóa - đại hóa đất nước khẳng định công tác lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Vậy công tác lưu trữ định nghĩa nào? Để đưa định nghĩa xác công tác lưu trữ có lẽ nên từ khái niệm nhỏ bao hàm Khái niệm thứ cần quan tâm lưu trữ Lưu trữ định nghĩa cách đơn giản giữ lại loại văn bản, hồ sơ quan, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết Từ khái niệm lưu trữ kéo theo khái niệm tài liệu lưu trữ “Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị, lựa chọn từ toàn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân, bảo quản kho lưu trữ để phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử, xã hội toàn xã hội.” [3; Tr.31 ] Hay khái niệm khác tài liệu lưu trữ: “ Tài liệu lưu trữ quốc gia tài liệu có giá trị trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học công nghệ hình thành thời kỳ lịch sử dân tộc Việt Nam, qua hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ chức) nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học hoạt động thực tiễn Tài liệu lưu trữ quốc gia phải chính, gốc tài liệu ghi giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm vật mang tin khác; trường hợp không chính, gốc thay hợp pháp.” [2, Tr.31] Hoặc “Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ họat động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ.” [1, Tr.31] Tổng kết lại khái niệm ta phần thấy hữu khái niệm công tác lưu trữ: “Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân.” [3; Tr 31 ] Như công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc quản lý,bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Chính vậy, công tác lưu trữ tổ chức tất quốc gia giới hoạt động nhà nước Việt Nam quan tâm nói chung UBND huyện Phù Ninh nói riêng 1.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ công tác lưu trữ Mỗi ngành nghề có vị trí, chức năng, nhiệm vụ khác nhau, công tác lưu trữ nằm số Ngay từ thời sơ khai, công tác lưu trrữ chiếm vị trí quan trọng việc trị quốc gia, dân tộc Cho đến xã hội nay, ý nghĩa lại ngày nâng lên thiếu công tác lưu trữ ảnh hưởng không nhỏ đến hành nhà nước Việt Nam, xã hội chậm phát triển Công tác lưu trữ nói chung có nhiệm vụ bản: Thứ nhất, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ: tổng hợp khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý xếp tài liệu cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, xác cho công tác tra tìm tài liệu Tổ chức khoa học tài liệu gồm: thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; tổ chức công cụ tra tìm tài liệu số công tác bổ trợ khác ngành khoa học, kỹ thuật, tin học có liên quan Tổ chức khoa học tài liệu cần thực lưu trữ quốc gia, lưu trữ quan lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ Để tổ chức khoa học tài liệu đòi hỏi phải có cán có trình độ chuyên môn cao, điều kiện làm việc tốt trang thiết bị phục vụ cho việc thực thiện quy trình nghiệp vụ phải đầy đủ, khoa học đại Đồng thời việc tổ chức khoa học tài liệu vào quy định, hướng dẫn cụ thể nhà nước công tác lưu trữ Thứ hai, bảo quản an toàn tài liệu bao gồm hai nội dung chính: bảo quản không hư hỏng, mát tài liệu lưu trữ bảo quản an toàn thông tin tài liệu lưu trữ Trong trường hợp bảo quản an toàn không hư hỏng, mát tài liệu lưu trữ cần ý đến kho tàng, trang thiết bị, điều kiện ổn định đáp ứng yêu cầu công tác bảo quản cho loại hình tài liệu khác thực biện pháp tu bổ, phục chế, bảo hiểm nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu Trường hợp lại, cần ý đến ý thức, trách nhiệm trình độ cán làm công tác lưu trữ; ý đến loại đối tượng độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu hình thức công bố, giới thiệu khai thác, sử dụng tài liệu Với xu hướng toàn cầu hóa nay, cần nhìn nhận công tác lưu trữ khía cạnh phục vụ nhu cầu thông tin xã hội Tuy nhiên, việc bảo quản an toàn thông tin tài liệu lưu trữ cần ý đến tính mật tài liệu lưu trữ Mục đích cuối công tác lưu trữ đưa tài liệu lưu trữ với thông tin tài liệu phục vụ nhu cầu hoạt động xã hội Bởi thế, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu có hiệu nội dung công tác lưu trữ Dựa kết công tác khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ thực tiễn đánh giá khách quan, chuẩn xác đóng góp to lớn ngành lưu trữ vị trí, ý nghĩa công tác lưu trữ Để đảm bảo công tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu cao cần nghiên cứu nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ xã hội; phân loại đối tượng độc giả; nghiên cứu xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu áp dụng biện pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu tốt Điều đòi hỏi nhà nước cần có quy định cụ thể khai thác, sử dụng tài liệu, trình độ cán lưu trữ đặc biệt việc ứng dụng 10 − Quyết định UBND huyện ban hành loại giá địa bàn toàn tỉnh − Quyết định UBND huyện việc áp dụng biện pháp đưa vào sở giáo dưỡng để giáo dục đối tượng vi phạm pháp luật − Quyết định UBND huyện cho phép thành lập doanh nghiệp, xếp hạng doanh nghiệp, đăng ký kinh doanh ưu đãi dầu tư cho doanh nghiệp hoạt động địa bàn huyện Ngoài tài liệu quan trọng phông lưu trữ tài liệu UBND tỉnh có tài liệu quan trọng khác như: − Các văn hướng dẫn,chỉ đạo việc thực xây dựng hệ thống thuỷ nông phục vụ sản xuất − Hồ sơ, tài liệu đạo, hướng dẫn công tác thu phí, lệ phí quy định mức thu phí, lệ phí − Các tài liệu quản lý tình hình công tác giá loại hàng hoá quy định giá loại hàng hoá địa bàn huyện − Các loại đồ quy hoạch xã, phường, thị trấn huyện − Các tài liệu chủ trương xây dựng hoạt động nhà máy, khu công nghiệp huyện Tuy vậy, nhìn chung tài liệu lưu trữ danh mục nộp lưu hồ sơ, tài liệu mục lục văn hàng năm Cũng danh mục thời hạn bảo quản tài liệu số tài liệu chưa xác định giá trị sử dụng 2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan Cán bộ, công chức quan có trách nhiệm lập hồ sơ công việc thuộc chức trách nhiệm vụ giao thi hành công vụ; đến thời hạn quy định nộp vào lưu trữ hành Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành thực vào cuối năm theo thứ tự sau: Tài liệu hành tài liệu chuyên môn nghiệp vụ: sau năm kể từ năm công việc kết thúc; Tài liệu xây dựng bản: sau ba tháng kể từ công trình 18 toán; Trước nộp tài liệu vào lưu trữ, công chức, viên chức có trách nhiệm hoàn chỉnh hồ sơ bàn giao cho phận lưu trữ quản lý, trường hợp cần giữ lại để nghiên cứu tiếp phải đăng ký danh mục tài liệu với phận lưu trữ quan Nguồn thu thập, bổ sung tài liệu chủ yếu văn đi, đến sản sinh trình hoạt động quan như: định, tờ trình, báo cáo, công văn, thông báo, kế hoạch Quy định vậy, nhiên thực tế công tác thu thập, bổ sung tài liệu chưa thực theo quy chuẩn Một số khối tài liệu chưa tổ chức xếp khoa học, chưa biên mục hồ sơ, thành phần phông lưu trữ thiếu nhiều tài liệu chưa bổ sung vào 2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu Cũng giống UBND khác, UBND huyện Phù Ninh công tác xác định giá trị tài liệu khâu nghiệp vụ coi trọng công tác lưu trữ Xác định giá trị tài liệu thực tài liệu lưu trữ hành tài liệu lưu trữ cố định Cán thực xác định giá trị tài liệu nhìn chung xác định rõ mục đích công tác lưu trữ để lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản lưu trữ Bởi vậy,trên sở tài liệu đánh giá cách khoa học lựa chọn tài liệu có ý nghĩa lịch sử để bổ sung vào lưu trữ Về bản, người trực tiếp làm công việc nắm vững nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn áp dụng phổ biến thực tiễn xác định giá trị tài liệu Việt Nam Việc xác định giá trị tài liệu tạo điều kiện cho việc hoàn thiện nhóm tài liệu hồ sơ Do vậy, giai đoạn phân loại tài liệu thực cẩn thận Tuy nhiên công tác xác định giá trị tài liệu đạt mức tương đối thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu thay đổi Cán lưu trữ cần nghiên cứu làm sáng tỏ nguyên tắc, phương 19 pháp cần thiết công tác xác định giá trị tài liệu, từ xây dựng nên hệ thống tiêu chuẩn hợp lý để làm thước đo cho trình xác định giá trị tài liệu UBND huyện Phù Ninh Từ tiến hành việc xác định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu, lựa chọn tài liệu thực có giá trị để đưa vào bảo quản lưu trữ Tiến hành tổ chức kiểm tra kết việc xác định giá trị tiêu hủy tài liệu hết giá trị 2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu Những năm gần đây,cơ quan tổ chức tiến hành công tác chỉnh lý khối tài liệu tích đống chưa đảm bảo yêu cầu do: Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lúng túng, thiếu tính thống nhất, tính khoa học khâu nghiệp vụ như: Thu thập hồ sơ, tài liệu trước chỉnh lý, phân phông lưu trữ, lựa chọn phương án hệ thống hóa, phân loại tài liệu để lập hồ sơ, xác định giá trị tàiliệutrong chỉnh lý, hệ thống hóa thứ tự hồ sơ tài liệu, lập mục lục hồ sơ Về việc phân loại, lập hồ sơ tùy tiện, nơi làm cách Tài liệu hành phòng ban quan, tổ chức không lập thành hồ sơ, thu nhận vào kho lưu trữ hành không chọn lọc; cán làm công tác lưu trữ quan, tổ chức kiêm nhiệm văn thư, lưu trữ trình độ lực chuyên môn nhiều hạn chế; vấn đề nghiệp vụ lưu trữ thiếu thống nhất, mức độ chỉnh lý phương thức chỉnh lý chưa xác định đúng; điều kiện sở vật chất phục vụ cho công tác chỉnh lý như: Bìa, hộp, cặp, giá kệ thiếu nên kết tài liệu tình trạng lộn xộn, xếp chưa khoa học Bên cạnh hạn chế đó, số khối tài liệu chỉnh lý xếp gọn gàng, ngăn nắp theo mục lên giá, hệ thống hóa có mục lục hồ sơ chi tiết Ở UBND huyện sử dụng giá sắt truyền thống [Phụ lục, ảnh , Tr.32] 2.2.4 Công tác bảo quản tài liệu Tài liệu lưu trữ UBND huyện Phù Ninh tập trung bảo quản 20 kho lưu trữ Công tác bảo quản tài liệu khâu nghiệp vụ có nhiều hạn chế Thứ diện tích, thứ hai trang thiết bị bảo quản Hạn chế nói chung vậy, ưu điểm công tác sao? Địa hông điểm kho đặt nơi khô ráo; có môi trường không khí sạch; địa chất công trình ổn định thuận lợi cho giao thông, bảo về, phòng cháy chữa cháy Cửa kho chắn, có khóa tốt, mở theo chiều từ Bên cửa kho có đặt máy điều hòa; cửa sổ kho đảm bảo chống đột nhập, chống ánh sáng chiếu trực tiếp chống loại côn trùng xâm nhập vào kho Kho lưu trữ có hệ thống điện riêng biệt: hệ thống điện làm việc kho hệ thống điện bảo vệ kho Có cầu dao chung cho toàn kho, dây dẫn điện kho làm cáp chì, ngầm Đèn chiếu sáng kho dùng bóng đèn dây tóc có lớp bảo vệ Mỗi bóng có công tắc riêng Ổ cắm điện kho phải có nắp Ngoài nguồn nước phục vụ cho sinh hoạt, phải lắp hệ thống cấp nước phục vụ cho việc phòng chữa cháy cho kho bao gồm: họng cấp nước, bể chứa nước, máy bơm nước đường ống cấp nước không qua khu vực bảo quản tài liệu Hệ thống thoát nước phải bảo đảm tiêu thoát nhanh, kể mái tường.Tất yếu tố góp phần không nhỏ việc bảo quản an toàn tài liệu 2.2.5 Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu UBND huyện ban hành Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho đối tượng Hiện đối tượng đến tra cứu tài liệu phép nghiên cứu chỗ, không mang tài liệu khỏi phòng đọc Trường hợp cần chụp, công chứng phải có ý kiến thủ trưởng quan lưu trữ (Chánh văn phòng) Phương tiện công cụ tra cứu chủ yếu tra danh mục công văn đi, công văn đến quan mục lục hồ sơ Mọi đơn vị, cá nhân có nhu cầu đáng phép khai thác, sử 21 dụng tài liệu lưu trữ, trừ tài liệu mật thực theo quy định riêng Người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho yêu cầu công tác phải có văn đề nghị Giấy giới thiệu đơn vị nơi công tác; phục vụ cho nhu cầu cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài liệu, Chứng minh thư nhân dân phải phê duyệt người có thẩm quyền.( Chánh văn phòng) Việc khai thác, sử dụng tài liệu có độ mật phải thực quy định hành Nhà nước bảo mật Người sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải chấp hành nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Có thể kể đến số hình thức truyền thống áp dụng phổ biến như: - Tổ chức cho độc giả khai thác tài liệu phòng đọc (gọi tắt hình thức phòng đọc) - Cho độc giả mượn tài liệu - Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ - Cấp phát chứng thực tài liệu lưu trữ - Tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ - Khai thác tài liệu để biên soạn sách chuyên khảo - Khai thác tài liệu lưu trữ để xây dựng phim, tập ảnh chủ đề định - Công bố tài liệu lưu trữ Có điều đáng lưu ý là, hình thức khai thác, sử dụng kể có ưu điểm hạn chế phương pháp tổ cức riêng Vì vâỵ, cán lưu trữ cần phải nắm vững đặc điểm hình thức để nghiên cứu, áp dụng vào thực tế quan cho phù hợp Mặt khác, đặc điểm trên, nên quan lưu trữ cần áp dụng nhiều hình thức khác để phát huy ưu điểm, khắc phục hạn chế hình thức.việc phục vụ sử dụng tài liệu phòng đọc hình thức tiến hành thường xuyên 22 phổ biến Hình thức mang lại nhiều lợi ích cho độc giả quan lưu trữ Tại đây, độc giả nghiên cứu nhiều tài liệu lúc; gặp gỡ, tư vấn giải đáp trực tiếp với cán lưu trữ, đồng thời gặp gỡ, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm sử dụng tài liệu với đối tượng độc giả khác; sử dụng nhiều loại công cụ tra cứu, tài liệu tham khảo chụp tài liệu cần thiết Ở cán lưu trữ dễ theo dõi, nắm bắt nhu cầu độc giả để đề xuất hình thức biện pháp phục vụ thích hợp; tài liệu lưu trữ bảo quản, hạn chế mát hư hại… 2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ Về hạ tầng mạng phục vụ ứng dụng Công nghệ thông tin huyện có bước phát triển đáng kể, đặc biệt năm qua hệ thống Internet phát triển mạnh mẽ, 100% đơn vị, quan nhà nước cấp huyện, 87,5% UBND xã, thị trấn có mạng Internet, kết nối qua đường truyền ADSL nhằm khai thác dịch vụ để trao đổi thông tin nội bộ, ngành UBND huyện, tra cứu văn quy phạm pháp luật; trao đổi số liệu điện tử, nhiều đơn vị có hệ thống mạng nội phục vụ hiệu cho công tác chuyên môn cán bộ, công chức huyện Hiện trạng hạ tầng mạng trước mắt đáp ứng số yêu cầu tại, song lâu dài cần nâng cấp hệ thống mạng LAN, truyền thông bảo mật Tiểu kết Trong Chương 2, trình bày tình hình chung công tác lưu trữ; thực trạng vấn đề: lưu trữ tài liệu giấy, công tác thu thập bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ UBND huyện Phù Ninh Những vấn đề làm tiền đề cho tiếp tục triển khai Chương đề tài 23 24 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI UBND HUYỆN PHÙ NINH 3.1 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ chuyên môn, nghiệp vụ UBND huyện Phù Ninh 3.1.1 Về công tác thu thập, bổ sung tài liệu Cán lưu trữ kiêm nhiệm phải xác định rõ nguồn bổ sung tài liệu lưu trữ quan, cá nhân tiêu biểu trình hoạt động tạo nguồn tài liệu bổ sung cho lưu trữ Thành phần tài liệu bổ sung cho lưu trữ văn kiện hình thành trình thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan tạo cá nhân hình thành nên Thành phần tài liệu bổ sung cho lưu trữ bao gồm: tài liệu quan cấp gửi xuống, cấp gửi lên, qua ngang cấp để trao đổi, phối hợp tài liệu quan sản sinh Trong nguồn tài liệu đó, phải đặc biệt ý đến tài liệu quan hình thành Giải pháp quan trọng có lẽ cần xây dựng kế hoạch bổ sung tài liệu lưu trữ chi tiết Để tiến hành bổ sung tài liệu vào lưu trữ cách chủ động, đảm bảo chất lượng tài liệu cần phải tiến hành theo số bước sau đây: Hàng năm quan lập danh mục đơn vi thuộc nguồn nộp lưu, ý đến việc thành lập sáp nhập, tách đơn vị hình thành tổ chức Tiến hành lập bảng kê thành phần tài liệu hình thành trình hoạt động quan Cuối năm, vào quy định Nhà nước, tài liệu giải xong văn thư chuyển giao vào lưu trữ hành; tài liệu có gí trị lịch sử theo quy định Nhà nước chuyển giao vào lưu trữ cố định theo thẩm quyền lưu trữ 3.1.2 Về công tác xác định giá trị tài liệu 25 Người trực tiếp thực khâu nghiệp vụ cần vận dụng linh hoạt tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu; kết hợp tiêu chuẩn để lựa chọn, định cách khách quan giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu phục vụ lâu dài cho lợi ích quan nhu cầu hoạt động xã hội Ngoài vào mức độ sử dụng tài liệu (tần suất sử dụng) để xác định chuẩn xác giá trị tài liệu 3.1.3 Về công tác bảo quản tài liệu Cần nắm nguyên nhân dẫn đến hư hại tài liệu để có biện pháp bảo quản tốt Có thể nhận biết hư hại tài liệu cách trực quan hành động thực tế công tác bảo quản tài liệu Như công tác bảo quản tài liệu việc đặt đối tượng công tác tài liệu cần phải có quan tâm đánh giá thích đáng cho hai nhóm đối tượng: người quản lý tài liệu người sử dụng tài liệu Trong đó, việc đưa người sử dụng trở thành cộng đồng bảo quản tài liệu trì tuổi thọ tài liệu lâu nhiều lần; yếu tố quan trọng góp phần thực phần lớn mục tiêu chiến lược công tác bảo quản tài liệu bao gồm: Đảm bảo chắn tuổi thọ cao cho tài liệu; Sử dụng hiệu tài liệu trưng bày giới thiệu, triển lãm tài liệu; Thiết lập sách ưu tiên cho tài liệu quan trọng Tại kho lưu trữ UBND huyện Phù Ninh cần bổ sung, nâng cấp nhiều trang thiết bị bảo quản tài liệu Cụ thể cần bổ sung dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm; máy hút ẩm, máy điều hòa không khí Thứ nhất, phòng kho phải đặt dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm trung tâm phòng Ngoài kho cần đặt dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm nơi thoáng mát, để so sánh thời tiết kho Đồng thời phải thường xuyên kiểm tra làm vệ sinh dụng cụ đo Hàng năm phải kiểm định lại độ xác dụng cụ đo Thứ hai, cần trang bị số lượng công suất máy hút ẩm, máy điều hòa 26 không khí tùy thuộc vào diện tích, độ kín kho yêu cầu trì chế độnhiệt độ - độ ẩm để bảo quản tài liệu phòng Cần trang bị đủ máy phương tiện kèm để đảm bảo máy hoạt động liên tục 24/24 ngày đêm Cần trang bị đủ máy phương tiện kèm khác để bảo đảm máy hoạt động liên tục 24/24 ngày đêm 3.1.4 Về ứng dụng công nghệ thông tin UBND huyện Phù Ninh cần tối ưu hóa việc sử dụng tài liệu điện tử tính vượt trội Sự chu chuyển văn nhanh chóng môi trường điện tử: Đây ưu vượt trội tài liệu điện tử so với tài liệu giấy Với đời internet, vài giây chuyển tài liệu đến nơi trái đất mà không cần phải rời khỏi bàn làm việc hình máy tình Khả chu chuyển nhanh chóng văn điện tử đồng nghĩa với kịp thời (hầu lập tức) thông tin việc xử lý văn bản, tiết kiệm thời gian, chi phí tăng đáng kể hiệu lao động Đó kết nối cá nhân chi nhánh quan, tổ chức, quan trung tâm với chi nhánh, phận cách xa địa lý Khi sử dụng hệ thống chu chuyển văn điện tử,toàn quan, tổ chức đặt môi trường thông tin chung nhiều người tham gia vào trình xử lý văn giải công việc hệ thống 3.2 Một số đề xuất chung công tác lưu trữ UBND huyện Phù Ninh − Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến quy định pháp luật hành công tác lưu trữ Nắm vững văn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ để nâng cao hiệu công tác lưu trữ Hoàn thiện hệ thống văn hướng dẫn, đạo công tác lưu trữ quan − Cán lưu trữ cần tích cực học hỏi nhằm nâng cao trình độ chuyên môn 27 nghiệp vụ, rèn luyện đạo đức nghề nghiệp để đáp ứng tốt nhiệm vụ giao nhu cầu xã hội − Cần tăng cường, đẩy mạnh đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ Thường xuyên mở rộng đào tạo lớp nghiệp vụ ngắn hạn cho đối tượng công chức, viên chức làm công tác chuyên môn Ngược lại, lại cần trang bị thêm cho công chức, viên chức, nhân viên làm lưu trữ kiến thức quản lý hành nhà nước, tin học ứng dụng − UBND huyện Phù Ninh cần thực đầy đủ chế độ, sách cán lưu trữ theo quy định để động viên, khích lệ cán lưu trữ − Luôn xúc tiến công tác tra, kiểm tra, tổng hợp vướng mắc trình giải công việc đề xuất biện pháp kịp thời trình cấp có thẩm quyền giải Vào cuối năm nên thực công tác chỉnh lý để tránh tình trạng tồn đọng hồ sơ; tài liệu bó gói, rời lẻ Tiểu kết Trong chương cuối, đưa ý kiến, đề xuất khách quan công tác lưu trữ tài liệu UBND huyện Phù Ninh nhằm tối ưu chất lượng công tác lưu trữ Với giải pháp đó, hi vọng Công tác Lưu trữ quan ngày vững mạnh 28 KẾT LUẬN Trong thời buổi hội nhập quốc tế, tất ngành nghề xã hội đóng vai trò quan trọng Công tác hành văn phòng nói chung công tác lưu trữ nói riêng số Nó công tác xuyên suốt đảm bảo cho hoạt động liên tục quan, tổ chức Công tác lưu trữ trở thành phận thiết yếu máy quan, tổ chức từ lâu Sau cách mạng tháng năm 1945 đến nay, công tác lưu trữ UBND huyện Phù Ninh có nhiều bước tiến, dần vào nề nếp Bộ máy lưu trữ dần hoàn thiện hoạt động có hiệu Một lần khẳng định tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ góp phần không nhỏ việc bảo vệ luật pháp, bảo vệ thể chế nèn hành nhà nước quyền lợi đáng công dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Bằng lý thuyết lý luận thực tiễn trang bị thêm cho nhiều kiến thức, kinh nghiệm quý báu công tác lưu trữ nói chung, đặc biệt công tác lưu trữ UBND huyện Phù Ninh Tôi bước đầu nhìn nhận, định hướng công việc làm tương lai qua việc đánh giá ưu - nhược điểm công tác lưu trữ Trên đề tài tiểu luận “Công tác lưu trữ tài liệu UBND huyện Phù Ninh” mà thực UBND huyện Phù Ninh Với kiến thức học; qua cọ sát, trải nghiệm thực tế với dẫn tận tâm Giảng viên TS Bùi Thị Ánh Vân hoàn thành tiểu luận Bài tiểu luận nhiều thiếu xót kiến thức chuyên ngành nhiều hạn chế Tôi mong nhận góp ý quý thầy cô, đặc biệt cô Bùi Thị Ánh Vân để đề tài sau tốt Tôi xin chân thành cảm ơn! 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO Ủy ban thường vụ Quốc hội (2001), Luật lưu trữ Quốc hội (2011), Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2005), Giáo trình lưu trữ học, NXB Giao thông vận tải Ủy ban thường vụ Quốc hội (2001), Luật lưu trữ Website: (phuninh.phutho.gov.vn) 30 PHỤ LỤC Ảnh Hệ thống giá sắt truyền thống (Nguồn: Tác giả) 31 Ảnh Tài liệu bó gói, rời lẻ (Nguồn: Tác giả) 32