Công tác lưu trữ tài liệu tại UBND huyện phù ninh

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu: 2 3. Mục tiêu nghiên cứu: 3 4. Đối tượng nghiên cứu: 3 5. Phạm vi nghiên cứu: 3 6. Phương pháp nghiên cứu: 3 7. Bố cục đề tài: 4 Chương 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TỔNG QUAN VỀ UBND HUYỆN PHÙ NINH 5 1.1. Cơ sở lý luận về Công tác Lưu trữ tại UBND huyện Phù Ninh 5 1.1.1. Khái niệm công tác lưu trữ 5 1.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của công tác lưu trữ 6 1.2. Tổng quan về UBND huyện Phù Ninh 8 1.2.1. Vị trí địa lý 8 1.2.2. Lịch sử hình thành và phát triển của UBND huyện Phù Ninh 8 1.2.3. Cơ cấu tổ chức và bộ máy làm việc của UBND huyện Phù Ninh 9 Tiểu kết 11 Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN PHÙ NINH 12 2.1. Tình hình chung 12 2.2. Lưu trữ tài liệu giấy 12 2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan 14 2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu 15 2.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu 16 2.2.4. Công tác bảo quản tài liệu 16 2.2.5. Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 17 2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 18 Tiểu kết 19 Chương 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI UBND HUYỆN PHÙ NINH 20 3.1. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ về chuyên môn, nghiệp vụ tại UBND huyện Phù Ninh 20 3.1.1. Về công tác thu thập, bổ sung tài liệu 20 3.1.2. Về công tác xác định giá trị tài liệu 20 3.1.3. Về công tác bảo quản tài liệu 21 3.1.4. Về ứng dụng công nghệ thông tin 22 3.2. Một số đề xuất chung về công tác lưu trữ tại UBND huyện Phù Ninh 22 Tiểu kết 23 KẾT LUẬN 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 PHỤ LỤC 26  

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành tốt bài tiểu luận này, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho chúng tôi được tiếp cận, trải nghiệm với môn học "Phương pháp luận nghiên cứu khoa học" Đặc biệt gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Giảng viên TS Bùi Thị Ánh Vân - người trực tiếp giảng dạy bộ môn này Cô đã truyền đạt cho sinh viên rất nhiều những kiến thức chuyên môn quý báu cũng như những ứng dụng thực tiễn hữu ích Sau cùng, tôi xin gửi lời tri ân đến Phòng Nội vụ UBND huyện Phù Ninh đã hướng dẫn, chỉ bảo tận tình để giúp tôi hoàn thiện bài tiểu luận này.

Tôi xin chân thành cảm ơn quý thầy cô cũng như quý cơ quan!

Hà Nội, ngày 10 tháng 8 năm 2016

Tác giả

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các nội dung nghiên cứu, số liệu trong đề tài nghiên cứu của bài tiểu luận này là hoàn toàn trung thực.

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Nền hành chính nhà nước Việt Nam là một trong số những khái niệm quen thuộc trong khuôn khổ nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Hầu hết các khái niệm nói chung đều có rất nhiều định nghĩa khác nhau, khái niệm nền hành chính nhà nước cũng vậy Tuy nhiên, cách định nghĩa được dùng phổ biến hiện nay cho rằng nền hành chính nhà nước là hệ thống hợp thành tổ chức (bộ máy, con người, nguồn lực công) và cơ chế hoạt động để thực thi quyền hành pháp của nhà nước theo qui định pháp luật Nói như vậy nghĩa là muốn có một nền hành chính nhà nước hoàn chình cần hội tụ đủ các yếu tố:

− Hệ thống thể chế hành chính bao gồm Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh và các văn bản qui phạm về tổ chức, hoạt động của hành chính nhà nước và tài phán hành chính;

− Cơ cấu tổ chức và cơ chế vận hành của bộ máy hành chính nhà nước các cấp, các ngành phù hợp với yêu cầu quyền hành pháp;

− Đội ngũ cán bộ, công chức hành chính được đảm bảo về số lượng và chất lượng để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của nền hành chính;

− Nguồn lực tài chính và cơ sở vật chất kỹ thuật đảm bảo yêu cầu thực thi công

vụ của các cơ quan và công chức hành chính.

Sở dĩ tôi đề cập đến khái niệm này bởi lẽ công tác văn thư - lưu trữ nói chung cũng như công tác lưu trữ nói riêng nằm trong hệ thống hành chính nhà nước Việt Nam Nếu như công tác văn thư bao gồm những công việc như: soạn thảo, duyệt ký ban hành, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký văn bản đi đến, lập hồ sơ được gọi chung là công tác văn thư thì công tác lưu trữ chính là giai đoạn kế tiếp, liền kề của công tác văn thư Công tác lưu trữ bao gồm những khâu nghiệp vụ như: chỉnh lý tài liệu; thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ; xác định giá trị tài liệu Đi từ nội dung chúng ta phần nào có thể thấy được công tác lưu trữ tồn tại hầu khắp ở các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội và công tác lưu trữ được hướng tới ở đây là công tác lưu trữ

tại UBND huyện Phù Ninh Công tác này được coi như một hoạt động nghiệp

vụ mang tính chất thường xuyên, nó góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng lãnh dạo, chỉ đạo hoạt động hành chính.

Và như chúng ta đã biết, tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được chọn từ toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử của toàn xã hội Xác định được ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ, tại UBND huyện Phù Ninh đây là một trong số các công các được hết sức chú trọng, nâng lên hàng đầu Tại đây, công tác lưu trữ có vai trò thiết yếu đối với việc xây dựng thể chế hành chính Tiếp đến, làm tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chính, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành chính nhà nước cũng như thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính Hơn nữa, Tài liệu lưu trữ còn góp phần trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.

Là một sinh viên ngành Văn thư - Lưu trữ, sau khi đã lĩnh hội được những kiến thức vững chắc về ngành nghề mình theo học, với mong muốn được áp dụng lý luận vào thực tiễn tôi đã vận dụng nó vào UBND huyện Phù Ninh Bởi trước đó tôi đã có cơ hội được tiếp cận, khảo sát sơ lược tình hình công tác tại đây nên đã biết được những nguồn thông tin để thực hiện bài tiểu luận này một cách trọn vẹn Quan trọng hơn cả đó là mong muốn đóng góp những suy nghĩ tích cực cũng như đưa ra những giải pháp để xây dựng công tác lưu trữ tại UBND huyện Phù Ninh một cách có hiệu quả hơn Tôi xin chọn

đề tài "Công tác lưu trữ tài liệu tại UBND huyện Phù Ninh" làm đề tài của bài tiểu luận này.

2 Lịch sử nghiên cứu:

Trong quá trình thực hiện đề tài này, tôi đã sử dụng một số tài liệu như:

Giáo trình Lưu trữ học của trường Đại học Nội vụ (2009); Luật lưu trữ (2011) Ngoài ra, bài tiểu luận còn được dựa trên những thông tin, số liệu từ các Báo cáo của Phòng Nội vụ huyện Phù Ninh.

Bên cạnh đó, tôi còn truy cập vào trang web của Ủy ban nhân dân huyện Phù Ninh (phuninh.phutho.gov.vn) để tìm hiểu thêm các thông tin làm

cơ sở để triển khai chương 2, 3 của đề tài này.

3 Mục tiêu nghiên cứu:

Mục tiêu là nền tảng hoạt động của đề tài và làm cơ sở cho việc đánh giá kế hoạch nghiên cứu đã đưa ra và là điều mà kết quả phải đạt được Đối với đề tài Nghiên cứu về Công tác Lưu trữ tài liệu tại UBND huyện Phù Ninh tôi đặt ra ba mục tiêu như sau:

− Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Phù Ninh;

− Thực trạng công tác lưu trữ tại cơ quan;

− Đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra một số giải pháp hoàn thiện và nâng cao công tác lưu trữ.

4 Đối tượng nghiên cứu:

Công tác lưu trữ tài liệu tại UBND huyện Phù Ninh.

5 Phạm vi nghiên cứu:

− Không gian: UBND huyện Phù Ninh.

− Thời gian nghiên cứu: công tác lưu trữ của UBND huyện Phù Ninh từ năm

1945 đến nay.

6 Phương pháp nghiên cứu:

Mỗi ngành khoa học khác nhau đều có một phương pháp nghiên cứu khác nhau Vận dụng vào nghiên cứu về công tác lưu trữ tôi đã sử dụng đan xen linh hoạt những phương pháp như:

− Phương pháp quan sát, khảo sát thực tiễn;

− Phương pháp phỏng vấn, điều tra;

− Phương pháp thu thập, xử lý thông tin;

− Phương pháp tư duy logic;

− Phương pháp phân tích tổng hợp.

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TỔNG QUAN VỀ UBND

HUYỆN PHÙ NINH 1.1 Cơ sở lý luận về Công tác Lưu trữ tại UBND huyện Phù Ninh

1.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ

Song hành với công tác văn thư, trong thời đại công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước có thể khẳng định công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực đời sống xã hội Vậy công tác lưu trữ được định nghĩa như thế nào?

Để đưa ra một định nghĩa chính xác về công tác lưu trữ có lẽ chúng ta nên đi từ những khái niệm nhỏ bao hàm trong nó Khái niệm thứ nhất chúng

ta cần quan tâm đó là lưu trữ Lưu trữ được định nghĩa một cách đơn giản nhất là giữ lại các loại văn bản, hồ sơ của cơ quan, của cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết Từ khái niệm lưu trữ sẽ kéo theo khái niệm về tài liệu lưu trữ “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị, được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử, xã hội của toàn xã hội.” [3; Tr.31 ] Hay một khái niệm khác về tài liệu lưu trữ: “ Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, qua hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung

là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn Tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc bằng các vật mang tin khác; trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì thay thế bằng bản sao hợp pháp.” [2,

Tr.31] Hoặc “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ họat động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.” [1, Tr.31]

Tổng kết lại những khái niệm trên ta phần nào đã thấy được sự hiện hữu của khái niệm công tác lưu trữ: “Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.” [3; Tr 31 ] Như vậy công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý,bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Chính vì vậy, công tác lưu trữ được tổ chức trên tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được nhà nước Việt Nam quan tâm nói chung và UBND huyện Phù Ninh nói riêng.

1.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của công tác lưu trữ

Mỗi một ngành nghề đều có những vị trí, chức năng, nhiệm vụ khác nhau, công tác lưu trữ cũng nằm trong số đó Ngay từ thời sơ khai, công tác lưu trrữ đã chiếm một vị trí quan trọng đối với việc trị vì quốc gia, dân tộc Cho đến xã hội hiện nay, ý nghĩa của nó lại ngày càng được nâng lên bởi nếu thiếu công tác lưu trữ sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến nền hành chính nhà nước Việt Nam, xã hội sẽ chậm phát triển

Công tác lưu trữ nói chung có những nhiệm vụ cơ bản:

Thứ nhất, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ: là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho công tác tra tìm tài liệu Tổ chức khoa học tài liệu gồm: thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; tổ chức các công cụ tra tìm tài liệu và một số công tác bổ trợ khác của ngành khoa học, kỹ thuật, tin học có liên quan Tổ chức khoa học tài liệu cần thực hiện trong các lưu trữ quốc gia, lưu trữ cơ quan và lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ Để tổ chức khoa học tài liệu đòi hỏi phải có cán bộ có

trình độ chuyên môn cao, điều kiện làm việc tốt và trang thiết bị phục vụ cho việc thực thiện các quy trình nghiệp vụ phải đầy đủ, khoa học và hiện đại Đồng thời việc tổ chức khoa học tài liệu được căn cứ vào các quy định, hướng dẫn cụ thể của nhà nước trong công tác lưu trữ.

Thứ hai, bảo quản an toàn tài liệu bao gồm hai nội dung chính: bảo quản không hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ và bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu lưu trữ Trong trường hợp bảo quản an toàn không hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ cần chú ý đến kho tàng, các trang thiết bị, điều kiện

ổn định đáp ứng yêu cầu của công tác bảo quản cho từng loại hình tài liệu khác nhau và thực hiện các biện pháp tu bổ, phục chế, bảo hiểm nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu Trường hợp còn lại, cần chú ý đến ý thức, trách nhiệm và trình độ của cán bộ làm công tác lưu trữ; chú ý đến từng loại đối tượng độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu và các hình thức công bố, giới thiệu và khai thác, sử dụng tài liệu Với xu hướng toàn cầu hóa hiện nay, chúng ta cần nhìn nhận công tác lưu trữ dưới khía cạnh phục vụ nhu cầu thông tin của xã hội Tuy nhiên, việc bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu lưu trữ cần chú ý đến tính cơ mật của tài liệu lưu trữ.

Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ cùng với những thông tin trong tài liệu phục vụ các nhu cầu hoạt động của xã hội Bởi thế, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có hiệu quả là một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ Dựa trên kết quả của công tác khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ thực tiễn có thể đánh giá khách quan, chuẩn xác những đóng góp to lớn của ngành lưu trữ và vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ Để đảm bảo công tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả cao cần nghiên cứu nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội; phân loại đối tượng độc giả; nghiên cứu xây dựng các công cụ tra cứu khoa học tài liệu và áp dụng các biện pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu quả tốt nhất Điều này đòi hỏi nhà nước cần có những quy định cụ thể về khai thác, sử dụng tài liệu, trình độ của cán bộ lưu trữ và đặc biệt là việc ứng dụng các

khoa học hiện đại vào công tác lưu trữ.

Một lần nữa khẳng định rằng công tác lưu trữ đóng vai trò rất quan trọng trong tất cả các cơ quan, tổ chức, ở tất cả các lĩnh vực đời sống xã hội Đảng và Nhà nước ta luôn đánh giá cao tầm quan trọng của công tác lưu trữ Ngày 03 tháng 01 hàng năm được lấy làm ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam

1.2 Tổng quan về UBND huyện Phù Ninh

1.2.1 Vị trí địa lý

Huyện Phù Ninh cách trung tâm thành phố Việt Trì 15km và cách thị xã Phú Thọ 12km Đây là một huyện miền núi nằm ở phía Đông Bắc tỉnh Phú Thọ.

Huyện có địa giới hành chính như sau:

− Phía Bắc giáp huyện Đoan Hùng, tỉnh Phú Thọ và huyện Sơn Dương, tỉnh Tuyên Quang;

− Phía Đông giáp huyện Sông Lô, tỉnh Vĩnh Phúc;

− Phía Tây giáp huyện Thanh Ba và thị xã Phú Thọ;

− Phía Nam giáp huyện Lâm Thao và thành phố Việt Trì.

Với tổng diện tích tự nhiên 156,48 km 2 huyện Phù Ninh gồm có 19 đơn

vị hành chính (1 thị trấn và 18 xã) Dân số của toàn huyện là 98.859 người (theo số liệu tính đến 31/12/2015).

Chứng kiến biết bao thăng trầm của lịch sử, vùng đất Phù Ninh đã nhiều lần thay đổi ranh giới hành chính và sự phân cấp quản lý hành chính Tên gọi Phù Ninh đến thời kỳ nhà Trần mới xuất hiện Địa bàn PhNhù Ninh thuộc phú Tam Đái, trấn Sơn Tây Đời Lê Trung Hưng vì tránh tên húy vua Lê Trang Tông nên đổi tên thành Phù Khang Đến thời nhà Nguyễn tên Phù Ninh được trả lại Từ đó đến nay tên Phù Ninh hầu như không thay đổi.

1.2.2 Lịch sử hình thành và phát triển của UBND huyện Phù Ninh

Như chúng ta đã biết huyện là khái niệm chỉ đơn vị hành chính địa phương cấp hai ở khu vực nông thôn của Việt Nam Thuật ngữ “cấp huyện” đôi khi được dùng để chỉ toàn bộ cấp hành chính địa phương thứ hai, nghĩa là

bao gồm cả thành phố trực thuộc tỉnh, quận, huyện và thị xã Một huyện thông thường được chia ra thành nhiều xã và có thể có một vài thị trấn Huyện Phù Ninh hiện nay cũng vậy Vậy để đi đến như ngày hôm nay huyện Phù Ninh đã trải qua những giai đoạn như thế nào?

Ngày 08/9/1891, ba huyện Phù Ninh, Sơn Vi, Thanh Ba thuộc phủ Lâm Thao, tỉnh Sơn Tây được nhập vào tỉnh Hưng Hóa Đến thời kỳ 1903-1968, thuộc tỉnh Phú Thọ Cho đến thời kỳ 1968-1996, ba huyện thuộc tỉnh Vĩnh Phú Theo Quyết định số 178-CP ngày 05/7/1977 của Hội đồng Chính phủ, huyện Phù Ninh sát nhập với huyện Lâm Thao thành huyện Phong Châu Riêng 2 xã Vân Phú, Phượng Lâu sát nhập vào thành phố Việt Trì và 7 xã Liên Hoa, Phú Mỹ, Trạm Thản, Tiên Phú, Minh Phú, Chân Mộng,Vụ Quang sát nhập vào huyện Sông Lô mới thành lập Ngày 26/2/1980, thị trấn Phong Châu được thành lập Ngày 22/12/1980, 4 xã Liên Hoa, Phú Mỹ, Trạm Thản, Tiên Phú được trả về huyện Phong Châu Từ 6/11/1996, sau khi chia tách tỉnh Vĩnh Phú thành 2 tỉnh Vĩnh Phúc và Phú Thọ, huyện Phong Châu lại thuộc tỉnh Phú Thọ Năm 1999, huyện Phong Châu lại tách thành 2 huyện như cũ Ngày 01/4/2003, thị trấn Phú Hộ được cắt sang thị xã Phú Thọ Năm 2 xã Hùng Lô

và Kim Đức cắt sang thành phố Việt Trì Ngày 19/1/2009, thành lập xã Lệ Mỹ trên cơ sở điều chỉnh 770,71 ha diện tích tự nhiên và 3.618 nhân khẩu của xã Phú Mỹ.

1.2.3 Cơ cấu tổ chức và bộ máy làm việc của UBND huyện Phù Ninh

Tổ chức bộ máy của huyện Phù Ninh gồm: Huyện ủy, HĐN huyện, UBND huyện, MTTQ huyện và các đoàn thể chính trị xã hội Như vậy UBND huyện Phù Ninh là một cơ cấu tổ chức nhỏ trong hệ thống bộ máy lớn.

Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Phù Ninh gồm:

Lãnh đạo UBND huyện có 1 Chủ tịch và 2 Phó Chủ tịch Chủ tịch UBND huyện phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh, Huyện ủy, HĐND huyện về điều hành toàn bộ công việc của UBND huyện Đồng thời trực tiếp phụ trách các lĩnh vực: An ninh quốc phòng, Tài chính, công tác đối nội, đối

ngoại Phụ trách các cơ quan: Công an, Phòng Nội vụ, Phòng Tài chính - kế hoạch, Thanh tra huyện và theo dõi chung công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo Chủ tịch còn kiêm Chủ tịch Hội đồng và Trưởng ban chỉ đạo của một số hội như: Hội đồng tuyển dụng viên chức, Hội đồng thi đua khen thưởng

UBND huyện Phù Ninh có các phòng và các đơn vị trực thuộc sau:

− Phòng Tài chính - kế hoạch

− Phòng Nội vụ

− Phòng Tài nguyên môi trường

− Phòng Nông nghiệp & Phát triển nông thôn

− Phòng Tư pháp

− Chánh Thanh tra

− Phòng Giáo dục & Đào tạo

− Phòng Văn hóa thông tin

− Phòng Lao động & Thương binh xã hội

là cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ.

Phòng Nội vụ có 04 cán bộ, công chức Trong đó có 01 Trưởng phòng,

01 Phó Trưởng phòng và 02 nhân viên Đây được gọi là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện quản lý nhà nước về: tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công chức và cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước; vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập; cải cách hành chính, chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã và

những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua – khen thưởng; công tác thanh niên.

Tiểu kết

Trong chương 1 tôi đã trình bày những cơ sở lý luận về công tác lưu trữ Bên cạnh đó, tôi còn đưa ra một vài nét về vị trí địa lý, lịch sử hình thành cũng như cơ cấu tổ chức của UBND huyện Phù Ninh Những vấn đề đã tìm hiểu được ở Chương 1 sẽ làm cơ sở để giúp tôi triển khai tốt, triệt để những vấn đề trong Chương 2 và Chương 3.

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN PHÙ NINH

2.1 Tình hình chung

Cũng giống như các đơn vị khác, công tác lưu trữ ở UBND huyện Phù Ninh có hai chế độ song song với nhau đó là lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành (lưu trữ cơ quan) Lưu trữ lịch sử là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và các nguồn tài liệu khác Để thực hiện chức năng lưu trữ lịch sử, cấp tỉnh có Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ.

Kho lưu trữ của UBND huyện lưu trữ chủ yếu là tài liệu của Văn phòng UBND; chưa thu nhiều tài liệu của các phòng, ban, đơn vị về bảo quản và phục

vụ khai thác sử dụng Lưu trữ cấp huyện chưa bàn giao kho lưu trữ sang Phòng Nội vụ quản lý mà chỉ chuyển chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ Kho lưu trữ đã được bố trí phòng làm kho nhưng diện tích rất khiêm tốn, diện tích kho tạm khoảng từ 20 – 30m 2 và hầu hết chưa được trang bị các thiết bị thiết yếu bảo quản tài liệu, tài liệu đa số vẫn trong tình trạng bó gói chưa qua chỉnh lý.

Về lưu trữ hiện hành, đây là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận

từ các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức Như vậy mỗi cơ quan, tổ chức từ cấp tỉnh đến cấp huyện cũng có bộ phận lưu trữ hiện hành, hiện nay công tác này cũng gặp rất nhiều khó khăn Tại UBND huyện chưa bố trí được cán bộ lưu trữ chuyên trách, chỉ có cán bộ văn thư kiêm lưu trữ.

2.2 Lưu trữ tài liệu giấy

Số lượng tài liệu lưu trữ giấy tại Kho lưu trữ của UBND huyện Phù Ninh hiện nay gồm:

Khối Văn phòng UBND huyện: 28 mét giá, trong đó có 24 mét giá tài liệu văn phòng, 5 mét giá tài liệu các phòng ban đã thu về.

Khối các phòng, ban, đơn vị trực thuộc: 16 mét giá/ số lượng đơn vị