Công tác lưu trữ tại UBND quận ba đình

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 2 Chuơng 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 2 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức. 2 1.1.1. Lịch sử hình thành: 2 1.1.2. chức năng nhiệm vụ, quyền hạn 3 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 6 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng Nội Vụ 10 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 10 1.2.2. Cơ cấu tổ chức 13 1.3. . Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ. 13 1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận lưu trữ 13 1.3.2. Cơ cấu tổ chức. 13 Chuơng 2: Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan. 14 2.1. Hoạt động quản lý 14 2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản về công tác Lưu trữ 14 2.1.1.1. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ 14 2.1.1.2. Văn bản do UBND quận Ba Đình xây dựng và ban hành về công tác lưu trữ 14 2.1.2. Quản lý phông lưu trữ của cơ quan. 15 2.1.2.1. Thành phần tài liệu Phông lưu trữ 15 2.1.2.2. Trách nhiệm quản lý Phông lưu trữ UBND quận Ba Đình. 16 2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong hoạt động lưu trữ của cơ quan. 16 2.1.4. Đào tạo, bồi duỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ và quản lý công tác thi đua khen thuởng trong hoạt động Văn thưlưu trữ 17 2.1.4.1. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ 17 2.1.4.2. Công tác thi đua khen thuởng trong hoạt động lưu trữ 17 2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xư lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ 18 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 19 2.2.1. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 19 2.2.1.1. Lập hồ sơ 19 2.2.1.2. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 20 2.2.1.3. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức 21 2.2.2. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 21 2.2.3. Xác định giá trị tài liệu 22 2.2.4. Chỉnh lý tài liệu 22 2.2.5. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 23 2.2.5.1. Thống kê tài liệu lưu trữ 23 2.2.5.2.Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ của UBND quận Ba Đình 24 2.2.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ 24 2.2.6.1. Về kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan 24 2.2.6.2. Thành phần tài liệu đuợc bảo quản 26 2.2.7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. 27 2.2.7.1. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND quận Ba Đình. 27 2.2.7.2. Đối tuợng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. 27 2.2.7.3. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ. 28 Chuơng 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất,khuyến nghị. 29 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt đuợc 29 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất luợng công tác lưu trữ 32 3.3. Một số khuyến nghị 33 3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức 34 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư lưu trữ, khoa, truờng. 34 C. PHẦN KẾT LUẬN 35 D. PHỤ LỤC.

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU

Đợi kiến tập này giúp cho sinh viên tiếp cận thực tế để học hỏi, tích lũynhững kiến thức và kỹ năng cơ bản của người làm công tác lưu trữ, bổ sung chophần lý luận nghiệp vụ chuyên môn đã học trên lớp, giúp cho sinh viên nhận rađược những điểm yếu, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện công việcLưu trữ, để từ đây có thể khắc phục được những lỗ hổng về kiến thức chuyênmôn mà chương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ, giúp cho sinh viên cụ thểhoá và nắm chắc hơn kiến thức cũng như kỹ năng của bản thân, nhận thức rõràng về tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với sự phát triển của Đất Nước

Trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước, lưu trữ là công tác có ýnghĩa hết sức quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan Cùngvới sự phát triển của khoa học công nghệ, nền hành chính Nhà nước cũng cơ sựphát triển để phù hợp hơn Là một sinh viên đang theo học ngành Lưu trữ học tạiTruờng Đại học Nội Vụ Hà Nội và đuợc tiếp nhận vào UBND quận Ba Đìnhthực tập em quyết định chọn đề tài " Thực trạng công tác lưu trữ tại UBND quận

Ba Đình" làm đề tài nghiên cứu của mình Qua đó em có thể tìm hiểu và nắm rõthực trạng công tác lưu trữ tại cơ quan mình đang thực tập nói riêng và của các

cơ quan hành chính nhà nuớc nói chung Nhờ đó giúp cho em tích lũy thêm kiếnthức thực tế và có cái nhìn khách quan hơn đối với ngành học của mình

Với thời gian kiến tập ngắn và sự bỡ ngỡ khi lần đầu tiếp xúc với cơquan tổ chức làm việc chuyên nghiệp, sinh viên không thể tránh khỏi những saixót trong quá trình thực hiện kiến tập tại cơ quan.Hơn nữa phạm vi tiếp cận côngviệc hạn chế nên khó có thể có cái nhìn bao quát toàn diện về hoạt động cũngnhư nắm được toàn bộ công việc diễn ra của cơ quan, tổ chức

Qua đây em xin được gửi lời cảm ơn sau sắc nhất đến Ban lãnh đạo nhàtrường cùng toàn thể các thầy cô giáo trong khoa Văn thư- Lưu trữ đã tạo điềukiện cho sinh viên chúng em được đi thực tập, tiếp xúc thực tế về công việc củamột cán bộ làm công tác lưu trữ như chúng em sau này.Em xin gửi lời cảm ơnđến lãnh đạo UBND quận Ba Đình đã đồng ý tiếp nhận em vào thực tập tại cơquan và các cán bộ Phòng Nội Vụ đã nhiệt tình huớng dẫn, chỉ bảo để em hoànthành tốt công việc đuợc giao ở cơ quan

Em xin chân thành cảm ơn !

B PHẦN NỘI DUNG Chuơng 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức.

1.1.1 Lịch sử hình thành:

Ba Đình là một trong 12 quận nội thành của thành phố Hà Nội và là mộttrong 4 quận trung tâm của thủ đô Đây là nơi tập trung nhiều cơ quan quantrọng của Việt Nam nói chung và Hà Nội nói riêng

Tên gọi Ba Đình xuất phát từ chiến khu Ba Đình của cuộc khởi nghĩa BaĐình diễn ra từ năm 1886-1887 huởng ứng phong trào Cần Vuơng cuối thế kỷ

19 của các nhà cách mạng yêu nuớc là Phạm Bành, Đinh Công Tráng và nhândân huyện Nga Sơn, Thanh Hóa

Năm 1945 tên gọi Ba Đình đuợc đặt cho vuờng hoa ngã sáu phía sau vuờnbách thảo, nơi này chủ tịch Hô Chí Minh đã đọc bản tuyên ngôn độc lập khaisinh ra nuớc Việt Năm Dân chủ Cộng hòa ngày 2 tháng 9 năm 1945

Năm 1954 tên gọi Ba Đình đựoc đặt cho một trong tám khu phố nội thànhcủa Hà Nội Năm 1981 khu phố Ba Đình đuợc đổi tên thành quận Ba Đình nhưten gọi hiện nay

Quận nằm trên nền đất xưa vốn thuộc tổng Hữu Nghiêm (sau đổi là YênHòa), huyện Thọ Xương và các tổng Yên Thành, Nội, Thượng, Trung, huyệnVĩnh Thuận.Từ những năm 1954 - 1961 gọi là khu Ba Đình và khu TrúcBạch.Từ những năm 1961- 1981, thành lập khu phố Ba Đình trên cơ sở sáp nhậpkhu Ba Đình và khu Trúc Bạch cũ, đồng thời sáp nhập xã Đông Thái, một phần

xã Thái Đô thuộc quận V cũ; 2 xã: Ngọc Hà, Phúc Lệ, một phần xã Thống Nhấtthuộc quận VI Tháng 6 năm 1981, đổi khu phố Ba Đình thành quận Ba Đình,gồm 15 phường: Bưởi, Cầu Giấy, Cống Vị, Điện Biên, Đội Cấn, Giảng Võ, Kim

Mã, Ngọc Hà, Nguyễn Trung Trực, Phúc Xá, Quán Thánh, Thành Công, ThụyKhuê, Trúc Bạch, Yên Phụ Toàn bộ khu vực Hoàng thành Thăng Long nằmtrong quận này.Từ tháng 10 năm 1995, 3 phường: Bưởi, Thụy Khuê, Yên Phụthuộc quận Ba Đình chuyển sang trực thuộc quận Tây Hồ, từ đó quận còn 12

phường: Cầu Giấy, Cống Vị, Điện Biên, Đội Cấn, Giảng Võ, Kim Mã, Ngọc Hà,Nguyễn Trung Trực, Phúc Xá, Quán Thánh, Thành Công, Trúc Bạch Ngày 22tháng 11 năm 1996, phường Cầu Giấy được đổi tên thành phường Ngọc Khánh.Ngày 5 tháng 1 năm 2005, thành lập 2 phường Liễu Giai (tách ra từ một phầncác phường Ngọc Hà và Cống Vị ) và Vĩnh Phúc (tách ra từ phường Cống

Vị ) Từ đó, quận Ba Đình có 14 phường: Cống Vị, Điện Biên, Đội Cấn, Giảng

Võ, Kim Mã, Liễu Giai, Ngọc Hà, Ngọc Khánh, Nguyễn Trung Trực, Phúc Xá,Quán Thánh, Thành Công, Trúc Bạch, Vĩnh Phúc.

1.1.2 chức năng nhiệm vụ, quyền hạn

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐNDQuận thông qua để trình UBND thành phố thông phê duyệt, tổ chức và kiểm traviệc thực hiện kế hoạch đó

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn quận; dự toán thu, chingân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyếttoán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trongtrường hợp cần thiết trình HĐND quận quyết định và báo cáo UBND, cơ quantài chính cấp trên trực tiếp;

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra UBNDcác phường xây dựng và thực hiện ngân sách, kiểm tra Nghị quyết của HĐNDcác phường về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;

- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội trên địa bàn các các phường;

- Xây dựng, trình UBND quận thông qua các chương trình khuyến khíchphát triển nông nghiệp, lâm nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện cácchương trình đó;

- Chỉ đạo UBND các các phường thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơcấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâmsản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thủy sản;

- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ giađình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của phápluật;

- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND các phường;

- Xây dựng quy hoạch thủy lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trìnhthủy lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thủy nông trên địa bàn quận theo quyđịnh của pháp luật;

- Tham gia với UBND thành phố trong việc xây dựng quy hoạch, kếhoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn quận;

- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp cácphường;

- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu, phát triển cơ sở chế biếnnông, lâm, thủy sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của UBNDthành phố;

- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch thịtrấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn quận; quản lý việc thực hiện quy hoạchxây dựng đã được phê duyệt;

- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng

cơ sở theo sự phân cấp;

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thựchiện pháp luật về xây dựng, tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lýđất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

- Quản lý việc khai thác, sản xuât, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phâncấp của UBND thành phố

- Xây dựng và phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểmtra việc chấp hành quy định của nhà nước về hoạt động thương mại và dịchvụ,du lịch trên địa bàn quận;

- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạtđộng thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thôngtin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn quận và tổ chức thực hiện saukhi được cấp trên phê duyệt;

- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổcập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề, tổchức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hóa giáo dục trên địabàn; chỉ đạo việc xóa mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáoviên,quy chế thi cử;

- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phongtrào về văn hóa - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ và phát huy các giá trị ditích lịch sử - văn hóa, và danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý;

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khỏe nhân dân; phòng, chống dịchbệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi, thực hiện chínhsách dân số kế hoach hóa gia đình;

- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hànhnghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

- Tổ chức chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người laođộng,tổ chức phong trào xóa đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiệnnhân đạo

- Thực hiện các biện pháp hướng dẫn tiến bộ khoa học – công nghệ phục

vụ sản xuất và đời sống ở địa phương;

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng, chống, khắc phục hậu quảthiên tai, bão lụt;

- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường vàchất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hóa trên địa bàn quận;

- Ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tạiđịa phương

- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang

và quốc phòng toàn dân; thực hiện xây dựng kế hoạch khu vực phòng thủquận; quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo xây dựng lực lượng dân quân

tự vệ, công tác tập huấn dân quân tự vệ;

- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhậpngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trườnghợp theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xâydựng lực lượng công an nhân dân quận vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và cáchành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý

hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương

- Tuyên truyên, phổ biến chính sách pháp luật về dân tộc, tôn giáo

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hôi và đại biêu HĐNDtheo quy định của pháp luật;

- Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấpcủa UBND cấp trên;

- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính quận;

- Thực hiện các Nghị quyết của HĐND về quy hoạch tổng thể xây dựng

và phát triển đô thị của quận trên cơ sở quy hoạch chung;

- Quản lý các cơ sở văn hóa – thông tin, thể dục thể thao của thị xã, quậnthuộc thành phố, bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hóa, danhlam thắng cảnh do quận quản lý

Như vậy, là một cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương, UBND quậnCầu Giấy đã thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực đồng thờituân thủ mọi quy định của pháp luật

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của UBND quận hoạt động trên cương vị là một tổ chứccấp quận, và có quy mô bộ máy lớn Là một cơ quan quản lý nhà nước thựchiện nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của luật tổ chứcHĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003

toà án, viện kiểm sát nhân dân, đội thi hành án, ban chỉ huy quân sự và phòngthống kê quận; Chủ trì các phiên họp của UBND quận, đảm bảo mối quan hệ vớithành phè , quận uỷ, HĐND quận, Toà án nhân dân quận, Viện kiểm sát nhândân quận, Uỷ ban mặt trận tổ quốc quận, Liên đoàn lao động quận và các đoànthể nhân dân quận; Trực tiếp phụ trách các phòng: Phòng Tổ chức chính quyền,

Kế hoạch - Kinh tế, Thanh tra, Ban quản lý dự án…

Phó Chủ tịch UBND quận: UBND quận Tây Hồ có 02 Phó Chủ tịch giúpviệc cho Chủ tịch , trong đó 01 Phó Chủ tịch phụ trách về Văn xã, 01 Phó Chủtịch phụ trách về Kinh tế và Đô thị Các Phó Chủ tịch làm việc theo sự phâncông của Chủ tịch và có nhiệm vị chỉ đạo điều hành hoạt động một số phòng,ban chuyên môn của UBND quận Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, tậpthể UBND quận, HĐND quận về những quyết định, những ý kiến chỉ đạo điềuhành, những kết quả công việc thuộc các lĩnh vực được phân công Cùng tập thểUBND quận chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND quận trước UBNDThành phố, Quận uỷ và HĐND quận

Các phòng ban chuyên môn trực thuộc Theo Quyết định số 4428/QĐ-UBngày 15 tháng 12 năm 1995 của UBND Thành phố Hà Nội về việc thành lập cácphòng ban chuyên môn trực thuộc UBND quận thì UBND quận gồm 20 phòngban sau:

1 Phòng Nội vụ: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chứcnăng quản lý nhà nước các lĩnh vực: tổ chức; biên chế các cơ quan hành chính,

sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hànhchính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường,thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua -khen thưởng

2 Phòng Tư pháp: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chứcnăng quản lý nhà nước về: công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; kiểmtra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành ándân sự; chứng thực; hộ tịch; trợ giúp pháp lý; hoà giải ở cơ sở và các công tác tư

pháp khác.

3 Phòng Tài chính - Kế hoạch: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quậnthực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tài chính, tài sản; kếhoạch và đầu tư; đăng ký kinh doanh; tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tếhợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân

4 Phòng Tài nguyên và Môi trường: tham mưu, giúp Ủy ban nhândân quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: tài nguyên đất; tài nguyênnước; tài nguyên khoáng sản; môi trường; khí tượng, thuỷ văn; đo đạc, bản đồ

và biển

5 Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội: tham mưu, giúp Ủy bannhân dân quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: lao động;việc làm; dạy nghề; tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thấtnghiệp; an toàn lao động; người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻem; phòng, chống tệ nạn xã hội; bình đẳng giới

6 Phòng Văn hoá và Thông tin: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quậnthực hiện chức năng quản lý nhà nước về: văn hoá; gia đình; thể dục, thể thao;

du lịch; bưu chính, viễn thông và Internet; công nghệ thông tin, hạ tầng thôngtin; phát thanh; báo chí; xuất bản

7 Phòng Giáo dục và Đào tạo: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quậnthực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo, baogồm: mục tiêu, chương trình và nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhàgiáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bịtrường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ; bảođảm chất lượng giáo dục và đào tạo

8 Phòng Y tế: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chứcnăng quản lý nhà nước về chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ nhân dân, gồm: y tế cơsở; y tế dự phòng; khám, chữa bệnh, phục hồi chức năng; y dược cổ truyền;

thuốc phòng bệnh, chữa bệnh cho người; mỹ phẩm; vệ sinh an toàn thực phẩm;bảo hiểm y tế; trang thiết bị y tế; dân số.

9 Thanh tra huyện: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chứcnăng quản lý nhà nước về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trongphạm vi quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp huyện; thực hiện nhiệm vụ,quyền hạn thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũngtheo quy định của pháp luật

10 Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân: tham mưu tổnghợp cho Ủy ban nhân dân về hoạt động của Ủy ban nhân dân; tham mưu, giúp

Ủy ban nhân dân quận về công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhândân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tinphục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các

cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt độngcủa Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

11 Phòng Kinh tế: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chứcnăng quản lý nhà nước về tiểu thủ công nghiệp; khoa học và công nghệ; côngnghiệp; thương mại;

12 Phòng Quản lý đô thị: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thựchiện chức năng quản lý nhà nước về kiến trúc; quy hoạch xây dựng; phát triển

đô thị; nhà ở và công sở; vật liệu xây dựng; giao thông; hạ tầng kỹ thuật đô thị

13 Ban quản lý dự án

14 Thanh tra xây dựng

15 Thanh tra nhà nước

16 Ban quản lý chợ Long Biên

17 Ban quản lý chợ số 2

18 Ban quản lý chợ số 3.

19 Truờng thể thao thiếu niên 10/10

20 Ban bồi thuờng giải phóng mặt bằng

Đồng thời UBND quận còn có các UBND cấp trực thuộc thực hiẹn cácquyết định quản lý của cấp trên gồm 14 phường: Ngọc Hà, Đội Cấn, Cống Vị,Quán Thánh, Phúc Xá, Nguyễn Trung Trực, Trúc Bạch, Điện Biên, Thành Công,Giảng Võ, Kim Mã, Ngọc Khánh, Liễu Giai, Vĩnh Phúc

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng Nội Vụ

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận BaĐình , tham mưu giúp Ủy ban nhân dân Quận thực hiện chức năng quản lý nhànước về các lĩnh vực: Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhànước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ,công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức phường, hội, tổ chức phiChính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo; thi đua khen thưởng, công tácthanh niên

Công tác quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp, quản lý và đào tạo bồi dưỡng cán bộ công chức.

- Tham mưu giúp UBND quận hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụngbiên chế hành chính, sự nghiệp, tổng hợp chung việc thực hiện các quy định vềchế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sựnghiệp và Ủy ban nhân dân cấp phường

- Tham mưu giúp UBND quận trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều động,

bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng vềchuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viênchức

- Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức phường và thực hiện

chính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách phường theo phân cấp.

- Giúp UBND quận thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt độngcủa hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn

- Phối hợp với Trung tâm bồi dưỡng chính trị tổ chức các lớp đào tạo bồidưỡng nhằm nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức,viên chức tại các phòng ban và các phường theo nội dung, chương trình kếhoạch của Quận

- Thanh tra, kiểm tra công vụ, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các

vi phạm về công tác nội vụ theo thẩm quyền

- Là cơ quan thường trực, giúp việc cho Ban chủ nhiệm thực hiện Chươngtrình 04/CTr-QU ngày 15/11/2010 của Quận ủy “Đẩy mạnh cải cách hành chính,trọng tâm nâng cao trách nhiệm và chất lượng phục vụ của đội ngũ CBCCVCquận Ba Đình giai đoạn 2011-2015”

Công tác xây dựng chính quyền, quản lý địa giới hành chính

- Giúp UBND quận và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện việcbầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công củaUBND quận và hướng dẫn của UBND thành phố;

- Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch UBND quận phê chuẩn các chứcdanh lãnh đạo của Ủy ban nhân dân phường; giúp Ủy ban nhân dân quận trìnhUBND thành phố phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật

- Tham mưu UBND quận xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điềuchỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để UBND trình Hội đồng nhân dân cùngcấp thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định Chịutrách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của quận

- Tham mưu UBND quận trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sápnhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của tổ dân phố trên địa bàntheo quy định; bồi dưỡng công tác cho Tổ trưởng, Tổ phó tổ dân phố; hướngdẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực hiện pháp luật về dân chủ cơ sở đối vớicác cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, phường trên địa bàn.

Công tác tôn giáo

- Giúp UBND quận chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện cácchủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và côngtác tôn giáo trên địa bàn;

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiệnnhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của UBNDthành phố và theo quy định của pháp luật

Công tác thi đua, khen thưởng

- Tham mưu, đề xuất với UBND quận tổ chức các phong trào thi đua vàtriển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bànquận; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua – Khen thưởng quận

- Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,khen thưởng trên địa bàn quận; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua, khenthưởng theo quy định của pháp luật

Công tác Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ

- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn quận chấp hànhchế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

- Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bànquận và lưu trữ quận

Công tác thanh niên, quản lý hội

- Tham mưu UBND quận ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kếhoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiệncác nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về công tác thanh niên được giao;

- Tham mưu thành lập, tổ chức đại hội, chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải

thể, đổi tên và phê duyệt điều lệ hội đối với hội có phạm vi hoạt động trongphường.

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch

về thanh niên và công tác thanh niên sau khi được phê duyệt;

- Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên vàcông tác thanh niên được giao

1.2.2 Cơ cấu tổ chức

Biên chế của Phòng Nội vụ có 10 đồng chí bao gồm: 01 trưởng phòng, 02phó trưởng phòng và các chuyên viên, được chia làm 03 bộ phận:

1 Bộ phận Cải cách hành chính, Thi đua khen thưởng, Tôn giáo

2 Bộ phận Xây dựng chính quyền, tổ chức bộ máy và đào tạo bồi dưỡngkhối phòng ban, phường, Công tác thanh niên và Quản lý Hội

3 Bộ phận Giáo dục: Công tác tổ chức bộ máy và đào tạo bồi dưỡng khốigiáo dục, Quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ.

1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận lưu trữ

Công tác lưu trữ của cơ quan bao gồm:

- Tham mưa cho lãnh đạo về công tác quản lý lưu trữ của cơ quan

- Tham mưu cho lãnh đạo về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ của cơquan

- Thực hiện nghiệp vụ lưu trữ cơ quan

- Quản lý tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quy định

- Thu thập, xác định giá trị của tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơquan

- Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về lưu trữ theo quy định của pháp luật

- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học, công nghệ vào công tác văn thư-lưu trữ.

1.3.2 Cơ cấu tổ chức.

Căn cứ vào tinh hình thực tiễn công việc mà cơ quan không hình thành bộphận lưu trữ riêng biệt mà nghiệp vụ lưu trữ đuợc giao cho một cán bộ trongphòng Nội Vụ phụ trách dưới sự giám sát và chỉ đạo của đồng chí phó truởngphòng Nội Vụ

Chuơng 2: Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan.

2.1 Hoạt động quản lý

2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản về công tác Lưu trữ

2.1.1.1 Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ

Để công tác lưu trữ của cơ quan thực hiện theo đúng quy định đã đề ra đốivới công tác lưu trữ, giúp cho công tác lưu trữ cơ quan và đuợc thực hiện mộtcách thống nhất đạt hiệu quả cao, UBND quận Ba Đình căn cứ vào các văn bảnquy định, huớng dẫn chung sau:

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày26/11/2003;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủsửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ

về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụhướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưutrữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân cáccấp; Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫnquản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

2.1.1.2 Văn bản do UBND quận Ba Đình xây dựng và ban hành về công tác lưu trữ

UBND quận đã xây dựng các văn bản để triển khai thực hiện như:

- Kế hoạch số 02//KH-UBND ngày 07/01/2015 về công tác văn thư, lưu trữnăm 2015;

- Quyết định số 819/QĐ-UBND ngày 10/4/2015 về việc ban hành danh mục

hồ sơ năm 2015;

- Công văn số 1906/UBND-NV ngày 25/12/2014 về việc thu hồ sơ của năm

2014, lập danh mục hồ sơ và chỉnh lý tài liệu của đơn vị

- Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của UBND quận Ba Đình (phụ

lục 1).Quy chế này áp dụng thống nhất cho các cơ quan HĐND, UBND quận;các phòng, ban, ngành thuộc UBND quận và UBND các phường (gọi tắt là các

cơ quan, tổ chức); các đơn vị sự nghiệp; các trường học thuộc UBND quận vàUBND các phường

2.1.2 Quản lý phông lưu trữ của cơ quan.

2.1.2.1 Thành phần tài liệu Phông lưu trữ

Trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động, UNB quận Ba Đình sảnsản sinh ra khối tài liệu gồm nhiều thành phần khác nhau, trong đó bao gồmnhững thành phần chủ yếu sau:

- Tài liệu hành chính:

Đây là thành phần chủ yếu của cơ quan và có khối lượng nhiều nhất đượchình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị, các phòng ban trongUBND quận Là tài liệu giấy của các cơ quan quản lý nhà nước cấp trên và các

cơ quan ngang cấp và cơ quan trực thuộc gửi tới Tài liệu hành chính phản ánhnhững hoạt động về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá,giáo dục v.v… được biểu hiện bằng các hình thức văn bản như Nghị quyết củaHĐND, Quyết định, Chỉ thị của UBND và các hình thức văn bản hành chínhkhác

- Tài liệu khoa học kỹ thuật:

Là loại hình tài liệu này tuơng đối nhiều, nội dung chủ yếu là những bản

vẽ kỹ thuật và những văn bản liên quan về các công trình xây dựng UBND quận,các công trình xây dựng cơ bản, công trình hạ tầng kỹ thuật giao thông đô thị

Tài liệu về xây dựng công trình công cộng, công trình đô thị thuộc địa phậnUBND quận Tài liệu khảo sát, thiết kế xây dựng, hồ sơ hoàn công các côngtrình thuộc thẩm quyền UBND.

- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình( tài liệu nghe nhìn)

Đây là loại tài liệu tuy không nhiều so với tài liệu hành chính và tài liệukhoa học kỹ thuật, tuy nhiên lại là tài liệu quan trọng và có giá trị quan trọng.UBND quận Ba Đình đang quản lý các cuốn băng video và tài liệu ảnh(dươngbản) ghi lại các sự kiện như: lễ hội truyền thống, các ngày lễ trọng đại tổ chứctrên địa bàn quận, các kỳ họp của HĐND, các chuyến đi thăm của lãnh đạoĐảng và Nhà nước, của lãnh đạo thành phố, lãnh đạo quận

2.1.2.2 Trách nhiệm quản lý Phông lưu trữ UBND quận Ba Đình.

Người đứng đầu UBND quận Ba Đình có nhiệm vụ, quyền hạn của mình

có trách nhiệm quản lý về Phông lưu trữ cơ quan; Ban hành quy chế về quản lýPhông lưu trữ

Người làm lưu trữ ở cơ quan phải nắm rõ đuợc thành phần tài liệu trongphông, số luợng tài liệu và tình trạng vật lý của tài liệu trong Phông để thammưu cho lãnh đạo trong việc quản lý Phông lưu trữ của cơ quan

2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong hoạt động lưu trữ của cơ quan.

- UBND quận đã triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lýhành chính Sử dụng các hệ điều hành tác nghiệp phục vụ hoạt động chỉ đạo,điều hành của Thường trực HĐND, UBND quận qua mạng diện rộng của Vănphòng HĐND và UBND quận, đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin trongquản lý văn bản đi, đến và theo dõi các ý kiến kết luận chỉ đạo của UBND quận.Trao đổi thông tin với các phòng, ban thông qua mạng nội bộ và trên hệ thốngquản lý văn bản và điều hành tác nghiệp của Thành phố

- Hiện nay UBND quận Ba Đình đang triển khai thực hiện đề án “Xâydựng quận Ba Đình thành cơ quan điện tử giai đoạn 2014- 2016 và định hướngđến năm 2020” Qua đó, từng bước thực hiện triển khai các nhiệm vụ trong đề án

đã được phê duyệt bao gồm: Trang bộ cơ sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin,

mạng LAN các phường, trang thiết bị công nghệ thông tin cho cán bộ công chức,thiết bị an toàn, bảo mật thông tin Đôn đốc các đơn vị sử dụng phần mềm quản lývăn bản và hồ sơ công việc để nâng cao hiệu quả thực thi nhiệm vụ

- Đẩy mạnh công tác nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ tronghoạt động lưu trữ; triển khai thực hiện nghiệp vụ lưu trữ với quản lý tài liệuđiện tử

- Triển khai thực hiện văn bản số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 củaCục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bảnđến và lập hồ sơ trong môi trường mạng; Văn bản số 169/HD-CVTLTNN ngày10/3/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về xây dựng cơ sở dữ liệu

2.1.4 Đào tạo, bồi duỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ và quản

lý công tác thi đua khen thuởng trong hoạt động Văn thư-lưu trữ

2.1.4.1 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ

Đã tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ công tác lưu trữ đối với các Thủ trưởng

cơ quan, đơn vị; công chức, viên chức làm nhiệm vụ lưu trữ và được phân côngthực hiện công tác lưu trữ tại các cơ quan chuyên môn UBND quận; UBND 14phường; các trường THCS, TH, MN thuộc UBND quận

Tổ chức lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác lưu trữ tập trungvào các nội dung:

- Công tác lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơquan;

- Công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu;

- Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

- Công tác số hóa tài liệu lưu trữ

2.1.4.2 Công tác thi đua khen thuởng trong hoạt động lưu trữ

Hàng năm và năm năm một lần UBND quận Ba Đình tổ chức sơ kết, tổngkết về công tác văn thư, lưu trữ Căn cứ vào báo cáo hàng năm và báo cáo nămnăm về công tác văn thư- lưu trữ của UBND quận Ba Đình để thực hiện côngtác thi đua khen thưởng:

Các đơn vị, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư và lưu trữ được

xét khen thưởng theo quy định của pháp luật.

Cán bộ, công chức vi phạm các quy định tại Quy chế này thì tùy theo tínhchất, mức độ vi phạm phải chịu các hình thức kỷ luật áp dụng theo quy định củapháp luật về xử lý kỷ luật đối với cán bộ, công chức hoặc truy cứu trách nhiệmhình sự theo quy định của pháp luật

Trường hợp cán bộ, công chức vi phạm các quy định tại Quy chế này màgây thiệt hại vật chất cho đơn vị phải bồi thường thiệt hại theo quy định củapháp luật hiện hành về trách nhiệm vật chất đối với cán bộ, công chức

2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xư lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ

Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định củapháp luật về công tác lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc quận Việc banhành Kế hoạch về công tác lưu trữ; quyết định phân công cán bộ làm công tácvăn lưu trữ; quyết định nguồn nộp lưu và tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ UBNDphường Xây dựng kế hoạch thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tậptrung vào các nội dung sau:

- Công tác lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơquan

- Ban hành danh mục hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị

- Ban hành Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tập trung công tác chỉnh lýtài liệu, tài liệu tồn đọng; việc xác định giá trị tài liệu và tiêu huỷ tài liệu hết giátrị theo quy định của pháp luật

- Công tác tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Công tác bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của đơn vị;

- Việc thực hiện chế độ chính sách, phụ cấp độc hại cho công chức, viênchức và người làm công tác văn thư;

- Việc thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tàiliệu lưu trữ theo quy định

Căn cứ các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành và quy chế chung đểkiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư đối với các cơ

quan; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác lưu trữ;

Phòng Nội vụ sẽ chịu trách nhiệm trước UBND quận thực hiện quản lýnhà nước về công tác văn thư -lưu trữ; kiểm tra, hướng dẫn tổ chức thực hiện,theo dõi việc thực hiện Quy chế này

Phối hợp với Phòng Tư pháp kiểm tra 13/14 phường trong công tác ban hànhvăn bản hành chính và công tác văn thư, lưu trữ Thông qua kiểm tra đã nhắc nhở,chấn chỉnh những văn bản ban hành chưa đúng thẩm quyền và hướng dẫn cán bộUBND phường thực hiện công tác mở hồ sơ lưu trữ hiện hành trong quá trình thụ

lý hồ sơ theo chức trách nhiệm vụ được giao, bước đầu công tác lưu trữ hiện hànhđang dần đi vào nền nếp Ý thức của cán bộ, công chức đã được nâng lên trongcông tác lưu trữ

Văn phòng HĐND- UBND quận có trách nhiệm thu thập, chỉnh lý, xácđịnh giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; phâncông cán bộ làm công tác lưu trữ và quản lý kho lưu trữ của UBND quận theocác quy định hiện hành

Các đơn vị trực thuộc UBND quận có trách nhiệm tổ chức thực hiện Quychế này và các quy định hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức và thực tế công việcđược giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ

sơ lên bìa hồ sơ Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết côngviệc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ

- Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy

đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;

- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy

theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp(chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).

- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc Cán bộ, côngchức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung nhữngvăn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu,sách báo không cần để trong hồ sơ;

Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức,viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ

Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập

- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,

tổ chức đơn vị hình thành hồ sơ;

- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽvới nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyếtcông việc;

- Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều

2.2.1.2 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

Giao nôp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một việc làm bắt buộc đối với cácđơn vị, cá nhân trong cơ quan Hồ sơ đuợc giao nộp đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn

an toàn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, phục vụ chonhu cầu tra cứu và sử dụng trước mắt cũng như lâu dài, phát huy hết giá trị củatài liệu Chính vì vậy hàng năm Lãnh đạo cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉđạo xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo công tác lập hồ sơ

và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan thuộc phạm vi quản lý của mình

Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơquan, tổ chức theo thời hạn Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộplưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ quan, tổ chức biết và phải được

sự đồng ý của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không quá 02năm;

Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởngchế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức hoặc

cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức làm tàiliệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.

Về thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực hiệntheo quy định chung như sau

- Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc;

- Hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản sẽ giao nộp trong thời hạn 03 tháng, kể

từ ngày công trình được quyết toán

- Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạnnộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chứcđồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan vàthời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu

2.2.1.3 Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức

Hàng năm Lãnh đạo cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo xây dựngDanh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ

sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan thuộc phạm vi quản lý của mình

Chánh Văn phòng HĐND-UBND sẽ tham mưu cho UBND quận trongviệc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưutrữ đối với các cơ quan,tổ chức Tổ chức kiểm tra thực hiện việc lập hồ sơ vàgiao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức

Trưởng phòng Nội vụ sẽ tham mưu cho UBND quận trong việc ban hànhcác văn bản chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệuvào lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức Tổ chức kiểm tra thực hiện việc lập hồ

sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức

Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc đượcphân công theo dõi, giải quyết; Giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và đúngthủ tục quy định

Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, côngchức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơquan, tổ chức theo đúng quy định của Nhà nước

2.2.2 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ

Để bảo quản được khối tài liệu hoàn chỉnh, tránh để tài liệu thất lạc và bị

bỏ xót tại các Phòng, ban khác ảnh hưởng đến quá trình khai thác và sử dụng;Các cán bộ thực hiện nghiệp vụ lưu trữ tiến hành thu thập và bổ sung những tàiliệu còn thiếu từ các chi bộ thuộc nguồn nộp lưu

Những thành phần chủ yếu được thu thập vào lưu trữ văn bản, tài liệu liênquan đến hồ sơ của đảng viên như bản kiểm điểm, thi đua khen thưởng, giấychuyển sinh hoạt Đảng, Giấy chứng nhận học lớp bồi dưỡng đảng viên mới,

Khi công việc được kết thúc tài liệu sẽ được chuyển đến lưu trữ tùy vàotừng văn bản tài liệu mà được thu thập vào lưu trữ.Có những văn bản, tài liệucần thiết phục vụ cho quá trình giải quyết công việc của các Phòng, ban, các đơn

vị sẽ được giữ lại cho đến khi công việc kết thúc sẽ chuyển đến cho cán bộ thựchiện nghiệp vụ lưu trữ

2.2.3 Xác định giá trị tài liệu

Bộ phận Lưu trữ cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ xây dựng Bảng thời hạnbảo quản tài liệu để trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký duyệt Sau khi có phêduyệt của lãnh đạo UBND quận thì cán bộ lưu trữ thực hiện việc xác định giá trịtài liệu Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:

- Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạnbằng số năm cụ thể

- Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy

Truờng hợp tài liệu đã hết giá trị và cần loại hủy sẽ thành lập hội đồngxác định giá trị tài liệu theo quy định tại Điều 18 Luật lưu trữ năm 2011 Để đưa

ra quyết định tài liệu có bị loại hủy hay không hội đồng sẽ căn cứ vào ý kiếnthẩm định của hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trêntrực tiếp, người có thẩm quyền quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị

Sau khi có quyết định hủy tài liệu của hội đồng xác định giá trị tài liệuhủy sẽ đuợc hủy bằng cách đưa vào máy cắt

2.2.4 Chỉnh lý tài liệu

Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ là khâu quan trọng và đuợc cán bộ làm

công tác lưu trữ tiến hành theo các buớc quy định về nghiệp vụ chỉnh lý

Khi tiến hành chỉnh lý tài liệu, cán bộ chỉnh lý phải năm rõ nguyên tắccủa việc chỉnh lý tài liệu sau

- Không phân tán phông lưu trữ;

- Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới

hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyếtcông việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);

Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan,

tổ chức và phải được những yêu cầu sau:

- Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;

- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;

- Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;

- Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tracứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;

- Lập danh mục tài liệu hết giá trị

Hằng năm cán bộ lưu trữ phòng Nội vụ tiến hành chỉnh lý tài liệu hìnhthành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan mình Các cán bộ phụtrách về công tác văn thư- lưu trữ của các đơn vị, các phòng, ban trong UNBDquận Ba Đình sẽ phải tiến hành chỉnh lý khối tài liệu của đơn vị mình trước khichuyển lên kho lưu trữ của cơ quan

Hiện nay UBND quận đang lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu lưu trữ từ năm

2008 Hiện tại số lượng tài liệu đã được chỉnh lý trước năm 2008 như sau: Tàiliệu lưu trữ đã được chỉnh lý là: 192m Tài liệu lưu trữ từ năm 2008 đến nay đãđược chỉnh lý sơ bộ: 1085m (khoảng 217 giá X 5 m giá).Tổng số tài liệu lưu trữcủa UBND quận: 212 m Tài liệu lưu trữ tại UBND các phường là 344 m (Tàiliệu chưa qua chỉnh lý)

Công tác chỉnh lý tài liệu đuợc các cán bộ phụ trách công tác lưu trữ thựchiện một cách nghiêm túc, theo đúng quy trình nghiệp vụ đã đuợc quy định về

chỉnh lý tài liệu.Nhờ vậy mà tài liệu tại các đơn vị, phòng, ban không còn tìnhtrạng tài liệu bị bó gói hay rời lẻ, giúp cho quá trình giải quyết công việc cũngnhư tra tìm tài liệu khi cần thiết một cách dễ dàng và thuận loẹi.

2.2.5 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ

2.2.5.1 Thống kê tài liệu lưu trữ

Thống kê tài liệu lưu trữ đòi hỏi phải cụ thể và chính xác Các số liệuthống kê về phông lưu trữ, hồ sơ, các bộ tài liệu trên sổ sách chính xác và phùhợp với thực tế Công tác thống kê lưu trữ phải kịp thời, đúng thời gian quy địnhcủa cơ quan Cán bộ phụ trách công tác lưu trữ của cơ quan thực hiện việc thống

kê tài liệu lưu trữ, thống kê các công cụ tra cứu khoa học, các phương tiện bảoquản tài liệu lưu trữ và đội ngũ cán bộ lưu trữ của cơ quan Theo quy định của

cơ quan cũng như quy định chung đối với việc thống kê thì cán bộ thực hiệnthống kê theo hồ sơ, đơn vị bảo quản đối với tài liệu đã được chỉnh lý, lập hồ

sơ Thống kê theo cặp, bó, mét đối với tài liệu đang rời lẻ, lộn xộn Và từngvăn bản đối với tài liệu có giá trị, đặc biệt, quý, hiếm

2.2.5.2.Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ của UBND quận Ba Đình

Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là một phương tiện tra tìm tài liệu vàthông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành dùng để giới thiệuthành phần và nội dung tài liệu của các kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu,giúp người nghiên cứu tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác, sưu tầm và tậphợp tài liệu theo yêu cầu của họ

Là phương tiện để thống kê thành phần, số lượng tài liệu trong lưu trữ;Chỉ dẫn địa chỉ của từng tài liệu giúp người nghiên cứu tra tìm tài liệu nhanhchóng, chính xác

Hiện nay UBND quận Ba Đình sử dụng mục lục hồ sơ làm một trongnhững loại hình công cụ tra tìm chủ yếu dùng để:

- Giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu trong lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉcủa hồ sơ;

- Thống kê số lượng hồ sơ hiện có trong lưu trữ, qua đó, làm căn cứ đểxây dựng kế hoạch công tác lưu trữ một cách khoa học như kế hoạch xây dựngkho tàng, trang thiết bị lưu trữ;

- Hướng dẫn cán bộ lưu trữ sắp xếp hồ sơ lên giá theo trật tự khoa học;

- Đối với những phông lưu trữ đã được chỉnh lý thì mục lục hồ sơ dùng để

cố định phương án phân loại tài liệu trong phông

Như vậy, có thể nói mục lục hồ sơ vừa là công cụ tra tìm tài liệu, vừa làcông cụ để thống kê quản lý tài liệu trong lưu trữ

Ở lưu trữ cơ quan , ngoài tài liệu hành chính, mục lục hồ sơ cũng có thểlập cho những tài liệu có loại hình khác như: tài liệu nhân sự, tài liệu kế toán, tàiliệu xây dựng cơ bản

2.2.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ

2.2.6.1 Về kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ của

cơ quan

Để bảo quản tài liệu lưu trữ một cách khoa học, giúp kéo dài tuổi thọ chotài liệu cần tuân thủ những quy định chung về bảo quản tài liệu lưu trữ , trang bịđầy đủ các trang thiết bị chuyên dụng cũng như trang thiết bị hỗ trợ Tùy vàođiều kiện về kinh phí cũng như trang thiết bị phù hợp cho mỗi loại kho lưu trữ

mà ở cơ quan hay tổ chức nên trang bị những trang thiết bị nào, tuy nhiên cầnphải trang bị những thiết bị cần thiết nhất để đảm bảo cho việc bảo quản tài liệumột cách hiệu quả

Với sự nhận thức sâu sắc về vai trò của tài liệu lưu trữ và sự quan tâm củalãnh đạo UBND quận Ba Đình đã xây dựng và bố trí kho lưu trữ, điều kiện bảoquản và thiết bị bảo quản: đã đảm bảo được các yêu cầu kỹ thuật có khung, kệ,giá hộp, điều hoà, thiết bị báo cháy và chữa cháy, có phun khử trùng muỗi,gián…, tài liệu lưu kho được bố trí sắp xếp đựng vào từng hộp để trên giá sắt cóđánh số thứ tự.(phụ lục 2)

Kho lưu trữ UBND quận Ba Đình đuợc bố trí trên tầng 7 của tòa nhà 7tầng Với diện tích khoảng 150m2, chiều cao phòng 3,2m Kho được thiết kếtheo cấu trúc chung của tòa nhà có 4 ô cửa sổ quay về huớng đông bắc và haicửa chính đối diện thang máy giúp cho việc di chuyển tài tiệu từ các phòng, bantầng dưới lên kho một cách thuận tiện Do đuợc bố trí trên tầng cao nhất của tòanhà nên mái đuợc trần thêm một lớp cách nhiệt.Sàn nhà đuợc lát gạch mem chịuđuợc lực ma sát và không gây bụi, tuờng kho đựợc sơn chống nóng cách nhiệt

Do diện tích phòng rộng nên đuợc trang bị khá nhiều quạt thông gió và

điều hòa nhiệt độ giúp phòng kho luôn thoáng mát Ánh sáng là yếu tố quantrọng tác động đến tuổi thọ của tài liệu vì vậy tất cả các cửa sổ đuợc trang bị hệthống rèm cửa để hạn chế ánh sáng mặt trời gây ảnh huởng đến tuổi thọ của tàiliệu, bên cạnh đó là hệ thống điện chiếu sáng trong kho và ngoài kho đuợc lắpđặt riêng có phuơng tiện đóng ngắt chung cho toàn kho.

Đối với trang thiết bị chuyên dụng : Kho lưu trữ được trang bị giá, hộp,

tủ đựng tài liệu đạt tiêu chuẩn theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhànuớc

Toàn bộ giá tài liệu đuợc lắp thành hàng giá hai mặt, bố trí khoa họctrong kho giúp tiết kiệm tối đa diện tích và khoảng cách hợp lý giữa các giá tàiliệu với nhau

Về trang thiết bị hỗ trợ bảo quản tài liệu: trang bị các thiết bị vệ sinhchuyên dụng, máy hút bụi Tuy nhiên chưa có máy, máy đo độ ẩm

Về trang thiết bị phòng chống cháy chưa được trang bị đầy đủ như bìnhcứu hỏa,bình nén khí CO2

Trong kho lưu trữ cơ quan còn bố trí một khu vực xử lý nghiệp vụ gồm

có bàn làm việc phục vụ cho việc sắp xếp hồ sơ, tài liệu trước khi xếp lên giá

Trước cửa ra vào kho có bản nội quy ra vào và làm việc trong kho lưu trữnhằm quản lý và sử dụng tốt các loại hồ sơ tài liệu trong kho.Bản nội quy quyđịnh rõ thời gian làm việc trong kho, các đơn vị, cá nhân đuợc phép ra vào kho,trách nhiệm quản lý và vệ sinh phòng kho và các quy định về phòng cháy chữacháy

Căn cứ vào diện tích phòng kho cùng với trang thiết bị bảo quản tài liệulưu trữ, khối luợng và thành phần tài liệu lưu trữ được bảo khoản trong kho xácđịnh đuợc kho lưu trữ của UBND quận Ba Định là kho lưu trữ chuyên dụng

2.2.6.2 Thành phần tài liệu đuợc bảo quản

Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức do cáccán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ

sơ, tài liệu (phụ lục 3)

Hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu và đã đuợc chỉnh lý hoàn chỉnh sẽ đuợcbảo quản tại kho lưu trữ của cơ quan (phụ lục 4)

Theo như báo cáo thống kê về số luợng tài liệu đang đuợc bảo quản tạikho lưu trữ UBND quận Ba Đình hiện nay là 338m giá tài liệu:

- Tài liệu về công tác lãnh đạo, chỉ đạo chung của UBND quận Ba Đình

- Tài liệu về các vấn đề quy hoạch, kế hoạch và đầu tư

- Tài liệu về thống kê, thi đua khen thuởng

- Tài liệu về quản lý công tác văn thư-lưu trữ

- Tài liệu về ngoại vụ, lễ tân, cải cách hành chính

- Tài liệu về kinh tế, quản lý công sản, kiểm toán

- Tài liệu về xây dựng, quản lý và phát triển đô thị

- Tài liệu về thuơng mại, dịch vụ, du lịch

- Tài liệu về giáo dục và đào tạo

- Tài liệu về vấn đề dân tộc và tôn giáo

- Tài liệu về vấn đề thi hành pháp luật

- Tài liệu về y tế - xã hội

- Tài liệu về quốc phòng- an ninh- trật tự an toàn xã hội

- Tài liệu về xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính

- Tài liệu về khoa học công nghệ và tài nguyên môi trường

- Tài liệu của văn phòng HĐND-UBND

- Tài liệu hành chính hình thành trong quá trình hoạt động và giải quyếtcông việc đã đuợc chỉnh lý và lập hồ sơ hoàn chỉnh của các đơn vị, các phòngban trong UBND quận Ba Đình

- Tài liệu khoa học kỹ thuật

Ngoài những thành phần tài liệu chủ yếu trên, trong quá trình hoạt động củaUBND còn có các loại bản đồ như : Bản đồ quy hoạch xây dựng, bản đồ quản lýđất nông nghiệp, bản đồ quản lý rừng, x, bản đồ giao thông, bản đồ địa giới hànhchính, bản đồ đường điện, cáp quang và hệ thống cấp thoát nước

2.2.7 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

2.2.7.1 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND quận Ba Đình.

UBND quận Ba Đình là cơ quan hành chính nhà nuớc; Các văn bản, hồ

sơ tài liệu đuợc hình thành trong quá trình hoạt động và giải quyết công việcđựoc lưu trữ tại kho lưu trữ của cơ quan Vì vậy tài liệu lưu trữ chủ yếu phục vụcho quá trình hoạt động và giải quyết công việc của các đơn vị, các phòng ban

và các cá nhân trong cơ quan.Bên cạnh đó còn phục vụ cho các cán bộ ngoài cơquan và các cán bộ thuộc cơ quan, đơn vị trực thuộc

Hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ phổ biến nhất đó là sử dụng tài liệu tạiphòng đọc, ngoài ra UBND quận Ba Đình còn áp dụng các hình thức khai thác,

sử dụng tài liệu khác như giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phuơng diện thông tinđại chúng, trang thông tin điện tử Hình thức trích dẫn tài liệu lưu trữ trong côngtrình nghiên cứu lịch sử Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, chúng thực tài liệu lưu trữ

2.2.7.2 Đối tuợng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong, ngoài cơ quan, tổ chức vàmọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ vàcác nhu cầu riêng chính đáng

- Cán bộ, công chức, viên chức ngoài cơ quan, tổ chức đó đến nghiên cứutài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứutài liệu và phải được Lãnh đạo cơ quan, tổ chức đó đồng ý

- Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụngtài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được Lãnh đạo cơ quan, tổchức đồng ý

2.2.7.3 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ.

Lưu trữ cơ quan có Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm các nộidung cần quy định sau: (phụ lục 5)

- Thời gian phục vụ độc giả đến khai thác tài liệu lưu trữ

+ Sáng từ 8h30 đến 11h30

+ Chiều từ 14h đến 17h

Ngoài giờ làm việc trên không đuợc khai thác tài liệu trong kho lưu trữ.Truờng hợp cần thiết nếu muốn khai thác tài liệu sẽ phải xin ý kiến của lãnh đạoVăn phòng HĐND-UBND

- Các giấy tờ độc giả cần xuất trình khi đến khai thác tài liệu:

Khi đến khai thác tài liệu lưu trữ cần có chứng minh nhân dân, thẻ cơ

quan Truờng hợp người ngoài cơ quan và cán bộ thuộc cơ quan trực thụộc cầnphải có giấy giới thiệu của cơ quan mình.

- Những vật dụng được và không được mang theo khi đến khai thác, sửdụng tài liệu: Tuyệt đối không đuợc hút thuốc lá, đem các chất dễ cháy, dễ nổ vàdụng cụ phát tia lửa vào trong kho

- Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính vàthông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép;

- Ngoài các quy định trên, độc giả cần thực hiện nghiêm chỉnh các quyđịnh có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định về sử dụng tài liệu;Quy định về phòng chống cháy nổ của cơ quan, tổ chức

- Công chức, viên chức lưu trữ cơ quan, tổ chức phải lập các Sổ nhập,xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệulưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu

Chuơng 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất,

1 Thực hiện việc sắp xếp hồ sơ cán bộ, công chức khối phòng quản lýnhà nước, kê biên mục hồ sơ

2 Sắp xếp hồ sơ tài liệu liên quan đến nâng lương, chuyển xếp ngạchlương.

3 Sắp xếp hồ sơ công tác hội trong địa bàn quận.

4 Một số công việc nội vụ của Phòng

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất luợng công tác lưu trữ

- Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác vănthư, lưu trữ đến cán bộ, công chức, viên chức

- Nâng cao trách nhiệm của Người đứng đầu cơ quan, tổ chức; cán bộ,công chức, viên chức về công tác văn thư, lưu trữ

- Thường xuyên hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, côngchức, viên chức

- Tăng cường công tác kiểm tra về công tác lưu trữ đối với các đơn vị thựchiện các quy định của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ

- Chỉ đạo điểm việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác lưutrữ, tập trung vào các nội dung: Lập Danh mục hồ sơ; Lập hồ sơ công việc vànộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

- Gắn việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơquan là một trong các tiêu chí bình xét thi đua, bình xét cuối năm; đồng thời cóbiện pháp xử lý nghiêm các trường hợp không lập và nộp lưu hồ sơ theo quyđịnh

- Đáp ứng đầy đủ về số lượng cán bộ thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

để tránh tình trạng cán bộ văn thư, lưu trữ không hoàn thành công việc dẫn đếntài liệu bị tồn đọng

- Mỗi cán bộ thực hiện công tác văn thư, lưu trữ cần ý thức đầy đủ về tầmquan trọng cũng như giá trị của văn bản, tài liệu để từ đó phân loại và giải quyếtcông việc chính xác và hiệu quả hơn

- Cần đẩy mạnh việc thực hiện hệ thống công nghệ thông tin cho việcquản lý văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trong toàn Thành phố

- Cử cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ đi bồi dưỡng , nâng cao kiếnthức và kỹ năng nghiệp về công tác văn thư- lưu trữ

- Khen thưởng đối với cán bộ thực hiện tốt nhiệm vụ đồng thời phêbình,xử phạt đối với cán bộ không hoàn thành nhiệm vụ

3.3 Một số khuyến nghị

Để thực hiện đúng quy định về giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan nói riêng và công tác lưu trữ nói chung, thiết nghĩ, trong thời gian đến các

cơ quan, tổ chức cần thực hiện đồng bộ một số nội dung sau:

- Tiếp tục thông tin, tuyên truyền, phổ biến các quy định hiện hành củacông tác văn thư, lưu trữ (thông qua các hình thức như: Tổ chức hội nghị, hộithảo, sinh hoạt chuyên đề, mở các lớp tập huấn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, cóvăn bản hướng dẫn cụ thể, viết bài tuyên truyền trên các phương tiện thông tinđại chúng…) để nâng cao nhận thức của lãnh đạo, công chức, viên chức về ýnghĩa, giá trị, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, từ đó giúp thực hiện giao nộp,quản lý hồ sơ tại lưu trữ cơ quan theo đúng quy định;

- Tiếp tục củng cố, nâng cao trình độ năng lực cho đội ngũ làm công tácvăn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức như: Bố trí người làm công tác văn thư,lưu trữ ổn định và phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, phù hợp với trình độ đểngười làm văn thư, lưu trữ phát huy hết năng lực của mình, phục vụ tốt nhất chocông việc; ưu tiên bố trí người văn thư, lưu trữ chuyên trách đúng chuyên mônnghiệp vụ; tăng cường tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư,lưu trữ cho những người bố trí không đúng chuyên môn, kiêm nhiệm nhiều côngviệc;

- Tăng cường đầu tư, trang bị cơ sở vật chất cần thiết cho việc lưu trữ, bảoquản hồ sơ, tài liệu (như: kho lưu trữ, tủ, giá kệ, hộp đựng tài liệu, cặp 3 dây, bìa

hồ sơ) và các thiết bị đảm bảo an toàn, nâng cao tuổi thọ của tài liệu lưu trữ(như: hệ thống báo cháy tự động, bình chữa cháy, máy điều hòa, máy hút ẩm,máy hút bụi…);

- Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ và cơ quan cần tăng cường kiểmtra công tác lưu trữ và hướng dẫn thực tế tại các đơn vị

- Cơ quan nên bố trí một khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ riêng biệt có thểbên cạnh hay ở cùng một khu vực kho lưu trữ cơ quan

- Bố trí thêm phòng chỉnh lý riêng biệt và phòng khai thác tài liệu lưu trữ

để tạo điều kiện cho nguời khai thác trực tiếp và hạn chế quá trình tiếp xúc của

người vào khai thác với các tài liệu khác

- Nên trang bị đồ bảo hộ khi vào Kho lưu trữ để hạn chế sự tiếp xúc cóhại đối với tài liệu

- Chú trọng đầu tư và trang bị đầy đủ hệ thống phòng cháy chữa cháy

Cơ quan nên lắp đặt hệ thống cấp thoát nuớc bên ngoài phòng kho để đề phòngrủi ro

3.3.1 Đối với cơ quan, tổ chức

- Các cơ quan, tổ chức nên ưu tiên tuyển chọn cán bộ được đào tạo bàibản, đúng chuyên ngành học về Văn thư-lưu trữ, có kiến thức lý luận cũng nhưchuyên môn nghiệp vụ để thực hiện công việc một cách tốt nhất, đạt hiểu quảcao nhất

- Nên tổ chức các chuyến đi công tác tìm hiểu và học hỏi kinh nghiệm củacác nước có ngành lưu trữ phát triển trên thế giới để từ đó vận dụng phù hợp vớinước ta nhằm nâng cao chất lượng, tránh bị tụt hậu

- Cần hỗ trợ đầy đủ kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ hàng năm như

mở lớp tập huấn, giao lưu trao đổi kinh nghiệm về công tác văn thư- lưu trữ đốivới cán bộ thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức khácnhau.Để thực hiện chỉnh lý khối tài liệu tồn đọng, tích đống Đầu tư đầy đủ cơ

sở vật chất, kỹ thuật hiện đại Sửa chữa kho tàng, trang thiết bị, phòng chốngcháy nổ

3.3.2 Đối với bộ môn văn thư- lưu trữ, khoa, truờng.

- Đối vơi Khoa và nhà trường cần tạo điều kiện để sinh viên có nhữngchuyến đi khảo sát thực tế về quá trình làm việc của các cơ quan, tổ chức để biếtđược việc thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở mỗi cơ quan

- Cần có thêm nhiều bài học thực tế về nghiệp vụ công tác văn thư-lưutrư, có thêm nhiều giờ thực hành và hoạt động ngoại khóa như tổ chức thămquan các trưng tâm lưu trữ quốc gia

C PHẦN KẾT LUẬN Qua thời gian tiếp cận với thực tế tìm hiểu hoạt động của UBND quận

Ba Đình nói chung và Phòng nội vụ nói riêng em đã nắm đuợc vị trí, chức năng,nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan và nhiệm vụ của cán bộ lưutrữ, cá nhân em đã thu hoạch được rất nhiều điều bổ ích.Tuy thời gian không lâunhưng nó lại là khoảng thời gian vô cùng quý báu để cho em trải nhiệm trongthực tế, nắm được nghiệp vụ về lưu trữ ở cơ quan; Nhận thức đúng đắn tráchnhiệm và kỹ năng nghiệp vụ cơ bản của ngành lưu trữ trong việc sắp xếp hồ sơcán bộ, công chức; Việc kê biên mục hồ sơ; Sắp xếp hồ sơ tài liệu liên quan đếnnâng lương, chuyển xếp ngạch lương; Sắp xếp hồ sơ công tác hội trong địa bànquận; Thu thập và xác định giá trị của tài liệu, chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ,

tổ chức khai thác sử dụng tài liệu khoa học

Vơi sự chấp hành đầy đủ các buổi học tập thực tế đã giúp em tiếp thuđược nhiều kiến thức trong công việc, nắm vững chức năng, nhiệm vụ và thamgia các hoạt động chung của cơ quan, làm quen với hệ thống tổ chức và môitrường nghề nghiệp; nâng cao ý thức học tập và rèn luyện, bồi dưỡng tinh thầnsay mê nghề nghiệp

Được sự quan tâm tạo điều kiện của ban lãnh đạo nhà trường cùng cácthầy cô giáo và sự giúp đỡ, hướng dẫn, trao đổi kinh nghiệm của các cán bộ cơquan đã giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập này.Báo cáo này là kết quả của mộtquá trình thực tập mặc dù đã cố gắng rất nhiều song không tránh khỏi nhữngthiếu sót, vậy em rất mong nhận được sự đóng góp nhiệt tình của các thầy côgiáo để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

D PHỤ LỤC.

Phụ lục 1: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quận Ba Đình.

ỦY BAN NHÂN DÂN

-ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN BA ĐÌNH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủsửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ

về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụhướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưutrữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân cáccấp; Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫnquản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

Xét đề nghị của Trưởng Phòng Nội vụ quận Ba Đình,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư, lưu trữ

quận Ba Đình

Điều 2 Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3 Chánh Văn phòng HĐND và UBND quận, Trưởng Phòng Nội vụ, Thủ

trưởng các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các phường chịutrách nhiệm thi hành Quyết định này./

Nơi nhận:

- Chi cục Văn thư lưu trữ Thành phố;

- TT HĐNDquận;

- Đ/c Đỗ Viết Bình,Chủ tịch UBND quận;

- Đ/c Nguyễn Thế Công, PCT UBND quận;

- Các phòng, ban, ngành; UBND các phường; các

trường THCS, TH, MN thuộc UBND quận;

- Lưu: NV,VT.

TM UỶ BAN NHÂN DÂN K/T CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH

Nguyễn Phong Cầm

ỦY BAN NHÂN DÂN

(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-UBND ngàytháng năm 2013

của Ủy ban nhân dân quận Ba Đình)

Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Phạm vi và đối tượng áp dụng

1 Phạm vi áp dụng:

Quy chế này áp dụng thống nhất cho các cơ quan HĐND, UBND quận; cácphòng, ban, ngành thuộc UBND quận và UBND các phường (gọi tắt là các cơquan, tổ chức)

2 Đối tượng áp dụng:

Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trìnhquản lý, chỉ đạo của các cơ quan, tổ chức để thực hiện chức năng, nhiệm vụ củamình

Đối tượng áp dụng các cơ quan HĐND, UBND quận; các phòng, ban,ngành; các đơn vị sự nghiệp; các trường học thuộc UBND quận và UBND cácphường

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơquan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý

và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giátrị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trìnhhoạt động của các cơ quan, tổ chức

Điều 2 Giải thích từ ngữ