Công tác lưu trữ tại cục chính sách, tổng cục chính trị

A. PHẦN MỞ ĐẦU Thực tập tốt nghiệp là kết quả thu hoạch kiến thức về thực tiễn qua đợt thực tập cuối khóa, một trong những nội dung quan trọng trong quá trình đào tạo của bất kỳ một ngành học nào. Qua đợt thực tập là cơ hội tốt để vận dụng những lí luận được học vào thực tiễn công việc, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp từ đó rút ra những nhận thức đúng đắn về nghề nghiệp chuyên môn nghiệp vụ của mình. Trong thực tế, công tác Văn thư Lưu trữ có ý nghĩa hết sức quan trọng đồng thời là một mắt xích trong lĩnh vực quản lý Nhà nước. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là huyết mạch trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Để đáp ứng yêu cầu trên và thực hiện tốt chương trình đào tạo hệ Đại học liên thông chuyên ngành Lưu trữ học trường Đại học Nội vụ Hà Nội, theo kế hoạch đào tạo của nhà trường, đồng thời được sự đồng ý của Thủ trưởng Cục Chính sách, Tổng cục Chính trị cũng là nơi em đang công tác, em đã tiến hành thực tập tại cơ quan từ ngày 10 tháng 10 năm 2016 đến ngày 19 tháng 11 năm 2016 và chọn đề tài “Công tác lưu trữ tại Cục Chính sách, Tổng cục Chính trị” để làm báo cáo thực tập tốt nghiệp. Bố cục bài báo cáo gồm 04 phần: Phần 1. PHẦN MỞ ĐẦU Phần 2. PHẦN NỘI DUNG Phần 3. PHẦN KẾT LUẬN Phần 4. PHẦN PHỤ LỤC

Báo cáo thực tập tốt nghiệp A PHẦN MỞ ĐẦU Thực tập tốt nghiệp kết thu hoạch kiến thức thực tiễn qua đợt thực tập cuối khóa, nội dung quan trọng trình đào tạo ngành học Qua đợt thực tập hội tốt để vận dụng lí luận học vào thực tiễn cơng việc, rèn luyện kỹ nghề nghiệp từ rút nhận thức đắn nghề nghiệp chuyên môn nghiệp vụ Trong thực tế, cơng tác Văn thư - Lưu trữ có ý nghĩa quan trọng đồng thời mắt xích lĩnh vực quản lý Nhà nước Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Để đáp ứng yêu cầu thực tốt chương trình đào tạo hệ Đại học liên thông chuyên ngành Lưu trữ học trường Đại học Nội vụ Hà Nội, theo kế hoạch đào tạo nhà trường, đồng thời đồng ý Thủ trưởng Cục Chính sách, Tổng cục Chính trị nơi em công tác, em tiến hành thực tập quan từ ngày 10 tháng 10 năm 2016 đến ngày 19 tháng 11 năm 2016 chọn đề tài “Công tác lưu trữ Cục Chính sách, Tổng cục Chính trị” để làm báo cáo thực tập tốt nghiệp Bố cục báo cáo gồm 04 phần: Phần PHẦN MỞ ĐẦU Phần PHẦN NỘI DUNG Phần PHẦN KẾT LUẬN Phần PHẦN PHỤ LỤC Trong thời gian thực tập em nhận quan tâm, tạo điều kiện Nguyễn Minh Thuấn Lớp LTH 1408A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đảng uỷ, huy Cục Chính sách, bảo, giúp đỡ tận tình cán bộ, nhân viên cơng tác Cục Chính sách để em hồn thành đợt thực tập thực tế quan; giúp đỡ thầy, cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ; Khoa Đào tạo chức Bồi dưỡng trường Đại học Nội vụ Hà Nội Qua em xin gửi lời cám ơn chân thành đến Đảng uỷ, huy Cục Chính sách, tồn thể cán bộ, nhân viên Cục tạo điều kiện cho em hoàn thành đợt thực tập này, cho phép em gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy, cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ; Khoa Đào tạo chức Bồi dưỡng giúp đỡ em hoàn thành báo cáo Bản báo cáo em khơng tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp quý thầy (cơ) tồn thể cán bộ, nhân viên Cục Chính sách để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 tháng 11 năm 2016 Sinh viên Nguyễn Minh Thuấn Nguyễn Minh Thuấn Lớp LTH 1408A Báo cáo thực tập tốt nghiệp B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ C ỤC CH ÍNH S ÁCH, TỔNG CỤC CHÍNH TRỊ 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Chính sách, Tổng cục Chính trị 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Cục Chính sách: Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành cơng, Việt Nam giải phóng qn trở thành Quân đội Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hoà Trước yêu cầu bảo vệ cách mạng, bảo vệ quyền nhân dân, chuẩn bị kháng chiến chống thực dân Pháp xâm lược, lực lượng vũ trang nhân dân phát triển nhanh chóng tình hình đặt yêu cầu khách quan phải có quan chun trách cơng tác sách (CTCS) quân đội Ngày 26 tháng 02 năm 1947, theo đề nghị Hội nghị tồn quốc trị uỷ viên khu trị viên Trung đồn - Quân đội quốc gia Việt Nam, Chính phủ ban hành Nghị định số 240/CP thành lập Phòng Thương binh thuộc Chính trị Cục - kiện đánh dấu mặt tổ chức, đời hệ thống Ngành Chính sách quân đội, đặt lãnh đạo Trung ương Quân uỷ đạo trực tiếp Chính trị Cục (Tổng cục Chính trị - Quân đội nhân dân Việt Nam nay) Khi chiến tranh chống đế quốc Mỹ phát triển đỉnh cao, trước yêu cầu mới, ngày 21 tháng 11 năm 1967, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng định số 117/QĐ-QP thành lập Cục Chính sách - tất yếu đòi hỏi yêu cầu phát triển CTCS Quân đội nhân dân Việt Nam Sự đời có mối quan hệ gắn bó mật thiết với chức quản trị lưu trữ ngành Chính sách Quân đội, để CTCS quân đội nắm vững đường lối chủ trương Đảng, sách, pháp luật Nhà nước, nhiệm vụ trị Quân đội, thường xuyên giữ vững nguyên tắc, chủ động nghiên cứu, tham mưu, đề xuất giúp ĐUQSTW, Bộ Quốc phòng, Tổng cục Chính trị trình Nhà nước ban hành chế độ sách liên quan đến quân đội HPQĐ để phù hợp với hồn cảnh, tình hình thời kỳ phát triển đất nước Nguyễn Minh Thuấn Lớp LTH 1408A Báo cáo thực tập tốt nghiệp 1.1.2 Chức Cục Chính sách Cục Chính sách quan chuyên trách đầu ngành nghiệp vụ CTCS toàn quân Có chức năng: - Quản lý nhà nước sách quân đội hậu phương quân đội (HPQĐ) Nghiên cứu, đề xuất với Đảng Nhà nước sách quân đội HPQĐ - Đề xuất biện pháp, chế độ quản lý, đạo, hướng dẫn tổ chức thực sách Đảng Nhà nước quân đội HPQĐ 1.1.2.1 Nhiệm vụ Cục Chính sách: - Nghiên cứu, tham mưu, đề xuất với Đảng, Nhà nước, Đảng uỷ Quân Trung ương (ĐUQSTW), Bộ Quốc phòng sách quân đội HPQĐ - Tổ chức thực chế độ sách theo chủ trương Đảng sách Nhà nước quân đội HPQĐ - Xây dựng quy chế, quy định, đề án CTCS toàn quân - Kiểm tra đôn đốc việc thực CTCS đơn vị - Tổ chức hội nghị tập huấn, hội nghị sơ kết, tổng kết, bồi dưỡng nghiệp vụ ngành nghiệp vụ CTCS - Xây dựng hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ, hướng dẫn kiểm tra đơn vị trình tổ chức thực - Xây dựng kế hoạch, phân cấp ngân sách, vật tư, xăng dầu cho đơn vị nghiệp vụ cấp tồn qn Ngồi thực nhiệm vụ đột xuất khác ĐUQSTW, Bộ Quốc phòng Tổng cục Chính trị giao 1.1.2.2 Quyền hạn Cục Chính sách: Giải chế độ sách đãi ngộ Đảng, Nhà nước, quân đội theo luật định; quản lý, đạo, cân đối sách đãi ngộ tinh thần, vật chất cán bộ, nhân viên, chiến sĩ quân đội, đồng thời đảm nhiệm trực tiếp nghiên cứu đề nghị vận dụng, bổ sung, sửa đổi hướng dẫn thực số chế độ sách như: Nguyễn Minh Thuấn Lớp LTH 1408A Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Chính sách qn nhân, cơng nhân viên quốc phòng (CNVQP) chức chuyển ngồi qn đội sách lực lượng cơng tác làm nhiệm vụ đặc thù, sách đào tạo nghề hạ sĩ quan, binh sĩ xuất ngũ, chế độ phụ cấp, trợ cấp - Chính sách thương binh, bệnh binh, gia đình liệt liệt sĩ sách HPQĐ, như: giải chế độ sách thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ; sách nhà ở, an dưỡng, điều dưỡng, trợ cấp khó khăn - Chính sách khen thưởng: Tổng hợp, thẩm định, báo cáo đề nghị Nhà nước, Chính phủ, Bộ Quốc phòng tuyên dương danh hiệu Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân (LLVT) Anh hùng Lao động, danh hiệu vinh dự Nhà nước khác; khen thưởng huân chương, huy chương, khen, giấy khen loại cho tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc lao động, học tập, công tác, chiến đấu + Phối hợp đạo tổ chức thực chế độ sách ban hành theo chức phân công; Thanh tra, kiểm tra, giám sát hoạt động CTCS đơn vị toàn quân; Giải khiếu nại, tố cáo có liên quan đến CTCS quân đội HPQĐ; Tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết, hội nghị tập huấn nghiệp vụ CTCS cho đơn vị toàn quân 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Cục Chính sách Theo Quyết định Tổng Tham mưu trưởng Quân đội nhân dân Việt Nam ban hành cấu tổ chức biên chế Cục Chính sách sau: - Cơ cấu tổ chức: Cơ quan tổ chức thành phòng ban, gồm: + Phòng Nghiên cứu Tổng hợp + Phòng Hậu phương Quân đội + Phòng Thương binh Liệt sỹ - Người Có cơng + Phòng Cơng tác mộ liệt sĩ + Phòng Thơng tin điện tử + Ban Hành - Về biên chế: biên chế đồng chí, gồm: + 01 Cục trưởng Nguyễn Minh Thuấn Lớp LTH 1408A Báo cáo thực tập tốt nghiệp + 03 Phó Cục trưởng + 05 Trưởng phòng + 05 Phó trưởng phòng + 01 Trưởng ban Và cán nghiên cứu, nhân viên chiến sĩ liên lạc công vụ giúp phòng, ban quan hoạt động, giải công việc hàng ngày Trụ sở Cơ quan : Số 38 A Lý Nam Đế, Hoàn Kiếm, Hà Nội Sơ đồ tổ chức máy Cục sách: (Phụ lục số 01) 1.2 Tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phòng Cục sách 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ Ban Hành * Chức năng: Giúp Cục trưởng tổ chức thực công tác Văn thư, công tác Lưu trữ Cơ quan; phục vụ Chỉ huy Cục Phòng chức việc triển khai thực chương trình cơng tác, quy chế làm việc Đảng ủy, Thủ trưởng Cục hoạt động Cơ quan; đảm bảo điều kiện làm việc, sinh hoạt Thủ trưởng Cục cán bộ, chiến sỹ Cục theo chế độ quy định * Nhiệm vụ quyền hạn : Giúp Cục trưởng: - Tiếp nhận, đăng ký, báo cáo, xin ý kiến xử lý chuyển giao theo chế độ bảo mật tồn cơng văn, tài liệu, đơn thư quan Đảng, Nhà nước, tổ chức xã hội quan, đơn vị quân đội gửi đến Cục Chính sách; - Tiếp nhận, đăng ký, đóng dấu làm thủ tục chuyển theo chế độ bảo mật tồn cơng văn, tài liệu Cơ quan ban hành; - Tiếp nhận, đăng ký tổ chức đánh máy vi tính, chụp công văn tài liệu Thủ trưởng Cục phòng chức phê duyệt; - Định kỳ tổ chức kiểm tra, thu hồi công văn tài liệu, hướng dẫn cán lập hồ sơ công việc Tổ chức quản lý sử dụng dấu theo chế độ quy định; Nguyễn Minh Thuấn Lớp LTH 1408A Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Theo dõi chương trình làm việc Thủ trưởng Cục để đảm bảo phục vụ cho việc thực chương trình; - Tham gia phục vụ tổ chức bảo đảm họp, hội nghị Cục Chính sách chủ trì; - Quản lý trang thiết bị, vật tư, doanh trại; cấp phát phương tiện khác để bảo đảm làm việc, sinh hoạt Cơ quan; - Duy trì nề nếp, chế độ trực ban, trực nghiệp vụ, chấp hành điều lệnh, điều lệ, thời gian làm việc, vệ sinh, phong trào thể dục, thể thao quan; - Thực nhiệm vụ khác Thủ trưởng Cục giao * Mối quan hệ công tác: - Ban Hành chịu lãnh đạo, đạo Đảng ủy Cục; chịu huy, quản lý Cục trưởng; chịu hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ Văn phòng Tổng cục Chính trị - Với Phòng Cơ quan mối quan hệ phối hợp, hiệp đồng công tác tổ chức, bảo đảm phục vụ để thực chức năng, nhiệm vụ giao * Cơ cấu tổ chức: - Trưởng Ban Hành ; - Bộ phận Bảo mật (Văn thư, Lưu trữ, Đánh máy); - Bộ phận Tài - Vật tư; - Chiến sỹ liên lạc (trực điện thoại, chuyển tin báo, tài liệu ); - Tổ Lái xe * Mô tả cụ thể cơng việc Trưởng ban Hành chính: - Chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng Cục; lãnh đạo, huy tổ chức thực mặt công tác Ban Hành Xây dựng chương trình cơng tác cho Thủ trưởng Cục; lập kế hoạch tổng hợp kết công tác thường kỳ cho Cơ quan; xây dựng lịch cơng tác thường kỳ Ban Hành Chỉ đạo việc tiếp nhận, chuyển giao loại tài liệu; theo dõi tổng hợp báo cáo Thủ trưởng Cục bảo đảm tổ chức phục vụ hội nghị, họp Cơ quan chủ trì Quản lý tài Nguyễn Minh Thuấn Lớp LTH 1408A Báo cáo thực tập tốt nghiệp sản, vật tư, trang thiết bị; cung cấp vật tư văn phòng phẩm cho hoạt động Cơ quan; - Giúp Thủ trưởng Cục quản lý ngân sách nghiệp vụ CTĐ, CTCT; lập dự toán, phân phối kế hoạch ngân sách; hướng dẫn, kiểm tra sử dụng ngân sách tốn kinh phí nghiệp vụ ngành theo phân công, phân cấp; - Thừa lệnh Cục trưởng ký phiếu chuyển công văn tài liệu đến quan, đơn vị có liên quan; ký giấy giới thiệu, giấy công tác cho cán bộ, chiến sĩ Văn phòng cơng tác số giấy tờ hành khác, khơng mang nội dung giải cơng việc cấp nhằm thực chức trách nhiệm vụ Ban Hành Thủ trưởng Cục giao; - Xây dựng kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ công tác chun mơn cho đồng chí trợ lý, nhân viên thuộc quyền; thường xuyên chăm lo đến đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ, chiến sĩ, công nhân viên Ban; - Trực tiếp đạo số công việc liên quan đến phương tiện cơng tác, đảm bảo trang thiết bị văn phòng, sở vật chất, doanh trại phục vụ cho hoạt động sinh hoạt quan; - Duy trì nề nếp chế độ trực ban, trực nghiệp vụ Cơ quan; quản lý cán bộ, nhân viên, chiến sỹ thuộc biên chế Ban Hành 1.2.2 Đánh giá vai trò Ban Hành việc thực chức tham mưu tổng hợp - Là đơn vị giữ vai trò quan trọng trình thực nhiệm vụ quan - Là trung tâm thu thập, sử lý thông tin, tham mưu cho Lãnh đạo, huy quan đủ nội dung chương trình hành động - Là quan tham mưu, giúp Thủ trưởng công tác tổ chức kiện quan trọng Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác, hiệp đồng phòng, ban quan thực có hiệu cơng việc có liên quan - Việc thực văn hóa cơng sở quan Cục Chính trị phải tuân theo quy định bắt buộc Quân đội đơn vị, cá nhân nhất phải thực Tuy nhiên bên cạnh phải phù hợp với truyền thống, sắc văn Nguyễn Minh Thuấn Lớp LTH 1408A Báo cáo thực tập tốt nghiệp hóa dân tộc điều kiện kinh tế xã hội - Cấm hút thuốc uống rượu bia hành - Về mang mặc tồn quan thực theo điều lệnh, gặp chào hỏi xưng hơ đồng chí 1.2.3 Tìm hiểu biện pháp đại hố văn phòng quan Hệ thống tổ chức máy quan nhà nước nói chung, đơn vị quân đội nói riêng vốn đa dạng, mà tổ chức Văn phòng có nhiều hình thức cấu tổ chức máy khác phù hợp với chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Ban Hành đơn vị thuộc cấu Cục Chính sách có chức tham mưu, tổng hợp hoạt động quản lý hành đảm bảo hậu cần, vật chất nhằm thực nhiệm vụ trị Cơ quan Do đó, xây dựng Ban Hành vững mạnh yếu tố quan trọng để giúp cho quan đổi phương thức lãnh đạo lề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu quả, hiệu lực cơng tác lãnh đạo Chính vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức cải cách hoạt động Ban Hành ln ln quan tâm đặc biệt Đảng ủy, Chỉ huy Cục Chính sách Cùng với q trình cải cách hành chính, đổi tổ chức hoạt động Cơ quan, chức tham mưu, tổng hợp Ban Hành ngày quan tâm Về cấu tổ chức, lãnh đạo Cục có phương án đề xuất với cấp có thẩm quyền việc nâng cấp Ban Hành lên Phòng Hành (trong có Trưởng phòng; Phó phòng, Trợ lý Hành tổng hợp; Ban bảo mật; ban Hậu cần - Tài chính; Tổ lái xe) Song song với việc xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức, lãnh đạo Cục quan tâm mức đến việc chăm lo đào tạo, bồi dưỡng cán văn phòng: nhân thuộc Ban Hành có trình độ đại học, cao đẳng tốt nghiệp Học viện Hành chính, ngành văn thư lưu trữ thuộc Trường đại học Khoa học xã hội nhân văn, Cao đẳng văn thư lưu trữ, Đại học tài Thủ trưởng Cục ln có đạo cơng tác tạo điều kiện để Ban Hành phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo Cục điều hành công việc Việc đầu tư điều kiện vật chất, trang thiết bị đối Nguyễn Minh Thuấn Lớp LTH 1408A Báo cáo thực tập tốt nghiệp với Ban Hành cải thiện, nâng cấp phù hợp với phát triển xã hội 1.2.4 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phận văn thư, lưu trữ Cục Chính sách 1.2.5 Bộ phận văn thư Tổ chức Công tác Văn thư Cục Chính sách tổ chức theo mơ hình tập trung Tất văn đi, văn đến, công văn, giấy tờ, bưu phẩm tập trung Ban Hành chính, cán văn thư giao nhiệm vụ phụ trách khâu nghiệp vụ văn thư Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận văn thư - Thực quy trình văn đi; - Thực quy trình văn đến; - Giúp lãnh đạo thực theo dõi tiến độ giải văn đến; - Bảo quản sử dụng dấu; Biên chế Bộ phận văn thư có 01 cán làm công tác văn thư 1.2.6 Bộ phận lưu trữ Chức Thực công tác lưu trữ quan Chi cục lưu trữ lịch sử Nhiệm vụ, quyền hạn phận lưu trữ - Hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc phận cá nhân đơn vị lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; - Hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu; - Thu thập, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu phân loại, chỉnh lý; tổ chức xếp khoa học phông tài liệu lưu trữ kho lưu trữ chuyên dụng; - Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị giá trị nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ lịc sử; thống kê hồ sơ tài liệu; - Thống kê danh mục tài liệu hết giá trị, tài liệu loai; làm thủ tục tiêu Nguyễn Minh Thuấn 10 Lớp LTH 1408A Báo cáo thực tập tốt nghiệp nhỏ theo phương án phân loại định phương pháp lập hồ sơ; dùng làm để người tham gia chỉnh lý thực việc phân loại tài liệu, lập hồ sơ hệ thống hố hồ sơ tồn phơng thống Phương án phân loại tài liệu dự kiến phân chia tài liệu thành nhóm trật tự xếp nhóm tài liệu phơng Căn vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Cục Chính sách tình hình thực tế tài liệu nhóm chỉnh lý thống lựa chọn phương án “Cơ cấu tổ chức - thời gian” Nội dung chi tiết Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ + Biên soạn hướng dẫn xác định giá trị tài liệu Để biên soạn hướng dẫn xác định giá trị tài liệu em vào nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu; Bản lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phông hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ ; Danh mục hồ sơ quan; Thông tư số 15/2012/TT-BQP ngày 21/02/2012 Bộ Quốc phòng quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, đơn vị Quân đội - Lập kế hoạch chỉnh lý Kế hoạch chỉnh lý dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân lực sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lý Kế hoạch chỉnh lý em biên soạn công việc cụ thể áp dụng cho nhóm chỉnh lý người thực hiên * Thực chỉnh lý - Phân loại tài liệu Căn hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, nhóm chỉnh lý tiến hành phân chia tài liệu thành nhóm theo trình tự sau: Bước 1: Phân chia tài liệu thành nhóm lớn Gồm tổ chức tham mưu tổng hợp, phòng chuyên mơn, nghiệp vụ (Phòng Nghiên cứu; Phòng Hậu phương Qn đội; Phòng Thương binh, liệt sĩNgười có cơng; Phòng Cơng tác mộ liệt sĩ; Phòng Thơng tin điện tử; Ban Hành tài liệu Đảng, Đồn, Phụ nữ Nguyễn Minh Thuấn 21 Lớp LTH 1408A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Bước 2: Phân chia tài liệu nhóm lớn thành nhóm vừa Cụ thể tài liệu phòng chia thời gian năm Bước 3: Phân chia tài liệu nhóm vừa thành nhóm nhỏ Chia tài liệu từ năm phòng chun mơ, nghiệp vụ thành nhóm vấn đề nhỏ (ví dụ khối tài liệu Văn phòng chia nhóm: Vấn đề chung; Văn thư lưu trữ; Thi đua khen thưởng; Pháp chế; Tổ chức máy Cán bộ; Cải cách hành chính; hành chính, quản trị, đối ngoại…) - Lập hồ sơ chỉnh sửa hồn thiện hồ sơ Từ nhóm nhỏ phòng ban nhóm chỉnh lý phân cơng nhiệm vụ người phụ trách việc lập hồ sơ phòng, hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành lập hồ sơ kết hợp với xác định giá trị định thời hạn bảo quản cho hồ sơ Mỗi hồ sơ được để sơ mi riêng đánh số tạm thời; đồng thời, ghi số thơng tin ban đầu hồ sơ ghi theo ký hiệu người lập hồ sơ theo phòng theo phương án phân loại tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản thời gian sớm muộn tài liệu có hồ sơ - Biên mục phiếu tin (thẻ tạm) Các thông tin hồ sơ ghi đầy đủ phiếu tin gồm: Ký hiệu thông tin hồ sơ cá nhân lập; tiêu đề hồ sơ; thời gian tài liệu; thời hạn bảo quản - Hệ thống hoá hồ sơ Hệ thống hóa hồ sơ thực theo 02 bước gồm: Bước 1: Sắp xếp phiếu tin phạm vi nhóm nhỏ; xếp nhóm nhỏ nhóm vừa, nhóm vừa nhóm lớn nhóm lớn phơng theo phương án phân loại tài liệu đánh số thứ tự tạm thời lên phiếu tin Bước 2: Sắp xếp toàn hồ sơ phông theo số thứ tự tạm thời phiếu tin Khi hệ thống hoá hồ sơ kết hợp kiểm tra tiến hành chỉnh sửa Nguyễn Minh Thuấn 22 Lớp LTH 1408A Báo cáo thực tập tốt nghiệp trường hợp hồ sơ lập bị trùng lặp, bị xé lẻ hay việc xác định giá trị cho hồ sơ chưa xác khơng thống - Biên mục hồ sơ Em phân công nhiệm vụ cho thành viên nhóm chỉnh lý tiến hành: Đánh số tờ; viết mục lục văn bản; viết chứng từ kết thúc; viết bìa hồ sơ theo văn hướng dẫn nghiệp vụ quy định - Thống kê, kiểm tra làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Tài liệu hết giá trị loại trình chỉnh lý phải tập hợp thành nhóm theo phương án phân loại thống kê thành bó có danh mục tài liệu hết giá trị có thuyết minh tài liệu hết giá trị kèm theo quy định - Đánh số hồ sơ thức; vào bìa, hộp; viết dán nhãn hộp Đánh số thức chữ số Ả rập cho tồn hồ sơ phơng, số hồ sơ Phơng Cục sách lần chỉnh lý gồm có hồ sơ đánh từ số 01 số…được đưa vào bìa hồ sơ cho vào hộp, nhãn hộp đánh trực tiếp máy tính thực gián nhãn hộp theo quy định - Xây dựng cơng cụ quản lý tra tìm hồ sơ Việc lập mục lục hồ sơ bao gồm viết lời nói đầu, giới thiệu tóm tắt lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phông; phương án phân loại tài liệu kết cấu mục lục hồ sơ , bảng dẫn mục lục bảng dẫn vấn đề; bảng chữ viết tắt sử dụng mục lục Căn nội dung thông tin thẻ tạm, đánh máy in bảng thống kê hồ sơ Phông Cục Chính sách đóng mục lục để phục vụ cho việc quản lý khai thác, sử dụng tài liệu * Kết thúc chỉnh lý - Kiểm tra kết thực Gồm văn hướng dẫn chỉnh lý; mục lục hồ sơ; danh mục tài liệu loại phông kiểm tra thực tế tài liệu sau chỉnh lý Lập biên nghiệm thu bàn giao theo quy định - Bàn giao tài liệu Nguyễn Minh Thuấn 23 Lớp LTH 1408A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Gồm Tài liệu giữ lại bảo quản bàn giao theo mục lục hồ sơ ; Tài liệu loại để tiêu huỷ bàn giao theo danh mục tài liệu loại - Tổng kết chỉnh lý Em thực nội dung sau: + Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý gồm đánh giá qua kết đạt nhận xét, đánh giá + Hoàn chỉnh hồ sơ đợt chỉnh lý để bàn giao cho lưu trữ Cục Chính sách: Báo cáo kết khảo sát tài liệu; Các văn hướng dẫn chỉnh lý kế hoạch chỉnh lý; Mục lục hồ sơ; sở liệu công cụ thống kê, tra cứu khác (nếu có); Danh mục tài liệu hết giá trị phông khối tài liệu chỉnh lý kèm theo thuyết minh;Báo cáo kết đợt chỉnh lý Tất văn liên quan ký đầy đủ họ tên xác nhận quan tổ chức liên quan lập thành 02 có giá trị pháp lý Trên toàn nội dung em thực thời gian thực tập Cục Chính sách, Tổng cục Chính trị với nhiệm vụ lãnh đạo Cục giao phụ trách, hướng dẫn, kiểm tra trực tiếp thực quy trình nghiệp vụ chỉnh lý Phơng Cục Chính sách, thân em nỗ lực, cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, tiến độ thời gian theo quy định 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Cục Chính sách, tổng cục trị 3.2.1 Tăng cường, nâng cao hiệu quả, tính khoa học hoạt động lưu trữ Từ quy định Luật lưu trữ thực tiễn công tác Chi cục em xin mạnh dạn đề xuất số giải pháp sau|: Nâng cao nhận thức công tác lưu trữ, đặc biệt công tác thu thập tài liệu lưu trữ Tiếp tục tổ chức phổ biến, tuyên truyền văn Nhà nước Bộ nội vụ Bộ Quốc phòng cơng tác lưu trữ đến tồn thể cán bộ, công chức nhằm nâng cao nhận thức vai trò tầm quan trọng cơng tác lưu trữ mà trọng tâm tổ chức quán triệt Nghị định Chính phủ cơng tác lưu trữ, Nguyễn Minh Thuấn 24 Lớp LTH 1408A Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn hướng dẫn thi hành Nghị định quan Nhà nước ban hành Cục Chính sách cần đưa cơng tác giao nộp tài liệu lưu trữ hàng năm vào tiêu chuẩn bình xét thi đua, tuyên dương, biểu dương đơn vị cá nhân làm tốt công tác thu thập tài liệu lưu trữ Nhắc nhở chấn chỉnh đơn vị, cá nhân không thực tốt công tác Hoàn chỉnh hệ thống văn quy định hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ Cục Chính sác, Tổng cục trị Xây dựng, ban hành sửa đổi, bổ sung quy định, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ sau: - Quy định Danh mục tài liệu thuộc diện phải giao nộp vào kho lưu trữ quan Bởi thực tế không xây dựng Danh mục hồ sơ hàng năm nên cán lưu trữ chưa kiểm soát thành phần, khối lượng tài liệu đến hạn thu thập vào kho Khối lượng tài liệu đến hạn chưa thu thập nằm rải rác đơn vị chuyên môn lớn Tổ chức kiểm tra tổng kết hoạt động nghiệp vụ lưu trữ Cục Chính sách, Tổng cục Chính trị Để đánh giá thực trạng tình hình cơng tác lưu trữ, Cục cần thường xuyên kiểm tra, đánh giá kết kiểm điểm làm rõ mặt làm được, mặt chưa được, qua kịp thời biểu dương tập thể, cá nhân có thành tích tốt cơng tác, nhắc nhở, rút kinh nghiệm tập thể, cá nhân chưa hoàn thành nhiệm vụ; nâng cao phát huy tốt vai trò quản lý, đạo Lãnh đạo đơn vị công tác lưu trữ vai trò người đứng đầu 3.2.2 Tăng cường nguồn lực bảo đảm cho công tác lưu trữ Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức làm cơng tác lưu trữ Cục Chính sách cần chủ động tổ chức thực lớp tập huấn chuyên sâu công tác lưu trữ Bộ Để nâng cao chất lượng hiệu tập huấn cần làm tốt việc như: + Biên soạn tài liệu hướng dẫn chuyên sâu cho chuyên đề Nguyễn Minh Thuấn 25 Lớp LTH 1408A Báo cáo thực tập tốt nghiệp + Hàng năm tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ công tác Văn thư lưu trữ + Cần bố trí nội dung hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ thành nội dung bồi dưỡng bắt buộc lớp bồi dưỡng nghiệp vụ Bên cạnh Cục Chính sách cần tổ chức buổi tọa đàm, tổng kết thực tiễn, đúc rút kinh nghiệm hay để phổ biến, nhân rộng toàn quan, đơn vị; ưu tiên cho đối tượng học chuyên ngành lưu trữ Từng cán làm công tác lưu trữ phải ý thức đầy đủ vị trí, vai trò quan trọng nhiệm vụ giao Tiếp tục quan tâm, có sách, chế độ đãi ngộ cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ Lãnh đạo chi cục cần quan tâm nhiều có sách động viên khuyến khích kịp thời cơng chức, viên chức có lực nhiệt tình cơng tác lưu trữ Trưởng đơn vị nên quan tâm đến việc bình xét thi đua khen thưởng hàng năm có xét thi đua khen thưởng chuyên đề công chức, viên chức làm công tác lưu trữ đơn vị 3.3 Kiến nghị 3.3.1 Đối với Cục sách Cục sách, Tổng cục trị cần tăng cường công tác lãnh đạo, đạo, tuyên truyền vai trò tầm quan trọng cơng tác lưu trữ Mở rộng, cải tạo kho lưu trữ chuyên dụng để đáp ứng nhu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ ngày tốt Thường xuyên tổ chức buổi tập huấn, tọa đàm, trao đổi chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ 3.3.2 Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: Đất nước phải đối mặt với nhiều thách thức thời kỳ hội nhập quốc tế, thật khó khăn đốn định diện mạo cơng tác lưu trữ tương lai ngày bùng nỗ hệ thống công nghệ thông tin, nhiều loại hình tài liệu xuất hiện, nhiều cách thức lưu trữ đời Học để đời thành cơng? Trang bị để sinh viên tham gia vào hoạt động kho thông tin khổng lồ, nhà trường đào tạo Nguyễn Minh Thuấn 26 Lớp LTH 1408A Báo cáo thực tập tốt nghiệp chuyên ngành thực khó có lời giải đắn Bởi với tư cách sinh viên học tiếp cận tất kiến thức từ nội dung đào tạo nhà trường, em nhận thấy nội dung đào tạo phương pháp đào tạo nhà trường cần có số thay đổi sau: Thứ Nhà trường cần tăng cường việc đào tạo kỹ thực hành cho sinh viên Để sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học làm việc tốt sau trường, vấn đề cần quan tâm cần phải tăng cường kĩ thực hành cho sinh viên Theo em, nhà trường cần có giáo trình thực hành tăng thời lượng thực tế cho sinh viên để chúng em có hội tiếp xúc nhiều với công việc quan, doanh nghiệp Thực tế cho thấy sinh viên thiếu kỹ thực hành tốt, cách xử lý phần mềm, quản trị mạng Bởi mà sinh viên lưu trữ khó cạnh tranh với sinh viên chuyên ngành khác thời kì đổi để tìm việc làm phát triển tương lai Thứ 2, nhà trường cần quan tâm đến liên kết lĩnh vực đào tạo Không đơn hợp tác giảng dạy nhà trường với nhà trường khác mà cần có liên kết nhà trường với quan có khả sử dụng sản phẩm đào tạo để trường sinh viên có địa sẵn sàng chờ đón Bởi thực tế có hàng ngàn quan, doanh nghiệp hoạt động mà sinh viên ngành lưu trữ đến làm việc Trên số đóng góp cá nhân em, với tư cách sinh viên hồn thành chương trình học tập Trường Có thể thấy kết mà sinh viên chúng em có ngày hơm nhờ có giảng dạy nhiệt tình tình cảm mà thầy giáo Khoa Văn thư lưu trữ dành cho chúng em Việc xây dựng hành vững mạnh có cơng tác lưu trữ đóng vai trò nòng cốt khơng mong muốn Nhà nước nói chung mà mong muốn giảng viên, sinh viên Khoa Văn thư lưu trữ nói riêng Trong suốt năm qua thầy cô cố gắng để góp phần hồn thiện cơng tác nước ta cách đào tạo nên cử nhân giỏi, cán Nguyễn Minh Thuấn 27 Lớp LTH 1408A Báo cáo thực tập tốt nghiệp tương lai ngành C KẾT LUẬN Trong xu hội nhập quốc tế, Việt nam bước chuyển để sánh vai với cường quốc năm châu giới Hòa chung xu nước cơng tác văn thư lưu trữ đóng vai trò quan trọng việc lưu giữ bảo quản tài liệu, đưa tài liệu lưu trữ khai thác tối đa, đặc biệt làm chứng pháp lý cho việc bảo vệ chủ quyền, lãnh thổ Việt Nam Kết thúc tập em hiểu sinh viên chúng em tập tốt nghiệp có vai trò quan trọng khơng với q trình học tập mà với nghiệp sau Thực tập tốt nghiệp không điểm số, kết tốt nghiệp sinh viên mà tập giúp em tiếp cận với nghề nghiệp mà em lựa chọn bước chân vào trường Đại học Các hoạt động thực tiễn thêm lần giúp em hiểu làm công việc sau trường có thực phù hợp với cơng việc hay khơng Q trình áp dụng kiến thức học nhà trường vào thực tế công việc giúp em nhận biết điểm mạnh, điểm yếu mình, cần trang bị thêm kiến thức, kỹ để đáp ứng nhu cầu cơng việc Gắn liền lí luận với thực tiễn mà tập trở nên cần thiết sinh viên chúng em Những trải nghiệm ban đầu khiến em bạn tự tin sau trường tìm việc làm, giúp em không thất vọng thực tế thực tham gia thị trường lao động Trong trình thực tập, em bạn sinh viên nói chung thiết lập mối quan hệ nghề nghiệp mình, điều hữu ích cho chúng em trường Có nhiều bạn với trình thực tập tốt quan tuyển dụng sau trường Trong trình thực tập Cục sách, Tổng cục trị Quân đội nhân dân Việt nam, em cố gắng để bắt kịp cơng việc, khơng phải đối phó để lấy nhận xét tốt Để làm vậy, kết trình học tập lĩnh hội kiến thức suốt thời gian vừa qua thân em giúp đỡ, giảng dạy nhiệt tình quí thầy, Nguyễn Minh Thuấn 28 Lớp LTH 1408A Báo cáo thực tập tốt nghiệp cô Khi đem kiến thức áp dụng vào thực tiễn, cá nhân em gặp nhiều khó khăn, song khó khăn giúp em trưởng thành khơng giao tiếp xã hội mà nâng cao lực cơng việc, giúp em thêm tin u vào ngành nghề mà em chọn cho dù suy nghĩ khơng người cơng việc giấy tờ vụ đơn Trên tồn nội dung cơng tác Văn thư - Lưu trữ em thực thời gian thực tập Cục Chính sách, Tổng cục Chính trị, từ ngày 10/10/2016 đến ngày 19/11/2016 Từ nhìn tổng quan chức nhiệm vụ, cấu tổ chức Cục em tìm hiểu thực hành công tác Văn Thư lưu trữ quan Qua nhận định phần thực trạng hoạt động thực tế tự đúc rút kinh nghiệm hoàn thiện cho than, lý thuyết thực tế nghiệp vụ chuyên ngành đào tạo Được Thực tập học hỏi Cục Chính sách, em tích luỹ nhiều học bổ ích từ thực tế công việc, thực hành khâu nghiệp vụ, rèn luyện kĩ để phục vụ cho trình học tập Một lần nữa, em xin gửi lời chân thành cảm ơn quý thầy (cô) trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặc biệt thầy (cô) khoa Văn thư - Lưu trữ, Khoa Đào tạo chức Bồi dưỡng hướng dẫn, bảo, giúp đỡ cho em có kiến thức tảng tốt để hoàn thành xuất sắc đợt thực tập Em xin gửi tới cấp lãnh đạo, công chức, viên chức Chi cục Văn thư - lưu trữ nhiệt tình tạo điều kiện để em hoàn thành đợt thực tập Trong trình thực tập thực báo cáo, em khơng thể tránh khỏi thiếu sót em mong thầy nhận xét đóng góp ý kiến để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Nguyễn Minh Thuấn 29 Lớp LTH 1408A Báo cáo thực tập tốt nghiệp D PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ máy tổ chức Cục Chính sách Phục lục 2: Danh sách số văn Cục Chịnh sách ban hành tham mu, ban hnh Ph lc 3: Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lu trữ quan S T CHỨC BỘ MÁY CỦA CỤC CHÍNH SÁCH Phụ lục số 01: CơC TR¦ëNG PHã CơC TR¦ëNG PHã CơC TR¦ëNG PHã CơC TR¦ëNG PHỊNG PHỊNG PHỊNG PHỊNG NGHIÊN PHỊNG BAN HẬU THƯƠNG CÔNG TÁC CỨU TỔNG THÔNG HÀNH PHƯƠNG BINH LIỆT MỘ LIỆT SĨ HỢP TIN ĐIỆN CHÍNH QUÂN SĨ, NGƯỜI ĐỘI CĨ CƠNG Nguyễn Minh Thuấn TỬ 30 Lớp LTH 1408A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục số 03: Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lu trữ quan Văn bản, tài liệu hình thành trình giải công việc quan cá nhân Nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Lập hồ sơ Tổng hợp hồ sơ lập xắp xếp lại hon chnh Lp danh mc h s Sắp xếp tài liÖu, Từng cán dự kiến hồ sơ cần lp đánh số trang biên mục hồ sơ Lãnh đạo phòng tập hợp dự kiến Từng cán vào danh mục thu thập tài liệu Ban HC tổng hợp danh mục hồ sơ phòng Từng cán vào danh mục thu thập tài liệu Thủ trởng Cục duyệt danh mục CQ Ban hành danh mục hồ sơ cho toàn quan Ph lc 2: Nguyn Minh Thun Danh sách số văn Cục Chính sách ban hành 31 Lớp LTH 1408A Báo cáo thực tập tốt nghiệp tham mưu, ban hành TỔNG CỤC CHÍNH TRỊ CỘNG HỒ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CỤC CHÍNH SÁCH Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: /CS-HC Hà Nội, ngày tháng 10 năm 2016 V/v báo cáo nghiệp vụ công tác Lưu trữ năm 2016 BÁO CÁO Kết tự kiểm tra công tác Lưu trữ năm 2016 Thực Công văn số 1112/VP-HC ngày 20 tháng 10 năm 2016 Văn phòng Tổng cục Chính trị việc kiểm tra nghiệp vụ Văn thư bảo mật, lưu trữ năm 2016, Cục Chính sách tiến hành tự kiểm tra công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ Cục; kết cụ thể sau: I TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CƠNG TÁC LƯU TRỮ Tổ chức, cán bộ, nhân viên làm công tác lưu trữ quan Về tổ chức biên chế: - Bộ phận lưu trữ thuộc Ban Hành biên chế 01 đồng chí QNCN - Đội ngũ làm cơng tác lưu trữ nêu cao tinh thần trách nhiệm, học hỏi nắm bắt hướng dẫn để thực nhiệm vụ chun mơn; hồn thành tốt nhiệm vụ, góp phần tích cực vào việc hồn thành nhiệm vụ chung quan Công tác phổ biến, quán triệt văn Đảng, Nhà nước Quân đội: Tiếp tục quán triệt tổ chức thực Quyết định số 41/2003/QĐ-TTg ngày 26/3/2003 Thủ tướng Chính phủ danh mục bí mật Nhà nước thuộc phạm vi quốc phòng; Luật lưu trữ ngày 11/11/2011; Thơng tư số 91/2012/TTBQP ngày 26/7/2012 Thông tư số 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 Bộ trưởng Bộ Quốc phòng hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành quan, đơn vị quân đội; Thông tư số 217/2013/TTNguyễn Minh Thuấn 32 Lớp LTH 1408A Báo cáo thực tập tốt nghiệp BQP quy định việc ban hành, sử dụng, quản lý, lưu trữ văn điện tử mạng truyền số liệu Bộ Quốc phòng; Quy định số 781-QĐ/QUTW ngày 17/11/2014 Thường vụ Quân ủy Trung ương soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu dấu Đảng Đảng Quân đội; Chỉ thị số 97/CT-BQP ngày 04/12/2015 Bộ Quốc phòng việc tăng cường gửi, nhận, xử lý văn mạng truyền số liệu Bộ Quốc phòng Qua công tác Văn thư, bảo mật, lưu trữ Cục thường xuyên trì phối hợp tổ chức thực chặt chẽ, nghiêm túc, quy định Kết triển khai thực văn * Công tác lưu trữ (kèm theo Biểu số: 02/CS) - Số lượng tài liệu văn phân loại, chỉnh lý xác định giá trị nhập quản lý máy vi tính là: 3.545 văn - Số lượng hồ sơ chun ngành thương binh, liệt sỹ, người có cơng nhập quản lý máy vi tính 2.500 văn - Số lượng hồ sơ, tài liệu khai thác, sử dụng năm lớn (chủ yếu khai thác tài liệu chế độ sách ban hành; hồ sơ liệt sĩ, thương, bệnh binh, người có cơng với cách mạng….) Trong năm hồ sơ phân loại, chỉnh lý, đăng ký đưa vào quản lý máy vi tính, đồng thời hồ sơ lưu xếp gọn theo cặp, hộp, phân theo năm, lĩnh vực tiện lợi cho công tác tra cứu Thực tốt công tác thu hồi, phân loại kịp thời Các loại hồ sơ xác định giá trị, xếp gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, có giá đựng, bảo đảm quy cách kho, trang bị phương tiện phòng chống hỏa hoạn Trong năm hồ sơ lưu trữ bảo vệ an toàn, khai thác sử dụng thuận tiện có hiệu Công tác xây dựng ngành Được quan tâm Thủ trưởng Cục, đạo kịp thời Văn phòng Tổng cục Chính trị, lưu trữ Cục trang bị hệ thống máy vi tính, máy phơ to trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ Đội ngũ làm công tác Lưu trữ ln nâng cao tinh thần trách nhiệm, tích cực học hỏi nghiệp vụ chuyên môn; điều kiện phương tiện làm việc đảm bảo Trong năm công tác lưu trữ Nguyễn Minh Thuấn 33 Lớp LTH 1408A Báo cáo thực tập tốt nghiệp hồn thành tốt nhiệm vụ góp phần tích cực vào việc hồn thành nhiệm vụ chung quan II Phương hướng nhiệm vụ năm 2017 Công tác lưu trữ Phát huy kết đạt được, năm 2017 cơng tác lưu trữ Cục Chính sách tâm hồn thành tốt nhiệm vụ chun mơn nhiệm vụ khác Cục giao, cụ thể: - Duy trì thực nghiêm túc chế độ quy định công tác lưu trữ Đảng, Nhà nước, Quân đội hướng dẫn quan liên quan; - Xây dựng đội ngũ nhân viên có phẩm chất đạo đức tốt, trách nhiệm cao, tích cực học hỏi nghiệp vụ, nâng cao trình độ sử dụng, khai thác máy vi tính, ứng dụng cơng nghệ thơng tin công tác lưu trữ; - Thường xuyên đôn đốc, kiểm tra, thực tốt quy trình cơng tác lưu trữ Cục Những kiến nghị, đề nghị - Hàng năm tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho số cán bộ, nhân viên làm công tác lưu trữ đáp ứng yêu cầu tình hình mới; - Hàng năm tăng kinh phí nghiệp vụ cho cơng tác lưu trữ để mua sắm sửa chữa trang thiết bị máy tính, máy in, máy hút ẩm, máy hút bụi, hộp hồ sơ, bìa hồ sơ phục vụ cơng tác chun mơn Đề nghị Văn phòng tổng hợp báo cáo Thủ trưởng TCCT Văn phòng Bộ Quốc phòng./ Nơi nhận: KT.CỤC TRƯỞNG - Như trên; PHÓ CỤC TRƯỞNG - Thủ trưởng Cục (để báo cáo); (Đã ký) - Lưu: VT, HC; Th0 Đại tá Nguyễn Xuân Yêm Nguyễn Minh Thuấn 34 Lớp LTH 1408A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Minh Thuấn 35 Lớp LTH 1408A ... CHƯƠNG THỰC TRẠNG CƠNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CỤC CHÍNH SÁCH, TỔNG CỤC CHÍNH TRỊ 2.1 HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ 2.1.1 Việc xây dựng, ban hành văn công tác lưu trữ Cục Chính sách, Tổng cục Chính trị Căn chức năng,... lưu trữ Cục Chính sách, Tổng cục Chính trị quản lý thống tập chung tổ chức nghiệp vụ lưu trữ Ban Hành chính, Cục Chính sách đơn vị thực nhiệm vụ công tác lưu trữ, Kho lưu trữ Cục sách lưu trữ. .. công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra giải xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ Cục Chính sách Cơng tác tra, kiểm tra cơng tác lưu trữ Cục Chính sách tiến hành