MỤC LỤC A.LỜI NÓI ĐẦU 1 B.NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY NHIỆT ĐIỆN UÔNG BÍ. 3 1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty nhiệt điện uông bí. 3 1.1.Giới thiệu chung về công ty nhiệt điện uông bí. 3 1.2.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty nhiệt điện uông bí . 3 2.Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty 5 2.1. Chức năng nhiệm vụ của Công ty Nhiệt điện Uông Bí. 5 2.2. Cơ cấu tổ chức của công ty 6 2.3. Quyền hạn 6 CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY NHIỆT ĐIỆN UÔNG BÍ 15 I. Khái quát thời gian kiến tập 15 II. Vai trò, ý nghĩa của công tác lưu trữ đối với hoạt động của công ty nhiệt điện Uông Bí nói chung và công tác công văn giấy tờ nói riêng. 16 III. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ trong công ty nhiệt điện Uông Bí 16 IV. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ vận dụng vào thực tế của công ty. 18 V. Công tác chỉnh lý ở công ty. 19 VI. Hệ thống quản lý công tác lưu trữ của công ty nhiệt điện Uông Bí. 19 VII. Tình hình cán bộ đảm nhiệm công tác lưu trữ của công ty nhiệt điện Uông Bí. 19 VIII. Khảo sát nghiên cứu tình hình công tác lưu trữ trong công ty; tình hình tài liệu. 20 CHƯƠNG 3. : KẾT QUẢN KIẾN TẬP VỀ CHUYÊN MÔN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ VÀ NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM. 22 CHƯƠNG IV: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY NHIỆT ĐIỆN UÔNG BÍ. 31 NHẬT TRÌNH KIẾN TẬP TRONG 4 TUẦN Ở CÔNG TY 32 KẾT LUẬN 36 PHỤ LỤC
MỤC LỤC A LỜI NÓI ĐẦU Ngày xã hội ngày phát triển, công nghệ thông tin ngày đại tư người trở nên phong phú đa dạng Sự phát triển không ngừng xã hội dẫn tới việc trao đổi thông tin trở thành nhu cầu tất yếu lồi người với nhiều hình thức khác Cùng với phát triển việc trao đổi thông tin văn đời ngày phong phú trở thành phương tiện thiếu hoạt động quan, tổ chức Cũng vào thời điểm nay, nhu cầu nguồn nhân lực lưu trữ, hành văn phòng có trình độ bậc cao đẳng, đại học sau đại học xà hội ngày lớn Không quan đảng, nhà nước doanh nghiệp mà thành phần kinh tế khác ngày chiếm vị trí quan hết Tại trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, đời khoa Văn Thư Lưu Trữ đánh dấu bước ngoặt lịch sử, mở chương đào tạo cán lưu trữ Trong nhiều năm qua, khoa quản lý – văn thư đơn vị đầu nước việc đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao Với mục tiêu đề đào tào người có khả phụ trách, quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ cán văn thư, lưu trữ chuyên trách quan, tổ chức, doanh nghiệp Để sinh viên có nhìn tổng quan khơng cơng tác hành – văn phòng, cơng tác văn thư – lưu trữ mà tạo điều kiện để giúp sinh viên hiểu sâu chuyên ngành theo học , hàng năm khoa tạo điều kiện tổ chức cho sinh viên kiến tập, thực tế quan ngành lưu trữ học Thực theo kế hoạch khoa Văn thư lưu trữ đợt kiến tập từ ngày 25 tháng năm 2016 đến 25 tháng 10 năm 2016 Đây đợt kiến tập đợt kiến tập thức tế chương trình đào tạo khóa học nhằm giúp cho sinh viên hiểu rõ công tác công văn giấy tờ lưu trữ quan, tổ chức đến kiến tập Thông qua đợt kiến tập này, sinh viên vận dụng kiến thức lý thuyết học để vận dụng vào thực tế Qua để trao dồi kinh nghiệm cho thân Rèn luyện tay nghề, nâng cao ý thức trách nhiệm xây dựng cho thân phong cách làm việc người cán công chức, cán văn phòng tương lai Rèn luyện khả phát giải vấn đề mang tinh thực tiễn Từ ngày 25 tháng năm 2016 đến ngày 25 tháng 25 năm 2016 chúng em kiến tập phòng lưu trữ cơng ty nhiệt điện ng bí thuộc tập đoàn điện lực việt nam Đây điều kiện tốt cho chúng em tiếp xúc với thực tế cơng tác lưu trữ để từ có dịp so sánh lý thuyết với thực tiễn Kết khảo sát đợt kiến tập em bao gồm chương sau: Chương I: tổng quan hình thành phát triển cơng ty nhiệt điện ng bí Chương II: Tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ cơng ty nhiệt điện ng bí Chương III: kết quản thực tập chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ học kinh nghiệm Chương IV: số nhận xét kiến nghị công tác lưu trữ cơng ty nhiệt điện ng bí Trong thời gian kiến tập vừa qua, em cố gắng làm việc, học hỏi, trau dồi nhiều kinh nghiệm cho cơng việc bên cạnh vẩn hạn chế nên báo cáo nhiều thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp thầy giáo khoa để em nắm lý thuyết thực tiễn chuyên ngành em sau trường Cũng báo cáo Em xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến thầy cô khoa Văn thư lưu trữ, đặc biệt cô Trịnh Thị Kim Oanh cô Trần Việt Hà Em xin cảm ơn lãnh đạo thuộc công ty nhiệt điện ng bí, anh Đào Xn Duy cán cơng ty TNHH MTV thương mại dịch vụ lưu văn tào điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt kiến tập báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 28 tháng 10 năm 2016 Sinh viên Nguyễn Nhất Trang B.NỘI DUNG CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CƠNG TY NHIỆT ĐIỆN NG BÍ Lịch sử hình thành phát triển cơng ty nhiệt điện ng bí 1.1 Giới thiệu chung cơng ty nhiệt điện ng bí Cơng ty nhiệt điện ng bí tiền thân nhà máy nhiệt điện ng bí Căn theo định số 15/2005/QĐ-BCN ngày 30/03/2005 việc chuyển nhà máy nhiệt điện ng bí thành cơng ty thành viên hách tốn độc lập thuộc tập đồn điện lực việt nam Tên gọi tiếng việt: CÔNG TY NHIỆT ĐIỆN NG BÍ Tên gọi tiếng anh: UONG BI THERMAL POWER COMPANY Tên viết tắt: UBTPC Giám đốc công ty: Lế Kế Bá Địa chỉ: phường quang trung – thành phố ng bí- tỉnh quảng ninh Điện thoại: 0333854284 FAX: 033 854181 Số ĐKKD: 22.06.000008 cấp ngày 11 tháng năm 2005 sở kế hoạch đầu tư tỉnh quảng ninh cấp Cơng ty nhiệt điện ng bí có tư cách pháp nhân, thực chế độ hạch toán kinh tế độc lập, sử dụng dấu, mở tài khoản quan hệ tín dụng với ngân hàng nước theo quy định pháp luật 1.2 Lịch sử hình thành phát triển cơng ty nhiệt điện ng bí cách 50 năm, vào dịp kỉ niệm 75 năm ngày sinh nhật bác hồ 19/5/1961 nhà máy nhiệt điện ng bí ( cơng ty nhiệt điện ng bí ) khỏi cơng xây dựng với giúp đỡ chuyên gia liên xô ( cũ ) Nhà máy nhiệt điện ng bí xây dựng tổng diện tích sử dụng 399.582,5 m phường quang trung phường trưng vương thành phố ng bí Thực lời bác dạy, gần 50 năm qua CBCNV Nhà máy thi đua hăng hái lao động đạt nhiều thành tích chiến đấu xây dựng VỮNG TAY SÚNG, CHẮC TAY BÚA Lúc nhà máy xây dựng có lò với tổ máy, tổng công suất 48MW Khánh thành đưa vào sản xuất chưa lâu, CBCNV nhà máy phải gồng chống trả trận ném bom ác liệt máy bay Mỹ Trong suốt năm chiến tranh (1964 – 1972), nhà máy bị đánh 79 trận, với gần 2000 bom loại nhằm triệt phá nguồn điện chủ lực miền bắc lúc Không quản ngại hy sinh gian khổ, CBCNV nhà máy tay súng, bám máy bám lò, bảo vệ, giữ vững nguồn điện phục vụ cho sản xuất chiến đấu Trong suốt năm chống chiến tranh phá hoại đế quốc Mỹ, cán công nhân nhà máy kiên cường bám trụ, vừa chiến đấu vừa sản xuất CBCNV nhà náy đào đắp 650m giao thông hào, lắp đặt 26 cầu trượt dây tụt, 28 hệ thống chng báo động, hàng nghìn hầm cá nhân hầm kiên cố dù chiến tranh ác liệt nhà máy giữ dòng điện ổn định phục vụ cho kinh tế quốc phòng, sản lượng điện năm tăng từ 4,2 % đến 37,7% với tổng sản lượng tỷ kWV Vừa khơi phục máy móc bị bom hư hỏng nặng nề đợt 1, 2, vừa xây dựng đợt 3,4 đến năm 1973 nhà máy hồn thành lắp đặt, nâng tổng số cơng suất lên 153 MW phục vụ cho công xây dựng đất nước Năng động sáng tạo thời kỳ đổi Thực lời bác dạy, năm đổi mới, gần 1600 CBCNV nhà máy động sáng tạo công tác để bảo đảm sản lượng điện ổn định, năm sau cao năm trước Nhà máy nhiệt điện ng Bí sản xuất theo cơng nghệ nhiệt điện đốt than; thiết bị chế tạo Liên Xô vào năm 50 Do yêu cầu điện đất nước thời kỳ đổi vừa qua, ngày 10 tháng 10 năm 2000 thủ tướng phủ ký định số 994/QĐ – TTG “phê duyệt đầu tư xây dựng nhà máy nhiệt điện ng Bí mở rộng” với công suất 300MWh ngày 26 tháng năm 2002 đồng chí phó thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng dự lễ khởi công xây dựng nhà máy nhiệt điện ng Bí mở rộng Để đáp ứng u cầu quản lý điều hành thời kỳ đổi trưởng công nghiệp định số 15/2005/QĐ – BCN ngày 30/03/2005 việc chuyển nhà máy nhiệt điện ng Bí thành cơng ty nhiệt điện ng Bí, thành viên hạch tốn độc lập thuộc tổng công ty điện lực Việt Nam (nay tập đoàn điện lực Việt Nam) Cùng với việc sản xuất, xây dựng nhà máy mở rộng với quản lý theo chế năm vừa qua nhà máy ln hồn thành vượt tiêu giao, hòa vào mạng lưới điện quốc gia hàng tỷ kWh điện, góp phần khơng nhỏ vào việc cung ứng điện cho khu kinh tế trọng điểm Hà Nội – Hải Phòng – Quảng Ninh Năm 2007 cơng ty sản xuất 538 triệu kWh vượt mức sản lượng điện giao Tập thể cán công nhân viên chức cơng ty nhiệt điện ng Bí Đảng Nhà nước tặng thưởng huân chương loại 2.Chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty 2.1 Chức nhiệm vụ Công ty Nhiệt điện ng Bí Từ ngành điện phát triển nhiều nhà máy thủy điện, nhiệt điện có cơng suất lớn đời, Cơng ty Nhiệt điện ng Bí sản xuất góp phần cung cấp điện cho hệ thống lưới điện quốc gia góp phần với EVN giải việc thiếu điện nghiêm trọng đặc biệt đợt nắng nóng Nhiệm vụ cơng ty nhiệt điện ng Bí sản xuất cung cấp điều hòa vào mạng lưới điện quốc gia để cung cấp điện cho đất nước theo tiêu EVN giao giai đoạn, thời kỳ Bên cạnh việc sản xuất điện, cơng ty tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh xây lắp điện, thực việc cung cấp dịch vụ hàng hóa để thu thêm lợi nhuận Ngành nghề kinh doanh công ty quy định cách cụ thể ( trích từ điều định 15/QĐ – BCN ngày 30/03/2005 việc chuyển nhà máy nhiệt điện ng Bí thành cơng ty nhiệt điện ng Bí, thành viên hạch tốn độc lập thuộc tổng cơng ty điện lực VIệt Nam tập đồn điện lực Việt Nam) - Sản xuất kinh doanh điện năng; - Quản lý, vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa, cải tạo thiết bị điện, cơng trình nhiệt điện, cơng trình kiến trúc nhà máy điện - Đào tạo phát triển nguồn nhân lực quản lý vận hành, bảo dưỡng sửa chữa thiết bị nhà máy điện - Mua bán, xuất nhập vật tư thiết bị - Lập dự án đầu tư xây dựng, quản lý dự án đầu tư xây dựng, tư vấn giám sát thi công xây lắp - Thi cơng xây lắp cơng trình điện - Sản xuất kinh doanh than - Sản xuất cột điện, bị thép, lót máy nghiền than, sản phẩm bê tơng li tâm - Kinh doanh ngành nghề khác phù hợp với quy định pháp luật 2.2 Cơ cấu tổ chức công ty (xem phụ lục) 2.3 Quyền hạn - Giám đốc công ty: người chịu trách nhiệm trước EVN Nhà nước hoạt động sản xuất kinh doanh, kỹ thuật tài cơng ty, quyền lợi cửa người lao động chịu trách nhiệm trước pháp luật có quyền hạn cao cơng ty - Các phó giám đốc: giúp việc cho giám đốc, phụ trách theo công việc công tác vận hành, sửa chữa bảo đảm sản xuất ổn định cho hoạt động, quản lý vật tư, máy móc thiết bị phân cơng trực tiếp sản xuất Chịu trách nhiệm trước giám đốc EVN phần việc giao - Phòng quản trị thuộc văn phòng tổng công ty: + Tổ chức phân công công việc, giao nhiệm vụ cho CBCNV thuộc quyền quản lý có khoa học, hợp lý; quản lý nhân lực, tài sản, trang thiết bị đơn vị, đề xuất với lãnh đạo văn phòng việc bố trí nhân lực, tài sản đơn vị phù hợp cho thời kỳ để hoàn thành nhiệm vụ giao + Theo phân giao nhiệm vụ, quan hệ trực tiếp với ban, phòng phân xưởng quan tổng cơng ty, đơn vị ngồi theo ủy quyền văn phòng đẻ giải cơng việc vấn đề có liên quan đến việc thực nhiệm vụ giao + Giải để CBCNV thuộc quyền quản lý có việc riêng nghỉ phép, nghỉ bù chế độ nghỉ khác + Nhận xét, đánh giá CBCNV thuộc quyền quản lý; tổng hợp đề xuất chế độ liên quan đến CBCNV theo quy định hành + Trưởng phòng phó trưởng phòng trực tiếp ký phiếu lĩnh vật phục vụ co sản xuất lĩnh vực quản trị kế hoạch văn phòng trình lãnh đạo tổng cơng ty phê duyệt + Được quyền tham mưu, báo cáo với phó tổng giám đốc phụ trách trực tiếp vấn đề liên quan đến nhà máy điện ng Bí phạm vi quản lý đơn vị + Được nhận văn đạo EVN EVNGENCO1 văn khác liên quan đến phạm vi quản lý đơn vị - Phòng kế tốn thuộc ban kế hoạch + Tổ chức phân công công việc, giao nhiệm vụ cho CBCNV thuộc quyền quản lý có khoa học, hợp lý; quản lý nhân lực, tài sản, trang thiết bị đơn vị, đề xuất với lãnh đạo ban việc bố trí nhân lực, tài sản đơn vị phù hợp cho thời kỳ để hoàn thành nhiệm vụ giao đạt hiệu cao + Theo phân giao nhiệm vụ, quan hệ trực tiếp với ban, phòng phân xưởng thuộc quan TCT số đơn vị bên ngồi để giải cơng việc vấn đề có liên quan đến việc thực nhiệm vụ giao + Giải để CBCNV thuộc quyền quản lý có việc riêng nghỉ phép, nghỉ bù chế độ nghỉ khác theo nội quy lao động quan tổng công ty văn pháp luật lao động + Nhận xét, đánh giá CBCNV thuộc quyền quản lý; tổng hợp đề xuất chế độ liên quan đến CBCNV theo quy định hành + Được tham gia xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh nhà máy điện ng Bí; tham gia góp ý vào đề án phát triển EVNGENCO1 + Được tham gia số hội đồng, ban đạo liên quan đến hoạt động sản xuất linh doanh nhà máy điện ng Bí tổng cơng ty thành lập hội đồng thi đua khen thưởng, hội đồng nghiệm thu, tốn cơng trình sửa chữa lớn, hội đồng lý tài sản, tổ chuyên gia đấu thầu, ban đạo trung, đại tu số hội đồng, ban đạo khác theo phân công tổng giám đốc + Tham gia nhận xét, đánh giá đơn vị nhà máy điện ng Bí thực nhiệm vụ kế hoạch sản xuất + Dự thảo văn liên quan đến kế hoạch sản xuất kinh doanh nhà máy điện ng Bí trình tổng giám đốc duyệt + Được quyền tham mưu, báo cáo với phó tổng giám đốc phụ trách trực tiếp đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doang nhà máy điện ng Bí + Được nhận văn đạo EVN EVNGENCO1 liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh nhà máy điện Uông Bí văn khác - Phòng tài – kế tốn thuộc ban tài kế tốn + Tổ chức phân công công việc, giao nhiệm vụ cho CBCNV thuộc quyền quản lý có khoa học, hợp lý; quản lý nhân lwucj tài sản, trang thiết bị đơn vị, đề xuất với lãnh đạo ban việc bố trí nhân lực, tài sản đơn vị cho thời kỳ để hoàn thành nhiệm vụ giao + Theo phần giao nhiệm vụ quan hệ trực tiếp với ban, phòng phân xưởng thuộc quan tổng công ty số đơn vị bên theo ủy quyền ban để giải cơng việc vấn đề có liên quan đến việc thực nhiệm vụ giao + Giải để CBCNV thuộc quyền quản lý có việc riêng nghỉ phép, nghỉ bù chế độ nghỉ khác theo nội quy lao động quan tổng công ty văn pháp luật lao động + Nhận xét, đánh giá CBCNV thuộc quyền quản lý tổng hợp đề xuất chế độ liên quan đến CBCNV theo quy định hành + Kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vật tư, trang thiết bị đơn vị nhà máy, tham gia xét thầu xử lý TSCĐ, vật tư công cụ dụng cụ + Kiểm tra việc chấp hành chế độ, sách hành ngườ lao động, việc trả lương, thưởng, khoản phụ cấp, thu chi tiền mặt vấn đề liên quan khác đến hoạt động tài nhà máy + Tham gia nhận xét đánh giá đơn vị nhà máy thực nhiệm vụ kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài hoạt động khác liên quan đến phòng tài kế tốn + Tham gia tổ giúp việc cho số hội đồng tổng công ty thành lập liên quan đến quản lý thực chế độ sách tài chính, kế tốn + Được quyền tham mưu, báo cáo với phó tổng giám đốc phụ trách trực tiếp vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh nhà máy điện ng Bí + Được nhận văn đạo EVN EVNGENCO1 văn khác liên quan đến hoạt động sản xuât kinh doanh nhà máy điện ng Bí - Phòng kỹ thuật – vật tư thuộc ban kỹ thuật – sản xuất + Tổ chức phân công công việc, giao nhiệm vụ cho CBCNV thuộc quyền quản lý có khoa học, hợp lý; quản lý nhân lwucj tài sản, trang thiết bị đơn vị, đề xuất với lãnh đạo ban việc bố trí nhân lực, tài sản đơn vị cho thời kỳ để hoàn thành nhiệm vụ giao + Theo phần giao nhiệm vụ quan hệ trực tiếp với ban, phòng phân xưởng thuộc quan tổng công ty số đơn vị bên theo ủy quyền ban để giải cơng việc vấn đề có liên quan đến việc thực nhiệm vụ giao + Giải để CBCNV thuộc quyền quản lý có việc riêng nghỉ phép, nghỉ bù chế độ nghỉ khác theo nội quy lao động quan tổng công ty văn pháp luật lao động + Nhận xét, đánh giá CBCNV thuộc quyền quản lý tổng hợp đề xuất chế độ liên quan đến CBCNV theo quy định hành + Được đến vị trí sản xuất quan hệ với đơn vị nhà máy điện ng Bí để kiểm tra tình trạng thiết bị, máy móc, nắm bắt tình hình sản xuất; kiểm tra giám sát hệ thống CNTT; kiểm tra giám sát KTAT, BHLĐ, VSLĐ & TCCN; điều tra cố tai nạn lao động + Được quyền yêu cầu CNVC tạm ngừng công việc để trình lãnh đạo tổng 10 CHƯƠNG IV: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠNG TY NHIỆT ĐIỆN NG BÍ * Nhận xét công tác lưu trữ quan + Nhận thức quan tâm lãnh đạo số phòng, ban đơn vị cơng tác văn thư – lưu trữ chưa với vị thế, vai trò hoạt động Cơng ty +Cán lãnh đạo cán thừa hành quan niệm sai công tác lưu trữ Nhiều cán lãnh đạo số phòng, ban, đơn vị cho công tác lập hồ sơ, lưu trữ tài liệu cán lưu trữ dẫn đến tư tưởng ỷ lại, không tiến hành lập hồ sơ công việc quy định ban hành Đồng thời thói quen khơng nề nếp số cán không để tài liệu theo vấn đề, việc tạo thành tạo thành mớ hỗn độn * Ưu điểm: -Nhận thức tầm quan công tác lưu trữ quan Việc củng cố kiện tồn tổ chức giúp cho cơng tác lưu trữ tập Công ty tổ chức thống vào hoạt đơng có nề nếp - Kho lưu trữ quan tâm đầu tư trang thiết bị tiên tiến phù hợp với quy định chung nhà nước - Hầu hết tài liệu lưu trữ chỉnh lý thu thập, bổ sung đầy đủ - Tài liệu lưu trữ trọng bảo quản tốt - Nhân viên lưu trữ có kinh nghiệm trách nhiệm công việc * Nhược Điểm: - Công tác tổ chức sử dụng tài liệu kho đơn giản, chưa có phòng đọc riêng - trang thiết bị sơ cần bổ sung nhiều - Chưa xác định nguồn nộp lưu rõ ràng, tài liệu sản sinh trinh hoạt động mà khơng có giá trị nộp kho lưu trữ nên gây khó khăn cho cơng tác chỉnh lý - tài liệu trùng thừa vẩn cho vào lưu trữ có gốc * Biện pháp khắc phục - Chú ý đầu tư trang thiết bị thông tin đại - Cần xác định nguồn nộp lưu cụ thể để loại bỏ bớt tài liệu khơng có giá trị từ đầu 32 NHẬT TRÌNH KIẾN TẬP TRONG TUẦN Ở CÔNG TY * Tuần ( từ ngày 25/09/2016 đến 02/10/2016) Trong tuần chúng em bắt đầu tiếp cận làm quen với môi trường, cán nhân viên, tìm hiểu cấu tổ chức hoạt động thực tế công ty Và anh Đào Xuân Duy hướng dẫn chia thành nhóm để làm việc Được anh Duy hướng dẫn công tác lập hồ sơ cho khối tài liệu: nghiệm thu, hoàn cơng, thiết kế thi cơng Nhóm em giao lập hồ sơ cho khối tài liệu nghiệm thu + thực tập lập hồ sơ: Đây việc tập hợp xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc, trình tự phương pháp định Hồ sơ lập phải phản ánh đầy đủ, chức năng, nhiệm vụ cơng ty nhiệt điện ng Bí quy định Văn bản, tài liệu thu thập đưa vào hồ sơ phải liên quan chặt chẽ với phản ánh đủ, trình tự diễn biến vấn đề, việc trình tự giải công việc Tài liệu đưa vào hồ sơ phải có giá trị có thời hạn bảo quản tương đối đồng Bước việc lập hồ sơ khối tài liệu nghiệm thu phân phần lớn: phần điện; phần phần nhiệt Trong phần lớn lại chia hạng mục công trình dựa vào danh mục gói thầu cơng trình mở rộng nhà máy nhiệt điện 300 MW Trong q trình lập hồ sơ chúng em loại văn bản, tài liệu giá trị sách báo, tạp chí, photo, slide ngoài, tránh làm thời gian sau * Tuần ( từ ngày 03/10/2016 đến 10/10/2016 ) + viết tiêu đề hồ sơ: Trong tuần bọn em lập hồ sơ xong cho khối tài liệu 33 chuyện sang cơng việc viết tiêu đề hồ sơ Sau hồ sơ phân hạng mục có đầu số định theo thứ tự Ví dụ: hạng mục M1 thiết kế phần lò tua bin cho vào thẻ tạm ghi góc trái tầm thẻ NT-M1-01 Và tập hồ sơ có đầu số theo trình tự, để biên mục cho tài liệu vào bia dễ dàng * Tuấn ( từ ngày 11/10/2016 đến 18/10/2016) Sau hoàn thành việc lập hồ sơ viết tiêu đề hồ sơ cho khối tài liệu nghiệm thu nhóm em anh Duy hướng dấn cơng việc biên mục mục lục văn cho khối tài liệu thiết kế thi công Dựa vào thẻ tài liệu nhóm làm khối tài liệu thiết kế thi công để biên mục tài liệu Trong tuần nhóm em biên mục tài liệu cho hạng mục M1&2 VÀ C6D * Tuần ( từ ngày 18/10/2016 đến 25/10/2016 ) Trong tuần nhóm em anh Duy dẫn sang tổng công ty nhà máy nhiệt điện ng Bí Tại phòng lưu trữ hồ sơ tổng cơng ty nhóm em bắt đầu công việc lập hồ sơ theo số hạng mục Viết thẻ kẹp sơ mi cho đơn vị bảo quản Quá trình mà em khảo sát lập hồ sơ cần phải ý vấn đề : + Sắp xếp tổ chức khoa học tài liệu hồ sơ theo thứ tự; + Loại photo, không dấu, không chữ ký ( giá trị pháp lý ); + Tài liệu trùng thừa kẹp xuống cuối hồ sơ; + Lập xong hồ sơ bỏ lại để theo cơng trình + Nếu hồ sơ gồm nhiều văn bản, tài liệu dày, cần phân chia thành đơn vị bảo quản cách hợp lý + Trong trình phân chia tài liệu thành nhóm, phát thấy có 34 chính, gốc văn bản, tài liệu có giá trị thuộc hạng mục khác phải để riêng lập thành danh mục để bổ sung cho hạng mục + Mỗi hồ sơ lập chỉnh sửa hoàn thiện cần để tờ sơ mi riêng đánh số tạm thời; đồng thời, ghi số thơng tin ban đầu hồ sơ (như tên viết tắt nhóm (nếu có) theo phương án phân loại tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản thời gian sớm muộn tài liệu có hồ sơ) lên thẻ tạm phiếu tin * Bài học kinh nghiệm Trong trình kiến tập quan sát tự tay thực bước chỉnh lý nên em nắm bắt làm tốt tất bước trình chỉnh lý như: - Các bước chỉnh lý gồm: + Phân chia khối tài liệu phòng ban, tài liệu thuộc phòng ban để riêng phòng ban + Từ chức nhiệm vụ phòng ban lên phương án lập hồ sơ cho phù hợp với chức nhiệm vụ phòng ban + viết thẻ, kẹp sơ mi cho đơn vị bảo quản + biên mục tài liệu + Lập hồ sơ cho cơng trình xong cho hồ sơ vào bìa vào hộp bảo quản tài liệu -Cơng tác lập hồ sơ cần có: + Lập hồ sơ với chức nhiệm vụ phòng ban, cơng trình + Tổ chức xếp tài liệu khoa học theo trình tự cơng việc hồ sơ + Biết xác định giá trị tài liệu, loại tài liệu khơng có giá trị pháp lý ( photo, không dấu, không chũ ký, thảo, nháp.), loại trùng thừa * Thuận lợi khó khăn trình kiến tập *Thuận lợi - Được quan tâm hướng dẫn cụ thể thầy (cô) giáo viên quy trình 35 nghiên cứu khảo sát tình hình cơng tác lưu trữ quan,qua thực phương pháp thu thập thơng tin từ so sánh đánh giá kiến thức - học tới thực tiễn hoạt động văn phòng Hội Luật gia Được quan tâm tạo điều kiện cấp lãnh đạo quan,giám sát thường xuyên,sự dẫn nhiệt tình hỗ trợ tập thể đơn vị, ngồi có tìm tòi nghiên cứu,để vận dụng kiến thức học từ kết hợp tốt lý - thuyết thực hành đúc kết kinh nghiệm cho thân Các bạn lớp ln nêu cao tinh thần trách nhiệm,đồn kết giúp đỡ nhau,học - hỏi chia kinh nghiệm cho nhau,đồn kết,quyết tâm hồn thành tốt nhiệm vụ * Khó khăn Giữa lý thuyết học trường thực tiễn cơng việc có chênh lệch - tạo lung túng cho thân kiến tập tránh khỏi Cơ sở vật chất,trang thiết bị phương tiện phục vụ cho công tác chưa đáp ứng - yêu cầu nhiệm vụ Trong thời gian kiến tập quan hạn chế nên tiếp cận khoảng thời gian vào học việc làm quen,khi vào thu thập tài liệu trình độ hạn chế nên báo cáo em nhiều thiếu sót, em mong nhận thơng cảm đóng góp,chỉ dạy để báo cáo đạt kết hoàn thiện đồng thời cẩm nang cho thân em nâng cao trình độ tốt nghiệp trường * Kết đạt Trong trình nghiên cứu tham gia công việc thực tế quan cung cấp cho em kiến thức tổng quát kỹ cần thiết ngành học giúp em động,nhanh nhẹn xử lý tình huống.Biết kết nối,so sánh lý thuyết thực hành,học hỏi kinh nghiệm để nâng cao kiến thức học quý giá để em học tập vận dụng vào công việc sau 36 KẾT LUẬN Qua tuần kiến tập Công ty, thời gian không dài đủ để giúp em tích lũy kinh nghiệm thực tế hiểu tổng quát, sâu sắc công việc Hơn nữa, đợt kiến tập giúp em đối chiếu, so sánh lý thuyết thực tế để nắm vững kiến thức mà học, bổ sung tích lũy thêm kinh nghiệm cho thân Trong đợt kiến tập chúng em có điều kiện làm quen với mơi trường làm việc nơi công sở, tiếp xúc với cán nhân viên quan từ có dịp học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm làm việc cách giao tiếp, ứng xử mối quan hệ, tiếp cận khối tài liệu lưu trữ Công ty thực hành nghiệp vụ lưu trữ tài liệu Những điều giúp chúng em vững vàng chuyên môn, nghiệp vụ, nắm lý luận thông qua thực tế công việc thực hành Tuy nhiên, hạn chế thời gian, hiểu biết thân số nguyên nhân khác, chúng em chưa có dịp tìm hiểu sâu mảng vấn đề cụ thể nên báo cáo chắn nhiều thiếu sót, mong nhận góp ý thầy giáo để báo cáo hồn thiện Trước tiên em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể Ban lãnh đạo cán thuộc Cơng ty Nhiệt điện ng Bí– cục văn thư lưu trữ tạo điều kiện cho chúng em thời gian kiến tập vừa qua đặc biệt Khoa quản lý văn thư, toàn thể thầy cô khoa giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt kiến tập này.Em xin chúc thầy cô giáo khoa mạnh khỏe,vui vẻ thành công nghiệp giảng dạy.Chúc khoa Quản Lý – văn thư ngày phát triển Em xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày 28 tháng 10 năm 2016 37 PHỤ LỤC MỘT SỐ HÌNH ẢNH TẠI CƠ QUAN Ban quản lý dự án ng Bí mở rộng 38 Nhà máy tổng công ty nhiệt điện 39 Cơ cấu tổ chức cơng ty 40 Hình ảnh: Tài liệu xếp giá 41 Hình ảnh:Tình trạng vật lý phòng nghiệm thu cơng trình 42 Hình ảnh: tình trang vật lý tài liệu 43 Hình ảnh: gói thầu tổ máy 300 MW 44 Hình ảnh: tài liệu sau phân loại lên thẻ 45 Hình ảnh: mục lục văn cơng trình nhà máy nhiệt điện 300 MW 46 ... CƠNG TY NHIỆT ĐIỆN NG BÍ Lịch sử hình thành phát triển cơng ty nhiệt điện ng bí 1.1 Giới thiệu chung công ty nhiệt điện uông bí Cơng ty nhiệt điện ng bí tiền thân nhà máy nhiệt điện ng bí Căn... tác lưu trữ thấy quan tâm sát lãnh đạo công ty công tác văn thư – lưu trữ Luôn tuân thủ, áp dụng nghiêm chỉnh định lưu trữ VII Tình hình cán đảm nhiệm công tác lưu trữ công ty nhiệt điện Uông Bí. .. nhiệm vụ công việc công tác văn thư – lưu trữ công ty Tham gia tiến hành khảo sát thực trạng công tác văn thư – lưu trữ cơng ty nhiệt điện ng Bí, lập kế hoạch thực công tác lưu trữ nhiều năm liên