Công tác lưu trữ tài liệu tại UBND huyên tĩnh gia, tỉnh thanh hóa

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Chương 1: Một số lý luận về lưu trữ tài liệu và khái quát về UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa 4 1.1.Khái quát về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ 4 1.1.1.Tài liệu lưu trữ 4 1.1.2.Công tác lưu trữ 7 1.2.Giới thiệu vài nét về UBND huyện Tĩnh Gia thuộc tỉnh Thanh Hóa 9 1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển 9 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức 10 Tiểu kết 14 Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ tài liệu ởUBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa 15 2.1. Khái quát về công tác lưu trữ ở UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa 15 2.1.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của UBND, văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ ở UBND huyện Tĩnh Gia 15 2.1.2. Mô hình tổ chức công tác lưu trữ của UBND huyện Tĩnh Gia 17 2.1.3. Trách nhiệm của UBND huyện Tĩnh Gia trong công tác quản lý tài liệu lưu trữ 18 2.2. Quản lý tài liệu lưu trữ tại huyện 21 2.2.1. Tình hình tài liệu lưu trữ 21 2.2.2. Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ 22 2.2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tài liệu 26 Tiểu kết 27 Chương 3: Một số giải pháp và khuyến nghị 28 3.1. Nhận xét, đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tài liệu tại UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa 28 3.1.1. Ưu điểm 28 3.1.2. Nhược điểm 29 3.2. Một số giải pháp và khuyến nghị nhằm nâng cao công tác lưu trữ tài liệu tại UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa 30 3.2.1. Một số giải pháp 30 3.2.2. Khuyến nghị 33 Tiểu kết 34 KẾT LUẬN 35 TÀI LIỆU THAM KHẢO 36 PHỤ LỤC 37  

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu Tất nội dung, thông tin công trình trung thực Hà nội, ngày 18 tháng năm 2016 LỜI CẢM ƠN Trên chặng đường đời thành công mà không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt thời gian tham gia học tập trường đến nay, nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ quý Thầy Cô, gia đình bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, xin gửi tới quý thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho suốt thời gian học tập trường Và đặc biệt, nghiên cứu khoa học xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ts Bùi Thị Ánh Vân - Khoa Văn hóa thong tin Xã hội, người tận tình truyền cho kiến thức quý giá, hướng dẫn thực hoàn thành tốt đề tài nghiên cứu khoa học với đề tài “Công tác Lưu trữ tài liệu UBND huyên Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa” Bước đầu vào thực tế nhiều hạn chế bỡ ngỡ Do vậy, không tránh khỏi thiếu sót, mong nhận ý kiến đóng góp quý báu quý Thầy Cô để từ rút kinh nghiệm hoàn thiện kiến thức thân nghiên cứu khoa học Một lần xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới quý thầy cô Chúc thầy cô luôn vui vẻ, mạnh khỏe, gặt hái nhiều thành công sống Tôi xin trân trọng cảm ơn! Hà nội, ngày 18 tháng năm 2016 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trải qua trình phát triển lâu dài lịch sử Với truyền thống đấu tranh kiên cường dân tộc, đất nước ta giành đựơc độc lập, thoát khỏi ách nô lệ thực dân Pháp đế quốc Mỹ, đem lại sống ấm no, tự do, hạnh phúc cho dân tộc Cùng với trình đấu tranh, xây dựng trưởng thành tài liệu lưu trữ hình thành phát triển Xã hội ngày phát triển, nhu cầu trao đổi thông tin người ngày cần thiết hết Lưu giữ tài liệu quý giá điều cần thiết Đó nhu cầu đòi hỏi người phải quan tâm đến tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động hầu hết ngành hoạt động xã hội, bao gồm nhiều loại hình phong phú đa dạng bảo quản từ hệ sang hệ khác, nguồn thông tin vô tận để người sử dụng Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 UBTVQH thông qua ngày 04/ 04/ 2001 rõ “Tài liệu lưu trữ quốc gia di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Cụ thể tài liệu có giá trị trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học công nghệ hình thành thời kỳ lịch sử dân tộc Việt Nam, trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung quan, tổ chức) nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học hoạt động thực tiễn” [2; Tr.45] Bởi mà phải có biện pháp khoa học để bảo vệ tài liệu khỏi mối nguy hại bên lẫn bên ngoài, chủ quan lẫn khách quan nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng phục vụ cho nhu cầu đáng người dân Nhưng thực tế tài liệu lưu trữ bị mát, hao mòn dần xem nhẹ công tác lưu trữ tài liệu phận cán bộ, họ coi công việc vụ, giấy tờ đơn thuần, không quan tâm, trọng Đó suy nghĩ, quan điểm sai lệch đánh giá công tác lưu trữ cần nhìn nhận lại Nên muốn sâu tìm hiểu nghiên cứu công tác lưu trữ tài liệu người có cách nhìn đắn tài liệu lưu trữ, cho thấy tầm quan trọng công tác, hoạt động quản lý hàng ngày ý nghĩa to lớn phát triển, vận mệnh đất nước Với may mắn trang bị khối kiến thức vô kỹ lưỡng công tác lưu trữ trường có truyền thống giảng dạy Văn thư Lưu trữ - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, qua lý định lựa chọn đề tài nghiên cứu khoa học “Công tác lưu trữ tài liệu UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa” để nhấn mạnh tầm quan trọng tài liệu lưu trữ lĩnh vực, ngành nghề cấp từ trung ương tới sơ Lịch sử nghiên cứu vấn đề Với lợi sinh viên theo học đại học liên thông trường Đại học Nội vụ Hà Nội vốn kiến thức thầy cô trang bị cộng thêm thời gian kiến tập, thực tập làm việc số quan, tổ chức nên thân có hiểu biết nhận thức đắn công tác văn thư lưu trữ nói chung công tác lưu trữ tài liệu nói riêng Sau tìm đọc số tác phẩm Giáo trình Lưu trữ học (năm 2009; nhà xuất Giao thông Vận tải), Giáo trình Văn thư lưu trữ (năm 2009; nhà xuất Giao thông Vận tải), bổ sung hoàn thiện cho thân kiến thức, lý luận công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ Báo cáo thực tập tốt nghiệp hệ Cao đẳng UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa với đề tài “ Công tác Lưu trữ UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa” cung cấp thông tin số liệu xác công tác lưu trữ tài liệu, giúp chúng em việc nghiên cứu viết nội dung Chương Chương đề tài thuận lợi đạt hiệu tốt Mục tiêu nghiên cứu Đề tài thực để sâu tìm hiểu nghiên cứu công tác lưu trữ tài liệu UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa, từ thấy ưu nhược điểm đưa đề xuất, khuyến nghị giúp cho công tác lưu trữ huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa nói riêng công tác lưu trữ nước nói chung hoàn thiện góp phần phục vụ công tác khai thác sử dụng cách nhanh chóng xác Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài “Công tác lưu trữ tài liệu UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa” Phạm vi nghiên cứu Không gian phạm vi nghiên cứu đề tài UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa Thời gian nghiên cứu công tác lưu trữ tài liệu từ năm 2008 đến năm 2015 Phương pháp nghiên cứu Khi thực nghiên cứu đề tài áp dụng phương pháp: Phương pháp nghiên cứu tài liệu Phương pháp thu thập, xử lý thông tin Phương pháp tư duy, logic Phương pháp phân tích, tổng hợp Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế Bố cục đề tài Ngoài Phần mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục đề tài bố cục thành Chương: Chương 1: Một số lý luận công tác lưu trữ tài liệu khái quát UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ tài liệu UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa Chương 3: Một số giải pháp khuyến nghị công tác lưu trữ tài liệu UBND huyện Tình Gia, tỉnh Thanh Hóa CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN TĨNH GIA, TỈNH THANH HÓA 1.1 Khái quát tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ Trong trình xây dựng bảo vệ đất nước, tài liệu lưu trữ công cụ thiết yếu để bảo vệ vững chủ quyền tổ quốc, chống lại âm mưu xâm lược bọn đế quốc, thực dân Đồng thời, tài liệu lưu trữ phương tiện thông tin Đảng nhà nước sử dụng để tuyên truyền đường lối, chủ trương, sách đến tầng lớp nhân dân Ngoài ra, tài liệu lưu trữ sử dụng rộng rãi lĩnh vực đạt hiệu cao Do đó, tài liệu lưu trữ phải bảo quản từ hệ sang hệ khác, nguồn thông tin vô tận để công dân, ngành, quan sử dụng Cho thấy vai trò vô quan trọng tài liệu lưu trữ 1.1.1 Tài liệu lưu trữ  Khái niệm “Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị, lựa chọn từ toàn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân, bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử,… toàn xã hội” [1; Tr.10] Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin phong phú có độ tin cậy cao, phản ánh cách toàn diện, trung thực mặt đời sống xã hội Tài liệu lưu trữ chính, gốc tài liệu, không gốc tài liệu lưu trữ thay có giá trị chính, có đủ yếu tổ thể thức văn theo quy định hành, quản lý Đảng Nhà nước cách thống chặt chẽ theo quy định Tài liệu lưu trữ không giống xuất phẩm sách hay báo, tạp chí… tài liệu lưu trữ thông thường có đến hai nên cần bảo quản kỹ tránh mát, hư hỏng  Đặc điểm + Nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ phản ánh đầy đủ hoạt động thành tựu lao động sáng tạo người qua thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại kiện tượng, biến cố lịch sử, hoạt động quan, tổ chức, cống hiến to lớn anh dân tộc, nhà khoa học văn hóa tiếng + Tài liệu có tính xác cao Tài liệu lưu trữ gần sinh đồng thời với kiện, tượng, nên thông tin phản ánh có tính chân thực cao Tài liệu lưu trữ chính, gốc tài liệu Trường hợp chính, gốc dùng có giá trị thay Tài liệu lưu trữ phải có đầy đủ yếu tố thể thức văn theo quy định pháp luật Tuy nhiên tài liệu giai đoạn thời kỳ khác nên xem xét tài liệu phải có cách nhìn lịch sử cụ thể toàn diện + Tài liệu lưu trữ Nhà nước thống quản lý Nó đăng ký, bảo quản nghiên cứu, sử dụng theo quy định pháp luật  Các loại hình tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ phản ảnh hoạt động hầu hết ngành, lĩnh vực xã hội, nên bao gồm nhiều loại hình phong phú đa dạng Ngày nay, vào vật mang tin ghi tin, nhà lưu trữ học phân chia tài liệu lưu trữ số loại hình như: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học – kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử, tài liệu văn học nghệ thuật + Tài liệu hành chính: bao gồm loại văn có nội dung phản ánh hoạt động quản lý nhà nước mặt trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, quân sự, ngoại giao.,… loại hình tài liệu chiếm số lượng lớn lưu trữ + Tài liệu khoa học – kỹ thuật: Tài liệu lưu trữ khoa học- kỹ thuật tài liệu có nội dung phản ánh hoạt động nghiên cứu khoa học; phát minh, sáng chế; thiết kế xây dựng công trình xây dựng bản; thiết kế chế tạo sản phẩm công nghiệp; điều tra khảo sát tài nguyên thiên nhiên như: địa chất, khí tượng thuỷ văn, trắc địa, đồ v.v + Tài liệu nghe nhìn: hình ảnh, âm có giá trị khoa học, lịch sử thực tiễn, không kể thời gian, địa điểm sản sinh vật mang tin, nộp lưu vào kho lưu trữ theo chế độ định Là loại hình đặc biệt hình thức nội dung mang tin, bao gồm: Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình kỹ thuật số + Tài liệu điện tử: vật mang tin tạo lập dạng mà thông tin tạo ra, gửi đi, nhận lưu trữ phương tiện hoạt động dựa công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ công nghệ tương tự hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân vật mang tin mà thông tin tạo lập việc biến đổi loại hình thông tin vật mang tin khác sang thông tin dùng tín hiệu số Còn có loại hình tài liệu thảo, phác thảo tác giả hoạt động lĩnh vực nghệ thuật nhà văn, họa sĩ,…  Ý nghĩa Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn việc phát triển mặt đất nước kinh tế, trị, văn hóa – xã hội, khoa học, di sản văn hóa có giá trị đặc biệt dân tộc Chính trị: Tài liệu lưu trữ đựơc hình thành giai cấp nắm quyền lãnh đạo sử dụng làm công cụ để bảo vệ quyền lợi giai cấp đấu tranh chống lại giai cấp đối địch Vì tài liệu sản sinh trình hoạt động quan nhà nước nắm quyền lãnh đạo mang chất giai cấp Kinh tế: Tài liệu lưu trữ có tác dụng mặt kinh tế chúng khai thác, sử dụng phát huy tác dụng phục vụ đắc lực cho nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc nhân dân ta Tài liệu lưu trữ sử dụng để điều tra tài nguyên thiên nhiên (địa chất, thổ nhưỡng, tài nguyên, khoáng sản v.v ) làm sở cho việc lập quy hoạch phát triển kinh tế, văn hoá vùng, địa phương toàn quốc Đồng thời quan trọng để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hàng năm Khoa học: Tài liệu lưu trữ sử dụng để làm tư liệu tổng kết quy luật vận động phát triển vật, tượng tự nhiên, xã hội tư Nó sử dụng để nghiên cứu khoa học nhiều lĩnh vực đời sống xã hội đó, có ý nghĩa đặc biệt quan trọng để nghiên cứu lịch sử Tài liệu lưu trữ coi nguồn sử liệu tin cậy nhất, xác phong phú để nghiên cứu lịch sử dân tộc, lịch sử địa phương, lịch sử ngành Các nhà sử học sử dụng tài liệu lưu trữ chứng tin cậy để xác minh kiện lịch sử, khôi phục lịch sử để hệ tương lai hiểu thời kỳ lịch sử cách đắn Văn hóa: Cùng với loại di sản văn hoá khác mà người để lại từ đời sang đời khác di khảo cổ, vật bảo tàng, công trình kiến trúc, điêu khắc, hội hoạ v.v , tài liệu lưu trữ để lại cho xã hội loài người văn tự có giá trị Sự xuất văn tự việc lưu trữ loại văn tự trở thành tiêu chí đánh giá trình độ văn minh dân tộc giới Một dân tộc có chữ viết sớm, có nhiều văn tự lưu giữ thể dân tộc để có văn hoá lâu đời Tài liệu lưu trữ bảo quản từ hệ sang hệ khác nguồn thông tin vô tận để xây dựng văn hoá đậm đà sắc dân tộc 1.1.2 Công tác lưu trữ  Khái niệm Công tác lưu trữ đời đỏi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì vậy, công tác Lưu trữ mắt xích thiếu hoạt động máy Nhà nước “Công tác lưu trữ lĩnh vực quản lý nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ phục vụ cho công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân” [1 ; Tr.17] Nội dung công tác lưu trữ gồm nội dung sau: Nghiên cứu, triển khai thực biện pháp quản lý nhà nước lưu trữ; thực nghiệp vụ lưu trữ (công tác thu thập bổ sung tài liệu, chỉnh lý tài liệu, công tác thống kê tài liệu, công tác bảo quản tài liệu công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu); Nghiên cứu khoa học lưu trữ  Mục đích Mục đích cuối công tác lưu trữ hướng tới việc phục vụ nhu cầu khác đời sống xã hội thông qua việc khai thác thông tin khứ có tài liệu lưu trữ Do vậy, công tác lưu trữ quan, doanh nghiệp tổ chức tốt có nhiều ý nghĩa, tác dụng quốc gia, địa phương, quan toàn xã hội Trước hết, công tác lưu trữ tổ chức tốt giúp quan, doanh 10 Tài liệu chỉnh lý cho vào cặp hộp bảo quản xếp lên giá (Nguồn: tác giả) - Ảnh 7: 42 Hồ sơ, tài liệu chưa phân loại sơ (Nguồn: tác giả) - Ảnh 8: 43 Hồ sơ, tài liệu chưa phân loại sơ (Nguồn:tác giả) 44 II - SƠ ĐỒ Sơ đồ 1: Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Phó Chủ tịch (1) BQL dự án đầu tư xây dựng Đội kiểm tra quy tắc xây dựng Ban giải phóng mặt bằng, hỗ trợ tái định cư Phó Chủ tịch (2) Phó Chủ tịch (3) Phòng Tài nguyên môi trường Phòng Thanh tra Phòng Nông nghiệp phát triển nông thôn Phòng Nội vụ Phòng Tư pháp Phòng Công thương Phòng Văn hóa thể thao du lịch Phòng Lao động thương binh xã hội Phòng Tài - Kế hoạch Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Tĩnh Gia tỉnh Thanh Hóa (nguồn: Phòng Nội vụ UBND huyện Tĩnh Gia) Phòng Giáo dục đào tạo Phòng Y tế 45 Văn phòng HĐND UBND - Sơ đồ 2: SỞ NỘI VỤ UBND HUYỆN TĨNH GIA CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ PHÒNG NỘI VỤ LƯU TRỮ LỊCH SỬ LIÊN Cán kiêm Các lưu trữ Các lưu trữ Các lưu trữ Các Lưu trữ nhiệm lưu trữ của đơn Doanh Hội vị nghiệp nghiệp Nhà thuộc huyện theo TW theo thuộc UBND nước thuộc phòng, quan quản lý ban chuyên môn ngành dọc huyện huyện Mô hình tổ chức công tác lưu trữ UBND huyện Tĩnh Gia (Nguồn: Phòng Nội vụ UBND huyện Tĩnh Gia) 46 UỶ BAN THƯỜNG VỤ QUỐC HỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ******** Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 34/2001/PL-UBTVQH10 ******** Hà Nội, ngày 04 tháng năm 2001 PHÁP LỆNH CỦA UỶ BAN THƯỜNG VỤ QUỐC HỘI SỐ 34/2001/PL-UBTVQH10 NGÀY 04 THÁNG NĂM 2001 VỀ LƯU TRỮ QUỐC GIA Tài liệu lưu trữ quốc gia di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Để bảo vệ an toàn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ quốc gia; nâng cao trách nhiệm quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân công dân việc bảo vệ, quản lý sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia; Căn vào Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992; Căn vào Nghị Quốc hội khoá X, kỳ họp thứ Chương trình xây dựng luật, pháp lệnh năm 2001; Pháp lệnh quy định lưu trữ quốc gia Chương 1: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Tài liệu lưu trữ quốc gia tài liệu có giá trị trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học công nghệ hình thành thời kỳ lịch sử dân tộc Việt Nam, trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ chức) nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học hoạt động thực tiễn 47 Tài liệu lưu trữ quốc gia phải chính, gốc tài liệu ghi giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm vật mang tin khác; trường hợp không chính, gốc thay hợp pháp Điều Trong Pháp lệnh này, từ ngữ hiểu sau: "Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam" toàn tài liệu lưu trữ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội, nơi bảo quản, kỹ thuật làm tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam "Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam" toàn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân Đảng, tổ chức trị - xã hội; tài liệu thân thế, nghiệp hoạt động Chủ tịch Hồ Chí Minh, nhân vật lịch sử, tiêu biểu Đảng, nhân vật lịch sử, tiêu biểu Đảng đồng thời cán lãnh đạo chủ chốt Nhà nước, tổ chức trị - xã hội "Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam" toàn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội- nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu tài liệu khác có giá trị lĩnh vực quy định Điều Pháp lệnh "Tài liệu văn thư" văn bản, tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức "Lưu trữ hành" phận lưu trữ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ tiếp nhận từ đơn vị thuộc quan, tổ chức "Lưu trữ lịch sử" quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ tiếp nhận từ lưu trữ hành 48 nguồn tài liệu khác "Bảo hiểm tài liệu lưu trữ" việc thực biện pháp chụp, bảo quản tài liệu lưu trữ kho lưu trữ chuyên dụng riêng biệt tách rời chính, gốc tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, nhằm bảo vệ an toàn tài liệu Điều Lưu trữ quốc gia đặt lãnh đạo Đảng quản lý thống Nhà nước Tài liệu lưu trữ quốc gia phải quản lý thống theo quy định pháp luật Nhà nước đầu tư kinh phí thích đáng đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia Điều Nhà nước khuyến khích việc mở rộng quan hệ hợp tác với tổ chức, cá nhân nước việc thu thập, quản lý, bảo vệ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia sở tôn trọng độc lập, chủ quyền quốc gia, bình đẳng bên có lợi, phù hợp với pháp luật Việt Nam điều ước quốc tế mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết tham gia Điều Tài liệu riêng cá nhân, gia đình, dòng họ có giá trị tài liệu quy định Điều Pháp lệnh Nhà nước đăng ký bảo hộ; quan lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn, giúp đỡ kỹ thuật bảo quản Nhà nước khuyến khích việc tặng cho, ký gửi tài liệu riêng cá nhân, gia đình, dòng họ cho quan lưu trữ; trường hợp bán tài liệu riêng cá nhân, gia đình, dòng họ phải báo cho quan lưu trữ ưu tiên bán cho quan lưu trữ Việc chuyển tài liệu quy định khoản Điều nước phải tuân theo quy định pháp luật 49 Điều Người đứng đầu quan, tổ chức phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm đạo công tác lưu trữ việc ứng dụng khoa học công nghệ để đại hoá công tác lưu trữ, nâng cao hiệu thu thập, quản lý, bảo vệ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia Cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ có trách nhiệm thu thập, quản lý, bảo vệ an toàn phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia Điều Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia để phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng khác; đồng thời có trách nhiệm thực quy định Pháp lệnh quy định khác pháp luật có liên quan Điều Việc thu thập, quản lý, bảo vệ, khai thác, sử dụng công bố tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc bí mật nhà nước tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, thực theo quy định pháp luật Điều Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ quốc gia sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia vào mục đích trái với lợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp tổ chức, cá nhân Chương 2: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Mục 1: THU THẬP, QUẢN LÝ VÀ BẢO VỆ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 10 Tài liệu văn thư quan, tổ chức phải đăng ký quản lý quan, tổ chức Điều 11 Cơ quan, tổ chức, cá nhân trình xây dựng, ban hành văn sử dụng tài liệu văn thư phải lập thành hồ sơ bảo vệ an toàn Tài liệu văn thư có giá trị lưu trữ quan, tổ chức phải giao 50 nộp vào lưu trữ hành quan, tổ chức theo thời hạn quy định khoản Điều 14 Pháp lệnh Điều 12 Thẩm quyền thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam quy định sau: Cơ quan lưu trữ Đảng thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Thẩm quyền thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam quan, tổ chức cấp quan có thẩm quyền Đảng quy định theo đề nghị quan lưu trữ trung ương; Cơ quan lưu trữ Nhà nước thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam Thẩm quyền thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam quan, tổ chức cấp Chính phủ quy định theo đề nghị quan lưu trữ trung ương Điều 13 Người đứng đầu quan, tổ chức định việc lựa chọn tài liệu văn thư để giao nộp vào lưu trữ hành, lựa chọn tài liệu lưu trữ hành để giao nộp vào lưu trữ lịch sử loại tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ theo đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng xác định giá trị tài liệu người đứng đầu quan, tổ chức thành lập Việc lựa chọn tài liệu lưu trữ lịch sử để bảo quản loại tài liệu hết giá trị lưu trữ lịch sử để tiêu huỷ Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu đề nghị quan có thẩm quyền định theo quy định Chính phủ Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu người đứng đầu quan lưu trữ trung ương thành lập Điều 14 Thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữ quy định sau: 51 Sau năm, kể từ năm công việc có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc tài liệu có giá trị lưu trữ giao nộp vào lưu trữ hành; Thời hạn giao nộp tài liệu từ lưu trữ hành quan, tổ chức vào lưu trữ lịch sử quy định sau: a) Sau mười năm, kể từ năm tài liệu văn thư giao nộp vào lưu trữ hành quan, tổ chức trung ương; b) Sau năm năm, kể từ năm tài liệu văn thư giao nộp vào lưu trữ hành quan, tổ chức địa phương; Chính phủ quy định thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữ Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ Ngoại giao số quan, tổ chức khác; tài liệu lưu trữ khoa học công nghệ, văn học nghệ thuật; tài liệu lưu trữ phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh, vật mang tin khác theo đề nghị quan lưu trữ trung ương Điều 15 Trong trường hợp quan, tổ chức giải thể, doanh nghiệp phá sản trước chấm dứt hoạt động, người đứng đầu quan, tổ chức, doanh nghiệp phải quản lý, giao nộp tài liệu lưu trữ theo quy định sau đây: a) Tài liệu lưu trữ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu lưu trữ lịch sử phải giao nộp vào lưu trữ lịch sử; b) Tài liệu lưu trữ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu lưu trữ lịch sử phải giao nộp vào lưu trữ quan, tổ chức cấp trực tiếp Trong trường hợp quan, tổ chức chia tách, sáp nhập chia tách, sáp nhập người đứng đầu quan, tổ chức phải quản lý, giao nộp tài liệu lưu trữ theo quy định quan lưu trữ trung ương Trong trường hợp chia tách, sáp nhập đơn vị hành việc quản lý, giao nộp tài liệu lưu trữ theo quy định Chính phủ Điều 16 Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải tiến hành theo thủ tục quan lưu trữ trung ương quy định phải bảo đảm tiêu huỷ hết thông tin 52 tài liệu Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải lập thành hồ sơ Hồ sơ việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bao gồm: a) Tờ trình việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị; b) Danh mục tài liệu hết giá trị; c) Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; d) Quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị người có thẩm quyền; đ) Biên tiêu huỷ tài liệu tài liệu có liên quan Hồ sơ việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải bảo quản quan, tổ chức có tài liệu bị tiêu huỷ thời hạn hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu bị tiêu huỷ Điều 17 Tài liệu lưu trữ phải bảo quản an toàn kho lưu trữ Tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử phải bảo quản kho lưu trữ chuyên dụng Tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, phải bảo quản theo chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ Tiêu chuẩn loại kho lưu trữ chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ quan lưu trữ trung ương quy định Mục 2: SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 18 Tài liệu lưu trữ lưu trữ lịch sử khai thác, sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu toàn xã hội, trừ tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật nhà nước, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, Người đứng đầu lưu trữ lịch sử phải thông báo, giới thiệu danh mục tài liệu lưu trữ để phục vụ việc khai thác, sử dụng Điều 19 Tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm; tài liệu lưu trữ có nguy bị hư hỏng khai thác, sử dụng 53 Điều 20 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia quan, tổ chức, cá nhân nước quy định sau: a) Người đứng đầu quan, tổ chức cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản lưu trữ quan, tổ chức quản lý; b) Người đứng đầu Trung tâm lưu trữ quốc gia cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm lưu trữ quốc gia, trừ tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật nhà nước tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, Việc cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia tổ chức, cá nhân nước thực theo quy định pháp luật Điều 21 Cơ quan, tổ chức, cá nhân nước mang tài liệu lưu trữ nước để phục vụ hoạt động công vụ, nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng khác sau quan có thẩm quyền cho phép phải hoàn trả lại nguyên vẹn tài liệu lưu trữ Nghiêm cấm việc mang tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, khỏi lãnh thổ Việt Nam, trường hợp đặc biệt quan nhà nước có thẩm quyền cho phép mang Điều 22 Cơ quan, tổ chức cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan, tổ chức cho phép tài liệu lưu trữ Cơ quan lưu trữ cấp chứng thực tài liệu lưu trữ Thủ tục tài liệu lưu trữ, thẩm quyền cấp chứng thực tài liệu lưu trữ quan lưu trữ trung ương quy định Điều 23 Việc công bố tài liệu thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam quy định sau: Cơ quan có thẩm quyền Đảng quy định việc công bố tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; Chính phủ quy định việc công bố tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước 54 Việt Nam Điều 24 Phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thực theo quy định pháp luật Chương 3: QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ LƯU TRỮ Điều 25 Nội dung quản lý nhà nước lưu trữ bao gồm: Xây dựng đạo thực quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ; Xây dựng, ban hành tổ chức thực văn quy phạm pháp luật lưu trữ; Quản lý thống tài liệu lưu trữ quốc gia; Thống kê nhà nước lưu trữ; Quản lý thống chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ; Tổ chức, đạo việc nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ hoạt động lưu trữ; Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức văn thư, lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng hoạt động lưu trữ; Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật lưu trữ; Hợp tác quốc tế lưu trữ Điều 26 Chính phủ thống quản lý nhà nước lưu trữ Cơ quan lưu trữ trung ương có chức tham mưu cho Đảng, chịu trách nhiệm trước Chính phủ việc thực quản lý nhà nước lưu trữ Tổ chức, nhiệm vụ quyền hạn quan lưu trữ trung ương Chính phủ quy định Điều 27 Cơ quan, tổ chức phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm quản lý công tác lưu trữ 55 Chương 4: KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VI PHẠM Điều 28 Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích việc thu thập, quản lý, bảo vệ tài liệu lưu trữ; phát hiện, giao nộp, tặng cho tài liệu lưu trữ có giá trị, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, cho quan lưu trữ khen thưởng theo quy định pháp luật Điều 29 Người chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ quốc gia có hành vi khác vi phạm quy định Pháp lệnh tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử phạt hành bị truy cứu trách nhiệm hình sự; gây thiệt hại phải bồi thường theo quy định pháp luật Người lợi dụng chức vụ, quyền hạn vi phạm quy định Pháp lệnh tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật bị truy cứu trách nhiệm hình sự; gây thiệt hại phải bồi thường theo quy định pháp luật Chương 5: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 30 Pháp lệnh có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng năm 2001 Pháp lệnh thay Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia Hội đồng Nhà nước thông qua ngày 30 tháng 11 năm 1982 Những quy định trước trái với Pháp lệnh bãi bỏ Điều 31 Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành Pháp lệnh Nông Đức Mạnh (Đã ký) 56