Xây dựng mô hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Trường Đại học Kỹ thuật – Hậu cần Công an nhân dân : Luận văn ThS. Văn thư - Lưu trữ - Bảo tàng: 60 32 03

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN LƯU THỊ KHÁNH HÂN XÂY DỰNG MƠ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT – HẬU CẦN CÔNG AN NHÂN DÂN LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC Hà Nội - 2018 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN LƯU THỊ KHÁNH HÂN XÂY DỰNG MƠ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT – HẬU CẦN CÔNG AN NHÂN DÂN Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học Mã số: 16035064 Người hướng dẫn khoa học: PGS Nguyễn Văn Hàm Hà Nội – 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn cơng trình riêng tơi Các tư liệu kết nêu luận văn trung thực Nếu có điều sai sót tơi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm Hà Nội, ngày tháng năm 2018 Tác giả luận văn Lưu Thị Khánh Hân LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn này, trước hết tơi xin bày tỏ lịng biết ơn đến Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng – Trường Đại học khoa học xã hội nhân văn Hà Nội thầy giáo tận tình giảng dạy, bảo, tạo điều kiện cho suốt q trình học tập Tơi xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình lãnh đạo, cán lưu trữ Học viện, Trường Đại học mà khảo sát thầy cô khoa, bạn bè, đồng nghiệp giúp chúng tơi hồn thành đề tài Đặc biệt, xin trân trọng cảm ơn hướng dẫn bảo tận tình PGS Nguyễn Văn Hàm – người thầy định hướng giúp tơi hồn thành luận văn Trong q trình thực đề tài, ngồi nỗ lực nghiên cứu, tìm hiểu thân tơi, cịn có kế thừa, tổng hợp tài liệu nhà nghiên cứu trước Tuy nhiên mẻ, tính chất phức tạp đề tài trình độ thân cịn hạn chế nên luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong giúp đỡ góp ý thầy bạn để luận văn hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày tháng năm 2018 Học viên Lưu Thị Khánh Hân BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT TÊN THUẬT NGỮ CHỮ VIẾT TẮT 01 Bảo hiểm y tế BHYT 02 Bộ Công an BCA 03 Bộ Nội vụ BNV 04 Công an nhân dân CAND 05 Đại học ĐH 06 Đại học Quốc gia ĐHQG 07 Kỹ thuật – Hậu cần KT - HC 08 Tư liệu giáo khoa TLGK 09 Văn thư – Lưu trữ VTLT 10 Xã hội chủ nghĩa XHCN MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu tham khảo Đóng góp đề tài 11 CHƢƠNG 1: TỔ CHỨC QUẢN LÝ CƠNG TÁC LƢU TRỮ NĨI CHUNG VÀ TẠI CÁC CƠ SỞ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC NÓI RIÊNG 13 1.1 Một số vấn đề tổ chức quản lý cơng tác lƣu trữ nói chung 13 1.1.2 Nguyên tắc tổ chức công tác lƣu trữ 14 1.1.3 Tiêu chí đánh giá mơ hình tổ chức quản lý lƣu trữ 15 1.1.4 Nội dung tổ chức quản lý lƣu trữ 16 1.2 Vấn đề tổ chức quản lý công tác lƣu trữ số sở đào tạo đại học 21 1.2.1 Tổ chức phận Lƣu trữ 22 1.2.2 Công tác tuyển chọn nhân làm lƣu trữ 27 1.2.3 Tổ chức kho tàng, trang thiết bị lƣu trữ 29 1.2.4 Ban hành văn hƣớng dẫn, quy định công tác lƣu trữ 35 1.2.5 Công tác tra, kiểm tra, đánh giá lƣu trữ 37 1.3 Đánh giá nội dung tổ chức quản lý lƣu trữ trƣờng 39 1.3.1 Học viện An ninh nhân dân 39 1.3.2 Trƣờng Đại học Khoa học xã hội Nhân văn (ĐH QG Hà Nội) 39 1.3.3 Trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội I 41 TIỂU KẾT CHƢƠNG 43 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA TRƢỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT – HẬU CẦN CÔNG AN NHÂN DÂN 44 2.1 Tổng quan Trƣờng Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND 44 2.1.1 Lịch sử hình thành 44 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 47 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 49 2.2 Thành phần, nội dung giá trị tài liệu lƣu trữ trƣờng 51 2.2.1 Thành phần tài liệu 51 2.2.2 Nội dung, đặc điểm 51 2.2.3 Ý nghĩa tài liệu phát triển nhà trƣờng 59 2.3 Thực trạng tổ chức quản lý công tác lƣu trữ trƣờng 61 2.3.1 Tình hình tổ chức quản lý lƣu trữ trƣờng 61 2.3.2 Đánh giá công tác tổ chức quản lý lƣu trữ trƣờng 77 TIỂU KẾT CHƢƠNG 81 CHƢƠNG 3: ĐỀ XUẤT MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ CƠNG TÁC LƢU TRỮ TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT – HẬU CẦN CAND 83 3.1 Sự cần thiết việc tổ chức quản lý công tác lƣu trữ Trƣờng Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND 83 3.2 Các yêu cầu tổ chức quản lý công tác lƣu trữ Trƣờng 83 3.2.1 Phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động Trƣờng 83 3.2.2 Phù hợp với đặc điểm khối tài liệu đƣợc sản sinh trình hoạt động Trƣờng 84 3.2.3 Phục vụ hiệu cho hoạt động đào tạo nghiên cứu khoa học Trƣờng 84 3.3 Mơ hình tổ chức quản lý công tác lƣu trữ trƣờng Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND 86 3.3.2 Tuyển dụng bố trí ngƣời làm lƣu trữ 88 3.3.3 Hoàn thiện hệ thống kho tàng, trang thiết bị cho lƣu trữ 89 3.3.4 Ban hành văn đạo, hƣớng dẫn phổ biến, tập huấn nghiệp vụ 90 3.3.5 Kiểm tra, đánh giá, xử lý vi phạm việc thực công tác lƣu trữ trƣờng 90 3.4 Tính khả thi việc thực mơ hình tổ chức quản lý cơng tác lƣu trữ Trƣờng Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND 91 3.4.1 Thuận lợi 91 3.4.2 Khó khăn 92 3.5 Một số biện pháp thực mơ hình tổ chức quản lý công tác lƣu trữ trƣờng Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND 94 3.5.1 Về phía Bộ nhà trƣờng 94 3.5.2 Về phía cán làm cơng tác lƣu trữ 105 TIỂU KẾT CHƢƠNG 107 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 111 CÁC CƠNG TRÌNH NGHIÊN CỨU ĐÃ ĐƢỢC CÔNG BỐ LIÊN QUAN ĐẾN NỘI DUNG LUẬN VĂN……………………………………………118 PHẦN PHỤ LỤC………………………………………………………… 119 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Thực tiễn cho thấy công tác lƣu trữ hoạt động vô cần thiết với quan, tổ chức Nhờ có hoạt động lƣu trữ mà tài liệu đƣợc tổ chức, xếp theo hệ thống khoa học để thuận tiện cho việc tra tìm, khai thác sử dụng, phục vụ cho mục đích nghiên cứu khoa học, lịch sử trì hoạt động quan, tổ chức nói chung Do vậy, cơng tác lƣu trữ hoạt động có vai trị quan trọng q trình hoạt động quan, tổ chức, mang lại hiệu phục vụ nhƣ: - Công tác lƣu trữ phục vụ hoạt động quản lý quan, tổ chức - Công tác lƣu trữ phục vụ thiết thực cho việc nghiên cứu, tổng kết hoạt động quan - Công tác lƣu trữ đƣợc thực tốt thiết lập đƣợc hệ thống nguồn tài liệu lƣu trữ phong phú, khoa học chứa đựng thông tin hữu ích cho việc nghiên cứu lịch sử Đối với trƣờng học, tài liệu lƣu trữ không sở cho hoạt động Phòng, Khoa, Bộ mơn trƣờng mà cịn xác đáng cho hoạt động kiểm tra, đánh giá để nhìn nhận đƣợc ƣu điểm, hạn chế cơng tác đào tạo nhà trƣờng, từ đó, giúp nhà lãnh đạo tìm biện pháp hiệu để nâng cao cơng tác quản lý, góp phần đƣa công tác đào tạo ngày phát triển Trƣờng Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND trƣờng tiêu biểu cho khối ngành hậu cần – kỹ thuật Bộ Công an Do vậy, công tác lƣu trữ vấn đề đƣợc quan tâm hoạt động tổ chức quản lý nhà trƣờng Những vấn đề liên quan đến lƣu trữ nhƣ tổ chức khoa học tài liệu (gồm: phân loại, xác định giá trị, tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu…), công tác bảo quản, công tác tổ chức sử dụng tài liệu nội dung lý luận chủ yếu hoạt động lƣu trữ Những nội dung nghiệp vụ lƣu trữ đƣợc áp dụng theo nhiều cách khác nhau, phụ thuộc vào đặc điểm tổ chức hoạt động quan, tổ chức Trong trƣờng học, đặc biệt trƣờng Đại học thuộc lực lƣợng vũ trang, công tác lƣu trữ cần quy định nhà nƣớc, đồng thời cần đảm bảo đƣợc tính đặc thù ngành quy định liên quan đến vấn đề bảo vệ bí mật Nhà nƣớc Do vậy, hoạt động lƣu trữ cần gắn với tính bảo mật tài liệu Đề tài “Xây dựng mơ hình tổ chức quản lý công tác lƣu trữ” nội dung mới, nhiên, việc nghiên cứu công tác lƣu trữ trƣờng học thuộc ngành CAND chƣa đƣợc nghiên cứu cách toàn diện Đây lý để tác giả lựa chọn vấn đề “Xây dựng mơ hình tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ Trường Đại học Kỹ thuật - Hậu cần Công an nhân dân” làm đề tài luận văn Qua kết nghiên cứu đƣợc thực đề tài này, tác giả mong muốn đóng góp nhỏ lý luận thực tiễn tổ chức quản lý công tác lƣu trƣờng đại học, đồng thời, tạo thuận lợi cho trình nghiên cứu, xây dựng vấn đề có quy mơ rộng liên quan đến nội dung đề tài Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu  Mục tiêu nghiên cứu: Đề tài đƣợc nghiên cứu nhằm hƣớng tới hai mục tiêu sau: - Khái qt mơ hình tổ chức quản lý cơng tác lƣu trữ quan nói chung, trƣờng đại học nói riêng lựa chọn mơ hình tổ chức quản lý cơng tác lƣu trữ Trƣờng Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND có tính khả thi - Chỉ rõ u cầu việc xây dựng mơ hình tổ chức quản lý công tác lƣu trữ riêng dựa điểm khác biệt mơ hình tổ chức lƣu trữ Trƣờng Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND ... CHƢƠNG 3: ĐỀ XUẤT MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ CƠNG TÁC LƢU TRỮ TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT – HẬU CẦN CAND 83 3.1 Sự cần thiết việc tổ chức quản lý công tác lƣu trữ Trƣờng Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND... http://htjsc.com.vn/news/tin-nganh/diem-moi-cua-to-chuc-va-chuc- nang-quan-ly-hoat-dong-van-thu-luu-tru-o-dia-phuong-hien-nay.html) Nhƣ vậy, cấp quản lý, phận lƣu trữ đóng vai trị quan trọng việc trì hoạt động quan Bộ...ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN LƯU THỊ KHÁNH HÂN XÂY DỰNG MƠ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT – HẬU