Xây dựng mô hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Trường Đại học Kỹ thuật – Hậu cần Công an nhân dân : Luận văn ThS. Văn thư - Lưu trữ - Bảo tàng: 60 32 03

Đối với một trường học, tài liệu lưu trữ không chỉ là cơ sở cho các hoạt động của các Phòng, Khoa, Bộ môn trong trường mà còn là căn cứ xác đáng cho mọi hoạt động kiểm tra, đánh giá để n

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội - 2018

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

LƯU THỊ KHÁNH HÂN

XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT – HẬU CẦN CÔNG AN

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình của riêng tôi Các tư liệu và kết quả nêu trong luận văn là trung thực Nếu có điều gì sai sót tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Hà Nội, ngày tháng năm 2018

Tác giả luận văn

Lưu Thị Khánh Hân

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành luận văn này, trước hết tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng – Trường Đại học khoa học xã hội và nhân văn Hà Nội cùng các thầy cô giáo đã tận tình giảng dạy, chỉ bảo, tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình học tập

Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các lãnh đạo, cán bộ lưu trữ tại các Học viện, Trường Đại học mà tôi đã khảo sát cùng các thầy cô trong khoa, bạn bè, đồng nghiệp đã giúp chúng tôi hoàn thành đề tài này Đặc biệt, tôi xin trân trọng cảm ơn sự hướng dẫn và chỉ bảo tận tình của PGS Nguyễn Văn Hàm – người thầy đã định hướng và giúp tôi hoàn thành luận văn này

Trong quá trình thực hiện đề tài, ngoài sự nỗ lực nghiên cứu, tìm hiểu của bản thân tôi, còn có sự kế thừa, tổng hợp tài liệu của các nhà nghiên cứu đi trước Tuy nhiên do sự mới mẻ, tính chất phức tạp của đề tài và trình độ của bản thân còn hạn chế nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót Kính mong sự giúp đỡ và góp ý của các thầy cô và các bạn để luận văn được hoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn

Hà Nội, ngày tháng năm 2018

Học viên

Lưu Thị Khánh Hân

BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

1

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

PHẦN MỞ ĐẦU 4

1 Lý do chọn đề tài 4

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 5

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 6

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 6

5 Phương pháp nghiên cứu và tài liệu tham khảo 8

6 Đóng góp của đề tài 11

CHƯƠNG 1: TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ NÓI CHUNG VÀ TẠI CÁC CƠ SỞ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC NÓI RIÊNG 13

1.1 Một số vấn đề về tổ chức quản lý công tác lưu trữ nói chung 13

1.1.2 Nguyên tắc tổ chức công tác lưu trữ 14

1.1.3 Tiêu chí đánh giá mô hình tổ chức quản lý lưu trữ 15

1.1.4 Nội dung tổ chức quản lý lưu trữ 16

1.2 Vấn đề tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại một số cơ sở đào tạo đại học 21

1.2.1 Tổ chức bộ phận Lưu trữ 22

1.2.2 Công tác tuyển chọn nhân sự làm lưu trữ 27

1.2.3 Tổ chức kho tàng, trang thiết bị lưu trữ 29

1.2.4 Ban hành các văn bản hướng dẫn, quy định về công tác lưu trữ 35

1.2.5 Công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá trong lưu trữ 37

1.3 Đánh giá về nội dung tổ chức quản lý lưu trữ của các trường 39

1.3.1 Học viện An ninh nhân dân 39

1.3.2 Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (ĐH QG Hà Nội) 39

1.3.3 Trường Đại học Sư phạm Hà Nội I 41

2

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 43

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT – HẬU CẦN CÔNG AN NHÂN DÂN 44

2.1 Tổng quan về Trường Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND 44

2.1.1 Lịch sử hình thành 44

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 47

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 49

2.2 Thành phần, nội dung và giá trị tài liệu lưu trữ của trường 51

2.2.1 Thành phần tài liệu 51

2.2.2 Nội dung, đặc điểm 51

2.2.3 Ý nghĩa của tài liệu đối với sự phát triển của nhà trường 59

2.3 Thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại trường 61

2.3.1 Tình hình tổ chức quản lý lưu trữ tại trường 61

2.3.2 Đánh giá về công tác tổ chức quản lý lưu trữ tại trường 77

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 81

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT – HẬU CẦN CAND 83

3.1 Sự cần thiết của việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ đối với Trường Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND 83

3.2 Các yêu cầu trong tổ chức quản lý công tác lưu trữ của Trường 83

3.2.1 Phù hợp với đặc điểm và tổ chức hoạt động của Trường 83

3.2.2 Phù hợp với đặc điểm của khối tài liệu được sản sinh trong quá trình hoạt động của Trường 84

3.2.3 Phục vụ hiệu quả cho hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học của Trường 84

3.3 Mô hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ của trường Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND 86

3.3.2 Tuyển dụng và bố trí người làm lưu trữ 88

3.3.3 Hoàn thiện hệ thống kho tàng, trang thiết bị cho lưu trữ 89

3

3.3.4 Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn phổ biến, tập huấn nghiệp vụ 90

3.3.5 Kiểm tra, đánh giá, xử lý vi phạm về việc thực hiện công tác lưu trữ trong trường 90

3.4 Tính khả thi trong việc thực hiện mô hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Trường Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND 91

3.4.1 Thuận lợi 91

3.4.2 Khó khăn 92

3.5 Một số biện pháp thực hiện mô hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại trường Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND 94

3.5.1 Về phía Bộ và nhà trường 94

3.5.2 Về phía các cán bộ làm công tác lưu trữ 105

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 107

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 111

CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU ĐÃ ĐƯỢC CÔNG BỐ LIÊN QUAN ĐẾN NỘI DUNG LUẬN VĂN………118

PHẦN PHỤ LỤC……… 119

- Công tác lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý trong các cơ quan, tổ chức

- Công tác lưu trữ phục vụ thiết thực cho việc nghiên cứu, tổng kết hoạt động của cơ quan

- Công tác lưu trữ được thực hiện tốt sẽ thiết lập được hệ thống nguồn tài liệu lưu trữ phong phú, khoa học và chứa đựng những thông tin hữu ích cho việc nghiên cứu lịch sử

Đối với một trường học, tài liệu lưu trữ không chỉ là cơ sở cho các hoạt động của các Phòng, Khoa, Bộ môn trong trường mà còn là căn cứ xác đáng cho mọi hoạt động kiểm tra, đánh giá để nhìn nhận được những ưu điểm, hạn chế trong công tác đào tạo của nhà trường, từ đó, giúp các nhà lãnh đạo tìm ra những biện pháp hiệu quả để nâng cao công tác quản lý, góp phần đưa công tác đào tạo ngày càng phát triển Trường Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND

là ngôi trường tiêu biểu cho khối ngành hậu cần – kỹ thuật của Bộ Công an

Do vậy, công tác lưu trữ đang là vấn đề rất được quan tâm trong hoạt động tổ chức quản lý của nhà trường Những vấn đề liên quan đến lưu trữ như tổ chức khoa học tài liệu (gồm: phân loại, xác định giá trị, tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu…), công tác bảo quản, công tác tổ chức sử dụng tài liệu là

5

những nội dung lý luận chủ yếu của hoạt động lưu trữ Những nội dung này cũng là những nghiệp vụ lưu trữ cơ bản được áp dụng theo nhiều cách khác nhau, phụ thuộc vào đặc điểm và tổ chức hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Trong một trường học, đặc biệt là trường Đại học thuộc lực lượng vũ trang, công tác lưu trữ cần đúng quy định của nhà nước, đồng thời cũng cần đảm bảo được tính đặc thù của ngành và những quy định liên quan đến vấn đề bảo vệ bí mật Nhà nước Do vậy, hoạt động lưu trữ cần gắn với tính bảo mật tài liệu Đề tài về “Xây dựng mô hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ” không phải là nội dung mới, tuy nhiên, việc nghiên cứu công tác lưu trữ trong một trường học thuộc ngành CAND thì chưa được nghiên cứu một cách toàn diện

Đây cũng là lý do để tác giả lựa chọn vấn đề “Xây dựng mô hình tổ chức

quản lý công tác lưu trữ tại Trường Đại học Kỹ thuật - Hậu cần Công an nhân dân” làm đề tài luận văn của mình Qua các kết quả nghiên cứu được

thực hiện trong đề tài này, tác giả mong muốn đóng góp nhỏ về lý luận và thực tiễn tổ chức quản lý công tác lưu ở một trường đại học, đồng thời, tạo thuận lợi cho quá trình nghiên cứu, xây dựng những vấn đề có quy mô rộng hơn liên quan đến nội dung đề tài

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

 Mục tiêu nghiên cứu:

Đề tài được nghiên cứu nhằm hướng tới hai mục tiêu cơ bản sau:

- Khái quát mô hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nói chung, các trường đại học nói riêng và lựa chọn mô hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Trường Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND có tính khả thi nhất

- Chỉ rõ yêu cầu của việc xây dựng mô hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ riêng dựa trên những điểm khác biệt trong mô hình tổ chức lưu trữ của Trường Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND

6

 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài đặt ra cho tác giả một số nhiệm vụ sau đây:

- Khảo sát, nghiên cứu mô hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại một số trường Đại học trong ngành và một số trường ngoài ngành để lựa chọn một mô hình phù hợp với tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Kỹ thuật

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Mô hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ

- Phạm vi nghiên cứu: Tác giả lựa chọn 03 trường để khảo sát thực

trạng công tác lưu trữ (Học viên An ninh nhân dân, Trường Đại học Khoa học

Xã hội và nhân văn, Trường Đại học Sư phạm Hà Nội I) và khảo sát một số trường Học viện, Đại học khác, kết hợp với việc nghiên cứu công tác lưu trữ tại trường Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND để so sánh và lựa chọn mô hình

tổ chức và quản lý công tác lưu trữ phù hợp để áp dụng cho Trường

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Vấn đề tổ chức, quản lý công tác lưu trữ là một vấn đề thiết thực, gắn với hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức nên được nhiều tác giả lựa chọn ở các phạm vi, lĩnh vực nghiên cứu khác nhau

* Về nội dung tổ chức quản lý công tác lưu trữ, tác giả được biết tới và

tham khảo một số công trình nghiên cứu, điển hình là Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học của tác giả Đinh Thị Hải Yến (2014) với đề tài

Ngoài ra, tác giả còn tham khảo nhiều đề tài khác có liên quan đến nội dung này như: Nguyễn Thị Kim Bình (2015), Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn Kinh tế Việt Nam, Luận án Tiến sĩ, Tư liệu Khoa Lưu trữ học & QTVP, Trường ĐH KHXH & NV, ĐH Quốc gia Hà Nội; Nguyễn Thị Kim Bình (2005), Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các Tổng Công ty

91, Luận văn Ths, Tư liệu Khoa Lưu trữ học & QTVP, Trường ĐH KHXH &

NV, ĐH Quốc gia Hà Nội; Trần Vũ Thành (2013), Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài ( Nghiên cứu các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai), Luận văn Ths, Tư liệu Khoa Lưu trữ học & QTVP, Trường ĐH KHXH & NV, ĐH Quốc gia Hà Nội…Các công trình trên đã đưa ra được những nội dung đặc thù của công tác lưu trữ tại các doanh nghiệp tư nhân và đề xuất những giải pháp hiệu quả để nâng cao chất lượng tổ chức quản lý lưu trữ trong các doanh nghiệp

* Về nội dung công tác lưu trữ tại các Trường học, tác giả đã được biết

tới, nghiên cứu và tham khảo các công trình như: Hoàng Văn Thanh (2010), Công tác lưu trữ trong các trường Cao đẳng – Thực trạng và giải pháp, Luận văn Ths, Tư liệu Khoa Lưu trữ học & QTVP, Trường ĐH KHXH & NV, ĐH Quốc gia Hà Nội; Hồ Thị Ngọc Hà (2010), Công tác văn thư và lưu trữ của Trường Đại học Hà Nội – Thực trạng và giải pháp, Khóa luận tốt nghiệp, Tư liệu Khoa Lưu trữ học & QTVP, Trường ĐH KHXH & NV, ĐH Quốc gia Hà Nội; Kim Thị Huyền Trang (2011), Một số giải pháp nâng cao chất lượng

8

công tác lưu trữ của Trường Cao đẳng Sơn La, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường, Trung tâm Thông tin thư viện Trường Cao đẳng Sơn La; Lê Thị Hoa (2007), Công tác Lưu trữ ở Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh – Thực trạng và giải pháp, Luận văn Ths, Tư liệu Khoa Lưu trữ học & QTVP, Trường ĐH KHXH & NV, ĐH Quốc gia Hà Nội; Nguyễn Hữu Trí (2013), Giải pháp thực hiện công tác lưu trữ của Trường Cao đẳng Sơn La, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường, Trung tâm Thông tin thư viện Trường Cao đẳng Sơn La…Các đề tài trên đã nêu ra được thực trạng công tác lưu trữ và hoạt động lưu trữ của khối các trường và đề xuất được những giải pháp cụ thể

để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ nhà trường trong những giai đoạn tiếp theo Nhìn chung, các công trình này đã góp phần định hướng được sự phát

triển lâu dài của công tác lưu trữ khối các trường

Bên cạnh đó, tác giả còn biết tới một số bài viết trên các website về nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác lưu trữ như trang: vanthuluutru.com, luutruvn.gov.vn, tailieu.vn…

Có thể thấy rằng, các đề tài, công trình nghiên cứu về tổ chức quản lý công tác lưu trữ có phạm vi trong một trường học cũng khá nhiều nhưng chưa

có đề tài nào nghiên cứu về tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong một trường học thuộc khối Hậu cần – Kỹ thuật CAND Do vậy, đây là đề tài nghiên cứu đầu tiên về công tác tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong phạm vi một trường

5 Phương pháp nghiên cứu và tài liệu tham khảo

* Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài tác giả đã sử dụng một số phương pháp sau đây:

- Phương pháp nghiên cứu của Lưu trữ học: Tác giả đã nghiên cứu các nội dung về tổ chức quản lý lưu trữ của các cơ sở đào tạo Đại học dựa trên 3

9

nguyên tắc của công tác lưu trữ, đó là nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử

và nguyên tắc toàn diện tổng hợp Với mỗi trường, tác giả đều kết hợp vận dụng ba nguyên tắc trên để nghiên cứu về nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ và đánh giá về ưu điểm, hạn chế của hoạt động tổ chức quản lý lưu trữ của mỗi trường mà tác giả tham gia khảo sát

- Phương pháp khảo sát thực tế: Tác giả đã khảo sát thực tế tại trường Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND, xây dựng các phiếu khảo sát, thăm dò ý kiến của các cán bộ lưu trữ trong trường; tiếp cận với các tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường

- Phương pháp phân tích tổng hợp: đây là phương pháp cơ bản được

sử dụng trong quá trình hoàn thiện nội dung đề tài, có ý nghĩa khái quát, tổng kết từ thực trạng, thực tiễn công tác lưu trữ để đưa ra những đánh giá, nhìn nhận khách quan về hiệu quả của công tác lưu trữ hiện nay của nhà trường Phương pháp này đã giúp tác giả lựa chọn được các thông tin cơ bản, thiết thực từ thực tiễn để phân tích, tổng hợp một cách có hệ thống, từ đó đưa ra được những đánh giá xác đáng và đề xuất được việc xây dựng mô hình lưu trữ phù hợp

- Phương pháp so sánh đối chiếu: tác giả sử dụng những thông tin lý luận được quy định trong các văn bản của nhà nước về quản lý công tác lưu trữ để so sánh với những quy định chung của trường Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND về công tác quản lý lưu trữ; đưa ra những ưu điểm, hạn chế và tìm hiểu nguyên nhân của các hạn chế để xây dựng được một mô hình lưu trữ hiệu quả nhất

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Trong quá trình khảo sát thực tế tài một số Học viện, Trường Đại học, tác giả đã vinh dự được lắng nghe ý kiến chia sẻ của các chuyên gia, cán bộ làm công tác lưu trữ có kinh nghiệm

và lòng yêu nghề để hiểu thêm về công tác tổ chức quản lý lưu trữ và có

10

những nhận định khách quan về hiệu quả của việc tổ chứcquản lý công tác lưu trữ tại các Học viện, trường Đại học đó

* Nguồn tài liệu tham khảo

Để thực hiện đề tài tác giả đã tham khảo các nguồn tư liệu sau đây:

+ Thông tư 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức – cán

bộ chính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan nhà nước các cấp

+ Thông tư 06/2015/TT-BNV ngày 08/12/2015 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ,

cơ quan ngang Bộ

- Tài liệu lý luận nghiệp vụ:

+ Dương Văn Khảm (2011), Từ điển giải thích Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ Việt Nam, NXB Văn hóa Thông tin;

+ Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB ĐH&GD chuyên nghiệp; Các thông tin về nguồn tài liệu và thực trạng hoạt động lưu trữ tại Trường ĐH Kỹ thuật – Hậu cần CAND;

+ Phan Đình Nham, Bùi Loan Thùy (2015), Giáo trình “Lưu trữ học đại cương”, NXB ĐHQGTPHCM;

- Các công trình nghiên cứu khoa học, các đề tài khóa luận, luận văn, luận án, báo cáo khoa học liên quan tới đề tài nghiên cứu đang được lưu trữ

11

tại tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng;

- Các bài viết trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam;

- Các bài tham luận được đăng trong kỷ yếu, hội nghị, hội thảo khoa học;

- Các bài viết liên quan trên các Website chuyên ngành như: vanthuluutru.com, luutruvn.gov.vn, tailieu.vn…

6 Đóng góp của đề tài

Với việc đạt được mục tiêu đã đề ra, luận văn mong muốn làm rõ cơ sở

lý luận và mô hình tổ chức quản lý hiệu quả công tác lưu trữ của trường Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND nói riêng và mô hình lưu trữ trong các trường học nói chung nhằm phục vụ mục tiêu đào tạo và nghiên cứu khoa học

7 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, đề tài được chia thành 3 chương cụ thể như sau:

Chương 1 Tổ chức quản lý công tác lưu trữ nói chung và tại các cơ

sở đào tạo đại học nói riêng

Nội dung chính của chương 1 là trình bày các nội dung lý luận về tổ chức quản lý công tác lưu trữ và nêu ra mô hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở một số trường đại học, có sự so sánh, đánh giá về ưu điểm, hạn chế trong việc tổ chức, quản lý lưu trữ của mỗi trường

Chương 2 Thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ của Trường Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND

Nội dung chương trình bày cụ thể về lịch sử, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và nội dung, giá trị của khối tài liệu của Trường Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND Với nhiệm vụ nghiên cứu đã được nêu, chương 2 cũng nêu

rõ thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Trường kèm theo những đánh giá, nhận định của tác giả.)

13

CHƯƠNG 1

TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ NÓI CHUNG

VÀ TẠI CÁC CƠ SỞ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC NÓI RIÊNG

1.1 Một số vấn đề về tổ chức quản lý công tác lưu trữ nói chung

1.1.1 Các khái niệm được sử dụng trong luận văn

* Mô hình: Theo Từ điển Tiếng Việt của Trung tâm Từ điển học

Vietlex, Nhà xuất bản Đà Nẵng năm 2009, “mô hình là hình thức diễn đạt hết sức gọn các đặc trưng chủ yếu của một đối tượng theo một phương tiện nào

đó để nghiên cứu đối tượng ấy”

* Tổ chức: Cũng theo nguồn của Từ điển học Vietlex, khái niệm “Tổ

chức” được nêu ra như sau: Tổ chức là sắp xếp, bố trí cho thành một chỉnh

thể, có một cấu tạo, một cấu trúc hoặc một chức năng chung nhất định

Chẳng hạn như: Tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ, tổ chức hoạt động lưu

trữ…Khái niệm này khá phù hợp với nội dung nghiên cứu của đề tài mà tác

giả đã lựa chọn

* Quản lý: Hiện nay, trong các tài liệu nghiên cứu, có nhiều định nghĩa

khác nhau về quản lý Theo Từ điển “Thuật ngữ hành chính” năm 2002 của Học viện Hành chính Quốc gia: “Quản lý là hoạt động có ý thức của con người nhằm sắp xếp, tổ chức, chỉ huy, điều hành, hướng dẫn, kiểm tra các quá trình xã hội và hoạt động của con người để hướng chúng phù hợp với quy luật

xã hội, đạt được mục tiêu xác định theo ý chí của nhà quản lý với chi phí thấp nhất” Theo Giáo trình Quản lý Nhà nước – tập 1 năm 2001: “Quản lý là sự tác động có ý thức để chỉ huy, điều hành, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi, hoạt động của con người để hướng tới mục đích, đúng ý chí và phù hợp với quy luật khách quan Ở đề tài này, tác giả sử dụng khái niệm theo Giáo trình Quản lý Nhà nước tập 1 năm 2001

* Tổ chức quản lý lưu trữ: là quy trình quản lý, thiết kế bộ máy, sắp

* Công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà

nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học, lịch sử

và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân (Nguồn: http://vanthuluutru.com/?p=8)

1.1.2 Nguyên tắc tổ chức công tác lưu trữ

Tài liệu lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Do vậy, việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ để đảm bảo độ an toàn, phát huy được giá trị của tài liệu đều dựa theo những nguyên tắc chung của công tác tổ chức lưu trữ

Theo Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” [8], việc tổ chức công tác lưu trữ theo hai nguyên tắc cơ bản:

Một là, quản lý tập trung thống nhất hệ thống các cơ quan lưu trữ từ Trung ương đến địa phương Việc tổ chức theo hệ thống giúp cho bộ máy lưu trữ được tổ chức một cách khoa học và theo trình tự Hệ thống này được tổ chức để quản lý khối tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam từ Trung ương đến địa phương

Hai là, quản lý tập trung thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ Để thực hiện tốt nguyên tắc này, cơ quan lưu trữ Đảng và Nhà nước đã ban hành nhiều văn

15

bản hướng dẫn nghiệp vụ, bao gồm: phân loại, xác định giá trị tài liệu, thu thập, bổ sung, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu Sự thống nhất về nghiệp vụ giúp cho công tác lưu trữ được tô chức, quản lý một cách có hệ thống, đảm bảo sự thống nhất, toàn diện trong các cơ quan, tổ chức

1.1.3 Tiêu chí đánh giá mô hình tổ chức quản lý lưu trữ

Mô hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ được đánh giá thông qua những tiêu chí sau đây:

Một là, mô hình tổ chức quản lý cần được tổ chức theo nguyên tắc tập trung, thống nhất Sự tập trung, thống nhất được thể hiện ở sự tập trung về cơ quan đóng vai trò quản lý cao nhất và thống nhất về các công tác, nội dung được triển khai trong vấn đề tổ chức quản lý công tác lưu trữ Để đánh giá được mô hình đó có hiệu quả hay không, có phù hợp với cơ quan hay không thì trước tiên cần đảm bảo mô hình đó đã được triển khai, thực hiện theo nguyên tắc tập trung và thống nhất giữa các cơ quan

Hai là, mô hình được thực hiện cần phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan Mỗi cơ quan, tổ chức đều có quy định riêng về chức năng, nhiệm

vụ của mình Do vậy, khi đánh giá mô hình tổ chức quản lý lưu trữ cũng cần xét đến sự phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan Ví dụ, cơ quan có chức năng, nhiệm vụ về giáo dục, đào tạo thì mô hình áp dụng phù hợp cũng cần có các nội dung về việc tổ chức lưu trữ, nhận sự tuyển chọn hay ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thiên về mục tiêu đào tạo để công tác đào tạo của nhà trường đạt hiệu quả cao nhất

Ba là, mô hình cần được đảm bảo bằng pháp luật, chịu sự chi phối của các văn bản Luật và các văn bản dưới luật hướng dẫn về các công tác và nghiệp vụ lưu trữ Mô hình được áp dụng vào cơ quan, tổ chức cần phù hợp với quy định của pháp luật, đó là các văn bản quy định về nguyên tắc tổ chức

tổ chức quản lý lưu trữ cũng cần lưu ý tới công tác tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ để những đối tượng có trách nhiệm thực hiện mô hình đó có đủ những năng lực, phẩm chất ưu tú cần thiết khi đảm nhận vai trò của mình Người thực hiện ở đây không chỉ là cán bộ làm lưu trữ mà còn là các lãnh đạo, những người đóng vai trò tham mưu, hoạch định những chính sách, kế hoạch để phù hợp với các tiêu chí đề ra của Nhà nước và của cơ quan

1.1.4 Nội dung tổ chức quản lý lưu trữ

1.1.4.1 Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ

Trong quá trình hoạt động của bất kỳ cơ quan nào, bộ phận quản lý cũng đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc điều hành, định hướng các hoạt động của bộ phận, cơ quan Với vai trò đó, bộ phận quản lý công tác lưu trữ có chức năng giúp lãnh đạo cơ quan quản lý hoạt động lưu trữ trong cơ quan thông qua việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan, quản lý thực hiện các nghiệp

vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho các cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới

Tên gọi của bộ phận quản lý công tác lưu trữ ở các cấp cũng tương đối giống nhau Đối với các cơ quan lưu trữ cấp Bộ, Điều 2, Thông tư số

Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp Trong đó, Điều 6, chương III của Thông tư có quy định Tổ

chức Văn thư, Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân các cấp như sau : Cấp tỉnh thành

lâ ̣p Chi cu ̣c Văn thư - Lưu trữ thuô ̣c Sở Nô ̣i vu ̣ trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh [34] Cũng theo Thông

tư này, đối với Tổ chức Văn thư , Lưu trữ cấp huyê ̣n : Phòng Nội vụ bố trí công chức chuyên trách giúp Trưởng phòng Nô ̣i vu ̣ thực hiê ̣n chức năng tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyê ̣n quản lý nhà nước về văn thư , lưu trữ của huyện Đối với tổ chức Văn thư, Lưu trữ cấp xã: Tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, bố trí công chức kiêm nhiê ̣m làm văn thư, lưu trữ

(Nguồn: nang-quan-ly-hoat-dong-van-thu-luu-tru-o-dia-phuong-hien-nay.html)

http://htjsc.com.vn/news/tin-nganh/diem-moi-cua-to-chuc-va-chuc-Như vậy, ở cấp quản lý, bộ phận lưu trữ cũng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì các hoạt động của cơ quan Bộ phận quản lý lưu trữ có các nhiệm vụ như: Xây dựng các văn bản quy định về công tác lưu trữ của cơ quan, quản lý và thực hiện các nghiệp vụ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan;

đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ, báo cáo tình hình

18

công tác lưu trữ hàng năm, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới

1.1.4.2 Tuyển dụng và bố trí người làm lưu trữ

Để phục vụ cho việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ một cách hiệu quả, nhân sự lưu trữ là bộ phận đóng vai trò thiết yếu Vì thế, công tác tuyển dụng cũng cần được tiến hành thường xuyên để bổ sung, cung cấp nguồn nhân lực

có năng lực trình độ chuyên môn cao làm lưu trữ Biên chế và tiêu chuẩn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ được thực hiện theo Thông tư số 02/2010/TT-BNV

ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp [34]. Những cán bộ lưu trữ có trình

độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ giúp cho công tác lưu trữ được tổ chức một cách khoa học, hợp lý hơn Trong một cơ quan, nếu lãnh đạo có nhận thức đúng đắn và quan tâm tới việc tuyển dụng và thường xuyên tổ chức các hình thức bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ để nâng cao trình độ cho cán bộ lưu trữ thì hoạt động lưu trữ của cơ quan đó sẽ thật sự có hiệu quả Để quy định về nội dung tiêu chuẩn của cán bộ văn thư – lưu trữ, Bộ Nội vụ đã ban hành 02 văn bản mới thay thế cho Quyết định số 650/TCCP-CCVC ngày 20/6/1993

của Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ về việc ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức quản lý văn thư – lưu trữ, đó là: Thông tư số

13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ và Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp

vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư Liên quan đến tiêu chuẩn của cán bộ làm công tác lưu trữ, các cơ quan cần thực hiện theo quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV

1.1.4.3 Tổ chức kho tàng, trang thiết bị lưu trữ

19

Hiệu quả của việc tổ chức công tác lưu trữ phụ thuộc rất lớn vào công tác tổ chức kho tàng để lưu trữ tài liệu và tổ chức các trang thiết bị để bảo quản tài liệu Về nội dung này, các cơ quan chuyên môn cũng đã ban hành một số văn bản liên quan tới việc tổ chức và bảo quản nguồn tài liệu lưu trữ,

ví dụ: Thông tư số 09/2007/TT-BNV, ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng, trong đó có các quy định, hướng dẫn, yêu cầu và các thông số kỹ thuật của kho lưu trữ chuyên dụng Đối với các cơ quan có tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, bản vẽ kỹ thuật, việc bảo quản các tài liệu cũng có tính đặc thù riêng biệt

1.1.4.4 Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn phổ biến, tập huấn nghiệp vụ

Để tạo nên tính thống nhất về nghiệp vụ, các cơ quan Nhà nước cũng

đã ban hành nhiều văn bản là căn cứ pháp lý cho việc thực hiện các nguyên tắc của việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ

Cho đến nay, hệ thống các văn bản về lưu trữ đã tương đối đầy đủ Có thể kể đến đó là:

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc Hội về Lưu trữ;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Công văn số 262/LTNN-NVTW ngày 12/6/2001 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành, hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan Hành chính Nhà nước Trung ương thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia;

- Thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về Kho lưu trữ chuyên dụng;

- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và

20

Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy”;

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

- Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu điện tử

- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ lịch sử

- Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch

sử các cấp…

- Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Tổ chức văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp,

- Thông tư 06/2015/TT-BNV ngày 08/12/2015 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ,

cơ quan ngang Bộ;

Hiện nay, nhiều cơ quan cũng đã ban hành các văn bản hướng dẫn cụ thể về công tác lưu trữ riêng của cơ quan mình, ví dụ: Quy chế lưu trữ, hướng dẫn lập hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu…Điều này cho thấy, việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ cũng đang được quan tâm một cách đúng mức

1.1.4.5 Thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong hoạt động lưu trữ

Trước đây, Thanh tra Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước đảm nhận việc

tổ chức và thực hiện công tác thanh, kiểm tra trong ngành Lưu trữ đối với các

cơ quan Lưu trữ từ Trung ương đến địa phương và việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật tại lưu trữ cơ quan Tuy nhiên, đến ngày 05/11/2012,

21

Chính Phủ đã ban hành Nghị định số 90/2012/NĐ-CP về tổ chức hoạt động thanh tra ngành Nội vụ [28] Chương III của Nghị định quy định về hoạt động thanh tra ngành Nội vụ, trong đó có quy định “Nội dung thanh tra chuyên ngành trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ Nhà nước” (Điều 18) và quy định về

“Thẩm quyền thanh tra” (Điều 24) Cụ thể là:

1 Thanh tra Bộ Nội vụ thanh tra việc thực hiện quy định tại các Điều

11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 20, 21 và thanh tra lại quy định tại Khoản 1 Điều 30 của Nghị định này

2 Thanh tra Sở Nội vụ thanh tra việc thực hiện quy định tại các Điều

11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23 của Nghị định này

(Nguồn:http://vanban.chinhphu.vn/portal/page/portal/chinhphu/hethongvanb an?class_id=1&mode=detail&document_id=164397)

Công tác thanh tra, kiểm tra bao gồm các mục đích:

- Kiểm tra việc thực hiện các quy định của văn bản Nhà nước trong thực tế

- Kiểm tra để phát huy những điểm tích cực, kịp thời phát hiện những sai lầm, biện pháp khắc phục phù hợp với tình hình thực tế

- Kiểm tra để đưa ra những kết luận, đánh giá về kết quả đạt được của các cơ quan, đơn vị, làm cơ sở để khen thưởng, xử phạt…

Có thể thấy, công tác thanh tra, kiểm tra công tác lưu trữ thường kỳ là hoạt động cần thiết đối với tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo tính khoa học, nghiêm túc và mang lại hiệu quả cao cho hoạt động của cơ quan

1.2 Vấn đề tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại một số cơ sở đào tạo đại học

Để có những thông tin thực tiễn cho việc nghiên cứu luận văn, tác giả

đã tham gia khảo sát thực tế tại 03 Học viện (Học viện An ninh nhân dân, Học viện Cảnh sát nhân dân, Học viện Nông nghiệp Việt Nam), 06 Trường Đại

22

học (Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Sư phạm Hà Nội, Đại học Khoa học tự nhiên, Đại học Nội vụ Hà Nội, Đại học Y Hà Nội, Đại học Công nghiệp Hà Nội)và 01 Trường Cao đẳng (Trường Cao đẳng An ninh nhân dân I) về vấn đề tổ chức, quản lý công tác lưu trữ để có cơ sở nghiên cứu, so sánh và lựa chọn mô hình tổ chức quản lý lưu trữ phù hợp cho cơ quan Trường Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND Tuy nhiên, do điều kiện và thời gian nghiên cứu ở từng cơ quan khác nhau nên tác giả khảo sát và nội dung cụ thể tại 03 trường: Học viện An ninh nhân dân, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn và Trường Đại học sư phạm Hà Nội Với các trường khác, tác giả thu thập thông tin trong Bảng khảo sát đính kèm ở Phần Phụ lục của luận văn này

1.2.1 Tổ chức bộ phận Lưu trữ

1.2.1.1 Học viện An ninh nhân dân

Học viện An ninh nhân dân (tiền thân là Trường Huấn luyện Công an) được thành lập ngày 25 tháng 6 năm 1946 theo Nghị định số 215/NĐ-P2 của

Bộ Nội vụ (nay là Bộ Công an) Trải qua các giai đoạn cách mạng khác nhau, Trường lần lượt mang các tên gọi: Trường Huấn luyện Công an (1946-1949), Trường Công an trung cấp (1949-1953), Trường Công an Trung ương(1953-1974), Trường Sỹ quan an ninh (1974-1981), Trường Đại học An ninh nhân dân (1981-2001) và từ năm 2001 đến nay là Học viện An ninh nhân dân Mang nhiều tên gọi khác nhau, song một cái tên đã trở thành danh tiếng, khắc sâu trong tâm trí của các thế hệ cán bộ, giảng viên và học viên - Trường C500 Trải qua 70 năm xây dựng và phát triển, từ một trường huấn luyện công an, đào tạo nghề, đến nay Học viện An ninh nhân dân trở thành một trong những trung tâm đào tạo đại học, sau đại học và nghiên cứu khoa học lớn của cả nước, là cơ sở giáo dục đại học trọng điểm của ngành Công an và đang phấn đấu phát triển thành cơ sở giáo dục đại học trọng điểm của Quốc

23

gia

Từ khi thành lập đến nay, Nhà trường đã đào tạo hàng ngàn cán bộ công an tham gia kháng chiến thời kỳ chống Pháp; đào tạo hàng vạn cán bộ công an chi viện cho chiến trường B, C, K; là đơn vị chủ lực đào tạo cán bộ công an tham gia chiến đấu bảo vệ miền Bắc XHCN trong thời kỳ kháng chiến chống Mỹ, bảo vệ an ninh quốc gia trong thời kỳ đất nước thống nhất, đổi mới và hội nhập quốc tế Ngoài đào tạo cho ngành Công an, Học viện cũng đã đào tạo hàng ngàn cán bộ có trình độ cử nhân, thạc sỹ, tiến sĩ cho lực lượng an ninh quân đội, bộ đội biên phòng, lưu học sinh, cán bộ cao cấp Lào, Campuchia (Nguồn:https://hvannd.edu.vn/TrangChu/Catagory/BaiViet/tabid/102/id/1225/Default.aspx)

Bộ phận Lưu trữ trực thuộc Trung tâm Lưu trữ và Thư viện của Học viên, do 01 Phó Hiệu trưởng phụ trách

Bộ phận Lưu trữ của Học viện có nhiệm vụ:

- Trực tiếp làm các công việc liên quan đến lưu trữ văn bản/tài liệu của nhà trường;

- Tham mưu cho cấp trên về các biện pháp nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ nhà trường

Với vai trò đó, bộ phận Lưu trữ luôn là bộ phận thiết yếu để phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà trường Bộ phận Lưu trữ Học viện có 04 cán

bộ làm công tác Lưu trữ, trong đó có một đồng chí là Đội trưởng Các cán bộ đều có trình độ nghiệp vụ được đào tạo bài bản ở cả ba bậc học: Trung cấp, cao đẳng và đại học Đây cũng là điều kiện thuận lợi để các cán bộ có thể đảm nhận các công tác nghiệp vụ lưu trữ ở nhiều khâu khác nhau Chẳng hạn, cán

bộ được đào tạo trình độ Trung cấp về lưu trữ sẽ rất thành thạo để làm các công tác nghiệp vụ như phân loại, chỉnh lý, thu thập bổ sung…Bên cạnh đó, các cán bộ được đào tạo ở trình độ Đại học và Cao đẳng lại có khả năng phân

24

tích, xử lý các thông tin, sắp xếp tài liệu một cách khoa học để phục vụ cho quá trình tra tìm của độc giả và các hoạt động thanh kiểm tra của lãnh đạo cấp trên

Dưới đây là sơ đồ tổ chức bộ phận lưu trữ của Học viện:

Hình1.1: Sơ đồ tổ chức lưu trữ của Học viện An ninh nhân dân

(Đội trưởng)

Đội quản trị mạng

và bảo mật (Đội trưởng)

Đội Lưu trữ và Thư viện (Đội trưởng)

Bộ phận Thư viện

Bộ phận Lưu trữ

25

1.2.1.2 Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (ĐHQG Hà Nội)

Tổ chức tiền thân của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội là Trường Đại học Văn khoa Hà Nội (thành lập theo sắc lệnh số 45 do Chủ tịch Hồ Chí Minh kí ngày 10/10/1945), tiếp đó

là Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội (thành lập ngày 05.06.1956) Ngày 10/12/1993, Thủ tướng Chính phủ ban hành Nghị định 97/CP thành lập Đại học Quốc gia Hà Nội, trong đó có Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, được thành lập trên cơ sở các khoa xã hội của Trường Đại học Tổng hợp

Hà Nội

Trong hơn sáu mươi năm xây dựng và phát triển, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn luôn được nhà nước Việt Nam coi là một trung tâm đào tạo và nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn lớn nhất của đất nước, có nhiệm vụ đào tạo đội ngũ cán bộ khoa học cơ bản trình độ cao, phục vụ cho công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc (Nguồn: http://ussh.vnu.edu.vn/c3/vi-VN/gioi-thieu/Tong-quan-2-520)

Bộ phận Lưu trữ có tên gọi là Bộ phận Lưu trữ thuộc Phòng Hành chính – Tổng hợp của Trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn, chịu sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp của Phó Hiệu trưởng phụ trách chuyên môn Phòng Lưu trữ của nhà trường có các nhiệm vụ sau:

- Trực tiếp làm các công việc liên quan đến lưu trữ văn bản/tài liệu của nhà trường;

- Tham mưu cho cấp trên về các biện pháp nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ nhà trường

- Soạn thảo các quy chế, văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ trong nhà trường

Bộ phận Lưu trữ có 01 nhân viên, làm công tác kiêm nhiệm hành chính – văn thư tại Phòng Hành chính và quản lý kho lưu trữ Qua thông tin khảo

26

sát, Kho lưu trữ nằm biệt lập so với Phòng Hành chính, được bố trí ở tầng 7 của tòa Nhà khối Hiệu bộ (Nhà E) còn Phòng Hành chính nằm tại tầng 4 của tòa nhà cùng với bộ phận Văn thư nhà trường

1.2.1.3 Trường Đại học Sư phạm Hà Nội I

Trường Đại học Sư phạm Hà Nội chính thức được thành lập ngày 11/10/1951 theo Nghị định 276/NĐ của Bộ Quốc gia Giáo dục, nay là Bộ Giáo dục và Đào tạo Song quá trình hình thành và phát triển của Nhà trường lại được bắt đầu từ một sự kiện quan trọng, đó là ngày 10 tháng 10 năm 1945, tức là chỉ hơn một tháng sau khi đọc bản Tuyên ngôn độc lập khai sinh ra nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Sắc lệnh thành lập Ban Đại học Văn khoa tại Hà Nội, trong đó nhiệm vụ đầu tiên là đào tạo giáo viên Trung học Văn khoa Một năm sau đó, ngày 8 tháng 10 năm

1946, Chủ tịch Chính phủ Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ra Sắc lệnh số 194/SL thành lập ngành học Sư phạm, đào tạo giáo viên cho các bậc học cơ bản, trung học phổ thông, trung học chuyên khoa, thực nghiệm và chuyên nghiệp trong toàn quốc Trường Đại học Sư phạm Hà Nội là trường trọng điểm, đầu ngành trong hệ thống các trường sư phạm, là trung tâm lớn nhất về đào tạo giáo viên, nghiên cứu khoa học - đặc biệt là khoa học giáo dục - của cả nước

Sứ mạng của Trường là đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao có trình độ đại học và trên đại học, bồi dưỡng nhân tài cho hệ thống giáo dục quốc dân và xã hội; NCKH cơ bản, khoa học giáo dục và khoa học ứng dụng đạt trình độ tiên tiến; cung cấp dịch vụ giáo dục và khoa học công nghệ phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước và hội nhập quốc tế Trường có vai trò nòng cốt cho hệ thống các trường sư phạm trong việc đào tạo, bồi dưỡng giảng viên và cán bộ quản lí giáo dục, phát triển các chương trình đào tạo, biên soạn chương trình, giáo trình, sách giáo khoa cho các bậc học, tư vấn các cấp quản lý xây dựng chính sách giáo dục

27

(Nguồn: http://hnue.edu.vn/Gioithieu.aspx)

Tại trường Đại học Sư phạm Hà Nội I, bộ phận Lưu trữ cũng thuộc Phòng Hành chính của nhà trường, có nhiệm vụ trực tiếp làm các công việc liên quan đến lưu trữ văn bản, tài liệu của nhà trường

1.2.2 Công tác tuyển chọn nhân sự làm lưu trữ

1.2.2.1 Học viên An ninh nhân dân

Giống như bất kỳ cơ quan nào, Học viện An ninh nhân dân – một trong những cơ quan đầu ngành đào tạo học viên Công an nhân dân cũng rất coi trọng công tác tuyển chọn nhân lực, thu hút nhân tài cho lưu trữ Với phương châm tài liệu lưu trữ luôn đóng vai trò là tài sản quý giá của Quốc gia, cơ quan, tổ chức, Lãnh đạo Học viện có kế hoạch tuyển chọn bất kỳ khi nào có nhu cầu Khi nguồn nhân lực lưu trữ không đủ đáp ứng hoạt động thường ngày, lãnh đạp Trung tâm Lưu trữ và Thư viện sẽ đề xuất lên Ban Giám đốc Học viện về kế hoạch tuyển dụng Các cán bộ làm việc tại Bộ phận lưu trữ đều được đào tạo rát bài bản về chuyên môn nghiệp vụ, do vậy, các khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ đều được thực hiện một cách nhanh chóng và đảm bảo tính khoa học

Với sự quan tâm của Lãnh đạo Nhà trường, các cán bộ lưu trữ cũng cũng thường xuyên được cử tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng để nâng cao trình độ Theo quan điểm của Phó Giám đốc Trung tâm Lưu trữ và Thư

viện Nguyễn Minh Hoàng: “Xã hội ngày càng phát triển và cần sự cập nhật thời đại nên công tác lưu trữ cũng không nằm ngoài xu hướng đó Do vậy, kiến thức và hiểu biết về các nghiệp vụ chuyên môn của các cán bộ cũng cần thường xuyên được nâng cao” Điều này cũng cho thấy lãnh đạo Trung tâm

đã nhận thức rất đúng đắn và có sự quan tâm sâu sắc đến công tác lưu trữ dơn

vị mình Từ đó, lãnh đạo Trung tâm cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu cho Giám đốc Học viện về công tác tuyển chọn nhân sự làm lưu trữ

28

theo quy định về tiêu chuẩn ngạch lưu trữ của Bộ Nội vụ được quy định trong Thông tư số 13/2014/TT-BNV

1.2.2.2 Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (ĐHQG Hà Nội)

Với nhu cầu hiện tại và đặc điểm hoạt động của Phòng Lưu trữ, Nhà trường có kế hoạch tuyển thêm nhân sự bất kỳ khi nào có nhu cầu Khối lượng công việc của Phòng Hành chính tương đối nhiều, tuy nhiên lượng công việc liên quan tại Phòng Lưu trữ còn ít nên Trường chưa có kế hoạch tuyển dụng thêm Hàng năm, Phòng Lưu trữ vẫn có những lớp sinh viên đến thực tập (thường là 02 – 03 sinh viên) được đào tạo về văn thư – lưu trữ tại nhà trường và tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các em sinh viên thực tập được giao nhiệm vụ đăng ký văn bản, phân loại và chỉnh lý các bó, gói tài liệu còn ở tình trạng lộn xộn để đưa vào kho lưu trữ

Về trình độ đào tạo, 100% cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ có trình độ đại học, được đào tạo chuyên môn một cách bài bản Hiện nay, cán

bộ trực tiếp phụ trách kho lưu trữ cũng là cựu sinh viên Khoa Lưu trữ học & Quản trị văn phòng của nhà trường Do vậy, hiệu quả thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tương đối tốt, đồng thời, cán bộ lưu trữ cũng luôn tâm huyết với nghề nghiệp của mình, có trách nhiệm cao và thường xuyên có những đề xuất để nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác lưu trữ nhà trường Mặt khác, với vai trò là một ngôi trường có đào tạo chuyên ngành đặc thù về lưu trữ (Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng) nên Ban Giám hiệu nhà trường rất quan tâm đến việc thực hiện hiệu quả tổ chưc quản lý công tác lưu trữ, thể hiện qua việc thường xuyên cử cán bộ văn thư , lưu trữ tham gia các lớp tập huấn về công tác văn thư – lưu trữ, lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ nhà trường

1.2.2.3 Trường Đại học Sư phạm Hà Nội I

Giống như Học viện An ninh nhân dân và Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, Trường Đại học Sư phạm Hà Nội I cũng có kế hoạch tuyển

29

nhân viên bất cứ khi nào có nhu cầu Phòng Lưu trữ của Trường đồng thời là Kho lưu trữ, có 01 nhân viên làm công tác quản lý các tài liệu có trình độ Trung cấp được đào tạo chuyên môn về văn thư – lưu trữ tại Trường Trung cấp Văn thư – Lưu trữ Cán bộ lưu trữ làm việc tại kho lưu trữ Theo khảo sát, cán bộ lưu trữ cũng đã được tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ nhưng không thường xuyên

1.2.3 Tổ chức kho tàng, trang thiết bị lưu trữ

1.2.3.1 Học viện An ninh nhân dân

Học viện An ninh nhân dân có quy mô tương đối rộng, các bộ phận chuyên môn và nơi làm việc của cán bộ, giảng viên được bố trí ở khu vực riêng Kho lưu trữ của học viện được bố trí ở khu vực trung tâm của Nhà trường để tiện cho cán bộ nhà trường và các độc giả đến nghiên cứu tài liệu Theo đánh giá của Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ và Thư viện, các yêu cầu về diện tích, khu vực và quy mô kho lưu trữ tương đối đảm bảo so với yêu cầu được đề ra trong Thông tư số 09 quy định về kho lưu trữ chuyên dụng Các thiết bị trong kho tuy chưa đầy đủ nhưng tương đối hiện đại và đảm bảo tính chuyên dụng, cụ thể: Kho đã có giá tay quay compax, các cặp hộp đựng tài liệu đúng tiêu chuẩn (Hình 1.2, 1.3) Bên cạnh đó, kho còn có khu vực lưu trữ các tài liệu lưu trữ nghe nhìn như các băng, đĩa, ảnh, tài liệu ghi âm liên quan đến quá trình hoạt động của nhà trường (Hình 1.4,1.5) Hệ thống điều hòa và máy hút ẩm cũng được trang bị đầy đủ để đảm bảo tuổi thọ cho tài liệu Hơn nữa, hệ thống phòng cháy chữa cháy cũng được lắp đặt ở nơi dễ thấy, có còi báo động để đảm bảo xử lý các tình huống cháy nổ nhanh chóng và kịp thời hơn Các phương tiện, trang thiết bị bảo quản được bảo dưỡng khi có yêu cầu

do tần suất sử dụng ít và ít có hỏng hóc, tổn hao Hiện tại, có 02 cán bộ phụ trách kho để đảm bảo duy trì, bảo quản tài liệu và phục vụ công tác tra tìm của độc giả Quan khảo sát, tác giả nhận thấy hệ thống tài liệu được sắp xếp

30

trên giá tủ tương đối khoa học và dễ thấy, có chỉ dẫn riêng về phân loại giúp

dễ tra tìm

Dưới đây là một số hình ảnh kho lưu trữ của Học viện:

Hình 1.2: Các giá tủ đều có chỉ dẫn về tên loại tài liệu

Hình 1.3: Các hàng giá tay quay và tài liệu được bố trí một cách khoa học

31

Hình 1.4 Khu vực lưu trữ album ảnh

Hình 1.5

Tủ lưu trữ tài liệu phim, băng đĩa

1.2.3.2 Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (ĐHQG Hà Nội)

Kho lưu trữ của Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn được bố trí ở nơi yên tĩnh, thoáng mát, thuộc khu vực trung tâm của Nhà trường Kho Lưu trữ nằm ở tầng 7 của toàn nhà 8 tầng – nơi làm việc của các Phòng, Ban hành chính, kế toán, tài vụ…Đây là địa điểm rất thuận lợi cho việc nghiên cứu, tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ độc giả Thêm nữa, kho lưu trữ tuy không quá rộng nhưng được tổ chức, thiết kế phù hợp với số lượng tài liệu chung của nhà trường

Qua quan sát hình ảnh thực tế, có thể thấy các cặp hộp trong kho đã

được sắp xếp khoa học, có tên và số cặp hộp cụ thể (Hình 1.6) Tuy nhiên, số

lượng tài liệu vẫn tương đối ít, còn nhiều khoảng trống trên giá vẫn chưa có

tài liệu (Hình 1.8)

32

Hình 1.6: Kho lưu trữ có các giá tủ và cặp hộp được sắp xếp khoa học

Bên cạnh đó, kho lưu trữ của trường vẫn còn khá nhiều tài liệu vẫn chưa được chỉnh lý, tổ chức khoa học và sắp xếp lên giá nên vẫn ở tình trạng

bó gói, lộn xộn và được đặt khu vực riêng (Hình 1.7) Nguyên nhân là do chỉ

có 01 cán bộ phụ trách nên đôi lúc công việc ở phòng Hành chính dồn ứ, dẫn đến cán bộ phụ trách, kiêm nhiệm lưu trữ không đủ thời gian để thực hiện công việc nghiệp vụ của mình Theo đánh giá của cán bộ phụ trách lưu trữ, cách bố trí và các trang thiết bị trong kho tương đối phù hợp với các yêu cầu

về tổ chức kho được đề ra trong Thông tư số 09/2007/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng, với các trang thiết bị tương đối đầy

đủ và hiện đại Tuy nhiên, do mức độ sử dụng ít nên các trang thiết bị không được bảo dưỡng thường xuyên Qua thực tế quan sát, tác giả nhận thấy trong kho vẫn thiếu một số trang thiết bị hiện như giá tay quay, máy hút ẩm, thang chữ A…nhưng về cửa sổ và ánh sáng cũng tương đối đảm bảo theo quy định

33

Hình 1.7 Tài liệu còn ở tình trạng bó gói

Hình 1.8 Giá tài liệu còn nhiều khoảng trống

1.2.3.3 Trường Đại học Sư phạm Hà Nội I

Kho Lưu trữ của Trường Đại học Sư phạm Hà Nội có diện tích khá hẹp, được bố trí chung với phòng làm việc của cán bộ lưu trữ nên gần như không có không gian trống và các trang thiết bị cũng chưa đầy đủ Tuy vậy, các cặp, hộp tài liệu lưu trữ vẫn được bố trí gọn gàng, ngăn nắp và có chỉ dẫn tên các tài liệu một cách khoa học (Hình 1.9, 1.10)

Kho lưu trữ được bố trí ở khu vực yên tĩnh, thoáng mát nhưng còn hạn chế về nơi để độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu Qua khảo sát có thể thấy, các tài liệu chưa được xếp lên giá tủ vẫn còn ở tình trạng khá lộn xộn, chưa được sắp xếp phân loại, chỉnh lý (Hình 1.11)

34

Hình 1.9: Cặp hộp tài liệu được bố trí ngăn nắp, có chỉ dẫn

Hình 1.10: Các cặp, hộp tài liệu được xếp trên giá, tủ

Hệ thống trang thiết bị phục vụ cho kho còn nhiều thiết bị đã cũ và lạc hậu, chỉ được bảo dưỡng khi có hỏng hóc hay sự cố xảy ra, điều này cũng gây ảnh hưởng đến chất lượng, tình trạng vật lý của các tài liệu được để trên giá,

tủ Theo đánh giá của nhân viên lưu trữ, kho đã đảm bảo các yêu cầu của một kho lưu trữ chuyên dụng Tuy nhiên, theo quan sát, tác giả nhận thấy kho mới chỉ đáp ứng một phần được các yêu cầu được đề ra trong Thông tư số 09, ví

35

dụ như phòng bảo quản không được bố trí gần thang máy và chưa bố trí được phòng đọc cho độc giả

Hình 1.11: Một số tài liệu còn chưa được sắp xếp, chỉnh lý

1.2.4 Ban hành các văn bản hướng dẫn, quy định về công tác lưu trữ

1.2.4.1 Học viện An ninh nhân dân

* Văn bản của cấp trên:

Hiện nay, Bộ phận Lưu trữ Học viện vẫn đang triển khai các văn bản của cấp trên quy định về lưu trữ, phổ biến, hướng dẫn cho các cán bộ để thực hiện như:

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13;

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ

- Thông tư số 09/2007/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu