ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TÔ HUỲNH NGỌC NHÃ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU CỦA TỔNG CÔNG TY LƯƠNG THỰC MIỀN NAM Chuyên ngành Lưu trữ học Mã số 83 20[.]
ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TÔ HUỲNH NGỌC NHÃ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU CỦA TỔNG CÔNG TY LƯƠNG THỰC MIỀN NAM Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 83.20.303 LUẬN VĂN THẠC SĨ TP HỒ CHÍ MINH – NĂM 2022 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TÔ HUỲNH NGỌC NHÃ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU CỦA TỔNG CÔNG TY LƯƠNG THỰC MIỀN NAM Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 83.20.303 LUẬN VĂN THẠC SĨ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYỄN VĂN BÁU TP HỒ CHÍ MINH – NĂM 2022 LỜI CAM ĐOAN Luận văn này là công trình nghiên cứu của tôi, với sự hướng dẫn của TS Nguyễn Văn Báu Tôi xin cam đoan số liệu sử dụng luận văn là trung thực, có nguồn gốc và xuất xứ Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng Tác giả luận văn Tô Huỳnh Ngọc Nhã năm 2022 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn “Công tác lưu trữ tài liệu Tổng công ty Lương thực miền Nam”, lời xin gửi lời cảm ơn chân thành tới giảng viên hướng dẫn TS Nguyễn Văn Báu tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tơi śt q trình nghiên cứu, thực hiện luận văn này Tôi xin gửi lời cảm ơn trân trọng đến quý thầy/cô Khoa Lưu trữ học – Quản trị văn phòng, Phòng Sau đại học, thầy/cô trực tiếp giảng dạy chuyên đề trình học tập Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phớ Hờ Chí Minh, nhà khoa học Hội đồng chấm luận văn tốt nghiệp đóng góp ý kiến, hướng dẫn, giúp giải đáp thắc mắc, khó khăn mà tơi gặp phải q trình học tập viết luận văn Xin gửi lời cảm ơn đến lãnh đạo Tổng công ty Lương thực miền Nam, lãnh đạo Công ty trực thuộc, lãnh đạo phịng, ban của Tổng cơng ty Lương thực miền Nam cung cấp số liệu, thông tin liên quan đến đề tài và đóng góp nhiều ý kiến quý báu Tôi cũng xin trân trọng cám ơn Ban Giám hiệu, lãnh đạo Phòng Thanh tra Pháp chế - Sở hữu trí tuệ, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQGHCM tạo điều kiện cho học để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn Bản thân cố gắng để hoàn thiện luận văn, trình thực hiện luận văn vẫn không tránh khỏi việc gặp thiếu sót, rất mong nhận ý kiến đóng góp, dẫn của quý thầy/cô để luận văn của hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG QUY ĐỊNH CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ DANH MỤC CÁC PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu 11 Lịch sử nghiên cứu 11 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 14 Phương pháp nghiên cứu 15 Đóng góp đề tài 15 Bố cục nội dung luận văn 16 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU DOANH NGHIỆP 17 1.1 Tài liệu giá trị tài liệu hoạt động doanh nghiệp 17 1.1.1 Tài liệu .17 1.1.2 Tài liệu lưu trữ 17 1.1.3 Công tác lưu trữ .18 1.1.4 Giá trị tài liệu lưu trữ doanh nghiệp 19 1.2 Doanh nghiệp tổ chức doanh nghiệp nhà nước 22 1.2.1 Doanh nghiệp 22 1.2.2 Doanh nghiệp nhà nước 22 1.2.3 Tổ chức doanh nghiệp nhà nước .23 1.3 Các nguyên tắc, yêu cầu quản lý tài liệu doanh nghiệp 25 1.3.1 Nguyên tắc quản lý tài liệu 25 1.3.2 Yêu cầu quản lý tài liệu 25 1.4 Các nội dung công tác lưu trữ tài liệu doanh nghiệp 27 1.4.1 Ban hành văn tổ chức và quản lý lưu trữ .27 1.4.2 Tổ chức quản lý lưu trữ doanh nghiệp 27 1.4.3 Các nội dung nghiệp vụ lưu trữ tài liệu doanh nghiệp 29 Tiểu kết chương 29 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU CỦA TỔNG CÔNG TY LƯƠNG THỰC MIỀN NAM 31 2.1 Khái quát đời hoạt động Tổng công ty Lương thực miền Nam .31 2.1.1 Bối cảnh thành lập 31 2.1.2 Tổ chức Tổng công ty Lương thực miền Nam 36 2.2 Văn bản quản lý lưu trữ bố trí nhân thực lưu trữ .39 2.2.1 Văn quản lý lưu trữ 39 2.2.2 Bố trí nhân thực lưu trữ 42 2.3 Thực trạng lưu trữ tài liệu Tổng công ty Lương thực miền Nam 45 2.3.1 Lập hồ sơ 45 2.3.2 Thu thập bổ sung tài liệu 48 2.3.3 Phân loại và chỉnh lý tài liệu 51 2.3.4 Bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu 56 Tiểu kết chương 62 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP LƯU TRỮ TÀI LIỆU CỦA TỔNG CÔNG TY LƯƠNG THỰC MIỀN NAM 64 3.1 Nhận xét lưu trữ tài liệu Tổng công ty Lương thực miền Nam 64 3.1.1 Ưu điểm 64 3.1.2 Hạn chế 66 3.2 Một số giải pháp lưu trữ tài liệu Tổng công ty Lương thực miền Nam .69 3.2.1 Giải pháp nhân và ban hành văn quản lý lưu trữ 69 3.2.2 Giải pháp chuyên môn nghiệp vụ 73 Tiểu kết chương 77 KẾT LUẬN 78 TÀI LIỆU THAM KHẢO 80 PHỤ LỤC BẢNG QUY ĐỊNH CHỮ VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT ĐẦY ĐỦ CT Công ty DN Doanh nghiệp DNNN Doanh nghiệp Nhà nước TLLT Tài liệu lưu trữ TCT Tổng công ty TCT LTMN Tổng công ty Lương thực miền Nam – Công ty cổ phần DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1: Ban hành quy định, hướng dẫn lưu trữ hồ sơ, tài liệu Biểu đồ 2.2: Nhân sự làm công tác lưu trữ Biểu đồ 2.3: Nhóm tài liệu lập hồ sơ Biểu đồ 2.4: Tiêu chí phân loại tài liệu Biểu đồ 2.5: Chỉnh lý tài liệu Biểu đồ 2.6: Bảo quản tài liệu Biểu đồ 2.7: Khai thác, sử dụng tài liệu DANH MỤC CÁC PHỤ LỤC Phụ lục 1: Một số hình ảnh Phụ lục 2: Phiếu khảo sát Phụ lục 3: Văn quy định, hướng dẫn của TCT LTMN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài “Công tác lưu trữ trình hoạt động quản lý hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an tồn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ” (Phan Đình Nham & Bùi Loan Thùy, 2015, Giáo trình Lưu trữ học Đại cương, NXB Đại học Q́c gia Tp.Hờ Chí Minh, tr.26) Việc lưu trữ tài liệu doanh nghiệp thực hiện khoa học, an toàn và việc sử dụng tài liệu lưu trữ doanh nghiệp đạt hiệu phục vụ tốt cho hoạt động quản lý, kinh doanh của doanh nghiệp Việt Nam thực hiện sự nghiệp cơng nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước, vậy cần nhìn nhận đầy đủ và quan tâm đến công tác lưu trữ Sau Cách mạng tháng Tám thành công, nước Việt Nam Dân chủ Cộng hịa đời, Chủ tịch Hờ Chí Minh đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ Ngày 03 tháng 01 năm 1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh thay mặt Chính phủ Cách mạng lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hịa ký Thơng đạt số 1C/VP gửi Bộ trưởng, đó khẳng định “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia” và nêu rõ: cấm quan, công sở, viên chức tự tiện hủy bỏ hồ sơ, tài liệu lưu trữ, “những hồ sơ công văn không cần dùng sau phải gửi Sở Lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ” Do đó, việc lưu trữ tài liệu là công tác hết sức quan trọng quan, tổ chức doanh nghiệp Tuy quan, tổ chức và doanh nghiệp có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn khác có đặc điểm chung là từ lúc bắt đầu thành lập, hoạt động và phát triển sản sinh hồ sơ, giấy tờ liên quan và văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Vì tài liệu lưu trữ này là gốc, chính, có giá trị pháp lý và là cứ xác nhận sự việc xảy trước đó Do đó, quan, tổ chức và doanh nghiệp thành lập, công tác lưu trữ cũng hình thành trình hoạt động của quan, tổ chức và doanh nghiệp đó 26 27 28 29 30 31 32 33 34 Công văn 286/TCHC-VT việc Hướng dẫn thể thức kỹ tḥt trình bày văn bản hành 35 36 37 38 39 40