Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại tỉnh ninh thuận (2011 2016)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - TRẦN THỊ KIM LOAN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TỈNH NINH THUẬN (2011 - 2016) LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NĂM 2018 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - TRẦN THỊ KIM LOAN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TỈNH NINH THUẬN (2011 - 2016) Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 60.32.03.01 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS LÊ VĂN IN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NĂM 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài luận văn “Quản lý nhà nước công tác lưu trữ tỉnh Ninh Thuận (2011 - 2016)” cơng trình nghiên cứu tơi Các trích dẫn, số liệu luận văn trung thực, có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng có sử dụng số thơng tin văn quan Nhà nước Cơng trình nghiên cứu chưa tác giả công bố Tác giả Trần Thị Kim Loan LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài luận văn Thạc sĩ cách hoàn chỉnh, bên cạnh nỗ lực cố gắng thân cịn có hướng dẫn nhiệt tình quý thầy cô suốt thời gian học tập nghiên cứu thực luận văn Thạc sĩ Xin chân thành cảm ơn đến thầy TS Lê Văn In hết lòng giúp đỡ tạo điều kiện tốt cho tơi hồn thành luận văn Xin chân thành cảm ơn đến tồn thể q thầy Bộ mơn Lưu trữ Quản trị văn phịng - Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân Văn thành phố Hồ Chí Minh tận tình truyền đạt kiến thức quý báu tạo điều kiện thuận lợi cho suốt trình học tập nghiên cứu thực đề tài luận văn Cuối cùng, xin chân thành cảm ơn đến Lãnh đạo đồng nghiệp Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ Ninh Thuận không ngừng hỗ trợ tạo điều kiện tốt cho suốt thời gian nghiên cứu thực luận văn Thành phố Hồ Chí Minh, tháng năm 2018 Tác giả Trần Thị Kim Loan MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU………………………………………………………… 1 Lý chọn đề tài…………………………………………………………………… Mục đích nhiệm vụ đề tài…………………………………………………… 2.1 Mục đích đề tài…………………………………………………………… 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài……………………………………………… 3 Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu………………………………………………… 3.1 Đối tƣợng nghiên cứu………………………………………………………… 3.2 Phạm vi nghiên cứu…………………………………………………………… Tình hình nghiên cứu đề tài………………………………………………………… Phƣơng pháp nghiên cứu…………………………………………………………… Đóng góp đề tài………………………………………………………………… Kết cấu đề tài…………………………………………………………………… Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ LƢU TRỮ……………………………………… 1.1 Tài liệu lƣu trữ…………………………………………………………… 1.1.1 Khái niệm……………………………………………………………… 1.1.2 Đặc điểm tài liệu lƣu trữ………………………………………… 1.1.3 Ý nghĩa tài liệu lƣu trữ………………………………………… 1.2 Công tác lƣu trữ…………………………………………………………… 10 1.2.1 Khái niệm……………………………………………………………… 10 1.2.2 Nội dung công tác lƣu trữ……………………………………… 11 1.2.3 Tính chất, nguyên tắc quản lý công tác lƣu trữ……………… 11 1.2.4 Ý nghĩa công tác lƣu trữ………………………………………… 16 1.3 Quản lý nhà nƣớc lƣu trữ……………………………………………… 17 1.3.1 Khái niệm quản lý nhà nƣớc lƣu trữ……………………………… 17 1.3.2 Nội dung quản lý nhà nƣớc lƣu trữ………………………………… 18 1.3.3 Quản lý nhà nƣớc lƣu trữ quyền cấp tỉnh……………… 18 Tiểu kết chƣơng 1………………………………………………………… 22 Chƣơng 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI TỈNH NINH THUẬN (2011 - 2016)…………… 24 2.1 Khái quát quan quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ địa bàn tỉnh Ninh Thuận………………………………………………………………… 24 2.1.1 Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Thuận…………………………………… 25 2.1.2 Sở Nội vụ tỉnh Ninh Thuận………………………………………… 25 2.1.3 Tổ chức lƣu trữ tỉnh Ninh Thuận……………………………… 26 2.2 Thực trạng hoạt động quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ tỉnh Ninh Thuận (giai đoạn 2011 - 2016)………………………………………………… 29 2.2.1 Phổ biến, tuyên truyền văn pháp luật quy định……………… 29 2.2.2 Xây dựng, ban hành văn quản lý đạo công tác lƣu trữ hƣớng dẫn nghiệp vụ……………………………………………………… 31 2.2.3 Xây dựng đạo thực quy hoạch, kế hoạch, đề án phát triển công tác lƣu trữ…………………………………………………………… 37 2.2.4 Công tác quản lý thống chuyên môn nghiệp vụ lƣu trữ………… 40 2.2.4.1 Quản lý công tác thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ……………… 41 2.2.4.2 Quản lý công tác chỉnh lý, đánh giá tài liệu lƣu trữ……………… 45 2.2.4.3 Quản lý công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ…………………… 47 2.2.4.4 Quản lý công tác thống kê tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ……… 50 2.2.5 Tổ chức, đạo ứng dụng khoa học công nghệ hoạt động lƣu trữ…………………………………………………………………………… 53 2.2.6 Bố trí, xếp, sử dụng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lƣu trữ thi đua, khen thƣởng cơng tác lƣu trữ ………… 55 2.2.6.1 Tình hình cán lƣu trữ……………………………………… 55 2.2.6.2 Đào tạo, bồi dƣỡng cán làm công tác lƣu trữ………………… 59 2.2.6.3 Thi đua, khen thƣởng công tác lƣu trữ………………… 62 2.2.7 Thống kê nhà nƣớc lƣu trữ……………………………………… 63 2.2.8 Kiểm tra công tác lƣu trữ……………………………………… 65 2.3 Đánh giá chung thực trạng quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ tỉnh Ninh Thuận………………………………………………………………………………… 71 Tiểu kết chƣơng 2………………………………………………………… 72 Chƣơng 3: NHỮNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI TỈNH NINH THUẬN……………… 73 3.1 Một số yêu cầu phƣơng hƣớng chung nhằm nâng cao hiệu quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ…………………………………… 73 3.1.1 Yêu cầu phƣơng hƣớng chung quản lý nhà nƣớc ngành lƣu trữ…………………………………………………………………………… 73 3.1.2 Yêu cầu phƣơng hƣớng quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ tỉnh Ninh Thuận…………………………………………………………… 74 3.2 Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ tỉnh Ninh Thuận …………………………………………………… 76 3.2.1 Đẩy mạnh hoạt động tuyên truyền, phổ biến pháp luật lƣu trữ…………………………………………………………………………… 76 3.2.2 Hoàn thiện hệ thống văn quản lý nhà nƣớc văn hƣớng dẫn cơng tác lƣu trữ…………………………………………………………… 76 3.2.3 Tăng cƣờng vai trị quan quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ 79 3.2.4 Nâng cao chất lƣợng, bổ sung số lƣợng đội ngũ cán trang bị kiến thức cần thiết công tác lƣu trữ……………………………………… 81 3.2.5 Đầu tƣ kinh phí cho lƣu trữ …………………………………………… 84 3.2.6 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin công tác lƣu trữ 85 Tiểu kết chƣơng 86 KẾT LUẬN…………………………………………………………………… 88 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………………… 90 PHỤ LỤC……………………………………………………………………… 94 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tài liệu lưu trữ tài sản quý giá dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Ngay sau đất nước giành độc lập, ngày 08/9/1945, Chính phủ Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ban hành Sắc lệnh thành lập định người đứng đầu Nha Lưu trữ cơng văn Thư viện tồn quốc thuộc Bộ Quốc gia giáo dục Tiếp theo, ngày 03/01/1946, Chủ tịch Chính phủ Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hịa ký Thơng đạt số 1C-VP gửi ông Bộ trưởng, khẳng định “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia” khẳng định: “Tài liệu lưu trữ tài sản quý báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình, kế hoạch cơng tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu công tác quan trọng” Từ quan quản lý nhà nước lưu trữ thành lập đến nay, Nhà nước ban hành nhiều văn quy phạm pháp luật quan trọng nhằm quản lý, đạo thống hoạt động lưu trữ Luật Lưu trữ năm 2011 đánh dấu bước chuyển biến quan trọng, tạo sở pháp lý cho việc quản lý thống công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ quốc gia Liên quan đến cơng tác lưu trữ, vấn đề có tính cấp thiết tỉnh nói chung tỉnh Ninh Thuận nói riêng, cơng tác lưu trữ cần quản lý cho hiệu quả? Giải thành công vấn đề tính mặt lý luận mà cịn góp phần thực nghiêm chỉnh quy định có tính chất quy phạm pháp luật hành công tác lưu trữ nói chung Luật Lưu trữ nói riêng Cụ thể là, Khoản 5, Điều 38, Chương VI, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định: “Ủy ban nhân dân cấp phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn thực quản lý nhà nước lưu trữ địa phương” Qua triển khai thi hành Luật Lưu trữ năm 2011, nhận thức cán bộ, cơng chức, viên chức nói chung tỉnh Ninh Thuận công tác lưu trữ sâu sắc Công tác lưu trữ ngày quan, tổ chức, đơn vị quan tâm, trọng Nhất công tác thu thập, chỉnh lý, khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ tồn đọng lâu ngày quan, tổ chức, đơn vị thực cách nghiêm túc Đầu tư kinh phí phục vụ cho công tác xây dựng, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp hệ thống kho lưu trữ đẩy mạnh Việc tuyển chọn, bố trí, xếp cán bộ, cơng chức, viên chức làm cơng tác lưu trữ có trình độ chun mơn sâu đặc biệt quan tâm nhằm nâng cao chất lượng hiệu công tác lưu trữ, phục vụ yêu cầu xã hội, ngành, cấp tỉnh Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt được, công tác quản lý nhà nước công tác lưu trữ tỉnh Ninh Thuận cịn tồn nhiều nhược điểm, thiếu sót cần phải khắc phục như: số khơng quan, tổ chức, đơn vị chưa quan tâm thực yêu cầu quản lý nhà nước công tác lưu trữ, việc thu thập, bổ sung, chỉnh lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ chưa tốt, tài liệu lưu trữ tồn đọng lâu năm chưa thu thập, chỉnh lý, thống kê, dẫn đến tình trạng mát, hư hỏng, thất lạc, gây khó khăn cho việc tra tìm khai thác cần thiết Vì thế, tỉnh Ninh Thuận, việc nghiên cứu vấn đề quản lý nhà nước công tác lưu trữ thời gian 2011 - 2016 nhằm đánh giá thực trạng quản lý nhà nước công tác lưu trữ, khẳng định kết đạt được, hạn chế, nhược điểm thiếu sót, từ đưa giải pháp khoa học nhằm nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác lưu trữ cấp thiết Xuất phát từ lý nêu trên, cán đảm nhiệm chức trách người quản lý Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Ninh Thuận, học viên lựa chọn đề tài: “Quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ tỉnh Ninh Thuận (2011 - 2016)” làm luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Việc nghiên cứu thành cơng đề tài giúp cho tỉnh Ninh Thuận, mà trước hết thân học viên đưa trực tiếp tổ chức thực số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác lưu trữ tỉnh Ninh Thuận tương lai Mục đích nhiệm vụ đề tài 2.1 Mục đích đề tài Trên sở nghiên cứu lý luận pháp lý quản lý nhà nước cơng tác lưu trữ, phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động quản lý nhà nước công tác lưu trữ tỉnh Ninh Thuận Từ đó, đề xuất số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động quản lý nhà nước tỉnh Ninh Thuận công tác lưu trữ 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài - Làm rõ sở lý luận sở pháp lý quản lý nhà nước công tác lưu trữ nước nói chung cấp tỉnh nói riêng - Nghiên cứu, đánh giá thực trạng quản lý nhà nước công tác lưu trữ tỉnh Ninh Thuận để xác định kết đạt được, nhược điểm thiếu sót cần khắc phục - Đề xuất số giải pháp cụ thể góp phần nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác lưu trữ tỉnh Ninh Thuận năm Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài hoạt động quản lý nhà nước công tác lưu trữ tỉnh Ninh Thuận 3.2 Phạm vi nghiên cứu Về nội dung nghiên cứu: Đề tài sâu nghiên cứu vấn đề quản lý nhà nước công tác lưu trữ Về phạm vi không gian: Đề tài nghiên cứu hoạt động quản lý quan, tổ chức, đơn vị có chức quản lý nhà nước công tác lưu trữ tỉnh Ninh Thuận Về phạm vi thời gian: Đề tài giới hạn phạm vi nghiên cứu giai đoạn 05 năm từ năm Quốc hội ban hành Luật Lưu trữ năm 2011 đến năm 2016 Tình hình nghiên cứu đề tài Có nhiều đề tài nhà khoa học nước giới nghiên cứu công tác lưu trữ Xét phạm vi nước, thấy có cơng trình khoa học nghiên cứu tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ viết thành sách, như: “Giáo trình lưu trữ” Nhà xuất Văn hóa - Thơng tin, Hà Nội, 2005; “Lý luận 80 lựa chọn chuyên đề tập huấn phù hợp với đối tượng cán lãnh đạo, quản lý công tác lưu trữ cán trực tiếp làm công tác lưu trữ Đối với lớp dành cho đối tượng lãnh đạo cần sâu phổ biến văn liên quan đến công tác quản lý, hướng dẫn cách quản lý, tổ chức triển khai thực văn hướng dẫn nghiệp vụ Đối với đối tượng trực tiếp làm công tác lưu trữ cần đổi phương pháp tập huấn theo kiểu cầm tay việc, ưu tiên văn hướng dẫn nghiệp vụ để phổ biến, đồng thời để học viên tiếp thu hiệu nên có thực tập số khâu nghiệp vụ lập hồ sơ công việc, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu lưu trữ,… Đặc biệt trọng việc tổ chức tập huấn nâng cao trình độ quản lý, ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác bảo quản khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Sự phát triển khoa học kỹ thuật thúc đẩy nhanh tiến trình đại hóa cơng tác lưu trữ, từ đặt yêu cầu hoàn toàn nhận thức lực người quản lý Kết thúc đợt tập huấn cần tổng kết để rút kinh nghiệm, lắng nghe ý kiến đóng góp học viên để điều chỉnh phương pháp truyền đạt kiến thức phù hợp Chi cục Văn thư - Lưu trữ Phòng Nội vụ huyện cần quan tâm đến giải đáp thắc mắc nghiệp vụ lưu trữ cho quan, tổ chức văn để kịp thời tháo gỡ vướng mắc thực nghiệp vụ từ góp phần nâng cao hiệu công tác lưu trữ địa phương Về công tác kiểm tra, thời gian tới Chi cục Văn thư - Lưu trữ cần trì cơng tác kiểm tra định kỳ năm để đánh giá tình hình triển khai chất lượng văn công tác lưu trữ địa phương Việc xây dựng kế hoạch, chương trình kiểm tra cần tập trung vào vấn đề cộm công tác lưu trữ địa phương kiểm tra sở vật chất; cán thực công tác lưu trữ quan; kiểm tra việc thực văn quy phạm pháp luật lưu trữ quan Trong tập trung kiểm tra chất lượng hồ sơ lập; hoàn chỉnh tài liệu hồ sơ, kiểm tra việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; kiểm tra hiệu công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm đánh giá mức độ 81 phát huy giá trị to lớn tài liệu lưu trữ bảo quản quan Nên đặc điểm, tình hình cơng tác lưu trữ quan, tổ chức để làm sở lựa chọn đối tượng kiểm tra, ưu tiên kiểm tra quan làm công tác lưu trữ cịn nhiều hạn chế, yếu thơng qua việc nắm bắt từ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ quan Thời gian kiểm tra cần tăng lên, thay trước quan kiểm tra buổi tăng lên ngày để tạo điều kiện cho đồn kiểm tra sâu phân tích, làm rõ khâu yếu công tác lưu trữ quan, đơn vị hướng dẫn khắc phục Kết thúc đợt kiểm tra cần tổ chức họp tổng kết, đánh giá rút kinh nghiệm, tổng hợp kết kiểm tra chung, đánh giá tồn tại, hạn chế triển khai văn nhắc nhở quan, đơn vị cịn thiếu sót q trình thực công tác lưu trữ, đề xuất khen thưởng kịp thời cho quan, tổ chức thực tốt có hình thức xử lý quan, tổ chức không thực đầy đủ yêu cầu cơng tác lưu trữ Có vậy, đợt kiểm tra thực có hiệu tạo nên chuyển biến quan, đơn vị đối tượng kiểm tra 3.2.4 Nâng cao chất lượng, bổ sung số lượng đội ngũ cán làm công tác lưu trữ trang bị kiến thức cần thiết công tác lưu trữ Công tác xây dựng đội ngũ cán công chức, viên chức coi nhiệm vụ hàng đầu mang tính định đến thành công hay thất bại tổ chức Do cần phải không ngừng nâng cao chất lượng đội ngũ cán nhằm phát huy hiệu quả, lực cán bộ, công chức, viên chức, đồng thời tránh lãng phí biên chế tình trạng người phải ôm nhiều việc, người việc để làm nhiều biên chế hiệu công việc chưa nâng cao Hoạt động lưu trữ tỉnh Ninh Thuận không yếu công tác cán thực tốt Xuất phát từ chế quản lý cán tỉnh Ninh Thuận nhiều bất cập, từ công tác tuyển dụng, sử dụng, đào tạo cán đến việc thực chế độ cho cán làm công tác lưu trữ; đồng thời, giai đoạn nhà nước chủ trương tinh giản biên chế việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán công chức lưu trữ để đáp ứng yêu cầu thực việc quản lý, bảo quản phát huy giá trị tài liệu lưu 82 trữ, việc đào tạo đội ngũ cán lưu trữ thành thạo công nghệ thông tin, giỏi chuyên môn nghiệp vụ ngày trở nên cần thiết Để nâng cao chất lượng đội ngũ công chức viên chức làm công tác lưu trữ tỉnh Ninh Thuận, Sở Nội vụ cần phải tiến hành biện pháp sau: - Cần tiến hành rà soát, đánh giá lại cán công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tỉnh để thực việc đào tạo, bồi dưỡng theo vị trí việc làm tồn thể cán bộ, công chức, viên chức làm công tác quản lý Chi cục Văn thư - lưu trữ cán bộ, công chức phụ trách công tác lưu trữ quan, đơn vị Trong thời gian tới, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Ninh Thuận để nâng cao nhận thức quản lý nhà nước công tác lưu trữ, định hướng nhiệm vụ vị trí việc làm, cần tiến hành khảo sát lực chun mơn tồn thể cán công chức, viên chức làm công tác quản lý nhà nước, qua đánh giá lực, trình độ chun môn đề hướng khắc phục cách đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ chuyển đổi vị trí cơng tác phù hợp Năng lực đội ngũ cán Chi cục vấn đề mấu chốt cần giải trước mắt - Về nguyên tắc theo chủ trương chung tăng thêm biên chế, nhiên quan, đơn vị cấp tỉnh, tình trạng tài liệu tồn đọng nhiều, cần thiết phải rà sốt, đánh giá bố trí cán chuyên trách lưu trữ để đảm nhiệm công tác lưu trữ cần thiết, nhằm khắc phục tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống đến hạn nộp lưu - Đối với cấp huyện, cần có đầu mối giao thức việc quản lý tài liệu cấp huyện, tốt giao cho Phịng Nội vụ quản lý Mặt khác, cơng chức, viên chức Phịng Nội vụ phân cơng người kiêm nhiệm tham mưu quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ, cần bố trí bổ sung biên chế chuyên trách làm công tác lưu trữ để quản lý kho lưu trữ cấp huyện Tăng cường quản lý thống tài liệu lưu trữ cấp huyện, hạn chế thay đổi mặt tổ chức, rõ ràng chức nhiệm vụ - Đối với cấp xã tài liệu lưu trữ tăng đáng kể, đa số bố trí cán khơng chun trách làm cơng tác lưu trữ, trình độ chun mơn khơng phù hợp, không 83 thuộc biên chế cấp xã, đa số chưa n tâm cơng tác Do đó, để nâng cao vai trị quản lý nhà nước cơng tác lưu trữ cần phân cơng cán cơng chức Văn phịng Thống kê, ngồi nhiệm vụ Văn phịng - Thống kê cịn phải giao nhiệm vụ cơng tác văn thư, lưu trữ xã thu thập, bảo quản, chỉnh lý - Cần quan tâm đến chế độ, sách cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ, nhằm khắc phục tình trạng đội ngũ cán lưu trữ chưa đãi ngộ hợp lý nên chưa n tâm cơng tác, có điều kiện thuận lợi lại chuyển sang vị trí khác Cần thực nghiêm túc chế độ phụ cấp độc hại phụ cấp vật cho cán công chức làm cơng tác lưu trữ; đồng thời, bổ sung hình thức khen thưởng xử phạt sở công cụ điều hành Chỉ thị, Kế hoạch, Chương trình, Việc thực chế độ đãi ngộ cho cán cơng chức làm cơng tác lưu trữ ngồi trách nhiệm quan chức có thẩm quyền tỉnh cịn có trách nhiệm Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cần tham mưu Bộ Nội vụ ban hành văn quy định chế độ sách phù hợp với đội ngũ cán công chức làm công tác lưu trữ Cần chỉnh sửa bổ sung, ban hành số văn thực chế độ quy định chế độ đãi ngộ nghề, thâm niên nghề, điều chỉnh chế độ phụ cấp độc hại, hướng dẫn thực Thông tư số 25/2013/TT-BLĐTBXH ngày 18/10/2013 Bộ Lao động Thương binh Xã hội hướng dẫn thực chế độ bồi dưỡng vật người lao động làm việc điều kiện có yếu tố nguy hiểm độ hại - Các cán lãnh đạo, người đứng đầu cần tích cực đạo quan, đơn vị cơng chức thực việc lập hồ sơ trình giải công việc, làm sở để giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan Việc nâng cao nhận thức cho đội ngũ cán cơng chức đóng vai trị vơ quan trọng, người trực tiếp lập hồ sơ Việc thu thập, bổ sung tài liệu thực trước hết từ công tác lập hồ sơ Công tác giai đoạn khởi đầu cho việc hình thành tài liệu lưu trữ Lập hồ sơ tốt giải công việc xong, tài liệu, hồ sơ đưa vào lưu trữ dễ dàng, thuận lợi Ngược lại, lập hồ sơ không tốt đưa vào lưu trữ, cán 84 lưu trữ phải rà soát, phân loại thành hồ sơ thêm lần nữa, tốn nhiều thời gian công sức 3.2.5 Đầu tư kinh phí cho lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ công việc quan trọng, nhiệm vụ trọng tâm kho lưu trữ Bảo quản tốt tài liệu gìn giữ cẩn thận, hạn chế hư hỏng điều kiện tự nhiên chủ quan người Việc kho lưu trữ đủ điều kiện nguyên nhân làm hạn chế công tác thu thập, bổ sung, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ lưu trữ lịch sử tỉnh Ngày 24/9/2010, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Dự án Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh Ninh Thuận Quyết định số 1784/QĐ-TTg Trên sở đó, Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Thuận ban hành Quyết định số 2686/QĐ-UBND ngày 31/10/2016 phê duyệt Dự án Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh, Sở Nội vụ cần tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh cấp kinh phí để tiếp tục thực kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh kịp thời đáp ứng yêu cầu cấp bách bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ lịch sử phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu Đồng thời, Sở Nội vụ cần phối hợp chặt chẽ với ngành chức tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh trình Chính phủ để cấp vốn nhằm hỗ trợ kinh phí xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh Điều 25 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định: “Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết thực biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ” Việc bố trí kho lưu trữ quan cần vào tình hình cụ thể điều kiện trụ sở, đầu tư xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ quan trụ sở quan Tùy theo điều kiện cụ thể tình hình tài liệu lưu trữ có dự tính hình thành năm kinh phí đầu tư, quan, tổ chức xác định quy mô đầu tư kho lưu trữ quan theo hướng xây dựng cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ cũ có diện tích phù hợp nhằm đáp ứng yêu cầu bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu 85 Các quan, đơn vị nên quan tâm việc đầu tư sở vật chất, trang thiết bị cho công tác lưu trữ quan kho lưu trữ quan với diện tích đảm bảo để thực lưu trữ hồ sơ theo quy định, đồng thời trang bị đầy đủ giá, kệ thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ Phòng Nội vụ huyện, thành phố cần tham mưu cho Ủy ban nhân dân huyện, thành phố cấp kinh phí xây dựng kho lưu trữ quan cấp huyện đủ diện tích để lưu trữ hồ sơ, tài liệu có thời hạn quan Ủy ban nhân dân huyện, đồng thời đảm bảo kho lưu trữ huyện nơi bảo quản hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn để thực giao nộp lưu trữ lịch sử thuận tiện Bên cạnh đó, Phịng Nội vụ huyện cần tham mưu Ủy ban nhân dân huyện trình Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân tỉnh cấp kinh phí hàng năm để tổ chức tập huấn nghiệp vụ công tác lưu trữ cho phòng, ban cấp huyện Ủy ban nhân dân cấp xã nhằm đưa công tác lưu trữ vào nề nếp, góp phần hồn thành nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội nhiệm vụ trị địa phương Chỉ đạo phối hợp với Ủy ban nhân dân cấp xã trình cấp, ngành có liên quan để bố trí kinh phí xây dựng kho lưu trữ xã tài liệu sản sinh trình hoạt động cấp xã tài liệu phản ánh trực tiếp đời sống vật chất, tinh thần nhân dân hiệu việc thực chủ trương, sách Đảng Nhà nước không thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử mà bảo quản lưu trữ cấp xã Vì vậy, tài liệu lưu trữ cấp xã cần bảo quản nhằm phục vụ công tác tổ chức khai thác sử dụng 3.2.6 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ Hiện nay, công tác lưu trữ đặt yêu cầu cấp bách nhằm đáp ứng yêu cầu ngày cao đất nước thời kỳ đổi Các thành tựu khoa học công nghệ thông tin cần ứng dụng ngày nhiều vào công tác lưu trữ để đại hóa cơng tác lưu trữ, tiết kiệm thời gian, công sức người làm công tác lưu trữ, tạo thuận lợi cho người khai thác sử dụng Việc số hóa tài liệu lưu trữ điện tử đời đáp ứng nhu cầu chia sẻ, cung cấp thơng tin cách nhanh chóng, xác bảo quản tài liệu lâu dài, 86 tiết kiệm Mặc khác, việc bảo quản sử dụng hiệu tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng kinh tế, trị, xã hội, lịch sử Số hóa tài liệu việc chuyển đổi loại hình thơng tin sang thơng tin số Hiện nay, thông tin lĩnh vực quản lý nhà nước, hoạt động quan từ tái lập tỉnh đến lưu kho lưu trữ tỉnh dạng tài liệu giấy, tài liệu chịu tác động học người, môi trường nên việc lưu giữ, kéo dài thời gian tuổi thọ tài liệu địi hỏi cơng phu, tốn Vì vậy, đặt u cầu số hóa tài liệu, đưa tài liệu giấy lên hệ thống thông tin điện tử để khắc phục nhược điểm tài liệu giấy Hệ thống lưu giữ tài liệu điện tử quy trình khép kín giúp tài liệu án toàn quản lý để tài liệu với thơng tin, hồn cảnh cấu trúc giữ lại Việc quản lý tài liệu điện tử giống quản lý tài liệu giấy Các tài liệu điện tử phải tạo thành hồ sơ xác định giá trị, thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu Để cơng tác có hiệu cần xây dựng quy chế quản lý tài liệu điện tử quan, đơn vị, phân cấp cụ thể trách nhiệm quyền hạn xử lý, tiếp cận hồ sơ, tài liệu điện tử Tuyệt đối không tự ý xóa thay đổi thơng tin tài liệu, năm tiến hành đánh giá, xử lý chất lượng chống xâm nhập tác nhân gây hại Xây dựng hệ thống bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu điện tử song song với bảo quản tài liệu giấy Tiểu kết chƣơng 3: Bên cạnh kết đạt được, nhìn lại tồn diện cơng tác lưu trữ tỉnh Ninh Thuận thấy nhiều tồn tại, hạn chế Những hạn chế ảnh hưởng đến phát triển công tác lưu trữ tỉnh Việc ban hành văn quản lý công tác lưu trữ chưa đầy đủ, đội ngũ cán làm công tác lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu công việc, nguồn nhân lực yếu, sở vật chất trang thiết bị cho cơng tác lưu trữ cịn thiếu Từ hạn chế thấy việc nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác lưu trữ thời gian tới đặt vấn đề cấp bách cấp, ngành Để thực nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác lưu trữ tỉnh Ninh Thuận, điều tất yếu phải giải triệt để giải pháp mà 87 nêu luận văn như: Đẩy mạnh hoạt động tuyên truyền, phổ biến pháp luật lưu trữ; hoàn thiện hệ thống văn quản lý văn hướng dẫn công tác lưu trữ; tăng cường vai trò quan quản lý nhà nước công tác lưu trữ; nâng cao chất lượng, bổ sung số lượng đội ngũ cán trang bị kiến thức cần thiết công tác lưu trữ; đầu tư kinh phí cho lưu trữ địa phương, nhằm khắc phục tồn hạn chế công tác lưu trữ, tạo điều kiện cho quan quản lý nhà nước công tác lưu trữ tỉnh Ninh Thuận quản lý hiệu nội dung công tác lưu trữ 88 KẾT LUẬN Tài liệu lưu trữ có vai trị quan trọng lĩnh vực đời sống xã hội Trong hoạt động quản lý nhà nước, tài liệu lưu trữ có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình, kế hoạch cơng tác Do đó, việc lưu trữ cơng văn, tài liệu nội dung quan trọng, có vai trị đặc biệt gắn liền với cơng tác quản lý nhà nước Trên thực tế, quan quản lý nhà nước rút ngắn thời gian giải kịp thời u cầu cơng dân khơng có đầy đủ thông tin từ tài liệu lưu trữ Thực tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy việc hoàn thành nhiệm vụ quan nhà nước Qua nghiên cứu vấn đề lý luận tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ thực trạng quản lý công tác lưu trữ tỉnh Ninh Thuận, rút ưu điểm, hạn chế đề giải pháp để công tác lưu trữ thực có hiệu Quản lý nhà nước công tác lưu trữ tỉnh Ninh Thuận thời gian qua góp phần quan trọng việc xây dựng phát huy công tác lưu trữ địa phương, nâng cao giá trị to lớn tài liệu lưu trữ lĩnh vực đời sống xã hội Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt quản lý nhà nước cơng tác lưu trữ tỉnh Ninh Thuận đối mặt với tồn hạn chế hệ thống văn quản lý, đạo, hướng dẫn, chất lượng văn chưa cao, chưa đáp ứng yêu cầu nâng cao hiệu quản lý, đội ngũ cán hạn chế lực chuyên môn nghiệp vụ,… Để khắc phục hạn chế tồn quản lý nhà nước công tác lưu trữ, vào quy định pháp luật hành tình hình thực tế địa phương, đề tài đề phương hướng, giải pháp nhằm khắc phục mang tính đồng thống mà trước hết hoàn thiện hệ thống văn quản lý nhà nước văn hướng dẫn công tác lưu trữ Bên cạnh cần phải nâng cao nhận thức đội ngũ lãnh đạo trình độ chun mơn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp làm công tác lưu trữ, đầu tư kinh phí cho lưu trữ,…để công tác lưu trữ tỉnh Ninh Thuận ngày hồn thiện hiệu 89 Thơng qua kết nghiên cứu sở lý luận pháp lý công tác lưu trữ quản lý nhà nước công tác lưu trữ; đánh giá thực trạng quản lý nhà nước công tác lưu trữ mặt tỉnh Ninh Thuận giai đoạn 2011 - 2016, đề xuất yêu cầu, phương hướng giải pháp nhằm nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác lưu trữ tỉnh Ninh Thuận giai đoạn Đề tài “Quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ tỉnh Ninh Thuận (2011 - 2016)” đạt kết có giá trị mặt lý luận thực tiễn định quản lý nhà nước cơng tác lưu trữ nói chung công tác quản lý nhà nước cơng tác lưu trữ tỉnh Ninh Thuận nói riêng Đồng thời kết nghiên cứu đề tài tài liệu tham khảo có giá trị thực tiễn việc nghiên cứu giảng dạy học tập ngành lưu trữ nước ta 90 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO A CÁC VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT VÀ HƢỚNG DẪN NGHIỆP VỤ CHỦ YẾU Bộ Nội vụ (2006), Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11/4/2006 hướng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp, Hà Nội Bộ Nội vụ (2007), Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng, Hà Nội Bộ Nội vụ (2008), Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện, Hà Nội Bội Nội vụ (2010), Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ văn thư, lưu trữ bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân cấp, Hà Nội Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 quy đinh thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức, Hà Nội Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, Hà Nội Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức, Hà Nội Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử cấp, Hà Nội Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 hướng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp, Hà Nội 10 Bộ Nội vụ (2012), Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030, Hà Nội 91 11 Bộ Nội vụ (2015), Quyết định số 135/QĐ-BNV ngày 06 tháng năm 2015 Bộ Nội vụ việc đính Thơng tư số 17/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp, Hà Nội 12 Chính phủ (1946), Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 công tác công văn, giấy tờ, Hà Nội 13 Chính phủ (1963), Nghị định số 142-CP ngày 28/9/1963 Hội đồng phủ Ban hành điều lệ công tác công văn, giấy tờ công tác lưu trữ, Hà Nội 14 Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP 08/4/2004 công tác văn thư, Hà Nội 15 Chính phủ (2004), Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, Hà Nội 16 Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ, Hà Nội 17 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước (2007), Công văn số 218/KH-VTLTNN ngày 05/4/2007 Kế hoạch thực Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 Thủ tướng Chính phủ tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Hà Nội 18 Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, Hà Nội 19 Thủ tướng Chính phủ (2007), Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Hà Nội 20 Ủy ban thường vụ Quốc hội (2001), Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia, Hà Nội B SÁCH VÀ CÁC TÀI LIỆU KHÁC Cục Lưu trữ (1982), Những văn kiện chủ yếu Đảng Nhà nước công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ, Hà Nội, tr.31 Cục Lưu trữ nhà nước (1999), Công tác văn thư lưu trữ, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội, tr.78, 80, 81 Cục Lưu trữ nhà nước (1992), Từ điển lưu trữ Việt Nam, Hà Nội 92 Dương Văn Khảm (2001), Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước công tác lưu trữ, (Thư viện Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư-Lưu trữ, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Mã số VL.02/437) Dương Văn Khảm, Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam (2011), Nxb Văn hóa thơng tin Hà Nội Đào Xuân Chúc (chủ biên), Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội Đảng Cộng sản Việt Nam (2001), Văn kiện Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ IX, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội Nghiêm Kỳ Hồng (1996), Mấy suy nghĩ định hướng hoàn thiện đổi công tác lưu trữ nay, Lưu trữ Việt Nam, số Nghiêm Kỳ Hồng (2009), Mấy suy nghĩ đổi công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nay, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 2, tr.4 10 Nghiêm Kỳ Hồng (2006), Những đạo quan trọng công tác lưu trữ nước ta 20 năm đổi mới, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 6, tr.1-4 11 Nguyễn Mạnh Cường (2010), Quản lý nhà nước công tác lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nay, Tạp chí Tổ chức nhà nước, số 12 Nguyễn Trọng Điều (2007), Đổi công tác văn thư lưu trữ để thực mục tiêu cải cách hành nhà nước, Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 13 Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng (2010), Lịch sử lưu trữ Việt Nam, Nxb Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh 14 Nguyễn Văn Thâm, Nghiêm Kỳ Hồng, Lưu trữ Việt Nam - Những chặng đường phát triển (2006), Nxb Chính trị Quốc gia 15 Nguyễn Xuân An (2008), Tăng cường quản lý nhà nước đào tạo bồi dưỡng cán văn thư, lưu trữ nước ta, Luận văn Thạc sĩ quản lý hành cơng, Học viện Hành Quốc gia, Hà Nội 93 16 Phan Đình Nham Bùi Loan Thùy, Giáo trình lưu trữ học đại cương (2015), Nxb Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh 17 Trần Việt Hà (2006), “Quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ địa phương”, Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 05/2006, tr 24-26 18 Vũ Dương Hoan (1987) chủ biên, Công tác lưu trữ Việt Nam, Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội 94 PHỤ LỤC VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI TỈNH NINH THUẬN Công văn số 936/SNV-VTLT ngày 08/5/2013 Sở Nội vụ việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Công văn số 1206/SNV-VTLT ngày20/5/2015 Sở Nội vụ việc hướng dẫn công tác lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Công văn số 1480/HD-SNV ngày 22/6/2015 Sở Nội vụ việc hướng dẫn công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ quan giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Quyết định số 172/QĐ-UBND ngày 12/8/2013 Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh việc ban hành Quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ địa bàn tỉnh Ninh Thuận đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 Quyết định số 459/QĐ-UBND ngày 27/12/2014 Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh việc ban hành Đề án đầu tư, sửa chữa, cải tạo nâng cấp hệ thống Kho lưu trữ tài liệu quan địa bàn tỉnh Ninh Thuận đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030