TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN VÀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
Kế toán - Cơ sở quan trọng của các quyết định kinh doanh
1.1.1 Định nghĩa về kế toán
Có nhiều cách tiếp cận về kế toán, vì vậy có rất nhiều định nghĩa khác nhau về kế toán Tuy nhiên những định nghĩa này đều thống nhất với nhau ở chỗ: Kế toán là một hệ thống của những khái niệm và phương pháp, hướng dẫn chúng ta thu thập, đo lường, xử lý và truyền đạt những thông tin cần thiết cho việc ra những quyết định tài chính hợp lý.[4,9]
Về phương diện khoa học: Kế toán là khoa học về bản chất của các sự kiện trong hoạt động kinh doanh Mục đích của nó là vạch rõ nội dung và mối liên hệ giữa các phạm trù pháp lý và phạm trù kinh tế của các sự kiện kinh tế, nhờ đó mà những sự kiện này được nhận thức.[4,10]
Về phương diện thực hành: Kế toán là quá trình tổ chức có tính định hướng thực hành gắn với việc theo dõi, ghi sổ, tổng hợp, phân tích và truyền đạt các số liệu về các sự kiện của đời sống kinh tế Mục đích của nó là thu thập thông tin cho các quyết định quản lý.[4,10] Định nghĩa kế toán nhấn mạnh đến chức năng cung cấp thông tin và chức năng này được coi là chức năng cơ bản nhất của kế toán Hiệp hội Kế toán Mỹ trong thông báo về lý thuyết căn bản của kế toán đã định nghĩa: “Kế toán là quá trình ghi nhận, đo lường, và công bố các thông tin kinh tế, chủ yếu là thông tin tài chính giúp người sử dụng đề ra các quyết định kinh tế”.[4,12] Ủy ban thuật ngữ của Học viện Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã định nghĩa: “Kế toán là một nghệ thuật dùng để ghi chép, phân loại và tổng hợp theo một phương pháp riêng có dưới hình thức tiền tệ về các nghiệp vụ, các sự kiện kinh tế và trình bày kết quả của nó cho người sử dụng ra quyết định”.[4,12] Điều lệ tổ chức kế toán nhà nước Việt Nam định nghĩa: “Kế toán là công việc ghi chép, tính toán bằng con số dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động, chủ yếu dưới hình thức giá trị để phản ánh kiểm tra tình hình vận động của các loại tài sản, quá trình và kết quả hoạt động kinh doanh, sử dụng vốn và kinh phí nhà nước, cũng như từng tổ chức, xí nghiệp”.
Theo Luật Kế toán Việt Nam hiện hành thì “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp những thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”.[4,12]
Như vậy, để định nghĩa về kế toán cần phải dựa vào bản chất của kế toán, mà bản chất này lại tùy thuộc vào hình thái kinh tế xã hội - nơi hoạt động kế toán diễn ra Vì vậy trong điều kiện nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường, kế toán có thể định nghĩa như sau: “Kế toán là một khoa học liên quan đến việc thu thập, đo lường, xử lý và truyền đạt các thông tin tài chính và phi tài chính hữu ích cho một tổ chức đến các đối tượng sử dụng để trên cơ sở đó đề ra các quyết định hợp lý”.[4,13]
1.1.2 Chức năng và mục tiêu của kế toán 1.1.2.1 Chức năng của kế toán
Hoạt động kế toán có 4 chức năng, đó là chức năng thông tin, chức năng kiểm tra, chức năng bảo vệ tài sản và chức năng phân tích.
Chức năng thông tin: kế toán sẽ cung cấp các thông tin hữu ích cho việc ra các quyết định kinh tế, xã hội và diễn đạt được khả năng, trách nhiệm và cương vị quản lý; đồng thời, cung cấp các thông tin hữu ích cho việc đánh giá hiệu quả tổ chức và lãnh đạo.
Chức năng kiểm tra: kế toán thực hiện việc giám sát kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính, tình hình sử dụng và bảo quản tài sản trong doanh nghiệp, đảm bảo cho các hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả thiết thực, đạt được các mục tiêu đã đề ra, đồng thời tuân thủ luật pháp của nhà nước.
Chức năng bảo vệ tài sản: chức năng này phụ thuộc vào hệ thống kế toán hiện hành của doanh nghiệp:
- Doanh nghiệp có kho bãi chứa hàng hóa, tài sản với thiết bị có hiện đại hay khoâng?
- Hệ thống kế toán của doanh nghiệp có hoàn thiện hay không?
- Việc sử dụng các phương tiện, trang thiết bị phục vụ việc thu thập, phân tích, tổng hợp và chuyển tải thông tin được thực hiện tại doanh nghiệp như thế nào?
Chức năng phân tích: chức năng này cho phép nhà quản lý nghiên cứu tiềm năng phát triển của doanh nghiệp, nhận ra những lỗ hổng, sai sót trong quản lý, hoạch định ra chiến lược phát triển của công ty.
1.1.2.2 Mục tiêu của kế toán
Kế toán không thuần túy là công việc giữ sổ hay ghi chép và lưu trữ các dữ liệu, mà quan trọng hơn là thiết lập một hệ thống thông tin cho công tác quản lý, cho người ra quyết định Những thông tin do kế toán cung cấp cho phép các nhà kinh tế có được những lựa chọn hợp lý để định hướng hoạt động kinh doanh.
Vì vậy, mục tiêu cơ bản của kế toán hiện đại là cung cấp thông tin tài chính kể cả một số thông tin phi tài chính về một thực thể kinh tế để người sử dụng có được một quyết định sáng suốt về việc sử dụng một cách hữu hiệu nguồn tài nguyên vốn có giới hạn Thông tin kế toán không những cần thiết cho các nhà quản trị điều hành doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch, kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, mà còn cần cho cả những người ở bên ngoài doanh nghiệp như: các chủ sở hữu, các nhà cung cấp tín dụng, các nhà đầu tư tiềm năng.
Vai trò và nội dung của kế toán quản trị
1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của kế toán tài chính và kế toán quản trò
1.2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của kế toán tài chính
Từ khi hình thành xã hội loài người, con người đã luôn làm việc và chống chọi với những khắc nghiệt của giới tự nhiên để tồn tại và phát triển Để đánh giá được công việc mình làm, hiệu quả của nó và tiên đoán được tương lai của những hoạt động thì con người phải dựa vào một công cụ, đó là kế toán.
Kế toán được hình thành và phát triển gắn liền với sự phát triển của xã hội
Khi nền sản xuất của xã hội phát triển và thay đổi, kế toán cũng phát triển và thay đổi tương ứng để đáp ứng nhu cầu đối với những thông tin phát sinh.
Kế toán là một công cụ hữu hiệu giúp cho không chỉ các nhà quản lý nắm được thực trạng tài chính nhằm hoạch định kế hoạch phát triển cho tương lai của công ty mà còn là mối quan tâm của các nhà đầu tư tài chính, các ngân hàng, nhà nước nhằm phục vụ cho mục đích của mình.
Hạch toán kế toán gắn liền với sản xuất do đó ngay từ thời kỳ nguyên thủy người ta đã sử dụng hạch toán kế toán để ghi chép theo dõi quá trình sản xuất.
Các bản ghi kế toán đã xuất hiện từ năm 8500 trước công nguyên ở Trung Á, viết bằng đất sét thể hiện các hàng hóa như bánh mì, dê, quần áo… Bản ghi này được gọi là bullae, một dạng hóa đơn ngày nay Bullae được gửi cùng với hàng hóa nhằm giúp người nhận kiểm tra lại chất lượng và giá cả của số hàng mình nhận được Lúc này vẫn chưa có hệ số đếm khác nhau. Đến năm 850 trước công nguyên, hệ số đếm Hindus - Arabic ra đời và được sử dụng cho đến ngày nay.Việc giữ các bản ghi vẫn chưa được hình thức hóa cho đến mãi thế kỷ 13, xuất phát từ các giao dịch kinh doanh và ngân hàng tại Florence, Venice và Genoa Tuy nhiên, các tài khoản không thực sự thể hiện được bản chất nghiệp vụ giao dịch và hiếm khi cân đối.
Phải đến năm 1299 con người mới phát hiện hệ thống thông tin tài chính gồm tất cả các yếu tố cấu thành của hệ thống kế toán kép và vào năm 1494, Luca Pacioli, tác giả cuốn Summa, hệ thống kế toán kép mới được miêu tả một cách cụ thể và rõ nét Sau đó 377 năm, Josial Wedwood là người đầu tiên hoàn thiện hệ thống kế toán giá thành Hệ thống kế toán từ đó đã ngày càng được hoàn chỉnh hơn với việc hoàn thiện hệ thống kế toán giá thành hiện đại của Donaldson Brown - Giám đốc điều hành của General Motor.
Hiện nay trên thế giới đã có một tổ chức riêng ban hành các chuẩn mực kế toán quốc tế Tổ chức thiết lập chuẩn mực kế toán quốc tế gồm Tổ chức Ủy ban chuẩn mực kế toán quốc tế (IASCF), Hội đồng chuẩn mực kế toán quốc tế (IASB),
Hội đồng cố vấn chuẩn mực (SAC), Hội đồng hướng dẫn báo cáo tài chính quốc tế (IFRIC).
- IASCF có trách nhiệm giám sát IASB, là tổ chức ban hành chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế (IFRS) SAC có trách nhiệm tư vấn các vấn đề kỹ thuật và lịch làm việc cho IASB IFRIC dưới sự quản lý của IASB có trách nhiệm ban hành các hướng dẫn báo cáo tài chính quốc tế IASCF có 19 ủy thác viên gồm 6 từ Bắc Mỹ, 6 từ Châu Âu, 6 từ Châu Á, 4 từ Châu Á - Thái Bình Dương và 3 từ bất kỳ khu vực nào khác miễn là sự cân bằng về khu vực địa lý được giữ vững.
- IASB có 14 thành viên đến từ 9 quốc gia có trách nhiệm thiết lập các chuẩn mực kế toán Các thành viên của IASB được lựa chọn dựa trên tiêu chuẩn trình độ chuyên môn chứ không phải theo khu vực bầu cử hay quyền lợi khu vực Các thành viên IASB có nguồn gốc là các kiểm toán viên thực hành, người lập các báo cáo tài chính, người sử dụng các báo cáo tài chính, và từ hàn lâm Bảy trong 14 thành viên có trách nhiệm trực tiếp liên hệ với một hay nhiều hơn các nhà thiết lập chuẩn mực quốc gia Việc công bố một chuẩn mực, dự thảo hay hướng dẫn cần được sự tán thành của 8 trên 14 thành viên Thêm vào đó, tất cả các thành viên của IASB có trách nhiệm liên hệ với các nhà thiết lập chuẩn mực quốc gia không có thành viên IASB trong tổ chức lập quy của họ Ngoài ra, nhiều quốc gia này cũng có mặt trong Hội đồng cố vấn chuẩn mực.
- Hội đồng cố vấn chuẩn mực (SAC) bao gồm các nhóm cá nhân có nguồn gốc chức năng và khu vực địa lý khác nhau nhằm cố vấn cho IASB và đôi khi, cho các ủy thác viên.
- Các thành viên của IFRIC đến từ các khu vực địa lý rộng rãi, có trình độ giao dịch cao, đại diện của các kế toán viên trong các ngành nghề và người sử dụng các báo cáo tài chính.
Như vậy, trên thế giới hệ thống tài chính kế toán đã có được sự thống nhất cơ bản để các nước dựa vào đó xây dựng các chuẩn mực tài chính kế toán của mình.
Tại Việt Nam, hệ thống tài chính kế toán đã phát triển qua 3 giai đoạn chính:
- Trước những năm 1990: đây là giai đoạn mà nền kinh tế của nước ta là nền kinh tế bao cấp, các thành phần kinh tế chỉ có quốc doanh, tập thể và cá thể, giữ vai trò chủ đạo trong nền kinh tế là thành phần kinh tế quốc doanh và không có các hoạt động thương mại buôn bán tự do trên thị trường Do đặc điểm này mà hoạt động của các kế toán viên chủ yếu tuân thủ theo nội quy, quy định của Bộ Tài chính
- cơ quan cao nhất chịu trách nhiệm quản lý tài sản xã hội chủ nghĩa.
- Từ năm 1991 - 1994: nước ta chuyển đổi từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa Sự xuất hiện của nền kinh tế nhiều thành phần đã tác động đến bản chất và đặc thù của nghề kế toán Nhiều thuật ngữ trong lĩnh vực kế toán ra đời như khái niệm lãi, lỗ, lợi nhuận… mà đối với nhiều kế toaựn vieđn chư quen laứm trong neăn kinh teẫ bao caõp laứ khaự trửứu tửụùng vaứ khoự hieơu.
- Do thực tế khách quan thay đổi nên giai đoạn từ 1995 đến 2006 chính là thời gian mà hệ thống tài chính kế toán nước ta có những bước phát triển cao nhất và hoàn thiện nhất Đặc biệt là từ năm 1995 đến nay, hệ thống kế toán tài chính nước ta đã hình thành và phát triển lĩnh vực kiểm toán Sự phát triển vượt bậc này đánh dấu sự ra đời của Luật Kế toán Việt Nam do Quốc hội khóa XI kỳ họp thứ 3 thông qua cũng như các chuẩn mực về kế toán tài chính riêng của Việt Nam đã được ban hành Kế toán tài chính tại Việt Nam không còn phát triển một cách đơn lẻ tự phát nội bộ mà đã có hệ thống và liên kết với thế giới Đánh dấu bước phát triển quan trọng này là vào năm 1996 Hội Kế toán Việt Nam (VAA) ra đời và trở thành thành viên của Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) cũng như là thành viên của Liên đoàn kế toán các nước ASEAN (AFA) Hệ thống kế toán Việt Nam với tư cách là một công cụ quản lý kinh tế - tài chính quan trọng nhất đã được thiết kế, xây dựng mới và ban hành chính thức áp dụng từ ngày 01/01/1996 đối với mọi loại hình doanh nghiệp, mọi thành phần kinh tế Đó chính là hệ thống kế toán được ban hành theo Quyết định 1141TC/CĐKT ngày 01/01/1995 của Bộ Tài chính Để đáp ứng yêu cầu cơ chế quản lý kinh tế thị trường ở nước ta, hệ thống kế toán theo Quyết định 1141TC/CĐKT đã được cải cách triệt để, dựa trên cơ sở vận dụng có chọn lọc các nguyên tắc, chuẩn mực và thông lệ phổ biến của các nước có nền kinh tế phát triển Việc cải cách được tiến hành ở tất cả các nội dung cấu thành hệ thống kế toán, đó là hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách và hệ thống báo cáo tài chính.
Điều kiện để thực hiện kế toán quản trị tại doanh nghiệp
Việc xây dựng và thực hiện kế toán quản trị trong doanh nghiệp phải hướng đến tính linh hoạt, hữu ích và quyền lựa chọn ở doanh nghiệp Để đảm bảo định hướng này, cần phải phối hợp đồng bộ những điều kiện cơ bản sau:
- Về phía Nhà nước: không nên ràng buộc và can thiệp quá sâu vào nghiệp vụ kỹ thuật kế toán quản trị ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh bằng chính sách kế toán hay những quy định trong hệ thống kế toán doanh nghiệp mà chỉ nên dừng lại ở sự công bố khái niệm, lý luận tổng quát và công nhận kế toán quản trị trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp Đồng thời, Nhà nước cần hỗ trợ tốt hơn cho doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong đào tạo nhân lực, nghiên cứu, triển khai, phát triển kế toán quản trị và về lâu dài Nhà nước cần tổ chức các ngân hàng tư liệu thông tin kinh tế tài chính có tính chất vĩ mô để hỗ trợ tốt hơn trong việc thực hiện nghiệp vụ kế toán quản trị ở doanh nghiệp.
- Về phía các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, để áp dụng kế toán quản trị cần phải giải quyết những điều kiện sau:
+ Tổ chức và hoàn thiện quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh, từng bước xây dựng và hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng sản xuất kinh doanh.
+ Xác lập hệ thống quản lý sản xuất kinh doanh và định hướng phát triển hệ thống quản lý sản xuất kinh doanh để làm cơ sở xác lập, định hướng thiết kế, xây dựng mô hình kế toán quản trị.
+ Xác lập và cải tiến nội dung, mối quan hệ trong công tác kế toán hiện nay (đa số nội dung công tác kế toán của các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hiện nay chỉ tập trung vào công tác kế toán tài chính), cải tiến mối quan hệ giữa bộ phận kế toán với các bộ phận quản lý, sản xuất kinh doanh.
+ Nhanh chóng tuyển dụng và đào tạo lại nhân sự kế toán với định hướng đa dạng hóa nghiệp vụ và sử dụng thành thạo các công cụ xử lý thông tin hiện đại.
+ Nhanh chóng phát triển và kiện toàn hệ thống xử lý thông tin hoạt động sản xuất kinh doanh tự động hóa Đây là điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật tiền đề áp dụng kế toán quản trị và kế toán quản trị chỉ có thể áp dụng, tác động tích cực, hiệu quả với điều kiện xử lý thông tin hiện đại.
- Về phía các tổ chức đào tạo:
+ Hoàn thiện chương trình đào tạo kế toán quản trị phù hợp với tình hình thực tiễn ở Việt Nam và kết hợp với xu hướng phát triển kế toán quản trị hiện nay của thế giới.
+ Phân tích rõ chương trình, cấp bậc đào tạo từ thấp đến cao để giúp doanh nghiệp có một nhận định đúng về trình độ kế toán của người học trong việc xây dựng chiến lược nhân sự.
+ Thực hiện phương châm đào tạo gắn liền với thực tiễn và phục vụ cho việc phát triển thực tiễn thông qua tổ chức hội thảo kế toán, liên kết đào tạo theo nhu cầu thực tiễn của các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.
Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp những thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.
Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị kế toán.
Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán.
Kế toán tài chính là một phần không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào Ở Việt Nam từ trước đến nay, các doanh nghiệp luôn cố gắng hoàn thiện bộ máy kế toán tài chính của mình và rất ít doanh nghiệp biết rằng bên cạnh bộ kế toán tài chính còn có kế toán quản trị.
Qua chương này, tác giả đã phân tích và phân biệt rõ những đặc điểm của kế toán tài chính và kế toán quản trị, đồng thời đưa ra những nội dung của kế toán quản trị để thấy được sự cần thiết và khả năng vận dụng những nội dung của kế toán quản trị đối với một doanh nghiệp.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI TỔNG CÔNG TY LƯƠNG THỰC MIỀN NAM
Tình hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh tại Tổng Công ty Lương thực Mieàn Nam
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Tổng Công ty Lương thực Miền Nam
Tổng Công ty Lương thực Miền Nam tiền thân là Tổng Công ty Lúa gạo Miền Nam được thành lập sau ngày Miền Nam hoàn toàn giải phóng và thống nhất đất nước năm 1975.
Tháng 7 năm 1978: Tổng Công ty được đổi tên thành Tổng Công ty Lương thực Miền Nam (theo Quyết định số 1606/LTTP-LĐ ngày 20/7/1978 của Bộ Lương thực và Thực phẩm).
Tháng 9 năm 1986: Tổng Công ty được đổi tên thành Tổng Công ty Lương thực khu vực II (theo Quyết định số 493 QĐ/TC ngày 09/9/1986 của Bộ Lương thực).
Tháng 11 năm 1987: Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) quyết định thành lập Tổng Công ty Lương thực Trung ương (Vinafood) (theo Quyết định số 210/HĐBT ngày 07/11/1987) trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm trên cơ sở tổ chức lại các Tổng Công ty Lương thực khu vực I, II, Miền Trung, xuất nhập khẩu lương thực, Công ty vật tư bao bì II, các Xí nghiệp xay xát gạo và Bột mì Lúc này Tổng Công ty trở thành Cơ quan đại diện Tổng Công ty Lương thực Trung ương đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh (theo Quyết định số 417/NN-CNTP ngày 30/11/1987 của Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm).
Tháng 01 năm 1990: Thành lập lại Tổng Công ty Lương thực Trung ương II (VINAFOOD II) trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm (theo Quyết định số 19/NN-TCCB/QĐ ngày 18/01/1990 của Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm).
Tháng 5 năm 1995: Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập Tổng Công ty Lương thực Miền Nam trên cơ sở tổ chức lại Tổng Công ty Lương thực Trung ương
II, Công ty Lương thực Trung ương III và các đơn vị kinh doanh lương thực từ Quảng Nam - Đà Nẵng trở vào (Quyết định số 311/QĐ-TTg ngày 24/5/1995 của
Thủ tướng Chính phủ) Tổng Công ty còn được gọi là Tổng Công ty 91 (doanh nghiệp nhà nước hạng đặc biệt) vì được thành lập theo mô hình thí điểm thành lập tập đoàn kinh doanh tại Quyết định số 91/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.
Tháng 7 năm 2003: Tổng Công ty bắt đầu thực hiện lộ trình sắp xếp, chuyển đổi Doanh nghiệp Nhà nước và thí điểm chuyển sang tổ chức hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con (theo Quyết định số 136/2003/QĐ-TTg ngày 10/7/2003 của Thủ tướng Chính phủ).
Tháng 12 năm 2005: Thủ tướng Chính phủ có Quyết định số 333/2005/QĐ- TTg ngày 14/12/2005 về việc thành lập Công ty mẹ - Tổng Công ty Lương thực Miền Nam; Quyết định số 125/2006/QĐ-TTg ngày 30/5/2006 ban hành Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng Công ty Lương thực Miền Nam theo mô hình công ty meù - coõng ty con.
Ngày 01 tháng 3 năm 2007: sau khi thực hiện xong các trình tự thủ tục pháp lý cần thiết, Tổng Công ty Lương thực Miền Nam đã chính thức chuyển sang hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Tổng Công ty 2.1.2.1 Chức năng của Tổng Công ty
Công ty mẹ - Tổng Công ty Lương thực Miền Nam là công ty Nhà nước, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp Nhà nước, được thành lập theo Quyết định số 333/2005/QĐ-TTg ngày 14 tháng 12 năm 2005 của Thủ tướng Chính phủ Công ty mẹ - Tổng Công ty Lương thực Miền Nam có tư cách pháp nhân độc lập, có con dấu, biểu tượng, điều lệ tổ chức hoạt động, quy chế tài chính, có trách nhiệm kế thừa các quyền và nghĩa vụ pháp lý của Tổng Công ty Lương thực Miền Nam trước đây Tổng Công ty có chức năng (theo giấy ĐKKD số 4106000338 ngày 08/02/2007 của Sở KH&ĐT Thành phố Hồ Chí Minh):
- Mua bán, xay xát, chế biến, bảo quản lương thực, thực phẩm, lúa mì, bột mì, nông sản Mua bán thủy sản, phân bón, máy móc phục vụ ngành nông nghiệp, gỗ và các sản phẩm từ gỗ, vật tư, thiết bị máy móc ngành công - nông nghiệp, rượu, bia, thuốc lá điếu (sản xuất trong nước)
- Kinh doanh bất động sản Quản lý khai thác cảng biển, bến thủy nội bộ
Dịch vụ hỗ trợ vận chuyển đường thủy Sửa chữa phương tiện vận tải thủy bộ
- Dịch vụ cho thuê kho bãi (chỉ thực hiện đối với những dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt) San lấp mặt bằng Dịch vụ tư vấn kỹ thuật điện, cơ khí, xây dựng Sản xuất, đóng mới các phương tiện vận tải thủy
- Sản xuất, mua bán thức ăn chăn nuôi Nuôi, chế biến thủy hải sản Đại lý kinh doanh xăng dầu Khai thác, mua bán nước uống tinh khiết, nước khoáng Dịch vụ hỗ trợ trồng trọt, cung cấp giống cây trồng, thu hoạch cây trồng.
- Quảng cáo thương mại, tiếp thị Kinh doanh lữ hành nội địa và quốc tế
Kinh doanh khách sạn, nhà hàng ăn uống (hoặc quán ăn uống bình dân) (Không sản xuất, khai thác, chế biến, sửa chữa tại trụ sở công ty).
2.1.2.2 Nhieọm vuù cuỷa Toồng Coõng ty
- Kinh doanh có lãi, bảo toàn và phát triển vốn nhà nước đầu tư tại Tổng Công ty và các công ty con; hoàn thành các nhiệm vụ do Nhà nước giao, trong đó có chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận trên vốn nhà nước.
- Tối đa hóa hiệu quả hoạt động của tổ hợp công ty mẹ - công ty con.
Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Tổng Công ty Lương thực Miền Nam 37
2.2.1 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán:
Tổng Công ty Lương thực Miền Nam sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính Bên cạnh đó Tổng Công ty cũng sử dụng các chứng từ để kiểm soát các hoạt động phát sinh tại ủụn vũ goàm:
- Đối với hàng hóa: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản gửi kho, bảng xác nhận gạo xuống tàu, báo cáo tổng kết tàu, biên bản họp hội đồng thẩm định chất lượng hàng tồn kho, tờ trình xin trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Đối với tiền tệ: phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, giấy đề nghị cấp văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, giấy đề nghị sửa chữa, bảng báo giá, chào giá.
- Đối với tài sản cố định: biên bản bàn giao tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định, giấy đề nghị cấp tài sản cố định, quyết định điều động tài sản cố ủũnh.
- Đối với lao động: bảng chấm công, danh sách thanh toán tiền lương, danh sách thanh toán tiền thưởng, bảng theo dõi bảo hiểm xã hội, bảng tự chấm điểm thi đua (hàng quý), biên bản họp thi đua phòng, biên bản họp hội đồng thi đua.
2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống kế toán:
Tổng Công ty xây dựng hệ thống tài khoản kế toán dựa theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính Để việc ghi sổ, hạch toán nhanh chóng, tiện lợi, Tổng Công ty sử dụng phần mềm kế toán EFFECT Các khoản chi phí được phân theo khoản mục, khi nhập số liệu người làm công tác phải hạch toán theo đúng khoản mục quy định.
(Hệ thống tài khoản kế toán đang sử dụng tại Tổng Công ty được trình bày trong phaàn phuù luùc 2.1).
2.2.3 Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán:
Tổng Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung.
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Vận dụng hình thức kế toán này, Tổng Công ty sử dụng các loại sổ:
- Soồ chi tieỏt Các sổ này được in ra một lần vào cuối năm để làm hồ sơ lưu trữ.
2.2.4 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo tài chính:
Hệ thống kế toán là một cơ chế chính thức có chức năng thu thập, tổ chức và chuyển giao thông tin về các hoạt động của doanh nghiệp Hệ thống kế toán tài chính với chức năng công khai thông tin được chuẩn hóa bởi quy định của nhà nước
Ngược lại hệ thống kế toán quản trị nội bộ không bị kiểm soát mà phụ thuộc vào nhu cầu của ban quản trị.
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ Nhật ký đặc biệt
Sổ, thẻ kế toán chi tieátBảng tổng hợp chi tieát
Người sử dụng thông tin kế toán bao gồm:
- Các đối tác bên ngoài như nhà đầu tư hay chính phủ cần thông tin kế toán tài chính để ra các quyết định đối với công ty.
- Những người điều hành công ty chịu trách nhiệm lập kế hoạch ngắn hạn và kiểm soát các hoạt động thường nhật và những người đứng đầu công ty chịu trách nhiệm quyết định các chính sách, chiến lược dài hạn hoặc không mang tính thường nhật như: đầu tư thiết bị, định giá sản phẩm và dịch vụ, lựa chọn sản phẩm cần chú trọng của công ty Thông tin họ cần là kế toán quản trị.
Hệ thống báo cáo tài chính đang áp dụng tại Tổng Công ty:
- Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kế quả hoạt động kinh doanh.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Bảng thuyết minh báo cáo tài chính.
Ngoài các báo cáo trên, Tổng Công ty còn sử dụng các báo cáo bổ sung phục vụ cho công tác quản trị nội bộ như:
- Bảng cân đối số phát sinh (Phụ lục 2.2)
- Biểu phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (Phụ lục 2.3)
- Biểu phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh mặt hàng gạo xuất khaồu (Phuù luùc 2.4)
- Biểu phân tích kim ngạch xuất khẩu (Phụ lục 2.5)
- Báo cáo doanh số mua lương thực, vật tư (Phụ lục 2.6)
- Báo cáo nhập xuất tồn vật tư, hàng hóa (Phụ lục 2.7)
- Báo cáo chi phí sản xuất (Phụ lục 2.8)
- Báo cáo chi phí lưu thông (Phụ lục 2.9)
- Quyết toán quỹ tiền lương (Phụ lục 2.10)
- Báo cáo chi tiết công nợ phải thu, phải trả (Phụ lục 2.11)
2.2.5 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán:
- Kiểm tra kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán tại Tổng Công ty thực hiện đúng chính sách, chế độ được ban hành, thông tin do kế toán cung cấp có độ tin cậy cao, việc tổ chức công tác kế toán tiết kiệm và đạt hiệu quả cao.
- Kiểm tra kế toán còn để nắm tình hình sản xuất kinh doanh, những vấn đề còn tồn tại tại các đơn vị trực thuộc để ban lãnh đạo Tổng Công ty có ý kiến chỉ đạo kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, xử lý khắc phục những vấn đề phát sinh trong sản xuất kinh doanh nói chung và trong công tác tài chính kế toán nói riêng.
Tại văn phòng Tổng Công ty, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, người phụ trách các phần hành kế toán có liên quan trình lãnh đạo phòng duyệt để làm cơ sở thanh toán, hạch toán Kế toán tổng hợp hướng dẫn người phụ trách các phần hành kế toán khi cần thiết và thường xuyên kiểm tra việc hạch toán của các phần hành kế toán.
Cuối mỗi tuần Phòng Tài chính - Kế toán thực hiện kiểm kê tiền mặt tồn quỹ so với sổ sách kế toán và lập biên bản kiểm kê lưu tại trữ tại Phòng Thành phần kiểm kê gồm: đại diện lãnh đạo Phòng, kế toán tổng hợp, kế toán tiền mặt và thủ quyõ Đối với các đơn vị thành viên và đơn vị hạch toán phụ thuộc: thông qua chỉ đạo của Ban lãnh đạo Tổng Công ty, lãnh đạo phòng kế toán giao nhiệm vụ cho kế toán chuyên quản tổ chức kiểm tra kế toán tại các đơn vị trực thuộc Tổng Công ty và lập biên bản kiểm tra gửi lãnh đạo phòng để lãnh đạo phòng báo cáo Ban Tổng Giám đốc Tổng Công ty, từ đó Ban Tổng Giám đốc nắm bắt tình hình hoạt động tại các đơn vị để có ý kiến chỉ đạo kịp thời Hoạt động kiểm tra các đơn vị trực thuộc được thực hiện ít nhất 01 lần/năm Thành phần kiểm tra thông thường bao gồm: đại diện Phòng Tài chính kế toán (thường là kế toán chuyên quản), đại diện Ban kiểm soát, đại diện Phòng Tổ chức Nội dung kiểm tra:
- Hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Quản lý, sử dụng vốn và tài sản.
- Tình hình công nợ và tồn đọng tài chính
- Tình hình trích và chi quỹ lương.
- Việc thực hiện Luật Phòng chống tham nhũng và Luật Thực hành tiết kiệm chống lãng phí.
2.2.6 Tổ chức bộ máy kế toán:
Tổng Công ty Lương thực Miền Nam áp dụng loại hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung, vừa phân tán.
Nhiệm vụ của các phần hành kế toán:
- Ban lãnh đạo Phòng Tài chính - Kế toán:
Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về việc tổ chức các hoạt động tài chính và kế toán của Tổng Công ty Cụ thể:
Xây dựng kế hoạch tài chính, tổ chức nguồn vốn, huy động - phân phối vốn, sử dụng - bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh.
Xây dựng phương án và quản lý vốn đầu tư xây dựng cơ bản và đầu tư ra bên ngoài.
Theo dõi tổng hợp tình hình bảo lãnh và thế chấp tài sản.
Quan hệ công tác với các cơ quan Nhà nước và các tổ chức tín dụng.
Ban lãnh đạo Phòng Tài chính – Kế toán
Kế toán tổng hợp Kế toán chuyên quản
Keá toán coâng nợ nước ngoài và XNK
Keá toán coâng nợ mua bán trong nước
Keá toán kho hàng, doanh thu, giá voán
Keá toán tieàn mặt, thanh toán
Keá toán tieàn gửi ngaân hàng
Keá toán voán đầu tử
Theo dõi tổng hợp tình hình tài chính kế toán toàn Tổng Công ty.
Theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động của các đơn vị thành viên và Tổng Coâng ty.
Theo dõi kế toán quản trị và quản trị mạng.
Phụ trách công tác nhân sự, tiền lương và thi đua.
Xử lý các vấn đề liên quan đối với Công ty thành viên.
+ Phó phòng phụ trách kế toán:
Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng, Ban Tổng Giám đốc về lĩnh vực được phân công về công tác kế toán của Tổng Công ty Cụ thể:
Theo dõi và chỉ đạo công tác tài chính kế toán văn phòng và khối văn phòng
Công tác báo cáo quyết toán của công ty thành viên và báo cáo quyết toán tổng hợp toàn Tổng Công ty.
Phụ trách công tác kê khai, nộp thuế - hoàn thuế và quyết toán thuế Văn phòng Tổng Công ty.
Theo dõi tổng hợp và xin cấp chi phí xúc tiến thương mại và thưởng kim ngạch xuất khẩu.
Theo dõi và chỉ đạo công tác kiểm kê, kiểm soát nội bộ và kiểm toán của văn phòng, khối văn phòng Tổng Công ty.
Xử lý các vấn đề liên quan đối với các Công ty thành viên theo nhiệm vụ được phân công.
Thực hiện công tác khác khi có chỉ đạo của Kế toán trưởng, của lãnh đạo Toồng Coõng ty.
+ Phó phòng phụ trách kiểm soát nội bộ và kiểm tra kế toán:
Chịu trách nhiệm trước Kế toán trưởng, Ban Tổng Giám đốc về lĩnh vực được phân công về kiểm soát nội bộ và kiểm tra kế toán Cụ thể:
Phụ trách việc hướng dẫn, kiểm tra, giám sát công tác tài chính, công tác hạch toán kế toán - thống kê, kiểm kê, quyết toán và kiểm toán tại các doanh nghiệp thành viên Tổng Công ty.
Phụ trách tổ kiểm soát nội bộ và kiểm tra kế toán.
Tham gia xây dựng các định mức chi phí, giá thành, hoa hồng cho các công ty thành viên.
Phụ trách công tác đánh giá tài sản, theo dõi công tác điều động, thanh lý, nhượng bán tài sản Tổng Công ty.
Theo dõi công tác đầu tư mua sắm và xây dựng của Tổng Công ty.
Theo dõi vốn đầu tư vào doanh nghiệp khác.
Kiểm tra và trình duyệt báo cáo quyết toán của các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc.
Hướng dẫn và xử lý các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ tài chính kế toán của các doanh nghiệp thành viên.
Thực hiện việc hướng dẫn và áp dụng các chế độ tài chính, chế độ kế toán thống kê và phụ trách việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ kế toán Tổng Coâng ty.
Xử lý các vấn đề liên quan đối với các Công ty thành viên theo nhiệm vụ được phân công.
Thực hiện công tác khác khi có chỉ đạo của Kế toán trưởng, của lãnh đạo Toồng Coõng ty.
+ Kế toán tổng hợp toàn Tổng Công ty:
Theo dõi, kiểm tra và tổng hợp quyết toán các công ty thành viên hạch toán độc lập và khối văn phòng Tổng Công ty thành quyết toán Tổng Công ty.
Kiểm tra và tổng hợp báo cáo thống kê tài chính.
+ Kế toán tổng hợp văn phòng và khối văn phòng:
Theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra quyết toán công ty thành viên hạch toán phụ thuộc.
Thực trạng tổ chức công tác kế toán quản trị tại Tổng Công ty Lương thực Miền
2.3.1 Những nội dung kế toán quản trị đang thực hiện tại Tổng Công ty Lương thực Miền Nam
- Tổ chức hoạt động của Phòng Tài chính - Kế toán Tổng Công ty chủ yếu thực hiện công tác kế toán tài chính Sản phẩm cuối cùng của Phòng Tài chính - Kế toán là báo cáo tài chính (lập hàng quý và hàng năm) gồm 4 biểu theo quy định của Bộ Tài chính Tuy nhiên, Phòng Tài chính - Kế toán còn thực hiện một số báo cáo nhanh để phục vụ cho việc ra quyết định của Ban lãnh đạo Tổng Công ty như: báo cáo số dư nợ vay hàng tuần, báo cáo doanh số mua, doanh số bán, các chỉ tiêu doanh thu, giá vốn, chi phí hàng tháng Đó chính là những biểu hiện của kế toán quản trị trong quá trình thực hiện công tác kế toán tài chính Ngoài ra, khi lập báo cáo tài chính hàng quý, hàng năm Phòng Tài chính - Kế toán còn lập một số biểu báo cáo bổ sung như đã trình bày ở phần 2.2.4 của chương này.
- Về công tác lập dự toán ngân sách:
Tổng Công ty Lương thực Miền Nam có 36 đơn vị thành viên trải dài từ Đà Nẵng đến Cà Mau Việc lập dự toán sản xuất kinh doanh hàng năm của Tổng Công ty bao gồm việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của Văn phòng Tổng Công ty và của các đơn vị thành viên Tổng Công ty sẽ tổ chức họp đánh giá và phê duyệt kế hoạch sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên Sau khi phê duyệt kế hoạch của tất cả các đơn vị thành viên, bộ phận tổng hợp của Tổng Công ty sẽ tổng hợp thành kế hoạch sản xuất kinh doanh chung của toàn Tổng Công ty.
Công tác dự toán tại Tổng Công ty được thực hiện bởi Phòng Tài chính - Kế toán và Phòng Kế hoạch - Chiến lược có sự hỗ trợ của các phòng ban khác có liên quan Người chịu trách nhiệm chính trong việc lập dự toán ngân sách toàn Tổng Công ty là Kế toán trưởng Tổng Công ty.
- Ưu điểm của công tác dự toán ngân sách tại Tổng Công ty Lương thực Miền Nam:
+ Công tác dự toán ngân sách của Tổng Công ty được thực hiện hàng năm có sự quan tâm chỉ đạo của Chính phủ và có sự hướng dẫn của các Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và đầu tư, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn để phù hợp với chính sách về an ninh lương thực của nhà nước.
+ Sản lượng đầu ra của Tổng Công ty phần lớn tiêu thụ là các thị trường truyền thống như Philippines, Indonesia, Malaysia; hơn nữa hàng năm Chính phủ đều có quy định hạn mức xuất khẩu gạo nên việc dự toán sản lượng đầu ra tương đối thuận lợi.
+ Thị trường nguyên liệu đầu vào của Tổng Công ty là vùng Đồng Bằng Sông Cửu Long hàng năm gieo sạ chủ yếu 2 vụ đông xuân và hè thu, diện tích và sản lượng gieo trồng hàng năm của nông dân không có nhiều biến động nên cũng tương đối thuận lợi cho việc dự toán sản lượng thu mua của Tổng Công ty.
+ Tổng Công ty đã lập dự toán ngân sách theo một hệ thống các báo cáo dự toán ngân sách Điều này giúp cho các cấp quản lý của Tổng Công ty có khái niệm và hình dung sơ bộ về hoạt động dự toán cho năm kế hoạch.
+ Trong quá trình dự toán ngân sách, Tổng Công ty cũng đã xây dựng được mô hình dự toán ngân sách Mặc dù mô hình dự toán ngân sách tại Tổng Công ty hiện chưa phải là mô hình phù hợp nhất nhưng nhìn chung mô hình này đã định hướng chung cho công tác dự toán tại Tổng Công ty, tạo nên sự thống nhất trong toàn Tổng Công ty trong công tác dự toán.
- Nhược điểm của công tác dự toán ngân sách tại Tổng Công ty Lương thực Mieàn Nam
+ Cung cầu gạo trên thế giới thường diễn biến rất phức tạp nên việc dự báo giá gạo thường không chính xác dẫn đến việc phải điều chỉnh kế hoạch doanh số bán ra.
+ Diễn biến thời tiết thời gian gần đây có nhiều bất thường, bão lụt, hạn hán xảy ra ở nhiều địa phương cũng như ảnh hưởng của dịch rầy nâu, vàng lùn, xoắn lá đối với các vụ mùa làm ảnh hưởng đến kế hoạch xuất khẩu và kế hoạch thu mua cuỷa Toồng Coõng ty.
+ Nội dung lập dự toán chủ yếu theo những chỉ tiêu và kế hoạch do nhà nước quy định, chưa thực sự có những đầy đủ những dự toán phục vụ phục vụ chức năng hoạch định và kiểm soát của Ban lãnh đạo Tổng Công ty.
2.3.2 Những nguyên nhân dẫn đến việc chưa xây dựng công tác kế toán quản trị tại Tổng Công ty Lương thực Miền Nam
Ban lãnh đạo Tổng Công ty được đào tạo trong giai đoạn nền kinh tế còn hoạt động theo cơ chế bao cấp, chưa được học về môn kế toán quản trị nên chưa nhận thức được vai trò quan trọng cũng như tính hữu ích của thông tin kế toán quản trị đối với chức năng quản lý của nhà quản lý điều hành doanh nghiệp.
Chưa có mối liên hệ chặt chẽ giữa các Ban lãnh đạo và các nhân viên kế toán trong hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh tại Tổng Công ty mà trách nhiệm chính ở đây là thuộc về Ban lãnh đạo và kế toán trưởng Tổng Công ty Ban lãnh đạo Tổng Công ty chưa đặt ra cho bộ phận kế toán các thông tin cần phải thu thập để phục vụ cho chức năng quản lý của mình Trong khi đó, một số các nhân viên kế toán được đào tạo trong giai đoạn sau này hoặc tự bồi dưỡng để có kiến thức về kế toán quản trị thì lại chưa có vị thế quan trọng trong Tổng Công ty, vì vậy chưa thể tạo ra những chuyển biến tích cực mạnh mẽ trong công tác quản lý, đặc biệt trong việc tổ chức thực hiện kế toán quản trị.
Thông tư 53/2006/TT-BTC ngày 12/6/2006 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị trong doanh nghiệp tuy đã được ban hành nhưng đây chỉ là văn bản hướng dẫn chứ không bắt buộc các doanh nghiệp phải tổ chức công tác kế toán quản trị nên Tổng Công ty cũng như nhiều doanh nghiệp khác cũng chưa khẩn trương thực hiện
Việc tìm hiểu thực trạng tổ chức công tác kế toán và kế toán quản trị cho thấy được một số biểu hiện của kế toán quản trị tại Tổng Công ty Lương thực Miền Nam:
TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI TỔNG CÔNG
Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán quản trị
Mặc dù có sự nhận thức khác nhau về lợi ích của kế toán quản trị đối với các kế hoạch phát triển kinh doanh của doanh nghiệp trong từng quốc gia, nhưng hầu hết các quốc gia đều có nhận định chung là kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc dự toán và lập kế hoạch trong hoạt động sản xuất kinh doanh; kiểm soát các nguồn lực, con người và các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; ngoài ra kế toán quản trị còn là một công cụ để phân tích, đánh giá việc thực hiện các chi phí, doanh thu, lợi nhuận và vai trò quan trọng nhất của kế toán quản trị là công cụ cho ban quản trị ra quyết định góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghieọp.
Chính những lợi ích do kế toán quản trị mang lại, việc tổ chức thực hiện công tác kế toán quản trị tại Tổng Công ty Lương thực Miền Nam là một yêu cầu cấp thiết vì điều này sẽ góp phần:
- Giúp cho việc cung cấp thông tin kịp thời và linh hoạt cho bộ máy quản lý Đây là yêu cầu cần thiết vì hiện nay Tổng công ty đang mở rộng quy mô cũng như lĩnh vực hoạt động, sức ép về vốn, về việc giảm chi phí, giảm giá thành sản phẩm ngày một đòi hỏi nhiều hơn nên nhu cầu về thông tin hữu ích phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản trị ngày một nhiều hơn, nhanh hơn và chính xác hơn
Trong khi đó, việc báo cáo kết quả hoạt động của toàn Tổng Công ty chỉ được thực hiện mỗi quý một lần, hàng tháng chỉ báo cáo sơ bộ kết quả hoạt động của các phòng ban tại Văn phòng Tổng Công ty và các đơn vị trực thuộc nên thông tin cung cấp cho Ban Tổng Giám đốc bị chậm trễ.
- Nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong nền kinh tế hội nhập như hiện nay vì sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt, sự tiến bộ nhanh chóng của khoa học kỹ thuật thúc đẩy sự tự động hóa ngày càng toàn diện trong hoạt động sản xuất kinh doanh trong khi kế toán tài chính không thể cung cấp những thông tin linh hoạt, kịp thời, ngắn gọn.
- Tăng cường khả năng kiểm soát của nhà quản lý trong việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh để kịp thời điều chỉnh kế hoạch và hướng mọi hoạt động của tổ chức theo mục tiêu đã xác định.
Các quan điểm về tổ chức công tác kế toán quản trị tại Tổng Công ty Lương thực Miền Nam
Tổ chức công tác kế toán quản trị tại Tổng Công ty Lương thực Miền Nam cần xem xét các điều kiện bên trong và bên ngoài Tổng Công ty, các điều kiện có thể ảnh hướng đến hệ thống kế toán doanh nghiệp để điều chỉnh Việc tổ chức công tác kế toán quản trị phải tuân theo một số quan niệm cơ bản sau để mang lại lợi ích kinh tế và tính khả thi cao cho Tổng Công ty.
3.2.1 Phù hợp với mô hình tổ chức quản lý của Tổng Công ty
Tổ chức công tác kế toán quản trị tại Tổng Công ty Lương thực Miền Nam cần thiết đảm bảo tính phù hợp với mô hình quản lý của Tổng Công ty.
Mỗi một doanh nghiệp có tình hình sản xuất kinh doanh riêng, vì thế Tổng Công ty chỉ nên vận dụng những nội dung của kế toán quản trị một cách linh hoạt sao cho phát huy tối đa lợi ích do hệ thống kế toán quản trị mang lại.
3.2.2 Phù hợp với yêu cầu về trình độ quản lý của Tổng Công ty
Tổ chức công tác kế toán quản trị phải phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ tổ chức của doanh nghiệp, phù hợp với mỗi giai đoạn kinh doanh Kế toán quản trị không có tính pháp lệnh, do đó Tổng Công ty có thể thiết kế nội dung, quy trình cung cấp thông tin sao cho phù hợp với mục tiêu quản lý của mình.
3.2.3 Tính phù hợp và hài hòa giữa chi phí và lợi ích
Tổ chức công tác kế toán quản trị phải cân nhắc giữa lợi ích đạt được và chi phí bỏ ra Bộ máy kế toán quản trị phải đảm bảo cung cấp thông tin mà không chiếm tỷ lệ chi phí quá lớn trong tổng chi phí của Tổng Công ty Lợi ích thu được từ việc cung cấp thông tin phải lớn hơn chi phí cho việc cung cấp thông tin đó.
Tổ chức công tác kế toán quản trị tại Tổng Công ty Lương thực Miền Nam
3.3.1 Xác định những nội dung kế toán quản trị nên thực hiện tại Tổng Công ty Lương thực Miền Nam
Trước mắt, Tổng Công ty Lương thực Miền Nam nên thực hiện những nội dung của kế toán quản trị sau:
- Dự toán ngân sách nhằm phục vụ chức năng hoạch định và kiểm soát.
- Tổ chức công tác kế toán trách nhiệm nhằm phục vụ chức năng kiểm soát và tổ chức thực hiện.
- Tổ chức hạch toán chi phí và phân tích biến động chi phí nhằm phục vụ chức năng kiểm soát, tổ chức thực hiện và dự báo.
3.3.2 Tổ chức vận dụng những nội dung kế toán quản trị tại Tổng Công ty Lương thực Miền Nam
3.3.2.1 Tổ chức dự toán ngân sách
Dự toán ngân sách là một quá trình quan trọng đối với mỗi tổ chức, bất kể là tổ chức hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận hay phi lợi nhuận Việc dự toán ngân sách buộc các nhà quản trị đưa ra các mục tiêu trước khi mọi hoạt động bắt đầu Nếu mục tiêu thực hiện được thiết lập, việc so sánh kết quả đã thực hiện với mục tiêu đã đặt ra ban đầu có thể giúp nhà quản trị biết được những việc phải làm Hoạt động dự toán mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như: truyền đạt kế hoạch và mục tiêu kinh doanh của các nhà quản lý đến các bộ phận trong doanh nghiệp, dự báo được các khó khăn về tài chính trong một thời gian nhất định, phân bố và điều phối các nguồn lực còn hạn chế trong doanh nghiệp và là thước đo chuẩn trong việc kiểm tra và đánh giá việc thực hiện mọi hoạt động kinh doanh trong từng bộ phận của doanh nghieọp…
3.3.2.1.1 Xây dựng công tác dự toán ngân sách tại Tổng Công ty Lương thực Mieàn Nam
3.3.2.1.1.1 Nguyên tắc lập dự toán ngân sách Để hoàn thiện công tác dự toán ngân sách trước hết phải xây dựng những nguyên tắc dự toán ngân sách, đó là:
- Công tác dự toán ngân sách phải được thực hiện liên tục Việc lập dự toán ngân sách không chỉ là hoạt động hàng năm, mà công tác dự toán ngân sách phải được tổ chức liên tục trong năm, thường xuyên theo dõi ngân sách, so sánh với thực tế và điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với thực tế.
- Công tác lập dự toán ngân sách phải thu hút mọi người, mọi bộ phận tham gia Dự toán ngân sách không phải là công việc riêng của Ban lãnh đạo Tổng Công ty Tất cả các bộ phận, các phòng ban, các đơn vị thành viên đều tham gia vào công tác lập dự toán ngân sách nhằm đưa ra thông tin trên các báo cáo dự toán ngân sách chính xác nhất với bộ phận mình phụ trách.
- Các bộ phận tham gia lập dự toán ngân sách cần có thời gian để thu thập tất cả các thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch và dự toán ngân sách cho Tổng Công ty để có thể lập ra những báo cáo dự toán ngân sách có tính thực tế vì chỉ cần một bộ phận, một đơn vị đưa ra các chỉ tiêu ngân sách không phù hợp sẽ làm ảnh hưởng đến các thông tin, các chỉ tiêu trên các báo cáo dự toán ngân sách khác.
Lập dự toán ngân sách phải chú trọng đến nguyên tắc ngày càng phát triển trong tương lai của Tổng Công ty Tất cả các thông tin trong báo cáo dự toán phải thể hiện tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng phát triển và hiệu quả cuỷa Toồng Coõng ty.
3.3.2.1.1.2 Xây dựng quy trình lập dự toán ngân sách
Quy trình dự toán ngân sách ở Tổng Công ty Lương thực Miền Nam nên thực hiện theo 3 giai đoạn:
Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự toán ngân sách.
Bước 1: Ban lãnh đạo Tổng Công ty cần phải xác định rõ mục tiêu chung của Tổng Công ty thông qua cuộc họp với Giám đốc các đơn vị thành viên và lãnh đạo các phòng ban của Tổng Công ty Đây là điểm khởi đầu và quan trọng nhất vì tất cả các báo cáo dự toán ngân sách của Tổng Công ty phải dựa vào mục tiêu phát triển kinh doanh của Tổng Công ty trong một giai đoạn nhất định
Bước 2: Chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự toán ngân sách Tiến hành thành lập một bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách để thực hiện tốt hơn các mục tiêu đã đề ra ở bước 1.
Bước 3: Các nhân viên chuyên trách được thành lập ở bước 2 tiến hành soạn thảo các biểu mẫu cần thiết cho công tác dự toán ngân sách Các biểu mẫu này phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doan của Tổng Công ty và phải cung cấp đủ các thông tin cần thiết cho việc hoạch định và kiểm soát của Tổng Công ty.
Bước 4: Bộ phận lập dự toán tiến hành rà soát và đánh giá lại toàn bộ hệ thống dự toán ngân sách trước khi tiến hành soạn thảo để bảo đảm các báo cáo dự toán ngân sách mang lại cho Tổng Công ty thông tin hữu ích và chính xác.
Giai đoạn 2: Soạn thảo ngân sách
Bước 1: Bộ phận lập dự toán tiến hành thu thập các thông tin cần thiết cho việc dự toán ngân sách, bao gồm những thông tin bên trong và bên ngoài Tổng Công ty, có ảnh hưởng đến hoạt động dự toán ngân sách của Tổng Công ty.
Bước 2: Sau khi đã thu thập các thông tin liên quan, bộ phận chuyên trách tiến hành soạn thảo dự toán ngân sách của Tổng Công ty.
Trong quá trình soạn thảo dự toán ngân sách, cần phải có sự phối hợp và kết nối số liệu một cách chặt chẽ giữa các bộ phận chuyên trách và các bộ phận có liên quan
Bước 3: Sau khi hoàn thành các báo cáo dự toán, bộ phận chuyên trách dự toán ngân sách sẽ báo cáo cho Ban lãnh đạo Tổng Công ty xem xét tính hợp lý của dự toán ngân sách trong cuộc họp về dự toán ngân sách với sự tham gia đầy đủ của các phòng ban liên quan Việc xét duyệt này giúp cho Ban lãnh đạo Tổng Công ty hạn chế việc lập dự toán ngân sách thiếu tính khả thi và không phản ánh năng lực thực tế của Tổng Công ty
Giai đoạn 3: Theo dõi dự toán ngân sách
Trong quá trình hoạt động, bộ phận chuyên trách dự toán cần phải theo dõi và phân tích thường xuyên các sai số giữa dự toán với thực tế, và kiểm tra những yếu tố bất thường mà Tổng Công ty không ngờ đến để rút kinh nghiệm, tiến hành xem xét và điều chỉnh lại ngân sách cho các kỳ tiếp theo.
3.3.2.1.1.3 Các báo cáo dự toán ngân sách nên được lập tại Tổng Công ty Lương thực Miền Nam
Hàng năm Tổng Công ty nên lập các báo cáo dự toán ngân sách sau:
- Dự toán chi phí lưu thông (chi phí bán hàng, chi phí quản lý)
- Dự toán kết quả kinh doanh
- Dự toán đầu tư xây dựng cơ bản
Kế hoạch bán ra xác định khả năng tiêu thụ của Tổng Công ty trong năm dự toán, từ đó làm cơ sở cho việc lập các dự toán sản xuất, nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, thành phẩm, hàng tồn kho, chi phí lưu thông Ngoài ra, kế hoạch bán ra còn làm cơ sở cho việc dự kiến số tiền thu được từ quá trình tiêu thụ sản phẩm. Ở Tổng Công ty, việc xây dựng kế hoạch bán ra sẽ do Trưởng Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm, còn ở các đơn vị thành viên sẽ do Giám đốc đơn vị chỉ đạo các phòng nghiệp vụ thực hiện.
Những giải pháp khác nhằm đảm bảo thực hiện tốt việc tổ chức công tác kế toán quản trị tại Tổng Công ty Lương thực Miền Nam
3.4.1 Yêu cầu chung đối với Tổng Công ty
- Cần nâng cao nhận thức và trình độ quản lý cho các nhà quản trị các cấp trong Tổng Công ty để tăng cường khả năng cạnh tranh và khả năng hội nhập với kinh tế các nước trong khu vực và trên thế giới Các nhà quản trị phải biết đưa ra những yêu cầu về thông tin cần được bộ phận kế toán quản trị cung cấp, và quan trọng là phải có kiến thức phân tích cũng như biết sử dụng thông tin Mặt khác, các nhà quản trị phải biết kế hoạch hóa chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thông qua việc lập các kế hoạch dài hạn và ngắn hạn Hai mẫu số chung để lượng hóa việc thực hiện chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đó chính là thời gian và kinh phí, mà kinh phí thì lại nằm trong sự kiểm soát của hệ thống tài chính kế toán doanh nghiệp Dự toán ngân sách được sử dụng trong kế toán quản trị sẽ là một công cụ định lượng giúp các nhà quản trị doanh nghiệp lập kế hoạch và kiểm soát việc thực hiện các kế hoạch này.
- Cần tổ chức, sắp xếp lại bộ máy kế toán theo hướng kết hợp bộ phận kế toán tài chính và bộ phận kế toán quản trị trong cùng một bộ máy kế toán Trên cơ sở đó, bộ phận kế toán quản trị sử dụng nguồn thông tin đầu vào chủ yếu từ kế toán tài chính để thu thập, xử lý và lượng hóa thông tin theo chức năng riêng có của mình Tuy nhiên, vì tính bí mật trong hoạt động kinh doanh, hai bộ phận này nên được đặt riêng biệt nhau, và trong phần mềm kế toán được vận dụng phải đặc biệt chú trọng vấn đề bảo mật ở các cấp phân quyền.
- Cần xây dựng được hệ thống chỉ tiêu thông tin trong nội bộ doanh nghiệp: kế toán quản trị chỉ có thể vận hành hiệu quả một khi Ban lãnh đạo Tổng công ty biết đặt ra những nhu cầu về thông tin nội bộ Hệ thống thông tin được sử dụng làm cơ sở cho các quyết định sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty bao gồm rất nhiều phân hệ thông tin của từng lĩnh vực, từng chức năng hoạt động trong Tổng Công ty như: hệ thống thông tin tài chính, nhân lực, thị trường, sản xuất các hệ thống thông tin này không độc lập với nhau, mà có liên hệ qua lại cũng như có quan hệ với hệ thống thông tin kế toán Cụ thể, các phân hệ này sẽ cung cấp thông tin đầu vào cho các lĩnh vực hoạt động hay các chức năng nói trên Do đó, hệ thống thông tin trong nội bộ doanh nghiệp cần phải được thiết lập đồng bộ và thống nhất, tránh sự trùng lắp nhằm đảm bảo cho việc truyền tải thông tin được nhanh chóng và thuận lợi, cũng như không xuất hiện sự mâu thuẫn lẫn nhau giữa các thông tin được cung cấp
Vì vậy, Ban lãnh đạo Tổng Công ty cần thiết kế một cấu trúc tổ chức khoa học bao gồm việc tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh thật hợp lý, có sự phân định rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn của từng bộ phận trong việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin Có như vậy mới tạo nên một hệ thống thông tin nội bộ hoàn chỉnh đáp ứng được nhu cầu thông tin của các đối tượng sử dụng trong doanh nghiệp.
- Cần xây dựng một hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật tiên tiến để vận dụng trong Tổng Công ty nhằm cung cấp một nguồn dữ liệu đáng tin cậy cho kế toán quản trị trong việc dự báo và kiểm soát chi phí Việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO là một trong những nền tảng để doanh nghiệp xây dựng được một hệ thống định mức chi phí khoa học.
- Có chính sách đào tạo lại, cũng như bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn về kế toán và kế toán quản trị cho đội ngũ nhân viên kế toán của Tổng Công ty thích ứng với yêu cầu đòi hỏi của một nền kinh tế thị trường.
3.4.2 Chuẩn bị nguồn nhân lực cho bộ phận kế toán quản trị
Kế toán quản trị đóng vai trò then chốt trong việc cung cấp thông tin định lượng giúp các nhà quản trị thực hiện chức năng quản lý doanh nghiệp, những thông tin này rất lợi hại trong môi trường hoạt động đầy sự cạnh tranh, có ý nghĩa quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp trên thương trường Là một chiếc cầu nối nhằm cung cấp thông tin đến các nhà quản trị, các nhân viên kế toán phải ý thức được tầm quan trọng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình Vì vậy, cần phải có một chuẩn mực đạo đức cho việc hành nghề của nhân viên kế toán quản trị Các chuẩn mực này phải được xem là một nội dung quan trọng trong chương trình đào tạo nhân viên kế toán, và chuẩn mực này sẽ được nghiên cứu và ban hành bởi một tổ chức nghề nghiệp có uy tín Mặc dù các chuẩn mực này không phải là đủ để giải quyết tất cả các vấn đề thuộc về quy tắc xử sự, nhưng dù sao nó cũng đã cung cấp được những sự hướng dẫn như là một kim chỉ nam trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của một nhân viên kế toán quản trị Chẳng hạn, Viện kế toán quản trị IMA (Institute of Management Accountants) quy định những chuẩn mực đạo đức sau ủaõy:
- Về năng lực chuyên môn: kế toán viên quản trị phải có trình độ chuyên nghiệp để thực hiện nhiệm vụ của họ trong việc cung cấp thông tin thích hợp và đáng tin cậy trong sự phù hợp với các Luật lệ liên quan, phù hợp với các nguyên tắc và tiêu chuẩn kỹ thuật quy định.
- Tính bí mật: các kế toán viên quả trị không được tiết lộ những thông tin bí mật của doanh nghiệp hoặc không được sử dụng những thông tin này cho lợi ích cá nhaân.
- Tính chính trực: các kế toán viên quản trị phải tránh những điều như:
+ Nhận quà cáp hoặc ân huệ vì một sự đổi chác làm ảnh hưởng đến lợi ích cuỷa doanh nghieọp.
+ Phá vỡ mục tiêu của tổ chức.
+ Truyền đạt thông tin sai lệch.
+ Tránh các hoạt động làm mất uy tín nghề nghiệp.
- Tính khách quan: kế toán viên quản trị phải truyền đạt thông tin một cách trung thực và khách quan.
3.4.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán
Thông tin hỗ trợ cho các quá trình hoạch định, kiểm soát, phân tích và ra quyết định quản lý đòi hỏi việc thu thập, chuyển tải và xử lý dữ liệu phải có tốc độ cao Không áp dụng công nghệ thông tin hoặc áp dụng không hiệu quả làm cản trở việc đáp ứng các yêu cầu của hệ thống kế toán quản trị như: độ tin cậy, tính đầy đủ, tính kịp thời và tính thường xuyên của thông tin Giải pháp công nghệ thông tin là không thể thiếu trong xây dựng hệ thống kế toán quản trị.
Hiện nay Tổng công ty Lương thực Miền Nam đang sử dụng phần mềm kế toán EFFECT chủ yếu để phục vụ cho kế toán tài chính Khi vận dụng kế toán quản trị cần hướng dẫn nhân viên kế toán cách thức xử lý dữ liệu đầu vào và thiết kế các báo biểu có phân quyền cho người được sử dụng các báo biểu đó.
Thông qua việc tìm hiểu các nội dung kế toán quản trị và phân tích tình hình thực tiễn sản xuất kinh doanh và thực trạng bộ máy kế toán của Tổng Công ty Lương thực Miền Nam, tác giả chọn một số nội dung phù hợp để vận dụng và tổ chức công tác kế toán quản trị tại Tổng Công ty Lương thực Miền Nam.
Trước mắt, việc tổ chức công tác kế toán quản trị tại Tổng Công ty Lương thực Miền Nam nên áp dụng một số nội dung:
- Tổ chức công tác dự toán ngân sách.
- Xây dựng công tác kế toán trách nhiệm.
- Tổ chức hạch toán chi phí và phân tích biến động chi phí.
- Tổ chức bộ máy kế toán quản trị
Gạo là loại lương thực được sản xuất và tiêu thụ chủ yếu ở nước ta và là một trong những nguồn thu ngoại tệ xuất khẩu lớn Vấn đề sản xuất, mua bán, tiêu thụ gạo đã trở thành vấn đề quan tâm hàng đầu của Đảng, Chính phủ, của nhiều Bộ, ngành địa phương và các doanh nghiệp.
Giữ vị trí chủ chốt trong hệ thống các doanh nghiệp xuất khẩu gạo của Việt Nam là Tổng Công ty Lương thực Miền Nam, luôn chiếm tỷ trọng 70 - 80% kim ngạch xuất khẩu của cả nước.
Việt Nam đã chính thức gia nhập vào WTO, Tổng Công ty Lương thực Miền Nam cũng bước vào sân chơi lớn hơn với nhiều cơ hội và cạnh tranh khốc liệt hơn Điều đó đòi hỏi Tổng Công ty phải luôn nỗ lực, hợp lý hóa việc tổ chức sản xuất kinh doanh để khẳng định vị thế của mình và ngày càng phát triển vững mạnh hơn.
