BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI ĐỖ QUỐC NHẬT QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI HỌC VIỆN CẢNH SÁT NHÂN DÂN LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, 10/2022 BỘ[.]
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI ĐỖ QUỐC NHẬT QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI HỌC VIỆN CẢNH SÁT NHÂN DÂN LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, 10/2022 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI ĐỖ QUỐC NHẬT QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI HỌC VIỆN CẢNH SÁT NHÂN DÂN LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 8320303 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS,TS Đào Đức Thuận Hà Nội, 10/2022 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài luận văn thạc sĩ “Quản lý công tác lưu trữ Học viện Cảnh sát nhân dân” kết trình học tập nghiên cứu nghiêm túc tôi, hướng dẫn khoa học PGS, TS Đào Đức Thuận, Trưởng Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội Các số liệu nêu luận văn hoàn toàn trung thực, phần sử dụng kết nghiên cứu người khác tơi trích dẫn rõ ràng, khơng chép ngun văn cơng trình NCKH Tơi hồn tồn chịu trách nhiệm trước nhà trường cam đoan Tác giả Đỗ Quốc Nhật LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn này, trước hết em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Văn thư - Lưu trữ, Phòng Quản lý đào tạo sau Đại học giảng viên tận tình giảng dạy, truyền đạt kiến thức quý báu cho em suốt thời gian học tập Trường Tôi xin chân thành cảm ơn giúp đỡ Ban Giám đốc Học viện CSND; Ban Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Thư viện; đơn vị chức thuộc Học viện CSND gia đình, bạn bè đồng nghiệp quan tạo điều kiện cho tơi hồn thành luận văn Đặc biệt, em xin trân trọng cảm ơn hướng dẫn tận tình PGS, TS Đào Đức Thuận, Trưởng Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội giúp em hoàn thành luận văn Trong trình thực đề tài, trình độ thân cịn hạn chế nên luận văn khơng thể tránh khỏi thiếu sót Kính mong giúp đỡ góp ý thầy, bạn để luận văn hồn thiện Xin trân trọng cảm ơn./ Tác giả Đỗ Quốc Nhật DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ 01 BCA Bộ Công an 02 CSND Cảnh sát nhân dân 03 CAND Công an nhân dân 04 CNTT Công nghệ thông tin 05 CTLT Công tác lưu trữ 06 CTVT Công tác văn thư 07 KHCN Khoa học công nghệ 08 NCKH Nghiên cứu khoa học 09 LT&TV Lưu trữ Thư viện 10 TLLT Tài liệu lưu trữ Trang bìa phụ LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỤC LỤC MỞ ĐẦU Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1 Cơ sở lý luận 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.2 Nội dung quản lý công tác lưu trữ 11 1.1.3 Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ 16 1.1.4 Yêu cầu quản lý công tác lưu trữ 17 1.1.5 Ý nghĩa quản lý công tác lưu trữ 19 1.2 Cơ sở pháp lý 19 1.2.1 Văn luật 19 1.2.2 Văn luật 20 Tiểu kết chương 22 Chương 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI HỌC VIỆN CẢNH SÁT NHÂN DÂN 23 2.1 Khái quát lịch sử hình thành; chức năng, nhiệm vụ quyền hạn; cấu, tổ chức Học viện Cảnh sát nhân dân 23 2.1.1 Lịch sử hình thành 23 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 23 2.1.3 Cơ cấu, tổ chức 24 2.2 Đặc điểm, thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu lưu trữ Học viện Cảnh sát nhân dân 25 2.2.1 Đặc điểm, thành phần 25 2.2.2 Nội dung 26 2.2.3 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ Học viện Cảnh sát nhân dân 26 2.3 Tổ chức máy, nhân để thực công tác lưu trữ 27 2.4 Công tác phổ biến, xây dựng, ban hành văn quy định quản lý công tác lưu trữ 28 2.5 Bố trí kinh phí đảm bảo sở vật chất cho công tác lưu trữ 30 2.6 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ 31 2.7 Quản lý tài liệu lưu trữ 32 2.7.1 Việc xây dựng văn quản lý tài liệu lưu trữ 33 2.7.2 Việc thực hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 33 2.8 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ công tác lưu trữ 38 2.9 Kiểm tra, khen thưởng, xử lý vi phạm công tác lưu trữ 38 2.10 Đánh giá thực trạng quản lý công tác lưu trữ Học viện Cảnh sát nhân dân 39 2.10.1 Một số kết đạt 39 2.10.2 Hạn chế 40 2.10.3 Nguyên nhân 43 Tiểu kết chương 45 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI HỌC VIỆN CẢNH SÁT NHÂN DÂN 46 3.1 Nhóm giải pháp quản lý 46 3.1.1 Thay đổi, nâng cao nhận thức công tác lưu trữ 46 3.1.2 Hoàn thiện tổ chức máy nâng cao chất lượng nhân thực công tác lưu trữ 47 3.1.3 Rà soát hoàn thiện hệ thống văn đạo, hướng dẫn 48 3.1.4 Triển khai có hiệu hoạt động hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ 49 3.1.5 Tăng cường nâng cao hiệu đầu tư kinh phí trang bị sở vật chất 51 3.1.6 Tổ chức kiểm tra việc thực công tác lưu trữ, lấy kết kiểm tra làm khen thưởng phân loại thi đua 52 3.1.7 Tăng cường hoạt động nghiên cứu khoa học ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ 53 3.1.8 Chuẩn bị điều kiện để quản lý tài liệu lưu trữ điện tử 54 3.2 Nhóm giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 55 3.2.1 Hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 55 3.2.2 Tổ chức chỉnh lý tài liệu 56 3.2.3 Nâng cao hiệu hoạt động xác định giá trị tài liệu 56 3.2.4 Sử dụng phần mềm tra cứu, thống kê bổ sung công cụ tra cứu, thống kê truyền thống 57 3.2.5 Tăng cường biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ 57 3.2.6 Cải thiện công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 58 3.2.7 Chấn chỉnh hoạt động tiêu hủy tài liệu 59 Tiểu kết chương 59 KẾT LUẬN 60 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Có thể khẳng định, CTLT TLLT có vai trị quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội TLLT cung cấp thông tin đáng tin cậy góp phần đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý mục đích trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Thực tốt CTLT phục vụ cho việc hoạch định định quản lý; làm liệu cho định hoạt động thực hiện; góp phần tối ưu hiệu suất hoạt động; chia sẻ thông tin nội với mối quan hệ với quan, tổ chức khác; cung cấp số liệu thống kê cho quan quản lý; làm nguồn tham khảo cho chương trình nghiên cứu Bên cạnh đó, TLLT CTLT cịn tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực quan, tổ chức từ việc giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan phục vụ kiểm tra, tra, giám sát TLLT CTLT góp phần quan trọng bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia Học viện CSND trung tâm đào tạo, NCKH, bồi dưỡng nhân tài phát triển đội ngũ trí thức hàng đầu ngành Cơng an, đóng góp tích cực vào nghiệp giáo dục, đào tạo đất nước nói chung, ngành Cơng an nói riêng; góp phần vào nghiệp bảo vệ an ninh trật tự, xây dựng lực lượng CAND cách mạng, quy, tinh nhuệ, bước đại mở rộng hợp tác quốc tế Vì vậy, quản lý CTLT nhiệm vụ quan trọng góp phần đắc lực q trình phát triển Học viện CSND Thời gian vừa qua, CTLT Học viện CSND bước đầu có quan tâm cấp lãnh đạo việc bố trí nhân sở vật chất, nhiên bộc lộ số hạn chế như: Lãnh đạo chưa thực quan tâm đến công tác quản lý hoạt động thuộc lĩnh vực lưu trữ; đội ngũ cán làm CTLT chưa đáp ứng yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ; hệ thống văn hướng dẫn xây dựng q trình thực cịn nhiều vướng mắc; báo cáo, thống kê cịn hình thức; sở vật chất chưa xứng tầm với định hướng phát triển Học viện; quy trình nghiệp vụ cịn nhiều vấn đề phải hồn thiện Từ đó, dẫn tới hậu khơng thể tránh khỏi TLLT không quản lý tập trung, hư hỏng việc tổ chức khai thác, sử dụng không đạt hiệu quả, không phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Từ nhận thức trên, tác giả lựa chọn đề tài “Quản lý công tác lưu trữ Học viện Cảnh sát nhân dân” làm luận văn tốt nghiệp thạc sĩ định hướng ứng dụng chuyên ngành Lưu trữ học Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Quản lý CTLT nội dung quan trọng, có nhiều tài liệu nghiên cứu vấn đề này: - Các giáo trình, sách tham khảo: + Giáo trình “Lý luận phương pháp công tác lưu trữ” tác giả Chu Thị Hậu chủ biên (NXB Lao động, Hà Nội, 2016) Nội dung giáo trình có chương viết quản lý CTLT + Cuốn "Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ " tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990) Nội dung sách dành chương viết công tác quản lý quan lưu trữ + Cuốn " Công tác lưu trữ Việt Nam" Vũ Dương Hoan chủ biên (NXB Khoa học xã hội, Hà Nội, 1987) Trong sách có chương nói quản lý CTLT + Cuốn “Văn lưu trữ học đại cương” tác giả Vương Đình Quyền chủ biên (NXB Giáo dục, Tái lần thứ nhất, 1997) Nội dung sách có chương viết tổ chức quản lý CTLT - Bài viết đăng tạp chí chuyên ngành, kỷ yếu hội thảo khoa học như: + Bài viết “Lại bàn Quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ địa phương” tác giả Trần Việt Hà (Tạp chí Văn thư, Lưu trữ Việt Nam, số 5/2006) Nội dung viết nêu quan điểm tác giả việc giao chức quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ địa phương cho Sở Nội vụ + Bài viết “Quản lý Nhà nước công tác lưu trữ Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương nay” tác giả Nguyễn Mạnh Cường (Tạp chí Tổ chức Nhà nước, số 8/2010) Nội dung viết đặt số vấn đề cần giải mơ hình tổ chức nội dung quản lý CTLT Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương + Bài viết “Tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ văn phịng quan Đảng Nhà nước nước ta - học kinh nghiệm” tác giả Nghiêm Kỳ Hồng ... 11 1.1.3 Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ 16 1.1.4 Yêu cầu quản lý công tác lưu trữ 17 1.1.5 Ý nghĩa quản lý công tác lưu trữ 19 1.2 Cơ sở pháp lý 19... THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI HỌC VIỆN CẢNH SÁT NHÂN DÂN 23 2.1 Khái quát lịch sử hình thành; chức năng, nhiệm vụ quyền hạn; cấu, tổ chức Học viện Cảnh sát nhân dân ... GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUẢN LÝ CƠNG TÁC LƯU TRỮ TẠI HỌC VIỆN CẢNH SÁT NHÂN DÂN 46 3.1 Nhóm giải pháp quản lý 46 3.1.1 Thay đổi, nâng cao nhận thức công tác lưu trữ 46 3.1.2