Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Đối với các cơ quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức là một trong những lĩnh vực công tác có vai trò và tầm quan trọng đặc biệt và là lĩnh vực hoạt động không thể thiếu đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Do đó tôi lựa chọn đề tài “Phân tích cơ sở pháp lý về công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện nay. Đánh giá thực trạng và đề xuất giải phâp hoàn thiện quy định của pháp luật về công tác lưu trữ trong giai đoạn hiện nay” vì nó không chỉ mang ý nghĩa lý luận mà hơn nữa còn đem lại giá trị thực tiễn cao, là một đề tài cần thiết nghiên cứu để định hướng cho sự phát triển của công tác lưu trữ hiện nay.
Trang 1Mở đầu
Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Đối với các cơ quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều Do đó, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức là một trong những lĩnh vực công tác
có vai trò và tầm quan trọng đặc biệt và là lĩnh vực hoạt động không thể thiếu đối với mỗi cơ quan, tổ chức Do đó tôi lựa chọn đề tài “Phân tích cơ
sở pháp lý về công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện nay Đánh giá thực trạng và đề xuất giải phâp hoàn thiện quy định của pháp luật về công tác lưu trữ trong giai đoạn hiện nay” vì nó không chỉ mang ý nghĩa lý luận mà hơn nữa còn đem lại giá trị thực tiễn cao, là một đề tài cần thiết nghiên cứu để định hướng cho sự phát triển của công tác lưu trữ hiện nay
Nội dung
I Tổng quan về lập hồ sơ công tác lưu trữ
1 Cơ sở lý luận
1.1 Khái niệm
Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá trình họat động của cơ
Trang 2quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết Công tác lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong họat động quản lý của bộ máy nhà nước
Những công văn, tài liệu sau khi đã được giải quyết và sắp xếp thành hồ
sơ đem nộp vào bộ phận lưu trữ, phòng lưu trữ của cơ quan để tra cứu và
sử dụng khi cần thiết thì được gọi là hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình công tác của mỗi
cơ quan gồm các công văn, tài liệu, văn kiện thuộc về khoa học, kỹ thuật, phim ảnh, ảnh, dây ghi âm…
Sẽ rất nhiều phiền tóai xảy ra khi ta thiếu sự quản lý, lưu trữ các thông tin dưới dạng hồ sơ, văn bản Tuy nhiên, ta cũng sẽ không thể lưu trữ tất cả
và lưu trữ mãi mãi vì không có người, không đủ chỗ, và cũng không cần thiết phải làm như vậy Vậy, phải xác định mục tiêu, đối tượng sử dụng, nhằm tổ chức hệ thống quản lý lưu trữ hồ sơ mang các tính chất phù hợp với yêu cầu họat động của công ty mình
1.2 Đặc điểm
Lưu trữ có các đặc điểm như sau:
+ Tính chất cơ mật: Những hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật của Nhà nước Do đó đòi hỏi công tác lưu trữ phải được tiến hành theo những nguyên tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ; đòi hỏi nhân viên lưu trữ phải
có ý thức tổ chức kỷ luật cao, chấp hành nghiêm chỉnh các qui định về bảo
vệ tài liệu lưu trữ
+ Tính chất khoa học: Những hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa đựng một khối lượng thông tin rất lớn về nhiều mặt Để bảo quản an tòan và tổ chức sử dụng có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ lưu trữ như phân lọai, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu… đều phải được tiến hành theo những phương pháp khoa học, có tính hệ thống và nhiều biện pháp tỷ mỷ
Trang 3+ Tính chất nghiệp vụ: Những hồ sơ, tài liệu được lưu trữ luôn gắn liền với từng ngành, lĩnh vực cụ thể trong mọi họat động kinh tế, xã hội đất nước
Ví dụ, quản lý công tác lưu trữ của Bộ, các sở Giáo dục và Đào tạo liên quan chặt chẽ đến họat động chuyên môn, nghiệp vụ của ngành Giáo dục
và Đào tạo…
1.3 Tác dụng
Hồ sơ, tài liệu chắc chắn dành để phục vụ cho họat động nội bộ Các cấp quản lý, những người cần họach định, cần lập báo cáo, cần ra quyết định đều thường dùng đến những tài liệu sẳn cho các công việc khác nhau của mình Bên cạnh đó, không ít khách hàng hoặc thân chủ của công ty cũng có những khi cần dùng đến tài liệu, trao đổi thông tin với chúng ta Các đối tác, các công ty trong ngành, và nhất là các cơ quan quản lý cũng
có yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu của công ty Còn nữa, ngay cả các đơn vị cung ứng dịch vụ cho văn phòng (công ty quảng cáo chẳng hạn) hoặc đơn vị nghiên cứu thuộc một lĩnh vực nhất định nào đó cũng muốn tiếp cận nguồn thông tin của văn phòng Vì thế, công tác lưu trữ
hồ sơ, tài liệu có vai trò quan trọng như sau:
1 Làm cơ sở thông tin phục vụ cho việc họach định và ra quyết định ở mọi cấp trong công ty
2 Làm chứng liệu cho các quyết định và họat động đã thực hiện
3 -Góp phần tối ưu hiệu suất họat động của văn phòng (bằng các số liệu cập nhật, các báo cáo diễn biến mới nhất…)
4 Chia sẻ thông tin trong nội bộ và với các mối quan hệ liên kết, đối tác…
5 Cung cấp số liệu thống kê cho cơ quan quản lý
6 Làm nguồn tham khảo cho các chương trình nghiên cứu, phát triển
Trang 47 Đáp ứng yêu cầu về lưu trữ theo qui định của pháp luật.
1.4 Yêu cầu
Ở mỗi cơ quan, phải có bộ phận hoặc phòng lưu trữ để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan Ở các cơ quan nhỏ ít hồ sơ, tài liệu lưu trữ, thì việc này do một nhân viên làm công tác tiếp nhận “công văn đến” kiêm nhiệm Nhiệm vụ của bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan là:
1 Hướng dẫn và giúp đỡ cán bộ, nhân viên trong cơ quan lập hồ sơ; thu nhận hồ sơ, tài liệu đúng theo qui định
2 Sắp xếp các hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan theo qui định chung
3 Thống kê hồ sơ nhận được và đề nghị qui định thời hạn bảo quản hồ
sơ, tài liệu ấy theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ
4 Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan và của các đòan thể trong cơ quan
5 Phục vụ việc khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan
6 Nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ theo qui định của Nhà nước
1.5 Nhiệm vụ
Văn thư lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng trong công tác lưu trữ và bảo mật các thông tin Vậy nhiệm vụ của văn thư bao gồm những nhiệm vụ nào Dưới đây chúng tôi đã thu thập, tìm kiếm và tổng hợp được các nhiệm vụ của văn thư lưu trữ, bao gồm:
Đầu tiên chính là việc trình báo lên Bộ trưởng Bộ Nội vụ xem xét, ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, lên phương án những chiến lược, đề án, dự án và quy hoạch, kế hoạch dài
Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật từ đó đưa ra các chiến lược, đề án, lên kế hoạch cho những
dự án, quy hoạch dài hạn
Ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ bên cạnh đó thực hiện công tác tập huấn
Trang 5chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng công tác văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ công nhân viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;
Thống nhất trong việc quản lý và thống kê văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước
Tổ chức kiểm tra và cấp Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ
để được cơ quan có thẩm quyền cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, quản lý, phát hành phôi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
Thực hiện các nhiệm vụ theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và quy định của pháp luật
Thực hiện các hoạ.t động về sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; chỉnh
lý, xác định giá trị tài liệu
Tổ chức thực hiện lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ quốc gia theo quy định của Luật Lưu trữ bên cạnh đó thực hiện cung cấp dịch vụ công về văn thư, lưu trữ
Hợp tác quốc tế về văn thư, lưu trữ, nghiên cứu khoa học và các ứng dụng về chuyển giao công nghệ về văn thư, lưu trữ
Hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật công tác văn thư, lưu trữ, xây dựng và
tổ chức thực hiện chương trình cải cách hành chính theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, công tác bảo vệ chính trị nội bộ
2 Cơ sở pháp lý
2.1 Một số quy định của pháp luật.
Đầu tiên phải kể đến Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 - Quy định về hoạt động lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý
về lưu trữ
Ở trong luật đã quy định rõ Điều 1 Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
Trang 61 Luật này quy định về hoạt động lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý về lưu trữ
2 Luật này áp dụng đối với cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân
Sau đó là nguyên tắc tại điều 3 Nguyên tắc quản lý lưu trữ
1 Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam
2 Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật
3 Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê
Ngoài ra còn có, nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập
hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
II Đánh giá thực trạng
1 Ưu điểm
Ở Việt Nam, thực hiện các quy định của pháp luật, thời gian qua công tác văn thư, lưu trữ đã được các cơ quan, tổ chức quan tâm nên đã tổ chức thực hiện dần đi vào nề nếp và đạt một số kết quả nhất định, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của mỗi cơ quan, tổ chức; tạo điều kiện cho việc tra cứu, nghiên cứu phục vụ nhiệm vụ phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội trên địa bàn các tỉnh
Trong những năm qua, việc triển khai và áp dụng các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan thực hiện đảm bảo đúng quy định Kịp thời phổ biến, quán triệt các quy định về công tác văn thư cho cán bộ, công
Trang 7chức, trong toàn đơn vị Cán bộ văn thư, lưu trữ được kiện toàn, củng cố; trình độ công chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở viện tỉnh và các huyện, thành phố có nhiều chuyển biến tích cực, cơ bản đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ của các đơn vị; công tác hướng dẫn lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ, Lưu trữ cơ quan được thực hiện thường xuyên và đã được các đơn vị chú ý thực hiện nghiêm túc; cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ được trang bị tương đối đầy đủ, góp phần việc tra cứu tài liệu được dễ dàng
Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác văn thư hiện nay: Công tác văn thư củ được bố trí tại các địa điểm cố định Lãnh đạo các địa phương đã quan tâm, chú trọng đến công tác văn thư, lưu trữ; bố trí 01 biên chế làm công tác văn thư; 01 hợp đồng làm công tác lưu trữ kiêm văn thư Đơn vị
đã thực hiện chế độ phụ cấp độc hại hằng năm đối với cán bộ làm công tác lưu trữ
Đầu tư kinh phí và tổ chức, chỉ đạo ứng dụng công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ: Tình hình đầu tư kinh phí cho các hoạt động văn thư trong thời gian qua luôn được lãnh đạo các cơ quan quan tâm chú ý, như đầu tư sửa chữa cải tạo kho lưu trữ, trang bị giá, tủ đựng tài liệu, mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ, máy photo, máy Scan, máy vi tính…
Đơn vị đã ứng dụng các phần mềm quản lý văn bản và điều hành trong công tác văn thư Một số nơi đạt khoảng 30% văn bản đã được điện tử hóa
để thực hiện hoàn toàn trên môi trường mạng
Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản nhà nước
về văn thư, lưu trữ được thực hiện kịp thời.-Ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ Đồng thời tiến hành rà soát, ban hành các văn bản về văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và thực tế của từng cơ quan, đơn vị, địa phương
Trang 8Tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ từ huyện đến xã được kiện toàn, củng
cố, trình độ công chứclàm công tác văn thư, lưu trữ ở các cấp, các ngành có nhiều chuyển biến, cơ bản đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị
Hàng năm,các đại phương đều ban hành kế hoạch văn thư, lưu trữ và kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ,giao nhiệm vụ cho cơ quan chuyên môn tham mưu giúp tổ chức kiểm tra và công tác kiểm tra thực hiện thường xuyên lồng ghép với công tác kiểm tra cải cách hành chính.-Các văn bản đi, văn bản đến sau khi xử lý chuyên môn xong đều nộp vào lưu trữ theo quy định và có phân loại từng tài liệu lưu trữ, sắp xếp ngăn nắp, khoa học,bố trí nơi lưu trữ và các dụng cụ lưu trữ như: giá, kệ, tủ được trang bị đầy đủ
2 Hạn chế.
Hiện nay, tất cả các cơ quan đơn vị đã lập hồ sơ công việc, tuy nhiên chất lượng chưa cao, gây khó khăn cho việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử Việc ban hành các văn bản liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ (danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu ) vẫn còn chậm
Nhiều cơ quan, đơn vị vẫn gặp rất nhiều khó khăn trong việc thu thập, sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ Điều này một phần là do lượng văn bản, tài liệu rời lẻ chưa được lập hồ sơ còn nhiều do tồn đọng từ các năm trước Một phần là do các kho lưu trữ ở các đơn vị vẫn còn khó khăn, chưa đạt yêu cầu; quá trình tổ chức sắp xếp và sử dụng tài liệu lưu trữ vẫn còn hạn chế nhất định Tình hình này sẽ dẫn đến phải tốn kém một khoản kinh phí khá lớn cho việc chỉnh lý lượng tài liệu này trong thời gian sắp tới Ngoài
ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa được thực hiện đồng bộ tại một số cơ quan, đơn vị.Tuy nhiên, qua công tác kiểm tra và thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức cho thấy: Công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại một số cơ quan, tổ chức chưa được quan tâm đúng mức; công tác soạn thảo và ban
Trang 9hành văn bản còn sai sót nhất là về hình thức và kỹ thuật trình bày, làm giảm hiệu lực của văn bản hành chính, gây khó khăn khi tiếp nhận và giải quyết văn bản, quản lý văn bản đến chưa chặt chẽ (nhất là cấp xã), việc xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ công việc chưa tốt Tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ, còn nhiều hồ sơ, tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức chất đống, bỏ trong bao tải, thùng cattong… chưa được chỉnh lý, sắp xếp; việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu chưa đáp ứng kịp thời; cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở các cơ quan,
tổ chức còn thiếu nhiều; việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế Nguyên nhân là do Thủ trưởng một số cơ quan, đơn vị chưa thực sự quan tâm đến công tác quản lý và hoạt động thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ; đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thiếu về số lượng và chưa đáp ứng yêu cầu về trình độ chuyên môn; nhiều hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ và chế độ thông tin báo cáo chậm được thực hiện; nội dung báo cáo còn sơ sài, chưa phản ánh đúng tình hình của cơ quan, tổ chức
Nhận thức của một số lãnh đạo đơn vị, cán bộ về công tác văn thư, lưu trữ
và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ có thời điểm chưa đầy đủ, dẫn đến việc chỉ đạo, hướng dẫn, thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ ở một đơn vị chưa được quan tâm chú trọng đúng mức
Có thời điểm chưa kịp thời ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ như: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ cơ quan; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ dẫn đến các đơn vị trực thuộc lúng túng trong việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ;
Còn một số tài liệu, hồ sơ chưa được chỉnh lý theo đúng quy định, do khó khăn về nguồn kinh phí; kho lưu trữ chật, hẹp chưa đảm bảo theo quy định
Trang 102.3 Nguyên nhân
Nhìn chung, thực trạng trên là do xuất phát từ những khó khăn mà các cơ quan, đơn vị gặp phải sau đây:
- Đầu tiên phải kể đến đó là khó khăn về phía đội ngũ cán bộ, công chức:
số lượng cán bộ làm công tác văn thư vẫn còn khá "mỏng", tình trạng cán
bộ làm công tác văn thư kiêm nhiệm lưu trữ vẫn còn nhiều Mặt khác, trình
độ chuyên môn, nghiệp vụ của một bộ phận cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa theo kịp yêu cầu công việc đề ra
- Bên cạnh đó tại một số cơ quan, đơn vị, lãnh đạo cơ quan và các phòng trực thuộc vẫn chưa hiểu rõ và đánh giá hết được các nội dung quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nên chưa dành sự quan tâm, đầu tư đúng như yêu cầu của công tác này
- Nhiều cơ quan, đơn vị vẫn còn gặp khó khăn về kinh phí trong chỉnh lý tài liệu, đầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ
Bên cạnh đó, phải kể đến những nguyên nhân khách quan như:
- Vẫn còn thiết các văn bản quy phạm pháp luật quy định, hướng dẫn cụ thể
về một số nội dung của công tác văn thư, lưu trữ như: lập hồ sơ công việc
và lưu trữ hiện hành; ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu Điều này gây khó khăn trong việc triển khai, thực hiện các nội dung về văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị
- Ngoài ra, công tác đào tạo bồi dưỡng các nghiệp vụ về văn thư lưu trữ cho các cán bộ công chức thành phố vẫn chưa đạt được yêu cầu Do kinh phí tổ chức lớp học còn gặp khó khăn nên các lớp học bồi dưỡng về công tác văn thư lưu trữ thường được tổ chức với số lượng quá đông, trong thời gian ngắn nên không truyền tải được hết những kiến thức, kỹ năng như yêu cầu
Những khó khăn trên đây đòi hỏi sự đồng thuận và chia sẻ giữa các cơ quan đơn vị nhà nước và cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu