Công tác lưu trữ ở UBND phường cổ nhuế 1

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn của đề tài nghiên cứu 1 3. Giả thuyết nghiên cứu 1 4. Mục tiêu nghiên cứu 2 5. Lịch sử nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Mục đích nghiên cứu 3 8. Cấu trúc đề tài 3 Chương 1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG CỔ NHUẾ 1 VÀ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 4 1.1. Chức năng, cơ cấu tổ chức củaUBND phường Cổ Nhuế 1. 4 1.1.1. Chức năng của UBND phường Cổ Nhuế 1. 4 1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND phường cổ Nhuế 1. 4 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Cổ Nhuế 1. 7 1.2. Khái quát chung về công tác lưu trữ. 7 1.2.1. Khái niệm về tài liệu lưu trữ. 7 1.2.2. Khái niệm công tác lưu trữ 7 1.2.3. Nội dung công tác lưu trữ 7 Tiểu kết: 8 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG CỔ NHUẾ 1 9 2.1.Ý nghĩa, vai trò của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động của UBND phường. 9 2.1.1. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động của UBND phường. 9 2.1.2. Vai trò của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động của UBND phường. 9 2.2. Khái quát chung về loại hình, nội dung, đặc điểm của tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trính hoạt động của UBND. 10 2.2.1. loại hình, nội dung của tài liệu lưu trữ 10 2.2.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ 11 2.3. Thực trạng công tác tổ chức và cán bộ 13 2.3.1. Thực trạng công tác tổ chức lưu trữ 13 2.3.2. Thực trạng cán bộ làm công tác lưu trữ 13 2.4.Thực trạng các khâu nghiệp vụ lưu trữ 13 2.4.1. Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu. 13 2.4.2. Thực trạng công tác phân loại, lập hồ sơ và chỉnh lý tài liệu 14 2.4.3. Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu 15 2.4.4. Thực trạng công tác thống kê và công cụ tra tìm tài liệu 16 2.4.5. Thực trạng công tác bảo quản tài liệu 18 2.4.6. Thực trạng công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 19 Tiểu kết: 20 Chương 3. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG CỔ NHUẾ 1 21 3.1. Nhận xét chung 21 3.2. Phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lưu trữ tại UBND phường Cổ Nhuế 1. 22 3.2.1. Đối với đội ngũ cán bộ là công tác lưu trữ 22 3.2.2. Đối với công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 22 3.2.3. Đối với công tác phân loại, lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu 22 3.2.4. Đối với công tác xác định giá trị tài liệu 23 3.2.5. Đối với công tác thống kê và công cụ tra tìm tài liệu 23 3.2.6. Đối với công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 23 3.2.7. Đối với công tác tổ chức sử dung tài liệu 24 3.2.8. Đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 24 Tiểu kết: 24 KẾT LUẬN 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 26

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi nếu có điều gì saitrái tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Ký tên

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình làm bài tiểu luận tôi đã gặp phải rất nhiều khó khăn Để

có thể hoàn thành tốt bài nghiên cứu này đó là nhờ sự hướng dẫn của các thầy,

cô giáo cùng với sự giúp đỡ của cán bộ làm công tác lưu trữ tại UBND phường

Cổ Nhuế 1

Tôi xin cảm ơn T.S Lê Thị Hiền cùng với các thầy cô trong khoa văn lưu trữ tôi đã đem đến những tri thức giúp tôi có thể hoàn thành được bài tiểuluận này

thư-Đồng thời tôi cũng xin cảm ơn UBND phường Cổ Nhuế 1 đặc biệt là cán

bộ làm công tác lưu trữ tại ủy ban đã cung cấp rất nhiều thông tin về công táclưu trữ tại ủy ban và một số tài liệu giúp bài nghiên cứu của tôi thêm đầy đủ vàthuyết phục

Tôi xin chân thành cảm ơn!

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

S

TT

Từ viết tắt Tên cụm từ viết tắt

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn của đề tài nghiên cứu 1

3 Giả thuyết nghiên cứu 1

4 Mục tiêu nghiên cứu 2

5 Lịch sử nghiên cứu 2

6 Phương pháp nghiên cứu 3

7 Mục đích nghiên cứu 3

8 Cấu trúc đề tài 3

Chương 1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG CỔ NHUẾ 1 VÀ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 4

1.1 Chức năng, cơ cấu tổ chức củaUBND phường Cổ Nhuế 1 4

1.1.1 Chức năng của UBND phường Cổ Nhuế 1 4

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND phường cổ Nhuế 1 4

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND phường Cổ Nhuế 1 7

1.2 Khái quát chung về công tác lưu trữ 7

1.2.1 Khái niệm về tài liệu lưu trữ 7

1.2.2 Khái niệm công tác lưu trữ 7

1.2.3 Nội dung công tác lưu trữ 7

Tiểu kết: 8

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG CỔ NHUẾ 1 9

2.1.Ý nghĩa, vai trò của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động của UBND phường 9

2.1.1 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động của UBND phường 9

2.1.2 Vai trò của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động của UBND phường 9

2.2 Khái quát chung về loại hình, nội dung, đặc điểm của tài liệu lưu

trữ hình thành trong quá trính hoạt động của UBND 10

2.2.1 loại hình, nội dung của tài liệu lưu trữ 10

2.2.2 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ 11

2.3 Thực trạng công tác tổ chức và cán bộ 13

2.3.1 Thực trạng công tác tổ chức lưu trữ 13

2.3.2 Thực trạng cán bộ làm công tác lưu trữ 13

2.4.Thực trạng các khâu nghiệp vụ lưu trữ 13

2.4.1 Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu 13

2.4.2 Thực trạng công tác phân loại, lập hồ sơ và chỉnh lý tài liệu 14

2.4.3 Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu 15

2.4.4 Thực trạng công tác thống kê và công cụ tra tìm tài liệu 16

2.4.5 Thực trạng công tác bảo quản tài liệu 18

2.4.6 Thực trạng công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 19

Tiểu kết: 20

Chương 3 PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG CỔ NHUẾ 1 21

3.1 Nhận xét chung 21

3.2 Phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lưu trữ tại UBND phường Cổ Nhuế 1 22

3.2.1 Đối với đội ngũ cán bộ là công tác lưu trữ 22

3.2.2 Đối với công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 22

3.2.3 Đối với công tác phân loại, lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu 22

3.2.4 Đối với công tác xác định giá trị tài liệu 23

3.2.5 Đối với công tác thống kê và công cụ tra tìm tài liệu 23

3.2.6 Đối với công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 23

3.2.7 Đối với công tác tổ chức sử dung tài liệu 24

3.2.8 Đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 24

Tiểu kết: 24

KẾT LUẬN 25

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 26

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác lưu trữ là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hànhcông việc của các cơ quan, các tổ chức Hiệu quả quản lý của các cơ quan, các tổchức một phần phụ thuộc vào công tác lưu trữ làm tốt hay không tốt Công táclưu trữ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiếtphục vụ nhiệm vụ quản lý của các cơ quan, tổ chức

Trong những năm gần đây, công tác lưu trữ ngày càng được quan tâm vàđổi mới, nó có vai trò vô cùng quan trọng trong việc vận hành quản lí của tất cảcác cơ quan, tổ chức Đặc biệt với những cơ quan, tổ chức mới được thành lậpchưa có nhiều kinh nhiệm trong việc này

Phường Cổ Nhuế 1, thuộc huyện Bắc Từ Liêm, TP Hà Nội là một khu vựcvừa được chỉnh sửa địạ lí hành chính, do vậy còn rất nhiều vấn đề dân cư, kếhoạch, hoạt động chính trị còn chưa được giải quyết Một trong số đó là công táclưu trữ tài liệu tại UBND, đây là một công việc có vai trò rất quan trọng trongviệc quản lí của UBND Vì vậy, cần phải xây dựng công tác lưu trữ tại đây thậtmới mẻ và đạt hiệu quả công việc tốt nhất

Nhận thấy sự cần thiết của việc xây dựng hiệu quả công tác lưu trữ trênđịa bàn phường, cũng như sự hạn chế về số lượng của các đề tài nghiên cứu vềvấn đề này Với những lí do trên, tôi đã chọn “ Công tác lưu trữ ở UBNDphường Cổ Nhuế 1” làm đề tài nghiên cứu

2 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn của đề tài nghiên cứu

2.1 Đối tượng nghiên cứu

Công tác lưu trữ ở UBND phường Cổ Nhuế 1 huyện Bắc Từ Liêm TP.Hà Nội

-2.2 Giới hạn của đề tài nghiên cứu

- Thời gian: 2014- 2015

- Giới hạn về không gian nghiên cứu: UBND phường Cổ Nhuế 1 –huyện Bắc Từ Liêm – TP Hà Nội

- Giới hạn về nội dung nghiên cứu: công tác lưu trữ tại UBND phường

3 Giả thuyết nghiên cứu

Hồ sơ, tài liệu sẽ được tìm kiếm, sửa đổi, lưu trữ để phục vụ mục đích tra

cứu thông tin khi cần thiết Vì vậy nếu UBND phường Cổ Nhuế 1 xây dựng vàthực hiện kế hoạch phát triển lưu trữ; tăng cường cơ sở vật chất; ban hành cácchế độ thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác lưu trữ; nâng caonhận thức về vị trí, vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và ứngdụng khoa học- công nghệ vào công tác lưu trữ thì việc tìm kiếm, tra cứu thôngtin sẽ rễ ràng và thuận tiện hơn

4 Mục tiêu nghiên cứu

- Tìm hiểu cơ sở lý luận và thực tiễn của công tác lưu trữ

- Tìm hiểu thực trạng công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu ở UBND phường

Cổ Nhuế 1 trong thời gian qua, phân tích nguyên nhân của những ưu điểm vàhạn chế của công tác

- Đề suất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ

ở UBND phường Cổ Nhuế 1 nói riêng và cả nước nói chung

- “Công tác lưu trữ Việt Nam” của Cục Lưu trữ Nhà nước, nhà xuất bản

Minh Phương, Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội xuất bản, 1992.

- “Vận dụng cơ sở phương pháp luận của lưu trữ học trong phân loại tàiliệu, phông lưu trữ quốc gia Việt Nam” của tác giả Vương Đình Quyền, tạp chíVăn thư- lưu trữ số 1/1984

- “Nghiên cứu nguyên tắc và chế độ công bố tài liệu lưu trữ” của tác giảNguyễn Minh Phương, 1997

6 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát

- Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích và tổng hợp số liệu

- Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo

- Nguồn tin từ mạng internet

- Nguồn thông tin từ UBND phường Cổ Nhuế 1

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG CỔ NHUẾ 1 – BẮC TỪ LIÊM – HÀ NỘI.

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG CỔ NHUẾ 1 – BẮC TỪ LIÊM – HÀ NỘI.

Chương 1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG

CỔ NHUẾ 1 VÀ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1.1 Chức năng, cơ cấu tổ chức củaUBND phường Cổ Nhuế 1.

Giới thiệu tóm tắt sự hình thành và phát triển của UBND phường CổNhuế 1

- Địa chỉ: 601 Phạm Văn Đồng, Phường Cổ Nhuế 1, Quận Bắc Từ Liêm,

Hà Nội

Nội, Việt Nam

1.1.1 Chức năng của UBND phường Cổ Nhuế 1

Căn cứ luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003 UBND phường

Cổ Nhuế 1 do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chínhnhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhànước cấp trên UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm bảođảm thực hiện chủ trương , biện pháp phát triển kinh tế- xã hội, củng cố an ninhquốc phòng và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phầnbảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ

TW tới cơ sở

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND phường cổ Nhuế 1

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội hằng năm trình HĐND cùngcấp, thông qua để trình UBND cấp huyện phê duyệt, tổ chức thực hiện kế hoạchđó

Lập dự án thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sáchđịa phương và phương hướng phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điềuchỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngânsách địa hương trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ quan tàichính cấp trên trực tiếp.

Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất để phục vụ các nhu cầucông ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đườnggiao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy địnhcủa pháp luật

Huy động sự đóng góp của các cá nhân, tổ chức để đầu tư xây dựng cáccông trình kết cấu hạ tầng của xã, trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản

lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm sửdụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật

Tổ chức và hướng dẫn thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề ánkhuyến khích phát triển và ứng dụng khoa học - kĩ thuật vào phát triển sản xuất,hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sảnxuất theo quy hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng và vậtnuôi

Tổ chức việc xây dựng các công trình thủy lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bãolụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều

Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyềnthốngở địa phương và tổ chức ứng dụng khoa học- công nghệ để phát triển cácngành nghề mới

Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theophân cấp

Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân

cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật vềxây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định

Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao

thông, các công trình cơ sở hạ tâng khác ở địa phương theo quy định của phápluật.

Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giaothông nông thôn, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương Phối hợpvới trường học huy động trẻ em vào lớp đúng độ tuổi

Tổ chức, xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của trường mầm non,trường tiểu học, trường trung học cơ sở, phối hợp với UBND cấp trên quản lýtrường mầm non, trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn

Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạc hóa giađình; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh, phòng chống các dịch bệnh

Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hóa, thể dục thể thao;

tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ phát huy giá trị của các di tích lịch sử- vănhóa và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật

Thực hiện chính sách chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt

sĩ, những người có công với nước theo quy định pháp luật

Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ cácgia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nươngtựa; quản lý tu bổ nghĩa trang liệt sĩ

Tổ chức tuyên truyền giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựnglàng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương Thực hiện công tácnghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký, quản lý quân nhân dự

bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực lượngdân quân tự vệ ở địa phương

Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh trật tự, an toàn xã hội; xây dựngphong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện phápphòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và cáchành vi vi phạm phápluật ở địa phương

Tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sáchtôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng tôn giáo của nhân dân ở địa phương theo quy

định của pháp luật.

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND phường Cổ Nhuế 1

Là cơ quan hành chính địa phương UBND phường Cổ Nhuế 1 cũng nhưcác ủy ban hành chính cấp xã khác đều chia ra các bộ phận phòng ban phụ tráchnhững công việc và lĩnh vực khác nhau nhằm nâng cao hiệu quả công việc Cơcấu tổ chức của UBND phường Cổ Nhuế 1 gồm:

1.2 Khái quát chung về công tác lưu trữ.

1.2.1 Khái niệm về tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị, được lựa chọn từ trong toàn bộ khốitài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cánhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mụcđích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử,… của toàn xã hội.[1tr 2]

1.2.2 Khái niệm công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất

cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoahọc tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ côngtác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.[1tr 6]

1.2.3 Nội dung công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và

tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội.Vì thế, công tác lưu trữ là một mắt

xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy nhà nước Công tác lưu trữ baogồm có những nội dung sau:

Hoạt động nghiệp vụ: thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như: thuthập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, thống kêxây dựng hệ thống công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưutrữ

Hoạt động quản lý: Soạn thảo, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật

để quản lý nhà nước về lưu trữ, tổ chức kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quyđịnh của nhà nước về lưu trữ

Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ, đào tạo cán bộ lưu trữ, hợp tác quốc

tế về lưu trữ

Tiểu kết:

Trên đây tôi đã trình bày chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBNDphường Cổ Nhuế 1 và khái quát chung về công tác lưu trữ Có thể nói UBNDphường Cổ Nhuế 1 là một xã mới đang phát triển có cơ cấu tổ chức, chức năng

và nhiệm vụ đầy đủ của một UBND cấp phường Điều đó cho thấy UBNDphường Cổ Nhuế 1 sẽ rất phát triển nếu được quan tâm và được áp dụng nhiềuchính sách đổi mới đặc biệt về công tác lưu trữ.Các khái niệm về tài liệu lưu trữ,công tác lưu trữ và nội dung của công tác lưu trữ đã cho thấy được tầm quantrọng của công tác lưu trữ ở UBND cấp phường cũng như các cơ quan, tổ chức.Công tác lưu trữ góp phần không nhỏ vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu giúp choviệc tìm kiếm tra cứu về thông tin thêm thuận tiện và dễ dàng Chức năng,nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND phường Cổ Nhuế 1cùng với các khài niệm

về tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ và nội dung của công tác lưu trữ chính là cơ

sở để tìm hiểu thực trạng công tác lưu trữ tại UBND phường Cổ Nhuế 1 – Bắc

Từ Liêm – Hà Nội

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG CỔ NHUẾ 1

2.1.Ý nghĩa, vai trò của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động của UBND phường.

2.1.1 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động của UBND phường.Tài liệu lưu trữ được hình thành và được các giai cấp nắm quyền lãnh đạo

sử dụng làm công cụ để bảo về quyền lợi của giai cấp mình Hiện nay UBNDcấp phường cũng đã sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho việc tuyên truyềncác chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nước; Tuyên truyềngiáo dục truyền thống cách mạng, truyền thống địa phương cho các thế hệ trẻ;

Sử dụng tài liệu lưu trữ làm bằng chứng căn cứ điều tra những sai phạm để xâydựng bộ máy chính quyền trong sạch, vững mạnh

Tài liệu lưu trữ được khai thác, sử dụng và phát huy tác dụng phục vụ đắclực cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc.Tài liệu lưu trữ được sử dụng đểđiều tra tài nguyên thiên nhiên làm cơ sở cho việc lập quy hoạch phát triển kinh

tế, văn hóa trong từng vùng, từng địa phương và trên toàn quốc Đồng thời nócòn là căn cứ quan trọng để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hằng năm củaUBND phường

Tài liệu lưu trữ được sử dụng để làm tư liệu tổng kết các quy luật vậnđộng và phát triển của sự vật, hiện tựong trong tự nhiên, xã hội và tư duy.Nóđược sử dụng để nghiên cứu khoa học trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội

và nó có ý nghĩa đặc biệt quan trọng để nghiên cứu lịch sử

Tài liệu lưu trữ được bảo quản từ thế hệ này sang thế hệ khác là nguồnthông tin vô tận để xây dựng nền văn hóa đậm đà bản sắc dân tộc

2.1.2 Vai trò của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động của UBND phường.Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấpnhững tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh

tế, văn hóa, xã hội Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ,

những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của UBND.

Giúp cho cán bộ, công chức làm tại UBND nâng cao hiệu quả năng suấtcông việc, giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổchức, cá nhân Hồ sơ, tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việcmột cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinhnghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệuquả và đây cũng là mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ởnước ta hiện nay

Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của UBND, góp phầngiữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểmtra, thanh tra giám sát

Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến UBND

2.2 Khái quát chung về loại hình, nội dung, đặc điểm của tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trính hoạt động của UBND.

2.2.1 loại hình, nội dung của tài liệu lưu trữ

Có một số loại hình lưu trữ cơ bản như:

 Tài liệu hành chính: bao gồm các loại văn bản có nội dung phản ánhnhững hoạt động về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa,quân sự,…

Đối với UBND phường Cổ Nhuế 1, tài liệu hành chính chiếm số lượnglớn Đó là những tài liệu phản ánh các hoạt động quản lý về các mặt kinh tế, xãhội của địa phương Đó là các văn bản quy phạm pháp luật như: nghị quyết củaHĐND, quyết định, chỉ thị của UBND và các hình thức văn bản hành chínhkhác

 Tài liệu khoa học- kĩ thuật: có nội dung phản ánh các hoạt động vềnghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; thiết kế xây dựng các công trình cơbản; thiết kế chế tạo các sản phẩm công nghiệp; điều tra khảo sát tài nguyênthiên nhiên như: địa chất, khí tượng thủy văn , trắc địa, bản đồ,…

Trong hoạt động của UBND phường Cổ Nhuế 1, tài liệu khoa học- kĩthuật chủ yếu là tài liệu về xây dựng như: trạm biến áp, công trình xây dựng