Công tác lưu trữ ở UBND phường cổ nhuế 1

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn của đề tài nghiên cứu 1 3. Giả thuyết nghiên cứu 1 4. Mục tiêu nghiên cứu 2 5. Lịch sử nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Mục đích nghiên cứu 3 8. Cấu trúc đề tài 3 Chương 1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG CỔ NHUẾ 1 VÀ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 4 1.1. Chức năng, cơ cấu tổ chức củaUBND phường Cổ Nhuế 1. 4 1.1.1. Chức năng của UBND phường Cổ Nhuế 1. 4 1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND phường cổ Nhuế 1. 4 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Cổ Nhuế 1. 7 1.2. Khái quát chung về công tác lưu trữ. 7 1.2.1. Khái niệm về tài liệu lưu trữ. 7 1.2.2. Khái niệm công tác lưu trữ 7 1.2.3. Nội dung công tác lưu trữ 7 Tiểu kết: 8 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG CỔ NHUẾ 1 9 2.1.Ý nghĩa, vai trò của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động của UBND phường. 9 2.1.1. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động của UBND phường. 9 2.1.2. Vai trò của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động của UBND phường. 9 2.2. Khái quát chung về loại hình, nội dung, đặc điểm của tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trính hoạt động của UBND. 10 2.2.1. loại hình, nội dung của tài liệu lưu trữ 10 2.2.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ 11 2.3. Thực trạng công tác tổ chức và cán bộ 13 2.3.1. Thực trạng công tác tổ chức lưu trữ 13 2.3.2. Thực trạng cán bộ làm công tác lưu trữ 13 2.4.Thực trạng các khâu nghiệp vụ lưu trữ 13 2.4.1. Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu. 13 2.4.2. Thực trạng công tác phân loại, lập hồ sơ và chỉnh lý tài liệu 14 2.4.3. Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu 15 2.4.4. Thực trạng công tác thống kê và công cụ tra tìm tài liệu 16 2.4.5. Thực trạng công tác bảo quản tài liệu 18 2.4.6. Thực trạng công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 19 Tiểu kết: 20 Chương 3. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG CỔ NHUẾ 1 21 3.1. Nhận xét chung 21 3.2. Phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lưu trữ tại UBND phường Cổ Nhuế 1. 22 3.2.1. Đối với đội ngũ cán bộ là công tác lưu trữ 22 3.2.2. Đối với công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 22 3.2.3. Đối với công tác phân loại, lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu 22 3.2.4. Đối với công tác xác định giá trị tài liệu 23 3.2.5. Đối với công tác thống kê và công cụ tra tìm tài liệu 23 3.2.6. Đối với công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 23 3.2.7. Đối với công tác tổ chức sử dung tài liệu 24 3.2.8. Đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 24 Tiểu kết: 24 KẾT LUẬN 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 26

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu có điều sai trái xin hoàn toàn chịu trách nhiệm Ký tên LỜI CẢM ƠN Trong trình làm tiểu luận gặp phải nhiều khó khăn Để hoàn thành tốt nghiên cứu nhờ hướng dẫn thầy, cô giáo với giúp đỡ cán làm công tác lưu trữ UBND phường Cổ Nhuế Tôi xin cảm ơn T.S Lê Thị Hiền với thầy cô khoa văn thưlưu trữ đem đến tri thức giúp hoàn thành tiểu luận Đồng thời xin cảm ơn UBND phường Cổ Nhuế đặc biệt cán làm công tác lưu trữ ủy ban cung cấp nhiều thông tin công tác lưu trữ ủy ban số tài liệu giúp nghiên cứu thêm đầy đủ thuyết phục Tôi xin chân thành cảm ơn! BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT S Từ viết tắt Tên cụm từ viết tắt UBND HĐND THCS Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Trung học sở TT MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2.Đối tượng nghiên cứu giới hạn đề tài nghiên cứu 3.Giả thuyết nghiên cứu .1 4.Mục tiêu nghiên cứu 5.Lịch sử nghiên cứu .2 6.Phương pháp nghiên cứu 7.Mục đích nghiên cứu 8.Cấu trúc đề tài Chương CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG CỔ NHUẾ VÀ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1.Chức năng, cấu tổ chức củaUBND phường Cổ Nhuế .3 1.1.1.Chức UBND phường Cổ Nhuế 1.1.2.Nhiệm vụ quyền hạn UBND phường cổ Nhuế 1.1.3.Cơ cấu tổ chức UBND phường Cổ Nhuế .6 1.2.Khái quát chung công tác lưu trữ .7 1.2.1.Khái niệm tài liệu lưu trữ 1.2.2.Khái niệm công tác lưu trữ 1.2.3.Nội dung công tác lưu trữ Tiểu kết: Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG CỔ NHUẾ 2.1.Ý nghĩa, vai trò tài liệu lưu trữ hoạt động UBND phường .8 2.1.1 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ hoạt động UBND phường 2.1.2 Vai trò tài liệu lưu trữ hoạt động UBND phường 2.2 Khái quát chung loại hình, nội dung, đặc điểm tài liệu lưu trữ hình thành trính hoạt động UBND 10 2.2.1 loại hình, nội dung tài liệu lưu trữ 10 2.2.2 Đặc điểm tài liệu lưu trữ 11 2.3 Thực trạng công tác tổ chức cán 13 2.3.1 Thực trạng công tác tổ chức lưu trữ 13 2.3.2 Thực trạng cán làm công tác lưu trữ 13 2.4.Thực trạng khâu nghiệp vụ lưu trữ 13 2.4.1 Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu 13 2.4.2 Thực trạng công tác phân loại, lập hồ sơ chỉnh lý tài liệu .14 2.4.3 Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu .15 2.4.4 Thực trạng công tác thống kê công cụ tra tìm tài liệu 16 2.4.5 Thực trạng công tác bảo quản tài liệu .18 2.4.6 Thực trạng công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 19 Tiểu kết: 20 Chương 21 PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG CỔ NHUẾ 21 3.1 Nhận xét chung 21 3.2 Phương hướng giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lưu trữ UBND phường Cổ Nhuế 22 3.2.1 Đối với đội ngũ cán công tác lưu trữ 22 3.2.2 Đối với công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ .22 3.2.3 Đối với công tác phân loại, lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu .22 3.2.4 Đối với công tác xác định giá trị tài liệu .23 3.2.5 Đối với công tác thống kê công cụ tra tìm tài liệu 23 3.2.6 Đối với công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 23 3.2.7 Đối với công tác tổ chức sử dung tài liệu 24 3.2.8 Đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ 24 Tiểu kết: 24 KẾT LUẬN 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .26 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác lưu trữ phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Hiệu quản lý quan, tổ chức phần phụ thuộc vào công tác lưu trữ làm tốt hay không tốt Công tác lưu trữ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý quan, tổ chức Trong năm gần đây, công tác lưu trữ ngày quan tâm đổi mới, có vai trò vô quan trọng việc vận hành quản lí tất quan, tổ chức Đặc biệt với quan, tổ chức thành lập chưa có nhiều kinh nhiệm việc Phường Cổ Nhuế 1, thuộc huyện Bắc Từ Liêm, TP Hà Nội khu vực vừa chỉnh sửa địạ lí hành chính, nhiều vấn đề dân cư, kế hoạch, hoạt động trị chưa giải Một số công tác lưu trữ tài liệu UBND, công việc có vai trò quan trọng việc quản lí UBND Vì vậy, cần phải xây dựng công tác lưu trữ thật mẻ đạt hiệu công việc tốt Nhận thấy cần thiết việc xây dựng hiệu công tác lưu trữ địa bàn phường, hạn chế số lượng đề tài nghiên cứu vấn đề Với lí trên, chọn “ Công tác lưu trữ UBND phường Cổ Nhuế 1” làm đề tài nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu giới hạn đề tài nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu Công tác lưu trữ UBND phường Cổ Nhuế 1- huyện Bắc Từ Liêm TP.Hà Nội 2.2 Giới hạn đề tài nghiên cứu Thời gian: 2014- 2015 Giới hạn không gian nghiên cứu: UBND phường Cổ Nhuế – huyện Bắc Từ Liêm – TP Hà Nội Giới hạn nội dung nghiên cứu: công tác lưu trữ UBND phường Giả thuyết nghiên cứu Hồ sơ, tài liệu tìm kiếm, sửa đổi, lưu trữ để phục vụ mục đích tra cứu thông tin cần thiết Vì UBND phường Cổ Nhuế xây dựng thực kế hoạch phát triển lưu trữ; tăng cường sở vật chất; ban hành chế độ thực chế độ đãi ngộ cho cán làm công tác lưu trữ; nâng cao nhận thức vị trí, vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác lưu trữ ứng dụng khoa học- công nghệ vào công tác lưu trữ việc tìm kiếm, tra cứu thông tin rễ ràng thuận tiện Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu sở lý luận thực tiễn công tác lưu trữ Tìm hiểu thực trạng công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu UBND phường Cổ Nhuế thời gian qua, phân tích nguyên nhân ưu điểm hạn chế công tác Đề suất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ UBND phường Cổ Nhuế nói riêng nước nói chung Lịch sử nghiên cứu Nói đến công tác lưu trữ, có nhiều đề tài, công trình nghiên cứu khoa học đề cập đến, công tác lưu trữ không thu hút nhà lãnh đạo mà vấn đề quan tâm nhà khoa học nhà quản lý Một số công trình nghiên cứu khoa học tiêu biểu công tác lưu trữ nêu sau: - Giáo trình “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ” Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, nhà xuất Hà Nội, 1990 “Công tác lưu trữ Việt Nam” Cục Lưu trữ Nhà nước, nhà xuất Hà Nội, 1987 “Môn học công bố tài liệu văn kiện” tác giả Nguyễn Văn Hàm, nhà xuất Hà Nội, 1982 “Xây dựng, ban hành, quản lý văn công tác lưu trữ” tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Nguyễn Quốc Bảo, nhà xuất trị quốc gia, 1998 “Công tác văn thư lưu trữ (xuất lần thứ năm)” tác giả Dương Văn Khảm, nhà xuất Văn hóa thông tin Hà Nội, 2009 “Phương pháp lựa chọn loại hủy tài liệu quan” tác giả Dương Văn Khảm, nhà xuất Chính trị quốc gia Hà Nội, 1998 Giáo trình “Lưu trữ tài liệu khoa học – kỹ thuật” tác giả Nguyễn Minh Phương, Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội xuất bản, 1992 “Vận dụng sở phương pháp luận lưu trữ học phân loại tài liệu, phông lưu trữ quốc gia Việt Nam” tác giả Vương Đình Quyền, tạp chí Văn thư- lưu trữ số 1/1984 - “Nghiên cứu nguyên tắc chế độ công bố tài liệu lưu trữ” tác giả Nguyễn Minh Phương, 1997 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích tổng hợp số liệu Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo Nguồn tin từ mạng internet Nguồn thông tin từ UBND phường Cổ Nhuế Mục đích nghiên cứu - Đề tài nghiên cứu góp phần xây dựng công tác lưu trữ có ứng dụng công nghệ thông tin tốt hơn, rộng rãi hơn, đem lại hiệu tốt Kết đạt đề tài sử dụng làm tài liệu tham khảo cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ UBND cấp phường Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài gồm có chương CHƯƠNG 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG CỔ NHUẾ - BẮC TỪ LIÊM - HÀ NỘI VÀ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG CỔ NHUẾ – BẮC TỪ LIÊM – HÀ NỘI CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG CỔ NHUẾ – BẮC TỪ LIÊM – HÀ NỘI Chương CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG CỔ NHUẾ VÀ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1 Chức năng, cấu tổ chức củaUBND phường Cổ Nhuế Giới thiệu tóm tắt hình thành phát triển UBND phường Cổ Nhuế - Địa chỉ: 601 Phạm Văn Đồng, Phường Cổ Nhuế 1, Quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội - Cổ Nhuế phường thuộc quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội, Việt Nam - Phường Cổ Nhuế có diện tích 221 ha, dân số năm 2013 33.718 người,[1] mật độ dân số đạt 2417 người/km² - Phường Cổ Nhuế thành lập ngày 27 tháng 12 năm 2013 sở chia xã Cổ Nhuế cũ thành phường: Cổ Nhuế vàCổ Nhuế 2.[1] 1.1.1 Chức UBND phường Cổ Nhuế Căn luật tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003 UBND phường Cổ Nhuế HĐND bầu quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nhà nước cấp UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị HĐND cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương , biện pháp phát triển kinh tế- xã hội, củng cố an ninh quốc phòng thực sách khác địa bàn UBND thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ TW tới sở 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn UBND phường cổ Nhuế Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội năm trình HĐND cấp, thông qua để trình UBND cấp huyện phê duyệt, tổ chức thực kế hoạch Lập dự án thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương phương hướng phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết lập toán ngân sách địa hương trình HĐND cấp định báo cáo UBND, quan tài cấp trực tiếp đạo Đảng quản lý thống nhà nước Tài liệu lưu trữ quốc gia phải quản lý thống theo quy định pháp luật Nhà nước đầu tư kinh phí thích đáng đáp ứng nhu cầu quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia” • Về hình thức: - Tình trạng vật lý: đa số tài liệu lưu trữ UBNB phường Cổ Nhuế có chất lượng tương đối tốt Tuy nhiên, có số tài liệu năm trước bị nấm mốc vàng ố điều kiện bảo quản chưa thực tốt Tài liệu hành chủ yếu trình bày khổ giấy A4, số tài liệu vẽ kỹ thuật trình bày khổ giấy A3 số khổ giấy khác tùy theo yêu cầu tài liệu - Tài liệu UBND phường cổ Nhuế chủ yếu tài liệu gốc có đầy đủ thể thức văn - Tài liệu kho lưu trữ phần lớn tài liệu hành chính, phần điều kiện kho không đủ điều kiện để lưu trữ số tài liệu khoa học kĩ thuật tài liệu nghe nhìn, phần xã có tài liệu nghe nhìn tài liệu khoa học kĩ thuật • Về nội dung UBND phường quan hành Nhà nước thực chức quản lý Nhà nước địa phương, văn phát hành phải đảm bảo tính xác mặt nội dung, phù hợp với Hiến pháp Pháp luật Nhà nước Nội dung phong phú thể mặt hoạt đọng quản lý, điều hành ủy ban tất lĩnh vực: kinh tế, trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng,… 12 2.3 Thực trạng công tác tổ chức cán 2.3.1 Thực trạng công tác tổ chức lưu trữ Theo Điều Nghị định số 14/2008/NĐ- CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh phòng Nội vụ chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư lưu trữ quan Hiện nay, UBND phường Cổ Nhuế HĐND huyện Bắc Từ Liêm phòng Nội vụ huyện Bắc Từ Liêm quản lý nhiệm vụ cụ thể cán làm công tác lưu trữ sau: - Sắp xếp, tập hợp tài liệu, phân loại, lập danh mục hồ sơ tài liệu lưu trữ loại tài liệu UBND phường đảm bảo an toàn tài liệu - Thống kê đầy đủ loại tài liệu lưu trữ, đảm bảo rõ ràng, xác sổ thống kê, phục vụ tra cứu nhanh chóng hiệu - Hằng năm hướng dẫn tổ chức tiếp nhận hồ sơ đơn vị, phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện để đưa vào lưu trữ, tham mưu việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định 2.3.2 Thực trạng cán làm công tác lưu trữ Hiện UBND phường Cổ Nhuế có 01 cán làm công tác lưu trữ, cán làm công tác lưu trữ có trình độ cao đẳng năm cử tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ để nâng cao trình độ Hiện cán lưu trữ có đủ lực, kiến thức nghiệp vụ để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ cho viêc tổ chức, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho nhu cầu giải công việc cán quan 2.4.Thực trạng khâu nghiệp vụ lưu trữ 2.4.1 Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu Thu thập, bổ sung tài liệu trình thực biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn thành phần tài liệu thuộc lưu trữ quan phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyền hạn phạm vi Nhà nước quy định.[2tr 77] Việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ công việc thường xuyên, tất yếu nhằm đảm bảo đưa vào kho lưu trữ tài liệu có giá trị thực tiễn 13 có giá trị lịch sử để bảo quản phục vụ nhu cầu nghiên cứu, sử dụng Thu thập, bổ sung tài liệu công tác quan trọng, khâu hình thành kho lưu trữ quan Có làm tốt công tác lưu trữ đầy đủ đạt hiệu cao Tài liệu lưu trữ UBND phường Cổ Nhuế bao gồm toàn tài liệu sản sinh trình thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng chức Hiện kho lưu trữ UBND phường Cổ Nhuế thu thập tương đối đầy đủ bảo quản khối tài liệu từ năm 2010 đến năm 2014 Tài liệu thu chủ yếu đồ, trắc địa, tài liệu xây dựng trường mầm non, trường THCS, trạm y tế, hệ thống đường liên thôn với công văn, … Về thủ tục giao nôp hồ sơ tài liệu nhìn chung thực tương đối tốt theo quy định Nhà nước Khi phòng, ban giao nộp tài liệu cán lưu trữ lập 02 bản” biên bàn giao tài liệu” có giá trị pháp lý bên giữ 2.4.2 Thực trạng công tác phân loại, lập hồ sơ chỉnh lý tài liệu  Phân loại tài liệu “ Phân loại tài liệu phông lưu trữ quan dựa vào đặc trưng phổ biến lưu trữ phông để phân chia chúng thành nhóm xếp logic vào nhóm hồ sơ nhằm quản lý sử dụng có hiệu tài liệu đó” Để xác định phương án phân loại tài liệu xác trước hết phải tiến hành biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông Đây công việc quan trọng giúp nắm bắt cách khái quát chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức quan Mặc dù kho lưu trữ UBND phường Cổ Nhuế phòng vừa nơi làm việc cán làm công tác lưu trữ, vừa nơi lưu trữ tài liệu phân loại xếp gọn gàng Tài liệu xếp, phân loại hướng dẫn quy định Nhà nước  Lập hồ sơ, tài liệu lưu trữ 14 Hiện tài liệu phòng, ban giao nộp vào kho lưu trữ UBND phường phần lớn tình trạng bó gói, rời lẻ chưa lập hồ sơ, đưa vào lưu trữ tiến hành nộp hồ sơ  Chỉnh lý hồ sơ Công tác chỉnh lý tài liệu chưa thực hiện.Mặt khác, chỉnh lý tài liệu quy trình khép kín tương đối phức tạp, đòi hỏi người cán trực tiếp tham gia chỉnh lý phải có trình độ nghiệp vụ vững vàng Vì với khối lượng tài liệu kho cán lưu trữ phải khoảng thời gian tương đối dài hoàn thành Đây nhược điểm mà UBND phường Cổ Nhuế cần đựơc khắc phục thời gian tới để công tác lưu trữ ủy ban tốt 2.4.3 Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu công việc vô quan trọng có ý nghĩa to lớn công tác lưu trữ Bởi tài liệu sản sinh trình hoạt động quan, tổ chức có giá trị Cho nên tiến hành xác định giá trị tài liệu, lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản loại tài liệu giá trị để tiêu hủy công việc cần thiết Công tác giúp cho việu lưu trữ tài liệu tốt hơn, giảm khối lượng tài liệu mà giá trị thêm vào giúp cho việc tìm kiếm tài liệu nhanh chóng “ Xác định giá trị tài liệu dựa nguyên tắc, tiêu chuẩn phương pháp lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân theo giá trị chúng mặt trị, văn hóa, khoa học giá trị khác Từ lựa chọn để thu thập, bổ sung loại tài liệu có giá trị cho phông lưu trữ quốc gia loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy”[2 tr41] - Danh mục hồ sơ “Danh mục hồ sơ bảng kê tên hồ sơ mà quan, đơn vị lập năm có giá trị thời hạn bảo quản tên người lập”theo giáo trình Lý luận phương pháp công tác văn thư Giáo sư Vương Đình Quyền Đây công cụ 15 vừa có chức hướng dẫn lập hồ sơ, vừa có chức xác định giá trị tài liệu.Tuy nhiên chưa nhận thức vai trò, ý nghĩa việc lập danh mục hồ sơ nên UBND phường Cổ Nhuế chưa thực công tác này, gây khó khăn cho việc xác định giá trị tài liệu - Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Bảng thời hạn bảo quản tài liệu danh sách loại tài liệu có giá trị thời hạn bảo quản xếp với thứ tự định Thời hạn bảo quản tài liệu khoảng thời gian cần lưu giữ tài liệu kể từ tài liệu kết thúc văn thư Xác định thời hạn bảo quản tài liệu công việc khó khăn cần có đạo, hướng dẫn Hiện UBND phường Cổ Nhuế việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu dựa vào bảng thời hạn bảo quản tài liệu Nhà nước Về tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu: công tác xác định giá trị tài liệu thông thường tiến hành ba giai đoạn: Trong kho văn thư, kho lưu trữ liên ngành kho lưu trữ lịch sử Tại UBND phường Cổ Nhuế kho lưu trữ lịch sử riêng nên công tác lưu trữ tiến hành phòng văn thư kho lưu trữ Hiện kho lưu trữ số tài liệu hết thời hạn bảo quản tài liệu chưa tiêu hủy nên việc định thời hạn bảo quản công tác lưu trữ gặp nhiều khó khăn 2.4.4 Thực trạng công tác thống kê công cụ tra tìm tài liệu  Việc thống kê tài liệu lưu trữ “ Thống kê tài liệu lưu trữ áp dụng phương pháp công cụ chuyên môn để xác định số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu kho lưu trữ đểghi vào phương tiện thống kê”.[1tr49] Những số liệu thống kê giúp quan quản lý lưu trữ, kho lưu trữ xây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu khả thực tế Thống kê tài liệu lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quy hoạch công tác bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ Các quan quản lý Nhà nước lưu trữ vào số liệu thống kê để lập kế hoạch nhằm bảo quản tài liệu lưu trữ phạm vi quản lý 16 phạm vi nước Dựa vào kết thống kê tài liệu lưu trữ, quan lưu trữ xác định phương hướng bổ sung tài liệu thiếu bị hư hỏng, lập kế hoạch bảo quản an toàn tài liệu có giá trị Công tác thống kê tài liệu lưu trữ UBND phường Cổ Nhuế tiến hành tương đối tốt Cán lưu trữ UBND phường Cổ Nhuế xây dựng sổ nhập, xuất tài liệu mục lục hồ sơ để tiện cho việc tìm kiếm, tra cứu sử dụng tài liệu Sổ nhập sổ xuất tài liệu xây dựng dạng sổ tay thông thường để thống kê tài liệu đầy đủ tiêu chí theo hướng dẫn sở Nội vụ.Sau mẫu sổ nhập xuất tài liệu UBND phường Cổ Nhuế 1: Sổ nhập tài liệu: STT Ngày Họ Tên tháng nhập tên (1) Năm Văn quan, tài tài người đơn liệu liệu nhập vị để nộp (4) nhập (8) (2) (3) Sổ xuất tài liệu: STT Tên Số phông phông (5) (6) (7) Ngày Căn Xuất Mục lục tháng xuất đâu (lí hồ sơ Số Tình Ghi lượng hình (9) Số lượng (10) (11) Ghi do) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Về việc lập báo cáo thống kê chưa ý, báo cáo thống kê chưa thực theo quy định Nhà nước năm có báo cáo công tác lưu trữ UBND  Về công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ Theo Giáo trình lưu trữ Trường đại học Nội vụ Hà Nội” Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ phương tiện tra tìm tài liệu thông tin tài liệu lưu trữ lịch sử lưu trữ hành.Công cụ tra tìm rõ nội dung, thành phần chỗ để tài liệu để thuận tiện cho việc tra tìm người nghiên cứu” 17 Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ dùng để giới thiệu thành phần nội dung tài liệu kho lưu trữ, dẫn địa tài liệu, giúp người nghiên cứu tra tìm tài liệu nhanh chóng, xác, sưu tầm tập hợp tài liệu theo yêu cầu họ công cụ tra tìm tài liệu lịch sử đáp ứng yêu cầu người nghiên cứu Nó cho biết lưu trữ có tài liệu gì, tài liệu bảo quản đâu, việc tra tìm tài liệu lưu trữ thực theo phương pháp Ngoài ra, công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ phương tiện để thống kê thành phần, số lượng tài liệu lưu trữ Số liệu thống kê làm để xây dựng kế hoạch công tác lưu trữ khoa học, quản lý tài liệu chặt chẽ, khỏi mát, thất lạc Hiện công cụ tra tìm UBND phường Cổ Nhuế chủ yếu sổ đăng ký văn đến, văn Mục lục hồ sơ công cụ tra tìm quan trọng chưa xây dựng hoàn chỉnh lập kê tài liệu.Vì khó khăn cho việc tra tìm tài liệu công tác nghiệp vụ với lưu trữ 2.4.5 Thực trạng công tác bảo quản tài liệu Bảo quản tài liệu lưu trữ sử dụng biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ tốt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.[2tr 200] Tài liệu lưu trữ bao gồm nhiều loại khác nhau, bảo quản kho lưu trữ theo thời hạn khác nhau, Có nhiều tài liệu bảo quản lâu dài có tài liệu bảo quản vĩnh viễn Mặt khác tài liệu lưu trữ vật mang tin thường nhạy cảm với môi trường tự nhiên ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm tác nhân tự nhiên khác Do công tác bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ quan trọng nhằm giữ gìn, bảo vệ giá trị qua thời kì Toàn tài liệu hình thành trình hoạt động UBND phường Cổ Nhuế bảo quản tron bị tương đối đầy đủ với loại giá, tủ đựng tài liệu, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ,… Hiện kho lưu trữ UBND phường thiếu nhiều thiết bị bảo quản, chưa có máy hút ẩm, quạt thông gió,… nên không đảm bảo nhiệt độ 18 độ ẩm tốt cho việc bảo quản tài liệu Hầu hết tài liệu kho vệ sinh theo phương pháp thủ công dùng chổi quét bụi bẩn tài liệu, tường kho, dùng khăn lau giá hộp đựng tài liệu Việc vệ sinh tài liệu tiến hành thường xuyên nên tài liệu kho bị hư hại Nhưng công việc phải tiến hành thường xuyên đem lại hiệu làm nhiều thời gian cán làm công tác lưu trữ 2.4.6 Thực trạng công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ trình tổ chức, khai thác thông tin tài liệu phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử yêu cầu nghiên cứu giải nhiệm vụ hành quan, tổ chức, cá nhân.[2tr 254] Trong toàn khâu nghiệp vụ công tác lưư trữ công tác sử dụng tài liệu lưu trữ vừa khâu cuối cùng, vừa kết khâu nghiệp vụ trước đó, đồng thời mục đích công tác lưu trữ nói chung Tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ cách hợp lý nhằm mục đích phục vụ cho nghiệp phát triển kinh tế- xã hội đất nước, phát huy văn hóa đậm đà sắc dân tộc Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng cán lưu trữ ủy ban cần tạo điều kiện để đẩy mạnh công tác tổ chức sử dụng tài liệu mà cụ thể nghiên cứu sử dụng hình thức phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ( biên soạn, xây dựng công cụ tra tìm, tổ chức hình thức phục vụ sử dụng tài liệu) nghiên cứu vận dụng chế độ, quy định Nhà nước việc sử dụng tài liệu lưu trữ ( lập danh mục tài liệu phục vụ sử dụng, thực quy định việc chụp, cấp chứng thực lưu trữ, cho mượn tài liệu khỏi kho lưu trữ) Lãnh đạo UBND phường Cổ Nhuế nên tạo điều kiện giúp đỡ cá lưu trữ hoàn thành tốt tổ chức, sử dụng khối tài liệu quan nhằm phát huy hết tác dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ cho việc giải công việc nhanh chóng, xác đạt hiệu tốt 19 Tiểu kết: Trên thực trạng công tác lưu trữ UBND phường Cổ Nhuế Từ thực trạng cấu tổ chức, khâu nghiệp vụ lưu trữ thu thập bổ sung tài liệu, phân loại, lập hồ sơ, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê bảo quản hồ sơ tài liệu Nhìn chung công tác lưu trữ UBND phường Cổ Nhuế quan tâm đạo tương đối tốt Tuy nhiên số tồn cần phải giải để công tác lưu trữ hoàn thiện Những nội dung sở để đưa giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lưu trữ UBND phường Cổ Nhuế 20 Chương PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG CỔ NHUẾ 3.1 Nhận xét chung Nhìn cung công tác lưu trữ UBND phường Cổ Nhuế thực tương đối tốt Cán làm công tác lưu trữ đảm bảo yêu cầu công việc Nhưng để đáp ứng yêu cầu công tác lưu trữ thời kì đổi việc kiện toàn tổ chức lưu trữ , biên chế cán lưu trữ trình độ chuyên môn cần quan tâm đổi Cán lưu trữ thực công tác bảo quản tài liệu tốt thiếu trang thiết bị kỹ thuật đại Vì sở vật chất kinh phí đầu tư cho công tác lưu trữ cần quan tâm Về ý thức tuân thủ pháp luật công tác lưu trữ số đồng chí lãnh đạo, công chức cán phòng, ban, đơn vị số hạn chế , việc vi phạm số quy định lưu trữ hạn chế Tuy nhiên hạn chế không đáng kể cần khắc phục để công tác lưu trữ thực đạt hiệu tốt Việc lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ quan chưa thực triệt để.Công tác nhập, xuất văn đến chưa thực đầy đủ, số tiêu chí sổ nhập, xuất văn chưa điền đầy đủ Vì cán làm lưư trữ cần thực đầy đủ công tác để biết đầy đủ tình trạng nhập, xuất tài liệu tình hình sử dụng tài liệu quan Việc đại hóa công tác lưu trữ theo tinh thần Pháp lệnh Chỉ thị Thủ tướng, đặc biệt việc ứng dụng khoa học kỹ thuật đại, ứng dụng công nghệ thông tin quản lý tra tìm tài liệu chưa đạt yêu cầu Sau số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lưu trữ UBND phường Cổ Nhuế thời gian tới, tạo điều kiện phát huy vai trò to lớn công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ góp phần phục vụ tốt công tác lưu trữ UBND công tác lưu trữ quốc gia 21 3.2 Phương hướng giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lưu trữ UBND phường Cổ Nhuế 3.2.1 Đối với đội ngũ cán công tác lưu trữ Để công tác lưu trữ UBND phường Cổ Nhuế thực tốt yêu cầu việc hoàn thiện đội ngũ cán công tác lưu trữ yếu tố quan trọng hàng đầu Hằng năm, cán lưu trữ phải cử đào tạo nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ chuyên môn Đồng thời, cán làm lưu trữ phải không ngừng học hỏi có nhận thức đắn vai trò, vị trí công tác lưu trữ quan nhằm thực tốt khâu nghiệp vụ lưu trữ Về lâu dài cần có kế hoạch cho cán lưu trữ học lớp Đại học chức để nâng cao lực chuyên môn đáp ứng tốt cho yêu cầu lưu trữ quan 3.2.2 Đối với công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Cán lưu trữ cần vào danh mục quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu UBND phường Cổ Nhuế để tiến hành thu thập toàn tài liệu đến hạn nộp, lưu tài liệu phòng, ban chưa tiến hành giao nộp vào kho lưu trữ Đối với tài liệu phòng, ban đến hạn nộp cần cho giải công việc cán lưu trữ phải yêu cầu cán chuyên môn làm thủ tục giao nộp bình thường sau làm biên mượn tài liệu tránh tình trang chưa giao nộp hồ sơ làm ảnh hưởng đến công tác quản lý tài liệu lưu trữ Đồng thời cần tiến hành thu thập, bổ sung khối tài liệu nghe nhìn nhằm làm phong phú thành phần tài liệu phông Bởi loại tài liệu có khả tái lại vật việc hình ảnh âm có giá trị cao 3.2.3 Đối với công tác phân loại, lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu Cần phải nghiên cứu để xây dựng lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông quan, làm để biên soạn văn hướng dẫn nghiệp vụ như: hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, kế hoạch chỉnh lý,… tạo điều kiện cho việc chỉnh lý tài liệu khoa học, xác 22 3.2.4 Đối với công tác xác định giá trị tài liệu Hiện UBND phường Cổ Nhuế chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu danh mục hồ sơ.Đây hai công cụ xác định giá trị tài liệu quan trọng nhất, cần nhanh chóng nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu lập danh mục hồ sơ quan.Đồng thời phải tiưến hành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu, tạo điều kiện cho việc xác định giá trị tài liệu thuận lợi, nhanh chóng xác 3.2.5 Đối với công tác thống kê công cụ tra tìm tài liệu Cán lưu trữ cần phải có ý thức xây dựng công cụ thống kê tra tìm tài liệu lưu trữ cho với quy định Nhà nước Cụ thể: - Sổ nhập tài lệu lưu trữ lập theo Quyết định số 02/QĐ-QHTK ban hành ngày 12/01/1990 Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước - Báo cáo thống kê sở tổng hợp công tác văn thư lưu trữ thực theo biểu mẫu ban hành kèm theo Quyết định Bộ trưởng Bộ Nội vụ số 13/2005/QĐ-BNV số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 - Mục lục hồ sơ thực theo tiêu chuẩn cấp ngành Cục văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/08/1997 - Sổ đăng ký mục lục hồ sơ thực theo tiêu chuẩn cấp ngành Cục văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành theo định số 73/QĐ-KHKT ngày 04/08/1997 Đây sở để công tác thống kê tra tìm tài liệu xác 3.2.6 Đối với công tác bảo quản tài liệu lưu trữ UBND phường Cổ Nhuế cần quan tâm tới công tác bảo quản tài liệu kho lưu trữ Đầu tư kinh phí mua thêm trang thiết bị bảo quản tài liệu: giá, tủ, cặp,hộp đựng tài liệu, máy hút ẩm, máy điều hòa, quạt thông gió,… nhằm bảo quản tài liệu, tăng tuổi thọ tài liệu cao Thường xuyên áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật bảo quản tài liệu biện pháp chống nấm mốc, côn trùng, chuột, mối,… Ngoài việc đầu tư mua sắm trang thiết bị phục vụ cho việc bảo quản tài liệu việc đầu tư xây dựng kho lưu trữ rộng qua trọng không kém.Bởi diện tích 23 phòng kho vài năm tới không đủ để chứa tài liệu 3.2.7 Đối với công tác tổ chức sử dung tài liệu Hiện nay, tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu chủ yếu sử dụng kho lưu trữ UBND phường Cổ Nhuế cho mượn tài liệu, hạn chế số lượng độc giả đến khai thác Trong thời gian tới UBND phường Cổ Nhuế nên bố trí phòng đọc để tổ chức hình thức sử dụng tài liệu phòng đọc nhằm thu hút độc giả cán chuyên môn quan đến nghiên cứu, khai thác, phát huy hết giá trị tài liệu lưu trữ 3.2.8 Đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ nhu cầu cần thiết, điều xuất phát từ tính phức tạp công tác lưu trữ đòi hỏi phải cung cấp thông tin nhanh chóng , kịp thời cho nhu cầu giải công việc quan, tổ chức xã hội Để phát huy vai trò tài liệu lưu trữ trước nhu cầu ngày tăng xã hội, góp phần xây dựng hành đại UBND phường Cổ Nhuế cần phối hợp với Bộ Nội vụ Huyện Từ Liêm cài đặt phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ khuyến khích phòng, ban, đơn vị ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ tạo nên thống công tác góp phần quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ, phục vụ cho việc khai thác, sử dụng nhanh chóng, xác, thuận lợi, dễ dàng, đem lại hiệu cao Tiểu kết: Trên nhận xét chung công tác lưu trữ UBND phường Cổ Nhuế , số hạn chế cần khắc phục đạt ưu điểm số phương diện Những phương hướng giải pháp mục tiêu mà UBND phường Cổ Nhuế cần đạt để công tác lưu trữ ủy ban đạt hiệu tốt Mong đóng góp nhỏ thiết thực giúp quan tham khảo để tổ chức thực công tác lưu trữ UBND phường Cổ Nhuế ngày hoàn thiện khoa học KẾT LUẬN 24 Công tác lưu trữ phận thiếu quan, tổ chức công việc tập thể riêng cá nhân nào.Vì cần phải nâng cao tri thức người công tác lưu trữ, đưa công tác lưu trữ trở thành hoạt động người ý đến để người không phủ nhận đóng góp người làm công tác lưu trữ Đặc biệt, tài liệu lưu trữ thực có ý nghĩa đưa phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi chứa đựng độ xác cao có giá trị đặc biệt Nhờ ý thức giữ gìn, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua thời kỳ hệ trước, mà hệ sau hiểu lịch sử hào hùng dân tộc, khó khăn, hi sinh, mát mà nhân dân ta trải qua Ngày không nâng cao ý thức bảo quản, giao nộp, giữ gìn tài liệu quan, tổ chức người kế cận tìm hiểu lịch sử hình thành, đóng góp to lớn quan, tổ chức cho nước nhà nói riêng giai đoạn phát triển đất nước nói chung Có thể, theo phát triển khoa học kĩ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin văn điện tử lưu hành, văn phòng không giấy hình thành… công việc lưu trữ dễ dàng mà đạt hiệu tốt Trên tình thực trạng công tác lưu trữ UBND phường Cổ Nhuế 1, công tác lưu trữ thực tương đối tốt cần phải khắc phục số hạn chế tồn để công tác lưu trữ UBND đem lại hiệu tốt nhất, để người quan, tổ chức hiểu rõ tầm quan trọng công tác lưu trữ 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ(2012): Nghiệp vụ lưu trữ, Nhà xuất Cục lưu trữ Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội(2009): Giáo trình lưu trữ, Nhà xuất Giao thông vận tải Vương Đình Quyền(1990): Giáo trình lý luận phương pháp công tác văn thư, Nhà xuất Đại học Giáo dục chuyên nghiệp 26