Tìm hiểu công tác tổ chức giải quyết văn bản đi ở Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng tỉnh Lạng Sơn thực trạng và giải pháp

MỤC LỤC Phần mở đầu 1 Chương 1. Tổng quan về Uỷ ban nhân dân Tỉnh Ninh Bình 4 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Tỉnh Ninh Bình. 4 1.2. Khái quát về vị trí địa lý 5 1.3. Khái quát về kinh tế - văn hóa – xã hội 6 1.3.1. Về kinh tế: 6 1.3.2. Về văn hóa: 7 1.3.3. Về xã hội: 7 1.4. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, quyền hạn và quy chế làm việc của Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình 8 1.4.1. Vị trí, chức năng 8 1.4.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 9 1.4.3. Quy chế làm việc 11 1.4.4. Cơ cấu tổ chức 11 Chương 2. Lý luận chung về công tác quản lý văn bản và tình hình công tác quản lý văn bản tại UBND tỉnh Ninh Bình 15 2.1. Tổng quan về văn bản 15 2.1.1. Khái niệm văn bản 15 2.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước 15 2.1.3. Chức năng của văn bản quản lý nhà nước 15 2.2. Quản lý văn bản đến – đi 15 2.2.1. Khái niệm 15 2.2.2. Quản lý văn bản đến 15 2.2.3. Quản lý văn bản đi 21 2.4. Quy trình quản lý văn bản tại Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình 26 2.4.1. Quy trình quản lý văn bản đến 26 2.4.2. Quy trình quản lí văn bản đi 27 2.4.3. Hoạt động quản lý văn bản tại UBND Tỉnh Ninh Bình giai đoạn 2010-2015 29 Chương 3. Nhận xét ưu – nhược điểm và đóng góp một số giải pháp cho công tác quản lý văn bản tại văn phòng UBND tỉnh Ninh Bình 31 3.1. NHẬN XÉT CHUNG 31 3.1.1. Về ưu điểm: 31 3.1.2. Về nhược điểm 31 3.2. ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP 32 3.2.1. Về trang thiết bị cơ sở- vật chất 32 3.2.2. Về con người cán bộ - công chức – viên chức 32 Kết luận 34 Tài liệu tham khảo 35

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về tính trung thực trong công trình nghiêncứu này

Hà Nội, tháng 05 năm 2017

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài nghiên cứu khoa học này tôi xin cảm ơn tới Bangiám hiệu nhà trường, Thầy cô trong khoa, cán bộ thư viện Trung tâm thông tinthư viện Đại học Nội vụ Hà Nội và Quý cơ quan đã chỉ bảo và tạo điều kiệngiúp tôi có những cơ sở lý luận và thực tiễn để tôi hoàn thành đề tài này

Đặc biệt qua đây tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến TS.Bùi Thị ÁnhVân người đã giảng dạy, hướng dẫn tận tình và người cô của tôi là cô PhạmNgọc Anh – Trưởng phòng kinh tế ngành đã cung cấp những nguồn tài liệu vềVăn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình trong quá trình thực hiện đề tài này

Đề tài này đuợc viết dựa trên vốn kiến thức của bản thân và trong quátrình nghiên cứu tôi gặp khá nhiều khó khăn vì vậy nên còn nhiều thiếu sót Rấtmong nhận đuợc sự đóng góp ý kiến để tôi rút kinh nghiệm cho những nghiêncứu sau này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

Phần mở đầu 1

Chương 1 Tổng quan về Uỷ ban nhân dân Tỉnh Ninh Bình 4

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Tỉnh Ninh Bình 4

1.2 Khái quát về vị trí địa lý 5

1.3 Khái quát về kinh tế - văn hóa – xã hội 6

1.3.1 Về kinh tế: 6

1.3.2 Về văn hóa: 7

1.3.3 Về xã hội: 7

1.4 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, quyền hạn và quy chế làm việc của Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình 8

1.4.1 Vị trí, chức năng 8

1.4.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 9

1.4.3 Quy chế làm việc 11

1.4.4 Cơ cấu tổ chức 11

Chương 2 Lý luận chung về công tác quản lý văn bản và tình hình công tác quản lý văn bản tại UBND tỉnh Ninh Bình 15

2.1 Tổng quan về văn bản 15

2.1.1 Khái niệm văn bản 15

2.1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước 15

2.1.3 Chức năng của văn bản quản lý nhà nước 15

2.2 Quản lý văn bản đến – đi 15

2.2.1 Khái niệm 15

2.2.2 Quản lý văn bản đến 15

2.2.3 Quản lý văn bản đi 21

2.4 Quy trình quản lý văn bản tại Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình 26

2.4.1 Quy trình quản lý văn bản đến 26

2.4.2 Quy trình quản lí văn bản đi 27

2.4.3 Hoạt động quản lý văn bản tại UBND Tỉnh Ninh Bình giai đoạn 2010-2015 29

Chương 3 Nhận xét ưu – nhược điểm và đóng góp một số giải pháp cho công tác quản lý văn bản tại văn phòng UBND tỉnh Ninh Bình 31

3.1 NHẬN XÉT CHUNG 31

3.1.1 Về ưu điểm: 31

3.1.2 Về nhược điểm 31

3.2 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP 32

3.2.1 Về trang thiết bị cơ sở- vật chất 32

3.2.2 Về con người cán bộ - công chức – viên chức 32

Kết luận 34

Tài liệu tham khảo 35

BẢNG DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Sau khi loài người sáng tạo ra chữ viết thì việc ghi chép và truyền đạtthông tin bằng hình thức văn bản được xuất hiện Nhờ có chữ viết và văn bảnnên việc trao đổi thông tin trở nên một cách dễ dàng, thuận tiện và khoa họchơn Trong hoạt động của các cơ quan nói chung và Văn phòng UBND quận,huyện, thị xã nói riêng thì hình thức truyền đạt thông tin bằng văn bản là hìnhthức quan trọng và chủ yếu đối với hoạt động quản lý

Ngày nay trong bất cứ một Văn phòng UBND quận, huyện, thị xã nào đómuốn hoạt động được đều không thể thiếu hoạt động quản lý văn bản Mọi hoạtđộng của Văn phòng UBND nếu muốn thực hiện được một cách tốt nhất thì hoạtđộng quản lý văn bản phải được thực hiện hiệu quả và khoa học nhất Có thể nóihoạt động quản lý văn bản là thành phần chủ chốt, quan trọng và là huyết mạchcủa hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng

Là một sinh viên khoa QTVP trường Đại học Nội vụ Hà Nội tôi đã đượchọc rất nhiều học phần có liên quan đến chuyên ngành và qua đó càng hiểu rõ sựquan trọng của công tác quản lý văn bản trong hoạt động hành chính nói chung

Hơn thế nữa, tôi chọn Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình làm cơ sở thựctiễn để tôi khảo sát, tìm hiểu về công tác quản lý văn bản vì đây là nơi tôi đãsinh ra, lớn lên và gắn bó trong suốt 18 năm, tôi có rất nhiều kỷ niệm và dành rấtnhiều tình cảm với nơi đây đó là quê hương của tôi và sau khi tốt nghiệp ĐH tôirất mong muốn được làm việc tại đây

Chính vì các lý do trên, nên nó đã thúc đẩy tôi quyết định chọn đề tài

“Tìm hiểu công tác quản lý văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh Ninh Bình” làmchủ đề nghiên cứu của mình

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài

Đối tượng nghiên cứu: Tìm hiểu công tác quản lý văn bản tại UBND TỉnhNinh Bình

Phạm vi nghiên cứu: Tại UBND Tỉnh Ninh Bình

3 Mục đích nghiên cứu

Trình bày tình hình, thực trạng quản lý văn bản tại UBND Tỉnh NinhBình đồng thời đưa ra những giải pháp nhằm giúp việc quản lý văn bản thựchiện một cách trôi chảy, khoa học và hiệu quả hơn

4 Mục tiêu nghiên cứu

- Khảo sát thực trạng vấn đề

- Xác định tầm quan trọng của việc quản lý văn bản

- Đưa ra những giải pháp nâng cao việc quản lý văn bản trong hoạt độnghành chính Nhà nước nói chung

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

- Báo cáo tốt nghiệp “ Tìm hiểu công tác tổ chức giải quyết văn bản đi ởHội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng tỉnh Lạng Sơn thựctrạng và giải pháp “

- Báo cáo tốt nghiệp “ Tìm hiểu công tác tổ chức và giải quyết văn bảnđến ở Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Sơn thực trạng vàgiải pháp ” của Nguyễn Thị Phương

- “ Tìm hiểu công tác quản lý và giải quyết văn bản dến ở UBND thị xãSông Gâm thực trạng và giải pháp “ của Nguyễn Thị Dung

6 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành đề tài này tôi đã sử dụng một số phương pháp sau:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Kế thừa những lý thuyết, thông tin

Đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý văn bản tronghoạt động hành chính.

8 Cấu trúc đề tài

Chương 1: Tổng quan về UBND Tỉnh Ninh Bình

Chương 2: Lý luận chung về công tác quản lý văn bản và tình hình công

tác quản lý văn bản tại UBND Tỉnh Ninh Bình

Chương 3:Nhận xét ưu – nhược điểm và đóng góp một số giải pháp cho

công tác quản lý văn bản tại Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình

Ngoài ra còn có phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lụccủa đề tài

Chương 1 Tổng quan về Uỷ ban nhân dân Tỉnh Ninh Bình 1.1.Lịch sử hình thành và phát triển của Tỉnh Ninh Bình.

Ninh Bình là một tỉnh nằm ở cửa ngõ cực nam miền Bắc Việt Nam, thuộckhu vực đồng bằng sông Hồng dù chỉ có 2 huyện duyên hải là Yên Khánh và KimSơn có địa hình bằng phẳng Quy hoạch xây dựng phát triển kinh tế xếp NinhBình vào vùng duyên hải Bắc Bộ Vùng đất Ninh Bình xưa là kinh đô của ViệtNam giai đoạn 968 - 1010 với 3 triều đại Đinh, Tiền Lê, Hậu Lý và cũng là địabàn quan trọng về quân sự qua các thời kỳ lịch sử Với vị trí đặc biệt về giaothông, địa hình, lịch sử văn hóa đồng thời sở hữu 2 khu vực là di sản thếgiới và khu dự trữ sinh quyển thế giới, Ninh Bình hiện là một trung tâm du lịch cótiềm năng phong phú và đa dạng Năm 2015, Ninh Bình là tỉnh đầu tiên của đồngbằng sông Hồng có 2 thành phố trực thuộc tỉnh (Ninh Bình, Tam Điệp)

Ninh Bình xưa cùng với Thanh Hóa thuộc bộ Quân Ninh, nước Văn Lang.Thời thuộc Hán thuộc quận Giao Chỉ, thời thuộc Đông Ngô về sau thuộc GiaoChâu, thuộc Lương là châu Trường Yên

Năm 968, vua Đinh Tiên Hoàng dẹp xong loạn 12 sứ quân lên ngôi hoàng

đế đóng đô tại Hoa Lư và đổi tên gọi Trường Châu thành Trường An

Năm Thuận Thiên thứ nhất (1010) Lý Thái Tổ dời kinh đô về ThăngLong, và Ninh Bình nằm trong phủ Trường An Nhưng đến cuối đời Lý có lúcgọi là châu Đại Hoàng Giang

Đầu đời Trần đổi là lộ Trường Yên Đời Trần Thuận Tông, năm QuangThắng 10 (1397) đổi trấn Trường Yên làm trấn Thiên Quan

Thời thuộc Minh lấy lại tên cũ là châu Trường Yên thuộc phủ Kiến Bình.Đời Lê Thái Tổ lại gọi là trấn Năm Quang Thuận 10 (1469) đời LêThánh Tông định bản đồ toàn quốc, chia trấn Trường Yên làm 2 phủ TrườngYên và Thiên Quan thuộc trấn Sơn Nam với trung tâm đặt tại Vân Sàng Đời LêTrung hưng gọi là trấn Thanh Hoa ngoại

Đời Tây Sơn và đầu Nguyễn vẫn gọi là Thanh Hoa ngoại trấn, gồm 2 phủ:phủ Trường Yên (sau đổi là Yên Khánh) gồm 3 huyện: Yên Khang (sau đổi là

Yên Khánh), Yên Mô, Gia Viễn, và phủ Thiên Quan (sau đổi là Nho Quan) gồm

3 huyện: Yên Hoá, Phụng Hoá, Lạc Thổ (sau đổi là Lạc Yên) Năm Gia Long 5(1806) đổi Thanh Hoa ngoại trấn làm đạo Thanh Bình Năm Minh Mệnh 3(1822) đổi làm đạo Ninh Bình Năm Minh Mệnh 10 (1829) lại đổi làm trấn, lậpthêm 1 huyện mới Kim Sơn (cộng 7 huyện) Năm thứ 12 (1831) đổi làm tỉnhNinh Bình, quan đầu tỉnh là tuần phủ, đặt dưới quyền của tổng đốc Hà Ninh(quản hạt cả vùng Hà Nội đến tận Ninh Bình) Cho đến đời Đồng Khánh khôngthay đổi Đầu đời Thành Thái cắt huyện Lạc Yên về tỉnh Hoà Bình mới lập

Ngày 27 tháng 12 năm 1975, Ninh Bình hợp nhất với các tỉnh NamĐịnh và Hà Nam thành tỉnh Hà Nam Ninh rồi lại tái lập ngày 12 tháng

8 năm 1991 Khi tách ra, tỉnh Ninh Bình có diện tích 1.386,77 km², dân số787.877 người, gồm 2 thị xã Ninh Bình (tỉnh lị), Tam Điệp và 5 huyện: GiaViễn, Hoa Lư, Hoàng Long, Kim Sơn, Tam Điệp Ngày 23 tháng 11 năm 1993,huyện Hoàng Long đổi lại tên cũ là huyện Nho Quan Ngày 4 tháng 7 năm 1994,huyện Tam Điệp đổi lại tên cũ là huyện Yên Mô và tái lập huyện Yên Khánh từ

10 xã của huyện Tam Điệp cũ và 9 xã của huyện Kim Sơn Ngày 7 tháng

2 năm 2007, chuyển thị xã Ninh Bình thành thành phố Ninh Bình Ngày 6 tháng

4 năm 2015, chuyển thị xã Tam Điệp thành thành phố Tam Điệp

1.2.Khái quát về vị trí địa lý

Ninh Bình nằm ở vị trí ranh giới 3 khu vực địa lý: Tây Bắc, châu thổ sôngHồng và Bắc Trung Bộ Tỉnh này cũng nằm giữa 3 vùng kinh tế: vùng Hà Nội,vùng duyên hải Bắc Bộ và vùng duyên hải miền Trung Ninh Bình nằm ở trọngtâm của nửa phía Bắc Việt Nam, khu vực các tỉnh từ Thừa Thiên Huế trở ra

Phía bắc giáp với Hòa Bình, Hà Nam,

Phía đông giáp Nam Định qua sông Đáy,

Phía tây giáp Thanh Hóa,

Phía nam giáp biển Đông.

Điểm cực Đông tại cảng Đò Mười, xã Khánh Thành, Yên Khánh; điểmcực Tây tại rừng Cúc Phương, Nho Quan; điểm cực Nam tại bãi biển gần xãKim Đông, Kim Sơn và điểm cực Bắc tại vùng núi xã Xích Thổ, Nho Quan

Trung tâm tỉnh là thành phố Ninh Bình cách thủ đô Hà Nội 93 km về phía nam.Thành phố Tam Điệpcách Thủ đô Hà Nội 105 km.

Ở vị trí điểm mút của cạnh đáy tam giác châu thổ sông Hồng, Ninh Bìnhbao gồm cả ba loại địa hình Vùng đồi núi và bán sơn địa ở phía tây bắc baogồm các huyện Nho Quan, Gia Viễn, Hoa Lư, Tam Điệp Đỉnh Mây Bạcthuộc rừng Cúc Phương với độ cao 648 m là đỉnh núi cao nhất Ninh Bình Vùngđồng bằng ven biển ở phía đông nam thuộc 2 huyện Kim Sơn và Yên Khánh.Xen giữa 2 vùng lớn là vùng chiêm trũng chuyển tiếp Rừng ở Ninh Bình có đủ

cả rừng sản xuất và rừng đặc dụng các loại Có 4 khu rừng đặc dụng gồm rừngCúc Phương, rừng môi trường Vân Long, rừng văn hóa lịch sử môi trường Hoa

Lư và rừng phòng hộ ven biển Kim Sơn Khu rừng đặc dụng Hoa Lư - Tràng

An đã được UNESCO công nhận là di sản thế giới thuộc quần thể danh thắngTràng An Ninh Bình có bờ biển dài 18 km Bờ biển Ninh Bình hàng năm đượcphù sa bồi đắp lấn ra trên 100m Vùng ven biển và biển Ninh Bình đã đượcUNESCO công nhận là khu dự trữ sinh quyển thế giới Hiện 2 đảo thuộc NinhBình là đảo Cồn Nổi và Cồn Mờ

1.3 Khái quát về kinh tế - văn hóa – xã hội

1.3.1 Về kinh tế:

Ninh Bình có vị trí quan trọng của vùng cửa ngõ miền Bắc và vùng kinh

tế trọng điểm phía Bắc Đây là nơi tiếp nối giao lưu kinh tế và văn hoá giữa khuvực châu thổ sông Hồng với Bắc Trung Bộ, giữa vùng đồng bằng Bắc Bộ vớivùng rừng núi Tây Bắc Thế mạnh kinh tế nổi bật của Ninh Bình là các ngànhcông nghiệp vật liệu xây dựng và du lịch

Năm 2015, Ninh Bình là địa phương đứng thứ 6 ở Việt Nam chỉ sau TpHCM, Hà Nội, Bình Dương, Quảng Ninh, Đồng Nai về số doanh nghiệp tư nhânlớn trong tốp 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam với 11 doanh nghiệp là:Công ty cổ phần ô tô Hyundai Thành Công, Tập đoàn The Vissai, Công ty cp Ximăng Hướng Dương, doanh nghiệp tư nhân xây dựng Xuân Trường, Công tytrách nhiệm hữu hạn đầu tư xây dựng và phát triển Xuân Thành, Công ty cpxăng dầu dầu khí Ninh Bình, doanh nghiệp tư nhân Nam Phương, Công ty trách

nhiệm hữu hạn Hoàng Hà, Tập đoàn ThaiGroup, Tập đoàn Công nghiệp QuangTrung, Tập đoàn Cường Thịnh Thi.

Năm 2010 chỉ số năng lực cạnh tranh cấp tỉnh xếp thứ 11/63, liên tục nằmtrong nhóm tỉnh đứng đầu miền Bắc Ninh Bình là một trong những tỉnh thu hútvốn đầu tư nước ngoài lớn của Việt Nam Cơ cấu kinh tế trong GDP năm 2014:Công nghiệp - xây dựng: 46,08%; Nông, lâm - ngư nghiệp: 13,94%; Dịch vụ:39,98%

1.3.2 Về văn hóa:

Ninh Bình nằm ở vùng giao thoa giữa các khu vực: Tây Bắc, đồng bằngsông Hồng và Bắc Trung Bộ Đặc điểm đó đã tạo ra một nền văn hóa Ninh Bìnhtương đối năng động, phát triển trên nền tảng văn minh châu thổ sông Hồng.Đây là vùng đất phù sa cổ ven chân núi có con người cư trú từ rất sớm Các nhàkhảo cổ học đã phát hiện trầm tích có xương răng đười ươi và các động vật trêncạn ở núi Ba (Tam Điệp) và một số hang động khác của kỳ đồ đá cũ thuộcnền Văn hóa Tràng An; động Người Xưa (Cúc Phương) và một số hang động

ở Tam Điệp, Nho Quan có di chỉ cư trú của con người thời văn hoá Hoà Bình.Sau thời kỳ văn hoá Hoà Bình, vùng đồng bằng ven biển Ninh Bình là nơi định

cư của con người thời đại đồ đá mới Việt Nam Di chỉ Đồng Vườn (Yên Mô) đãđược định niên đại muộn hơn di chỉ Gò Trũng Cư dân cổ di chỉ Đồng Vườn đãphát triển lên cư dân cổ di chỉ Mán Bạc (Yên Thành, Yên Mô) ở giai đoạn vănhoá đồ đồng từ cuối Phùng Nguyên đến đầu Đồng Đậu Ninh Bình là địa bàn cónhiều di tích khảo cổ học thuộc các thời kỳ văn hóa Tràng An, Hòa Bình, BắcSơn, Đa Bút và Đông Sơn

1.3.3 Về xã hội:

Năm 2013, ngành du lịch Ninh Bình đón được 4,5 triệu lượt du khách,trong đó khách quốc tế là 520.000 lượt; doanh thu đạt 920 tỷ đồng Năm 2014,ngành đặt mục tiêu phấn đấu đón 4,7 triệu lượt khách, trong đó khách quốc tế là600.000 lượt, khách nội địa là 4,1 triệu lượt

Theo Quy hoạch tổng thể phát triển du lịch Việt Nam đến năm 2020, tầmnhìn đến năm 2030 Ninh Bình cùng với Hà Nội và Quảng Ninh được xác định

là các trung tâm du lịch của khu vực đồng bằng sông Hồng và duyên hải ĐôngBắc.

Được tỉnh xác định là lĩnh vực kinh tế mũi nhọn (Định hướng thu nhập dulịch thuần tuý >10%) Trong những năm gần đây, ngành Du lịch Ninh Bình đangkhai thác hiệu quả những tiềm năng, thế mạnh góp phần vào việc chuyển dịch

cơ cấu kinh tế của toàn tỉnh

Ninh Bình được xác định là một trung tâm du lịch của vùng duyên hảiBắc Bộ, sẽ trở thành thành phố du lịch trong tương lai

1.4 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, quyền hạn và quy chế làm việc của Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình

(Tài liệu kèm theo phụ lục )

1.4.1 Vị trí, chức năng

Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký và thay thếQuyết định số 09/2011/QĐ-UBND ngày 05/9/2011 của Ủy ban nhân dân tỉnhNinh Bình ban hành Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổchức và biên chế của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình

Vị trí : Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh là cơ quan chuyên môn ngang

sở, là bộ máy giúp việc của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dântỉnh (bao gồm cả Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh), chịu sự chỉ đạo, quản lý

về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh, sự chỉ đạo, hướngdẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Chính phủ

Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có tư cách pháp nhân, con dấu và tàikhoản riêng Trụ sở làm việc và kinh phí đảm bảo cho hoạt động của Văn phòng

Ủy ban nhân dân tỉnh do ngân sách nhà nước dảm bảo

Chức năng : Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có chức năng tham mưu

tổng hợp, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức các hoạt động chung của Ủy bannhân dân tỉnh, tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo, điềuhành các hoạt động chung của bộ máy hành chính ở địa phương; bảo đảm cungcấp thông tin phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân,Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và thông tin cho công chúng theo quy định của

pháp luật; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ủy bannhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Tham mưu giúp UBND tỉnh thựchiện chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc ở địa phương.

1.4.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Xây dựng, quản lý chương trình công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh,giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý việc thực hiện chương trình đó theo quy địnhcủa pháp luật;

- Theo dõi, đôn đốc các Sở, cơ quan ngang sở, cơ quan thuộc Ủy bannhân dân tỉnh (sau đây gọi tắt là Sở, ngành), Ủy ban nhân dân huyện, thànhphố, thị xã trực thuộc tỉnh (sau đây gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp huyện), các

cơ quan, tổ chức liên quan thực hiện chương trình công tác của Ủy ban nhân dântỉnh và Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh;

- Phối hợp thường xuyên với các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện,các cơ quan, tổ chức liên quan trong quá trình chuẩn bị và hoàn chỉnh các đề án,

dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét,quyết định theo quy định của pháp luật;

- Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đốivới các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các báo cáo quantrọng theo chương trình công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh và các công việckhác do các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liênquan trình Ủy ban nhân dân tỉnh;

- Xây dựng các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật và cácbáo cáo theo sự phân công của Ủy ban nhân dân tỉnh;

- Chủ trì, phối hợp với các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các cơquan, tổ chức liên quan chuẩn bị nội dung, phục vụ phiên họp thường kỳ, bấtthường, các cuộc họp và hội nghị chuyên đề khác của Ủy ban nhân dân tỉnh, cáccuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;

- Kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao các Sở, ngành, Ủyban nhân dân cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan xây dựng cơ chế, chínhsách, các đề án, dự án, dự thảo văn bản pháp luật để trình cấp có thẩm quyền

quyết định;

- Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đốivới các đề án, dự án, dự thảo văn bản, báo cáo theo chương trình công tác củaChủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và các công việc khác do các Sở, ngành, Ủy bannhân dân cấphuyện, các cơ quan, tổ chức liên quan trình Chủ tịch Ủy ban nhândân tỉnh;

- Chủ trì, phối hợp với các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các

cơ quan, tổ chức liên quan hoàn chỉnh nội dung, thủ tục, hồ sơ và dự thảo vănbản để trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định đối với nhữngcông việc thường xuyên khác;

- Chủ trì làm việc với lãnh đạo cơ quan, các tổ chức, cá nhân liên quan

để giải quyết những vấn đề thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dântỉnh mà các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện còn có ý kiến khác nhautheo ủy quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;

- Cung cấp thông tin cho công chúng về các hoạt động chủ yếu, nhữngquyết định quan trọng của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;những sự kiện kinh tế, chính trị, xã hội nổi bật mà dư luận quan tâm theo quyđịnh pháp luật và chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;

- Thực hiện nhiệm vụ phát ngôn của Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy địnhcủa pháp luật;

- Quản lý, xuất bản và phát hành Công báo tỉnh;

- Quản lý tổ chức và hoạt động của Trang Thông tin điện tử của Vănphòng Ủy ban nhân dân tỉnh

- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ủy bannhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

- Xây dựng, ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền của Văn phòng Ủyban nhân dân tỉnh theo quy định của pháp luật

- Tổ chức việc phát hành và quản lý các văn bản của Ủy ban nhân dântỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

- Tổ chức nghiên cứu, thực hiện và ứng dụng các đề tài nghiên cứu khoa

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; thực hiện chế độ tiền lương và cácchế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật; đào tạo, bồi dưỡng về chuyênmôn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc Văn phòng Ủy bannhân dân tỉnh

- Quản lý tài chính, tài sản được giao theo quy định của pháp luật vàphân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh

- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Ủy ban nhân dân và Chủtịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao hoặc theo quy định của pháp luật

1.4.3 Quy chế làm việc

Văn phòng UBND Tỉnh làm việc theo chế độ thủ trưởng có kết hợp vớichế độ chuyên viên được làm việc trực tiếp với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch vàChánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng theo quy định Mọi hoạt động củaVăn phòng đều phải tuân thủ pháp luật và Quy chế làm việc của UBND Tỉnh;chấp hành nghiêm túc sự lãnh đạo, chỉ đạo của UBND, Chủ tịch UBND Tỉnh;

đề cao trách nhiệm cá nhân cán bộ, công chức, viên chức, đồng thời phải đảmbảo sự phối hợp chặt chẽ, trao đổi thông tin giữa các bộ phận của Văn phòngtrong giải quyết công việc

Đảm bảo giải quyết công việc đúng thẩm quyền, phạm vi trách nhiệm;tuân thủ trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo đúng quy địnhcủa pháp luật, chương trình, kế hoạch, lịch làm việc và Quy chế làm việc củaUBND Tỉnh

Bảo đảm phát huy năng lực và sở trường của cán bô, công chức, viênchức; đề cao sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công việc

và trong mọi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạnđược pháp luật quyđịnh

Bảo đảm dân chủ, minh bạch và hiệu quả trong mọi hoạt động

1.4.4 Cơ cấu tổ chức

Qua khảo sát tình hình thực tế tại Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình tôinhận thấy cơ cấu tổ chức vủa Văn phòng bao gồm: 1 Chánh Văn phòng; 4 Phó

Chánh Văn phòng; 10 phòng khối hành chính; 6 phòng nghiên cứu tổng hợp vàcác đơn vị sự nghiệp cụ thể như sau:

- Chánh Văn phòng: Vũ Công Hoan

Theo chương 3 Quyết định số 2262/2013/QĐ-UBND ngày 13 tháng 11năm 2013 Chánh Văn phòng UBND Tỉnh là người đứng đầu Văn phòng UBNDTỉnh, chịu trách nhiệm trước UBND Tỉnh, Chủ tịch UBND Tỉnh và trước phápluật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng UBND Tỉnh; đồng thời là chủ tàikhoản cơ quan Văn phòng UBND Tỉnh

Chủ tịch UBND Tỉnh bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm Chánh Vănphòng UBND Tỉnh, Phó Chánh Văn phòng UBND Tỉnh theo tiêu chuẩn, chuyênmôn, nghiệp vụ do Văn phòng Chính phủ ban hành và theo các quy định vềphân cấp quản lý cán bộ của tỉnh

Việc điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, cho từchức, nghỉ hưu và thực hiện chế độ chính sách khác đối với Chánh Văn phòngUBND Tỉnh, Phó Chánh văn phòng UBND Tỉnh thực hiện theo quy định củapháp luật và phân cấp quản lý cán bộ của tỉnh

- Các phòng khối hành chính: Các Phòng khối hành chính làm việc theochế độ thủ trưởng, có cấp phó giúp việc Trưởng các phòng căn cứ vào chức

năng, nhiệm vụ của công việc để phân công công việc cụ thể đối với từng cánhân và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng về các công việc theo chứcnăng, nhiệm vụ được giao.

+ Phòng Hành chính – Quản trị (bao gồm cả quản lý Đội xe) : Bùi CôngHoan – Trưởng phòng

Ông Bùi công Hoan được ký thừa lệnh Chánh Văn phòng một số loại vănbản của Văn phòng: Xác nhận hồ sơ lý lịch cán bộ, công chức đang công tác tạiVăn phòng, ký giấy giới thiệu, giấy đi đường, và một số loại văn bản khác khiđược ủy quyền, các loại văn bản hành chính lien quan đến việc chuẩn bị cơ sởvật chất, phương tiện kỹ thuật: Lệnh điều xe, phiếu cấp phát xăng dầu; đại diệnchủ đầu tư nghiệm thu các công việc sửa chữa, bàn giao trang thiết bị và một sốnội dung công việc khác khi được ủy quyền

+ Phòng Tiếp công dân: Nguyễn Văn Việt – Phó trưởng ban

Ông Nguyễn Văn Việt được ký thừa lệnh Chánh Văn phòng các loại vănbản hành chính liên quan đến công tác tiếp dân; tiếp nhận, xử lý đơn thư khiếunại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh thuộc thuộc thẩm quyền của UBND Tỉnh baogồm: Phiếu chuyển đơn, Phiếu báo tin, Phiếu hướng dẫn công dân, văn bảnthông báo kết quả giải quyết các vụ việc, báo cáo kết quả tiếp dân, tiếp nhận và

xử lý đơn thư theo quy định

- Các phòng nghiên cứu tổng hợp:

+ Phòng Nội chính: Trần Văn Phương – Trưởng phòng

+ Phòng Tổng hợp: Phạm Văn Tam – Trưởng phòng

+ Phòng Kinh tế ngành : Phạm Ngọc Anh – Trưởng phòng

+ Phòng Ngoại vụ : Phạm Đức Phú – Trưởng phòng

+ Phòng Văn xã: Đinh Quốc Trường – Trưởng phòng

+ Phòng Phân phối lưu thông : Dương Thanh Tuân – Trưởng phòng

- Các đơn vị sự nghiệp

+ Trung tâm Thông tin – Tin học: Lê Minh Hoài – Phó Giám đốc

+ Nhà khách tỉnh:Phạm Đức Thắng– Giám đốc

=> Những thông tin trên đã cho chúng ta thấy được một cái nhìn khái quát nhất về tỉnh Ninh Bình và Văn phòng UBND tỉnh Ninh Bình , Ninh Bình là một tỉnh đang có tiềm năng phát triển nên nhu cầu về hành chính rất cao đòi hỏi Văn phòng UBND Tỉnh phải phù hợp kịp thời nắm bắt tình hình đề ra các kế hoạch thực hiện trong hoàn cảnh mới.

Chương 2

Lý luận chung về công tác quản lý văn bản và tình hình công tác quản lý

văn bản tại UBND tỉnh Ninh Bình 2.1 Tổng quan về văn bản

2.1.1 Khái niệm văn bản

Văn bản là sản phẩm hoàn chỉnh của một hành vi tạo lời hay phát ngôn,mang một nội dung giao tiếp xác định, thể hiện dưới dạng âm thanh hay chữviết

2.1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quản lý nhà nước là văn bản mà các cơ quan nhà nước dùng đểghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạtđộng quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định.[]

2.1.3 Chức năng của văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quản lý nhà nước có bốn chức năng chính đó là:

-Chức năng thông tin

2.2.1.4 Quản lý văn bản: Là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếpnhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thànhtrong hoạt động hàng ngày của cơ quan tổ chức

2.2.2 Quản lý văn bản đến

2.2.2.1 Tiếp nhận văn bản đến

a) Tiếp nhận văn bản đến

- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làmviệc Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểmtra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơigửi trước khi nhận và ký nhận.

- Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹnhoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì vănbản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụtiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cầnthiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản

- Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng,Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếuphát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người cótrách nhiệm xem xét, giải quyết

b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

- Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:

+) Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức

+) Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mậthoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Vănthư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu làvăn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhậnvăn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký

+) Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫnthực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chínhphủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụthể của Cơ quan, tổ chức

- Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:

+) Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước đểgiải quyết kịp thời;

+) Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì,