Công tác văn thư của sở nội vụ tỉnh nam định

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Mục tiêu của đề tài. 1 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu. 1 4. Nguồn tài liệu tham khảo. 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu. 2 6. Phương pháp nghiên cứu. 2 7. Bố cục đề tài. 2 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP 3 1.1 Chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan kiến tập 3 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức , quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Sở Nội Vụ Nam Định 8 1.2.1Tổ chức và hoạt động của văn phòng Sở 9 1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Sở 9 1.2.3 Vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 11 PHẦN II TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 14 (CHUYÊN ĐỀ 02: TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CƠ QUAN) 14 2.1 Mô hình tổ chức văn thư của Sở Nội Vụ tỉnh Nam Định 14 2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Sở Nội Vụ tỉnh Nam Định 14 2.3 Công tác văn thư của Văn Phòng Sở Nội Vụ Nam Định 16 2.3.1 Quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản. 16 2.3.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan. 16 2.3.3 Thống kê số lượng văn bản của cơ quan trong 5 năm trở lại đây 21 2.4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi đến. 21 2.4.1 Quản lý giải quyết văn bản đến 22 2.4.2 Quản lí giải quyết văn bản đi 25 2.5 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 27 2.6 Tổ chức và quản lý sử dụng con dấu. 30 2.7 Tổng kết ưu nhược điểm của công tác văn thư Sở Nội Vụ tỉnh Nam Định 31 Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 33 3.1 Đánh giá chung. 33 3.1.1 Ưu điểm. 33 3.3.2 Hạn chế. 34 3.3.3 Nguyên nhân. 34 3.2 Đề xuất, kiến nghị. 35 KẾT LUẬN 38 PHỤ LỤC 40

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 1

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 1

4 Nguồn tài liệu tham khảo 2

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2

6 Phương pháp nghiên cứu 2

7 Bố cục đề tài 2

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP 3

1.1 Chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan kiến tập 3

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức , quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Sở Nội Vụ Nam Định 8

1.2.1Tổ chức và hoạt động của văn phòng Sở 9

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Sở 9

1.2.3 Vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 11

PHẦN II TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 14

(CHUYÊN ĐỀ 02: TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CƠ QUAN) 14

2.1 Mô hình tổ chức văn thư của Sở Nội Vụ tỉnh Nam Định 14

2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Sở Nội Vụ tỉnh Nam Định 14

2.3 Công tác văn thư của Văn Phòng Sở Nội Vụ Nam Định 16

2.3.1 Quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản 16

2.3.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 16

2.3.3 Thống kê số lượng văn bản của cơ quan trong 5 năm trở lại đây 21

2.4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi đến 21

2.4.1 Quản lý giải quyết văn bản đến 22

2.4.2 Quản lí giải quyết văn bản đi 25

2.5 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 27

2.6 Tổ chức và quản lý sử dụng con dấu 30

2.7 Tổng kết ưu nhược điểm của công tác văn thư Sở Nội Vụ tỉnh Nam Định 31

Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 33

3.1 Đánh giá chung 33

3.1.1 Ưu điểm 33

3.3.2 Hạn chế 34

3.3.3 Nguyên nhân 34

3.2 Đề xuất, kiến nghị 35

KẾT LUẬN 38

PHỤ LỤC 40

LỜI NÓI ĐẦU

“Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư của cơ quan”

Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạtđộng quản lý Nhà nước Hồ sơ tài liệu ghi lại hoạt động của cơ quan, vì vậy cầnphải được giữ gìn để tra cứu và sử dụng khi cần thiết Mặt khác công việc của cơquan, tổ chức được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu do côngvăn giấy tờ có làm tốt không, do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận không,điều đó có tác dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý và lãnhđạo Đây cũng là lý do em lựa chọn đề tài này

2 Mục tiêu của đề tài.

Làm rõ nội dung của công tác văn thư ở cơ quan, bao gồm các nội dungsau:

- Tiếp nhận, giải quyết văn bản đến

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi

-Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan

-Tổ chức và quản lý các hồ sơ tài liệu trong cơ quan

- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

- Thấy rõ những ưu điểm, hạn chế của công tác văn thư ở cơ quan

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu là lý thuyết về công tác văn thư và thựctiễn hoạt động của công tác văn thư của Văn phòng Sở Nội Vụ Bao gồm:

- Mô hình tổ chức văn thư của Sở Nội Vụ tỉnh Nam Định

-Trách nhiệm của lãnh đạo trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư

- Hoạt động của công tác văn thư: ưu điểm và những hạn chế

4 Nguồn tài liệu tham khảo.

- Quy chế Văn thư lưu trữ

- Luận văn Công tác văn thư - Quản trị văn phòng và công tác lưu trữ

- Luận văn: Đề tài Công tác văn thư tại Văn phòng UBND xã Lai Uyênhuyện Bến Cát tỉnh Bình Dương

6 Phương pháp nghiên cứu.

Bài báo cáo sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:

-Vị Trí Việc làm và mô tả công việc của các vị trí trong Văn phòng

-Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư Sở Nội Vụ tỉnh Nam Định

+Trách nhiệm của lãnh đạo trong việc chỉ đạo công tác văn thư

+Hoạt động văn thư của Văn phòng Sở Nội Vụ

+Ưu điểm, hạn chế của hoạt động văn thư Văn phòng Sở Nội Vụ

-Kết luận và đề xuất kiến nghị

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP

1.1 Chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập

( Được quy định trong Quyết định số 21/2008/ QD- UBND ngày03/10/2008 của UBND Tỉnh Nam Định về việc quy định chức năng nhiệmvụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội Vụ)

Chức năng

Sở Nội vụ Nam Định là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh,

có chức năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lýnhà nước về nội vụ gồm: tổ chức bộ máy; biên chế các cơ quan hành chính, sựnghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hànhchính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường,thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi Chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo;thi đua- khen thưởng; công tác thanh niên.; quản lí tôn giáo

Nhiệm vụ và quyền hạn

- Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh dự thảo các quyết định, chỉ thị; quy hoạch,

kế hoạch dài hạn, 5 năm, hàng năm và các đề án, dự án; chương trình thuộcphạm vi quản lý nhà nước của Sở trên địa bàn tỉnh

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch kế hoạch,

đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướngdẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản

lý nhà nước được giao

- Thực hiện công tác tổ chức bộ máy

- Quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp

- Nhiệm vụ tổ chức chính quyền địa phương các cấp trên địa bàn

- Quản lí công tác địa giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính

- Hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực hiện Quy chế dân chủtại xã, phường, thị trấn và các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp nhà nướctrên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật

- Tuyển dụng, quản lí, đào tạo, bồi dưỡng và chế độ, chính sách đối vớiđội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong tỉnh

- Phụ trách các nội dung, công việc của cải cách hành chính

- Thực hiện công tác tổ chức hội và các tổ chức phi Chính phủ

- Thực hiện công tác Văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật

- Giải quyết các công việc theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền

về công tác tôn giáo, thực hiện quản lí nhà nước về tôn giáo trên địa bàn tỉnh

theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng

- Giải quyết những vấn đề quan trọng về thanh niên và công tác thanhniên, thực hiện những nhiệm vụ khác về công tác thanh niên

- Thực hiên công tác hợp tác quốc tế về nội vụ và các lĩnh vực được giaotheo quy định của pháp luật và theo phân công của Uỷ ban nhân dân tỉnh

- Thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra về công tác nội vụ; giải quyếtkhiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng, tiêu cực, tiết kiệm, chống lãng phí

và xử lý các vi phạm pháp luật trên các lĩnh vực công tác được Uỷ ban nhân dântỉnh giao theo quy định của pháp luật

- Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác nội vụ và các lĩnh vựckhác được giao đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, Uỷban nhân dân cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnhthực hiện chức năng quản lý nhà nước theo các lĩnh vực công tác được giao đốivới các tổ chức của các Bộ, ngành Trung ương và địa phương khác đặt trụ sởtrên địa bàn tỉnh

- Tổng hợp, thống kê theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về tổ chức cơ quanhành chính, đơn vị sự nghiệp; số lượng các đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã,thôn, xóm, tổ dân phố; số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viênchức nhà nước, cán bộ, công chức cấp xã; công tác văn thư, lưu trữ nhà nước,công tác tôn giáo, công tác thi đua-khen thưởng, công tác thanh niên và các lĩnhvực khác được giao

- Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học; xây dựng hệ thốngthông tin, lưu trữ, số liệu phục vụ công tác quản lý và chuyên môn, nghiệp vụđược giao

- Chỉ đạo và hướng dẫn tổ chức các hoạt động dịch vụ công trong các lĩnhvực công tác thuộc phạm vi quản lý của Sở

- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh và Bộ Nội

vụ về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và các chính

sách, chế độ đãi ngộ khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên mônnghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc Sở theo quy định.

- Quản lý tài chính, tài sản của Sở theo quy định của pháp luật và phâncấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh

- Xây dựng quyết định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộmáy, mối quan hệ công tác và trách nhiệm của người đứng đầu của các tổ chứcthuộc Sở theo quy định của pháp luật để trình Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết địnhhoặc quyết định theo thẩm quyền

- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủtịch Uỷ ban nhân dân tỉnh giao và theo quy định của pháp luật

-Phòng Đào tạo và bồi dưỡng

-Phòng Công tác thanh niên

- Ban thi đua- khen thưởng

-Ban tôn giáo -Chi cục văn thư -Lưu trữ

- Thanh tra Sở

- Văn phòng Sở

Nhiệm vụ của các phòng ,ban,đơn vị thuộc Sở Nội Vụ tỉnh Nam Định

(xem phụ luc 6)

- Sơ đồ bộ máy tổ chức của sở Nội Vụ Nam Định

Giam Đốc Sở

Vũ Văn Rung

Ban Thi đua khen thưởng

Phòng quản lí cán bộ công chưc,viên chức

Phó giám đốc Nguyễn Công Hoan

Ban tôn giáo

Phó Gian Đốc Trần Quang Khải

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức , quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Sở Nội Vụ Nam Định

Ở mỗi thời kỳ, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Sở Nội Vụ có sự thayđổi bổ sung để phù hợp với yêu cầu thực tiễn của cơ quan, tuy nhiên xuyên suốtvẫn là hai chức năng chính: Tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cầnphục vụ hoạt động của cơ quan mà trực tiếp, thường xuyên là Lãnh đạo Sở Mỗichức năng đều có vai trò, vị trí và đặc điểm riêng song giữa chúng luôn có mốiquan hệ mật thiết, sự đan xen với nhau

* Văn phòng với công tác tham mưu - tổng hợp cho cơ quan:

- Tham mưu là tư vấn, góp ý kiến có tính chất chỉ đạo Văn phòng thựchiện chức năng tham mưu bao hàm các hoạt động tư vấn, góp ý kiến cho lãnhđạo về những công việc mà lãnh đạo thực hiện như: hoạch định, tổ chức, quảntrị nguồn nhân sự, kiểm tra giám sát hoạt động của cơ quan tổ chức

- Tổng hợp là thống kê, xử lý, tập hợp nhiều vấn đề Văn phòng thực hiệnchức năng tổng hợp là thống kê, phân tích, xử lý thông tin về nhiều vấn đề liênquan tới hoạt động quản lý của cơ quan để cung cấp, tham mưu cho lãnh đạotrong hoạt động quản lý

- Chức năng tham mưu và tổng hợp luôn luôn đi liền, hỗ trợ nhau Hoạtđộng tổng hợp là cơ sở để tiến hành hoạt động tham mưu Chức năng tham mưuchỉ đạt kết quả tốt khi hoạt động tổng hợp được thực hiện chính xác đẩy đủ vàkịp thời

-Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp thông qua nhữngcông việc sau:

+ Tổ chức xây dựng bộ máy của Văn phòng

+ Tổ chức xây dựng thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan

+ Tổ chức xây dựng chương trình kế hoạch công tác của cơ quan

+ Tổ chức đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan.+ Tổ chức quản lý và thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của cơquan

* Văn phòng với công tác giúp việc hậu cần.

- Hậu cần là việc làm đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật vànhững yếu tố khác phục vụ cho hoạt động cơ quan tổ chức.

- Văn phòng thực hiện chức năng hậu cần là việc đảm bảo các yếu tố như:nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, công cụ… Đấy là những thứ không thểthiếu trong hoạt động của bất kỳ cơ quan nào

- Văn phòng thực hiện chức năng hậu cần qua những nội dung công việcsau:

- Tổ chức mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cơ quan

- Tổ chức quản lý sử dụng tài sản, phương tiện vật tư trang bị làm việccho cơ quan

- Tổ chức phục vụ các cuộc họp cho cơ quan

- Tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác của lãnh đạo

- Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lễ tân

- Đảm bảo giao tiếp, đối nội, đối ngoại

1.2.1Tổ chức và hoạt động của văn phòng Sở

Là cơ quan giúp việc của sở

Đảm bảo các công tác văn thư lưu trữ,hậu cần

Hoạt động theo cơ chế 1 cửa

Tổ chức văn phòng bao gồm:

-Chánh văn phòng

-Phó chánh văn phòng

-Kế toán

-Nhân viên văn thư ,lưu trữ

-nhân viên lái xe (3)

-Nhân viên quản trị mạng

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng Sở (xem phụ luc 1)

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Sở

Theo Quy chế làm việc của Sở Nội vụ Nam Định ngày 24/3/2009, vănphòng có chức năng tham mưu cho lãnh đạo Sở và thực hiện một số công việcsau:

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển đội ngũ cán bộ, công chức,viên chức cơ quan; tiếp nhận, điều động công chức, viên chức, hợp đồng laođộng trong nội bộ cơ quan; quản lý và sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức, viênchức, hợp đồng lao động cơ quan

- Công tác lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và cácchính sách xã hội khác

- Thực hiện công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, bảo vệ chính trị nội bộcủa cơ quan

- Thực hiện kịp thời, đúng đắn các chế độ chính sách theo đúng quy địnhhiện hành đối với cán bộ, công chức, nhân viên của Sở

- Tổng hợp, xây dựng chương trình kế hoạch công tác tháng, quý, nămcủa Sở; theo dõi, đôn đốc các phòng chuyên môn thực hiện chương trình kếhoạch công tác đã được lãnh đạo Sở quyết định, báo cáo kịp thời đến lãnh đạo

Sở tiến độ giải quyết các công việc của Sở và của từng phòng chuyên môn; xâydựng báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ của Sở theoquy định của Bộ Nội vụ và UBND tỉnh

- Thực hiện công tác đối ngoại, công tác văn thư lưu trữ của cơ quan theoquy định

- Thực hiện nhiệm vụ quản trị mạng

- Thực hiện nhiệm vụ thông tin tuyên truyền, giúp lãnh đạo Sở thu thập và

xử lý thông tin về các lĩnh vực hoạt động của ngành, cung cấp các thông tin vềhoạt động của ngành cho các tổ chức và cá nhân theo quy định của pháp luật

- Thực hiện công tác quản trị hành chính cơ quan và xây dựng nếp sốngvăn hóa trong cơ quan, đảm bảo an ninh, an toàn cơ quan

- Thực hiện các nhiệm vụ công tác khác do lãnh đạo Sở giao

- Về cơ cấu tổ chức: Văn phòng có Chánh Văn phòng, Phó chánh vănphòng và có công chức, hợp đồng lao động Văn phòng có tối đa 01 Chánh vănphòng và 02 Phó Chánh văn phòng

1.2.3 Vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng

1 Nguyễn Văn

Mạnh

Chánh VănPhòng

- Phụ trách về mọi hoạt động cũng nhưkết quả công việc của văn phòng và chịutrách nhiệm trước Giám đốc Sở về nhiệm

- Phụ trách công tác thi đua khen thưởng

- Thực hiện nhiệm vụ khác mà lãnh đạo

cơ quan giao

2 Nguyễn Thị

Thơm

Phó ChánhVăn phòng

-Thực hiện nhiệm vụ khác mà lãnh đạogiao

Lái Xe -Phụ trách công việc đưa đón Giám đốc

đi công tác, đảm bảo an toàn cho lãnhđạo

-Thường xuyên có chế độ bảo dưỡng xe,sửa chữa khi xe gặp sự cố

4 Trần Công Lái xe -Phụ trách công việc đưa đón 01 Phó

Nam Giám đốc đi công tác, đảm bảo an toàn

cho lãnh đạo

-Thường xuyên có chế độ bảo dưỡng xe,sửa chữa khi xe gặp sự cố

5 Phạm Thế Dân Lái xe -Phụ trách công việc đưa đón 01 Phó

Giám đốc đi công tác, đảm bảo an toàncho lãnh đạo

-Thường xuyên có chế độ bảo dưỡng xe,sửa chữa khi xe gặp sự cố

6 Phan Thị Lan Chuyên viên -Phụ trách công tác tổng hợp của văn

phòng cũng như tổng hợp báo cáo củacác đơn vị trong cơ quan

-Thực hiện một số công việc khác nhưđón tiếp khách đến liên hệ làm việc tạivăn phòng và những việc khác do lãnhđạo văn phòng giao

-Đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị giải quyếtcông việc

7 Nguyễn Thị

Hằng

Văn Thư -Thực hiện các khâu nghiệp vụ liên quan

đến công tác văn thư như tiếp nhận vănbản đến, quản lí và sử dụng con dấu, vào

đến máy tính của cơ quan.

-Cập nhật những phần mềm phục vụ chohoạt động của các đơn vị, cá nhân đạthiệu quả

-Theo dõi, hướng dẫn đồng nghiệp sửdụng các phần mềm

-Quản lí mạng máy tính của cơ quan cókết nối mạng đảm bảo thông suốt

8 Trịnh Thị

Hường

Tạp Vụ -Quét dọn phòng lãnh đạo cơ quan, đảm

bảo vệ sinh cơ quan

Hoàng

Quản trịmạng

Khắc phục,Sửa chữa sự cố lien quan đếnmáy tính của cơ quan

PHẦN II TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ

(CHUYÊN ĐỀ 02: TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ

CƠ QUAN.)

2.1 Mô hình tổ chức văn thư của Sở Nội Vụ tỉnh Nam Định

Trong hoạt động quản lý nhà nước công tác văn thư đóng vai trò quantrọng, có thể coi Văn thư là “ Bộ khung” trong quá trình quản lý nhà nýớc Côngtác văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần quan trọng trong hoath động quản lýcủa mỗi cơ quan

Văn thư Sở Nội Vụ Nam Đinh được tổ chức theo mô hình tập trung nhằmđảm bảo thông tin được hiệu quả

Tất cả các công việc tiếp nhận văn bản, đăng ký, chuyển giao và theo dõithời hạn giải quyết công văn đến; đánh máy, in; trình ký, đóng dấu, vào sổ vàlàm thủ tục gửi công văn đi của cấp ủy và các ban giúp việc đều tập trung ở vănphòng cấp ủy

Phòng Văn thư được bố trí ở tầng 1 thuận tiện cho công tác tiếp nhận cácvăn bản từ các cơ quan khác chuyển tới, thuận tiện cho việc tiếp cận thông tinmới, và tiếp nhận văn bản đến

* Sơ đồ phòng Văn thư Sở Nội Vụ

(Phụ lục 2) 2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Sở Nội Vụ tỉnh Nam Định

Việc đánh giá một cách toàn diện công tác văn thư đã tạo động lực đểlãnh đạo văn phòng Sở Nội Vụ quan tâm, chỉ đạo tốt hơn công tác văn thư cũngnhư đầu tư kinh phí cho hoạt động văn thư

Trong quá trình hoạt động, Văn phòng Sở đã tham mưu cho lãnh đạoUBND tỉnh ban hành các văn bản nhằm chỉ đạo hướng dẫn thực hiện công tácvăn thư trong cơ quan Đặc biệt là ban hành các văn bản nhằm chỉ đạo về nghiệp

vụ chuyên môn cho cán bộ chuyên trách lĩnh vực này như văn bản triển khaithực hiện Thông tư số: 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính vàNghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư

Ngoài ra văn phòng Sở tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về việc đưa cán

bộ đi tập huấn chuyên môn ở cấp tỉnh nhằm nâng cao chất lượng cán bộ tại Sở

Nội Vụ, đề ra phương hướng nhiệm vụ năm tới tạo điều kiện cho công tác vănthư ngày một đi vào hoạt động có nề nếp và hiệu quả phục vụ đắc lực cho hoạtđộng của cơ quan.

Trong công tác văn thư, soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ quantrọng, do đó công tác này luôn được chú trọng trong cơ quan Tại Sở Nội VụNam Định, công tác soạn thảo và ban hành văn bản được tiến hành đúng quytrình thủ tục ban hành một văn bản Văn bản được ban hành đúng đảm bảo đúngquy định, có đầy đủ thể thức, có hiệu lực pháp lý cao giúp giải quyết công việcmột cách nhanh chóng, đảm bảo đúng quy định của nhà nước Công tác quản lýgiải quyết văn bản, quản lý con dấu được thực hiện khá tốt Các văn bản đi vănbản đến đều được đăng ký vào sổ, lấy số, ký hiệu rõ ràng đảm bảo cho việc tratìm về sau

Công tác lập hồ sơ hiện hành tại cơ quan đã được Sở quy định sau mỗicông việc được giải quyết thì các phòng, ban chuyên môn, các cá nhân phải lập

hồ sơ công việc của mình tuy nhiên chỉ có một số phòng ban làm tốt, nhiều bộphận vẫn chưa quan tâm làm tốt công tác này Với những tài liệu đã được lập hồ

sơ đảm bảo sắp xếp gọn gàng, đánh số thứ tự rõ ràng, hồ sơ được biên mục cụthể hoặc tên gọi nên rất dễ tìm Tuy nhiên hầu hết tài liệu trong quá trình hoạtđộng của Sở chưa được lập hồ sơ, việc này làm ảnh hưởng đến công tác chỉnh

lý, bảo quản và sử dụng tra tìm tài liệu Vì vậy văn phòng cần tăng cường thammưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc đôn đốc kiểm tra công tác lập hồ sơ hiệnhành cho cơ quan

Việc quản lý và sử dụng con dấu của Sở được bảo quản cẩn thận lau chùisạch sẽ đặt lại vào tủ cơ quan có khóa tủ chắc chắn Dấu khi đóng vào nhữngvăn bản có đầy đủ thông tin và chữ ký hợp lệ đúng quy định của nhà nước Đặcbiệt theo sự chỉ đạo triển khai của UBND tỉnh Nam Định, Sở Nội Vụ đã tiếnhành triển khai việc sử dụng phầm mềm quản lý và điều hành văn bản Nhờ đó,việc triển khai, xử lý và ban hành văn bản được nhanh chóng chính xác và kịpthời góp phần năng cao hiệu quả của công tác văn thư

2.3 Công tác văn thư của Văn Phòng Sở Nội Vụ Nam Định

* Khái niệm: Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn

bản phục vụ cho công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chínhtrị, kinh tế Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban hành văn bản,

tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của

cơ quan Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếucho hoạt động của cơ quan có hiệu quả

2.3.1 Quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản.

Việc soạn thảo và ban hành văn bản của Sở Nội Vụ được quy định theothể thức văn bản của Đảng

- Quyết định số 31 -QĐ/TW, ngày 01 tháng 10 năm 1997 của Bộ Chínhtrị về việc quy định “ Thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản củaĐảng”

- Quyết định số 91- QĐ/TW ngày 16 tháng 02 năm 2004 của Ban Bí thư

về bổ sung một số điều của quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thểthức văn bản cảu Đảng

- Hướng dẫn số 11 -HD/VPTW ngày 28 thánh 5 năm 2004 của Van phòngTrung ương bề thể thức văn bản

2.3.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.

Trong công tác văn thư, soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ quantrọng Do đó công tác này luôn được chú trọng ở các cơ quan

Tại Sở Nội Vụ Nam Định, công tác soạn thảo, ban hành văn bản được tiếnhành đúng quy trình thủ tục ban hành một văn bản Văn bản được ban hànhđúng đảm bảo đúng quy định, có đầy đủ thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, giúpgiải quyết công việc một cách nhanh chóng, đảm bảo đúng quy định Nhà nước

+ Văn bản hành chính gồm: Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt),Chương trình, Công văn, Thông báo, Tờ trình, Kế hoạch, Phương án, Báo cáo,

Đề án, Giấy mời, Biên bản, Công điện…

-Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan được thực hiệnđúng theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Thể thức văn bản là những yếu tố thông tin cần thiết thể hiện ở một vănbản nhất định theo đúng quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền

Qua khảo sát thực tế tại Sở Nội Vụ Nam Định em nhận thấy thể thức vănbản được trình bày đúng theo quy định của Nhà nước

Tên cơ quan ban hành văn bản và Quốc hiệu được trình bày ở phía trêncùng văn bản, dòng “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” đượctrình bày bằng chữ in hoa, phông chữ VntimeH đậm, cỡ chữ 13 nét đậm, dòng

“Độc lập tự do hạnh phúc”, phông chữ Vntime đậm có gạch chân, từ đầu dòngđến cuối dòng được trình bày ở góc trên phía bên phải văn bản.:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

“Số: 01/QĐ-UBND”

Tên loại và trích yếu nội dung được trình bày ở phần địa danh và ngày

tháng, năm ban hành văn bản Tên loại được trình bày bằng phông chữVnTimeH, cỡ chữ 14 nét đứng đậm Trích yếu nội dung là một câu văn ngắnngọn ở dưới phần tên loại, phông chữ Vntime, cỡ chữ 14 nét đậm:

QUYẾT ĐỊNH V/v Bổ nhiệm cán bộ

Nội dung văn bản trình bày dưới tên loại và trích yếu nội dung, nội dungvăn bản cần được trình bày chính xác, ngắn gọn dễ hiểu

Thể thức để ký và chữ ký được trình bày ở dưới nội dung góc bên phảivăn bản bằng phông chữ VntimeH, cỡ chữ 13

Con dấu thể hiện tính chân thực và đảm bảo pháp lý của văn bản Dấuđược đóng trùm lên 1/3 chữ ký lệch về phía bên trái Dấu đóng rõ ràng, đúngchiều

Nơi nhận là tên cơ quan, đơn vị, cá nhân mà văn bản gửi đến, nơi nhậnđược trình bày ở phía dưới góc dưới bên trái của văn bản, trình bày bằng phôngchữ Vntime cỡ chữ 12 nét nghiêng, đậm

- Soạn thảo văn bản.

Cán bộ, công chức được giao thụ lý, giải quyết hồ sơ trực tiếp soạn thảovăn bản hành chính thông thường thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơquan chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức văn bản Thủ trưởng cơ quan, saukhi xem xét, điều chỉnh, duyệt nội dung và ký nháy ngay cuối dòng nội dung củavăn bản, đối với văn bản quan trọng phải ký nháy ở cuối mỗi trang

Đối với trường hợp các cơ quan được giao nhiệm vụ tham mưu xây dựngvăn bản quy phạm pháp luật thì việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luậtđược thực hiện theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và có văn bảntham mưu của các ngành chức năng

- Duyệt bản thảo, đánh máy, nhân bản

+ Bản thảo văn bản do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt

+ Việc soạn thảo văn bản hành chính thông thường do cán bộ, chuyênviên được giao giải quyết công việc thực hiện Trường hợp văn bản của lãnh đạođược dự thảo bằng bản viết tay và được giao cho bộ phận văn thư đánh máy, thì

việc đánh máy văn bản phải đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹthuật trình bày văn bản Trường hợp có phát hiện sai sót hoặc không rõ ràngtrong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị cá nhân soạn thảo hoặcngười duyệt bản thảo đó.

+ Số lượng văn bản nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở sốlượng tại nơi nhận văn bản, nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt

kê đủ danh sách thì bộ phận soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu

ở văn thư Giữ gìn bí mật nội dung văn bản, nhân bản đúng số lượng quy định.Việc nhân bản văn bản mật do lãnh đạo quyết định và được thực hiện theo cácquy định về bảo vệ bí mật nhà nước

- Kiếm tra văn bản trước khi ký ban hành.

+ Cá nhân soạn thảo văn bản, cán bộ, công chức được giao trách nhiệmgiúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ phải kiểm tra

và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, đề xuất mức độkhẩn, đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việcđóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định

+ Chánh văn phòng HĐND & UBND huyện, Văn phòng xã, thi trấn phảikiểm tra chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tụcban hành văn bản đối với các văn bản do UBND huyện ban hành

+ Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra

và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản

ủy quyền của Chủ tịch UBND huyện và những văn bản thuộc các lĩnh vực khácđược phân công phụ trách.

+ Đối với những vấn đề của UBND huyện được thực hiện theo chế độ thủtrưởng (thuộc thẩm quyền riêng), Chủ tịch UBND huyện có thể giao phó choPhó chủ tịch ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách

+ Trong trường hợp đặc biệt Chủ tịch UBND huyện có thể ủy quyền chothủ trưởng các cơ quan ký thừa ủy quyền một số văn bản và giới hạn trong mộtthời gian nhất định Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho ngườikhác ký

+ Chánh văn phòng HĐND & UBND huyện được chủ tịch HĐND và Chủtịch UBND huyện giao cho ký thừa lệnh một số loại văn bản như: giấy mời, giấygiới thiệu, công văn trả lời…

- Bản sao văn bản.

+ Các hình thức bản sao được quy định tại Quy chế này gồm bản sao ybản chính, bản trích sao và bản sao lục

+ Thể thức bản sao được quy định như sau:

Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ chính xác nội dung của văn bản vàđược trình bày theo thể thức quy định Bản sao y bản chính phải được thực hiện

+ Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan những ý kiến bên

lề văn bản Trường hợp những ý kiến của lãnh đạo ghi lề bên văn bản cần thiết

cho việc giao dịch trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản.

2.3.3 Thống kê số lượng văn bản của cơ quan trong 5 năm trở lại đây

Thống kê trong sổ văn bản đi thì số lượng văn bản từ năm 2010 tới năm

2015 có khoảng 5 nghìn văn bản Trong đó Quyết định khoảng hơn 1 nghìn vănbản, Nghị quyết 5 văn bản, Công văn khoảng 1500 văn bản, Giấy mời 900 vănbản, Chỉ thị 4 văn bản và một số văn bản khác: Thông báo, Báo cáo, Tờ trình,Thông tri, Hướng dẫn,

Số lượng văn bản ban hành ngày càng nhiều nên việc kiểm tra, rà soát và

hệ thống hóa văn bản của cơ quan ngày được quan tâm hơn

Kiểm tra văn bản được tiến hành thường xuyên giữa việc ban hành vănbản của Thủ trưởng cơ quan với các phòng ban trong cơ quan Theo quy địnhcủa Huyện ủy văn bản do cấp dưới ban hành không được mâu thuẫn và chồngchéo với văn bản cấp trên

Rà soát văn bản được tiến hành bằng cách theo dõi ở sổ văn bản đi, vănbản đến của cơ quan Công việc này do Cán bộ Văn thư thực hiện sau đó báocáo với Chánh Văn phòng

Sau khi kiểm tra và rà soát xong thì văn bản được hệ thống như sau: Vănbản được sắp xếp theo từng loại nhất định, văn bản trong nhiệm kỳ được sắp xếptheo số.Sau một nhiệm kỳ văn bản được đưa ra sắp xếp và thống kê lại và cấtgiữu theo quy định của cơ quan

2.4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi đến.

- Yêu cầu trong quá trình giải quyết văn bản đi – đến tại cơ quan

+ Thống nhất việc tiếp nhận, phát hành và lưu giữ văn bản đi, đến tại vănphòng cấp ủy

+ Hợp lý hóa quá trình tiếp nhận, phát hành và lưu giữ văn bản đi, theo

dõi chặt chẽ việc giải quyết cô

ng văn, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, không để sót và chậm việc

+ Quản lý chặt chẽ, bảo đảm giữ gìn bí mật công văn, tài liệu, thu hồi đầy

đủ và đúng hạn các văn bản có quy định thu hồi

+ Lập hồ sơ đầy đủ, phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác; nộp lưu hồ sơ

và sổ sách vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn

2.4.1 Quản lý giải quyết văn bản đến

a Quy trình giải quyết văn bản đến

- Trình tự quản lý văn bản đến.

Tất cả văn bản kể cả văn bản đơn thư do cá nhân gửi đến cơ quan đềuphải được quản lý theo trình tự sau:

1.Tiếp nhận đăng ký văn bản đến

2.Trình, chuyển giao văn bản đến

3.Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

+ Tất cả văn bản đến tại cơ quan đều phải được quản lý tập trung, thôngnhất tại văn thư cơ quan (trừ trường hợp có quy định khác)

+ Văn bản đến bất kỳ từ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơquan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào sổ công văn đến

+ Văn bản đến chuyển qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũngphải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản…Trườnghợp phát hiện ra sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo chongười được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết Văn bản đến loại này cũngthuộc diện đăng ký tại văn thư, đối với văn bản chuyển qua máy Fax thì cầnchụp lại trước khi đóng dấu đến

+ Những văn bản do cán bộ, chuyên viên đi họp mang về hoặc nhận trựctiếp phải được đăng ký tại văn thư trước khi xử lý theo quy định Những văn bảnđến không được đăng ký tại văn thư, các cá nhân đơn vị, cá nhân không có tráchnhiệm giải quyết

+ Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển

giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

+ Các bì văn bản đến cán bộ văn thư không bóc bao gồm: các bì văn bảngửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan và các bì văn bản gửi đíchdanh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận

+ Đối với những bì thư gửi đích danh người đứng đầu, văn thư gửi trựctiếp đến người nhận hoặc người được phân công bóc gỡ các bì thư của ngườiđứng đầu; sau khi có ý kiến của người đứng đầu thì văn bản phải được chuyểnđến văn thư để được đăng ký và xử lý tiếp

+ Đối với những bì thư có ký hiệu mật, tối mật, tuyệt mật hoặc có ghi “chỉngười có tên mới được bóc bì”, văn bản chỉ đăng ký chuyển đến người nhậnhoặc người có trách nhiệm xử lý Sau khi xử lý xong, các văn bản phải chuyểncho người được giao trách nhiệm quản lý theo chế độ bảo quản tài liệu mật

+ Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ cơquan có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với người đứng đầu hoặc ngườiđược phân công để xử lý

+ Khi tiếp nhận văn bản, văn thư phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, nơinhận, dấu niêm phong (nếu có) đặc biệt lưu ý với những bì thư có độ khẩn, mật

+ Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữliệu văn bản đến trên máy tính

- Trình, chuyển giao văn bản đến.

+ Đối với loại văn bản đến có yêu cầu giải quyết công việc khẩn, đượcchuyển ngay tới người phụ trách lĩnh vực để xử lý sau đó chuyển lại văn thư đểđược đăng ký

+ Đối với văn bản đến bình thường, văn thư đăng ký và chuyển giao chongười phụ trách lĩnh vực để xử lý

+ Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, văn thư vào sổ hoặc cơ sở dữ liệuvăn bản đến trên máy vi tính, chuyển tiếp theo ý kiến chỉ đạo hoặc lưu lại vănthư

+ Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo các yêu cầu về tính chính xácgiữ gìn bí mật nội dung văn bản và phải được ghi nhận vào chương trình quản lý