Công tác văn thư tại công ty than khe chàm

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục của đề tài 3 PHẦN NỘI DUNG 4 Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY THAN KHE CHÀM 4 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty than Khe Chàm 4 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển: 4 1.1.1.2. Vị trí địa lý, điều kiện địa chất của Công ty than Khe Chàm TKV 5 1.1.1.3. Đặc điểm dây chuyền công nghệ: 5 1.1.1.4. Công nghệ sản xuất 6 1.1.1.5. Hoạt động kinh doanh của Công ty than Khe Chàm TKV: 7 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: 8 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 9 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty than Khe Chàm 12 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 12 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 13 1.2.3. Vị trí việc làm và bản mô tả việc vị trí trong văn phòng 16 Phần II: TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CÔNG TY THAN KHE CHÀM 28 2.1 Mô hình tổ chức văn thư của công ty 28 2.1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty 28 2.1.1.1. Hình thức, thể thức trình bày văn bản 28 2.1.1.2. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý 32 2.1.1.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản 34 2.2. Công tác quản lý văn bản đi – đến 37 2.2.1. Công tác quản lý văn bản đi 37 2.2.1.1. Trình tự quản lý văn bản đi 37 2.2.1.2. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản 38 2.2.1.3. Đăng ký văn bản đi 38 2.2.1.4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 39 2.2.1.5. Lưu văn bản đi 40 2.2.2. Công tác quản lý văn bản đến 40 2.2.2.1. Trình tự quản lý văn bản đến 40 2.2.2.2. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 40 2.2.2.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 43 2.2.2.4. Giải quyết, theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 44 2.3. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 44 2.3.1. Những quy định chung 45 2.3.2. Quy định về sử dụng và quản lý con dấu 45 2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin, trang thiết bị vào công tác văn thư 46 2.4.1. Trang thiết bị kỹ thuật thông tin trong văn phòng. 46 2.4.1.1. Các loại trang thiết bị văn phòng 47 2.4.1.2. Nhận xét về trang thiết bị văn phòng 50 2.4.1.3. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc. (đính kèm phụ lục ) 51 2.4.2. Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác Văn thư. 51 2.4.3. Ứng dụng Công nghệ thông tin trong Công tác soạn thảo văn bản. 52 2.4.4. Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác lập kế hoạch, tham mưu. 53 2.4.5. Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng 53 2.5. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 55 Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 57 3.1. Đánh giá chung 57 3.1.1. Ưu điểm 57 3.1.2. Hạn chế 60 3.1.3. Nguyên nhân 61 3.2. Đề xuất, kiến nghị 62 3.2.1. Nâng cao trình độ cán bộ làm công tác văn thư 62 3.2.2. Tăng cường thanh tra, kiểm tra, chấn chỉnh công tác văn thư 63 3.2.3. Nâng cao chế độ, chính sách đãi ngộ với cán bộ làm công tác văn thư 63 3.2.4. Tăng cường trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư 64 3.2.5. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại Công ty than Khe Chàm. 64 KẾT LUẬN 66 PHẦN PHỤ LỤC 68

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Nguồn tài liệu tham khảo Lịch sử vấn đề nghiên cứu .2 Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài PHẦN NỘI DUNG Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY THAN KHE CHÀM 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty than Khe Chàm 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển: 1.1.1.2 Vị trí địa lý, điều kiện địa chất Công ty than Khe Chàm - TKV .5 1.1.1.3 Đặc điểm dây chuyền công nghệ: 1.1.1.4 Công nghệ sản xuất 1.1.1.5 Hoạt động kinh doanh Công ty than Khe Chàm - TKV: 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: .8 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành văn phòng Công ty than Khe Chàm 12 1.2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 12 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 13 1.2.3 Vị trí việc làm mô tả việc vị trí văn phòng 16 Phần II: 28 TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CÔNG TY THAN .28 KHE CHÀM 28 2.1 Mô hình tổ chức văn thư công ty 28 2.1.1 Công tác soạn thảo ban hành văn công ty .28 2.1.1.1 Hình thức, thể thức trình bày văn 28 2.1.1.2 Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý 32 2.1.1.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn .34 2.2 Công tác quản lý văn – đến 37 2.2.1 Công tác quản lý văn 37 2.2.1.1 Trình tự quản lý văn 37 Dương Thị Hoa Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.1.2 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng văn 38 2.2.1.3 Đăng ký văn .38 2.2.1.4 Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn .39 2.2.1.5 Lưu văn 40 Công tác quản lý văn đến 40 2.2.2.1 Trình tự quản lý văn đến 40 2.2.2.2 Tiếp nhận, đăng ký văn đến 40 2.2.2.3 Trình, chuyển giao văn đến 43 2.2.2.4 Giải quyết, theo dõi đôn đốc việc giải văn đến .44 2.3 Công tác quản lý sử dụng dấu 44 2.3.1 Những quy định chung 45 2.3.2 Quy định sử dụng quản lý dấu 45 2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin, trang thiết bị vào công tác văn thư 46 2.4.1 Trang thiết bị kỹ thuật thông tin văn phòng 46 2.4.1.1 Các loại trang thiết bị văn phòng 47 2.4.1.2 Nhận xét trang thiết bị văn phòng 50 2.4.1.3 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc (đính kèm phụ lục ) 51 2.4.2 Ứng dụng Công nghệ thông tin công tác Văn thư 51 2.4.3 Ứng dụng Công nghệ thông tin Công tác soạn thảo văn 52 2.4.4 Ứng dụng Công nghệ thông tin công tác lập kế hoạch, tham mưu 53 2.4.5 Các phần mềm sử dụng công tác văn phòng 53 2.5 Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 55 Phần III: 57 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 57 3.1 Đánh giá chung 57 3.1.1 Ưu điểm 57 3.1.2 Hạn chế 60 3.1.3 Nguyên nhân 61 3.2 Đề xuất, kiến nghị .62 3.2.1 Nâng cao trình độ cán làm công tác văn thư 62 3.2.2 Tăng cường tra, kiểm tra, chấn chỉnh công tác văn thư 63 3.2.3 Nâng cao chế độ, sách đãi ngộ với cán làm công tác văn thư .63 3.2.4 Tăng cường trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư 64 3.2.5 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Công ty than Khe Chàm 64 KẾT LUẬN 66 PHẦN PHỤ LỤC .68 Dương Thị Hoa Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư lĩnh vực hoạt động thiếu hoạt động quản lý tất quan, tổ chức doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính xác, bảo mật an toàn thông tin văn phục vụ cho quản lý điều hành cong việc, thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Với vai trò vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc hàng ngày, tới chất lượng hiệu quan, tổ chức Công ty than Khe Chàm với đặc thù doanh nghiệp chuyên sản xuất nên thực tế cho thấy công tác văn thư chưa trọng quan tâm Quản lý rời rạc chưa tập trung nhân phụ trách dẫn đến thất thoát văn bản, tài liệu Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu đề tài nhằm làm rõ công tác tổ chức quản lý công tác văn thư nói chung việc thực nói riêng từ giúp đẩy mạnh nâng cao vai trò công tác văn thư làm rõ thực trạng đưa phương pháp quản lý thống nhất, đồng nhằm đảm bảo an toàn, tính bí mật phát huy giá trị tài liệu văn phục vụ cho hoạt động Công ty Phân tích từ ưu điểm, hạn chế đưa định hướng giải pháp cải tiến hoàn thiện tổ chức cán văn thư chuyên trách cho Công ty nhằm quản lý công tác văn thư thống Giúp cá nhân có nhìn đắn công tác văn thư, nâng cao ý thức bảo quản, lưu trữ tài liệu chung Đồng thời xây dựng sở vật chất, ứng dụng khoa học công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu dại hóa Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng mà đề tài nghiên cứu hướng tới công tác đạo, điều hành công tác văn thư Công ty than Khe Chàm Từ thực trạng công tác văn thư công ty, dựa ưu điểm, hạn chế hoạt động công tác văn thư, từ đưa kiến nghị, đề xuất, đề biện pháp thích hợp, nâng cao vai trò công tác văn thư văn phòng Phạm vi nghiên cứu công tác văn thư Công ty than Khe Chàm Dương Thị Hoa Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nguồn tài liệu tham khảo Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06 tháng 05 năm 2002 Bộ Công an – Ban Tổ chức cán Chính phủ hướng dẫn thực số quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP quản lý sử dụng dấu Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày tháng 04 năm 2004 Nghị định Chính phủ công tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày tháng 02 năm 2010 Chính phủ, sửa đổi bổ xung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày tháng 04 năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế, công tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức Lịch sử vấn đề nghiên cứu Công tác văn thư ngày trọng Trong năm qua với việc tiến hành công tác cải cách hành chính, Nhà nước ta không ngừng đổi hoạn thiện công tác văn thư Trên thực tế có nhiều tài liệu nghiên cứu, tham luận, đóng góp nhằm nâng cao vai trò hoàn thiện công tác văn thư Tiêu biểu đề tài luận văn thạc sỹ, đề tài nghiên cứu khóa luận tốt nghiệp công tác văn thư đơn vị doanh nghiệp như: Luận văn Thạc sỹ Khảo sát đánh giá tình hình tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ số công ty cổ phần địa bàn thành phố Hà Nội Nguyễn Đăng Việt – 2014 – trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn; Khóa luận thực trạng biện pháp hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ xí nghiệp sữa chữa tàu 81 sinh viên Trần Thị Thúy – Lớp 10001P – Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn; Và số viết đăng tạp chí văn thư lưu trữ: Bài viết tác giả Vũ Thị Phụng – Thu thập tài liệu đơn vị sản xuất kinh doanh vào lưu trữ thực trạng giải pháp (trang 127 – Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số – Tháng 10/2014); Bài viết tác giả Nguyễn Trọng Biên – Một số vấn đề sử dụng Dương Thị Hoa Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dấu quan tổ chức nước ta (trang 12 – Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 11- Tháng 11/2008); Bài viết tác giả Phạm Hồng Duy – Đôi điều suy nghĩ thể thức xây dựng văn doanh nghiệp quốc doanh (trang 24 – Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số – Tháng 8/2008); Các viết nêu cách chân thực thực trạng công tác văn thư nói chung, đồng thời đưa giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư không quan nhà nước mà doanh nghiệp Cùng với phát triển đất nước trình hội nhập giới qua thời kỳ công tác văn thư đề tài có sức hút lớn để tác giả nghiên cứu không quan nhà nước mà doanh nghiệp tư nhân Hiện Công ty than Khe Chàm chưa có đề tài nghiên cứu vấn đề này, nắm bắt tình hình thực tế tiến hành nghiên cứu đề tài “công tác văn thư Công ty than Khe Chàm” đề tài không công tác văn thư doanh nghiệp cụ thể Để từ có biện pháp thích hợp hoàn thiện công tác văn thư doanh nghiệp Lợi ích đề tài mang lại nhằm nâng cao vai trò công tác văn thư, đồng thời giúp cho người nâng cao ý thức có quan điểm tích cực việc lưu giữ tài liệu giúp chủ động công việc, đặc biệt bước đệm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ sau Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp thống kê - Phương pháp điều tra khảo sát - Phương pháp so sánh - Phương pháp mô tả Bố cục đề tài Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng Công ty than Khe Chàm Phần 2: Thực trạng Công tác văn thư Công ty than Khe Chàm Phần 3: Giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Công ty than Khe Chàm Dương Thị Hoa Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN NỘI DUNG Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY THAN KHE CHÀM 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty than Khe Chàm 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển: Công ty than Khe Chàm - TKV trước gọi mỏ than Khe Chàm thành lập từ ngày 01 tháng 01 năm 1986, tách từ mỏ than Mông Dương - Khe Chàm thuộc Công ty than Cẩm Phả (cũ) Khu vực khai thác mỏ khởi công xây dựng từ năm 1977 1982 đưa vào khai thác Đến năm 1998 có định Bộ công nghiệp yêu cầu sản xuất kinh doanh than Tổng Công ty than Việt Nam mỏ Khe Chàm đổi tên thành Công ty than Khe Chàm Những định liên quan đến hình thành phát triển Công ty than Khe Chàm: Quyết định số 15/MT-TCCB ngày 18 tháng 06 năm 1985 Bộ trưởng Bộ mỏ than “Tách mỏ than Mông Dương - Khe Chàm từ ngày 01 tháng 07 năm 1985” Quyết định số 203LHTHG/TCCB ngày 11 tháng 01 năm 1986 Tổng giám đốc Liên hiệp than Hòn Gai tách mỏ than Mông Dương - Khe Chàm thành mỏ than Mông Dương mỏ than Khe Chàm từ ngày 01 tháng 01 năm 1986 Quyết định số 22.1997/QĐ-BCN ngày 29 tháng 12 năm 1997 Bộ công nghiệp chuyển mỏ than Khe Chàm trực thuộc Công ty than Cẩm Phả thành Công ty than Khe Chàm - thành viên hạch toán độc lập trực thuộc Tổng công ty than Việt Nam từ ngày 01 tháng 01 năm 1998 Quyết định số 2457/QĐ-HĐQT ngày 8/11/2006 Của tập đoàn CN than KS Việt Nam đổi tên thành Công ty than Khe Chàm - TKV Trụ sở làm việc Công ty đóng Phường Mông Dương – Thành phố Cẩm Phả - tỉnh Quảng Ninh Dương Thị Hoa Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Điện thoại: 033.868247; 033.868268 + Fax: 033 868267 1.1.1.2 Vị trí địa lý, điều kiện địa chất Công ty than Khe Chàm TKV Nguồn khoáng sàng Khe Chàm thuộc dải chứa than Cẩm Phả - Hòn Gai, cách TP.Cẩm Phả khoảng - Km - Phía Bắc giáp thung lũng Dương Huy - Phía Nam giáp Khe Tam, Lộ Trí Đèo Nai - Phía Đông giáp mỏ than Mông Dương - Phía Tây giáp mỏ than Dương Huy - Diện tích khu mỏ ~ 3,5 Km2 Hiện khu mỏ nằm vùng khí hậu nhiệt đời gió mùa, năm có bốn mùa Xuân - Hạ - Thu – Đông, có hai mùa ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất Công ty là: - Mùa mưa tháng đến tháng 10, hướng gió chủ yếu Nam Đông Nam, nhiệt độ trung bình 25 - 27 0C, cao 370C, mưa nhiều vào tháng Lượng mưa lớn ngày 280mm - Mùa khô tháng 11 đến tháng năm sau, hướng gió chủ yếu Bắc Đông Bắc, nhiệt độ thấp 40C Với kiểu khí hậu mùa mưa không thuận lợi ảnh hưởng xấu đến hoạt động sản xuất Công ty ngược lại mùa khô lại điều kiện tốt để Công ty đẩy mạnh sản xuất Ngoài khu vực có mạng lưới sở hạ tầng phục vụ dân trí phúc lợi Trường học, bệnh viện,… Phục vụ tốt đời sống cán công nhân viên em họ 1.1.1.3 Đặc điểm dây chuyền công nghệ: - Từ năm 1997 Công ty áp dụng đưa tiến khoa học kỹ thuật vào khai thác, công nghệ chống cột thủy lực đơn lò chợ, đẩy công suất lò chợ lên đến 120 - 130.103T/năm Không dừng lại năm 2002 Công ty lại đưa công nghệ giới hóa khai thác máy khấu than vào khai thác lò chợ Dương Thị Hoa Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Từ đẩy công suất sản xuất kinh doanh từ 450 - 500.10 3T/năm phương pháp khai thác hầm lò Sau nhiều năm xây dựng phát triển đến Công ty trở thành doanh nghiệp có mức tăng trưởng cao, công trình khu nhà làm việc văn phòng, nhà ăn tập thể, nhà cho CBCNV xây dựng từ đến tầng khang trang sẽ, hệ thống đường, cầu nối liền văn phòng với khu mặt sản xuất bê tông hóa hoàn toàn Toàn hệ thống thiết bị, máy móc, phương tiện vận tải, phương tiện bốc xúc phục vụ cho dây chuyền công nghệ khai thác than trang bị đồng tương đối hoàn thiện 1.1.1.4 Công nghệ sản xuất Công ty than Khe Chàm - Vinacomin quản lý hai mỏ Khe Chàm I Khe Chàm III Công ty khai thác than công nghệ khai thác hầm lò Mỏ Khe Chàm I bắt đầu khai thác từ 01/01/1986 đến khai thác phân tầng -55 ữ -100 đào lò xuống phân tầng -225 Mỏ Khe Chàm khai thác cặp giếng nghiêng với độ dốc α =150 (giếng chính), α = 140 ữ 230 (giếng phụ) Mỏ có sáu công trường khai thác, sáu công trường đào lò Vận tải mỏ có hai hình thức vận tải vận tải liên tục than vận tải không liên tục đất đá Năm 2007 sản lượng than Công ty than Khe Chàm đạt 837.151 mét lò đạt 15.296,7m Công ty đơn vị áp dụng công nghệ giới hóa khai thác than máy khấu MG-200 MG-375 kết hợp với dàn tự hành Công nghệ giúp Công ty đạt sản lượng cao, tháng cao đạt 100.000 Thông gió mỏ trạm quạt gồm quạt 2K56, có công suất động 400Kw, lưu lượng quạt QCN ≈ 350m3/h Trong Công ty có trạm điện với máy biến áp 6300 KVA việc vận tải than, đất đá lò tầu điện máng cào , vận chuyển hệ thống băng tải ô tô trung xa *Các hệ thống khai thác than: Hệ thống khai thác cột dài theo phương, chống giữ lò chợ cột chống thủy lực đơn áp dụng cho lò chợ góc dốc thoải đến 150 Hệ thống khai thác cột dài theo phương chống lò chợ gỗ áp dụng Dương Thị Hoa Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cho lò chợ có dày vỉa nhỏ 3,5m góc dốc 150 Công ty áp dụng hai hệ thống khai thác: + Hệ thống khai thác cột dài theo phương lò chợ tầng chống giữ lò chợ cột chống thủy lực đơn + Hệ thống khai thác liền gương lò chợ tầng chống giữ lò chợ chống giữ lò chợ cột chống thủy lực đơn Riêng công trường khai thác sử dụng hệ thống khai thác cột dài theo phương lò chợ tầng, áp dụng công nghệ khai thác dàn tự hành - giới hóa chống giữ giá thủy lực di động Hiện việc sử dụng cột chống thủy lực đơn thay dần cột chống gỗ làm tăng suất lò chợ tiết kiệm vật liệu gỗ chống lò - Sơ đồ công nghệ khai thác hầm lò Khấu than lò chợ V/c băng tải lên mặt V/c lò chợ máng cào V/c lò dọc vỉa băng tải V/c đến giếng băng tải V/c lò xuyên vỉa băng tải Hình 1: Sơ đồ công nghệ khai thác Công ty than Khe Chàm 1.1.1.5 Hoạt động kinh doanh Công ty than Khe Chàm - TKV: Công ty than Khe Chàm –Vinacomin doanh nghiệp có nhiệm vụ sản xuất tự hạch toán độc lập chế thị trường, hiểu rõ tầm quan trọng tính chuyên môn hóa việc định hiệu sản xuất kinh doanh công ty Vì công ty có chuyên môn hóa từ nội phòng ban, phân xưởng đến tổ, đội sản xuất Sản phẩm sản xuất chủ yếu than khai thác, chế biến, tiêu thụ than phục Dương Thị Hoa Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vụ chủ yếu cho xuất tiêu thụ dùng nội địa như: Than cục 1a, 1b, 2a, 2b, 3a, 4a, 4b, cục Than cám : cám 3a, 3b, 3c, 4a, 4b, 5, 6a, 6b, cám - Tổ chức sản xuất chế biến kinh doanh than - Xây dựng công trình mỏ, công nghiệp, dân dụng - Sản xuất vật liệu xây dựng - Xuất khẩu, nhập kinh doanh vật tư thiết bị phụ tùng hàng hoá ngành than, vận tải - Xây dựng lưới điện 35KV trở xuống Lực lượng lao động công ty với trình độ tay nghề công nhân kỹ thuật lành nghề, sáng tạo, lực lượng kỹ sư trẻ áp dụng công nghệ khoa học kỹ thuật tiên tiến vào sản xuất Các phận sản xuất tập trung hóa theo dây chuyền sản xuất, lĩnh vực, công việc lên đáp ứng yêu cầu sản xuất Để đảm bảo cho trình sản xuất khai thác than phát triển mạnh công ty tích cực hợp tác với bạn hàng nước hợp tác hóa sản xuất, trao đổi hàng hóa, kinh nghiệm thực tiễn sản xuất, công nghệ sản xuất để đáp ứng yêu cầu sản xuất tiêu thụ sản phẩm Cùng với tập trung hóa, chuyên môn hóa tình hình hợp tác hóa góp phần không nhỏ thúc đẩy trình sản xuất khai thác than công ty 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: Công ty than Khe Chàm – TKV công ty thuộc hình thức Cổ phần, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp quy định hành khác nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Mục tiêu: Hoạt động Công ty nâng cao hiệu hoạt động, tối đa hoá khoản lợi nhuận cho Công ty, tạo việc làm thu nhập ổn định cho người lao động, tăng lợi tức cho cổ đông, đóng góp cho Ngân sách Nhà nước không ngừng phát triển Công ty ngày lớn mạnh Nhiệm vụ: Dương Thị Hoa Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Việc ứng dụng hiệu PortalOffice giúp Công ty than Khe Chàm - TKV ● Tạo văn phòng ảo, kết nối văn phòng tạo kênh truyền thông nội giúp truyền thông nhanh thuận tiện ● Tin học hóa hệ thống thông tin quản lý điều hành cộng tác Tăng suất hiệu lao động, giúp giảm chi phí hoạt động quản lý ● Lưu trữ tổ chức thông tin khoa học, tạo khả khai thác kho liệu dùng chung tạo lập tài sản cho tổ chức, chia sẻ tài nguyên tốt giảm rủi ro mát thông tin ● Hỗ trợ theo dõi tình trạng xử lý công việc, dự án có thông tin đầy đủ để kịp thời định ● Cung cấp công cụ chuẩn hoá thông tin, văn bản, tài liệu, biểu mẫu ● Là công cụ điều hành trực tuyến làm việc từ xa Dương Thị Hoa 54 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ● Là môi trường để thành viên chia sẻ tri thức với ● Xây dựng nét văn hoá mới, giúp bỏ thói quen làm việc phương tiện thủ công, xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp ưu việt 2.5 Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Công tác lập hồ sơ công ty giúp cho việc quản lý hoạt động quan cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ có danh mục hồ sơ đồng thời giúp cho chủ động việc tổ chức hồ sơ lập hồ sơ, tài liệu giai đoạn văn thư chặt chẽ khoa học Hơn để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ đơn vị, cá nhân Góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm cá nhân quan việc lập hồ sơ chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Là để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ phục vụ sử dụng có hiệu Nội dung việc lập hồ sơ bao gồm công việc: - Mở hồ sơ Căn vào danh mục hồ sơ công ty thực tế công việc giao, cán nhân viên phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ Cán nhân viên trình giải công việc tiếp tục đưa văn hình thành có liên quan vào hồ sơ - Thu thập văn vào hồ sơ Cán nhân viên có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến iệc vào hồ sơ Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý , tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp - Kết thúc biên mục hồ sơải xong hồ sơ kết thúc Cán nhân viên có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu sách báo không cần để hồ sơ Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán nhân viên phải biên mục hồ sơ đầy đủ Dương Thị Hoa 55 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Yêu cầu hồ sơ lập Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan tổ chức, đơn vị hình thành hồ sơ Văn tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có sư liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc Văn hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Tuy nhiên công ty than Khe Chàm vẫ chưa làm tốt công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Do chưa hiểu chưa quan tâm mức đến công tác lập hồ sơ công việc đơn vị phòng ban xem nhiệm vụ người làm công tác văn thư lưu trữ công ty Việc lập hồ sơ chưa trở thành thói quen thực nhiệm vụ cán nhân viên Nguyên nhân chủ yếu khó khan phía đội ngũ cán nhân viên: Số lượng cán làm công tác văn thư ít, quy định trách nhiệm lập hồ sơ công việc, phong cách làm việc thiếu khoa học, nhận thức chưa đầy đủ trách nhiệm lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành công ty chưa cụ thể hóa Công tác lãnh đạo, đạo triển khai thực quy định công tác văn thư chưa trọng Mặt khác nhân văn thư thực nhiều công việc vụ nên thời gian để tiến hành lập hò sơ nộp lưu hồ sơ hạn chế Bên cạnh cán nhân viên làm việc liên quan đến lập hồ sơ công việc, phong cách làm việc thiếu khoa học, nhận thức chưa đầy đủ trách nhiệm lập hồ sơ công việc Chính thời gian tới công ty than Khe Chàm nên trọng công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Dương Thị Hoa 56 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung Công ty than Khe Chàm – TKV tiến hành công tác hành Văn phòng công tác Văn thư dựa sở lý thuyết công tác Văn thư, công tác Văn phòng theo quy định Nhà nước Cụ thể là: - Đối với công tác văn phòng, công tác văn thư thực đầy đủ khâu nghiệp vụ quy định - Cách đăng kí văn vào mẫu sổ học - Công tác sử dụng trang thiết bị văn phòng hoàn thiện có tính thẩm mĩ cao - Công tác lưu trữ quan có tính khoa học văn bảo quản theo quy định Nhà nước - Bên cạnh đó, có số văn mặt thể thức trình bày không quy định nhà nước, định số, kí hiệu - Văn phòng thiếu quan sát bao quát toàn công ty - Nhiều sở vật chất yếu kém, nhu cầu phát sinh triển khai chậm chễ 3.1.1 Ưu điểm Trên sở phân tích thực trạng công tác văn thư tai Công ty than Khe Chàm thực đầy đủ theo quy định Nhà nước đạt số ưu điểm mặt sau: - Thời gian làm việc buổi sáng từ 7h30 phút đến 11h30 phút, buổi chiều từ 13h đến 16h Đó việc làm quy định Nhà nước đồng thời làm cho trình hoạt động quan thông suốt, nâng cao hiệu công việc Mô hình tổ chức văn thư ổn định, đội ngũ cán công nhân viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có trách nhiệm công việc, nhiệt tình cố gắng khắc phục khó khăn để hoàn thành tốt công việc giao Nhanh nhẹn tỉ mỉ đức tính cần có văn thư Dương Thị Hoa 57 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chuyên nghiệp - Đội ngũ cán Công ty Ban Giám đốc tạo điều kiện cho học thêm khóa học ngắn hạn để nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn - Các khâu nghiệp vụ công tác Văn thư tổ chức cách khoa học, đảm bảo giải công việc cách nhanh chóng, kịp thời, xác - Để nắm bắt ứng dụng công nghệ thông tin kịp thời, công ty đầu tư mua phần mềm Portal vào công tác quản lý văn thư - Công ty thường xuyên tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán công chức, đào tạo nâng cao nhận thức cán nhân viên công tác văn thư - Về sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho công việc trang bị đầy đủ như: máy tính, máy in, máy scan, máy fax, máy photo tủ đựng tài liệu dấu đầy đủ Phòng làm việc bố trí gần cửa vào công ty, nằm cạnh phòng kế toán cạnh đường lên phòng ban khác Tạo điều kiện thuận lợi giao dịch thực công việc công ty - Hoạt động công tác văn thư Công ty than Khe Chàm ngày có tiến rõ rệt Văn phòng xây dựng quy định, nội quy công tác Văn phòng hướng dẫn nhân viên đưa công tác dần vào nề nếp Nhân viên văn thư sử dụng thành thạo trang thiết bị như: Máy tính, Máy in, Máy phô tô… vào công tác soạn thảo ban hành văn làm cho văn Công ty đẹp hình thức, nội dung rõ ràng - Nội dung văn đáp ứng nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hành, đảm bảo độ tin cậy cần thiết, hạn chế nhiều sai sót hình thức nội dụng - Văn phòng ban, đơn vị, cá nhân soạn thảo thể phạm vị chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng ban, đơn vị, cá nhân Công ty - Thông tin đưa vào văn tương đối xác cụ thể xử lý cách khoa học Quy trình soạn thảo văn quản lý văn Dương Thị Hoa 58 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quy định chặt chẽ quy định Công ty Công ty áp dụng tiêu chuẩn soạn thảo văn nhà nước ban hành - Đội ngũ nhân viên làm việc chuyên nghiệp, hoàn thành tốt công việc giao - Nhân viên văn thư nhiệt tình sẵn sàng cung cấp tài liệu phòng ban, đơn vị, cá nhân Công ty có nhu cầu - Tài liệu lưu trữ tình trạng tốt, không ẩm mốc hư hỏng, không xảy tượng thất lạc hay mát tài liệu - Những kết đạt nhờ cố gắng toàn thể ban lãnh đạo cán bộ, nhân viên Công ty - Đã chấp hành nghiêm chỉnh việc quản lý sử dụng dấu theo quy định Nhà nước Không để xảy tình trạng đóng sai dấu, đóng dấu khống chưa có chữ ký người có thẩm quyền Thường xuyên vệ sinh dấu chặt chẽ, tránh tình trạng để dấu bẩn dễ gây đóng dấu nhòe Các công tác nghiệp vụ -Hoạt động công tác văn thư Công ty than Khe Chàm ngày có tiến rõ rệt Văn phòng xây dựng quy định, nội quy công tác Văn phòng hướng dẫn nhân viên đưa công tác dần vào nề nếp Nhân viên văn thư sử dụng thành thạo trang thiết bị như: Máy tính, Máy in, Máy phô tô… vào công tác soạn thảo ban hành văn làm cho văn Công ty đẹp hình thức, nội dung rõ ràng - Nội dung văn đáp ứng nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hành, đảm bảo độ tin cậy cần thiết, hạn chế nhiều sai sót hình thức nội dụng - Văn phòng ban, đơn vị, cá nhân soạn thảo thể phạm vị chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng ban, đơn vị, cá nhân Công ty - Thông tin đưa vào văn tương đối xác cụ thể xử lý cách khoa học Quy trình soạn thảo văn quản lý văn quy định chặt chẽ quy định Công ty Công ty áp dụng tiêu chuẩn Dương Thị Hoa 59 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội soạn thảo văn nhà nước ban hành - Đội ngũ nhân viên làm việc chuyên nghiệp, hoàn thành tốt công việc giao - Nhân viên văn thư nhiệt tình sẵn sàng cung cấp tài liệu phòng ban, đơn vị, cá nhân Công ty có nhu cầu - Tài liệu lưu trữ tình trạng tốt, không ẩm mốc hư hỏng, không xảy tượng thất lạc hay mát tài liệu - Những kết đạt nhờ cố gắng toàn thể ban lãnh đạo cán bộ, nhân viên Công ty - Đã chấp hành nghiêm chỉnh việc quản lý sử dụng dấu theo quy định Nhà nước Không để xảy tình trạng đóng sai dấu, đóng dấu khống chưa có chữ ký người có thẩm quyền Thường xuyên vệ sinh dấu chặt chẽ, tránh tình trạng để dấu bẩn dễ gây đóng dấu nhòe không rõ nét 3.1.2 Hạn chế Bên cạnh ưu điểm lại có hạn chế định tồn công tác văn thư Công ty than Khe Chàm: Công tác soạn thảo văn số hạn chế mặt trình bày thể thức Một số cá nhân chưa thực tuân thủ theo quy trình soạn thảo văn bản, cẩu thả soạn thảo cú trọng nội dung quên hình thức Nhận thức số cán bộ, công nhân viên công tác văn thư tầm quan trọng tài liệu lưu trữ chưa đúng, chưa đầy đủ dẫn đến việc hướng dẫn , thực nhiệm vụ văn thư chưa quan tâm trọng mức - Công tác lưu trữ văn bản, tài liệu phòng ban, đơn vị công ty chưa thực tốt Dẫn tới văn tài liệu hình thành hoạt động phòng ban, đơn vị bị nhàu nát, hư hỏng, đồng thời xảy tình trạng mát, thất lạc tài liệu, văn - Cách tra cứu tài liệu, văn công tác văn thư chưa khoa học gây chậm chễ việc sử dụng tài liệu - Chưa có thống việc quản lý sử dụng dấu Dấu công văn đến, Dấu IZO không cấp vào tủ khóa Dương Thị Hoa 60 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Còn số văn gửi đến văn gửi chưa qua văn thư, văn không đăng kí số dấn đến, tình trạng thất lạc, cản trở việc tìm kiếm, ảnh hưởng chất lượng công việc Việc thực lưu văn số phần gò bó Dẫn tới việc phải phụ thuộc nhiều vào nhân viên văn thư tra tìm văn bản, tài liệu Chưa thực chủ động công tác lưu trữ tài liệu gây gián đoạn làm chậm tiến độ công việc, ảnh hưởng đến hiệu chất lượng công ty Cơ sở vật chất trang bị đầy đủ nhiên số máy móc xuống cấp máy fax, máy photo, số tủ tài liệu khóa tủ không đủ so với tài liệu có Cơ cấu ngồi phòng văn thư chung đụng với với phận khác gây khó khăn quản lý văn Chưa có phần mềm quản lý văn hành chính, văn thư dẫn tới tính chuyên nghiệp công tác văn thư dẫn tới hiệu chưa cao Việc lãnh đạo công tác xa xử lí kịp thời hạn chế cập nhật thông tin 3.1.3 Nguyên nhân Thứ nhất: Do văn phòng chưa trọng việc thực Quy chế công tác văn thư lưu trữ Thứ hai: Do nhà nước chưa ban hành văn quy định thể thức kỹ thuật trình bày cho văn doanh nghiệp Thứ ba: Bản chất doanh nghiệp họ quan tâm đến yếu tố lợi nhuận chất lượng hiệu công việc đạt hoạt động sản xuất kinh doanh Còn yếu tố hình thức, thể lệ họ thường không trọng tới Nhưng yếu tố tiền đề tiến tới hiệu công việc Ví dụ như: Khi soạn thảo văn đẹp hình thức nội dung Khi người đọc họ nhìn vào họ thấy trang trọng tính thẩm mỹ văn tạo ấn tượng manh đến họ Họ có ấn tượng tốt với công ty sẵn sàng hợp tác với công ty bạn Như giúp công ty có thêm nhiều khách hàng mới, nâng cao suất lao động công ty Tạo dựng uy tín thương hiệu Công ty Thứ tư: Lãnh đạo Công ty, Văn phòng chưa thường xuyên kiểm tra quy Dương Thị Hoa 61 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trình quản lý giải văn Thứ năm: Do phòng ban, đơn vị chưa đầu tư trang thiết bị để bảo quản văn bản, tài liệu Thứ sáu: Do công ty chưa đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 3.2 Đề xuất, kiến nghị Sau tháng thực tập Công ty than Khe Chàm em trực tiếp làm công việc cán văn thư nên phần giúp em hiểu nắm rõ công tác văn thư Tuy có phân công cụ thể công tác nhiều hạn chế Để đạt kết cao công tác văn thư đầu tiển phải từ lãnh đạo, lãnh đạo cần quan tâm để công tác văn thư công ty ngày hiệu 3.2.1 Nâng cao trình độ cán làm công tác văn thư Muốn nâng cao chất lượng làm công tác văn thư Công ty than Khe Chàm việc tất yếu phải làm trang bị cho đội ngũ cán bộ, công chức kiến thức công tác văn thư Cán văn thư chuyên trách cần trang bị them kiến thức bổ trợ chương trình đào tạo kiến thức công tác văn thư, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đặc biệt nâng cao trình độ tin học ứng dụng, công nghệ thông tin trình độ ngoại ngữ Công ty tiến hành rà soát lại số lượng, chất lượng vị trí làm việc đội ngũ làm công tác văn thư chuyên trách cần thực sở tiêu chuẩn chức danh văn thư Lập kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán phụ trách công tác văn thư chuyên trách Thống kê số lượng cần đào tạo , đào tạo lại cần bồi dưỡng để nâng cao trình độ theo yêu cầu tiêu chuẩn chức danh đảm nhận Nội dung đào tạo bồi dưỡng kiến thức chuyên ngành văn thư phải quy định pháp luật để cán văn thư làm tốt chức đồng thời nâng cao đạo đức nghề nghiệp, có tinh thần trách nhiemj long yêu nghề cán nhân viên văn thư Dương Thị Hoa 62 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2.2 Tăng cường tra, kiểm tra, chấn chỉnh công tác văn thư Tăng cường công tác tra, kiểm tra việc thực chặt chẽ trình tự quản lý văn đi, đến sử dụng dấu, công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan theo hướng dẫn Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ Thông tư liên tịch số 55/2005/TT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 Bộ Nội Vụ văn phòng Chính phủ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thanh tra, kiểm tra thường xuyên việc quản lý sử dụng dấu theo quy định pháp luật Từ nâng cao tinh thần, trách nhiệm cán văn thư công tác quản lý dấu nói riêng công tác văn thư nói chung Thực nghiêm túc việc lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành Kiểm tra việc xếp lưu trữ hồ sơ khoa học, bảo quản tố hồ sơ cho Công ty Kiểm tra xử lý văn vi phạm pháp luật nhằm phát văn có nội dung trái pháp luật để kịp thời đình thi hành, sửa đổi, hủy bỏ, bãi bỏ văn để đảm bảo tính hợp hiến hợp pháp thống hệ thống pháp luật Đồng thời kiến nghị với cấp trên, người có thẩm quyền xác định trách nhiệm ban hành văn Thanh tra, kiểm tra công tác văn thư nhằm đảm bảo tính khách quan phát tính sai trái văn thư thực công tác quản lý văn Thanh tra kiểm tra nâng cao tinh thần, trách nhiệm làm việc cán văn thư, thúc đẩy tính hiệu quả, khả thi việc quản lý văn công ty 3.2.3 Nâng cao chế độ, sách đãi ngộ với cán làm công tác văn thư Hầu tất cán nhân viên làm công tác văn thư với Dương Thị Hoa 63 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mức lương chưa thực tạo động lức thúc đẩy họ làm việc Vì hạn chế việc hoàn thành bổn phận nhiệm vụ mà chưa có tìm tòi, sang tạo công việc Vì để cán văn thư yên tâm gắn bó với nghề nghiệp phải có sách đãi ngộ thích đáng cho đội ngũ cán văn thư như: Chế độ tiên lương, phụ cấp trách nhiệm, chế độ khen thưởng cho người thường xuyên sớm, muộn tính chất công việc họ lại người có trách nhiệm lớn công tác quản lý nên có chế độ đãi ngộ hợp lý cần thiết Ngoài tính chất công việc đòi hỏi đội ngũ cán văn thư phải bố trí ổn định việc phân công nhiệm vụ cho cán văn thư phải cụ thể, rõ ràng phù hợp với trình độ để cán văn thư phát huy hết lực phục vụ cho công việc 3.2.4 Tăng cường trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác văn thư thời kỳ công nghiệp hóa, đại hóa việc đầu tư để nâng cấp sở vật chất công tác văn thư cần tiếp tục tang cường như: bố trí phòng làm việc riêng biệt, trang bị đủ bàn, ghế làm việc, máy vi tính, máy photo, máy fax, điện thoại, tủ, kệ, giá đựng tài liệu, đồng hồ treo tường, vật phẩm cần thiết phục vụ cho công tác văn thư, Công ty than Khe Chàm cần quan tâm đầu tư sở vật chất, cung cấp trang thiết bị đại tiêu chuẩn thực công tác văn thư, cải thiện môi trường làm việc cho cán làm công tác văn thư, tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu cho công tác văn thư đáp ứng yêu cầu trình hội nhập Phải đại hóa công tác văn thư để xây dựng hệ thống quản lý văn đại, thống nâng cao hiệu thông tin Văn phòng 3.2.5 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Công ty than Khe Chàm Nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Hiện Dương Thị Hoa 64 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công ty ứng dụng máy tính vào soạn thảo văn khả ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xử lí văn bản, quản lý văn bản, tra tìm tài liệu lưu trữ chưa sử dụng tối đa để vừa tạo điwù kienj xử lí thông tin phục vụ cho quản lý, vừa tiết kiệm thời gian công chức hạn chế khối lượng văn ngày gia tăng để nâng cao suất, hiệu công việc Trên sở phân tích đánh giá khắc phục hạn chế hệ thống quản lý hành hệ thống lý quy trình, nghiệp vụ Cần triển khai xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000 công tác văn thư, sử dụng phần mềm quản lý văn – đến Đây thực chất hình thức rà soát thủ tục hành nhằm xây dựng quy trình xử lý công việc khoa học, hợp lí, phương pháp làm việc khoa học, xác định roc việc(làm gì), rõ người(ai làm), rõ cách làm(theo trình tự nào,theo quy định nào,theo biểu mẫu nào) ; đảm bảo sở, pháp lý để người lãnh đạo kierm soát trình giải công việc nội công ty Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng không ngừng nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư, khắc phục tồn phổ biến lâu công ty làm theo thói quen, kinh nghiệm tùy tiện Đây hoạt động có ý nghĩa thiết thực trình hội nhập quốc tế Trong thời điểm nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư dừng lại việc đánh máy, in văn bước đầu đăng kí văn Việc quản lý xử lý văn qua mạng máy tính chưa triển khai triệt để Các khâu nghiệp vụ cụ thể văn thư soạn thảo xử lý văn bản, lập hồ sơ hành, theo dõi giải văn coi quy trình cần chấn chỉnh Trong khâu quy trình nghiệp vụ công tác văn thư nhờ trợ giúp công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức,tránh sai sót đặc biệt tệ quan liêu giấy tờ Dương Thị Hoa 65 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập, em có điều kiện khảo sát công tác Văn thư Công ty than Khe Chàm – TKV Trong thời gian em học hỏi trang bị cho thân nhiều kinh nghiệm thực tiễn, giúp em làm quen với giấc tác phong cán văn phòng Đợt thực tập em có ý nghĩa vô quan trọng trình học tập, giúp em hiểu nghiệp vụ công tác văn phòng nói chung công tác văn thư nói riêng Thực tế cho thấy việc gắn kết lý thuyết với thực hành cần thiết Trong thời gian thực tập em nghiêm túc chấp hành nội quy, quy định công ty Em cố gắng học hỏi, tìm hiểu kinh nghiệm để phát huy ngành nghề Những thiếu sót, hạn chế em nhận sụ giúp đỡ, bảo cán bộ, nhân viên văn phòng Hoàn thành thời gian thực tập đồng thời hoàn thành nhiệm vụ mình, em có học quý giá bổ ích Báo cáo thực tập kết khảo sát, làm việc công ty Do thời gian đợt thực tập có hạn, nên báo cáo thực tập em trình bày sơ lược chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức công ty sâu vào trình bày tình hình công tác văn thư, nhận xét, đánh giá đưa giải pháp công tác văn thư Những ưu – nhược điểm, thuận lợi khó khăn đợi thực tập * Ưu điểm thuận lợi: - Sinh viên trang bị đầy đủ kiến thức, sở lý thuyết mặt công tác nghiệp vụ - Sinh viên thực hành quan sát thực tế, làm quen nghiệp vụ Công tác Văn thư – Văn phòng trước kiến tập quan, đơn vị - Được giáo viên hướng dẫn quy trình thực tập, nhà trường cấp giấy giới thiệu liên hệ địa điểm thực tập, tạo điều kiện tốt cho việc thực tập quan, đơn vị Bên cạnh đó, nhờ nhiệt tình Ban Giám đốc, cán Văn phòng- Văn thư Công ty than Khe Chàm – TKV giúp em làm tốt thời gian thực tập Dương Thị Hoa 66 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Qua báo cáo thực tập trình bày trên, em xin khẳng định lần nữa, công tác Văn phòng – Văn thư quan, đơn vị quan trọng cần quan tâm từ cấp ngành nghề để công tác Văn phòng – Văn thư nâng cao tiến lên hòa nhập với ngành khác, tổ chức, quan, đơn vị cần có văn để đạo điều hành công việc Vì không phủ nhận tầm quan trọng Công tác Văn phòng – Văn thư Để viết đề tài này, em nhận quan tâm từ nhiều phía Trước tiên em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu Nhà trường, cô giáo Lâm Thu Hằng, người hướng dẫn truyền đạt giảng dạy cho em niềm say mê, hiểu biết môn Văn phòng, để em hoàn thành đề tài với nỗ lực cao Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc Công ty than Khe Chàm - TKV cho phép em thực tập công ty Em xin chân thành cảm ơn ông Chánh Văn phòng, cô văn thư tập thể cán công nhân viên công ty, người quan tâm, giúp đỡ em hoàn thành báo cáo thực tập Mặc dù cố gắng thời gian thực tập ngắn với hiểu biết, nhận thức thân có hạn nên nội dung phương pháp đánh giá cá nhân em nhiều hạn chế, báo cáo em khó tránh khỏi thiếu sót Vì em kính mong nhận bảo, góp ý thầy cô giáo khoa Quản trị Văn phòng thầy cô giáo Ban lãnh đạo nhà trường quý vị Ban Giám đốc Công ty than Khe Chàm – TKV để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Quảng Ninh, ngày 11 tháng năm 2016 Dương Thị Hoa 67 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC Dương Thị Hoa 68 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A