TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ TỈNH TUYÊN QUANG

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Đối tượng nghiên cứu 2 5. Phạm vi nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Bố cục đề tài 3 Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG QUAN VỀ CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ TỈNH TUYÊN QUANG 4 1.1. Một số vấn đề lý luận về Công tác văn thư 4 1.1.1. Khái niệm 4 1.1.2. Nội dung, tính chất và đặc điểm 5 1.1.3.Yêu cầu 6 1.1.4. Vị trí và ý nghĩa 7 1.2. Tổng quan về Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang 7 1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang 7 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang 8 1.2.3. Cơ cấu bộ máy tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các phòng ban nghiệp vụ 9 1.2.3.1. Cơ cấu bộ máy tổ chức 9 1.2.3.2. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu và quyền hạn của các phòng chuyên môn trực thuộc Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang. 10 *Tiểu kết: 15 Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ TỈNH TUYÊN QUANG 16 2.1. Công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đến 16 2.1.1. Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản đến 16 2.1.2. Đóng dấu đến, lập phiếu xử lý, đăng ký văn bản đến, trình, chuyển giao và lưu văn bản đến 18 2.1.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc tiến độ giải quyết văn bản đến 23 2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 24 2.2.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản đi 24 2.2.2 Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản 29 2.2.3. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng bản lưu 30 2.3. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 31 2.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan: 34 * Tiểu kết: 36 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ TỈNH TUYÊN QUANG 37 3.1. Đánh giá: 37 3.1.1. Ưu điểm 37 3.1.2. Hạn chế 38 3.2. Giải pháp 38 3.2.1. Công tác tổ chức cán bộ 38 3.2.2. Về công tác văn thư 38 3.2.3. Một số kiến nghị đối với cơ quan 39 * Tiểu kết: 39 KẾT LUẬN 40 TÀI LIỆU THAM KHẢO 41

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

- -ĐỀ TÀI:

TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ

TỈNH TUYÊN QUANG BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học Giảng viên giảng dạy: TS Bùi Thị Ánh Vân

Mã phách:………

PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN

Họ và tên sinh viên: Phúc Thị Minh Vân Ngày sinh: 09/09/1992

Mã sinh viên: 1507LTHA051

Lớp: ĐHLT Lưu trữ học K15A Khoa: Văn thư – Lưu trữ Tên Tiểu luận: Tổ chức công tác Văn thư tại Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học

Giảng viên phụ trách: TS Bùi Thị Ánh Vân

Sinh viên kí tên

Mã phách

PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN

Điểm, Chữ kí (Ghi rõ họ tên) của

cán bộ chấm thi

Điểm thống nhất của bài

thi

Chữ ký xác nhận của cán

bộ nhận bài thi

Để hoàn thành đề tài này tôi xin chân thành cảm ơn TS.Bùi Thị Ánh Vân

đã tận tình hướng dẫn tôi trong suốt thời gian thực hiện đề tài

Xin chân thành cảm ơn các thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ đã truyền dạycho tôi vốn tri thức quý báu về Công tác Văn thư trong suốt thời gian học tập tạitrường; Cảm ơn Cục Thi hành án Dân sự tỉnh Tuyên Quangđã cung cấp tài liệucho chúng tôi thực hiện đề tài này

Người thực hiện đề tài

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu do tôi thực hiện Mọithông tin thể hiện trong công trình này hoàn toàn trung thực Tôi xin chịu tráchnhiệm về những gì đã viết trong đề tài này

Hà Nội, ngày tháng năm 2016

Người thực hiện đề tài

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1

3 Mục tiêu nghiên cứu 2

4 Đối tượng nghiên cứu 2

5 Phạm vi nghiên cứu 2

6 Phương pháp nghiên cứu 2

7 Bố cục đề tài 3

Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG QUAN VỀ CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ TỈNH TUYÊN QUANG 4

1.1 Một số vấn đề lý luận về Công tác văn thư 4

1.1.1 Khái niệm 4

1.1.2 Nội dung, tính chất và đặc điểm 5

1.1.3.Yêu cầu 6

1.1.4 Vị trí và ý nghĩa 7

1.2 Tổng quan về Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang 7

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang 7

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang 8

1.2.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các phòng ban nghiệp vụ 9

1.2.3.1 Cơ cấu bộ máy tổ chức 9

1.2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu và quyền hạn của các phòng chuyên môn trực thuộc Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang 10

*Tiểu kết: 15

Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ TỈNH TUYÊN QUANG 16

2.1 Công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đến 16

2.1.1 Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản đến 16

2.1.2 Đóng dấu đến, lập phiếu xử lý, đăng ký văn bản đến, trình, chuyển giao và lưu văn bản đến 18

2.1.3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc tiến độ giải quyết văn bản đến 23

2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 24

2.2.1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản đi 24

2.2.2 Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản 29

2.2.3 Sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng bản lưu 30

2.3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 31

2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan: 34 * Tiểu kết: 36

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ TỈNH TUYÊN QUANG .37 3.1 Đánh giá: 37

3.1.1 Ưu điểm 37

3.1.2 Hạn chế 38

3.2 Giải pháp 38

3.2.1 Công tác tổ chức cán bộ 38

3.2.2 Về công tác văn thư 38

3.2.3 Một số kiến nghị đối với cơ quan 39

* Tiểu kết: 39

KẾT LUẬN 40

TÀI LIỆU THAM KHẢO 41

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

CTVT : Công tác văn thưTHADS : Thi hành án dân sự

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác Văn thư là một hoạt động không thể thiếu, có một vị trí, ý nghĩahết sức quan trọng trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước Công tác vănthư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ và chính xác những thông tin cần thiếtphục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị Làm tốt công tác Văn thư sẽ gópphần giải quyết công việc của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng và Nhà nước nóichung một cách nhanh chóng, chính xác cũng như góp phần vào việc cải cáchnền hành chính Nhà nước theo tinh thần Nghị quyết Trung Ương lần thứ VIII(khóa 7) đã đề ra Bên cạnh đó, công tác văn thư còn đảm bảo giữ gìn đầy đủgiấy tờ chứng cứ về quá trình hình thành và hoạt động của cơ quan đồng thời tạođiều kiện để làm tốt công tác lưu trữ, là nguồn bổ sung tài liệu cho kho lưu trữtài liệu Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang

Trong giai đoạn hiện nay, đất nước ta đang trên đà đổi mới gắn liền với sựnghiệp phát triển công nghiệp hóa đi đôi hiện đại hóa, thì công tác Văn thư càngđược Đảng và Nhà nước quan tâm đặc biệt và đã trở thành một ngành khoa họcmang cả bề rộng và bề sâu Vì vậy mà công tác văn thư không thể thiếu đượctrong bất kỳ một cơ quan nào

Là sinh viên của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là được đào tạo

về chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ đồng thời tôi đã được thực tập tại Cục Thihành án dân sự tỉnh Tuyên Quang Đứng trước những đòi hỏi của hoạt độngquản lý Nhà nước về công tác văn thư trong quá trình hội nhập, với mong muốnđược kiểm chứng giữa lý luận và thực tiễn

Từ những vấn đề trên đã lôi cuốn tôi chọn đề tài:“ Tổ chức công tác vănthư tại Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang” cho bài tiểu luận của mình

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Để thực hiện đề tài này, tôi đã tìm đọc một số tác phẩm như: Giáo trình

nghiệp vụ công tác Văn thư (Trường Cao đẳng Văn thư lưu trữ Trung ương I; 2007) Tác phẩm đã cung cấp cho tôi những lý luận về công tác văn thư.

Tập lưu Văn bản đi, Văn bản đến của Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên

Quangnăm 2015 đã cho tôi thấy được tầm quan trọng của công tác này tronghoạt động của cơ quan và cung cấp cho tôi những mẫu văn bản như: mẫu côngvăn đi, mẫu quyết định, mẫu thông báo, mẫu báo cáo, giấy giới thiệu …

Dựa trên Báo cáo thực tập tốt nghiệp của bản thân đã thực tập tại Cục Thi

hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang năm 2014 đã cung cấp cho tôi những thôngtin về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ và chế độcông tác văn thư của Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang, đây chính làđiều kiện thuận lợi để tôi viết chương 2 và chương 3

3 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài này thực hiện để nghiên cứu về tổ chức công tác văn thư tại CụcThi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang

Kiểm chứng lại những kiến thức đã học tại trường và thực tế công việc

4 Đối tượng nghiên cứu

Tổ chức công tác văn thư tại Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang

5 Phạm vi nghiên cứu

- Không gian: Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang

- Thời gian: Công tác văn thư của Cục Thi hành án dân sự tỉnh TuyênQuang năm 2015

6 Phương pháp nghiên cứu

Để tìm hiểu tốt vấn đề trên tôi sử dụng phương pháp nghiên cứu:

Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin: Đây là phương pháp đượcxem là cơ sơ lý luận trong sự nhìn nhận đề tài, xử lý nội dung và cấu trúc luận văn

Phương pháp điền dã: Phương pháp này được xem là công cụ cơ bảntrong thu thập khai thác các thông tin về Công tác văn thư của Cục Thi hành ándân sự tỉnh Tuyên Quang

Phân tích tài liệu: Phân tích các nguồn tư liệu có sẵn về công tác văn thưtại Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang

Phương pháp quan sát, ghi chép, tổng kết thực tiễn: Nhằm thu thập, lưugiữ được những thông tin có giá trị về Công tác văn thư tại Cục Thi hành án dân

sự tỉnh Tuyên Quang.

Phương pháp tổng hợp, hệ thống, phân tích: Các phương pháp này được

áp dụng trong việc xử lý các thông tin được khai thác từ các các cán bộ viênchức cũng như các nguồn tài liệu sẵn có về về Công tác văn thư để trình bàytrong đề tài

Chương 1:

MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG QUAN VỀ CỤC

THI HÀNH ÁN DÂN SỰ TỈNH TUYÊN QUANG

1.1 Một số vấn đề lý luận về Công tác văn thư

1.1.1 Khái niệm

Công tác văn thư là một trong những nội dung quan trọng trong nghiệp vụVăn phòng Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng,Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế dùng để ghi chép vàtruyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác.Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyểngiao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng kí, lập hồ sơ… Những công việc này đượcgọi là công tác văn thư Vậy có thể định nghĩa về công tác văn thư

Đối với cơ quan, đơn vị thì CTVT giữ vai trò đặc biệt quan trọng, nó làmột then chốt, một mắt xích quan trọng giúp cho công việc được giải quyếtnhanh chóng, kịp thời khoa học Vì vậy yêu cầu đặt ra với mỗi cơ quan đơn vịphải quan tâm hơn nữa đối với CTVT nói riêng và văn phòng nói chung để gópphần giải quyết nhanh chóng tốt nhất, và đặc biệt góp phần đẩy mạnh công cuộccải cách hành chính, xây dựng bộ máy nhà nước trong sạch vững mạnh

Có rất nhiều khái niệm khác nhau về công tác văn thư:

- Theo giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Cao đẳng Nội

vụ Hà Nội: “Công tác văn thư (CTVT) là hoạt động đảm bảo thông tin cho lãnh đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước,

tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân Gọi chung

là các cơ quan, tổ chức” [4; Tr.39]

- Công tác văn thư là toàn bộ các công việc liên quan đến giấy tờ văn bản

- Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý văn bản giấy

tờ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Theo khuynh hướng này thì công tácvăn thư bao gồm 02 nội dung chủ yếu: tổ chức giải quyết văn bản và quản lýquy trình chuyển giao văn bản trong cơ quan, tổ chức

-Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quanđến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiệnhành nhàm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ

chức (Theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS Vương Đình Quyền)

* Tóm lại: Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn

bản, phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản, giải quyết văn bản, hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước, doanh nghiệp, các tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang Hay nói cách khác Công tác văn thư là một bộ phận của công tác công văn giấy tờ, là một phần của quá trình xử lý thông tin.

1.1.2 Nội dung, tính chất và đặc điểm

* Nội dung

Do văn bản là phương tiện thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý, nên

có thể nói bất cứ cơ quan nào, tổ chức nào cũng cần phải tổ chức và tiến hànhcông tác văn thư, gồm những việc chính sau:

- Soạn thảo văn bản

+ Thảo văn bản

+ Duyệt văn bản

+ Đánh máy, sao in văn bản

+ Ký văn bản để ban hành

- Quản lý và giải quyết văn bản

+ Tiếp nhận vào sổ (đăng kí) và chuyển giao văn bản đến

+ Vào sổ và chuyển giao văn bản đi

+ Giải quyết văn bản và theo dõi việc giải quyết văn bản

- Quản lý và sử dụng con dấu

- Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

* Tính chất, đặc điểm:

Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật đòi hỏi phải nắmvững lý luận và phương pháp tiến hành các nghiệp vụ có liên quan như kỹ thuật

soạn thảo, lập hồ sơ….

Công tác văn thư mang tính chính trị cao nhằm phục vụ cho hoạt độngquản lý, phục vụ cho việc ban hành các chủ trương, chính sách ….thực hiện cácnhiệm vụ chính trị của Đảng, Nhà nước và của từng cơ quan

Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ trong cơ quan tổ chức

Công tác văn thư không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt độngriêng biệt của Nhà nước hay của các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội

+ Chính xác: Tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến soạn thảo văn bản,

ký duyệt văn bản, vào số, đánh máy, chuyển giao đều phải được thực hiện theođúng quy trình, đúng nguyên tắc và đúng đối tượng

+ Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan đều thuộcphạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước Vì vậy trong quá trình tiếp nhận,nhân bản, gửi phát nhanh, bảo quản các văn bản đều phải đảm bảo bí mật

+ Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thưgắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kĩ thuật văn phòng hiện đại

Có thể thấy, yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trongnhững tiền đề đảm bảo cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơquan nói riêng có năng suât chất lượng cao Hiện đại hoá công tác văn thư ngàynay đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phùhợp với điều kiện cụ thể của cơ quan tổ chức, doanh nghiệp Tránh tư tưởng bảothủ, lạc hậu coi thường việc áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, các phát minhsáng chế có liên quan đến việc tăng cường hiệu quả công tác văn thư

1.1.4 Vị trí và ý nghĩa

* Vị trí:

CTVT được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung.Trong hoạt động của bộ phận văn phòng, CTVT không thể thiếu được và là nộidung quan trọng, chiếm một phần quan trọng trong nội dung hoạt động của vănphòng, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước, và có ảnhhưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý

Tóm lại:CTVT có một vị trí rất quan trọng trong cơ quan, tổ chức, doanh

nghiệp

* Ý nghĩa:

CTVT đảm bảo cung cấp đầy đủ chính xác, kịp thời thông tin cần thiếtphục vụ cho nhiệm vụ quản lý Nhà nước nói chung và của từng cơ quan đơn vịnói riêng

Thông tin bằng văn bản là thông tin đầy đủ, chính xác nhất Thông tinmang tính pháp lý vì Nhà nước muốn quản lý đất nước thì phải ban hành rấtnhiều văn bản

Làm tốt CTVT sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanhchóng chính xác, nâng cao hiệu suất công việc

Làm tốt CTVT sẽ giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, của cơ quan Hạnchế được bệnh quan liêu giấy tờ vô dụng và lợi dụng văn bản Nhà nước để làmtrái pháp luật

CTVT đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu tạo điều kiện làm tốt CTVT

1.2 Tổng quan về Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang

Lịch sử và truyền thống vẻ vang trên chặng đường gần 20 năm đã trở thành niềm tự hào, là nguồn sức mạnh của Cục THADS tỉnh Tuyên Quang trên những chặng đường xây dựng và phát triển mới

Tiền thân là Phòng Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang được thành lập ngày 08 tháng 6 năm 1993 theo Quyết định số 29/QĐ-THA của Bộ trưởng Bộ

Tư pháp Phòng Thi hành án có chức năng, nhiệm vụ giúp Giám đốc Sở Tư phápthực hiện việc quản lý công tác thi hành án dân sự trong phạm vi toàn tỉnh; Quản

lý nghiệp vụ công tác thi hành án của các Đội thi hành án; Giải quyết khiếu nại,

tố cáo về thi hành án; Tổng kết, thực hiện chế độ báo cáo, thống kê công tác thi hành án; Trực tiếp tổ chức thi hành án các Bản án, Quyết định của Tòa án theo quy định của Pháp lệnh thi hành án

Ngày 04 tháng 5 năm 2005 Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Quyết định

số 716/QĐ-BTP đổi tên Phòng Thi hành án tỉnh Tuyên Quang thành Thi hành ánDân sự tỉnh Tuyên Quang

Năm 2009 Luật Thi hành án Dân sự có hiệu lực, để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ theo quy định Thi hành án Dân sự tỉnh Tuyên Quang được đổi tên thành Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang theo Quyết định số

2589/QĐ-BTP ngày 06/11/2009 của Bộ Tư pháp

Cùng với sự phát triển của đất nước, qua gần 20 năm với bao thăng trầm Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang luôn nhận được sự quan tâm chỉ đạo của Bộ Tư pháp, Tổng cục Thi hành án dân sự, các Cấp ủy chính quyền địa phương, sự phối hợp giúp đỡ của các cấp các ngành và cùng với sự đoàn kết, nỗ lực phấn đấu của cán bộ, công chức trong cơ quan nên kết quả công tác của Cục Thi hành án dân sự đã đạt được rất đáng khích lệ Nhiều năm liền Cục Thi hành

án dân sự tỉnh được Bộ trưởng Bộ Tư pháp tặng cờ thi đua của ngành Năm

2010 được Chủ tịch nước tặng thưởng Huân chương Lao động hạng Ba

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang

* Chức năng

- Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang là cơ quan trực thuộc Tổngcục Thi hành án dân sự, thực hiện chức năng thi hành án dân sự, có nhiệm vụgiúp Tổng Cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự quản lý một số mặt công tác

tổ chức, cán bộ của cơ quan thi hành án dân sự địa phương và thực hiện cácnhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật

- Cục Thi hành án dân sự tỉnh chịu sự chỉ đạo của Ủy ban nhân dân cấp

tỉnh theo quy định tại Điều 137 Luật Thi hành án dân sự, có trách nhiệm báo cáovới Ủy ban nhân dân cùng cấp về chủ trương, biện pháp tăng cường công tác thihành án dân sự trên địa bàn và thực hiện báo cáo công tác thi hành án dân sựtrước Hội đồng nhân dân cùng cấp theo quy định của pháp luật.

- Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang chịu trách nhiệmtrước Tổng Cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự và trước pháp luật về toàn

bộ hoạt động của Cục Thi hành án dân sự tỉnh Phó Cục trưởng Cục Thi hành ándân sự tỉnh chịu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự tỉnh vàtrước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công phụ trách

*Nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang

-Tổ chức thực hiện thống nhất các quy định của pháp luật trong hoạt độngthi hành án dân sự tại địa phương;

-Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra hoạt động thi hành án đối với cấp huyện,thành phố;

-Trực tiếp thi hành các Bản án, Quyết định của Tòa án và các Quyết địnhkhác theo quy định của pháp luật;

- Lập hồ sơ trình cấp có thẩm quyền bổ nhiệm các chức danh theo quyđịnh;

-Tổng kết, báo cáo công tác thống kê công tác thi hành án dân sự;

- Giải quyết khiếu nại tố cáo về thi hành án dân sự thuộc thẩm quyền theoquy định của pháp luật về thi hành án dân sự;

- Quản lý cán bộ, công chức, kinh phí, cơ sở vật chất, phương tiện hoạtđộng của cơ quan thi hành án dân sự tại địa phương;

- Thực hiện chế độ, chính sách, công tác thi đua khen thưởng theo quyđịnh của pháp luật

1.2.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các phòng ban nghiệp vụ

1.2.3.1 Cơ cấu bộ máy tổ chức

Cơ cấu tổ chức của Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang gồm có 01Cục trưởng, 02 Phó Cục trưởng, 03 phòng chuyên môn và 07 Chi cục Thi hành

án dân sự cấp huyện và Thành phố trực thuộc.

+ Các phòng chuyên môn:

- Văn phòng

- Phòng Nghiệp vụ và Tổ chức Thi hành án

- Phòng Kiểm tra và Giải quyết khiếu nại, tố cáo

+ Các Chi cục Thi hành án dân sự cấp huyện và Thành phố trực thuộc:

- Chi cục Thi hành án dân sự Thành phố Tuyên Quang

- Chi cục Thi hành án dân sự huyện Yên Sơn

- Chi cục Thi hành án dân sự huyện Sơn Dương

- Chi cục Thi hành án dân sự huyện Hàm Yên

- Chi cục Thi hành án dân sự huyện Chiêm Hóa

- Chi cục Thi hành án dân sự huyện Na Hang

- Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình [Phụ lục 1; Tr.42]

1.2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu và quyền hạn của các phòng chuyên môn trực thuộc Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang.

Về công tác tổ chức cán bộ , xây dựng ngành :

- Quản lý biên chế, người lao động ; xây dựng kế hoạch biên chế hàngnăm ; giao biên chế cho các đơn vị trực thuộc theo ủy quyền , phân cấp của Bộtrưởng bộ Tư pháp ; thực hiện tuyển dụng , tiếp nhận bố trí, điều động , thuyên

chuyển,nâng lương , nâng ngạch, bổ nhiệm lại cán bộ , công chức theo thẩmquyền ;

- Thực hiện chế độ tiền lương và chính sách , chế độ đãi ngọ, đào tạo, bồidưỡng , khen thưởng , kỷ luật đối với cán bộ , công chức, viên chức và ngườithuộc thẩm quyền quản lý của Cục Thi hành án dân sự theo quy định của pháluật và phân cấp của Bộ Tư pháp;

- Báo cáo , kiến nghị với Cục trưởng về tình hình tổ chức cán bộ và hoạtđộng của các phòng chuyên môn và các Chi cục thi hành án dân sự trực thuộc ;

- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra chế độ làm việc, thời gian làm việc , duy trìđọc báo triển khai văn bản mới đầu giờ buổi sáng tại cơ quan

Về công tác thi đua khen thưởng:

- Xây dựng chương trình kế hoạch , phát động thi đua ; theo dõi, tổnghợp, kiểm tra và triển khai thực hiện cong tác thi đua khen thưởng đối với cácđơn vị trực thuộc

- Thông báo ý kiến kết luận, chỉ đạo của Lãnh đạo Cục đến các đơn vị, cánhân có liên quan và đôn đốc theo dõi việc thực hiện ý kiến, kết luận chỉ đạo đó

Về công tác Kế toán hành chính sự nghiệp:

- Tham mưu với Cục trưởng lập dự toán , giao dự toán chi ngân sách nhànước hàng năm của Cục và các Chi cục cục trực thuộc; quản lý tài chính , tàisản theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ Tư pháp;

- Trực tiếp thực hiện và chịu trách nhiệm chuyên môn về công tác tàichính kế toán hành chính sự nghiệp của Cục ; theo dõi, quản lý tà sản công của

Cục và kiểm tra việc quản lý , sử dụng tài sản công của Chi cục Thi hành án dâ

sự các huyện , thành phố, đả bảo việc thực hành tiết kiệm , phòng chống thanhũng, lãng phí trong các đơn vị trực thuộc;

- Kiểm tra , hướng dẫn nghiệp vụ kế toán hành chính sự nghiệp đối vớiChi cục Thi hành án dân sự các huyện , thành phố; kiểm tra quyết toán chi ngânsách nhà nước của các Chi cục Thi hành án dân sự các huyện, thành phố.;

- Tổng hợp,báo cáo công tác ,kế toán hành chính sự nghiệp của toàn tỉnh ;

- Dự thảo các quy chế về quản lý sử dụng tài chính , tài sản của cơ quan

Về công tác Kế toán nghiệp vụ thi hành án :

- Thực hiện nhiệm vụ, trách nhiệm của Kế toán nghiệp vụ thi hành ántheo quy định hiện hành của Bộ Tư pháp;

- Trực tiếp thực hiện và chịu trách nhiệm chuyên môn về công tác kếtoán nghiệp vụ thi hành án của Cục Thi hành án dân sự;

- Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ kế toán thi hành án dân sự đối với Chicục Thi hành án dân sự các huyện , thành phố, theo dõi, đôn đốc, kiểm soát việc

sử dụng và thanh toán Biên lai C38-BB của các Chấp hành viên Phòng nghiệp

vụ và tổ chức thi hành án và chi cục thi hành án dân sự các huyện, thành phố:

- Tổng hợp, báo cáo công tác kế toán nghiệp vụ thi hành án của toàn tỉnh

- Quản lý tài sản, cơ sở vật chất, cấp phát văn phòng phẩm phục vụ chocác công tác của Cục; bảo đảm phương tiện đi lại phục vụ Lãnh đạo Cục và điềukiện làm việc của cơ quan; thực hiện công tác vệ sinh môi trường bảo vệ an ninhtrật tự, an toàn, phòng chống cháy nổ tại Cục thi hành án dân sự

Về công tác Văn thư - Lưu trữ

- Tổ chức thực hiện công tác văn thư - lưu trữ, thông tin liên lạc và bảo

mật thông tin, tài liệu trong cơ quan; quản lý công tác in dấu, phát hành tài liệu,quản lý con dấu, công văn đi đến, hồ sơ lưu trữ theo quy định của pháp luật vàcủa Bộ tư pháp;

- Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho hoạt động chuyênmôn, công tác quản lý, lãnh đạo điều hành của Lãnh đạo Cục; quản lý, phụ tráchhộp thư điện tử của cơ quan;

- Quản lý tủ sách pháp luật của cơ quan

Về công tác quản lý kho vật chứng, quỹ :

- Tiếp nhận, thụ lý, bảo quản, xuất, nhập vật chứng; quản lý quỹ hànhchính sự nghiệp, quỹ nghiệp vụ thi hành án theo quy định của pháp luật và quyđịnh của Bộ Tư pháp

- Ngoài ra, văn phòng quản lý cán bộ công chức, viên chức, người laođộng, tài sản của cơ quan và thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy địnhcủa pháp luật và các nhiệm vụ khác do Cục chuyển giao

* Phòng Nghiệp vụ và Tổ chức Thi hành án

- Phòng Nghiệp vụ và Tổ chức Thi hành án có chức năng tham mưu giúpCục trưởng hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ thi hành án dân sự , tổng kết thực tiễn

và trực tiếp tổ chức thi hành các bản án, quyết định theo quy định của pháp luật

- Tham mưu với Lãnh đạo Cục về công tác nghiệp vụ và tổ chức thi hànhcác bản án, quyết định theo thẩm quyền, hướng dẫn nghiệp vụ đối với Chi cụcthi hành án dân sự các huyện, thành phố;

- Trực tiếp thi hành các bản án, quyết định thuộc thẩm quyền của Cục thihành án dân sự;

- Phối hợp với các phòng chuyên môn trực thuộc Cục và các cơ quan, ban,ngành liên quan đến tổ chức các bản án, quyết định có hiệu quả;

- Xây dựng kế hoạch tháng, quý, năm Tổ chức, triển khai thực hiện các

kế hoạch, chương trình, chỉ tiêu công tác chuyên môn được giao;

- Đôn đốc kiểm tra các Chi cục Thi hành án dân sự thực hiện chươngtrình, kế hoạch chỉ tiêu công tác thi hành án dân sự được giao;

- Thực hiện báo cáo, thống kê định kỳ, đột xuất về công tác nghiệp vụ và

tổ chức thi hành án theo quy định; báo cáo kịp thời với lãnh đạo Cục thi hành ándân sự các vướng mắc, khó khăn trong công tác tổ chức thi hành án;

- Thực hiện phòng, chống tiêu cực, nhũng nhiễu trong công tác thi hành

án dân sự;

- Quản lý cán bộ, công chức và tài sản của Phòng được Cục trưởng giao;

- Thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật vàcác nhiẹm vụ khác do Cục trưởng giao

* Phòng kiểm tra và Giải quyết khiếu nại tố cáo

- Phòng kiểm tra và giải quyết khiếu nại tố cáo có chức năng tham mưugiúp Cục trưởng xây dựng kế hoạch, thực hiện công tác kiểm tra nghiệp vụ,thẩm tra hồ sơ thi hành án, giải quyết khiếu nại – tố cáo về hành vi thi hành ánthuộc thẩm quyền;

- Hướng dẫn nghiệp vụ thẩm tra hồ sơ thi hành án dân sự, nghiệp vụ giảiquyết đơn khiếu nại – tố cáo đối với Chi cục Thi hành án dân sự các huyện,thành phố

- Tham mưu giúp Cục trưởng xây dựng kế hoạch, thực hiện công tác kiểmtra, giải quyết khiếu nại – tố cáo về thi hành án thuộc thẩm quyền;

- Tham mưu giúp Cục trưởng chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra việc giải quyếtđơn khiếu nại, tố cáo về thi hành án dân sự đối với Chi cục thi hành án dân sựcác huyện, thành phố;

- Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện kết luận kiểm tra của Cục trưởng vềtriển khai các văn bản chỉ đạo của Bộ Tư pháp, Tổng cục thi hành án, Cục thihành án dân sự và chính quyền địa phương đối với chi cục thi hành án dân sựhuyện, thành phố;

- Hướng dẫn nghiệp vụ thẩm tra hồ sơ thi hành án đối với Thẩm tra viênCục, Chi cục thi hành án dân sự các huyện, thành phố

- Kiểm tra, hướng dẫn thực hiện giải quyết khiếu nại, tố cáo của các Chicục thi hành án dân sự các huyện, thành phố;

- Trực tiếp tiếp công dân đến khiếu nại, tố cáo; hướng dẫn công dân về hồ

sơ thủ tục yêu cầu thi hành án;

- Tổng hợp báo cáo công tác kiểm tra nghiệp vụ, thẩm tra hồ sơ thi hànhán; công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định;

- Quản lý cán bộ, công chức và tài sản của Phòng được Cục trưởng giao;

*Tiểu kết:

Trong Chương 1 tôi đã trình bày một số vấn đề lý luận về công tác vănthư, đã khai thác được chức năng, vị trí và vai trò của công tác văn thư Đồngthời tôi cũng đã trình bày khái quát về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, chứcnăng, nhiệm vụ của Cục Thi hành án Dân sự tỉnh Tuyên Quang

Những vấn đề đã tìm hiểu trong Chương 1 làm cơ sở cho tôi triển khaiChương 2 một cách hiệu quả hơn

Chương 2:

THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CỤC THI HÀNH ÁN

DÂN SỰ TỈNH TUYÊN QUANG

Công tác Văn thư là một hoạt động không thể thiếu và là nội dung quantrọng chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của Cục Thi hành án dân sự,

có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý công việc của cơ quan Văn thư làmột bô phận của Văn phòng Vì vậy công tác Văn thư ở Cục Thi hành án tổchức theo hình thức tập trung Có nghĩa là tất cả các văn bản, giấy tờ chuyển đến

cơ quan đều được tập trung ở bộ phận văn thư, sau đó cán bộ văn thư làm thủtục thực hiện các quy trình về chuyên môn nghiệp vụ như: phân loại, bóc bì,đóng dấu đến, đăng ký, trình văn bản, sao văn bản, chuyển giao Tất cả các vănbản do cơ quan soạn thảo đều được chuyển qua văn thư để kiểm tra thể thức, lấy

số và ghi ngày tháng cho văn bản trước khi ban hành, chuyển giao đến cácphòng, đơn vị trong cơ quan cũng như chuyển giao ra ngoài cơ quan

2.1 Công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đến

Theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005, tất cả các vănbản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên nghành (kể cảbản fax, văn bản truyền qua mạng…) và các loại đơn, thư gửi đến cơ quan, tổchức được gọi chung là văn bản đến Các văn bản do các cơ quan, đơn vị, tổchức hoặc cá nhân từ bên ngoài gửi đến cơ quan bằng nhiều con đường, nhiềuhình thức khác nhau Văn bản đến cơ quan dù bằng con đường nào, bằng hìnhthức nào thì cũng phải xử lý theo nguyên tắc sau:

- Tất cả các văn bản đến cơ quan đều phải được tiếp nhận tại bộ phận Vănthư cơ quan và được đăng ký vào sổ, xử lý nhanh chóng, chính xác và phải trìnhcho Cục trưởng để xin ý kiến chỉ đạo của Cục trưởng về việc phân phối cho cácđơn vị hoặc cá nhân giải quyết

2.1.1 Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản đến

* Tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến

- Các Văn bản đến cơ quan bất kể từ nguồn nào đều phải tập trung, thống

nhất tại văn thư cơ quan Cán bộ Văn thư là người tiếp nhận văn bản đến, ký

nhận những văn bản do bưu tá của Bưu điện, cơ quan khác chuyển tới.Vềnguyên tắc, tất cả các văn bản đến đều phải tập trung tại văn thư cơ quan, khitiếp nhận cán bộ văn thư kiểm tra sơ bộ về số lượng văn bản, tình trạng bì vănbản, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) Đặc biệt bao giờ tiếp nhận văn bản đếncán bộ văn thư đều kiểm tra địa chỉ bên ngoài bì, nếu đúng địa chỉ của cơ quanmình thì ký nhận vào giấy biên nhận của nhân viên bưu điện, nếu không đúngthì gửi trả lại cho nhân viên bưu điện hoặc nhân viên đưa văn bản đến.

- Trường hợp bì văn bản bị rách, bị bóc hoặc thiếu mất bì thì cán bộ vănthư lập biên bản và yêu cầu người đưa văn bản ký xác nhận về tình trạng vănbản Sau đó trình thủ trưởng để xin ý kiến chỉ đạo giải quyết

* Phân loại văn bản đến

Sau khi tiếp nhậnbì văn bản đến thì cán bộ văn thư tiến hành phân loại,văn bản đến của Cục Thi hành án Dân sự tỉnh Tuyên Quang được phân loại nhưsau:

+ Loại văn bản gửi chung cho cơ quan;

+ Loại văn bản gửi đích danh, các phòng ban trong cơ quan;

- Văn thư chỉ bóc bì đối với những văn bản gửi chung cho cơ quan, đốivới những văn bản gửi riêng cho các phòng ban, hoặc đích danh thì không đượcbóc bì mà chuyển đến nơi nhận ghi trên bì văn bản;

- Khi bóc bì luôn cẩn trọng để đảm bảo văn bản không bị rách, mất chữcủa văn bản;

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì;trường hợp phát hiện sai sót, cần thông báo cho nơi gửi để giải quyết;

- Khi tiếp nhận văn bản trường hợp văn bản có kèm theo phiếu gửi thì saukhi tiếp nhận phải đóng dấu vào phiếu gửi, chuyển trả lại cho cơ quan gửi đểtheo dõi;

- Đối với văn bản “Mật” việc bóc bì phải được thực hiện theo quy định tạiThông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ công an hướngdẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 củaChính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước và quyđịnh cụ thể của cơ quan, tổ chức

- Đối với những Bản án, Quyết định của Tòa án, Đơn đề nghị Thi hành áncủa các tổ chức và công dân trước khi nhận văn thư phải kiểm tra tính hiệu lựccủa Bản án, Quyết định và phối hợp với kế toán nghiệp vụ, thủ kho đối chiếuchứng từ, tài liệu có liên quan của vụ việc trước khi làm thủ tục đăng ký tiếpnhận

2.1.2 Đóng dấu đến, lập phiếu xử lý, đăng ký văn bản đến, trình, chuyển giao và lưu văn bản đến

Sau khi phân loại, bóc bì, Văn thư thực hiện đóng dấu đến, lập phiếu, xử

lý văn bản đến và đăng ký văn bản đến Số đến được lấy bắt đâì Từ số 01/ngàyđầu tiên tiếp nhận văn bản của năm đến số n/ngày cuối cùng tiếp nhận văn bảncuả năm đó

* Đóng dấu đến, ghi số, ngày đến:

Nguyên tắc là tất cả cácvăn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến kể cả giờ đến (trong trường hợp cần thiết)

- Đối với bản fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “đến”, đối với vănbản đến được chuyển phát quacổng thông tin điện tử của cơ quan (g-mail) trongtrường hợp cần thiết có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “đến”;

- Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thìkhông phải đóng dấu “đến” mà được chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân cótrách nhiệm theo dõi giải quyết

Dấu “đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số