Tải miễn phí tại: http://olalink.org/tsharebook-chiasetailieu
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
CƠ SỞ MIỀN TRUNG
Trang 2TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
CƠ SỞ MIỀN TRUNG
NHÓM 7
- PHẠM THỊ TRÀ MY
- NGUYỄN HOÀNG ĐỨC
- NGUYỄN THỊ SONG TIỀN
- PHAN THỊ THANH THANH
Trang 3LỜI NÓI ĐẦU
Trên đây là bài báo cáo thu hoạch lần thứ nhất của nhóm Bài báo cáo trìnhbày tổng hợp kết quả làm việc của nhóm Bài báo cáo thu hoach của nhóm cònnhiều thiếu sót và hạn chế mong thầy thông cảm và giúp nhóm khắc phục hạn chế,sai sót Nhóm xin chân thành cảm ơn
Bài báo cáo thu hoạch của nhóm giải quyết 4 vấn đề:
Vấn đề 1: Phân tích khái niệm, nội dung, yêu cầu, vị trí, ý nghĩa của côngtác văn thư
Vấn đề 2: Vai trò của công tác văn thư trong việc thực hiện Chương trìnhtổng thể cải cách nền hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020
Vấn đề 3: Sơ đồ hóa hệ thống tổ chức các cơ quan quản lý công tác văn thư
ở nước ta Khái quát chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và biên chế của các cơquan đó
Vấn đề 4: Bằng phương pháp sơ đồ hãy mô tả trách nhiệm thực hiện nhiệm
Vụ của công tác văn thư trong cơ quan, đơn vị
LỚP 1305QTVE
NHÓM 7
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Trích yếu Tổ chức thực hiện bài tập nhóm, môn Công tác văn thư
Thời hạn hoàn thành
1
Nghiên cứu vai trò của công tác văn
thư trong việc thực hiện chương
- Giáo trình
- Máy tính
- Các vật dụng liên quan.
06/09/2015
2
Nghiên cứu vấn đề về khái niệm, nội
dung, yêu cầu, vị trí và ý nghĩa của
công tác văn thư.
Nông Thị Hà
06/09/2015
3 Nghiên cứu mô tả trách nhiệm thực
hiện nhiệm vụ trong cơ quan đơn vị
bằng phương pháp sơ đồ.
Nguyễn Thị Song
Trang 4Nghiên cứu hệ thống tổ chức các cơ
quan quản lý công tác văn thư ở Việt
Nam hiện nay bằng phương pháp sơ
đồ hóa Khái quát chức năng, nhiệm
vụ tổ chức bộ máy và biên chế của
các cơ quan đó.
Phạm Thị Trà My 06/09/2015
5 Tìm hiểu nội dung các vấn đề khác
và đóng góp ý kiến thảo luận.
Tất cả các thành viên trong nhóm
06/09/2015
CÁC THÀNH VIÊN NHÓM
Nguyễn Thị Song Tiền Phan Thị Thanh Thanh
Trang 5MỤC LỤC
Vấn đề 1 Khái niệm, nội dung, yêu cầu, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 1Vấn đề 2 Vai trò của công tác văn thư trong việc thực hiện Chương trình tổng thểcải cách nền hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020 5Vấn đề 3 Sơ đồ hóa hệ thống tổ chức các cơ quan quản lý công tác văn thư ở nước
ta, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và biên chế của các cơ quan đó 13Vấn đề 4 Sơ đồ mô tả trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ của công tác văn thư trong
cơ quan, đơn vị 18
Trang 6để nghi chép truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo,người ta phải tiến hànhnhiều khâu xử lý như soạn thảo, duyệt ký văn bản lập hồ sơ… Những công việcnày được gọi là công tác văn thư,và trở thành một thuật ngữ quen thuộc dối với cán
bộ, viên chức mọi cơ quan tổ chức Như vậy, ta có định nghĩa về công tác văn thưnhư sau:
Công tác văn thư là họat động đảm bảo thông tin bằng văn bản,phục vụ cholãnh đạo chỉ đạo quản lý,điều hanh công việc của các cơ quan đảng,các cơ quannhà nước,các tổ chức kinh tế xã hội,các đơn vị vũ trang nhân dân
Do văn bản là phương tiện thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý,nên cóthể nói bất cứ cơ quan nào,tổ chức nào cũng cần phải tổ chức và tiến hành công tácvăn thư Công tác văn thư gồm những công việc chính sau đây:
Thứ nhất: Soạn thảo văn bản; đánh máy, in ấn; duyệt bản thảo.
Thảo văn bản công chức viên chức chuyên môn nghiệp vụ được giao theodõi, soạn thảo các văn bản liên quan đến lĩnh vực đó
Bản thảo của văn bản phải được người có thẩm quyền phê duyệt,người duyệtvăn bản cuối cùng sẽ là người kĩ văn bản đó Tùy pheo mức độ phức tạp, tầm quantrọng của văn bản về lề lối làm việc của cơ quan việc duyệt văn bản có thể quanhiều khâu Đối với những văn bản quan trọng và có nội dung phức tạp, trước khitrình lãnh đạo cơ quan ,người soạn thảo phải đưa cho lãnh đạo đơn vị xem xét,góp
ý kiến.có thể xem đây là khâu sơ duyệt Sau khi được sửa chữa mới trình bản thảolên lãnh đạo cơ quan
Người duyệt văn bản có trách nhiệm xem xét nội dung bản thảo, có thể tựmình sủa chữa vào bản thảo nếu xét thấy cần thiết, hoặc góp ý với người soạn thảo
dể họ sửa chữa Nếu bản thảo phải sửa chữa nhiều, thì người soạn thảo phải viết lạihoặc đánh máy lại cho rõ ràng sạch sẽ sau đó trình lãnh đạo duyệt lần cuối Theoquy định, người duyệt ký vào bản thảo đã được duyệt, đồng thời ấn định số lượngvăn bản cần đánh máy hoặc in
Hoàn thiện văn bản:
Sau khi văn bản đã được nhân bản,người soạn thảo có trach nhiệm đọc lạivăn bản,nếu phát hiện sai sót in ấn hoặc đánh máy,cần kịp thời sửa chữa.tíêp
đó ,làm các thủ tục để hoàn thiện văn bản về mặt thể thức,như trình ký vănbản,đóng dấu cơ quan,ghi số kỹ hiệu ,ngày tháng của văn bản Những việc này docán bộ văn thư chuyên trách của cơ quan thực hiện
Trang 7Nghị định 110/2004/ND-CP quy định: “Chánh văn phòng các cán bộ, cơquan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ và Uỷ ban nhan dan các cấp,Trưởngphòng hành chính ở những cơ quan,tỏ chức không có van phòng người được giaonhiệm vụ giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những
cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác phảikiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tụcban hành văn bản”
Thứ hai: Quản lý và giải quyết văn bản.
Quản lý văn bản đi: là tất cả các văn bản bao gồm văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành do cơ quan, tổ chức phát hành
Quản lý văn bản đến: là tất cả các loại văn bản,ban gồm tất cả các loại vănbản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành và đơn thưgửi đến các cơ quan tổ chức khác
Giải quyết văn bản: trong hoạt động của cơ quan việc giải quyết văn bản cóthể thực hiện bằng hình thực trực tiếp hoặc gián tiếp Hình thức trực tiếp là trựctiếp truyền đạt ý kiến giải quyết đến từng dối tượng có liên quan bằng lời nói; cònhình thức gián tiếp là truyền đạt ý kiến giải quyết thông qua văn bản
Thứ ba: Nộp hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Xây dựng và ban hành mục hồ sơ của cơ quan
Lập các loại hồ sơ
Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ theo quy dịnh
Thứ ba: Quản lý và sử dụng con dấu
Bảo quản tất cả các loại dấu của cơ quan:
Dấu phải để tại các cơ quan, đơn vị và quản lý chặt chẽ, trường hợpthật cần thiết để giải quyết công việc ở xa cơ quan, đơn vị, thủ trưởng của cơquan, tổ chức có thể mang con dấu đi theo nhưng phải bảo quản cẩn thận vàphải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc dữ và đóng dấu trong khoảngthời gian đó Dấu phải để trong hòm, tủ có khóa chắc chắn trong cũng nhưngoài giờ làm việc;
Con dấu cua cơ quan tỏ chức phải được giao cho nhân viên văn thưgiữ và đóng dấu tại cơ quan tổ chức;
Khi bị mất dấu phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất, đồngthời báo báo cáo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu để đối phối hợptruy tìm và phải thông báo hủy con dấu bị mất;
Trực tiếp đóng dấu vào các loại văn bản khác:
Qua đó ta thấy công tác văn thư có các tính chất đậc điểm sau:
Công tác văn thư mang tính chát nghiệp vụ kỹ thuật;
Công tác văn thư mang tính chính trị cao;
Công tac văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ quan, tổchức;
Công tác văn thư không phải là một ngành hay một hoạt động lĩnh vực riêngbiệt của nhà nước hay của các tổ chức chính trị - xã hội
Trang 8Vị tri của công tác văn thư
Hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng Trong văn phòng, công tácvăn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớntrong nội dung hoạt động của văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắn liền hoạtđộng của các cơ quan,được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước củamỗi cơ quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước
Ý nghĩa cua công tác văn thư
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thôngtin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn vị nóiriêng; công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có thông tin cần thiết; thông tin phục
vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủyếu nhất, chính xác là thông tin bằng văn bản.Về mặt nội dung công việc có thểcông tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý nhà nướcvăn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biên những thông tinmang tính pháp lý
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan đượcnhanh chóng,chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữgìn bí mật của Đảng, Nhà nước, hạn chế về bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy
tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của nhà nước để làm những việc trái phápluật
Làm tốt công tác văn thư có tác dụng phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ:Trong mỗi cơ quan,tổ chức nếu làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần tích cực vàoviệc ngăn ngừa tệ quan liêu, giấy tờ nảy sinh và phát triển
Làm tố công tác văn thư sẽ góp phần giữ bí mật nhà nước và bí mật cơ quan:việc bảo vệ bí mật nhà nước và bí mật cơ quan liên quan chặt chẽ với công tác vănthư Bởi vì, phần lớn các thông tin thuộc bí mật nhà nước bí mật cơ quan đều đượcvăn bản hóa, có nghĩa là đều được phản ánh ở các văn bản hình thành trong hoạtđộng của các cơ quan hữu quan
Để đáp ứng yêu cầu về bảo vệ bí mật nhà nước của thời đại công nghiệp hóahiện đại hóa đất nước và đẩy mạnh sự hội nhập quốc tế trên nhiều lĩnh vực, ngày
28 tháng 12 năm 2000 Uỷ ban thường vụ Quốc hội khóa khóa X đã thông quaPháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước mới thay thế Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nướcban hành năm 1991
Công tác văn thư có vai trò đối với việc bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật cơquan Nếu việc bảo vệ công văn, tài liệu chứa đựng bí mât nhà nước, bí mật cơquan được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định một cách đầy đủ, chặtchẽ và được các cơ quan tuân thủ nghiêm túc trong quá trình tiến hành các khâucủa công tác văn thư, thì sẽ đảm bảo được an toàn tài liệu góp phần giữ gìn cho cácthông tin bí mật nhà nước và bí mật cơ qun không bị rò rỉ ra ngoài
Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo điều kiện cho công tác lưu trữ: Nếu các vănbản có giá trị hình thành trong hoạt động của cơ quan được lập hồ sơ hiện hành vàgiao nộp vào lưu trữ cơ quan đầy đủ, đúng hạn, sẽ tạo điều kiện để sớm đưa tài liệuphục vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng của cơ quan Mặt khác, sẽ giải phóng chocán bộ lưu trữ khỏi những việc vốn thuộc chức trách của văn thư để tập trung thực
Trang 9hiện nhiệm vụ chính của mình, như tổ chức khoa học tài liệu, xây dựng công cụ tracứu khoa học, tổ chức sử dụng tài liệu.
Như vậy, ta có thể thấy rằng công tác văn thư có một vai trò quan trọng đốivới hoạt dộng của bộ máy của nhà nước, các cơ quan đảng, các tổ chức chính trị,
xã hội, các doanh nghiệp…Đây là một cong tác có quan hệ mật thiết với việc banhành đường lối, chủ trương của Đảng, pháp luật Nhà nước, với việc hoạch địnhchương trình kế hoạch công tác của các cơ quan tổ chức Do vậy, công tác này vừamang tính chính trị cao, cần được Đảng, Nhà nước, lãnh đạo các cơ quan, tổ chứccoi trọng
Trang 10Vấn đề 2:
VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG VIỆC THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH TỔNG THỂ CẢI CÁCH NỀN HÀNH CHÍNH NHÀ
NƯỚC GIAI ĐOẠN 2011 - 2020
Cải cách nền hành chính quốc gia có vị trí đặc biệt quan trọng trong chiếnlược phát triển của đất nước và của mỗi địa phương; bản thân cải cách hành chính
là một chiến lược quốc gia đã được Đảng và Nhà nước đặc biệt quan tâm và triểnkhai thực hiện qua nhiều năm ở tất cả mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, là mộttrong những lĩnh vực được đầu tư khá lớn song song với đầu tư xây dựng kết cấu
hạ tầng kinh tế - xã hội… cả về vật chất, nhân lực, nghiên cứu khoa học…và đã đạtđược những kết quả đáng trân trọng và tạo đà cho đẩy mạnh cải cách hành chínhtrong những năm tiếp theo của quá trình phát triển đất nước… Tuy nhiên, khi đánhgiá về kết quả của quá trình thực hiện cải cách hành chính trong những năm qua,chúng ta thấy còn rất nhiều mặt hạn chế, thậm chí có mặt, có lĩnh vực không đạtyêu cầu cả về phạm vi, tính chất và chất lượng Đặc biệt, trong đó có một côngviệc mà chúng ta không nhiều người biết đến hoặc không đánh giá đúng mức tầmquan trọng khi đây chính là một trong những tiền đề để xây dựng cải cách một nềnhành chính hiện đại trong tương lai Đó là công tác văn thư
Công tác văn thư đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều dài lịch sử củadân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ chức và trách nhiệm thựchiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổ chức Nhưng hiện nay, trongsuy nghĩ của không ít người, công tác này hình như mới có từ một vài năm trở lạiđây và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những người làm công tácvăn thư nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứng đáng Đây là suynghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ, cần thiếtphải được nhìn nhận lại
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản lývăn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ Theo đó, việctiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu,phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉđạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyềncủa thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệmcủa mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Như vậy để thấy rằng, tất cảcác cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thựchiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao
và để khẳng định rằng công tác văn thư không phải của riêng những người làm vănthư
Cũng với suy nghĩ, công tác văn thư chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ, khôngquan trọng nên không ít người đánh giá không đúng đối với những người làm côngtác văn thư, lưu trữ mà không biết được rằng họ là những người hy sinh thầm lặng.Chúng ta cứ nhìn vào những kết quả tổng kết đầy chất lượng và đáng chú ý mà các
Trang 11nhà lãnh đạo, các vị thủ trưởng, người đứng đầu các tổ chức cơ quan diễn thuyếttrình bày trong cuộc họp đầy một cách đầy hảo sảng trong khi quên mất rằng đểđạt được những kết quả đó, có phần đóng góp không nhỏ của những người làm vănthư Để văn bản đến được chuyển giao đúng thời gian, văn bản đi phát hành kịpthời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việctra cứu, cung cấp thông tin… thì những người làm công tác này luôn nổ lực, tậntình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài nhưng cũng không ít áp lực, khổ cực Thế nhưng,những đóng góp của họ lại chưa được ghi nhận xứng đáng.
Hơn nữa, đối với không ít người, công việc được giao đã giải quyết xong làhết trách nhiệm mà chưa ý thức được rằng phải lập hồ sơ, quản lý đối với nhữngvăn bản, tài liệu được hình thành và cũng không nghĩ rằng những tài liệu hôm nay
sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu những tàiliệu đó Hiện nay, không ít tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cơquan, tổ chức được chất đống, bỏ trong bao tải, thùng cattong… Nếu không có sựcần cù, không có sự đóng góp của họ thì chúng ta sẽ kiếm tìm được thông tin gì từnhững đống tài liệu này và liệu những tài liệu đó có trở nên có ý nghĩa? Những vănbản thực sự có ý nghĩa khi được đưa ra phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi vì nóchứa đựng những tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo, có độ chínhxác cao và có giá trị đặc biệt Nhờ ý thức quản lý, chuyển giao, sử dụng, giữ gìn,bảo quản tốt các loại văn bản, tài liệu qua các thời kỳ của các thế hệ đi trước, mànhững thế hệ sau mới hiểu được những bước chuyển mình lớn lao của đất nướcqua từng giai đoạn với từng nỗ lực thay đổi, hoàn thiện từ cả nền hành chính Việc cải cách nền hành chính đòi hỏi một sự đổi mới từng bước, toàn diệntrên nhiều mặt khác nhau của đất nước Những khía cạnh quan trọng nhất trong cảicách nền hành chính nhà nước Việt Nam bao gồm: Cải cách thể chế hành chínhnhà nước, cải cách bộ máy hành chính Nhà nước từ TW đến địa phương, đổi mớinâng cao chất lượng cán bộ, công chức, và cải cách tài chính công Dù có nhiềuđiểm khác nhau về loại hình va nội hàm bên trong nhưng để cải cách được toàndiện có hiệu quả các mặt trên thì nhất thiết đều đòi hỏi phải xây dựng một cơ chế
đề cao và phát huy hơn nữa vai trò của công tác văn thư vì đây là nền tảng vữngchắc cho bước tiến cải cách hành chính Nhà nước Việt Nam
Thứ nhất, về cải cách thể chế hành chính nhà nước:
Thể chế ở đây được hiểu là toàn bộ các quy định của pháp luật về việc xâydựng các thiết chế và tổ chức thực hiện chúng trong quá trình thực thi Cụ thể là: Xây dựng thể chế về tổ chức và hoạt động của hệ thống hành chính trước hết
là xây dựng mối quan hệ giữa Nhà nước với nhân dân như: thu thập ý kiến củanhân dân trước khi quyết định các chủ trương, chính sách quan trọng; chưng cầudân ý; xử lý các hành vi trái pháp luật của các cơ quan và cán bộ, công chức trongkhi làm nhiệm vụ; thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan hành chính và Toà ántrong việc giải quyết khiếu nại của nhân dân Đây cũng là nhiệm vụ to lớn nhằmxác định lại mối quan hệ quyền lực giữa bộ máy hành chính với xã hội và côngdân Đối với công tác văn thư, đây vừa là trách nhiệm lớn lao nhưng cũng vừa là
sứ mạng to lớn kết nối chính quyền và người dân một cách sát sao nhất Việc tiếp
Trang 12nhận đơn thư, đóng góp của người dân và chuyển giao đến người có thẩm quyềngiải quyết cũng như đưa những quyết định, chính sách của Đảng và Nhà nước đếnđược với người dân cũng là công việc đòi hỏi tinh thần tận tụy và nghiêm túc,chính xác cao độ đối với cán bộ văn thư.
Về đổi mới quy trình xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật.Quy trình này ở nước ta từ trước đến nay còn nhiều bất cập, ảnh hưởng trực tiếpđến việc thực thi pháp luật và hiệu quả của hệ thống pháp luật Do đó, việc cải
cách thể chế cũng nhằm “bảo đảm cho các văn bản quy phạm pháp luật có nội
dung đúng đắn, nhất quán, khả thi” Các nội dung trọng tâm bao gồm:
+ Rà soát và hệ thống hoá các văn bản quy phạm pháp luật theo từng lĩnhvực, loại bỏ những quy định pháp luật không còn hiệu lực hoặc chồng chéo, trùnglặp Phát huy hiệu quả của cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản quy phạm pháp luật.Công tác văn thư sẽ thông qua việc quản lý và thống kê dữ liệu từ các văn bản đãđăng ký sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc ban hành những văn bản quy phạmpháp luật mới khi những văn bản cũ không còn giá trị cao ở thời điểm hiện hành; + Tăng cường năng lực của các cơ quan hành chính Nhà nước ở Trung ương
và địa phương trong việc xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật Khắc
phục tình trạng luật, pháp lệnh “chờ” Nghị định và thông tư hướng dẫn thi hành.
Công tác văn thư sẽ tạo sự năng động và chính xác cho cơ quan chủ quản dựa trênnhững cơ sở dữ liệu quy phạm pháp luật có sẵn trong hồ sơ quản lý đăng ký vănbản khi ban hành van bản quy phạm pháp luật;
+ Khắc phục các biểu hiện thiếu khách quan cục bộ trong việc xây dựng vănbản quy phạm pháp luật của các bộ, ngành chủ trì soạn thảo bằng cách nghiên cứu,đổi mới phương thức, quy trình xây dựng pháp luật từ khâu bắt đầu soạn thảo đếnkhi đưa ra Chính phủ xem xét, quyết định hoặc thông qua để trình Quốc hội theo
hướng “cải tiến sự phối hợp giữa các ngành, các cấp có liên quan, coi trọng sử
dụng các chuyên gia liên ngành và dành vai trò rất quan trọng cho tiếng nói của nhân dân, của doanh nghiệp” Công tác văn thư là câù nối kịp thời, thuận tiện nhất
cho sự phối hợp chuyển giao nối tiếp trong quá trình nghiên cứu và hoạch định,xây dựng pháp luật giữa các đơn vị và cá nhân có liên quan;
+ Bảo đảm tính minh bạch, công khai của pháp luật, cần tổ chức tốt việc lấy
ý kiến của nhân dân, của những người là đối tượng điều chỉnh của văn bản trướckhi ban hành; đồng thời, các văn bản quy phạm pháp luật sau khi ký ban hành hoặc
có hiệu lực pháp luật phải được đăng Công báo hoặc yết thị, đưa tin trên cácphương tiện thông tin đại chúng để công dân, các tổ chức có điều kiện tìm hiểu vàthực hiện Công tác văn thư sẽ chịu trách nhiệm ghi nhận và bảo quản các ý kiếncủa người dân để trực tiếp các cơ quan có trách nhiệm sử dụng khi cần đồng thờicũng là bộ phận trung gian hoặc trực tiếp truyền tải các chủ trương, chính sáchpháp luật đến người dân
+Bảo đảm việc thực thi pháp luật nghiêm chỉnh của các cơ quan Nhà nước,của cán bộ, công chức Các văn bản pháp luật cụ thể hoá thẩm quyền của mỗi một
cơ quan, mỗi người trong bộ máy theo hướng “người nào việc nấy” và trách
nhiệm của cơ quan, cá nhân trước pháp luật Công tác văn thư với việc quản lý các
Trang 13văn bản quy phạm pháp luật cũng như các văn bản hướng dẫn thi hành sẽ là cơ sở
dữ liệu về trách nhiệm và quyền hạn của cơ quan chủ quản trong các trường hợpcần xử lý một cách kịp thời, chính xác
Với những nội dung quan trọng nêu trên về cải cách thể chế hành chính, chúng ta
có thể thấy rất rõ vai trò của công tác văn thư Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểucác thông tin, các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên vănbản Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trịpháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản Trên thực tế, cơquan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giảiquyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thờithông tin từ tài liệu văn thư Công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh haychậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, doviệc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không Như vậy, thực hiện tốtcông tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc hoạt động của các cơ quan, tổchức
Thứ hai, cải cách bộ máy hành chính từ TW đến địa phương:
Nội dung cụ thể của cải cách bộ máy hành chính như sau:
+ Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ tập trung thực hiện chức năng xâydựng, ban hành thể chế, kế hoạch chính sách quản lý vĩ mô đối với sự phát triểnkinh tế – xã hội Ở nội dung này, công tác văn thư sẽ giúp tổng hợp các dữ liệu cụthể về tình hình phát triển kinh tế xã hội cũng như tổng kết, so sánh giữa các giaiđoạn, các mốc thời gian để các cấp lãnh đạo có cái nhìn khách quan, thiết thực nhấttrước tình hình mới nhằm đưa ra quyết định đúng đắn nhất với quá trình tiến lêncủa đất nước;
+ Từng bước điều chỉnh những công việc của Chính phủ, các bộ, cơ quanngang bộ, các cơ quan thuộc Chính phủ và chính quyền địa phương đảm nhiệm đểkhắc phục những chồng chéo, trùng lặp về chức năng, nhiệm vụ Chuyển cho các
tổ chức xã hội, tổ chức phi Chính phủ hoặc doanh nghiệp làm những việc về dịch
vụ công không cần thiết phải do cơ quan hành chính Nhà nước trực tiếp thực hiện
Chính phủ thực hiện việc “cung cấp các dịch vụ công” khi xét thấy không có chủ
thể nào trong xã hội đảm nhận được Để Chính phủ biết đến những chồng chéo, saisót trong quá trình hoạt động hay phát hiện những bất cập trong “cung cấp dịch vụcông” ấy một phần lớn phải nhờ đến những kiến nghị, phản ánh, báo cáo của cácđơn vị thực hiện mà người trực tiếp truyền tải những ý kiến ấy là văn thư và cũngchính nhờ công tác văn thư sẽ đưa các quyết định phù hợp về cho những đơn vị, cánhân có quyền hạn và khả năng nhất mà Chính phủ tin tưởng, giao phó để giảiquyết công việc;
+ Xây dựng các quy định mới về phân cấp giữa các cấp chính quyền địaphương, nâng cao thẩm quyền và trách nhiệm của chính quyền địa phương Gắnphân cấp công việc với với phân cấp về tài chính, tổ chức và cán bộ Định rõ việcnào địa phương được quyền quyết định, việc nào phải có ý kiến của Trung ương
Trang 14Công tác văn thư chịu trách nhiệm tiếp nhận, chuyển giao đúng người đúng việccác quyết định của cấp trên để thuận tiện cho việc phân cấp trong công tác hoạtđộng;
+ Cơ cấu lại các bộ và bộ máy làm việc của Chính phủ một cách khoa học
có hiệu lực, hiệu quả, giảm mạnh các cơ quan thuộc Chính phủ và tổ chức trựcthuộc Thủ tướng Chính phủ Chỉ duy trì một số ít cơ quan thuộc Chính phủ có tínhchất chuyên môn, nghiệp vụ phục vụ cho công việc quản lý vĩ mô của Chính phủ.Công tác văn thư sẽ ghi nhận lại các cơ sở dữ liệu mới này để kịp thời xử lý côngviệc trong hoàn cảnh và khung thời gian đổi mới;
+ Cải cách bộ máy chính quyền địa phương (gồm HĐND và UBND các cấp)trên cơ sở xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của chính quyền ở đô thị với chínhquyền ở nông thôn; sắp xếp lại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND các cấp theotinh thần gọn nhẹ, tăng tính chuyên nghiệp cho các cơ quan loại này Động thời,cần có những văn bản pháp lý có giá trị cao quy định các tiêu chí cụ thể đối vớitừng loại hình đơn vị hành chính ở nước ta để đi đến ổn định, chấm dứt tình trạngchia tách nhiều như thời gian qua Công tác văn thư sẽ cung cấp những cơ sở dữliệu phù hợp và thiết thực nhất để bộ phận soạn thảo văn bản sẽ có được hướnggiải quyết hợp lý nhất Bên cạnh đó, văn thư sẽ là nơi tiếp nhận, tạo dữ liệu xácđáng nhất về mối liên hệ chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, các cấp với nhau; + Cải tiến phương thức quản lý, lề lối làm việc của cơ quan hành chính cáccấp, loại bỏ những việc làm hình thức, không có hiệu quả thiết thực, giảm hội họp,giấy tờ hành chính Nội dung này công tác văn thư sẽ là bộ phận được chú ý vàthay đổi cốt yếu trong hoạt động công việc;
+ Từng bước hiện đại hoá nền hành chính, triển khai và áp dụng công nghệthông tin trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của hệ thống hành chính Nhà nước,
khởi đầu cho quá trình xây dựng “Chính phủ điện tử” ở Việt Nam trong tương lai
không xa Dù việc giải quyết công việc, thủ tục hành chính, ban hành, sử dụng vănbản hành chính và quy phạm pháp luật có hiện đại, tiện lợi bao nhiêu thì công tácvăn thư vẫn luôn đóng vai trò quan trọng, đặc biệt là các hình thức tiếp nhận, sửdụng, lưu giữ, đăng ký hồ sơ bằng viết tay vẫn không thể thay thế trong các trườnghợp máy móc, các thiết bị hiện đại bị hỏng hoặc dữ liệu trên mạng bị tấn công
Thứ ba, đổi mới nâng cao chất lượng cán bộ, công chức:
Đây là nội dung mang tính “động lực” cho quá trình cải cách hành chính
Bởi lẽ,“cán bộ quyết định tất cả” Tuy nhiên, đổi mới, nângcao chất lượng đội ngũ
cán bộ, công chức phải được đặt trong lộ trình phát triển kinh tế – xã hội của từngthời kì, có bước đi thích hợp
+ Tiến hành tổng điều tra, đánh giá lại đội ngũ cán bộ, công chức; xây dựng
hệ thống cơ sở dữ liệu về cán bộ, công chức Trên cơ sở định hướng phát triển kinh
tế – xã hội của đất nước, xu hướng phát triển của thế giới, xây dựng dự báo sự pháttriển của đội ngũ cán bộ, công chức đáp ứng yêu cầu của thời kỳ công nghiệp hoá -hiện đại hoá đất nước Công tác văn thư sẽ có trách nhiệm quản lý hồ sơ lý lịch,quá trình công tác để các bộ phận có liên quan căn cứ giúp đưa ra các kiến nghị