Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại Uỷ ban nhân dân huyện hương sơn

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 3 Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN HƯƠNG SƠN. 3 CHƯƠNG I. CHỨC NĂNG NHIỆM, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN HƯƠNG SƠN. 3 1.1. Vài nét về đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, Cơ cấu tổ chức của Cơ quan và các phòng, ban UBND huyện Huơng Sơn: 3 1.1.1. Vài nét về đặc điểm huyện Hương sơn: 3 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Hương Sơn. 4 1.1.3 : Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hương Sơn. 6 CHƯƠNG II: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC , QUẢN LÍ , HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HƯƠNG SƠN 8 2. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 8 2.1.Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạncủa Văn phòng HĐND và UBND huyện. 8 2.1.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND – UBND huyện Hương Sơn 8 2.1.2.Chức năng của Văn phòng HĐND UBND, 9 2.1.3.Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND UBND; 10 2.2: Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng UBND huyện Hương Sơn 11 III: TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ , LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN HƯƠNG SƠN. 14 3.1 : Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư , lưu trữ của UBND huyện Hương Sơn. ( một số văn bản quản lí do UBND huyện Hương Sơn ban hành ) 14 3.2 : Mô hình tổ chức công tác văn thư của UBND huyện Hương Sơn,. 16 3.3: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Hương Sơn 17 3.3.1 : Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của UBND Huyện Hương Sơn 17 3.3.2 : Nhận xét về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản quản lí của UBND Huyện Hương Sơn 19 3.3.3 : Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND Huyện Hương Sơn 20 3.3.3.1. Quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện Hương Sơn 22 3.3.3.2. So sánh với quy định hiện hành, nhận xét và đánh giá. 22 3.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản của UBND huyện Hương Sơn. 23 3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến; 23 3.4.1.1. Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi 23 3.4.1.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 23 3.4.2.Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến; 23 3.4.2.1.Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; 23 3.4.2.2. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến; 25 3.4.3. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của UBND Huyện Hương Sơn 25 3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND huyện Hương Sơn. 26 3.5.1. Ưu điểm 29 3.5.2 Nhược điểm 30 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong UBND huyện Hương Sơn. 31 4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng UBND huyện Hương Sơn. 31 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng của UBND huyện Hương Sơn (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu. 32 4.2.1. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một văn phòng làm việc của UBND huyện Hương Sơn (hiện tại) 32 4.2.2. Sơ đồ bố trí hợp lí hơn. 32 4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của UBND Hương Sơn . Nhận xét bước đầu về hiệu quả mang lại. 32 4.3.1. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của UBND huyện Hương Sơn . 32 4.3.2. Nhận xét bước đầu về hiệu quả mang lại. 33 PHẦN II.KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 34 I, Nhận xét đánh giá chung về ưu , nhược điềm trong công tác văn phòng của UBND huyện Hương Sơn. 34 1, Ưu điểm 34 2, Nhược điểm 35 II, Đề xuất những giải pháp phát huy ưu điểm và khắc phục nhược điểm. 35 C. KÊT LUẬN CHUNG 37 D. TÀI LIỆU THAM KHẢO 39 PHỤ LỤC

KHOA QUẢN PHÒNG TRỊ VĂN

Họ tên sinh viên

Lê Thị Hồng Thuyết

BÁO CÁO KIẾN TẬP

NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1A

KHÓA HỌC (2012-2016)

Tên cơ quan: Uỷ ban nhân dân huyện Hương Sơn

Địa chỉ : Khối 3 – Thị trấn Phố Châu – Hương Sơn – Hà TĩnhCán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan : Trần Thị Ngọc HàGiảng viên hướng dẫn : Lâm Thu Hằng

HÀ NỘI - 2015

MỤC LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU 1

B NỘI DUNG 3

Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN HƯƠNG SƠN 3

CHƯƠNG I CHỨC NĂNG NHIỆM, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN HƯƠNG SƠN 3

1.1 Vài nét về đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, Cơ cấu tổ chức của Cơ quan và các phòng, ban UBND huyện Huơng Sơn: 3

1.1.1 Vài nét về đặc điểm huyện Hương sơn: 3

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Hương Sơn 4

1.1.3 : Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hương Sơn 6

CHƯƠNG II: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC , QUẢN LÍ , HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HƯƠNG SƠN 8

2 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 8

2.1.Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạncủa Văn phòng HĐND và UBND huyện 8

2.1.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND – UBND huyện Hương Sơn 8

2.1.2.Chức năng của Văn phòng HĐND - UBND, 9

2.1.3.Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND - UBND; 10

2.2: Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng UBND huyện Hương Sơn 11

III: TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ , LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN HƯƠNG SƠN 14

3.1 : Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư , lưu trữ của UBND huyện Hương Sơn ( một số văn bản quản lí do UBND huyện Hương Sơn ban hành ) 14

3.2 : Mô hình tổ chức công tác văn thư của UBND huyện Hương Sơn, 16

3.3: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Hương Sơn 17 3.3.1 : Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của UBND Huyện Hương Sơn 17

3.3.2 : Nhận xét về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản quản lí của UBND Huyện Hương Sơn 19

3.3.3 : Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND Huyện Hương Sơn 20

3.3.3.1 Quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện Hương Sơn 22

3.3.3.2 So sánh với quy định hiện hành, nhận xét và đánh giá 22

3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản của UBND huyện Hương Sơn 23

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến; 23

3.4.1.1 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi 23

3.4.1.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 23

3.4.2.Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến; 23

3.4.2.1.Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; 23

3.4.2.2 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến; 25

3.4.3 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của UBND Huyện Hương Sơn 25

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND huyện Hương Sơn 26

3.5.1 Ưu điểm 29

3.5.2 Nhược điểm 30

4 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong UBND huyện Hương Sơn 31

4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng UBND huyện Hương Sơn 31

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng của UBND huyện Hương Sơn (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu 32

4.2.1 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một văn phòng làm việc của UBND huyện Hương Sơn (hiện tại) 32

4.2.2 Sơ đồ bố trí hợp lí hơn 324.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trongcông tác văn phòng của UBND Hương Sơn Nhận xét bước đầu về hiệu quảmang lại 324.3.1 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của UBND huyện Hương Sơn 324.3.2 Nhận xét bước đầu về hiệu quả mang lại 33

PHẦN II.KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 34

I, Nhận xét đánh giá chung về ưu , nhược điềm trong công tác văn phòng của UBND huyện Hương Sơn 34

1, Ưu điểm 34

2, Nhược điểm 35

II, Đề xuất những giải pháp phát huy ưu điểm và khắc phục nhược điểm 35

C KÊT LUẬN CHUNG 37

D TÀI LIỆU THAM KHẢO 39 PHỤ LỤC

Danh mục chữ viết tắt

A LỜI NÓI ĐẦU

Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước là đơn vị có chức năng thammưu giúp lãnh đạo về mặt tổ chức, điều hành công việc Nói cách khác, Vănphòng cơ quan hành chính nhà nước là tổ chức làm việc giúp cho lãnh đạo, đồngthời cũng là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo, là bộ phận phục vụ trực tiếpcác hoạt động hàng ngày như tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hộinghị, các chuyến đi công tác, hoạt động chuyên môn của các đơn vị, bộ quanphận; chuẩn bị các điều kiện, phương tiện bảo đảm công tác của cơ, tổ chức nóichung Cùng với quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra hiện nay là hệ quả của sựphát triển vô cùng mạnh mẽ, mang tính chất đột biến của khoa học và công nghệcao, nhất là công nghệ thông tin Các phương tiện hiện đại của công nghệ thôngtin, trước hết là mạng Internet, mạng viễn thông toàn cầu ,… đã tạo ra kết cấu hạtầng kỹ thuật của toàn cầu hóa Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, đồng thờitheo kịp với tốc độ phát triển của khoa học công nghệ hiện nay cần phải có vănphòng mạnh,công tác văn phòng phải đủ khả năng đáp ứng giải quyết công việcmột cách nhanh chóng, kịp thời,chính xác và hiệu quả

Nhận thầy tầm quan trọng của ngành Quản trị văn phòng và xuất pháttừthực tiễn nhu cầu của xã hội, được sự đồng ý củaBộ Nội vụ , ngày 06 tháng 02năm 2006, Trường Cao Đẳng Văn thư lưu trữ Trung ương I (nay là Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội) đã ban hành quyết định số 36/QĐ-CĐVTLT thành lập KhoaThư kí và Quản trị Văn phòng, để đáp ứng nhu cầu xã hội

Nhằm giúp sinh viên tìm hiểu tổ chức ,hoạt động của bộ máy nhà nước vàthể chế hành chính nhà nước ,nắm vững chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn cơ cấu

tổ chức của cơ quan, cán bộ,công chức trong cơ quan Đồng thời giúp sinh viênvận dụng kiến thức đã học vào thực tế để rèn luyện các kỹ năng, nghiệp vụ quản

lý hành chính, bổ sung và nâng cao kiến thức đã được tiếp thu trong quá trìnhhọc tập, đã gắn liền giữa lý thuyết và thực hành như phương châm của Bộ Giáodục và Đào tạo “Học đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn, giữa lýluận và thực tiễn phải cụ thể” Chính theo phương châm đó mỗi khoá học, Đạihọc Nội vụ Hà Nội đều tổ chức cho sinh viên đi kiến tập tại các cơ quan, đơn vị

để vận dụng lý thuyết đã học vào thực tế công việc và nâng cao hơn nữa trình độcho các sinh viên sau khi ra trường không chỉ giỏi về lý thuyết mà còn giỏi vềchuyên môn nghiệp vụ.

Được sự đồng ý tiếp nhận của cơ quan,em đã đến thực tập tại Văn phòngHĐND – UBND huyện Hương Sơn, tỉnh Hà Tĩnh trong thời gian từ ngày20/04/2015 đến ngày 25/05/ 2015 Với những kiến thức đã học, thì đợt kiến tậpnày giúp em có điều kiện thâm nhập thực tế, hiểu biết hơn về nghiệp vụ chuyênngành của mình đã được học ở trường vận dụng vào thực tế Qua quá trình vừahọc vừa làm, học hỏi kinh nghiệm, đây là hành trang vững chắc đưa em bướcvào thực tế một cách vững vàng hơn, bên cạnh đó còn xây dựng cho em đượcphong cách làm việc của người cán bộ thực thụ trong tương lai

Qua một thời gian ngắn được thực tập tại cơ quan UBND huyện HươngSơn, em đã tìm hiểu mọi hoạt động của cơ quan Các cán bộ trong Văn phòng cơquan đã hướng dẫn cho em tận tình các công việc được giao và rèn luyện cho em

có tác phong làm việc của nhân viên văn phòng , và em xin gửi lời cảm ơn cáccán bộ trong văn phòng đã tạo điều kiện cho em trong thời gian kiến tập tại cơ

quan.Và xin chân thành gửi lời cảm ơn đến thạc sĩLâm Thu Hằng, thầy giáo Nguyễn Mạnh Cường trưởng khoa quản trị văn phòng kiêm chủ nhiệm cùng

các giảng viên khoa Quản tri văn phòng đã chỉ bảo tận tình để em hoàn thànhđợt kiến tập này

Mặc dù đã cố gắng rất nhiều, dưới sự hướng dẫn của cán bộ phụ tráchtrong Văn phòng, nhưng do thời gian thực tập có hạn, kỹ năng vận dụng lýthuyết vào thực tế còn hạn chế nên báo cáo của em còn nhiều khuyết điểm,thiếusót Vì vậy, kính mong các thầy, cô bổ sung đóng góp ý kiến để bản thân em rút

ra được những bài học và hoàn thiện hơn nữa trong công việc sau này khi ratrường công tác

Em xin chân thành cảm ơn !

B NỘI DUNG Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN

HƯƠNG SƠN.

CHƯƠNG I CHỨC NĂNG NHIỆM, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ

CHỨC CỦA UBND HUYỆN HƯƠNG SƠN.

1.1 Vài nét về đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, Cơ cấu tổ chức của Cơ quan và các phòng, ban UBND huyện Huơng Sơn:

1.1.1 Vài nét về đặc điểm huyện Hương sơn:

Hương Sơn là một huyện nằm ở phía Tây Bắc của tỉnh Hà Tĩnh

Phía Bắc giáp huyện Thanh Chương và Nam Đàn, tỉnh Nghệ An

Phía Tây giáp huyện Khăm Cớt - tỉnh Bô-li-khăm-xây- Nước cộng hoàdân chủ nhân dân Lào qua cửa khẩu quốc tế Cầu Treo

Phía Đông giáp huyện Đức Thọ và phía Nam giáp huyện Vũ Quang Trung tâm huyện cách trung tâm thành phố Hà Tĩnh 70 km Là một huyệnmiền núi có 56 km đường biên, với tổng diện tích là 110.432 ha chủ yếu là đồinúi và rừng tự nhiên, đất canh tác chiếm tỉ lệ thấp, dân số toàn huyện là 117.295nguời (theo số liệu điều tra năm 2010), chủ yếu là dân tộc Kinh và một số it dântộc khác như Lào, Thái, Dao

Địa hình từ Tây sang Đông của huyện Hương Sơn có quốc lộ 8A và sôngNgàn Phố chảy dọc qua huyện, có đường Hồ Chí Minh cắt ngang quốc lộ 8A tạithị trấn Phố Châu Với những tiềm năng sẵn có, huyện Hương Sơn đang dần trởthành nơi giao lưu kinh tế và văn hoá với nước bạn Lào, thuận lợi cho phát triểnkinh tế theo hướng công nghiệp hoá - hiện đại hoá, đô thị hoá, phát triển giaothương dịch vụ mở rộng thị trường, xây dựng nền kinh tế hàng hoá đa dạng, hộinhập với thị trường trong vùng với cả nước

Huyện Hương Sơn có 30 xã và 2 thị trấn Do điều kiện địa lý và phong tụctập quán nên huyện được chia làm 4 vùng, là một huyện chịu nhiều ảnh hưởngcủa điều kiện tự nhiên: Hạn hán, lũ lụt, đất đai bạc màu, cơ sở hạ tầng nonkém… ảnh hưởng rất lớn đến đời sống kinh tế - xã hội

Được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước, các cấp, nên công tác giáo dụccủa huyện ngày càng được nâng cao, cho đến nay đã có 05 trường trung họcPTTH, trong đó có 01 trường dân lập, 01 trung tâm giáo dục thường xuyên, 01trung tâm hướng nghiệp - dạy nghề

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Hương Sơn.

- Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, thông quacác chương trình khuyến khích phát triển Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Ngưnghiệp ở địa phương chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện biện pháp chuyển dịch

cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng, phát triển nghềnuôi, trồng và đánh bắt thuỷ sản; thực hiện việc cho thuê, thu hồi đất với cá nhân

và tập thể, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định củapháp luật; xây dựng quy hoạch thuỷ lợi, tổ chức bảo vệ, điều tra đê điều, quản lýmạng lưới thuỷ nông trên địa bàn

- Trong lĩnh vực nông nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, UBND huyện thựchiện nhiệm vụ tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kếhoạch phát triển tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn

- Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp UBND huyện thựchiện nhiệm vụ tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế

hoạch phát triển tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện, tổ chức thực hiện xâydựng và phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêudùng và xuất khẩu, phát triển cơ sở công nghiệp khác theo chỉ đạo của UBNDtỉnh.

- Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: tổ chức lập trình, duyệthoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nôngthôn trên địa bàn huyện; quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông vàkết cấu hạ tầng cơ sở theo sự phân cấp; quản lý việc khai thác sản xuất, kinhdoanh vật liệu xây dựng theo phân cấp UBND tỉnh

- Trong lĩnh vực thương mại - du lịch: xây dựng và phát triển mạng lướithương mại và dịch vụ; kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinhtrong hoạt động thương mại, dịch vụ trên địa bàn

- Trong lĩnh vực y tế, văn hoá - xã hội: xây dựng các chương trình, đề ánphát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục - thể thao, y tế, phát thanh -truyền hình trên địa bàn; tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định của phápluật về giáo dục phổ cập, quản lý Trường Tiểu học, Trường THCS, TrườngMầm non, Trường dạy nghề; thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, quản

lý các trung tâm y tế, trạm y tế, bảo vệ, chăm sóc người già, người tàn tật

- Trong lĩnh vực quốc phòng - an ninh và trật tự an toàn xã hội: Tổ chứcphong trào quần chúng tham gia lực lượng vũ trang, quốc phòng toàn dân, quản

lý lực lượng dự bị động viên, xây dựng lực lượng dự bị động viên, xây dựng dânquân tự vệ; tổ chức khám tuyển dụng nghĩa vụ quân sự; tổ chức thực hiện nhiệm

vụ an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện,bảo vệ bí mật nhà nước; xây dựng các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm;chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộkhẩu, quản lý việc thực hiện chính sách tôn giáo, quyền tự do tín ngưỡng tôngiáo, quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng tôngiáo hoặc lợi dụng tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật, chính sáchcủa Nhà nước

- Trong việc thi hành pháp luật: Tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dụcpháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên; tổ chức thực hiện và chỉ đạo việc thựchiện công tác hộ tịch trên địa bàn; tổ chức thực hiện công tác thi hành án; tổchức chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ chức tiếpdân giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của nhân dân; chỉ đạo côngtác hoà giải ở xã, thị trấn.

- Trong việc xây dựng chính quyền quản lý địa giới hành chính: Tổ chứcthực hiện Bầu cử Đại biểu Quốc hội, bầu cử HĐND các cấp; quản lý tổ chứccông tác biên chế lao động, bản đồ địa giới hành chính huyện; xây dựng đề ánthành lập mới chưa điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phương

1.1.3 : Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hương Sơn (sơ đồ phụ lục 1).

Căn cứ vào tình hình đặc điểm của địa phương và tổ chức của cấp trên,HĐND-UBND huyện Hương sơn có cơ cấu tổ chức như sau:

Các Uỷ viên Uỷ ban nhân dân huyện gồm các đồng chí

+ 1 Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện lãnh đạo, điều hành công việc của

Uỷ ban nhân dân, chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ, quyềnhạn của mình; cùng tập thể các thành viên Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm vềhoạt động của Uỷ ban nhân dân trước Hội đồng nhân dân huyện và cơ quan nhànước cấp trên; đồng thời phụ trách công tác nội chính, tổ chức cán bộ, quyhoạch, đầu tư, ngân sách Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện có thẩm quyền kýcác văn bản quyết định, chỉ thị, văn bản của Uỷ ban nhân dân trên các lĩnh vựctheo quy định của pháp luật

Phó Chủ tịch gồm 3 đồng chí, được phân công như sau:

+Phó chủ tịch phụ trách kinh tế, doanh nghiệp, thương mại - dịch vụ - dulịch

+Phó Chủ tịch phụ trách công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi,thuỷ sản, khoa học - công nghệ và xây dựng

+ Phó Chủ tịch phụ trách văn hoá gồm: Văn hoá Thông tin, Thể dục Thể thao, Giáo dục - Đào tạo; Y tế, Dân số - Kế hoạch hoá gia đình, Bảo vệ -chăm sóc trẻ em, Chữ thập đỏ, Lao động - Thương binh và Xã hội, giải quyết

-việc làm, xoá đói - giảm nghèo; Bảo hiểm xã hội, Đối ngoại và các vấn đề xã hộikhác.

+ Uỷ viên phụ trách Công an;

+ Uỷ viên phụ trách Quân sự;

+ Uỷ viên phụ trách Thanh tra;

+ Uỷ viên phụ trách Nội vụ - Lao động - Thương binh và Xã hội;

+ Uỷ viên phụ trách Văn phòng kiêm Thủ trưởng cơ quan

Uỷ ban nhân dân huyện Hương Sơn có 13 phòng chuyên môn và 4 đơn vịhành chính sự nghiệp gồm:

7 Phòng Văn hoá-Thông tin và du lịch;

8 Phòng Giáo dục và Đào tạo;

9 Phòng Y tế;

10 Phòng Công thương;

11 Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;

12 Phòng Tài nguyên Môi trường;

13 Chi cục Thống kê;

14 Ban Quản lý Đầu tư Xây dựng;

15 Trung tâm Chuyển giao Khoa học và Công nghệ;

16 Trung tâm Văn hoá Thông tin và Du lịch;

17 Hội đồng Bồi thường Giải phóng Mặt bằng

CHƯƠNG II: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC , QUẢN LÍ , HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN

DÂN HUYỆN HƯƠNG SƠN

2 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

2.1.Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạncủa Văn phòng HĐND và UBND huyện.

Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBNDhuyện, trực tiếp tham mưu giúp việc cho Thường trực HĐND - UBND huyện,Lãnh đạo UBND huyện; chịu sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp của Thường trựcHĐND, UBND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện

- Văn phòng UBND huyện Hương Sơn là cơ quan chuyên môn củaUBND huyện, là bộ máy tham mưu giúp việc và phục vụ trực tiếp cho hoạt độnghàng ngày về điều kiện cơ sở vật chất cho nhiệm vụ công tác của UBND

- Văn phòng UBND là cơ quan tham mưu , tổng hợp và phối hợp phục vụ

sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của HĐND, thường trực HĐND và UBND; bốtrí công chức làm việc theo chế độ chuyên viên giúp thường trực HĐND vàUBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực kinh tế, văn hóa-

xã hội, thi đua khen thưởng, dân tộc, tôn giáo, an ninh quốc phòng

- Văn phòng UBND có tư cách pháp nhân, trụ sở làm việc và con dấuriêng

2.1.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND – UBND huyện Hương Sơn (sơ đồ phụ lục 02)

Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Hương Sơn có tên gọi đầy đủ là: Vănphòng HĐND - UBND Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Huơng Sơn ngangcấp với một phòng trong hệ thốngcác phòng, ban của UBND huyện

Văn phòng HĐND- UBND huyện Hương Sơn tổ chức và làm việc theochế độ thủ trưởng có Chánh văn phòng, phó văn phòng giúp việc cho chánh vănphòng Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện về việcthực hiện nhiệm vụ của văn phòng.Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm chánh văn phòng

do chủ tịch UBND huyện quyết định sau khi thống nhất vớiThường trực HĐND

huyện.Việc bổ nhiệm phó văn phòng do Chủ tịch UBND huyện quyết định theo

sự đề nghị của Chánh Văn phòng Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình,văn phòng phân chia nhiệm vụ thành các bộ phận sau:

+ 01 Chánh văn phòng

+ 01 Phó văn phòng

+ 01 nhân viên văn thư

+ 02 nhân viên phòng tổng hợp

+ 01 nhân viên phòng máy

+ 02 chuyên viên công nghệ thông tin

+ 01 nhân viên kế toán

+ 01 nhân viên thủ quỹ

+ 01 nhân viên tạp vụ

+ 03 lái xe và 02 bảo vệ

2.1.2.Chức năng của Văn phòng HĐND - UBND,

Văn phòng là cơ quan trực tiếp tham mưu, giúp việc cho Thường trực Hộiđồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện gồm hai chức năng chính là chứcnăng tham mưu, tổng hợp hậu cầm Với chức năng cụ thể sau:

Tham mưu, tổng hợp, giúp HĐND và UBND các lĩnh vực sau:

+ Văn phòng HĐND-UBND huyện Hương Sơn có tư cách pháp nhân và

có con dấu

+ Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND và Thường trực HĐND, cácBan của HĐND, các Đại biểu HĐND và một công việc do Chủ tịch HĐNDgiao;

+ Tổ chức phục vụ hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND trong chỉđạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính nhà nước, giúp Chủtịch UBND huyện tổ chức điều hoà, phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyênmôn cùng cấp để thực hiện chương trình kế hoạch công tác của UBND, đảm bảocác điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND - UBND, tham mưugiúp UBND về công tác ngoại vụ, thi đua khen thưởng

- Tổ chức quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ;

- Tổ chức, sắp xếp hoạt động của cơ quan;

- Tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo tham mưu văn bản, chịu tráchnhiệm về mặt nội dung, thể thức văn bản và ban hành văn bản của HĐND-UBND

- Tổng hợp xây dựng báo cáo của Uỷ ban nhân dân theo định kỳ;

- Quản lý hệ thống cơ sở vật chất của cơ quan;

- Tổ chức tiếp khách, tiếp dân

2.1.3.Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND - UBND;

Văn phòng HĐND và UBND có nhiệm vụ, quyền hạn sau:

- Giúp lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện lập hồ sơ, biên bản, hoàn chỉnhcác văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện;

- Tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội, an ninh- quốc phòng của huyện vànhững hoạt động của HĐND các xã, thị trấn trong huyện;

- Chuẩn bị báo cáo của HĐND - UBND huyện;

- Giúp UBND huyện theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc chuẩn bị các đề án,xây dựng chương trình làm việc, tổ chức hội nghị, đồng thời theo dõi việc thựchiện các văn bản theo đúng quy trình, thủ tục, thể thức văn bản ban hành đầy đủ

và kịp thời, soạn thảo, chỉnh lý văn bản, lập hồ sơ phát hành văn bản, tiếp nhận

và chuyển giao công văn đến các đồng chí lãnh đạo để phục vụ cho việc chỉ đạo,điều hành của UBND huyện và các hoạt động của Thường trực HĐND huyệnquyết định;

- Tổ chức các kỳ họp của Hội đồng nhân dân;

- Tổ chức nắm bắt thông tin, xử lý thông tin chính xác, kịp thời phục vụcho lãnh đạo, điều hành của Uỷ ban nhân dân huyện;

- Tổng hợp sự hoạt động quản lý nhà nước của các đơn vị trực thuộc;

- Tổ chức bảo quản tài liệu, hồ sơ lưu trữ;

- Tổ chức in ấn, sao chụp các văn bản do cơ quan ban hành và văn bảncủa cơ quan cấp trên kịp thời, chính xác;

- Tổ chức tiếp khách tiếp dân đến liên hệ công tác;

- Đảm bảo các điều kiện làm việc của cơ quan về cơ sở vật chất vàphương tiện làm việc, Đề xuất với thủ trưởng mua sắm trang thiết bị phục vụcho hội nghị và hoạt động của cơ quan theo yêu cầu chỉ đạo;

- Tổ chức quản lý và bảo vệ an toàn cơ quan;

- Đảm bảo thông tin thông suốt, xử lý công văn đi - đến kịp thời;

- Quản lý tài sản, xử lý thu - chi tài chính đúng nguyên tắc, chế độ nhànước quy định;

- Thực hiện công tác thi đua - khen thưởng trên địa bàn huyện

2.2: Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng UBND huyện Hương Sơn

Chức trách của các cá nhân trong Văn phòng

 Chánh Văn Phòng:

+ Chánh văn phòng là người lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động củavăn phòng, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng theo đúng pháp luậtcủa nhà nước Chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND huyện về toàn bộcông tác của Văn phòng

+ Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng, giúp thường trựcHĐND và Chủ tịch UBND huyện xây dựng chương trình công tác củaHĐND ,thường trực HĐND và UBND huyện Tổng hợp xây dựng báo cáo tuầncủa huyện

+ Dự, ghi biên bản các cuộc họp của thường trực HĐND và UBNDhuyện, chịu trách nhiệm về nội dung và kỹ thuật văn bản sau khi đã được chủtịch, phó chủ tịch UBND huyện kết luận trong hội nghị hoặc trong các buổi làmviệc

+ Quản lý và chịu trách nhiệm về phát hành các văn bản của HĐND –UBND huyện, khi cần thiết yêu cầu các phòng,ban, xã ,thị trấn cung cấp thôngtin

+ Thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký ban hành báo cáo tuần và các vănbản thuộc phạm vi chức năng ,nhiệm vụ đã được quy định về điều hành,chỉđạo,đôn đốc các cơ quan, đơn vị thuộc huyện và ủy ban nhân dân xã,thị trấn ;

giấy mời họp của Thường trực UBND huyện; thông báo ý kiến chỉ đạo củaUBND huyện, Chủ tịch UBND huyện cho các đơn vị thuộc huyện; sao chụp cácvăn bản , ký giấy đi công tác cho cán bộ,công chức thuộc UBND huyện quản lý.

+ Tổ chức thực hiện đầy đủ các Quyết định, chỉ thị của UBND huyệntrong cơ quan Văn phòng

+ Làm chủ tài khoản và quản lý các hoạt động thu chi ngân sách của Vănphòng theo quy định của pháp luật

 Phó văn phòng

+ Là người giúp chánh Văn phòng chỉ đạo một số mặt công tác và chịutrách nhiệm trước chánh Văn phòng về nhiệm vụ được phân công Khi chánhvăn phòng vắng mặt, phó văn phòng được chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hànhcác hoạt động của văn phòng UBND huyện

+ Thực hiện quản lý bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết của tổchức, cá nhân theo cơ chế một cửa trên địa bàn huyện

+ Chịu trách nhiệm quản lý chặt chẽ đúng nguyên tắc, chế độ về các điềukiện vật chất phục vụ ho hoạt động của cơ quan như văn phòng phẩm : giấy mực

in, đánh máy, xăng dầu…, quản lý phòng khách ,nhà ăn, hội trường, phòng họp,điện nước, mua sắm phườn tiện,thiết bị cho cơ quan theo ý kiến chỉ đạo của lãnhđạo đảm bảo chất lượng, tiết kiệm

+ Giúp chánh văn phòng đề xuất tham mưu từng bước xây dựng nơi ở,nơi làm việc trang bị tài sản cho các phòng ban đổi mới khang trang đảm bảochất lượng, thẩm mỹ và hiệu quả

+ Được chánh văn phòng giao phụ trách các công việc khác khi cần thiết,

ký thay chánh văn phòng các công văn để đôn đốc, nhắc nhở các phòng, ban,ngành, xã, thị trấn chuẩn bị thông tin, báo cáo phục vụ cho HĐND- UBNDhuyện

Tổ Tiếp công dân, tiếp nhận và trả kết quả

+ Giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác tiếp công dân và xếp lịchtiếp công dân cho Thường trực Ủy ban nhân dân huyện; theo dõi tình hình giảiquyết các tranh chấp khiếu nại, tố cáo của công dân

+ Thực hiện công tác tiếp nhận hồ sơ và hoàn trả hồ sơ cho nhân dân Cónhiệm vụ đôn đốc các cơ quan chuyên môn giải quyết hồ sơ đúng hẹn cho nhândân Thực hiện công khai niêm yết các quy định, thủ tục giải quyết từng loại hồ

sơ hành chính, đảm bảo không gây phiền hà, nhũng nhiểu nhân dân

Bộ phận Tổng hợp:

+ Có các Chuyên viên làm công tác tham mưu tổng hợp, thu thập xử lýthông tin, thực hiện công tác phân tích tổng hợp, báo cáo định kỳ, báo cáochuyên đề Làm công tác trợ lý, thư ký giúp việc cho Thường trực Ủy UBNDhuyện Được Thường trực UBND huyện chọn, phân công và quản lý trên cơ sở

đề nghị của Chánh Văn phòng

+ Các Chuyên viên tổng hợp chịu trách nhiệm cá nhân, trực tiếp về côngviệc được phân công trước Thường trực UBND huyện và Lãnh đạo Văn phòng.Các Chuyên viên có trách nhiệm tham dự các hoạt động của Ủy ban nhân dânhuyện để ghi chép, nắm bắt những vấn đề có liên quan đến lĩnh vực công tácđược phân công, kịp thời phản ánh, soạn thảo văn bản phục vụ cho công tác chỉđạo, điều hành của Thường trực Ủy ban nhân dân huyện

Kế toán - Tài vụ - Quản trị:

Giúp Chánh Văn phòng thực hiện công việc về thu, chi kinh phí hoạtđộng Văn phòng; công tác tiếp tân và phục vụ hậu cần cho các hội nghị củaThường trực UBND huyện, đảm bảo việc đưa rước Thường trực UBND huyện

đi công tác, dự hội nghị; thực hiện công tác bảo vệ cơ quan

Bộ phận văn thư - lưu trữ:

Giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác hành chính - văn thư - lưu trữđúng theo quy định Công văn đến phải được chuyển đến Chánh văn phòng(hoặc Phó Chánh văn phòng) xử lý và chuyển giao ngay trong ngày đến ngườihoặc đơn vị có trách nhiệm giải quyết Công văn đi phải được kiểm tra thể thứctrước khi đóng dấu và vào sổ công văn đi, phải được vào sổ đăng ký phát hànhgởi ngay trong ngày (chậm nhất là ngày hôm sau) khi văn bản được người cóthẩm quyền ký Thực hiện nội quy bảo mật công văn tài liệu và sử dụng bảoquản con dấu theo quy định

Bộ phận Tin học:

Giúp Chánh Văn phòng theo dõi, thực hiện công tác tin học hóa Vănphòng Thống nhất quản lý và sử dụng mạng thông tin của Ủy ban nhân dânhuyện Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc huyện và Ủy ban nhân dân các xã,thị trấn ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và thông tin Giảiquyết các sự cố kỹ thuật về mạng

Bộ phận phục vụ:

Phục vụ tốt điều kiện làm việc của lãnh đạo HĐND- UBND huyện, phục

vụ tốt các hội nghị, các cuộc họp, quản lý giữ gìn vệ sinh tài sản được trang bịcho ủy ban

Thực hiện nghiêm lệnh điều xe của lãnh đạo Văn phòng, đảm bảo an toàn

vè người và tài sản, đảm bảo xe thường xuyên sạch khi đưa đón lãnh đạo đicông tác

chịu trách nhiệm phân công ca, kíp trực đảm bảo người trực 24/24 giờ tại

cơ quan Bảo vệ tuyệt đối an toàn tài sản cơ quan trong phạm vi trách nhiệmđược quan tâm

 Các bộ phận trên có sự phối hợp chặt chẽ đảm bảo sự hoạt động liên tục, thống nhất nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của Văn phòng trong UBND huyện Hương Sơn.

III: TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ , LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN HƯƠNG SƠN.

3.1 : Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư , lưu trữ của UBND huyện Hương Sơn ( một số văn bản quản lí do UBND huyện Hương Sơn ban hành ( phụ lục 3))

Văn phòng huyện Hương Sơn nhìn chung về các nghiệp vụ văn phòng

và công tác văn thư tại cơ quan đều tuân thủ theo đúng các quy định tại các vănbản quy phạm pháp luật nhà nước và các văn bản có liên quan như:

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của chính phủ

về công tác văn thư

Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủquy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.(03/01/2013)

Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước Ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệulưu trữ.(21/12/2012)

Công văn số 114/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhànước ngày 21/02/2012 tổng kết 05 năm thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTgcủa Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưutrữ(21/02/2012)

Thông báo kết quả Hội nghị tổng kết 10 năm thi hành Pháp lệnh Lưu trữquốc gia đối với các cơ quan, tổ chức trung ương(07/12/2011)

Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ

về quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và

Vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy(11/11/2011

Quy định số 163/QĐ-VTLTNN ngày 04 tháng 8 năm 2010 của Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổbiến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.(04/08/2010)

Công văn số 203/VTLTNN-TCCB ngày 23 tháng 3 năm 2010 của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc tăng cường công tác phòng cháy chữacháy, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu.(23/03/2010)

Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.(10/03/2010)

Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước về việc Ban hành Quy trình "Chỉnh lý tài liệu giấy"theo TCVN ISO 9001: 2000 (01/06/2009)

Quyết định số 115/QĐ-VTLTNN ngày 25 tháng 5 năm 2009 của Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chứcthuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II.(25/05/2009)

Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25 tháng 5 năm 2009 của Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chứcthuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.(25/05/2009)

Công văn số 131/VTLTNN-NVĐP ngày 26 tháng 02 năm 2008 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước về việc cung cấp số liệu về kho lưu trữ.(26/02/2008)

Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 2 năm 2010 của Chính phủsửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư;

Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng 3 năm 2009 của Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến vàlập hồ sơ trong môi trường mạng

Hướng dẫn số 11-HD/VPTW về thể thức văn bản của Đảng

3.2 : Mô hình tổ chức công tác văn thư của UBND huyện Hương Sơn,.

Uỷ ban nhân dân huyện Hương Sơn là một cơ quan hành chính nhà nước

ở cấp huyện nên công tác Văn thư giữ một vai trò quan trọng là hoạt động đảmbảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý, bao gồm các côngviệc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý văn bản

Nhằm thực hiện các yêu cầu trên, phòng Văn thư Lưu trữ thuộc Vănphòng HĐND-UBND huyện trực tiếp quản lý được lập ra có trách nhiệm thựchiện thống nhất công tác văn thư trong UBND huyện Đây cũng là nội dungquan trọng không thể thiếu và chiếm phần lớn nội dung hoạt động của Vănphòng

Văn thư Uỷ ban nhân dân huyện được tổ chức theo mô hình Văn thư tậptrung Tất cả văn bản đi, đến cơ quan đều phải qua bộ phân Văn thư để quản lýtập trung thống nhất Phòng làm việc của cán bộ Văn thư được bố trí độc lâpcạnh phòng làm việc của Chánh Văn phòng, tạo thuận lợi cho công việc

Chịu trách nhiệm về mặt quản lý Nhà nước về công tác Văn thư-Lưu trữ,

tổ chức triển khai tập huấn công tác Văn thư khi có Pháp lệnh, Nghị định hướngdẫn các xã, thị trấn

3.3: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Hương Sơn

3.3.1 : Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của UBND Huyện Hương Sơn

* Công tác chỉ đạo công tác Văn thư của UBND huyện Hương Sơn.

+ Căn cứ vào Điều 7, Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02năm 2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộcUBND huyện, thị xã thuộc tỉnh, thì Phòng Nội vụ quản lý chung công tác Vănthư - Lưu trữ

Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản của cơ quan.

Nhà nước ban hành các văn bản Quy phạm pháp luật và các văn bản dướiluật để quản lý mọi mặt đời sống xã hội theo một nguyên tắc chuẩn mực nhấtđịnh trên cơ sở cho việc quản lý được đồng bộ thống nhất, đảm bảo cho các hoạtđộng đó được thực hiện liên tục, thống nhất, nhằm duy trì trật tự, an ninh, xãhội

Việc tổ chức quản lý, chỉ đạo công tác Văn thư của UBND huyện HươngSơn được thể hiện trong việc áp dụng các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của Đảng,Nhà nước về công tác Văn thư Từ đó, ban hành các văn bản chỉ đạo hướng dẫnnghiệp vụ về công tác Văn thư của UBND huyện Hương Sơn Việc ban hànhcác văn bản này dựa vào điều kiện thực tế công tác Văn thư của địa phương, trên

cơ sở các văn bản chỉ đạo của cấp trên

Hiện nay, Nhà nước ta đã ban hành rât nhiều các văn bản chỉ đạo, hướngdẫn nghiệp vụ về công tác Văn thư nhằm tạo cơ sở pháp lý cho việc tổ chức thựchiện công tác Văn thư tại các cơ quan:

- Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 05/3/2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

- Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH ngày 04 tháng 04năm 2001 của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội;

- Nghị địnhsố 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ

về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác Văn thư;

- Nghị địnhsố 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chínhphủ về công tác Văn thư

- Nghị địnhcủa Chính phủ số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001

về quản lý và sử dụng con dấu;

- Công vănsố 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 về việc

Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến;

- Thông tư số: 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư,Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND

Nhằm hoàn thiện công tác Văn thư thì UBND huyện Hương Sơn dựa vàocác văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước để phục vụ cho việc quản lý vàgiải quyết công việc của huyện và các phòng, ban chuyên môn

Theo các văn bản hướng dẫn, quy dịnh của Nhà nước, thì UBND huyệnHương Sơn thực hiện công tác Văn thư gồm những nội dung chính sau:

+ Soạn thảo và ban hành văn bản:

- Thảo văn bản;

- Duyệt bản thảo;

- Đánh máy, sao in văn bản;

- Ký và ban hành văn bản;

+ Quản lý văn bản tài liệu hình thành trong hoạt đông của UBND;

+ Quản lý văn bản đi;

Việc Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan vẫn còn nhiều bất cập cơ quan vẫn chưa làm được.

3.3.2 : Nhận xét về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản quản lí của UBND Huyện Hương Sơn

* Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

+ Ưu điểm:

Nhìn chung đa số các văn bản của cơ quan ban hành đều tuân theoThông tư số 01/2011/TTLT-BNV-VPCP ngày 05/3/2011 và quy chế công tácVăn thư - Lưu trữ nhà nước Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản là một khâuquan trọng việc tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản nhằm nâng cao hiệu lựcpháp lý của văn bản và độ chính xác trong giải quyết công việc

- Thể thức văn bản gồm đầy đủ 9 thành phần sau :

1 Quốc hiệu;

2 Tên cơ quan , tổ chức ban hành;

3 Số, kí hiệu văn bản;

4 Địa danh, ngày , tháng, năm;

5 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;

6 Chức vụ , họ của tên và chữ kí của người có thẩm quyền;

7 Dấu của cơ quan tổ chức;

8 Nơi nhận;

9 Dấu chỉ mức độ khẩn, mật ( đối với những văn bản mật, khẩn)

- Các cán bộ chuyên trách chủ yếu đã được đào tạo qua các lớp nghiệp

vụ và được trang bị máy móc hiện đại: máy vi tính, máy in… nên việc trình bàythể thức văn bản chủ yếu khá hoàn thiện

- Nội dung của văn bản chủ yếu được các chuyên viên thực hiện theokhuôn mẫu có sẵn thể hiện rõ nét nội dung cần đưa ra trên các mặt hoạt độngcủa cơ quan

- Văn phòng trình bày trong văn bản chính xác, ngôn từ sử dụng trongvăn bản mang tính hành chính

01/2011/TTLT-BNV-+ Thể thức đề ký: UBND huyện Hương Sơn là cơ quan hoạt động theo tậpthể, với chế độ thủ trưởng nên trước chức vụ người ký phải thay mặt (MT):

TM UỶ BAN NHÂN DÂN TM UỶ BANNHÂN DÂN CHỦ TỊCH KT CHỦ TỊCH

P.CH Ủ TỊCH

Nguyễn Duy Trinh Phạm Xuân Cảnh

3.3.3 : Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND Huyện Hương Sơn

Uỷ ban nhân dân huyện Hương Sơn là cơ quan quản lý nhà nước trên cáclĩnh vực kinh tế, văn hóa - xã hội, an ninh - quốc phòng, giáo dục, y tế… trênđịa bàn huyện, do vậy, khối lượng văn bản của cơ quan ban hành ra là rất lớn,nên việc soạn và ban hành văn bản được tổ chức theo đúng quy trình, chặt chẽ,đúng với quy định của nhà nước

Việc soạn thảo văn bản của UBND huyện được giao cho các chuyên viênsoạn thảo về nghiệp vụ của mình phụ trách Đối với văn bản quy phạm pháp luật

và một số văn bản cá biệt, ngoài nguyên tắc chung thì văn bản chuyển qua

Phòng Tư pháp thẩm định trước khi ban hành Các văn bản do chuyên viên soạnthảo dựa trên các văn bản sau:

- Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12 ngày03/6/2008 của Quốc hội;

- Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chínhphủ về công tác Văn thư;

- Thông tư liên tịch số: 01/2011/TT-BNV-VPCP ngày 05/3/2011 của BộNội vụ, Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản;

- Quyết định số 725/2007/QĐ của UBND tỉnh Hà Tĩnh về quy trình soạnthảo và ban hành văn bản tại các đơn vị trực thuộc

- Các trang thiết bị máy móc phục vụ cho quá trình soạn thảo cũng kháđầy đủ như máy vi tính, máy in, máy photo và các văn phòng phẩm khác

Nhận xét về quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện Hương Sơn:

- Về thể thức văn bản của UBND huyện Hương Sơn ban hành khá đầy đủ,đúng thể thức theo đúng quy định của nhà nước

- Về nội dung văn bản thể hiện đúng tính pháp lý, đảm bảo hiệu lực thihành, có hiệu quả Tất cả các văn bản ban hành đều đầy đủ nội dung, thông tin

- Các văn bản sau khi soạn thảo xong được chuyển cho Chánh Văn phòngxem xét, kiểm tra, sau đó trình Chủ tịch, hoặc phó Chủ tịch duyệt và chuyển cho

bộ phận đánh máy hoàn chỉnh lần cuối và trình lãnh đạo ký sau chuyển về bộphận đánh máy để photo nhân văn bản theo yêu cầu cuối cùng đưa về Văn thưkiểm tra lần cuối, lấy số, ghi ngày tháng năm - đăng ký vào sổ văn bản “đi”đóng dấu và gửi Văn bản đã được hoàn chỉnh về thể thức, nội dung trước khigửi phải lưu 02 bản, 01 bản gốc tại bộ phận văn thư để lập hồ sơ công việc vàlưu

- Về thẩm quyền ban hành, nội dung, thể thức của văn bản: UBND huyện

có thẩm quyền ban hành những loại văn bản như Quyết định, công văn, giấymời, chỉ thị, tờ trình…

3.3.3.1 Quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện Hương Sơn (sơ đồ phụ lục 4)

3.3.3.2 So sánh với quy định hiện hành, nhận xét và đánh giá.

về bố cục văn bản, ngôn ngữ sử dụng trong văn bản

- Quy trình soạn thảo văn bản được các cán bộ trong cơ quan thực hiệntheo đúng quy định từ khâu soạn thảo cho đến khi đóng dấu phát hành văn bản

- Việc soạn thảo văn bản đã được Lãnh đạo rất quan tâm và chú trọng,công tác soạn thảo văn bản của cơ quan: thường xuyên kiểm tra, theo dõi, đônđốc giải quyết công việc, đầu tư mua sắm các trang thiết bị máy móc hiện đạinhư: máy tính, máy phô tô,…

- Các cán bộ chuyên viên làm công tác soạn thảo đã ý thức được rõ tầmquan trọng của công tác soạn thảo, ban hành văn bản, nên khi thực hiện công tácthực sự có hiệu quả

- Do việc nắm bắt các thông tin từ các lãnh đạo kém nên việc xủ lý cácthông tin trong văn bản chưa có hiệu quả, làm nên lời văn thiếu xúc tích

Nhiều phòng, ban chưa áp dụng quy trình soạn thảo văn bản tại Thông tư

01 ban hành ngày 05/3/2011 của Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ hướng đẫnthể thức kỹ thuật trình bày văn bản

3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản của UBND huyện Hương Sơn.

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến; 3.4.1.1 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi (sơ đồ phụ lục 5); 3.4.1.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến(sơ đồ phụ lục 6); 3.4.2.Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến;

a Mẫu đăng kí công văn đi (phụ lục 7)

b Sổ đăng kí công văn đi QUYẾT ĐỊNH ( phụ lục 8)

c Mẫu đăng kí công văn đến (phụ lục 9)

- Tất cả các văn bản ban hành đều được đăng ký vào sổ đầy đủ, rõ ràng,

chính xác, được lập thành từng tập tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tra tìm,kiểm tra, theo dõi, giải quyết văn bản được thuận lợi khi cần thiết

- Khi thực hiện soạn thảo cán bộ chuyên trách nắm vững chuyên mônnghiệp vụ và tuân thủ đúng quy trình vì thế các văn bản ban hành đều có độchính xác tương đối cao.

- Tất cả các con dấu đều được bảo quản, sắp xếp lên giá theo đúng thứ tựđúng vị trí con dấu Việc đóng dấu được thực hiện khá nghiêm túc Các văn bảnkhi ban hành được Chánh Văn phòng kiểm tra tương đối chặt chẽ trước khi trìnhcho Chủ tịch, Phó chủ tịch ký

- Các văn bản sau khi được hoàn thiện thủ tục thì được gửi đi ngay hoặcchuyển fax nên rất nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu giải quyết công việc của cơquan

- Việc quản lý văn bản đi tốt sẽ tạo điều kiện tốt cho công việc lập hồ sơ

và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan những văn bản có giá trị

+ Nhược điểm:

- Việc biên chế 01 cán bộ Văn thư so với khối lượng công việc ở UBND

là quá lớn nên nhiều văn bản vẫn còn tồn đọng không được chuyển trong ngày

- Khi tiến hành công việc chuyển giao thì cơ quan vẫn chưa lập sổ chuyểngiao văn bản; các văn bản khi chuyển giao đều không yêu cầu ký nhận nên việcchuyển nhầm văn bản còn xẩy ra khi tra tìm văn bản hết sức khó khăn

- Các thông tin trong văn bản được đăng ký vào sổ chưa đầy đủ còn viếtsai nhiều

- Các văn bản trước khi ban hành đều được kiểm tra về thể thức và nộidung văn bản, nhưng vẫn sai nhiều về thể thức văn bản (xem các văn bản mẫuđính kèm phần phụ lục)

- Hiện nay ở cơ quan vẫn chưa ứng dụng tin học hoá vào công tác Vănthư Việc ứng dụng các phần mềm quản lý văn bản không được thực hiện

- Các văn bản lưu còn thiếu nhiều chưa thực hiện tốt dẫn đến quản lý vănbản lưu gặp nhiều khó khăn

3.4.2.2 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến;

+ Ưu điểm:

- Công tác giải quyết văn bản đến ở UBND huyện Hương Sơn thực hiện

tương đối tốt các quy trình chặt chẽ tạo thuận lợi cho việc quản lý văn bản đến

- Việc thực hiện các thao tác nghiệp vụ đối với văn bản đến được thựchiện tương đối đầy đủ, khoa học

- Các văn bản đến được đăng ký tổng hợp, tập trung vào một quyển gọi là

“sổ đăng ký công văn đến” giúp quản lý, theo dõi văn bản được thuận lợi

- Cơ quan không có sổ đăng ký đơn thư khiếu nại riêng;

- Các thông tin điền vào sổ vẩn quản lý văn bản đến không đầy đủ;

- Việc bóc bì văn bản vẫn chưa đúng quy định, nhiều văn bản Văn thư còndùng tay xé như thế gây ảnh hưởng đến chất lượng của văn bản

- Nhiều văn bản chuyển giao không tuân thủ đúng quy trình chuyển trựctiếp văn bản đến người nhận, không yêu cầu ký nhận, không có sổ chuyển giao,nên việc quản lý văn bản không thực sự có hiệu quả, tình trạng thất lạc hay thiếusót văn bản vẫn còn diễn ra

3.4.3 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của UBND Huyện Hương Sơn

Tổ chức quản lí công văn giấy tờ trong một cơ quan nhằm phục vụ thôngtin một cách kịp thời nhanh chóng , chính xác cho công ty quản lí không nhữngquản lí công văn Đi – Đến mà công tác lập hồ sơ hiện hành cũng hết sức quantrọng

Lâp hồ sơ hiện hành là khâu cuối cùng trong các nội dung của công tácVăn thư là móc xích nối liền giữa công tác văn thư đối với công tác Lưu trữ

Trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan , công văn giấy tờ đượcsản sinh ra có 2 loại có giá trị để giải quyết công việc trước mắt , có loại sau khi

giải quyết công việc xong cần giữ lại bảo quản nhằm phục vụ công tác nghiêncưú lâu dài, giữ gìn bí mật nội dung của tài liệu

Qua quá trình kiến tập tôi nhận thấy : Công tác lập hồ sơ hiện hành ởUBND Huyện Hương Sơn đảm bảo yêu cầu, tài liệu trong hồ sơ có sự liên quanchặt chẽ với nhau Văn bản trong hồ sơ chủ yếu là văn bản gốc , nên hồ sơ lập ra

có giá trị nghiên cứu và có thể làm bằng chứng pháp lí Trong quá trình lập hồ

sơ thì Cán bộ văn thư cũng đã biên mục đầy đủ bên trong và bên ngoài bìa hồsơ

Ví dụ : Hồ sơ về việc nâng lương cho cán bộ công chức năm 2012 gồm :

- Biên bản họp hội đồng ngày 10/6/2012 về việc nâng lương cho Cán bộcông chức năm 2012;

- Danh sách cán bộ đề nghị nâng lương đợt 1;

- 05 quyết định nâng lương của từng cán bộ công chức;

- Danh sách Cán bộ đề nghị nâng lương đợt 2;

- 20 quyết định nâng lương của từng cán bộ công chức;

Theo đúng quy định của nhà nước sau khi kết thúc công việc một nămCán bộ chuyên môn nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và cán bộ Lưu trữ tiến hànhthu nhập bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan , công việc được tiến hành theoquy định

Nhận xét : Qua quá trình khảo sát thực tế tại Văn phòng UBND HuyệnHương Sơn tôi thấy công tác lập hồ sơ được thực hiện khá tốt Cán bộ văn thư

đã lập danh mục hồ sơ trước khi đưa vào lưu trữ cơ quan

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND huyện Hương Sơn.

 Văn bản quản lí công tác lưu trữ.

- Công văn số 254/VTLTNN-NVTW ngày 17 tháng 4 năm 2015 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước về việc báo cáo 03 năm thi hành Luật Lưutrữ(17/04/2015) Công văn số 235/VTLTNN-NVĐP ngày 16 tháng 4 năm 2015của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc báo cáo sơ kết 03 năm thực hiệnLuật Lưu trữ(16/04/2015)